office 365打造文件雲 與知識雲 - icc.ym.edu.tw ·...
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陽明大學2015暑期課程介紹
Office 365 體驗與實戰技
http://goo.gl/forms/88DcTIR5Hl3 7/7 下午
孫在陽(本校生醫資所)
葉金菊
Office 365打造文件雲與知識雲
http://goo.gl/forms/9UE06LpGyq3 7/9 下午
孫在陽簡奕純
Office 365創造協同工作平台
http://goo.gl/forms/WduhakBe0n3 7/14 下午 孫在陽 葉金菊
Office 365建立雲端互動式辦公室
http://goo.gl/forms/VUcJuJCYc03 7/16 下午 孫在陽 簡奕純
利用VBA在Excel 2010製作自動化流程
http://goo.gl/forms/Y6Va7zxHst6 7/21,7/23 下午 孫在陽 李威頤
建立多媒體宣傳平台
http://goo.gl/forms/dc2ilp3n4A3 7/28 下午 孫在陽 黃郁凱
海量數據的商業智慧動態分析
http://goo.gl/forms/gI2Gfjg4V03 7/30 下午 孫在陽 黃郁凱
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利用OFFICE 365建立文件庫
文件庫組織人員想要更有效率的在 Office 365 雲端辦公室上進行企業文件的管理，首先必須先完成在線上 SharePoint 文件庫的建立與設定，讓不同的使用者可以根據不同的需求與權限來存取企業雲端文件庫。
4Take home knowledge: NAS與Office 365的文件庫的使用目的。
新增文件一個資料夾放置相關文件或新增的文件。新增文件必需做到每一個檔案格式統一。且協同作業是未來的趨勢，也就是多人共同作業完成一份檔案，是非常常見的事，如何統一文件的格式，是一件很重要的事。
新增文件的使用方法• Ppt,模版，重複性文件製作 -> 範本，Word文件使用他人的樣式，Excel使用別人寫好的VBA程式
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新增文件的優點
• 一本期刊(Journal)裡面有非常多的論文，每一篇論文可能來自不同學術單位、不同作者，但是每一篇論文的樣式是一致的，是統一的。
• 製作統一樣式的文件，主要目的是便於閱讀。
CC by長谷川踏太
新增問卷文件調查大家對於某事物的想法、想要進行意見收集，可以利用Excel問卷完成。
新增問卷文件
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利用Office 365製作問卷的好處
• 共用的人員（包含組織外的成員）自動收到一封電子郵件，且共用人數不限。
文件的上傳文件可以做到集中化管理。自己的文件可以上傳到OneDrive，小組網站的文件可以上傳到”文件”中。上傳的方法可以分別傳送，或多檔傳送。
多檔傳送到小組網站的文件中
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文件集中化管理好處
• 以往資料由誰製作，就放在原創者的電腦中，若調職、離職時，資料交接的完整性是被質疑的
• 跟工作相關的文件，全部集中在小組網站的文件中，尋找方便
• 若文件集中化管理後，不僅可以看到版本別差異，還可以協同作業
協同作業多人協同完成一份文件，是未來的文件製作的趨勢。若一個人，一小時產生一頁文件；十個人，一小時產生十頁文件。
文件的協同作業
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協同作業的好處
• 多人協同完成一份文件可以快速完成文件
• 彼此合作增加文件的豐富與專業
• 共同監視與學習創作優質文件。
文件的核准有驗證程序的文件，相對品質較好的文件，出錯的機率也較低。若文件需要會簽給他人、主管審核時，核准是一個很好用的工具。
文件的核准
• 新增工作流程: 選檔案 / 文件庫 / 工作流程 / 新增工作流程
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文件的核准(續)
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文件的核准(續)
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文件的核准(續)
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文件庫中的檔案,套用工作流程
文件的核准(續)
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文件的核准(續)
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文件的核准(續)
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文件的核准(續)
• 文件庫也可以加入工作流程
• 文件存放在受核准要求的文件庫，可以自動加入核准工作流程要求
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核准的好處
• 一份文件若是被二個以上的人檢閱，文件的正確性、價值性肯定是比較高的。
• 許多文件也必需給二個以上的人檢閱或主管批示意見，核准工具就可以扮演重要角色。
文件的取出與回存文件若同時只能讓一個人使用時，不希望給其他人使用，可以利用“取出”功能，限制他人編輯；文件完成編輯動作後，可利用“回存”功能，讓其他使用者進行多人協同作業。每次“回存”結束，會產生新的版本變更。
文件的取出與回存，產生草稿
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文件的取出與回存的優點
• “取出”文件後，此文件僅提供一人修改，他人不能修改；在做小改版時，是一個很好的應用方式。
追蹤文件對於緊急的文件，我們可以隨時注意文件的變更。文件只要有變化，即會以”新聞摘要”呈現。
追踨文件:在自己的新聞摘要中,顯示及時追踨資訊
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設定追踨
新聞摘要看到結果
追蹤文件的優點
• 不用花時間打電話詢問文件製作情況，打擾製作者的製作文件過程，且可即時掌握文件的變化。
新增文件庫以工作為中心，依文件與工作的關聯性質，做為分類依據。
新增文件庫(資料夾)
• 網站內容 / 新增應用程式 / 文件庫
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新增文件庫的優點
• 就算是小組網站中的成員，也要有不同的權限看不同的檔案
• 文件庫分別設定不同的權限，限制不同人看到不同的文件庫
文件庫的權限需要保護的文件庫，可以利用權限控制，限制文件被使用。文件庫設定不同的權限，具有權限可以開啟文件庫、使用文件，
重新賦予文件庫的權限,而非直接繼承網站的共用權限
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選“財務報表”文件庫 / 文件庫 /文件庫設定
設定文件庫權限的優點
• 就算是小組網站中的成員，也有不同的權限看不同的檔案
• 文件庫分別設定不同的權限，限制不同人看到不同的文件庫
檢視文件檢視文件的資訊，例如文件的名稱、修改日期、修改者等資訊；另外也可以增加其他欄位名稱，例如增加部門、附件等資訊。
新增檢視文件庫的欄位,並編修現有的檢視畫面
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文件庫的欄位增加新欄位:
選“財務報表”文件庫 / 文件庫 /文件庫設定 / 從現有的網站欄新增
檔案加入部門資訊:
選檔案 / 管理 / 編輯內容
檢視文件的優點
• 使用者可以依工作需要，設定最佳檢視文件資訊的方式。
自動版本變更記錄取出與存回檔案時，會自動增加文件的版本變更記錄；讓使用者可以開啟之前的版更。
文件庫的版本變更記錄功能
• 以[財務報表]為例,文件庫 / 文件庫設定 / 版本設定
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自動版本變更的優點
• 自動記錄每一次版本變更，除了可以做比較文件，知道文件的改變過程，也可以還原檔案的依據
文件庫內容變更的提醒及時掌握文件庫變更之最新資訊，可以分別在新增項目、修改項目、刪除項目時，以郵件或簡訊通知。若以簡訊通知，可以更及時有效掌握文件庫變動的資訊。
文件庫內容變更的提醒
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選[財務報表] / 文件庫/ 共用與追蹤 / 提醒我 / 設定此文件庫的提醒
設定變更提醒
郵件提醒
掌握文件庫變更之最新資訊的優點
• 專案經理在執行一個專案時，可以利用文件庫內容變更的提醒，達到及時掌握資訊的改變。
ONEDRIVE同步文件同步處理是將桌機的資料夾與OneDrive資料夾設為同步的設定。
OneDrive是個人的雲端隨身碟，OneDrive同步文件庫到本機端
OneDrive同步文件庫到本機端(續)
文件 / 同步處理
OneDrive同步文件庫到本機端(續)
OneDrive同步文件庫到本機端(續)
本機端加入文件，OneDrive也會自動加入文件
本機端刪除，雲端隨身碟才會被刪除；雲端隨身碟刪除，本機端不能不被刪除
利用上傳中心，查看是否有擱置檔案
OneDrive同步的優點
• 同步也可以視為資料備份。
• 電腦中的文件，關機就不能開啟文件；可是放在雲端的資料，沒有關機的問題，隨時以任何平台都可以取得文件。
HOMEWORK:如何刪除同步處理?
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