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Corporación Nacional del Cobre

MÓDULO 3

CURSO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Modulo 3: Planificación de Contratos y Proceso de Contratación Relator: Nelson Urra S.

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CONTENIDOS GENERALES DEL MÓDULO 3

CURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMISTRACIÓN DE CONTRATOS

3. Planificación de Contratos y Procesos de Contratación 3.1 ¿Qué queremos hacer en esta unidad? 3.2 ¿Cuáles son los elementos involucrados en la contratación? 3.3 ¿Cuáles son los principales componentes del proceso de

contratación? 3.4 Generación del requerimiento

3.4.1 La decisión de contratar3.4.2 Especificaciones Técnicas y Generación de la Solpe.

3.5 ¿Qué es un proceso de Contratación? 3.6 ¿Cuánto demora un proceso de contratación? 3.7 ¿Cuáles son las modalidades de Licitación que se

pueden usar?

Planificación de Contratos y Procesos de Contratación


3.1 ¿QUE QUEREMOS HACER EN ESTA UNIDAD?

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSCURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOSPlanificación de Contratos y Procesos de Contratación

En esta unidad nos interesa mostrar las principales actividades,

procedimientos y consideraciones que se deben tener para realizar un exitoso proceso de contratación en

CODELCO


3.2 ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN?


Los procesos de planificación de contratos y de contratación deben considerar los siguientes elementos:

¿Cómo se hace?

Se realiza siguiendo un conjunto de procedimientos y criterios establecidos en la normativa de CODELCO, así como de acuerdo

con la legislación y normas corporativas y divisionales aplicables.

¿Qué es?

Es el proceso por medio del cual CODELCO

contrata a un proveedor de un determinado producto o servicio.

¿Dónde se Aplica?

Se aplica en cualquier ÁREA de la corporación, donde se dé la necesidad de contratar a un tercero o para adquirir un

determinado bien o servicio .

¿Para qué?

Para aprovechar las fortalezas que ofrece el mercado y focalizar los

recursos propios en temas esenciales del negocio.Proceso de Contratación


3.3 ¿CUALES SON LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN?

Los procesos de planificación de contratos y de contratación consideran los siguientes componentes:

– Generación del requerimiento– Proceso de licitación– Proceso de adjudicación – Operación del contrato. Este proceso será revisado en

profundidad en la siguiente unidad. Gráficamente, estas etapas se pueden representar de la siguiente manera:



CICLO INTERNO DE ABASTECIMIENTO Y CONTRATOS


Generación del Requerimiento

Proceso de Licitación

Proceso de Adjudicación

Operación del Contrato

SOLPEESPECIFICACIONES TECNICASDURACION DE LA NECESIDADMETRICA DE CONTROLEXPERIENCIAS ANTERIORES

LICITACIONBASES ADMINISTRATIVASBASES ADM. ESPECIALESTIPO DE LICITACIONMETODO DE EVALUACIONNIVELES DE APROBACION

ADJUDICACIONANALISIS OFERENTES

LEGALESFINANCIEROSPREVISIONALES

ANALISIS TECNICOANALISIS ECONOMICOAPROBACION AUTORIDADES

OPERACIONCONTRATONORMAS INTERNAS

NEOSNEC

INSTRUCTIVOS PROCEDIMIENTOSISTEMAS DE APOYO (SAP...)ESTADOS DE PAGOHOJAS ENTRADA SERVICIOPAGOSFINIQUITOS

CLIENTESERV. COMPARTIDOS

CLIENTESERV. COMPARTIDOS

CLIENTECLIENTE

CONTRATACIÓN


3.4 GENERACIÓN DEL REQUERIMIENTO

La generación del requerimiento para realizar la contratación debe considerar en detalle la decisión de contratar.

3.4.1 LA DECISIÓN DE CONTRATAR

La contratación de servicios con terceros, busca simultáneamente un doble fin, es decir, mejorar tanto la eficiencia, como la eficacia en la ejecución de los mismos.

Codelco tiene como intención general, adjudicar el mínimo de contratos posibles con terceros, tal que asegure el cumplimiento de los objetivos de la Corporación, sin mayores riesgos.


La contratación de servicios con terceros, nace de la necesidad de resolver un problema, aprovechar una oportunidad, o materializar las obras o instalaciones de un Proyecto.


CURSO: GESTIÓN DE CONTRATOSCURSO: GESTIÓN DE CONTRATOS

•Porque reconocemos las ventajas de la especialización de otras empresas en actividades ajenas a nuestro giro principal.

•Para asegurar el cumplimiento de compromisos de producción.

•Porque estamos interesados en aprovechar la mayor eficiencia de los contratistas en sus respectivas áreas.

•Para obtener economías de escala.

•Porque queremos capitalizar estas ventajas como una manera de cumplir nuestros objetivos estratégicos.

¿POR QUÉ CONTRATAMOS?




•Actividades que no forman parte del giro principal

•Actividades de alta especialización

•Actividades poco frecuentes o de corta duración

¿QUÉ CONTRATAMOS?




•Demostración de capacidad técnica, solvencia económica y financiera acorde con los trabajos que aspiran a realizar.

•Transferencia de las mejores prácticas para optimizar nuestra gestión.

•Cumplimiento de las normas de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y calidad.

•Cumplimiento de la legislación vigente y las normas internas de Codelco sin que ello signifique establecer vínculos de subordinación.

•Un aporte que agregue valor al negocio de Codelco.

¿QUÉ ESPERAMOS DEL CONTRATISTA?



A continuación se muestra un esquema resumido del proceso de contratación en donde se destaca que el contratar es una decisión que debe tomarse en base al proceso:




Problema Oportunidad

Necesidad de obra - servicio

Identificación – Análisis AlternativasEjecución Interna

Contrato con tercerosOtra

CONTRATAR

Análisis Tipo de ContratoSuma Alzada

Precios unitariosEPC, EPCM, otras

Análisis Tipo de LicitaciónPública – PrivadaAsignación Directa

Con o Sin Precalificación

Decisión Tipo de LicitaciónDecisión Tipo de Contrato

Proceso de ContrataciónPreparación de documentos

Selección de empresasLicitación, evaluación, asignación

SíNo


3.4.2 BASESTÉCNICAS Y GENERACIÓN DE LA SOLPE

Se deben considerar los siguientes aspectos básicos:

Monto involucrado. Antecedentes del mercado. Tipo de obra o servicio. Urgencia del requerimiento. Riesgos de los servicios u obras y del

Contrato. Duración de la necesidad. Métrica de control. Experiencias anteriores.



Estas bases técnicas a su vez se relacionan y condicionan la determinación del tipo de contrato, el procedimiento de licitación, la cantidad de empresas a invitar y otras variables.Todo esto lleva a la generación de la SOLPE

Aprobación de contratación

“El usuario, como requirente de la contratación de una obra, trabajo o servicio comprendido en el respectivo presupuesto anual de inversiones o en el presupuesto de operaciones, debe estimar su monto para definir el nivel de aprobación de contratación.

El proceso de contratación se inicia formalmente con la aprobación, por parte del usuario, de la solicitud de pedido de servicios (SOLP) a las unidades de gestión de contratación de la Gerencia Corporativa Abastecimiento, con todos los datos e información que dicha solicitud señala. Una vez aprobado, la unidad de gestión de contratación debe crear, en el sistema de información SAP u otro sistema, el documento electrónico denominado solicitud de pedido”.

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS, CODELCO, GERENCIA CORPORATIVA DE ABASTECIMIENTO

Punto 7.2.



3.5 ¿QUE ES UN PROCESO DE CONTRATACIÓN?

Es el conjunto de todas las acciones necesarias para concretizar la contratación de bienes y servicios con terceros, las que se realizan coordinadamente con Servicios Compartidos, velando por la correcta comprensión de la necesidad de cada uno de los involucrados (Servicios Compartidos, proveedores, clientes internos, instancias de autorización), en cada una de las etapas y documentos del proceso.



3.6 ¿CUÁNTO DEMORA UN PROCESO DE CONTRATACÍÓN?

El Proceso de contratar un trabajo con terceros desde el momento que se toma la decisión de contratar, hasta que se inicia el trabajo con el contratista puede tomar entre dos a cuatro meses, incluso en contratos complejos puede llegar hasta seis meses. Este periodo que muchas veces en la planificación general de un proyecto o en la planificación de una actividad productiva se tiende a minimizar. Sin embargo es relevante así como todas las actividades que involucra para no generar a atrasos significativos.



Las actividades involucradas en este proceso y su secuencia se muestra en la Carta Gantt siguiente:

Id Nombre de tarea Duración

1 Decisiòn de Contratar 1 día

2 Obtener aprobaciòn Licitar s/ MAF 10 días

3 Selecciòn Empresas (o precalific) 5 días

4 Preparaciòn Documentos Lictaciòn 20 días

5 Preparaciòn Mètodo Evaluaciòn 10 días

6 Carta Invitaciòn 1 día

7 Visita a Terreno 5 días

8 Consultas y Respuestas 5 días

9 Recepciòn Ofertas 10 días

10 Evaluaciòn Ofertas 10 días

11 Recomendaciòn Asignaciòn 1 día

12 Obtener Aprobacion asig. s/ MAF 10 días

13 Notificaciòn al Contratista 5 días

14 Preparaciòn Contrato 5 días

15 Aprobaciòn Usuario y Legal 5 días

16 Firma Contrato 5 días

17 Inicio Trabajo o Servicio 1 día

03/01 10/01 17/01 24/01 31/01 07/02 14/02 21/02 28/02 07/03 14/03 21/03 28/03 04/04 11/04 18/04 25/04enero abril



3.7 ¿CUALES SON LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN QUE SE PUEDEN USAR?


Las modalidades de contratación que se pueden usar son las siguientes:

Asignación Directa

Asignación ÚnicaCada uno de ellos se puede utilizar en condiciones distintas.

Licitación

Asignación

Licitación Pública

Licitación Privada

Licitación Privadanormal

Licitación Privadade escaso monto



FORMAS DE CONTRATACIÓN

Las licitaciones pueden ser realizadas en forma pública o privada, según la forma en que es efectuado el llamado a participar del proceso.

Licitaciones Públicas: el llamado a participar es realizado en medios de comunicación masivos, en la página Web corporativa de Codelco-Chile o en otros medios electrónicos. (Ej: Chile compras o e-Marketplace Quadrem).

Licitaciones Privadas: el llamado a participar es mediante invitaciones intransferibles, a empresas seleccionadas con anterioridad, preferentemente inscritas en el Registro Integral de Contratistas (REGIC).

LAS LICITACIONES





Licitación Privada

Cuando se tiene conocimiento del mercado, y por ende se tiene un panel de proponentes para un determinado encargo.

Licitación Pública

Cuando no se tiene conocimiento del mercado.

¿CÓMO SELECCIONAR?




FORMAS DE CONTRATACIÓNCOMPARACIÓN ENTRE LICITACIÓN PÚBLICA Y LICITACIÓN

PRIVADACaracterística

Licitación Pública Licitación Privada

Monto Estimado del Contrato

1. Recomendable cuando el monto total de contratación supera los KUS$ 5.000

1. Recomendable cuando el monto total de la contratación es inferior a los KUS$ 5.000.

Características del Servicio

1. Cuando no existe experiencia previa en la Corporación frente al servicio requerido.

2. Cuando no se tiene un cabal conocimiento del mercado.

1. Cuando existe experiencia previa en la Corporación en la realización de licitaciones por servicios similares y los proveedores relevantes están plenamente identificados y han sido incorporados en la invitación.

2. Cuando existe un pleno conocimiento del mercado.





Característica


Plazos Requeridos

1. Se requieren mayores plazos para verificar que todas las empresas participantes cumplan con los requisitos legales, económicos, comerciales y de experiencia definidos en las Bases.

1. Inscritas en el Registro de Contratistas, se acortan los plazos al no ser necesario la revisión de los antecedentes legales, económicos, comerciales y técnicos de los Proponentes.

2. En el caso que haya que revisar antecedentes de los Proponentes, la cantidad de empresas invitadas es muy inferior a las que pueden cotizar por medio de licitación pública, acortándose los plazos de evaluación.

COMPARACIÓN ENTRE LICITACIÓN PÚBLICA Y LICITACIÓN PRIVADA





Característica


Proponentes 1. Permite la participación de un amplio espectro de empresas, con lo que se pueden obtener mejores ofertas técnicas y económicas.

2. La participación de los Proponentes está condicionada al estricto cumplimiento de los requisitos definidos en las Bases, para así minimizar los riesgos de adjudicar a una empresa inadecuada.

1. Se puede invitar empresas que cuentan con la plena confianza del usuario.

2. Puede inducir a reclamos de las empresas no invitadas a participar.

3. Pueden quedar afuera del proceso Proponentes con ofertas atractivas para Codelco.

COMPARACIÓN ENTRE LICITACIÓN PÚBLICA Y LICITACIÓN PRIVADA




Abastecimiento Proponente A. Jurídica N. FacultadoUsuario

Carta de Invitación y Entrega de

Antecedentes

• SOLPE• Itinerario de la

Licitación• Itemizado de

Presupuesto• Bases Técnicas• M. de Evaluación

Aprobación ó Rechazo del Proceso de Contratación

Bases Administrativas

Reunión Aclaratoria y Visita a Terreno

Ronda de ConsultasPreparación de Respuestas y Aclaraciones

Envío de Aclaraciones y Respuestas

Envío de Respuestas

Notificación de Resultados y Gestión de

firmas del contrato

Evaluación de las Ofertas

Recomendación de Adjudicación

Recepción y Acto de Apertura de Ofertas

Solicitud de Aclaraciones

Oferta Técnica y Económica

Aprobación ó Rechazo de la Recomendación

Definición de la estrategia

Ver Flujograma 4 Preparación y suscripción del Contrato

Flujograma Nº 1: LICITACION PRIVADA




Abastecimiento Proponente A. Jurídica N. FacultadoUsuario

• SOLPE• Itinerario de la

Licitación• Itemizado de

Presupuesto• Bases Técnicas• M. de Evaluación

Aprobación ó Rechazo del Proceso de Contratación

Bases Administrativas

Reunión Aclaratoria y Visita a Terreno

Ronda de ConsultasPreparación de Respuestas y Aclaraciones

Envío de Aclaraciones y Respuestas

Envío de Respuestas

Notificación de Resultados y Gestión de

firmas del contrato

Evaluación de las Ofertas

Recomendación de Adjudicación

Recepción y Acto de Apertura de Ofertas

Solicitud de Aclaraciones

Oferta Técnica y Económica


Definición de la estrategia

Publicación Llamado a Licitación y Venta de

Bases

Envío de Antecedentes de Precalificación

Recepción y Acto de Apertura de Antecedentes

Evaluación de los Antecedentes y Recomendación de Precalificación


Alternativa en caso de plazos muy cortos

Ver Flujograma 4 Preparación y suscripción del Contrato

Flujograma Nº2: LICITACION PUBLICA





Como caso de excepción a las licitaciones públicas y privadas se encuentran las Asignaciones Directas y Asignaciones Únicas, las que tienen como única justificación el hecho de que hayan razones estratégicas, técnicas o económicas, debidamente acreditadas, que hagan preferible la elección de un contratista específico sin mayor consulta al mercado, lo que deberá estar plenamente justificado por el nivel de autoridad correspondiente.

Se denomina Asignación Directa aquellas asignaciones a un proveedor de entre varios, que ofrecen servicios similares.

Se denomina Asignación Única cuando hay un único proveedor del servicio no existiendo otros en el mercado.

ASIGNACIÓN DIRECTA Y ASIGNACIÓN ÚNICA





Adjudicación Directa / Única•Cuando existe un solo Proveedor del Servicio o Suministro, no obstante hay más proveedores habilitados.

•Cuando debido a la criticidad del encargo, se adjudica a un Contratista por la alta confianza, especialización que ofrece, o bien por no disponer de plazo para licitar.

•Cuando el costo del proceso de licitación es mayor al costo del servicio.

¿CÓMO SELECCIONAR?




CRITERIOS DE DEFINICIÓN

Para determinar el tipo de licitación que se utilizará, como también la cantidad de proveedores o contratistas a invitar, se considerarán los siguientes aspectos básicos:

1.- El monto involucrado 2.- El conocimiento del mercado 3.- El tipo de producto o servicio 4.- La urgencia del requerimiento





1.- EL MONTO INVOLUCRADO

El costo de la gestión de compra o contratación debe ser inferior al beneficio que se obtendrá como producto de un trabajo más elaborado y demandante.





2.- EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO

En la medida que este conocimiento sea más escaso, se deberá ampliar la posibilidad de participación a un mayor número de proveedores o contratistas, hasta la situación de una licitación pública, en que se posibilita la participación a cualquier empresa.





3.- EL TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO

En general, los productos con especificaciones simples, como son las materias primas o los "commodities", como también los productos y servicios estandarizados, presentarán menos inconvenientes técnicos para que puedan ser adquiridos o contratados mediante licitaciones abiertas a la participación de cualquier proveedor, sin calificación previa.





4.- LA URGENCIA DEL SERVICIO

El período de tiempo disponible para gestionar una adquisición o contratar un servicio, será también un factor muy determinante para definir el tipo de licitación que será posible realizar.



FIN MODULO 3


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