SCHEMAT ORGANIZACJI PRACY, SCHEMAT ORGANIZACJI PRACY, REGULUJĄCY UPORZĄDKOWANE REGULUJĄCY UPORZĄDKOWANE

ZASADY WSPÓŁZALEŻNEGO ZASADY WSPÓŁZALEŻNEGO DZIAŁANIA W CELU OSIĄGNIĘCIA DZIAŁANIA W CELU OSIĄGNIĘCIA SUKCESU GWARANTUJĄCEGO SUKCESU GWARANTUJĄCEGO

FUNKCJONOWANIE FIRMY.FUNKCJONOWANIE FIRMY.

RYNEK ZAMÓWIEŃRYNEK ZAMÓWIEŃ

ZarządZarząd poszukuje i przedstawia propozycje poszukuje i przedstawia propozycje złożenia ofert na zamówienia na roboty złożenia ofert na zamówienia na roboty budowlane z sektora prywatnego i publicznego.budowlane z sektora prywatnego i publicznego.

DANE - SIWZDANE - SIWZ

Kierownik działu ofertowania Kierownik działu ofertowania TOTO sprawdza wstępne sprawdza wstępne warunki spełnienia warunki spełnienia wymogów, jeśli są wymogów, jeśli są ogłoszone.ogłoszone.Kierownik działu Kierownik działu TOTO uzyskuje od zamawiającego uzyskuje od zamawiającego niezbędną specyfikację niezbędną specyfikację istotnych warunków istotnych warunków zamówienia SIWZ wraz z zamówienia SIWZ wraz z dokumentacją techniczną.dokumentacją techniczną.

PRZEGLĄD SIWZPRZEGLĄD SIWZ

Następuje Następuje rozdzielenie rozdzielenie składowych części składowych części specyfikacji specyfikacji poszczególnym poszczególnym kierownikom działów kierownikom działów tworzących zespół, w tworzących zespół, w celu wstępnej oceny celu wstępnej oceny problematyki projektu.problematyki projektu.

OCENA WARUNKÓW SIZWOCENA WARUNKÓW SIZW

Zespół składający się z Zespół składający się z kierowników działów: kierowników działów: ofertowania ofertowania TOTO, , prawnego prawnego DPDP, , księgowości księgowości DKDK, wyraża , wyraża opinie odnośnie opinie odnośnie wymogów spełnienia wymogów spełnienia warunków SIWZ.warunków SIWZ.

Kierownik Kierownik TOTO przedstawia opinie przedstawia opinie ZarządowiZarządowi..

OFERTUJEMY ???OFERTUJEMY ???

Po uzyskaniu opinii Po uzyskaniu opinii Zarząd podejmuje Zarząd podejmuje decyzję o decyzję o przystąpieniu do przystąpieniu do realizacji realizacji przygotowania oferty przygotowania oferty przetargowej lub o przetargowej lub o rezygnacji z tematu.rezygnacji z tematu.

OFERTUJEMY !!!OFERTUJEMY !!!

Po decyzji Po decyzji ZarząduZarządu o przygotowaniu o przygotowaniu oferty, kierownik działu ofertowaniaoferty, kierownik działu ofertowania TO TO przystępuje do rozdziału dokumentacji przystępuje do rozdziału dokumentacji w zespole wg działów (w zespole wg działów (TOTO,, DP DP,, DK DK).).

W dziale W dziale TOTO następuje sporządzanie następuje sporządzanie kosztorysów.kosztorysów.

Działy: prawny Działy: prawny DPDP i księgowości i księgowości DKDK, , przygotowują dokumenty prawno-przygotowują dokumenty prawno-finansowe wymagane w specyfikacji.finansowe wymagane w specyfikacji.

„„OFERTOWNIA”OFERTOWNIA”

Zostanie stworzony Zostanie stworzony magazyn tematów magazyn tematów ofertowych aktualnie ofertowych aktualnie opracowywanych opracowywanych oraz archiwalnych.oraz archiwalnych.

Do każdego tematu Do każdego tematu będzie przypisany będzie przypisany zespół, który go zespół, który go przygotuje.przygotuje.

KTO ? – CO ? – DO KIEDY ?KTO ? – CO ? – DO KIEDY ?

W magazynie W magazynie sporządzanych ofert, przy sporządzanych ofert, przy każdym z tematów, będą każdym z tematów, będą zapisywane dane, kto zapisywane dane, kto sporządza wycenę i jaki sporządza wycenę i jaki ma na to czas.ma na to czas.

Będzie stworzony Będzie stworzony harmonogram „wycen”.harmonogram „wycen”.

BANK INFORMACJIBANK INFORMACJI

Baza jako Baza jako BANK BANK INFORMACJIINFORMACJI tworzy tworzy się na podstawie się na podstawie informacji informacji przekazywanych z przekazywanych z działów działów kosztorysowania kosztorysowania TOTO, , przygotowania przygotowania produkcji produkcji PPPP i i bezpośrednio z bezpośrednio z wykonanej produkcji wykonanej produkcji DBRDBR..

KOSZTORYSOWANIEKOSZTORYSOWANIE

Kosztorysanci Kosztorysanci TOTO korzystają z firmowej bazy korzystają z firmowej bazy dostawców i bazy cen dostawców i bazy cen jednostkowych RMS.jednostkowych RMS.

Kosztorysanci Kosztorysanci TOTO przy przy opracowywaniu wycen opracowywaniu wycen będą prowadzić rejestr będą prowadzić rejestr zapytań ofertowych i zapytań ofertowych i wybranych propozycji z tych wybranych propozycji z tych ofert do kosztorysu.ofert do kosztorysu.

SCALENIE OFERTYSCALENIE OFERTY

Kierownik Kierownik TOTO zbiera zbiera wszystkie wymagane w wszystkie wymagane w SIWZ opracowane SIWZ opracowane kosztorysy i zestawione kosztorysy i zestawione przedstawia przedstawia ZarządowiZarządowi..

ZarządZarząd określa swoje określa swoje stanowisko i podaje stanowisko i podaje wskaźnik marży.wskaźnik marży.

ZŁOŻENIE OFERTYZŁOŻENIE OFERTY

Kierownik Kierownik TOTO mając mając wszystkie niezbędne wszystkie niezbędne dokumenty dokumenty przygotowuje ofertę i przygotowuje ofertę i przedkłada u przedkłada u Zamawiającego. Zamawiającego.

WYNIKI PRZETARGUWYNIKI PRZETARGU

Kierownik Kierownik TOTO przekazuje przekazuje ZarządowiZarządowi wyniki przetargu.wyniki przetargu.

W przypadku W przypadku wygrania – realizacja wygrania – realizacja zamówienia.zamówienia.

ZAWARCIE UMOWYZAWARCIE UMOWY

ZarządZarząd firmy zawiera umowę firmy zawiera umowę z Zamawiającym, który z Zamawiającym, który wybrał naszą firmę do wybrał naszą firmę do wykonania danego wykonania danego przedsięwzięcia.przedsięwzięcia.

Informacja dla wszystkich Informacja dla wszystkich działów w firmie o realizacji działów w firmie o realizacji nowego kontraktu.nowego kontraktu.

Przystąpienie do realizacji Przystąpienie do realizacji zamówieniazamówienia

Kierownik Kierownik TOTO przekazuje przekazuje wszystkie niezbędne dane do wszystkie niezbędne dane do działu budżetowania i działu budżetowania i rozliczania kontraktów rozliczania kontraktów DBRDBR (kosztorysy, dane finansowe, (kosztorysy, dane finansowe, harmonogramy).harmonogramy).

Dział prawny Dział prawny DPDP przekazuje przekazuje treść warunków zawartych w treść warunków zawartych w umowie.umowie.

BAZA KONTRAKTÓWBAZA KONTRAKTÓW

Dział Dział DBRDBR zakłada konto budowy zakłada konto budowy w swojej bazie kontraktów.w swojej bazie kontraktów.Wprowadza dane dotyczące Wprowadza dane dotyczące zamówienia tj.: kontrahent, zamówienia tj.: kontrahent, wartość robót, terminy wykonania, wartość robót, terminy wykonania, harmonogram rzeczowo – harmonogram rzeczowo – finansowy.finansowy.Na koncie kontraktu zapisywane Na koncie kontraktu zapisywane są wszystkie dane dotyczące są wszystkie dane dotyczące realizacji przedsięwzięcia realizacji przedsięwzięcia ((BUDŻETBUDŻET, zakontraktowanie , zakontraktowanie dostawców, rozliczenia, raporty).dostawców, rozliczenia, raporty).

BUDŻETBUDŻET

Dział Dział DBRDBR opracowuje opracowuje BUDŻETBUDŻET dla danego kontraktu i dla danego kontraktu i przedkłada przedkłada ZarządowiZarządowi do zaopiniowania.do zaopiniowania.

BUDŻETBUDŻET staje się staje się dokumentem dokumentem odniesienia dla odniesienia dla realizacji kontraktu po realizacji kontraktu po akceptacji akceptacji ZarząduZarządu..

ZNACZENIE BUDŻETUZNACZENIE BUDŻETUBUDŻETBUDŻET staje się najważniejszym dokumentem staje się najważniejszym dokumentem finansowym, wyznaczającym warunki uzyskania finansowym, wyznaczającym warunki uzyskania określonego celu, jakim jest uzyskanie określonego celu, jakim jest uzyskanie zaplanowanego poziomu rentowności kontraktu.zaplanowanego poziomu rentowności kontraktu.

BUDŻETBUDŻET przekazywany jest do wiadomości działom przekazywany jest do wiadomości działom przygotowania i realizacji produkcji przygotowania i realizacji produkcji PPPP, , KRKR, , KBKB..

ORGANIZACJA PROCESU ORGANIZACJA PROCESU REALZACJI KONTRAKTUREALZACJI KONTRAKTU

Kierownicy rodzaju robót Kierownicy rodzaju robót KRKR wyznaczają wyznaczają kierowników budowy kierowników budowy KBKB do prowadzenia do prowadzenia procesu budowy wg branż.procesu budowy wg branż.

BUDOWABUDOWA

Kierownik budowy Kierownik budowy KBKB posiada posiada BUDŻETBUDŻET na na realizację kontraktu.realizację kontraktu.

Kierownik budowy Kierownik budowy KBKB opracowuje opracowuje harmonogram realizacji harmonogram realizacji budowy.budowy.

Kierownik budowy Kierownik budowy KBKB jest w kontakcie z jest w kontakcie z działem działem PPPP..

PROGNOZOWANIEPROGNOZOWANIE

Dział Dział DBRDBR na podstawie na podstawie harmonogramów rzeczowo harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz – finansowych oraz realizacji budowy będzie realizacji budowy będzie tworzył miesięczne, roczne tworzył miesięczne, roczne prognozy obrotów prognozy obrotów finansowych na finansowych na prowadzonych kontraktach prowadzonych kontraktach (koszty, sprzedaż).(koszty, sprzedaż).

ZAPOTRZEBOWANIE NA RMSZAPOTRZEBOWANIE NA RMS

Na podstawie Na podstawie BUDŻETUBUDŻETU oraz oraz harmonogramu budowy tworzy harmonogramu budowy tworzy się priorytetowa lista się priorytetowa lista elementów RMS, których elementów RMS, których kolejność kontraktowania kolejność kontraktowania wyznacza harmonogram wyznacza harmonogram budowy.budowy.

LOGISTYKALOGISTYKAFirma posiadać będzie bazę Firma posiadać będzie bazę zasobu siły roboczej zasobu siły roboczej usystematyzowanej wg zawodów usystematyzowanej wg zawodów wykonywanych w budownictwie wykonywanych w budownictwie oraz bazę sprzętu – oraz bazę sprzętu – wypożyczalnię.wypożyczalnię.Mając dane odnośnie Mając dane odnośnie zapotrzebowania na robociznę i zapotrzebowania na robociznę i sprzęt, będziemy „zaopatrywać” sprzęt, będziemy „zaopatrywać” zasobem w najbardziej zasobem w najbardziej uzasadniony ekonomicznie uzasadniony ekonomicznie sposób.sposób.Logistyka dysponowania zasobem Logistyka dysponowania zasobem ma istotny wpływ na prawidłowe ma istotny wpływ na prawidłowe realizowanie równocześnie realizowanie równocześnie prowadzonych kontraktów.prowadzonych kontraktów.

OBCIĄŻENIA KORZYSTANIA Z OBCIĄŻENIA KORZYSTANIA Z ZASOBU ROBOCIZNY I SPRZĘTUZASOBU ROBOCIZNY I SPRZĘTU

Dział Kadr Dział Kadr DKDK obciąży obciąży kosztami robocizny, budowy, kosztami robocizny, budowy, na których wykorzystane na których wykorzystane zostały zasoby.zostały zasoby.

Dział zaopatrzenia Dział zaopatrzenia DZDZ wystawi rachunek wg wystawi rachunek wg cennika firmowego za cennika firmowego za wynajem sprzętu do wynajem sprzętu do realizacji zadań na realizacji zadań na budowach.budowach.

PRZYGOTOWANIE PRODUKCJIPRZYGOTOWANIE PRODUKCJI

Dział Dział PPPP kontaktuje się z kontaktuje się z dostawcami, którzy dostawcami, którzy złożyli swoje propozycje złożyli swoje propozycje na etapie na etapie przygotowywania oferty przygotowywania oferty przetargowej lub przetargowej lub poszukuje potencjalnych poszukuje potencjalnych dostawców materiałów i dostawców materiałów i usług wg ustaleń usług wg ustaleń zawartych w zawartych w BUDŻECIEBUDŻECIE..

WYBÓR DOSTAWCÓWWYBÓR DOSTAWCÓW

Dział Dział PPPP sporządza sporządza protokoły z negocjacji i protokoły z negocjacji i przedstawia przedstawia ZarządowiZarządowi zestawienie zestawienie potencjalnych potencjalnych dostawców i ich oferty.dostawców i ich oferty.ZarządZarząd zatwierdza zatwierdza wybór dostawcy.wybór dostawcy.

KONTRAKTOWANIE PRODUKCJIKONTRAKTOWANIE PRODUKCJI

Dział Dział PPPP mając mając zatwierdzone wybory zatwierdzone wybory dostawców materiałów i dostawców materiałów i usług, występuje z usług, występuje z wnioskiem o sporządzenie wnioskiem o sporządzenie umowy z kontrahentem umowy z kontrahentem (zlecenia).(zlecenia).

Dział Dział PPPP rejestruje rejestruje zakontraktowane pozycje zakontraktowane pozycje BUDŻETUBUDŻETU..

KONTROLA KONTRAKTOWANIAKONTROLA KONTRAKTOWANIA

Dział Dział DBRDBR mając mając podgląd na bieżące podgląd na bieżące kontraktowanie kontraktowanie dostaw RMS, dostaw RMS, kontroluje zgodność kontroluje zgodność kontraktowanych cen kontraktowanych cen w ofertach dostawców w ofertach dostawców z z BUDŻETEMBUDŻETEM..

REALIZACJA REALIZACJA ZAKONTRAKTOWANEGO BUDŻETUZAKONTRAKTOWANEGO BUDŻETU

Kierownik budowy Kierownik budowy KBKB realizuje proces realizuje proces budowy zgodnie z budowy zgodnie z zakontraktowanym zakontraktowanym BUDŻETEMBUDŻETEM..

Kierownik budowy Kierownik budowy KBKB posiada informacje o posiada informacje o dostawcach, którzy dostawcach, którzy będą obsługiwać jego będą obsługiwać jego kontrakt.kontrakt.

REJESTRACJA KOSZTÓWREJESTRACJA KOSZTÓW

Kadra kierownicza Kadra kierownicza KBKB rejestruje poniesione rejestruje poniesione koszty związane z koszty związane z realizacją kontraktu w realizacją kontraktu w rejestrze kosztów.rejestrze kosztów.

Koszty są Koszty są przypisywane przypisywane odpowiednio odpowiednio pozycjom zawartym w pozycjom zawartym w BUDŻECIEBUDŻECIE..

BIEŻĄCA KONTROLA BIEŻĄCA KONTROLA REALIZACJI BUDŻETUREALIZACJI BUDŻETU

Dział Dział DBRDBR kontroluje kontroluje realizację kontraktu. realizację kontraktu. Kontroluje zgodność z Kontroluje zgodność z harmonogramem harmonogramem budowy oraz budowy oraz zgodność zgodność poniesionych kosztów poniesionych kosztów z planowanymi w z planowanymi w BUDŻECIEBUDŻECIE..

NARADY KIEROWNICZENARADY KIEROWNICZESystematycznie co tydzień odbywać się będą narady Systematycznie co tydzień odbywać się będą narady kierownicze w celu rozwiązywania problemów kierownicze w celu rozwiązywania problemów dotyczących prowadzonych kontraktów.dotyczących prowadzonych kontraktów.

Kierownicy budów Kierownicy budów KBKB będą zgłaszać lub potwierdzać z będą zgłaszać lub potwierdzać z wyprzedzeniem zaplanowane zapotrzebowania na RMS wyprzedzeniem zaplanowane zapotrzebowania na RMS mające istotny wpływ na logistykę.mające istotny wpływ na logistykę.

RAPORTYRAPORTY

Dział Dział DBRDBR będzie będzie sporządzał szereg sporządzał szereg raportów z realizacji raportów z realizacji procesów wykonywanych procesów wykonywanych w przedsiębiorstwie.w przedsiębiorstwie.Raporty będą stanowić Raporty będą stanowić podstawę do podstawę do rozwiązywania rozwiązywania ewentualnych problemów, ewentualnych problemów, jak również jako jak również jako wskazówki do wskazówki do podejmowania podejmowania strategicznych decyzji.strategicznych decyzji.

RAPORT Z ROBÓT RAPORT Z ROBÓT ZAKOŃCZONYCHZAKOŃCZONYCH

Dział Dział DBRDBR przedstawi wyniki robót zakończonych oraz przedstawi wyniki robót zakończonych oraz porównanie: porównanie:

BUDŻETBUDŻET – ZAKONTRAKTOWANIE – WYKONANIE – ZAKONTRAKTOWANIE – WYKONANIE

Wyniki i wnioski z tego raportu będą stanowić informację Wyniki i wnioski z tego raportu będą stanowić informację zwrotną dla kosztorysantów zwrotną dla kosztorysantów TOTO, którzy dane roboty , którzy dane roboty wyceniali oraz dane dla banku informacji.wyceniali oraz dane dla banku informacji.

RAPORT BIEŻĄCEGO BILANSURAPORT BIEŻĄCEGO BILANSU

Raport będzie Raport będzie uwzględniał wyniki „robót uwzględniał wyniki „robót już zakończonych”, już zakończonych”, zaawansowanie kosztów zaawansowanie kosztów „robót w toku” oraz robót „robót w toku” oraz robót jeszcze nie rozpoczętych, jeszcze nie rozpoczętych, obrazując bilans w obrazując bilans w zakresie całego zakresie całego BUDŻETUBUDŻETU..Reagowanie na ryzyko Reagowanie na ryzyko utraty rentowności utraty rentowności kontraktu.kontraktu.

RAPORT Z MAGAZYNURAPORT Z MAGAZYNU

Raport będzie przedstawiał Raport będzie przedstawiał zawartość „magazynu” zawartość „magazynu” kosztów nieujętych w kosztów nieujętych w bieżącej sprzedaży usług bieżącej sprzedaży usług wykonanych dla inwestora.wykonanych dla inwestora.

Brak bieżącego Brak bieżącego samofinansowania pozycji samofinansowania pozycji budżetowych (robót) – budżetowych (robót) – warunki płatności ustalone warunki płatności ustalone w umowie, roboty w toku, w umowie, roboty w toku, brak odbiorów wykonanych brak odbiorów wykonanych robót.robót.

RAPORT SPRZEDAŻYRAPORT SPRZEDAŻY

Raport przedstawi Raport przedstawi bieżące przychody bieżące przychody sprzedaży usług sprzedaży usług (robót) wykonanych w (robót) wykonanych w zakresie danego zakresie danego kontraktu, wg kontraktu, wg harmonogramu oraz harmonogramu oraz ustaleń zawartych w ustaleń zawartych w umowie z umowie z Zamawiającym.Zamawiającym.Kontrola prognoz.Kontrola prognoz.

KONTROLA ZMIANKONTROLA ZMIAN

Kierownicy budów Kierownicy budów KBKB będą będą zgłaszać wszelkie zmiany zgłaszać wszelkie zmiany zaistniałe podczas procesu zaistniałe podczas procesu budowy.budowy.

Dział Dział DBRDBR będzie kontrolował będzie kontrolował wpływ zmian na możliwość wpływ zmian na możliwość wystąpienia ryzyka wystąpienia ryzyka związanego ze ścieżką związanego ze ścieżką krytyczną przedsięwzięcia.krytyczną przedsięwzięcia.

RAPORT KOŃCOWYRAPORT KOŃCOWY

Po zakończeniu Po zakończeniu kontraktu zostanie kontraktu zostanie sporządzony raport sporządzony raport zawierający wszystkie zawierający wszystkie wynikowe informacje, wynikowe informacje, wnioski, które będą wnioski, które będą stanowić podstawę do stanowić podstawę do realizacji kolejnych realizacji kolejnych przedsięwzięć.przedsięwzięć.

Raport: sukces? Raport: sukces? porażka?porażka?

PRZEPŁYW INFORMACJIPRZEPŁYW INFORMACJI

Bieg informacji będzie Bieg informacji będzie ściśle ustalony oraz ściśle ustalony oraz terminy ich terminy ich przygotowywania i przygotowywania i przekazywania.przekazywania.

Stworzymy zasady Stworzymy zasady regulujące: kto? regulujące: kto? kogo? kiedy? i o kogo? kiedy? i o czym? będzie czym? będzie informował.informował.

PODSUMOWANIEPODSUMOWANIEWszystkie zdarzenia i procesy opisane wyżej Wszystkie zdarzenia i procesy opisane wyżej będą zarządzane poprzez wspomagający będą zarządzane poprzez wspomagający program informatyczny, który scali i powiąże program informatyczny, który scali i powiąże logicznie oraz ustali hierarchię ważności i logicznie oraz ustali hierarchię ważności i priorytety w celu osiągnięcia zamierzonego celu priorytety w celu osiągnięcia zamierzonego celu jakim jest jakim jest POLITYKA JAKOŚCI FIRMYPOLITYKA JAKOŚCI FIRMY..