práctica 4. gestión de espacios

Alumno: Raúl Sanz Hernández

1 GESTIÓN DE ESPACIOS: Ejercicio Práctico 04

PROYECTO DE GESTIÓN DE ESPACIOS.

COMPAÑÍA TAL



INDICE

1. Proyecto de Implantación Espacial. 1.1. Objetivos y Criterios de la Compañía. 1.2. Análisis de la Organización.

1.2.1. Departamentos y Trabajadores con que cuenta. 1.2.2. Grado de Interacción entre Departamentos.

1.3. Cálculo del Espacio Requerido. 1.3.1. Gestión y Catálogo de Estandarización. 1.3.2. Catálogo de Atributos y Gestión de Compras. 1.3.3. Requerimientos de cada Depto. Puestos de Trabajo y Espacios Auxiliares. 1.3.4. Requerimiento del Espacio de Soporte.

1.4. Análisis de la Edificación. 1.4.1. Superficies de la Edificación. 1.4.2. Características Técnicas del Edificio.

1.5. Conclusiones y Planimetría. 1.5.1. Conclusión del Análisis. 1.5.2. Distribución Esquemática de la Organización (Stacking). 1.5.3. Nueva Planimetría del Inmueble (Blocking). 1.5.4. Nuevas Características del Edificio. 1.5.5. Inventario y Control de Sustituciones.

2. La Gestión del Cambio. 2.1. Objetivos. 2.2. Procedimiento de la Gestión.

2.2.1. Equipo de Trabajo. 2.2.2. Comunicados Internos. 2.2.3. Visita Previa. 2.2.4. Pack de Bienvenida. 2.2.5. Inauguración.

3. La Gestión del Traslado. 3.1. Creación y Objetivos del Equipo de Trabajo. 3.2. Plan de Actuación.



1. Proyecto de Implantación Espacial

1.1. Objetivos y Criterios de la Compañía:

El objetivo perseguido por este proyecto es el de la reconfiguración de los espacios del edificio ocupado actualmente por la organización por otros nuevos, debiendo contar con áreas cerradas, abiertas, de reunión, de interacción, de consulta, de acceso, de reprografía, de office y de baños. Y siguiendo los siguientes estándares de diseño y ocupación:

• Combinación de espacios abiertos con zonas de comunicación y descanso. • Facilitación del trabajo en equipo. • Sensación de horizontalidad, facilitando la comunicación interdepartamental. • Flexibilidad de los espacios y su reconfiguración. • Trasladar una imagen moderna, luminosa, eficaz, operativa y de cuidado con las personas. • Máximo aprovechamiento de la luz natural, trasladando los espacios cerrados al interior del

edificio, cumpliendo estos espacios la función de frontera entre departamentos y punto de referencia de los ocupantes de esos espacios con sus equipos.

Para poder cumplir con todos estos requerimientos deberemos de conocer en detalle, y gracias a su análisis, cómo se encuentra organizada la compañía, cuáles son sus necesidades de ocupación y la configuración espacial del edificio ocupado, de tal forma que a través de todos estos datos podremos proponer una nueva configuración del espacio de acuerdo a los estándares establecidos.

1.2. Análisis de la Organización.

1.2.1. Departamentos y Trabajadores con que cuenta.

En el siguiente apartado procedemos a mostrar el organigrama de la organización, en el que se detallan todos sus departamentos, el tipo de personal (interno o externo) y los miembros con los que cuenta.



Además de este organigrama, se desarrollan dos resúmenes tipo de personal, tanto por departamentos como por el tipo de cargo que ocupan dentro de la organización:

1.2.2. Grado de Interacción entre Departamentos.

Mediante este tipo de análisis, denominado “Matriz de Adyacentes o Afinidades”, seremos capaces de conocer en qué grado de medida interactúan entre si los diferentes departamentos, y en función de esta información saber cómo disponerles dentro del complejo para favorecer dicha comunicación.

1 = Es necesario que los departamentos sean contiguos. 2 = Es conveniente que los departamentos estén próximos. 3 = La distancia entre departamentos no es importante. 4 = Los departamentos deben estar alejados.

1.3. Cálculo del Espacio Requerido.

1.3.1. Gestión y Catálogo de Estandarización.

Ya conocidos los diferentes departamentos con los que cuenta la compañía, el personal que la compone y cómo interactúan entre ellos, procedemos a realizar un sencillo cuestionario de variables para cada departamento y así conocer por parte de ellos cuáles son sus necesidades de funcionamiento a nivel de equipamientos y espacios. Este cuestionario de variables se realizará de acuerdo a este modelo de ficha:

8 miembros 1 miembro3 miembros 9 miembros12 miembros 6 miembros4 miembros 287 miembros7 miembros 1 miembro13 miembros 6 miembros214 miembros 2 miembros7 miembros 13 miembros7 miembros13 miembros34 miembros3 miembros

7. Depto. Producción8. Depto. Marketing9. Depto. Financiero10. Depto. Compras

2. Directores de Depto.3. Directores de Área4. Personal Técnico Interno5. Secretaría6. Recepcionista

11. Depto. Estudios12. Depto. F.M.

1. Depto. Dirección2. Depto. Asesoría Jurídica3. Depto. Tecnología de la Información4. Depto. RR.HH.5. Depto. Seguridad y Calidad6. Depto. Comercial

8. Personal Técnico Exterior7. Responsables Externos

PERSONAL POR DEPTOS. PERSONAL POR CARGO1. Director General



Con toda esta información, y sabiendo que los estándares de espacios y de puestos de trabajo vendrán determinados principalmente por el mobiliario que pueda necesitar cada miembro de la organización para desarrollar adecuadamente su trabajo, en lugar de por el tipo de rango con que cuentan, y siguiendo siempre una serie de premisas como es la imagen corporativa, la ergonomía, la relación calidad-precio, el coste de ciclo de vida, el mantenimiento, su fácil reposición y criterios de sostenibilidad; nos permitirá realizar un catálogo por puestos y su correspondiente catálogo de estándares, con el objetivo de conseguir la máxima homogeneización posible de cara a la compra de los mismos.

Código Estandar Tipo de EspacioDG Puesto de TrabajoDD Puesto de TrabajoDA Puesto de TrabajoPA Puesto de TrabajoSR6 Espacio AuxiliarSR4 Espacio AuxiliarSC1 Espacio AuxiliarAR Espacio AuxiliarSRA Espacio de SoporteSRF Espacio de SoporteSPB Espacio de SoporteBB Espacio de SoporteRP Espacio de SoporteCN Espacio de SoporteRC Espacio de SoporteAE Espacio de SoporteCC Espacio de SoporteVN Espacio de SoporteOF Espacio de SoporteBÑ Espacio de SoporteVS Espacio de Soporte

Salas de Reunión (4 personas)

DESGLOSE DE ESPACIOS

Salas de Reunión (6 personas)

Salas de Concentración (1 persona)ArchivadorSalas de Reunión en Abierto

DescripciónDespacho GeneralDespacho de DirecciónDespacho de ÁreaPuestos en Abierto

Salas de Reunión y Formación (6+6 personas)Salas de Phone BoxBibliotecaReprografíaSala de ControlRecepciónÁreas de EsperaEspacio de Comunicación Corporativa

VestuariosBaños

VendingOffice



1.3.2. Catálogo de Atributos y Gestión de Compras.

La elaboración de este catálogo hará que podamos contar con un elemento de apoyo en el que se identificarán y describirán perfectamente cada uno de los elementos que compondrán nuestros nuevos espacios, para ello, primeramente deberemos definir cada uno de los grupos y subgrupos que componen en los que se divide nuestro catálogo:

1. Familia-Lote: agrupa los diferentes elementos de mobiliario en el nivel más amplio de clasificación, sin especificar usos y funcionalidad. Permitiéndonos identificar que tipo de mobiliario es.

2. Subfamilia: hace referencia a los diferentes usos que se dan a cada elemento, es decir, la funcionalidad específica por el que fue diseñado.

3. Estándar: descripción de los elementos del mobiliario de manera que se diferencien de los demás elementos del grupo por una serie de características asociadas al espacio, usuario, actividad o tarea para los que van a servir de apoyo.

4. Atributos y variables: definen de forma inequívoca cada elemento del catálogo, especificando sus características técnicas y estéticas, además de poder concretar cuáles son los valores que pueden aportar cada uno de estos atributos y siempre respetando las premisas de imagen corporativa, ergonomía, relación calidad-precio, ciclo de vida, mantenimiento, reposición y sostenibilidad.

Con toda esta recopilación de datos, podremos proceder a la contratación del proveedor o proveedores del mobiliario, utilizando para ello un sistema de subastas por internet, que con la ayuda del departamento de compras y el financiero nos permitirá contratar al mejor de ellos, que a nivel global cumpla con los siguientes requisitos, cuente con el mejor precio, disponga del mejor sistema técnico, ofrezca un buen servicio de post-venta y que su forma de pago sea la más adecuada para nuestra tesorería. Mostrándose a continuación, un ejemplo de este catálogo, en relación al mobiliario de mesas.

1.3.3. Requerimientos de cada Depto. Puestos de Trabajo y Espacios Auxiliares.

Conocidas las necesidades de los departamentos y el catálogo de estandarización, se procede a realizar por cada departamento una ficha de requerimiento (Puesto de Trabajo + Espacio Auxiliar), que podrán sufrir algún tipo de variación una vez que se analice el diseño cartográfico.



DG 55,77 1 1- - 1 1

RC - 6 6

- - - -

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO DE DIRECCIÓNPuestos de Trabajo

Espacio Auxiliar

Descripción Código Estandar

Espacio Estandar

Secretaria

-

Descripción del Puesto de Trabajo Código Estandar

Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

Director General

Recepción

DA 9,55 1 1PA 3,2 2 3

SR4 9,47 1 1SC1 4,77 1 1AR 6,3 1 1Archivador

Sala de Reunión (4 personas)Salas de Concentración (1 persona)

Resposable ExternoPersonal Técnico Externo

Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO DE ASESORÍA JURÍDICAPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DA 9,55 1 1PA 3,2 11 13

SR6 12,66 1 1SC1 4,77 2 2AR 6,3 1 1


Archivador

Personal Técnico Externo

Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

Resposable Externo

DEPARTAMENTO DE ETCNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓNPuestos de Trabajo

DD 12,66 1 1PA 3,2 3 4

SR4 9,47 1 1SC1 4,77 1 1AR 6,3 1 1


Archivador

Personal Técnico Interno

Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

Director de Departamento

DEPARTAMENTO DE RR.HH.Puestos de Trabajo



DD 12,66 1 1PA 3,2 6 8

SR6 12,66 1 1SC1 4,77 1 1AR 6,3 1 1


Archivador

Director de DepartamentoPersonal Técnico Interno

Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y CALIDADPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DD 12,66 1 1PA 3,2 12 15

SR6 12,66 1 1SC1 4,77 2 2AR 6,3 1 1


Archivador


Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO COMERCIALPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DD 12,66 1 1DA 9,55 3 3PA 3,2 210 240

SR6 12,66 3 3SC1 4,77 9 9AR 6,3 3 3


Archivador

Director de ÁreasDirector de Departamento


Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓNPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DD 12,66 1 1PA 3,2 6 7

SR6 12,66 1 1SC1 4,77 1 1AR 6,3 1 1


Archivador


Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

Director de Departamento

DEPARTAMENTO DE MARKETINGPuestos de Trabajo



DD 12,66 1 1PA 3,2 6 6

SR6 12,66 1 1SC1 4,77 2 2AR 6,3 2 2


Archivador


Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO FINANCIEROPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DD 12,66 1 1PA 3,2 12 15

SR6 12,66 1 1SC1 4,77 2 2AR 6,3 2 2


Archivador


Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO DE COMPRASPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DD 12,66 1 1DA 9,55 3 3PA 3,2 30 36

SR6 12,66 3 3SC1 4,77 3 3AR 6,3 3 3Archivador



Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

Director de DepartamentoDirector de Áreas

DEPARTAMENTO DE ESTUDIOSPuestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DD 12,66 1 1PA 3,2 2 3

SC1 4,77 1 1AR 6,3 1 1

Salas de Concentración (1 persona)Archivador


Espacio Auxiliar


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura

DEPARTAMENTO DE F.M.Puestos de Trabajo


Espacio Estandar

Previsión Actual

Previsión Futura



1.3.4. Requerimiento del Espacio de Soporte.

Conjunto de espacios que dan servicio al conjunto de la organización y que son de uso compartido por todos los departamentos. Como ocurría en el apartado anterior puede darse el caso en que una vez realizado el diseño cartográfico puedan sufrir algún tipo de variación las fichas de este tipo de espacio, con la salvedad que su implantación es prioritaria.

Como todos estos espacios son comunes, se impondrán en aquellos espacios que los requiera una serie de normas de uso y de obligado cumplimiento para todo el personal, para asegurar una adecuada convivencia entre el personal de la compañía. A continuación, mostramos tres ejemplos de normas de funcionamiento de estos nuevos espacios:

• Salas de Reunión y Formación: para poder hacer uso de cualquier sala, se deberá de notificar con 24 horas antelación y durante cuánto tiempo se hará uso de la misma, a través del intranet de la compañía, pudiéndose cancelar su uso con una antelación de 30 minutos. Una vez llegado la hora de uso, si en 15 minutos no se detecta actividad alguna en la sala, se procede automáticamente a la cancelación de la reserva y por lo tanto siendo penalizados, de tal forma que no podrán hacer uso de ninguna otra sala en las próximas 48 horas el departamento o departamentos inscritos en dicha reserva, sufriendo el mismo tipo de penalización si el uso de la sala es inferior a 3/4 partes del tiempo total de la reserva. Para un adecuado control de costes relativos a estas salas, estos, serán imputados a cada departamento en función del uso que hagan de ella.

• Reprografía: para conseguir un ahorro en impresión, fotocopias e imputar proporcionalmente a cada departamento los costes de este servicio, cada trabajador con su tarjeta identificativa deberá hacerla pasar por el detector de la multifunción, la cual automáticamente se pondrá en marcha y así poder fotocopiar o imprimir los documentos solicitados.

• Salas de Phone Box y Concentración: para poder hacer uso de estas, cada miembro tendrá que hacer pasar su tarjeta identificativa por el lector correspondiente, permitiéndoles de esta forma hacer uso de la sala, y así, tener controlado el uso que hace cada departamento de estas y pudiendo repercutir proporcionalmente a cada departamento los costes correspondientes.

SRA 7,84 12 12SRF 25,55 6 6SPB 3,81 18 18BB 25,5 1 1RP 4,05 12 12CN 8,8 1 1RC Variables 6 6AE 8,8 6 6CC Variables 6 6VN Variables 6 6OF Variables 6 6BÑ Variables 12 12VS Variables 2 2

Sala de Control

ESPACIOS DE SOPORTE


Espacio Individual

Previsión Actual

Previsión Futura

Salas de Reunión en AbiertoSalas de Reunión y Formación (6+6 personas)

Salas de Phone BoxBiblioteca

Reprografía

Vestuarios

RecepciónÁreas de Espera

Espacio de Comunicación CorporativaVending

OfficeBaños



1.4. Análisis de la Edificación.

1.4.1. Superficies de la Edificación.

1. Superficie Total Construida (supondremos que no existe niveles bajo rasante) = 1425x6 = 8550 m2. 2. Superficie Externa Bruta = 1425x6 = 8550 m2. 3. Superficie Interna Bruta = 1310x6 = 7860 m2. 4. Superficie Neta = 1030x6 = 6180 m2. 5. Superficie Útil (al considerar las plantas diáfanas y sin definición de espacios interiores, se decide

reducir su superficie neta entorno al 20%, en concepto de circulación primaria) = 855x6 = 5130 m2.

1.4.2. Características Técnicas del Edificio.

o Profundidad del Edificio: variable desde los 28 a 45 m. o Altura de la Planta: 3,50 m. o Techos, Suelos y Paredes: elementos constructivos que no transmiten ninguno de los objetivos

pretendidos por la compañía, lo que unido a su antigüedad hacen imposible su reutilización en el nuevo proyecto, y por lo tanto, proceder a su sustitución.

o Iluminación, Aire Acondicionado, Instalación Eléctrica, Telecomunicaciones y PCI: elementos de ingeniería desarrollados de acuerdo a la distribución original, siendo complicado su reutilización en la nueva distribución, lo que unido a su antigüedad y a los costes que suponen para la organización hacen imposible su reutilización en el nuevo proyecto, y por lo tanto, proceder a su sustitución.

1.5. Conclusiones y Planimetría.

1.5.1. Conclusión del Análisis.

Conocidas nuestras previsiones futuras de personal, 375 miembros, y aplicándolas un factor de ajuste de un 15% en concepto de crecimientos inesperados y obstrucciones o formas irregulares de la arquitectura, obtenemos una previsión de 430 trabajadores; de tal forma que conocida nuestra superficie útil, 5130 m2, obtenemos una media de 12 m2/persona, valor dentro de los estándares de ocupación y por lo tanto consideramos completamente viable el inmueble actual para la nueva distribución de la organización.

IMPORTANTE: Una vez determinada nuestra nueva distribución, procederemos a validarla por nuestro departamento de seguridad, los representantes sindicales y la administración pública, con el único fin de aseguraremos que se cumple con cualquier tipo de normativa relativa a seguridad y salubridad.

1.5.2. Distribución Esquemática de la Organización (Stacking).

De acuerdo a nuestra matriz de adyacentes, el personal con que cuenta cada departamento, a sus requerimientos de espacio y los nuevos espacios de soporte, procedemos a determinar la distribución de los departamentos entre las plantas del inmueble (Stacking).



1.5.3. Nueva Planimetría del Inmueble (Blocking).

Una vez ya establecido nuestro catálogo de estandarización, las necesidades de cada departamento, los espacios de soporte y la distribución de cada uno de estos dentro del edificio, procedemos a la distribución de los departamentos dentro de cada planta (blocking). A continuación, se muestra una comparativa de la planta tipo actual con su propuesta (planta 7ª del inmueble), y esta última en mayor tamaño.

Estado Actual

Propuesta de Actuación

Nº123456789101112F.M.

DEPARTAMENTO

ComercialProducciónMarketingFinancieroComprasEstudios

DirecciónAsesoría JurídicaTecnología de la InformaciónRR.HH.Seguridad y Calidad

Planta 7 1 2 9 47 51Planta 6 61 70Planta 5 61 70Planta 4Planta 3 61 70Planta 2 3 4 5 10 12 40 49Planta 1 8 55 65

Distribución de Departamentos Personal Actual

Previsión Personal

Distribución de Espacios de SoporteNº de Planta

2 SRA/1 SRF/3 SPB/2 RP/1 RC/1 AE/1 CC/1 VN/1 OF/2 BÑ/2 VS

2 SRA/1 SRF/3 SPB/2 RP/1 RC/1 AE/1 CC/1 VN/1 OF/2 BÑ2 SRA/1 SRF/3 SPB/2 RP/1 RC/1 AE/1 CC/1 VN/1 OF/2 BÑ2 SRA/1 SRF/3 SPB/2 RP/1 RC/1 AE/1 CC/1 VN/1 OF/2 BÑ

2 SRA/1 SRF/3 SPB/2 RP/1 RC/1 AE/1 CC/1 VN/1 OF/2 BÑ2 SRA/1 SRF/3 SPB/1 BB/2 RP/1 RC/1 CN/1 AE/1 CC/1 VN/1 OF/2 BÑ

116

777

7



1.5.4. Nuevas Características del Edificio.

Para hacer cumplir con los requerimientos estéticos solicitados por la dirección y comprobado el estado actual de la ingeniería y la arquitectura del complejo, nos vemos en la necesidad de realizar una serie de obras en el complejo, consistentes en la modificación de la distribución actual e incorporación de otros sistemas más modernos, eficaces y ahorrativos en la climatización, puntos de luz, iluminación y telecomunicaciones, sustitución de los falsos techos y falsos suelos, eliminación de los compartimentos permanentes y opacos junto a su carpintería, por otros sistemas más flexibles y translúcidos en su totalidad que incorporen bandas vinílicas a modo de privacidad, creación de nuevos baños más modernos que incorporen sistemas eficaces y ahorrativos de agua, y por último, sustitución de la pintura actual por otras que transmitan claridad e iluminación y evoquen tranquilidad.

1.5.5. Inventario y Control de Sustituciones.

Gracias a la nueva planimetría, en el que siempre se han intentado incorporar todas las necesidades de los departamentos (puestos de trabajo más espacios auxiliares) y espacios de soporte, nos permitirá elaborar una serie de fichas de control utilizadas para tener siempre contabilizados los diferentes elementos con los que cuenta el edificio, además de permitirnos un perfecto control en las reparaciones o sustituciones de mobiliario que se tengan que realizar a lo largo del ciclo de vida de estos.



2. La Gestión del Cambio

2.1. Objetivos.

El objetivo fundamental de esta gestión es el de proporcionar a todos los empleados de la compañía la información, los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para facilitar el cambio. Utilizando como herramienta el establecimiento de un adecuado plan de comunicación. De manera que:

o Sirva de ayuda al traslado a las nuevas instalaciones. o Evite los riesgos y neutralice los frenos. o Sea cercano a los empleados, contando con su opinión en las acciones de comunicación

interna. Y conseguir que:

o La comunicación se utilice como instrumento de crecimiento y motor para dar a conocer el concepto de las nuevas instalaciones.

o La comunicación sirva de soporte a los agentes externos y complete la comunicación entre los empleados.

o La información cree un sentimiento de integración en el proceso por parte del usuario y rebajar el nivel de reticencia al cambio.

2.2. Procedimiento de la Gestión.

2.2.1. Equipo de Trabajo.

Se nombrará un equipo de Agentes del Cambio que se encargará de la implantación sucesiva de las formas de trabajo, mediante la introducción de pequeños cambios.

2.2.2. Comunicados Internos.

De acuerdo al plan de actuación, recogido en la gestión del traslado, en el que se explican las fases de obra en que se ejecutarán todos los traslados (6 en total coincidiendo con el número de plantas), procederemos a emitir una serie de comunicados internos que variarán en función del periodo en que nos encontremos:

o NUEVE MESES ANTES DEL COMIENZO DEL COMIENZO DE LA PRIMERA FASE DE OBRA: Se lanzarán de forma aleatoria y periódica, a través de intranet de la compañía, mensajes con presentaciones multimedia en el que se haga hincapié en la promoción de los beneficios de los nuevos espacios, de forma que se cree una gran expectativa. No se venderá donde trabajarán, sino, cómo trabajarán.

o UNA VEZ AL MES, EN LOS SEIS MESES PRÓXIMOS AL COMIENZO DE LA PRIMERA FASE DE OBRA: Se colgarán en la web imágenes de infografías de los nuevos espacios interiores, en el que se contrastará el antes y el después.

o TRES MESES ANTES DEL COMIENZO DE LA PRIMERA FASE DE OBRA: Los agentes del cambio elegidos comenzarán a comunicar de qué forma se realizará el traslado, tanto para el traslado temporal como para el definitivo.



o UN MES ANTES DEL COMIENZO DE CADA UNA DE LAS FASES DE OBRA: Se realizará una reunión de seguimiento entre los agentes del cambio, el equipo de la gestión del traslado y los trabajadores afectados por las obras y obligados a su traslado temporal a la planta de apoyo (4ª planta del edificio). Haciendo entrega a cada uno de ellos de un juego de planos con su ubicación actual, su ubicación transitoria y su ubicación definitiva; a parte, se les entregará un calendario con la fecha en la que deben ocupar dicha ubicación temporal, el tiempo en que permanecerán en ella y la fecha de su ubicación definitiva; y por último, se les hace entrega de las cajas asignadas para su ubicación temporal y definitiva, junto con una explicación del contenido de las cajas a mudar para ambas ubicaciones.

o DOS DÍAS ANTES DEL COMIENZO DE CADA UNA DE LAS FASES DE OBRA: Recordatorio y puesta a punto de todos los agentes implicados al día siguiente y en especial a los trabajadores implicados en la ubicación transitoria.

o EL DÍA ANTES DEL COMIENZO DE CADA UNA DE LAS FASES DE OBRA: Comienzo del traslado al espacio utilizado como planta de apoyo según el planning establecido.

o UNA VEZ COMENZADA CADA FASE DE OBRA Y DIARIAMENTE HASTA EL DÍA DE LA UBICACIÓN DEFINITIVA DE CADA FASE: Se enviará por correo electrónico y de manera personalizada imágenes, presentaciones multimedia y un cronómetro con una cuenta atrás hasta el día de su traslado definitivo, para todos aquellas personas (con independencia de su ubicación definitiva) afectadas en el traslado temporal, como a aquellos empleados que ubicados en otras plantas no estén afectados por el traslado temporal pero se les reubique definitivamente en la planta en obras.

o TRES SEMANAS ANTES DE LA UBICACIÓN DEFINITIVA DE CADA FASE: Se realizará una reunión de seguimiento entre los agentes del cambio, el equipo de la gestión del traslado y los trabajadores ubicados en otras plantas (no afectadas por el traslado temporal) que se les vaya a reubicar en la planta en la que se están realizando obras. Haciendo entrega a cada uno de ellos de un juego de planos con su ubicación actual y su ubicación definitiva; a parte, se les entregará un calendario con la fecha de su ubicación definitiva; y por último, se les hace entrega de las cajas asignadas para su ubicación definitiva, junto con una explicación del contenido de las cajas a mudar.

o UNA SEMANA ANTES DE LA UBICACIÓN DEFINITIVA DE CADA FASE: Se volverá a realizar una reunión de seguimiento entre los agentes del cambio, el equipo de la gestión del traslado y los trabajadores ubicados en la planta de apoyo (afectados por el traslado temporal) que se les vaya a reubicar en la planta que se están realizando obras. Recordándoles el contenido de las cajas a mudar.

o UN DÍA ANTES DEL COMIENZO DE LA UBICACIÓN DEFINITIVA DE CADA FASE: Recordatorio y puesta a punto de todos los agentes implicados al día siguiente (trabajadores ubicados en la planta temporal u otras).

o EL DÍA “D” DE LA UBICACIÓN DEFINITIVA DE CADA FASE: Comienzo del traslado al espacio definitivo según el planning establecido.

2.2.3. Visita Previa.

Siempre y para cada una de las seis fases del traslado, cinco días antes de su ubicación definitiva, se realizará una visita guiada a las nuevas zonas de trabajo, esta visita estará formada por todos los miembros



de la organización (internos y externos) que se reubiquen esta zona y acompañados por sus correspondientes jefes de departamento y los impulsores del proyecto. En esta visita se les mostrará su puesto de trabajo, los espacios auxiliares y los espacios de soporte, además de facilitarles información sobre el funcionamiento de los servicios del proyecto y sus normas de uso.

Al final de esta visita, cada jefe de departamento involucrado, le hará entrega a cada miembro de su equipo del pack de bienvenida, en el que podrá encontrar su nuevo dispositivo de acceso al complejo.

2.2.4. Pack de Bienvenida.

Como ya hemos mencionado anteriormente, al final de la visita previa y de manos de su correspondiente jefe de departamento, se les hará entrega de su pack de bienvenida (elemento personal e intransferible), que incluirá una serie de fichas que harán referencia a un aspecto concreto del proyecto, clasificándose estas fichas en cinco secciones temáticas:

o SECCIÓN 1. INTRODUCCIÓN: Se recogerá una carta de presentación, un mensaje de bienvenida del presidente, su nuevo dispositivo de acceso al complejo y la forma de hacer uso de este.

o SECCIÓN 2. NUEVOS ESPACIOS Y NUEVAS FORMAS DE TRABAJO: Aparecerán reflejados todos los nuevos espacios creados, el fin que se persigue con la inclusión de cada uno de estos espacios y como estos (desde un punto de vista innovador, emotivo y que genere ilusión), nos van a afectar a nuestras nuevas formas de trabajo.

o SECCIÓN 3. NUEVA UBICACIÓN: En estas fichas aparecerán reflejado en plano la ubicación del nuevo puesto de trabajo y donde poder encontrar todos los espacios y servicios creados para su bienestar.

o SECCIÓN 4. PROTOCOLO DE USO DE ESPACIOS: En las que se establece las normas de adecuado funcionamiento de cada estancia, y así, favorecer una adecuada convivencia entre todos los miembros de la organización.

o SECCIÓN 5. OTRA INFORMACIÓN: En esta última sección se hará referencia a donde pueden dirigirse los trabajadores en caso de dudas o cualquier problema que les pudiera surgir, mediante la creación de medios extraordinarios de apoyo al traslado: “línea de atención al traslado” y “receptores”; o bien, a través de la intranet o dirigiéndose a los impulsores del proyecto.

2.2.5. Inauguración.

Una vez finalizados todos los traslados y reubicados todo el personal, se realizará una fiesta de bienvenida en el que participará el personal de la organización, clientes, proveedores y subcontratas, junto con personajes ilustres de nuestra sociedad y con el acompañamiento de la prensa.



3. La Gestión del Traslado.

3.1. Creación y Objetivos del Equipo de Trabajo.

Para una correcta gestión de este traslado primeramente procederemos a la creación de un equipo de trabajo responsable de dicha gestión, formado por miembros del departamento de F.M., RR.HH. y el departamento de Seguridad y Calidad, y organizados con los siguientes cargos, un director de proyecto, un gestor del traslado, un asistente del gestor del traslado y un gestor documental; para a continuación, establecer un plan de actuación, responsabilizándose este equipo de desarrollar una adecuada gestión para llevar a buen puerto este plan de actuación.

3.2. Plan de Actuación.

Sabiendo que se reutilizará este mismo inmueble, realizaremos el traslado apoyándonos en la planta 4ª del edificio, la cual se encuentra actualmente desocupada. De forma que una vez conocidos estos dos aspectos, podremos desarrollar un plan actuación que estará formado por los siguientes pasos.

1. Contratación de una empresa especializada en mudanzas, informándoles y formándoles de lo que se espera de ellos.

2. Alquiler de la planta 4ª del inmueble, la cual denominaremos planta de apoyo. 3. Planificación detallada del traslado, libros de traslado y planes de contingencia. 4. Establecimiento de una ventanilla única de atención al traslado. 5. Adecuación de la planta de apoyo con los puestos de trabajo que resulten necesarios. 6. Creación de una oficina de objetos perdidos y gestión de incidencias. 7. Información y formación del personal a trasladar. 8. Traslado temporal del personal afectadas por las obras a la planta de apoyo. 9. Ejecución de las obras planta por planta, ejecutándose estas desde la séptima a la primera planta. 10. Una vez finalizada la remodelación de una planta, se trasladará definitivamente al personal

destinado a ocupar ese nuevo espacio, pudiendo estar ubicados temporalmente en la planta de apoyo o en cualquiera de las otras plantas al no estar afectados por las obras de esa fase.

11. Repetición de los puntos 8, 9 y 10; hasta finalizar las obras y reubicar a todo el personal. Cada una de estas repeticiones será considerada como una fase independiente dentro de la gestión del traslado, existiendo por lo tanto 6 fases de obra, coincidente con cada una de las plantas a transformar y esto debido a que únicamente contamos con una planta de apoyo (planta 4ª) para el traslado temporal.

12. Desmantelamiento de la planta de apoyo. 13. Liquidación del contrato de mudanzas y de alquiler de la planta de apoyo. 14. Evaluación post-ocupacional. 15. Fiesta inaugural.

práctica 4. gestión de espacios

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