izdelava serijskih pisem -...
TRANSCRIPT
IZDELAVA
SERIJSKIH PISEM
Maja Ban
2.letnik, Praktična matematika, vsš, bo
2010/2011
UVOD
Serijska pisma so namenjena najširšemu krogu uporabnikov, predvsem tistim, ki morajo
komunicirati z velikim številom prejemnikov, vsak prejemnik pa mora dobiti dokument
njemu prilagojeno vsebino. V mnogih primerih je potrebno osebno nasloviti vabila na sejme,
čestitke ob osebnem prazniku, voščila za novo leto in podobno. V komercialni praksi pa so
pogosti tudi primeri, ko ne gre le za razlike v naslovih, temveč tudi v podatkih: priprava
razprodaje izdelkov, kjer je poseben dodatni popust vezan na velikost kupca(koliko kupi pri
nas), izterjava zapadlih terjatev, ocenjevanje naših dobaviteljev…
DELOVANJE SERIJSKIH PISEM
Najprej ustvarimo dopis, ki je enoten za vse naslovnike in ga pripravimo v Wordu. Podatke,
ki se spremenijo pri vsakem dopisu (naziv firme, kontaktna oseba, vrednost prodaje, odstotek
popusta…) nadomestimo z vgrajenimi polji. Pripravimo drugo datoteko, v kateri so zbrani
podatki o naših partnerjih (naziv firme, kontaktna oseba, vrednost prodaje, odstotek
popusta…). To pripravimo v Excelu (lahko pa tudi podatke črpamo iz podatkovne baze, npr.
iz Acessa,…).
Na koncu obe datoteki povežemo (t.i. spajanje dokumentov) in dobimo serijo dopisov, v
katerih so vgrajena polja zamenjana s konkretnimi podatki o naših partnerjih.
Serijska pisma so tipični predstavnik orodja za podporo pisarniškemu poslovanju. Prihranijo
veliko ročnega dela in znižujejo stroške poslovanja. Serijska pisma ne izpisujemo več na
papir, ampak jih pošljemo direktno na elektronsko pošto (ali na fax) prejemnika.
Smo Slaščičarna Jagoda d.d., katera se je odločila povečati asortiment novih slaščic, ki smo
ga nedavno uvedli v proizvodnjo. Ob tej priložnosti se bodo cene nakupa znižale za 5% do
15%. Kupce želimo obvestiti o naših popustih in jih obenem povabiti na degustacijo novih
izdelkov. Akcija velja samo na dan degustacije.
1. Priprava podatkov
Najprej pripravimo datoteko s podatki za spajanje. Odpremo Excel, ter vnesemo
podatke.
Opomba:
Kadar podatkov nimamo pripravljenih se moramo držati nekaterih navodil. V prvi
vrstici naj bodo imena stolpcev. Med njimi naj ne bo praznih stolpcev. Če podatke
razbijemo na manjše enote (Ime, Priimek namesto Ime in Priimek), bomo imeli pri
spajanju več možnosti za poljubno razporejanje podatkov. Konkretne podatke
vnašamo neposredno pod glavo tabele, torej v drugo vrstico tabele. Vrstic med podatki
ne izpuščamo.
Ko smo pripravili podatke, označimo potrebno tabelo s temi podatki, ter območju
damo neko ime. Wordu bomo pri spajanju morali povedati, s katerimi podatki iz
Excela bomo povezali pripravljen dopis! To naredimo tako, da označimo tabelo s
podatki (lahko tudi CTRL A). Nato na kartici FORMULE (FORMULAS) v sklopu
ukazov DEFINIRANA IMENA (DEFINED NAMES) kliknemo ikono DOLOČI
IME (DEFINE NAME).
Pojavi se okno, v kateremu pod IME (NAME) vnesemo ime področja, na primer
»PODATKI«, pod SE SKLICUJE NA (REFERS TO) imamo že vpisan obseg celic
(označena tabela). Potrdimo s klikom na gumb V REDU (OK). S tem smo zaključili
poimenovanje, ter tako pripravili »vir podatkov« za spajanje.
2. Priprava glavnega dokumenta – dopis
Ko smo datoteko s podatki pripravili, moramo sedaj pripraviti tudi glavni dokument, ki je
izhodišče za spajanje dokumentov. Pri sestavljanju dopisa moramo biti pozorni na:
Dopis mora biti vsebinsko izpopolnjen (vsebina je odvisna od namena!)
Vsebovati mora vse elemente dopisa
Zgled dopisa:
3. Spajanje dokumentov-povezava dopisa s podatki o kupcih
Sedaj, ko imamo pripravljeno osnovo dopisa in podatke o kupcih, se lotimo priprave
serijskih pisem. V glavni dokument vnesemo vgrajena ali spojna polja, ki označujejo,
kje na dopisu se bodo pojavili kateri podatki o posameznem kupcu.
S pomočjo čarovnika izvedemo spajanje dokumentov. Pri odprtem dokumentu, kjer
imamo dopis, izberemo kartico POŠILJANJE (MAILINGS), sklop ukazov ZAČNI
SPAJANJE DOKUMENTOV (START MAIL MERGE) ter ikono ZAČNI
SPAJANJE DOKUMENTOV (START MAIL MARGE). Izberemo ČAROVNIK
ZA SPAJANJE DOKUMENTA PO KORAKIH… (STEP BY STEP MAIL
MARGE WIZARD…).
Na desni strani okna se pojavi čarovnik, ki nas bo skozi šest korakov pripeljal do serije
individualiziranih dopisov.
V prvemu koraku izberemo tip dokumenta. Ker izdelujemo dopise, bomo izbrali
PISMA (LETTERS). Kliknemo NAPREJ:ZAČETNI DOKUMENT (NEXT:
STARTING DOCUMENT) na dnu čarovnika…
V drugem koraku povemo, na kakšen način bomo začeli naš dopis. Ker smo dopis že
prej pripravili in ga odprli, izberemo kar UPORABI TRENUTNI DOKUMENT
(USE THE CURRENT DOCUMENT) in kliknemo NAPREJ: IZBIRANJE
PREJEMNIKOV (NEXT: SELECT RECIPIENTS).
V tretjem koraku povemo, kje bo Word dobil podatke o naslovnikih. Tu bomo naredili
povezavo med našo »bazo« kupcev in trenutnim dokumentom.
Še prej moramo izvesti naslednjo nastavitev: kliknemo na OFFICE GUMB
(OFFICE BUTTON) ter izberemo WORDOVE MOŽNOSTI (WORD OPTIONS),
nato pa pod DODATNO (ADVANCED), skupino ukazov SPLOŠNO (GENERAL)
ter kvadratek pred opcijo OB ODPIRANJU POTRDI PRETVORBO (CONFIRM
CONVERSION AT OPEN).
(S to nastavitvijo, prihranimo precej dela pri oblikovanju končne različice dokumenta.
Pri spajanju dokumetov Word privzeto prenese le vrednosti, ki jih dobi v
podatkovnem viru. Pri prenašanju podatkov o prodaji bi na primer prenesel
2.450,3456, čeprav želimo, da se prenese oblika 2.450,35 €. Zaradi spreminjanja
nastavitve bo sedaj iz Excelove datoteke prenesel pravo obliko).
Sedaj moramo določiti vir podatkov. V čarovniku izberemo opcijo UPORABITE
OBSTOJEČ SEZNAM (USE AN EXISTING LIST), nato pa v spodnjem delu okna
kliknemo PREBRSKAJ (BROWSE) in poiščemo našo datoteko, ki smo jo shranili
pod ime Podatki.xlsx, ter jo izberemo in odpremo.
Odpre se nam novo pogovorno okno (Potrdi vir podatkov), kjer najprej klinemo na
kvadratek pred opcijo POKAŽI VSE (SHOW ALL), nato med možnostmi izberemo
DELOVNI LIST VRSTE EXCEL PREK DDE (*.XLS) (MS EXCEL
WORKSHEETS VIA DDE (*.XLS)) in potrdimo s klikom na gumb V REDU (OK).
Navedemo še, kje se v izbrani datoteki nahajajo podatki. Ker smo v Excelu že
definirali naše območje, lahko to območje kar izberemo. Kliknemo na poimenovano
območje podatkov »PODATKI«, ter s klikom na gumb V REDU (OK) okno zapremo.
Prikaže se novo okno s podatki. Ker želimo dopise poslati, le tistim, ki jim bomo
odobrili dodaten popust, kliknemo puščico pri DODATNI_POPUST in izberemo
možnost lastnega filtra DODATNO (ADVANCED). Pod zavihkom FILTRIRAJ
ZAPISE (FILTER RECORDS) določimo kriterij. DODATNI_POPUST primerjamo
VEČJI KOT (GREATER THAN) z vrednostjo PRIMERJAJ Z (COMPARE TO)
0. Potrdimo s klikom na gumb V REDU (OK) in seznam se nam skrči tako, da na
njemu ni kupcev, katerim ne bomo priznali dodatnega popusta. Sedaj je seznam
prejemnikov pripravljen.
Nato kliknemo NAPREJ: PISANJE PISMA (NEXT: WRITE YOUR LETTER) in
nadaljujemo s četrtim korakom.
Sedaj vsebinsko in oblikovno zaključimo naš dopis. Na dopisu bomo nadomestili
mesta, ki smo jih rezervirali tako, da smo pustili nekaj praznega prostora, z ustreznimi
spojnimi polji, preko katerih bomo vzpostavili povezavo med glavnim dokumentom in
podatki o kupcih. Na ta mesta bo Word uvozil podatke o kupcih.
Postavimo se na mesto, kjer želimo imeti vnesen naziv, nato s čarovnikovega okna
izberemo VEČ ELEMENTOV… (MORE ITEMS…). Pojavi se nam okno, kjer se
prikažejo polja iz tabele o kupcih. Izberemo polje NAZIV in kliknemo
VSTAVLJANJE (INSERT). Tako smo vstavili prvo vgrajeno polje. Postopek
ponovimo še za ostala polja. Tudi za niza v telesu sporočila ponovimo postopek,
kamor bomo prenesli podatke o prodaji (PRODAJA_V_2010) in dodatnem popustu
(DODATNI POPUST).
Ko smo nastavili vsa spojna polja, gremo v peti korak z ukazom NAPREJ:
PREDOGLED PISEM ( NEXT: PREVIEW YOUR LETTERS). Dopis je
vsebinsko in tehnično pripravljen. Sedaj lahko pregledamo posamezne dopise,
namenjene določenim kupcem. S pomočjo navigacijskih gumbov s čarovnikovega
menija se premikamo med dopisi. Vidimo, da so vgrajena polja zapolnjena s podatki o
kupcih.
4. Kreiranje in izpis serijskega pisma
V šestemu koraku zaključimo spajanje in naredimo serijo individualiziranih dopisov
za izbrane prejemnike.
Dopise želimo shraniti v posebno datoteko, zato izberemo opcijo UREJANJE
POSAMEZNIH PISEM… (EDIT INDIVIDUAL LETTERS…). To je uporabno v
primerih, ko dopisov ne želimo takoj natisniti. Pojavi se nam okno SPOJI V NOV
DOKUMET (MERGE TO NEW DOCUMENT), nato izberemo VSE (ALL) in
potrdimo z gumbom V REDU (OK).
S tem smo ustvarili nov dokument, kateri vsebuje vse dopise, ki jih lahko pregledamo,
dodatno uredimo in shranimo, ali pa natisnemo.
Viri:
Internetni naslovi:
http://www.zmaga.com/ucenje.php?t=0&id=40
http://www.racunalniskitecaj.si/spajanje-dokumentov-v-microsoft-word-2007/
http://blog.fpp.edu/wp-content/uploads/2009/10/VAJA-2.2-serijska-posta.pdf
Knjiga:
Microsoft Office Word 2007 hitro in jasno / Jerry Joyce in Marianne Moon, Ljubljana:
Pasadena, 2007