NEW HIRE ORIENTATION Office of Human Resources & Affirma2ve Ac2on 8 Park Plaza, 2nd Floor, Suite 204 Boston, MA  02116 Tel: (617) 824‐8580  Fax: (617) 824‐8579  hPp://www.emerson.edu/hr 

INTRODUCTION

Emerson College’s Office of Human Resources and Affirma6ve Ac6on (“HR/AA”) welcomes you to the College. HR/AA administers the policies contained in this Handbook. If you have any ques6ons, or need addi6onal informa6on about any aspect of your employment at Emerson, contact the Office of HR/AA. Our contact informa6on is as follows:  Office of Human Resources and Affirma6ve Ac6on 8 Park Plaza, 2nd Floor, Suite 204 Boston, MA  02116   Tel: 617‐824‐8580   Fax: 617‐824‐8579  You are also encouraged to visit our website at h[p://www.emerson.edu/hr for informa6on and updates. 

STAFF Alexa Jackson Associate Vice President for Human Resources and Affirma6ve Ac6on Alexa_Jackson@emerson.edu, x8133  Candace Carter‐Smalley Associate Director of Human Resources C_Carter_Smalley@emerson.edu, x8125  Kimberly Marcella Employment Manager Kimberly_Marcella@emerson.edu, x8452  Blaine Butler Employment Specialist Blaine_Butler@emerson.edu, x8995 

Tara D. Cusick Payroll Manager Tara_Cusick@emerson.edu, x8950  Angel Feng Sr. HR Services Coordinator Angel_Feng@emerson.edu, x8124  William Jones Employment Services Coordinator Willie_Jones@emerson.edu, x8256  

POLICY: EQUAL EMPLOYMENT OPPORTUNITY POLICY Emerson College is an Equal Opportunity Employer. As such, it will not discriminate against any employee or applicant for employment on the basis of race, color, religion, age, sex, na6onal origin, sexual orienta6on, gender iden6ty, physical or mental handicap/disability, veteran status, ancestry, gene6c informa6on, or any other category protected by law. This philosophy is prac6ced in, but not limited to, the following: employment, promo6on, upgrading, demo6on, transfer, posi6on classifica6on, recruitment or recruitment adver6sing, layoff or termina6on, rate of pay, benefits or other compensa6on, and/or selec6on for training. All employment decisions at the College are based on merit, qualifica6ons and abili6es. Any employee or applicant for employment who has ques6ons about this policy or its implementa6on within the College is encouraged to contact HR/AA.   

AFFIRMATIVE ACTION POLICY

The College wishes to employ a diverse workforce. Accordingly, all individuals employed by the College who are involved in recruitment, hiring, and promo6ons should exert their best efforts to achieve a diverse workforce by insuring a non‐discriminatory process of recruitment, hiring, and promo6on for women, members of minority groups, disabled individuals, and veterans at all levels of employment throughout the College. Emerson also expects any outside organiza6ons with whom it contracts to comply with all applicable an6‐discrimina6on laws.   In accordance with the College’s Policy Against Discrimina6on and Harassment, employees who have any concerns rela6ng to possible discrimina6on at the College are encouraged to share their concerns with the AVP of HR/AA, and/or the College’s General Counsel or Associate General Counsel.  

AMERICANS WITH DISABILITIES ACT (1)

Emerson College is commi[ed to complying with the Americans with Disabili6es Act (ADA), the ADA Amendments Act of 2008 (“ADAAA”), and similar applicable state and local laws. It is the College’s policy not to discriminate against any qualified employee or applicant with regard to any terms or condi6ons of employment because of such individual’s disability or handicap so long as the employee can perform the essen6al func6ons of the job, with or without reasonable accommoda6on.    The College provides reasonable accommoda6on to qualified disabled individuals as defined by the ADAAA and applicable state and local non‐discrimina6on laws, provided such accommoda6ons do not cons6tute an undue hardship on the College and provided that the employee or applicant has made the College aware of his or her disability or handicap and has requested an accommoda6on.  Employees who believe they need a reasonable accommoda6on to perform the essen6al func6ons of their job because of a disability or handicap must no6fy the Associate Director, Benefits, in wri6ng, by comple6ng a “Request for Accommoda6on Form.” A copy of the form may also be obtained on the HR/AA website at h[p://www.emerson.edu/hr or in person at the Office of HR/AA. 

AMERICANS WITH DISABILITIES ACT (2)

The employee must provide documenta6on of his or her disability from his or her physician to the Office of HR/AA. The College may also require the employee to submit to a medical examina6on by a physician designated by the College, at the College’s expense.    The College will treat the medical informa6on submi[ed in support of a request for accommoda6on as confiden6al and will only disclose the informa6on to those who have a legi6mate business need to know. The Office of HR/AA maintains medical informa6on submi[ed in support of an employee’s request for accommoda6on separately from the employee’s Personnel File. Employees who have access to an employee’s medical informa6on are expected to maintain the confiden6ality of such informa6on. 

WORKING AT EMERSON COLLEGE: ORIENTATION SESSIONS FOR NEW EMPLOYEES

The College requires that all new employees a[end an orienta6on session conducted by HR/AA as close to the date of hire as possible. Orienta6on sessions provide new employees with informa6on about the College, its personnel policies, procedures, benefits programs, and facili6es, as well as a tour of the College campus.   Orienta6on is generally held in the Office of Human Resources and Affirma6ve Ac6on.   Orienta6on sessions are held at least once each month, beginning at 9:00 a.m. HR/AA no6fies each new employee and his/her supervisor of the date the employee is scheduled to a[end an orienta6on session.    

WORK AUTHORIZATION/ IMMIGRATION REFORM AND CONTROL ACT OF 1986 (IRCA) The Immigra6on Reform and Control Act (IRCA) requires employers to verify the legal work authoriza6on of all employees within three business days of their start date.    Therefore, all newly‐hired employees must complete an I‐9 Form within three business days of their first day of work.    As mandated by federal law, the College will terminate the employment of any employee who fails to furnish such documenta6on as required. The I‐9 Forms and procedures for compliance are available in HR/AA.  �

EMERSON IDENTIFICATION CARDS

The Emerson College Office of HR/AA issues Emerson College iden6fica6on cards to all new Emerson employees. These iden6fica6on cards grant employees access to campus buildings and offices as required to perform their jobs.    The Office of HR/AA can be reached at X8580.   The Office of HR/AA will also issue replacements for lost or stolen cards. The College may charge a nominal fee for replacement cards. 

COMPENSATION POLICY AND GUIDING PRINCIPLES Emerson College’s compensa6on system is designed to a[ract, retain, and reward high quality employees who ac6vely support the College’s commitment to excellence in communica6ons and the arts.  The College sets salaries for all employment posi6ons in order to a[ract, mo6vate, develop, and retain key staff and faculty needed for future College success.    Our pay philosophy is to compensate employees in a manner that is consistent with the reality of the market, an employee’s performance, internal equity, and the College’s financial condi6on. 

EMPLOYMENT CATEGORIES (1): EXEMPT OR NONEXEMPT STATUS All posi6ons at the College are classified in one of two pay categories: (1) exempt (not eligible for over6me pay) or (2) non‐exempt (eligible for over6me pay).     If you believe that your posi6on has been classified incorrectly, you should immediately report this informa6on to your direct supervisor. If, aler discussion with your direct supervisor, you con6nue to have ques6ons about the appropriateness of your job classifica6on, you should speak with an Associate Director of HR/AA. The Office of HR/AA will promptly review your classifica6on.  If you believe the College has failed to pay you for hours worked (including over6me hours), or if you believe the College has made improper reduc6ons in pay, you should speak with an Associate Director of HR/AA. If the Office of HR/AA determines that an error has been made, the College will promptly correct the error.  

OVERTIME PAY

A non‐exempt (over6me eligible) employee may not work more than his or her regularly scheduled hours unless he or she obtains prior approval from his or her supervisor. The College pays non‐exempt employees who regularly work 36¼ hours per week their regular rate of pay for any addi6onal hours worked up to 40 hours during a work week. The College pays non‐exempt employees for work in excess of 40 hours in a week at a rate of one and one‐half (1.5) 6mes their regular rate of pay. Sick, personal, vaca6on or holiday leaves are not counted towards over6me hours.    Exempt employees are not eligible for over6me pay. The College does not grant compensatory (“comp”) 6me off for exempt or non‐exempt employees and does not permit supervisors to grant employees comp 6me.    If any employee feels that the College has made improper deduc6ons from his/her pay, or that the College has failed to properly pay the employee in a 6mely manner, the employee should file a complaint with an Associate Director of HR. The employee must submit the complaint in wri6ng. HR/AA will promptly review any such complaints. The College will reimburse the employee for payroll mistakes as quickly as possible upon learning of such mistakes.    The College tries to be as accurate as possible in paying its employees. However, on rare occasions, the College may inadvertently pay someone more than he or she is en6tled. The College reserves the right to recover overpayments from employees, or to adjust future payment(s) to the employee to reimburse the College for the overpayment.  

PERFORMANCE EVALUATIONS

The College expects supervisors to evaluate employees’ work performance in wri6ng annually.    A formal performance review is designed to promote discussion between an employee and his/her supervisor regarding current job responsibili6es, performance of assigned du6es, problems that have arisen on the job, goals, and other per6nent topics. Addi6onally, managers should have regular discussions with an employees concerning his/her performance. It is essen6al for supervisors to have frank and honest exchanges with their employees to ensure that the performance evalua6on process serves its intended purpose of helping the employee to plan for personal and professional growth.  Emerson’s annual performance evalua6on program is a paperless on‐line process. The process includes: 1) each employee comple6ng a self‐evalua6on; 2) each manager/supervisor comple6ng his or her own performance evalua6on of each employee who reports to him or her; 3) the employee and his/her manager mee6ng to discuss the wri[en evalua6on; and 4) the employee, his or her supervisor, and the supervisor’s supervisor signing the evalua6on.    

MERIT INCREASES 

The College considers merit‐based salary increases aler the comple6on of performance evalua6ons. If awarded, merit increases are generally effec6ve on October 1st of each year.    New employees must be employed by January 1 of a given year to be eligible for merit increases on October 1 of that year. Those new employee merit increases, if awarded, will be prorated based on the number of months worked during the fiscal year. For example, an employee hired on December 1 would receive, on the following October 1, seven‐twellhs of his or her merit increase.  Merit increases for employees who take discre6onary leaves of absence of more than one month during the previous fiscal year will be prorated.  

HOURS OF WORK

The regular workweek for most full 6me non‐exempt employees at the College is 36 ¼ hours, 8:45 a.m. to 5:00 p.m., Monday through Friday. However, some departments work a 40‐hour workweek. If an employee’s regular work hours will include working evening and night shils, or on weekends, his/her supervisor or HR/AA will inform the employee of his/her required hours at the 6me of hire or as the College’s needs change.   If it best serves the College’s opera6onal needs, a supervisor may, in consulta6on with HR/AA, modify or change an employee’s hours of work or shil assignment. However, the supervisor will no6fy employees in advance of any changes to their regular work schedules.    The College expects exempt employees to work, at a minimum, the regular work week.  Exempt employees’ posi6ons may also require that they work addi6onal 6me to perform their job, including nights or weekends.   

ESSENTIAL PERSONNEL In the event of severe weather condi6ons or emergency situa6ons, the College may delay its opening or close.  If the College delays its opening, or closes, all employees whose posi6ons are designated as “essen6al” must report to work at their regularly scheduled 6me. Employees should refer to their job descrip6ons, available at HR/AA, to determine whether the College has designated their posi6on as essen6al.  Essen6al personnel may be required to remain at work beyond their normally scheduled hours if, in the opinion of their supervisor, their con6nued presence is necessary. The supervisor will provide employees with as much no6ce as possible so that employees can make any necessary personal arrangements.  Non‐exempt (over6me eligible) employees who are essen6al personnel will receive premium pay for each hour, or por6on of an hour, that they work while the College is closed. For purposes of this policy, the official opening 6me for the College is 8:00 a.m.  Therefore, for example, a non‐exempt employee who reports at 8:00 a.m. on a delayed opening day will receive 6me and one‐half for the hours from 8:00 a.m. un6l 10:00 a.m. when the College opens, and straight pay therealer. Exempt (salaried) employees who are essen6al personnel are expected to report for duty as part of their job, and do not receive extra compensa6on for doing so. The College does not grant compensatory (“comp”) 6me off for exempt or non‐exempt employees and does not permit supervisors to grant employees comp 6me.    Employees can obtain a recorded message of the College’s opera6ng schedule by calling the main number (617) 824‐8500 and selec6ng “2” or by checking the Emerson website at www.emerson.edu. The College announces class cancella6ons by 6:30 a.m. for day classes and by 3:00 p.m. for evening classes. An announcement cancelling classes cancels both classes and work, unless otherwise indicated.    The College announcements are also on the following: Radio:    WRKO 680 AM    Television:  WBZ Channel 4 

   WBZ 1030 AM         WCVB Channel 5    WERS 88.9 FM         WHDH Channel 7 

REPORTING TO WORK

Each employee makes an important contribu6on to the College. The College expects all employees to be at work on 6me.   If an employee is unable to report to work on days when he or she is scheduled to work, he/she should no6fy his/her supervisor as far in advance as possible.    

MANDATORY DIRECT DEPOSIT OF PAYCHECKS The College requires all employees to have their pay deposited directly into their bank accounts. Direct Deposit Forms are available at HR/AA or on the HR website, www.emerson.edu/hr.  

PAY PERIODS AND PAY DAYS

The weekly pay period begins at 12:00 a.m. on Monday morning and ends at 11:59 p.m. on Sunday night. Emerson issues direct deposit advices to non‐exempt employees weekly on Fridays, for work performed the previous week. When a payday falls on a holiday, employees are issued direct deposit advices on the preceding workday. The College issues direct deposit advices to all exempt staff on a semi‐monthly basis on the 15th and the 30th of each month. If those days fall on a holiday or weekend, direct deposit advices are issued on the prior business day.  

PAYROLL DEDUCTIONS

The College is legally required to make certain deduc6ons from each paycheck, including federal and state withholding taxes, FICA (also known as social security), and Medicare taxes.  The amounts the College withholds depends on the employee’s earnings and the exemp6ons that she or he claims. To change the number of exemp6ons claimed, an employee must complete and submit HR/AA with a new withholding form which can be found on the HR/AA website at h[p://www.emerson.edu/hr/upload/W‐4Form.pdf.   An employee may authorize the College to make addi6onal deduc6ons if the employee grants such authoriza6on in wri6ng. These addi6onal deduc6ons may include deduc6ons for re6rement, medical insurance premium contribu6ons, dental insurance premium contribu6ons, Sec6on 125 Flexible Spending Accounts, and transporta6on/commuter services.  Employees should review their paychecks regularly to confirm that the College has made the correct deduc6ons.    Employees wishing to make changes to a payroll deduc6on(s) must provide HR/AA with the appropriate form by the payroll date that precedes the payroll date in which the change is to be reflected.  

EMPLOYEE PERSONNEL FILES

HR/AA maintains a personnel file on each employee. These files are a part of the business records of the College. The College will not, except as required by law, disclose the contents of these files to any person outside the normal course of the College’s business without first obtaining approval from the employee.    An employee may review his or her own personnel file, obtain a copy of his or her personnel file, or authorize the release of the informa6on contained in his or her personnel file to another person or en6ty, by submirng a wri[en request to HR/AA. Per state law, HR/AA will make the employee’s personnel file available within five business days of receiving the employee’s wri[en request.    Personnel files may not be removed from HR/AA.    

CHANGES TO EMPLOYEE INFORMATION 

In order to keep their records current, employees should inform HR/AA of any changes to the following informa6on: employee name, address, telephone number, marital status, beneficiaries, number of dependents, emergency contacts, and comple6on of academic degrees.  Emerson College uses an Emergency No6fica6on System (ENS) called Connect‐ED to communicate with students, faculty, and staff in the event of an emergency. The Connect‐ED system simultaneously transmits messages by telephone, email and text message. The College encourages all employees to submit their emergency contact informa6on to Connect‐ED by going to the e‐Campus Web page at h[p://ecampus.emerson.edu and clicking on the Sign‐up/Update ENS link found on the menu on the lel‐hand side. Employees should update their emergency contact informa6on on Connect‐ED in the same way.    The College may also periodically request that employees confirm or update their personal informa6on so that the College can contact employees and/or their emergency contacts when necessary.  

EMPLOYEE REFERRALS The College encourages current employees to refer other qualified individuals to the College for possible employment opportuni6es.    Employees may refer family members or friends interested in employment with the College so long as the exis6ng employee would not be in a supervisory or subordinate role with that family member in the same department.   Employment decisions are based on job requirements and an applicant’s related experience.  

REFERENCES FOR EMPLOYEES Employees are encouraged to forward inquiries or requests for references for another or former employee of the College to HR/AA.    Work‐related informa6on about employees is confiden6al and the College expects its employees to respect and protect the privacy of other current and former employees, and to release such informa6on only with the wri[en consent of the current or former employee.    HR/AA will only confirm dates of employment and job 6tles when asked for references.  

COMPLAINT PROCESS/ PROBLEM RESOLUTION As is the case in every organiza6on, employees may have problems or concerns from 6me to 6me.  It is to everyone’s advantage to resolve employees’ concerns as quickly and effec6vely as possible. Most situa6ons can be resolved sa6sfactorily through open discussion between an employee and his/her supervisor. When a problem develops, the College encourages employees to discuss it first with his/her supervisor.    If a supervisor’s response does not sa6sfy the employee, or if the employee is not comfortable raising the issue directly with his or her supervisor, the employee may contact the AVP of HR/AA to discuss his or her concerns. This allows the problem to be carried beyond the supervisor to successively higher levels of management where addi6onal efforts can be made to reach a resolu6on. In some cases, HR/AA may ask a department head to become involved in the resolu6on. Employees may not always receive the answer they are seeking, but all ma[ers presented to HR/AA will be given careful and thoughtul considera6on. An employee who is not comfortable raising an issue with his or her immediate supervisor or HR/AA may bring his or her concerns to the College’s General Counsel or Associate General Counsel.   Employees wishing to make a complaint of harassment or discrimina6on should refer to the College’s Policy Against Discrimina6on and Harassment .  

SAFETY PRACTICES Emerson is concerned about employee safety and tries to ensure that the environment in which employees work is safe, healthful, and free from hazards.    The College expects employees to adopt safe working habits to prevent accidents.    An employee should immediately report any defec6ve or unsafe equipment or hazardous situa6on to his or her supervisor. If the situa6on is not corrected within 24 hours, the employee should report the problem to HR/AA in wri6ng.  

WORKER’S COMPENSATION Any employee, whether full or part‐6me, who becomes injured while on the job, may be eligible to receive Worker's Compensa6on benefits. This insurance is mandated by law and is paid in full by the College.   Employees must immediately report any work‐related injuries or illnesses to their supervisor and to HR/AA.    When an employee meets the qualifica6ons, Worker's Compensa6on pays for medical expenses and salary replacement if more than five days of work are missed.    Employees may use Sick Leave for the days missed before Worker's Compensa6on begins.    If the employee is absent for more than 21 days as the result of the injury or illness, a retroac6ve payment from Worker's Compensa6on is made to cover the first five days of absence. If the employee received sick pay for any of the first five days, he/she must repay the amount he/she received to the College in order to avoid being paid twice for these days. Sick Leave 6me charged to the employee for any of those days is reinstated at that 6me.  

BENEFITS The College periodically reviews the benefits that it offers to employees, since the provision of such benefits can be affected by changes in applicable laws, regula6ons, economic condi6ons, the changing needs of our employees, and the way the College does business.    The College reserves the right to modify, revoke, suspend, terminate, or change its benefits as it sees fit, with or without no6ce at any 6me. While the College hopes to be able to provide the benefits iden6fied in this Handbook for the foreseeable future, it is certainly possible and foreseeable that at some point the College may change or discon6nue them. Accordingly, there is no guarantee that any par6cular employee benefit will be available in the future and employees should make any decisions with that understanding.  The College offers benefits to employees who work a minimum of 20 hours per week.  It is important to note that in order to be eligible for these benefits, employees must: 1) work the minimum number of hours required for each category of benefit, 2) sa6sfy the necessary wai6ng periods, and 3) complete the required enrollment forms. Enrollment in benefits is not automa6c.     

DOMESTIC PARTNERS Employees who are not legally allowed to marry under state law, along with their qualified dependent, are eligible to par6cipate in health, dental and tui6on benefits. Domes6c Partners must:  •  be each other’s sole spousal equivalent and have resided together as spousal equivalents for a 

minimum of 12 consecu6ve months and intend to do so indefinitely, 

•  not be legally allowed to marry under the law for the state in which they reside,  

•  be jointly responsible for each other’s common welfare and financial obliga6ons,  

•  not be related by blood to the degree of closeness that would prohibit legal marriage, 

•  be of the same sex and not married to anyone else, 

•  be at least 18 years of age and mentally competent to consent to contract, 

•  not have been party to an ac6on or proceeding to a divorce or annulment, and,  

•  not have filed a “Statement of Termina6on” of a previous spousal equivalent cer6fica6on within the last 12 months.   

   

HEALTH & DENTAL INSURANCE The College offers access to health and dental insurance coverage to employees who work a minimum of 20 hours per week. Employees may choose either individual or family coverage. The College offers two op6ons for health insurance through contracts with Harvard Pilgrim Health Care.  Eligible employees may choose either a Health Maintenance Organiza6on (HMO) plan, or a Point of Service (POS) plan. Dental insurance is provided through Delta Dental of Massachuse[s. The cost of the health and dental insurance is shared between the College and the employee based upon employment classifica6on of the employee. The employee’s contribu6on for health and dental insurance is deducted from his/her paycheck on a pre‐tax basis.  Eligible employees may enroll for these benefits to become effec2ve on the first day of the month following their date of hire.   If an employee does not elect to receive health and dental coverage upon his/her ini6al employment, he/she is unable to do so un6l the annual Open Enrollment Period, with an effec6ve date of January 1.  To enroll at any other 6me during the year, an employee must have a “change in family status” as defined by underwri6ng guidelines, and the employee must no6fy HR/AA within 30 days of the change, and must provide appropriate documenta6on.  When an employee terminates his/her employment with the College, health and dental coverage ends on the last day of the month in which he/she separates from service. Informa6on on the right to con6nue health and dental benefits aler leaving the College under the COBRA provision is mailed to the employee’s home address.     

FLEXIBLE SPENDING ACCOUNTS Employees who work a minimum of 20 hours per week may contribute to a Flexible Spending Account on a pre‐tax basis to help offset health, dental, and dependent care costs.   Each calendar year, employees may designate a por6on of their salary to be placed into a Flexible Spending Account through pre‐tax payroll deduc6ons.    In accordance with IRS Code, Sec6on 125, any money that is deducted and not used for eligible expenses by the end of the benefit year, is forfeited by the employee.      

SHORT-TERM DISABILITY The College provides access to paid Short‐Term Disability (STD) to employees with more than six months of service who work a minimum of 26 hours per week. STD is funded directly by the College and is provided at no cost to the employee.    This benefit provides for salary replacement equal to 60% of base salary (less worker’s compensa6on and social security benefits when applicable). This benefit is payable when an employee becomes disabled and is unable to fulfill the requirements of his/her posi6on. Aler the employee has been absent from work for 30 consecu6ve calendar days and has exhausted his/her paid Sick Leave 6me, STD can con6nue for a maximum of six months.   The employee must provide documenta6on from his/her physician to the Associate Director, Benefits. This documenta6on must set forth the employee’s diagnosis, prognosis, projected date of return and an assessment of whether he/she may perform the func6ons of his/her posi6on. The College may also require an examina6on of the employee by a physician designated by the College to determine eligibility.    While on STD, sick, vaca6on and personal 6me does not accrue. However, other College funded benefits con6nue. STD is coordinated with Family and Medical Leave. (Refer to the FMLA sec6on of this handbook)      

LONG-TERM DISABILITY The College provides access to paid Long‐Term Disability (LTD) to employees with more than six months of service who work a minimum of 26 hours per week.    The College provides this benefit at no cost to the employee.    An employee may be eligible to receive LTD benefits once he/she has been absent from work for 180 days and has exhausted his/her paid Sick Leave. If the employee is determined to be eligible, LTD provides replacement income of 60% of base salary (less workers compensa6on and social security) up to a monthly maximum amount as stated in the current Cer6ficate of Insurance. Addi6onally, if the employee is par6cipa6ng in the College’s Matching Re6rement Plan when disability begins, the insurance carrier con6nues to make monthly contribu6ons to the employee’s re6rement account.    Eligibility for LTD insurance is determined by the College’s Long‐Term Disability Insurance Carrier.        

LIFE INSURANCE Employees who work a minimum of 26 hours per week, and have been employed at the College for one year are eligible for life insurance.    The College provides group term life insurance equal to twice the employee’s annual base salary to a maximum as determined by the Cer6ficate of Insurance.    Coverage begins on the first day of the month aler the date of hire.   The College pays for the en6re cost of the premium.   Beneficiary forms must be completed.    

RETIREMENT PLANS (1): MATCHING RETIREMENT PLAN Employees who meet the eligibility criteria are required as a condi6on of employment to par6cipate in the 403 (b) Defined Contribu6on Plan.    Employees must work a minimum of 20 hours per week (1000 hours year), must be at least 21 years of age and must have completed two full years of employment.  Eligible employees must contribute 3% of their base annual salary in order to receive the college contribu6on of 9%.    Employees are fully vested immediately upon enrollment. Employees hired at the College before January 1, 1994 are “grandfathered” and may contact HR/AA concerning their contribu6on amounts.    Employees with previous employment at another college or university immediately preceding employment at Emerson, or employees with previous service at Emerson may have all or part of the two‐year wai6ng period waived, based on the specific provisions of the College’s Re6rement Plan Document.    

RETIREMENT PLANS (2): VOLUNTARY RETIREMENT PLAN Employees may elect to contribute to a voluntary tax‐deferred re6rement plan.    This is designed to supplement the Matching Re6rement Plan described above the College does not make contribu6ons under this plan.    Par6cipa6on is con6ngent upon the comple6on of required paperwork.  

RETIREMENT PLANS (3): DEFERRED COMPENSATION PLAN The College has established a 457 re6rement plan for eligible employees. HR/AA will no6fy employees if they become eligible.     

TUITION BENEFITS (1) Emerson College’s generous tui6on benefits, Tui6on Remission and Tui6on Exchange provide eligible employees the opportunity to take courses at Emerson College and other par6cipa6ng colleges through the Pro‐Arts Consor6um (“Tui6on Remission”) and to enroll their children in other par6cipa6ng ins6tu6ons (“Tui6on Exchange”).    While the Tui6on Remission benefit is designed to defray the tui6on costs incurred by employees, their spouse/domes6c partner and eligible dependents, it does not guarantee enrollment in all desired courses, or that par6cipants will be accepted into an Emerson College degree program.   Employees are responsible for the cost of applicable fees (as determined by Student Financial Services), books, supplies, and tax consequences, if applicable (refer to the Taxa6on Sec6on below).     Employees whose last day of employment with Emerson College is prior to the last day of the semester in which courses can be dropped with a tui6on refund, will not receive tui6on benefits for themselves, their spouse/domes6c partner or their dependents, and will be responsible for costs incurred if the course is not dropped.          

TUITION BENEFITS (2): FULL-TIME EMPLOYEES Full‐6me employees may enroll in up to eight credits (undergraduate or graduate level courses) per semester at Emerson without charge, and on a space‐available basis. Employees must be hired prior to the first day of class in order to register for the current semester. The employee must complete a Tui6on Waiver Form (available in HR/AA) and receive signature approval from his/her supervisor and HR/AA prior to course registra6on in order to insure a waiver of tui6on fees. With the approval of his/her supervisor, an employee may take one course during the regularly scheduled workday (not to exceed four hours per week). In this case, the employee’s supervisor must provide an explana6on of how the 6me is to be made up and stated on the Tui6on Waiver Form and submi[ed to HR/AA prior to review and approval.    

TUITION BENEFITS (3): CROSS-REGISTRATION Full‐6me employees may be eligible to cross‐register for courses at other par6cipa6ng colleges through the Pro‐Arts Consor6um, including:  Boston Conservatory of Music  Massachuse[s College of Art  Berklee College of Music  Museum School  Boston Architectural Center  Employees are advised to consult with the Emerson College Registrar’s Office and the Registrar’s Office at the par6cipa6ng ins6tu6ons prior to signing up for these courses.   

TUITION BENEFITS (4): SPOUSE/DOMESTIC PARTNER BENEFIT 

A full‐6me employee’s spouse/domes6c partner is en6tled to full tui6on for up to four credits each semester for graduate or undergraduate level courses taken at Emerson College. This policy does not include courses offered through cross‐registra6on with member ins6tu6ons of the Pro‐Arts Consor6um.  

TUITION BENEFITS (5): DEPENDENT CHILDREN BENEFIT Dependent children of full‐6me employees who have worked at the College for at least two years in a posi6on eligible for tui6on benefits are eligible to receive full tui6on remission for undergraduate or graduate level courses taken at Emerson College.   In the event of the death or total disability of an employee while his/her dependent is receiving tui6on remission, and the dependent is currently a[ending college, the dependent will be allowed to complete his/her degree provided the dependent has no voluntary break in a[endance or is involuntarily separated from college for disciplinary reasons.    This policy does not include courses offered through cross‐registra6on with member ins6tu6ons of the Pro‐Arts Consor6um.  

TUITION BENEFITS (6): PART-TIME EMPLOYEES Part‐6me employees and their spouse or domes6c partner are not eligible for tui6on remission.  However, tui6on remission is extended on a pro‐rated basis to dependent children of regular part‐6me employees who have worked a minimum of 26 hours per week for at least two con6nuous years.   This does not include courses offered through cross‐registra6on with member ins6tu6ons of the Pro‐Arts Consor6um or the Tui6on Exchange Program.  

TUITION BENEFITS (7): TAXATION OF TUITION Per Internal Revenue Service regula6ons, there may be income tax liabili6es arising from tui6on remission as follows:  Undergraduate Courses: There are no income tax liabili6es for undergraduate courses taken by the employee, dependent children, or spouse/domes6c partner.    Graduate Courses – Staff: Pursuant to the College’s Educa6onal Assistance Plan (IRS Sec6on 127) the dollar value of graduate‐level courses taken by an employee in excess of $5,250 per calendar year is reported as income and subject to federal and State income tax. The college will add the value in excess of $5,250 to the employee’s gross income for income tax purposes during each semester in which the excess occurs.  Graduate Courses‐Dependents, Spouses/Domes2c Partners: Tui6on remission for graduate‐level courses is counted as income and is subject to income tax paid by the employee.  

TUITION BENEFITS (8): TUITION EXCHANGE PROGRAM Dependent children of full‐6me employees with at least two years of con6nuous service in a posi6on eligible for tui6on benefits are eligible to apply for a scholarship at any of the more than 500 ins6tu6ons par6cipa6ng in the Tui6on Exchange Program.    Applica6on for the TE program does not guarantee acceptance at a TE member ins6tu6on or insure a TE scholarship.  Each ins6tu6on determines the criteria used in awarding scholarships to their ins6tu6on.   Tui6on Exchange is available for undergraduate study only and dependent children of part‐6me employees are not eligible to par6cipate.     In the event of the death or total disability of an employee while his/her dependent is ac6vely par6cipa6ng in the Tui6on Exchange Program, and his/her dependent is currently a[ending college, the dependent will be allowed to complete his/her degree at the undergraduate level only, provided the dependent has no voluntary break in a[endance or is involuntarily separated from the college for disciplinary reasons.    For informa6on on the Tui6on Exchange Scholarship applica6on process, contact HR/AA.    

EMPLOYEE ASSISTANCE PROGRAM 

Emerson College contracts with The Wellness Corpora6on for our Employee Assistance Program.   This confiden6al service is free for all eligible employees.    From 6me to 6me, life presents us with challenges and problems on the job or at home. Most of the 6me, we can work through them. But some6mes, and for certain problems, solu6ons aren’t easy to find. Problems rarely go away by themselves. When personal problems begin to detract from our quality of life and when they begin to have an adverse impact on our mental, emo6onal or physical well‐being, it is 6me to talk to someone with professional knowledge and training.   The Wellness Corpora6on also provides services that assist employees in finding day care or a summer camp for a child, or with finding services for an aging parent.   They can be contacted at 1‐800‐828‐6025.      

TRANSPORTATION BENEFITS 

To assist benefits eligible employees in their commute to work, the College provides a program where employees can purchase MBTA passes, parking expenses and other commuter related services, on‐line through payroll deduc6on, using pre‐tax dollars. Addi6onally, the College offers services to assist employees in finding a carpool or vanpool partner.    

CREDIT UNION 

METRO Credit Union is a not for profit ins6tu6on. Their mission is to provide a wide variety of financial services. All benefits eligible employees and their families may join.    

  

EMERSON COLLEGE FITNESS CENTER 

Free membership for full‐6me employees. Contact the Center for details.   

  

DAY CARE DISCOUNTS 

Li[le Sprouts: 1‐877‐977‐7688  The Learning Experience: 1‐888‐865‐7775  Buds and Blossoms: 617‐426‐9492 x 259 

EMERSON COLLEGE “EC” CASH 

All employees may use their Emerson College ID card as a campus debit card. Employees can put a pre‐paid dollar amount on the Emerson ID card to be used at designated loca6ons.  When an employee uses his or her ID card to make purchases at Emerson, the amount is automa6cally deducted from his or her EC Cash balance.    EC Cash can be used at the College bookstore, dining halls, Emerson convenience stores, the Emerson College library (to pay fines) and on‐campus vending machines.   Employees can obtain more informa6on about the EC Cash system, and add money to EC Cash, by going to h[p://www.emerson.edu/eccash.    

DINING FACILITIES 

All employees may enjoy meals at a discount rate at the College Dining Hall and the Emerson Café provided they present their Emerson ID Card and use EC cash.  

BOOK STORE 

The College Book Store is managed by Barnes and Noble. All employees receive a 10% discount on some items if they present a College iden6fica6on card when making purchases. 

LIBRARY AND MEDIA SERVICES 

All employees are welcome to use the library as well as the resources of Media Services which are located on the third floor of the Walker Building at 120 Boylston Street. Employee iden6fica6on cards serve as a library card for checking out books. The library houses close to 200,000 volumes and over 600 subscrip6ons to current journals and newspapers. Media Services offers extensive DVD, film, video, CD, and other resources. For more informa6on, visit the library and media services website at: www.emerson.edu/library. 

PAID LEAVE AND LEAVES OF ABSENCE: SICK TIME The College provides certain staff employees with an earned sick 6me program to provide for con6nua6on of salary when an employee is unable to perform his/her work as a result of illness or accident. An employee may use up to five of his or her earned sick days per fiscal year to care for his/her sick child, spouse/domes6c partner, or parent.    Employees earn sick 6me on a monthly basis as follows: •  Full‐6me employees with fewer than five years of con6nuous service earn 1.25 days of 

sick leave for each month worked.  •  Full‐6me employees with five or more years of con6nuous service earn 2.50 days of sick 

leave for each month worked.  •  Part‐6me employees who work a minimum of 20 hours per week earn sick leave on a pro‐

rata basis. •  Temporary employees do not accrue sick leave.  •  The maximum amount of sick 6me that an employee may accrue is 90 sick days. The 

minimum amount of accrued paid sick 6me that an exempt employee can use is one‐half of a regular work day.   

PERSONAL DAYS 

The College provides full‐6me staff employees with three paid personal days per year, which are accrued on the employee’s anniversary date of hire.    Part‐6me employees who work a minimum of 20 hours per week accrue personal days on a pro‐rata basis.  Part‐6me employees who work fewer than 20 hours per week and temporary employees do not receive personal days.  The College grants employees personal days to allow employees to a[end to personal business, observe religious holidays, or address other situa6ons which are not covered by any other College leave, but which require an employee’s absence from the job.    Employees’ use of personal days must be preapproved by the employee’s supervisor.    Employees’ personal days may not be carried over from year to year. If an employee fails to use all of his or her personal days in a given year, those personal days expire and the employee is not en6tled to payment in lieu of unused personal days.    Employees may elect to u6lize personal days in either increments of one‐half of a regular work day or in whole day increments.    

VACATION (1) 

The College strongly encourages employees to use their earned vaca6on 6me for rest and relaxa6on.  Employees must obtain their supervisor’s approval in wri6ng before taking any vaca6on 6me. While supervisors will ordinarily approve reasonable requests, supervisors may deny an employee’s request to be absent at a specific 6me, or for an extended period of 6me, based on the Department’s opera6onal needs.  Employees earn vaca6on 6me on a monthly basis as follows:  •  Full‐6me non‐exempt employees with fewer than 10 years of con6nuous service earn 1.25 vaca6on 

days per month worked.   •  Full‐6me non‐exempt employees with 10 or more years of con6nuous service earn 1.83 vaca6on days 

per month worked.   •  Full‐6me exempt employees earn 1.83 vaca6on days per month worked.  •  Employees who work a minimum of 20 hours per week accrue vaca6on on a pro‐rated basis.   •  Employees who are not required to be present when students are away do not accrue vaca6on 6me 

during this 6me. •  Employees who do not work a full calendar year do not accrue vaca6on during the months they are not 

at work. •  Temporary employees do not accrue vaca6on.   

VACATION (2) 

The minimum amount of 6me an exempt employee may use as paid vaca6on 6me is one‐half of a regular work day. Non‐exempt employees may use vaca6on 6me in 2‐hour increments.    The maximum amount of vaca6on 6me that an employee may accumulate is 25 vaca6on days.    When a paid holiday or other day when the College is closed falls within an employee’s vaca6on 6me off, that day is not counted as a vaca6on day and is not deducted from the employee’s accrued vaca6on 6me.    Vaca6on pay is not given in lieu of taking a vaca6on, except that an employee will be paid for his or her unused vaca6on 6me upon termina6on.  

LEGAL HOLIDAYS AND OTHER DAYS WHEN COLLEGE IS CLOSED The College is closed in observance of the following legal holidays: New Year’s Day (Jan.1st)      Mar6n Luther King, Jr. Day     President’s Day         Memorial Day         Independence Day (July 4th)     Labor Day  Columbus Day Veteran’s Day (Nov. 11th)  Thanksgiving Day Christmas Day (Dec. 25th)  If a legal holiday falls on a Saturday, the College will close in observance of the legal holiday on the previous Friday. If a legal holiday falls on a Sunday, the College will close on the following Monday.   In addi6on to closing in observance of the above listed legal holidays, the College also closes on the following “College holidays”:  The day aler Thanksgiving, The alernoon of Christmas Eve (Dec. 24th), and  Weekdays during Winter Intercession.    

LEAVES OF ABSENCE 

There are 6mes when employees may need to be absent from work for more than five (5) consecu6ve days for reasons not related to approved vaca6ons.    If an employee wishes to take a leave of absence for any reason, he or she must request a leave of absence by contac6ng his or her supervisor and the Associate Director, Benefits in HR/AA. Leaves of absence may be paid or unpaid, as determined by HR/AA.   Leaves of absence taken for Family and Medical Leave Act (“FMLA”) qualifying reasons will be counted towards the maximum leave allotment that eligible employees are guaranteed under FMLA. Refer to the complete FMLA policy in Employee Handbook for detailed informa6on.  The College may approve employees’ requests for leaves that extend beyond the maximum amount of 6me which can be taken annually under FMLA, but the College generally will not approve requests for leaves of absence beyond six (6) months.   An employee who is absent for more than five consecu6ve days without approval from the College, or who fails to return to work on the date scheduled without receiving an approved extension from their supervisor and HR/AA, shall be determined to have abandoned his or her posi6on.     

PARENTAL LEAVE 

The Massachuse[s Maternity Leave Act (MMLA) requires employers to grant employees eight weeks of unpaid parental leave in connec6on with the birth or adop6on of a child. If the employee is also eligible for twelve weeks of leave due to childbirth under the Family and Medical Leave Act (FMLA), the employee’s MMLA and FMLA leave will run concurrently.    Although MMLA leave is unpaid, as set forth above, the College allows employees who give birth to use accrued sick leave in connec6on with the birth of their child or children.    Employees who give birth may also apply for short‐term disability (STD) pay in connec6on with the birth of a child if they are unable to work for medical reasons, either prior to, and/or following the birth of a child.    For periods during which an employee is not disabled from working, the remainder of parental leave under both MMLA or FMLA is unpaid, unless the employee has accrued vaca6on 6me, in which case he or she may apply this 6me towards his or her parental leave.    

MILITARY LEAVE 

Regular full‐6me or part‐6me employees who are required to par6cipate in annual military training duty as members of the Armed Forces Reserve or Na6onal Guard must no6fy their supervisor promptly once they receive orders.    Employees must submit an applica6on for leave of absence together with a copy of the orders to report for duty to HR/AA. The College will compensate the employee for the difference, if any, between the employee’s military pay and his or her regular wages for a period of up to two weeks. Earned vaca6on also may be used to receive pay during the military leave.     An employee who seeks a voluntary military leave for greater than two weeks must request an unpaid leave of absence from his/her supervisor and submit an applica6on for leave of absence to HR/AA.  If an employee is draled into the Armed Services of the United States, or is called to ac6ve duty for greater than two weeks, he/she must submit an applica6on for leave of absence together with a copy of the orders to report to duty to HR/AA. Applica6ons may be obtained online at the Office of HR/AA’s website at www.emerson.edu/hr or in person at the Office of HR/AA.    This leave will be approved for the period of involuntary duty. Upon comple6on of leave for involuntary military service, an employee will be eligible for reinstatement if so required by applicable laws.  

JURY DUTY LEAVE 

If an employee is summoned for jury duty, the College will pay the employee the difference between the normal rate of pay for his or her posi6on and the amount the employee is paid for appearing for jury duty, up to eight hours per day, provided he/she was hired and commenced work before receiving no6ce of such duty.    In order to receive such pay, the employee must furnish his/her supervisor with documenta6on from the court of jury duty and the amount paid to him/her by the court.    An employee must no6fy his supervisor and HR/AA as soon as possible when he/she has been summoned to jury duty.  

BEREAVEMENT LEAVE 

The College grants all regular full‐6me or part‐6me staff employees paid leave for up to five days upon the death of a parent, step‐parent, brother, step‐brother, sister, step‐sister, grandparent, spouse, domes6c partner, child, step‐child, foster child, parent‐in‐law, brother/sister‐in‐law, or grandchild.    A “parent” for purposes of this policy is defined as the biological parent of the employee or the person who stood in loco paren6s to the employee when the employee was a child.    Arrangements should be made with the employee’s supervisor.    

ON-CAMPUS SAFETY RESOURCES: PUBLIC SAFETY OFFICE The Emerson College Department of Public Safety operates 24 hours a day, 7 days a week.  In addi6on to patrolling the campus and providing tradi6onal law enforcement services, Public Safety provides the Emerson community with programs such as: escort service, crime preven6on advice, and first responder ability in medical emergencies. Employees in need of the services of Public Safety should telephone them at 617‐824‐8555 or, in case of an emergency, at 617‐824‐8888.   

ON-CAMPUS SAFETY RESOURCES: CAMPUS SECURITY/CLERY REPORT 

The annual report of Campus Security Policies and Crime Sta6s6cs is available on line at h[p://www.emerson.edu/public_safety/upload/cleryreport2008.pdf. A paper copy of this same report is available upon request to: Director of Public Safety, Emerson College, 120 Boylston Street, Boston, MA  02116‐4624.   

SEPARATING FROM THE COLLEGE 

An employee who decides to resign from the College should no6fy his or her department head and HR/AA in wri6ng with his or her last day of employment with the College.   Although not required, employees are encouraged to give at least two weeks’ no6ce of their resigna6on.    Upon receiving no6ce of an employee’s intent to resign, HR/AA will contact the employee to arrange an exit interview on the last day of work to help make the employee’s separa6on from the College as smooth as possible.    The employee’s supervisor will complete a termina6on check list. Employees must bring this form, signed by their supervisor, with them to their exit interview along with their Emerson ID.  Re6ring employees should, if applicable, contact the Social Security Administra6on in advance to receive re6rement income informa6on. If the employee is age 65 or older, he or she should enroll in Medicare A & B through the Social Security Office. It is recommended that re6ring employees contact Social Security at least three months in advance of when they are eligible for coverage.   

UNEMPLOYMENT INSURANCE 

Employees who are involuntarily terminated or laid off by the College may be eligible for unemployment insurance through the Commonwealth of Massachuse[s. HR/AA will provide employees with informa6on concerning their right to apply for unemployment during their exit interview on their last day of work. 

COBRA 

The Consolidated Omnibus Budget Reconcilia6on Act of 1986 (COBRA) allows employees who leave for any reason other than gross misconduct to con6nue their group health and dental coverage (including dependent coverage) through the College. Per COBRA regula6on, the College mails enrollment informa6on to the employee’s home. Employees who enroll will be responsible for paying 102% of the insurance premiums, unless they are eligible for a government subsidy towards such premiums.  

NEXT STEPS 

Complete the following Required forms: Direct Deposit & Tax Forms Benefits Enrollment Form The Standard Designa6on of Beneficiary Form  Op2onal forms: HIRD Form (if waiving health insurance) Salary Reduc6on Form & Investment Company Enrollment Form (Voluntary Re6rement Account) Verifica6on of Service Credit Form (prior ins6tu6on of higher ed completes to determine eligibility for Matching Re6rement Plan) Tui6on Waiver Form  Review On‐line Employee Handbook Review Web Time Entry instruc6ons available on HR website Submit emergency contact informa6on to the ENS link  RETURN ALL COMPLETED FORMS TO HR BY FRIDAY.