kpk thh oy - liiketoimintasuunnitelma

Sitran Kuntaohjelma Kuntien Palvelukeskus –hanke

KPK THH Oy perustettava yhtiö LIIKETOIMINTASUUNNITELMA

VERSIO 2.0 8.4.2010

KPK THH – Liiketoimintasuunnitelma v2.0

2

Kuntien palvelukeskus -hanke 08.04.2010

VERSIOHISTORIA:

Dokumentin tiedot

Hankkeen nimi: KPK-kuntaneuvottelut ja yhtiöiden perustaminen

Projektin nimi: KPK THH

Hankejohtaja: Kimmo Haahkola

Versio: 2.0

Status:

Tiedoston nimi: KPK_THH_LTS_v2.0.docx

Hyväksynnät

Nimi & rooli (allekirjoitus) _________________________ (pvm) _____________________

Nimi & rooli (allekirjoitus) __________________________ (pvm) _____________________

Nimi & rooli (allekirjoitus) __________________________ (pvm) _____________________

Versiohistoria

Versio Pvm Tekijä(t) Kommentit

22.1.2010 KPK THH projekti Liiketoimintasuunnitelma v10 siirretty uuteen

pohjaan

5.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty versio luonnos 04032010

ppt-pohjalta

1.8 12.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty versio luonnos 12032010

ppt-pohjalta

1.88 16.3.2010 KPK THH projekti Suunnitelma päivitetty 15032010 läpikäynnin

pohjalta

1.89 16.3.2010 KPK THH projekti Kuntasektorin ulkoiset menot,

investointilaskelman oletukset

1.90 18.3.2010 KPK THH projekti KPK THH Oy muutettu KPK THH, osakkeen

merkintähinnat ja tiedon omistajuus lisätty, kuvia

päivitettty Unionin visualisoinnin mukaisiksi

2.0 8.4.2010 KPK THH projekti Stilisoinnit ja kommenttien mukaiset muutokset

Valinta Julkisuusluokka Perustelu

X Täysin julkinen

Neuvotteluihin osallistuvat

kunnat

Hankkeen sisällä julkinen

Kuntaneuvottelu

Projektin sisällä julkinen

Hankejohto


3


Tiivistelmä

Tämä liiketoimintasuunnitelma on laadittu kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon

osakeyhtiömuotoiselle palvelukeskukselle (myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö).

Liiketoimintasuunnitelma pohjautuu kuntatoimijoiden kanssa pidettyihin työpajoihin ja muuhun

projektityöskentelyyn. Lisäksi hankkeessa on käyty neuvotteluja 192 sitoumuksen antaneen

kunnan ja kuntayhtymän kanssa.

Palvelukeskuksen liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen

taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja

henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean

perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman

tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja.

Tavoitteena on kustannustehokkaasti hoidetut, tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon

peruspalvelut, joissa on optimoitu myös palvelukeskuksen asiakkaana olevien kuntatoimijoiden

(kunta, kuntayhtymä ja niiden konserniyhteisöt) tehtäväksi jäävät prosessin osat.

KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin

osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja

lisäarvopalvelujen tuottajana. Palvelukeskus on kuntatoimijoiden kokonaan omistama siten, että

se mahdollistaa kuntien suorahankinnat yhtiöltä. Palvelukeskuksen tavoitteena ei ole tuottaa

enemmän voittoa kuin mitä tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi.

KPK THH:n organisaatio perustuu alueellisiin palvelukeskuksiin, joilla ainakin toiminnan

alkuvaiheessa voi olla useampia fyysisiä toimipisteitä. Päätökset toimipisteiden sijoittumisesta

tehdään mukaan lähtevien asiakkaiden sijainnit huomioiden. KPK THH:n henkilökunta

muodostuu pääsääntöisesti asiakasomistajien nykyisestä henkilökunnasta ja työntekijät siirtyvät

vanhoina työntekijöinä. Näin varmistetaan KPK THH:n hyvä asiakastuntemus.

Tavoitteena on, että ensimmäisessä vaiheessa mukaan lähtevät kuntatoimijat päättävät

osakkuudestaan ja yhtiön perustamisesta vuoden 2010 kesällä. Palvelukeskuksen toiminta alkaa

henkilöstöhallinnon palveluilla vuoden 2011 ja taloushallinnon palveluilla vuoden 2012 alusta.

Palveluiden tuottamiseksi on kaksi vaihtoehtoa: yhtenäisen tietojärjestelmäkokonaisuuden

kehittäminen ja järjestelmien hankkiminen ostopalveluna. Lisäksi palveluja voidaan ostaa

alihankintana nykyisiltä seudullisilta palvelukeskusyhtiöiltä. ICT-palvelut ostetaan KPK

ICT:ltä.

Kukin mukaan lähtevä kunta sijoittaa osakepääomaan alkuvaiheessa 1 € per kuntalainen.

Osakepääomaan tehtävä sijoitus nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille

ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon per kunnan asukas. Lisäksi Sitra ja muut pääomasijoittajat

lainaavat yhtiön toiminnan käynnistämiseen sekä prosessien ja tietojärjestelmien kehittämiseen

tarvittavan pääoman, jonka suuruudeksi on arvioitu 3,0 milj. €. Lainasta osa tulee olemaan

oman pääoman ehtoista ja osa vieraan pääoman ehtoista. Kullekin mukaan lähtevälle

kuntatoimijalle tehdään siirtymäsuunnitelma, jonka osa-alueita ovat henkilöstö, tietojärjestelmät

ja prosessit.

KPK THH Oy:n tavoitteena on 25 % markkinaosuus asiakkaina olevien kuntien väestöllä

mitattuna vuoteen 2014 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 45 milj. € liikevaihtoa, kun toiminta on

suunnitellussa tavoitetehokkuudessaan.


4


1 JOHDANTO ....................................................................................................................................... 5

2 TAVOITELTAVAT HYÖDYT ...................................................................................................... 11

3 LIIKEIDEA JA STRATEGINEN TAHTOTILA ......................................................................... 13

3.1 LIIKEIDEA .................................................................................................................................. 13 3.2 STRATEGINEN TAHTOTILA ......................................................................................................... 14

3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot .............................................................................................. 14 3.2.2 Strategiset tavoitteet ............................................................................................................. 15 3.2.3 Kriittiset menestystekijät ....................................................................................................... 16 3.2.4 Mittarit ja seuranta ............................................................................................................... 17

4 TOIMINTA-, MARKKINA- JA ASIAKASYMPÄRISTÖ .......................................................... 19

4.1 TOIMINTAYMPÄRISTÖ ................................................................................................................ 19 4.2 MARKKINAYMPÄRISTÖ .............................................................................................................. 22 4.3 ASIAKASYMPÄRISTÖ .................................................................................................................. 27

5 LIIKETOIMINTAKUVAUS JA ORGANISOITUMINEN ......................................................... 28

5.1 LIIKETOIMINNAN ANSAINTALOGIIKKA ....................................................................................... 28 5.2 LIIKETOIMINTARAKENNE ........................................................................................................... 28 5.3 ORGANISAATIOMALLI ................................................................................................................ 29 5.4 ORGANISAATION ROOLIT ........................................................................................................... 34 5.5 KPK THH:N JOHTAMISMALLI.................................................................................................... 36 5.6 KPK THH:N ASIAKASSUHTEEN HALLINTA ................................................................................ 38

6 OMISTAMINEN, OHJAUS JA HALLINTO ............................................................................... 42

6.1 YHTIÖN RAKENNE JA OMISTUS ................................................................................................... 42 6.2 TOIMINNAN OHJAUS JA HALLINTO ............................................................................................. 43

7 PALVELUTARJONTA .................................................................................................................. 45

7.1 PALVELUKONSEPTI .................................................................................................................... 45 7.2 PALVELUSALKKU ....................................................................................................................... 46 7.3 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUT ....................................................................... 47

8 KPK THH:N JÄRJESTELMÄKENTTÄ JA IT-ARKKITEHTUURI ....................................... 49

9 TALOUDELLISET TOIMINTAEDELLYTYKSET ................................................................... 52

10 RISKIT JA TOTEUTUSSUUNNITELMA ................................................................................... 58

10.1 RISKIEN HALLINTA JA VARAUTUMINEN ..................................................................................... 58 10.2 TOTEUTUSSUUNNITELMA........................................................................................................... 60

LIITTEET

Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset

Liite 2: Palvelukatalogi

Liite 3: Palvelusopimusluonnos

Liite 4: Alihankintasopimusluonnos


5


1 Johdanto

Tämä liiketoimintasuunnitelma sisältää ”Kuntien Palvelukeskus THH” -osakeyhtiön

(myöhemmin KPK THH, palveluyhtiö tai yhtiö) perustamisen lähtökohdat, liikeidean ja

strategisen tahtotilan, tavoiteltavat hyödyt kuntasektorille, liiketoimintakuvauksen ja

organisoitumisen, palvelutarjonnan järjestelmävaihtoehtoineen sekä toteutussuunnitelman. KPK

THH:n tietotekniset ratkaisut on kuvattu KPK ICT:n liiketoimintasuunnitelmassa.

Perustamisen lähtökohdat

Lähtökohta KPK THH:n perustamiselle on kuntien tarve tehostaa toimintaansa ja yhtenäistää

toimintatapojansa. Kuntien itsenäisen aseman sekä kuntakonsernin monimuotoisen rakenteen

vuoksi asiakkailla on hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen toimintamallin periaate

mielletään usein haasteelliseksi toteuttaa. Tämän vuoksi talous- ja henkilöstötoimintojen

hoitamiseen onkin useita erilaisia käytäntöjä. Suurin osa erityisesti pienistä kunnista hoitaa

talous- ja henkilöstötoimintonsa itse ja suurin haaste KPK THH:n markkinoille tulolle onkin

kuntien varovaisuus muuttaa totuttuja toimintatapoja. Usean kunnan tahtotila on kuitenkin

luopua itse tekemisestä ja keskittyä ydintoimintoihinsa.

Osa kunnista ja kuntayhtymistä on perustanut oman talous- ja/tai henkilöstöhallinnon

palvelukeskuksen palvelemaan kunta- tai kuntayhtymäkonsernia. Lisäksi tietyt kuntatoimijat

ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä. Palvelukeskusmallista saadut kokemukset

ovat olleet yleensä hyviä.

Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon markkinoiden koko Sitran alkuvuodesta 2009

teettämän selvityksen mukaan on kustannuksilla mitattuna 570 milj. €. KPK THH:n

asiakaspotentiaalin muodostavat kaikki kunnat ja kuntayhtymät riippumatta siitä, kuinka niiden

talous- ja henkilöstötoiminnot on nykytilassa hoidettu. Samalla markkinoilla kilpailevat

yksityiset palvelutuottajat kuten tilitoimistot. Näiden markkinaosuus nykytilassa on kuitenkin

pieni, mutta voi kasvaa, jos kuntien halukkuus ulkoistaa palvelujaan lisääntyy.


6


Liikeidea ja strateginen tahtotila

KPK THH:n liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen

ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstö-

toimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on

ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan

hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja. KPK THH on

valtakunnallisesti toimiva, kuntatoimijoiden omistama in house -osakeyhtiö, joka tuottaa

asiakkailleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita sisältäen laadukkaan ja ajantasaisen

informaation päätöksenteon tueksi. Tämän mahdollistavat kustannustehokkaasti hoidetut,

tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalvelut, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien

asiakkaan vastuualueen tehtävät on optimoitu. KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti

laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous-

ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. KPK THH:n tavoitteena on 25 %

markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä. Tämä tarkoittaa noin 45 milj. €

liikevaihtoa, kun toiminta on suunnitellussa tavoitetehokkuudessaan.

Tavoiteltavat hyödyt

KPK THH tuo hyötyjä niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan

kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen

informaatio, jonka pohjalta johto saa tarkan ja reaaliaikaisen näkemyksen kuntatoimijan tilasta

ja pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt

päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kuntien toimialojen palveluissa. Lisäksi

talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuotteistaminen parhaiden käytäntöjen pohjalta,

työnjaon optimointi sekä palvelukeskuksen että kuntatoimijan kannalta ja

tietojärjestelmäympäristön tehostaminen tuottavat merkittäviä kustannushyötyjä näiden

tukipalveluiden hoitamisessa. KPK THH vastaa myös eläköitymisen ja muun resursointivajeen

tuomiin haasteisiin.

Koko kuntasektori hyötyy KPK THH:n toiminnasta suorina kustannushyötyinä. Välillisesti

yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on

luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Lisäksi

viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä

keskitetymmin.

Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen

KPK THH:n liiketoiminnan ansaintamalli perustuu siihen, että palvelukeskus toimii

kustannustehokkaammin kuin kuntatoimijat tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon

palvelunsa itse. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on määritelty

palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan

hintatasoon nähden, palvelutoimintaa kehitetään ja tehostetaan jatkuvasti. KPK THH:n

tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Yhtiö ei tavoittele voittoa enemmän

kuin tarvitaan vakaan ja kehittyvän toiminnan rahoituksen turvaamiseksi.

KPK THH on liiketoimintarakenteeltaan useamman alueellisen keskuksen muodostama,

keskitetysti ohjattu palveluyhtiö. Palveluyhtiö ohjaa ja kehittää alueellisia keskuksiaan


7


yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien sekä

järjestelmien kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden mukaisesti. KPK THH:n toimitusjohtaja

vastaa koko palveluyhtiön toiminnasta, sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Alueellisen

palvelukeskuksen johtajan tukena toimii palvelukeskuksen johtoryhmä. Lisäksi

prosessikohtaiset ohjausryhmät, joissa on mukana asiakkaiden ja KPK ICT:n edustus, kehittävät

toimintamalleja, prosesseja ja tietojärjestelmiä valtakunnallisella tasolla.

Palvelutarjonta

KPK THH tarjoaa omistajakunnille ja niitä lähellä oleville toimijoille tuotteistettuja talous- ja

henkilöstöhallinnon palveluita. Tässä liiketoimintasuunnitelmassa taloushallinnon palvelu-

kokonaisuus kattaa osto- ja myyntilaskut ja vastaavat reskontrat, perinnän, maksuliikenteen,

käyttöomaisuuskirjanpidon, kirjanpidon ja tilinpäätöslaskelmat. Näihin peruspalveluihin sisältyy

prosessien perus- ja viranomaisraportointi ja toiminnan kehittäminen. Taloushallinnon

lisäpalveluina tarjotaan kuntakonsernin tilinpäätöksien laadintaa, kassanhallintaa ja

rahoituspalveluita sekä raportointia ja strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalveluita johdon

päätöksenteon tueksi. Henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuuden peruspalvelut sisältävät

palkkahallinnon, matkalaskujen käsittelyn ja perustietojen ylläpidon. Henkilöstöhallinnon

lisäpalveluina tarjotaan tukea rekrytointiin sekä palvelusuhdeasioiden neuvontaa ja tukea.

Henkilöstöhallinnon lisäpalveluiden osalta palveluja tarjotaan mahdollisesti yhteistyössä

Kuntaliiton kanssa. Tulevaisuudessa yhtiön tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä tarvittaessa

muuttua ja lisääntyä. Tulevaisuuden mahdollisista palveluista voivat olla esimerkiksi

työvoimavuokraus ja strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja

tietojärjestelmätukipalvelut.KPK THH ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain

palvelusopimuksen, jossa määritellään tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta.

Yhtiö tuottaa ja tehostaa prosessikohtaisia kokonaispalveluita sisältäen asiakkaan vastuualueelle

jäävän toiminnan optimoinnin kokonaishyötyjen saavuttamiseksi. Tämä tuo KPK THH:lle

kilpailuetua suhteessa muihin markkinoilla oleviin palveluyhtiöihin ja kuntatoimijoille

kustannustehokkuutta. Palvelukeskuksen ulkopuolisten prosessin osien kehittäminen on

toisaalta myös edellytyksenä nykyistä yhtenäisemmän, vertailukelpoisemman informaation

saamiseksi kuntatoimijoille. Lisäksi mm. suurten kaupunkien palvelukeskusten benchmark-

arvioinneissa on todettu, että prosessien tehostaminen palvelukeskuksen osalta on huomattavasti

yksinkertaisempaa kuin kuntatoimijan päähän jäävien prosessin osien osalta. Arviointien

mukaan suurin kustannushyötypotentiaali on juuri kuntatoimijalle jääneiden prosessin osien

kehittämisessä.

Tavoitetilassa talous- ja henkilöstöhallinnon kukin osaprosessi toteutetaan yhtenäisellä

tietojärjestelmäkokonaisuudella. Tämä ratkaisumalli mahdollistaa kustannustehokkaan

palvelutuotannon.

Toteutussuunnitelma

KPK THH on kuntatoimijoiden kokonaan omistama yhtiö. Perustamisvaiheessa kunnat

sijoittavat osakepääomana yhtiöön 1 euroa per kunnan asukas. Osakepääomaan tehtävä sijoitus

nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon

per kunnan asukas. Yhtiö tarvitsee lisäksi ulkopuolista rahoitusta, minkä vuoksi Sitra ja muut

markkinaehtoiset rahoittajat sijoittavat käynnistämisvaiheen investointeihin tarvittavan


8


lisäpääoman lainana. Lainasta osa tulee olemaan oman pääoman ehtoista ja osa vieraan

pääoman ehtoista. Lainoille tarvitaan mahdollisesti omistajien takaus.

KPK THH:n tavoitetilaan 2015 edetään vaiheittain toiminnan riskit minimoiden alla olevan

suunnitelman mukaisesti.

Taulukko 1-1 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta

KPK THH:n toiminta käynnistyy vuonna 2011. Palvelutarjonnassa on tuolloin palkanlaskenta ja

matkalaskujen käsittely. Tuotantoa tehdään olemassa olevilla palkanlaskennan järjestelmillä.

Matkalaskujen käsittelyyn KPK THH:lle hankitaan uusi yhteinen järjestelmä. KPK THH:n

alihankkijaverkoston kautta on mahdollista ostaa myös taloushallinnon ja –suunnittelun

palveluita.

2011 2012 2013 2014 2015

Asiakasvolyymi

(väestön

kattavuus)

~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%

Palvelutuotanto Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

Alihankintana on

mahdollista ostaa

myös

taloushallinnon

palveluita

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

taloushallinto *,

taloussuunnittelu *

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

rekrytointi,

(työvoima-

vuokraus)

taloushallinto,

taloussuunnittelu

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

rekrytointi,

(työvoima-

vuokraus)

taloushallinto,

taloussuunnittelu

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

rekrytointi,

(työvoima-

vuokraus)

taloushallinto,

Taloussuunnittelu

Järjestelmä-

ympäristö

Palkanlaskennassa

olemassa olevat

järjestelmät,

(Personec F.K./R,

Pegasos),

matkalaskujen

käsittelyprosessissa

uusi yhteinen

järjestelmä,

taloushallinnon ja –

suunnittelun osalta

tehdään

järjestelmä-

kehitystä

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP *

- järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP

-Järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP

-Järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP

-Järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Toimipisteet Vähintään 3 aluetta

Enintään 5 aluetta,

joilla mahdollisesti

useampia

toimipisteitä

5 aluetta,

Noin 150

htv/toimipiste

Henkilöstö Kultakin asiakkaalta

siirtyy tavoite-

tehokkuuden

mukainen määrä

työntekijöitä, loput

henkilöt voidaan

myös siirtää KPK

THH:hen, mutta

lisäresursointi

laskutetaan

erikseen

Tavoite-

tehokkuuksien

mukainen

henkilöstömäärä

(saavutetaan

eläköitymisen

kautta)


9


Vuoden 2011 käynnistysvaiheessa KPK THH:lla on toimintaa vähintään kolmella ja enintään

viidellä alueella, joilla voi olla useampia toimipisteitä. Alueelliset keskukset pohjautuvat

alkuvaiheessa asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden olemassa oleviin palvelukeskuksiin. Uusia

toimipisteitä voi lisäksi syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai

liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH:a.

KPK THH:n asiakasvolyymin suunnitellaan kasvan vuosittain 5%:lla vuoteen 2014 mennessä,

jolloin väestön kattavuus on 25%.

KPK THH:n palvelutarjonta kattaa taloushallinnon ja –suunnittelun palvelut vuonna 2012

mikäli hyödynnetään olemassa olevia laajennettavia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä

palvelut ovat KPK THH:n palvelusalkussa vasta vuonna 2013. Toisaalta kuntatoimijoilla on

mahdollisuus hankkia nämä palvelut jo vuonna 2012 palveluna hankittavan tietojärjestelmän tai

alihankintaverkoston kautta. KPK THH:n suunniteltu palvelusalkku on täydessä laajuudessaan

kuntatoimijoiden käytettävissä vuonna 2013, jolloin palvelutarjontaan lisätään myös

rekrytoinnin tuki.

Kuva 1-1 KPK THH:n kehityspolut I ja II

KPK THH:n toiminta käynnistyy kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Kehityspolku I

keskittyy KPK THH:n tavoitetilan mukaisen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöön

pohjautuvan palvelutuotannon kehittämiseen. Kehityspolku II pohjautuu palveluna hankittavaan

vaihtoehtoiseen järjestelmäratkaisuun. Kuntatoimijoilla on tässä kehityspolussa mahdollisuus

joko siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijansa KPK THH:oon tai jättää henkilöstö

kunnan omaan organisaatioon.

Palvelukeskusrakenne vastaa kuntasektorin haasteisiin

Kuntasektorille on tunnusomaista toimintaympäristön hajanaisuus. Kuntia on 348, jotka ovat

kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan

KPK THH:N PERUSTAMINEN

Kehityspolku I

KEHITETYN KONSEPTIN

MUKAISEN TOIMINNAN

LAAJENTAMINEN

KPK THH:n TAVOITETILAN MUKAISEN ERP-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN

POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO

Kehityspolku II

YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA

TOIMINTA-TAPOJEN

JATKUVA KEHITTÄMINEN

KPK THH:n PALVELUNA HANKITUN TIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN

POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO(IIa. THH-henkilöstö siirtyy KPK THH:hen,

IIb: THH-henkilöstö ei siirry KPK THH:hen)

Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta.

Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia.

Prosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa KPK THH:n oimintaa.


10


188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37

kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48

koulutuskuntayhtymää1. Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja

yhtiöitä. Hajanaisuus heijastuu myös talous- ja henkilöstöhallintoon, joiden osalta kuntien

välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista. Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu

useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla. Alla olevassa taulukossa kuvataan tyypilliset

toimintamallit.

Taulukko 1-2 Yhteenveto talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämistavoista kunnissa

Palvelukeskusmalliin siirtyminen vaatii toimintaperiaatteiden yhtenäistämistä, mistä seuraa

lukuisia välittömiä hyötyjä. Laadukas ja ajantasainen informaatio luo edellytykset tehokkaalle

johtamiselle. Yhtenäiset laskentakäytännöt tuovat läpinäkyvyyttä ja mahdollistavat kuntien

tunnuslukujen vertaamisen keskenään. Prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistaminen,

palvelujen tuotteistus ja yhteiset kehitysinvestoinnit tehostavat palvelutuotantoa ja alentavat

kustannuksia myös kuntiin jäävien toimintojen osalta. Palvelukeskusmallissa työnjako on

selkeä. Palveluyhtiö vastaa talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluista sekä tuottaa

johtamista ja päätöksentekoa tukevaa informaatiota ja raportointia tarvittaessa lisäpalveluina.

Kuntatoimija voi täysipainoisesti keskittyä toimialojen palveluiden toimivuuteen ja ohjata

resursseja näiden palveluiden varmistamiseen.

Liiketoimintasuunnitelmaa on työstetty yhdessä kuntasektorin toimijoiden kanssa

KPK THH:n liiketoimintasuunnitelma on laadittu alkuvuoden 2009 aikana useiden

kuntatoimijoiden talousjohdon kanssa. He toivat sisältöä työhön haastattelujen, työkokousten ja

materiaalin kommentoinnin kautta. Marraskuussa 2009 käynnistynyt liiketoimintasuunnitelmien

päivitys pohjautuu sekä 192 kuntatoimijan kanssa käytyihin kuntaneuvotteluihin että Lahden,

Oulun, Raision ja Turun kaupunkien ja Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin edustajien kanssa

pidettyihin työpajoihin. Lisäksi olemassa olevista palvelukeskuksista Seutukeskus Häme Oy:n

ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy:n edustajat ovat olleet mukana liiketoimintasuunnitelman

päivittämisessä mm. alihankintaverkostomallin osalta.

1 www.kunnat.net, syyskuu 2009

TOIMINTAMALLI TYYPILLINEN YMPÄRISTÖ

1Hajautettuna tai osana kunnan yleishallintoa Pienet kuntatoimijat, osa keskisuurista

kuntatoimijoista

2Kunnan oma palvelukeskus sisäisenä yksikkönä tai liikelaitoksena

Suuret kuntatoimijat, osa keskisuurista kuntatoimijoista

3Yhteisesti muiden kuntien/kuntayhtymien kanssa omistettuna palvelukeskusyhtiönä

Noin kymmenen seudullista osakeyhtiötä tuottaa palveluja keskisuurille kuntatoimijoille ja niiden ympäristölle

4Ulkoistettuna kaupalliselle markkinatoimijalle, kuten tilitoimistolle

Kuntakonserniin kuuluvat osakeyhtiöt

http://www.kunnat.net/


11


2 Tavoiteltavat hyödyt

Palvelukeskusmalliin siirtyminen mahdollistaa hyötyjä organisaatiolle

Palvelukeskusmallin avulla on tutkitusti mahdollista saavuttaa useita hyötyjä. BearingPointin

eurooppalaisen tutkimuksen2 mukaan palvelukeskusmalliin siirtyneet yritykset ja julkiset

organisaatiot ovat saavuttaneet toiminnassaan selvää parannusta aikaisempaan tilanteeseen

nähden.

Kuva 2-1 Organisaatioiden kokema hyöty palvelukeskukseen siirtymisen jälkeen

Toimintatapojen yhtenäistäminen, kustannustehokkuus ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto on

parantunut lähes jokaisessa tutkitussa organisaatiossa palvelukeskusmalliin siirtymisen myötä.

Yli puolet organisaatioista on ilmoittanut, että lisäarvoa tuottavan työn osuus on kasvanut,

tiedon laatu on parantunut ja se on ollut nopeammin saatavilla. Lisäksi työntekijöiden

osaamistaso on kasvanut. Myös yhteistoiminta muiden tukitoimintojen kanssa ja sisäinen

asiakastyytyväisyys on pysynyt yhtä hyvänä tai parantunut entisestä.

KPK THH:n tavoittelemat hyödyt

KPK THH:n suurin lisäarvo kuntasektorille syntyy laadukkaan, vertailukelpoisen ja oikea-

aikaisen taloudellisen ja toiminallisen informaation tuottamisesta kunnan johtamisen ja

päätöksenteon tueksi, sekä siitä, että tämä mahdollistaa ydinprosessien kehittämisen

2 BearingPoint White Paper –julkaisu 2005: ”Shared Services and Outsourcing in Europe: What Firms Have Done

and Plan to Do”

0 %

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

Osu

us

vast

aajist

a

Aiempaa huonommin Sama kuin aiemmin Aiempaa paremmin


12


keskitetymmin sekä prosessien, rakenteiden, toimintamallien ja järjestelmien yhtenäistämisen,

mikä näkyy suorana kustannustehokkuuden parantumisena kokonaisprosessissa.

KPK THH:n asiakkuudesta saavutetaan hyötyjä monella tasolla. Yksittäisen kunnan kannalta

merkittävimmiksi hyödyiksi on tunnistettu edellä mainitun kokonaistehostumisen lisäksi selkeät

ja tuotteistetut palvelut talous- ja henkilöstöhallinnossa, eläköitymiseen ja muihin

resursointihaasteisiin vastaaminen, palveluiden laadun parantuminen osaamisen keskittymisen

kautta sekä kunnan oman tietojärjestelmäympäristön kehittäminen palvelukeskuksen

järjestelmäympäristöä hyödyntäen. Hyödyt näkyvät selkeimmin pienissä kunnissa, joilla ei

itsenäisesti ole mahdollisuutta suuriin kehittämisinvestointeihin sekä kunnissa, joissa talous- ja

henkilöstöhallinto hoidetaan vielä hajautetusti itse. Niiden kuntien osalta, jotka jo ovat

organisoineet talous- ja henkilöstöhallintonsa esimerkiksi kunnan sisäisellä

palvelukeskusmallilla, tehostuminen ei välttämättä ole yhtä suurta. Toisaalta näissäkin kunnissa

on tehostamispotentiaalia vielä huomattavasti erityisesti kuntaorganisaation sisällä edelleen

toteutettavien prosessin osien osalta. KPK THH:n tavoitteena on yhtenäistää myös näiden

prosessin osien toimintatapoja kuntien kesken. Tällä saavutetaan kustannustehokkuutta ja

luodaan edellytyksiä nykyistä vertailukelpoisemman informaation tuottamiseen.

Jo toimiville palvelukeskuksille KPK THH antaa mahdollisuuden oman toiminnan

laajentamiseen osana laajempaa palvelukokonaisuutta joko liittymällä osaksi KPK THH:a tai

toimimalla KPK THH:n alihankkijana. Palveluyhtiö luo myös mahdollisuuden hyödyntää

entistä suurempia mittakaavaetuja ja laajempaa omistuspohjaa. Toimiminen KPK THH:n

palveluverkostossa antaa olemassa oleville palvelukeskuksille mahdollisuuden tuoda omia

parhaita käytäntöjä palveluyhtiön kehittämiseen ja palveluyhtiön kanssa yhdessä kehitettyjen

yhtenäisten toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönoton. Näin kehitetään sisällöllistä

erityisosaamista kuntasektorin keskeisillä palvelualueilla.

Yhtenä esimerkkinä KPK THH:n perustamistoimien tuomista hyödyistä olemassa oleville

palvelukeskuksille on KPK-hankkeen yhteydessä syntyvä kahden kuntaomisteisen yhtiön

perusteilla oleva KuntaPro Oy, joka tuottaa ja tarjoaa omistajilleen, kunnallisille yhteisöille,

talous- ja palkkahallinnon ja muita tukipalveluja. Yhtiön visiona on muodostaa yhdessä

omistajiensa kanssa sähköiseen asiointiin perustuva talouspalvelukeskusten verkosto. Yhtiön

tavoitteena on omistajien osaamisen hyödyntäminen palvelujen kehittämisessä ja varsinaisessa

palvelutuotannossa, omistajien kustannustehokkuuden ja laadun parantaminen tällä toimialalla

sekä tuotantoprosessien ja tuotettujen palvelujen kehittäminen kaikille asiakkaille sopivina

ratkaisuina (toimivien mallien monistus).

Yhteiskunta hyötyy KPK THH:n toiminnasta suorina kustannustehokkuuden parantumisena.

Välillisesti yhteiskunta hyötyy, koska talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on

luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista. Viranomaisraportointi

tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä koordinoidummin. Parempi

informaatio tukee myös rakennemuutosta ja parantaa resurssien suunnittelua ja sitä kautta

hillitsee lyhytaikaisten työsuhteiden ja eläköitymisen aiheuttamia haasteita.

Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja

päätöksiä. Taloudellisia tietoja ja operatiivisen toiminnan tunnuslukuja voidaan vertailla

toisiinsa ja analysoida toiminnan kehittämiseksi. Lisäksi talouden suunnittelu paranee, kun

johtamisen tueksi kehitetään uusia välineitä.


13


3 Liikeidea ja strateginen tahtotila

3.1 Liikeidea

KPK THH on valtakunnallisesti toimiva, kuntatoimijoiden omistama palveluyhtiö, joka tarjoaa

asiakkailleen johdon päätöksenteon tuen laadukkaan ja ajantasaisen tiedon tuottamisen sekä

raportoinnin ja analyysin kehittämisen kautta, sekä kustannustehokkaat talous- ja

henkilöstöhallinnon peruspalvelut tehokkaan kokonaisprosessin osana.

Palvelukeskusrakenne luo perustan toimintamallin kehittämiselle

KPK THH:n liiketoimintamalli perustuu palvelukeskusmallin yleisille perusperiaatteille. Tämä

tarkoittaa sitä, että palvelukeskus on itsenäisesti johdettu organisaatio, joka tuottaa asiakkailleen

yhtenäisiin prosesseihin perustuvat palvelut. Palvelukeskusmalli lisää välitöntä

kustannustehokkuutta rakenteiden, toimintojen ja vastuun keskittämisen sekä tuotteistetun

palvelutarjooman ja yhtenäistetyn järjestelmäympäristön kautta. Toiminnan kehittäminen on

asiakaslähtöistä.

Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset asiakkaiden toimialojen

palveluiden tehokkaalle johtamiselle. Palvelukeskusmallissa tiedon ajantasaisuus,

yhteismitallisuus ja vertailtavuus on helpompi toteuttaa, kuin mitä se olisi yksittäisissä

toimipisteissä. Laadukkaat perustiedot puolestaan edesauttavat sekä raportoinnin että

raportoinnista tehtävän analyysin laadun huomattavaa paranemista. Suurimmat hyödyt

palvelukeskusmalliin siirtymisestä saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen palvelut

tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla.

Kuva 3-1 Palvelukeskusrakenne KPK THH:ssa


14


3.2 Strateginen tahtotila

KPK THH:n strateginen tahtotila strategiakartaksi tiivistettynä on esitetty alla. Perustelut ja

kuvaus sisällölle on dokumentoitu luvuissa 3.2.1 – 3.2.4.

Strategiakartassa tiivistetään KPK THH:n visio, toiminta-ajatus, arvot, strategiset tavoitteet ja

kriittiset menestystekijät yhteen näkymään. Strategiset tavoitteet ja niihin liittyvät kriittiset

menestystekijät käsitellään neljän näkökulman kautta, jotka ovat talous ja vaikuttavuus,

asiakkaat, prosessit sekä ihmiset ja osaaminen.

Kuva 3-2 KPK THH:n strategiakartta

3.2.1 Visio, toiminta-ajatus ja arvot

KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin

osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja

lisäarvopalvelujen tuottajana.

Visio tarkoittaa sitä, että KPK THH on:

Valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö. KPK THH:n tavoitteena on 25 %

markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2014 mennessä.

Kuntasektorin osaavin kumppani. Henkilöstöllä on kilpailijoihin nähden ylivertainen

osaaminen ja ymmärrys kuntasektorin toiminnasta, haasteista ja ratkaisumalleista.

Johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana.

Liiketoimintarakenne ja organisaatiomalli suunnitellaan niin, että ne mahdollistavat

peruspalvelujen kustannustehokkuuden, yhteismitallisen ja vertailukelpoisen informaation

tuottamisen, kuntasektorin raportointisisällön ja -käytäntöjen yhtenäistämisen ja

kehittämisen sekä kuntasektorin toimialojen palvelujen ohjauksen tehostamisen

Visio Toiminta-ajatus Arvot

KPK THH tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen

raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja

henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä

toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan

ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa.

Tahtotila

Kriittiset

menestystekijät

Strategiset

tavoitteet 2015

Esimerkkejä

mittareista

KPK THH on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö,

kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja

henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana.

AsiakaslähtöisyysAvoimuus

Vaikuttavuus

Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin

kautta

Ihmiset ja

osaaminen

Kehityshenkinen kulttuuri

Optimaalisen henkilömäärän ja oikean

osaamisen varmistaminen

HTV/prosessiOsaamisprofiilien

ajantasaisuusHenkilöstötyytyväisyys

Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt,

selkeät palvelukokonaisuudet

Prosessit

Palvelujen tuotteistaminen ja

suunnitelmallinen kehittäminen

Tietojärjestelmien yhteensopivuus

LäpimenoaikaPoikkeamat

palvelusopimuksestaIT-kustannukset

/kokonaiskustannukset

Talous ja

vaikuttavuus

Kustannustehokas toimintamalli

Toimiva omistajaohjaus

Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut

Kpl / htvEur / kpl

Ainutlaatuinen asiakastuntemus

Asiakkaat

Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen

AsiakastyytyväisyysAsiakaskannattavuus

Asiakkaiden pysyvyys

Palvelujen riittävä läheisyys

KPK THH:n tavoitteena on 25% markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen

2014 mennessä


15


KPK THH:n toiminta-ajatus on tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen

raportoinnin ja analyysin kautta sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon

palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja

kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa.

Toiminta-ajatuksen tahtotilan mukaan kuntatoimijoiden tiedonhallintaa, prosesseja ja

asiointikäytäntöjä on uudistettava tavalla, joka mahdollistaa kunnon irtioton nykytilanteesta ja

tehostaa kuntatoimijoiden taloutta. Kehitystyöhön tarvitaan valtakunnallinen yhtenäinen

toimintatapa, joka huomioi parhaat käytännöt sekä nykyisten palvelukeskusten toimintatavat ja

asiakkaiden tarpeet

KPK THH:n arvot - asiakaslähtöisyys, avoimuus ja vaikuttavuus - ovat linjassa vision ja

toiminta-ajatuksen sekä kuntatoimijoiden strategisten periaatteiden kanssa.

Asiakaslähtöisyys tarkoittaa asiakkaan toiminnan ja toimintaympäristön ymmärtämistä,

asiakkaan kuuntelemista ja palvelujen asiakaslähtöistä kehittämistä

Avoimuus tarkoittaa kehityshakuista ja ennakkoluulotonta organisaatiokulttuuria sekä

toiminnan läpinäkyvyyttä ja rehellisyyttä kaikkien sidosryhmien suuntaan

Vaikuttavuus tarkoittaa lisäarvon tuottamista asiakasyhteistyön kaikissa vaiheissa

3.2.2 Strategiset tavoitteet

KPK THH:n strategiset tavoitteet kuvaavat sen, miten yhtiö saavuttaa pysyvän kilpailuedun

valitussa talous- ja henkilöstöhallinnon markkinassa.

Kustannustehokkuus

Talouden ja vaikuttavuuden näkökulmasta katsottuna KPK THH:n toiminta suunnitellaan

parhaita käytäntöjä vastaavaksi niin, että kustannustehokkuuden kasvattaminen on mahdollista.

Kustannustehokkuus syntyy muun muassa mittakaavaeduista, omien ja kuntatoimijoiden

asiakkaiden prosessien ja järjestelmäkentän yksinkertaistamisesta ja standardoinnista, palvelujen

tuotteistamisesta, järjestelmätuen lisäämisestä prosessien eri vaiheissa, sähköisen asioinnin

kehittämisestä sekä toimintojen organisatorisesta uudelleenjärjestelystä, jossa roolit ja vastuut

määritetään selkeiksi ja niistä pidetään kiinni.

Ainutlaatuinen asiakastuntemus

Asiakkuuksien näkökulmasta katsottuna KPK THH perustetaan asiakaskuntatoimijoiden sekä

mahdollisesti kuntatoimijoille jo palveluja tuottavien yhtiöiden aloitteesta sekä pääsääntöisesti

nykyisellä henkilöstöllä. Tämä tarkoittaa sitä, että yhtiöllä on erittäin vahva ymmärrys

asiakkaidensa erityispiirteistä ja tarpeista.

Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet

Prosessien näkökulmasta katsottuna KPK THH noudattaa yhteisiä käytäntöjä läpi koko

organisaation sekä sisäisissä että asiakaspalvelu- ja tuotantoprosesseissa. Tämä on ainoa tapa


16


luoda aitoa lisäarvoa asiakaskuntatoimijoille kustannustehokkuuden nousun sekä selkeiden,

myös asiakkaan rajapinnan puolelle määriteltyjen roolien ja vastuiden kautta.

Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta

Ihmisten ja osaamisen näkökulmasta katsottuna KPK THH organisoidaan osaamiskeskus-

periaatteella niin, että henkilöstöllä on mahdollisuus työn kautta kehittyä erityisosaajiksi

esimerkiksi tietyn prosessin tai asiakassegmentin osalta. Tavoitteena on kehityshenkisen

kulttuurin kautta myös tarvittaessa pyrkiä houkuttelemaan pätevää lisähenkilöstöä.

3.2.3 Kriittiset menestystekijät

Strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta kriittisiksi, etenkin KPK THH:n

perustamisvaiheessa huomioon otettaviksi tekijöiksi, on tunnistettu seuraavat kokonaisuudet.

Talous ja vaikuttavuus

Toimiva omistajaohjaus: Hallitustyöskentely keskittyy organisaation ja toiminnan strategiseen

kehittämiseen. Hallitus koostuu henkilöistä, jotka ovat erikoistuneet talous- ja

henkilöstöhallintoon, palveluliiketoimintaan, yritysjuridiikkaan ja julkiseen palvelusektoriin.

Hallituksella tulisi myös olla kontaktipintaa korkeakouluihin, ammattijärjestöihin ja -liittoihin.

Hallituksen kokouksiin voivat osallistua hallituksen kutsumat pysyvät asiantuntijat.

Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut: KPK THH ei tavoittele monopoliasemaa. Toiminnan

on tarkoitus olla mittavaa, jotta varmistetaan KPK THH:n kustannustehokkuus verrattuna

pieniin erillisyksiköihin.

Organisointi KPK THH:n toiminnallisella tasolla tarkoittaa sitä, että rajapinta kuntatoimijan ja

palveluyhtiön välillä on selkeä ja hyvin määritelty. Kriittistä organisoinnissa on prosessien

tehokas järjestäminen kuntatoimijoiden organisaatioissa. Myös sinne tarvitaan riittävästi

osaamista ja tietämystä tuottamaan näiden organisaatioiden vastuulle jääviä tehtäviä.

Tehostumistavoitteiden ja kustannustehokkuuden saavuttamiseksi on organisaatioiden oltava

valmiit myös henkilöstön uudelleenjärjestelyihin. On todennäköistä, että työn sisältö tulee

muuttumaan tai henkilölle saatetaan ehdottaa siirtymistä palveluyhtiön palvelukseen tai muuhun

rooliin organisaation sisällä.

Asiakkaat

Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen tarkoittaa kuntasektorin erityispiirteiden tuntemuksen

säilyttämistä ja kehittämistä sekä niiden huomioimista päivittäisessä työssä, ei asiakkaille

yksittäin tuotettavia erityispalveluja.

Palvelujen riittävä läheisyys. Palvelut pidetään lähellä asiakkaita siten, että suora kontakti

asiakkaan organisaatioon säilyy ja toiminta pysyy tehokkaana myös henkilökohtaisten suhteiden

kautta. Asiakasnäkymän lisäksi palvelujen sijaintiin vaikuttavat myös kuntasektorin

elinkeinopoliittiset reunaehdot.


17


Prosessit

Tietojärjestelmien yhteensopivuus. Tietojärjestelmäkentän selkiinnyttäminen, yhteensopivuus ja

liittymien toimivuus myös asiakkaiden muiden tietojärjestelmien kanssa on keskeinen tekijä

KPK THH:n kustannustehokkaan palvelutuotannon varmistamisessa.

Palvelujen tuotteistaminen ja suunnitelmallinen kehittäminen. Kaikille asiakkaille tarjotaan

samat palvelukokonaisuudet laadultaan samantasoisina. Tuotteistaminen on edellytys

kokonaisprosessien tehokkaalle organisoinnille ja tavoiteltavien kustannushyötyjen

saavuttamiselle. Tuotteistamisen avulla voidaan muodostaa asiakkaalle parhaiten sopivat

palvelukokonaisuudet. Kokonaisprosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa

KPK THH:n toimintaa.

Ihmiset ja osaaminen

Kehityshenkinen kulttuuri. Innostava ja osallistava organisaatiokulttuuri mahdollistaa KPK

THH:n kiinnostavuuden työpaikkana, helpottaa rekrytointeja ja parantaa työntekijöiden

viihtyvyyttä.

Optimaalisen henkilömäärän ja osaamisen varmistaminen. KPK THH:n on varmistettava

kriittisen osaamisen riittävyys kaikilla palvelutarjonnan osa-alueilla. Lisäksi on varmistettava,

että prosesseissa työskentelee optimaalinen henkilömäärä. KPK THH:n riittävä koko

mahdollistaa panostamisen kouluttamiseen ja henkilöstön kehittämiseen ja sitä kautta

laadukkaampiin palveluihin. KPK THH:n tulee viestiä korkeasta osaamistasosta ja osaamisen

arvostuksesta toiminnan alusta lähtien. Osaamiseen liittyy keskeisenä alueena kaksikielisyys,

koska kaikki palvelut tarjotaan tarvittaessa myös ruotsin kielellä.

3.2.4 Mittarit ja seuranta

KPK THH:n lopullinen mittaristo päätetään yhtiön perustamisvaiheessa ja mittareille haetaan

samalla lähtötilannetta kuvaavat arvot. Tämän jälkeen annettujen tavoitteiden seuranta ja

toiminnan kehittäminen perustetaan mittariarvojen muutoksiin ja muutosten taustoihin.

Esimerkkejä tyypillisistä mittareista strategiakartan eri osa-alueilla KPK THH:n näkökulmasta

on kuvattu alla.

Talous ja vaikuttavuus: Kustannustehokkuuden mittareita ovat tapahtumamäärät per

henkilötyövuosi sekä kustannukset per tapahtuma. Esimerkkejä tapahtumat per henkilötyövuosi

-mittareista ovat käsitellyt ostolaskut ja käsitellyt palkkakuitit per henkilötyövuosi.

Esimerkkeinä kustannukset per tapahtuma -mittareista on yhden ostolaskun tai palkkakuitin

tuottamisen ja käsittelyn hinta. Talousmittareita ovat myös yhtiön taloudelliset tunnusluvut,

kuten myyntituotot, käyttökate ja liikevoitto.

Asiakkaat: Asiakaslähtöisyyden ja asiakastuntemuksen keskeisin mittari on

asiakastyytyväisyys, jota mitataan prosessitasolla esimerkiksi kerran vuodessa kerättävällä

asiakastyytyväisyyskyselyllä tai asiakkaan reklamaatioiden lukumäärällä. Muita mittareita ovat


18


asiakaskannattavuus sekä asiakkaiden pysyvyys ja KPK THH:n tuottama osuus asiakkaidensa

talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista.

Prosessit: Prosessien tehokkuutta ja tietojärjestelmien yhteensopivuutta mittaavat prosessien

läpimenoaika ja tietojärjestelmäkustannusten osuus kokonaiskustannuksista. Prosessien

läpimenoaika tulisi saada mahdollisimman pieneksi ja sitä voidaan mitata joko

kokonaisprosessin tai palvelukeskuksen osalta. Tietojärjestelmäkustannusten osuus

kokonaiskustannuksista mittaa tietojärjestelmien hyödyntämisen astetta.

Prosessien yhtenäisyyttä ja palvelujen tuotteistuksen astetta voidaan mitata poikkeavuuksilla

palvelusopimuksista. Palvelusopimuksista poikkeamien lukumäärä mittaa prosessien ja

asioimiskäytäntöjen yhtenäisyyden tilannetta ja sitä, kuinka paljon poiketaan suunnitelluista

prosesseista tai tehdään asiakaskohtaisia poikkeuksia.

Ihmiset ja osaaminen Kehityshenkisen kulttuurin ja osaamistason mittareita ovat

henkilöstötyytyväisyys, osaamisprofiilien ajantasaisuus ja henkilötyövuosia per prosessi.

Henkilöstötyytyväisyyttä seurataan kausittain, tyypillisesti kerran vuodessa toteutettavalla

työtyytyväisyyskyselyllä. Osaamisprofiilien ajantasaisuus indikoi KPK THH:n osaamistasoa ja

osaamisen kehittämistoimien etenemistä. Henkilötyövuosia per prosessi -mittari kuvaa

henkilöiden taitoja ja tehokkuutta prosessin toteuttamisessa.


19


4 Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö

4.1 Toimintaympäristö

KPK THH:n yhteiskunnallinen toimintaympäristö ja kilpailuympäristö asettavat reunaehtoja

palveluyhtiön toiminnalle ja siten valituille strategisille linjauksille. Toimintaympäristössä

selvästi tunnistettavia trendejä ovat väestön ikärakenteen muutos, monikulttuurillistuminen,

alueellinen keskittyminen erityisesti Uudenmaan alueelle ja muihin kasvukeskuksiin sekä

alueellisten erojen kasvaminen palveluiden saatavuuden ja kuntien rahoituskyvyn osalta.

Toimintaympäristön muutokset antavat periaatteessa hyvän lähtökohdan KPK THH:n toiminnan

käynnistämiselle. Kunnat ovat perustaneet omia talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia

ja niistä saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä. Kunnissa ei kuitenkaan ole vielä tehty

selkeitä linjauksia tai päätöksiä ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita markkinoille.

Usean kunnan tahtotila on kuitenkin luopua itse tekemisestä ja keskittyä ydintoimintoihinsa.

Jotta näin käytännössä tapahtuisi, palveluyhtiön tarjoamien palveluiden tulee olla ennen kaikkea

kustannustehokkaita. Kuntien päätöksenteossa korostuvat myös palveluiden hankkimisen

vaivattomuus ja vähintään nykyinen palvelutaso suhteessa omaan palvelutuotantoon. Neljäs

päätöksentekoon vaikuttava asia on se, että palveluyhtiö tarjoaa kunnille mahdollisuuden siirtää

kunnan omaa henkilöstöä tuottamaan toimialojen palveluita, joiden tuottajista kunnissa on jo nyt

osin pula.

Alla kuvassa 4-1 on eritelty kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot vuonna 2008.

Kuva 4-1 Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 20083

KPK THH:n näkökulmasta poliittiselle toimintaympäristölle on tunnusomaista, että kuntia

kannustetaan parantamaan tuottavuutta ja lisäämään yhteistoimintaa palveluiden järjestämisessä.

Hallitusohjelman mukaan kuntien menojen ja tulojen jatkuva epätasapaino johtaa

kestämättömään tilanteeseen. Kansallisen kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tavoitteena on

keskittyä asiakaslähtöisesti siihen, että palvelut ovat kuntalaisten saatavilla. Kuntien

3 Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2008, Kuntaliitto15.12.2009

Yleishallinto1,0 mrd € 3 %

Sosiaali- ja terveystoimi

17,7 mrd € 47 %

Opetus- ja kulttuuritoimi8,2 mrd € 22 %

Yhdyskuntapalvelut1,1 mrd € 3 %

Muut palvelut0,5 mrd € 1 %

Liiketoiminta2,6 mrd € 7 %

Investoinnit4,1 mrd € 11 %

Lainanhoito1,5 mrd € 4 %

Muut menot0,7 mrd € 2 %

Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2008 37,4mrd €


20


palveluyhtiön näkökulmasta keskeistä on kuntien tarve hakea rakenteellisia muutoksia

palveluiden järjestämis- ja tuotantotapoihin julkisten menojen kasvun hillitsemiseksi.

Sosio-ekonomisessa toimintaympäristössä korostuvat erityisesti kuntien kiristynyt taloudellinen

tilanne ja suurten ikäluokkien eläköityminen vuodesta 2010 lukien. Kuntien omien

tulevaisuusarvioiden mukaan ikärakenteen voimakas muutos ja yleinen työmarkkinakehitys

kiristävät kilpailua osaavasta työvoimasta erityisesti talous- ja henkilöstöhallinnossa. Kuntien

palveluiden tuotanto on työvoimavaltaista ja kuntien on siksi uudistettava toimintatapojaan.

Toiminnan tehostaminen ja oman tuotannon korvaaminen ostopalveluilla ovat tärkeimmät

keinot kuntalaisten palveluiden tason pitämiseksi vähintään nykyisellä tasolla.

Kuntasektorin kokonaistuottavuus on laskenut koko 2000-luvun lukuun ottamatta vuotta 2005.

Vuonna 2008 työllisyys oli korkealla tasolla, mutta käänne huonompaan on ollut jyrkkä.

Kunnallisveron kertymä vuonna 2010 vähentynee aikaisemmista vuosista. Nämä tekijät yhdessä

aiheuttavat paineen kustannustehokkuuden parantamiseen erityisesti tukitoiminnoissa ja

hallinnossa yleisesti. Kuntatalous on heikentynyt jyrkästi. Kunnissa joudutaan tekemään

radikaaleja säästöpäätöksiä, ottamaan lisää velkaa sekä osassa kuntia korottamaan veroja.

Tarve keskittää kunnan omat resurssit ydinpalveluiden tuottamiseen on ilmeinen. Suomen

kuntien omat strategiat ja niihin dokumentoidut linjaukset tukevat näkemystä resurssien

kohdentamisesta tukipalveluista ydinpalveluiden tuottamiseen. Kustannustehokkaiden

ratkaisujen aikaansaaminen tukipalveluissa edellyttää kunnilta valmiutta luopua omasta

palvelutuotannosta ja palveluiden ostoa kumppanilta erityisesti kunnan eri yksiköille yhteisten

standardipalveluiden osalta.

Teknologiselle toimintaympäristölle leimaavaa on, että muutokset teknologiassa mahdollistavat

uudenlaisten talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ja tuotantoprosessien ja järjestelmien

käyttöönoton. Palveluiden tuottamispaikan merkitys muuttuu myös, koska palveluita ei tarvitse

tuottaa siellä, missä ne käytetään. Sähköiset palvelut ja sähköinen asiointi parantavat omalta

osaltaan kunnan palvelujen saatavuutta ja mahdollistavat aikariippumattoman palvelutuotannon.

Teknologisten innovaatioiden ja järjestelmien hyödyntäminen täysimittaisesti edellyttää

kunnilta investointeja järjestelmiin ja työntekijöiden kouluttamiseen.

Konvergenssi mahdollistaa lisäksi sen, että samoja palveluita tuottavat niin julkiset, yksityiset

kuin kolmannen sektorin organisaatiot. Eri toimijoiden yhteistyö lisääntyy ja palveluyhtiön on

entistä helpompi liittää toimintaansa alihankkijoiden palveluita. Samalla syntyy uudenlaisia

palveluiden yhdistelmiä. Sähköisten palveluiden hyödyntäminen palvelutuotannossa

mahdollistaa palveluyhtiön kasvun skaalautumalla operatiivisten tarpeiden mukaisesti ilman

resurssien lisäämistä. Itsepalveluteknologioiden hyödyntäminen parantaa asiakaspalvelua ja

vähentää henkilöstön tarvetta.

Toimintaympäristön erityispiirteet

Kuntien, kuntayhtymien ja niiden konsernien kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sovelletaan

kirjanpitolakia soveltuvin osin, kirjanpitolautakunnan (KILA) kuntajaoston antamia ohjeita ja

lausuntoja sekä kuntalain säädöksiä. Näissä säädetään muun muassa tuloslaskelman, taseen,

rahoituslaskelman, niiden liitteiden, talousarvion toteutumisvertailun, toimintakertomuksen,

talousarvion ja taloussuunnitelman laatimisesta. Pääosin kunnallinen laskentatoimi noudattaa

yleisen laskentatoimen säännöksiä. Erityispiirteitä kunnalliselle laskentatoimelle ovat

kunnalliset oikeushenkilömuodot (kunta, kuntayhtymä, liikelaitos ja liikelaitoskuntayhtymä)


21


sekä näiden käsittely konsernilaskennassa. Näille oikeushenkilömuodoille on määritelty KILAn

toimesta yleisestä kaavasta poikkeavat tuloslaskelmakaavat, joissa huomioidaan esimerkiksi

toimintatulot, toimintamenot, verotulot ja valtionosuudet. Kunnallinen laskentatoimi edellyttää

tekijöiltään erityisosaamista. Toisaalta erityispiirteet ovat luonteeltaan sellaisia, että samoja

prosesseja, osaamista ja tietojärjestelmiä kuin muussakin laskentatoimessa voidaan melko

luontevasti käyttää.

Henkilöstöhallinnon osalta kunnilla ja kuntayhtymillä on omat kunnalliset työ- ja

virkaehtosopimukset. Nämä poikkeavat yksityisten alojen työehtosopimuksista. Erityisesti

opetustoimen palkanlaskenta on monimutkaista. Lisäksi sekä opetus- että sosiaali- ja

terveystoimelle on tyypillistä määräaikaisten työsuhteiden käyttö, mikä lisää huomattavasti

henkilöstöhallinnon työtä. Tämä asettaa vaatimuksia erityisesti palkanlaskennalle ja siinä

käytettäville ohjelmistoille.

Kuva 4-2 Kuntasektorin erityispiirteet toimintaympäristössä

Toiminta-

ympäristön

erityisvaatimukset

PALVELUITA TUOTETTAVA

AINAKIN KAKSIKIELISESTI

KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN

EPÄTASAPAINO

aiheuttaa kustannustehokkuuden

kasvattamisvaatimuksia

KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN

ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN

MONIMUOTOINEN RAKENNE

muodostavat hyvin erilaisia tarpeita,

jolloin yhden yhtenäisen mallin

periaate on haasteellinen toteuttaa

KUNTALAIN JA KIRJANPITO-

LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON

ANTAMAT OHJEET JA

LAUSUNNOT

sekä erilaiset kunnalliset yhteisö-

muodot vaikuttavat kirjanpitoon

KUNNALLISET TYÖ- JA

VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ

ELÄKEJÄRJESTELYT

erityispiirteineen vaikuttavat

henkilöstöhallinnon sisältöön ja

prosessiin

KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA

PALVELURAKENNEUUDISTUS

ja muu kuntayhteistyö sekä jatkuva

muutos aiheuttavat muutospaineita

myös tukitoiminnoille

YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON

POLIITTINEN LUONNE

ja halu harjoittaa elinkeino-

politiikkaa oman seudun tueksi voi

vaikuttaa ulkoistuspäätöksiin

RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA

KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT

paikallisen päätöksenteon taustalla

esim. pyrkimys välttää henkilöstö-

vähennyksiä ja muita muutoksia


22


Sidosryhmät toimintaympäristössä

KPK THH:n keskeisiä sidosryhmiä ovat henkilöstö, rahoittajat, Kuntaliitto sekä muut kunta-

alan toimijat ja järjestöt sekä valtiovalta.

Henkilöstö on merkittävä sidosryhmä ja henkilöstökustannukset muodostavat suurimman

yksittäisen erän yhtiön kustannusrakenteessa.

KPK THH tarvitsee kuntien oman pääoman sijoituksen lisäksi ulkopuolista rahoitusta. Nämä

rahoittajat ovat sidosryhmä yhtiölle. Rahoittajien on saatava kohtuullinen tuotto yhtiön käyttöön

antamalle pääomalle.

Kuntaliitto on kuntien ja kuntayhtymien muodostama edunvalvoja ja kehittäjä. Kuntien tapa

järjestää palveluita uudistuu voimakkaasti. Kuntaliitto yhtiöineen tukee kuntia muutoksen

läpiviemisessä ja on siten yhteistyökumppani KPK THH:lle. Muita kunnallisia julkislaitoksia

ovat muun muassa Kuntien Eläkevakuutus (KEVA), joka on myös keskeinen liittymärajapinta

palkka- ja henkilöstöhallintopalveluille.

Valtiovalta asettaa viime kädessä lainsäädännöllä puitteet kuntien toiminnalle ja taloudelle.

Siten valtiovalta on myös keskeinen sidosryhmä yhtiölle.

4.2 Markkinaympäristö

Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusmarkkina Suomessa on melko hajanainen. Eri

toimijat eivät ole selkeästi differentioituneet toisistaan ja asiakkaat eivät koe, että paikallisten ja

kansainvälisten toimijoiden välillä olisi suuria eroja. Off-shore –tyyppisiä toimijoita Suomessa

ei ole, mihin vaikuttaa myös kielialueen pienuus.

Kaksi merkittävintä asiakkaiden mainitsemaa syytä ulkoistamiselle ovat organisaatioiden halu

keskittyä omiin ydinprosesseihinsa ja ulkoistamisen myötä saavutettava kustannustehokkuus.

Kolmas mainittu vaikutin on tavoite parantaa ulkoistettavien prosessien laatua. Suurimpana

ongelmana ulkoistuksen tehneet asiakkaat mainitsevat ulkoistuskumppanin hallinnan ja

ohjauksen. Palvelukeskusten asiakkaat eivät koe, että asiakkaan ja palvelukeskuksen välisistä

vastuista olisi sovittu tarpeeksi selkeästi. Verrattaessa eurooppalaiseen keskiarvoon

Pohjoismaissa ja Suomessa ulkoistuksen tehneet organisaatiot uskovat keskimääräisesti

harvemmin saavuttaneensa ulkoistukselle asetetut tavoitteet. Suomen ja Pohjoismaiden

palvelukeskusmarkkinaa leimaa siis keskimääräistä suurempi tyytymättömyys ulkoistuksen

tavoitteiden saavuttamiseen, hajanainen tarjonta ja differoinnin puute eri tarjoajien välillä.4

Kaikki tämä mahdollistaa KPK THH:n sijoittumisen kuntien palvelukeskusmarkkinalle.

Talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuspalveluja Suomessa suurille ja keskisuurille

organisaatioille tarjoavat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä toimittavien

yritysten perustamat palvelukeskukset. Henkilöstöpalvelujen osalta yleisin ulkoistettu prosessi

on palkanlaskenta ja siihen liittyen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpito ja

työntekijätietojen hallinta.

Talouspalvelujen osalta suurten ja keskisuurten organisaatioiden prosessien ulkoistaminen on

harvinaisempaa kuin henkilöstöhallinnossa. Kuten henkilöstöhallinnossakin tietojärjestelmä-

4 Lähde: Nordic Region Outsourcing Service Provider Performance Study 2008, EquaTerra incorporating Morgan

Chambers


23


yritysten palvelukeskusten lisäksi markkinaa jakavat erityisesti pienten organisaatioiden osalta

tilitoimistot. Tietojärjestelmäyritysten perustamien palvelukeskusten palveluvalikoimaan kuuluu

periaatteessa kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tämä on myös suunta, johon nämä

palvelukeskukset haluavat toimintaansa kehittää. Markkina ei ole kuitenkaan kasvanut

odotusten mukaisesti varsinkaan kuntasektorilla.

Markkinaympäristöä on tarkasteltu yksityiskohtaisemmin viidestä näkökulmasta, jotka ovat 1)

toimittajat, 2) alalla olevat kilpailijat, 3) asiakkaat, 4) potentiaaliset tulokkaat sekä 5) korvaavat

tuotteet ja palvelut. Kuva 4-3 esittää markkinaympäristöön vaikuttavat keskeiset huomiot ja

kukin osa-alue käsitellään tarkemmin alla.

Kuva 4-3 KPK THH:n markkinaympäristö

Toimittajat

KPK THH:lla on lähtökohtaisesti vahva neuvotteluasema sekä toimittajien että palvelu-

tuotannon kumppaneiden suhteen. Asema perustuu suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan.

ICT-järjestelmä- ja palvelutoimittajat ovat merkittävässä roolissa ottaen huomioon, että KPK

THH:n kustannuksista IT-kustannukset ovat toiseksi suurin erä heti henkilöstökustannusten

jälkeen. Merkittäviä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajia ovat mm. Aditro,

Logica, Oracle ja SAP sekä rajatuilla talous- ja henkilöstöhallinnon osa-alueilla muun muassa

Basware ja OpusCapita. ICT-palvelut KPK THH ostaa KPK ICT:ltä.

Palvelutuotannon kumppaneita etsitään mm. skannauspalveluihin, verkkolaskupalvelujen ja

perintään.

Alalla olevat kilpailijat

KPK THH:n kaksi kilpailijaryhmää ovat yksityiset palveluntuottajat ja seudulliset ja paikalliset

palvelukeskusyhtiöt. Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt ovat kilpailijoita vain, mikäli

Toimittajat ja ml. henkilöstö

• Suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan perustuva vahva neuvotteluasema tietojärjestelmä-toimittajien ja palvelutuotannon kumppanien suhteen.

• Toimipisteiden sijoittelusta johtuva henkilöstön hyvä saatavuus ja vahva kiinnostavuus työnantajana.

Asiakkaat

• Talous- ja henkilöstöpalvelut eivät ole ydintoimintaa ja hoidetaan pääsääntöisesti kunnan sisällä.

• Asiakkaat ovat vahvasti mukana palveluiden kehittämisessä palvelukeskusmallissa.

• Kuntien yhteistyö tukipalvelujen kehittämisessä on edelleen vähäistä.

Alalla olevat kilpailijat

Yksityiset palveluntuottajat: Yksityiseen sektoriin verrattuna KPK THH:lla on kuntasektorin osaamisen ja inhouse-toimintaperiaatteen tuoma vahva asema.

Mahdolliset kumppanit

Seudulliset ja paikalliset palvelu-keskusyhtiöt: KPK THH:lla uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta parempi mahdollisuus mittakaava-etujen hyödyntämiseen.

Potentiaaliset markkinoille tulijat

• Kuntien haluttomuus ulkoistaa talous- ja henkilöstötoimintojaan on hidaste uusien yksityisten palveluntuottajien alalle tulolle. Mahdollista kilpailutusten kautta.

• Uusien seudullisten inhouse-palvelukeskusten markkinoilletulo on vaihtoehto KPK THH:n asiakkuudelle.

Korvaavat palvelut

• Merkittävin korvaava palvelu on kuntien totuttu tapa hoitaa talous- ja henkilöstö-hallintonsa itse.

• Yksityisten palveluntuottajien palvelut eivät ole kattavia eivätkä mahdollista palveluiden laajamittaista hankintaa yhdeltä palveluntuottajalta.


24


ne eivät liity osaksi KPK THH:n toimintaa. Suhteessa muihin toimijoihin KPK THH:lla on

uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta sillä on edellytykset laajentua merkittäväksi

toimijaksi ja näin hyödyntää mittakaavaetuja. KPK THH:lla on myös alalla olevia kilpailijoita

paremmat mahdollisuudet panostaa kokonaisprosessien ja järjestelmien kehittämiseen

kustannustehokkuuden ja laadun parantamiseksi.

Yksityiset palvelutuottajat

Kuntasektorilla talous- ja henkilöstöpalvelujen ulkoistaminen markkinaehtoiselle toimijalle on

yrityksiä harvinaisempaa. Vain harva kunta on ulkoistanut peruskunnan talous- tai henkilöstö-

palvelut markkinaehtoisesti toimivalle yhtiölle. Kunnan konserniyhteisöjen, kuten asunto-

osakeyhtiöiden, osalta ulkoistus tilitoimistolle on tyypillisempää.

Suhteessa yksityisiin palveluntuottajiin KPK THH:n asemaa parantavat kuntasektorin

osaamisen ja in house -toimintaperiaatteen tuoma vahva asema. Yksityisten palveluntuottajien

kilpailuetuna on vakiintunut toimintamalli, mutta palveluita ei välttämättä ole räätälöity täysin

kuntasektorin tarpeita ja ominaisuuksia vastaavaksi. Puhtaasti kuntasektorilla toimivana KPK

THH pystyy sopeuttamaan toimintaansa kuntien toimintaympäristön mukaiseksi. Kunta pystyy

paremmin vaikuttamaan palvelutuotannon järjestämiseen ja kehittämiseen toimimalla

omistajana yhtiössä sekä osallistumalla aktiivisesti ohjausryhmiin.

KPK THH:n tarkoituksena ei ole toimia markkinahäirikkönä eikä rakentaa talous- ja

henkilöstöhallintopalveluiden monopolia. KPK THH madaltaa kuntien kynnystä kilpailuttaa

talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut. Kun kunta ulkoistaa palvelutuotannon KPK THH:lle, on

kunnalla jatkossa helpompaa kilpailuttaa palvelut KPK THH:n ja yksityisesti omistettujen

kumppanien kesken koska sillä ei enää ole tuotantoon liittyviä omia resursseja.

Kilpailutusmahdollisuuden olemassa olo on tärkeää myös siksi, että voidaan varmistua siitä, että

KPK THH:lla on kannustimet toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.

Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt

Erityisesti keskisuuret kaupungit ovat perustaneet seudullisia palvelukeskusyhtiöitä.

Tyypillisesti keskisuuri kaupunki on palvelukeskusyhtiön enemmistöomistaja, ja muina

omistajina ja asiakkaina ovat lähiseudun kuntia ja kuntayhtymiä. Talous- ja

henkilöstöhallinnonpalvelujen lisäksi palvelukeskusyhtiö usein tuottaa myös IT- ja

hankintapalveluita. Toinen mahdollinen liiketoimintamalli seudulliselle palvelukeskukselle on

yksittäisen kunnan yksikkö tai liikelaitos, joka myy talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja

lähiseudun kunnille. Kolmas liiketoimintamalli on, että seudullinen kuntayhtymä tuottaa

jäsenkunnilleen kuntayhtymän muiden palvelujen ohessa myös talous- ja henkilöstöhallinnon

palvelut. Tällöin kyse on tyypillisesti laajasta seudullisesta yhteistyöstä.

Asiakkaat

Suuri osa kunnista ei ole nykytilassa yhdistänyt neuvotteluvoimaansa talous- ja

henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamiseksi. KPK THH:n kannalta kaikkein potentiaalisimpia

asiakkaita ovat ne kunnat, jotka tuottavat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse ja joiden

talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien elinkaari on lopuillaan. KPK THH:n kannalta


25


vähiten potentiaaleja asiakkaita ovat ne, jotka ovat jo perustaneet oman palvelukeskuksen tai

liittyneet seudulliseen palvelukeskukseen sekä investoineet juuri merkittävästi talous- ja

henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ja prosessien kehittämiseen. Tavoitteena on, että KPK

THH:n asiakkaat ovat vahvasti mukana talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden

kehittämisessä.

Potentiaaliset tulokkaat

Kuntien varovaisuus ulkoistaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluitaan on rajoittanut

potentiaalisten markkinoille tulijoiden määrää. Kuntien taloudellisen toimintaympäristön

kiristyessä on kuitenkin oletettavaa, että myös talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistuksia tullaan

tarkastelemaan nykyistä enemmän. Tällöin potentiaalisia tulokkaita markkinoille ovat yksityiset

palveluntuottajat, jotka eivät vielä toimi kuntasektorilla.

Korvaavat palvelut

Kunnille vahvin korvaava vaihtoehto palvelukeskuksen asiakkaaksi liittymiselle on oman,

kunnan sisäisenä toimivan palvelukeskuksen perustaminen tai kehittäminen. Kuntien

kokemukset omista kunnan sisäisistä palvelukeskuksista ovat olleet melko hyviä.

Oman sisäisen palvelutuotannon järjestäminen on perusteltu fyysisen läheisyyden säilymisellä,

mutta oman palvelutuotannon kautta ei kuitenkaan ole mahdollista panostaa järjestelmien ja

prosessien kehittämiseen samassa määrin kuin KPK THH:n kautta. Pienten tai keskisuurten

kuntien volyymit eivät myöskään mahdollista mittakaavaetujen tuomaa kustannustehokkuutta.

Suuret ja osittain myös keskisuuret kunnat ja kuntayhtymät ovat perustaneet suurempia talous-

ja/tai henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia palvelemaan omaa kunta- tai kuntayhtymä-

konsernia. Kaikki kahdeksan suurinta kaupunkia ovat perustaneet talous- ja/tai

henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen joko kunnallisena liikelaitoksena tai kaupungin sisäisenä

yksikkönä. Näissäkin palvelukeskuksissa on edelleen mahdollista saavuttaa mittakaavaetuja.

Lisäksi näilläkin yksittäisillä palvelukeskuksilla on haasteita kehittää raportointia parantavien

tietojärjestelmäratkaisuja.


26


KPK THH:n asema markkinaympäristössä

Valtakunnallisena palveluntuottajana toimiessaan KPK THH:n vahvuutena on sen merkittävä

asema ja neuvotteluvoima esim. IT- ja muiden toimittajien suuntaan. KPK THH:n

liiketoimintamalli mahdollistaa sen, että palveluyhtiötä voidaan kasvattaa myös olemassa

olevien kunnallisten palvelukeskusten kautta, jolloin pystytään varmistamaan vahva

kuntasektorin osaaminen ja hyödyntämään mittakaavaetuja myös heti toiminnan alkuvaiheessa.

Asiakkaille pystytään tarjoamaan palveluita, jotka on kehitetty kunnan tarpeiden pohjalta ja

tuottamaan lisäarvoa myös kokonaisprosessin näkökulmasta.

Kuva 4-4 Asiakas- ja toimittajasuhteet markkinaympäristössä

Esimerkkejä vastaavista hankkeista valtionhallinnossa ja kansainvälisesti

Valtion KIEKU-hanke, jossa valtionhallinnon neljä talous- ja henkilöstöhallinnon

palvelukeskusta koottiin 1.1.2010 hallinnollisesti yhdeksi, useissa alueellisissa toimipisteissä

toimivaksi virastoksi. Kieku-hankkeeseen liittyvän tietojärjestelmäuudistuksen yhteydessä

yhtenäistetään toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita.

Yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja hoitamaan on perustettu palvelukeskus

(Certia), joka aloitti toimintansa syksyllä 2008. Keskus toimii markkinaehtoisesti.

Kirkkohallituksen, seurakuntien ja seurakuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinnon

palvelukeskuksen perustaminen on suunnitteilla.

Tanskan valtion palvelukeskus (KMD). KMD tuottaa IT-palveluita Tanskan kuntasektorille,

valtionhallinnolle ja yksityisille toimijoille. Kuntasektorin osuus KMD:n liikevaihdosta on noin

2/3. KMD tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäpalvelut SAP-ratkaisuun

pohjautuvalla KMD Opus –järjestelmällä.

Asiakkaat Toimittajat

Perustettava yhtiö:

KPK ICT Oy

Perintätoimisto

Verkkolaskuoperaattori

Skannauspalvelun

tuottaja

Muut asiantuntijat

KPK THH

Yksityiset palvelutuottajat

Seudulliset ja paikalliset

palvelukeskusyhtiöt

Kuntien sisäiset

palvelukeskukset

Palvelutuottajat

Kumppanit/Kilpailijat

KUNNAT,

KUNTAYHTYMÄT JA

MUUT

KUNTAKONSERNIEN

YKSIKÖT

Laadukas ja oikea-aikainen

informaatio toimialojen

palveluiden johtamiseen

Taloushallinnon

perus- ja lisäpalvelut

Henkilöstöhallinnon

perus- ja lisäpalvelut

Palvelutuotanto

Palveluiden ja järjestelmien

kehittäminen

Asiakkuuksien hallinta


27


4.3 Asiakasympäristö

KPK THH:n potentiaalinen asiakaspohja on kaikki Suomen kunnat ja kuntayhtymät sekä niiden

konserneihin yhdisteltävät konserniyhteisöt. Merkittävimpiä asiakkaita palveluyhtiölle ovat

kunnat ja kuntayhtymistä sairaanhoitopiirit. Palveluyhtiön potentiaaliset asiakkaat voidaan

segmentoida niiden koon, toiminnallisten ja teknisten valmiuksien sekä maantieteellisen

sijainnin mukaan. Koon kannalta potentiaalisimpia asiakkaita ovat keskikokoiset kunnat. Tämä

johtuu siitä, että monet isot kaupungit ovat jo tehneet mittavan projektin oman talous- ja/tai

henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen perustamiseksi ja eivät halua jättää näitä investointeja

hyödyntämättä tai tehdä muutoksia toimintatapoihinsa. Toisaalta pelkästään pienistä kunnista

KPK THH:n on hankala koostaa asiakaspohjaa, joka ylittää sellaisen kriittisen massan, jolla

yhtiön toimintaa voidaan täysipainoisesti kehittää. Toiminnallisten ja teknisten valmiuksien

osalta ne kunnat, joissa on vanhenevat tai muuten heikosti toimivat tietojärjestelmät, ovat

potentiaalisimpia KPK THH:n asiakkaita. Nämä kunnat hyötyvät myös eniten yhtenäisiin

tietojärjestelmiin ja prosesseihin siirtymisestä. Maantieteellisellä segmentoinnilla on ennen

kaikkea merkitystä palveluyhtiön alueellisia sijaintipaikkoja määriteltäessä.

Kuntien sisäisiä asiakkaita ovat johto, hallintokunnat ja liikelaitokset. Ulkoisia asiakkaita, jotka

asioivat myös palveluyhtiön kanssa, ovat esimerkiksi valtio (verottaja, KELA ym.), KEVA,

vakuutusyhtiöt, asiakkaat ja toimittajat (ml. kaupunkilaiset) sekä muut kunnat. Suurimpia

palveluiden käyttäjiä kuntayhtymissä ovat klinikat.


28


5 Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen

5.1 Liiketoiminnan ansaintalogiikka

KPK THH:n ansaintamalli perustuu siihen, että palveluyhtiö toimii kustannustehokkaammin

kuin mihin kukin kunta pystyisi tuottaessaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelunsa itse.

Palveluyhtiötoiminnassa pystytään hyödyntämään mittakaavaetuja volyymien kasvaessa,

henkilöstön sijaisuusjärjestelyt ja osaamistaso on helpompi ylläpitää ja järjestelmäratkaisut ja

niiden kehittäminen pystytään toteuttamaan keskitetysti. Kunnalle on näin kustannusten

alenemisen ja laadun paranemisen vuoksi selkeää etua tuottaa palvelunsa palveluyhtiön kautta.

KPK THH tuottaa tuotteistettuja, yhteisten toimintatapojen mukaisia palveluita ensisijaisesti

omistajakunnille ja niitä lähellä oleville toimijoille. Tuotteistuksen kautta KPK THH pystyy

myös tuottamaan ajantasaista ja vertailukelpoista raportointia johdon päätöksenteon tueksi.

Tavoitteena ei ole tuottaa voittoa osinkona jaettavaksi, vaan palveluita kustannustehokkaasti,

laadukkaasti ja asiakaslähtöisesti. Palvelut ovat standardoituja, selkeästi tuotteistettuja ja ne on

määritelty palvelusopimuksissa. Jotta hinnoittelu pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla

vallitsevaan hintatasoon nähden, sitä kehitetään jatkuvasti toimintaa tehostamalla. KPK THH:n

tavoitteena onkin olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Asiakkaille kustannukset laskutetaan

tuotettujen suoritemäärien tai käytetyn työajan suhteessa.

KPK THH:n toiminnasta saatavilla tuloilla katetaan kaikki toiminnan edellyttämät menot.

Yhtiön tarkoituksena ei ole tehdä voittoa, mutta ei myöskään tappiota. Yhtiö sisällyttää

hintoihinsa katteen, jolla katetaan toiminnan ja järjestelmien kehittämiskustannukset. Mikäli

toiminnalle kertyy voittoa enemmän kuin tarvitaan jatkuvan kehittämisen turvaamiseksi, se

voidaan käyttää esimerkiksi hintojen alentamisen muodossa, tai mahdollisia aikaisempia tai

tulevia tappiota vastaan. Mikäli toiminta on tappiollista, tulee yhtiön reagoida tähän esimerkiksi

kustannuksia vähentämällä, hintoja nostamalla, uusia asiakkuuksia hankkimalla tai muulla

vastaavalla tavoin.

Toiminnan alkuvaiheessa jotkin kuntatoimijat saattavat tulla ainoastaan KPK THH:n

omistajiksi, mutta nämäkin toimijat siirtyvät sovitun aikataulun mukaisesti myös palvelujen

käyttäjiksi. Pelkkänä palvelujen ostajina kuntatoimijat eivät voi olla.

5.2 Liiketoimintarakenne

KPK THH:n liiketoimintaa parhaiten tukeva rakenne on keskitetysti ohjattu useamman

alueellisen keskuksen muodostama palveluyhtiö, jossa yhtiötaso ohjaa ja kehittää alueellisia

keskuksiaan yhtenäiseen suuntaan ja vastaa siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien

sekä järjestelmien kehittäminen etenee yhtiön tavoitteiden mukaisesti. Keskitetty ohjaus tukee

myös yhtiön tavoitetta toimia valtakunnallisena palveluyhtiönä mahdollistaen laajan

asiakaskunnan palvelemisen, kun yhtiö pystyy itse vaikuttamaan toimipaikkojen lukumäärään,

sijaintiin, tuoterakenteeseen ja yhteisten kehityshankkeiden toteuttamiseen.

Liiketoimintarakennetta määriteltäessä merkittävimpänä tekijänä on ollut se, minkälainen

ohjausote tukee parhaiten KPK THH:n strategiaa. Koska KPK THH:n tavoitteena on toiminnan

yhdenmukaistaminen ja vahva kehittämisrooli, on ohjausotteen oltava vahvemmin keskitetty.

Vahvan ohjausotteen kautta toiminnan kasvattaminen ja käytäntöjen yhtenäistäminen on

helpompaa ja kustannushyötyjen ja muiden tavoitteiden toteutuminen siten varmempaa.


29


Omistussuhteen näkökulmasta katsottuna KPK THH omistaa operatiivisen palvelutoiminnan.

Vastaavasti KPK THH:n omistavat sen asiakkaina toimivat kuntatoimijat. Yhtiö tuottaa siis

palveluita niille kunnille, kuntayhtymille ja muille kuntakonserniin kuuluville yhtiöille, joiden

osalta kunta on yhtiön osakkaana.

5.3 Organisaatiomalli

Organisaatiorakenne alueellisella ja toimipistetasolla

KPK THH:n organisaatiorakenteeksi sopii parhaiten alueellisten keskusten muodostama,

hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus. Yhtiön organisaatiorakenteen valinnassa on huomioitu,

että organisaation laajuus voi muodostua hyvin suureksi kattaen potentiaalisesti huomattavan

osan kaikista Suomen kunnista, sairaanhoitopiireistä ja muista kuntayhtymistä sekä näiden tytär-

ja osakkuusyhteisöistä ja vastaavista kuntakonserniin kuuluvista organisaatioista. Lisäksi on

huomioitu, että usealla kunnalla tai kuntayhtymällä on jo olemassa talous- ja/tai

henkilöstöhallinnon palvelukeskus, joka kokonsa puolesta voisi olla liitettävissä palveluyhtiöön

omaksi alueekseen/toimipisteekseen.

Palveluyhtiöorganisaatio toteutetaan useamman alueellisen keskuksen mallilla, jossa kullakin

keskuksella voi olla useita fyysisesti erillään sijaitsevia toimipisteitä, mutta niillä on yhtenäinen

hallinto ja johto. Alueellisten toimipisteiden johtajat vastaavat omista alueellisista

palvelukeskuksistaan ja raportoivat KPK THH:n toimitusjohtajalle.

Alkuvaiheessa on tarkoitus lähteä liikkeelle vähintään kolmen alueellisen keskuksen rakenteella.

Alueellisten keskusten ja niiden toimipisteiden sijaintipaikat määräytyvät mukaan tulevien

asiakkaiden mukaan. Toimipisteillä tulee olla riittävä kyky muokata toimintansa KPK THH:n

toimintamallin mukaiseksi sekä mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa huomattavasti

nykyistä laajemmaksi ja toimia monikuntamallisena.

Alueellisten keskusten ja toimipisteiden lukumäärää kasvatetaan portaittain suhteuttamalla se

asiakkuudesta kiinnostuneiden asiakaskuntien määrään, kokoon ja transaktiovolyymeihin.

Tavoitetilassa pienempiä toimipisteitä yhdistellään riittävän suuriksi (n. 150 htv), jotta

volyymien kautta saavutetaan kustannustehokkuus. Toisaalta yksittäisen toimipisteen

organisaatio ei saa kasvaa liian suureksi, jotta sisäisten hallintotehtävien kasvava osuus ei

aiheuta tehottomuutta. Tavoitetilassa vuonna 2015 alueellisia keskuksia oletetaan olevan viisi.

Alueita ja toimipisteitä yhtenäistetään toimimaan yhtiön strategian, tavoitteiden ja yhtenäisten

toimintatapojen mukaisesti. Suunnitellut sähköistämis-, automatisointi- ja muut

kehittämistoimenpiteet aloitetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sitä kautta

toiminnan lopullisia hyötyjä on helpompi tuoda esille potentiaalisille, tuleville asiakkaille.

Alueellisten palvelukeskusten toiminnan kehittämisestä vastaavat talous- ja henkilöstöhallinnon

kehityspäälliköt yhdessä palvelupäälliköiden kanssa.

Vaikka alueen sisällä palvelutoiminnot ovat rakentuneet prosesseittain, niin asiakasnäkökulma

otetaan huomioon palvelukokonaisuuksien kokoonpanoissa siten, että kussakin

palvelukokonaisuudessa on mukana myös erityisasiantuntijoita. Esimerkiksi

kirjanpitopalveluissa osa henkilöistä keskittyy osakeyhtiömuotoisten asiakkaiden kirjanpitoon

tai myyntilaskupalvelukokonaisuuden osa henkilöistä pystyy hoitamaan palvelun ruotsin

kielellä. Lisäksi myös asiakasvastaavat työskentelevät palvelukokonaisuuksissa.


30


Kuva 5-1 Tavoitetilan organisaatiorakenne: usean alueellisen keskuksen muodostama

palveluyhtiö

Kuva 5-2 KPK THH:n yhtiömalli pohjautuu laajaan palveluverkostoon

Toteutusvaiheen etenemistä on kuvattu tarkemmin luvussa 10.2. Riskit ja toteutussuunnitelma.

Portaittain etenevä laajenemissuunnitelma ja -aikataulu tarkentuvat myöhemmässä vaiheessa

tuotantoon siirtymisvalmistelujen edetessä.

AlueN

Asi

akasv

ast

aavat

Kirjanpito

Ostolaskutiimi

Myyntilaskutiimi

Palkanlaskutiimi

Prosessikohtaisetohjausryhmät

(asiakkaan edustajat)Asiakkaat

AsiakkaatAsiakkaat

AsiakkaatAsiakkaat

Asiakkaat

AsiakkaatAsiakkaat

Asiakkaat

KPK THH

Yhtiöpalvelut

Alue B

Asi

akasv

ast

aavat

Kirjanpito

Ostolaskutiimi

Myyntilaskutiimi

Palkanlaskutiimi

AlueA

Asi

aksv

ast

aavat

Kirjanpito

Ostolaskut

Myyntilaskut

Palkanlaskenta

KPK THHtuottamat yhtiötason toiminnot

Prosessien kehittäminen, käytäntöjen yhtenäistäminen,

”neuvotteluvoima” järjestelmä- ym. toimittajien suuntaan,

järjestelmien kehittäminen, viestinnän tuki, koulutus,

controller-toiminnot ja muut sisäiset palvelut

KPK THH:n Alue D

KPK THH:n Alue A

KPK THH:n Alue B

KPK THH:n Alue C

KPK THH:n Alue X

KPK THH vastaa alueellisten toimipisteiden kehittämisestä ja muista yhteisistä toiminnoista

KPK THH myös omistaa

operatiivisen palvelutoiminnan

Asiakaskunta omistaa KPK THH:n (in-house periaate)

KPK THH:n Alihankinta-

verkosto

KPK THH:n operatiivinen palvelutoiminta tapahtuu alueellisten keskusten toimipisteissä, joiden lukumäärä tarkentuu KPK THH:n asiakaskunnan mukaan.

Esim. Toimipisteet 1 - 3 Esim. toimipisteet 4 - 7 Toimipisteet xx - xx


31


Organisaatiorakenne maantieteellisellä tasolla

Palvelukeskuksen alueellisten toimipisteiden sijainnista päätettäessä on tärkeää arvioida usean

eri tekijän vaikutusta. Tällaisia lokaatioanalyysissä huomioitavia tekijöitä ovat erityisesti

nykyisten palvelujen tarjonta (onko alueella jo olemassa olevia palvelukeskuksia, jotka

haluavat liittyä mukaan, ja onko siellä muuta kilpailua)

osaavan työvoiman saatavuus (alan oppilaitosten läheisyys, ruotsin kielen huomiointi)

alueella vallitseva palkkataso ja muut kustannustekijät

miten helppoa asiakkaaksi tulevan kunnan nykyisten työntekijöiden on siirtyä sinne

(etäisyys, alueen houkuttelevuus)

omistajakuntien intressit (esimerkiksi kunta ei halua menettää työpaikkoja muualle) sekä

poliittiset tai muut tekijät (esimerkiksi alueellistamistavoitteet).

Maantieteelliseen sijaintiin ja toimipisteiden lukumäärään vaikuttaa myös se, halutaanko

palveluyhtiön toiminta ensisijaisesti organisoida alueellisen etäisyyden pohjalta,

prosessilähtöisesti vai jonkun muun tekijän, kuten sen tarjoamien tietojärjestelmäratkaisujen tai

muun asiakassegmentoinnin pohjalta.

Alustavan suunnitelman mukaan KPK THH:n organisointi pohjautuu alueelliseen etäisyyteen,

mutta muutkin ylläkuvatuista organisointitavoista ovat mahdollisia KPK THH:n kohdalla. Siksi

kuhunkin vaihtoehtoon liittyvät edut ja haitat on esitetty taulukossa 5-1.


32


PALVELU-

TUOTANNON

ORGANISOINTI

A) Prosesseittain B) Asiakkaan

alueellisen sijainnin

pohjalta

C)

Tietojärjestelmäratkaisun

pohjalta

D)

Asiakassegmentin

muun erityispiirteen

pohjalta

Kuvaus Palveluntuotanto on

järjestetty siten, että

kustakin prosessista vastaa

kyseiseen prosessiin

keskittynyt alue.

Esimerkiksi ostolaskujen

käsittely kaikille asiakkaille

hoidetaan yhden alueen tai

toimipisteen toimesta.

Alueellisen sijainnin

pohjalta organisoidun

palvelukeskuksen

yksittäinen alue tuottaa

kaikkia palvelu-

prosesseja tietylle

maantieteellisesti

valitulle ryhmälle

asiakkaita.

Alueiden järjestelmä-

ratkaisut voivat poiketa

toisistaan silloin, jos

palvelukeskus on

muodostettu jo olemassa

olevista palveluntuottajista,

joiden järjestelmäratkaisut

eivät ole vielä elinkaarensa

päässä.

Palvelukeskus

voidaan organisoida

asiakassegmentin

pohjalta, mikäli näillä

on hyvin vahvoja ja

toisistaan poikkeavia

erityispiirteitä.

Hyödyt Palvelutuotannon

järjestäminen prosesseittain

on kustannustehokkain

vaihtoehto. Muita hyötyjä

syntyy siitä, että

henkilöstön osaamista on

helppo ylläpitää ja syventää,

sijaisuusjärjestelyt ovat

helposti toteutettavissa ja

toimintatapojen

yhtenäistäminen, tuotteistus

ja yhdenmukaisuuden

säilyttäminen on helpompi

toteuttaa.

Yhteydenpito

asiakkaaseen on

kiinteämpi ja asiakkaan

erityispiirteiden

tuntemus parempi.

Alueellisen

palvelukeskuksen

henkilökunta on

helpompi muodostaa

asiakkaiden olemassa

olevista resursseista,

kun sijainti ei ole

kohtuuttoman matkan

päässä.

Hyötyjä ovat lähinnä lyhyen

tai keskipitkän tähtäimen

kustannustekijät.

Tietojärjestelmäratkaisut

ovat lähellä asiakkaan omia

ratkaisuja tai eivät edellytä

uusien liittymien

rakentamista.

Osaaminen pohjautuu

tietyn

asiakassegmentin

erityispiirteiden

syvälliseen

tuntemiseen.

Haasteet Prosessituotannon vahva

keskittäminen edellyttää,

että toimintatavat ovat

yhtenäisiä, eikä

asiakaskohtaisia eroja

esiinny. Haasteena voi olla

kapeiden

erikoistumisalueiden tai

rutiinien yksitoikkoisuus

työntekijälle sekä

mahdollinen etääntyminen

asiakkaan tilanteesta. Jos

useasta alueesta koostuva

palvelukeskus on

organisoitu prosesseittain,

tulisi asiakkaalla olla

kontakti useaan eri

Toimintatapojen

yhtenäistäminen on

hankalampaa kun samaa

palvelua tuotetaan

useammalla alueella.

Tätä kautta myös

tehokkuus jää helposti

alhaisemmaksi kuin

prosessilähtöisessä

mallissa.

Useiden rinnakkaisten

tietojärjestelmäratkaisujen

käyttö aiheuttaa enemmän

käyttö-, ylläpito- ja

kehittämiskustannuksia.

Lisäksi toimintatapojen ja

osaamisen

yhdenmukaistaminen

vaikeutuu jos samaa työtä

tehdään eri

järjestelmäratkaisuilla.

Tämä ei ole

suositeltava malli

ensisijaiseksi

organisoinniksi, sillä

talous- ja henkilöstö-

hallinnon prosessien

toteuttamistapa on

lähes samanlainen

riippumatta siitä,

minkälaisen

asiakkaan

transaktioista on

kyse.


33


alueeseen, mikä voi olla

hankalaa sekä asiakkaan

käytännön asioinnin

kannalta, että

asiointikanavien

näkökulmasta

Soveltuvuus Prosessilähtöisesti

organisoitu

palveluntuotanto on hyvin

yleinen ja suositeltava tapa

silloin, kun palvelukeskus

toimii yhdellä alueella,

mutta mikäli palvelu-

keskustoiminta on

hajaantunut useampaan,

fyysisesti eri paikassa

sijaitsevaan alueeseen, ei

prosessikohtainen

organisoituminen ole yhtä

yleistä.

Alueellinen organisointi

on yleinen tapa lähteä

liikkeelle

palvelukeskusta

perustettaessa. Toimi-

pisteitä yhdistetään

usein toiminnan

kehittyessä.

Mallia suositellaan usein

lähinnä siirtymävaiheen

vaihtoehdoksi. Vain mikäli

palvelukeskuksen koko

kasvaisi huomattavan

suureksi, niin usean

tietojärjestelmäratkaisun

malli voisi olla

varteenotettava myös

pysyvämpänä vaihtoehtona,

jotta vältetään liiallinen

riippuvuus yksittäiseen

järjestelmätoimittajaan.

Segmentointiin

perustuva malli

soveltuu paremmin

esimerkiksi

prosessikohtaisen

palvelukokonaisuude

n sisällä toimivaksi

alajaoksi.

Taulukko 5-1 Palvelutuotannon organisointitapojen vertailu


34


5.4 Organisaation roolit

Roolit KPK THH:ssä

KPK THH:n roolien suunnittelussa huomioidaan palveluyhtiön tuotannollinen

organisaatiorakenne ja tavoitetilalle määritelty toimintamalli. Roolit, näiden tehtävät, vastuut ja

avainosaaminen palveluyhtiön eri organisaatiotasoilla ovat:

KPK THH Hallitus koostuu 3-7 henkilöstä ja se vastaa yhtiön strategisesta kehittämisestä

sekä valitsee toimitusjohtajan. Hallituksen tulisi koostua henkilöistä, jotka ovat

erikoistuneet THH alaan, palveluliiketoimintaan, yritysjuridiikkaan ja julkiseen

palvelusektoriin. Hallituksella tulisi myös olla kontaktipintaa korkeakouluihin,

ammattijärjestöihin ja liittoihin. Esitys yhtiön ensimmäisestä hallituksesta tehdään

valmistelijoiden toimesta. Hallituksen kokouksiin voivat osallistua hallituksen kutsumat

pysyvät asiantuntijat.

KPK THH Toimitusjohtajalla on yleistoimivalta yhtiön kehittämiseen sekä kokonaisvastuu

yhtiön toiminnasta ja tuloksesta. Toimitusjohtajan tukena on mm. palveluyhtiön johtajista

koostuva yhtiön johtoryhmä. Toimitusjohtaja raportoi yhtiön hallitukselle ja hänellä tulee

olla pitkä ja laaja johtamiskokemus mielellään THH palveluyrityksessä tai –keskuksessa.

Alueellisen palvelukeskuksen johtaja vastaa koko palvelukeskuksen toiminnasta, sekä

toiminnallisesti että taloudellisesti. Hänellä on kokonaisvastuu palvelukeskuksen toiminnan

kehittämisestä ja tuloksellisuudesta. Palvelukeskuksen johtajan tukena toimii

palvelukeskuksen johtoryhmä. Johtaja on KPK THH:n johtoryhmän jäsen. Hänellä tulee

olla pitkä ja laaja johtamiskokemus THH palveluyrityksessä tai –keskuksessa.

Prosessikohtaisessa ohjausryhmässä (kokonaisprosessit) on mukana KPK THH:n,

kuntasektorin ja KPK ICT:n edustus. Ohjausryhmä osallistuu palveluyhtiön toiminnan ja

prosessiketjujen valtakunnalliseen kehittämiseen sekä palveluyhtiön sisällä että asiakkaiden

organisaatioissa. Ohjausryhmän jäsenillä tulee olla pitkä ja laaja kokemus

toimintaprosessien kehittämisestä sekä palveluiden tuotteistamisesta ja johtamisesta

Sisäinen kehitysryhmä koostuu kehityspäälliköistä ja ICT-edustuksesta. Kehitysryhmä

vastaa toiminnan ja järjestelmien kehittämisestä valtakunnallisesti ja alueellisesti. Kullakin

aluekeskuksella on vastuullaan oma prosessikokonaisuus, jonka kehittämistyötä se vetää.

Alueen edustaja vastaa myös kaikkien prosessien kehitystyön jalkauttamisesta omalla

alueellaan

Asiakasryhmä on palvelukeskuksen tasolla toimiva työryhmä, jossa on mukana asiakkaan

edustusta, palvelupäälliköt, kehityspäälliköt ja asiakasvastaavat. Asiakasryhmän tavoitteena

toimia linkkinä asiakkaan suuntaan aluetasolla ja kehittää toimintaa asiakaspalautteen

pohjalta. Se kokoontuu 4 kuukauden välein.

Palvelupäällikkö vastaa aluetasolla prosessikokonaisuuksista, etenkin operatiivisen

toiminnan tehokkuudesta ja käytäntöjen yhtenäisyydestä, sekä huolehtii henkilöstön

resursoinnista ja tiimien johtamisesta.

Asiakasvastaava toimii asiakkaan kontaktipintana asioissa, jotka eivät liity yksittäiseen

prosessiin. Näitä ovat esimerkiksi palvelusopimusasiat, mahdolliset ongelmatilanteet tai

asiakaspalautteeseen ja muuhun yleiseen asiakkuuden hoitoon liittyvät kysymykset.


35


Controller on sisäisen laskennan asiantuntija, joka tarjoaa asiantuntijapalveluita asiakkaalle

ja toimii sisäisenä tukena tarjoten controller–palveluita palvelukeskuksen tarpeisiin

Kehityspäällikön vastuulla on toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen oman

vastuualueen prosessien osalta. Kehityspäällikkö toimii sisäisessä kehitysryhmässä.

Tiimiesimies vastaa oman prosessinsa (yhden tai muutaman prosessin) tavoitteiden

mukaisesta palveluntuotannosta ja toimii käytännön työnjohtajana / lähiesimiehenä tiiminsä

jäsenille.

Prosessiasiantuntijat ovat palvelukokonaisuuksien jäseniä omilla nimikkeillään, kuten

ostolaskun käsittelijä, kirjanpitäjä, palkanlaskija, jne. ja vastaavat työn päivittäisestä

toteuttamisesta. Osa prosessiasiantuntijoista toimii myös järjestelmien pääkäyttäjinä.

Palvelukokonaisuuden jäsenten joukossa voi olla myös erikoistumista esim.

prosessitoiminnon, asiakkaan, toimialan, ruotsinkielisyyden tai muun tekijän pohjalta.

Palvelukeskuksessa työskentelevällä henkilöllä voi olla monen eri roolin tehtäviä. Esimerkiksi

tiimiesimies saattaa toimia myös asiakasvastaavan ja kehityspäällikön rooleissa.

Toiminnan perustamisvaiheessa avainhenkilöitä ovat palvelukeskuksen johtaja, asiakasvastaava

ja palvelupäälliköt, joiden tulee olla mukana hankkeessa jo ennen varsinaisen

palveluyhtiötoiminnan aloittamista, sillä toiminnan kehittäminen, yhteydenpito asiakkaisiin,

palvelukokonaisuuksien henkilöstön rekrytoinnit ja toimitilavalmistelut tulee aloittaa hyvissä

ajoin.

KPK THH:n tarvitsema henkilöstömitoitus määritellään yhtiölle asetettujen prosessien

tavoitetehokkuuksien mukaisesti. Kokonaishenkilöstön tarve on riippuvainen asiakkaaksi

tulevien kuntien lukumäärästä, kompleksisuudesta, koosta ja volyymimääristä. Asiakkaiden

mukaantulon on tarkoitus tapahtua portaittain vuosien 2011 – 2015 aikana, joten henkilöstötarve

kasvaa vastaavasti portaittain näiden muuttujien kautta. Kuvassa 5-3 on kuvattu KPK THH:n

tavoitetilan organisaatiokaavio.


36


Kuva 5-3 KPK THH organisaatiokaavio tavoitetilassa vuonna 2015

Roolit asiakkaan puolella

Asiakkaan puolella tyypillinen rooli palvelukeskuksen rajapinnassa on palvelukeskusvastaava.

Palvelukeskusvastaava voi pienissä kunnissa olla kaikille talous- ja henkilöstöhallinnon asioille

yksi yhteinen henkilö, joka voi olla esimerkiksi kunnan sihteeri, hallintopäällikkö tai vastaava.

Suuremmissa kunnissa palvelukeskusvastaavan rooli voi jakautua talous- ja henkilöstöhallinnon

kesken, esimerkiksi talousjohtajan, controllerin, taloussihteerin ja henkilöstösihteerin tehtäviin.

5.5 KPK THH:n johtamismalli

KPK THH:n johtamismallia toteutetaan sekä valtakunnallisella että yksittäisen

palvelukeskuksen tasolla. Kuvassa 5-4 on kuvattu johtamismallin mukaan pidettävät kokoukset

ja muodostettavat työryhmät molemmilla tasoilla.

KPK THHToimitusjohtaja nn

Prosessikohtaiset ohjausryhmät(asiakkaan edustajat)

PalvelutKirjanpitopalvelut

PalvelutOstolaskupalv.

Palvelut Myyntilaskupalv.

Palvelut Palkanlask.palv.

Palvelut Kirjanpitopalvelut

Palvelut Ostolaskupalv.







Alue A,n. 150 htv

Aluejohtaja nn

Alue B,n. 150 htv

Aluejohtaja nn

Alue C,n. 150 htv

Aluejohtaja nn









Alue E,n. 150 htv,

Aluejohtaja nn

Järjestelmäratkaisu I: ERP Järjestelmäratkaisu II: Järjestelmät palveluna

KPK THH:n alihankinta-

verkosto

KPK THHYhtiöpalvelut

Alue D,n. 150 htv,

Aluejohtaja nn

Asia

kasvasta

avat

Asia

kasvasta

avatt

Asia

kasvasta

avat

Asia

kasvasta

avat

Asia

kasvasta

avat

Asiakkaat

Palvelut Sovitut talous-

ja henkilöstö-hallinnon palvelut

Asia

kasvasta

avat


37


Kuva 5-4 KPK THH:n kokoukset ja työryhmät

Aluetasolla tapahtuvaa ohjaus- ja johtotoimintaa ovat viikkopalaverit, tiimipalaverit,

asiakasryhmän kokoontumiset, alueellisen palvelukeskuksen johtoryhmätyöskentely sekä

vuosittainen tavoitteiden asettaminen ja toimintasuunnitelman tekeminen. Valtakunnan tasolla

toimii KPK THH:n johtoryhmä, sisäiset kehitysryhmät sekä prosessikohtaiset ohjausryhmät.

Taulukosta 5-2 ilmenee kokous- ja työryhmäkohtaiset tarkemmat tiedot.

Ennusta Kontrolloi RaportoiSuunnittele

Viikko

Vuosi

Kvart

aali

Kuukausi

Alueellisen palvelu-

keskuksen johtoryhmä

Strategian ja tavoitteiden asettaminen

Tavoitteet

Tavoitteet

Tavoitteet

Tavoitteet ja toiminta-

suunnitelma

TiimipalaveriTiimipalaveriViikkopalaveri

Sisäiset kehitysryhmät

(live meeting)

KPK THH Oy johtoryhmä (live meeting)

Hallitus-työskentely

Prosessi-kohtaiset

ohjausryhmät

Prosessi-kohtaiset

ohjausryhmät

Prosessi-kohtaiset

ohjausryhmät

Asiakasryhmä

TiimipalaveriTiimipalaveriTiimipalaveri

Valtakunnan tason

toiminta

Aluetason toiminta

Symbolit:

Strategian ja tavoitteiden

asettaminenTavoitteet ja

toiminta-

suunnitelma Asiakas-ryhmä

TiimipalaveriTiimipalaveriTiimipalaveri

TiimipalaveriTiimipalaveri

ViikkopalaveriAlueellisen

palvelukeskuks

en johtoryhmä

Hallitus-työskentely

Prosessi-kohtaiset

ohjausryhmät

Sisäiset kehitysryhmät

(live meeting)

KPK THH johtoryhmä

(live meeting))


38


Taulukko 5-2 Yhteenveto KPK THH:n johtamismallin kokouksista ja työryhmistä

5.6 KPK THH:n asiakassuhteen hallinta

KPK THH:n asiakkaita ovat kuntasektorin toimijoiden johto, talous-/henkilöstöhallinnon

asiantuntijat ja yksittäiset kuntatyöntekijät. Asiakkaina voivat olla myös yksittäisen kansalaiset

esimerkiksi laskutusprosessin osalta.

KPK THH:n asiakassuhteen hoitomallin peruselementit on kuvattu kuvassa 5-5. Asiakkuuden

hallinnan kokonaisuus koostuu kolmesta osa-alueesta: 1. asiakassuhteen hallinta, 2. tuotekehitys

(ohjausryhmät) sekä 3. toimitusprosessi (”service desk”).

KOKOUS TAVOITE OSALLISTUJAT FREKVENSSI

Strategian ja

tavoitteiden

asettaminen

• Strategian ja tavoitteiden määrittely KPK THH

aluekeskukselle hallituksen asettamien

tavoitteiden mukaan

• KPK THH aluekeskuksen

johtoryhmä ja seuraava taso

• KPK THH hallitus asettaa

tavoitteet

Vuosi

Tavoitteet ja

toimintasuunnitelma

• Strategian ja tavoitteiden kommunikointi KPK

THH aluekeskuksen henkilöstölle

• Toimintasuunnitelman tekeminen

• KPK THH aluekeskuksen koko

henkilöstö

Vuosi

Prosessin ohjausryhmä • Prosessien ja toiminnan kehittäminen

yhteistyössä asiakkaan ja KPK ICT:n kanssa

• Toimii valtakunnallisella tasolla

• Ohjausryhmän jäsenet Kvartaali

Sisäinen kehitysryhmä • Toiminnan ja järjestelmien kehittäminen

alueellisesti ja valtakunnallisesti yhdessä KPK

ICT:n kanssa

• Kehitystyön jalkauttaminen aluekeskuksiin

• Kehitysryhmän jäsenet Kuukausi

KPK-THH:n johtoryhmä • KPK THH:n toiminnan johtaminen ja

ohjaaminen

• Tulosseuranta, raportointi

• KPK THH johtajat

• KPK THH toimitusjohtaja

Viikko / 2 viikkoa

KPK THH

aluekeskuksen

johtoryhmä

• Palvelukeskuksen toiminnan johtamiseen ja

ohjaamiseen liittyvä päätöksenteko

• Tulosseuranta, raportointi

• KPK THH johtaja

• Palvelupäälliköt

Viikko / 2 viikkoa

Tiimipalaveri • Informoiminen tuloksesta, henkilöstöasioista,

tuotantoon ja prosesseihin liittyvistä asioista

• Tiimiesimies

• Tiimin jäsenet

Kuukausi

Viikkopalaveri • Operatiivinen palaveri

• Tulosten seuranta, raportointi

• Resursointi

• Palvelupäällikkö

• Tiimiesimiehet

Viikko

Alueelliset

asiakasryhmät

• Käsittelee reklamaatiot

• Käsittelee laatupoikkeamat

• Edistää asiakaskohtaisten tavoitteiden

toteutumista

• Toimii alueellisella tasolla

• Asiakasryhmän jäsenet Kvartaali


39


Kuva 5-5 KPK THH:n asiakassuhteen hoitomallin peruselementit

Asiakassuhteen hallinnan peruselementtejä ovat:

1. Palvelusopimus. Palvelusopimus velvoittaa molempia osapuolia. Palvelusopimus

käydään läpi ja tarkennetaan säännöllisesti palveluiden sisällön, aikataulun, hinnoittelun

ja laskutuksen suhteen.

2. Asiakaspalvelun ja yhteistyön korostaminen. Asiakaspalvelua korostetaan kaikessa

toiminnassa. Asiakaspalautetta kerätään ja käsitellään säännöllisesti ja siitä toimitetaan

palautetta eteenpäin. Säännöllisten asiakastapaamisten avulla kartoitetaan kuntatoimijan

toiminnassa tapahtuneet muutokset, selvennetään palvelukeskuksessa tapahtuneet

muutokset, informoidaan kehityshankkeista ja suoritetaan tyytyväisyyden mittausta ja

seurantaa. On tärkeää, että palvelukeskuksen asiakasvastaavilla on kuntatoimijan

organisaation tuntemus. Vastaavasti kuntatoimijan palvelukeskusvastaavalla tulee olla

talous- ja henkilöstöhallinnon ja palvelukeskuksen tuntemusta. Kokonaisprosesseja

kehitetään yli organisaatiorakenteen pitäen yllä läpinäkyvyyttä. KPK THH:n ja sen

asiakkaiden palvelutuotannossa ja yhteistyössä on äärimmäisen tärkeää

molemminpuolinen luottamus. Mikäli toiminta pohjautuu hyvään luottamukseen,

kuntatoimijoiden organisaatioihin ei synny päällekkäisiä organisaatioita eikä

palvelutasovaatimuksissa ja palvelulupauksissa tarvitse tehdä varmisteluja.

3. Toiminnan mittarit. Mittarit toimivat palvelukeskuksen ja asiakkaiden toiminnan

kehittämisen apuvälineinä. Niillä mitataan volyymia, tehokkuutta, laatua, kustannuksia

ja potentiaalia. Mittaritietoa analysoimalla voidaan prosesseja kehittää yhteistyössä

asiakkaiden ja KPK THH:n välillä. Mittaamalla asiakkailta lähtevää dataa voidaan

myös heidän toimintojaan jatkuvasti kehittää. Julkaisemalla asiakasmittarit KPK THH

sitoutuu palvelemaan asiakkaitaan parhaalla mahdollisella tavalla tuottamalla esim.

benchmarking–tietoa kuntatoimijoille.

Uusien asiakkaiden hankintaprosessi

Toimitusprosessi

Asiakassuhteen-hoitoprosessi

Asiakaspalvelu-prosessi

Asiakkaat

Ohjaus-ryhmät

E

D

U

S

TA

J

A

T

Tuotetarjooman hallinta- ja kehitysprosessi


40


Kuva 5-5 KPK THH:n ja asiakkaiden yhteistyön peruselementit

KPK THH:n tuotekehitys - prosessikohtaiset ohjausryhmät

KPK THH:n strategian mukaisesti yhtiön palveluprosesseja kehitetään jatkuvasti niin, että ne

muodostavat selkeät asiakkaille tarjottavat palvelukokonaisuudet kustannustehokkaasti ja

asiakkaiden tarpeisiin vastaten.

Kehittämiskohteet jaetaan seuraavasti:

1. Taloushallinnon- ja suunnittelun kehittämistoimenpiteet

2. Henkilöstöhallinnon kehittämistoimenpiteet

KPK THH:n palvelusalkku ja sen sisältämä palveluiden tuotteistusprosessi linkittyy KPK:n

kehityshankkeiden ja projektien hallintamalliin.

Palvelusalkku:

• Palvelusalkku sisältää KPK THH:n palvelutuoteportfolion taloushallinnon perus- ja

lisäpalveluiden, strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalveluiden sekä

henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalveluiden osalta

• Palvelusalkun sisältämät palvelut on tuotteistettu ja tarjolla kuntien hyödynnettäviksi

sovitun aikataulun mukaisesti

Kehityssalkku:

• Kehityssalkku sisältää KPK THH:n omien kehityshankkeiden lisäksi näkyvyyden

muissa organisaatioissa käynnissä oleviin KPK THH:n kannalta relevantteihin

hankkeisiin

• Kehityshanke-ehdotukset valmistellaan asiaankuuluvan prosessin mukaisesti

kehityshanke-esityksiksi, joiden pohjalta niiden eteenpäin viemisestä tehdään päätökset

• Kehityshankkeet ryhmitellään strategisten ohjelmien alle

Projektisalkku:

Asiakas 1 Asiakas 2

KPK THH tehostunein la laadukkain

toimintatavoin

Toiminnallinen tuki

Tapahtuman käsittely

1. Asiakkailta

lähtevä data

3. Asiakas-

mittarit

2. KPK THH:n

toiminnan sisäiset

mittarit

Toiminnallinen tuki

Tapahtuman käsittely


41


• Projektisalkku sisältää KPK THH:n hankehallinnan piiriin kuuluvat

hankekokonaisuuksien alle ryhmittyvät toteutusprojektit. Projektisalkussa seurattavat

projektit hyödyntävät KPK THH:n projektihallintametodologiaa

Kuvassa 5-6 on kuvattu hankkeiden ja projektien ylätason päätöksentekoprosessi.

Kuva 5-6 Ylätason päätöksentekoprosessi

KPK THH:n toimitusprosessi (”service desk”)

KPK THH:n käytössä on ”service desk” -palvelu ja työväline erilaisten palvelupyyntöjen

käsittelyyn. Palvelupyynnöt tulevat joko KPK THH:n asiakasomistajan talous-

/henkilöstöhallinnon asiantuntijoilta, yksittäiseltä asiakasomistajan kuntatyöntekijältä tai

yksittäiseltä kuntalaiselta.

Palvelupyynnöt ovat luonteeltaan joko informatiivisia (esim. tiedoksianto, että tiedosto ajettu

pääjärjestelmään) tai toimenpiteitä edellyttäviä (esim. asiakas pyytää viemään kirjanpitoon

muistiotositteen tai kuntalainen tiedustelee saamastaan laskusta).

Palvelupyynnöt ohjautuvat siihen KPK THH:n alueelliseen keskukseen, jonka asiakas

yksittäisen palvelupyynnön luonut henkilö on. Alueellisen palvelukeskuksen toimipisteessä

palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti ko. palvelupyynnön aihealuetta hoitavaan

palvelukokonaisuuteen. Service Desk työvälineen kautta palvelupyynnön lähettäjä pystyy

seuraamaan oman palvelupyyntönsä käsittelyprosessin tilannetta. ”Service Desk” –palvelu

tarjotaan yhdessä KPK ICT:n kanssa sekä suomen että ruotsin kielellä.

KPK THH Projektisalkku

Projektin

suunnittelu

Projektin

toteutus

Projektin

päättäminen &

käyttöönotto

KPK THH Kehityssalkku

Kehityshanke-

ehdotuksen

vastaanotto

Kehityshanke-

esityksen

valmistelu

Päätös: kehityshanke-ehdotus hyväksytty

valmisteltavaksiPäätöksen tekijä:

strategisen ohjelman ohjausryhmä / johtoryhmä

Päätös: kehityshanke-esitys hyväksytty

toteutettavaksiPäätöksen tekijä:

strategisen ohjelman ohjausryhmä / johtoryhmä

K1 K2 P1 P2 P3

Päätös: Projekti / tuotos hyväksytty toteutettavaksi

Päätöksen tekijä: Projektin ohjausryhmä

Päätös: Projekti / tuotos hyväksytty käyttöön-

otettavaksiPäätöksen tekijä:

Projektin ohjausryhmä

Päätös: Projekti / tuotos hyväksytty

Päätöksen tekijä:Projektin ohjausryhmä


42


6 Omistaminen, ohjaus ja hallinto

6.1 Yhtiön rakenne ja omistus

KPK THH:n juridinen rakenne on osakeyhtiö, joka sopii tarkoitukseensa joustavuutensa

ansiosta. Osakeyhtiömuotoon liittyy lisäksi läpinäkyvyyttä, esimerkiksi yhtiöjärjestyksen

julkisen saatavuuden osalta. Myös yhtiöoikeudellinen päätöksentekojärjestys,

tuloksenmuodostusmalli ja varojen jakoon liittyvät kysymykset ovat osakeyhtiössä varsin

selkeitä verrattuna esimerkiksi osuuskuntamalliin. Osakeyhtiö mahdollistaa parhaiten myös

erilaisten omistajaintressien toteuttamisen.

Palveluyhtiö on kuntatoimijoiden kokonaan omistama siten, että se mahdollistaa kuntien

suorahankinnat yhtiöltä. Yhtiö ei toimita palveluita eikä osallistu tarjouskilpailuihin, mikäli

palvelunostaja ei ole yhtiön nykyinen tai tuleva omistaja-asiakas. Yhtiön perustamisvaiheessa

perustajakunnat sijoittavat 1 euroa per kunnan asukas osakepääomana KPK THH:oon.

Osakepääomaan tehtävä sijoitus nousee ajan kuluessa ja myöhemmin mukaan tuleville kunnille

ensin 3 euroon ja sitten 6 euroon per kunnan asukas. Alustavien suunnitelmien mukaan

kuntayhtymät ja Kuntaliitto ostaisivat kumpikin yhden osakkeen.

Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät

käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle. Pääomalaina maksetaan

takaisin viiden vuoden takaisinmaksuajalla. Omistajakunnat antavat rahoitusjärjestelyn

edellyttämän takauksen tarvittaessa.

Kuva 6-1 KPK THH:n omistajat ja rahoittajat

Jo toiminnassa olevat osakeyhtiömuotoiset palvelukeskukset voidaan liittää KPK THH:oon

mikäli:


43


KPK THH voi ostaa 100% yhtiön osakekannasta tai liiketoiminnan

Olemassa oleva palvelukeskusyhtiö käyttää samoja tietojärjestelmiä kuin KPK THH tai

sen omistajat/asiakkaat sitoutuvat vaihtamaan nykyistä järjestelmää

Yhtiön omistajat tekevät vähintään viiden (5) vuoden sopimuksen palveluiden ostosta

KPK THH:n kanssa

Kauppahinta määritellään palvelusopimusten perusteella laskettavasta nettokassavirran

nykyarvosta

Yhtiö ei tule pääsääntöisesti ostamaan kiinteää omaisuutta: tiloja/kiinteistöjä

KPK THH voi myös tehdä alihankintasopimuksen olemassa olevien palvelukeskusten kanssa.

Tässä mallissa KPK THH ostaa in house -ostot mahdollistavan osuuden kunnan/kuntien

omistamasta palvelukeskus Oy:stä. Alihankkijan palveluiden hinnoittelu on sama kuin jos kunta

ostaisi palvelut KPK THH:lta. Alla olevassa kuvassa 6-2 on kuvattu alihankintaverkostomallia.

Kuva 6-2 KPK THH:n alihankintaverkostomalli

6.2 Toiminnan ohjaus ja hallinto

Palveluyhtiön toimintaa ohjataan omistajaohjauksen, tulosohjauksen ja asiakasohjauksen

keinoin. Palveluyhtiön omistajaohjauksesta ja tulosohjauksesta vastaavat palveluyhtiön

omistajat, asiakasohjauksesta vastaavat palveluyhtiön asiakkaat.

Omistajaohjaus on KPK THH:n strategista ohjaamista. Omistajan tehtäviin kuuluu strategisen

tahtotilan ilmaiseminen palveluyhtiölle. Palveluyhtiö laatii strategian ja tavoitteet tämän

tahtotilan pohjalta. Palveluyhtiön toiminnallisina lähtökohtina ovat kuntien talous- ja

henkilöstöhallinnon tuottavuuden lisääminen, toiminnan tehostaminen ja jatkuva palveluiden

laadun parantaminen. Palveluyhtiön toiminnan tulee olla kannattavaa, niin että toiminnasta

saatavat tuotot kattavat toiminnan kulut.

KPK THH:n verkostolle tuottamat palvelutProsessien kehittäminen, käytäntöjen yhtenäistäminen, ”neuvotteluvoima” järjestelmä- ym. toimittajien suuntaan

Alihankkija Jesim.

olemassaoleva palvelukeskus

Alihankkija Aesim.


Alihankkija Besim.


Alihankkija Cesim.


Verkostoon liittyneet toimijat tuottavat omilla

järjestelmilllään ja prosesseillaan palveluja KPK THH:n kautta kuntatoimijoille

KPK THH omistaa x %:n osuudella kutakin alihankkijaansa (in-house periaate)

KPK THH:n asiakasomistajat omistavat KPK THH:n kautta alihankkijoita (in-house periaate)

Asiakkaat


44


Tulosohjauksen piirissä omistaja ohjaa KPK THH:a myös palveluyhtiön tulossopimuksella ja

tulosneuvotteluilla. Tulossopimukseen määritellään strategiasta johdetut tulosmittarit, joiden

toteutumista seurataan.

Asiakasohjaus pohjautuu tilaaja-tuottajamalliin, jossa palvelujen käyttäjä ostaa palvelut

palvelujen tuottajalta. Palveluiden tilaaja on se taho, joka solmii palvelutuottajan kanssa

palvelusopimuksen hankkiakseen palveluita itselleen tai muulle sopimuksessa määritellylle

asiakkaalle. KPK THH:n rooli palvelun tuottajana merkitsee sitä, että se määrittelee tuottamansa

palvelut ja niiden hinnoittelun asiakkaan tarpeiden pohjalta ja että tuotettavat palvelut,

palvelutaso, palvelujen määrä sekä palveluista suoritettava korvaus määritellään etukäteen

tilaajan ja tuottajan välisessä palvelusopimuksessa.

Asiakasohjaus toteutuu kahdella tasolla: sopimustasolla ja palveluyhtiön palvelutuotannon ja

kehittämisen tasolla. Palvelutuotannon kehittämisen keskeisenä toteutumismuotona ovat

asiakkaiden ja palveluyhtiön edustajista muodostetut prosessikohtaiset ohjausryhmät. Nämä

toimielimet käsittelevät asiakkuuteen ja palveluihin liittyviä kehittämistarpeita ja palveluyhtiön

ja asiakkaan välistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä.

KPK THH:ssä ylintä päätösvaltaa käyttää omistajien edustajista koostuva yhtiökokous.

Yhtiökokouksen tehtäviin kuuluu hallituksen valitseminen. Hallituksen tehtävänä on tukea

palveluyhtiön johtamista käsittelemällä yhtiön strategisia linjauksia ja tulostavoitteita sekä

toiminnan kehittämissuuntia. Hallitus nimittää toimitusjohtajan.

Kuva 6-3 KPK THH:n ohjausmalli

Palvelusopimus

KPK THH

Prosessin

ohjausryhmä

Prosessin

ohjausryhmä

Prosessin

ohjausryhmä

Asiakasohjaus

Tulosohjaus

Tulossopimus

Tulosneuvottelut

Omistajaohjaus

Strateginen ohjaus

Toiminnan

kehittäminen


45


7 Palvelutarjonta

7.1 Palvelukonsepti

KPK THH tarjoaa omistaja-asiakkailleen tuotteistettuja talous- ja henkilöstöhallinnon

palveluita. Palveluiden tuottamisen lähtökohtana on toimintatapojen yhtenäisyys ja palvelujen

maksimaalinen keskittäminen palveluyhtiöön. Palvelutarjonta perustuu asiakkaiden tarpeisiin,

joiden pohjalta palveluyhtiön vastuualueelle määritetyt palvelut tuotteistetaan ja hinnoitellaan

ansaintalogiikan mukaisesti.

Lähtökohtaisesti yhtiö omistaa itse kehittämänsä tiedot, kuten kuntien yhteisen tilikartan,

laskentatunnisteet ja yhtenäisen kunta-arkkitehtuurin määrittelyt ja ratkaisut.

Tuotantoprosessissa syntyvät tiedot, kuten kirjanpitoaineiston ja tietojärjestelmissä käytettävät

kuntatiedot, omistavat asiakaskunnat.

Palveluyhtiö ja sen asiakkaat tekevät sopimuskausittain palvelusopimuksen, jossa määritellään

tuotettavat palvelut sekä niiden määrä, laatu ja hinta. Palvelutaso pidetään hyvänä ja

tuotteistettuja palveluita tuotetaan tehokkaasti tuotannon mittakaavaetuja hyödyntäen.

KPK THH ja KPK ICT suunnittelevat ja konseptoivat kappaleen viisi kuvassa 5-5 kuvatun

yhtenäisen asiakkuuden hallinnan hoitomallin lisäksi näkemykset, käytännöt ja toimintatavat

myös palvelutuotannon osalta.

Alla kuvassa 7-1 on yhteenveto palveluiden tuottamisen mallista.

Kuva 7-1 KPK THH ja KPK ICT palveluiden järjestäjänä

KPK THH ja KPK ICT pyrkivät palveluiden järjestämisessä sekä toiminnan jatkuvassa

kehittämisessä huomioimaan potentiaaliset yhtiöiden liiketoimintojen väliset synergiahyödyt.

Molemmat yhtiöt tuottavat ristiin toisilleen palveluja oman palvelutarjooman ja vahvuuksiensa

puitteissa. KPK THH tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon sekä muita tukitoiminnon palveluita

KPK ICT:lle. Vastaavasti KPK ICT järjestää asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita

KPK THH:lle. Ristiin myytävät palvelut on listattu kuvassa 7-2.

Omistaja-asiakas / Kuntatoimija

ASIAKKUUDEN HALLINNAN HOITOMALLI

2. ICT-alueen

kokonaispalvelu

(ml. THH ICT)

1. THH-alueen

kokonaispalvelu

(ml. ICT-palvelut)

1. THH -alueen

ICT-palvelut

KPK THH KPK ICT


46


Kuva 7-2 KPK THH:n ja KPK ICT:n palvelut

7.2 Palvelusalkku

KPK THH:n palvelusalkku kuvaa palveluyhtiön tarjoamat palvelut. Palvelusalkku on esitelty

kuvassa 7-3. KPK THH:n palvelutarjonta edellyttää kaikkien prosessien osalta kuntatoimijoiden

järjestelmien integroinnin KPK THH:n järjestelmiin.

Kuva 7-3 KPK THH:n palvelusalkku

KPK KPK THH

Asiantuntijapalvelut

1. PMO/projektinhallinta

2. muita tarpeen mukaan

Sovelluspalvelut

1. ERP-ratkaisu

2. THH palveluna

Infrapalvelut

1. Käyttäjäpalvelut

2. Kapasiteettipalvelut

3. Tietoliikennepalvelut

4. Toimistopalvelut

(esim. email)

Henkilöstöhallinto

1. Palkanlaskenta

• palkat

• palkkiot

2. Matkalaskut

Muut tukipalvelut

1. HR

2. Viestintä

3. Hankintatoimi/ostot

4. Toimistopalvelut

Taloushallinto

1. Ostolaskut

• sopimusten hallinta

• tilauksesta maksuun

2. Myyntilaskut

• myyntireskontra

• perintä

3. Kirjanpito

• VOM

• KOM

• tilinpäätös

4. Maksuliikenne

5. Raportointi

6. Kustannuslaskenta

Palvelut THH:lle

Palvelut ICT:lle

Taloushallinnon peruspalvelut

•Taloushallinto (sis. prosessien perus-ja viranomaisraportoinnin ja tavoitetason ylläpitävän kehittämisen)

•Ostolaskut ja ostoreskontra

•Sopimusten hallinta•Tilauksesta maksuun

•Sisäisten taloustapahtumien hallinta•Myyntilaskut ja myyntireskontra

•Perintä•Sisäisten taloustapahtumien hallinta

•Maksuliikenne•Käyttöomaisuus

•Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat•Sisäisten taloustapahtumien hallinta

Taloushallinnon lisäpalvelut

• Kassanhallinta ja rahoituspalvelut• Muu talousraportointi (esim. Benchmarking) ja operatiivinen raportointi (BI )

• Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset

KPK THH:n tukipalvelut:

Yhtiötoiminnot, asiakkuuksien hallinta, kehittäminen, koulutus, yleishallinto ja muut tukipalvelut

Tulevaisuuden mahdollisia palveluja• Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja

tietojärjestelmätukipalvelut • Työvoimavuokraus

Henkilöstöhallinnon peruspalvelut

• Palkkahallinto (palkat ja palkkiot)• Matkalaskut• Perustietojen ylläpito

Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut

(yhteistyössä KL:n kanssa)

• Palvelusuhdeasioiden neuvonta ja tuki

• Rekrytoinnin tuki

Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelu

•Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki:• Talousarvio ja taloussuunnitelma

• Ennustaminen ja seuranta• Kustannuslaskenta

• Muut taloushallinnon neuvontapalvelut, esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta


47


KPK THH:n palvelut on kuvattu tämän liiketoimintasuunnitelman liitteinä olevissa

prosessikuvauksissa ja palvelukatalogissa. Kuvassa 7-4 on esitelty käyttöönottoaikataulu

vuosina 2011-2013 tarjottaville palveluille.

Kuva 7-4 KPK THH:n palvelut

7.3 Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut

Palveluyhtiön toteuttama osuus kokonaisprosessista voidaan ryhmitellä perus- ja lisä-

palveluihin. Kunkin asiakkaan ostama palvelukokonaisuus kuvataan palvelusopimuksessa ja

tarkennetaan säännöllisesti kerran vuodessa käytävissä sopimusneuvotteluissa.

Perusprosesseihin liittyvät tehtävät jakautuvat asiakkaan ja palveluyhtiön välillä

asiakaskohtaisen palvelusopimuksen mukaisesti. Palvelusopimuksen perusosa on

standardimuotoinen ja sama kaikille asiakkaille. Palvelusopimuksen liitteissä määritetään

tarkempi tehtävänjako ja rajapinta palveluyhtiön ja asiakkaan välillä. Liitteet ovat

asiakaskohtaisia.

KPK THH:n palvelutarjonta koostuu seuraavista palvelukokonaisuuksista ja palveluista:

taloushallinnon peruspalvelut sisältävät asiakkaalle tuotettavan palvelutuotannon: ostolaskujen

käsittelyn, myyntilaskutuksen ja perinnän, maksuliikenteen, kirjanpidon, tilinpäätöksen ja

viranomaisraportoinnin, käyttöomaisuuskirjanpidon. Peruspalveluiden tuottamisen lisäksi

palvelukeskus voi tarpeen mukaan olla mukana myös satunnaisluonteisissa erillisprojekteissa tai

tuottaa muita erikseen sovittavia lisäpalveluita. Lisäpalveluiden hinnoittelu kohdistetaan

suoraan palvelun tilaajalle. Taloushallinnon lisäpalveluja ovat kassanhallinta ja

rahoituspalvelut, muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi, tilinpäätökset ja

konsernitilinpäätökset sekä strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut. Henkilöstöhallinnon

peruspalvelut sisältävät palkkahallinnon, matkalaskujen käsittelyn sekä perustietojen ylläpidon.

Henkilöstöhallinnon lisäpalveluina tarjotaan rekrytoinnin tukea sekä palvelusuhdeasioiden

tukea ja neuvontaa. Tulevaisuudessa palvelukeskuksen tarjoamat palvelut voivat kehittyä sekä

tarvittaessa muuttua ja lisääntyä. Tulevaisuuden mahdollisia palveluja voivat olla esimerkiksi

Palvelu

Sisältö KPK THH:n tarjonnassa

vuonna 20XX

Palvelun tavoitetaso

(aika ja laatu)

Palvelun tavoitetaso (tehokkuus)

Palveluiden tuotteistus

• Palvelukuvausten yhteydessä määritettäviä tietoja:

2011 tarjontaan tulevat palvelut

• Palkanlaskenta

• Matkalaskujen käsittely


• Taloushallinnon peruspalvelut

• Taloushallinnon lisäpalvelut

• Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut


• Rekrytoinnin tuki

• Palvelusuhdeasioiden tuki ja neuvonta

Tulevaisuuden mahdollisia palveluja

• Strategisen henkilöstöhallinnon

asiantuntija- ja tietojärjestelmä-tukipalvelut

• Työvoimavuokraus

Hinta


48


strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmä työvoimatukipalvelut ja

työvoimavuokraus.

Kokonaisprosessissa huomioidaan myös asiakkaan rajapinta. Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi

on tärkeää, että palveluyhtiön hoitamat perusprosessit toimivat tehokkaasti ja että myös

asiakkaan puolelle jääviä talous- ja henkilöstöhallinnon toimintoja tarkastellaan ja tehostetaan

osana kokonaisprosessia. Kun suuri osa perusprosesseista on siirtynyt palveluyhtiölle, on

asiakkaan mahdollista keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Talous- ja

henkilöstöhallinnon kokonaisprosessin toimiessa tehokkaasti ja tuottaessa tarvittavan

raportoinnin ja johtoa tukevan informaation, kuntatoimijat pystyvät toteuttamaan myös omien

operatiivisten toimialojensa palvelut entistä tehokkaammin.

Kuva 7-5 Kokonaisprosessin näkökulma kokonaishyötyjen saavuttamisessa

KPK THH ulkoistaa toimintojen osia myöhemmin valittavien kumppaneiden hoidettavaksi.

Ulkoistus on mahdollista esimerkiksi ostolaskujen skannauspalveluissa, ostolaskujen

sähköisessä vastaanotossa ja myyntilaskujen sähköisessä lähettämisessä, paperisten

myyntilaskujen tulostamisessa sekä perinnässä.

Palveluyhtiö voi myöhemmässä vaiheessa harkita palvelutarjonnan laajentamista talous- ja

henkilöstöhallinnon osa-alueella ja myös sen ulkopuolelle, mikäli omistajatahot näin yhdessä

päättävät. Mahdollisia kartoituksen kohteita jatkossa ovat esimerkiksi strategisen

henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmätukipalvelut, materiaalihallinta,

hankintaosaaminen ja contact center –tyyppiset palvelut.


49


8 KPK THH:n järjestelmäkenttä ja IT-arkkitehtuuri

Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien nykytila

Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ovat usein erillisiä valmisohjelmistoja.

Näistä merkittävimpiä järjestelmätoimittajia ovat Aditro ja Logica. Molemmilla näillä

toimittajilla on pitkästä historiastaan johtuen kirjava joukko ratkaisuja. Lisäksi usealla suurella

kaupungilla on käytössä ERP-ratkaisu.

Järjestelmän elinkaaren loppuvaiheessa olevat ja/tai uutta järjestelmää suunnittelevat ovat

potentiaalisimpia KPK THH:n asiakkaita. Juuri järjestelmänsä uusineet ja/tai palvelukeskuksen

perustaneet kuntatoimijat eivät todennäköisesti halua luopua tekemästään investoinnista.

Tietojärjestelmien tehostuminen näkyy eri käyttäjäryhmille eri tavoin

Kunnan johdolle tehostuminen näkyy ensisijaisesti entistä laadukkaampana ja oikea-

aikaisempana informaationa, joka tukee johdon päätöksenteko entistä paremmin. Kunnan

talous- ja henkilöstöjohto voi näin keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen

sijaan. Kunnan talous- ja henkilöstötoiminto voi myös keskittyä tiedon tuottamiseen ja

hyväksikäyttöön palvelukeskuksen keskittyessä tapahtumakäsittelyyn.

Kunnan työntekijöille mahdollisimman pitkälle automatisoidut talous- ja henkilöstöhallinnon

prosessit mahdollistavat keskittymisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Tietojärjestelmien

tehostuminen näkyy myös henkilöstöhallinnon itsepalvelutoimintojen lisääntymisenä.

Palveluyhtiön työntekijät voivat yhtenäisten prosessien ja tehostuneiden tietojärjestelmien

avulla keskittyä omaan ydinosaamiseensa.

Uusille järjestelmille asetetaan toiminnallisia vaatimuksia

KPK THH:n palveluprosessit asettavat toiminnallisia vaatimuksia uusille tietojärjestelmille.

Taloushallinnossa on esimerkiksi ostotilausten vastaanotto kunnan järjestelmistä, ostolaskujen

vastaanotto ja käsittely tapahduttava sähköisesti. Samoin myyntitilausten/laskutustietojen

vastaanotto kunnan järjestelmistä ja myyntilaskujen tuottaminen ja lähetys tapahtuu sähköisesti.

Kirjanpidossa järjestelmässä tulee olla tuki kunnallisille oikeushenkilömuodoille ja

kuntakonsernin käsittelylle. Taloussuunnittelussa tarvitaan järjestelmän tuki kunnan sisäiselle ja

ulkoiselle laskennalle sisältäen talousarvion ja toteumavertailut sekä tuki tilaaja/tuottajamalliin

mukaiselle talousarviolle ja toteumavertailulle.

Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan osalta edellytetään toiminnallisuutta kunnallisten virka-

ja työehtosopimusten hallintaan mm. opetustoimessa sekä sosiaali- ja terveystoimessa.

Järjestelmien on tarjottava työntekijän ja esimiehen itsepalvelutoiminnot sekä esimiehen

sähköinen työpöytä. Rekrytointiprosessi tulee pystyä myös hoitamaan sähköisesti.

Oganisaatiomuutosten jälkeen historiatiedot tulee saada päivitettyä takautuvasti uuden rakenteen

mukaisiksi. Ideaalitilanteessa järjestelmissä olisi keskitetty asiakas-, toimittaja-, henkilöstö- ja

kumppanirekisteri.

KPK THH:n talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäratkaisu pohjautuu yhtenäiseen

järjestelmäkokonaisuuteen, mikä kuitenkin mahdollistaa eri vaihtoehtoja

KPK THH:n toiminta pohjautuu tavoitetilassa yhtenäiseen järjestelmäkokonaisuuteen. KPK

THH:lla on mahdollisuus ryhtyä käyttämään jonkin toimijan jo käytössä olevaa


50


toiminnanohjausjärjestelmän pohjalta laajennettua järjestelmää tai hankkia asiakkaidensa

käyttöön vaihtoehtoinen järjestelmäratkaisu palveluna.

ERP-toiminnanohjausjärjestelmä on jo käytössä taloushallinnossa Espoossa, Jyväskylässä,

Kainuun maakunta -kuntayhtymässä, Kuopion Halo-yhteisössä, Mikkelissä, Seutulaskenta

Oy:ssä (Kotka), Tampereella, Vantaalla ja Vaasan sairaanhoitopiirissä. Lisäksi Turussa on

käynnissä ERP-hanke.

KPK THH ei itse hanki järjestelmiään vaan ostaa nämä palvelut KPK ICT:ltä. KPK ICT vastaa

myös KPK THH:n perustietotekniikasta ja IT-arkkitehtuurista, jotka on kuvattu KPK ICT:n

liiketoimintasuunnitelmassa.

Kuva 8-1 KPK THH:n järjestelmäratkaisut

Yhtenäisen tietojärjestelmän kehittämisen lähtökohtana on ollut KPK THH -projektiin

osallistuneiden kuntien tietojärjestelmien uudistamishankkeet. Järjestelmän määrittelyssä ja

suunnittelussa otetaan huomioon mukaan lähtevien kuntien tarpeet ja tietojärjestelmä

rakennetaan monikuntaympäristöksi. Mikäli KPK THH päättää hyödyntää olemassa olevia

järjestelmäsopimuksia, voidaan uusi järjestelmäkokonaisuus laajentaa muiden kuntien käyttöön

vuonna 2012. Muussa tapauksessa yhtenäisen järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto tapahtuu

vuonna 2013.

Kuva 8-1 esittää kehityspolut KPK THH:n prosessien ja tietojärjestelmien yhtenäistämiselle.

Kehityspolku I:n järjestelmäympäristö käsittää yhtenäisen talous-ja henkilöstöhallinnon

tietojärjestelmän ja integraatioväylän, jolla kunnat ja kuntayhtymät liittyvät KPK THH:n

järjestelmään. Osana tätä kehityspolkua selvitetään nykyisten ERP-käyttäjä kaupunkien

KPK THH

Asiakkaat

Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku I: • Pohjautuu yhtenäiseen järjestelmäratkaisuun, jolle luodaan edellytykset palvella laajaa

kuntatoimija asiakaskuntaa.

• Toimintaa kehitetään yhtenäisen konseptin mukaiseksi.• Fokusalueena paremman informaation tuottaminen. • Tuotteet räätälöity suurille kaupungeille (kuntakonsernin osaaminen, BI, järjestelmä-

integraatio kaupungin sisällä).

Järjestelmäratkaisu/Kehityspolku II: • Pohjautuu palveluna hankittavaan järjestelmään. • Tuotteet räätälöity pienille ja keskisuurille kaupungeille.

• Fokusalueena toimintojen tehostaminen.

Järjestelmäratkaisu/Alihankintaverkosto:• KPK THH:n alihankinkkijoiden järjestelmäratkaisut.


51


yhteistyömahdollisuudet. Nykytilanteessa haasteeksi on koettu erityisesti yksittäisten

kaupunkien kehitysresurssien riittämättömyys. Kehitysresurssien keskittäminen yhdelle

valtakunnalliselle kuntien omistamalle toimijalle mahdollistaisi paremmin järjestelmän kaikkien

ominaisuuksien hyödyntämisen.

Kehityspolku II:n avulla KPK THH pystyy myös palvelemaan laajempaa asiakasjoukkoa

vaihtoehtoisen, palveluna hankittavan järjestelmäkokonaisuuden kautta. Kehityspolku IIa:ssä

kuntatoimijat ostavat järjestelmäpalvelun KPK ICT:ltä ja heidän talous- ja henkilöstöhallinnon

asiantuntijansa siirtyvät KPK THH:n työntekijöiksi. Kehityspolku IIb:ssa kuntatoimijat ostavat

järjestelmäpalvelun KPK ICT:n kautta, mutta heidän henkilöstönsä ei siirry KPK THH:n

palvelukseen. Kehityspolku II:n järjestelmäympäristö käsittää palveluna hankittavan

järjestelmäkokonaisuuden.

Alihankintaverkoston avulla KPK THH pystyy palvelemaan laajempaa asiakasjoukkoa

vaihtoehtoisten järjestelmien kautta. Tämä mahdollistaa nopeamman liikkeelle lähtemisen

kehityspolku I:een verrattuna, mutta prosessien ja toimintatapojen yhtenäistäminen on

haastavampaa, koska KPK THH:n alihankkijat käyttävät eri järjestelmiä. Tavoitetilassa osa

olemassa olevista palvelukeskuksista saattaa liittyä osaksi KPK THH:n Kehityspolku I:n yhtä

yhtenäistä järjestelmäkokonaisuutta. Alihankintaverkoston järjestelmäympäristö käsittää useita

talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäratkaisuja sekä mahdollisuuden valita, minkä

tietojärjestelmän käyttäjiksi uudet asiakkaat liittyvät.


52


9 Taloudelliset toimintaedellytykset

KPK THH:n rahoitustarvetta on selvitetty palveluyhtiön taloudellisilla laskelmilla. Taloudelliset

laskelmat koostuvat KPK THH:n tuloslaskelmasta, taseesta ja kassavirtalaskelmasta.

Laskelmien pohjatietoina on käytetty KPK THH projektissa mukana olleista kunnista kerättyjä

kustannus-, henkilötyövuosi- ja volyymitietoja sekä näiden pohjalta tehtyjä oletuksia.

Alla olevassa taulukossa 9-1 on esitetty arvio KPK THH:n markkinaosuuden kehityksestä.

Taulukko 9-1 Oletukset KPK THH:n markkinaosuudesta

Taloudellisia laskelmia laadittaessa on tehty seuraavia yleisiä oletuksia:

Palveluyhtiön omistavat kuntatoimijat, jotka liittyvät yhtiön asiakkaiksi vaiheittaan neljän

vuoden aikana.

Ensimmäisenä täytenä toimintavuonna 2011 kuntatoimijat edustavat n. 10 % Suomen

kuntien väestöstä. Tavoitetilassa vuonna 2014 kuntatoimijat edustavat n. 25 % Suomen

kuntien väestöstä.

Asiakkaiden henkilöstömääräksi on arvioitu 1 kunnan työntekijä per 15 kunnan asukasta.

Tässä laskelmassa asiakkaiden henkilöstön määrässä on huomioitu vain kunnat

(peruskunnat ja niiden liikelaitokset). Palvelut kattavat myös kuntayhtymät ja

konserniyhteisöt. Niiden tullessa asiakkaaksi korvaavat ne kuntien volyymiä tässä

laskelmassa.

Palveluyhtiön toiminnan oletetaan lähtevän liikkeelle heti ensi vaiheessa yhtiömallisen

palvelukeskuksen mukaisesti.

Organisointi tapahtuu alueittain. Alueen koko on 150 htv.

Kehityspolku I:n eli yhtenäisten prosessien ja tietojärjestelmien osuus tarjonnasta on 50 %:

a. Kehityspolku I:n toiminta käynnistetään 1.1.2011 yhtenäistämällä olemassa olevia

palkkahallinnon järjestelmiä

b. Taloushallinnon ja –suunnittelun osalta tehdään järjestelmäkehitystä siten, että

1.1.2012 alkaen on käytössä yksi yhtenäinen järjestelmäkokonaisuus.

Kehityspolku II:n eli palveluiden tarjoaminen ostetulla talous- ja henkilöstöhallinnon

järjestelmäpalvelulla osuus tarjonnasta on 50 %:

a. Kehityspolku II:n sekä talous- että henkilöstöhallinnon palveluja tarjotaan 1.1.2011

alkaen.

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Peitto 0 % 10 % 15 % 20 % 25 % 25 %

Asiakkaiden asukasmäärä 0 530 000 800 000 1 060 000 1 330 000 1 330 000

Asiakkaiden henkilöstön määrä 0 35 000 53 000 71 000 89 000 89 000


53


Alihankintaa nykyisiltä seudullisilta palvelukeskusyhtiöiltä ei ole erikseen huomioitu.

Tämän toiminnan aiheuttamat kustannukset katetaan asiakkailta perittäviltä

palvelumaksuilla, joten se ei vaadi erillistä rahoitusta.

Vuonna 2013 toiminnan oletetaan olevan yhtä tehokasta kuin Oulun konttorin toiminta tällä

hetkellä. Oulun konttori on todettu kunnallisten palvelukeskusten benchmarking-

mittauksissa kuuluvan tehokkaimmin toimiviin kunnallisiin palvelukeskuksiin. Ennen

vuotta 2013 on toiminta on 5% tehottomampaa per vuosi ja vuoden 2013 jälkeen 5%

tehokkaampaa per vuosi.

Mikäli asiakas siirtää enemmän kuin tavoitetehokkuuden mukaisen määrän henkilöstä KPK

THH:lle, peritään kunnalta tästä henkilöstöstä lisämaksu, kunnes henkilöstö on

tavoitetehokkuuden mukaisessa käytössä, siirtynyt eläkkeelle tai muuten poistunut KPK

THH:n palveluksesta. Tätä lisämaksua ei ole huomioitu laskelmissa, koska se on

luonteeltaan läpilaskutuserä.

Kunnan nykyisin käytössä olevien tietojärjestelmien sitoumuksia ja maksuja ei ole

huomioitu laskelmassa.

KPK THH ostaa kaikki tietojärjestelmäpalvelut KPK ICT:ltä. KPK THH maksaa KPK

ICT:lle kuukausittaista palvelumaksua, joka kattaa KPK ICT:n tekemien investointien

(lisenssihankinnat ja tietojärjestelmien kehittäminen) vuosipoistot (25% menojäännöksestä)

sekä tietojärjestelmän ylläpidon, lisenssien ylläpidon, käyttöpalvelut, käyttäjätuen ja

johtamisen.

Kunta vastaa toimialojensa tietojärjestelmien (osakirjanpidot) liittämisestä KPK ICT:n

integraatioväylään ja sitä kautta edelleen KPK THH:n talous- ja henkilöstöjärjestelmiin sekä

tästä aiheutuvista kustannuksista. Esimerkiksi isoilla kaupungeilla migraatioprojekti voi

kestää jopa vuoden, pienemmillä kunnilla riittää lyhempi aika.

Oletukset kehityspolku I:n mukaisesta järjestelmäkehityksestä (henkilöstöhallinto)

Henkilöstöhallinnossa yhtenäistetään ensisijaisesti kuntien tällä hetkellä käytössä olevia

tietojärjestelmiä.

Järjestelmien kehittämiseen käytetään 0,5 milj. € vuosina 2010-11 ja järjestelmien

ylläpitoon 0,2 milj. € vuonna 2011 ja 0,3 milj. € per vuosi alkaen vuodesta 2012

Palveluyhtiössä on enimmillään 370 henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjää.

Kunnissa oletetaan olevan henkilöstöhallinnon käyttäjiä:

Henkilöstöhallinnossa ammattikäyttäjiä 20% palveluyhtiön henkilöstöhallinnon

käyttäjien määrästä

Johtoa ja esimiehiä 8% kunnan henkilöstöstä

Itsepalvelukäyttäjiä koko kunnan henkilöstö

Lisenssien hinnat:

Ammattikäyttäjä 600 € per käyttäjä

Johto ja esimiehet 100 € per käyttäjä (esimiesten itsepalvelutyöpöytä)


54


Työntekijät 50 € per käyttäjä (työntekijöiden itsepalvelutyöpöytä)

Vuosittainen lisenssiylläpito 20% hankintahinnasta

Käyttöpalvelut 150 € per käyttäjä per vuosi (vain ammattikäyttäjät, johto ja esimiehet)

Käyttäjätuki 50 € per käyttäjä per vuosi (vain ammattikäyttäjät, johto ja esimiehet)

Oletukset kehityspolku I:n mukaisesta järjestelmäkehityksestä (taloushallinto)

Taloushallinnossa kehitetään ensisijaisesti yhtenäiset tietojärjestelmät kehityspolku I:n

mukaisesti.

Järjestelmien kehittämiseen käytetään 4,0 milj. € vuosina 2010-12 ja järjestelmien

ylläpitoon 0,75 milj. € per vuosi alkaen vuodesta 2012. Tämä edellyttää, että

järjestelmäkehityksen pohjaksi voidaan ottaa olemassa oleva, monikuntaympäristöksi

soveltuva tietojärjestelmä

Palveluyhtiössä on enimmillään 340 taloushallinnon ammattikäyttäjää.

Kunnissa oletetaan olevan taloushallinnon käyttäjiä:

Taloushallinnossa ammattikäyttäjiä 33% palveluyhtiön taloushallinnon

ammattikäyttäjien määrästä

Johtoa ja esimiehiä 8% kunnan henkilöstöstä

Muita työntekijöitä ei ole taloushallinnon järjestelmien käyttäjänä

Lisenssien hinnat:

Ammattikäyttäjä 600 € per käyttäjä

Johto ja esimiehet 100 € per käyttäjä

Vuosittainen lisenssiylläpito 20% hankintahinnasta

Käyttöpalvelut 150 € per käyttäjä pervuosi

Käyttäjätuki 50 € per käyttäjä per vuosi

Kuva 9-1, Kuva 9-2 ja Kuva 9-3 esittävät KPK THH:n tuloslaskelman, taseen ja

rahoituslaskelman kuntariskin mukaisella 3% korolla.


55


Kuva 9-1 KPK THH:n tuloslaskelma (3% korko)

KPK THH:n taseessa ei ole käyttöomaisuutta, koska tietojärjestelmäinvestoinnit sisältyvät KPK

ICT:n palveluveloituksiin. Vastaavasti tuloslaskelmassa ei ole poistoja vaan ne sisältyvät KPK

ICT:n palveluveloituksiin. Tässä laskelmassa laina on vieraan pääoman ehtoisena lainana.

Laskelmat pohjautuvat kuntatakaukseen ja lainan 3 % korkotasoon. Vaihtoehtoinen skenaario

ilman kuntatakausta 10 % pääomalainan korolla on myös esitetty alla olevassa yhteenvedossa.

Tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelmat on kuitenkin laskettu ja kuvattu tässä kappaleessa

ainoastaan 3 % skenaarion avulla.

Tuloslaskelman tilakustannuksena on käytetty 3 600 € per htv per vuosi.

Kuva 9-2 KPK THH:n tase (3% korko)

t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TULOSLASKELMA

Liikevaihto 0 17 722 32 644 40 023 46 826 44 745

Henkilöstökustannukset 455 10 323 19 399 24 443 28 588 26 946

htv 7 274 516 651 765 721

Tilakustannukset 25 985 1 857 2 344 2 752 2 596

ICT-kustannukset (Kehityspolku I) 238 2 090 3 958 4 455 4 885 4 620

ICT-kustannukset (Kehityspolku II) 0 1 800 2 718 3 606 4 524 4 524

Ostopalvelut (asiakkaille kohdistettu) 0 1 521 2 887 3 001 3 362 3 362

Muut kustannukset (asiakkaille kohdistumaton) 250 500 500 500 500 500

Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Poistot 0 0 0 0 0 0

Tilikauden tulos -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Rahoituskulut 90 72 54 36 18 0

Tilikauden tulos ennen veroja -1 065 158 757 986 1 432 1 476

Välittömät verot 0 0 0 217 372 384

Liikevoitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092

t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TASE

Osakepääoma 530 800 1 060 1 330 1 330 1 330

Aikaisempin vuosien voitot 0 -1 065 -907 -150 619 1 678

Tilikauden voitto -1 065 158 757 769 1 059 1 092

Oma pääoma -535 -107 910 1 949 3 008 4 100

Ostovelat 20 301 570 621 687 665

Velat rahoituslaitoksilta 3 000 2 400 1 800 1 200 600 0

Vieras pääoma 3 020 2 701 2 370 1 821 1 287 665

2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765

Käyttöomaisuus 0 0 0 0 0 0

Pysyvät vastaavat 0 0 0 0 0 0

Rahoitusomaisuus 2 485 1 117 560 435 393 1 037

Myyntisaamiset 0 1 477 2 720 3 335 3 902 3 729

Vaihtuvat vastaavat 2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765

2 485 2 594 3 280 3 770 4 295 4 765


56


KPK THH nostaa tarvitsemansa lainan yhteensä 3.000 t€ vuonna 2010. Lainan takaisinmaksu

alkaa lainan nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.

Kuva 9-3 KPK THH:n kassavirtalaskelma (3% korko)

Alla oleva Kuva 9-4 on KPK THH:n rahoituslaskelma 10% korolla. Myös tässä vaihtoehdossa

tarvittava laina yhteensä 3,0 milj. € nostetaan vuonna 2010. Lainan takaisinmaksu alkaa lainan

nostovuotta seuraavana vuonna 5 vuoden maksuohjelmalla.

Kuva 9-4 KPK THH:n kassavirtalaskelma (10% korko)

KPK THH:n palveluiden hinnoittelusta sovitaan palvelusopimuksessa. Keskeistä hinnoittelussa

on aiheuttamisperiaate, kustannusvastaavuus, läpinäkyvyys ja ennakoitavuus. Hinnoittelun

t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

RAHOITUSLASKELMA

Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151

Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627

Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0

Investoinnit 0 0 0 0 0 0

Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0

Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0

Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600

Maksetut korot -90 -72 -54 -36 -18 0

Välittömät verot 0 0 0 -217 -372 -384

Rahoituksen kassavirta 3 440 -402 -394 -583 -990 -984

Kassavirta 2 485 -1 368 -558 -125 -42 644

Kassa vuoden lopussa 2 485 1 117 560 435 393 1 037

t€ 2010 2011 2012 2013 2014 2015

RAHOITUSLASKELMA

Käyttökate -975 230 811 1 022 1 450 1 476

Käyttöpääoman muutos 20 -1 196 -974 -564 -501 151

Operatiivinen kassavirta -955 -966 -164 458 949 1 627

Muut investoinnit 0 0 0 0 0 0

Investoinnit 0 0 0 0 0 0

Osakepääoman muutokset 530 270 260 270 0 0

Lainojen nostot 3 000 0 0 0 0 0

Lainojen lyhennykset 0 -600 -600 -600 -600 -600

Maksetut korot -300 -240 -180 -120 -60 0

Välittömät verot 0 0 0 -64 -361 -384

Rahoituksen kassavirta 3 230 -570 -520 -514 -1 021 -984

Kassavirta 2 275 -1 536 -684 -56 -73 644

Kassa vuoden lopussa 2 275 739 56 0 -73 570


57


pohjana ovat palveluiden tuottamisesta aiheutuvat kustannukset, ja perittävät maksut perustuvat

kustannuslaskentamalliin, jossa palveluyhtiön kaikki kustannukset kohdistetaan palveluille ja

asiakkaille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Hintatasoa seurataan aktiivisesti, jotta hinnoittelu

pysyy kilpailukykyisenä markkinoilla vallitsevaan hintatasoon nähden.

Hinnoittelun läpinäkyvyys edellyttää, että KPK THH esittää asiakkailleen avoimesti, miten

kustannukset muodostuvat ja kohdistuvat. Ennakoitavuus on erityisen tärkeää kuntataloudessa,

jossa KPK THH:n palveluiden tilaajien määrärahat ovat tiukasti sidottu kunnan tai

kuntayhtymän talousarvioon. Hyvä ennakoitavuus edellyttää, että KPK THH:lla on selkeä

käsitys omasta kustannusrakenteestaan samoin kuin myös kustannusten jakautumisesta eri

suoritteiden kesken.

Asiakaskohtainen hinta muodostuu ostettavan palvelukokonaisuuden perusteella. Kustannukset

kohdistetaan asiakkaille palveluittain ja kunkin palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset

jaetaan asiakkaille palvelun käytön perusteella.

Asiakkaan vuosiveloitus muodostuu asiakkaan käyttämien palveluiden kustannusten summasta.

KPK THH seuraa hinnoittelussaan markkinoiden hintatasoa, ja pyrkii tehostamaan toimintaansa

niin, että se pystyy tarjoamaan kilpailukykyiset hinnat muihin palveluntarjoajiin nähden.

Tavoitteena on olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Markkinoilla toimivien palveluntarjoajien

hintojen vertailua vaikeuttaa kuitenkin tarjottavien palveluiden erilaisuus. Näin ollen hinnat

eivät ole suoraan vertailukelpoisia.

Alla olevassa taulukossa on laskettu alustavat arviot palvelujen hinnoittelusta ja tehokkuudesta..

Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen on kriittinen menestystekijä KPK

THH:lle. Yksittäisten palvelujen hinnat on asetettu siten, että palvelun kate on 14 %. Tällä

katetaan KPK THH:n johto- ja tukihenkilöstö, asiakkaille kohdistamattomat yleiskulut,

rahoituskulut ja välittömät verot.

Taulukko 9-2 KPK THH:n palvelujen hinnoittelu ja tehokkuus vuonna 2013

PALVELUJEN HINNOITTELU JA TEHOKKUUS VUONNA 2013

Suorite-määrä

Suorite-määrän yksikkö

Tehokkuus kpl/htv

Suoritehinta €/kpl

Liikevaihto t€

Kustan-nukset t€

Palkkalaskelmat 21 per hlö 6 400 9,4 13 902 11 956

Palvelussuhdeasiat 1,6 per hlö 1 600 37 4 220 3 629

Matkalaskut 2 per hlö 17 000 3,0 2 223 1 911

Henkilöstöhallinnon palvelut 20 344 17 496

Myyntilaskut 3,1 per asukas 45 000 1,7 5 596 4 812

Ostolaskut 21 per hlö 13 600 4,9 7 330 6 304

Kirjanpito 13 vientiä/as 140 000 0,44 6 270 5 392

Taloussuunnittelu 483 416

Taloushallinnon palvelut 19 679 16 924

Johto ja tuki 3 430

Yhteensä 40 023 37 850


58


10 Riskit ja toteutussuunnitelma

10.1 Riskien hallinta ja varautuminen

KPK THH:n toiminnan käynnistämiseen liittyy joukko erilaisia riskejä. Riskit voidaan

luokitella:

Taloudelliset riskit. Toimintaan liittyy taloudellinen riski, mikäli perustamisvaiheen tai

jatkuvaan toiminnan rahoittamiseen joudutaan käyttämään suunniteltua enemmän

taloudellisia resursseja. Tällöin yhtiön toiminta ei ole taloudellisesti perusteltua.

Toiminnalliset riskit. Toiminnalliset riskit liittyvät siihen, että KPK THH:n prosessit tai

tietojärjestelmät eivät saavuta niille asetettuja tehokkuustavoitteita. Laajoihin

tietojärjestelmähankkeisiin liittyy tyypillisesti aikataulu-, kustannus- ja laaturiskejä, joita on

seurattava ja kehitettävä tehokkaat toimenpiteet näiden riskien toteutumisen estämiseksi ja

vaikutusten minimoimiseksi.

Sopimukselliset riskit. Sopimukselliset riskit liittyvät siihen, että KPK THH ei onnistu

saamaan kriittistä massaa asiakkaita tai toiminnan käynnistämiseen vaadittavaa

alkupääomaa ei saada kerättyä.

Resurssiriskit. Resurssiriskit liittyvät riskeihin KPK THH:n henkilöstön rekrytoinnissa ja

kehittämisessä.

Toiminnan käynnistämisen jälkeen yhtiön jatkuvassa toiminnassa on joukko riskejä, joihin on

varauduttava. Päämääränä on, että yhtiö pystyy tarjoamaan palvelut myös poikkeuksellisissa

olosuhteissa. Suurimmat toiminnalliset riskit liittyvät henkilöstöön, tietojärjestelmiin ja –

laitteisiin, tietoliikenneverkkoihin sekä fyysisiin tiloihin. Henkilöstön osalta on varmistuttava

riittävästä osaamisen turvaamisesta ja kehittämisestä sekä varahenkilöjärjestelyistä.

Tietotekniset ratkaisut on oltava riittävän toimintavarmoja ja niiden tulee tarjota toiminnan

edellyttämä palvelutaso. Tämä saavutetaan tarpeellisella järjestelmien, laitteiden ja verkkojen

kahdentamisella sekä ennen kaikkea hyvin määritellyillä kehittämis- ja ylläpitoprosesseilla.

Fyysiset toimitilat on suojattava toiminnan edellyttämällä tasolla sekä rikoksia että luonnon

aiheuttamia vahinkoja vastaan.

Riskit tunnistetaan ja luokitellaan riskin todennäköisyyden ja riskin toteutuksen aikaisen

vaikutuksen perusteella.

Riskin todennäköisyys:

5: Erittäin todennäköinen. Riskin toteutuminen on lähes varmaa. Varasuunnitelmaan tai

vaihtoehtoiseen etenemistapaan siirtyminen suositeltavaa. Riskin kehittymistä seurattava

jatkuvasti.

4: Todennäköinen. Riskin toteutuminen on todennäköistä. Varasuunnitelman laatiminen tai

vaihtoehtoisten etenemistapojen kartoittaminen suositeltavaa. Riskin kehittymistä on seurattava

säännöllisesti.

3: Huomioitava. Riskin toteutumisen mahdollisuus on nähtävissä. Riskin eliminointikeinojen

kartoittaminen on suositeltavaa. Riskin kehittymistä on seurattava.

2: Mahdollinen. Riskin toteutumisen mahdollisuus on nähtävissä joissakin tilanteissa.

1: Epätodennäköinen. Riskin toteutuminen on epätodennäköistä.


59


Riskin vaikutus toteutukseen:

5: Erittäin vakava. Mahdollinen toteutuksen keskeytyminen. Vaikutus on välitön: Vaikutuksia

ei ole mahdollista torjua tai pienentää.

4: Vakava. Vakava vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun. Vaatii

uudelleensuunnittelua.

3: Merkittävä. Merkittävä vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun.

Vaatii mahdollisesti useita muutoksia suunnitelmaan.

2: Havaittava. Havaittava vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun.

Vaatii johtoryhmätason käsittelyn, mahdollisesti muutoksen suunnitelmaan.

1: Vähäinen. Vähäinen vaikutus toteutuksen aikatauluun, kustannuksiin tai tuotteen laatuun.

Vaatii ilmoituksen johtoryhmälle, mahdollisesti käsittelyn.

Taulukossa 10-1 on esitetty keskeisimmät KPK THH:n perustamiseen liittyvät riskit.

Taulukko 10-1 Riskiluettelo

Oheisessa matriisissa riskit on esitetty vaikuttavuuden ja todennäköisyyden mukaisesti:

Riski Korjaava toimenpide Toden-

näköisyys

Vaikutus

1. Päätöksentekoprosessin aikataulun

venyminen estää toiminnan käynnistäminen

suunnitellussa aikataulussa

KPK THH:n asteittainen käynnistäminen, vaikka

kaikki asiakaskunnat eivät pysyisi aikataulussa 5 4

2. Palveluyhtiön toimipisteiden

maantieteellisestä sijoittamisesta ei päästä

yhteisymmärrykseen

Riittävän pitkän ajan sopeutussuunnitelma eri

kuntien tarpeiden tyydyttämiseksi 4 3

3. Muutosjohtamisessa ja -viestinnässä

epäonnistutaan

Muutoshallinnan riittävä tuki toteutukselle3 4

4. Nykyiset tietotekniset ratkaisut estävät

yhteisen IT-arkkitehtuurin luomisen

Realistinen tiekartta nykytilasta tavoitetilaan.

Integraatioalustaan panostamisella voidaan alentaa

ao. riskiä.

3 3

5. Toteutussuunnitelman aikataulu ei ole

realistinen

Toteutussuunnitelman keskeisten komponenttien

validointi asiakaskuntien kanssa 3 2

6. Riittävä määrä asiakas-/omistaja

kuntatoimijoita ei pysty tai halua sitoutua

projektiin palveluyhtiön riittävän suuren

asiakaspohjan saavuttamiseksi

Liiketoiminnan aloittamisessa huomioidaan

kuntasektorin intressit. KPK THH:n tulee olla

taloudellisesti ja toiminnallisesti houkutteleva

vaihtoehto kuntatoimijoille

2 5

7. Liiketoimintasuunnitelman osoittamat

taloudelliset tai toiminnalliset hyödyt eivät ole

riittävät

Parhaiden käytäntöjen ja kokemusten soveltaminen

palveluyhtiön liiketoimintasuunnitelmaan 1 3


60


Kuva 10-1 KPK THH:n riskimatriisi

1. Päätöksentekoprosessin aikataulun venyminen estää toiminnan käynnistäminen

suunnitellussa aikataulussa.

2. KPK THH:n toimipisteiden maantieteellisestä sijoittamisesta ei päästä

yhteisymmärrykseen

3. Muutosjohtamisessa ja -viestinnässä epäonnistutaan

4. Nykyiset tietotekniset ratkaisut estävät yhteisen IT-arkkitehtuurin luomisen

5. Toteutussuunnitelman aikataulu ei ole realistinen

6. Riittävä määrä asiakas-/omistaja kuntatoimijoita ei pysty tai halua sitoutua projektiin

palveluyhtiön riittävän suuren asiakaspohjan saavuttamiseksi

7. Liiketoimintasuunnitelman osoittamat taloudelliset tai toiminnalliset hyödyt eivät ole

riittävät

10.2 Toteutussuunnitelma

KPK THH:n tavoitetilaan 2015 edetään vaiheittain toiminnan riskit minimoiden seuraavalla

sivulla olevan suunnitelman mukaisesti.

Ris

kin

vaik

utu

s

6

3 1

7 4 2

5

Riskin todennäköisyys


61


Taulukko 10-2 KPK THH 2015 tavoitetilan tiekartta

KPK THH:n toiminta käynnistyy vuonna 2011. Palvelutarjonnassa on tuolloin palkanlaskenta ja

matkalaskujen käsittely. Tuotantoa tehdään olemassa olevilla palkanlaskennan järjestelmillä.

Matkalaskujen käsittelyyn KPK THH:lle hankitaan uusi yhteinen järjestelmä. KPK THH:n

alihankkijaverkoston kautta on mahdollista ostaa myös taloushallinnon ja –suunnittelun

palveluita.

Vuoden 2011 käynnistysvaiheessa KPK THH:lla on toimintaa vähintään kolmella ja enintään

viidellä alueella, joilla voi olla useampia toimipisteitä. Alueelliset toimipisteet pohjautuvat

alkuvaiheessa asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden olemassa oleviin palvelukeskuksiin. Uusia

toimipisteitä voi lisäksi syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia tai

liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH:a.

KPK THH:n asiakasvolyymin suunnitellaan kasvan vuosittain 5%:lla vuoteen 2014 mennässä,

jolloin väestön kattavuus on 25%.

KPK THH:n palvelutarjonta kattaa taloushallinnon ja –suunnittelun palvelut vuonna 2012

mikäli hyödynnetään olemassa olevia laajennettavia järjestelmäsopimuksia, muutoin nämä

palvelut ovat KPK THH:n palvelusalkussa vasta vuonna 2013. Toisaalta kuntatoimijoilla on

2011 2012 2013 2014 2015

Asiakasvolyymi

(väestön

kattavuus)

~10 % ~15% ~20% ~25% ~25%

Palvelutuotanto Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

Alihankintana on

mahdollista ostaa

myös

taloushallinnon

palveluita

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

taloushallinto *,

taloussuunnittelu *

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

rekrytointi,

(työvoima-

vuokraus)

taloushallinto,

taloussuunnittelu

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

rekrytointi,

(työvoima-

vuokraus)

taloushallinto,

taloussuunnittelu

Palkanlaskenta,

matkalaskujen

käsittely,

rekrytointi,

(työvoima-

vuokraus)

taloushallinto,

Taloussuunnittelu

Järjestelmä-

ympäristö

Palkanlaskennassa

olemassa olevat

järjestelmät,

(Personec F.K./R,

Pegasos),

matkalaskujen

käsittelyprosessissa

uusi yhteinen

järjestelmä,

taloushallinnon ja –

suunnittelun osalta

tehdään

järjestelmä-

kehitystä

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP *

- järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP

-Järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP

-Järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Yhtenäinen

järjestelmä-

kokonaisuus:

- ERP

-Järjestelmä-

palveluna

hankittava

vaihtoehto

Toimipisteet Vähintään 3 aluetta

Enintään 5 aluetta,

joilla mahdollisesti

useampia

toimipisteitä

5 aluetta,

Noin 150

htv/toimipiste

Henkilöstö Kultakin asiakkaalta

siirtyy tavoite-

tehokkuuden

mukainen määrä

työntekijöitä, loput

henkilöt voidaan

myös siirtää KPK

THH:hen, mutta

lisäresursointi

laskutetaan

erikseen

Tavoite-

tehokkuuksien

mukainen

henkilöstömäärä

(saavutetaan

eläköitymisen

kautta)


62


mahdollisuus hankkia nämä palvelut jo vuonna 2012 palveluna hankittavan tietojärjestelmän tai

alihankintaverkoston kautta. KPK THH:n suunniteltu palvelusalkku on täydessä laajuudessaan

kuntatoimijoiden käytettävissä vuonna 2013, jolloin palvelutarjontaan lisätään myös

rekrytoinnin tuki.

Kuva 10-2 KPK THH:n kehityspolut I ja II

KPK THH:n toiminta käynnistyy kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta. Kehityspolku I

keskittyy KPK THH:n tavoitetilan mukaisen ERP-järjestelmän käyttöön pohjautuvan

palvelutuotannon kehittämiseen. Kehityspolku II pohjautuu palveluna hankittavaan

vaihtoehtoiseen järjestelmäratkaisuun. Kuntatoimijoilla on tässä kehityspolussa mahdollisuus

joko siirtää talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijansa KPK THH:hen tai jättää henkilöstö

kunnan omaan organisaatioon.

KPK THH:N PERUSTAMINEN

Kehityspolku I

KEHITETYN KONSEPTIN

MUKAISEN TOIMINNAN

LAAJENTAMINEN

KPK THH:n TAVOITETILAN MUKAISEN ERP-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN

POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO

Kehityspolku II

YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA

TOIMINTA-TAPOJEN

JATKUVA KEHITTÄMINEN

KPK THH:n PALVELUNA HANKITUN TIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN

POHJAUTUVA PALVELUTUOTANTO(IIa. THH-henkilöstö siirtyy KPK THH:hen,

IIb: THH-henkilöstö ei siirry KPK THH:hen)

Kehityspolkujen lisäksi voidaan tarjota talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita alihankintaverkoston kautta.

Omistusjärjestelyt olemassa olevien palvelukeskusten kanssa ovat myös mahdollisia.

Prosessien ja raportoinnin jatkuva kehittäminen on tärkeä osa KPK THH:n oimintaa.


63


Kuva 10-3 KPK THH:n kehityspolut ja siirtymäryhmä

Kuvassa 10-4 on esitetty KPK THH:n liikkeelle lähdön aikatauluja ja vaiheistusta. KPK THH

perustamisesta on tarkoitus päättää kesän 2010 aikana. KPK THH:n oma palvelutuotanto

aloitetaan vuoden 2011 alussa suunnitellussa laajuudessa. Palveluna hankitun tietojärjestelmän

ja alihankintaverkostomallin kautta toiminta käynnistyy tarvittaessa laajemmin jo vuonna 2011.

KPK THH:n oma palvelutuotanto laajenee vuoden 2012 alussa taloushallinnon ja –suunnittelun

osa-alueille, mikäli toiminta tulee pohjautumaan olemassa olevien järjestelmäsopimuksien

laajentamiseen.

Talous- ja

Henkilöstö-

hallinnon

järjestelmä-

selvitys

KPK THH:n

perustamistoimet,

prosessien ja

järjestelmien

suunnittelu ja

toteutus

ERP-järjestelmän toteutus ja käyttöönotto, vaiheittainen migraatio yhteiseen järjestelmään

Siirtymä-ryhmä n

Palkanlaskennan ja matkalaskujen käsittelyn palvelutuotanto

Kehityspolku II

Olemassa olevat järjestelmät Vaiheittainen migraatio uuteen järjestelmään

Kehityspolku I

Palveluna hankitun tietojärjestelmän käyttöönotto

Siirtymä-ryhmä 1

Siirtymä-ryhmä 2

Siirtymä-ryhmä 3

Siirtymä-ryhmä n

Siirtymä-ryhmä 1

Siirtymä-ryhmä 2

Siirtymä-ryhmä 3

Siirtymä-ryhmä 1

Siirtymä-ryhmä 2

Siirtymä-ryhmä 3


64


Kuva 10-4 KPK THH:n perustamisen toteussuunnitelma

Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a toteutuu suunnitelmallisesti ja hallitusti sekä

toiminnan riskit minimoiden. Isommalla asiakkaalla tämä saattaa kestää vuoden, pienempien

asiakkaiden osalta liittyminen voi tapahtua muutamassa kuukaudessa.

Kuva 10-5 Uusien asiakkaiden liittäminen osaksi KPK THH:a

Siirtymisen johtaminen ja laadunvarmistus, muutoshallinta ja kommunikointi

• Määritä yksityiskohtainen

siirtymissuunnitelma

• Henkilöstö

• Toimitilat

• Tietojärjestelmät,

liittymät ja

konversiot

• Prosessit

Analyysi Siirtymisen suunnittelu Toiminnan tuki

• Toiminnan tuki

• Ongelmien ratkaisu

• Analysoi uuden

asiakkaan nykytilan

toiminta- ja

järjestelmäympäristö

• Arvioi siirtymisen

vaikutukset sekä uuden

asiakkaan että KPK

THH:n näkökulmasta

• Määritä

siirtymisstrategia

Siirtyminen

• Siirtyminen

3 – 12 kuukautta

KPK THH:n ja asiakkaiden siirtymä- ja tukitiimit

0,5 kk – 2 kk 1 kk - 4 kk 1,5 kk - 6 kk Jatkuva toiminta


65


Asiakkaiden liittämistä varten KPK THH nimeää organisaatiostaan ns. siirtymätiimin, joka

huolehtii asiakkaiden liittämisen käytännön toteutuksesta. Siirtymätiimin työskentelyyn

osallistuvat aktiivisesti sekä KPK THH:n toimitusjohtaja että alueellisen palvelukeskuksen

johtaja ja palvelu-, kehitys- ja asiakasvastaavat. Muita KPK THH:n asiantuntijoita käytetään

siirtymisen tukena tarvittaessa.

Myös siirtyvän asiakkaan organisaatioon nimetään siirtymätiimi, joka toimii tiiviissä

yhteistyössä KPK THH:n siirtymätiimin kanssa.

Kuva 10-6 Liiketoiminnan käynnistysvaiheen organisoituminen - siirtymäryhmä 1: 1.1.2011

KPK THH:n projektiryhmä:Siirtymätiimin johto:

• KPK THH:n johtaja nn• Alueellisen KPK THH:n johtaja nn

• Projektipäällikkö nnSiirtymätiimin jäsenet:

• Asiakasvastaava nn• Asiakas a

• Asiakasvastaava nn• Asiakas b• Asiakas c• Asiakas d

• Asiakasvastaava nn• Asiakas e• Asiakas f

• Palvelupäällikkö/-t• Kehityspäällikkö

Asiakas a

Siirtymätiimin johto:

• nn

• nn

Siirtymätiimin jäsenet:

• nn

• nn

• nn

Asiakas b


• nn


• nn

Asiakas c


• nn


• nn

• nn

Asiakas e


• nn


• nn

• nn

Asiakas f


• nn


• nn

• nn

Asiakas d


• nn


• nn


66


Kuva 10-7 KPK THH käynnistysvaiheen organisaatiokaavio 2011

Kuvassa 10-7 on kuvattu KPK THH:n käynnistysvaiheen orgaanisaatiokaavio.

KPK THH:n hyvä asiakastuntemus varmistetaan pääsääntöisesti asiakasomistajilta siirtyvän

henkilöstön avulla, sillä yhtiön henkilökunta muodostuu pääsääntöisesti KPK THH:n omistaja-

asiakkaiden nykyisestä henkilökunnasta. Esimiestehtäviin (palvelupäällikkö), asiakasvastuu-

sekä kehitystehtäviin jouduttaneen mahdollisesti rekrytoimaan siirtyvien henkilöiden lisäksi

uusia henkilöitä.

KPK THH:n omistaja-asiakkaaksi tulevien kuntatoimijoiden henkilöstö siirtyy KPK THH:n

palvelukseen vanhoina työntekijöinä. Kultakin asiakkaalta voi KPK THH:oon siirtyä vähintään

asetetun tavoitetehokkuuden mukainen henkilömäärä. KPK THH:oon voi siirtyä myös

yksittäiseltä kuntatoimijalta tätä enemmän henkilöstöä, mutta tästä osuudesta kuntatoimijoita

laskutetaan erikseen.

KPK THH:n henkilöstölle tullaan rakentamaan uusiin tehtävän-/toimenkuviin pohjautuva

palkkausjärjestelmä, jonka piiriin pyritään siirtymään heti toiminnan käynnistyttyä.

KPK THHToimitusjohtaja nn

Asia

kas-

vasta

avat

Prosessikohtaiset ohjausryhmät(asiakkaan edustajat)

Asiakkaat


Matkalaskut

Alue A,n. 150 htv

Aluejohtaja nn

Alue C,n. 150 htv

Aluejohtaja nn

Alue D,n. 150 htv,

Aluejohtaja nn

Järjestelmäratkaisu I: Personec F.K./R, Pegasos, matkalaskujen käsittelyjärjestelmäJärjestelmäratkaisu II: Järjestelmät palveluna

KPK THH:n alihankinta-

verkosto

KPK THHYhtiöpalvelut

Asia

kas-

vasta

avat


Matkalaskut Asia

kas-

vasta

avat


Matkalaskut

PalvelutTaloushallinnon ja –suunnittelun prosessien ja järjestelmien kehitystiimi

Asia

kas-

vasta

avat

Asia

kasvasta

avat

Palvelut Sovitut talous-

ja henkilöstö-hallinnon palvelut

KPK THH – Palvelutarjonnan prosessikuvakset

67


Sitran Kuntaohjelma

Kuntien Palvelukeskus –hanke

KPK THH Oy perustettava yhtiö

LIIKETOIMINTASUUNNITELMA VERSIO 2.0

Liite 1: Palvelutarjonnan prosessikuvaukset


68


Sopimusten hallinta –prosessin kaavio

Toimittaja- ja sopimushallinta, hyllytyspalvelu

KPK THH Hankinnan prosessit

Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

TH

H

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

Ha

nkin

ta-

toim

i

Vira

sto

t/

Liik

e-

laito

kse

t

(Tila

aja

t)

To

imie

lin

(La

uta

-

ku

nn

at/

Jo

hto

-

ku

nn

at)

Tu

ote

-

ka

talo

gi

To

imitta

ja

Mu

ut

ha

nkin

ta-

yksik

öt

12.03.2010 v10

Tarve tavarasta tai

palvelusta

Päätös hankinnan

toteuttamisesta

Toimeksianto

hankintatoimelle

Tarjouspyynnön

laatiminen

Kilpailutus

Tarjouksen

laatiminen

Tarve tavarasta tai

palvelusta

Päätös hankinnan

toteuttamisesta

(Seudullinen

yhteishankinta)

Tarjousten vertailu

ja

valintapäätöksen

tekeminen

Sopimuksen

solmiminen

Sopimus-

kommentit

Toimittajatietojen

perustaminen

Tuotetietojen

hyväksyminen

Tuotetietojen

toimittaminen

Tuotetiedot

tuotekatalogissa

Asianhallintajärjestelmä

Hankintapäätös

Kilpailutusjärjestelmä

Tarjouspyyntö

Kilpailutusjärjestelmä

Tarjous

Taloushallintojärjestelmä

Toimittajan

perustiedot

Tilausjärjestelmä

Tuotteiden

perustiedot

Toimittaja täyttää

hyllyvaraston

Ostotilaus

hyllyvarastosta

Käyttäjä ottaa

hyllyvarastosta

Toimittaja inventoi

hyllyvaraston

Ostolaskun

lähetys

Ostolaskut

ja osto-

reskontra


69


Sopimusten hallinta –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Tarve tavarasta / palvelusta (josta ei ole

sopimusta)

Prosessi loppuu:

– Sopimuksen solmiminen

– Toimittajatietojen perustaminen ja tuotetietojen

hyväksyminen

Prosessin keskeiset vaiheet:

– Päätös hankinnan toteuttamisesta

– Tarjouspyynnön laatiminen ja kilpailutus

– Valintapäätöksen tekeminen


– Toimittajaperustietojen perustaminen ja ylläpito

– Tuotetietojen hyväksyminen

Sopimusten hallinta –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Päätös hankinnan toteuttamisesta

– Tarjouspyynnön laatiminen ja kilpailutus

– Valintapäätöksen tekeminen


– Tuotetietojen hyväksyminen

KPK THH:

– Sopimustietojen vastaanotto

hankintajärjestelmästä

– Toimittajaperustietojen perustaminen ja ylläpito

– Palautteen anto hankintajärjestelmälle

ULKOISTUSKUMPPANIT:

– Tuotetietojen päivittäminen tuotekatalogiin

(kunnan ulkoistuskumppani)

– Seudullinen ja valtakunnallinen hankintayhteistyö

muiden kuntatoimijoiden kanssa (kunnan

kumppanit)


70


Tilaus –prosessin kaavio

Ostotilaukset: varastotuotteet, sopimustuotteet

KPK THH Hankinnan prosessit

Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

TH

H

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

Ha

nkin

ta-

toim

i

Vira

sto

t/

Liik

e-

laito

kse

t

(Tila

aja

t)

Va

rasto

/

Lo

gis

tiik

ka

Mu

ut

ha

nkin

ta-

yksik

öt

To

imitta

jaT

uo

te-

ka

talo

gi

Ostoehdotuksen

tekeminen ja

tiliöinti

Tarve tavarasta tai

palvelusta

Tilausjärjestelmä

Ostotilaus

12.03.2010 v10

Tarve tavarasta tai

palvelusta

Ostoehdotuksen ja

tiliöinnin

tekeminen

Ostoehdotuksen

hyväksyminen

Ostoehdotuksen

hyväksyminen

Vaatii

hyväksynnän?

Vaatii

hyväksynnän?

Varastotuote?

Varastovaraus

Ennakkokirjaus

(Tilauskanta)

Ennakkokirjaus

(Tilauskanta)

Sopimustuote?

Ostotilauksen

vastaanotto

Tilausjärjestelmä Tilausjärjestelmä Taloushallintojärjestelmä

Hankintaehdotus

Varastonhallinta Tilausjärjestelmä Hankintajärjestelmä

Sopimus- ja

varastotuotteet

Varastosaldo

< 0

Tuotteen

vastaanotto

Tuotteen toimitus

Varastotuotteen

toimitus varastosta

Toimittaja/

Sopimus-

hallinta

Ostolaskun

lähetys

HankintaehdotusVarastovarausEnnakko-

kirjaustosite

Ostolaskut

ja osto-

reskontra

Laskutusmääräys

Sisäinen

laskutus

Varastotuotteen

vastaanotto

Hankintajärjestelmä

Laskutus-

määräys

Varastotuote?

Ostoehdotus

Varastotuotteen

vastaanotto

varastoon

Hyväksytty

ostoehdotus

Ennakko-

kirjauksen

peruutus

Taloushallintojärjestelmä

Ennakko-

kirjauksen

peruutustosite


71


Tilaus –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Tarve tavarasta/palvelusta (josta on sopimus)

Prosessi loppuu:

– Tavaran/palvelun vastaanotto (ja edelleen

taloushallinnossa maksu)


– Ostoehdotuksen tekeminen ja tiliöinti

– Ostoehdotuksen hyväksyminen

– Ennakkokirjaus (tilauskanta)

– Varastotuote: varastotuotteen toimitus varastosta

ja vastaanotto

– Sopimustuote: sopimustuotteen toimitus

toimittajalta ja vastaanotto

– Muu tuote: hankintaehdotuksen tekeminen

– Ostolaskun vastaanotto ja ostoreskontra

– Ennakkokirjauksen peruutus (tilauskanta)

Tilaus –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Ostoehdotuksen tekeminen ja tiliöinti

– Ostoehdotuksen hyväksyminen

– Varastovarausten tekeminen ja varastotuotteen

toimitus ja vastaanotto

– Sopimustuotteen vastaanotto

– Hankintaehdotusten tekeminen

KPK THH:

– (Sisäinen laskutus)

– Ostotilaus- ja toimitustietojen vastaanotto

hankintajärjestelmästä

– Ennakkokirjauksen tekeminen

– (Ostolaskut ja ostoreskontra)

– Ennakkokirjauksen peruutus

– Palautteen anto hankintajärjestelmälle

ULKOISTUSKUMPPANIT:

– Ostotilauksen vastaanotto, tuotteen toimitus

varastoon tai vastaanottajalle, ostolaskun lähetys

(kunnan kumppani)


72


Ostolaskut ja ostoreskontra –prosessin kaavio

Ostolaskut ja ostoreskontra

KPK THH Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Palv

elu

kesk

us

Ulk

ois

tus-

kum

ppani

Tuoto

kse

tAsi

akas

11.03.2010

Hankinta:Tiliönti tilaus-vaiheessa

Laskun skannaus /Verkkolasku

Laskutietojen tallennus

Tilaus / sopimus tarkistus

Toimittajan perustaminen **)

Laskun laitto kiertoon *) Automaattinen

siirto ostoreskontraan

Automaattinen siirto kirjanpitoon

Maksatusaineiston koonti

Maksu-liikenne

TarkistaminenTiliöinti

Hyväksyminen *)

Kyllä

Ei

Ei

Kyllä

Maksutietojen päivitys

ostoreskontraan

Kauden päätöstoimet

Ostolaskun

kierrätysjärjestelmä

Ostolaskun


*) Ostolaskun


Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto

Autom. kohdistaminen

Onko toimittaja rekisterissä?

Kyllä

Ei

KP ja TPsiirrot

**) Taloushallinto

Tilausjärjestelmän päivitys *)

*) Tilausjärjestelmä

**) Ostolaskun


Tilausjärjestelmä

E-laskut Maksatusaineisto

Arkistointi

Reskontralistat

Ostolaskut:

- perustiedot

- tiliöinti

- kiertoloki

- kuva

- liitteet


73


Ostolaskut ja ostoreskontra –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Ostolaskun saapuminen (verkkolasku / skannattu

lasku)

Prosessi loppuu:

– Maksatus

– Kirjanpito ja tilinpäätössiirrot


– Laskutustietojen tallennus

– Tilaustarkistus

– Automaattinen kohdistaminen

– Laskun laitto kiertoon, asiatarkastus, tiliöinti ja

hyväksyminen

– Aineiston automaattinen siirto kirjanpitoon ja

ostoreskontraan

– Maksuaineiston käsittely ja maksatus

Ostolaskut ja ostoreskontra –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Tilausjärjestelmän päivitys

– Kiertoon laitetut laskut:

– Laskun tarkistaminen

– Laskun tiliöinti

– Laskun hyväksyminen

KPK THH:

– Laskutietojen tallennus

– Tilaustarkistus

– Automaattinen kohdistaminen

– Toimittajan perustaminen toimittajarekisteriin

– Laskun laitto kiertoon

– Automaattiset siirrot kirjanpitoon ja

ostoreskontraan

– Maksatusaineiston koonti

– Kauden päätöstoimet

– Maksutietojen päivitys ostoreskontraan

ULKOISTUSKUMPPANI / MUU:

– Laskun skannaus / verkkolaskun vastaanotto


74


Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin kaavio

Myyntilaskut ja myyntireskontra (Myyntilaskut)


Talo

ush

alli

nto

Toim

iala

tTuoto

kse

tPalv

elu

kesk

us

Ulk

ois

tus-

kum

ppani

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Ulk

oin

en

asi

akas

11.03.2010

Laskutusaineiston kokoaminen ja lähettäminen kumppanille

Automaattinen kohdistaminen

Ei

Kyllä

Laskutuksen

esijärjestelmät

Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto

Viitteen tarkistus

Laskun tuottaminen ja lähettäminen

(laskuoperaattori)

Autom. siirto kirjanpitoon

Autom. siirto myyntireskontraan

Taloushallinto

Kauden päätöstoimet

KP ja TP siirrot

Manuaalinen kohdistaminen

E-laskut

Laskutustiedot asiakas

käyttöliittymän kautta

Laskutustiedot esijärjestelmään

Myyntitilaus / Hyvityslasku

TaloushallintoTaloushallinto

Autom. siirto kirjanpitoon

Maksu-suorituksen

valvonta

Maksu-suorituksen

valvonta


75


Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin kaavio, maksusuorituksen valvonta

Myyntilaskut ja myyntireskontra (Maksusuorituksen valvonta)


Talo

ush

alli

nto

Toim

iala

tTuoto

kse

tPalv

elu

kesk

us

Ulk

ois

tus-

kum

ppani

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Ulk

oin

en

asi

akas

11.03.2010

Perintään siirto (itseperittävät)

Maksu-liikenne

Luottotappioesitys

Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto Taloushallinto

Perintä-kelpoisuuden

tarkistusKyllä

Ei

Luottotappioiden käsittely:

-myyntireskontra- kirjanpito (reskontran

kautta)Maksusuorituksen

valvonta

Perittävien

seurantaraportit

toimialoittain

Luottotappio-päätös

Kyllä

Taloushallinto

Perintä:- sis. maksumuistutuksen

Maksuvapautuksen antaminen

Korotetun maksumuistutus-

aineiston tuottaminen

Maksuajan pidennys

Korkolaskun tuottaminen ja lähettäminen (operaattori)

A

Yhteydenotto ja selvitys

A

Ei

B

B

A

Maksumuistutuksen tuottaminen ja lähettäminen

(operaattori)

A

Korkolasku-aineiston

tuottaminen

Myynti-laskut

Perintäehdotelma(perintäkelpoiset)

Ei

Kyllä

Ulosotto


76


Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Laskutustiedot valmiina (esijärjestelmä,

asiakaskäyttöliittymä)

Prosessi loppuu:

– Maksu

– Kirjanpitosiirrot

– Luottotappioiden käsittely


– Laskun tekeminen ja lähettäminen

– Maksusuoritusten valvonta

– Perintä

– Luottotappioiden käsittely

– Aineiston siirto kirjanpitoon

Myyntilaskut ja myyntireskontra –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Myyntitilaukset / hyvityslaskun tekeminen

– Maksuvapautuksen antaminen

– Luottotappiopäätös

KPK THH:

– Laskutusaineiston kokoaminen ja lähettäminen

kumppanille

– Automaattiset siirrot kirjanpitoon ja reskontraan

– Maksusuorituksen valvonta

– Maksetut:

– Viitteen tarkistaminen

– Automaattinen / manuaalinen

kohdistaminen

– Automaattinen siirto kirjanpitoon

– Kauden päätöstoimet

– Maksamattomat:

– Maksuajan pidennys

– Maksumuistutuksen lähettäminen

(itseperittävät)

– Perintäkelpoisuuden tarkistaminen

– Perintä (sakon luonteiset)

– Luottotappioesitys ja kirjausten tekeminen


– Laskun (ml. korkolaskut)tuottaminen ja

lähettäminen

– Perintä (ml. perintäkelpoisten maksumuistutukset)


77


Maksuliikenne –prosessin kaavio

Maksuliikenne


Palv

elu

kesk

us

KP aineisto:

Talo

ush

alli

nto

Pankki

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Tuoto

kse

tToim

iala

t

11.03.2010

Kassan-hallinta

Maksettavien maksujen valinta pankkikohtaisesti

Maksuaineisto

Aineiston automaattinen

siirto palvelimelle

Aineiston siirto pankkiin

Maksuaineiston vastaanotto

Maksu /

siirtolokin

tarkastus

Arkistointi:- siirtoloki

(seuraavana päivänä)

Toimialalta lisätietoja

asiakassuorituksesta / toimeentulotuen

suoritukset

Pankilta lisätietoja asiakassuorituksesta

Tilioteaineiston noutaminen:- tiliotesaldot- viiteaineistot

- suoraveloitus valtuutukset- korttiaineisto

Automaattinen viitteiden jako ja

viitteiden virhelistaTiliotteiden käsittely

Selvittelytilit (käsittely kesken)

Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuliikenne

Maksujen tarkistus ja teknisen

palautteen lähetysMaksatus

Palkat

Matka-hallinto

Toimeen-tulotuet

Henkilöstö-kassat

Ostolaskut

Korttiaineisto

Suoravel. aineisto

Erääntyvien priorisointi

Kyllä

Ei

Arkistointijärjestelmä

Tiliotteiden sulkeminen

Maksuliikenne Maksuliikenne Maksuliikenne / Taloushallinto

Arkistointi


Taloushallinto

Maksuliikenne

Maksettavien maksujen

hyväksyntä

Tarvittaessa

(esim. valitun

tilin saldo

riittämätön)

Kassan-hallinta: ajantasa-saldot

Myyntilaskutja -reskontra (automaattinen kohdistus)

Siirto kirjanpitoon

Ostoreskontra:- maksamattomat- hyvityslaskut

Myyntireskontra:- virheellisten manuaalinen kohdistus

Palkat:- maksujen peruutukset

Toimialojen ylläpitämät reskontrat (esim.

pysäköintivirhemaksut)

Kassamaksut (maksumääräykset)

Maksumääräys:- aiheeton maksu

- tekniset virheet palvelukeskuksen hoidettavana- harkintaa vaativat toimialan hyväksynnän kautta (ostolaskun

kierrätysjärjestelmän kautta)

Maksuliikenne

Arkistointi:

- siirtoloki

- maksuaineisto

Arkistointi:

- viitesiirrot

- tiliotteet

- käyttäjäkohtaiset

lokitiedot


78


Maksuliikenne –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Maksatusaineiston saapuminen

– Tilioteaineiston hakeminen

Prosessi loppuu:

– Maksatus

– Siirto kirjanpitoon ja reskontrien täsmäytys


– Maksuaineiston siirto pankkiin

– Maksatus

– Automaattinen viitteiden jako

– Tilioteaineiston käsittely

– Maksumääräykset

– Tiliotteiden sulkeminen

Maksuliikenne –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Erääntyvien priorisointi

– Lisätietojen toimittaminen puutteellisiin

tiliotetapahtumiin

KPK THH:

– Automaattiset kirjanpitoaineiston siirrot

– Maksettavien maksujen valinta pankkikohtaisesti

ja siirto pankkiin

– Tilioteaineiston noutaminen

– Automaattinen viitteiden jako

– Tiliotteiden käsittely ja sulkeminen

– Selvittelytilit

– Maksumääräykset (kassamaksut)

– Siirto kirjanpitoon

– Arkistointi

PANKKI:

– Maksun suorittaminen

– Lisätietojen toimittaminen puutteellisiin

tiliotetapahtumiin


79


Käyttöomaisuus –prosessin kaavio

Käyttöomaisuus


Tie

tojä

rjest

elm

ät

Palv

elu

kesk

us

Tuoto

kse

tAsi

akas

11.03.2010

Investointien ohjeistus

poistosuunnitelman osalta

Hanke-/projektitunnisteen

automaattinen päivitys taloushallinnon

järjestelmiin

Automaattinen kirjaus tasetilille

Avustusten (rahoitusosuudet)

anominen

Esijärjestelmät

(esim. Maa- ja vesialueet)


Hankkeen

käyttöomaisuus-

kirjaukset

Käyttöomaisuus-kohteen

perustaminen

Kirjanpidon laskentatunnisteen

perustaminen (projekti-/

hankenumero)

Ostolasku (tilauksellinen)

Keskeneräisten automaattinen aktivointi (esim. kuukausittain)

Avustusten kirjaaminen

Palkanmaksu (valm. omaan

käyttöön)

Investointirajan

täyttyminen

Kuluksi kirjaaminen /

käyttöomaisuus-luokan

muuttaminen

Muistiotositteen laadinta

Muistiotositteen hyväksyntä

Tieto hankkeen kohdistuksista

Tieto käyttöomaisuusmuutoksesta (myynti,

romutus tai valmistuminen)

Poisto käyttöomaisuus-

rekisteristä

Kohdistustarkistus

Kirjaukset kom. järjestelmään ja

kirjanpitoon (myyntivoitto, -tappio,

romutusten jäännösarvo)

Poistoajot Raportointi

Arkistointi:- tapahtumaluettelo

- tilinpäätöksen liitetiedot

- tase-erittelyt

Ostolasku (tilaukseton)

Käyttöomaisuuskirjanpito

Taloushallinto

Taloushallinto Maksuliikenne Taloushallinto

KäyttöomaisuuskirjanpitoKäyttöomaisuuskirjanpito

Taloushallinto


KOM-erittelyt

(tilinpäätös)

KOM-luettelot


RaportointiArkistointi

Hankinnan suunnittelu

Hankinta:Tiliönti tilaus-vaiheessa

Tilaukselliset

Tilaukseton

Valmishyödykkeet (ei keskeneräisiin)

Maksuliikenne – tiliotteiden

käsittely

Ei

Kyllä

Poisto kom. rekisteristä ja

kirjanpitoviennit


Taloushallinto

Kirjanpidon viennit

TaloushallintoHankintajärjestelmä

10.000 €


80


Käyttöomaisuus –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Käyttöomaisuuden perustiedon muutos

• Investointi (sisältää myös

hankintaprosessin ulkopuoliset ostolaskut)

• Muutos käyttöomaisuuden tilassa

(myynti, romutus tai valmistuminen)

• Kauden vaihde

Prosessi loppuu:

– Käyttöomaisuusrekisteri ajan tasalla

– Käyttöomaisuusajot valmiit


– Käyttöomaisuuden perustietojen ylläpito

(käyttöomaisuuskohteen perustaminen, kirjapidon

laskentatunnisteen perustaminen)

– Automaattiset tasekirjaukset

– Keskeneräisten aktivointi

– Kuluksi kirjaaminen mikäli hankinta ei ylitä

investointirajaa

– Muutokset käyttöomaisuusrekisteriin

(valmistuminen, myynti tai romutus)

– Kauden vaihteen toimenpiteet (poistoajot,

kirjanpidon viennit)


81


Käyttöomaisuus –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Hankinta

– Avustusten anominen

– Kulutositteen hyväksyminen

– Kohdistustarkistus

– Tieto käyttöomaisuuskohteen muutoksesta

(romuttaminen, myynti, valmistuminen)

KPK THH:

– Investointien ohjeistus poistosuunnitelman osalta

– Käyttöomaisuuskohteiden ja laskentatunnisteiden

perustamiset ja poistot

– Automaattiset kirjaukset tasetileille

– Avustusten huomioonottaminen

– Keskeneräisten hankkeiden aktivoinnit

– Investointitarkistus ja mahdollinen kuluksi

kirjaaminen tositteella

– Kohdistustietojen tuottaminen

– Poistoajot

– Raportointi

– Arkistointi


82


Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat –prosessin kaavio

Kirjanpito ja tilinpäätössiirrot


Tie

tojä

rjest

elm

ät

Palv

elu

kesk

us

KP aineisto:

Ulk

ois

tus-

kum

ppani

Tuoto

kse

tAsi

akas

11.03.2010

Kirjanpitoaineiston kokoaminen ja

suorasiirtoaineiston täsmäytys

Täsmäytys **)

Muistio tositteen vastaanotto

(sähk. tosite)

ALV kirjaukset:- käyttötarkoituksen

mukaiset kirjaukset

Arkistointi

Muistio tositteiden

laadinta (sähk. tosite)

Kauden sulkeminen (tekninen)

Esijärjestelmät

/ Taloushallinto

Taloushallinto Taloushallinto

**) Taloushallinto

Taloushallinto Taloushallinto BI

Täsmäytys- varastot

- palvelukassat

Muistiotositteiden laadinta:

- lakis. jaksotukset- avustusten tuloutukset

Ostot

Mynnit

Matkahall.

Maksuliik.

Palkat

Käyttöom.

Kassanhall

Sis. laskutus

Analysointi

Taloushallinto


Täsmäytys- käyttöom. *)

Analysointi

*) Käyttöomaisuus Suunnittelujärjestelmä

Varastot

Tuloslaskelma

Tase

Rah. laskelma

Yht. veroilmoitus

Pääkirja

Päiväkirja

Talousarvion

toteumavertailu

Lakisääteisten raporttien

tuottaminen

Raportointi /

Tilinpäätös


83


Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Kirjanpitoaineiston saapuminen

Prosessi loppuu:

– Lakisääteisten raporttien tuottaminen

– Analysointi


– Kirjanpitosiirrot

– Muistiotositteet

– Täsmäytys, oikeellisuuden tarkastus, oikaisut

– ALV kirjaukset

– Kauden sulkeminen

– Aineiston siirto raportointijärjestelmään

analysointia varten

Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Varastojen ja palvelukassojen täsmäytys

– Muistiotositteiden laadinta

– Analysointi

KPK THH:

– Kirjanpitoaineiston kokoaminen ja

suorasiirtoaineiston täsmäytys

– Muistiotositteiden vastaanotto ja laadinta

– Täsmäytys

– ALV-kirjausten tekeminen

– Kauden sulkeminen

– Lakisääteisten raporttien tuottaminen

– Analysointi


84


Sisäisten taloustapahtumien hallinta –prosessin kaavio

Sisäisten taloustapahtumien hallinta


Palv

elu

kesk

us

Ulk

ois

tus-

kum

ppani

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Asi

akas

Tuott

aja

/ T

ilaaja

11.03.2010

Automaattinen kohdistus / vyörytys

Täsmäytys

Kohdistustekijän määrittely

Sopimuksenhallinta

järjestelmä


Taloushallinto

Tilausjärjestelmä

Sopimuksen tekeminen

Arkistointi

Taloushallinto

Automaattiset kirjanpitoviennit

EiToistuvuus

Kyllä - toistuvaislaskut

Kertatilauksen tekeminen

Automaattiset kirjanpitoviennit

Kertatoimitus

KP ja TP siirrot

Taloushallinto


Sisäisen ostolaskun tekeminen

Sisäisen myyntilaskun tekeminen


85


Sisäisten taloustapahtumien hallinta –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Sopimuksen tekeminen

– Kertatilauksen tekeminen

– Sisäisten osto- ja myyntilaskujen tekeminen

Prosessi loppuu:

– Kirjanpito ja tilinpäätössiirrot


– Toistuvaislaskujen automaattiset kirjanpitoviennit

– Kertatilauksiin liittyvät automaattiset

kirjanpitoviennit

– Sisäisten osto- ja myyntilaskujen täsmäytys

– Arkistointi

Sisäisten taloustapahtumien hallinta –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Sopimuksen tekeminen (mahdollisimman

korkealla tasolla)

– Kohdistustekijän määrittely (sopimukseen

perustuvat ei toistuvat maksut)

– Kertatilauksen / -toimituksen tekeminen

– Sisäisen osto- / myyntilaskun tekeminen

KPK THH:

– Automaattiset kirjanpitoviennit

– Automaattiset kohdistukset / vyörytykset

– Sisäisten osto- ja myyntilaskujen täsmäytys


86


Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin kaavio, suuri rooli

Kassanhallinta


Palv

elu

kesk

us

Pankki

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Tuoto

kse

tAsi

akas

/ ta

loush

alli

nto

11.03.2010

Ostoreskontra

Maksuvalmius

raportointi

Tilimuutokset maksuliikenne-järjestelmään

Automaattinen tietojen päivitys

Maksuvalmius-ennusteen laadinta

Asiakkaan viikko- ja kk-raportin kokoaminen

Maksuliikenne

Palvelukassojen kassanhoito

Maksuvalmius-ennusteen

analysointi ja toimenpide-ehdotus

Tilien avaaminen ja sulkeminen

Pankkipalvelu-sopimus asiakkaan

kanssa

Palvelukeskuksen valtuuttaminen

Myyntireskontra

Matkahallinta

Palkanmaksu

Taloushallinnon

esijärjestelmätMaksuliikenne

Taloussuunnittelu

Tietojen syöttö:- verotulot

- valtionosuudet- alv muutokset

- sijoitukset ja lainat

Henkilöstökassat

Maksuliikenne:- tiliotteiden

saldojen käsittely

Erilliset kassajärjestelmät

Toimenpiteiden hyväksyntä:- sijoitukset- lainan otto

- maksujen lykkäykset- limiitit

- kuntatodistukset- konsernitilin

maksuvalmiuden hallinta

Raportointi:- viikko-raportti- kk-raportti

Sijoitusten ja lainojen ylläpito

Ostoreskontra

Maksuvalmius

ennuste

Maksuliikenne Raportointi Raportointi

Kuukausitasolla

Päivätasolla

Kuntatodistuksiin liittyvät

toimenpiteet

Toimenpide-

ehdotus


87


Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin kaavio, pieni rooli

Kassanhallinta


Palv

elu

kesk

us

Pankki

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Tuoto

kse

tAsi

akas

/ ta

loush

alli

nto

11.03.2010

Ostoreskontra

Maksuvalmius

raportointi

Tilimuutokset maksuliikenne-järjestelmään

Automaattinen tietojen päivitys

päivittäin

Maksuvalmius-ennusteen laadinta

Asiakkaan viikko- ja kk-raportin kokoaminen

Maksuliikenne

Palvelukassojen kassanhoito

Maksuvalmius-ennusteen analysointi

Tilien avaaminen ja sulkeminen

Pankkipalvelu-sopimus asiakkaan

kanssa

Palvelukeskuksen valtuuttaminen

Myyntireskontra

Matkahallinta

Palkanmaksu

Taloushallinnon

esijärjestelmätMaksuliikenne

Taloussuunnittelu

Tietojen syöttö:- verotulot

- valtionosuudet- alv muutokset

- sijoitukset ja lainat

Henkilöstökassat

Maksuliikenne:- tiliotteiden

saldojen käsittely

Erilliset kassajärjestelmät

Toimenpiteet:- sijoitukset- lainan otto

- maksujen lykkäykset- limiitit

- kuntatodistukset- konsernitilin

maksuvalmiuden hallinta

Raportointi:- viikko-raportti- kk-raportti

Sijoitusten ja lainojen ylläpito

Ostoreskontra

Maksuvalmius

ennuste

Maksuliikenne Raportointi Raportointi


88


Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Maksuvalmiuteen liittyvien ennakkotietojen

vastaanottaminen

Prosessi loppuu:

– Maksuvalmiusennusteen toimittaminen


– Kassan saldotilanteen selvittäminen

– Reskontratietojen päivitys

– Verotulojen, valtionosuuksien ja alv-muutosten

huomioiminen

– Maksuvalmiusennusteen laadinta ja analysointi

– Rahoitus- ja sijoituspäätökset

– Raportointi

– Palvelukassojen hallinta

Kassanhallinta ja rahoituspalvelut –prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Tilin avaaminen ja sulkeminen

– Pankkipalvelusopimuksen tekeminen

– Palvelukeskuksen valtuuttaminen

– Tietojen syöttö:

– Verotulot

– Valtionosuudet

– Alv muutokset

– Palvelukassojen kassanhoito

– Maksuvalmiusennusteen analysointi

– Toimenpiteet:

– Sijoitukset

– Lainan otto

– Maksujen lykkäykset

– Limiittien käyttö

– Kuntatodistukset

– Kunnan viikko / kk raportin kokoaminen


89


KPK THH:

– Tilimuutokset maksuliikennejärjestelmään

– Automaattinen tietojen päivitys eri lähteistä:

– Ostoreskontra

– Myyntireskontra

– Matkahallinta

– Palkanmaksu

– Sijoitusten ja lainojen ylläpito

– Henkilöstökassat

– Palvelukassat

– Kunnalta tulevien tietojen päivittäminen

ennusteeseen (verotulot, valtionosuudet, alv

muutokset)

– Maksuvalmiusennusteen laadinta ja raportointi


90


Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi -prosessin kaavio

Kustannuslaskenta, raportointi ja Business Intelligence (BI)


Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

Ta

lou

s-

ha

llin

to

He

nkilö

stö

-

ha

llin

to

Vira

sto

/

Liik

ela

ito

sK

VK

HK

J

To

imie

lin

(La

uta

-

ku

nta

/

Jo

hto

ku

nta

)

Ku

nta

liitto

VM

Ve

ro-

ha

llin

to

Taloushallinto Taloushallinto / Tietovarasto

12.03.2010 v10

Kustannuslaskennan

periaatteiden ja

sääntöjen määrittely

Kirjanpito-

kauden

päätös

Menolaji-/

Kustannuspaikka-

vyörytykset

Tuotteiden ja

toimintojen

määrittely

Tuki

kustannuslaskennan

periaatteiden

määrittelylle

Tuki tuotteiden ja

toimintojen

määrittelylle

Kustannuslaskennan

kohdistustekijöiden

tuottaminen

Tuote-/Toimintolaskenta

Taloushallinto / Tietovarasto

Kustannuslaskenta-

raporttien analysointi &

toimenpiteet, hinnoittelu

Kustannuslaskenta-

raporttien tuottaminen


Operatiivisen

raportoinnin

sisällön

määrittely

Tuki

operatiivisen

raportoinnin

määrittelylle

Operatiivisen

tiedon

tuottaminen

Operatiivisen

tiedon

kerääminen

Tietovarasto Operatiiviset järjestelmät

Tietovaraston

rakentaminen

Tietovarasto

Operatiivisen

raporttien

tuottaminen

Operatiivisten

raporttien

analysointi &

toimenpiteet

Tietovarasto

Kustannus-

laskentamallin

toteutus

järjestelmään



91


Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi -prosessin

yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Operatiivisen raportoinnin sisällön määrittely

Prosessi loppuu:

– Operatiivisten raporttien tuottaminen ja

analysointi


– Tietovaraston rakentaminen operatiiviselle

raportoinnille

– Operatiivisen tiedon tuottaminen

– Operatiivisen tiedon kerääminen ja jalostaminen

– Operatiivisten raporttien tuottaminen ja

analysointi

Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi -prosessin

työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Operatiivisen raportoinnin sisällön määrittely

– Operatiivisen tiedon tuottaminen

– Operatiivisten raporttien analysointi ja

toimenpiteet

KPK THH:

– Tuki operatiivisen raportoinnin sisällön

määrittelylle

– Operatiivisen raportoinnin tietovaraston

rakentaminen

– Operatiivisen tiedon kerääminen tietovarastoon,

jalostaminen sekä yhdistäminen talous- ja

henkilöstöhallinnon tietoihin

– Operatiivisten raporttien tuottaminen

– KPK ICT tarjoaa järjestelmäratkaisun ja KPK

THH asiantuntemuksen raportointiin ja Business

Intelligenceen. Tämä palvelu ei liity pelkästään

talous- ja henkilöstöhallintoon vaan laajemmin

kunnan/kuntayhtymän toimintaan.


92


Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset -prosessin kaavio

Seuranta ja ennustaminen: välitilinpäätökset, tilinpäätös, konsernitilinpäätös


Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

Ta

lou

s-

ha

llin

to

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

He

nkilö

stö

-

ha

llin

to

Vira

sto

/

Liik

ela

ito

sK

VK

HK

J-

joh

tory

hm

ä

To

imie

lin

(La

uta

-

ku

nta

/

Jo

hto

ku

nta

)

Ko

nse

rni-

yh

teis

öt/

Ku

nta

-

yh

tym

ät

Taloushallinto,

Suunnittelujärj.,

Asianhallinta

Kirjanpito ja

tilinpäätössiirrot

tehty

Konsernitilinpäätöksen

laatiminen

Kunnan

tilinpäätöksen

laatiminen

Taloushallinto

Tilinpäätös

- Toimintakertomus

- Toteutumisvertailu

- Tuloslaskelma

- Tase

- Rahoituslaskelma

- Liitetiedot

- Tase-erittelyt

Konsernilaskenta

Konsernitilinpäätös

- Konsernituloslaskelma

- Konsernitase

- Konsernin

rahoituslaskelma

- Liitetiedot

- Yhdistelylaskelmat

Kuntayhtymien ja

konserniyhteisöjen

tilinpäätöstiedot

Tilinpäätöksen ja

konsernitilinpäätöksen

käsittely

Tilinpäätöksen ja

konsernitilinpäätöksen

vahvistaminen

12.3.2010 v10

Järjestelmä-

aikataulun

laatiminen

Tilinpäätös-

aikataulu ja

tilinpäätös-

periaatteet

Erillis-

tilinpäätösten

laatiminen

Tilinpäätöksen

käsittely

liikelaitosten

johtokunnissa

Tilinpäätöksen

käsittely

konserniyhteisöjen

hallitukseissa

Peruskunnan

tilinpäätöksen

laatiminen

Tilinpäätösten

analyysi


Erillistilinpäätös

- Toimintakertomus

- Toteutumisvertailu

- Tuloslaskelma

- Tase

- Rahoituslaskelma

- Liitetiedot

- Tase-erittelyt

Toimintakertomus,

toiminnallisten

tavoitteiden

toteuma,

sopimukset ja

vastuut

Tilintarkastus

Erillis-

tilinpäätösten

tilintarkastus

Erillis-

tilinpäätösten

tilintarkastus

Tilinpäätöksen

käsittely

lautakunnissa

Taloushallinto

Kyselylomakkeet

konserniyhteisöille ja

kuntayhtymille (jos

kirjanpito ei KPK THH:ssa)


93


Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Tilinpäätöskauden päätös

Prosessi loppuu:

– Tilinpäätöksen/Välitilinpäätöksen/Konsernitilinpä

ätöksen vahvistaminen


– Liikelaitosten ja konserniyhteisöjen

erillistilinpäätösten laatiminen

– Peruskunnan/-kuntayhtymän tilinpäätöksen

laatiminen

– Kunnan/kuntayhtymän tilinpäätöksen laatiminen

– Konserniyhteisöjen ja kuntayhtyminen

tilinpäätöstietojen vastaanotto

– Kuntakonsernitilinpäätöksen laatiminen

– Tilinpäätösten käsittely vahvistaminen

Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Tilinpäätösaikataulun ja tilinpäätösperiaatteiden

laatiminen

– Tilinpäätösten toimintakertomusten ja

toiminnallisten tavoitteiden toteuman laatiminen

– Erillistilinpäätösten käsittely liikelaitosten

johtokunnissa

– Tilinpäätösten käsittely konserniyhteisöjen

hallituksissa

– Tilinpäätöksen käsittely lautakunnissa

– Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen käsittely

kunnanhallituksessa

– (Tilintarkastus)

– Tilinpäätöksen ja kuntakonsernin tilinpäätöksen

vahvistaminen

KPK THH:

– Järjestelmäaikataulun laadinta

– (Tilinpäätöskauden päättäminen)

– Liikelaitosten ja konserniyhteisöjen

erillistilinpäätösten laatiminen pl.

toimintakertomukset

– Peruskunnan tilinpäätöksen laatiminen


94


– Kunnan tilinpäätöksen laatiminen pl.

toimintakertomus

– Kuntayhtymien ja konserniyhteisöjen (kirjanpito

muualla kuin KPK THH:ssa) tilinpäätöstietojen

keruu

– Kuntakonsernin tilinpäätöksen laatiminen


95


Talousarvio ja taloussuunnitelma -prosessin kaavio

Talousarvion ja -suunnitelman laatiminen


Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

Ta

lou

s-

ha

llin

to

He

nkilö

stö

-

ha

llin

to

Vira

sto

/

Liik

ela

ito

sK

VK

HK

J

To

imie

lin

(La

uta

-

ku

nta

/

Jo

hto

ku

nta

)

Ko

nse

rni-

yh

teis

öt/

Ku

nta

-

yh

tym

ät

Järjestelmäohjeet

Talousarviomallin

ja rakenteiden

määrittely

Talousarviomallin

ja rakenteiden

toteutus

järjestelmään

Järjestelmä-

aikataulun laadinta

Järjestelmä-

ohjeiden laadinta

Talousarvio-

kehyksen ja

suunnitteluohjeiden

kokoaminen

Talousarvio-

aikataulu

Talousarviokehys

- strategia

- taloussuunnitelma

- linjaukset

Asianhallinta Asianhallinta

Talousarviokehys

- palvelusopimukset

- tuloutukset

Talousarviokehys

- palvelusopimukset, hinnoittelu

- liikelaitosten sitovat tavoitteet

- toimintamuutokset

- investoinnit, niiden valtionosuudet ja sitoutuneet menot

TAI: Talousarviotarjous (Turku)

Talousarviokehys

- henkilöstö-

suunnitelma

Talousarviokehys

- verotulot

- valtionosuudet

Suunnittelujärjestelmä Asianhallinta

Talousarviokehys

- ohjeluku per toimiala (Lahti)

- ohjeluku per nettoyksikkö/sitovuus (Oulu)

- ohjeluku per toimielin (Turku)

Suunnitteluohjeet

Talousarvio-kehyksen

ja suunnitteluohjeen

hyväksyntä

Talousarvio-

kehyksen ja

suunnitteluohjeen

esittely

Liikelaitosten sitovien

tavoitteiden

hyväksyntä (Turku)

Talousarvioesityksen laadinta

- käyttötalous

- investoinnit, varaukset

- toiminnalliset tavoitteet

Talouarvio-

esityksen

hyväksyntä

Tuki talousarvio-

esityksen

laatimiselle

(järjestelmä)

Suunnittelujärjestelmä

Talousarvioesitys

- per tehtävä ja

tiliryhmä

Talousarvio-

esityksen

kokoaminen

(numero-osa)

Suunnittelujärj.

KJ Talousarvioesitys

- per tehtävä ja

tiliryhmä

KJ:n talousarvio-

esitys

KH:n

talouarvioesitys

KV:n talousarvio

Suunnittelujärj.

KH Talousarvioesitys

- per tehtävä ja

tiliryhmä

Suunnittelujärj-

KV Talousarvio

- per tehtävä ja

tiliryhmä

Toimeenpano-

suunnitelma

Suunnittelujärj.

Toimeenpano-

suunnitelma

Käyttösuunnitelma

- per kustannus-

paikka ja tili

Käyttö-

suunnitelman

laadinta

Kuntayhtymä-

osuuksien

laskenta

Lausunto

kuntayhtymä-

osuuksista

Kuntayhtymäosuuk

isen hyväksyntä

Toimeenpano-

suunnitelman

laadinta

Tuki talousarvio-

esityksen

laatimiselle

(sisältö)


Budjetti-

riihi

KJ:n talousarvio-

esityksen

valmistelu

KH:n talousarvio-

esityksen

valmistelu

KV:n talousarvion

valmistelu

Käyttö-

suunnitelman

hyväksyntä

Talousarviomalli

Rakenteet:

- tilikartta

- organisaatio yms.

Malli

- vyörytyssäännöt

yms.

12.3.2010 v10

Tuki KJ:n

talousarvio-

esityksen

laatimiselle

Tuki KH:n

talousarvio-

esityksen

laatimiselle

Tuki KV:n

talousarvion

laatimiselle

Tuki käyttö-

suunnitelman

laatimiselle

Talousarvio-

aikataulu

Tuki talousarviokehyksen

ja suunnitteluohjeen

laatimiselle

(järjestelmä)

Talousarvio-

ehdotuksen

kokoaminen

(sisältö)

Suunnittelujärjestelmä/Hankesalkku

Talousarvioesitys

- tuloslaskelmaosa

- käyttötalousosa

- investointiosa

- toiminnalliset tavoitteet

- rahoitus


96


Talousarvio ja taloussuunnitelma -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Talousarvion ja taloussuunnitelman lähtökohtien

määrittely

Prosessi loppuu:

– Talousarvion ja taloussuunnitelman hyväksyntä

– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien laadinta


– Talousarvion aikataulun laadinta

– Talousarvion rakenteen ja mallin määrittely

– Talousarviokehyksen päättäminen

– Talousarvioehdotuksen laatiminen ja kokoaminen

– Talousarvion ja taloussuunnitelman käsittely ja

hyväksyntä

– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien laatiminen

talousarvion perusteella

Talousarvio ja taloussuunnitelma -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Talousarvioaikataulun laadinta ottaen huomioon

järjestelmäaikataulu

– Talousarvi

omallin ja –rakenteiden

määrittely

– Talousarviokehyksen päättäminen

– Suunnitteluohjeiden laatiminen

– Talousarvioehdotuksen laadinta ja kokoaminen

– Talousarvioehdotuksen käsittely

– Talousarvion ja taloussuunnitelman

hyväksyminen

– Toimeenpano-ohjeen laatiminen

– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien laatiminen

KPK THH:

– Järjestelmäaikataulun laadinta

– Talousarviomallin ja –rakenteiden toteutus

järjestelmään

– Järjestelmäohjeiden laadinta

– Tuki talousarviokehyksen ja suunnitteluohjeiden

laatimiselle

– Tuki talousarvioehdotuksen laatimiselle

– Tuki toimeenpanosuunnitelman ja käyttö-

/liiketoimintasuunnitelmien laatimiselle


97


Ennustaminen ja seuranta -prosessin kaavio

Seuranta ja ennustaminen: viikkoraportit, kuukausiraportti


Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

Ta

lou

s-

ha

llin

to

He

nkilö

stö

-

ha

llin

to

Vira

sto

/

Liik

ela

ito

sK

VK

HK

J

To

imie

lin

(La

uta

-

ku

nta

/

Jo

hto

ku

nta

)

Ku

nta

liitto

VM

Ve

ro-

ha

llin

to

Kassaraportin

käsittely

Kassaraportin

tuottaminen

Kassaraportti

Kassanhallinta Taloushallinto

Ennusteen päivittäminen

toimintamenot,

toimintatulot, liikelaitoksilla

myös muut erät

Kaupungin

kuukausiraportin

tuottaminen


Kuukausiraportti


Lautakunta talousarvion

muutosesitys

Johtokunta talousarvion

muutos

Talousarvion

muutosesitys

Kuukausiraportin

käsittely

Talousarvion

muutos


KH Talousarvion muutos


KV Talousarvion

muutos


Käyttösuunnitelman

päivitys

- per kustannus-

paikka ja tili

Käyttö/

Liiketoiminta-

suunnitelman

muutos


Kauden toteuman

päivittäminen


Kuukausiraportin

käsittely

Talousarvion

muutosesitys

Talousarvion

muutosesitys

KJ:lle?

Hallituk-

seen?

Valtuus-

toon?

12.03.2010 v10

Talousarvion

muutosesitysten

kokoaminen

Toiminta-

ympäristön

muutokset

Kassaraportin

analysointi

Kuukausiraportin

analysointi

Toimielimen

kuukausiraportin

käsittely &

analysointi

Verotulojen,

valtionosuuksien, muiden

rahoituserien, poistojen

ennusteen päivittäminen

Päätöksen

vastaanotto

Päätöksen

vastaanotto ja

muutoksen

tarkastus

Talousarvion muutos-

esitys / Liikelaitoksen

talousarvion muutoksen

hyväksyminen

Talousarvion

muutosesitysten

analysointi

Kirjanpito-

kauden

päätös

Toimielimen

kuukausiraportin

tuottaminen


98


Ennustaminen ja seuranta -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Kassaraportin tuottaminen

– Kirjanpitokauden päätös

Prosessi loppuu:

– Talousarviomuutosten hyväksyminen

– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien päivitys


– Loppuvuoden ennusteen päivittäminen

– Kuukausiraporttien tuottaminen

– Kuukausiraporttien analysointi

– Talousarvion muutosesitysten kokoaminen

– Talousarviomuutosten hyväksyntä

– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelman päivittäminen

talousarviomuutosten perusteella

Ennustaminen ja seuranta -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Kassaraportin analysointi

– Loppuvuoden ennusteen päivittäminen

suunnittelujärjestelmään

– Toimielimen kuukausiraportin käsittely ja

analysointi

– Kaupungin kuukausiraportin käsittely ja

analysointi

– Talousarvion muutosesitysten käsittely

– Talousarviomuutosten hyväksyminen

– Käyttö-/liiketoimintasuunnitelmien muutosten

tekeminen

KPK THH:

– Kassaraportin tuottaminen

– (Kirjanpitokauden päätös)

– Kauden toteutuman päivittäminen

taloushallinnosta suunnittelujärjestelmään

– Toimielimen kuukausiraportin tuottaminen

– Kaupungin kuukausiraportin tuottaminen

– Talousarvion muutosesitysten kokoaminen

– Talousarviomuutosten vastaanotto ja vastaavien

muutosten tarkastus suunnittelujärjestelmässä


99


Kustannuslaskentaprosessi -prosessin kaavio

Kustannuslaskenta, raportointi ja Business Intelligence (BI)


Do

ku

me

ntit

Tie

to-

järje

ste

lmä

t

Pa

lve

lu-

ke

sku

s

Ta

lou

s-

ha

llin

to

He

nkilö

stö

-

ha

llin

to

Vira

sto

/

Liik

ela

ito

sK

VK

HK

J

To

imie

lin

(La

uta

-

ku

nta

/

Jo

hto

ku

nta

)

Ku

nta

liitto

VM

Ve

ro-

ha

llin

to

Taloushallinto Taloushallinto / Tietovarasto

12.03.2010 v10

Kustannuslaskennan

periaatteiden ja

sääntöjen määrittely

Kirjanpito-

kauden

päätös

Menolaji-/

Kustannuspaikka-

vyörytykset

Tuotteiden ja

toimintojen

määrittely

Tuki

kustannuslaskennan

periaatteiden

määrittelylle

Tuki tuotteiden ja

toimintojen

määrittelylle

Kustannuslaskennan

kohdistustekijöiden

tuottaminen

Tuote-/Toimintolaskenta


Kustannuslaskenta-

raporttien analysointi &


Kustannuslaskenta-

raporttien tuottaminen


Operatiivisen

raportoinnin

sisällön

määrittely

Tuki

operatiivisen

raportoinnin

määrittelylle

Operatiivisen

tiedon

tuottaminen

Operatiivisen

tiedon

kerääminen

Tietovarasto Operatiiviset järjestelmät

Tietovaraston

rakentaminen

Tietovarasto

Operatiivisen

raporttien

tuottaminen

Operatiivisten

raporttien

analysointi &

toimenpiteet

Tietovarasto

Kustannus-

laskentamallin

toteutus

järjestelmään



100


Kustannuslaskentaprosessi -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Kustannuslaskennan periaatteiden ja sääntöjen

määrittely

Prosessi loppuu:

– Kustannuslaskennan raporttien tuottaminen ja

analysointi


– Menolaji-/kustannuspaikkavyörytysten sääntöjen

määrittely

– Tuotteiden ja toimintojen määrittely

– Tuotekustannuslaskennan sääntöjen määrittely

– Toimintokustannuslaskennan sääntöjen määrittely

– Sääntöjen mukaisten kohdistustekijöiden

kerääminen

– Kustannusten kohdistaminen

menolajeille/kustannuspaikoille/tuotteille/toiminn

oille/asiakkaille

– Kustannuslaskennan raporttien tuottaminen ja

analysointi

Kustannuslaskentaprosessi -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Kustannuslaskennan periaatteiden ja sääntöjen

määrittely

– Tuotteiden ja toimintojen määrittely

– Kustannustiedon tuottaminen

– Kustannuslaskennan kohdistustekijöiden

tuottaminen

– Kustannuslaskennan raporttien analysointi ja


KPK THH:

– (Kirjanpitokauden päätös)

– Tuki kustannuslaskennan periaatteiden ja

sääntöjen määrittelylle

– Tuki tuotteiden ja toimintojen määrittelylle

– Kustannuslaskentamallin toteutus järjestelmään

– Menolaji-/kustannuspaikkakohtaisten vyörytysten

tekeminen

– Kustannuslaskennan kohdistustekijöiden

kerääminen

– Tuote-/toiminto-/asiakaskohtainen laskenta

– Kustannuslaskennan raporttien tuottaminen


101


Avustusten suunnittelu ja seuranta -prosessin kaavio

Taloussuunnittelu: Avustukset ja määrärahat


Kunta

/Kunta

yhty

mä

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Palv

elu

kesk

us

Tuoto

kse

tAsi

akas

16.02.2010

Web-hakemusjärjestelmä

Avustuspäätös

Ostolaskun generointi

Asianhallinta / Diaari

Avustusraportit

Määrärahojen ja avustusten periaatteet

ValintakriteeritKuulutus

Hakemus-kaavakkeen

julkaisu

Hakemuspohjan täyttö

- Yhteystiedot- Pankkiyhteys

Hakemusten vastaanotto

Hakemusten yhteenveto

Esittely

Ostolaskut ja

ostoreskontra

Avustus pankkitilille

Kuitit

Kuittien kohdistus ja tarkistus

Raportointi

Avustuksen käyttäminen

Avustusraporttien analyysi

Avustusraportit

Avustuspäätöksen vastaanotto

Asianhallinta / Diaari


102


Avustusten suunnittelu ja seuranta -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Määrärahojen ja avustusten periaatteet

Prosessi loppuu:

– Raportointi määrärahojen ja avustusten käytöstä


– Valintakriteereistä päättäminen

– Kuulutus

– Hakemusten kokoaminen ja yhteenveto

– Päätös

– Maksatus

– Kuittien kohdistus ja tarkistus

Avustusten suunnittelu ja seuranta -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Määrärahojen ja avustusten periaatteista

päättäminen

– Valintakriteereistä päättäminen

– Kuulutus

– Esittely ja avustuspäätös

– Avustus- ja määräraharaporttien analyysi

KPK THH:

– Hakemuskaavakkeen julkaisu internetissä

– Hakemusten yhteenveto

– Avustusten ja määrärahojen maksatus

– Kuitten kohdistus ja tarkistus

– Raportointi


103


Palkkahallinto-prosessin kaavio, osa 1

Palkkahallinto (sivu 1/3)


Palv

elu

kesk

us

Kunta

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Muu

yhte

isty

öta

ho

9.3.2010

Tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin työsuhteen alkaessa: Työsopimus,

virkamääräys, toimeksiantosopimus

Palvelutodistukset, tutkintotodistukset

Sähköisesti järjestelmiin kirjautuvat perustiedot työsuhteen alkaessa:

Työsopimuksen rekisteröiminen ja perustietojen täydentäminen

Palveluaikaperusteiset lisät

Manuaaliset muutokset

perustietoihin

Palvelussuhteen

tietojen

Itsepalvelu-

järjestelmä

Palkanlaskenta-

järjestelmä

HR-järjestelmä Työajanseuranta-

järjestelmäTyövuorosuunnittelu-

järjestelmä

Tuntipalkkaisten

suorasiirtojärjestelmä

Ulosotto-tiedot

Päättyvien palvelussuhteiden

tarkistaminen

Muutokset perustietoihin

Työterveyshuolto(sairauspoissaolo-

todistus sähköisenä)

Sairauspoissaoloihin liittyvien tietojen ja

asiakirjojen toimittaminen

palvelukeskukseen(lääkärintodistukset)

Sähköisesti järjestelmiin kirjautuvat perustiedot ja niiden ylläpito työsuhteen jatkuessa:

Palveluaikaperusteiset lisät

Palvelussuhteen muutokset

Sairauspoissaolotodistukset työterveydestä

Palvelussuhteen keskeytys

Työaikatiedot

Tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin työsuhteen jatkuessa: Palvelussuhteen muutokset,

keskeytykset, ilmoitus palvelussuhteen päättymisestä

Työaikakorvaukset, työsuhde-etuudet, opettajien palkkaustiedot

Uuden työntekijän perustiedot rekrytointi-

järjestelmästä

A

Organisaatio- ja tehtäväaluemuutosten ilmoittaminen

Organisaatio- ja tehtäväaluemuutosten tekeminen

Jäsenmaksu-valtakirjat

Työntekijä: omien perustietojen toimittaminen

Työntekijä: omien

perustietojen ja muutostietojen ylläpitäminen

Palvelus-suhde alkaa


104





Tie

tojä

rjest

elm

ät

Palv

elu

kesk

us

Kunta

Muu

yhte

isty

öta

ho

Palkanlaskenta-

järjestelmä

Kyllä

Ei

Tiedonsiirto-

järjestelmä

Palkkamateriaalin tarkistus

Korvauspäätöksen vastaanottaminen

(sähköisesti)

Siirtyy varsinaiseen palkka-ajoon

Palkka-ajo (tarkistusajo)

9.3.2010

Oikeuttaako päivärahaan

KorjauksetOnko oikein?

Hakemus Kelalle /

vakuutusyhtiölle

PoissaoloraporttiPäivärahatarkistusta

varten

AB

Kela / vakuutusyhtiö vastaanottaa hakemuksen

Korvausten tallentaminen

Kyllä

Tapaturmajärjestelmä


105





Tie

tojä

rjest

elm

ät

Palv

elu

kesk

us

Kunta

Muu

yhte

isty

öta

ho

Palkanlaskenta-

järjestelmäMaksuliikenne-

järjestelmä

Kirjanpito-

järjestelmä

Tiedonsiirto-

järjestelmä

Raportointi-

järjestelmä

Sähköinen

Arkistointi-

järjestelmä

Tilitykset sidosryhmille

(verottaja, liitot, järjestöt, ulosotto)

Palkanmaksatus:

Palkka pankkiin

Palkkalaskelma

Kirjanpitoaineisto

9.3.2010

Arkistointi (sähköinen)

Raportointi:Asiakkaalle (sähköisenä)

palkansaajan maksutiedot

palvelussuhdetiedot

Palvelussuhteen päättyessä palvelussuhteen siirtäminen

KeVaan (neljännesvuosittain) tai Valtiokonttoriin (kerran

vuodessa)

Lopullinen palkka-ajo

B

Kirjanpitoaineisto kunnalle

Palkka kirjautuu pankkiin

Raportit saapuvat sähköisenä

Tilitykset verottajalle,

Liitoille,Järjestöille,Ulosottoon

Palvelussuhdetiedot Kevaan tai

Valtiokonttoriin

Palkkalaskelma e-kirjekeskukseen ja

palkkahotelliin

Siirtyy maksuliikennepros

essiin

Palvelussuhde päättyy


106


Palkkahallinto-prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Palvelussuhteen alkaminen

Prosessi loppuu:

– Palvelussuhteen päättyminen


– Alustavat tukitoimet ja perustietojen ylläpito

– Palvelussuhteen ylläpitoon liittyvät toimet

– Korvaushakemukset Kelalle / vakuutusyhtiölle

– Palkka-ajot, tarkistukset ja korjaukset

– Palkanmaksu ja palkkalaskelma

– Tilitykset sidosryhmille (verottaja, liitot, järjestöt,

ulosotto)

– Raportointi

– Palvelussuhteen päättämiseen liittyvät toimet

– Arkistointi

Palkkahallinto-prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Tietojen tallentaminen tietojärjestelmiin:

– Työsopimus, virkamääräys,

toimeksiantosopimus

– Työuratiedot (työtodistukset, nimikirjat,

tutkintotodistukset)

– Palvelussuhteen muutokset

– Työaikakorvaukset, työsuhde-etuudet,

opettajien palkkaustiedot

– Tietoihin liittyvien asiakirjojen toimittaminen

KPK THH:oon (esim. lääkärintodistukset)

– Perustietojen muutosten ilmoittaminen

– Organisaatio- ja tehtäväaluemuutosten

ilmoittaminen

– Työtodistuksen antaminen työntekijälle

– Virkojen ylläpito


107


KPK THH:

– Vastaanottaa sähköisesti kunnan tallentamat tiedot

– Kunnan tallentamien tietojen tarkistaminen ja

mahdollinen täydentäminen ja hyväksyminen

– Pitää yllä palvelussuhteen perustiedot

– Suorittaa palkka-ajot ja tekee mahdolliset

korjaukset

– Tekee päivärahahakemukset Kelalle ja

vakuutusyhtiöön

– Suorittaa palkanmaksatuksen, palkkalaskelman

tuottamisen ja kirjanpitoaineiston luomisen

– Tekee tilitykset sidosryhmille

– Raportoi asiakkaalle

– Palvelussuhteen päättyessä siirtää

palvelussuhdetiedot KeVaan tai Valtiokonttoriin

– Palvelu-/palkkatodistuksen antaminen

työntekijälle pyydettäessä

– Järjestelmätuki, palkkajärjestelmän

pääkäyttäjäpalvelut, organisaatioperustietojen

ylläpito ja muutokset

– Sähköinen arkistointi


– Työterveyshuolto: sairaslomatodistukset

– Vouti: maksukiellot ja muut ulosottoasiakirjat

– Ammattijärjestöt: jäsenmaksuperusteet

– Työntekijät: jäsenmaksuvaltakirjat

– e-kirjekeskus / verkkopankki: palkkalaskelman

toimittaminen palkansaajalle

– KeVa / Valtiokonttori: eläkepäätösten

toimittaminen


108


Matkalaskut -prosessin kaavio

Matkalaskut


Matk

ust

aja

Palv

elu

kesk

us

Kunta

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Muu

09.03.2010

Matkanhallintajärjestelmä

Matkaennakon maksatus

Matkasuunnitelman tekeminen

(sis. Myös mahdollisen matkaennakon)

Maksatusajo

Matkalaskun hyväksyminen

Matkalaskun tekeminen -matkasuunnitelma muutetaan matkalaskuksi-matkaan liittyvät osto- ja kululaskut poimitaan/liitetään matkalaskuun

Ajopäiväkirjan hyväksyminen

Ajopäiväkirjan tekeminen

järjestelmässä

Oman auton käyttöpäätös

järjestelmässä

Matkasuunnitelman hyväksyminen

järjestelmässä (oikea tilitunniste

järjestelmään)

Jos haettu

matkaennakkoa

Matkaliput ja luottokorttilaskut

lähetetään sähköisinä

Sähköiset ostolaskut kirjautuvat

järjestelmään

Kirjanpito-aineisto-ajo

Matkasta syntynyt korvaus

maksetaan pankkiin

Siirtyy maksuliikenne-prosessiin

Mahdollisten virheellisten

tiliöintien korjaaminen

Sähköinen arkistointi

- Katseluoikeus- Mahdollisuus

ottaa itse raportteja

omiin tarpeisiin

Raportointi-vuosi-ilmoitukset

verottajalle-vakioraportointi

kunnalle

KirjanpitojärjestelmäMaksuliikennejärjestelmäMatkanhallintajärjestelmä

Matka-järjestelyt

Matkaennakon pidätys

Täsmääkö matka-suunnitelmaan?

Ei

Kyllä


109


Matkalaskut -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Matkasuunnitelman tekeminen

Prosessi loppuu:

– Arkistointi


– Matka- ja kululaskujen käsittely ja maksatus

– Matkaennakoiden maksatus

– Kirjanpitoaineiston ajo

– Raportointi

– Arkistointi

Matkalaskut -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Matkasuunnitelman hyväksyminen

– Oman auton käyttöpäätöksen teko

– Ajopäiväkirjan hyväksyminen

– Matkalaskun hyväksyminen

Matkustaja:

– Matkasuunnitelman tekeminen

– Ajopäiväkirjan tekeminen

– Matkasuunnitelman muuttaminen matkalaskuksi

– Liitteiden liittäminen matkalaskuun (sähköisesti)

KPK THH:

– Matkaennakon, matka- ja kululaskujen maksatus

– Kirjanpitoaineistoajon suorittaminen

– Raportointi verottajalle ja kunnalle

– Arkistointi

– Järjestelmätuki, pääkäyttäjäpalvelut, perustietojen

ylläpito


– Matkatoimisto (myös hotelli yms):

matkustusasiakirjojen toimitus sähköisenä

– Luottoyhtiö ja liikennöitsijät: laskujen toimitus

sähköisenä


110


Rekrytoinnin tuki -prosessin kaavio

Rekrytointi / Sijaisrekrytointi


Palv

elu

kesk

us

Kunta

Tie

tojä

rjest

elm

ät

Työnhakija

9.3.2010

Avoimen hakemuksen tekeminen

järjestelmään

Avoimen hakemuksen rekisteröityminen

rekrytointijärjestelmään

- Hakemusten seulonta (sis. Esim. luokkitelun tehtävittäin ja kelpoisuuksien suhteen, pätevyyden tarkistamisen rekisteristä ja mahdollisen

haastattelun)- Valikoitujen hakijoiden

siirtäminen sijaisrekisteriin

Rekrytointi-tarve

(sijainen)

Valinta sijaisrekisteristä

TyövuorojärjestelmätPalkkajärjestelmäRekrytointijärjestelmä

Ilmoitus valinnasta

Uuden työntekijän esitäytetyt perustiedot palkkajärjestelmään ja

työvuorotaulukko-järjestelmään

Omien tietojen ylläpitäminen

rekrytointijärjestelmässä

Raportointi Hakemusten arkistointi


111


Rekrytoinnin tuki -prosessin yhteenveto:

Prosessi alkaa:

– Rekrytointitarve syntyy

Prosessi loppuu:

– Hakijalle ilmoitetaan valinnan tuloksesta


– Sijaisrekisteri:

– Hakemusten vastaanottaminen, seulonta

ja valinta sijaisrekisteriin

– Rekisterin ylläpitäminen

– Kohdennettu haku:

– Avoimesta paikasta ilmoittaminen

– Hakutoimenpiteet

– Hakemusten käsittely, seulonta ja

haastattelut

– Raportointi

Rekrytoinnin tuki -prosessin työnjako:

KUNTATOIMIJA:

– Aloittaa rekrytointiprosessin todettuaan

rekrytointitarpeen

– Valitsee sijaiset sijaisrekisteristä


– Antaa rekrytointitoimeksiannon kohdennettuun

hakuun

– Tekee lopullisen valinnan

– Ilmoittaa hakijoille valintapäätöksestä

Työnhakija:

– Jättää avoimen tai kohdennetun hakemuksen

järjestelmään

– Omien tietojen ylläpito järjestelmässä


112


KPK THH:

– Pitää yllä rekrytointijärjestelmää ja sijaisrekisteriä

– Seuloo hakemukset ja siirtää valikoidut hakijat

sijaisrekisteriin


– Ilmoittaa avoinna olevasta paikasta

– Käsittelee saapuneet hakemukset ja tekee

niistä yhteenvedon (suppea palvelu)

– Seuloo ja lajittelee hakemukset

kelpoisuusluokituksen mukaan (laaja

palvelu)

– Avustaa valintamenettelyssä (haastattelu,

soveltuvuustesti) sovituin osin (laaja

palvelu)

– Raportointi