project charter
DESCRIPTION
Project CharterTRANSCRIPT
-
0134M Manajemen Proyek
LECTURE NOTES
The Project Charter
-
0134M Manajemen Proyek
LEARNING OUTCOMES
Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:
Memahami project integration management dan peranannya dalam pengembangan
perencanaan proyek, eksekusi proyek, dan change control.
Mendeksripsikan lima proses dalam manajemen proyek.
Merencanakan langkah-langkah/tahapan-tahapan dalam manajemen proyek
Menghitung biaya, waktu, dan sumber daya serta memahami hubungannya dengan MOV
Membuat sebuah dokumen project charter dan memahami hubungannya dengan
perencanaan proyek
OUTLINE MATERI :
- Project Integration Management
- Project Management Process
- The Project Charter
- Project Planning Framework
- The Kick-Off Meeting
-
0134M Manajemen Proyek
ISI MATERI
1. Proses Manajemen Proyek
Empat kata yang sering kita dengan adalah Proyek dimulai,proyek selesai,
kedengarannya sangat sederhana. Tetapi diantara awal suatu proyek dan akhir dari proyek,
banyak hal yang dapat terjadi.
Sebelum lebih jauh berbicara tentang manajemen proyek, mari dipahami terlebih dahulu
hal-hal yang terkait dengan proyek. Seperti yang sudah disampaikan pada pertemuan pertama
terkait dengan definisi proyek, sebenarnya masih banyak definisi-definisi tentang proyek. Tetapi
dari sekian banyak definisi, pada umumnya dapat disimpulkan menjadi kegiatan sementara yang
dilakukan dengan batasan waktu tertentu yang mengalokasilan sumber daya untuk
menghasilkan produk (deliverable) yang sudah disepakati bersama. Dengan defines tersebut,
terlihat sepintas bahwa proyek mirip dengan proses. Kedua hal ini berbeda. Karena proses
bersifat rutin dan dilakukan secara terusmenerus, relatif statis, penggunaan waktu dan biaya
tidak terlalu ketat, tenaga kerja relatif homogen dan koordinasi biasanya biasanya dilakukan
secara vertikal.
Tetapi proyek dan proses mempunyai hubungan erat, yaitu proses merupakan komponen
sistem yang tersusun membentuk sebuah proyek dan merupakan turunan dari sebuah proyek
sedangkan proyek adalah hasil integrasi dari beberapa proses. Seperti yang digambarkan pada
gambar 3.1.
Gambar 3.1. Project Processe
-
0134M Manajemen Proyek
Proyek dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil yang disebut dengan tahap/fase.
Menurunkan aktivitas yang ada di tiap tahap menjadi aktivitas terkecil, dapat membuat proyek
lebih mudah dimengerti dan dikelola. Keseluruhan tahap yang dilakukan secara bersama-sama
dikenal sebagai daur hidup proyek. Setiap tahap umumnya terdiri dari sekumpulan aktivitas yang
harus dikerjakan termasuk personil yang akan mengerjakan. Setiap tahap yang dilakukan harus
menghasilkan output (deliverable) yang akan digunakan pada tahap berikutnya (lihat gambar 3.2
dibawah ini dan sudah sempat disinggung pada materi sebelumnya). Contohnya, tahap desain
hanya dapat dilakukan setelah dokumen tahap analisa selesai dilakukan. Tahapan pada daur
hidup proyek harus mengikuti urutan yang sudah ditetapkan dan tidak dapat diubah-ubah sesuai
dengan keinginan.
Gambar 3.2. Daur Hidup Proyek
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan proses manajemen proyek adalah
karakteristiknya. Berikut ini merupakan karakteristik dari daur hidup proyek adalah:
a. Biaya dan tingkatan staff sangat rendah diawal proyek, tinggi diakhir dan turun dengan
cepat pada saat proyek akan selesai.
-
0134M Manajemen Proyek
b. Kemungkinan berhasilnya proyek dilaksanakan rendah pada saat awal, mengandung resiko
dan ketidakpastian yang tinggi pada saat itu.
c. Kemampuan stakeholder untuk mempengaruhi hasil akhir dari proyek sangat tinggi di awal
dan sangat rendah di akhir proyek
Proses di dalam manajemen proyek terbagi menjadi 5 kelompok, yaitu:
a. Inisiasi yang merupakan awal dari proses
b. Perencanaan meliputi identifikasi tujuan dan memilih alternative yang terbaik
c. Eksekusi merupakan proses untuk melakukan koordinasi dari sumber daya yang sudah
direncanakan.
d. Pengawasan dan Pengendalian. Proses pengendalian didesain untuk mengawasi dan
mengukur kemajuan selama eksekusi dijalankan dengan tujuan untuk mencari penyimpangan
yang terjadi dan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan.
e. Penutupan. Proses penutupan terjadi jika proyek secara formal selesai dan diterima
Daur Hidup Pengembangan Sistem adalah metodologi umum untuk pengembangan
sistem di banyak organisasi. Ditandai dengan fase/langkah pengembangan sistem informasi.
Setiap organisasi menggunakan model daur hidup yang berbeda untuk setiap langkahnya. Pada
umumnya tahapan Daur Hidup Proyek terdiri dari 5 tahap, yaitu Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi,
Monitoring dan Controlling dan Penutup (lihat gambar 3.3). Untuk penjelasannya dapat dilihat di
pertemuan sebelumnya.
-
0134M Manajemen Proyek
Gambar 3.3. Project Management Processes and ITPM Phases
2. Project Integration Management
Dalam PMBOK guide, integrasi projek merupakan salah satu hal yang terpenting dalam
area pengetahuan. Hal ini disebabkan integrasi proyek akan mempengaruhi dan dipengaruhi
oleh seluruh knowledge area dalam proses manajemen yang berdasarkan pada daur hidup proyek
dan melibatkan koordinasi seluruh knowledge area.
Project integration management ini merupakan salah satu kompetensi dasar yang harus
dimiliki oleh seorang proyek manajer. Dimana seorang proyek manajer harus mampu
mengkoordinasi semua anggota proyek dalam menjalankan rencana dan mengontrol pekerjaan
yang harus dilakukan selama proyek berlangsung.
Komunikasi merupakan proses dimana terjadi pertukaran informasi diantara individu
melalui symbol, tanda atau tingkah laku. Komunikasi merupakan kehidupan dari suatu tim
proyek. Project Management Institute telah mengidentifikasi 4 proses penting dalam komunikasi
proyek
a. Communication Planning. Suatu proses untuk mengembangkan rencana komunikasi yang
lebih luas termasuk mengidentifikasi stakeholder proyek, informasi yang mereka
-
0134M Manajemen Proyek
butuhkan, kapan dibutuhkan, dan seperti apa format yang harus diberikan. Proses ini
termasuk: kapan dan bagaimana laporan tertulis atau lisan disampaikan kepada anggota
tim, bagaimana anggota tim melakukan koordinasi, pesan seperti apa yang harus dikirim
untuk memberitahukan milestone dari proyek, serta informasi apa yang harus disebarkan
kepada vendor dan eksternal kontraktor yang terlibat di dalam proyek.
b. Information Distribution. Proses yang meliputi penyediaan informasi kepada seluruh
stakeholder yang terkait dengan waktu yang tepat.
c. Performance Reporting. Proses untuk mengumpulkan mendstribusikan informasi status
proyek. Terdiri dari tiga jenis laporan yaitu: Status report yang menggambarkan
informasi terkini tentang proyek seperti jadwal proyek atau informasi anggaran proyek.
Progress report yang menggambarkan apa yang harus diselesaikan oleh anggota tim. Dan
yang terakhir adalah Forecasting report yang membuat prediksi tentang status dan
kemajuan proyek berikutnya. Secara umum Performance Reporting harus menyediakan
informasi tentang lingkup proyek, jadwal, biaya dan kualitas.
d. Administrative Closure. Proses untuk merinci dokumentasi dari proyek atau tahap proyek
pada saat akan dihentikan.
Project integration management menjadi penting karena, didalam proses ini tercakup
tentang kemampuan untuk develop project charter, develop preliminary scope statement,
develop project management plan, direct & manage project execution, monitor and control
project work, integrate change control dan close project.
3. Project Charter
Mulai bagian ini sudah masuk didaerah pembahasan tentang bagaimana
mengelola proyek. Pada awalnya, apabila sebuah perusahaan atau organisasi akan
mengembangkan sebuah proyek maka perusahaan atau organisasi tersebut perlu
mendefinisikan apa yang mereka butuhkan. Kebutuhan mereka tersebut akan tercantum
dalam project charter.
Secara umum, project charter ini bisa didefiniskan sebagai sebuah dokumen yang berisi
tentang tujuan proyek, bentuk dari proyek dan indikator yang mendukung proyek. Di Indonesia,
project charter ini lebih dikenal dengan istilah KAK (Kerangka Acuan Kerja) atau TOR (Term of
-
0134M Manajemen Proyek
Reference). Dalam sebuah project charter harus berisi informasi tentang; Nama proyek, Sponsor
proyek, Manager proyek, Tujuan proyek, Penjelasan proyek, Hasil Akhir, Deliverables, Strategi
global dalam pelaksanaan proyek, Perkiraan waktu penyelesaian proyek, Staff proyek, Sumber
daya proyek dan, Perkiraan biaya. Template dokumen project charter :
-
0134M Manajemen Proyek
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini.
Gambar 3.4 Contoh Project Charter
Catatan. Dapat didownload template dari project charter di http://office.microsoft.com/en-
us/templates/project-charter-TC001141418.aspx
Dari gambar 3.4. diatas terlihat bahwa project charter mempunyai kegunaan sebagai berikut:
a. Pendefinisian awal proyek secara jelas
b. Mengenali atribut-atribut suatu proyek
c. Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja)
d. Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya
e. Pondasi yang menopang jalannya proyek dimana terdapat batasan awal dari visi dan misi
proyek.
f. Tanggung jawab dari manajer dan kerja sama dari tim kerja serta kepemilikan proyek
-
0134M Manajemen Proyek
4. Project Planning Framework
Project planning framework ini merupakan bagian dari metodologi proyek teknologi
informasi yang memberikan gambaran tentang langkas-langkah dam kemungkinan proses yang
dapat digunakan dalam pembangunan project secara detail. Dalam framework ini bisa digunakan
juga sebuah document yang berbentuk check list. Untuk bentuk checklistnya bisa dilihat di
http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/project-planning-framework-checklist-5005
Bentuk umum dari project planning framework dapat dilihat pada gambar 3.5
Gambar 3.5. Project Planning Framework
Tujuan utama dari frame work ini adalah memberikan tuntunan akan waktu dan biaya
yang dibutuhkan oleh proyek. Oleh sebab itu, dalam frame work ini harus bisa menjawab tentang
bagaimana proyek diorganisir, bagaimana manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam
proyek, pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana waktunya dan bagaimana
dengan jadwal serta informasi biaya proyek.
5. Kick Off Meeting
Dalam sebuah proyek, kick off meeting merupakan sebuah proses yang wajib untuk
dilakukan. Karena aktifitas ini merupakan sebuah pertemuan/rapat diawal proyek yang
mempunyai tujuan untuk menyamakan presepsi terhadap semua pihak yang terkait dalam
pelaksanaan proyek. Selain itu, juga akan disepakati semua yang terkait dengan prosedur dan
teknis pelaksanaan proyek.
-
0134M Manajemen Proyek
Secara umum, maksud dilaksanakannya Kick off meeting adalah untuk
a. Mengumumkan kepada semua pihak terkait bahwa proyek sudah dimulai.
b. Menyampaikan secara ringkas tujuan proyek dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat
dalam proyek guna pencapaian tujuan tersebut.
c. Memberikan klarifikasi tentang harapan setiap pihak yang berperan dalam proyek.
d. Membentuk dan menumbuhkan komitmen bersama dalam mensukseskan proyek.
Tidak ada waktu baku dalam pelaksanaan kick off meeting ini. Waktu yang diperlukan
bervariasi tergantung dari kebutuhan kick off meeting tersebut. Ada yang dilaksanakan dengan
singkat bersamaan dengan makan siang, ada juga yang menggunakan waktu beberapa hari.
Semua tergantung pada skala dan kompleksitas proyek. Biasanya yang hadir dalam kick off
meeting adalah semua pihak yang terlibat, baik itu pemilik proyek, pengelola proyek,
kontraktor dan sub-kontraktornya.
-
0134M Manajemen Proyek
SIMPULAN
Kegagalan proyek dapat terjadi akibat diabaikannya daur hidup pengembangan sistem oleh
tim proyek. Berapapun ukuran suatu proyek, daur hidup pengembangan sistem layak untuk
dilakukan. Hal yang kadang-kadang diabaikan dengan dilewatkannya suatu tahap dari daur
hidup tersebut untuk lanjut ke tahap berikutnya. Misalnya suatu tim mengabaikan proses
pengujian sistem dikarenakan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan suatu proyek sudah
terlampau. Bisa dibayangkan akibat yang terjadi jika salah satu proses tidak dilaksanakan.
Keberhasilan suatu proyek yang dikerjakan dipengaruhi oleh metodologi pengembangan
sistem yang dilakukan. Seperti sudah dijelaskan diatas, bahwa pada umunya daur hidup
pengembangan sistem terdiri dari aktivitas perencanaan, analisa, desain, implementasi dan
pemeliharaan. Pada kenyataan, metodologi pengembangan sistem berubah sesuai dengan
perkembangan jaman dan teknologi.
Perkembangan teknologi dan kondisi bisnis organisasi mendorong para praktisi untuk
menyusun sebuah metodologi baru yang dikenal dengan nama Service Oriented Enterprise
dimana, pada metodologi ini dimungkinkan melakukan perubahan aturan bisni tanpa harus
melakukan perubahan besar terhadap sistem yang ada.
Seorang manajer proyek wajib memiliki pengetahuan terkait dengan stakeholder dan harus
memiliki kemampuan interpersonil yang cukup untuk dapat menggerakkan organisasi
proyek. Tanpa pengetahuan dan kemampuan yang cukup, dapat berakibat gagalnya suatu
proyek. Jangan dilupakan bahwa manajer proyek juga harus menguasai software pendukung
untuk melakukan perencanaan serta teknik-teknik untuk melakukan manajemen proyek. Bisa
dibayangkan jika proses monitoring dilakukan tanpa bantuan teknologi.
-
0134M Manajemen Proyek
DAFTAR PUSTAKA
Borysowich, C. (2005, 07 18). Project Planning Framework Checklist. Retrieved 01 15, 2012,
from Tool box for IT: http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/project-planning-
framework-checklist-5005
Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project Management.
Washington: Prentice Hall.
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei: Wiley.
Pcubed. (n.d.). Project charter. Retrieved January 14, 2012, from http://office.microsoft.com/en-
us/templates/project-charter-TC001141418.aspx: http://office.microsoft.com
Schmidt, M. J. (2011, December 23 ). Business case / Business case analysis. Retrieved January
05, 2012, from Solution Matrix Cost-Benefit-Analysis : http://www.solutionmatrix.com
SSCX Online. (2011, February 27). Project Charter. Retrieved January 14, 2012, from Green
Belt and Black Belt Training Modules for Six Sigma in Indonesia:
http://www.sixsigmaindonesia.com