leiðbeiningar fyrir félagatal skáta

1 www.skatar.is/felagatal

Að fá aðgang

Allir félagsforingjar eiga að hafa aðgang að félagatalinu og aðgangsheimild til þess að veita aðilum í sínu

félagi mismunandi víðtækan aðgang. Hafi enginn í félaginu ykkar aðgang, sendið þá póst á

[email protected] og biðjið um slíkan.

Að gefa einhverjum aðgang

Farðu í „Aðgangur“ í vinstri stikunni. Þar sérðu hverjir hafa

aðgang nú þegar. Félagsforingi getur gefið hvaða virkum skáta

sem er í félaginu aðgang, en einnig hafa einstakir starfsmenn BÍS

aðgang.

Smelltu á hnappinn „Nýr

aðgangur“, sem er fyrir ofan

listann af þeim sem hafa aðgang.

Þar getir þú valið á milli allra skráðra skáta í félaginu þínu. Finndu

þann sem þú vilt gefa aðgang og smelltu á hann. Veldu aðgangsstig.

Aðgangsstigin gefa viðkomandi mismikla möguleika. Hér er listi yfir möguleikana:

BÍS fullur aðgangur Hafa aðgang að eftirfarandi: Félagaskrá, bókhaldsupplýsingar og notendastýringu

BÍS skoðunaraðgangur Hafa skoðunaraðgang að eftirfarandi: Félagaskrá

Fullur aðgangur Hafa aðgang að eftirfarandi: Félagaskrá, bókhaldsupplýsingar og notendastýringu

Hefðbundinn aðgangur Hafa aðgang að eftirfarandi: Félagaskrá og bókhaldsupplýsingar

Hefðbundinn aðgangur án bókhaldsupplýsinga

Hafa aðgang að eftirfarandi: Félagaskrá

Skoðunaraðgangur Hafa skoðunaraðgang að eftirfarandi: Félagaskrá og bókhaldsupplýsingar

mailto:[email protected]


Skoðunaraðgangur án bókhaldsupplýsinga

Hafa skoðunaraðgang að eftirfarandi: Félagaskrá

Enginn aðgangur Notendur sem hafa ekki lengur aðgang

Kerfisstjóri Hefur fullan aðgang til að sinna viðhaldi

Að skrá nýjan meðlim Hægt er að skrá nýjan meðlim á tvo vegu. Foreldri, eða annar, getur skráð skátann með því að fara á www.skatar.is/skraning. Þar er hann beðinn um að fylla inn ákveðnar upplýsingar og skátinn skráist sjálfkrafa sem óvirkur skáti í skátafélaginu (sem þýðir að fara þarf reglulega yfir nýja skáta og merkja þá virka). Ef skáti er nú þegar skráður í félagatalið þá uppfærir félagatalið viðkomandi upplýsingar í stað þess að búa til nýjan. Til að skráningin virki þarf félagið að vera með skráðar sveitir. Aðili með aðgang að félagatalinu getur líka skráð skátann og breytt upplýsingum um skáta sem eru nú þegar í kerfinu. Það er gert með því að fara á félagatalið: www.skatar.is/felagatal og velja ,,Nýr skáti“ efst í vinstri stikunni. Sláðu inn kennitölu skátans og upplýsingar úr þjóðskrá birtast sjálfkrafa. Fylltu inn aðrar upplýsingar. Aðrar skráningarupplýsingar Forráðamenn Undir liðinn „Forráðamenn“ skráir þú upplýsingar um forráðamenn barnsins, svo sem tölvupóstfang og símanúmer. Heilsufarsupplýsingar Undir heilsufarsupplýsingar skráir þú, eða forráðamaður barnsins, þær upplýsingar um heilsu barnsins sem varða skátastarf, svo sem ofnæmi, þroskafrávik, fæðuóþol, sjúkdóma og heilkenni. Þessar upplýsingar þarf að uppfæra á hverju hausti. Greiðsluupplýsingar

Hér er hægt að bæta

inn nýjum skáta

Sláðu inn kt. Og þú færð

sjálfkrafa upplýsingar úr

þjóðskrá.

Fylltu inn upplýsingar

um forráðamenn.

http://www.skatar.is/skraning

http://www.skatar.is/felagatal


Undir liðnum Greiðslur finnur þú upplýsingar um allar greiðslur sem skátinn á eftir að greiða eða hefur greitt. Allir viðburðir sem skátinn skráir sig á sem kosta eitthvað fara sjálfkrafa inn í þennan hluta. Aðili með bókhaldsupplýsingaaðgang getur þar séð hverjar eftirstöðvar eru og fyllt inn ef skátinn greiðir að hluta eða öllu. Eins er þar að finna hlekk sem hægt er að nota til þess að greiða færsluna með kreditkorti. Ef að færsla er greidd með kreditkorti merkist hún sjálfkrafa greidd. Aðeins er hægt að borga með kreditkorti á félagsviðburði ef að félagið er með samning við Kortaþjónustuna. Nánari upplýsingar um þá þjónustu eru síðar í þessu skjali. Allir sem skráðir eru á viðburð fá greiðslukröfu á notendasíðuna sína. Í sumum tilfellum ætti að fella þessa kröfu út, t.d. þegar foringi á í hlut sem ekki borgar fyrir ferð á vegum félagsins. Þá er hægt að fara í Eyða og eyða út kröfunni og öllum upplýsingum um hana. Til þess að sjá upplýsingar um greiðslukröfuna ýtir þú á greiðsluna (það sem stendur um hana í dálknum Tegund greiðslu. Þar stendur í flestum tilfellum Útilegur). Þar getur þú sett inn afslátt ef slíkt á við. Meiri upplýsingar um greiðslur er að finna seinna í þessu riti. Hópar Hægt er að skrá skátann í ýmsa hópa, bæði á vegum þíns félags og á vegum BÍS. Nánari upplýsingar undir liðnum Hópar seinna í skjalinu. Ferilskrá Í ferilskrá fara öll heiðursmerki sem skátinn hefur áunnið sér. Starfsfólk BÍS sér um að merkja inn heiðursmerki á vegum BÍS (gullsmárann, -liljuna, þórshamar og fleira). Félög geta einnig sett inn heiðursmerki á vegum síns félags handvirkt. Öll námskeið, allir viðburðir og allar breytingar á skráningu (sveit, virkur o.fl.) fara sjálfvirkt í ferilskrá.

Listi yfir skáta Í Listi yfir skáta er yfirlit yfir alla skáta félagsins. Efst er að finna heildartöluna yfir virka skáta. Skátarnir raðast í stafrófsröð. Allsstaðar í kerfinu, þar sem gráa stiku er að finna (merkt með grænni ör) er hægt að endurraða listanum eftir þeim valmöguleikum sem felast í stikunni. Ef þú smellir til dæmis á nafn raðast listinn í stafrófsröð, ef hann er ekki í stafrófsröð fyrir. Ef þú smellir á tölvupóst, raðast listinn í stafrófsröð eftir tölvupóstföngum. Þetta hefur kannski ekki mikið notagildi í lista yfir skáta, en getur verið mjög hagnýtt annarsstaðar á vefnum. Virkir skátar og óvirkir Í félagatalinu eru allir skátar skráðir, sem hafa verið skráðir frá upphafi miðstýrðs félagatals skáta. Ef hakað er við Aðeins virkir skátar (rauð ör), sem er sjálfgefið, færðu lista yfir þá skáta sem skráðir eru virkir. Ef þú tekur hakið út, með því að smella á það, sérðu lista yfir þá skáta sem hafa einhvern tímann verið skráðir í félagið síðasta áratuginn. Þetta getur verið mjög handhægt, til dæmis til að leita að fólki í bakland fyrir félagið.


Hafi skáti verið skráður er ekki hægt að afskrá hann, aðeins gera hann óvirkan. Starfsfólk BÍS getur eytt út einstaklingum ef koma upp villur í skráningu sem félögin vilja taka út. Ef þetta kemur upp, hafið samband við [email protected] Nýir skátar Ef þú ýtir á hnappinn Nýir skátar í hægri stikunni færðu lista yfir skátana í félaginu, eftir því hvenær upplýsingum um þá var breytt. Sumsé, þú færð bæði lista yfir þá sem eru nýskráðir, í bland við þá sem hafa breytt tölvupóstfanginu sínu, verið gerðir virkir, skipt um heimasíma og fleira. Þessi listi er í tímaröð. Senda tölvupóst Ef þú ýtir á hnappinn Senda tölvupóst færðu upp glugga þar sem þú getur valið hvort þú viljir senda skátunum sjálfum tölvupóst eða forráðamönnum þeirra. Ýttu á Senda og þá færðu upp lista af netföngum sem þú getur afritað og límt beint í gluggann á póstforritinu þínu. Vista í Excel Ef þú ýtir á Vista í Excel getur þú vistað þá skáta í Excel sem þú sérð á listanum þínum. Þarna geturðu valið hvaða upplýsingar þú vilt að birtist í skjalinu. Hakaðu við það sem við á. Ath. Excel birtir viðvörun um að það hafi verið átt við skjalið á óeðlilegan hátt. Þetta er öryggisviðvörun til staðfestingar á að þú treystir þeim gögnum sem þú ert að opna. Ýttu bara á OK og listinn mun birtast!

Leitarstikan Leitarstikan leitar eftir nafni skátans, heimilisfangi, póstnúmeri, kyni, hópi og sveit. Hægt er að leita eftir mörgum leitarorðum í einu. Tökum sem dæmi; þú ætlar að senda tölvupóst á alla strákana í félaginu sem skráðir eru í póstnúmerið 105. Þá slærð þú einfaldlega inn: 105 kk og færð upp lista yfir alla strákana í 105, ferð í Senda tölvupóst og afritar tölvupóstföngin. Eins geturðu slegið inn nafnið á sveitinni og fengið alla karlkyns meðlimi drekaskátasveitarinnar Dagfara og svo framvegis. Ef þú vilt fá upp hvert aldursbil fyrir sig skrifar þú einfaldlega inn drekaskátar, fálkaskátar, dróttskátar, rekkaskátar eða róverskátar og færð þá upp alla í þeim aldursflokki. Þá getur þú vistað þá í Excel eða sent tölvupóst. ATH. Hóparnir og sveitirnar virka ekki með Excel eða senda tölvupóst ennþá. Samt er til trikk: farðu í Listi yfir skáta og skrifaðu nafnið á hópnum í leitargluggann (bara fyrsta orðið virkar, því miður). Þá færðu upp lista yfir alla sem eru í hópnum. Þá geturðu prentað Excel eða sent tölvupóst til rétts hóps.

Hópar Í vinstri stikunni er að finna liðinn Hópar. Ef þú smellir á hann færðu yfirlit yfir þá hópa sem þú getur skráð einstaka skáta í. Þeir eru annars vegar á vegum BÍS og hins vegar á vegum félagsins. Til þess að setja inn nýjan hóp smellirðu einfaldlega á Nýr hópur. Skrifaðu inn nafn á hópinn og lýsingu. Ef þú stofnar hóp geturðu ekki eytt honum. Gráa stikan í hópayfirlitinu virkar eins og aðrar stikur á vefnum; ef þú vilt raða hópunum eftir stafrófsröð ýtirðu á Nafn, ef þú vilt raða hópnum eftir því hvort hann er stofnaður af þínu félagi eða BÍS ýtirðu á

Skátafélag.


Ef þú ýtir á Skátar (í lista yfir hópana) færðu upp alla skáta sem tilheyra þessum hópi, einnig þá sem tilheyra öðrum félögum (svo sem félagsforingja allra félaganna). Þú getur ekki breytt né skoðað nánari upplýsingar um skáta nema þú hafir aðgang að því félagi sem skátinn er skráður í. ATH. Hóparnir eru ekkert tengdir Excel-möguleikanum, enn sem komið er. Þú færð því hvorki upp réttan netfangalista í senda tölvupóst né réttan lista í Excel. Til þess að skrá skáta í hóp skaltu smella á nafnið á skátanum í Listi yfir skáta og velja réttan hóp undir Hópar.

Sveitir

Undir Sveitir finnur þú lista yfir þær sveitir sem eru í félaginu. Þú getur bætt inn sveitum að vild, skráð inn fundartíma og fleira. Það gerir þú með því að fara í Ný sveit og skrá inn þær upplýsingar sem beðið er um. ATH. Ef þið viljið að félagatalið sjái ekki um greiðslur í skráningunni þá getið þið sett verð sem 0 og þá sleppir skráningaferlið öllu tengdu greiðslum.

Gráa valstikan undir sveitir virkar eins og gráar stikur annarsstaðar í kerfinu; með því að klikka á fundartími raðast listinn umsvifalaust eftir fundartíma (í stafrófsröð). Til þess að skrá skáta í sveitina, ferðu í Listi yfir skáta, finnur skátann og ýtir á nafnið hans. Þá færðu upp grunnupplýsingar um skátann og getur sett hann í sveit. Til þess að fá upp lista um þá skáta sem skráðir eru í sveitina ferðu í sveitir og ýtir á skátar, lengst til hægri í listanum.

Viðburðir Í liðnum Viðburðir getur þú búið til viðburði sem skátarnir þínir geta svo skráð sig í. Þetta auðveldar utanumhald á skráningum til muna. Að búa til viðburð Ýttu á Nýr viðburður. Þá getur þú fyllt út allar upplýsingar um viðburðinn. Ábyrgðaraðili er sjálfkrafa skátafélagið þitt og því er ekki hægt að breyta. Neðst niðri geturðu hakað við Opið fyrir skráningu og Öll félög geta skráð þátttakendur. Sé hakað við Opið fyrir skráningu geta skátar skráð sig á viðburðinn og viðburðurinn kemur upp í listanum yfir viðburði í boði þegar skáti fer á skráningarsíðuna (www.skatar.is/vidburdaskraning). Svo að skráningarsíðan fyllist ekki af viðburðum sem þegar eru liðnir er mikilvægt að fara í viðburðinn eftir að skráningu hefur verið lokað og taka út hakið. Þar með birtist viðburðurinn ekki á skráningarsíðunni og enginn getur skráð sig.

http://www.skatar.is/vidburdaskraning


Ef að viðburðurinn er opinn (til að mynda Landnemamót í Viðey eða Vormót Hraunbúa) skaltu haka við Öll félög geta skráð þátttakendur. Ekki haka við það, nema að viðburðurinn sé opinn, annars birtist viðburðurinn á skráningarsíðu allra félaga. Greiðslur á viðburði Ef viðburðurinn kostar eitthvað skaltu fara í flipann Greiðslur. Þar geturðu slegið inn kostnaðinn á ferðinni/viðburðinum og fyllt inn upplýsingar um hvernig viðkomandi getur staðið að greiðslu. Ef að félagið er með samning við Kortaþjónustuna hf. getur viðkomandi aðili borgað með kreditkorti. Hakið þá við möguleikann Kreditkort á vefnum. Til þess að sjá hverjir hafa greitt og hverjir ekki ferð þú inn í flipann Greiðslur í vinstri hliðarstikunni. Að skrá sig á viðburð Skátinn (eða forráðamaður hans) skráir sig á viðburð með því að fara á slóðina www.skatar.is/vidburdaskraning. Þar þarf að slá inn kennitölu, (ef kennitalan er ekki skráð í félagatalið þá þarf að fylla út upplýsingar um þátttakanda). Þegar kennitalan hefur verið slegin inn birtast allir viðburðir sem skátanum standa til boða (allir opnir viðburðir BÍS og skátafélaga og svo viðburðir félagsins). Sé skátinn yngri en 18 ára fá bæði skátinn og forráða menn hans staðfestingu í tölvupósti á því að hann hafi verið skráður. Sé skátinn eldri en 18 ára fær aðeins skátinn tölvupóst til staðfestingar. Félagið getur birt þennan hlekk, www.skatar.is/vidburdaskraning, á vefsíðu sinni eða sent í tölvupósti.

Greiðslur Eins og hefur komið fram fyrr í þessu riti færast greiðslukröfur sjálfkrafa inn ef að skáti skráir sig í félag eða á viðburð. Greiðslukerfi félagatalsins er hentug leið fyrir starfsmenn og stjórnarmeðlimi skátafélaganna til að halda yfirlit yfir hverjir hafa greitt gjöld fyrir viðburði. Handhægast fyrir þá sem hafa umsjón með félagatali viðkomandi félags er að láta skátana nota kreditkortagreiðslugátt til þess að greiða fyrir viðburði, því að þær færslur merkjast sjálfkrafa sem greiddar.

Ef að viðkomandi félag er ekki með samning við Kortaþjónustuna, eða foreldri/skáti kýs að greiða með peningum, korti á staðnum eða millifærslu er hægt að skrá handvirkt inn í kerfið að greiðsla hafi borist frá skátanum og þannig hafa nákvæma yfirsýn yfir það hverjir hafi greitt. Ef þú klikkar á greiðslur í vinstri stikunni sérðu lista yfir þær greiðslur sem eru útistandandi. Þar birtast allar greiðslur skáta sem eru á vegum félagsins. Hægt er að leita eftir greiðslu með því að smella á leita í greiðslum. Þar er hægt að leita eftir ýmsum möguleikum, svo sem ári og nafni, auk þess sem hægt er að fá upp aðeins ógreidda reikninga. Að búa til nýja greiðslukröfu Eins og fyrr segir myndast greiðslukröfur sjálfkrafa á skátann ef að hann skráir sig í félag eða á viðburð. Einnig er hægt að búa til nýja kröfu ef að rukka þarf skátann fyrir eitthvað sem ekki er viðburður (til að mynda félagsflíspeysu eða annað). Það er gert með því að fara í Greiðslur í vinstri stikunni og smella á Nýr reikningur. Þar geturðu valið um alla skátana í félaginu og fyllt inn í reitina. Þegar þú ýtir á vista fer




greiðslan í yfirlit yfir reikninga og í greiðslugluggann á notendasíðu skátans. Neðst á síðunni birtist svo vefslóð fyrir kreditkortagreiðslugátt; hana getur þú sent skátanum og hann greitt með kreditkorti. Að halda bókhald utan um greiðslur Ef að skáti greiðir eitthvað með öðrum hætti en að nota kreditkortagáttina skaltu finna greiðsluna sem hann var að greiða í lista yfir greiðslur (eða undir hans notendasíðu). Farðu svo í greiða. Þar geturðu valið að greiða aðeins hluta (skrifar inn upphæðina sem skátinn er að greiða núna) og valið með hvernig greiðslu skátinn greiðir (val á milli staðgreiðslu, greiðsluseðils, frístundastyrks, netgreiðslu og annars). Smelltu á greiða og greiðslan skráist sem greidd (undir Skoða greiðslur í listanum yfir greiðslur).

Að gera samning við Kortaþjónustuna svo hægt sé að greiða með kreditkorti

Svo að hægt sé að greiða félagsgjöld/sumarnámskeið/viðburði með kreditkorti á vefnum verður félagið að vera með samning við Kortaþjónustuna. BÍS hefur þegar greitt grunngjöldin (60.000 ISK) en félagið greiðir sjálft 2,6% af hverri færslu til Kortaþjónustunnar. Til þess að gera samning við Kortaþjónustuna gerir þú eftirfarandi. Ferð á www.korta.is og smellir á Sækja um þjónustusamning og hleður niður skjalinu Umsókn um þjónustusamning og Netgreiðslur (beinn hlekkur á pdf-skjalið: http://www.korta.is/files/Umsokn_um_Netgreidslur_Samningur.pdf). Svo fyllir þú skjalið út. Aftast í þessu leiðbeiningaskjali félagatalsins er að finna dæmi um það hvernig eigi að fylla samninginn út. Skoðaðu þær leiðbeiningar vel. Prentið skjalið svo út, skrifið undir í viðeigandi reiti (bls 1 og 4) og faxið til kortaþjónustunnar; 5588001.

Svona í lokin! Starfsfólk BÍS er boðið og búið að veita þér hvers kyns aðstoð. Hafðu samband við Ingu Auðbjörgu ef þú

hefur einhverjar spurningar; [email protected] eða í síma Skátamiðstöðvarinnar 5509800.

Þar sem kerfið er frekar nýtt þá er líklegt að þar leynist einhverjar villur. Ef þið lendið í einhvers konar

villum, afritið þá villumeldingartextann sem kemur upp og sendið hann á [email protected] ásamt því að

segja örlítið frá því hvað þið voruð að gera þegar villan kom upp. Þannig getum við unnið að því saman

að útrýma eins mörgum villum og kostur er!

http://www.korta.is/

http://www.korta.is/files/Umsokn_um_Netgreidslur_Samningur.pdf






Græn yfirstrikun er dæmi um hvernig hægt er að fylla

reitinn inn.

Gul yfirstrikun þýðir að þú átt að fylla reitinn nákvæmlega

svona inn (ekki dæmi)

Rauðar örvar eru athugasemdir.

Félagsforingi

(forsvarsmaður) skrifar

undir.


Þetta gjald fellur niður,

BÍS hefur þegar greitt

það.


ATH. Þetta gjald leggst á

kortafærslurnar.


ATH. Það tekur tvo daga

fyrir greiðslurnar að

koma inn á

bankareikninginn ykkar

Félagsforingi

(forsvarsmaður) skrifar

undir.

leiðbeiningar fyrir félagatal skáta

Documents