1

YENĠUFUKLAR

Kurumsal Yönetim, Eğitim ve DanıĢmanlık Merkezi

BURSA

ISO 9001 ( 2000 )

KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ

DÖKÜMANTASYON EĞĠTĠMĠ

Mustafa Kemal AKTÜRK

Kalite Yönetim Uzmanı

2

YENĠUFUKLAR

KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ DOKÜMANTASYONU EĞĠTĠMĠ

ĠÇĠNDEKĠLER

1. Tanımlar 1.1. Kalite

1.2. Kalite Güvence

1.3. Kalite Politikası

1.4. Kalite Yönetimi

1.5. Kalite Sistemi

2. Doküman Nedir? 2.1. Dokümantasyon

2.2. Kalite El Kitabı

2.3. Kalite Sistemi Prosedürleri

2.4. Kalite Planları

2.5. Talimatlar

2.6. Spesifikasyonlar, Şartnameler

2.7. Teknik Resimler, Şemalar, Çizimler

2.8. Kayıtlar ( Formlar, Raporlar, Tutanaklar )

3. Mevcut Durumun Tespit Edilmesi

3

1. TANIMLAR

Kalite Güvence Sistem Dokümantasyonu çalışmalarında sıkça kullandığımız bazı

terimlerin daha kolay anlaşılması amacıyla temel tanımlamalar aşağıda verilmektedir.

1.1. Kalite

Bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine

dayanan özelliklerin toplamıdır. Bu tanımlama doğrultusunda kalitenin karşılaması gereken

ihtiyaçları iki kısma ayırabiliriz.

Bunlardan birincisi belirlenen, yani şu ana kadar tespit edilen ihtiyaçlar, diğeri ise

olabilecek ihtiyaçlardır.

Olabilecek ihtiyaçlar ise kendi arasında iki gruba ayrılır.

Birincisi müşterinin söylemediği (söyleyemediği) ihtiyaçlardır. Bu konu çok

önemlidir. Çünkü müşteri ihtiyaçlarını önceden sezmek veya belirlemek müşteri tatmini

açısından çok önemlidir. Tasarım, satın alma, üretim veya Pazar araştırmaları aşamalarında

tüm çalışanların bu konuya dikkat etmeleri gerekir.

Olabilecek ihtiyaçlardan diğeri de zamanla değişen ihtiyaçlardır. Müşteri istek veya

ihtiyaçları dinamiktir. Değişen koşullar ve teknolojik gelişmeler sonucunda müşteri isteklerini

tam olarak karşılamak için ihtiyaçların zamanla nasıl değiştiğini takip etmek firmanın kalite

prestiji açısından büyük önem taşır.

1.2. Kalite Güvence

Bir ürün veya hizmetin, kalite için belirlenen isteklerini karşılamak amacıyla, yeterli

güveni sağlaması için gereken planlı ve sistematik faaliyetlerin bütünüdür.

Bir ürün veya hizmetin kalitesine ilişkin belirlenen koşulları ilk defasında ve sürekli

olarak karşılaması kalite güvencesi açısından zorunludur.

Bu zorunluluğa uymak ve müşteri isteklerini sürekli karşılamak ancak planlı ve

sistemli bir çalışma sonucunda gerçekleştirilir. Bu nedenle kaliteyi güvence altına almak

isteyen her firma bir kalite sistemi kurma, uygulama ve geliştirme faaliyetlerini birlikte

gerçekleştirmesi gerekir.

Belirlenen koşulların müşteri ihtiyaç ve isteklerini tam anlamıyla karşılayamaması

halinde, kalitenin güvence altında olduğunu söyleyemeyiz. Kalite ile ilgili faaliyetlerin planlı

bir sistem dahilinde gerçekleştirilmesi hem firma çalışanlarında hem de müşterilerde güven

duygusu yaratır.

1.3. Kalite Politikası

Bir kuruluşta, üst yönetim tarafından, resmi olarak belirlenen kalite amaç ve yönüdür.

Firma yönetimleri;

kalite,

pazar, pazarlama,

4

üretim, ürün,

müşteri kitlesi,

personel,

ücret,

çevre, vb.

konularda politika belirleyebilir. Kalite politikası üst yönetim tarafından kabul edilen genel

politikanın bir parçasını teşkil eder.

Kalite politikası, sürekli iyileştirme, müşteri tatmini, önleme, personel eğitimi gibi

temel kalite güvence prensipleriyle beraber rekabet, pazarda hedeflediği veya bulunmak

istediği yer, toplam ciro, büyüme gibi diğer politikaların bir karışımı olarak da hazırlanabilir.

Belirlenen kalite politikasının tüm çalışanlara eğitim ve diğer uygun araç ve

yöntemlerle benimsetilmiş olması gerekmektedir.

1.4. Kalite Yönetimi

Genel yönetim fonksiyonunun kalite politikasını tespit eden ve uygulayan bölümüdür.

Kalite yönetimi, kaliteyi etkileyen tüm faaliyetlerin belirlenen politika ve hedefler

doğrultusunda, sorumluluğu üst yönetime ait olmak üzere yatay ve dikey ilişkileri de göz

önünde tutarak tüm çalışanların katılımı ile bütünsellik gösterecek şekilde organize edilmesi,

uygulanması, doğrulanması ve devam ettirilmesini kapsar.

Kalite Yönetimi;

stratejik planlama,

kaynakların tahsisi,

kalite planlaması,

kalite işletmesi,

kalite değerlendirilmesi,

gibi kaliteyle ilişkin diğer sistematik faaliyetleri de kapsar.

1.5. Kalite Sistemi

Kalite yönetiminin uygulanması için gerekli olan kuruluş yapısı, sorumluklar,

prosedürler, prosesler ve kaynaklardır.

Kalite yönetimi için kuruluş içinde oluşturulması gereken bir sisteme ihtiyaç vardır.

Bu sistem öncelikle kuruluş içinde organizasyonel bir yapılanmanın sağlanması ile

oluşturulur.

Kalite sistemi, firmanın iş alanına göre kurulmalı ve ilgili standartta belirtilen

elemanlar göz önüne alınarak adapte edilmeli.

Kalite sistemini bu yapılanma kapsamında, kaynaklara (personel, donanım, teçhizat,

bina vb.) karşılıklı ilişkilere ve sorumluluklara ve çalışma yöntemlerine ilişkin;

kalite el kitabı,

prosedürlerin,

kalite planlarının,

talimatların,

5

iş akışı diyagramlarının,

görev tanımlarının,

tanımlanmış ve dokümante edilmiş hali olarak düşünebiliriz.

Kalite sistemi;

belirlenen amaç ve hedefler doğrultusundaki ihtiyaçları en geniş şekilde

karşılamalıdır.

tam olarak anlaşılabilir ve etkili olmalıdır.

Ürün veya hizmetlerde müşteri beklentilerini karşılamalıdır.

Problem veya uygunsuzluğun teşhisi yerine, tekrarını önlemeye yönelik

olmalıdır. (Hatayı oluşmadan önce hatayı önlemek)

6

2. DOKÜMAN NEDĠR?

Kalite sistemi kapsamında;

tüm çalışanların uymak zorunda olduğu,

tanımlanmış,

kontrollü olarak yayınlanan yazılı belgelerdir.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta dokümanın kontrollü olmasıdır. Kontrollü

doküman, güncel baskısının gereken faaliyetlerinin yürütüldüğü ve/veya ihtiyaç duyulan

noktalarında bulundurulan dokümanlardır.

2.1. Dokümantasyon Hiyerarşisi

Kalite sistemi kapsamında bulunan tüm dokümanların bir hiyerarşi içinde

oluşturulması kalite sisteminin bütünselliği açısından çok önemli olup, ayrıca birbirleri ile

uyumlu olmaları gerekir. Kalite sistemi bünyesindeki dokümanlar genellikle aşağıdaki

hiyerarşi yapıda hazırlanmaktadır.

1. Seviye Doküman (Stratejik Seviye)

Kalite El Kitabı

2. Seviye Doküman (Taktik Seviye)

Prosedürler

Organizasyon El Kitabı

Kalite Planları

3. Seviye Doküman (Operasyonel Seviye)

Talimatlar

Kontrol Planları

Teknik Resimler

Şartnameler

Spesifikasyonlar

Standartlar

4. Seviye Doküman (Kayıtlar)

Formlar

Raporlar

Tutanaklar

Bu dokümanlardan ilk üç seviyesi, çalışanların mutlaka uymak ve uygulamak zorunda

olduğu dokümanlardır.

2.2. Kalite El Kitabı

Kalite sisteminin oluşturulması ve uygulanmasında kullanılan, stratejik konuma sahip

temel dokümandır.

7

Kalite el kitabı, sistemin uygulanması ve sürekliliğinin sağlanmasında kalıcı bir

referans olarak hizmet görür. Ayrıca kalite yönetim sisteminin yeterli şekilde tanıtılmasını

sağlar.

Kalite El Kitabında;

İçindekiler Tablosu,

Firmanın Adı ve Adresi,

Firmanın İş Alanı ve Üretimine İlişkin Bilgiler

Firmanın Kalite Politikası, Hedefleri, Taahhütleri,

Firmanın Genel Yönetim Organizasyon Şeması,

Yönetim Kademelerinde Bulunan Kişilerin Yetki ve Sorumlulukları,

Kalite Güvence Bölümünün Organizasyon Şeması,

Kalite Güvence ve Kalite Kontrol Elemanlarının Yetki ve Sorumlulukları,

Kalite El Kitabının Dağıtım ve Değişikliklerine İlişkin Kayıtları,

Kalite Sisteminin Yapısı ve Hiyerarşisi,

Hazırlanan Prosedürlerin, İlgili Standart Maddeleri ile Bağlantısı,

İlgili Standardın Her Bir Maddesine Karşı Gelen ve İhtiyaç Duyulan Diğer

Konular İçin Hazırlanmış Olan Prosedürlerin Özet Açıklamaları,

Bulunmalıdır.

Orta ve büyük ölçekli firmalarda hazırlanacak olan Kalite El Kitabı, Aşağıda

belirtilenleri kapsayacak şekilde hazırlanabilir.

a- birleşik kalite el kitabı,

b- bölümlere ait kalite el kitapları,

c- özelleştirilmiş kalite el kitapları (Tasarım, Satın alma, Proje, Makine, Ekipman ve

Techizat, Görev Tanımları vb.)

ISO 10013 Standardı, kalite el kitaplarının hazırlanmasında rehber olmak üzere

yayınlanmıştır.

2.3. Kalite Sistem Prosedürleri Prosedürler, kaliteyi etkileyen faaliyetlerin kontrol altına alınması ve yönetilmesi

amacıyla hazırlanan taktik seviye dokümanlarıdır. Kalite sistemi kurma çalışmalarında en çok

ihtiyaç duyulan ve hazırlanması esnasında üzerinde titizlik gösterilmesi gereken doküman

tipidir.

Prosedürler, en azından referans alınan standardın elemanlarını kapsayacak düzeyde

hazırlanmalıdır. Buna ilaveten ihtiyaç duyulan diğer faaliyetlerin planlanması, kontrol altına

alınması ve yönetilmesi amacıyla da prosedür hazırlanabilir. Burada dikkat edilmesi gereken

önemli konu, gereğinden fazla veya eksik olmayacak sayıda prosedür hazırlanmasıdır.

Prosedürler, Kalite El Kitabına da referans edildikleri için kalite sisteminin temelini

oluştururlar.

8

Bir prosedür, herhangi bir faaliyete ilişkin,

yöntemleri, iş akışını,

sorumluluk ve yetkileri,

kontrol noktalarını,

kontrol sorumlularını,

kontrol zamanlarını ve sıklıklarını,

tutulacak kayıtları,

performans ölçümlerini,

tanımlar.

Sistem Prosedürlerinin kapsam ve sayısı; firma büyüklüğüne, proses sayısına,

faaliyetlerin karmaşıklığına, kullanılan teknolojiye, sorumlu personelin eğitim durumu ve

yeteneğine, organizasyon yapısına bağlı olarak değişir.

Ayrıca prosedürlerin detay ve ayrıntıları istenilen ve/veya ihtiyaç duyulan düzeyde

verilmelidir, gereğinden fazla ayrıntı prosedürün anlaşılabilirliğini ve uygulanabilirliğini ters

yönde etkiler.

Referans alınan standardın ilgili her maddesi için prosedür yazılabileceği gibi (4.5

Doküman ve Veri Kontrolü, 4.6 satın alma, 4.10 Muayene ve Deney) standardın ilgili

maddesinin altında birkaç prosedürde hazırlanabilir. Örneğin; Doküman Hazırlama, Doküman

Değişiklikleri, Taşeronların Değerlendirilmesi, İç satın alma, Dış satın alma,Girdi Muayene

ve Deneyleri, Proses Esnasında Muayene ve Deneyler, Son Muayene ve Deneyler gibi.

Prosedür yazımında izlenmesi gereken bir format, tamamen hazırlayan firma

tarafından tayin edilir. Ancak prosedür yazılmasına karar verilmeden önce uygun bir format

tayin edilmelidir.

Prosedürlerin kontrolünü sağlamaya yardımcı olmak üzere;

Doküman numarası,

Yayın tarihi (uygulamaya konduğu tarih),

Revizyon numarası (belgedeki değişiklik tarih),

Sayfa numarası,

Hazırlayan kişinin imzası,

Onay verenlerin imzası,

Sayfa üzerinde firma logosu,

Bulundurulur.

Prosedürlerde genel olarak aşağıdaki başlıklar bulundurulur.

AMAÇ

KAPSAM (Yapılan işin sınırlarını belirleme)

SORUMLULUKLAR

İLGİLİ DOKÜMANLAR

TANIMLAR

PROSEDÜR (YÖNTEM, UYGULAMA)

KAYITLAR

EKLER

9

Yukarıda bahsedilen maddelerden işaretli (*) olanlar mutlaka bulundurulmalıdır.

Diğerleri ise gerekli hallerde bulundurulur.

AMAÇ:

Amaç, prosedürün uygulanma amacını taşır. Kısa ve öz olarak birkaç satırı

geçmeyecek şekilde prosedürün ruhunu açık ve anlaşılabilir bir ifadeyle açıklamalıdır.

Öncelikle kontrol altına alınacak olan faaliyeti çok iyi analiz edip ondan sonra amacın

hazırlanması daha uygundur.

Bazı hallerde, standart maddesinin gereklerini karşılayacak şekilde de amaç

yazılabilir. Örneğin; girdi kontrollerine ilişkin hazırlanacak bir prosedürde; “Bu prosedür,

girdi ürünlerinin istenilen özellikleri karĢılayıp karĢılamadığını tayin etme yöntemlerini

açıklar.”şeklinde olabildiği gibi, “Bu prosedür girdi ürünlerinin kabul ve ret esaslarını

belirler” gibide yazılabilir.

KAPSAM:

Bu başlık, prosedürün uygulanma alanını, sorumlu bölümü veya kişileri, prosedürün

geçerli olduğu dönemi, vb. konularda açık ve anlaşılabilir olacak ve birkaç satırı geçmeyecek

şekilde hazırlanmalıdır. Amaç kısmında verilen örneğe ilişkin kapsam şöyle olabilir:

“Bu prosedür, A ambarındaki girdi kontrol faaliyetlerini içerir.”

“Bu prosedür, B tipi girdilerin muayene ve deney faaliyetlerini kapsar.”

“Bu prosedür, Y dönemindeki girdi muayene ve deney faaliyetlerini kapsar.”

şeklinde dizayn edilebilir.

SORUMLULUKLAR:

Faaliyetin kontrol altına alınması amacıyla faaliyet kapsamında görev alan kişi veya

kişilerin sorumlulukları gerekli detayda ve karışıklığa yol açmayacak, anlaşılır bir dille

açıklanmalıdır.

Prosedürün en önemli maddelerinden biri olup firmaların tercihine göre bazen kısa ve

öz olarak da belirtilebilir.

Etkin bir prosedür oluşturmak isteniyorsa görev ve sorumluluklar biraz uzun

tutulmalıdır. Faaliyet kapsamında kaliteyi etkileyen her kişinin görev ve sorumlulukları yeterli

detayda tanımlanması aynı zamanda prosedürün gereksiz detaylarda boğulmamasını sağlar.

ĠLGĠLĠ DÖKÜMANLAR:

Prosedürün uygulanmasında referans gösterilen;

kalite el kitabı,

diğer prosedürler,

kalite planları,

iş talimatları,

şartnameler, spesifikasyonlar,

formlar,

teknik resimler, çizimler veya şemalar,

gerekli hallerde bu başlık altında dokümanın adı ve numarası verilerek bulundurulur.

10

TANIMLAR: Prosedür içinde geçen ve okuyucu ve/veya uygulayıcı tarafından anlaşılması zor olan

veya anlaşılamayan kelimelerin, kısaltmaların, kodların geniş açıklaması bu başlık altında

tanımlanmalıdır.

PROSEDÜR (YÖNTEM, UYGULAMA)

Kalite ile ilgili ve/veya kontrol altına alınması gereken herhangi bir faaliyetin akış

sırasına göre aşama aşama zamanını, sıklığını, sorumlusunu, neyi ve nasıl yapılacağını anlatan

bölümdür. Yazılı olan dokümanın en önemli kısmını teşkil eder.

Prosedür yazılmasında, format olarak izlenmesi gereken belirli herhangi bir format

yoktur, firma personeli tarafından kolayca anlaşılması ve uygulama pratiğine uygun olacak

şekilde hazırlanması gerekir.

Bazen bir yazı dizisi olabileceği gibi bazen de bir akış şeması (flow chart) şeklinde

olabilmektedir. Prosedür (uygulama) bölümünde önemli olan tek şey faaliyetin etkin bir

şekilde yürütülmesi için gerektiği kadar detay verilerek her aşamadaki sorumluların

tanımlanmasıdır.

Prosedür yazmaya başlamadan önce mümkünse faaliyet aşamalarını gösteren bir iş

akış şemasının hazırlanması, prosedür yazılmasında büyük kolaylık sağlar. Hazırlanan iş akış

sırasında faaliyetlerin olumsuz sonuçlanma ihtimali varsa gidilecek veya dönülecek aşamalar,

kontrol noktaları ve kontrol sonucunun uygun olmaması halinde alınması gereken önlemler,

çok aşırıya kaçmamak suretiyle gerekli detayda gösterilmelidir.

KAYITLAR

Prosedürde yer alan uygulamalar ile ilgili tutulması gereken kayıtlar ve sorumluluklar

bu bölümde tanımlanabilir.

EKLER

Var ise prosedürün ekleri bu bölümde tanımlanır.

Prosedür yazımında izlenmesi gereken aşamalar aşağıda özetlenmiştir:

A- ÖN HAZIRLIK AġAMASI

a) Yazılacak prosedürlerin bir listesi ve başlıklarını belirleyin.

b) Her bir prosedürü hazırlayacak sorumluları tespit edip, tanımlayın.

c) Prosedür formatını ve yazım şeklini tanıtan bir toplantı yaparak, ilgilileri

bilgilendirin.

d) Prosedür yazma faaliyetlerine ilişkin bir çalışma planı hazırlayın ve kalite

sorumlusunun onayını alın.

e) Her bir prosedürün hazırlanma süresini, çalışma planına uygun olacak

sorumlularıyla birlikte belirleyerek başlama ve bitirme tarihlerini kaydedin.

B- YAZMA AġAMASI

a) Mümkün olduğunca belirlenen tarihler içinde çalışmalarını tamamlayın.

Sürenin yetersiz görünmesi halinde ek süre isteyerek, planlanan tarihleri revize edin.

b) Yazılacak prosedüre referans verilecek diğer dokümanları (Prosedür, Talimat,

Kalite Planı, Şartname, vb.) belirleyin.

11

c) Prosedürün uygulanmasında kullanılacak formları, formatını, içeriğini ve

başlıklarını tespit edin.

d) Mümkün olduğu taktirde iş akış şeması hazırlayın.

e) Prosedür yazımında geniş zamanlı cümleler kurun.

f) Standarda uygun prosedür yazmak için standardı yanınızda bulundurun.

g) Gerekli hallerde Kalite Sorumlusunun desteğini alın.

h) Prosedür kapsamı birden fazla organizasyonel bölümü ilgilendiriyorsa belirli

aşamalarda bir araya gelerek yöntemleri beraberce belirleyin.

i) Firma içinde kullanılan bazı özel kelime ve terimleri olduğu gibi kullanın.

j) Tüm çalışanların anlayabileceği bir dil ve lisan kullanın.

k) Yazı ve imla kurallarını uygulayın.

C- KAYIT ve DOSYALAMA:

Prosedürün uygulanması esnasında tutulan kayıtların nerede ve ne kadar süre ile

muhafaza edileceğini belirtmek amacıyla kullanılır. Herhangi bir kayıt formunun tutulmaması

halinde bu başlık bulundurulmaz.

D- EKLER:

Prosedürün uygulanması esnasında kullanılacak bazı şema ve/veya tablolar, Ekler

bölümünde tanımlanır ve prosedürün ekinde bulundurulur. Herhangi bir ek olmaması halinde

bu başlık bulundurulmaz.

2.4. Kalite Planları

Bir ürün veya hizmete ilişkin faaliyetlerin, müşteri isteklerini karşılayacak düzeyde

uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması, sadece prosedür ve iş talimatları ile sağlanamadığı

durumlarda kalite planlarının hazırlanması da zorunlu bir durum olarak ortaya çıkmaktadır.

Kalite planları, bir sözleşme, bir proje için hazırlanabileceği gibi, bir prosesin veya faaliyetin

tüm şartlarını kapsayacak şekilde de hazırlanabilir.

Kalite planlarında, kalite ile ilgili hedeflere ulaşmak amacıyla her aşamadaki

sorumluluk ve yetkiler, uygulanacak özel prosedürler, metotlar, iş talimatları tanımlanır.

Ayrıca gerekli aşamalardaki muayene, deney, ölçme ve kontrol noktaları tanımlanarak, bu

noktalardaki kabul parametrelerini, sapma toleranslarını, uygun deney ve ölçme cihazlarını,

hassasiyetlerini kontrol veya numune alma sıklıklarını ve kayıt formlarını göstermek

mümkündür.

Bir proje veya sözleşme için hazırlanacak kalite planında , tasarım kontrol, satın alma,

girdi kontrol, üretim, proses esnasındaki kontrol, son kontrol, ambalaj ve sevkıyat

aşamalarındaki faaliyetlerin geniş detayı, tarihleri ve sorumluları belirtilebilir. Kalite planları

her proje bazında hazırlanabileceği gibi standart üretimlerde tek bir kalite planı aynı görevi

görür.

Sözleşme bazında hazırlanması gereken kalite planları, müşteri istekleri ve

ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle, kalite planlarını hazırlama

sorumlulukları ve yöntemlerini bir prosedürde tanımlamak gerekir. Bu amaçla hazırlanacak

bir prosedür, kalite ile ilgili faaliyetlerin planlanması aşamasında hizmet verir.

12

Kalite planlarının kapsamını dar düşünmemek gerekir. Kaliteyi etkileyen tüm

faaliyetler için bir defalık veya sürekli uygulanabilecek kalite planları hazırlanabilir. Bir

defalık veya sürekli uygulanacak kalite planları için belirli bir format yine firma ihtiyaçlarına

göre belirlenmeli, tüm çalışanlar ve/veya sorumlular tarafından anlaşılması sağlanmalıdır.

Kalite planlarının kontrolünü sağlamak amacıyla;

Doküman numarası,

Yayın tarihi,

Revizyon numarası,

Sayfa numarası,

Hazırlayanın imzası,

Onay verenlerin imzası,

Firma logosu bulundurulur.

2.5. Talimatlar

Talimatlar, genellikle bir işin, bir deneyin, bir ölçmenin, bir kontrolün nasıl

yapılacağını, bir cihazın, bir makinenin nasıl kullanılacağını tarif eden dökümanlardır.

Talimatlar, operasyonel seviye dokümanları olmaları sebebiyle uygulamaya yönelik olarak

hazırlanırlar. Bu nedenle yapılacak olan faaliyetleri sırasına göre uygulayıcının anlayabileceği

dilde ve şekilde hazırlanmaları gerekir.

Hazırlanacak talimatların sayısını ve kapsamını belirlemek kalite sistemi kurma

çalışmalarında önemli bir yer teşkil eder. Çünkü çok sayıda ve gereksiz talimatlar uygulama

açısından bir çok sorunu beraberinde getirir. Talimatlar, daha çok olmaması halinde bir hata

veya uygunsuzluğun ortaya çıkma ihtimalinin yüksek olması durumunda yazılmalıdır. İşi

yapanın aynı işi sürekli ve hata yapmadan tekrarladığı inancındaysanız, bu işe ilişkin bir

talimat yazmanız gereksizdir. Buna karşın talimat içinde bazı kabul parametreleri, muayene,

ölçme ve deney parametreleri veriliyorsa ve bu parametrelerin hafızada tutulamaması ve/veya

unutulması söz konusu ise bir talimat yazmak kaçınılmazdır.

Talimatların başlıklarını belirledikten sonra yapılması gereken önemli aşamalardan

biriside, talimatı uygulayacak olanlardan bir taslak talimat yazmalarını istemektir. İşi

yapanların eğitim durumu, bu işi yapmaya müsait olmadığı durumlarda ustaların veya

ustabaşıların bu işi yapması daha uygun olur. Böylece çalışanların katılımı sağlanarak, uyma

ve uygulama problemleri ortadan kaldırılmış olacaktır.

Talimatlarda, işin gerçekleştirilmesi esnasındaki yetki ve sorumluluklar, karşılıklı

ilişkiler, kullanılacak ekipman ve cihazlar, bu cihazlara ilişkin parametreler, kabul

parametreleri, uygunsuzluk halinde yapılması gereken işler ve alınması gereken önlemler

sırasıyla verilebilir.

Talimatlar için format belirlemek firmanın tercihleri doğrultusunda yapılır. Bu nedenle

uygulama açısından pratiklik ve anlaşılabilirlik en önemli format verileridir. Talimatların

kontrolünün sağlanması amacıyla;

13

Doküman numarası,

Yayın tarihi,

Revizyon numarası,

Sayfa numarası,

Hazırlayanın imzası,

Onay verenin imzası,

Firma logosu bulundurulabilir.

2.6. Spesifikasyonlar, Şartnameler

Üretilen yarı ürün ve/veya ürünlerle, satın alınan ürünlerin tanımlanmasını ve

belirlenmesini sağlayan doküman tipleridir. Operasyonel seviye dokümanları olmaları

nedeniyle firma içinde uygulanabilir ve anlaşılabilir olacak şekilde hazırlanmalıdır.

Ürünlerin adı, kullanım yeri, kullanım amacı, varsa ürün kodları, fiziksel ve kimyasal

özellikleri, ambalaj şekilleri, taşıma ve depolama koşulları ile satın alınabilirlik birimleri

doküman üzerinde belirtilmelidir.

Bu tip dokümanlar üzerinde ayrıca muayene ve test metotları, alınacak numune

miktarları ve sıklıkları, kabul ve ret kriterleri belirtilebilir.

Spesifikasyon ve şartnamelerin kontrolüne yardımcı olmak üzere;

Doküman Numarası,

Yayın Tarihi,

Revizyon Numarası,

Sayfa Numarası,

Hazırlayan Kişinin İmzası,

Onay Verenlerin İmzası,

Firma Logosu,

bulundurulur.

2.7. Teknik Resimler, Şemalar, Çizimler

Ürün veya hizmet kalitesini, proses, ekipman ve cihaz performansını etkileyen bu tür

dokümanlar çoğunlukla daha önceden hazırlanmış ve uygulamada oldukları için bunları

doküman kontrolün sağlanmasına yardımcı olacak şekilde numaralandırılıp, revizyon, yayın

tarihlerini belirlemek, hazırlayan ve onaylayanların imzalarını alarak güncel hale getirme

faaliyetlerinden ibaret olacaktır. Eğer bu tür dokümanlar taşeronlarda bulunduruluyorsa, eski

kopyalarının alınıp yeni dokümanların taşeronlara gönderilmesi sağlanmalıdır.

2.8. Kayıtlar (Formlar, Raporlar, Tutanaklar) Dördüncü seviye dokümanlar olmaları nedeniyle uymak zorunda olunmayan

dokümanlardır. Proses bilgilerini, muayene ve deney sonuçlarını ve proses performanslarını

kaydetmek ve sonuçlarını incelemek amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Prosedür yazma

aşamasında tespit edilmeli, gereksiz bir takım verilerin kaydedilmesine imkan tanımayacak ve

kayıt düzenleyenleri aşırı meşgul etmeyecek şekilde hazırlanmasına dikkat edilmelidir.

14

3. MEVCUT DURUMUN TESBĠT EDĠLMESĠ

Kalite sistemi oluşturma ve kurma faaliyetlerinin başlangıcında genellikle nereden ve

nasıl başlanacağı konusunda bir karışıklık yaşanır. Bu duruma açıklık kazandırmak amacıyla

yapılması gerekenlerin başında, firma yöneticilerinin bir öz değerlendirme yaparak nerede ve

ne seviyede olduklarını belirlemeyi ve belirlenen seviyeden sonra nelerin yapılacağını

planlamalıdırlar. Mevcut durum belirli başlıklar altında toplanabilir.

a) Hiç dokümantasyonu olmayan firmalar

b) Yetersiz ve ISO 9000 standardını karşılayacak düzeyde dokümantasyona sahip

olmayan firmalar.

c) ISO 9000 standardına uygun düzeyde fakat eksik bir dokümantasyona sahip

olan firmalar.

d) ISO 9000 standardına tam uygun dokümantasyona sahip olan firmalar.

Yukarıda belirtilen maddelere göre yerimizi tayin ettikten sonra bu doğrultuda

çalışmalara devam etmemiz daha uygun olur.

Hiç dokümantasyonu olmayan firmalar küçük ölçekli firmalardır. Bu tür firmalarda

yazılı hiçbir kayıt ve doküman bulunmaz. Her şey akılda tutulmaya çalışılır fakat sonuç

kaçınılmazdır. Tabiri uygunsa sıfırdan başlamaları gereken bir çalışma yöntemi uygulamak

zorundadırlar.

Yetersiz ve standardı karşılayacak düzeyde dokümantasyona sahip olmayan firmalarda,

özellikle kalite kontrol sonuçlarına ilişkin bir takım kayıtlar tutulur,bazen saklanır, bazen de

atılır. Faaliyetlerin çoğunun yazılı bir yöntemi olmamakla beraber bilinen ve uygulanan bir

yöntem vardır. Fakat bu ortam, çoğunlukla kişilerin birbirini suçladığı ve her an bir problemin

çıkma ihtimalinin yüksek olduğu bir ortamdır.

ISO 9000 standardına uygun fakat eksik bir dokümantasyona sahip firmalarda,

yönetimin kaliteye bakış açısı yetersiz veya çalışanların gerektiği şekilde eğitilmediği göze

çarpmaktadır. Kalite sistem bilincinin yeterli düzeyde oluşturulamaması sonucu bu durum

ortaya çıkmaktadır.

ISO 9000 standardına uygun dokümantasyon hazırlamış firmalar da ise yeterli kalite

bilinci oluşturulmuş ve yönetimin kaliteye bakış açısı üst düzeydedir. Sadece dokümantasyon

çalışması değil aynı zamanda uygulama ve geliştirme çalışmaları da beraberinde

yürütülmektedir.

Mevcut durumu zayıf, yetersiz veya ISO 9000 standardına uygun dokümantasyonu

olmayan firmalar aşağıdaki duruma göre hareket etmelidirler.

a) Firma organizasyonunu, yetki ve sorumlulukları belirleyip, tanımlayın.

b) Kaliteyi etkileyen tüm faaliyetlere ilişkin hazırlanmış olan dokümanları

toparlayın. ( Prosedür, talimat, form)

c) Toplanan dokümanları, ISO 9000 standardının maddelerine uygun şekilde

sınıflandırın.

d) Belge alınmak istenen kalite güvence modelini tespit edin.

e) Kurulmak istenen kalite sisteminin kapsamını belirleyin.

f) Çalışmaların sorumlularını ve koordinasyon şeklini tanımlayın.

15

g) Sınıflandırılan dokümanları, standardın gerek ve şartlarına uygun şekilde

yeniden düzenleyin.

Firmalarda prosedür yazması gereken fonksiyonel organizasyon bölümleri;

Firma Yönetimi,

Personel,

Kalite Güvence,

Tasarım, AR-GE,

Pazarlama,

Satış, Ticaret,

Mühendislik,

Üretim,

Bakım ve Onarım,

Kalite Kontrol,

Depo ve/veya Ambarlar,

Ambalaj ve Paketleme,

Dağıtım ve Sevkıyat,

Servis ve Montaj,

Özellikle Kalite Maliyetlerinin takip edildiği durumlarda;

Muhasebe

Finans bölümleri de prosedür yazabilirler.