Eiríkur G. Guðmundsson

Þjóðskjalasafni Íslands

21.04.23 2

Reykholtsmáldagi – 1185 (Til kirkio ligr iraukiaholte heimaland meþ o(llum) landsnytiom þar fylgja kyr tottogu)

21.04.23 3

2004: Könnun á skjalavörslu ríkisins ◦ skýrsla kom út 2005

2005: Samstarfssamningur við danska ríkisskjalasafnið.◦ reglum – hugbúnaður

2007-2008: Lög og reglur til endurskoðunar í nefnd

2005-2009: Tilraunaverkefni ◦ Ríkisskattstjóri og Menntamálaráðuneyti

21.04.23 4

5

Þrenn lög skipta einkum máli:◦ Lög um Þjóðskjalasafn 1985 (2008).

◦ Stjórnsýslulög 1993 (og 51/2003).

◦ Upplýsingalög 50/1996.

6

Skilaskyldum aðilum ber að hlíta fyrirmælum ÞÍ um skráningu, flokkun og frágang skjala.

Ný skjalavistunarkerfi og skjalageymslur skulu samþykkt af Þjóðskjalasafni fyrir notkun.

Skilaskyldum aðilum er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema með heimild Þjóðskjalasafns.

Forstöðumenn eru ábyrgir fyrir skjalavörslu stofnana sinna.

7

Upplýsingalög (50/1996) ◦ „Stjórnvöldum er skylt að skrá mál, sem koma til

meðferðar hjá þeim, á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.” (22. gr.)

Stjórnsýslulög (51/2003)◦ Stjórnvald skal varðveita rafræn gögn þannig að

unnt sé að sannreyna efni og uppruna þeirra síðar með aðgengilegum hætti.” (7.gr.)

◦ Pappírsgögn og rafræn gögn lögð að jöfnu.

Í 4. gr. laga nr. 66/1985 koma 2 nýir liðir.◦ 3. setja reglur um myndun, frágang og

afhendingu skjala- og gagnasafna (sbr. 3. gr.) afhendingarskyldra aðila,

◦ 4. ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.

21.04.23 8

6. gr. 66/1985, hefst:◦ Skilaskyld skjöl skal afhenda Þjóðskjalasafni að

jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð þrjátíu ára aldri. ...

Við bætist:◦ Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi

afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.

21.04.23 9

9. gr. 66/1985 (um aðgang):◦ Við bætist:

◦ Aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnum er þó fyrst veittur í Þjóðskjalasafni Íslands tuttugu árum eftir afhendingu þeirra til safnsins, enda hafi þau verið aðgengileg hjá umræddu stjórnvaldi til þess tíma.

21.04.23 10

11

1. Safnaðferðin (Museum).

2. Hermiaðferðin (Emulation).

3. Yfirfærsluaðferðin (Migration).

21.04.23 12

Yfirfærsluaðferðin felur í sér að gögn eru tekin út úr tölvukerfum skilaaðila og breytt þannig að þau verði kerfisóháð.◦ Gerðar eru kröfur til gagnaafhendinga og til

gerðar og notkunar skjalakerfa stjórnvalda.

◦ Hin afhentu gögn eru samkv. opnum stöðlum þannig að skjalasöfn geti gert þau aðgengileg til notkunar,

geti breytt þeim yfir á ný snið svo að þau falli að því tölvuumhverfi sem þá stundina er notað.

21.04.23 13 13

Afhendingarsnið◦ Textaskjöl skulu vistuð samkvæmt tiltekinni

stafatöflu (ISO 8859-1:1987).

◦ Skjöl á einnig að afhenda sem myndir (TIFF)

◦ Myndir og skönnuð skjöl samkvæmt TIFF staðli (6.0).

◦ Hljóðraðir skv. MP3 (ISO 11172-3).

◦ Vídeóskeið skv. MPEG2 (ISO 13218-2).

Reglur um rafræn opinber gögn og skil á þeim- 1. ág. 2009:

1. Reglur um rafræn skjalavörslukerfi.

2. Reglur um rafrænar skrár og gagnagrunna.

3. Reglur um afhendingu á vörsluútgáfum rafrænna gagnakerfa.

21.04.23 14

21.04.23 15 15

Skjalamyndarar þurfa að afhenda rafræn gögn tíðar en pappírsskjöl:◦ skjalavörslukerfi á c.a. 5 ára fresti.◦ gagnagrunna á 1-5 ára fresti.

Til verða tvö eintök gagnanna:◦ skjalamyndari heldur frumriti/afriti hjá sér og

veitir aðgang að gögnum sínum þar til 20 ár eru liðin frá afhendingu gagna til ÞÍ.

◦ ÞÍ veitir aðgang að þeim gögnumá öðru formi eftir 20 ár.

21.04.23 16

Nýjar kröfur og verkefni◦ hönnun og skipan tölvukerfa þurfa að vera í takt

við nýjar reglur.

◦ gerð vörsluútgáfa á fárra ára fresti.

◦ krafa um gott rafrænt skjalasafn (a.m.k. í 20 ár).

21.04.23 17

Sérfræðingar skjalasafna þurfa að miðla; ◦ skjalfræðilegri þekkingu, óháð miðli og kerfi.

◦ upplýsingum um skjalleg gögn í rafrænu kerfi.

◦ hlutverk og mikilvægi lýsigagna er.

◦ viðmiðunum til grundvallar öruggri varðveislu rafrænna skjala og aðgengi að þeim til framtíðar.

Starfsmenn og tölvusérfæðingar skjalamyndara◦ fella skjalfræðilegar kröfur í tæknilegar lausnir og

skilvirk ferli.

-veitir aðgang að skjölum í amk. 20 ár.

Skjalamyndari

-býr til vörsluútgáfur á 1-5 ára fresti.

-viðheldur eigin rafr. skjalasafni í 20 ár.

-tilk. skjalakrefi og gagnagrunna.

Þjóðskjalasafn

-samþykkir not skjalakerfa.

-ákv. hvaða og hvenær rafr. kerfi skuli varðveitt (gagnagr.).

-prófar vörsluútgáfu frá skjalam.

-varðveitir rafr.afhendingar á amk. 2 stöðum.

-viðh./uppfærir rafr. skjalasöfn

-veitir aðgang e. 20 ár

21.04.23 18