speak up – progovaranje politika grupe l’orÉal

Ovaj dokument dostupan je na više jezika.Francuska verzija je referentni dokument u zemljama francuskog govornog

područja.Engleska verzija je referentni dokument u drugim zemljama.

SPEAK UP – PROGOVARANJEPOLITIKA GRUPE L’ORÉAL

2018

UVODNE NAPOMENE

Cilj kompanije L’ORÉAL je biti uzoran poslovni subjekt.

Konkretno, za nas je od temeljnog značaja poštivanje zakonskih propisa i vlastitih Etičkih načela – Integriteta, Poštovanja, Hrabrosti i Transparentnosti.

Svjesni smo činjenice da stvari ponekad mogu krenuti u pogrešnom pravcu ili kojima su potrebna određena unapređenja. Što prije saznamo za takve pojave, znatno brže ćemo moći poduzeti korektivne mjere.

Cilj ove Politike je da se razjasni u kojim sve slučajevima i na koji način zaposlenici kompanije L’ORÉAL, njeni vanjski suradnici, baš kao i druge zainteresirane osobe, na način definiran u nastavku teksta, mogu javno progovoriti i podnijeti Speak Up prijavu.

Osim toga, u postojećoj Politici objašnjeno je na koji način se Speak Up prijave rješavaju u razumnom vremenskom roku s ciljem poduzimanja neophodnih mjera, ako je to potrebno i bez obzira na činjenicu na koje osobe se takva prijava i odnosi.

Postoji mogućnost da će ova Grupna politika donekle odstupati u odnosu na lokalno zakonodavstvo određene zemlje. Uvijek kad je to moguće, na to će biti ukazano u ovoj Politici. U slučajevima kad se lokalnim zakonskim propisima nameću standardi koji su viši od onih definiranih u postojećoj Politici, primjenjivat će se upravo takvi lokalni zakonski propisi. Suprotno tome, u slučaju da se postojećom Politikom pružaju znatno viši standardi, a time se ne krše postojeći zakonski propisi, primjenjivat će se upravo takvi standardi.

Sa svoje strane, rješavanje Speak Up prijave dovodi do postupka obrađivanja osobnih podataka.

„L’ORÉAL” treba tumačiti u značenju kompanije L’ORÉAL SA, svih podružnica i kompanija koje diljem svijeta kontrolira Grupa L’ORÉAL, baš kao i Fondacije L’ORÉAL.

1

1- PODNOŠENJE PRIJAVE OD STRANE ZAPOSLENIKA I BIVŠIH ZAPOSLENIKA KOMPANIJE L’ORÉAL

PO

DN

OŠ

EN

JE P

RIJ

AV

E O

D S

TR

AN

E Z

AP

OS

LE

NIK

A I

BIV

ŠIH

ZA

PO

SL

EN

IKA

KO

MPA

NIJ

E L

’OR

ÉA

L

3

Izraz „Zaposlenik” označava:

• sve zaposlene osobe, menadžere i direktore kompanije L’ORÉAL, bilo da su zaposleni na puno ili skraćeno radno vrijeme, zaposlenici na neodređeno ili određeno vrijeme; i

• pod uvjetima rokova zastare lokalnog zakonodavstva, zaposlena osoba koja je prestala raditi u kompaniji L’ORÉAL pod uvjetom da je prijavu podnijela najkasnije u roku od 2 mjeseca od posljednjeg dana provedenog u radnom odnosu u kompaniji.

Podnošenje Speak Up prijave, kad je učinjeno krajnje nesebično i u dobroj vjeri, sastoji se u razotkrivanju / prijavljivanju:

• kriminalne aktivnosti (kaznenog djela ili prekršaja), ili• ozbiljnog i očitog kršenja zakonskih i drugih propisa, ili• okolnosti koje bi mogle predstavljati prijetnju ili izazvati ozbiljnu štetu nanesenu javnom

interesu (u svezi javnog zdravlja, sigurnosti ili boljitka građana), ili• ponašanja ili okolnosti koje su protivne Etičkom kodeksu ili Grupnim etičkim politikama, ili• mogućih ili stvarnih, ozbiljnih kršenja odredbi u svezi ljudskih prava ili kršenja temeljnih

ljudskih sloboda, ili• mogućih ili stvarnih, ozbiljnih kršenja odredbi u svezi zdravlja i sigurnosti ili zaštite okoliša,

ili• namjernog prikrivanja bilo koje od prethodno navedenih okolnosti, ili • odmazde zbog upućivanja Speak Up prijave ili sudjelovanja u rješavanju po takvoj prijavi

okolnosti o kojima zaposlenici imaju osobna saznanja, koje su se dogodile, upravo se događaju ili za koje postoji vjerojatnost da će se dogoditi i koje su u svezi kompanije L’ORÉAL, nekog od njenih zaposlenika, vanjskih suradnika ili njenih poslovnih partnera.

Za zaposlenika se smatra da nastupa „u dobroj vjeri”, kad pruža informacije za koje vjeruje da su sveobuhvatne, poštene i točne i koje mu u razumnoj mjeri daju povoda vjerovati u istinitost takvih pruženih informacija, čak i onda ako se naknadno ispostavi da su one bile pogrešne.

Ako, nakon što podnese Speak Up prijavu, zaposlenik ustanovi da su informacije bile pogrešne, dužan je bez odlaganja o tome obavijestiti osobe kojima je podnio prijavu.

Za zaposlenika se smatra da nastupa „krajnje nesebično”, kad Speak Up prijavu podnosi bez ijednog očekivanja u pogledu novčane nadoknade ili neke druge osobne koristi.

1. KORAK: RAZLIKE IZMEĐU ISKAZIVANJA ZABRINUTOSTI /UPUĆIVANJA ŽALBE I PODNOŠENJA SPEAK UP PRIJAVE

Zaposlena osoba koja želi podnijeti prijavu može to učiniti na način opisan u nastavku teksta.

Korištenje Speak Up žalbenog mehanizma kompanije L’ORÉAL nije obvezno. Postoje i alternativni pristupi za iskazivanje zabrinutosti/žalbeni mehanizmi (primjerice, preko voditelja odjela, službe Ljudskih potencijala, predstavnika zaposlenika i sl.). U pojedinim pravnim sjedištima kompanije L’ORÉAL u svijetu mogu biti zastupljeni i neki drugi žalbeni mehanizmi.

Prema vlastitom nahođenju, zaposlenici mogu nastaviti koristiti ovakve alternativne pristupe. Međutim, iskazivanje zabrinutosti / upućivanje žalbe posredstvom tih postupaka neće imati značaj prijave poput Speak Up prijave, a koja se podnosi na osnovu ovdje opisane Politike.

4

Grupne etičke politike jesu sve one politike koje je potpisao Viši potpredsjednik i direktor etike (u daljnjem tekstu označen kao „CETHO”), koji predstavlja stalno referentno tijelo u Grupi imenovano od strane Generalnog izvršnog direktora Grupe, kao i u vodiču „Kako se borimo protiv korupcije”. „Odmazdu” treba shvatiti u smislu isključivanja neke osobe iz procesa regrutacije kadrova ili pristupanja stručnoj praksi ili programu profesionalne obuke, kao i podvrgavanja stegovnim mjerama, otkazivanja ugovora o radu ili zastrašivanja takvih osoba, ili podvrgavanja bilo kojem drugom nepovoljnom tretmanu ili poduzimanja diskriminatorskih mjera u odnosu na takvu osobu s obzirom na prirodu radnih zaduženja, nadoknada, dijeljenja profita, raspodjele dionica, obučavanja, premještanja, kvalifikacija, klasifikacija, unaprjeđenja, premještaja na drugo radno mjesto ili obnavljanja ugovora o radu na određeno vrijeme. Ovisno o danim činjenicama i okolnostima, uznemiravanje i šikaniranje također se mogu smatrati odmazdom.

2. KORAK: PODNOŠENJE SPEAK UP PRIJAVA

2.1 Podnositelj prijave podnosi Speak Up prijavu ovlaštenoj osobi, odnosno članu Upravnog povjerenstva Grupe, Zone ili zemlje prema svojoj liniji rukovodstva ili Etičkom korespondentu. Toplo se preporučuje da prijava bude podnesena u pisanom obliku ili da se u pisanom obliku potvrdi ona prijava koja je inicijalno upućena usmeno: time će se olakšati postupak rješavanja po samoj prijavi.

Podaci neophodni za ostvarivanje kontakta sa Etičkim korespondentom dostupni su na stranici http://ethics.loreal.wans. Svoje prijave na engleskom jeziku zaposlenici mogu uputiti CETHO-u posredstvom:

• sigurne web stranice L’ORÉAL SPEAK UP na adresi: www.lorealspeakup.com. Ova web stranica je postavljena na serveru vanjskog pružatelja usluge s kojim je sklopljen ugovor o obvezi čuvanja povjerljivih podataka u najstrožoj tajnosti; ili

• redovite pošte: G. Emmanuel LULIN, Viši potpredsjednik i Direktor etike, L’ORÉAL, rue Martre 41, 92110 Clichy, Francuska (molimo na omotnici naznačite „Otvara isključivo primatelj” (eng.“To be opened only by the recipient”).

Iz razloga povjerljivosti, upućivanje prijava ne preporučuje se elektroničkom poštom, faksom ili u vidu telefonskog razgovora.

2.2 U svojoj Speak Up prijavi, potpuno objektivno i maksimalno detaljno, podnositelj prijave treba navesti razloge svoje zabrinutosti. Potrebno je:

• naznačiti vrijeme i način kad je postao svjestan problema u pitanju,• u najvećoj mogućoj mjeri, pružiti sve potrebne činjenice, podatke ili dokumente (bez obzira

na njihov format ili stupanj potkrijepljenosti) koje mogu pomoći u potkrepljivanju prijave podnositelja. U slučaju da nije siguran u pogledu točnosti određenih činjenica, podnositelj prijave treba navesti da je riječ o neprovjerenim činjenicama,

• naznačiti način na koji želi da s njim bude ostvaren kontakt (vidjeti članak 2.5/ niže u svezi anonimnih prijava),

• naznačiti ukoliko predstoje ili se već uvelike provode, prema njegovom saznanju u vrijeme podnošenja same prijave, neki interni ili zakonski postupci ili njima slični postupci (žalbeni postupak, arbitraža, sudska naredba, medijacija, reklamacija i sl.).

Ako se ispostavi da predstoje ili se već uvelike provode interni ili zakonski postupci ili njima slični postupci (žalbeni postupak, arbitraža, sudska naredba, medijacija, reklamacija i sl.), Speak Up prijava, u načelu, nije dopuštena, a rješavanje po njoj se obustavlja ili prekida. Međutim, kompanija L’ORÉAL zadržava pravo istražiti dane činjenice i prema potrebi, poduzeti korektivne mjere.

2.3 Podnositelj prijave ne smije otkrivati činjenice, informacije ili dokumente, bez obzira na njihov format, prirodu ili stupanj potkrijepljenosti, kojima su obuhvaćene informacije koje se tiču nacionalne sigurnosti, povjerljivosti medicinskih podataka ili odnosa zasnovanog na povjerljivosti između odvjetnika i klijenta, osim ukoliko se takve informacije ne odnose na samog podnositelja prijave, kao što su njegov povlašteni vid komunikacije s odvjetnikom ili osobni podaci medicinske prirode.

PO

DN

OŠ

EN

JE P

RIJ

AV

E O

D S

TR

AN

E Z

AP

OS

LE

NIK

A I

BIV

ŠIH

ZA

PO

SL

EN

IKA

KO

MPA

NIJ

E L

’OR

ÉA

L

http://ethics.loreal.wans

http://www.lorealspeakup.com

PO

DN

OŠ

EN

JE P

RIJ

AV

E O

D S

TR

AN

E Z

AP

OS

LE

NIK

A I

BIV

ŠIH

ZA

PO

SL

EN

IKA

KO

MPA

NIJ

E L

’OR

ÉA

L

5

2.4 Od podnositelja prijave će se zahtijevati da potvrdi da je upoznat s postojećom Politikom i da se s njom usuglašava, kao i da je obavješten o pravilima koja se primjenjuju u procesu obrađivanja njegovih osobnih podataka.

2.5 Sigurna web stranica L’ORÉAL SPEAK UP na adresi: www.lorealspeakup.com pruža mogućnost anonimnog podnošenja Speak Up prijava, ali, svakako, sama stranica ne potiče ovakav način prijavljivanja. Prijave koje su podnijete anonimno znatno je teže i ponekad praktično nemoguće ispitati ili ustanoviti jesu li navodi u njima potkrepljeni. Podnositeljima prijava koji su zabrinuti zbog posljedica moguće odmazde u slučaju da njihov identitet bude otkriven, savjetujemo da pročitaju članak 5. i 7. u nastavku ovog teksta. Osim toga, ove osobe mogu stupiti u kontakt s CETHO-om.

Zaposlenike koji se, ipak, odluče prilikom podnošenja prijave ostati anonimni upućujemo da koriste web stranicu L’ORÉAL SPEAK UP na adresi: www.lorealspeakup.com budući da sama stranica omogućava CETHO-u da pomoću anonimnog okvira za dijalog ostvari kontakt s takvim zaposlenicima.

U slučaju da je Speak Up prijava podnesena anonimno, procjena njene dopuštenosti i pitanje prikladnosti rješavanja po takvoj prijavi unutar postojećeg sustava ovisit će konkretno o ozbiljnosti činjenica koje se navode u danoj prijavi, kao i stupanj detaljnosti pruženih činjenica.

Ako zbog anonimnosti prijave nije moguće daljnje rješavanje po Speak Up prijavi, podnositelj prijave će o tome biti obavješten, konkretno, anonimnim okvirom za dijalog na web stranici L’ORÉAL SPEAK UP na adresi: www.lorealspeakup.com.

2.6 U cilju pravilnog rukovođenja, ovlaštene osobe bez odlaganja informiraju CETHO o bilo kakvoj situaciji, navodima ili Speak Up prijavama za koje znaju, a u kojima se ukazuje na člana Izvršnog odbora Grupe, Skupštinskog saziva Grupe, člana Upravnog povjerenstva Grupe ili Zone, Generalnog menadžera za danu zemlju ili Etičkog korespondenta.

2.7 Osim toga, iz razloga ozbiljnosti spomenutih činjenica, ovlaštene osobe bez odlaganja informiraju CETHO o bilo kakvoj situaciji, navodu ili Speak Up za koje znaju, a koje se odnose na:

• pranje novca, ili• koruptivne radnje u privatnom ili javnom sektoru, ili• zlouporabu utjecaja, ili• slučaj interne ili eksterne prijevare, ili• bilo koje ozbiljno kršenje odredbi u svezi ljudskih prava ili temeljnih ljudskih sloboda (obuhvaćajući,

ali ne ograničavajući se na, rad djece, prinudni rad, uključujući moderne oblike ropstva, seksualno uznemiravanje, šikaniranje, diskriminaciju, nasilje i sl.), ili

• bilo koje navode koji bi se u značajnoj mjeri mogli odraziti na reputaciju kompanije L’ORÉAL (obuhvaćajući, ali ne ograničavajući se na, bilo koje kaznene postupke koje vodi pravna osoba kompanije L’ORÉAL ili se protiv nje vode, bilo kakvu situaciju koja bi mogla nalagati samoinicijativno odavanje informacija lokalnim nadležnim tijelima, bilo kakve pritužbe u pogledu izloženosti odmazdi i sl.).

3. KORAK: DOPUŠTENOST SPEAK UP PRIJAVE

3.1 U roku od 20 radnih dana podnositelj prijave se obavještava o prijemu Speak Up prijave, kao i o očekivanom vremenskom roku potrebnom za utvrđivanje njezine dopuštenosti. Ako je za potrebe odgovora podnositelju prijave potrebno angažirati prevoditelja, ovaj vremenski rok može biti dodatno produljen. Cilj postupka provjere dopuštenosti Speak Up prijava sastoji se u procjenjivanju činjenice da li prijava zadovoljava kriterije koji su postavljani u postojećoj Politici.

3.2 Prije donošenja odluke o dopuštenosti Speak Up prijave mogu se provesti preliminarne analize dane prijave ili prikupljanje informacija. Od podnositelja prijave može se zahtijevati dostavljanje dodatnih informacija.




3.3 Podnositelj prijave se obavještava o dopuštenosti Speak Up prijave, kao i o identitetu osobe imenovane od strane CETHO ili osobe ovlaštene postupati po danoj Speak Up prijavi, kao i o načinu na koji će naknadno biti informiran o tijeku postupanja po Speak Up prijavi.

3.4 U slučaju nedopuštenosti Speak Up prijave, uslijed nemogućnosti podvođenja pod nadležnost postojeće Politike, dani podnositelj prijave se o tome obavještava i kad je to moguće, upućuje na eventualne alternativne postupke koji omogućavaju postupanje po iskazanoj zabrinutosti / upućenoj žalbi.

4. KORAK: RJEŠAVANJE PO SPEAK UP PRIJAVI

4.1 O okolnostima, navodima ili Speak Up prijavama definiranim u članku 2.6 rješava izravno CETHO ili osoba koju on imenuje. Prema potrebi, CETHO se skrbi o tome da od strane rukovodstva budu poduzete odgovarajuće mjere.

4.2 CETHO provodi nadzor nad okolnostima, navodima ili Speak Up prijavama definiranim u članku 2.7 / odnosno, skrbi se o tome da rješavanje po ovim Speak Up prijavama bude provedeno sukladno postojećoj Politici.

4.3 Za Speak Up prijave koje nisu definirane u članku 2.6/ i 2.7/, rješavanje po prijavama povjerava se pravnim osobama koje su takvim prijavama obuhvaćene. Ovlaštene osobe imenuje osoba koja će biti zadužena za rješavanje po ovim Speak Up prijavama, pri čemu Suradnik za pitanja etike nadzire rješavanje po danoj Speak Up prijavi.

4.4 Rješavanje po danoj Speak Up prijavi mora se provoditi sukladno važećim zakonskim propisima. Postupak rješavanja se provodi nepristrano, uz zadržavanje neutralnosti u odnosu na strane koje su obuhvaćene danom prijavom.

4.5 Osoba koja je u Speak Up prijavi označena kao počinitelj (osoba obuhvaćena prijavom) biti će obavještena o prirodi danih navoda i imenu i prezimenu osobe koja je zadužena za rješavanje po danoj Speak Up prijavi. Ukoliko se prethodno ukaže potreba za, recimo, provjerom danih činjenica, osiguranjem dokaza, zaštitom pojedinaca ili bude neophodno obavijestiti nadležna lokalna tijela, takve informacije će tek naknadno biti pružene osobi obuhvaćenoj ovom prijavom.

4.6 Po okončanju procesa rješavanja po danoj Speak Up prijavi, podnositelj prijave i osoba naznačena u njoj biti će obavješteni o ishodu rješavanja. U mjeri u kojoj je to praktično izvodljivo, ove osobe će biti obavještene o donesenoj odluci. Međutim, iz razloga povjerljivosti ili zakonskih uvjeta ili ukazane potrebe za zaštitom pojedinaca, ponekad se događa da određeni detalji iz same Speak Up prijave, iz postupka rješavanja po ovoj prijavi ili u svezi mjera koje su tim povodom poduzete, ne mogu biti priopćeni.

5. POVJERLJIVOST

5.1 Ovlaštena osoba i osoba zadužena za rješavanje po Speak Up prijavi podliježu obvezi čuvanja povjerljivosti podataka.

5.2 Bez njene prethodne suglasnosti, ne mogu se otkrivati elementi koji omogućavaju identificiranje podnositelja prijave, osim za potrebe nadležnih tijela. U slučaju da odbijanje suglasnosti ove osobe onemogućava daljnje rješavanje po Speak Up prijavi, dani podnositelj se o tome obavještava.

5.3 Identitet podnositelja prijave, predmet same Speak Up prijave i identitet osobe na koju se ukazuje u Speak Up prijavi mogu se priopćiti isključivo CETHO, ovlaštenim osobama ili osobama zaduženim za rješavanje po Speak Up prijavi, Zaposlenicima ili trećim osobama na koje su ove osobe uputile kako bi moglo doći do rješavanja po Speak Up prijavi ili kako bi se poduzele odgovarajuće mjere. Sve spomenute osobe podliježu obvezi čuvanja povjerljivosti podataka.

PO

DN

OŠ

EN

JE P

RIJ

AV

E O

D S

TR

AN

E Z

AP

OS

LE

NIK

A I

BIV

ŠIH

ZA

PO

SL

EN

IKA

KO

MPA

NIJ

E L

’OR

ÉA

L

6

PO

DN

OŠ

EN

JE P

RIJ

AV

E O

D S

TR

AN

E Z

AP

OS

LE

NIK

A I

BIV

ŠIH

ZA

PO

SL

EN

IKA

KO

MPA

NIJ

E L

’OR

ÉA

L

7

5.4 Podnositelj prijave, osoba na koju se ukazuje u danoj Speak Up prijavi, kao i sve druge osobe koje sudjeluju u njezinom rješavanju, također, podliježu obvezi čuvanja povjerljivosti podataka.

5.5 Tijekom postupka rješavanja po Speak Up prijavi poduzimaju se posebne mjere kako bi se osigurala povjerljivost podataka (pisana podsjećanja na pravila o povjerljivosti podataka i na moguće sankcije u slučaju nepoštivanja ovih pravila, slanje sigurnosnih elektroničkih poruka i sl.).

5.6 Sukladno propisima lokalnog zakonodavstva u svezi maksimalnih rokova čuvanja dokumenata, elementi iz Speak Up prijave biti će obrisani ili arhivirani u roku ne duljem od 2 mjeseca od donošenja odluke o nedopuštenosti Speak Up prijave ili nakon rješavanja po danoj prijavi (osim ukoliko Speak Up prijava nije dovela do stegovnog ili sudskog postupka).

6. SURADNJA I PRISTUPANJE INFORMACIJAMA

6.1 Bez ikakvog odlaganja i bilo kakvih daljnjih ograničenja, CETHO će na svoj prvi upućen zahtjev imati pravo pristupanja svim činjenicama, informacijama i dokumentaciji, bez obzira na njihov format ili stupanj potkrijepljenosti.

Na prvi upućen zahtjev u tom smislu, sve osobe, timovi i resursi kompanije L’ORÉAL CETHO-u će pružiti svu potrebnu bezrezervnu pomoć i suradnju.

6.2 Osim toga, podnositelj prijave i sve osobe koje sudjeluju u rješavanju po danoj Speak Up prijavi dužne su, također, pružiti svu potrebnu bezrezervnu pomoć i suradnju, kao i da, na prvi upućen takav zahtjev, osobama koje rješavaju po Speak Up prijavi bez ikakvog odlaganja i bilo kakvih daljnjih ograničenja osiguraju sve činjenice, informacije i dokumentaciju, bez obzira na njihov format ili stupanj potkrijepljenosti.

6.3 Svi zahtjevi za suradnjom upućeni od strane CETHO-a ili osobe koju je on imenovao ili od strane osoba koje rješavaju po Speak Up prijavi smatraju se strogo povjerljivim i u tom smislu se treba i odnositi prema njima.

6.4 Ukoliko se osobe koje rješavaju po Speak Up prijavi ili osobe čija se suradnja zahtjeva u cilju omogućavanja rješavanja po danoj prijavi u svom radu suoče s određenim poteškoćama, o njima su dužni obavijestiti CETHO, koji o tome rješava u krajnjoj instanciji.

7. ZABRANA ODMAZDE

7.1 Nijedan Zaposlenik ne može biti izložen odmazdi iz razloga podnošenja Speak Up prijave ili sudjelovanja u rješavanju po ovoj prijavi.

7.2 Svi Zaposlenici koji smatraju da su izloženi odmazdi zbog činjenice da su podnijeli Speak Up ili sudjelovali u rješavanju po ovoj prijavi mogu stupiti u kontakt s CETHO ili s ovlaštenom osobom.

8. KAZNENE MJERE

Imajući u vidu činjenicu da kompanija L’ORÉAL Speak Up prijavama pristupa s izrazitom ozbiljnošćuskrbeći se o tome da se po njima rješava sukladno ovoj Politici, sljedeći postupci mogu dati povoda izricanju kaznenih stegovnih mjera, obuhvaćajući i otkazivanje ugovora o radu:

• zlonamjerno podnošenje Speak Up prijave ili kad to nije učinjeno u dobroj vjeri ili se to čini imajući u vidu novčanu nadoknadu ili osobnu korist

• ometanje, radnjama činjenja i nečinjenja, podnošenja Speak Up prijave ili rješavanja po takvoj prijavi

• nepostupanje sukladno obvezi poštivanja povjerljivosti podataka koja se odnosi na primitak ili rješavanje po Speak Up prijavi

• činovi odmazde ili prijetnje

PO

DN

OŠ

EN

JE

PR

IJA

VE

OD

ST

RA

NE

VA

NJS

KIH

SU

RA

DN

IKA

8

2- PODNOŠENJE PRIJAVE OD STRANE VANJSKIH SURADNIKA


Speak Up prijava podnosi se ovlaštenoj osobi, odnosno članu Upravnog povjerenstva Grupe, Zone ili Zemlje ili Suradniku za pitanja etike ili posredstvom sigurnog web stranice L’ORÉAL SPEAK UP na adresi: www.lorealspeakup.com.


Uvijek kad je to moguće, kompanija L’ORÉAL primjenjivat će istu metodologiju kao i u slučaju rješavanja po Speak Up prijavi onda kad je podnosi Zaposlenik.

3. ZABRANA ODMAZDE

3.1 Nijedan Vanjski suradnik ne može biti izložen odmazdi od strane Zaposlenika kompanije L’ORÉAL iz razloga podnošenja Speak Up prijave ili sudjelovanja u rješavanju po ovoj prijavi.

3.2 Svi Vanjski suradnici koji smatraju da su izloženi odmazdi zbog činjenice što su podnijeli Speak Up prijavu ili sudjeluju u rješavanju po ovoj prijavi mogu stupiti u kontakt s CETHO ili s ovlaštenom osobom.

4. KAZNENE MJERE

Imajući u vidu činjenicu da kompanija L’ORÉAL Speak Up prijavama pristupa s izrazitom ozbiljnošću skrbeći se o tome da se po njima rješava sukladno ovoj Politici, kompanija L’ORÉAL zadržava pravo u slučaju sljedećih postupaka okončati poslovnu suradnju s Vanjskim suradnikom:





Svim svojim Vanjskim suradnicima kompanija L’ORÉAL pruža mogućnost da krajnje nesebično i u dobroj vjeri razotkriju / prijave:

• kriminalne aktivnosti (kazneno djelo ili prekršaj), ili • ozbiljnog i očiglednog kršenja zakonskih i drugih propisa, ili• okolnost koja bi mogla predstavljati prijetnju ili izazvati ozbiljnu štetu nanesenu javnom

interesu (u svezi javnog zdravlja, sigurnosti ili građana), ili • moguća ili stvarna ozbiljna kršenja odredbi u svezi ljudskih prava ili kršenja temeljnih ljudskih

sloboda, ili • moguća ili stvarna, ozbiljna kršenja odredbi u svezi zdravlja i sigurnosti ili zaštite okoliša ili• namjerno prikrivanje bilo koje od prethodno navedenih okolnosti, ili• odmazdu zbog upućivanja Speak Up prijave ili sudjelovanja u rješavanju po takvoj prijavi

okolnosti o kojima imaju osobna saznanja, koje su se dogodile, upravo se događaju ili za koje postoji vjerojatnost da će se dogoditi i koje su u svezi kompanije L’ORÉAL, nekim od njenih Zaposlenika, Vanjskih suradnika ili njenih poslovnih partnera.

„Vanjske suradnike” treba tumačiti u značenju privremeno angažiranih osoba, osoba na stručnoj praksi i zaposlenika koji rade za pružatelje usluga ili L’ORÉAL podizvođače.


PO

DN

OŠ

EN

JE

PR

IJA

VE

OD

ST

RA

NE

DIO

NIK

A K

OM

PA

NIJ

E L

’OR

ÉA

L

9

3- PODNOŠENJE PRIJAVE OD STRANE DIONIKA KOMPANIJE L’ORÉAL

„Dionike kompanije” treba tumačiti u smislu dobavljača, klijenata, potrošača, dioničara kompanije L’ORÉAL i predstavnika građanskog društva.

Svim dionicima kompanije L’ORÉAL ova kompanija pruža mogućnost da krajnje nesebično i u dobroj vjeri razotkriju / prijave:

• moguća ili stvarna ozbiljna kršenja odredbi u svezi ljudskih prava ili kršenja temeljnih ljudskih sloboda, ili

• moguća ili stvarna ozbiljna kršenja odredbi u svezi zdravlja i sigurnosti ili zaštite okoliša, ili • čin koruptivnih radnji u javnom ili privatnom sektoru ili pranja novca, ili• sukob interesa, ili• namjerno prikrivanje bilo koje od prethodno navedenih okolnosti, ili• odmazdu zbog upućivanja Speak Up prijave ili sudjelovanje u rješavanju po takvoj prijavi

okolnosti o kojima imaju osobna saznanja, koje su se dogodile, upravo se događaju ili za koje postoji vjerojatnost da će se dogoditi i koje se javljaju kao rezultat aktivnosti kompanije L’ORÉAL, ili aktivnosti podizvođača ili dobavljača s kojima kompanija L’ORÉAL ima uspostavljenu poslovnu suradnju, onda kad su takve aktivnosti u svezi takvih odnosa poslovne saradnje.


Podnositelj prijave podnosi Speak Up prijavu posredstvom sigurnog web stranice L’ORÉAL SPEAK UP na adresi: www.lorealspeakup.com.


Uvijek kad je to moguće, kompanija L’ORÉAL će primjenjivati istu metodologiju kao i u slučaju rješavanja po Speak Up prijavi kad je podnosi Zaposlenik.

3. ZABRANA ODMAZDE

3.1 Nijedan Dionik ne može biti izložen odmazdi od strane zaposlenika kompanije L’ORÉAL iz razloga podnošenja Speak Up prijave ili sudjelovanja u rješavanju po ovoj prijavi.

3.2 Svi Dionici koji smatraju da su izloženi odmazdi zbog činjenice da su podnijeli Speak Up prijavu ili sudjelovali u rješavanju po ovoj prijavi mogu stupiti u kontakt s CETHO.

4. KAZNENE MJERE

Imajući u vidu činjenicu da kompanija L’ORÉAL Speak Up prijavama pristupa s izrazitom ozbiljnošću skrbeći se o tome da se po njima rješava sukladno ovoj Politici, kompanija L’ORÉAL zadržava pravo da u slučaju sljedećih postupaka poduzme one pravne korake na koje je ovlaštena po zakonu:






IZJA

VA

O P

RIV

AT

NO

ST

I P

OD

ATA

KA

10

UVODNE NAPOMENE

Ova izjava o privatnosti ima za cilj objasniti način na koji se obrađuju osobni podaci koji se prenose ili sakupljaju u kontekstu mehanizma L’ORÉAL Speak Up, sukladno prethodno izloženoj Speak Up – Progovaranje, Politici Grupe L’ORÉAL.

OBRAĐIVANJE OSOBNIH PODATAKA

U trenutku kad podnose Speak Up prijavu, Zaposlenici kompanije L’ORÉAL, njen Vanjski suradnik ili Dionik kompaniji L’ORÉAL mogu dostaviti osobne podatke koji se odnose na takvu osobu, kao i podatke koji se odnose na osobu/osobe koju/koje je/su naznačena/naznačene u Speak Up prijavi i/ili one/onih osoba koje/koje može/mogu da pruži/pruže informacije koje su neophodne za rješavanje po Speak Up prijavi. I ne samo to, kompanija L’ORÉAL može sakupljati osobne podatke i obrađivati osobne podatke koji se odnose na drugu/druge osobu/osobe tijekom procesa rješavanja po Speak Up prijavi.

Konkretno, osobni podaci koji se tim povodom mogu sakupljati i obrađivati obuhvaćaju:

• Identitet, funkciju i podatke potrebne za ostvarivanje kontakta s podnositeljem prijave• Identitet, funkciju i podatke potrebne za ostvarivanje kontakta s osobom/osobama naznačenim

u danoj Speak Up prijavi• Kao i sve druge informacije koje je podnositelj zahtjeva dobrovoljno dao ili koje su dobivene pri

rješavanju po Speak Up prijavi

Kad rješava po Speak Up prijavi, kompanija L’ORÉAL može, također, prikupljati osobne podatke koji se odnose na osobu/osobe koju/koje može/mogu pruži/pružiti informacije koje su potrebne za rješavanje po Speak Up prijavi (na ove osobe imenom i prezimenom može ili ne mora uputiti i osoba koja prijavljuje).

SVRHE

Osobni podaci se sakupljaju i obrađuju u svrhu procjenjivanja dopuštenosti Speak Up prijave, za potrebe provjeravanja činjenica i poduzimanja odgovarajućih mjera, ako je to potrebno. Oni kompaniji L’ORÉAL također omogućavaju poštivanje svoje zakonske obveze i zaštiti svoje legitimne interese (poštivanje zakonskih propisa i Etičkih principa kompanije L’ORÉAL).

RUKOVATELJI PODACIMA

L’ORÉAL pojavljuje se u ulozi rukovatelja osobnim podacima koji su sakupljeni i koji se obrađuju.

Tijekom rješavanja po Speak Up prijavi, osobne podatke mogu sakupljati i obrađivati i druge pravne osobe u Grupi L’ORÉAL ili se oni mogu prenositi u ove osobe, recimo, u pravnu osobu u koju je zaposlen odgovarajući Zaposlenik, Vanjski suradnik ili Zainteresirana osoba ili se u takvoj osobi nalazi. U tom slučaju, ove pravne osobe također nastupaju u svojstvu rukovatelja podacima. Sve pravne osobe kompanije L’ORÉAL obrađivat će osobne podatke u svrhe koje su istaknute u ovoj Izjavi o privatnosti podataka. Za bliže informacije o drugim oblicima korištenja osobnih podataka od strane pravnih osoba u svezi Speak Up Politici Grupe L’ORÉAL, molimo pogledajte odgovarajuću Politiku privatnosti ili Izjavu o privatnosti podataka dotične pravne osobe, kao i sve primjenljive politike ili izjave koje se odnose na Speak Up prijave.

IZJAVA O PRIVATNOSTI PODATAKA

IZJA

VA

O P

RIV

AT

NO

ST

I P

OD

ATA

KA

11

Kako bi dobili bliže informacije o načinu na koji se osobni podaci prikupljaju i obrađuju od strane Grupe L’ORÉAL, subjekti podataka mogu uputiti svoj zahtjev na sljedeću adresu:

L’Oréal S.A.Direction Générale de L’Ethique

41 rue Martre92100 Clichy

FRANCETel : +33147568793

e-pošta : [email protected]

Kako bi dobili bliže informacije o načinu na koji se osobni podaci prikupljaju i obrađuju od strane određene pravne osobe kompanije L’ORÉAL, u politici privatnosti ili izjavi o privatnosti podataka ove pravne osobe, subjekti podataka trebaju potražiti način na koji se ostvaruje kontakt s dotičnom pravnom osobom.

ZADRŽAVANJE (RAZDOBLJE ČUVANJA) PODATAKA

Sukladno propisima lokalnog zakonodavstva u svezi maksimalnih rokova čuvanja dokumenata, elementi iz Speak Up prijave biti će obrisani ili arhivirani u roku ne duljem od 2 mjeseca od donošenja odluke o nedopuštenosti Speak Up prijave. Ako je za Speak Up prijavu ustanovljeno da je dopuštena, elementi iz Speak Up prijave biti će obrisani ili arhivirani u roku ne duljem od 2 mjeseca nakon rješavanja po Speak Up prijavi. Ako je Speak Up prijava dovela do stegovnog ili sudskog postupka, elementi iz Speak Up prijave biti će sačuvani za sve vrijeme trajanja danog postupka i sukladno eventualnim lokalnim zakonskim uvjetima predviđenim za čuvanje takvih dokumenata.

PRIMATELJ PODATAKA

Osobe koje mogu imati pristup dobivenim ili sakupljenim osobnim podacima jesu Viši potpredsjednik i Ravnatelj etike, osobe koja je on imenovao za rješavanje po Speak Up prijavama i, načelno, sve one osobe na koje je on uputio kako bi se primila Speak Up prijava i/ili rješavalo po toj prijavi ili da bi se poduzele odgovarajuće mjere, sukladno Speak Up – Progovaranje, Politici Grupe L’ORÉAL. Ovim mogu biti obuhvaćene fizičke osobe u okviru kompanije L’ORÉAL i njenih pravnih osoba.

Ako je dana Speak Up prijava upućena posredstvom sigurne web stranice L’ORÉAL Speak Up (www.lorealspeakup.com), i vanjski pružatelj usluga kompanije L’ORÉAL smatrat će se također primateljem podataka.

Sve ove osobe podliježu obvezi čuvanja povjerljivosti podataka.

PRIJENOS OSOBNIH PODATAKA IZVAN EUROPSKE UNIJE

Prigodom rješavanja po Speak Up prijavi, osobni podaci mogu se prenositi iz Centrale kompanije L’ORÉAL u Francuskoj osobama koje rješavaju po danoj Speak Up prijavi, a koja se nalaze u odgovarajućim pravnim osobama. Suština ovog prijenosa podataka sastoji se u tome da omogući daljnje rješavanje po danoj Speak Up prijavi.

Prenošenje osobnih podataka u zemlje koje nisu u sastavu Europske unije, a koje ne osiguravaju odgovarajuću razinu zaštite osobnih podataka, podliježe provođenju dodatnih zaštitnih mjera, obuhvaćajući standardne ugovorne klauzule koje je odobrilo Europsko povjerenstvo.

Od rukovatelja podacima koji su navedeni u odjeljku o rukovateljima podacima, subjekti podataka mogu zatražiti na uvid primjerke ovih ugovora.

mailto:ethics%40loreal.com?subject=


IZJA

VA

O P

RIV

AT

NO

ST

I P

OD

ATA

KA

12

PRAVO NA PROTIVLJENJE OBRAĐIVANJU PODATAKA

Pozivajući se na pravnu osnovu koji se odnosi na okolnosti konkretnog slučaja, subjekti podataka imaju pravo u bilo kom trenutku usprotiviti se obrađivanju njihovih osobnih podataka.

Međutim, treba imati na umu da može biti znatno otežano, a u pojedinim slučajevima i praktično nemoguće, rješavati po Speak Up ukoliko podnositelj takve prijave odluči da se usprotivi obrađivanju svojih osobnih podataka.

I ne samo to, ovo pravo na protivljenje obrađivanju podataka ne može se koristiti kako bi se kompanija L’ORÉAL onemogućila pri ispunjavanju svojih zakonskih obveza da rješava po Speak Up prijavama i da štiti njihove podnositelje.

OSTALA PRAVA

Subjekti prava uživaju i sljedeća prava:

• pravo pristupanja svojim osobnim podacima, u značenju da od rukovatelja podacima mogu tražiti potvrdu u svezi činjenice da li se osobni podaci koji se odnose na njih obrađuju ili ne, i onda kad je to slučaj, pristup danim osobnim podacima, uz neke posebne informacije u pogledu njihovog obrađivanja (sukladno važećim zakonskim propisima);

• pravo na ispravak netočnih osobnih podataka i njihovog dopunjavanja u slučaju da nisu kompletni; • pravo zahtijevanja da osobni podaci budu obrisani, poznato i kao „pravo da se bude izostavljen”,

što subjektima prava omogućava da u određenim slučajevima od rukovatelja podacima zahtijevaju brisanje svojih osobnih podataka (na primjer, kad osobni podaci kompaniji L’ORÉAL više nisu potrebni u svrhu rješavanja po Speak Up prijavi). Mogućnost realiziranja ovog prava podliježe zahtjevima u pogledu rokova čuvanja (zadržavanja) dokumenata koji se primjenjuju na kompaniju L’ORÉAL;

• pravo ograničiti obrađivanje osobnih podataka (obuhvaćajući, u pojedinim slučajevima, pravo na obustavljanje daljnjeg obrađivanja podataka);

• pravo organizirati način čuvanja, brisanja i prenošenja svojih osobnih podataka u slučaju vlastite smrti.

Kad je riječ o pravu na protivljenje obrađivanju podataka, prethodno spomenuta prava ne mogu se koristiti kako bi se kompanija L’ORÉAL onemogućila da ispunjava svoju zakonsku obvezu rješavanja po Speak Up prijavama i zaštite njihovih podnositelja.

Ova prava mogu se realizirati upućivanjem odgovarajućeg zahtjeva rukovatelja podacima na način koji je opisan u odjeljku o rukovateljima podacima.

PRAVO NA UPUĆIVANJE PRIGOVORA

Subjekti prava imaju pravo uputiti prigovor nadležnom nadzornom tijelu, konkretno, u zemlji članici Europske unije prema mjestu vlastitog prebivališta, radnog mjesta ili mjestu gdje je došlo do navodnog kršenja važećih pravila.

LIPANJ 2018

speak up – progovaranje politika grupe l’orÉal

Documents