office365 シャドウitを駆逐してやる！
TRANSCRIPT
シャドウIT から Office 365 へ
MVP Community Camp 2015/01/31
Japan Office365 Users Group 目代昌幸
ごあいさつ
目代昌幸（もくだいまさゆき）
株式会社ソノリテ
仕事：クラウドコンサルティングGM、サポートGM
ワークスタイル改善GM
Japan Office365 UsersGroup主催
http://jpo365ug.com
もくだいさんのOffice365至高のレシピ
http://mokudai.jp2014/01/01～2015/01/01～
テーマ
「企業ITの運用をしていると、最近話題の個人向けクラウドサービスが、情報漏えいの抜け穴になってしまう問題」をどうにかしたいよね
Webサービス使ってますか？
どんなWebサービスを使ってますか？
たくさんの有益なクラウドサービスがありますね。
ワークスタイルの「改革」は成った。
フリーアドレスの事務所でペーパーレス会議スマホやモバイルパソコンを持って、カフェで仕事クラウドサービスを駆使して、いつでもどこでも仕事
でも、いろいろと弊害が出始めています。
「改革」の先の「整理」の話をしましょう。
混ぜるな危険
仕事とプライベートの区別があいまいに。• デフォルト公開だと知らずに機密情報をアップロードして、
全世界から見放題だった（実話
• 部下を叱った直後に、彼女にらぶらぶメッセージを送ったつもりが、さっきの部下に送っちゃった（実話
• そもそも、たくさんのID/パスワード管理が大変使い回し、PCに記憶させたりとリスクが大きい
• 共有したクラウドストレージがずっと共有したまま
だから企業はセキュリティに厳しくなる
• 特定のサービス以外は使用禁止・利用可能なアプリ・サービスを制限される・職場への私物デバイスの持ち込み禁止・「無許可のアプリを使うな」「ネットワークのポートをふさぐぞ」「チャットのログは全部取ってるぞ」「無許可のOSSライブラリを使うな」「自宅で持ち帰り仕事するな」「残業するな」「でも納期までに間に合わせろ」
• 管理します・誓約書に署名してください
ビジネスは専用のツールで。
個人向けのクラウドサービスじゃなくて、ビジネス用のサービスに集めましょう。
個人向けサービス ビジネス用サービスEverNote OneNote
GoogleDrive, Dropbox, Instgram OneDrive, Office 365 Video
Eight Sansan 「それさぁ早くいってよぉ～」
サイボウズLive SharePoint Online外部共有
LINE,チャットワーク,
Facebookメッセージ,chatter
Skype for Business
って言おうと思ったのですが、
「だからOffice 365 使おうぜ！」というつもりでした。いや、ちょっと待てよ？
「ワークスタイル変革」というなら、個人のライフスタイルはどうなったの？Facebookで社内外の友人とつながり、twitterやスマホゲームでたくさんのオンライン上の友達ができた。
便利なものはどんどん使いたいですよね
「選択できることこそが素晴らしい」
個人向けのクラウドサービスじゃなくてと、ビジネス用のサービスに集めましょう分けましょう。
個人向けサービス ビジネス用サービスEverNote OneNote
GoogleDrive, Dropbox, Instgram OneDrive, Office 365 Video
Eight Sansan 「それさぁ早くいってよぉ～」
サイボウズLive SharePoint Online外部共有
LINE,チャットワーク,
Facebookメッセージ,chatter
Skype for Business
やっぱりルールは必要だよね
• 特定のサービス以外は使用禁止
• 管理します
• 決められたルールには理由がある・使用するサービスを決定したのには企業としての理由がある。・ガイドラインを作成し、問題発生時の対処、違反した社員には罰則も規定する。・好きだから、使いやすいから、以外の理由があるので社員はそこは理解する。
・社員を守るためにルールを守っていて、情報漏えいした場合は会社のルールに落ち度があるので、会社が守ってくれるでしょう。しかし、ルールを守らずに情報漏えいしてしまったときは、会社から「損害を与えた」として訴えられる可能性もあります。
用途別にアプリケーションを分けましょうたとえば、個人用携帯にビジネスホン用アプリをインストールして、個人用の通話と仕事用の通話を分けるアプリがあります。
同じように「仕事用のアプリ」と「個人用のアプリ」を分けて使うことが出来ます。
仕事のメールは Office 365個人のメールは Gmail分けて利用することで、アドレス帳で公私混同をしなくてよくなります。
スマホアプリも使い分ける
仕事のメールは OWAメッセージは Lync
個人的なメールは Gmailメッセージは LINE
※Lyncは2015年に名称が Skype for Business に変わる予定です。
社外ユーザーとの情報共有社外ユーザーとの情報共有には、
SharePoint Online の外部ユーザー共有
• 共有カレンダー
• 共有メールボックス
• ディスカッション掲示板
• 共有フォルダ
SharePoint Online社外ユーザー向けサイトコレクション
Ａ社と共有 Ｂ社と共有 Ｃ社と共有
Outlook2013に同期可能
テキストメモ＆共有はOneNoteでたくさんのノート
10冊以上
1冊のノートの中にたくさんのタブ
１つのタブの中にたくさんのページ
１ページに広大なキャンバスWebからのコピペにはURLが自動付与
入力がリアルタイムに同期されるので、複数人での編集に向いてる
Office 365 にまとめた方がラクです
ID管理もラクですよ個人向けサービス
分離
ビジネス用サービスEverNote OneNote
GoogleDrive, Dropbox, Instgram OneDrive, Office 365 Video
Eight Sansan 「それさぁ早くいってよぉ～」
サイボウズLive SharePoint Online外部共有
LINE,チャットワーク,
Facebookメッセージ,chatter
Skype for Business
まとめ
駆逐しなくていい
管理者側：無理に駆逐するのは費用対効果が悪い問題発生時の対処方法＆
罰則も含めたガイドライン・規定を整備
利用者側：ルールを守って、自分も守って、プライベートも守る。
まとめ
シャドウITを駆逐するのではなく、適切に共存しましょう。
ビジネスデータはOffice 365 へ集約して、社内＆社外メンバーと正しく共有。
プライベートデータもしっかりと守りつつ、スマートにIT活用。
おしまい
目代昌幸（もくだいまさゆき）
株式会社ソノリテ
仕事：クラウドコンサルティングGM、サポートGM
ワークスタイル改善GM [email protected]
Japan Office365 UsersGroup主催
http://jpo365ug.com
もくだいさんのOffice365至高のレシピ
http://mokudai.jp