perhitungan workload analysis

PERHITUNGAN BEBAN KERJA DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA OFFICE

Hillon I. Goa & Seta A Wicaksana

Humanika Consulting

Oktober 2008

1Case Study

PENDAHULUAN (1)PENDAHULUAN (1)2

Secara kasar kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung berdasarkan nisbah TK terhadap volume input atau output yg diinginkan

Misalnya untuk nisbah dosen terhadap mahasiswa sebesar 1:20, maka jumlah dosen yang diperlukan oleh suatu jurusan yang mempunyai 300 mahasiswa adalah 15 orang

PENDAHULUAN (2)PENDAHULUAN (2)3

Cara perhitungan kebutuhan TK berdasarkan nisbah TK terhadap volume kurang tepat, karena sifat pekerjaan yg bermacam-macam.

(contoh: dosen tidak hanya mengajar mahasiswa, tetapi juga melakukan penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen).

Cara yang lebih tepat untuk menghitung kebutuhan TK di suatu office adalah berdasarkan beban kerja yang dipikul oleh unit itu. Beban kerja ini tergantung pada banyaknya dan jenis program atau kegiatan yang dilaksanakan dan besarnya masing-masing program itu.

PERHITUNGAN BEBAN KERJAPERHITUNGAN BEBAN KERJA4

JENIS PEKERJAAN dan BOBOT TUGAS JENIS PEKERJAAN dan BOBOT TUGAS

5

• Menurut Ketentuan, beban kerja penuh seorang TK atau 1 FTE (full time equivalent) adalah sebesar 40 jam/minggu x 52 x (100%-%allowance) = X jam. (Mis. Allowance = 20% maka 1 FTE = 40x52x80% = 1664 jam)

• Cara ini kurang tepat karena bobot setiap jenis Task atau Tugas berbeda dalam suatu Pekerjaan.

PEKERJAAN ATUGAS 1

TUGAS 2

TUGAS 3

TUGAS 4

6

PEKERJAAN A

TUGAS

1

TUGAS

2

TUGAS

5

PEKERJAAN

BTUGAS

1

TUGAS

2

TUGAS

3

TUGAS

4

PEKERJAAN C

TUGAS

3

TUGAS

4

TUGAS

5

MATRIKS PEKERJAAN dan TUGAS


7

Karena jenis pekerjaan dan tugas yg bermacam-macam maka harus ditentukan satuan utk mengukur bobot beban kerja.

Disini disebut SK atau Satuan Kerja.CATATAN:1. SK= Satuan Kerja, ukuran Bobot suatu Tugas2. Bobot setiap tugas ditetapkan melalui berbagai pertimbangan3. Perlu diingat bawa setiap TUGAS membutuhkan waktu

STANDARD penyelsaian yg berbeda4. Besarnya bobot tidak identik dengan lamanya waktu

penyelesaian.5. Dengan konsep Dimension pembagian TK hendaknya

berdasarkan Pekerjaan6. Konsep Spesialisasi akan membagi TK berdasarkan Tugas.


8

PEKERJAAN PEKERJA

AN APEKERJA

AN BPEKERJA

AN CPEKERJA

AN DTOTA

LTUGAS BOBOT (misal)

TUGAS 1

2 SK * * - * 6 SK

TUGAS 2

3 SK * * * * 12 SK

TUGAS 3

2 SK - * * - 4 SK

TUGAS 4

1 SK - * * * 3 SK

TUGAS 5

1 SK * - * - 2 SK

TOTAL 6 SK 8 SK 7 SK 6 SK 27 SK

Tabel 1SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT

TUGAS

Tabel 1SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT

TUGAS

CATATAN:1. SK= Satuan Kerja, ukuran Bobot suatu Tugas2. Bobot setiap tugas ditetapkan melalui berbagai pertimbangan3. Perlu diingat bawa setiap TUGAS membutuhkan waktu STANDARD penyelsaian yg berbeda4. Besarnya bobot tidak identik dengan lamanya waktu penyelesaian.5. Dengan konsep Dimension pembagian TK hendaknya berdasarkan Pekerjaan6. Konsep Spesialisasi akan membagi TK berdasarkan Tugas.

Dasar yg digunakan9

Untuk Menghitung beban kerja dan mengalokasikannya secara merata dapat dilakukan dengan 2 pendekatan yang berbeda.1. Pendekatan Dimensi2. Pendekatan Job Description

• Job role• Teamwork• Empowered• Job Enrichment• Target = Fungsi

kerjasamaQp x Qs

CV = -------------P x H x T

Semuanya variabel

• Job Description• Individual• Command & Control• Rutin & Statis• Target = TK x waktu

Qp x QsCV = -------------

P x H x TSemuanya fixed

Oktober 2008

10

KONSEP DIMENSI KONSEP SPESIALISASI

DIMENSI vs SPESIALISASIDIMENSI vs

SPESIALISASI

CATATAN:CV = Customer Value Qp = Kualitas Produk Qs = Kualitas Service P = Price H =

Hassle atau kerewelan T = waktu

Disini Kita Memilih Dimensi

Pola kerja yg teamwork Pekerjaan yg berbagai

macam Nilai yang dianut TAM Sebaiknya Bukan

spesialisasi

11

Karena

PERHITUNGAN BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (1)

PERHITUNGAN BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (1)

12

Lihat lagi tabel 1• Target SK (misalnya) =27 (per minggu atau

bulan)• Jumlah TK ditentukan:

Berdasarkan salah satu atau kombinasi dr: jenis Pekerjaan (mis= 4 Pek = 4 orang) kapasitas (saat ini) utk menyelesaikan 27

SK benchmarking Target dalam satu tahun

KITA PILIH BERDASAR BENCHMARK (why?)

BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (2) BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (2)

13

Lihat tabel 1Maka dalam hal ini ada kelebihan kapasitas 3 SK/minggu.Bagaimana anda mengalokasikan beban pekerjaan di unit itu?(usahakan setiap orang = 9 SK)Apa masalah yg timbul/perlu diperhatikan?

Misal• Kapasitas 1

orang =10 SK/minggu

(sesuai benchmark)

• Mis. Jumlah TK saat ini = 3 orang

Kasus 1

BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (3)


14

PEKERJAAN PEKERJA

AN APEKERJA

AN BPEKERJA

AN CPEKERJA

AN DTOTA

LTUGAS BOBOT

TUGAS 1 2 SK BEJO LIMBUK PAILUL 6 SK

TUGAS 2 3 SK PAILUL LIMBUK BEJO PAILUL 12 SK

TUGAS 3 2 SK LIMBUK BEJO 4 SK

TUGAS 4 1 SK LIMBUK BEJO PAILUL 3 SK

TUGAS 5 1 SK LIMBUK BEJO 2 SK

TOTAL 6 SK 8 SK 7 SK 6 SK 27 SKMisalnya anda mengalokasikan spt diatas:• BEJO = 9 SK• PAILUL = 9 SK• LIMBUK = 9 SKSudah seimbang bukan? Diskusikan apa saja yg harus

diperhatikan

BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (4)UTK TARGET 1 TAHUN

BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (4)UTK TARGET 1 TAHUN

15

1. Hitung berapa besar Target dalam satuan SK (mis=x)

2. Hitung kapasitas unit dlm 1 tahun(mis=y)

3. Kebutuhan TK = x/y orang = z orang4. Apakah z = atau > atau < dari 3

orang?5. Bagaimana kalau z > besar dari 3

orang?



16

CONTOH BILA KEKURANGAN TK

Misalnya :• TK = 2 orang• Target = 27 SK• Kapasitas sesuai BenchmarkMaka,Kapasitas saat ini = 2x10 SK = 20 SKBagaimana anda memenuhi 7 SK lagi?Diskusikan!

Kasus 2

17

PEKERJAAN PEKERJA

AN APEKERJA

AN BPEKERJA

AN CPEKERJA

AN DTOTAL

TUGAS BOBOT (misal)

TUGAS 1

2 SK PAILUL BEJO - PAILUL 6 SK

TUGAS 2

3 SK PAILUL BEJO BEJO PAILUL 12 SK

TUGAS 3

2 SK - BEJO BEJO - 4 SK

TUGAS 4

1 SK - BEJO BEJO PAILUL 3 SK

TUGAS 5

1 SK PAILUL - PAILUL - 2 SK

TOTAL 6 SK 8 SK 7 SK 6 SK 27 SK

Mungkin anda mengalokasikan spt ini (dr Tabel 1)

SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT TUGAS

Mungkin anda mengalokasikan spt ini (dr Tabel 1)

SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT TUGAS

Misalnya anda mengalokasikan spt di atas:• BEJO = 13 SK• PAILUL = 14 SKSudah seimbang kah?Diskusikan apa saja yg harus diperhatikan

Konsiderasi

Oktober 2000Barizi: Kebutuhan Tenaga Dosen

18

Tidak serta merta lembur karena hrs diukur lebih dahulu apakah sudah optimal atau belum

Kalau pun harus lembur, perlu didukung oleh treatment system yg menunjang.



19

CONTOH BILA KEKURANGAN TK & BELUM OPTIMAL

Misalnya :• TK = 2 orang• Target = 27 SK• Kapasitas Benchmark = 10

• Kapasitas Bejo = 8 SK• Kapasitas Pailul = 9 SK

Kasus 3

Maka,Kapasitas saat ini = 8+9 SK = 17 SKBagaimana anda memenuhi 10 SK

lagi?Diskusikan!



20

A. Normalisasi1. Pengukuran dimensi setiap TK (Teknis & karakter)2. Merumuskan rekomendasi utk pemenuhan

dimensi3. Pemenuhan kekurangan dalam dimensi (training,

konseling dll)4. Penataan ulang sistem treatment (bila

diperlukan)5. Pengukuran mental workload6. Merumuskan rekomendasi mental treatment7. Pemulihan mental workload8. Pengukuran Kapasitas ybs dibandingkan dgn

benchmark

Kasus 3

Oktober 2000Barizi: Kebutuhan Tenaga Dosen

21

B. Pemenuhan Target SK1. Perataan beban kerja (secara

konvensional, kasus 1 atau 2)2. Pemanfaatan Allowances3. Penambahan TK



22

A. NORMALISASI Misal Bejo:

Kasus 3

8 SKBenchmark 10 SK

Training, dll

10 SK

Counseling dll

Karakter 80%

Sistem Treatment

Kapasitas saat ini

Dimensi dibanding Standard

Rumusan & Treatment

Dimensi dibanding Standard

Kapasitas saat ini

Mis.Pailul juga berhasil mencapai kapasitas Benchmark


23

Kasus 3

B. PERATAAN BEBAN KERJA (konvensional)

Maka,Kapasitas sekarang = 2x10 SK = 20 SKBagaimana anda memenuhi 7 SK lagi?1. Pemanfaatan Allowances (25% =

5SK)2. Peningkatan Karakter yg baru

mencapai 80%3. Peningkatan Motivasi kerja berdasar

rumus Qp x Qs CV = ------------- dimana P nya Variabel P x H x T(artinya : Peningkatan nilai P dng sistem Bonus dll)



24

BILA TARGET 1 TAHUN TIDAK MERATA DAN > KAPASITAS

Kondisi sekarang (setelah perbaikan sebelumnya)Kapasitas sekarang sudah =27 SK/bulanTK = 2 orangTarget 1 tahun = 450 SKDistribusi beban:

• J=18• F=22

40

• M=23• A=33

56• S=32• O=40

72

Kasus 3 Lanjutan



25

Maka:Kelebihan beban = 450 - (27X12)= 126 SK setara

dengan rata2 = 10,5 SK/bulanApa yg akan anda lakukan?a. Rekrut TK baru sekelas Benchmark?b. Hire pd peak time?Ingat PAILUL & BEJO sudah menghabiskan allowancenya!

• J=18• F=22

40

• M=23• A=33

56• S=32• O=40

72J = Januari F = Februari …….D = Desember

Kasus 3 Lanjutan

KESIMPULANKESIMPULAN26

1. Perhitungan beban kerja harus dilakukan secara komprehensif terkait dengan visi, values, paradigma dan treatment system yg dianut.

2. Pola baru dengan berdasar pada job dimension tidak serta merta merupakan perkalian dan pembagian faktor-faktor waktu dengan jumlah Tenaga Kerja

3. Treatment system yg mengarah kepada konsep Customer value (CV) memungkinkan peningkatan kapasitas secara siknifikan tanpa repot merekrut tenaga kerja baru.

4. Diperlukan kemampuan mengukur beban kerja mental dan treatmentnya

27

TERIMA KASIH

perhitungan workload analysis

Business