Empecemos!1. (inicio)/programas/Microsoft Office/( Microsoft Office Access 2010)2. En la pgina Introduccin a / (Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

3. En el panel de Base de Datos en blanco, escriba un nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensin, Access la agregara. La ubicacin predeterminada es una de las siguientes:a) Microsoft Windows Vista c:/Users/nombre de usuario/Documentosb) Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:/ Documentos and Settings/nombre de usuario/Mis documentos.Para cambiar la ubicacin del archivo, haga clic en Examinar, situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.4. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos y a continuacin, abre una tabla vaca (denominada Tabla 1) en la vista de hoja de Datos.5. Access sita el cursor en la primera celda de la columna Agregar nuevo campo.

La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos del campo basndose en el tipo de datos que se escribe.

Crear una TABLA NUEVA

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente, importando y/o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2010, un documento de Microsoft Office Word 2010, un archivo de texto u otra base de datos.Pasos a seguir:1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos, mostrndose esta en la vista Hoja de datos.Crear una TABLA NUEVA a partir de una PLANTILLAPara crear una tabla de contactos, tareas problemas, eventos o activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Microsoft Office Access 2010. Las plantillas de tablas se disearon para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.Pasos a seguir:1. En la ficha crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a, continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de la tabla que ha seleccionado.

Agregar CAMPOS A UNA TABLAUn campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de dato en consonancia con la informacin que almacena, asi como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas formales o funcionales del campo.Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna. Agregar nuevo campo.

1

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2010 utilizara la informacin especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2007, Office Access 2010 examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de dato del campo en Fecha/Hora. Si Access 2010 no puede determinar el tipo de datos a partir de la informacin especificada, define el tipo de dato en el texto.En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista de Hoja de datos.

SI ESCRIBEOffice Access 2010 CREA UN CAMPO CON EL TIPO DE DATOS:

AntonioTexto

http://www.contoso.com Hipervnculo

Puede utilizar cualquier prefijo valido de protocolo de internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos vlidos

50000Nmero, entero largo

50.000Nmero, entero largo

50.000,99Nmero, doble

50000,389Nmero, doble

31/12/2006Fecha/hora

31 de diciembre del 2006Fecha/hora

10:50:23Fecha/hora

10:50 am.Fecha/hora

17:50Fecha/hora

12,50 $Moneda

21.75Nmero, doble

123.00%Nmero, doble

3,46E+03Nmero, doble

Adems de determinar el tipo de datos, Office Access 2010 puede definir la propiedad Formato, segn los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Office Access 2010 define el tipo de datos Fecha/hora y la propiedad formato como hora mediana. Si desea definir explcitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opcin proporcionada por Office Access 2010, debe utilizar los comandos del grupo formato y tipo de datos en la ficha hoja de datos.Definir explicitamente un TIPO DE DATO1. En la hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en formato.2. Elija en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo informacin en la celda situada debajo del ttulo Agregar nuevo campo, Office Access 2010 asigna automticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo 1 para el primer campo, Campo 2 para el segundo campo, y asi sucesivamente. Es recomendable usar nombre de campo ms descriptivo. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botn secundario del mouse (ratn) en su ttulo / (Cambiar nombre de columna). Agregar campos mediante PLANTILLASAlgunas veces es mas sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Office Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos.Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de caractersticas y propiedades que describen un campo. La definicin de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuracin de la propiedad de formato de campo y un nmero de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.Pasos a seguir:1. Asegrese de que la tabla est en la vista de hoja de datos.2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en nuevo campo. A continuacin se muestra el panel Plantillas de campos.3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a la tabla. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.Tambin puede crear un nuevo campo desde un campo existente en otra tabla (consulte al docente sobre el tema)TIPOS DE DATOSDISPONIBLES PARA CAMPOS EN Office Access 2010TIPOS DE DATOSALMACENATAMAO

TextoCaracteres alfanumricosHasta 255 caracteres

Se utiliza para texto o para texto y nmeros que no se emplean en clculos, como Id. De productos.

MemoCaracteres alfanumricos (con una longitud de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecidoHasta 1 GB de caracteres o 2 GB de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los cuales pueden mostrar 65.535 caracteres en un control.

Se utiliza para texto que contiene ms de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los prrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizara un campo Memo.

NmeroValores numricos (enteros o valores fraccionarios)1, 2, 4 u 8 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. De replica

Se utiliza para almacenar nmeros utilizados en clculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda

Fecha/horaFechas y horas8 bytes

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

MonedaValores monetarios8 bytes

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes)

Auto numricoValor numrico nico que Office Access 2010 inserta automticamente cuando se agrega un registro.4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. De rplica.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal tenga en cuenta que en los campos auto numricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

S /noValores booleanos1 bit (8 bits = 1 byte)

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: S/No o verdadero/falso, por ejemplo.

Objeto OLEObjetos OLE u otros objetos binariosHasta 1 gigabyte

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Datos conjuntosFotografas, imgenes, archivos binarios, archivos de OfficePara los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, segn la capacidad de compresin de los datos adjuntos.

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

HipervnculohipervnculosHasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabyte de almacenamiento (2 bytes por carcter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar acceso con un solo clic a pginas web a travs de una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a travs de un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Puede crear tambin vnculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

Asistente para bsquedasEn realidad no es un tipo de datos; inicia el asistente para bsquedas.Se utiliza para iniciar el asistente para bsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamao de la columna asociada.Basado en un valor: el tamao del campo texto utilizado para almacenar el valor.

GUARDAR UNA TABLADespus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla por primera vez, asgnele un nombre que describa la informacin que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Por ejemplo, podra asignar a una tabla el nombre clientes, inventario de piezas o productos.Pasos a seguir:PRIMERA FORMAHaga clic en el botn Microsoft Office y a continuacin, haga clic en Guardar.

SEGUNDA FORMAHaga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla/ (Guardar) en el men contextual.

TERCERA FORMAHaga clic en guardar (en la barra de herramientas de acceso rpido)

Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tablay, a continuacion, haga clic en Aceptar.LABORATORIO 01En el desarrollo del curso trabajaremos en la creacion y edicion de la base de datos Ventas de Cds de msica, en la que se plasmarn los diferentes temas a tratar:Pasos a seguir:1. Crear la base de datos Ventas de Cds2. A continuacion modifique la Tabla 1, por datos correspondientes al interprete como se muestra a continuacin.

3. Guardar la tabla con el nombre de Interprete.

Definir-CLAVE PRINCIPALLa clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un cdigo que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un cdigo de cliente distinto. El campo cdigo de cliente sera, en ese caso la clave principal de la tabla.Caractersticas de una Clave principal: Debe identificar inequvocamente cada fila. Nunca debe estar vaco ni ser nulo. Casi nunca (o, preferentemente, nunca) debe cambiar.Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas.Establecer y/o cambiar la CLAVE PRINCIPAL:Pasos a seguir:1. Abra la tabla en la vista diseo2. Seleccione el campo o los campos que desee utilizar como clave principal.

3. En la ficha de Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en clave principal.Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.Quitar la CLAVE PRINCIPAL:1. Abra la tabla en la vista Diseo.2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual-

3. En la ficha diseo, en el grupo herramientas, haga clic en la clave principal.El indicador de clave se quita del campo o campos que especifico precisamente como clave principal.Recuerde: cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si elige S, se crea un campo Id. Con el tipo de datos auto numrico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro.

Definir-PROPIEDADES DE CAMPOS Puede controlar la apariencia de la informacin, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de bsqueda y ordenacin y controlar otras caractersticas de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos:1. Abra la tabla en la vista hoja de datos.2. Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.3. En la ficha hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:

nica: que define la propiedad indizado Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en S, se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en S.

En la vista hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista de diseo.

Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista de diseo:1. Abra la tabla en la vista de diseo2. Seleccione el campo para el que desea definir propiedades.3. Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadricula de diseo de la tabla. El tipo de datos de campo determina las propiedades que se pueden definir.4. En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo que sedea definir. Tambin puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de direccin.5. Especifique un valor para la propiedad o, si aparece un flecha en el margen derecho del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.