manual procedimientos logística

Esquema N° Procedimiento – Compras

MANUAL DE PROCESO OPERATIVOS

Proceso Logístico Código: LOG-CMP-01

Procedimiento ComprasVersión: 1Pág. 1 De 4

1. Objetivo:

Describir el procedimiento para el proceso de compras de productos y servicios, de

modo que se asegure que éstos cumplan con los requerimientos especificados.

2. Alcance:

Se aplica a todos los productos y servicios con excepción de los productos

importados.

3. Abreviaturas y definiciones:

Stock: Cantidad de determinado material que se tienen en almacén.

Cotización: Acción de fijar precio a determinado producto.

Proveedor: Persona o empresa que provee o abastece determinado producto.

4. Responsabilidades:

Administrador

Jefe de cada área

Asistente de Logística

Auxiliar de Almacén

5. Referencias:

Política: Política de compras

Política: Política de relaciones con proveedores

6. Formularios y/o formatos usados:

Anexo N° : Formato de evaluación de cotizaciones.

Anexo N° : Solicitud de requisición del producto



Procedimiento Compras Versión: 1Pág. 2 De 4

7. Descripción del procedimiento:Área Responsable Actividad

Todos las áreas Usuario solicitante1. Realizar el requerimiento de materiales,

productos y/o servicios.

Todos las áreas Jefe del solicitante

2. Verificar y evaluar la necesidad del

producto.

3. Aprobar el requerimiento y enviar la

solicitud de requisición del producto,

indicando en forma detallada los datos y

especificaciones del producto o servicio,

vía email.

LogísticaAsistente de

Logística

4. Recepcionar solicitud y verificar stock

del producto en almacén. Si existe enviar

ir a la actividad n°15.

5. En caso no, solicitar cotizaciones y/o

actualización de precios cuando se

requiera de acuerdo a la política de

compras y relaciones con proveedores.

6. Presentar a administración la evaluación

de cotizaciones y elección del proveedor

en el formato de evaluación de

cotizaciones, de acuerdo a la política de

compra, para su aprobación y

presupuesto.

Administración Administrador7. Revisar, dar v°b° y aprobar la emisión de

orden de compra.


Logística

8. Emitir Orden de Compra y enviar al

proveedor vía e-mail.






Logística

9. Realizar el seguimiento de la adquisición

hasta la llegada al almacén de la empresa.

Externo Proveedor

10. Emitir factura o recibo por honorarios

adjuntando la orden de compra de ser el

caso.


Logística

11. Revisar que el monto y los datos

coincidan con la orden de compra.

12. Dar v°b° a la factura y entregarla a

Administración.

13. Realizar el seguimiento del pago al

proveedor.

14. Realizar el registro de orden de compra.

LogísticaAuxiliar de

almacén

15. Registrar el stock de productos en el

sistema.

16. Realizar la entrega de productos de

acuerdo a la solicitud de requisición del

producto aprobada.

17. Fin del procedimiento.


Proceso Logística Código: LOG-CMP-01


8. Flujograma del procedimiento:

Jefe de área Asistente de logística Administrador Proveedor Auxiliar de Almacén

Inicio

Aprobar requerimiento de su área y enviar

solicitud de requisición del producto.

Recepcionar solicitud y verificar stock del

producto.

Existe stock del producto

Solicitar cotizaciones a proveedores

Realizar la evaluación de las cotizaciones y elegir al

proveedor.Revisar la evaluación y aprobar la emisión de la

O/C

Emitir O/C y enviar al proveedor

Emisión de O/C aprobada

Realizar seguimiento de la compra hasta su llegada a

almacén.

Atender O/C y emitir factura adjuntando la O/C.

Revisar y verificar datos de la factura

Datos de la factura correctos

Dar v°b° a factura y entregarla a

Administración

Realizar el seguimiento del pago al proveedor

Realizar el registro de orden de compra

Registrar el stock de productos en el

sistema.

Actualizar kardexs de productos.

Realizar la entrega de productos de acuerdo a la solicitud aprobada.

Fin

SI

SI

NO

SI

A

ANO

NO

Solicitud de requisición del producto

Evaluación de cotizaciones

Base de datos Inventario


Fuente: Elaboración propia

Esquema N°Procedimiento – Elaboración del plan anual de adquisiciones


Proceso Logístico Código: LOG-PAA-01

Procedimiento Elaboración del plan anual de adquisiciones

Versión: 1Pág. 1 De 3

1. Objetivo:

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo en la

formulación, elaboración y aprobación del Plan anual de adquisiciones para

ACCEVIT EDMA E.I.R.L.

2. Alcance:

Se aplica a todos los productos y servicios con excepción de los productos

importados.


Presupuesto: Cómputo anticipado del coste o gasto de una actividad en un

periodo de tiempo determinado.


Gerente General

Administrador

Asistente de logística

Jefe de área

5. Referencias:


Presupuesto anual.


Anexo N° : Formato de requerimiento anual.


Proceso Logístico Código: LOG-PAA-01

Procedimiento Elaboración del Plan anual de adquisiciones



Logística Asistente de 1. Comunicar a las áreas el inicio de la

Logística

elaboración del plan anual de

adquisiciones y dispone que las áreas de

la empresa determinen sus consumos

anuales.

Todos las áreas Jefe de cada área

2. Determinar sus requerimientos anuales,

en forma mensualizada, en el formato de

requerimiento anual.


Logística

3. Formular y elaborar el cuadro de

requerimientos, consolidando los

pedidos de bienes, servicios y obras que

las áreas usuarias han señalado en el

formato.

4. Coordinar con Administración los techos

presupuestales, para no excederse en los

requerimientos.

5. Una vez finalizada su elaboración,

remitir un Informe a la Gerencia General

con el sustento debido, a fin de obtener

su aprobación.

Gerencia General Gerente General6. Aprobar el plan anual de adquisiciones

mediante resolución de gerencia general.

Administración Administrador7. Considerar plan anual de adquisiciones,

aprobado y programar presupuesto.


Logística

8. Emitir las órdenes de compra de

materiales por lote.

9. Fin del Procedimiento.


Proceso Logística Código: LOG-PAA-01

Procedimiento Elaboración del Plan anual de adquisiciones



Jefe de área Asistente de logística Administrador Gerente General

Inicio

Determinar requerimientos anuales en forma mensualizada.

Comunicar inicio del PAA y solicitar

requerimientos a todas las áreas.

Coordinar con Administración techos

presupuestales.

Remitir informe a GG con sustento, para su

aprobación Aprobar Plan anual de adquisiciones y

comunicarlo mediante resolución.

Elaborar cuadro de requerimientos consolidado.

Programar presupuesto

Emitir O/C de materiales por lote

Fin

Requerimiento Anual

Cuadro consolidado de requerimientos

Plan anual de adquisiciones


Esquema N° Procedimiento – Importaciones


Proceso Logístico Código: LOG-IMP-01

Procedimiento ImportacionesVersión: 1Pág. 1 De 5

1. Objetivo:

Describir el procedimiento para el proceso de compras de productos y materiales

importados, de modo que se asegure que éstos cumplan con los requerimientos

especificados.

2. Alcance:

Se aplica a todos los productos importados.


Importación: Acción de ingresar determinado bien del extranjero al país de

residencia.

Aduana: Oficina pública

Desaduanaje:


Gerente General

Administrador

Jefe Comercial


5. Referencias:




Anexo N° : Requerimiento semestral de importaciones.



Procedimiento Importaciones Versión: 1Pág. 2 De 5


Comercial Jefe Comercial1. Realizar el pronóstico de la demanda

semestral de productos importados.


Logística

2. Realizar la cotización con proveedores

extranjeros de los materiales requeridos.

3. Negociar precios, condiciones de

atención, pagos con el proveedor

elegido.

4. Presentar a Gerencia General un informe

con sustento del requerimiento semestral

de importaciones para su aprobación.

Gerencia General Gerente General5. Aprobar requerimiento semestral de

importaciones.


Logística

6. Coordinar con Administración la

realización del depósito al proveedor

respectivo.

Externo Proveedor

7. Envío de factura comercial, packing list,

B/L para proceder al envío de

mercadería.


Logística

8. Preparar file de importación para envió

al agente de Aduana: factura comercial,

traducción, packing list, B/L, póliza de

seguro, certificado de origen,

información para la declaración del

DAM, etc.

9. Coordinar y proporcionar toda la

documentación para el desaduanaje de

las importaciones.



Procedimiento Importaciones Versión: 1Pág. 3 De 5


Externo Agente de Aduana

10. Desaduanaje de mercadería importada.

11. Enviar mercadería a almacenes de la

empresa.

12. Emitir factura por servicios.


Logística

13. Verificar facturas del agente de aduanas.

14. Realizar el reclamo a proveedores, en

caso halla no conformidades y verificar

la reposición del producto.




Procedimiento Importaciones.Versión: 1Pág. 4 De 5


Jefe Comercial Asistente de logística Administrador Gerente General

Inicio

Realizar pronóstico de la demanda semestral de productos importados

Realizar la cotización con proveedores

extranjeros.

Presentar a GG informe del requerimiento

semestral de importaciones para su

aprobación

Coordinar con Administración la realización

del depósito al proveedor.

Requerimiento Aprobado

Negociar precios, condiciones y pagos

con proveedor.

Aprobar Requerimiento semestral de

importaciones.

SI

NO

Historial de demanda

Requerimiento semestral de

importaciones

α




Procedimiento Importaciones.Versión: 1Pág. 5 De 5


Asistente de logística Administrador Gerente General Proveedor

Preparar file de importación para envío al

agente de aduana.

Enviar factura comercial, packing list, B/L.

Coordinar con agente de aduana la documentación

para el desadanuaje de productos.

Desaduanaje de mercadería importada.

Verificar factura del agente de aduana

Realizar el reclamo a proveedores y verificar la reposición del producto

Fin

Agente de Aduana

Envío de mercadería a almacenes de la

empresa.

Emitir factura por servicios.

Existe no conformidades en los productos recibidos.

SI

NO

α

Esquema N°Procedimiento – Reclamo a proveedores


Proceso Logístico Código: LOG-RPR-01

Procedimiento Reclamo a proveedoresVersión: 1Pág. 1 De 3

1. Objetivo:

Describir el procedimiento para el proceso de reclamo a proveedores de productos

y servicios, que presenten disconformidades

2. Alcance:

Se aplica a todos los productos y servicios.


Reclamo:

Proveedor:

Disconformidad:




5. Referencias:



Anexo N° : Solicitud de reclamo al proveedor.


Proceso Logístico Código: LOG-RPR-01




Almacén

1. Verificar que el material adquirido este en

buen estado y de acuerdo a la orden de

compra y la guía de remisión del

proveedor.


Logística

2. Si se encuentra alguna disconformidad

entre el bien adquirido y lo solicitado

(calidad, cantidad, etc.), se genera

solicitud de reclamo al proveedor

informando sobre la inconformidad.

3. Realizar el seguimiento al tiempo de

respuesta del proveedor.

Externo Proveedor 4. Notificar la solución del reclamo.


Logística

5. Se cierra el reclamo y se notifica a

producción y almacén.

6. Fin del procedimiento


Proceso Logística Código: LOG-RPR-01



Auxiliar de almacén Asistente de logística Proveedor

Inicio

Verificar la conformidad del

material

Notificar solución del reclamo

Generar Solicitud de reclamo al proveedor

Fin

Existe no conformidades

Cerrar reclamo y notificar a producción y

almacén

SI

NO

Solicitud de reclamo al proveedor

Realizar seguimiento al tiempo de respuesta del

proveedor


Esquema N°Procedimiento – Emisión de órdenes de trabajo


Proceso Logístico Código: LOG-EOT-01Procedimiento Emisión de órdenes de trabajo Versión: 1

Pág. 1 De 3

1. Objetivo:

Describir el procedimiento para el proceso de elaboración de Órdenes de Trabajo.

2. Alcance:

Se aplica a todos las órdenes de trabajo de los clientes.


Fabricación:

Orden de trabajo:

Stock:


Jefe Comercial

Jefe de Operaciones


5. Referencias:

Política: Política de atención al cliente


Anexo N° 4: Formato de Orden de Trabajo


Proceso Logístico Código: LOG-EOT-01Procedimiento Emisión de ordenes de trabajo Versión: 1

Pág 2 De 3

.


Comercial Jefe Comercial

1. Recepcionar orden de compra del cliente.

2. Enviar orden de compra cliente al área

logística en el formato establecido.


Logística

3. Registrar orden de compra cliente en el

sistema.

4. En caso de productos que no se

encuentren en stock, se procede a emitir la

orden de trabajo respectiva.

5. Enviar orden de trabajo a producción.

ProducciónJefe de

Operaciones

6. Iniciar la fabricación de acuerdo a la orden

de trabajo.


Logística

7. Realizar el seguimiento al cumplimiento

de la orden de trabajo.



Proceso Logístico Código: LOG-EOT-01

Procedimiento Emisión de ordenes de trabajoVersión: 1Pág. 3 De 3


Jefe comercial Asistente de logística Jefe de operaciones

Inicio

Recepción y envío de O/C del cliente al área

logística.

Registro de O/C solicitada en el sistema.

Iniciar fabricación de acuerdo a la O/T

Emitir Orden de trabajo a Producción

Fin

Verificar stock del producto

Existe stock del producto

Realizar seguimiento al cumplimiento de la O/T

SI

NO

Base de datos ventas

Orden de trabajo


Esquema N°Procedimiento – Recepción, manipulación y almacenamiento de materiales


Proceso Logístico Código: LOG-RAM-01

Procedimiento Recepción, manipulación y almacenamiento de materiales


1. Objetivo:

Este procedimiento describe el proceso para la adecuada recepción, manipulación y

almacenamiento de materia prima, insumos, otros productos y productos

terminados a fin de mantener su calidad e integridad.

2. Alcance:

Se aplica a todos los productos.


Descarga:

Estándares:

Manipulación:

Inventario:




5. Referencias:

Política: Política de almacén.


Anexo N° : Formato de inventario de almacén.





7. Descripción del procedimiento:

Área Responsable Actividad


Almacén

1. Recepcionar el material adquirido dentro

del área correspondiente.

2. Supervisar la descarga de los materiales,

de acuerdo a los estándares de

manipulación del proveedor.

3. Verificar que el material adquirido este en

buen estado y de acuerdo a la orden de

compra y la guía de remisión del

proveedor.

4. Colocar los bienes adquiridos, de acuerdo

a los estándares de manipulación, en el

lugar previamente definido en el almacén.

5. Registrar los bienes adquiridos dentro del

inventario de almacén junto a su

ubicación.


Logística

6. Archivar los documentos de compra de

acuerdo al tipo y fecha.







Usuario comercial Auxiliar de almacén

Inicio

Recepcionar el material en el área

correspondiente.

Supervisar la descarga de materiales de

acuerdo a estándares de manipulación

Colocar bienes adquiridos de acuerdo a los estándares

de manipulación en el lugar definido en almacén

Fin

Verificar calidad de materiales y contrastar con los documentos de

compra.

Archivar documentos de compra

Existe no conformidades en

los ingresos

NO

Reclamo a ProveedoresSI

Orden de Compra

Guía de remisión

Registrar ingreso de bienes en el sistema

Base de datos de inventario


Esquema N°Procedimiento – Ingreso de materiales por devolución.


Proceso Logístico Código: LOG-IMD-01

Procedimiento Ingreso de materiales por devoluciónVersión: 1Pág. 1 De 3

1. Objetivo:

Describir la secuencia de actividades que se llevan a cabo actualmente para el

ingreso al Almacén de los materiales devueltos por el usuario en calidad de

sobrantes o deteriorados.

2. Alcance:



Obsoleto:

Recupero:


Auxiliar de almacén

5. Referencias:



Anexo N° 4: Parte de devolución de materiales.





Comercial Usuario

1. Emitir parte de devolución de materiales

2. Devolver los materiales sobrantes al

almacén adjuntando el parte de

devolución de materiales.


Almacén

3. Verificar los ítems y cantidades de

materiales, según parte de devolución de

materiales, codifica.

4. Si no está conforme, devuelve el parte de

devolución de materiales al usuario para

su corrección.

5. Si todo está conforme sella, coloca fecha

y continúa con el procedimiento.

6. Si los materiales recibidos no son

necesarios, obsoletos o inservibles, son

ingresados al Almacén de recuperos.

7. Si los materiales recibidos son nuevos

(necesarios y no obsoletos), son

ingresados al Almacén central.

8. Registrar ingreso de materiales en el

sistema.






Usuario comercial Auxiliar de almacén

Inicio

Emitir parte de devolución de

materiales

Devolver materiales sobrantes al almacén, adjuntando parte de

devolución de materiales

Colocar fecha y verificar estado de los materiales

Fin

Verificar ítmes y cantidades, según parte de

devolución

Parte conforme

SI

Parte de devolución de materiales

El material es nuevo y se encuentra en

buen estado

Ingresar a Almacén de recuperos

Registrar ingreso de materiales en el sistema


Ingresar a Almacén central

SI

NO

NO


Esquema N°Procedimiento – Ingreso de materiales por fabricación.


Proceso Logístico Código: LOG-IMF-01

Procedimiento Ingreso de materiales por fabricaciónVersión: 1Pág. 1 De 3

1. Objetivo:

Describir la secuencia ordenada de las actividades que se llevan a cabo en el

ingreso al Almacén de los materiales fabricados en los Talleres de ACCEVIT

EDMA E.I.R.L.

2. Alcance:



Fabricación:


Jefe de Operaciones



5. Referencias:



Anexo N° : Parte de fabricación de materiales.




7. Descripción del procedimiento:

Área Responsable Actividad

ProducciónJefe de

Operaciones

1. Emitir parte de fabricación de materiales.

2. Entregar los materiales fabricados al

almacén, adjuntando el formato

respectivo.


Almacén

3. Verificar los ítems y cantidades de

materiales, según parte de fabricación.

4. Si no está conforme, devuelve el parte de

fabricación al usuario para su corrección.

5. Si todo está conforme sella, coloca fecha

y continúa con el procedimiento, ingresan

materiales al almacén.

6. Registrar ingreso de materiales en el

sistema.


Logística

7. Archivar parte de fabricación de

materiales y envía una copia a

administración.






Jefe de Operaciones Auxiliar de almacén

Inicio

Emitir parte de fabricación de

materiales

Entregar materiales fabricados a almacén

adjuntando parte

Colocar fecha, sellar y verificar materiales

Fin

Verificar ítmes y cantidades, según parte de

fabricación

Parte conforme

SI

Parte de fabricación de materiales

Archivar parte de fabricación de

materiales y enviar copia a administración


Registrar ingreso de materiales en el sistema

NO



Esquema N°Procedimiento – Transferencia de materiales entre almacenes.


Proceso Logístico Código: LOG-TMA-01

Procedimiento Transferencia de materiales entre almacenes.


1. Objetivo:

Describir la secuencia ordenada de actividades que se realizan por la transferencia

de materiales entre almacenes.

2. Alcance:



Despacho:

Transferencia:


Supervisor de tienda



5. Referencias:

Política: Política de Almacén.


Anexo N° : Acta de transferencia entre almacenes.


Proceso Logístico Código: LOG-TMA-01Procedimiento Transferencia de materiales entre Versión: 1

almacenes. Pág. 2 De 3


Almacén

solicitante

Supervisor de

tienda

1. Emitir Acta de transferencia entre

almacenes.

Almacén

receptor

Auxiliar de

Almacén

2. Verificar que los materiales requeridos

estén en su stock.

3. Despachar los materiales solicitados.

4. Registrar despacho de materiales en el

sistema.


Logística

5. Archivar acta de transferencia.



Proceso Logístico Código: LOG-TMA-01

Procedimiento Transferencia de materiales entre almacenes.



Supervisor de tienda Auxiliar de almacén

Inicio

Emitir acta de transferencia entre

almacenes

Despachar materiales requeridos

Fin

Verificar que los materiales requeridos

estén en stock.

Existe stock de materiales solicitados

SI

Acta de transferencia entre

almacenes

Archivar acta de transferencia


Registrar despacho de materiales en el sistema

NO



Esquema N°Procedimiento – Despacho de materiales.


Proceso Logístico Código: LOG-DPM-01

Procedimiento Despacho de materialesVersión: 1Pág. 1 De 3

1. Objetivo:

Describir la secuencia ordenada de actividades que se llevan a cabo en el despacho

de los materiales hacia el usuario.

2. Alcance:



Embalaje:

Despacho:

Guía de remisión:


Jefe de Operaciones



5. Referencias:



Anexo N° : Formato de vale de salida.



Procedimiento Despacho de materialesVersión: 1Pág. 2 De 3


Comercial Usuario

1. Emitir requerimiento de materiales,

mediante el formato vale de salida al

Almacén.


Almacén

2. Si no es conforme devolver vales de salida

al usuario.

3. Si es conforme, realizar el embalaje de

materiales.

4. Anotar la cantidad despachada sellar,

firmar y colocar fecha en vale de salida.

5. Registrar salida de productos en el

sistema.

6. Emitir la guía de remisión respectiva.


Logística

7. Archivar vale de salida y enviar copia a

Administración para su archivo.




Procedimiento Despacho de materiales.Versión: 1Pág. 3 De 3


Usuario Comercial Auxiliar de almacén

Inicio

Emitir requerimiento de materiales mediante

formato vale de salida

Realizar embalaje de materiales

Fin

Vale de salida conforme

SI

Vale de salida

Archivar vale de salida y enviar copia a Administración


Sellar, firmar y fechar vale de salida

NO


Registrar salida de productos en el sistema

Emitir guía de remisión


manual procedimientos logística

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