training oph 2017 finance & cash management

FINANCE & CASH MANAGEMENT

TRAINING OPH 2017

STRUKTUR ORGANISASI

President Director -

Chief Executive Officer

Director -

Chief Financial Officer

Head of Finance & Cash

Management

Finance System

Analysis

Officer

Head of Cash

Management

Cash

Management

Officer

Head of Finance

Operation

Head of Payment

& Acquisition

Operation

Payment Control

Officer

Head of Finance

Development

Finance

Development

Officer

Acquisition Control

Officer

Head of Joint

Financing &

Treasury

Joint Financing

Officer

Treasury Officer

FINANCE & CASH MANAGEMENT

FUNGSI DIVISI FINANCE & CASH MANAGEMENT

Pengendalian terhadap pengeluaran (biaya) perusahaan, termasuk dan tidak terbatas pada beban usaha, acqusition

cost dan beban keuangan

Memastikan efektivitas dan efisiensi dari penggunaan dan pemasukan arus dana

Memastikan seluruh pembayaran yang dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

Memastikan penyajian informasi pembayaran yang akurat dan tepat waktu

Departemen di Divisi Finance & Funding yang berhubungan dengan cabang

Joint Financing & Treasury Treasury :

1. Melakukan Pembayaran atas transaksi Produk, acquisition cost, opex, dan capex 2. Melakukan approval 2 rekening Dealer Berdasarkan data PKS Dealer (lembar informasi

data rekening) 3. Melakukan pembukuan atas penerimaan dana dari Unit Kerja berdasarkan data / email

ATS dari cabang.

Cash Management

Payment Channel : Melakukan rekonsiliasi dan pencatatan transaksi Online Payment seperti : ATM, EDC, Post, PPOB dll

Cash Management Support :

1. Pengecekan & memproses perubahan specimen rekening Bank 2. Melakukan rekonsiliasi Rekening Bank, Piutang Dealer (Prepayment) dan Dana Buffer. 3. Pembukaan e-banking BDI (cash@work) 4. Menerima draft MOU Pick-up Service dan copy MOU Pick-up Service

Payment & Acquisition Control

1. Melakukan pengecekan permintaan dana dari Cabang (produk, opex, capex) 2. Melakukan pengecekan permintaan dana Aquisition Cost dari Cabang

Proses-proses yang terkait dengan

Divisi Finance

1. Pembukaan Rekening (Spesimen Bank)

PIC di Unit Kerja harus melampirkan Form Permohonan Pembukaan Rekening Baru di Unit Kerja PIC di Unit Kerja harus melampirkan Form Permohonan Penambahan dan Pencabutan Kuasa pada

Bank Unit Kerja Specimen yang sudah diterima dari Divisi Finance qq Cash Management selambat-lambatnya H+7

(hari kalender) harus sudah diserahkan ke Bank Pejabat yang diberi wewenang tanda tangan di spesimen bank :

• HO : wakadiv Finance, Kadiv Finance, Direktur keuangan, Direktur Risk • Area : Kawil, Wakawil, AOM • Cabang : BM, DBM, OPH

Specimen Rekening Bank harus diubah jika ada pergantian pejabat yang berwenang di atas, baik di HO, Area, Cabang

Contoh Form berkaitan dengan pembukaan rekening dapat dilihat di Appendix : “Form Pembukaan Rekening”

Memo Internal yang terkait : MI-001/FIN/FIN/X/2014 - Ketentuan Pengelolaan Rekening Bank

Terkait dengan adanya Sentralisasi Operasional, masih akan di diskusikan dengan team terkait

dan masih dalam proses pembahasan Aturan Memo Internalnya.

=> Rekening Bank di Cabang

Rekening Bank di Cabang terdiri dari : 1. Rekening In 2. Rekening Out

Rekening IN , adalah rekening cabang yang digunakan untuk : Menerima Dana Angsuran Menerima Dana Pengembalian atas transaksi di cabang Mengembalikan Dana ke HO (ATS)

Rekening OUT , adalah rekening cabang yang digunakan untuk : Menerima Dana dari HO Melakukan pembayaran ke pihak lain

Saldo / Transaksi / Mutasi di Rekening Bank IN dan Bank OUT Cabang harus di Rekonsiliasi setiap harinya, supaya

tidak ada selisih antara Saldo Rekening Bank dengan Saldo yang dicatat oleh Perusahaan (GL).

Setiap Awal Bulan, Cabang harus mengambil Rekap Mutasi (asli) seluruh transaksi di Rekening IN dan Rekening

OUT di Bank Cabang. Rekap Mutasi seluruh transaksi rekening ini di sebut dengan nama Rekening Koran Bank.

Terkait dengan Sentralisasi Operasional

• Seluruh pembayaran akan dilakukan secara sentralisasi Oleh Kantor Pusat

• Pengembalian dana angsuran melalui rekening VA

• Produk dan komisi langsung

• Komisi dealer untuk Owner (Mobil & Motor) Sentralisasi

• Produk (Refinancing)

• Komisi dealer untuk profesional (Mobil & Motor)

• Opex & Capex

• Dealer Promosi & Penjualan

Desentralisasi

2. JENIS-JENIS PEMBAYARAN

Benefit Sentralisasi

• Cost saving

• SLA lebih cepat

• Efisiensi waktu cabang

• Hubungan yang lebih baik dengan Dealer

• Produk & Subsidi

• Opex (Operating Expense) - Transaksi Trade dan Non Trade

• Capex (Capital Expenditure)

Pengajuan Produk, Opex dan Capex

• Komisi Reguler

• Komisi Apresiasi

• Dealer Promosi dan Penjualan

Pengajuan – Acquisition Cost

3. JENIS PENGAJUAN BIAYA

Tujuan Pembayaran untuk transaksi dibawah ini yang perubahannya diajukan melalui Ad1sys.Ora meliputi:

• Dealer

• Cabang Rekening Produk

• Dealer (Berbeda dengan Rekening Produk)

• Cabang Rekening Subsidi

& Komisi Langsung

• Owner Dealer

• Cabang Rekening Komisi

Owner

• Cabang • Terkait dengan Sentralisasi pembayaran, harus

dilakukan cleansing rekening

Rekening Komisi Non Owner

4. PARAMETER REKENING DEALER

Proses Approval Nomor Rekening Dealer

1. Approval 1 di Team Parameter HO

2. Approval 2 di Finance HO mengirimkan

2.1 PKS Dealer lembar yang berisi informasi data rekening dealer yang sudah di stempel & ttd pejabat Dealer. PKS Dealer dapat dilihat di Appendix :”Lampiran Approval 2”.

2.2 Khusus untuk rekening komisi Owner sesuai surat edaran Divisi Accounting qq Departemen Tax melalui penerbitan Memo tertanggal 14 September 2012 perihal “Perbaikan Data Penerima Komisi Dealer Pada Sistem Komisi”

Mandatory data yang di approve :

Approval Rekening Dealer yang dilakukan oleh Divisi Finance qq Treasury, terbagi menjadi :

H ≤ Jam. 10.00 akan di approve di hari yang sama

H ≤ Jam. 16.00 akan di approve di hari yang sama

H > Jam. 16.00 akan di approve keesokan harinya (H+1) Jam 10.00

Untuk hari Sabtu dan hari libur, proses akan dilakukan di hari kerja berikutnya

1. Nama Dealer 5. Cara Pembayaran

2. Nama Pemilik Rekening 6. Kode Bank

3. Nama Bank 7. Nomor Rekening Deaerl

4. Cabang Bank

Pengajuan Perubahan Parameter Rekening Dealer

Penginputan data mengikuti petunjuk pengisian sebagai berikut :

• NO REKENING : diisi dengan numeric & tanpa spasi, misalnya : 68916980

• KODE BANK : diisi kode Bank rekening,misalnya : 402 – BDI atau 403 - BCA

• NAMA BANK : diisi nama Bank penerima, misalnya : BCA

• NAMA PEMILIK REKENING : diisi nama pemilik rekening, tidak diperkenankan adanya penggunaan

tanda baca seperti ”.”, ”,”, ”&”. Jika terdapat tanda baca tersebut, maka OPH harus menggantinya

sesuai ketentuan pada Tabel 1 di bawah ini :

Tabel 1. Ketentuan Penggunaan Tanda Baca Registrasi Rekening

Contoh : - NUR & AINI diganti menjadi NUR DAN AINI

- NUR ’AINI diganti menjadi NUR AINI

Yang harus di perhatikan pada saat penginputan rekening di System :

Special Character Perubahan

& DAN

/ ATAU

’ SPASI

, SPASI

” SPASI

\ SPASI

< > SPASI

SPASI

( ) SPASI

Jika pengajuan approval 2 ditolak (direject) karena : 1. Tidak ada lampiran 2. Lampiran tidak lengkap 3. Data rekening salah maka Divisi Finance qq Treasury akan mengisi remarks reject pada approval 2. Contoh remarks reject approval 2 sebagai berikut :

Reject Approval 2

5. Mekanisme Pengajuan Pembayaran Produk

Konfirmasi Pembayaran :

Finance Kantor Pusat akan memberikan konfirmasi pembayaran ke PIC kantor Cabang / OPH atas seluruh pembayaran yang telah dilakukan.

PIC Kantor Cabang harus meneruskan Informasi pembayaran tersebut ke PIC Dealer.

Contoh konfirmasi sebagai berikut :

BATCH CREATE FPD

By BRANCH

VERIFIED +

CREATE TXT

FILTERING + OP

+ EMAIL

RECEIVE BY LTS

DANAMON

RECEIVE BY

DEALER

ACCOUNT

DEALER

1 10:45 11:30 12:15 13:30 14:15 ALL BANK

2 13:00 13:45 14:15 14:30 16:30 ALL BANK

19:00 BDI

Next WD (10:30) NON BDI

4 > 15:45 Next WD (11:30) Next WD (12:15) Next WD (13:30) Next WD (14:15) ALL BANK

3 15:45 16:30 17:15 17:30

Waktu proses Formulir Permohonan Dana (FPD) Produk:

Senin-Jumat

Cancel Produk (PPD)

Mekanisme atas Cancel Produk (PPD):

Penagihan ke Dealer atas Proses Cancel Produk & Diskon/Komisi Langsung

Jika terjadi cancel PPD atas kontrak yang akan di PPD kembali, harus dilakukan pada hari yang sama sehingga tidak terjadi double pembayaran.

Jika dilakukan cancel kontrak, dan maksimal H+7 hari kalender setelah cancel dilakukan terdapat penjualan/booking sales baru maka system akan langsung melakukan net-off dengan pembayaran booking sales berikutnya.

Jika dilakukan cancel kontrak, dan setelah H+7 hari kalender setelah cancel dilakukan tidak terdapat penjualan/booking sales baru maka PIC Kantor Cabang harus melakukan penagihan ke Dealer yang bersangkutan.

Contoh Hari Cancel: Setelah dana diterima dari Dealer dan dikembalikan ke rekening HO melalui ATS, maka PIC kantor Cabang harus

menginformasikan ke Finance Division qq Treasury melalui report ATS pada point Pengembalian Atas Cancel PPD.

Divisi Finance secara berkala akan memonitor sampai penagihan tersebut berhasil dilakukan cabang dengan mengirimkan email outstanding cancel produk yang belum dikembalikan oleh dealer ke cabang setiap hari Jum’at. Adapun informasi di email sebagai berikut : Memo Internal yang terkait :

MI-002/FIN/FIN/VII/2016 tertanggal : 01 Juli 2016 prihal : “Ketentuan Pengajuan Dana dan Pemeriksaan atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management ”

Hari Cancel Hari Maksimum Net

Off System

Hari Penagihan

Senin Rabu Kamis

Cancel Produk (PPD)

Bilamana uang sudah diterima oleh Divisi Finance, Finance Kantor Pusat qq Payment Control akan melakukan received dari "pra penerimaan" yang secara otomatis akan membentuk pencatatan di cabang pada akun Hutang Pembiayaan Konsumen (21010101) Untuk nilai di "pra penerimaan" dibawah Rp. 1.000 (Seribu Rupiah) yang timbul karena offset dimana nilai cancel lebih besar dari booking baru akan direceived dari "pra penerimaan" dan diakui sebagai Kerugian pada akun Lain-lain (82010199). Jika nilai yang timbul karena offset tersebut nominalnya dibawah Rp. 10.000,- (Sepuluh Ribu Rupiah), maka pembayaran atas nilai tersebut akan diakumulasikan dengan booking sales pada batch berikutnya, karena batas minimum pembayaran dengan menggunakan e-banking sebesar Rp. 10.000,- (Sepuluh Ribu Rupiah) Contoh akun Hutang Pembiayaan Konsumen (21010101) dan akun Lain-lain (82010199) di General Ledger cabang sebagai berikut :

Memo Internal yang terkait : MI-002/FIN/FIN/VII/2016 tertanggal : 01 Juli 2016 prihal : “Ketentuan Pengajuan Dana dan Pemeriksaan atas Biaya

yang Diajukan ke Finance & Cash Management ”

FPD / Permohonan Dana dapat dilakukan apabila nilai yang diajukan sudah diketahui dengan pasti dan terdapat supporting dokumen.

Kas Bon dapat diajukan untuk transaksi yang belum diketahui secara pasti jumlah nominalnya dan setelah diketahui dan dapat dilengkapi supporting dokumen harus diajukan Pertanggungjawaban

Proposal Pengajuan Biaya khusus pengajuan melalui Ad1flow Finance, diajukan apabila biaya yang diajukan menjadi beban Kantor Pusat atau membutuhkan persetujuan dari PIC di kantor pusat. Setelah proposal lengkap disetujui maka pengaju harus mengajukan dana melalui Permohonan Dana ataupun Kas Bon.

Proposal Sekali Pakai = Proposal yang dananya hanya dapat diajukan satu kali

Proposal Periodik = Proposal yang dananya dapat diajukan lebih dari satu kali , namun

dibatasi dengan nilai dan periode pada proposal.

Pengajuan yang sudah lengkap di setujui tidak dapat dilakukan perubahan

System yang terkait antara lain:

Ad1flow => Opex (Proposal Pengajuan Biaya, Permohonan Dana, Kas Bon & Pertanggungjawaban)

Ad1suitees => SPD & Dealer Sponsorship

FAMS => Capex

6. Pengajuan Pembayaran – Opex & Capex

Waktu proses pengajuan pembayaran Opex & Capex :

Senin-Jumat

DOCUMENT

RECEIVE

VERIFIED +

CREATE TXT

FILTERING +

UPLOAD TO

EBANKING

RECEIVE BY

BRANCH

ACCOUNT BRANCH

H < 12:00 H+1 (11:00) H+1 (12:00) H+1 (14:00) BCA & BDI Overbook

H > 12:00 H+2 (11:00) H+2 (12:00) H+2 (14:00) BCA & BDI Overbook

Jenjang persetujuan ditentukan berdasarkan:

Class code dari transaksi yang diajukan

Nilai FPD yang diajukan

Perlu approval Kantor Pusat atau tidak

Memo Internal yang terkait :

MI-003/FIN/FIN/VIII/2016 Ketentuan Pembayaran Dan Pengembalian Dana di Unit Kerja dan Kantor Pusat

MI-004/FIN/FIN/VIII/2016 Plafon Otorisasi untuk Transaksi Utility Dan Operasional

MI-002/FIN/FIN/VII/2016 Ketentuan Pengajuan Dana dan Pemeriksaan atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management

MI-001/FIN/BGT/V/2010 Ketentuan Pengawasan Budget, Pengajuan dan Persetujuan Biaya Over-Budget / Un-Budget

7. Pengajuan Biaya Acquisition

Perubahan pengajuan di 2017

• Merujuk pada peraturan OJK

• Tata Cara Penggunaan FORM Pengajuan TAC1 (digunakan untuk Motor , Mobil dan NDS ) Mengacu pada sosialisasi yang di email oleh Team Marketing Kantor pusat tanggal 16 Desember 2016 prihal : Tata Cara Pembuatan New WMP Sesuai Aturan OJK yang berlaku untuk Motor Dan Mobil Periode Januari 2017

Skema insentifyang LAMA (Existing)

TAC Max 15%

Ketentuan ini berlaku untuk MOTOR dan MOBIL

Tgl Aplikasi Max 31

Desember 2016 dan PPD Max

31 Januari 2017

Tanggal CUT OFF penggunaan TAC Max 15%

• Tgl aplikasi mulai 1 Januari 2017

• New WMP mulai 1 Januari 2017

7.1 Ketentuan Pengajuan Acquisition Cost

Ketentuan

• System Pengajuan Proposal

• Pengajuan Pembayaran komisi

• Komisi Reguler


• Komisi Langsung

• Hadiah Konsumen

• Ketersediaan data komisi di system

• Komisi Reguler


• Komisi Langsung

• Hadiah Konsumen

• Batasan waktu ketersediaan data komisi di AOL

• Proses Nett Off pembayaran Komisi atas kontrak cancel

• Komisi Reguler


Motor

• New WMP Version

• -

• Bulanan atau Periodik

• Harian Bersama Produk

• 2 kali Seminggu

• -

• Sesuai jadwal setiap bulan

• Manual Input

• Sesuai jadwal 2x seminggu

• Belum ada batasan waktu

• Net off dilakukan secara system setelah Proses Paid Komisi dilakukan dan sebesar nominal pada Paid komisi

• -

• Maks Nett Off M+1

Mobil

• Old WMP Version

• Harian

• Periodik

• Tidak ada

• Tidak ada

• Skedul 2 kali sehari

• tersedia setelah periode program berakhir

• Tidak Ada

• Tidak ada

• Hanya tersedia selama 30 hari

• Net off dilakukan secara system setelah Proses Paid Komisi dilakukan dan sebesar nominal pada Paid komisi



7.2 Perubahan Nilai Komisi Apresiasi Motor New WMP

7.3 Ketentuan khusus Pengajuan Komisi

A. Ada tambahan field pada FDE yaitu field “TAC Max” dan “TAC Actual” .

TAC Max akan dihitung otomatis oleh system sesuai dengan total revenue atas PK tersebut .

Total TAC Actual atas PK tersebut harus diisi oleh Data Entry, berdasarkan data yang dicantumkan oleh MH/CMH/MO/CMO pada Map PK .

B. Kolom "B" pada Tab LOAN DETAIL merupakan informasi TAC MAX yang dihitung otomatis

oleh system, dimana perhitungan TAC MAX adalah juga sudah memperhitungkan atas :

Komisi Langsung ,apa bila ada

Hadiah Konsumen, apa bila ada

Insentif NTU apabila order tersebut dari NTU

C. Kolom "C" merupakan TAC actual yang diinput oleh Data Entry, yang akan diberikan

kepada pihak ketiga dengan ketentuan nilai boleh kurang dari TAC MAX dan tidak boleh

melebihi TAC MAX.

Note Penting :

1.Apabila TAC Actual tidak diinput makapada saat BC TAC-nya menjadi Nol (0) atau Insentif

atas dealer tsb tidak dapat diproses /dibayarkan, TIDAK DIPERBOLEHKAN penyimpangan

untuk pencairan insentif dealer tersebut.

2. Apabila TAC Actual lebih besar dari TAC MAX maka data tidak dapat disimpan dan muncul

warning

3. Fitur ini hanya berlaku untuk motor baru dan bekas . TIDAK BERLAKU untuk mobil baru

dan bekas.

• Khusus portfolio Mobil

• Nomor NPK dan NPWP atas recipient yang mendapatkan Komisi

• Total TAC perkontrak, apabila ada komisi dibayar dimuka dan Komisi Langsung yang telah dibayarkan

• Recipient yang akan mendapatkan komisi adalah yang benar-benar berhak berhak mendapatkan komisi atas penjualan yang terjadi.

• Komisi yang telah terbayarkan atas PK cancel yang belum ter net off.

Komisi Reguler

• Nomor NPK dan NPWP atas recipient yang mendapatkan Komisi.

• Total TAC perkontrak perhatikan apabila ada Komisi Langsung serta batas maksimum komisi perkontrak apabila terdapat program apresiasi yang diajukan lebih dari 1 proposal.

• Kesesuaian antara kontrak dengan proposal, baik kondisi yang ada di field kondisi yang harus diisi oleh initiator (jika ada) dan kondisi di field keterangan.

• Recipient yang akan mendapatkan komisi adalah yang benar-benar berhak mendapatkan komisi atas penjualan yang terjadi.

• Komisi yang telah terbayarkan atas PK cancel yang belum ter net off.

Komisi Apresiasi

7.4 Yang harus di perhatikan cabang pada saat melakukan Branch Confirm:

7.5 Validasi TAC Maksimum 15%

Jika satu PK yang diproses melebihi TAC Max, maka akan muncul warning bahwa TAC sudah melebihi TAC

Max (lihat point B-halaman 9). Jika dipilih “OK” maka akan tampil informasi PK dengan jumlah

proposalnya yang melebihi TAC Max (lihat point C-halaman 10). Selanjutnya diharuskan hanya boleh

memilih proposal yang tidak melebihi TAC Max atas PK tersebut.

Apabila dipilih “Cancel” maka proses tidak dapat dilanjutkan, yang artinya data pada screen tersebut

belum diproses FPD Insentif nya.

Media Pembayaran

Media Pembayaran

Tunai dengan Kas Kecil

Pembayaran secara tunai dengan dana kas kecil untuk transaksi dengan nominal pembayaran kurang dari (≤) Rp 1.000.000,- dengan perkecualian untuk pembayaran listrik, air, dan telepon serta perpanjangan-perpanjangan ijin di Unit Kerja.

e-Banking (cash@work BDI)

Pembayaran dengan menggunakan fasilitas internet Banking (e-Banking) ke rekening tujuan. Alat pembayarannya menggunakan token.

• Ketentuan dan mekanisme pembayaran dengan e-Banking di Kantor Cabang mengacu ke Memo Internal No. MI-003/FIN/FIN/VIII/2016 tertanggal 01 Agustus 2016 perihal “ Ketentuan Pembayaran Dan Pengembalian Dana di Unit Kerja dan Kantor Pusat ”.

Media Pembayaran

Ketentuan E-Banking :

Pejabat yang diberi wewenang untuk e-Banking adalah Finance, OPH, DBM, BM.

Token dan Password tidak boleh hilang dan tidak boleh saling pinjam.

Jika ada pejabat yang tidak masuk (sakit, cuti, ijin) maka harus dibuatkan surat perubahan pemegang token dan peminjaman token yang dapat dilihat di Appendix :”Form surat perubahan pemegang token”.

Jika terjadi permasalahan terkait penggunaan token, maka OPH Cabang dapat menginformasikan ke pihak Cash@work BDI melalui email ke alamat [email protected] ataupun telepon ke Direct 021-37853507, 021-46629653 dengan menginformasikan secara lengkap meliputi User ID, Corporate ID, No Token, dan Kode yang muncul di token.

Ketentuan pembayaran dengan Cheque Pembayaran dengan Cheque yang ditujukan kepada pihak penerima (atas nama) dilakukan berdasarkan

informasi yang tercantum pada dokumen permohonan biaya. Untuk setiap lembar Bilyet Giro, hanya diberikan kepada 1 (satu) rekening tujuan (rekening Bank). Cheque dan Bilyet Giro yang dikeluarkan harus atas nama Pihak Penerima Pembayaran sesuai dengan

dokumen penagihan (invoice, faktur, ataupun kuitansi) yang sah. Untuk persetujuan Cheque dan Bilyet Giro, harus dilengkapi dengan Payment Voucher (PV) dan dokumen

pembayaran yang menjadi dasar pembayarannya. Cheque, Bilyet Giro dan PV harus ditandatangani oleh pejabat berwenang sesuai ketentuan pada MI-001/FIN/FIN/X/2014 tertanggal 01 Oktober 2014 perihal “ Ketentuan Pengelolaan Rekening Bank ”.

Media Pembayaran

Pembayaran Melalui Cheque /Giro

Pembayaran dengan Cheque dan atau Bilyet Giro untuk nominal pembayaran lebih besar atau sama dengan (≥) Rp 1.000.000,-.

Sebelum bank menjalankan Cheque / giro yang diterbitkan, yang harus dipastikan adalah :

OPH di kantor cabang harus memastikan setiap dana pembayaran yang sudah tersedia di rekening Bank Out Kantor Cabang, dibayarkan ke penerima pembayaran sesuai pengajuan pembayaran.

OPH di kantor cabang harus memastikan pihak Bank melakukan konfirmasi ke pejabat berwenang sesuai yang tercantum pada specimen dan memastikan Pihak Bank hanya memproses pencairan Cheque atau Bilyet Giro asli (warkat asli bukan fotocopy)

Ketentuan

• Pihak penerima

• Rekening tujuan

Cheque

• Tidak memiliki rekening bank

• Dapat lebih dari 1 rekening tujuan

Giro

• Memiliki rekening Bank

• Hanya 1 rekening tujuan

1. Perorangan

Cheque yang dikeluarkan tidak diperbolehkan atas nama TUNAI, tetapi harus diatas namakan kepada Pihak Penerima Pembayaran sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen penagihan, kecuali terdapat Surat Kuasa yang menunjuk pihak tertentu untuk menerima pembayaran dan kata pembawa harus dicoret.

2. Badan Hukum / Persekutuan

a) Pembayaran kepada Pihak Ketiga yang merupakan Badan Hukum atau Persekutuan (PT, CV, Firma, dan lain-lain) harus atas nama Badan Hukum tersebut.

b) Pembayaran kepada Badan Hukum / Persekutuan harus dilakukan dengan Bilyet Giro. Jika Bilyet Giro tidak tersedia, maka dapat dilakukan dengan Cheque yang di cross di sebelah kiri atau kiri atas. Cheque yang sudah di cross akan berlaku sebagai Bilyet Giro. Untuk itu harus dicantumkan Nama Bank dan Nomor Rekening dari Badan Hukum tersebut sesuai dengan dokumen penagihan (invoice, faktur, atau kuitansi) yang sah.

Tata Cara Penulisan Dalam Penerbitan Cheque Dan Bilyet Giro



Contoh Penulisan Cheque

Contoh Penulisan Bilyet Giro

Mekanisme dan Syarat Pengambilan Cheque dan/ atau Bilyet Giro oleh Pihak Eksternal 1. Perorangan

a) Pengambilan Cheque dan atau Bilyet Giro oleh pihak eksternal harus diberikan kepada Pihak yang berwenang sebagai Pihak Penerima. Pencantuman nama Pihak Penerima pada lembar Cheque dan/atau Bilyet Giro dilakukan sesuai dengan yang tercantum pada dokumen penagihan (invoice, faktur, ataupun kuitansi). Pihak Penerima harus menunjukkan kartu identitas (KTP/SIM) asli yang masih berlaku serta melampirkan fotokopinya dan menanda tangani fotokopi Cheque sebagai bukti telah menerima Cheque dan atau Bilyet Giro.

b) Jika Pihak yang berwenang selaku Pihak Penerima berhalangan, maka Pihak yang berwenang tersebut harus memberikan surat kuasa yang menunjuk pada pihak tertentu untuk melakukan pengambilan atau menerima Cheque dan/atau Bilyet Giro. Pihak yang mengambil Cheque dan atau Bilyet Giro, harus menyertakan dokumen pendukung berupa kartu identitas (KTP/SIM) asli yang masih berlaku serta melampirkan fotokopinya baik untuk kartu identitas (KTP/SIM) dari Pemberi Kuasa dan Penerima Surat Kuasa. Identitas yang tercantum pada Surat Kuasa adalah sama dengan identitas yang disertakan pada saat pengambilan Cheque dan atau Bilyet Giro.

2. Badan Hukum / Persekutuan a) Pengambilan Cheque dan/atau Bilyet Giro harus melampirkan surat kuasa yang ditanda tangani oleh pejabat yang

berwenang dari badan Hukum / Persekutuan tersebut yang menunjuk Pihak Tertentu untuk melakukan pengambilan atau menerima Cheque dan atau Bilyet Giro.

b) Pihak yang mengambil Cheque dan atau Bilyet Giro, harus menyertakan dokumen pendukung berupa kartu identitas (KTP/SIM) asli yang masih berlaku serta melampirkan fotocopynya baik untuk kartu identitas (KTP/SIM) Pemberi Kuasa dan Penerima Surat Kuasa serta menunjukkan kartu identitas (ID card) dari Badan Hukum tempat bekerja lengkap dengan fotokopinya. Identitas yang tercantum pada Surat Kuasa adalah sama dengan identitas yang disertakan pada saat pengambilan Cheque dan atau Bilyet Giro. Surat Kuasa hanya berlaku untuk 1 (satu) kali pengambilan Cheque dan atau Bilyet Giro.

Ketentuan Lainnya

Pengembalian Dana melalui ATS (Automatic Transfer System)

Automatic Transfer System (ATS) adalah transfer otomatis yang dilakukan oleh pihak Bank dari rekening IN Cabang ke Rekening HO sebagai rekening tujuan.

Setiap ada pengembalian dana (ATS) ke HO, cabang harus membuat dan mengirimkan form rekap ATS melalui email ke Treasury Finance HO, supaya dapat dibukukan pengurangan alokasi ke cabang. setiap hari.

Jumlah nominal yang ada di rekap ATS harus sama dengan jumlah dana yang dikembalikan ke HO, yang ada di mutasi rekening Bank IN Cabang.

Seluruh pengembalian dana dari unit kerja ke Divisi Finance dilakukan melalui proses ATS, kecuali dana buffer cash yang bersifat penambahan / temporary.

Contoh Form Pengembalian dana ATS dapat dilihat di Appendix :”Form Pengembalian dana ATS”


MI-001/FIN/FIN/X/2014 Ketentuan Pengelolaan Rekening Bank

Buffer Cash

Jenis-jenis Buffer Cash meliputi:

Buffer NDS

Collection

Recovery

Monitoring Dana Buffer Cash

Buffer Cash Tetap (Permanent)

Dana talangan yang dibentuk di Unit Kerja untuk pertama kali diberikan guna mempercepat pembayaran

Buffer Cash Sementara / Tambahan (Temporary)

Dana tambahan atas talangan yang dibutuhkan oleh Unit Kerja dikarenakan pada waktu tertentu terdapat peningkatan kebutuhan. Dana akan ditarik kembali oleh Finance HO dari rekening Bank OUT Cabang setiap awal bulan di H+3 (Hari kerja) dan besarnya dana yang ditarik sesuai dengan dana yang dikirim sebelumnya. Divisi Finance qq Treasury akan melakukan penarikan dana, sehingga PIC Cabang tidak perlu melakukan penyetoran dana ke rekening Bank In Cabang.

Form monitoring Dana Buffer Cash dapat dilihat di Appendix :”Form Dana Buffer Cash”

Pengajuan Dana Buffer melalui Permohonan Dana pada aplikasi Ad1flow Finance

Ketentuan lainnya

Penagihan kepada Pihak Dealer / Pihak ketiga yang harus dilakukan oleh PIC Cabang

1) Produk dan Diskon / Komisi Langsung yang telah dilakukan pembayaran namun terjadi proses cancel.

2) Komisi Dimuka yang telah habis Periode namun masih terdapat outstanding atau tidak tercapai Target.

3) Biaya Opex yang secara realisasi lebih kecil dari Kas Bon yang telah dilakukan pembayaran.

Monitoring Dana Mengendap

1) PIC Kantor Cabang harus melakukan monitoring terhadap dana yang telah diterima dari Kantor Pusat dan harus menyelesaikan pembayaran selambat lambatnya adalah M+3 dari dana yang telah diterima

2) Apabila dana masih belum dapat dilakukan pembayaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan, maka PIC Kantor Cabang harus melakukan pengembalian ke Kantor Pusat dan menginformasikan ke Divisi Finance qq Treasury melalui proses ATS.

3) Memo Internal yang terkait :

MI-003/FIN/FIN/VIII/2016 prihal : “Ketentuan Pembayaran Dan Pengembalian Dana di Unit Kerja dan Kantor Pusat ”

Business Continuity Plan (BCP)

Kondisi untuk pelaksanaan BCP

Permasalahan di sistem yang disebabkan tidak ada aliran listrik, tidak ada jaringan komunikasi, gangguan pada sistem dan atau server selama 2 x 24 jam sehingga pengajuan pembayaran tidak dapat dilakukan dan Divisi Finance tidak dapat melakukan verifikasi pembayaran.

Permasalahan di system Ad1Sys.HQ yaitu Divisi Finance tidak dapat melakukan pemrosesan pembayaran di system untuk create txt file, PV, atau lainnya.

Ketentuan pelaksanaan BCP

MI-002/RIM/ORM/IX/2014 Mekanisme Kerja dan Pelaksanaan Business Continuity Plan (BCP) Cabang dan Unit

MI-001/RIM/PRM/II/2017 Mekanisme Kerja dan Pelaksanaan Business Continuity Plan (BCP) Branch

List Memo Internal Divisi Finance & Cash Management terkait operasonal cabang


MI-004/FIN/FIN/VIII/2016 Plafon Otorisasi untuk Transaksi Utility Dan Operasional

MI-002/FIN/FIN/VII/2016 Ketentuan Pengajuan Dana dan Pemeriksaan atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management

MI-001/FIN/FIN/X/2014 Ketentuan Pengelolaan Rekening Bank

MI-009/FIN/FIN/VI/2007 Optimalisasi Dana Idle Cash di Kantor Pusat

DAFTAR HITAM NASIONAL

(DHN)

SE BI No. 9/13/DASP tgl 19 Juni 2007 berlaku 01 Juli 2007 Memberlakukan sanksi black list pada nasabah/debitur/pemilik rekening, atas

penolakan cek/giro karena saldo tidak cukup, dengan ketentuan 1(satu) kali penolakan bagi cek/giro nominal di atas Rp. 1 miliar dan 3(tiga) kali penolakan (dalam masa waktu 6 bulan) bagi warkat nominal di bawah Rp. 1 miliar

Nasabah/debitur/pemilik rekening yang ditolak akan dilaporkan ke BI dan masuk dalam DHN BI secara nasional yang akan menimbulkan konsekuensi pemblokiran/penutupan rekening cek/giro atas nama nasabah/debitur/pemilik rekening.

Karena hal ini berlaku nasional maka jika penolakan ini terjadi pada salah satu cabang Adira, maka Adira secara nasional tidak dapat ber-operasi. Hal ini akan berakibat buruk bagi kegiatan operasional perusahaan dan nama baik perusahaan

Pemulihan nama baik nasabah/debitur/pemilik rekening akan terjadi satu tahun kemudian

Daftar Hitam Nasional

Kesalahan fatal yang terjadi :

1. Tidak melakukan cek saldo terlebih dahulu

2. Cheque yang sudah ditolak karena saldo kurang, diganti dengan cheque lain (nomor berbeda)

3. Tidak meng-informasikan SP tolak dari Bank ke Finance HO

Akibatnya :

Jika ada cabang yang kena SP 3, maka Adira tidak dapat melakukan transaksi (minta buku Bilyet Giro, Cheque, Bayar dealer)

REKONSILIASI BANK

DEFINISI

Penyesuaian/pencocokan antara saldo kas menurut catatan perusahaan (saldo buku) dengan saldo kas menurut salinan Rekening Koran (saldo bank)

TUJUAN

Penyesuaian/pencocokan antara saldo kas menurut catatan perusahaan (saldo buku) dengan saldo kas menurut salinan Rekening Koran (saldo bank)

WAKTU Saat terjadi perbedaan pencatatan

METODE

- Saldo bank ke saldo buku

- Saldo buku ke saldo bank

- Saldo buku dan bank ke saldo sebenarnya

Rekonsiliasi Bank

PENYEBAB PERBEDAAN

Kesalahan pencatatan

Perusahaan melakukan kesalahan pencatatan sehingga harus dikoreksi

Bank melakukan kesalahan pencatatan sehingga harus dikoreksi

Perbedaan Waktu

Bank belum mencatat transaksi yang dibukukan Perusahaan

Contoh :

o Deposit in transit = setoran dalam perjalanan

o Outstanding Cheque = cek yang beredar

Perusahaan belum mencatat namun Bank telah membukukan

Contoh :

o Jasa giro (pendapatan bunga)

o Direct transfer (pembayaran langganan melalui bank)

o Biaya-biaya Bank, seperti biaya administrasi, biaya transfer, biaya bunga

o Not sufficient fund = cek tidak cukup dana

PENDANAAN (FUNDING)

Bank Sumber dana pinjaman dapat diperoleh melalui dua cara, yaitu:

a. Pinjaman dalam negeri (on-shore loan) berupa: • Pinjaman dalam bentuk mata uang Rupiah. • Pinjaman melalui sindikasi ataupun bilateral. • Pinjaman dengan fasilitas yang mengikat (committed) ataupun tidak (uncommitted). Jenis pinjaman dalam negeri (on-shore loan) terdiri dari : • Executing, yaitu : Kredit Modal Kerja (KMK), Pinjaman Berjangka Money Market (PBMM), Pinjaman Tetap Angsuran (PTA), dll • Channeling, yaitu : Joint Financing (JF)

b. Pinjaman luar negeri (off-shore loan) berupa: • Pinjaman dalam bentuk mata uang asing. • Pinjaman melalui sindikasi ataupun bilateral. • Pinjaman dengan fasilitas yang mengikat (committed) ataupun tidak (uncommitted).

Karena pinjaman luar negeri (off-shore loan) dalam bentuk mata uang asing, maka diperlukan hedging (cost currency & interest swap), yaitu perlindungan untuk menghindari potensi kerugian akibat fluktuasi nilai tukar rupiah dan suku bunga pada saat pembayaran bunga dan jatuh tempo pinjaman. Berdasarkan sifat pemakaiannya, pinjaman bank dapat dibedakan menjadi : • Kredit Revolving, yaitu kredit yang dananya dapat ditarik berulang-ulang artinya kredit dapat ditarik sekaligus atau secara

bertahap tergantung pada kebutuhan. • Kredit Non-Revolving, yaitu dana yang ditarik sekaligus dan pelunasannya dilakukan secara bertahap maupun sekaligus.

Obligasi

• Melalui proses pendaftaran di Pasar Modal • Terdaftar di Bursa Efek Berjangka • Mengikuti persyaratan dan peraturan OJK

Pendanaan – Sumber Dana

Medium Term Notes (MTN)

Modal Sendiri • Berasal dari selisih cash flow • Penambahan modal yang dilakukan:

oleh Pemegang Saham Penjualan saham kepada publik (IPO)

Salah satu sumber pendanaan Bank adalah Joint Financing (JF), yang terbagi menjadi : With Recourse

Bank menyediakan fasilitas pinjaman dan Adira bertindak sebagai agen pemasaran (marketing agent) dan agen penagihan (collecting agent)

Pencairan dana dilakukan berdasarkan data booking sales Pembayaran pokok hutang dan bunga bersamaan dengan tanggal angsuran dari nasabah Dokumen pembiayaan diserahkan ke Bank sebagai dokumen jaminan Saldo hutang akan tercatat dan dilaporkan dalam neraca, Perusahaan sebagai debitur

Without Recourse

Bank menyediakan fasilitas pinjaman dan Adira bertindak sebagai agen pemasaran (marketing agent) dan agen penagihan (collecting agent)

Pencairan dana dilakukan berdasarkan data booking sales

Pembayaran pokok hutang dan bunga bersamaan dengan tanggal angsuran dari nasabah

Dokumen pembiayaan diserahkan ke Bank sebagai dokumen jaminan

Saldo hutang bank serta piutang pembiayaan konsumen yang dibiayai tidak akan tercatat di neraca, konsumen sebagai debitur

Pendanaan – Sumber Dana

• Pendanaan terbesar atas pembiayaan konsumen Adira adalah Bank Danamon. Kerjasama dengan Bank Danamon dalam bentuk pembiayaan bersama - Joint Financing – mirroring.

Kesalahan - kesalahan yang akibatnya fatal : 1. Salah pilih PK/nama untuk konsumen yang ET 2. Salah pilih PK/nama untuk konsumen yang Repo 3. Pembatalan PK lama yang sudah di ET untuk konsumen refinancing Yang tidak boleh dilakukan : “menghidupkan kembali PK lama/PK yang sudah di ET”

Joint Financing – bag 1

• Alur penyampaikan laporan ke Bank

Bank Indonesia

Cabang HO

Key Principles

Data pembayaran konsumen yang dilaporkan setiap bulan dari tgl 01 s.d tgl akhir bulan (end of Month).

Adira Pusat menyampaikan data ke BDI setiap tgl 3

Bank Danamon menyampaikan data ke BI setiap tgl 10

Di atas tgl 14 informasi data tersebut diterima

oleh seluruh Bank di Indonesia

Semua Bank di Indonesia


(SE BI No. 7/3/ DPNP tgl 31 Jan 2005 )

Tunggakan

1 Lancar 0 hari

2 Dalam perhatian khusus 1- 90 hari

3 Kurang lancar 91-120 hari

4 Diragukan 121-180 hari

5 Macet > 180 hari

Kolektibilitas


training oph 2017 finance & cash management

Documents