Mwongozo wa Utekelezaji wa Sera ya Kupambana na RushwaKuongoza kwa Uadilifu

Mpango wa Utekelezaji Sera wa UniversalMpango wa Utekelezaji Sera wa Kimataifa wa Universal ni kuhakikisha kwamba tunafanya kazi kwa uadilifu na kwa kuzifuata sera zetu kwa ukamilifu. Universal imeanzisha ukurasa maalumu wa mpango wa utekelezaji sera zake kwenye wavuti yetu inayopatikana kwa umma, na ukurasa huo maalum unapatika katika lugha 17. Tafadhali, tembelea ukurasa wetu wa Mpango wa utekelezaji sera kwa taarifa zaidi kuhusu mpango huo:

www.universalcorp.com/compliance

Simu ya Moja kwa Moja ya Mpango wa Utekelezaji Sera wa UniversalNamba Yetu ya Simu ya Moja kwa Moja ya Utekelezaji Sera wa Universal inaweza kupigwa kutokea mahali popote duniani. Orodha kamili ya simu za mpango huo wa kimataifa zimeorodheshwa nyuma ya Mwongozo huu na pia inapatikana kwenye wavuti ya mpango wa utekelezaji wa Universal.

Wavuti: www.ethicspoint.com au www.universalcorp.com/compliance

Namba ya Simu ya Moja kwa Moja ya Utekelezaji inapatikana saa ishiri na nne (24) kila siku, siku saba (7) kwa wiki. Yeyote anayetoa taarifa kwa Simu ya Moja kwa Moja ya Utekelezaji hayo hatahitajika kutoa jina lake au taarifa nyingine ya utambulisho, na hakuna Utambulisho wa mpigaji simu au vifaa vya kumbukumbu vitakavyotumika.

Kamati ya Utekelezaji Sera ya UniversalHarvard B. Smith Ofisa Mkuu wa Utekelezaji

Unaweza kuwasiliana na mtu yeyote katika Kamati hii kwa kupiga namba ifuatayo: +1 804 359 9311 (Richmond, Virginia Marekani) au kwa kutuma barua pepe kwenda kwa Ofisa Mkuu wa Mpango wa Utekelezaji Sera kupitia anwani ya barua pepe: compliance@universalleaf.com. Angalizo: kumbuka kuwa kwa kutuma barua pepe, utambulisho wa mtuma ji utajulikana.

Kanuni za MaadiliUniversal inathamini mpango wa utekelezaji sera na uadilifu. Sehemu muhimu ya mafanikio yetu ni kutokana na dhamira yetu ya dhati na wajibu wetu kwenye uadilifu. Kanuni za Maadili ya Universal ni waraka wetu wa msingi wa mpango wa utekelezaji sera na Maadili, na unaelezea sera zetu nyingi juu ya mpango huo. Waraka wa Kanuni zetu za Maadili unapatikana kwa kuutembelea ukurasa wetu wa Mpango wa utekelezaji sera kwenye wavuti ifuatayo: www.universalcorp.com/compliance.

Scott J. BleicherTheodore G. BroomeCatherine H. Claiborne

Candace C. FormacekGeorge C. Freeman, IIIAirton L. Hentschke

Johan C. KronerH. Michael LigonPreston D. Wigner

Ujumbe kwa wafanyakazi, maofisa na wakurugenzi wa familia ya Shirika la Universal

Wapendwa Wafanyakazi wenzangu:

Familia ya makampuni ya Shirika la Universal imekuwa ikiendesha biashara zake kwa zaidi ya miaka 100 mpaka sasa. Wakati wote huo, wafanyakazi wetu duniani kote wamekuwa wakilinda na kuthamini msingi muhimu wa biashara zetu. Msingi huo ni—uadilifu.

Rushwa ni tishio kwa biashara zetu na wafanyakazi wetu kwa ujumla na ni kinyume na utamaduni wetu. Ni wajibu wetu kwa wateja wetu, jumuiya zetu, wanahisa wetu, na sisi wenyewe kuendesha biashara zetu kwa uadilifu mkubwa na kuikana rushwa. Kwa kifupi tunasema: Hatutoi Rushwa

Huu ni wakati muhimu zaidi kwetu sisi kuwa na sera thabiti dhidi ya rushwa na hatuna budi kuchukua hatua madhubuti kuhakikisha kwamba sera hizi zinatekelezwa kikamilifu. Mwongozo huu ni sehemu muhimu ya msimamo wetu kama Universal wa uzingatiaji na utekelezaji wa taratibu na sheria za kupambana na rushwa duniani kote,na hivyo basi kuonyesha nia ya kujitolea kwetu kwa dhati kwa kuwa viongozi katika mapambano ya kimataifa dhidi ya rushwa.Wakati wote, Universal iko mbele katika kupambana na rushwa na hilo ndilo lengo letu kuu.

Imeandaliwa na,

George C. Freeman, III Mwenyekiti, Rais, na Ofisa Mtendaji Mkuu

2

Kila mfanyakazi, Ofisa, na Mkurugenzi ana wajibu wa kufanya kazi kwa kuzingatia Mwongozo huu, sera nyingine za Universal, sheria na kanuni husika za Jimbo, Nchi na Shirikisho.

3

F A H A R A S A

WABIA

• Ma hitaji kwa Ujumla ........................................ Uk. 21• Uteuzi wa Mbia & ma Sharti ya Kibiashara .. Uk. 22• Uchunguzi Unaofaa & “ Ishara Za Hatari” ... Uk. 22• Ulinzi & Usimamizi wa Mkataba .................... Uk. 23• Ufuatiliaji & Mafunzo ....................................... Uk. 25

MALIPO YA URAHISISHAJI

• .............................................................................. Uk. 26

MSAMA HA WA MALIPO ILI KULINDA AFYA NA USALAMA WA MFANYAKAZI

• .............................................................................. Uk. 27

MSAMA HA WA MALIPO YA UDHALIMU

• .............................................................................. Uk. 28

ZAWADI, USAFIRI, NA UKARIMU

• Njia za Kufanya Malipo .................................... Uk. 29• Kuweka Kumbukumbu za Gharama ............. Uk. 29• Zawadi, Usafiri, na Ukarimu kwa Maofisa

wa Serikali ........................................................ Uk. 30

MICHANGO YA HISANI NA MIRADI KIJAMIII

• Mchakato wa Kutoa Mchango ......................... Uk. 33• Kushindwa Kupata Mahitaji ya Idhini

ya Awali ............................................................ Uk. 35

MICHANGO YA KISIASA

• .............................................................................. Uk. 37

MAMBO YA SERIKALI & TARATIBU ZA SERIKALI

• Mambo ya Serikali . ............................................Uk. 38• Taratibu za Serikali; Maombi ya Malipo

Yasiyofaa ........................................................... Uk. 39

SERA YA KUTOLIPIZA KISASI

• .............................................................................. Uk. 41

HITIMISHO

• .............................................................................. Uk. 41

FAHARASA

• .............................................................................. Uk. 42

KIAMBATISHO

• .............................................................................. Uk. 46

UTANGULIZI

• Kuzingatia Mwongozo Huu ............................ Uk. 04• Maudhui ............................................................. Uk. 04• Faharasa .............................................................. Uk. 04• Akronimi za Kawaida katika Mwongozo

Huu .................................................................... Uk. 04• Mabadiliko .......................................................... Uk. 05• Ni Lazima Kuzingatia Mwongozo Huu ........ Uk. 05• Cha Kuzingatia .................................................. Uk. 05• Uhitaji wa Ushauri wa Sheria .......................... Uk. 05• Migongano Kati ya Mwongozo Huu

na Sheria za Nchi ............................................. Uk. 05• Mawakala wa Mauzo na Washirika

wa Biashara ya Ushirikiano ........................... Uk. 05• Utunzaji wa Kumbukumbu ............................. Uk. 06• Kuasiliwa Kwa Sera na na Taratibu ................ Uk. 06

HISTORIA YA SHERIA YA FCPA

• .............................................................................. Uk. 07

MAMBO MUHIMU YA KUZINGATIA

• Kila Mmoja Anasima Miwa na Sheria Dhidi ya Rushwa ............................................. Uk. 08

• Maofisa wa Serikali Namashirika ya Serikali Uk. 08• Je, “Rushwa” Ni Nini? ...................................... Uk. 09• Sheria Katika Kuendeleza Malipo ................... Uk. 09

MAWAKALA WA MAUZO

• Ma Takwa ya Jumla ........................................... Uk. 10• Uteuzi wa Wakala wa Mauzo na ma Sharti

Ya Kibiashara .................................................... Uk. 10• Uchambuzi Muhimu & ‘Ishara za Hatari’ ..... Uk. 11• Utaratibu wa Kimkataba & Usima Mizi ......... Uk. 12• Usimamizi & Mafunzo ..................................... Uk. 13

WATU WA TATU

• Aina za Watu wa Tatu ....................................... Uk. 16• Mahitaji ya jumla ............................................... Uk. 16• Kuingizwa kwa Mtu wa Tatu........................... Uk. 16• Ukadiriaji & Uainishaji wa Hatari ................... Uk. 16• Uchunguzi Unaofaa & “Ishara za Hatari” ..... Uk. 16• Mkandarasi Msaidizi ........................................ Uk. 18• Ukadiriaji & Idhinisho ...................................... Uk. 18• Ufuatiliaji & Usimamizi wa Mkataba ............. Uk. 18• Ufuatiliaji & Mafunzo ....................................... Uk. 18• Malipo ya Kabla ya Mawakala ........................ Uk. 18• Wakala wa Manunuzi ....................................... Uk. 19

4

atika Universal, tuna taratibu na usemi rahisi kwamba: Hatutoi wala Kupokea rushwa.

Universal inachukulia “rushwa ” kuwa ni kitu chochote chenye thamani na ambacho hutolewa ili kushawishi uamuzi aidha wa kufanya biashara na Universal au kuipatia kampuni faida isiyo ya haki. Hii ni pamoja na kuleta biashara mpya, kuendeleza biashara iliyopo, au kupata faida fulani kinyume na taratibu. Rushwa sio tu kwamba ni marufuku katika sera ya Universal, bali pia hata kwa mujibu wa serikali, rushwa ni kinyume cha sheria kama iliyo ainishwa kwenye sheria ya Marekani inayohusu Mienendo ya Rushwa katika Nchi za Nje (“FCPA”), na pia kama ilivyo chini ya sheria za kupiga vita rushwa za kila nchi ambazo Universal inafanya biashara zake. Vilevile kwa nchi nyingine nyingi, rushwa ni kosa la jinai. Universal imejitolea kuzingatia hatua hizi zote za kupambana na rushwa.

KUZINGATIA MWONGOZO HUU

Bodi ya Wakurugenzi ya Shirika la Universal ilipitisha Mwongozo huu ili kudumisha na kuboresha utekelezaji wa sera za Universal, viwango vya Maadili, na sheria mbalimbali zinayohusiana na Rushwa. Wakati tukiamini kwamba, kila mtu anahitajika kuzingatia sheria, mwongozo huu ni zaidi ya hayo na unatuwekea viwango vya juu zaidi vya kufuata. Kila mfanyakazi, Ofisa, na mkurugenzi ana wajibu wa kufanya kazi kwa kuzingatia Mwongozo huu, sera nyingine za Universal, na sheria na kanuni mbalimbali za nchi, jimbo na shirikisho. Zaidi ya hayo, washirika tunaofanyanao biashara, Mawakala wa mauzo na baadhi ya watu wengine wanaowakilisha makampuni ya Universal wao pia ni sehemu muhimu ya Mwongozo huu. Katika Mwongozo huu, “Universal” inama anisha Shirika la Universal kama kampuni ma ma na makampuni yake tanzu.

MAUDHUI

Mwongozo huu ni kuhusu sera za Universal za Mpango wa utekelezaji sera na kupambana na rushwa na pia unatoa maelekezo juu ya namna ya kushughulikia hatari na viashiria vya rushwa. Kila mmoja wetu anahitajika kuzingatia viwango vya Maadili ya hali ya juu ya Universal wakati wote wa utendaji kazi wetu.

Ni imani yetu kwamba, tayari unafahamu Kanuni za

Maadili ya Universal zilizopo pamoja na Taarifa ya Desemba 2011 Kuhusu sera ya Uidhinishwaji na mchakato wa matumizi na malipo ya fedha. Nakala za nyaraka zote mbili zimetolewa kwa kila mfanyakazi, na unaweza kuomba nakala zaidi kwa kuwasiliana na Ofisa wetu Mkuu wa Mpango wa utekelezaji sera kupitia anwani ya barua pepe ifuatayo; compliance@universalleaf.com au kwa kutumia njia zilizotolewa katika Kanuni za Maadili. Pia Kanuni za Maadili zimechapishwa kwenye ukurasa wa wavuti ya Mpango wa utekelezaji sera wa Universal unaopatikana kwa umma kupitia, www.universalcorp.com/compliance. Ni muhimu kuzingatia kwamba Kanuni za Maadili na Taarifa ya Sera Kuhusu Uidhinishaji wa matumizi na malipo ya fedha ni sehemu muhimu ya Jitihada za Universal za kukabiliana na Rushwa

Nakala za sera nyingine, michakato, fomu, na nyaraka nyingine zozote zilizofanyiwa marekebisho katika Mwongozo huu zinaweza kupatikana kwa kuwasiliana na msimamizi wako wa kazi, wawakilishi wa Kamati ya Utekelezaji Sera wa kanda husika au Kamati ya Uzingatiaji au kwa kuwasiliana na Ofisa Mkuu wa Mpango wa Utekelezaji Sera.

FAHARASA

Kuna misamiati mingi iliyotumiwa katika Mwongozo huu ambayo imefafanuliwa ili kukusaidia. Misamiati hiyo imeandikwa katika herufi kubwa katika Mwongozo huu, na unaweza kupata ufafanuzi wake nyuma ya Mwongozo huu katika sehemu ya “Faharasa”.

U T A N G U L I Z I

K

FCPA Sheria ya Marekani kuhusu Rushwa katika nchi za Kigeni SRO Ofisa wa Uhusiano wa MauzoDDA Msimamizi wa Wakala wa MauzoPAR Taarifa ya Utendaji KaziRCT Timu ya Utekelezaji ya KandaSOP Taratibu za Viwango vya Utendaji KaziGTH Zawadi, Usafiri, na UkarimuNGO Shirika Lisilokuwa la Kiserikali

AKRONIMI ZA KAWAIDA KATIKA MWONGOZO HUU:

5

Utangulizi

MABADILIKO

Mwongozo huu unaweza kufanyiwa marekebisho muda wowote, kila toleo jipya litakuwa likipatikana kwenye ukurasa wetu wa wavuti wa Mpango wa Utekelezaji Sera wa Universal unaopatikana hapa: www.universalcorp.com/compliance vile vile nakala za kila toleo zitatolewa bure kwa kuwasiliana na Ofisa Mkuu wa Mpango wa Utekelezaji Sera, au kutoka kwa mwakilishi yeyote wa Kamati ya Utekelezaji au eneo lako la kazi

NI LAZIMA KUZINGATIA MWONGOZO HUU

Ni wajibu wa kila mmoja wetu kusoma na kuelewa Mwongozo huu. Mtu yeyote anayekiuka viwango katika Mwongozo huu atachukuliwa hatua za kinidhamu kwa kadri inavyostahili, pamoja na kukomesha uhusiano wake na Universal ikiwa ni pamoja na kufukuzwa kazi au kufutiwa uwakala. Pia anaweza kuchukuliwa hatua ya kushtakiwa kwa kutenda kosa la jinai.

CHA KUZINGATIA

Wakati wote kumbuka kwamba una wajibu wa kutoa taarifa ya vitendo au ma tukio ambayo unaamini yanakiuka ma tarajio katika Mwongozo huu. Unaweza kutoa taarifa ya vitendo hivi kwa kutumia njia zilizo elekezwa kwenye Kanuni za Maadili katika kipengele cha “Nini cha Kufanya ”.

Universal haifanyi mzaha kuhusu ma tarajio yaliyowekwa katika Mwongozo huu. Kutoelewa Mwongozo huu hakutakuwa kisingizio cha kuukiuka. Ni lazima UOMBE USHAURI ukiwa na ma swali kuhusu Mwongozo huu au sheria zozote zinazohusu kupambana na rushwa. Katika Mwongozo huu, tunaposema “OMBA USHAURI” tunama anisha unapaswa kuwasiliana na Idara ya Sheria ya Universal au wahusika wengine kama walivyoorodheshwa katika ukurasa wa mbele wa Mwongozo huu kwa ushauri wowote au maelekezo ambayo huenda ukahitaji. Ma wasiliano na Wanachama wa Idara ya Sheria yanaweza kufanywa kwa kutumia namba na anuani ya barua pepe kama ifuatavyo:

Preston D. Wigner +1 804 254 3774 wignerp1@universalleaf.com

Neil S. Marlborough +41 22 319 7141 Neil.Marlborough@ultgeneva.ch

Robert Strachan +41 22 319 7142 Robert.Strachan@ultgeneva.ch

Huenda Mwongozo huu usijibu ma swali yako yote. unaweza kukumbana na hali ambayo haijashughulikiwa na Mwongozo huu. Katika hali hizo, tunakusihi sana uombe msaada kwa kuwasiliana na Idara ya Sheria ya Universal pamoja na vituo vya msaada vilivyoorodheshwa ndani mwa jalada la mbele la Mwongozo huu.

Ikiwa una shauku yoyote kuhusu iwapo malipo yaliyopendekezwa au kitendo kingine kinazingatia sera na taratibu katika Mwongozo huu, ni wajibu wako KUTAFUTA USHAURI.

UHITAJI WA USHAURI WA SHERIA

Mwongozo huu una mifano mingi ya “Swali na Jibu” inayoonyesha jinsi sera na taratibu katika Mwongozo huu zinapashwa kufanya kazi kwa kufanya ma zoezi. Baadhi ya mifano hiyo inajumuisha ma eneo yenye utata ambayo waajiriwa wanashauriwa KUOMBA USHAURI kwa uhakiki na maelekezo zaidi ya jinsi ya kufanya. Ukiwa na ma shaka kuhusu eneo fulani katika mwongozo huu, ni vyema ukatafuta ushauri.

MIGONGANO KATI YA MWONGOZO HUU NA SHERIA

ZA NCHI

Ni lazima Kuheshimu sheria. Ikiwa utekelezaji wa Mwongozo huu unaweza kukufanya ukiuke sheria za nchi yako, basi utatakiwa kufuata sheria hiyo ya nchi yako na halafu kutoa taarifa kwenye Idara ya Sheria ya Universal juu ya mgongano huo. Ikiwa utamaduni au mila na desturi ya nchi yako inapingana na Mwongozo huu, Universal inakuhitaji uufuate Mwongozo huu, hata kama ma tokeo yake ni kupoteza biashara kwa Universal.

MAWAKALA WA MAUZO NA WASHIRIKA WA BIASHARA

YA USHIRIKIANO

Tunapofanya kazi na Mawakala wa Mauzo, Washirika wa Biashara ya Ushirikiano, au mtu mwingine yoyote yule, ni lazima tuwapatie nakala ya Kanuni za Maadili na sehemu muhimu za Mwongozo huu na kuwafahamisha

6

Utangulizi

kuwa ni lazima wazingatie sera zetu za utekelezajii sera ya kupambana na rushwa. Watu wa tatu wote katika biashara zetu watawajibika kwa kutotekeleza mwongozo huu. Mfanyakazi au Kampuni hawaruhusiwi kuingia mkataba au kufanya utekelezaji yoyote kinyume na ma takwa ya mwongozo huu. Ikiwa kuna ma shaka kuhusu matumizi ya Mwongozo huu unavyotumika kwa Mawakala wa Mauzo, Washirika wa Kibiashara au ushirikiano na Mshiriki mwingine yoyote yule, ni lazima KUOMBA USHAURI.

UTUNZAJI WA KUMBUKUMBU

Kumbukumbu zote kuhusiana na mwongozo huu zitatakiwa kuhifadhiwa kwa kipindi cha miaka mitano; isipokuwa katika Mazingira yafuatayo: (1) ma hitaji ya kuhifadhi kumbukumbu ya kampuni yako au ya sheria ya nchi yanahitaji kuhifadhi kwa muda mrefu zaidi, (2) sheria ya nchi inahitaji utunzaji wa kumbukumbu chini ya miaka mitano, au (3) waraka unahusiana na jitihada zipaswazo za Mawakala wa Mauzo, Washirika wa Biashara ya Ushirikiano, ambapo ni lazina hifadhi ya kumbukumbu zifanyike katika kipindi chote cha ma husiano au mkataba na watu wa tatu hao.

KUASILIWA KWA SERA NA NA TARATIBU

Kila kampuni imeziasili na kuzitumia Sera na Taratibu za Viwango vya Uendeshaji zilizopo katika Mwongozo huu. Pia, kampuni yako inaweza kuchagua kuasili sera nyingine zaidi kuhusiana na kuhusu Utekelezaji wa Sera ya kupambana na rushwa. Kila kampuni itatakiwa kuziwakilisha sera hizi za ziada kwenye Kamati ya Utekelezaji. Sera hizi za ziada hazitakiwi kupingana na Mwongozo huu kabla ya kwanza kupata idhini ya Kamati ya Utekelezaji.

7

niversal hairuhusu aina yoyote ile ya rushwa na inahitaji kila mmoja wetu kuheshimu sheria zote zinazotumika na zinazohusiana na kupambana na rushwa duniani kote. Ili kukuelewesha kuhusu haya, ni muhimu kuelewa kuhusu sheria ya Marekani inayojulikana sana dhidi ya vitendo vya rushwa: Sheria ya Vitendo vya Rushwa Nje ya Nchi kwa kifupi “FCPA”. Ni Sheria ma ma ya Marekani dhidi ya masuala yanayohusu rushwa. na inaihusu Shirika la Universal. Pia inatumika kama mfano wa kuigwa na sheria mbalimbali duniani dhidi ya rushwa. Kwa madhumuni ya Mwongozo huu, kila kampuni ya Universal na waajiriwa wote wa makampuni hayo wanapaswa kufahamu kuwa wanatawaliwa na sheria ya Marekani ya kupambana na rushwa.

FCPA inashughulikia ma eneo ma wili: (1) Rushwa, na (2) kuweka kumbukumbu za ma hesabu.

� Rushwa. Kwa mujibu wa FCPA inakataza na ni kinyume cha sheria kulipa au kuahidi kulipa pesa au kutoa kitu chochote cha thamani kwa ofisa wa serikali ya kigeni kwa ajili ya kuleta au kuendeleza biashara au kupata faida yoyote kinyume na taratibu. Hii ni pamoja na malipo na zawadi zinazolipwa na makampuni na waajiriwa wake, na pia watu wengine kama Mawakala wa mauzo. Kwa mfano, malipo yoyote kwa ofisa wa serikali na wakala wa kampuni yanakiuka vipengele vya FCPA ikiwa yanafanywa ili ofisa atumie nafasi yake kusaidia kampuni kuingiza biashara mpya, kuendeleza biashara iliyopo, au kutaka kupata faida yoyote kinyume na taratibu zilizowekwa.—

� Uwekaji kumbukumbu na ma hesabu; FCPA ina ma hitaji mengi kuhusu uwekaji kumbukumbu na ma hesabu. FCPA inafanya kuwa ni kinyume cha sheria kwa makampuni ya umma kama Universal kufanya ma ingizo yoyote ya uongo au ya kupotosha kwenye vitabu vyao vya ma hesabu. Kwa mfano, kampuni ya umma kama Universal itakuwa inakiuka FCPA iwapo mojawapo ya makampuni yake tanzu zitainginza malipo kweye vitabu vyake vya ma hesabu kama “malipo ya kamisheni” wakati kampuni hiyo tanzu inajua malipo hayo yalikuwa ni kwa ajili ya

kitu kingine kabisa. Rushwa si lazima ihusishwe. —FCPA na utunzaji wa kumbukumbu na ma hesabu yanayohusika katika shughuliz zote, bila kujali ukubwa na asili yake.

Universal inakutaka uzingatie Mwongozo huu na Kanuni za Maadili. Kama ilivyodokezwa hapo awali, mtu yoyote anayeshindwa kuzingatia Mwongozo huu au Kanuni za Maadili atachukuliwa hatua za kinidhamu. Pia, kuzikiuka sheria dhidi ya Rushwa kama FCPA inavyoelekeza kunaweza kusababisha wewe na familia ya Universal kulipa faini kubwa na kuwajibika kwa uhalifu huo. Faini za FCPA zinazidi Dola milioni 500, na mtu atakayepatikana na hatia ya ukiukaji wa FCPA atalipa faini za ziada na anaweza kufungwa jela

Mengineyo katika Mwongozo huu yanaangazia kwenye suala la rushwa. Kuna sera za ziada za Universal zinazoshughulikia utunzaji kumbukumbu na ma hesabu, pamoja na zile zilizoko kwenye Kanuni za Maadili. Tafadhali, wasiliana na Ofisa Mkuu wa Utekelezaji ikiwa ungependa kupata taarifa zaidi kuhusu sera za Universal za Utunzaji wa kumbukumbu na ma hesabu zinavyohusiana na FCPA.

H I S T O R I A Y A S H E R I A Y A F C P A

U

8

akati wa wa kupitia Mwongozo huu, tafadhali kumbuka mambo kadhaa. Sheria za kupambana na rushwa duniani kote zinaweza kuwa ngumu kuzielewa na kuzitumia. Universal imejaribu kufanya sera zake za kupambana na rushwa katika Mwongozo huu na Kanuni za Maadili ili iwe rahisi kueleweka. Kwa mfano, baadhi ya sheria dhidi ya rushwa zinafanya kuwa ni hatia ku muhonga ofisa wa serikali. Sera ya Universal, inayotajwa katika Kanuni za Maadili, ni rahisi sana: Ndani ya Universal, hatutoi wala kupokea rushwa kutoka kwa yoyote.

KILA MMOJA ANASIMA MIWA NA SHERIA DHIDI YA

RUSHWA

Kwa madhumuni ya Mwongozo huu, unapaswa kuchukulia kuwa sheria dhidi ya rushwa zinatumika kwa kila mtu na kila kampuni ndani ya familia ya Universal. Serikali zinafafanua sheria zao dhidi ya rushwa kwa upana, kwa hivyo unapaswa kuchukulia kuwa, kwa mfano, FCPA au Sheria dhidi ya rushwa ya Uingereza inatumika kwako—bila kujali ma hali ulipo hapa duniani.

MAOFISA WA SERIKALI NA MASHIRIKA YA SERIKALI

Sera ya Universal hairuhusu kutoa rushwa kwa mtu yeyote, bila kujali ikiwa wao ni maofisa wa serikali. Sheria dhidi ya rushwa mfano FCPA, kwa msingi zinatumika dhidi ya malipo kwa maofisa wa serikali, kwa hivyo ni muhimu kuelewa nani ni “Maofisa wa Serikali”. Hii itakusaidia kuelewa zaidi kwa mtazamo wa Sheria kuhusu Maofisa wa Serikali.

Neno “Ofisa wa Serikali” limetafsiriwa kwa ma pana na ma mlaka za kupambana na rushwa, na ni muhimu kujua kuwa kila mwajiriwa wa wateja wetu ambao serikali ni mmiliki au inamtawala mteja huyo, mwajiriwa huyo anachukuliwa kama “Ofisa wa Serikali”. Ufafanuzi wa “Ofisa wa Serikali” unaotumiwa na Universal katika Mwongozo huu umejumuishwa katika sehemu ya “Faharasa” mwishoni wa Mwongozo huu. Ifuatayo ni mifano michache tu ya ni nani tunayemchukulia kuwa “Ofisa wa Serikali”:

� Ma waziri, ma katibu, wakurugenzi, wabunge, ma jaji, na wafanyakazi wa shirika lolote la serikali, taasisi za umma, wizara na maofisa waliochaguliwa au kuteuliwa na ma mlaka za kiserikali;

� Mtu yoyote binafsi anayefanya kazi za muda mfupi katika wadhifa rasmi au kwa niaba ya shirika lolote la kiserikali (kama vile mtaalam wa ushauri aliyeajiriwa na shirika la serikali);

� Wakurugenzi, maofisa, na wafanyakazi wa kampuni yoyote au wakala ambao serikali ina ubia (kama vile makampuni ya sigara yanayomilikiwa na serikali au yanayodhibitiwa na serikali);

� Vyama vya kisiasa, viongozi wa vyama vya kisiasa, na wagombea wa nafasi mbali mbali za kisiasa; na

� Ndugu wa ndugu wa karibu (mume au mke, wazazi, watoto, na/au ndugu) wa kiongozi wa serikali.

Neno “Shirika la Umma” pia limefafanuliwa kwa upana. Ufafanuzi wa “Shirika la Umma” pia limejumuishwa katika sehemu ya “Faharasa” mwishoni mwa Mwongozo huu. Ifuatayo ni mifano michache ambayo inahusu “shirika la umma”:

� Idara yoyote, wakala, au wizara, kama sehemu ya Serikali, Bunge au Idara ya Ma hakama shirikisho, nchi, ma jimbo,mikoa, au ma nisipa (au viza);

� Kampuni yoyote ambayo madhumuni yake yanaonyesha kuwa ni wakala wa serikali (kwa mfano, kampuni ya umeme).

Neno “Shirika la Umma” pia linajumuisha makampuni chini ya umiliki au udhibiti wa serikali, hata kama makampuni hayo yanaendeshwa kama Mashirika binafsi. Kwa madhumuni ya Mwongozo huu, kampuni itachukuliwa kama “Shirika la Umma” kama shirika hilo litakidhi maelezo tajwa hapo juu:

� Angalau likimilikiwa Asilimia Ishirini na Tano (25%) na Serikali;

� Ikiwa Serikali ina ma mlaka ya kuteua maofisa au wakurugenzi wa kampuni hiyo; au

� Ikiwa serikali ina haki ya kuidhinisha ma amuzi muhimu ya kuendesha shirika hilo.

M A M B O M U H I M U Y A K U Z I N G A T I A

W

9

Mambo Muhimu ya Kuzingatia

Wasiliana na Utawala wa Eneo lako la Kazi, Kamati ya Kanda ya Utekelezaji Sera, wawakilishi wa Kamati ya Utekelezaji Sera au Ofisa Mkuu wa Utekelezaji Sera ili kufahamu Mashirika ambayo Universal inayachukulia kuwa Mashirika ya Umma (Serikali).

JE, “RUSHWA” NI NINI?

Kama ilivyotajwa katika Kanuniza Maadili, “Rushwa” ni kitu chochote chenye thamani na kinatolewa, kuahidiwa, au kupewa ili kuchochea uamuzi fulani wa kibiashara na Universal au kuipatia Universal faida kinyume na taratibu au kinyume na sheria. Rushwa haihusishi malipo ya pesa taslimu pekee, bali inahusisha kitu chochote cha thamani. Zawadi za kifahari, michango ya kampeni kinyume na taratibu, udhamini, bidhaa za anasa, michango ya hisani, tiketi za kuangalia ma tukio ya michezo, fursa za biashara, na ma pambo vyote vikitolewa kinyume na taratibu vinaonekana kuwa rushwa. Kipengele muhimu cha ufafanuzi wa “rushwa” ni madhumuni ya malipo. Sheria dhidi ya rushwa haziruhusu kulipa kitu chochote cha thamani ili kuweza kupata nafasi ya kibiashara.kuendeleza biashara iliyopo, au kupata faida kinyume na taratibu zilizowekwa. Hii pia inajumuisha kupata leseni au kupata vibali kutoka kwa Mdhibiti, kuzuia hatua hasi kutoka kwa serikali kupunguza kodi, kutolipa ada za ushuru wa forodha, au kumzuia mshindani kwenye zabuni za kibiashara. Hata kama Universal inatakiwa kulipwa na serikali kwa mujibu wa sheria lakini ni marufuku kutoa rushwa ili kuweza kupata haki hiyo.

SHERIA KATIKA KUENDELEZA MALIPO

Sheria dhidi ya rushwa kama vile FCPA hazitumiki kwa mtu anayetoa rushwa pekee; bali zinatumika pia kwa watu ambao wamechangia kwa njia moja au nyingine utoaji wa rushwa hiyo. Kwa mfano, sheria dhidi ya -rushwa zinaweza kutumika kwa mtu yeyote ambaye:

� Ameidhinisha malipo ya rushwa;

� Ametengeneza au kukubali ankara ya malipo iliyo batili;

� Amepeleka maelekezo kwa njia ya barua pepe ili kutoa rushwa;

� Anadanganya kuhusu malipo ya Rushwa; au

� Anashirikiana kujua malipo ya Rushwa.

Kwa kuzingatia haya yote, soma Mwongozo huu na uwasiliane na Idara ya Uzingatiaji ya Universal unapokuwa na swali au unapohitaji kuelelekezwa zaidi.

Soma Mwongozo huu na uwasiliane na Idara ya Uzingatiaji ya Universal unapokuwa na swali au unapohitaji kuelelekezwa zaidi.

10

aadhi ya ma eneo duniani, Mawakala wa mauzo huwa na jukumu muhimu katika mchakato wa mauzo wa Universal. Sababu ya kawaida ya sisi kutumia Mawakala wa mauzo ni kutusaidia kuuza tumbaku yetu kwa makampuni yanayomilikiwa au kudhibitiwa na serikali. Katika hali hiyo Mawakala wa mauzo hufanya kazi kama wawakilishi na taswira ya Universal wakati wa kufanya kazi na viongozi wa serikali. Sera hii inasima mia watu au Mashirika yote ambao yameingia mkataba, au yanatarajia kuingia mkataba wa ma husiano ya uwakala wa mauzo, haijalishi kama wanalipwa kwa kamisheni fulani au aina nyingine ya fidia.

Kutumia Mawakala wa mauzo kunakaribisha hatari kwa sababu Universal inawajibika chini ya sheria ya FCPA, pamoja na sheria nyingine za Marekani na pia sheria nyingine zisizokuwa za Marekani, kwa ma tendo yoyote ya utovu wa nidhamu wa Mawakala wa mauzo. Wasiwasi kuhusiana kuwatumia Mawakala wa mauzo ni hatari ya wao kuweza kufanya malipo yasiyofaa au kumpatia Mteja kitu kingine cha thamani ili kuifanya Universal kupata faida. Hatari nyingine ni ya mteja anaweza kujaribu kuilazimisha Universal kufanya kazi na wakala fulani wa mauzo ambaye ana uhusiano na mteja huyo ili mteja aweze kupata faida zake binafsi. Hali hii na nyinginezo zinaweza kuisababishia Universal hatari za kisheria hata kama Universal haikuidhinisha moja kwa moja au kujua kabisa kuhusu shughuli zilizofanywa na Mawakala hao wa mauzo. Kama wakala wa mauzo atafanya malipo yasiyofaa au kujihusisha katika utovu wa nidhamu, Universal na wafanyakazi wake watakuwa wamekiuka Sheria ya FCPA. Kwa hivyo, sisi kama Universal hatuwezi “kuyafumbia ma cho ” ma tendo ya Mawakala wetu wa mauzo.

Kwa sababu ya hatari hizi, ni muhimu tuwatambue Mawakala wetu wa mauzo na tuweze kutambua ikiwa kila wakala wa mauzo anajihusisha, au atajihusisha, katika shughuli ambazo haziruhusiwi na Kanuni za Maadili na sera za utekelezaji za Universal.

Utambuzi wa Mawakala wa mauzo unaweka hatua ambazo zina ruhusu Universal kutathmini kwa ufanisi hatari za wakala wa mauzo. Kimsingi, wafanyakazi wa Universal lazima wajiridhishe kwamba:

� Wakala wa mauzo amefikia na kuthibitisha sifa za Maadili na ujuzi unaofaa.

� Kuna sababu mwafaka za kibiashara za kuingia katika uhusiano na wakala huyo wa mauzo.

� Mipango ya malipo (Kamisheni au vinginevyo) ni ya kuridhisha kibiashara na inafanana na kiwango na aina ya huduma inayotolewa na wakala huyo.

� Baada ya kufuata taratibu kama zilivyoelekezwa katika “Taratibu na Viwango vya Utendaji kazi vya wakala wa mauzo” Hakuna uhusiano batili kati ya wakala yoyote wa mauzo na ofisa yeyote wa Serikali au “alama za Hatari” vingine vinavyoashiria rushwa.

� Kuna mkataba wa kima andishi wenye vipengele sahihi dhidi ya utovu wa nidhamu unaohusisha wakala wa mauzo.

� Uhusiano unafuatiliwa tangu mwanzo na kuendelea, na mafunzo muafaka kwa wakala wa mauzo na wafanyakazi wa Universal wana usima mia uhusiano huo, na Mkataba wa Mawakala wa mauzo inafanyiwa ma pitio mara kwa mara.

MA TAKWA YA JUMLAKabla ya kuingia katika mipango yoyote ya biashara (rasmi au isiyo rasmi) na wakala wa mauzo aliyependekezwa, ni lazima wafanyakazi wa Universal wachukue hatua zote zilizo katika Sera hii na Utambuzi wa Mawakala wa Mauzo na Taratibu na Viwango vya Utendaji kazi.

Kwa sababu ya hatari zinazohusishwa na Sheria ya FCPA, kuingia na kufanya upya uhusiano wote na wakala wa mauzo unahitaji idhini ya awali ya ma andishi kutoka kwenye Kamati ya Utekelezaji sera.

UTEUZI WA WAKALA WA MAUZO NA MA SHARTI YA KIBIASHARA Ni wajibu wa ofisa wa Uhusiano wa Mauzo (“SRO”) kuweka kumbukumbu za vielelezo kwenye Kamati ya Utekelezaji ma hitaji ya biashara na sababu za (1) kufanya kazi na wakala wa mauzo, (2) kuchagua wakala wa mauzo aliyependekezwa (pamoja na ujuzi na sifa za kibiashara), na (3) kubaini upeo wa kazi wa wakala wa mauzo na ma eneo ya kijiografia. Lazima pia SRO ajihusishe katika tathmini za awali wa ma pungufu au hatari zozote zinazoweza kutokea zinazohusiana na FCPA, RSO kutimiza ma hitaji ya tathimini ( kwa kupata msaada kutoka kwa Kamati ya Utekelezaji ya nchi au ya Kanda).

M A W A K A L A W A M A U Z O

B

11

Mawakala wa Mauzo

Ili kuweza kudhibiti hatari zozote za FCPA zinazoweza kujitokeza, inapaswa uhusiano wowote wa wakala wa mauzo ulingane na sheria na ma sharti ya kibiashara yanayoridhisha. Kwa hivyo basi, fidia ya wakala wa mauzo lazima iwe:

� Kulingana na thamani ya kweli ya soko na ufanisi wa kazi wa wakala huyo, utaalamu, na ma tokeo ya kibiashara.

� Kulingana na viwango vya kuridhisha vya kamisheni, ikiwa inatumika, kwa kufuata viwango vya kamisheni katika hali sawa na kuzuia malipo yaliyozidi au zaidi ya faida wakati Mawakala wengi wanapohusika na mteja mmoja.

� Kwa msaada wa utendaji kibiashara wa wakala wa mauzo.

� Kulingana na ma sharti ya malipo yanayotakiwa kama ilivyoidhinishwa na mhusika kima andishi, na malipo hayalipwi kwa fedha taslimu au nje ya nchi anayoishi wakala huyo wa mauzo.

� Yawe halali chini ya sheria zote husika.

Orodha ya Kufidia Wakala wa Mauzo na vielelezo husika vitatumika kuonyesha kuwa mpangilio wa fidia uliopendekezwa wa wakala wa mauzo unakidhi ma hitaji ya malipo hayo.

Kwa ujumla, ili kutimiza ma hitaji mengine yaliyowekwa hapo juu, ni lazima SRO ajaze Orodha ya Sifa Zinazohitajika za Wakala wa Mauzo na awasilishe vielelezo vyote muhimu kwenye Kamati ya Utekelezaji Sera.

Kamati ya Utekelezaji itakagua vielelezo vyote vilivyowakilishwa katika uteuzi wa wakala huyo wa mauzo na kufikia uamuzi huru kama sababu za kutosha zimetolewa kama inavyohitajika chini ya Sera hii.

UCHAMBUZI MUHIMU & ‘ISHARA ZA HATARI’Ni lazima Mawakala wote watarajiwa na waliopo wapitie ma hitaji yaliyowekwa katika Sera hii na Taratibu za Viwango vya Uendeshaji kazi za Wakala wa Mauzo. Hatua za kufuata. Mchakato wa uchambuzi unapaswa kulenga (1) kuamua ujuzi wa wakala wa mauzo, (2) kugundua uhusiano wowote kati ya wakala wa mauzo aliyependekezwa na Maofisa wowote wa Serikali, (3) kubainisha sifa nzuri za kimaadili ya wakala wa mauzo, na (4) kubainisha “ Ishara za Hatari” ambazo zinaweza

kutokea katika uhusiano wowote na wakala wa mauzo.

Ili kutimiza ma hitaji ya uadilifu, ni lazima SRO (kwa msaada kutoka kwa Kamati ya Utekelezaji ya nchi au Kanda husika):

� Ahakikishe wakala wa mauzo amejaza na kurejesha fomu hojaji ya Wakala wa Mauzo.

� Ajaze sehemu zote za Orodha ya Juhudi na sifa Zinazohitajika ya Wakala wa Mauzo na aambatishe taarifa za nje zilizoonyeshwa za juhudi zinazohitajika, zinazojumuisha ma tokeo ya uchunguzi wa wahusika, taarifa za kifedha na historia, utafutaji katika vyombo vya habari, na ma rejeo ya kibiashara.

� Atambue na kufafanua “Ishara za Hatari” zozote zinazotokana na ma jibu ya Fomu Hojaji ya kutoka kwa Mtu wa tatu au chanzo kingine chochote cha taarifa.

Mifano ya Ishara za Hatari inayoweza kuwepo inayohusiana na Mawakala wa mauzo watarajiwa au waliopo ni:

� Wakala wa mauzo ni, au ana uhusiano wa karibu sana wa kibiashara au kifamilia na ofisa wa Serikali.

� Wakala wa mauzo amependekezwa na ofisa wa Serikali au ndugu wa karibu au mshirika wa ofisa wa Serikali.

� Wakala wa mauzo anaomba kamisheni ambayo ni ya kupindukia au kutaka kulipwa fedha taslimu.

� Wakala wa mauzo anaweka ma sharti ya ajabu kuhusu yeye kulipwa, kama vile pesa nyingi za malipo ya awali, malipo kulipwa kwenye akaunti isiyo na jina la wakala wa mauzo, au malipo kwenye akaunti nje ya nchi ambayo huyo wakala anaishi au kutoa huduma zake.

� Wakala wa mauzo anaonyesha kuwa kiwango fulani cha pesa kinahitajika ili “Aweze kupata biashara” au “kufanya mipango inayostahili.”

� Wakala wa mauzo anaiomba Universal iandae stakabadhi za uongo au aina nyingine yoyote ya stakabadhi za uongo.

12

Mawakala wa Mauzo

� Wakala wa mauzo anakataa kuahidi kwa ma andishi kuzingatia Sheria ya FCPA, Kanuni za Maadili ya Universal, au udhamini wa kimkataba na ma sharti mengine ya mkataba yanayohitajika na Sera hii inayohusiana na malipo yasiyofaa kwa Maofisa wa Serikali.

� Uhusiano na wakala wa mauzo hauambatani na sheria na ma sharti ya nchi, pamoja na sheria zinazohusu jukumu la wateja wa kati wa mauzo au sheria za utumishi wa umma kuhusu ma slahi ya nje ya Maofisa wowote wa Serikali wanaohusika.

� Wakala wa mauzo ana sifa ya kukwepa njia za kawaida za biashara, hasa katika shughuli zinazohusisha serikali.

� Universal inatambua kuwa wakala wa mauzo amefanya malipo yasiyofaa kwa ofisa wa Serikali katika mipangilio mingine ya uwakilishi au kwa kutumia mbinu nyingine.

� Wakala wa mauzo anasisitiza kuwa na udhibiti wa kipekee juu ya ushirikiano wowote na Maofisa wa Serikali au wanaohusika na kutoa vibali vya serikali.

� Universal ina kila sababu ya kuhisi kwamba wakala wa mauzo ana “mshirika wa siri” ambaye ni ofisa wa Serikali.

� Uchambuzi unaonyesha kuwepo kwa wakandarasi wadogo au wachuuzi wasiojulikana ambao wakala wa mauzo anasisitiza kuwatumia ili kusaidia katika ma ingiliano na serikali au mteja.

Ni lazima ishara zozote za hatari ambazo zimetambulika zishughulikiwe na kuiridhisha Kamati ya Utekelezaji kupitia juhudi maalum za ziada (kama vile kumuhoji wakala mtarajiwa wa mauzo au kumtumia mtu maalumu kutafuta taarifa zaidi), usima mizi wa wa mkataba, mafunzo, na/au marekebisho mengine yanayostahili.

UTARATIBU WA KIMKATABA & USIMA MIZI Kabla ya ahadi ya fedha yoyote ya Universal kwa wakala yeyote wa mauzo mtarajiwa au aliyepo, kampuni husika ya Universal na wakala wa mauzo lazima wawe wamefanya ma zungumzo na kuingia mkataba wa kima

andishi unaoambatana na sheria na ma sharti yanayo shughulikia ishara za hatari husika za sheria ya FCPA. Lazima utekelezaji hayo yahitaji, pamoja na vipengele vingine:

� Kwamba wakala wa mauzo na wamiliki wake wote, waajiriwa, au Mawakala wadogo wazingatie vipengele maalum vya kupambana na rushwa na sheria zote husika, na mara kwa mara kuthibitisha utekelezaji wake.

� Kwamba wakala wa mauzo amepokea na kusoma nakala za Kanuni ya Maadili ya Universal na sera husika za Utekelezaji za Universal, wanaelewa ma hitaji yao kuhusiana na shughuli za wakala, na wanakubali kuzingatia vipengele vya kanuni hizo zote wakati wote wanapoiwakilisha Universal.

� Kwamba wakala wa mauzo anakubali kukamilisha mafunzo yoyote yatakayotolewa na Universal na kuwahitaji wamiliki, wakurugenzi, na waajiriwa wanaoshirikiana na Mashirika ya Serikali kukamilisha mafunzo kama haya.

� Kwamba wakala wa mauzo atatakiwa kupata idhini ya ma andishi kutoka Universal, baada ya uchambuzi wa kina, kabla ya kuanza kumtumia mkandarasi mdogo, Mawakala, na wawakilishi katika utekeklezaji wa majukumu au shughuli nyingine zozote kwa niaba ya Universal.

� Kwamba wakala wa mauzo atafichua uhusiano wowote wa sasa au wa hapo baadaye kati yake na Maofisa wa Serikali au Mashirika ya Umma, na kuwa wakala wa mauzo kwa ujumla atatoa taarifa kwa Universal juu ya mabadiliko yoyote katika taarifa muhimu zilizokusanywa dhidi yake wakati wa Uchambuzi wa Kina.

� Kwamba wakala wa mauzo atatoa taarifa kwa Universal pale atakapoombwa kuhusiana na shughuli zilizofanywa kwa niaba ya Universal.

� Kwamba Universal inaweza kukatisha mkataba iwapo ina uhakika au uthibitisho wa kutosha kwamba wakala wa mauzo amekiuka ma sharti yoyote yanayohusiana na kupambana rushwa.

� Kwamba wakala wa mauzo anawakilisha na anatoa hakikisho kuwa taarifa ya juhudi

13

Mawakala wa Mauzo

zinazohitajika iliyotolewa awali na wakala wa mauzo wakati wa mchakato wa uteuzi ni sahihi na kamili; na kuwa ikiwa kuna mabadiliko mengine yoyote ma kubwa katika taarifa iliyotolewa awali kwa Universal, wakala wa mauzo ataijulisha Universal mara moja.

� Kwamba mkataba utakuwa wa muda wa miaka mitatu na unaweza kuongezwa baada ya kufanyika Uchambuzi yakinifu na itahitajika ushirikiano wa wakala wa mauzo.

Universal itafanya juhudi bora ili kujumuisha katika mkataba wake na wakala wa mauzo ma sharti ambayo ndani yake lazima wakala wa mauzo (1) Awasilishe vitabu vyake na kumbukumbu za ma hesabu zinazohusiana na uwakilishi wa Universal na wakala wa mauzo kwa ajili ya ukaguzi na Universal, na (2) kufuata ukaguzi kama huu ili kuhakikisha utekelezaji na wajibu wa wakala wa mauzo kuhusu mkataba unaohusiana na kupambana na rushwa.

Orodha kamili ya sheria, ma sharti, na uwakilishaji unaohitajika inaweza kupatikana katika Taratibu za Viwango vya Uendeshaji za Juhudi Zinazopaswa za Wakala wa Mauzo. Ukaguzi na uidhinishaji maalum wa Kamati ya Utekelezaji unahitajika kwa mkataba wowote usiyojumuisha vifungu hivi. Mara mkataba na wakala wa mauzo unapokamilika, marekebisho yoyote yanapaswa kurejewa na kuidhinishwa na Kamati ya Utekelezaji.

USIMAMIZI & MAFUNZOMawakala wote wa mauzo watahitajika kuthibitisha utekelezaji yao mara kwa mara na ma sharti husika ya mikataba yao iliyoandikwa inayohusu Sheria ya FCPA na masuala yanayohusiana na kupambana na rushwa. Kamati ya Utekelezaji itaweka ratiba ya kuomba, kuthibitisha, na kufuatilia masuala yoyote yanayohusiana na hati hizo.

Msimamizi wa Jitihada Zinazopaswa za Wakala wa Mauzo (“DDA”) atawajibika katika kuhifadhi ma faili na mikataba husika ya uchambuzi yekinifu unaohitajika wa Mawakala wote wa mauzo wanaostahili na atatumia mfumo uliyodhibitiwa wa kujaza ambao umeidhinishwa na Kamati ya Utekelezaji kufuatilia na kuchunguza shughuli na matatizo ya wakala wa mauzo.

Mawakala wote wa mauzo watafundishwa na mfanyakazi

aliyeteuliwa na Kamati ya Utekelezaji kulingana na majukumu yao chini ya mikataba yanayoendana na sheria husika zinazohusu utekelezaji wa kupambana na rushwa. Ni wajibu wa Kamati ya Utekelezaji (wakishirikiana na menejimenti pamoja na SRO) kuweka ratiba ya kutoa mafunzo kama haya, kuhakikisha kuwa Mawakala wa mauzo wamepewa nakala za Kanuni za Maadili na sera husika za utekelezaji ya Universal, na kusimamia ufuatiliaji wa matatizo yoyote yanayotokana na mafunzo kama haya.

DDA na Kamati ya Utekelezaji wana wajibu wa kupokea na kukagua taarifa za mara kwa mara za ufuatiliaji wa shughuli za wakala yeyote wa mauzo kutoka kwa mfanyakazi husika wa biashara, na msaada kutoka kwa mjumbe wa Kamati ya Utekelezaji nchini au Kanda husika. Sehemu ya mchakato huu itajumuisha ukaguzi wa taarifa yoyote iliyopokelewa kutoka kwa Mawakala wa mauzo kwa mujibu wa majukumu yaliyo katika mikataba yao. Kama sehemu ya jukumu hilo, ni lazima SRO ajaze Taarifa ya Shughuli za Utendaji kazi (“PAR”) angalau kila mwaka, kwa kila wakala wa mauzo. PAR itajumuisha, miongoni mwa vipengele vingine, maelezo ya shughuli za kibiashara zinazoendeshwa na wakala wa mauzo, kiasi cha mauzo, masuala yoyote nyeti ya utekelezaji ambayo wakala wa mauzo amehusika nayo, na gharama za wakala wa mauzo zinazohusiana na wateja wa serikali.

Mingi ya mikataba ya wakala wa mauzo wa Universal inaweka kiwango husika Kamisheni lakini inaruhusu marekebisho ikiwa inakubalika na pande husika kwa maandishi. Hii inanuia kutoa uwezo wa kupunguza viwango vya kamisheni wakati wa maafikiano, ni muhimu kufanya bei husika ya kuuza kuwa ya ushindani au kuongeza kiwango cha kamisheni ili kushughulikia mauzo wa bidhaa husika. Mapendekezo yoyote ya kurekebisha kamisheni kilichowekwa na mkataba uliyoidhinishwa wa wakala wa mauzo lazima uidhinishwe kwa kuiandikia Kamati ya Utekelezaji kabla ya utekelezaji yoyote kuhusu marekebisho au utekelezaji wake.

Kila baada ya miaka mitatu baada ya kuanzisha au kutoka tarehe ya mwisho ya uchambuzi yakinifu wa awali kukamilika, Kamati ya Utekelezaji itarejea sifa zinazohitajika kuhusu mikataba yote ya wakala wa mauzo, kwa msaada kutoka kwa vitengo husika vya biashara. Juhudi kama hizi zinazohitajika zitakuwa chini ya uingiaji upya wa mikataba kwa mujibu wa sheria

14

Mawakala wa Mauzo

husika za mkataba. Mapitio ya mikataba utazingatia masuala yote husika, pamoja na yafuatayo:

� Hitaji la uendelevu wa biashara kwa wakala wa mauzo na utathmini wa uhalali wa fidia inayolipwa kwa wakala wa mauzo, kulingana na utendaji wa biashara.

� Kuboresha maelezo ya Uchambuzi yakinifu kuhusu wakala wa mauzo na Mawakala wowote wadogo au wauzaji wengine husika.

� Uzingatiaji wa majukumu ya upambanaji wa rushwa na ulinzi mwingine wa mikataba.

� Uhitaji wa ma tokeo ya ukaguzi/ma pitio ya wakala wa mauzo.

� Uhitaji wa marekebisho yanayowezekana kwa utekelezaji ya wakala wa mauzo kuhusu masuala yoyote ya kuzingatia.

� Uhitaji wa mafunzo ya ziada ya uzingatiaji kwa wakala wa mauzo na wafanyakazi husika wa Universal wanaosimamia uhusiano wa uwakala.

X SWALI LA 1 LA WAKALA WA MAUZO:

Kampuni ya sigara inayosimamiwa na serikali haitanunua tumbaku kutoka kwa kampuni yangu mpaka pale tutakapotumia wakala wa mauzo mwenyeji. Rais wa kampuni ya sigara amependekeza wakala maalumu wa mauzo. Ukaguzi wangu wa Upembuzi yakinifu umebaini kwamba wakala anayependekezwa, ambaye atapokea kamisheni, ni shemeji ya rais. Je, nifanye nini?

JIBU:

Rais wa kampuni ya sigara inayosimamiwa na serikali ni Ofisa wa Serikali. Kwa hivyo, huwezi kumuajiri wakala wa mauzo, kwa sababu rais labda anataka kutumia uhusiano huo kujinufaisha binafsi. Ingawa huenda kusiwe na ushahidi wa malipo yoyote yasiyofaa, hatari ni kwamba kamisheni itakayolipwa kwa shemeji yake kuna uwezekano mkubwa wa kumnufaisha Rais huyo na hivyo basi kuna hatari kumuajiri wakala huyo.

X SWALI LA 2 LA WAKALA WA MAUZO:

Ninafanya kazi na wakala mtarajiwa wa mauzo. Wakala huyo wa mauzo anataka 15% kama kamisheni kwa ajili ya kusaidia mauzo kwenda kiwanda cha utengenezaji wa sigara kinachomilikiwa na serikali. Kiwango cha kawaida cha kamisheni katika upande huo wa dunia ni kati ya 2% mpaka 5%. Aidha, wakala wa mauzo anaomba nusu ya kamisheni ilipwe kabla. Je, jambo hili ni sawa?

JIBU:

Kuna matatizo kadhaa kuhusu maombi ya huyo wakala kwa maombi hayo yanaweza kuwa ni “Ishara ya Hatari”

kwamba wakala huyo anataka kutumia kiasi cha kamisheni kwa ajili ya kutoa rushwa ili apate biashara. Ili kuhalalisha kamisheni hiyo, inapaswa kuwepo na sababu halali za kibiashar za kima andishi kwa ajili yakuthibitisha kulipwa kiwango cha juu cha kamisheni kisicho cha kawaida na cha malipo ya kabla ya kamisheni, hata hivyo uhitaji huu sio sahihi. Unahitajika uijulishe e Idara ya Sheria ya Universal na UTAFUTE USHAURI kuhusu ombi hilo la wakala.

X SWALI LA 3 LA WAKALA WA MAUZO:

Wakati usiokuwa sahihi, wakala wa mauzo anayenisaidia kushinda zabuni ya kampuni ya tumbaku inayomilikiwa na serikali anatoa ma oni kwamba tunahitaji kufanya malipo fulani ili tuweze kushinda zabuni hiyo. Wakala wa mauzo tayari ameshakamilisha mchakato wetu wa sifa zinazohitajika kuwa wakala. Je, nifanye nini?

JIBU:

Lazima uwe ma kini wakati wote kuhusu shughuli zenye kutia shaka na zinazoweza kuwa ni dalili za rushwa inayotokana na mmoja wa Mawakala wako wa mauzo, hata wale ambao kampuni imefanya kazi nao kwa miaka mingi. Uchunguzi maalum unafaa pale ambapo wakala wa mauzo unategemeana na msukumo wa ofisa wa serikali, kama vile uamuzi wa kampuni inayomilikiwa na serikali wa kununua kutoka kwako. Kama unashuku kwamba wakala wa mauzo ametenda, au anaelekea kutenda, kinyume na sera za Universal, lazima uiarifu Idara ya Sheria ya Universal mara moja na UTAFUTE USHAURI.

SWALI NA J IBU

15

akati mwingine ni muhimu kwa Universal kuajiri wakandarasi, washauri, na makampuni mengine au watu binafsi kutoa huduma mbalimbali zinazotofautiana kati ya nchi na nchi. Kwa mfano, wakati mwingine watu wa tatu (Third Parties) husaidia kupitisha mizigo ya tumbaku katika bandari, kuunda miundombinu ya viwanda vya tumbaku, kufanya utafiti, kusaidia kupata vibali na viza, kukagua waombaji kazi, na kusambaza bidhaa kama vile vifaa vya ujenzi.

Wakati mwingine makampuni ya Universal huajiri Watu wa tatu kushirikiana na Mashirika ya Serikali au Maofisa wa Serikali kwa niaba ya kampuni. Katika Sera hii, tunawaita “Watu wa watatu”. Makampuni na wafanyakazi wa Universal wanawajibika chini ya Sheria ya FCPA, pamoja na sheria nyingine za Marekani na zisizo za Marekani, kwa mienendo mibaya ya Watu hawa wa tatu kama vile ma wakili, waahasibu, washawishi wa wabunge, wasafirishaji mizigo, na Mawakala wa forodha. Kwa mfano, Universal na wafanyakazi wake wanaweza kuwajibika kwa vitendo vya watu wa tatu pale wanapofanya malipo yasiyofaa au kutoa kitu kingine cha thamani kwa ofisa wa Serikali (ikiwa ni pamoja na wafanyakazi wa wateja wanaomilikiwa na serikali), au kamaofisa wa Serikali anashawishi kuingia mkataba na Mshiriki maalum wa Tatu ambaye ofisa wa Serikali ana uhusiano naye.

Hali kama hizo na nyingine zinaweza kuleta matatizo ya kisheria kwa Universal hata kama Universal na wafanyakazi wake hawakuidhinisha moja kwa moja au kujua shughuli zisizofaa za Watu wa tatu. Kama wafanyakazi wa Universal walijua, au wangepaswa kujua, kwamba Mtu wa Tatu atafanya malipo yasiyofaa au kujihusisha na mwenendo mwingine usiofaa, mfanyakazi na Universal watakuwa kwenye hatari ya kuvunja sheria ya FCPA na sheria nyingine. Hata malipo ya “mara moja tu” na Mtu wa Tatu yanaweza kuifanya Universal kuingia kwenye matatizo ya kisheria, kwa hivyo ni muhimu kwa Washiriki wote waliohusishwa wakaguliwe kulingana na taratibu zilizoorodheshwa hapa chini.

Lazima wafanyakazi wafuate hatua zinazofaa za ukadiriaji na uidhinishaji ili kusaidia kuhakikisha kwamba Universal inaweza kujua kama Mtu wa Tatu amejihusisha, au atajihusisha, katika shughuli ambazo zimepigwa marufuku na Sera hii, sera nyingine zozote za Universal, Kanuni za Maadili (Code of Conduct, “COC”), au sheria yoyote inayotumika. Hatua hizi ni pamoja na:

� Kutilia ma anani kiwango kinachofaa cha Uchunguzi unaofaa kabla ya uhusiano wowote au malipo yoyote na Mtu wa tatu.

� Kufuatilia ishara zozote za hatari ili kuhakikisha kwamba yametatuliwa na usima mizi wa kutosha umewekwa.

� Kufuatilia uhusiano kutafuta ishara zozote za hatari zinazoweza kutokea mara tu Mtu wa Tatu anapo ajiriwa, ikiwa ni pamoja na ukaguzi kamili wa malipo, vielelezo vya uzingatiaji wa kuendelea na jukumu, na Uchunguzi kwa ujumla kuhusu shughuli za Mtu wa tatu.

Sera hii huanzisha hatua zinazohitajika ambazo zitaruhusu Universal kukadiria hatari za Mtu wa tatu kwa ukamilifu. Kimsingi, wafanyakazi wa Universal lazima waandike kwamba:

� Mtu wa Tatu ana sifa za uadilifu zilizothibitishwa.

� Kuna sababu inayofaa ya kibiashara ya kuidhinisha malipo au uhusiano na Mtu wa Tatu.

� Mipango ya malipo ni ya busara kibiashara na ni kipimo kilicho sawa na kiwango na aina ya huduma inayotolewa.

� Baada ya utendaji wa uangalifa madhubuti unaofaa kulingana na taratibu zilizoorodheshwa katika Sera hii kukidhi viwango vya taratibu za uendeshaji za mawakala, hakuna uhusiano usiofaa kati ya Mshiriki yoyote wa Tatu na ofisa yoyote wa Serikali au “Ishara za Hatari” na mambo mengine yoyote yanayoonyesha dalili za mambo yasiyofuata kanuni hizi.

� Uhusiano umeundwa na kuongozwa na nyaraka zinazofaa zilizoainishwa zenye usimamizi muhimu wa mkataba dhidi ya mwenendo usiofaa unaohusu Mtu wa Tatu.

� Uhusiano unafuatiliwa ipasavyo ukiendelea, na mafunzo yanayofaa kwa Mtu wa tatu na wafanyakazi wa Universal wanaosima mia uhusiano na ukaguzi wa kawaida na upataji upya wa nyaraka na hati muhimu za Utekelezaji.

Kwa kutambua kwamba aina tofauti za Watu wa Tatu wanaleta viwango tofauti vya hatari chini ya sheria za

W A T U W A T A T U

W

16

Watu wa Tatu

kupambana na rushwa, Universal imeunda mchakato wa Uchunguzi unaofaa ambao unakufanya utambue na kuainisha Watu wa Tatu katika aina tatu za hatari: Aina ya I (Ya Juu), Aina ya II (Ya Kati), na Aina ya III (Ya Chini). Sera hii na nyenzo husika zinajadili uainishaji wa hatari na taratibu zinazotokea ambazo lazima zitumiwe kwa watu wote wa tatu.

AINA ZA WATU WA TATUOrodha ya mifano ya Watu wa Tatu ambao kampuni yako huenda inawatumia kwa sasa au huenda ikahitaji kuwatumia siku zijazo kushirikiana na Mashirika ya Serikali imetolewa katika Sehemu ya Faharasa mwisho wa Mwongozo huu.

MAHITAJI YA JUMLAKabla ya kuingia katika mpango wowote wa biashara(rasmi au usiorasmi) na Mtu wa Tatu aliyependekezwa, wafanyakazi wa Universal lazima kuchukua hatua zote zilizoorodheshwa katika Sera hii na nyaraka husika, ikiwa ni pamoja na Taratibu Madhubuti za Utendaji wa Uzingatiaji kwa Watoa Huduma kwa Mtu wa Tatu (“uwakala SOP”).

KUINGIZWA KWA MTU WA TATUKwa Watu wa Tatu waliopendekezwa, mfanyakazi wa Universal anayependekeza uhusiano (“Muombaji”) anatakiwa kushirikiana na idara ya uhasibu kuhakikisha ukamilishaji wa Fomu ya Kuidhinishwa kwa Mmauzo.

UKADIRIAJI & UAINISHAJI WA HATARIMfanyakazi wa Universal lazima afanye na kukamilisha tathmini ya mambo ya hatari kwa wakala aliyependekezwa na kupeleka kwa msimamizi wa uchunguzi wa kina kupitia (Due Diligence Administrator, “DDA”) kwenye tathmini ya mambo ya hatari katika maombi ya wakala (Third Party Risk Assessment, “TPRA”). Baada ya tathmini hiyo kuwasilishwa na uchambuzi kufanyika, DDA itaainisha uwakala katika mafungu ya aina ya 1 (wa juu) aina ya II (kati ), au aina ya III (chini).

Kiwango cha uchunguzi wa kina na ulinzi mwingine unaopatikana kwa mawakala unategemea vigezo alivyopewa wakala. Na inajadiliwa kwa undani kwenye SOP ya uwakala na vifaa vinavyofanana. Wafanyakazi wanapaswa kukumbuka kwamba Washiriki maalum wa Tatu au miama la inaleta hatari za Rushwa kwa sababu

ya ukweli uliopo. Kwa hivyo, ni muhimu kukadiria kila Mtu wa tatukwa msingi wa suala moja baada ya jingine na kutambua viashiria vya hatari hata katika suala ambalo Mtu wa Tatuhajaainishwa kama Aina ya I.

Kama ukweli utagunduliwa wakati wa mchakato wa Uchunguzi unaofaa ukionyesha dalili kwamba Mtu wa Tatu anapaswa kuwa ameainishwa katika aina ya hatari ya juu zaidi, basi Mtu huyo wa Tatu ataainishwa tena na Uchunguzi unaofaa kwa aina hiyo ya hatari lazima ufanyike.

UCHUNGUZI UNAOFAA & “ISHARA ZA HATARI”Watu wa Tatu watapitia mchakato wa Uchunguzi unaofaa ulioelezwa katika Sera hii na SOP ya mawakala, na vinginevyo ulioanzishwa na Kamati ya Uzingatiaji (Corporate Compliance Committee, “CCC”), kulingana na kiwango cha hatari walichopangwa. Mchakato wa Uchunguzi unaofaa unalenga (1) kubainisha kufuzu kwa Mtu wa tatu, (2) kugundua uhusiano wowote kati ya Mtu wa Tatu na Maofisa wowote wa Serikali, (3) kuunda sifa nzuri za kimaadili ya Mtu wa Tatu, na (4) kugundua “athari” ambazo zinaweza kutokea katika uhusiano wa Mtu wa Tatu. Hakuna Mtu wa Tatu anaweza kutumiwa ila awe amepitisha kiwango kinachofaa cha ukaguzi wa Uchunguzi unaofaa.

Fomu za uchunguzi wa kina na taratibu za aina ya I, II, na III zinapatikana kwa CCC au timu yako ya kikanda. (Regional Compliance Team, “RCT”).

Kutimiza ma hitaji ya Uchunguzi unaofaa, Muombaji (kwa msaada wa DDA na wafanyakazi wa ndani au mtaalamu kutoka ktika tume ya kusimamia taratibu kutoka katika kikanda) lazima:

� Kwamba Watu wa Tatu wa Aina ya I, II, na III, toa maelezo ya kutosha kukamilisha ukaguzi wa ndani na ma hitaji ya kumuidhinisha muuzaji.

� Kwamba Watu wa Tatu wa Aina ya I na II, Mtu wa Tatu anahitajika akamilishe na arudishe dodoso la uchunguzi wa kina wa mawakala kinachotumika.

� Kwamba Watu wa Tatu wa Aina ya I na II, wakamilisha sehemu zote za uchunguzi wa kina wa mawakala inayotumika.

� Baini na uelezee “viashiria vyovyote vya hatari”

17

Watu wa Tatu

vitokanavyo na kujaza dodoso husika la uchunguzaji wa kina wa mawakala au chanzo chohchote cha taarifa.

Mifano ya “Ishara za Hatari” yawezekanayo yanayo husika na Watu wa Tatu ni pamoja na:

� Mtu wa Tatu anakataa kudhihirisha utambulisho wa wakuu wake au watu wa tatu wenye ma slahi kwa Mtu wa Tatu.

� Mtu wa Tatu ni pamoja na mmiliki au mfanyakazi ambaye, au ana undugu na familia ya karibu au ana ma silahi ya kibiashara na Ofisa wa Serikali.

� Ofisa wa Serikali au mtu aliye na uhusiano au ushirikiano wa karibu na ofisa wa Serikali ameomba au kupendekeza kwamba Mtu wa Tatu atumiwe au ahusishwe na Universal.

� Mtu wa Tatu anasisitiza awe na udhibiti wote peke yake wa ushirikiano wowote na Maofisa wa Serikali au kuhusu uidhinisho wa serikali.

� Universal ikigundua au iwe na sababu ya kushuku kwamba Mtu wa Tatu anaye “Mshirika wa Kibiashara wa siri” ambaye ni Ofisa wa Serikali.

� Uchunguzi unaofaa umegundua kuwepo kwa Mkandarasi au muuzaji mmoja au zaidi wasiofafanuliwa ambao Mtu wa Tatu anapendekeza abaki nao ili wamsaidie katika kushirikiana na Mashirika ya Serikali.

� Mtu wa Tatu ameomba fidia iliyozidi kiasi kinachofaa au kuomba kulipwa kwa fedha taslimu.

� Mtu wa Tatu anaomba ma sharti ya malipo yasiyo ya kawaida, kama vile malipo ya pamoja ya kabla, malipo kwa akaunti isiyo katika jina la Mtu wa Tatu, au malipo kwa nchi ambayo siyo nchi anayeishi Mtu wa Tatu au ma hali ambapo Mtu wa Tatu atatoa huduma.

� Mtu wa Tatu anaashiria kwamba kiasi fulani cha pesa kinahitajika ili “kupata biashara,” au “kufanya mipango muhimu.”

� Mtu wa Tatu anaomba Universal kutayarisha ankara zisizo za kweli au aina yoyote ya nyaraka zisizo za kweli.

� Kuna dalili kwamba Mtu wa Tatu huenda akawa amefanya malipo yasiyofaa kwa Maofisa wa Serikali au amejishughulisha kwa njia zisizofaa na Mashirika ya Serikali siku zilizopita.

� Mtu wa Tatu amekataa kuahidi kwa ma andiko kuzingatia sheria za kupambana na rushwa, COC za Universal, au uwakilishaji wa mkataba ulio sawa na dhama na na utekelezaji mengine ya mkataba yanayohitajika na Sera hii inayohusiana na malipo yasiyofaa kwa Maofisa wa Serikali.

� Uhusiano na Watu wa Tatu haufuati sheria au kanuni za ndani, ikiwa ni pamoja sheria zinazohusiana na manufaa ya nje kwa Maofisa wowote wa Serikali wanaohusika.

Muhimu: Tunajukumu la kuhakikisha kuwa tunafanya kazi na mawakala kwa kufuata sheria na maadili. Hii inajumuisha kuhakikisha kuwa uhusianao wetu na mawakala hauvunji sheria ya nchi, kwa kesi nyingi, uhalali wa uhusiano wa wakala unapaswa kuwa wazi na ushauri wa kisheria hautohitajika. Hata hivyo kwa wengine itakuwa ni muhimu kuchukua ushauri kutoka kwa washauri waliobobea. Ili kuwezesha uamuzi huu, CCC imegundua matukio yafuatayo pale ambapo kuna uhitaji wa kutafuta ushauri wa kisheria:

� Pale ambapo uhusiano unapoleta hatari kubwa ya rushwa kwenye Universal;

� Pale ambapo maandalizi ya fidia ya wakala yanahusisha malipo yenye misingi ya mafao au ada ya mafanikio; na,

� Pale ambapo kuna wasiwasi au maswali kuhusiana na uhalali wa maadalizi hayo kwenye sheria ya nchi.

Kwa muongozo zaidi wa matukio hayo, tafadhali angali SOP ya Mawakala.

Kama Mtu wa Tatu wa Aina ya II au III inaonyesha onyo lolote kati ya yaliyoorodheshwa hapo juu, au kama taataarifai yoyote itagunduliwa wakati wa mchakato wa

18

Watu wa Tatu

Uchunguzi yakinifu unayoonyesha dalili kwamba Mtu wa Tatu analeta ishara za hatari za kiwango cha juu, Mtu huyo wa Tatu ataainishwa tena kulingana na vigezo vya Kundi la I (La Juu), na Muombaji lazima akamilishe taratibu muhimu kwa Mtu wa Tatu wa Kundi la I. Ishara zozote za hatari zilizojitokeza lazima zishughulikiwe, na kwa faida. RCT au CCC itafanya uchunguzi ma aalumu (kama vile ma hojiano na mtu wa tatu ambaye anatarajiwa au kumtumia mtaalamu wa mambo ya uchunguzi ili kupata taarifa zaidi), usimamizi wa mkataba, mafunzo, na/au urekebishaji mwingine unaofaa.

Aina zote I, II, na III za mawakala zinatakiwa kupitia katika uchunguzi mpya wa kina kila baada ya miaka mitatu, minne na mitano, au mapema zaidi kila panapotokea mabadiliko muhimu kwa mawakala au mahusiano yetu na wao. Kama Uchunguzi huo unaofaa hautafanywa ndani ya muda huu (na uongezaji wowote wa muda kama huo kutolewa na CCC kuruhusu ukamilishaji wa Uchunguzi unaofaa) utekelezaji husika ya Mtu wa Tatu yatasitishwa kwa mujibu wa ma sharti husika yahusuyo usitishwaji wa mkataba.

MKANDARASI MSAIDIZIMkandarasi msaidizi wa wakala (kama anavyoelezewa katika sehemu ya “faharasa” hapo chini ) anatakiwa atambuliwe wakati wa mchakato wa uchunguzi wa kina wa wakala na taratibu fulani zifuatwe kabla hawajaanza kutumika. Asili na wigo wa taratibu hizi unaelezewa kwenye SOP ya mawakala.

UKADIRIAJI & IDHINISHOAina ya III (ya kiwango cha chini) ya hatari ya wakala anapaswa aindhinishwe na tume ya kudhibiti taratibu ya ndani LCT husika kutegemeana na SOP ya wakala. Mtu wa Tatu katika kundi la hatari La II (La Kati) lazima aidhinishwe na RCT inayohusika. Mtu wa Tatu hatari la I (La Juu) lazima waidhinishwe na CCC.

UFUATILIAJI & USIMAMIZI WA MKATABAKabla ya fedha zozote za Universal kulipwa kwa Mtu yoyote wa Tatu, lazima kampuni husika na Mtu wa Tatu husika wawe wamekubaliana na kutekeleza mkataba ulioandikwa au nyaraka nyingine iliyo na ma sharti na utekelezaji yanayoshughulikia hatari za rushwa. Orodha kamili ya kanuni na masharti yanayohitajika kwa kila aina ya wakala yanapatikana kwenye makubaliano ya kupambana na rushwa kati ya wakala wa mauzo na

wakala. Kama ilivyoonyeshwa kwenye SOP ya wakala, makubaliano ya kimaandishi kati ya kampuni na wakala ambayo hayana kanuni na masharti, na marekebisho kwenye makubaliano hayo lazima yaidhinishwe na CCC au RCT.

UFUATILIAJI & MAFUNZOWatu wa Tatu katika ma kundi ya I na II watahitajika kuthibitisha utekelezaji wa ma sharti ya ma fungu husika yaliyoandikwa kila mwaka au mara kwa mara kama itakavyoamuliwa na CCC. CCC itaweka mipango ya kuomba, kuthibitisha, na kufuatilia masuala yoyote yanayojitokeza kutoka kwenye hati za Watu wa Tatu.

Watu wa Tatu watapatiwa mara kwa mara mafunzo kuhusu wajibu wao chini ya utekelezaji husika na sheria zozote zinazotumika kuhusu utekelezaji wa mpango wa kupambana na rushwa kutoka kwa CCC. Ni jukumu la CCC (wakisaidiana na menejimenti husika) kusima mia utekelezaji wa masuala yoyote yanayotokana na mafunzo kama hayo na kuhakikisha kwamba Watu wa Tatu wamepatiwa nakala ya COC na cha mwongozo wa kawaida wa kupinga rushwa (Anti-Corruption Manual, “ACM”).

Muombaji au mtu mwingine aliyeteuliwa na CCC au RCT (kama anayefaa) wako na wajibu wa kufuatilia shughuli za Watu wa Tatu na kupata msaada kutoka kwa wanaKamati wa Utekelezaji wa nchi au Kanda husika. Shughuli kama hizo ni kama zilivyotajwa katika SOP ya mawakala au kama inavyohitajika na CCC, kuandaa ripoti ya shughuli za mawakala kukagua vyeti na vibali kutoka kwa mawakala na kutoa taarifa kwa CCC au RCT kuhusu masuala yoyote yatakayojitokeza katika kipindi cha makubaliano na wakala.

MALIPO YA KABLA YA MAWAKALAKaribu katika kila tukio, wakala hulipwa mara baada ya kuwasilisha ankara na nakala. hata hivyo kwenye hali chache, wakala anaweza kuomba kuwasilisha maombi rasmi ya nyaraka, mara chache sana huweza kutokea kuwa wakala akaomba kiasi cha fedha kutolewe kwao kwaajili ya kukamilisha huduma zao. kwa mfano, mawakala wa forodha wanaweza kuomba kupewa fedha za kuanzia ili kulipa ada bandarini, mfano mwingine ni wakili anayeomba ada ya wakili ilipwe kidogo ili watupe huduma za kisheria kwa mwaka.

Wakati sera hii inaruhusu wakala kulipwa kabla ya kazi,

19

Watu wa Tatu

kunahitajika kuidhinishwa kabla na kamati au tume ya udhibiti wa taratibu na uchunguzi wa kina utatakiwa kufanyika kutokana na hatari ambayo inaweza kujitokeza.

Mahitaji ya kibali cha kabla ni kama yafuatayo:

� Malipo ya kabla kwa aina ya I ya wakala yanahitaji kibali cha kabla kutoka kwa CCC

� Malipo ya kablakwa aina ya II au ya III ya wakala yanahitaji kibali cha kabla kutoka kwa RCT.

Muhimu: maombi ya malipo ya kabla yawe na taarifa iliyojitosheleza kumuwezesha CCC au RCT kuelewa malengo na sababu za maombi ya malipo ya awali. CCC au RCT itatoa muongozo wa kimaandishi pamoja na kibali chake, ikijumuisha

taratibu za malipo kulingana na masharti ya malipo yaliyothibitishwa kwenye mkataba wa mawakala na hiyo nakala ya kibali cha kabla ijumuishwe na kifurushi cha vocha iliyoidhinishwa kwa ajili ya mchakato wa akaunti ya idara ya chombo kilichoomba.

WAKALA WA MANUNUZIBaadhi ya wateja wetu wanawatumia mawakala wa manunuzi kuwasaidia kwenye manunuzi yao, kwa kufanya hivyo tunahitaji kulipa sehemu ya kamisheni kwa wakala wa manunuzi. Wakati wakala wa manunuzi anamuwakilisha mteja na siyo Universal, huwa wanaleta hatari za kukidhi taratibu kwa Universal. Kwa hivyo kila wakala wa manunuzi anahitajika kufuata taratibu za uchunguzi wa kina zilizoelezwa kwenye orodha ya taratibuza za uchunguzi wa kina za wakala wa manunuzi, pamoja na kupata idhini kutoka kwa CCC.

X SWALI LA 1 LA MTU WA TATU:Tunahitajika kutayarisha mpango wa matumizi ya ardhi kwa moja ya miradi yetu. Vibali vya kutumia ardhi vinasima miwa na kuidhinishwa na ofisi ya kanda ya Wizara ya Kilimo. Wakati wa mkutano wa kawaida, Ofisa wa ngazi ya kati katika ofisi ya Kanda ya Wizara hiyo aliniambia kwamba anao uzoefu wa kutayarisha mipango kama hiyo, na aliahidi kututayarishia mpango unaohitajika wa matumizi ya ardhi kama mshauri wa kulipwa akiwa bado ni muajiriwa wa Wizara. Ninaweza kutumia msaada huu. Je anaweza kufanya kazi hii?

JIBU:Hapana. Kuajiri mtu anayefanya kazi kwa Mthibiti kufanya kazi ya kukutayarishia mpango wa matumizi ya ardhi ambao yeye au ofisi yake itaukagua na kuuidhinisha baadaye kunaleta mgongano wa majukumu yake ya kiofisi na uaminifu wake kwako, unaotokana na kumuajiri na kumlipa. Mgongano huo unaleta hatari kwamba anaweza kutumia ushawishi wake isivyofaa (akichochewa na malipo yako kwake kwa huduma zake) kuidhinisha mpango wako. Aidha, katika nchi nyingi, chini ya sheria na kanuni za Maadili zinazotumika za ndani, Ofisa wa serikali hafai kupokea malipo kutoka kwa kampuni akiwa bado

mwajiriwa wakati akiwa na uwezo wa kuathiri ma amuzi ya serikali yanayoathiri kampuni. Kwa hivyo, kumuajiri kunaweza kuleta hatari kwako na kwa Universal.

X SWALI LA 2 LA MTU WA TATU:Ofisi ya polisi ya eneo imejitiloea kutupatia maofisa wa polisi walio ma pumzikoni kusaidia kulinda viwanda vyetu vya usindikaji tumbaku, kwa ma sharti ya kuwalipa ujira. Je, tunaweza kufanya hivyo?

JIBU:Katika hali fulani, hii inawezekana, lakini lazima kwanza Idara ya Sheria ya Universal iyapitie maombi haya. Ili idhini izingatiwe, angalau, malipo lazima (1) yalipwe kwa idara ya polisi, na sio kwa maofisa binafsi, (2) yatii sheria na kanuni husika za ndani, (3) yalingane na huduma zilizotolewa, (4) yasiwe malipo ya kitendo cha kufadhili kilichotekelezwa katika uwezo wa kiofisi wa ofisa, na (5) lazima yatii sera nyingine zote zilizoorodheshwa katika Mwongozo huu.

X SWALI LA 3 LA MTU WA TATU:Dalali wangu wa forodha ameongeza ada ya huduma kwa kilo anayo tutoza kwa kushughulikia usafishaji

SWALI NA J IBU

20

Watu wa Tatu

MASWALI NA MAJIBU YANAENDELEA

mizigo yetu nje. Nilipo uliza ni kwa nini, aliniambia kwamba gharama rasmi zimepanda. Niliwauliza wafanyakazi wangu wa ugavi na usafirishaji, na waliniambia kwamba, kwa kadri wajuavyo, hakuna mabadiliko katika utendaji wa forodha kwa bidhaa zetu na hakuna ada mpya au mabadiliko ma pya kwa vibali vya kuleta au kuchunguza afya ya mimea ambavyo tunahitajika kupata. Je ni kubali mabadiliko hayo?

JIBU:Hatua na ma tamshi ya dalali ni ishara ya hatari inayoonyesha kwamba anaweza kuwa anafanya malipo yasiyofaa kwa maofisa wa forodha na kukulipisha gharama hizo kupitia ada ya huduma iliyoongezwa. Sera na sheria zinazotumika za Universal zinahitaji uulize zaidi kuhusu ukweli wa ongezeko hilo – kukubaliana tu na mabadiliko hayo bila Uchunguzi zaidi unaofaa kutachukuliwa na vyombo vya sheria kama kukwepa kujifunza kuhusu rushwa, na hatari zinazoifanya Universal iwajibike kwa malipo yoyote yasiyofaa yaliyolipwa. Unatakiwa KUTAFUTA USHAURI kabla ya kukubaliana na mabadiliko yoyote ya ma sharti, na pia uchukue hatua (kama kuainisha wajibu chini ya mkataba uliopo ili kufuata sheria) kuhakikisha kwamba dalali hafanyi malipo yasiyofaa kwa niaba yako. Aidha, unafaa kumwambia dalali atoe uthibitisho wa kuongezeka kwa gharama hizo, kama vile jedwali la ada lililochapishwa.

X SWALI LA 4 LA MTU WA TATU:Nina wajibika kwenye masuala yahusuyo Mazingira katika kampuni yangu. Sheria za Mazingira katika nchi yangu ni ngumu, na nina shauriana na wakili wa Mazingira kunipa ushauri kuhusu mabadiliko katika sheria za Mazingira na jinsi mabadiliko hayo yanavyoathiri kampuni yangu. Hatujapata usumbufu kutoka serikalini, na huwa tunapokea vibali vya Mazingira kila wakati kila mwaka bila matatizo. Je, ninahitaji kufanya ACM hii kulingana na Uchunguzi unaofaa kwa wakili huyu na wabia wake?

JIBU:Hapana. Wakili hashirikiani na chombo cha Serikali kwa niaba ya kampuni yako. Unapoweka mtu ashirikiane na chombo cha Serikali kwa niaba ya kampuni yako wakati wowote, lazima umpitishe mtu huyo katika mpango wa Uchunguzi unaofaa wa Mtu wa Tatu. Kama katika siku zijazo kampuni yako itakuwa na suala tofauti la kuhusu Mazingira na ni budi umtumie wakili wenu kusaidia kujadili tofauti hizo na Serikali, basi wakili huyo atahitaji kupitishwa katika Mpango wa Uchunguzi unaofaa wa Mtu wa Tatu.

21

W A B I A

akati mwingine kampuni za Universal huingia katika mikataba ya ubia na watu binafsi au makampuni ili kuweza kufikia soko fulani au kuunda au kuendesha kiwanda katika hali zinazofaa. Aidha, sheria za ndani huenda zikahitaji Universal kuingia katika mkataba wa ubia na shirika la nchi husika ili kufanya biashara katika soko fulani. Wakati mwingine ubia huu hujulikana kama “miradi ya pamoja”. Wakati mwingine, mbia ni mtu binafsi au shirika lililosajiliwa kisheria linaloshiriki katika ugawaji wa faida au umiliki wa biashara. Sera hii inaweka ma hitaji ya kuchagua, kuingia katika mkataba, na kufuatilia shughuli za wabia kama hao ili kudhibiti matatizo ya kisheria ambayo yanaweza kutokea.

Sera hii inatumika kwa uhusiano wowote wa kibiashara kati ya kampuni ya Universal na mshiriki mmoja au zaidi wanaochangia raslimali halisi au zisizopimika au nyenzo nyingine zinazosima miwa na wote wawili. Uhusiano wa miradi ya pamoja (kwa hisa na mkataba, ikiwa ni pamoja na miradi ya kibiashara ambayo inahusu kugawana faida kutoka kwa mradi) ziko katika eneo hili, kama utekelezaji fulani ya ubia. Watu wa Tatu walioingia katika mkataba wa kuwa Mawakala wa Universal (kama vile Mawakala wa mauzo, washauri, au wauzaji wengine) wanalindwa na sera zao wenyewe zilizopo katika sehemu nyingine za Mwongozo huu.

Lazima uwe ma kini ukichagua na kufuatilia shughuli za wabia kwa sababu Universal inaweza kuwajibishwa chini ya Sheria ya FCPA, na pia chini ya sheria nyingine zinazotumika za Marekani au zisizo za Marekani, kwa ajili mienendo mibaya ya wabia wake. Kwa miradi ya pamoja ambapo Universal inatekeleza USIMAMIZI wa zaidi ya nusu, Universal inawajibika kwa ukiukaji wa udhibiti wa ndani wa mradi huo. Kwa miradi ya pamoja ambapo Universal iko na USIMAMIZI wa chini ya nusu, Universal lazima ifanye juhudi za nia nzuri kufanya mradi uchukue mfumo wa udhibiti madhubuti wa ndani. Kwa hivyo, uhusiano wa mradi wa pamoja uko na hatari na majukumu ya kipekee ya uzingatiaji wa FCPA. Hatari ya mwanzo ni kwamba shirika la mradi wa pamoja au mbia wa Universal huenda akajihusisha na mienendo ambayo imepigwa marufuku chini ya sera za Universal, akiamini kwamba, kama mtu au kampuni ya eneo hilo, yuko na uhuru zaidi wa “kutenda kulingana na sheria za eneo hilo.” Hata hivyo, shughuli

kama hizo zinaweza kuleta matatizo ya kisheria kwa Universal, hata kama Universal haikuidhisha moja kwa moja au kujua shughuli za mbia zisizofaa. Hatari nyingine hutokea wakati mbia anayetazamiwa analeta mali, uidhinisho/vibali vya ndani, au raslimali nyingine kwa mpango, na raslimali hizo zilipatikana kupitia njia ya rushwa. Katika hali nyingine, hii inaweza kuleta hatari kwa Universal ingawaje Universal haikuwa na uhusiano wa awali na mbia huyo anayetazamiwa.

Ni muhimu kwamba Universal inajua wabia wake wanaotazamiwa na inaweza kujua kama mbia anayetazamiwa amejihusisha, au atajihusisha, katika shughuli ambazo zimezuiwa na sera za uzingatiaji za Universal au Kanuni za Maadili. Sera hii inaweka hatua zinazohitajika zitakazo ruhusu Universal kukabiri hatari za mbia kwa ufanisi. Kimsingi, wafanyakazi wa Universal lazima waandike kwamba:

� Mbia anazo sifa nzuri za kimaadili zilizothibitishwa.

� Kuna sababu nzuri ya kibiashara ya kuingia katika uhusiano na mbia.

� Baada ya utendaji wa Uchunguzi madhubuti unaofaa kulingana na taratibu zilizoorodheshwa katika Sera hii na Taratibu Madhubuti za Utendaji wa Uchunguzi Unaofaa wa Mradi wa Pamoja, hakuna uhusiano usiofaa kati ya mbia na Ofisa yoyote wa Serikali au “alama za hatari” mengine yanayodokeza mambo yasiyo ya kawaida.

� Kuna utekelezaji yaliyoandikwa yaliyo na uthibiti unaofaa wa mkataba dhidi ya mienendo isiyofaa inayomhusu mbia.

� Uhusiano unafuatiliwa kwa ufanisi kadri unavyoendelea, na mafunzo yanayofaa kwa mbia na wafanyakazi wa Universal wanaosima mia uhusiano panapofaa.

MA HITAJI KWA UJUMLA

Kabla ya kuingia katika utekelezaji yoyote ya kibiashara (rasmi au yasiyo rasmi) na mbia aliyependekezwa, lazima wafanyakazi wa Universal, angalau, wachukue hatua zote zilizoorodheshwa katika Sera hii na Taratibu

W

22

Wabia

Madhubuti za Utendaji wa Uchunguzi Unaofaa wa Mradi wa Pamoja.

Kwa sababu ya hatari husika za Sheria ya FCPA, lazima Timu ya Utekelezaji ya Kanda na Kamati ya Uzingatiaji idhinishe uteuzi wa mbia yoyote wa mradi wa pamoja aliyependekezwa. Aidha, Timu inayotumika ya Uzingatiaji ya Eneo na Kamati ya Uzingatiaji wako na wajibu wa kuidhinisha muundo wa USIMAMIZI uliopendekezwa, uongozi wa shirika, mipango ya utekelezaji, mifumo ya ma hesabu, na udhibiti wa ndani wa mradi wa pamoja, kulingana na wajibu wa Universal chini ya sheria ya FCPA.

UTEUZI WA MBIA & MA SHARTI YA KIBIASHARA

Ni jukumu la mfanyakazi anayependekeza uhusiano aiandikie Timu husika ya Utekelezaji ya Kanda na Kamati ya Uzingatiaji ma hitaji na sababu za kibiashara za (1) kufanya kazi na mbia kwa kawaida chini ya nadhari husika za kibiashara, na (2) kuteua mbia maalumu aliyependekezwa (ikiwa ni pamoja na sifa za muhimu za kibiashara). Mfanyakazi huyo lazima pia ajihusishe katika ukadiriaji wa mwanzo wa hatari au suala lolote la Sheria ya FCPA linaloweza tokea kama inavyohitajika kwa kuzingatia rasilimali za uzingatiaji za ndani au za eneo. Timu husika ya Utekelezaji ya Kanda itakagua na kujadiri ombi na, Timu ikionelea inafaa, Timu itapendekeza ombi hilo kwa Kamati ya Uzingatiaji kwa ukaguzi na uidhinishaji.

Kudhibiti hatari za Sheria ya FCPA zinazoweza kutokea unahitajika uhusiano wote ufanywe kulingana na ma sharti ya kutosha ya kibiashara. Kwa hivyo, malipo yanayopaswa kulipwa kwa mbia yoyote lazima:

� Yalinganishwe na thamani ya mchango wa mbia au yaweze kulinganishwa na viwango vya ma rejeo ya mipango ya biashara iliyosainishwa ndani ya nchi au katika hali iliyo sawa.

� Yakubalike na utendaji wa biashara wa mpango wa ubia.

� Yazingatie ma sharti ya malipo yanayofaa kama yalivyowekwa na utekelezaji husika yaliyoandikwa, na yasilipwe kwa pesa taslimu au nje ya nchi ya ubia wa biashara au nchi ambayo mbia anafanya shughuli zake za kibiashara.

� Yawe halali chini ya sheria zote husika.

Kutimiza ma hitaji yaliyotolewa hapo juu, mfanyakazi anayependekeza lazima akamilishe Orodha ya Uchunguzi Unaofaa na aiwasilishe, na nyaraka zake zote husika, kwa Timu husika ya Utekelezaji ya Kanda. Timu ya Utekelezaji ya Kanda itakagua nyenzo zote zilizotolewa zinazohusiana na uteuzi na uzingatiaji wa mbia na itatekeleza uamuzi wake huru kuhusu kama mfanyakazi anayefadhili ametoa uthibitisho wa kutosha unaohusiana na masuala haya kama inavyohitajika chini ya Mwongozo huu. Kama Timu ya Utekelezaji ya Kanda itaidhinisha ombi, itawakilisha nyenzo na uidhinisho wake kwa Kamati ya Uzingatiaji kwa ukaguzi na uidhinisho wa mpango. Ukaguzi na uidhinisho kama huo ni pamoja na ukaguzi na uidhinisho wowote zaidi unaohitajika na Sera za kampuni, sera za matumizi wekezi.

UCHUNGUZI UNAOFAA & “ ISHARA ZA HATARI ”

Lazima wabia wote waliopo na wanaotarajiwa wapitie ma hitaji ya Uchunguzi unaofaa yaliyotolewa katika Sera hii na Taratibu Madhubuti za Utekelezaji wa Uchunguzi Unaofaa bila kujali kama mbia atashirikiana na Maofisa wa Serikali. Mchakato wa Uchunguzi unaofaa unafaa ulenge (1) kuamua kiasi na “nyongeza ya thamani” katika biashara ya mbia anayependekezwa, (2) kugundua uhusiano wowote kati ya mbia na Maofisa wa Serikali, (3) kuweka sifa nzuri za kimaadili za mbia, na (4) kugundua “alama za hatari ” ambazo zinaweza kutokea katika uhusiano wa ubia.

Kutimiza ma hitaji ya ulinganifu unaofaa, lazima mfanyakazi anayefadhili ubia (na kwa msaada wa Kamati ya utekelezaji wa ndani au Kanda):

� Ahakikishe kwamba mbia anayependekezwa amekamilisha na kurudisha Hojaji ya Ubia.

� Amekamilisha Orodha ya Uchunguzi Unaofaa wa Mbia na kuambatisha taarifa ya nje iliyotajwa ya Uchunguzi unaofaa, ambayo ni pamoja na ma tokeo yaliyokataliwa ya ukaguzi wa mshiriki, taarifa za kifedha na Kodi, utafiti kutoka kwa vyombo vya habari, ma rejeleo ya biashara.

� Kutambua na kufafanua “ alama za hatari ” yoyote yanayotokana na ma jibu ya Hojaji ya Ubia a au chanzo kingine chochote cha taarifa.

23

Wabia

Mifano ya “alama za hatari” yanayowezekana yanayohusiana na ubia unaotazamiwa au uliopo ni pamoja na ma tukio yafuatayo:

� Mbia ni, au yuko karibu na familia au anafanya biashara, na Ofisa wa Serikali.

� Uchunguzi unaofaa unadokeza kwamba mbia ni kampuni kwa jina tu au ina mienendo mingine kinyume na taratibu katika muundo au oparesheni za shirika.

� Mbia au mhusika mkuu ana uhusiano na serikali (moja kwa moja au kupitia ndugu wa karibu).

� Mbia hawezi kuchangia kitu chochote katika biashara ila tu kushawishi Mashirika ya Serikali au Maofisa wa Serikali.

� Mbia anakataa kukubaliana na udhibiti wa kutosha wa kifedha na uthibiti mwingine na sera nyingine Madhubuti za kampuni ya Universal katika mradi wa pamoja.

� Uhusiano na mbia hauzingatii sheria au kanuni za ndani, ikiwa ni pamoja na kanuni za utumishi wa umma kuhusu ma slahi ya nje ya ofisa yoyote wa Serikali anayehusika.

� Mbia ana sifa za kutofuata taratibu za kawaida za kibiashara, hasa katika shughuli zinazohusu serikali.

� Mbia anaomba uidhinisho wa kiasi kikubwa cha bajeti ya utendaji kilichozidi au gharama zisizo za kawaida.

� Universal inagundua kwamba mbia alifanya malipo yasiyofaa kwa Maofisa wa Serikali kabla ya kuingia kwa Universal katika mradi huo.

� Mbia anasisitiza ma sharti ya kifedha ambayo ni ya ukarimu mno kwake kama ma pato yake kwa mchango wa mradi wake binafsi.

� Mbia anasisitiza awe na USIMAMIZI wa kipekee katika uidhinisho wa serikali ya nchi yoyote inayowakaribisha.

� Universal inagundua au ina sababu ya kushuku

kwamba mbia ana “mbia wa siri” ambaye ni ofisa wa Serikali.

� Mbia anakataa kudhihirisha utambulisho wa wakuu wake au wengine walio na manufaa ya kifedha katika kampuni.

Alama za hatari yoyote yaliyotambuliwa lazima yashughulikiwe kwa manufaa ya Kamati ya Uzingatiaji kupitia Uchunguzi maalumu wa ziada (kama vile ma hojiano na mbia anayetazamiwa au ubakizaji wa muuzaji aliye na ujuzi wa Uchunguzi unaofaa wa kupata taarifa zaidi), ulinzi wa mkataba, mafunzo, na/au urekebishaji mwingine unaofaa.

ULINZI & USIMAMIZI WA MKATABA

Kabla ya kutolewa kwa fedha zozote kutoka kwa Universal, lazima kampuni husika ya Universal na mbia husika wawe wamekubaliana na kutekeleza utekelezaji kwa ma andishi na ma sharti ya utekelezaji yanayoshughulikia hatari muhimu za Sheria ya FCPA. Lazima utekelezaji hayo, pamoja na vipengele vingine yawe na msharti yafuatayo:

� Kwamba mbia (na shirika lolote lililoundwa kutokana na ubia) atii vifungu ma hsusi vya kukabiliana na rushwa na sheria zote husika, na athibitishe uzingatiaji kama huo mara kwa mara.

� Kwamba mbia hajaleta katika ubia wa biashara mali, vibali/uidhinisho wa ndani, au raslimali nyingine ambazo zilipatwa kwa njia ya rushwa.

� Kwamba mbia atapata idhini ya Universal iliyoandikwa, kwa kufuata Uchunguzi unaofaa, kabla ya kubakiza wakandarasi wadogo, Mawakala, na waakilishi wa biashara ambao watashirikiana na serikali kwa niaba ya mradi.

� Kwamba mbia atakubali kutoa vitabu na kumbukumbu za ma hesabu ya biashara kwa ma pitio na Universal au mwakilishi mteule wa Universal na atashirikiana katika ukaguzi wowote wa shirika lolote lililoundwa kutokana na ubia.

� Kwamba, kama shirika jipya litaundwa na mradi, shirika hilo litatekeleza programu ya uzingatiaji

24

Wabia

wa kupambana na rushwa iliyoundwa kulenga profaili ya hatari ya mradi.

� Kwamba mbia atakubali kukamilisha mafunzo yoyote yatakayotolewa na Universal na kuwataka wamiliki, wakurugenzi, na wafanyakazi wanaoshirikiana na Mashirika ya serikali kwa niaba ya mradi wa pamoja kukamilisha mafunzo hayo.

� Kwamba Universal itasitisha utekelezaji kama Universal itakuwa na sababu za kutosha kwamba mbia amekiuka ma sharti yanayohusiana na kukabiliana na rushwa ya utekelezaji.

� Kwamba mbia anatoa na kuthibitisha kwa taarifa ya Uchunguzi unaofaa iliyotolewa na mbia hapo awali wakati wa mchakato wa uteuzi inabaki ikiwa sahihi na kamili. Kama kuna mabadiliko muhimu katika taarifa ya Uchunguzi unaofaa iliyotolewa kwa Universal hapo awali, mbia ataijulisha Universal mara moja.

Orodha kamili ya ma sharti, utekelezaji, na uwakilishi unaohitajika inaweza kupatikana katika Taratibu Madhubuti za Utendaji wa Uchunguzi Unaofaa wa Mradi wa Pamoja. Ukaguzi na uidhinisho maalumu wa Ma shauri ya Jumla na Kamati ya Uzingatiaji unahitajika kwa mkataba wowote ambao haujumuishi moja au zaidi ya ma fungu haya. Mara tu utekelezaji na mbia yatakapotekelezwa, marekebisho yoyote lazima yatumwe na yaidhinishwe na Kamati ya Uzingatiaji.

Kama ubia ni pamoja na uanzishaji wa shirika maalumu, Sheria ya FCPA huweka ma hitaji zaidi kwa makampuni ya umma kama Universal. Kama kumbusho, uwekezaji wowote au badiliko lolote katika uwekezaji wa shirika lililosajiliwa Sheria linahitaji uidhinisho wa Kamati ya Utendaji ya Kampuni ya Umma ya Ma jani ya Tumbaku ya Universal (Universal Leaf Tobacco Company, Incorporated). Pale Universal ni mbia anayemiliki asilimia kubwa ya kampuni (k.v., zaidi ya 50%) katika ubia au shirika au vinginevyo inatekeleza “udhibiti ma dhubutu”, Kamati ya Uzingatiaji itahakikisha kwamba Universal itaweka na kutekeleza Kanuni za Maadili za Universal na sera nyingine muhimu zinazohusiana na Sheria ya FCPA katika muundo wa shirika au mradi. Universal pia

inahitajika na Sheria ya FCPA kuhakikisha kwamba shirika linazingatia ma hitaji ya Sheria ya FCPA ya ma hesabu na uwekaji kumbukumbu, ambayo inama anisha kwamba lazima wafanyakazi wa Universal wafuatilie uzingatiaji wa shirika, na mbia wake wa ma hitaji hayo kuhusu miama la inayohusiana na mradi. “Udhubiti madhubuti” unama anisha uwezo wa Universal kuendesha shughuli za siku baada ya siku za mradi na inadhaniwa kama:

� Universal inamiliki 25% au zaidi ya upigaji kura wa mradi na hakuna mtu mwingine anamiliki au kudhibiti asilimia sawa au kubwa;

� Universal inaendesha mradi kwa mujibu wa mkataba wa kipekee wa USIMAMIZI;

� Idadi kubwa au iliyo sawa ya wanachama wa bodi ya wakurugenzi wa mradi imeundwa na watu ambao ni wafanyakazi au wakurugenzi wa Universal;

� Universal iko na ma mlaka ya kuapisha idadi kubwa ya bodi ya wakurugenzi wa mradi; au

� Universal iko na ma mlaka ya kuapisha ofisa muendeshaji mkuu wa mradi.

Universal pia iko na majukumu kwa Mashirika ambayo iko na manufaa mengi kuliko wengine (chini ya 50%) na haina “udhubiti madhubuti.” Katika hali kama hizo, lazima Universal ijihusishe na juhudi za nia nzuri kulinda shughuli za shirika na kufanya shirika lichukue sera na taratibu za udhibiti wa ndani sambamba na ma hitaji ya FCPA ya ma hesabu na uwekaji kumbukumbu. La muhimu zaidi, wafanyakazi husika wa Universal wanaotekeleza majukumu ya USIMAMIZI yanayohusiana na ubia lazima wafuatilie na wachukue hatua za kupinga malipo yoyote yasiyofaa kwa maofisa wa Serikali kutoka kwa shirika au mbia, na wafanyakazi hao lazima wajaribu mara kwa mara kuhakikisha kwamba shirika na mbia wanatii sheria zote husika na zinazotumika kupambana na rushwa (kupitia uchaguzi wa Bodi au vifaa vingine vya USIMAMIZI). Ni jukumu la Kamati ya Uzingatiaji kufuatilia ubia kama huo wa asilimia kubwa na kuchukua hatua zinazofaa kuhakikisha utekelezaji.

25

Wabia

UFUATILIAJI & MAFUNZO

Wabia wote watahitajika kuthibitisha utekelezaji wao mara kwa mara na ma fungu husika ya utekelezaji yako yaliyoandikwa yanayohusu sheria ya FCPA na masuala husika ya ukabilianaji wa Rushwa. Kamati ya Uzingatiaji itaweka mpango wa kuomba, kuthibitisha, na kufuatilia masuala yoyote yanayotokana na vyeti hivi.

Kamati ya Uzingatiaji itakuwa na jukumu la kutunza faili na mikataba ya Uchunguzi unaofaa ya wabia wote na miradi yote ya pamoja, na itatumia mfumo Madhubuti wa kufaili kufuatilia na kuchunguza shughuli na masuala ya mbia na miradi ya pamoja.

Wafanyakazi wanaofaa wa shirika lolote maalumu lililoanzishwa kutokana na ubia ambao Universal iko na asilimia kubwa ya manufaa, na wafanyakazi wowote wa mbia wanaofaa, watafunzwa kwa namna iliyoteuliwa na Kamati ya Uzingatiaji kuhusu majukumu yao chini ya utekelezaji husika na sheria zinazotumika katika utekelezaji wa upambanaji wa rushwa. Ni jukumu la Kamati ya Uzingatiaji (ikishirikiana na wafanyakazi wanaofaa wa USIMAMIZI) kuweka mpango wa kutoa mafunzo na ufuatiliaji kama huo kuhusu masuala yoyote yanayotokana na mafunzo hayo.

Mfanyakazi anayefadhili yuko na jukumu la kuchuguza shughuli za mbia yoyote mara kwa mara, na usaidizi kutoka kwa wafanyakazi wa utekelezaji wa ndani na eneo. Sehemu ya mchakato huu itajumuisha ukaguzi wa taarifa yoyote iliyopokewa kutoka kwa wafanyakazi wa

Kampuni wanaohusiana na shughuli za miradi ya pamoja. Aidha, Kamati ya Uzingatiaji itakagua utekelezaji husika ya ubia kila baada ya miaka mitatu, na usaidizi kutoka kwa vitengo husika vya kibiashara. Ukaguzi utagusia masuala yafuatayo:

� Hitaji endelevu la kibiashara kwa mbia na utathmini wa busara ya kuendelea ya malipo yaliyolipwa kwa mbia, kulingana na utendaji wa biashara.

� Utoaji wa taarifa ya Uchunguzi unaofaa kuhusu mbia na wakurugenzi/wafanyakazi muhimu wa shirika lolote maalumu.

� Utekelezaji wa mbia na shirika lolote wa majukumu ya upambanaji wa Rushwa.

� Hitaji la na ma tokeo ya ukaguzi wowote wa mbia/shirika.

� Hitaji la marekebisho yawezekanayo kutayarisha kuunda kwa utekelezaji kwa sababu ya masuala yoyote ya utekelezaji.

� Hitaji la mafunzo zaidi ya utekelezaji kwa mbia na wafanyakazi husika wa Universal wanaosima mia ubia.

X SWALI LA 1 LA WABIA:

Kwa miaka kadhaa iliyopita, kampuni yangu imekuwa ikishirikiana kumiliki kiwanda cha kigeni cha kusindika tumbaku na mbia aliye na ma kazi yake katika nchi hiyo ya kiwanda. Hatuna kumbukumbu za Uchunguzi unaofaa aliofanyiwa mbia. Nifanye nini?

JIBU:

Wabia wote, hata wale ambao wamekuwa na uhusiano wa muda mrefu na kampuni za Universal, lazima wapitie

mchakato wa Uchunguzi unaofaa ulioandikwa katika Sera hii na Taratibu Madhubuti za Utendaji wa Uchunguzi unaofaa wa Mradi wa Pamoja bila ya kujali kama mbia atashirikiana na maofisa wa Serikali. Kama Uchunguzi unaofaa haukufanywa hapo awali, lazima umfanyie mbia Uchunguzi unaofaa mpya. Lazima pia UTAFUTE USHAURI kuhusu kiwango cha Uchunguzi unaofaa kinachohitajika kulingana na ukweli na hali husika.

SWALI NA J IBU

26

SWALI NA J IBU

X SWALI LA 1 LA URAHISHAJI WA MALIPO:

Kufuatia dhoruba, umeme kwa kiwanda chetu cha kutengeneza tumbaku umezimwa. Inaweza kuchukua hadi muda wa wiki mbili hadi tatu (2–3) kurejesha umeme katika eneo letu. Mkuu wa kampuni ya shirika la umeme linalomilikiwa na serikali anasema kuwa atahakikisha kuwa umeme umerejeshwa katika siku 4 baada ya malipo ya Dola 15 za Marekani (US$15). Je, tunaweza kufanya malipo hayo?

JIBU:

Huwezi kufanya malipo hayo. Malipo hayo yatakuwa ni malipo ya urahisishaji, na ni sera ya Universal kwamba malipo kama haya ni marufuku. Ni lazima “ukatae” ombi hilo .

X SWALI LA 2 LA MALIPO YA URAHISISHAJI:

Nilifanya kosa kwenye tamko la forodha. Ofisa wa idara ya forodha alitambua hitilafu yangu akatishia kutoza kampuni yangu faini. Hata hivyo, alipendekeza kupuuza hitilafu hiyo baada ya kupokea rushwa ya pesa kidogo. Je, nifanye nini?

JIBU:

Huwezi kufanya hayo malipo. Kinyume na Swali la 1 lililo pale juu, malipo haya yananuiwa kubadilisha au kuathiri ma tokeo ya uamuzi rasmi (epuka faini), si kuharakisha hatua za kawaida za kiserikali. Sio malipo ya uharakishaji, inaonekana kuwa ni rushwa ambayo ni kinyume cha sheria ya FCPA na sheria za nchi husika.

M A L I P O Y A U R A H I S I S H A J I

wa sababu ya masuala mengi ya kisheria na kibiashara yanayotokana na “malipo ya urahisishaji” ni sera ya Universal kuwa malipo ya urahisishaji ni marufuku.

Sheria ya FCPA ina ruhusu msama ha mdogo sana wa malipo yanayofanywa kwa ofisa wa Serikali ili kupata hatua za kawaida za kiserikali. Malipo haya, yaitwayo “malipo ya urahisishaji”, yanajumuisha kwa ujumla malipo ma dogo yanayofanywa kwa maofisa wa Serikali ili kuwezesha au kuharakisha:

� Kupata vibali fulani vya biashara visivyo vya hiari;

� Kutayarisha ma kala ya kiserikali yasiyo ya hiari, kama vile viza;

� Kutoa ulinzi wa polisi, upelekaji barua, au kupanga ukaguzi unao husishwa na utendaji wa kandarasi au usafirishaji wa bidhaa;

� Kutoa huduma ya simu, umeme, au ma ji au kupakia na kupakua mizigo; au

� Shughuli nyingine sawia zinazofanywa kwa kawaida na mara kwa mara zinafanywa na ofisa wa serikali.

Jinsi inavyoonyeshwa katika mifano hii, malipo ya urahishaji yanawezesha tu hatua zinazostahili kufanywa na ofisa wa Serikali katika hali yoyote. Hayajumuishi hatua zinazohitaji uamuzi wa ofisa wa Serikali (kwa mfano, iwapo tumbaku ni ya kiwango fulani au ikiwa kitu fulani kinapita ukaguzi wa ubora). Malipo kwa maofisa wa Serikali ili kuchochea hatua zinazohitaji uamuzi wao hayaruhusiwi na Sheria ya FCPA, na bila shaka hayaruhusiwi na sera za Universal.

Ufafanuzi wa malipo ya urahisishaji chini ya Sheria ya FCPA ni wa utata, na mara kwa mara ni vigumu kujua wakati malipo yanaambatana na ufafanuzi. Aidha, ingawa malipo ya urahishaji hayakiuki Sheria ya FCPA, yanaweza kukiuka sheria za nchi nyingine, pamoja na nchi tunamofanyia biashara. Masuala haya yanaelezea sera ya Universal kwamba malipo ya urahishaji ni marufuku.

K

27

M S A M A H A W A M A L I P O I L I K U L I N D A A F Y A N A U S A L A M A W A M F A N Y A K A Z I

atika hali nadra sana, mfanyakazi wa Universal anaweza kuona ni muhimu kufanya malipo kwa ofisa wa Serikali ili kuepuka tishio linaloweza kutokea la afya, usalama, au uhuru binafsi. Kujikinga kufuatia vitisho vya kimwili kunaweza kutumika kwa malipo yaliyoitishwa na ofisa wa Serikali ambapo ma isha ya mtu yamehatarishwa au ma dhara ya kimwili yanaweza kutokea, na hayajumuishi ukiukwaji wa Sheria ya FCPA au sheria nyingine dhidi ya rushwa. Katika hali nadra kama hizi, na kwa wakati mwafaka, malipo kama haya yanaweza kuruhusiwa kama msama ha wa marufuku ya

jumla ya Universal juu ya malipo kwa Maofisa wa Serikali.

Ikiwa hali kama hii itatokea, ni lazima mfanyakazi wa Universal anayefanya malipo ajaze Fomu ya Ombi/Taarifa ya Msama ha wa Malipo na aiwasilishe kwa Kamati ya Utekelezaji kwa ukaguzi mara moja baada ya malipo kufanywa. Malipo yote yaliyo chini ya sera hii lazima yaelezewe kwa usahihi na kumbukumbu katika vitabu na kumbukumbu mwafaka za ma hesabu.

K

28

i mara chache sana mfanyakazi wa Universal anaweza kuona ni muhimu kufanya malipo kutokana na tishio la ofisa wa Serikali la unyang’anyi, uharibifu, au ma dhara ma kubwa kwa bidhaa au mali ya Universal. Kujikinga kufuatia unyang’anyi, uharibifu, au ma dhara ma kubwa kunaweza kutumika katika hali fulani wakati ofisa wa Serikali anadai malipo ili kuzuia hasara kama hii, na hayajumuishi ukiukwaji wa Sheria ya FCPA au sheria nyingine dhidi ya rushwa. Katika hali nadra sana kama hizi na wakati mwafaka, malipo kama haya (yanayoitwa “malipo ya Udhalimu ” katika sehemu hii ya Mwongozo) yanaweza kuruhusiwa kama msama ha wa Universal wa marufuku ya jumla juu ya malipo kwa Maofisa wa Serikali. Wafanyakazi wanapaswa kukumbuka kuwa maombi ya malipo ya Udhalimu yanayorudiwa mara kwa mara na ofisa wa Serikali

yanaweza kudhoofisha ulinzi wa Sheria unaoweza kuruhusu malipo kama haya, na kwa hivyo maombi ya mara kwa mara huenda yasiidhinishwe chini ya sera hii.

Isipokuwa tishio lingesababisha hatua mbaya za haraka za ofisa wa Serikali anayeomba, ni lazima wafanyakazi wa Universal waombe idhini ya awali kutoka kwa Kamati ya Utelelezaji kabla ya kufanya malipo kama haya kwa kutumia Fomu ya Ombi/Taarifa ya Msama ha wa Malipo. Katika tukio la hatua mbaya ya haraka, mfanyakazi wa Universal anayefanya malipo ya Vitisho ni lazima ajaze Fomu ya Ombi/Taarifa ya Msama ha wa Malipo na aiwasilishe mara moja kwa Kamati ya Utekelezaji kwa ukaguzi. Malipo yote yaliyo chini ya sera hii lazima yaelezewe kwa usahihi na kumbukumbu katika vitabu na kumbukumbu mwafaka za ma hesabu.

M S A M A H A W A M A L I P O Y A U D H A L I M U

SWALI NA J IBU

X SWALI LA 1 LA MALIPO YA UDHALIMU

Kituo chetu cha mteja kinategemea ma dalali wa forodha kusafirisha tumbaku ambayo haijafukizwa kutoka bandarini hadi kwenye vituo vya uhifadhi ambapo tumbaku inaweza kufukizwa. Tumetambua kuwa itachukua wiki kadhaa kusafirisha tumbaku kutoka bandarini, isipokuwa ma dalali watoe malipo ya takriban Dola 15 za Marekani (UD$15) kwa kila shehena kwa wakaguzi wa forodha bandarini. Tumbaku ikikaa bandarini kwa wiki kadhaa bila ya kufukizwa inaweza kuathiriwa na mende. Aghalabu haiwezekani ma dalali wa forodha kuwasiliana nasi kabla ya kufanya kila malipo. Kupitia juhudi zetu zinazopaswa, tumetambua kuwa kufanya malipo kama haya ni desturi nchini humu. Je, tunaweza kuyafanya malipo haya?

JIBU:

Huwezi kufanya malipo, na ni lazima umuelekeze dalali kutofanya malipo kwa niaba yako. Ikiwa unaamini kuwa unaweza kufafanua kuwa ma dhara ma kubwa, yanayoweza kudhihirika ya bidhaa au mali ya Universal yanaweza

kuepukwa kwa kufanya malipo, unaweza kuomba Kamati ya Utekelezaji msama ha wa “Udhalimu” wa sera inayopiga marufuku malipo ya urahisishaji kama haya. Unapaswa kukumbuka kuwa uidhinishaji kama huu huenda usiwe unaofaa katika hali hii, kwa sababu ya hali ma rudio ya shughuli ya kibiashara. Kuna uwezekano mkubwa kuwa unaweza kuelekezwa kuchukua hatua zaidi ili kushughulikia ucheleweshaji bandarini kupitia njia ambazo hazihusishi kufanya malipo, pamoja na uwezekano wa kueneza tatizo kwa wakubwa wa mkaguzi au kujinufaisha kwa chaguo nyingine zinazokubalika na sheria ya mtaa. Hii ni hali ambapo kampuni yako, pamoja na Kamati ya Utekelezaji na Idara ya Sheria ya Universal, wanahitaji kufafanua maelekezo muhimu ya kina ili kudhibiti maombi ya aina hii na, ikiwa msama ha unakubalika, kutaja mpokeaji, mbinu, kiasi kinachoruhusiwa, na kumbukumbu ya malipo kama haya.

N

29

Z A W A D I , U S A F I R I , N A U K A R I M U

anuni za Maadili na Sera hii zina mruhusu mfanyakazi wa Universal kutoa zawadi, usafiri, na ukarimu wa aina fulani (kama vyakula na burudani) kwa wateja, wauzaji, na wengine ambao tunafanya kazi nao, ili mradi gharama zinaendana na vigezo husika. Katika hali zote, Universal italipia tu matumizi haya ikiwa ni ya thamani inayoridhisha, yanafaa katika uhusiano wa kibiashara, na hayaleti muonekano wa matumizi ma baya.

Kuzingatia sheria za Marekani na nyingine zinazodhibiti shughuli hizi kunahitaji mfanyakazi wa Universal kutathmini ukweli na hali zinazohusiana na kila namna. Wakati wa kuzingatia utoaji wa zawadi, usafiri, au ukarimu kwa faida ya mpokeaji yeyote, pamoja na maofisa wa Serikali, ni lazima kwa wafanyakazi wa Universal kutathmini:

� Iwapo kuna madhumuni maalum, halali, na sahihi ya kibiashara yenye msingi wa pendekezo.

� Iwapo gharama ni sehemu ya (au inaweza kueleweka wakati wowote au katika utambuzi kuwa sehemu) ya ubadilishanaji ambapo Universal itapokea kitu cha thamani.

� Iwapo hali na/au thamani ya vipengele au shughuli zilizo chini ya gharama zinaweza kuonekana kuwa zisizofaa au zisizoridhisha (kwa mfano, ikiwa thamani itajulikana na mwajiri wa mpokeaji au kwa umma kupitia upeperushaji kwa vyombo vya habari).

� Iwapo kiasi cha gharama kilichokadiriwa hakilingani na kinachojulikana kuhusu mshahara wa mpokeaji, hasa Ofisa yeyote wa Serikali, au kwa eneo ambalo kimetolewa.

� Iwapo, kwa ufahamu wa mfanyakazi wa Universal, sheria ya mtaa, kanuni, mila na utamaduni, na sera za Maadili zinazo mtawala mpokeaji zinaruhusu gharama.

� Iwapo gharama inahitajika, au hairuhusiwi, na mkataba wowote na mteja.

� Iwapo wakati au pahali pa matumizi panaonekana kuwa pasipokuwa pa kawaida au pasipofaa (kwa mfano, kutoa zawadi mara moja

kabla au baada ya mpokeaji kufanya uamuzi muhimu wa kibiashara unaohusu Universal).

� Iwapo gharama inatolewa wazi, kinyume na kufichwa kwa shirika na wakubwa wa mpokeaji.

� Iwapo gharama husika ni ile ambayo kwa kawaida hulipwa na Shirika la Serikali au na shirika jingine lolote ambalo mpokeaji anafanyia kazi.

Mbali na miongozo iliyopo hapo juu, kanuni zifuatazo zinatumika wakati wa kutoa zawadi, usafiri, na ukarimu. Ni marufuku wakati wowote kwa mfanyakazi wa Universal au yoyote anaye wakilisha Universal:

� Kutoa rushwa yoyote kwa mtu mwingine yeyote, pamoja na mteja yeyote, mchuuzi, mhusika mwingine;

� Kutoa au kutoa chochote kwa mteja au mchuuzi yeyote wakati zawadi hiyo au manufaa mengine yanategemea, au yanahusishwa moja kwa moja na, ma sharti ya manufaa ya biashara kwa universal au mfanyakazi; au

� Kutoa au kuleta manufaa kwa watu wengine ikiwa manufaa kama haya yana kiuka kanuni au sera za shirika la mpokeaji, au sheria au kanuni nyingine husika.

NJIA ZA KUFANYA MALIPO

Malipo yote ya zawadi, vyakula, usafiri, burudani, na gharama husika lazima yazingatie sera na utaratibu unaofaa wa Universal, pamoja na Sera za Uidhinishaji wa Gharama na Malipo za Universal na Taratibu za Viwango vya Uendeshaji wa Ma kubalino (SOP) zinazofaa.

KUWEKA KUMBUKUMBU ZA GHARAMA

Ni muhimu kuweka kumbu kumbu kwa malipo yote au urejeshaji gharama za matumizi yote lazima zitunzwe vizuri katika vitabu na kumbukumbu za Universal. Ma hitaji haya yanatoa umuhimu wa kupata kumbukumbu nzuri ya gharama zote na malipo ya kufidia. Wahasibu wana wajibu wa kuhakikisha kuwa wafanyakazi wanatunza kumbukumbu za malipo vizuri na urejeshaji wa gharama za matumizi, yakiwemo madhumuni na

K

30

Zawadi, Usafiri, na Ukarimu

gharama ya matumizi na pia ma jina na vyeo vya wahusika.

ZAWADI, USAFIRI, NA UKARIMU KWA MAOFISA WA

SERIKALI

Kutoa zawadi, usafiri, na ukarimu kwa Maofisa wa Serikali kunaongeza zaidi, hatari za kipekee za utekelezaji kuliko zinazohusishwa na watu wasio wa serikali. Kwa sababu ya hatari hizi za viwango vya juu zaidi, faida kwa maofisa wa Serikali zinaweza kupitia taratibu na vikwazo vya ziada, vilivyoelezewa pale chini:

A. Ma hitaji kwa Ujumla. Ni lazima kila Kampuni idumishe SOP zilizoandikwa na ambazo zimeidhinishwa na Kamati ya Uzingatiaji yanayotumika kwa zawadi, usafiri, na ukarimu kwa maofisa wa Serikali. Zawadi zote, usafiri, na ukarimu kwa manufaa ya Maofisa wa Serikali lazima ziwe:

1. Kulingana na madhumuni halali ya kibiashara.

2. Za thamani inayoridhisha na inayofaa.

3. Imeidhinishwa awali na mfanyakazi husika wa utekelezaji wakati zinahitajika na SOP.

4. Haziruhusiwi wakati zingeonekana kama Rushwa au kuleta mtazamo wa kuwa mbaya.

5. Zizingatie sheria na kanuni zote husika.

B. Zawadi. Zawadi zozote kwa Ofisa wa Serikali lazima zidhibitiwe kwa thamani ndogo. Zawadi haziwezi kutolewa kama pesa taslimu au kisawe cha pesa taslimu (kama vile mkopo au kadi ya zawadi). SOP zinahitaji kuwa zawadi fulani au manufaa husika kwa maofisa wa Serikali zipate idhini ya awali. Ili kupokea idhini ya awali, muombaji wa Universal lazima awasilishe Fomu ya Ombi la GTH iliyojazwa kulingana na SOP. SOP inabainisha vizingiti husika vya uidhinishaji na zinataja anayepashwa kutathmini ombi la uidhinishaji.

C. Gharama Zinazohusiana na Usafiri. Katika hali fulani Universal inakubalika kutoa usafiri na malazi kwa Ofisa wa Serikali ili kutembelea eneo la kampuni ya Universal au kukutana ili kujadiliana

kuhusu biashara ya Universal au kukweza bidhaa na huduma ya Universal. SOP inahitaji kuwa gharama fulani zinazohusiana na usafiri zipate idhini ya awali. Ili kupokea idhini ya awali, muombaji wa Universal lazima awasilishe Fomu ya Ombi la GTH iliyojazwa kulingana na SOP. SOP inabainisha vizingiti husika vya uidhinishaji na zinataja anayepashwa kutathmini ombi la uidhinishaji.

D. Ukarimu. Wafanyakazi wa Universal wanaweza kutoa vyakula na burudani kwa maofisa wa Serikali katika hali zilizodhitiwa na zinazofaa. Mifano inajumuisha kutoa chakula cha mchana kwa Ofisa anayefanya ukaguzi katika eneo la kazi, au kupeleka wafanyakazi wa wateja wa serikali kwa chakula cha jioni baada ya siku ya mikutano ya kibiashara. Kwa mujibu wa SOP, vyakula na burudani fulani kwa maofisa wa Serikali aidha (1) lazima ipate idhini ya awali, au (2) inahitaji taarifa ya ushauri kutoka mwana kamati wa kamati ya utekelezaji wa Universal. Kupokea idhini ya awali au kutoa taarifa, ni lazima muombaji wa Universal awasilishe Fomu ya Ombi la GTH iliyojazwa kulingana na SOP. SOP zinataja vizingiti vinavyopaswa kutumiwa kwa uidhinishaji au taarifa na zinatambulisha anayehitajika kutathmini ombi la uidhinishaji. Angalau mfanyakazi mmoja wa Universal anapaswa kuwepo kwa toleo lolote la vyakula au burudani inayotolewa kwa maofisa wa Serikali.

Mbali na mahitaji kwa ujumla yaliyoorodheshwa pale juu, gharama zinazohusiana na usafiri zinazolipwa kwa niaba ya maofisa wa Serikali:

1. Lazima zigharamiwe wakati wa usafiri wa moja kwa moja wa ofisa wa Serikali kuelekea na kutoka katika eneo halali la kibiashara, pamoja na uchukuzi unao husishwa na ofisa wa Serikali kushiriki katika mikutano au shughuli nyingine za kibiashara na wafanyakazi wa Universal.

2. Lazima ziwe za kuridhisha kulingana na hali inayohusu safari na ukuu wa Ofisa wa Serikali.

3. Haupaswi kuhusha marafiki, wake au waume, au watu wengine wa jamii ya ofisa wa Serikali. Gharama zozote kama hizi zinazo husishwa na

31

Zawadi, Usafiri, na Ukarimu

usafiri ni lazima zilipwe na ofisa wa Serikali.

4. Havipaswi kujumuisha safari zozote za kando. “Safari ya kando” ni safari inayotolewa kwa ofisa wa Serikali hadi mwisho wowote wa safari usio na uhusiano wa moja kwa moja na biashara yetu wakati mfanyakazi wa Universal hasafiri na ofisa wa Serikali.

5. Lazima vilipwe moja kwa moja kwa wachuuzi (yaani Mashirika ya ndege, hoteli, au makampuni yanayokodi ma gari) inapowezekana. Wakati malipo ya moja kwa moja hayawezekani, Universal inaweza kurejesha tu gharama za matumizi ambazo ofisa wa Serikali ametolea risiti. Urejeshaji wa gharama utalipwa kwa mwajiri wa ofisa wa Serikali na hauwezi kulipwa kama pesa taslimu bila ya idhini ya Kamati ya Uzingatiaji. Hakuna urejeshaji wa gharama unaoweza kulipwa kwa njia yoyote moja kwa moja kwa ofisa wa Serikali bila idhini ya Kamati ya Uzingatiaji.

6. Havipaswi kujuisha “marupurupu ya kila siku” yoyote isipokuwa yameidhinishwa na Kamati ya Uzingatiaji.

E. Faida Nyingine. Katika hali nyingine, mfanyakazi wa Universal anaweza kupokea maombi kutoka kwa

mashirika ya Serikali au maofisa wa Serikali ya kutoa au kufidia aina nyingine za faida, kama vile uajiri wa ndugu au kusaidia katika kuomba viza za kwenda Marekani au nchi nyingine. Ingawa faida hizi huenda zikaonekana tofauti na zawadi, usafiri, na ukarimu, miongozo na kanuni sawa vinatumika wakati mfanyakazi wa Universal anazingatia maombi kama haya. Mbali na hayo, mfanyakazi wa Universal anapaswa kurejelea sera nyingine za utekelezaji za Universal au miongozo mingine maalum iliyotolewa na ushauri wa utekelezaji wa Universal.

F. Kushindwa Kupata Mahitaji ya Idhini ya Awali. Mfanyakazi wa Universal akiidhinisha au kutoa gharama yoyote ya zawadi, chakula, usafriri, au burudani au faida inayohusiana na haya kwa ofisa wa Serikali bila idhini ya awali inayohitajika, au anashindwa kuwasilishwa taarifai inayohitajika ya gharama ambazo hazihitaji idhini ya awali, Universal itachukua hatua kama hizi vipasavyo, hadi na pamoja na kutorejeshea mfanyakazi gharama kwa matumizi ya malipo au faida, na/au kukagua shughuli ya mfanyakazi ili kuamua iwapo hatua ya ziada inafaa ili kushughulikia ukiukaji wowote wa Sera hii na Kanuni ya Maadili.

SWALI NA J IBU

X SWALI LA 1 LA USAFIRI/ZAWADI:

Wadhibiti kutoka katika Wizara ya Mazingira husafiri kutoka katika makao makuu ya nchi hadi kwenye kiwanda chetu mara moja kwa mwaka ili kuki kagua kiwanda hicho. Serikali inahitaji makampuni yanayostahili kukaguliwa kulipia gharama za usafiri, malazi na vyakula wakati wa mkaguzi. Je, ni vibaya tukifuata desturi hii?

JIBU:

Ilimradi kiasi hicho ni cha kuridhisha (uamuzi utakaofanywa wakati wa uidhinishaji) na kinazingatia m hitaji yote husika ya sheria za nchi husika, hii inaruhusiwa.

Ikiwezekana, unapaswa kupata kumbukumbu inayofaa inayoonyesha mwongozo wa serikali wa kulipia gharama hizi. Pia, malipo kama haya yanapaswa kufanywa moja kwa moja kwenye Wizara husika na si kwa maofisa binafsi., ikiwezekana, ni lazima gharama hiyo irejeshwe kulingana na risiti zinazoonyesha gharama halisi, na ni lazima zitunzwe vizuri katika vitabu vya kumbukumbu vya kampuni yako. Kama ilivyo na gharama zote za usafiri na ukarimu zilizolipiwa kwa niaba ya Maofisa wa Serikali, hii itahitaji idhini ya awali kama ilivyowekwa katika Mwongozo huu na SOP zinazofaa.

32

Zawadi, Usafiri, na Ukarimu

X SWALI LA 2 LA USAFIRI/ZAWADI:

Kila mwaka wawakilishi wa maofisa kutoka kwa kampuni ya sigara inayomilikiwa na serikali hutembelea ofisi yetu jijini Richmond ili kujihusisha katika majadiliano muhimu kuhusu zao la tumbaku. Wajumbe hao wametuomba kugharamia usafiri wao. Je, tunaweza kugharamia?

JIBU:

Ali mradi gharama ni za kuridhisha (uamuzi utakaofanywa wakati wa uidhinishaji) na zinazingatia mahitaji yote yanayofaa ya sheria ya mtaa na Maadili ya mpangilio wa mteja, usafiri unapaswa kuruhusika. Ni lazima gharama zilipiwe wakati wa usafiri wa moja kwa moja wa ofisa kuelekea na kutoka katika eneo halali la biashara kwa sababu shughuli halali, za kibiashara, hazistahili kuhusisha marafiki, wake au waume, au watu wengine ndugu wa maofisa hao, na hazipaswi kuhusisha “safari zozote za kando” ambazo hazihusiani moja kwa moja na biashara yetu. Kama ilivyo na gharama nyingine zote za usafiri/ukarimu zinazolipiwa kwa niaba ya Maofisa wa Serikali, idhini ya awali huhitajika kama ilivyoelezwa kwenye Mwongozo huu na SOP husika.

X SWALI LA 3 LA USAFIRI/ZAWADI:

Baadhi ya maelezo yanashabiana na # 2 hapo juu, isipokuwa uwakilishi unaomba kusimama Las Vegas kwa saa 24 ili kucheza kamari. Pia uwakilishaji unatuomba kutoa “posho ya kila siku” maalum kwa ajili ya kulipia kamari na gharama nyingine za ukarimu, pia kulipia usafiri na gharama nyingine za burudani. Ujumbe huo unasema kuwa mmoja wa washindani wetu kibiashara alifanya kitu sawa na ombi hili mwaka jana. Je, tunaweza kugharamia?

JIBU:

Malipo ya ziada yanayo husiana na vipengele vyote vya safari ya kando ya Las Vegas iliyopendekezwa hayaruhusiwi kwa sababu kuu mbili. Kwanza, hakuna

sababu halali ya kibiashara ya kusimama Las Vegas; ikiwa maofisa wangependa kusimama, wanapaswa kujilipia gharama zote zinazohusishwa na safari ya kando. Pili, “marupurupu ya kila siku”yaliyoombwa ya kucheza kamari, na malipo ya usafiri na burudani nyingine si ya madhumuni halali ya kibiashara. Na haijalishi kama mshindani wetu kibiashara ametoa au hajatoa malipo sawia kwa siku zilizopita .

X SWALI LA 4 LA USAFIRI/ZAWADI:

Mkubwa wa Idara ya Majani (Head of Leaf Department) wa mmojawapo wa wateja wangu wanaomilikiwa na serikali anakaribia kustaafu. Amekuwa rafiki mzuri kwa kampuni yangu kwa miaka mingi. Kwa sababu anakaribia kuondoka katika kampuni, je, ni sawa pale atakapoondoka nimzawadie jozi ya fimbo za kuchezea gofu ambayo ni ya bei ghali?

JIBU:

Hapana. Zawadi za thamani kubwa kwa Maofisa wa Serikali hazistahili, hata ikiwa wanaelekea kustaafu. Zawadi zozote kwa ofisa lazima ziwe za thamani ndogo na inayofaa kulingana na cheo cha ofisa muhusika katika kampuni yao. Ingawa Mkuu wa Idara ya Majani ni cheo cha juu, jozi ya fimbo za kuchezea gofu ni za bei ghali na itazidi kile ambacho kingechukuliwa kuwa kinachoridhisha na kinachofaa. Pia, kumbuka kuwa unapaswa kuomba idhini ya awali ili kutoa zawadi kama hizi baada ya kuwasilisha Fomu ya Ombi la GTH iliyojazwa kulingana na Mwongozo huu na SOP zinazofaa. SOP inabainisha vizingiti husika vya uidhinishaji na zinataja anayepashwa kutathmini ombi la uidhinishaji.

MASWALI NA MAJIBU YANAENDELEA

33

ichango ya hisani na miradi ya wajibu wa kijamii ni mifano muhimu ya kujitolea kwa Universal katika jamii ambamo tunaendesha shughuli zetu duniani kote. Kundi la Universal linasaidia miradi na shughuli za hisani, kutoka shule hadi viwanja vya mpira wa miguu na hadi kwa miradi inayotoa chakula kwa wanaohitaji. Uwekezaji tunaoufanya katika jamii zetu kwenye eneo unasaidia kukuza maendeleo endelevu.

Michango ya hisani wakati mwingine inafanywa kwa masuala yanayohusika na taifa, lakini mara kwa mara inafanywa kwa hisani ya eneo au kimaeneo ili kuwasaidia wahitaji katika kiwango cha eneo husika. Mifano ya michango kama hii inajumuisha utoaji msaada wa hisani kwa eneo husika, juhudi za msaada wa maafa ya kitaifa, au operesheni za kimataifa kama za shirika la Msalaba Mwekundu.

Miradi ya kijamii, kwa kinyume, sio misaada kwa mashirika ya hisani. Ni miradi ambayo pesa tunayotumia inaenda moja kwa moja kwenye miradi yenyewe (kwa mfano, tukinunua vifaa vya vya kujenga shule ya eneo fulani ), au inaratibiwa na Shirika la Serikali linalojulikana au shirika lisilo kuwa la serikali (“NGO”) linalosimamia fedha za mradi. Miradi ya kijamii ni miradi inayonuiwa kuboresha jamii husika, hasa jamii zinazofanya ukulima, au kusuluhisha matatizo yanayohusiana na sekta yetu au uendeshaji kazi wetu. Miradi ya jukumu la kijamii inajumuisha, kwa mfano, miradi ya kuboresha shule au barabara za mtaa, kuendeleza upandaji upya wa miti, au kuzuia ajira za watoto. Huenda miradi kama hii ilianzishwa na kampuni yako au kuombwa na Shirika la Serikali au NGO, au kampuni yako inaweza kuwa ilishiriki katika mradi na mteja au mtu mwingine. Mbali na hayo, kwa madhumuni ya Sera hii, ni lazima kampuni zichukulie ufadhili unaohusiana na serikali kama miradi yakijamii. Ufadhili unaweza kujumuisha michango kwa tamasha au sherehe za kijamii, na pia mikutano au matukio mengine yaliyopangwa na au kwa mashirika ya Serikali au maofisa wa Serikali.

Universal inahimiza shughuli za hisani na wajibu wa kijamii, lakini michango au maombi ya miradi ni lazima zichunguzwe kwa makini. Hatari zinaweza kutokea kutokana na michango na miradi katika njia tofauti; kwa mfano:

� Wakati ofisa maalum wa serikali amehusika katika kupokea mchango wa shirika la hisani;

� Wakati ombi ni la kusaidia shirika la serikali;

� Wakati shirika pokezi halina uwazi wa kifedha; au

� Wakati mambo sawia yanasababisha uwezekano kwamba mchango unaweza kuchepuliwa kwa mfadhiliwa asiyefaa na kuhusishwa na faida ya kibiashara inayotafutwa na mhisani.

Inapaswa kueleweka kuwa mchango au mradi uliopendekezwa si njia danganyifu ya kutoa faida ya kibinafsi kwa ofisa wa Serikali. Mbali na hayo, ni muhimu kuzingatia wakati mwafaka wa mchango. Mchango unaokubalika unaweza kubadilika na kuwa usiofaa ikiwa umepewa au kukubaliwa wakati wewe au kampuni yako, kwa mfano, unatafuta idhini au udhibiti wa kibiashara kutoka kwa Shirika la Serikali linahusishwa na ombi.

Sera ya Universal hainuii kukatisha tamaa wafanyakazi binafsi, maofisa, au wakurugenzi dhidi ya kutoa michango ya hisani kama haki yao binafsi. Lakini unapaswa kuwa na uhakika kuwa michango ya kibinafsi ya hisani haitolewi kwa niaba ya kampuni ya Universal, na michango ya kibinafsi ya hisani kamwe haiwezi kutolewa kulingana na mkataba au utekelezaji yoyote ya kuchukua au kutochukua hatua yoyote maalum ya kiserikali kwa niaba ya kampuni yoyote ya Universal.

Makampuni ya Universal hayawezi kutoa mchango kama sehemu ya kupata fadhila za ofisa yeyote wa Serikali, hata kama mpokeaji ni mhisani halisi. Ikiwa ofisa wa Serikali ameahidi faida yoyote, au kutoa tishio lolote, kuhusiana na ombi la mchango, ni lazima mchango ukataliwe na ni lazima Kamati ya Uzingatiaji ifahamishwe.

MCHAKATO WA KUTOA MCHANGO

Ikiwa kampuni yako ingependa kutoa mchango wa hisani au wa kijamii kwa shirika lisilokuwa la Marekani au kutoa msaada wa hisani au mradi wa kijamii nje ya Marekani, taratibu zifuatazo zitatumika:

A. Jitihada Zinazopaswa: Ni lazima muombaji wa

M I C H A N G O Y A H I S A N I N A M I R A D I K I J A M I I

M

34

Michango ya Hisani na Miradi Kijamii

Universal ajaze Orodha ya Mchango wa Hisani na ya Kijamii. Mbali na hayo, Hojaji ya Jitihada Zinazopaswa ya Michango ya Hisani na Jukumu la Kijamii ni lazima ijazwe na shirika la hisani au, katika hali ya matumizi ya jukumu la kijamii, shirika jingine lolote linalouratibu mradi (kwa mfano, NGO). Fomu zimeundwa kushika taarifa muhimu ili kuruhusu Universal kutathmini kufaa kwa mchango au ufadhili, kama vile:

1. Utambulisho wa mpokeaji;

2. Asili ya ombi la mchango au ufadhili, ikijumuisha iwapo ofisa wa serikali aliomba mchango;

3. Kuhusika kwa ofisa wa serikali, pamoja na iwapo yeye ndiye mpokeaji, na iwapo mchango unaweza kuchepuliwa kwa manufaa ya ofisa wa serikali;

4. Kufaa kwa mpokeaji (k.m., Iwapo misheni ya mpokeaji inaambatana na thamani za universal, iwapo mpokeaji ni shirika la hisani ambalo limesajiliwa katika nchi ambayo limo (yaani, Hali sawa na 501(c)(3) nchini Marekani), uwazi wa kifedha wa mpokeaji, iwapo mpokeaji ana sifa ya ulaghai, rushwa au tabia nyingine isioambatana na viwango vya kimaadili vya universal, au iwapo mpokeaji ameorodheshwa kwenye orodha ya serikali ya watu wabaya);

5. Kufaa kwa mchango chini ya sheria ya mtaa; na

6. Aina ya mchango (fedha au zawadi), mchakato wa kuwasilisha mchango (k.m., Hundi, uhamishaji pesa kwa njia ya kielekroniki), na madhumuni ya mchango.

B. Ukaguzi na Uidhinishaji: Muombaji atawalisha Orodha na Hojaji zilizojazwa kwa Kamati ya Universal inayofaa kwa ukaguzi na uidhinishaji. Taratibu za Viwango vya Uendeshaji wa Michango ya Hisani na Miradi ya Wajibu wa Kijamii zinabainisha ni Kamati ipi ya Universal inahitaji kukagua na kuidhinisha maombi.

1. Michango yote (1) iliyoombwa na ofisa wa

Serikali, (2) ambayo mpokeaji ni Shirika la Serikali, au (3) ambayo mpokeaji anashirikishwa na ofisa wa Serikali lazima iwasilishwe kwa Kamati ya Uzingatiaji.

2. Kwa michango mingine yote, ukaguzi na uidhinishaji utategemea thamani ya mchango kulingana na Taratibu za Viwango vya Uendeshaji wa Michango ya Hisani na Miradi ya Kijamii.

C. Kinga: Kamati husika inayokagua ombi ina wajibu wa kutambua kinga zinazofaa za kushughulikia hatari zinazowasilishwa kwa ombi. Kwa baadhi ya maombi, inaweza kuwa lazima kwa Kamati kuzingatia kinga, kama vile:

1. Kusimamia jitihada za ziada zinazopaswa kwa mpokeaji (k.m., Kukagua hali ya fedha ya mpokeaji, marejeleo ya ushauri, n.k.);

2. Kumhitaji mpokeaji kukubali sheria kali za kupambana na Rushwa zilizo katika mkataba au cheti; na

3. Kupata mbinu zinazofaa za usimamizi ili kuthibitisha matumizi mazuri ya mchango.

D. Uwekaji Kumbukumbu na Ufuatiliaji: Kamati husika inayokagua ombi inapaswa kudumisha faili ya jitihada zinazopaswa kwa mchango wowote ulioombwa (iwapo umeidhinishwa au la). Mbali na hayo, Timu za Kamati ya Utekelezaji ya Kanda zina wajibu wa kufuatilia michango ya hisani na ya wajibu wa kijamii katika maeneo yao. Kamati za kikanda zitatoa vielelezo kwa Kamati ya Uzingatiaji mara moja kila baada ya miezi mitatu.

E. Mbinu ya Malipo: Malipo yote ya michango ya hisani na wajibu wa kijamii ni lazima izingatie Sera za Uidhinishaji wa Matumizi na Gharama za Universal na Taratibu za Viwango vya Uendeshaji wa Utekelezaji (SOP) zinatumika kwa malipo muhimu ya utekelezaji. Michango ya pesa taslimu inapaswa kuepukwa na, ikiwezekana, makampuni ya Iniversal yanapaswa kufanya michango yao ya kijamii kwa njia ya zawadi. Kwa mfano, ikiwa kampuni yako imeombwa kusaidia kulipia shule

35

Michango ya Hisani na Miradi Kijamii

SWALI NA J IBU

mpya, kampuni yako inaweza kutoa vigae vya kuezekea kwa mkandarasi anayejenga shule badala ya kutoa hundi.

F. Kutunza kumbukumbu za Michango: Kampuni ya Universal inayotoa mchango ni lazima ipate ushahidi wa risiti kwa kila mchango wa hisani na wajibu wa kijamii inaofanya, na ni lazima mchango ukumbukumbuwe kwa usahihi katika akaunti muhimu ya utekelezaji inayofaa katika vitabu na kumbukumbu za kampuni. Pia ni lazima mchango uzingatie taratibu nyingine zote zinazotumika katika

malipo muhimu ya utekelezaji.

KUSHINDWA KUPATA MAHITAJI YA IDHINI YA AWALI

Mfanyakazi wa Universal akiidhinisha mchango wa hisani au wajibu wa kijamii bila idhini ya awali inayohitajika na SOP za kampuni ya Universal, Universal itamchukulia hatua kama inavyopaswa, hadi na pamoja na kukagua shughuli za mfanyakazi ili kuamua ikiwa hatua inafaa kuchukuliwa kwa ukiukaji wowote wa Sera hii na Kanuni ya Maadili.

X SWALI LA 1 LA MCHANGO:

Meya ameiomba kampuni yetu kuchangia fedha ili kusaidia mji kununua vifaa vya kuezekea paa jipya la jengo la watoto yatima. Meya hana ushawishi wa moja kwa moja juu ya shughuli zetu, lakini kampuni yangu inataka kudumisha uhusiano mzuri naye kwa sababu yeye ni mtu mashuhuri katika jamii. Ombi halihusiani na faida yoyote iliyoaihidiwa au tishio. Je, tunaweza kutoa mchango huo?

JIBU:

Tukichukulia kuwa mchango huu unatosheleza mchakato wa jitihada zinazopaswa na unaambatana na kigezo cha Kamati ya Utekelezaji ya kutoa michango, mchango huu unaweza kutolewa. Mchango huu unachukuliwa kama mradi wa wajibu wetu kwa kijamii, na uko chini ya sheria na vizingiti vilivyoelezewa katika SOP. Ili kutoa hakikisho kuwa mchango utatumiwa kama ilivyonuiwa, kampuni inapaswa kufikiria kununua na kuchanga vifaa vya paa jipya moja kwa moja, badala ya kuweka fedha katika akaunti ya benki ya mji. Ombi lolote la ufuatiliaji la meya au ofisa mwingine la kuweka pesa katika akaunti yao binafsi au kutoa pesa taslimu linaweza kusababisha “alama za Hatari” za ziada ambazo zinaweza kusababisha uamuzi wa kutoa kufikiriwa upya kwa mujibu wa hatari zaidi katika utekelezaji huo .

X SWALI LA 2 LA MCHANGO:

Kiwanda chetu kipya cha kusindika tumbaku kilijengwa

maili mia moja (100) kutoka bandari ya karibu. Kiwanda kinaweza kufikiwa tu kwa barabara moja kuu. msongamano wa magari wa kuelekea na kutoka kwenye kiwanda umesababisha kuzorota kwa barabara. Ofisi ya mji husika ina vifaa vichache sana vya kutengeneza barabara na imeomba kampuni yangu kuchangia vifaa vya kuboresha barabara. Ingawa kampuni yangu inahusiana na ofisi hii kwani mara kwa mara tunapata vibali vya shughuli zetu za kusindika tumbaku, ombi halikuhusishwa na jambo lolote la kipekee. Je, tunaweza kuruhusu ombi hili?

JIBU:

Tukichukulia kuwa taratibu zinazofaa zilifuatwa na mahitaji ya idhini ya awali yamepatikana, mchango huu unaweza kufanywa. Mfano huu unaonyesha tofauti kati ya mchango unaofanywa kibinafsi na ofisa wa Serikali (ambao hauruhusiwi), na mchango unaofanywa kwa wakala wa serikali ili kuboresha uwezo wake wa kufanya kazi yake kwa mujibu wa sheria. Michango inayofanywa moja kwa moja kwa mawakala wa serikali inaruhusiwa kwa ujumla, “Alama za Hatari” ambazo hazipo ambazo kama zingeonyesha kuwa mchango utaelekezwa kwa ajili ya matumizi binafsi au matumizi ya ofisa yoyote wa Serikali. Ili kutoa hakikisho zaidi kwamba mchango utatumiwa ilivyonuiwa, kampuni inapaswa kuzingatia kununua na kuchangia vifaa vya uboreshaji wa barabara ikiwezekana.

36

Michango ya Hisani na Miradi Kijamii

MASWALI NA MAJIBU YANAENDELEA

X SWALI LA 3 LA MCHANGO:

Kiwanda chetu cha kusindika tumbaku kilichoelezewa katika Swali #2 hufanyiwa pigwa doria mara kwa mara na maofisa wa usalama. Mmoja wa mameneja wetu amefuatwa na ofisa mkuu katika kundi la kupiga doria, aliyemwambia kwamba kwa sababu ya kupunguzwa kwa bajeti polisi watahitaji malipo ya mara kwa mara kila mwezi kwa ajili ya kununua mafuta ili waendelee kufanya doria kiwandani. Ofisa huyo alisema kwamba angependa kuchukua malipo hayo kwa pesa taslimu mara moja kwa mwezi na atakuwa na wajibu wa kunua mafuta. Pia alisema kwamba kampuni nyingine za ndani zinaambiwa zifanye malipo kama hayo na jambo hili ni la kawaida kwa biashara za ndani kuchangia gharama za kupigia viwanda vyao doria. Je, tunaweza kuruhusu ombi hili?

JIBU:

Kwa namna ilivyoulizwa, kuchangia kwa aina hii hakukubaliki. Ma swala yanayozunguka ombi hili—ombi la kutoa pesa moja kwa moja kwa ofisa wa Serikali, ukosefu wa uwazi, kwamba ofisa atasimamia fedha hizo na awe na

uwezo wa kuweka fedha hizo kama zake au za maofisa wengine—kunaleta hatari kubwa kwamba kiasi cha pesa hizo zitaelekezwa kwenye matumizi binafsi ya ofisa huyo. Aidha, hakuna malipo nyeti ya fedha taslimu yanayoweza kulipwa bila ya uidhinisho wa Kamati ya Utekelezaji.

Hata hivyo, inawezekana kwamba kampuni yako inaweza kufadhili idara ya polisi kwa mafuta kwa njia ambayo haitaleta matatizo kama hayo. Swali muhimu ni nini kinaruhusiwa chini ya sheria za nchi husika zinazotumika, ambazo unafaa KUTAFUTA USHAURI kutoka kwenye Idara ya Sheria ya Universal. Sheria za nchi inapoeleweka, basi unaweza kutathmini njia mbadala ya kutoa msaada kupitia Kamati ya Utekelezaji i. Kwa mfano, baada ya kuchangia pesa, kampuni yako inaweza kununua mafuta moja kwa moja. Au, inaweza kufanya malipo kwa hundi au njia nyingine za moja kwa moja kwa ofisi ya idara ya polisi badala ya kufanya malipo yoyote moja kwa moja kwa Ofisa. Ilimradi sheria inaruhusu na kinga zinazofaa zinazingatiwa—na zinaidhinishwa kabla na Kamati ya Utekelezaji—ombi kama hilo linaweza kuruhusiwa.

37

heria za Marekani na za kigeni kwa ujumla zinazuia kampuni kuchangia au kufadhili matumizi yanayohusiana na uchaguzi wowote wa ofisi ya kisiasa. Sheria hizi pia zinazuia kampuni kufadhili kifedha wagombea wa viti na nafasi za kisiasa. Michango ya kisiasa ni pamoja na malipo ya moja kwa moja au ya aina nyingine, zawadi za bidhaa au huduma, ujiungaji, uwanachama, ununuaji wa tiketi za wachangishajii fedha, na ununuaji wa nafasi ya tangazo. Sera ya Universal ni kwamba huwezi kufanya mchango wowote wa kisiasa au kufadhili matumizi yoyote kwa shirika lolote au mgombea yoyote wa kisiasa anayegombea nafasi ya kisiasa kwa niaba ya au kwa manufaa ya kampuni yako.

Huenda ukawa na maswali kuhusu kama unaweza kufadhili wanasiasa wako wa ndani. Sera ya Universal hailengi kuwazuia wafanyakazi binafsi, maofisa, au wakurugenzi kutoshiriki katika mchakato wa kisiasa kwa haki zao, ikiwa ni pamoja na kufanya michango binafsi kwa wagombea au vyama vya mapenzi yao. Lakini lazima uhakikishe kwamba michango ya kisiasa kamwe haifanywi kwa niaba ya kampuni ya Universal, na michango kama hiyo kamwe haitategemea utekelezaji au kuelewana kokote kwa kuchukua au kutochukua hatua yoyote za kiserikali kwa niaba ya kampuni yoyote ya Universal.

M I C H A N G O Y A K I S I A S A

S

38

M A M B O Y A S E R I K A L I N A U D H I B I T I W A S E R I K A L I

hughuli mbalimbali zinazohitaji ushirikiano na serikali za nchi geni zinaweza kusababisha hatari ya Rushwa kwa Universal. Kwa mfano, kutii mahitaji ya taratibu na leseni, na kujihusisha na ushawishi au ushirikinano mwingine (wa moja kwa moja au kupitia Watu wa tatu, kama vile washawishi au ushirikiano wa kibiashara) na Maofisa wa Serikali, kunaweza kuwapatia Maofisa wa serikali fursa ya kupata manufaa yasiyofaa kwa kusaidia kwao. Wafanyakazi wa Universal lazima wakatae maombi yoyote kama hayo, na Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Universal lazima ijulishwe kuhusu shughuli kama hizo kwa sababu ya hatari iliyopo.

MAMBO YA SERIKALI

“Mambo ya Serikali” ni pamoja na majadiliano na ushirikiano mwingine ambao kampuni ya Universal (au Mshiriki mwingine anayefanya kazi kwa niaba yake) inaweza kuwa nao na Shirika lolote la Serikali. Mambo ya Serikali ni pamoja na “shughuli za ushawishi” (shughuli zilizolengwa kushawishi maofisa wa umma au wanachama wa taasis ya Kisheria au taratibu nyingine za serikali) na shughuli nyingine ambazo Universal inahusisha serikali ya nchi ya kigeni kujadili sera, taratibu, au sheria. Kwa mfano, juhudi ya kuhusisha serikali za ndani kuchukua msimamo fulani kuhusu Mkutano wa Mfumo wa Udhibiti Tumbaku wa WHO (Shirika la Afya la Duniani) ni shughuli ya mambo ya serikali, kama ilivyo juhudi ya kutafuta mabadiliko ya sheria za ushuru za ndani, vizuizi vya biashara nje na maduhuli, au sheria nyingine ili kunufaisha biashara ya Universal. Huu ni ukweli pale ambapo wafanyakazi wa Universal wanajihusisha na shughuli hii na pia wakati Mtu wa tatu anajihusisha na shughuli hizi kwa niaba ya Universal (kwa mfano, tunapofadhili au kushiriki katika ushirikiano wa kibiashara). Kampuni yako inafaa ijulishe Timu yako ya Utekelezaji ya Kanda wakati shughuli ya Mambo ya Serikali inazingatiwa, kwa kutumia Fomu ya Ombi la Uhusishaji wa Mambo ya Serikali. Taarifa hiyo ni pamoja na:

� Masuala yanayohusika;

� Kila shirika la serikali litakalohusishwa kuhusu suala hili;

� Muda wa shughuli za mambo ya serikali;

� Kama kampuni yako inatumia huduma za mshiriki yoyote wa tatu, ikiwa ni pamoja na biashara yoyote ya pamoja, mshawishi, mshauri, au ushirikiano wa kibiashara, kutekeleza sehemu yoyote ya juhudi za mambo ya serikali; na

� Jukumu la kwanza la wafanyakazi wa kampuni ya universal.

Mtu yoyote wa Tatu ili kuhusishwa katika shughuli za Mambo ya Serikali lazima achunguzwe kwa umakini na aidhinishwe chini ya taratibu zinazotumika kama ilivyoainishwa katika Sera hii na sera na miongozo mingine ya Universal.

Timu ya Utekelezaji ya Kanda itakagua shughuli zilizopendekezwa za Mambo ya Serikali na iamue kama kuna mambo yoyote ya ziada ya Sheria au utekelezaji yanayohitaji ushauri chini ya sheria husika za ndani. Timu ya Utekelezaji ya Kanda pia itaamua kama mafunzo ya ziada, maalumu ya kupambana na rushwa yanahitajika kwa wafanyakazi wa kampuni ya Universal walio na jukumu la shughuli ya Mambo ya Serikali na pia wafanyakazi wowote wengine waliohusika (ikiwa ni pamoja na watu wa tatu).

Kila kampuni ya Universal inayojihusisha na shuguli za Mambo ya Serikali lazima iarifu Timu ya Utekelezaji ya Kanda kuhusu hali ya shughuli hizo angalau kila miezi mitatu.

Gharama zote za kampuni ya Universal zinazohusiana na shuguli za Mambo ya Serikali (ikiwa ni pamoja na malipo kwa washawishi, washauri, au watoa huduma wengine wowote wa Mtu wa tatu, au kufadhili shughuli za ushirikiano wa kibiashara zinahusiana na shughuli za Mambo ya Serikali) lazima kumbukumbu ziwekwe kwa usahihi katika akaunti nyeti kwa utekelezaji iliyoteuliwa na kampuni ya Universal. Malipo yote au gharama zote zinazohusiana na shughuli za Mambo ya Serikali lazima zizingatie sera na taratibu zinazotumika za Universal, ikiwa ni pamoja na taratibu kuhusu malipo nyeti kwa utekelezaji. Hairuhusiwi kamwe kufanya malipo kwa mtu binafsi au ofisa wa Serikali yanayohusiana na shughuli za Mambo ya Serikali.

S

39

Mambo ya Serikali na Udhibiti wa Serikali

TARATIBU ZA SERIKALI; MAOMBI YA MALIPO

YASIYOFAA

Kila kampuni ya Universal inahitaji idhini mbalimbali za Shirika la Serikali kuendesha au kufanya biashara. Hizi zinaweza kuwa ni pamoja na leseni, vibali, usajili, umiliki, au uidhinisho mwingine wowote uliochukuliwa wa kufanya biashara, kufungua ofisi au kiwanda, kuleta au kuuza bidha na mali ghafi nje, zinazopita ukaguzi wa afya na usalama, au kufanya dhima nyingine zinazohitajika kwa biashara yako (kila hitaji linatakiwa kuwa na“Uidhinisho”). Lazima kila oparesheni ya Universal itunze hesabu za bidhaa na Uidhinisho wao.

Mara nyingi, Universal hupokea Uidhinisho kama huo kutoka kwa Mashirika ya Serikali bila tatizo lolote. Kukiwa na tatizo kwamba kampuni ya Universal iko na mgogoro na Shirika lolote la Serikali linalohusiana na Uidhinisho wowote, lazima kampuni ya Universal iiarifu Timu ya Utekelezaji ya Kanda. Mifano ya migogoro kama hiyo ni pamoja na kukataa kwa Mashirika ya Serikali kutoa Uidhinisho ulioombwa na Universal; kutoa uamuzi mbaya kuhusu ukaguzi au usafirishaji wowote wa mizigo; au kudai kutozingatia sheria, taratibu, au vibali vilivyoko.

Aidha, iwapo kampuni yako iko na mgogoro wowote mwingine na Shirika la Serikali, lazima pia kampuni yako itoe taarifa ya haraka kwa Timu ya Utekelezaji ya Kanda. Kwa mfano, kama mteja anayedhibitiwa na serikali anatoa madai kuhusu tumbaku iliyouzwa na kampuni ya Universal, lazima kampuni hiyo iiarifu Timu ya Utekelezaji ya Kanda mara moja kuhusu madai hayo. mfano mwingine, ni kama utawala wa ushuru wa ndani unaarifu kampuni yako kuhusu mgogoro wa ushuru au madai mengine ya ushuru, lazima tukio hilo litolewe taarifa kwa Timu ya Utekelezaji ya Kanda.

Inawezekana kwamba ofisa wa Serikali huenda akaomba malipo yasiyofaa kuhusiana na Uidhinisho, mgogoro, au shughuli zetu za Mambo ya Serikali. Hali kama hiyo ikitokea, ni muhimu kwamba uiarifu Timu ya Utekelezaji ya Kanda mara moja. Bila shaka hatutakubali ombi hilo, lakini hata hivyo ni muhimu kwamba Timu ya Utekelezaji ya Kanda iwe inajua kuhusu ombi na hatari inayohusiana nalo. Tafadhali pia rejea sera za Universal kuhusu “kurahisisha malipo,” malipo ya vitisho, na malipo yanayohusiana na afya na usalama wa mfanyakazi,ya

taarifa kuhusu maombi hayo maalumu ya malipo kutoka kwa Maofisa wa Serikali.

Lazima kampuni yako itoe taarifa kwa Timu husika ya Utekelezaji ya Kanda endapo mgogoro na Shirika la Kiserikali unapotokea, au wakati ofisa wa Serikali anaomba malipo yasiyofaa, kwa kutumia Fomu ya Mgogoro na Serikali. Taarifa hiyo ni pamoja na:

� Masuala yanayohusika;

� Kila shirika la serikali lililohusika na mgogoro, uidhinisho, au suala;

� Athari inayowezekana ya kibiashara au kisheria ya mgogoro au uidhinisho unaohitajika (kwa mfano, kama kupoteza uidhinisho kunaweza kuiweka kampuni yako katika hali ya kutozingatia sheria za ndani na kuiweka katika hatari ya adhabu iwezekanayo);

� Kama kampuni yako inajihusisha na huduma za mtu wa tatu, ikiwa ni pamoja na biashara ya pamoja, mshawishi, au ushirikiano wa kibiashara, ili kutatua mgogoro;

� Mfanyakazi wa kwanza kuwajibika wa kampuni ya Universal; na

� Ombi lolote la malipo au kitu chochote cha thamani kutoka kwa Ofisa wa serikali ili kutatua mgogoro.

Mtu wa tatu anayefaa kuhusika na shughuli zinazohusiana na kupokea Uidhinisho au katika migogoro na Mashirika ya Serikali lazima achunguzwe kwa makini na aidhinishwe chini ya taratibu kama ilivyoelezwa katika Sera hii na mwongozo mwingine.

Timu ya Utekelezaji ya Kanda itakagua masuala husika, iamue kama kuna masuala yoyote ya zaida ya mafunzo ya ziada, maalumu ya kupambana na rushwa yanahitajika kwa mfanyakazi wa kwanza kuwajibika wa kampuni ya Universal na wafanyakazi wowote wengine wanaohusika (ikiwa ni pamoja na watu wa tatu). Timu ya Utekelezaji ya Eneo pia itasima mia ufuatiliaji wa Uidhinisho wote unaohitajika na migogoro yote ya sasa na Mashirika ya Serikali.

40

Mambo ya Serikali na Udhibiti wa Serikali

Lazima kampuni ya Universal iieleze Timu ya Utekelezaji ya Kanda kuhusu Uidhinisho, migogoro na Mashirika ya Serikali, na maombi ya Maofisa wa Serikali ya malipo yasiyofaa mara kwa mara.

Malipo yote & gharama zote zinazohusiana na shuguli zinazohusu Uidhinisho au mgogoro wowote na Shirika

la Serikali lazima lifuate sera na taratibu zote husika za Universal, ikiwa ni pamoja na taratibu kuhusu malipo nyeti kwa utekelezaji. Haikubaliki kamwe kufanya malipo kwa mtu binafsi au Ofisa wa Serikali ili atatue mgogoro.

SWALI NA J IBU

X SWALI LA 1 LA MAMBO YA SERIKALI. TARATIBU

ZA SERIKALI:

Hivi karibuni tulijulishwa kuhusu mgogoro wa ushuru unaohusiana na ushuru wa uuazaji nje wa tumbaku iliyosindikwa. Tunapinga madai yaliyotolewa na utawala wa ushuru, na tunataka kuiomba serikali kuu kubadilisha sheria kuhusu ushuru wa tumbaku ili kukuza mauzo ya nje zaidi. Je, tunahitaji kufanya nini chini ya mpango wa utekelezaji?

JIBU:

Kwanza, ni lazima ukamilishe Fomu ya Mgogoro na Serikali na uiwasilishe kwa Timu yako ya Utekelezaji ya Eneo kwa maelezo yao. Kisha, ni lazima ukamilishe Fomu ya Ombi la Kujihusisha na Mambo ya Serikali na uiwasilishe kwa Timu yako ya Utekelezaji ya Kanda kwa uidhinisho kabla ya kuanzisha majadiliano na serikali ya kubadilisha sheria kuhusu ushuru. Aidha, kama unaamini utatumia mtu au kampuni nje ya Universal kukusaidia na majadiliano hayo na serikali, na mtu au kampuni hiyo itashirikiana na serikali ya shirikisho kwa niaba yako, mtu au kampuni hiyo lazima ipitishwe kwa mpango wa Uchunguzi unaofaa uliojadiliwa hapo awali katika Mwongozo huu. Hatimaye, unapotatua mgogoro wa ushuru, lazima uambatanishe Fomu ya Mgogoro na Serikali ili Timu ya Utekelezaji ya eneo ijulishwe kuuhusu kuisha kwa mgogoro.

X SWALI LA 2 LA MAMBO YA SERIKALI. TARATIBU

ZA SERIKALI:

Kampuni yangu haihusishi Mtu wa Tatu moja kwa moja

kujihusisha na shughuli zozote za kushawishi (yaani, shughuli zilizolengwa kuwashawishi maofisa wa umma au wajumbe wa shirika la kutengeneza sheria kuhusu sheria au taratibu za serikali). Lakini sisi ni wanachama wa ushirikiano wa kibiashara wa wachuuzi wa tumbaku ambao hutuarifu mara kwa mara kuhusu sheria na taratibu zinazoweza kuathiri sekta yetu, na tunajua kwamba chama hukutana na serikali kuhusu msimamo wa sekta wa masuala hayo. Je, tunaruhusiwa kushiriki katika ushirikiano huu wa kibiashara?

JIBU:

Unaweza kuruhusiwa kushiriki katika ushirikiano wa kibiashara unaojihusisha na shughuli za kushawishi. Hata hivyo, kwa sababu ya hatari zinazohusika ni muhimu taratibu zinazofaa zifuatwe, kama ilivyoelezwa katika sehemu tofauti za Mwongozo huu na SOP husika. Kwanza, kwa sababu ushirikiano wa kibiashara hushirikiana na Maofisa wa Serikali kwa niaba yetu, ushirikiano huo wa kibiashara huchukuliwa kama Mtu wa Tatu chini ya kiwango kinachohitajika cha Uchunguzi unaofaa (angalia fungu la “watu wa tatu” la Mwongozo huu). Pili, kwa sababu ushirikiano hujihusisha katika shughuli za kushawishi, lazima kampuni yako iiarifu Timu yetu ya Utekelezaji i ya Eneo kwa kutumia Fomu ya Ombi la Kujihusisha na Mambo ya Serikali. Taratibu hizo zikikamilika na uidhinisho unaohitajika umepokewa, utaruhusiwa kushiriki katika ushirikiano wa kibiashara chini ya ulinzi unaofaa ili kufuatilia shughuli za ushirikiano wa kibiashara unaotokana na Universal.

41

S E R A Y A K U T O L I P I Z A K I S A S I

H I T I M S H O

ila mfanyakazi, ofisa, na mkurugenzi yuko na jukumu la kutoa taarifa ya ukiukaji wa Kanuni hii ili mwenendo uweze kuzingatiwa na Universal iweze kutatua hali hiyo na kuchukua hatua inayofaa.

Hakuna mtu katika familia ya Universal atachukua hatua yoyote mbaya dhidi ya mtu yoyote kwa kutoa taarifa ya kweli inayohusiana na ukiukaji wa sheria au sera ya

Universal. Universal haitastahimili ulipizaji kisasi wowote dhidi ya watu wanaouliza ma swali au kutoa taarifa za nia njema za ukiukaji wa Kanuni hii. Mtu yoyote anayelipiza kisasi ataadhibiwa. Mtu yoyote anayeamini kisasi kumelipizwa dhidi yake anafaa afuate maagizo katika fungu la “Nini Cha Kufanya” ya Kanuni hii mara moja.

atika Universal, tunajikakamua kulinda raslimali yetu muhimu zaidi ya kibiashara: uadilifu. Wewe ni sehemu muhimu ya jitihada zetu. Lazima usome na uelewe Mwongozo huu. Rushwa ni tisho kwa biashara yetu na ni kinyume na utamaduni wetu hapa Universal.

Tuna wajibu kwa wateja wetu, jumuiya zetu, wawekezaji wetu, na sisi wenyewe kufanya biashara yetu kulingana na viwango vya juu vya kimaadili na kushutumu Rushwa.

K

K

42

F A H A R A S A

wongozo huu hutumia maneno fulani Madhubuti katika ma eneo yake mbalimbali. Maneno haya yamefafanuliwa hapo chini, na wakati wote maneno au misemo hii inatumiwa katika Mwongozo huu, inafaa ifafanuliwe kama ilivyoelezwa katika fungu hili.

“Mkandarasi msaidizi” maana yake ni upande wowote wa nje unaosaidia wakala kutoa huduma kulingana na 1) mikataba yao kwenye Universal na ambaye anafanya mazungumzo na chombo cha serikali au ofisa wa serikali kwa lengo la biashara hii.; 2) ni chombo au afisa wa serikali; 3) anamilikiwa au kudhibitiwa na chombo au afisa wa serikali; au, 4) alipendekezwa kwa matumizi na chombo au afisa wa serikali .mfano wa mkanadarasi msaidizi ni kama kampuni ya ufuatiliaji,wakala wa forodha,wakili au mshauri.

“Kanuni za Maadili” au “Kanuni”: Kanuni za Maadili za Universal Corporation. Kanuni hii inaweza kupatikana kwa kutembelea kurasa ya Utekelezaji ya wavuti ya Universal inayopatikana kwa jamii kupitia: www.universalcorp.com/compliance.

“FCPA”: Sheria ya Vitendo vya Rushwa Nje ya Marekani.

“Ofisa wa Serikali”: ni pamoja na lolote kati ya yafuatayo: � Mawaziri, makatibu, wakurugenzi, wabunge,

mahakimu, maofisa, na wafanyakazi wa shirika lolote la serikali, ikiwa ni pamoja na maofisa waliochaguliwa;

� Mtu yoyote binafsi anayefanya kwa muda mfupi kamaofisa kwa au kwa niaba ya shirika lolote la kiserikali (kama vile mshauri aliyeajiriwa na shirika la serikali afanye kazi kwa niaba ya shirika hilo);

� Ndugu wa familia ya kifalme;

� Vyama vya kisiasa, wagombeaji ofisi ya kisiasa katika kiwango chochote, au maofisa wa vyama vya kisiasa; na

� Maofisa, wafanyakazi, au wawakilishi rasmi wa Mashirika ya umma ya kimataifa (ya kiserikali kwa kiasi fulani), kama vile shirika la afya la kimataifa, benki ya dunia, muungano wa mataifa, au IMF;

� Ndugu wa karibu (wenzi, wazazi, watoto, wanandugu) wa watu wowote walioorodheshwa katika ufafanuzi huu.

“Shirika la Serikali”: ni pamoja na lolote kati ya yafuatayo:

� Idara, uwakala, au wizara, Kamati, au mahakama yoyote, katika matawi ya serikali ya utendaji, bunge, au kimahakama na katika kiwango cha shirikisho (kitaifa), jimbo, mkoa, au manispaa (au zilizo sawa na hizo);

� Shirika lolote “linalotenda kwa uwezo rasmi” (yaani, linalotenda chini ya uwakilishi wa utawala kutoka kwa serikali kutekeleza majukumu ya serikali, na familia za kifalme;

� Vyama vyovyote vya kisiasa na kampeni za kisiasa;

� Mashirika yoyote ya umma au ya kimataifa, kama vile shirika la afya duniani, benki ya dunia, muungano wa mataifa, au IMF;

� Kampuni yoyote ambayo jukumu lake linadokeza kwamba ni wakala wa serikali (kwa mfano, kampuni ya umeme); na

� Ofisa yoyote wa serikali.

Neno “Shirika la Serikali” pia linajumuisha makampuni chini ya umiliki au udhibiti wa serikali, hata kama makampuni yanaendeshwa kama Mashirika yanayomilikiwa kibinafsi. Kwa mujibu wa Mwongozo huu, kampuni itachukuliwa kama “Shirika la Serikali” kama shirika lolote lililoorodheshwa hapo juu katika ufafanuzi huu linafanya chochote kati ya yafuatayo:

� Lina angalau 25% ya umiliki katika kampuni;

� Linadhibiti kura za angalau 25% ya hisa zilizotolewa na shirika (ikiwa ni pamoja na kupitia matumizi ya “hisa muhimu”, yaani, Hisa maalumu inayompa mhisa haki zaidi za kupiga kura kuliko wamiliki wa hisa nyingine katika kampuni hiyo);

� Linaweza kuteua maofisa au wakurugenzi wa kampuni hiyo; au

M

43

Faharasa

� Linahitajika au linahifadhi haki ya kuidhinisha hatua muhimu za shirika.

(Wasiliana na Usimamizi wako wa ndani, Timu yako ya Utekelezaji ya Eneo, Kamati ya Utekelezaji au Ofisa Mkuu wa Utekelezaji wa orodha ya sasa ya watengenezaji wa bidhaa za tumbaku ambao Universal inawachukulia kuwa Mashirika ya Serikali.)

“Rushwa”: Kama ilivyotajwa katika Kanuni ya Maadili, “Rushwa” ni kitu chochote chenye thamani na kinatolewa, kuahidiwa, au kupewa ili kuchochea uamuzi fulani wa kufanya biashara na Universal au kupea Universal faida kinyume na taratibu au isiyo ya haki. Rushwa haihusishi tu malipo ya pesa taslimu. Zawadi karimu, michango kinyume na taratibu ya kampeni, misaada ya masomo, bidhaa anasa, tikiti za michezo, na mapambo ya vito au vito vimeamuliwa kuwa rushwa. Kipengele muhimu cha ufafanuzi wa “Rushwa” ni madhumuni ya malipo. Sheria

za kupambana na Rushwa zinapiga marufuku kulipa kitu chochote cha thamani ili kuongeza biashara, kudumisha biashara iliyopo, au kupata manufaa yasiyofaa. Hii pia inajumuisha kupata leseni au vibali vya udhibiti, kuzuia hatua hasi za serikali, kupunguza kodi, kutolipa ada za ushuru au forodha, au kuzuia mshindani dhidi ya kuzabuni katika biashara. Hata kama Universal inaweza kuchukuliwa hatua ya Sheria na serikali, kama vile kupokea fedha zilizorejeshwa au leseni, malipo ya Rushwa ili kupokea haki hiyo bado ni marufuku.

“Mtu wa tatu”: ”Mtu wa tatu ” ni mtu yoyote au kampuni yoyote ya nje ya Universal inayoshirikiana na Mashirika ya Serikali au Maofisa wa Serikali kwa niaba ya kampuni yako. Ifuatayo ni orodha ya mifano ya watu wa tatu ambao kampuni yako inaweza kutumia au inaweza kuhitaji kuwatumia siku zijazo:

KUNDI UFAFANUZI

Watu wa Kati katika Mauzo

Watafutaji “Mtafutaji” ni mtu au shirika linaloleta fursa za biashara na Shirika la Serikali kwa kampuni yako na hupokea malipo au malipo kutoka kwa kampuni yako au Shirika hilo la Serikali kwa muama la huo.

Mawakala wa Mauzo ”Wakala wa mauzo” ni mtu au chombo kinachowezesha mauzo ya kampuni yako. Kama mauzo ya tumbaku au vitu vingine kwa wateja. [Mawakala wa Mauzo wako chini ya “Sera ya Wakala wa Mauzo” iliyo katika Mwongozo huu.]

Dalali “Dalali” ni mtu au chombo kinachonunua Tumbaku au kitu chochote kutoka kwenye kampuni yako na kuuza kwa chombo cha serikali.

Mawakala wa Mnunuzi ”Wakala wa mnunuzi” ni mtu alieajiriwa na mteja kuwezesha manunuzi ya tumbaku au vitu vingine kwa wateja kutoka kwenye kampuni yako. [Wakati wakala wa manunuzi anasimama kwa niaba ya mteja na siyo Universal, Universal itafanya uchunguzi wa kina wa mawakala hao kabla ya kutoa kibali. Tafadhali rejea kipengele husika kinachohusu wakala wa manunuzi hapo chini.]

Wabia wa Biashara ya Pamoja

”Mbia wa biashara ya pamoja” ni mtu au shirika linalomiliki sehemu ya kampuni ambayo pia inamilikiwa na kampuni yako, na kampuni hiyo inayomilikiwa kwa umoja hushirikiana na Shirika la Serikali. [Wabia wa Biashara ya Pamoja wako chini ya “Sera ya Wabia” iliyo katika Mwongozo huu.]

44

Faharasa

Watoa Huduma za Kitaalamu

Mawakili Aina hii inahusisha mawakili wanaoshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako (ikiwa ni pamoja na idara ya mahakama, maofisa wa Usimamizi, na utekelezaji sheria).

Washauri wa Ushuru na Wahasibu

Aina hii inawahusu washauri wa ushuru na wahasibu wanaoshirikiana na Mashirika ya Serikali kwa niaba ya kampuni yako (ikiwa ni pamoja na utawala wa ushuru) kuhusu madai au mgogoro wa ushuru, au wanaoshirikiana na Mashirika ya Serikali kwa niaba ya kampuni yako (ikiwa ni pamoja na utawala wa ushuru) katika njia nyingine zinazohusiana na ushuru.

Washawishi “Mshawishi” ni mtu au shirika linalishirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako kwa madhumuni ya kubadilisha, kukata rufaa, au kutekeleza sheria au taratibu. [Kumbuka: aina hii inaweza kujumuisha ushirikiano wa kibiashara ambao kampuni yako imejiunga kama ushirikiano wa kibiashara unashirikiana na Shirika la Serikali kwa madhumuni hayo.]

Mshauri wa Udhibiti/Mambo ya Serikali

“Mshauri wa udhibiti/mambo ya serikali” ni mtu au shirika linaloshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako ili kuisadia kampuni yako kutatua masuala ya udhibiti au kiserikali.

Mawakala wa Hataza “Mshauri wa hataza” ni mtu au shirika linalishirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako kuhusu manufaa ya hataza au haki miliki nyingine.

Madalali wa Mali Isiyohamishika

“Dalali wa mali isiyohamishika” ni mtu au shirika linalishirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako (ikiwa ni pamoja na ugawanyaji wowote wa ma eneo au shirika au ofisa wa mali) kuhusu mali yoyote isiyohamishika inayomilikiwa au kukodishwa na kampuni yako au ingependa kumiliki, kukodisha, au kuuza.

Mshauri wa leseni/kutoa vibali

“Mshauri wa leseni/kutoa vibali” ni mtu au shirika linaloshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako kwa madhumuni ya kuisadia kampuni yako kupata vibali, leseni, au uidhinisho mwingine, ikiwa ni pamoja na vibali vya kimazingira au kuwakilisha kampuni yako kwa Shirika la Serikali kuhusu madai, ikiwa ni pamoja na madai ya kimazingira.

Watoa Huduma za Kuchakata

Wasafirishaji Mizigo “Msafirishaji mizigo” ni mtu au shirika linalosafirisha tumbaku au vitu vingine vya kampuni yako na kushirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako kuhusu kulipia mizigo ushuru wa forodha au kuvukisha mizigo katika mipaka ya nchi. Hii ni pamoja na wasafirishaji mizigo wanaoajiri wakandarasi wadogo wawasaidie kulipia mizigo ushuru wa forodha.

45

Faharasa

Madalali wa Forodha “Dalali wa forodha” ni mtu au shirika (isipokuwa msafirishaji mizigo) anayeshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako kuhusu kulipia mizigo ushuru wa forodha au kuvukisha mizigo katika mipaka ya nchi.

Mshauri wa Usafirishaji Mizigo

“Mshauri wa usafirishaji mizigo” ni mtu au chombo (zaidi ya kibali cha forodha au kupakuwa mizigo) anayefanya kazi na chombo cha serikali kwa niaba ya kampuni yako kuhusiana na masuala ya usafirishaji, kusafirisha kwa njia ya meli, kumwaga dawa ya kuua wadudu, na shughuli nyingine zinazoendana na harakati au uhifadhi wa tumbaku ya kampuni yako au vitu vingine.

Watayarishaji maombi ya Visa/Washauri wa mambo ya Uhamiaji

“Mtayarishaji mambo ya Viza ” au “mshauri wa uhamiaji” ni mtu au shirika linaloshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako (ikiwa ni pamoja na maafisa wa uhamiaji) kukusaidia kupata visa, vibali vya kazi, au idhini au vyeti vingine vya wafanyikazi na wawakilishi wa kampuni yako.

Watoa Wafanyakazi “Mtoa wafanyakazi” ni mtu au shirika linaipa kampuni yako wafanyakazi na linaloshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba yako (ikiwa ni pamoja na wizara ya kazi na maafisa wa uhamiaji).

Wengine

Kujenga/Ujenzi Makontrakta

“Kontrakta wa kujenga/ujenzi” ni mtu au shirika linaloshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako kwa madhumuni ya kupata vibali, leseni, au uidhinisho mwingine unaohusiana na miradi ya ujenzi.

Washauri/Wengine Kategoria hii inahusu mtu yoyote mwingine au shirika lolote lingine ambalo bado halijaorodheshwa hapo juu linaloshirikiana na Shirika la Serikali kwa niaba ya kampuni yako.

46

Introduction

Kiambatisho: Orodha ya Namba za Simu Zisizo za Malipo

AT&T Direct Dial Access®1. Kutoka simu za nje piga AT&T Direct Dial

Access® ya eneo lako:

Brazili ................................................ 0-800-888-8288Brazili ................................................ 0-800-890-0288Bulgaria ..................................................00-800-0010China (GIS) ............................................ 4006612656Jamhuri ya Dominika ..................... 1-800-225-5288Jamhuri ya Dominika (Opareta wa Kihispania) ....................................................................... 11-22Jamhuri ya Dominika ..................... 1-800-872-2881Ujerumani ........................................ 0-800-225-5288Ugiriki.....................................................00-800-1311Guatema la .................................................. 999-9190Hungaria ............................................ 06-800-011-11India ............................................................... 000-117Indonesia ....................................................001-801-1Italia ........................................................800-172-444Ma sedonia (F.Y.R) ................................. 0800-94288Meksiko ........................................ 001-800-462-4240Meksiko (Opareta wa Kihispania) 001-800-658-5454Meksiko .......................................... 01-800-288-2872Meksiko (Por Cobrar) .................... 01-800-112-2020Uholanzi .............................................0800-022-9111Nikaragua (Opareta wa Kihispania) ........1-800-0164Nikaragua ................................................1-800-0174Paragwai (Asuncion City peke yake) .......008-11-800Ufilipino (PLDT) .................................1010-5511-00Ufilipino (Globe, Philcom, Digitel, Smart) ..... 105-11Ufilipino (Opareta wa Kitagalogi) .................. 105-12Polandi .......................................... 0-0-800-111-1111

Urusi (St. Petersburg) ................................. 363-2400Urusi (Misko)............................................... 363-2400Urusi .......................................... 8^10-800-110-1011Urusi ...................................................8^495-363-240Urusi ...................................................8^812-363-240Singapo(StarHub) ................................800-001-0001Singapo (SingTel) .................................800-011-1111Afrika ya Kusini ................................ 0-800-99-0123Hispania .................................................900-99-0011Uswisi ...................................................0-800-890011Uturuki ...............................................0811-288-0001

2. Piga 866-292-5224 papohapo.3. Simu itajibiwa kwa Kiingereza. Kuendelea na

simu yako kwa lugha nyingine:

1. Tafadhali omba kuzungumza kwa lugha yako hili waweze kukuitia mkalimani.

2. Inaweza kuchukua dakika 1–3 kupata mkalimani.

3. Kwa muda huu tafadhali usikate simu.

Piga namba ya simu ya huduma ya nchi yako isiyo ya malipo. Piga (866) 292 5224 papohapo. Hakuna haja ya kuanza na “1” kabla ya namba hii.

Kama hakuna huduma isiyo ya malipo inayotolewa katika nchi yako, tafadhali piga namba ya simu ya moja kwa moja ya Utekelezaji nchini Marekani kwa kupiga +1 866 292 5224.

Namba zote za simu zilizoorodheshwa hapo chini zilifanyiwa marekebisho tarehe 26 Julai, 2012. Kwa orodha ya hivi karibuni, tafadhali tembelea wavuti hii: https://www.universalcorp.com/compliance.

47

Kama nchi yako haijaorodheshwa, tafadhali tembelea wavuti www.universalcorp.com/compliance kwa ajili ya namba zaidi za kupiga simu za kimataifa.

Kupiga simu Moja kwa Moja

Kutoka nje ya Marekani piga moja kwa moja kwa eneo lako:

Marekani .......................................... 1-866-292-5224Bangladeshi ................................... +1-503-748-0657Malawi ............................................ +1-503-748-0657Msumbiji ........................................ +1-503-748-0657Tanzania ......................................... +1-503-748-0657Falme za Kiarabu .......................... +1-503-748-0657Zimbabwe ...................................... +1-503-748-0657

48

Timu za Utekelezaji za Eneo

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Afrika

Fabio FedettoWayne KluckowJohan Knoester

Neil MarlboroughDoug MeiselGary Taylor

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Asia

Paul BeevorAndrew Cuthbertson

Silvi FriestianiTonny Gharata

Siddhartha GodjaliRodney Miriyoga

Michee San PascualBradley Peall

Arif Soemardjo Winston Uy

Richard Wood

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Maeneo

yanayo lima tumbaku inayokaushwa na

hewa

Andrew BealJens BöhningFritz Bossert

Matthias GlissmannRaul Perez

Tom Stephenson

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Ulaya

Enrique del CampoDomenico CardinaliGiorgio Marchetti

Donatella Pontarollo

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Socotab

Maria Angelova-MaillardRichard LopezNicolas MétaisSandra Preston

Christian RasmussenJonathan Wertheimer

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Amerika

ya Kusini

Fernando Brandt Cesar A. Bünecker

Aldemir Faqui Adam Fraser

Silvia Eifert HaasJulio MantovaniValmor ThesingEduardo Trebien

Timu ya Utekelezaji ya Kanda ya Amerika

ya Kaskazini

Clay FrazierMike HaymoreRoland Kooper

Brian PopeHugh TrusthamRicardo Yudi

P.O. Box 25099Richmond, Virginia 23260

USA

www.universalcorp.com

LEG1212 SWA