project charter lengkap
TRANSCRIPT
Halaman 1 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Data Umum Proyek Tanggal Proyek : 03 Maret 2012 – 25 April 2012 Tim Proyek : Milestone Manajer Proyek : Raden Agoeng Bhimasta Nama Proyek : Web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta Nama Klien : SMP Pangudi Luhur 1 Alamat : Jalan Timoho II/29 Yogyakarta No Telpon : 0274 - 563552
Halaman 2 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Latar Belakang Proyek
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang pesat saat ini, pencatatan dan
pengolahan data yang dahulu dilakukan secara manual dituntut untuk mengalami perubahan pula.
Ketika data masih diolah secara manual, sering terjadi kesalahan dalam proses pencatatan ataupun
pengolahannya dan waktu yang digunakan terhitung cukup lama. Dengan menerapkan komputerisasi
dalam menyelesaikan segala kegiatan yang ada, kesalahan – kesalahan yang terjadi dapat ditekan
seminimal mungkin dan mempercepat proses pengolahan data.
SMP Pangudi Luhur I Yogyakarta yang dewasa ini termasuk dalam jajaran SMP-‐SMP unggulan
di Yogyakarta. Namun pada kenyataanya, penggunaan Teknologi Informasi dalam kegiatan sehari-‐
hari masih sangat minim berkaitan dengan produktifitas sekolah. Hal ini menjadi sebuah
permasalahan mendasar bagi sekolah sekelas SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta yang tentunya
mempunyai cita-‐cita untuk mengembangan sekolah lebih dan lebih lagi.
Berangkat dari belum tersedianya sarana berinteraksi melalui website resmi sekolah yang
bertujuan sebagai sarana informasi baik ke dalam maupun keluar dan promosi sekolah, maka SMP
Pangudi Luhur 1 Yogyakarta mulai melihat bahwa perlunya mulai merealisasikan sarana tersebut
tidak hanya untuk sekedar memiliki, namun SMP Pangudi Luhur mencoba untuk melihat bagaimana
website tersebut dapat bermanfaat bagi semua orang yang berhubungan dengan SMP Pangudi Luhur
1 Yogyakarta, antara lain : bagaimana orang luar dapat melihat informasi mengenai SMP Pangudi
Luhur 1 dengan mudah?, bagaimana orang tua dapat memantau perkembangan anak-‐anak mereka
dengan mudah?, bagaimana sekolah dapat berinteraksi lagi dengan para alumni? Bagaimana sekolah
dapat memberikan komitmen dan fasiitas lebih terhadap siswa-‐siswa yang menghadapi ujian? Dan
permasalahan-‐permasalah lain yang dapat dirumuskan.
Halaman 3 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Stakeholder yang berperan
Dalam mempersiapkan dan merealisasikan proyek pembuatan Website SMP Pangudi Luhur 1
Yogyakarta, kami mengidentifikasi stakeholder-‐holder apa saja yang akan berperan penting dalam
mendukung realisasi proyek, antara lain :
a. Administrator Tugas dari administrator adalah menjadi pengelola website tersebut sehingga tidak terjadi
penyampaian informasi yang kurang bahkan salah. Penggunaan pada website tersebut administrator memiliki hak untuk mengakses dan mengatur konten dari website tersebut. Administrator adalah orang yang ditunjuk oleh pihak sekolah untuk mengatur dan menjalankan sistem tersebut sehingga dapat berguna dengan baik dan tepat guna.
b. Guru Tugas guru lebih banyak pada bagian sistem pengelolaan sistem rapot online yang hanya bisa
diakses oleh murid dan orang tua murid. Sehingga guru juga dapat memantau perkembangan masing-‐masing murid mulai dari kelas 1 hingga kelas 6. Dengan adanya guru yang ikut terlibat dalam pembuatan sistem tersebut maka sistem tersebut semakin berguna dan bermanfaat banyak pihak.
c. Siswa Siswa adalah pengguna yang pasti akan menggunakan sistem tersebut dengan baik karena
web profile, sistem pengelolaan nilai rapot, dan tryout online akan selalu menjadi kebutuhan siswa. Tugas siswa dalam sistem tersebut hanyalah sebagai pengguna. Siswa akan memberikan banyak masukan dan kritikan mengenai sistem yang dibangun tersebut.
d. Orang Tua Di Jenjang SMP adalah masa-‐masa rentan bagi para remaja. Orang Tua dalam hal perlu
melihat dan menjaga anak-‐anaknya untuk dapat berkembang dengan baik. Melalui webste yang orang tua dapat memantau paling tidak perkembangan hasil belajar anak-‐anaknya masing-‐masing setiap saat. Berangkat dari hal tersebut, orang tua dapat melakukan tindakan-‐tindakan yang lebih bijak dan lebih dini bagi anak-‐anak mereka.
e. Alumni Alumni memiliki tugas sebagai pengguna sistem yang terkhusus pada forum alumni. Alumni
akan memberikan banyak masukan dan kritikan mengenai sistem yang akan dibangun tersebut. Dengan adanya alumni yang terlibat pada sistem untuk mendapatkan banyak informasi yang bisa diketahui oleh banyak orang.
f. Anonymous / Pengunjung
Halaman 4 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Pengguna yang tidak berhubungan langsung terhadap sistem tersebut. Masyarakat pada umumnya akan menggunakan dan memanfaatkan sistem tersebut. Anonymous akan selalu mengamati dan dapat memberikan saran untuk sistem tersebut. Dengan adanya anonymous maka sistem tersebut memberikan manfaat yang lebih untuk peningkatan perbaikan sistem.
Scope Proyek
Tujuan utama dalam Proyek ini adalah “Website SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta yang dipetakan dalam 4 poin utama yaitu :
1. Web Profil Web Profil yang akan dicapai melalui proyek ini adalah menghasilkan suatu representasi SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta (SMP PL 1) secara elegan dan informatif sehingga masyarakat umum yang mengakses web SMP PL 1 dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan cepat. Fokus dari scope ini adalah kekuatan tampilan desain web SMP PL 1 sendiri dan manajemen konten web baik berupa visualisasi gambar maupun tulisan informatif.
2. Sistem Pengolahan Nilai Rapot Online
Melalui sistem ini, guru dapat menginputkan nilai-‐nilai pelajaran dan informasi lain seperti misalnya extrakurikuler yang diikuti dan nilainya, keterangan sakit, alpha, izin, dan keterangan-‐keterangan lain bagi para siswanya setiap saat. Disisi guru, sistem ini memberikan keuntungan perhitungan nilai rata-‐rata yang efektif dan efisien. Dikedua sisi, guru dapat melihat perkembangan tiap siswa setiap saat dari kelas 1 hingga kelas 3 dengan data yang lengkap dan dukungan grafik. Sedangkan masing-‐masing siswa dapat melihat perkembangan nilai harian/ulangan mereka setiap saat terbatas pada siswa bersangkutan yang mengakses. Orang tua dalam hal ini dapat memberikan perhatian lebih dini karena dapat melakukan monitoring terhadap nilai anaknya masing-‐masing.
3. Forum Alumni
Salah satu yang ingin dicita-‐citakan oleh setiap institusi pendidikan adalah membangun kembali jaringan komunikasi dengan alumninya. Hal tersebut bukan suatu yang mengejutkan karena pada kenyataanya Alumni memang memegang peranan besar bagi pengembangan institusi pendidikan kedepan, misalkan alumni dapat membantu institusi almamater mereka dalam konsep maupun biaya pembangunan, beasiswa bagi siswa yang membutuhkan bantuan, pengembangan konsep pendidikan, persebaran informasi-‐informasi yang penting, dan masih banyak hal lagi. Dengan hadirnya Forum Alumni, diharapkan ada sebuah media resmi yang menjembatani komunikasi antar alumni dan sekolah almamaternya.
4. Tryout Online
Salah satu tantangan sekolah dewasa ini adalah mempersiapkan para siswanya terutama bagi yang kelas 3 untuk siap menghadapi Ujian Nasional. Secara umum, sekolah-‐sekolah biasanya
Halaman 5 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
memberikan cukup banyak tryout yang kadang-‐kadang menganggu jam pelajaran efektif. Disisi lain, tryout tidak memberikan siswa banyak latihan, karena tujuan utamanya adalah mengukur tingkat kesiapan siswa. Dengan dibuatnya sistem Tryout Online, guru dapat menginput sebanyak mungkin soal-‐soal yang nantinya dapat dikerjakan oleh Siswa baik secara umum dan acak, ataupun secara lebih khusus misal mengerjakan soal-‐soal yang hubungannya dengan topik “A” secara acak, dll. Keunggulan lainnya, dengan Online, Siswa dapat mengerjakan dimanapun mereka merasa nyaman dan waktu ternyaman yang mereka miliki. Nilai yang didapat dapat ditampilkan secara progresif. Pada poin ini guru dapat melihat sejauh mana siswa giat berlatih dan sejauh mana mereka siap. Para siswa dapat mendapatkan semua jawaban dan penjelasan setiap soal ketika tryout online selesai.
Halaman 6 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Tahapan Pengerjaan
Gambar Work Breakdown Structure Web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta
Halaman 7 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Tabel Jadwal Umum Pengerjaan Proyek
Nama Pekerjaan Mulai Selesai Lama
Requirement
Meeting pertama project manager dengan pihak klien
Jumat, 2 Maret 2012 Selasa, 6 Maret 2012 3 hari
Membentuk tim project Selasa, 6 Maret 2012 Kamis, 8 Maret 2012 3 hari
Meeting internal pertama Jumat, 9 Maret 2012 Jumat, 9 Maret 2012 1 hari
Meeting pertama tim dengan klien Senin, 12 Maret 2012 Senin, 12 Maret 2012 1 hari
Meeting internal kedua Selasa, 13 Maret 2012 Selasa, 13 Maret 2012 1 hari
Design
Pembuatan skema database Kamis, 15 Maret 2012 Jumat, 16 Maret 2012 2 hari
Menentukan relasi antar tabel Senin, 17 Maret 2012 Senin, 17 Maret 2012 1 hari
Penyatuan masing–masing skema database
Senin, 17 Maret 2012 Senin, 17 Maret 2012 1 hari
DFD Senin, 17 Maret 2012 Senin, 17 Maret 2012 1 hari Flowchart Senin, 17 Maret 2012 Senin, 17 Maret 2012 1 hari Sitemap Senin, 17 Maret 2012 Senin, 17 Maret 2012 1 hari Layout Selasa, 20 Maret 2012 Jumat, 23 Maret 2012 4 hari
Coding
Web Profile Jumat, 23 Maret 2012 Jumat, 13 April 2012 16 hari Forum Alumni Senin, 26 Maret 2012 Selasa, 17 April 2012 17 hari Pengolahan Nilai Senin, 26 Maret 2012 Senin, 16 April 2012 16 hari Tryout Senin, 26 Maret 2012 Selasa, 17 April 2012 17 hari
Integration
Pembelian hosting Selasa, 17 April 2012 Selasa, 17 April 2012 1 hari
Dokumentasi program Rabu, 18 April 2012 Selasa, 24 April 2012 4 hari
Pemeliharaan sistem secara berkala
Rabu, 25 April 2012 Rabu, 25 April 2012 1 hari
Pelatihan kepada pengguna Rabu, 25 April 2012 Rabu, 25 April 2012 1 hari
Pembuatan modul dan buku manual
Rabu, 25 April 2012 Rabu, 25 April 2012 1 hari
Instalasi sistem Rabu, 25 April 2012 Rabu, 25 April 2012 1 hari
Halaman 8 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Jadwal Pengiriman Paket (Deliverable)
Tabel Jadwal Pengiriman Paket
Keterangan Deliverable Waktu Resource
Meeting dengan Klien I Dokumentasi hasil observasi, analisis dan requirement awal
12 Maret 2012 Raden Agoeng Bhimasta
Meeting Internal II Project Planning 13 Maret 2012 Raden Agoeng Bhimasta
Presentasi Final Requirement Project Charter 14 Maret 2012 Raden Agoeng Bhimasta
Presentasi Bussiness Logic (DFD, Flowchart, Sitemap, ERD)
Business Logic Document
19 Maret 2012 Susy Dodo
Corporate Photography Service Edited Photo 30 Maret 2012 Amir Sayuti
Web Desain, Graphic Desain, Slicing, HTML, CSS
Web Mock Up 20 Maret 2012 Faranindya
Web Profil Modul part 1 Sistem Web Profil Beta
4 April 2012 Software Web Profil
Web Profil Modul part 2 Web Profil Final 14 April 2012 Software Web Profil
Halaman 9 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Sistem Tryout Modul part 1 Sistem Tryout Beta
9 April 2012 Software Web Profil
Sistem Tryout Modul part 2 Sistem Tryout Final
17 April 2012 Software Web Profil
Forum Alumni Modul part 1 Forum Alumni Beta
5 April 2012 Software Web Forum Alumni
Forum Alumni Modul part 2 Forum Alumni Final
18 April 2012 Software Web Forum Alumni
Sistem Pengolahan Nilai part 1 Forum Alumni Beta
8 April 2012 Software Sistem Pengolahan Nilai
Sistem Pengolahan Nilai part 2 Sistem Pengolahan Nilai Final
14 April 2012 Software Sistem Pengolahan Nilai
Final Project Presentation Dokumentasi Program, Buku Manual
20 April 2012 Raden Agoeng Bhimasta
Instalasi Sistem Hosting dan Domain, Buku Manual
21 April 2012 Satrio Dyaztian
Pelatihan terhadap pengguna Buku Manual 22 April 2012 Satrio Dyaztian
Maintenance pertama Dokumen Penawaran Kontrak Baru
25 April 2012 Satrio Dyaztian
Halaman 10 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Requirement dan Batasan Sistem
A. Requirement Sistem a. Web Profil
1. Fitur untuk dapat memasang pengumuman khusus di halaman Home oleh admin 2. Fitur untuk dapat melakukan perubahan banner / slider secara dinamis di halaman
HOME dengan variabel jumlah slider, cropping, pemberian text, waktu, link 3. Fitur Searching informasi dalam web 4. Fitur pemasangan Feature Foto (Cover Berita) di setiap Berita 5. Fitur penambahan Foto album di Berita 6. Fitur untuk fordward / share berita ke jejaring sosial Facebook dan Twitter 7. Fitur pembuatan Foto Album 8. Pembuatan Form Contact Us 9. Fitur untuk konfigurasi Kategori Berita 10. Fitur pembuatan Kalender Event 11. Fitru Download Kalender Event dalam bentuk PDF 12. Fitur Pembuatan Pooling oleh Admin
b. Sistem Pengolahan Nilai Rapot Online
1. Guru dapan menampilkan dan mencetak raport secara online 2. Fitur untuk mengkonversi nilai angka menjadi huruf 3. Siswa dapat melihat nilai harian, nilai rapot, nilai extrakurikuler, dan nilai lain-‐lain dari
kelas 1 hingga kelas 3 milik masing-‐masing dalam bentuk statistik. 4. Guru dapat melihat semua nilai harian, nilai rapot, nilai extrakurikuler, dan nilai lain-‐lain
dari kelas 1 hingga kelas 3 milik masing-‐masing. 5. Guru dapat menginputkan nilai yang berkaitan dengan pelajaran mereka dan kelas
dimana mereka mengajar. 6. Fitur untuk mengacak password bagi siswa ataupun guru baru 7. Pembatasan hak akses guru yang tidak menjadi wali kelas
c. Forum Alumni
1. Fitur Registrasi dan Login 2. Fitur untuk membuat Pooling oleh admin 3. Fitur untuk membuat Pengumuman di halaman member oleh admin 4. Fitur untuk Pengaturan Hak Akses member 5. Fitur Pengaturan Kategori dan Sub Kategori dengan level kedalaman tidak terbatas 6. Fitur What You See Is What You Get (WYSIWYG) editor untuk thread dan komen member 7. Fitur Pinned dan Unpinned untuk Thread yang dianggap penting 8. Fitur approval request pendaftaran oleh Admin 9. Fitur untuk dapat melakukan perubahan pada informasi profil member 10. Fitur Forgot Password
Halaman 11 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
11. Fitur Private Message antar Member 12. Fitur untuk pembuatan dan pengaturan Thread terbatas pada kelompok tertentu 13. Fitur Subscribe Thread 14. Fitur pencarian pada daftar alumni 15. Fitur pencarian thread 16. Fitur untuk melihat Laporan hasil Pooling dalam bentuk grafis
d. Tryout Online
1. Fitur untuk menginputkan bank Soal berdasarkan mata pelajaran, topik beserta dengan jawaban dan cara penyelesaiannya
2. Soal yang ditampilkan dapat ditampilkan secara acak maupun siswa dapat memilih paket soal
3. Paket soal yang telah dikerjakan oleh siswa tidak dapat dikerjakan kembali 4. Paket soal yang telah dikerjakan oleh siswa dapat dibuka kembali untuk pembelajaran
berikut dengan cara penyelesaiannya 5. Guru dapat melihat progres Siswa berkaitan dengan berapa kali siswa melaksanakan
tryout online, tryout apa yang mereka kerjakan dan kapan mereka mengerjakannya, progres grafik nilai tryout dan rata-‐rata nilai tryout.
6. Siswa dapat melihat progres Siswa berkaitan dengan berapa kali siswa melaksanakan tryout online, tryout apa yang mereka kerjakan dan kapan mereka mengerjakannya, progres grafik nilai tryout dan rata-‐rata nilai tryout berkaitan dengan siswa tersebut.
7. Guru dapat melihat presentasi keberhasilan mengerjakan soal berdasarkan soal tersebut ataupun berdasarkan topik dari soal yang diujikan
8. Siswa dapat melihat presentasi keberhasilan mengerjakan soal berdasarkan soal tersebut ataupun berdasarkan topik dari soal yang diujikan sesuai dengan siswa tersebut.
9. Guru dapat mengatur porsi topik pada 1 set tryout acak. 10. Guru dapat membuat paket Tryout. 11. Guru dapat melihat rangkin hasil tryout paket.
B. Batasan Sistem
1. Sistem bekerja Online 2. Arsitektur Sistem menggunakan Arsitetur Model View Controller (MVC) 3. Database yang digunakan adalah MySQL 4. Tidak semua informasi yang ditampilkan pada web profil bersifat dinamis dan dapat
dengan mudah diganti melalui dashboard admin. 5. Terdapat kemungkinan siswa menemukan dan mengerjakan soal yang sama pada saat
tryout online namun pada paket yang berbeda. 6. Forum tidak menyediakan layanan untuk attach file
Halaman 12 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Budgeting
No Keterangan Jumlah (Rp) Komentar/Asumsi
GENERAL
Consulting and Deliverable 4.500.000 18 deliverable
Total General Cost 4.500.000
WEB PROFILE
1 Content Management System 2.000.000
2 Web Design 3.500.000 revisi maksimal 2x
3 Graphic Design 2.750.000 Banner, icon, elements
4 HTML Skinning & CSS 3.000.000
5 Corporate Photography Service 3.250.000
6 Domain Name Purchase 250.000 1 tahun
Total Web Profile Cost 15.000.000
SISTEM PENGOLAHAN NILAI
1 Content Management Sistem 2.500.000
2 Cetak Rapor Progres Pembelajaran 1.000.000
3 Cetak Rapor Semester Online 2.000.000
Total Biaya Sistem Pengolahan Nilai 5.500.000
FORUM ALUMNI
1 Content Management Sistem 3.500.000
2 Modul Subscibe Discussion and Notification 2.500.000
Halaman 13 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
3 Modul Private Specific Thread 2.500.000
4 Report Graphic Questionaire dan Pooling 1.500.000
Total Forum Alumni 10.000.000
TRYOUT ONLINE
1 Content Management System 3.500.000 Setup Soal, Jawaban, Kunci Jawaban
2 Modul Buat Paket Soal 1.000.000 pengelompokan soal
3 Modul Setting Paket Soal Acak 1.000.000
4 Report Progress Siswa 2.000.000
5 Report Kompetensi Topik Soal 1.500.000
Total Tryout Onliine 9.000.000
INTEGRATION
1 Hosting Purchases 450.000 1 tahun
2 Hosting and System Maintenance 400.000 Maintenance pertama
3 Training Sistem 500.000 1 minggu training
4 Instalasi Sistem 350.000
Total Integration 1.700.000
TOTAL FIXED BUDGET 45.700.000 * Hari Kerja tim proyek adalah Senin – Jumat
* Perubahan Requirement maupun revisi diluar batas revisi yang sudah diakomodasi akan dikenakan biaya tambahan, sesuai dengan kesepakatan baru kedua belah pihak
Halaman 14 Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta] Project Charter [web SMP Pangudi Luhur 1 Yogyakarta]
Dipersiapkan oleh tim Milestone
Peran dan Tanggung Jawab
Nama Peran Tanggung Jawab Br. Valentinus Naryo Kepala Sekolah Project Sponsor, Monitor Project
Hy Kriswanta Penanggung Jawab Pengembangan IT Sekolah
Monitor Project dari pihak Klien
Raden Agoeng Bhimasta Manajer Proyek Monitor Project, Plan Project, Supervisor
Aditya Satrio Kumolo Programmer Sistem Pengolahan Nilai Modul Leader
Noel Dyaztian Programmer Forum Alumni Modul Leader
Andra Solala Zebua Programmer Sistem Tryout Modul Leader
Faranindya Adi W Web Designer UX Design, Graphic Design, Web Design, Web Slicing, HTML CSS
Satrio Dyaztian User Trainer Training User, Maintenance System, Integration System, Hosting
Susy Dodo Database Designer ER-‐Diagram, Flowchart, DFD, System Requirement,
Tedy Pradana Programmer Web Profil Modul Leader
Amir Sayuti Photographer Corporate Photography Service, Photography Editing
Banu Amiras Tester Testing, Pembuatan Modul, Dokumentasi Program
Satu orang hebat akan menghasilkan pekerjaan yang hebat, Kumpulan orang-‐orang hebat yang saling bersinergi akan menghasilkan pekerjaan yang luar biasa hebat.
[Stephen Covey – 7 Habits]