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UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA INFORME PORMENORIZADO DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO-MECI

LEY 1474 – 2011

Mónica Amparo Varón Aguirre Jefe Oficina de Control Interno

Enero - 2020

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PERIODO: SEPTIEMBRE 2019 – DICIEMBRE 2019

El presente informe da a conocer los avances y dificultades de la gestión de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, de conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, bajo la orientación de la estructura del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Los resultados descritos corresponden al seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno a las (dependencias / procesos) de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca durante el último cuatrimestre de la vigencia 2019.

MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

La Universidad mediante la Resolución No. 2069 del 10 de diciembre de 2019 aprobada por Rectoría, implementó el Acuerdo Colectivo suscrito entre la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca — UNICOLMAYOR y las Organizaciones Sindicales: Asociación Sindical de Empleados No Docentes y Docentes de Universidades Colombianas - ASOUNICOL, Sindicato Nacional de Trabajadores y Empleados Universitarios de Colombia - SINTRAUNICOL y Asociación Sindical de Empleados de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca — ASUCOLMAYOR.

Componente: Talento Humano

Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos

La Universidad se encuentra en proceso de convocatoria para conformar el Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo mediante resolución 1636 del 24 de septiembre de 2019. En diciembre de 2019, se elaboró informe diagnóstico de condiciones de salud cuyo objetivo fue evaluar las condiciones de salud de los funcionarios del área administrativa y de los docentes de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca para proponer acciones individuales y colectivas, tendientes a promover el cuidado de la salud y, a prevenir empeoramientos en los enfermos; así como, la aparición de nuevas enfermedades en individuos sanos y en enfermos.

Mediante la resolución 2187 del 30 de diciembre de 2019 se expidió el Calendario de Actividades Administrativas para la vigencia 2020.

Protocolos éticos La Institución cuenta con el Manual de Ética y Prácticas de Buen Gobierno (Versión 3, vigente desde el 9 de mayo de 2016 código EDECD-01 y publicado mediante el aplicativo institucional ISODOC), Con respecto a este documento, se programó realizar su actualización a través de las acciones propuestas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano – PAAC de la Institución. En este sentido, y como producto del seguimiento, la Oficina de Control Interno observó que no se culminó con la actividad durante la vigencia 2019, por lo que cual se recomendó su reprogramación para la vigencia 2020, para tener en cuenta las actualizaciones contempladas para el documento por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, ya que transformará en el Manual de Integridad.

Elemento: Desarrollo del talento humano

Para el cuatrimestre, la oficina de control interno evidenció los siguientes aspectos: Elemento: Desarrollo del talento humano VINCULACIÓN: Se recibieron las pre nóminas por parte de la Vicerrectoría Académica el 30 de diciembre para dar inicio al proceso de vinculación docentes ocasionales y catedráticos; se realizó el

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nombramiento de diecinueve (19) docentes de planta resultado del concurso publico de méritos, selección y vinculación; se dio cumplimiento con lo establecido en el procedimiento AGHPT-03 VINCULACIÓN DOCENTES OCASIONALES Y CATEDRÁTICOS 03 en cuanto a la vinculación de docentes catedra y ocasionales. Catedráticos=315 y Ocasionales=219 a corte agosto de 2019; se evidenció cumplimiento a las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social de los docentes. Mediante el Acuerdo 96 del 7 de noviembre de 2019 se elaboró el cronograma de actividades previas para iniciar el Concurso Público de Méritos para docentes de planta. COMITÉ INTERNO DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJE: Se realizaron nueve (9) comités en el año 2019 soportadas con seis (6) actas publicadas en la página web. NÓMINA: Se dio cumplimiento al 100% a la entrega de la nómina durante la vigencia 2019 en las fechas establecidas a la División Financiera; cumplimiento al 100% de manera mensual con la normatividad y el proceso de liquidación de consolidados y la interface con el área financiera; implementación del 90% del sistema de nómina NOVASOFT; cumplimiento con el recobro de incapacidades en las diferentes EPS; trámite a las novedades presentadas a la dependencia en cuanto a deducciones con entes externos; reporte y consolidación de las cesantías de los funcionarios mes a mes y análisis de puesto de trabajo para re ubicación laboral por enfermedad común y laboral. COMISIONES Y CAPACITACIÓN: Se tramitaron comisiones de servicios para personal administrativo, 106 comisiones y 84 docentes; trámite a los acuerdos de comisión de actualización docente en el exterior para presentarlos ante consejo académico y consejo superior; trámite para estudios de maestría a tres docentes durante la vigencia 2019; se desarrollaron capacitaciones para funcionarios. SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD Y SEGURIDAD DEL TRABAJO: Reducción accidentalidad en riesgo biológico en un 80% a la fecha; realización de proceso de exámenes médicos ocupacionales periódicos acorde al riesgo (químico-alturas) a funcionarios administrativos y docentes 60% se recibe informe por parte de RQPERA; cumplimiento en la aplicación batería de riesgo psicosocial a funcionarios administrativos y docentes en un 80%; diseño de programa de riesgo químico de acuerdo al sistema globalmente armonizado; ejecución de capacitaciones en un 70% encaminadas a la reducción del riesgo biomecánico y psicosocial; cumplimiento a inspecciones de los puestos de trabajo (47) y se establece el programa de rehabilitación integral por necesidades de los funcionarios. DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS: Respuesta oportuna a los derechos de petición a funcionarios y asociaciones sindicales conforme lo establece la Ley y a tutelas interpuestas por funcionarios las cuales se resuelven a favor de la universidad. OTRAS ACTIVIDADES: Implementación del programa CETIL para la expedición de bonos pensionales. A la fecha se han tramitado 36 bonos; reanudación del proceso previsto (cronograma) en la convocatoria establecida en las resoluciones del concurso público de méritos, selección y vinculación de docentes de planta en la Unicolmayor. Se realiza por parte de la Función Pública aplicación de pruebas y entrevista a los docentes que participaron en el concurso público y se reciben resultados para consolidación; auxilio educativo desde el comité de Capacitación Méritos y Estímulos para formación pre gradual; se otorgó desde el Comité de Capacitación Méritos y Estímulos las distinciones a los funcionarios sobresalientes en evaluación de desempeño y de la misma manera se otorgan los quinquenios; se realiza el proceso de evaluación de Desempeño a los funcionarios administrativos con las herramientas establecidas para tal fin; se aplicó instrumento de clima organizacional para los docentes; entrega del Boletín Estadístico semestral a la Oficina de Planeación, Sistemas y Desarrollo; cumplimiento a la entrega de información a los siguientes entes DANE, ICES, Función pública (Ley de Cuotas), Registraduría Nacional del Estado Civil, Contraloría General de la

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República; Diligenciamiento de declaración Bienes y Rentas para envió a SIGEP; se genera el acto administrativo 2069 de 2019 por la cual se implementa el acuerdo colectivo entre la Universidad y las Organizaciones Sindicales; consolidación de la información para la elaboración del presupuesto vigencia 2020; participación al Comité de Convivencia Laboral durante el 2019, Comité de Presupuesto, visitas de Renovación y Acreditación de los programas académicos de la Universidad; se da cumplimiento al contrato 052019 entrega de dotación institucional, entrega de Bonos de calzado para el personal femenino nivel asistencial, para los funcionarios administrativos (Hombres) en el mes de agosto de 2019 de acuerdo a la normatividad vigente; elaboración de actos administrativos atendiendo las solicitudes y necesidades del servicio de la Universidad. Banco de Hojas de vida Con el apoyo de la Vicerrectoría académica se dio inicio a la conformación del banco de hojas de vida, el cual fue publicado en la página web de la universidad, las hojas de vida se recepcionaron en cada uno de los programas entre el 1 noviembre y 15 de diciembre de 2019, y estuvo dirigido a docentes catedráticos y ocasionales, para las siguientes facultades y programas: FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES - Programa de Trabajo Social, FACULTAD DE DERECHO, FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA - Programa de Economía, FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA - Programa Tgecnología en Delineantes de Arquitectura e Ingeniería, FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA - Programa Diseño, Digital y Multimedia, FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA - Programa Diseño, Digital y Multimedia y Programa Especialización en Edificación Sostenible - Especialización Tecnológica en Metodología BIM para el Desarrollo de Proyectos de Edificación, Tecnología en Administración y Ejecución e Construcciones, FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD - Programa Maestría en Microbiología, PROGRAMA DE CIENCIAS BÁSICAS. Con la resolución 1752 del 16 de octubre de 2019 se actualizó e implementó el Reglamento de Prestación de Servicios de la Bolsa de Empleo de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Clima Organizacional La Universidad elaboró una encuesta de clima organizacional con el fin de conocer sus percepciones y sentimientos respecto a su entorno laboral, el procesamiento de las encuestas fue realizado por CAFAM, donde el resultado fue del 83% de favorabilidad entre los 286 colaboradores encuestados. Porcentaje de vinculación de personas con discapacidad Es importante que la Universidad realice la gestión de vinculación laboral de personas con discapacidad en el sector público (2%) conforme al artículo 2.2.12.2.3 del decreto 2011 de 2017 el cual señala “Porcentaje de vinculación de personas con discapacidad en el sector público (…)” cuyo

plazo vencía el 31 de diciembre de 2019.

Elemento: Planes, Programas y Proyectos

En el marco del PDI 2015-2019, se realizó el tercer monitoreo cuatrimestral en referencia a la ejecución de los Planes de Acción Anuales - PAA con las áreas, se consolidó la información y como resultado se determinó el cumplimiento de las metas del PDI que arrojó los siguientes resultados por objetivos:

1. Fortalecimiento de la Docencia para la calidad académica – 81% 2. Formación para la investigación, innovación, creación artística y cultural y compromiso con la

investigación -94%

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3. Fortalecimiento de la proyección social y extensión universitaria-100% 4. Fortalecimiento a la gestión administrativa-72%

Para un total de cumplimiento al PDI 87%. Tal como se observa en la siguiente imagen:

Imagen No. 1 Informe final seguimiento ejecución al Plan de Desarrollo

Institucional 2015-2019

Fuente: Oficina de Planeación, Sistemas y Desarrollo

El Consejo Superior Universitario aprobó el Direccionamiento Estratégico, como marco conceptual y de referencia para la formulación del Plan de Desarrollo Institucional para el período 2020 -2025 de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, aprobado mediante el acuerdo No. 29 del 9 de octubre de 2019. Presupuesto El programa anual mensualizado de caja (PAC) fue aprobado mediante los acuerdos 31, 32 y 33 del 6 de diciembre de 2018, en septiembre de 2019 en virtud del acuerdo No. 23 se realizó adición al presupuesto de rentas y recursos de capital y al PAC de la vigencia 2019 financiados con recursos propios por $1.036.677.515. En octubre de 2019, en virtud del acuerdo No. 28 se realizó adición al presupuesto y al PAC de la vigencia 2019 financiados con recursos de la Nación por $2.139.162.196 al rubro “PLAN DE

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FOMENTO A LA CALIDAD”, en consonancia con el Plan de Desarrollo Institucional y de sus proyectos institucionales en los temas de líneas de inversión de bienestar en educación superior y permanencia estudiantil; investigación; formación docente; dotación y adecuación de infraestructura física, tecnológica y bibliográfica. Adicionalmente se aprobó los ajustes y modificaciones al Plan de Fomento a la Calidad 2019 mediante el acuerdo 35 del 29 de octubre de 2019 expedido por el Consejo Superior de la Universidad por $628.160.302. Mediante los acuerdos 42 y 43 del 27 de diciembre de 2019 se aprueba el PAC financiado con rentas propias y recursos de la Nación, correspondiente a la vigencia fiscal del año 2020. Así mismo se evidenció el acuerdo No. 36 del 7 de noviembre de 2019 aprobado por el Consejo Superior por el cual se prorroga un encargo fiduciario con “Fiduciaria La Previsora S.A.” frente a la adquisición de un Predio para la nueva Sede dela Universidad. La Universidad cuenta con 20 Proyectos de Inversión conforme al acuerdo 31 de 2018 aprobado por Consejo Superior Universitario.

Elemento: Modelo de Operación por procesos

Se evidencia mapa de procesos socializado a través del aplicativo institucional ISODOC aprobado, así mismo la estructura orgánica.

El mapa de procesos incluye 18 procesos clasificados en cuatro (4) estratégicos, tres (3) misionales, diez (10) de apoyo y uno (1) de evaluación que pueden ser consultados a través del aplicativo institucional ISODOC:

Fuente: ISODOC

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Se evidenció procedimiento “ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE LOS PROCESOS DEL SISGECC” código EGCPT-01 actualizado mayo de 2019 en el aplicativo ISODOC.

Con respecto al módulo de procesos, se puede consultar en el aplicativo ISODOC en lo correspondiente al proceso, código, estado, tipo documental, fecha de publicación y responsable.

Elemento: Estructura organizacional:

La Universidad cuenta con una estructura organizacional definida armonizada con el direccionamiento estratégico, establecida mediante el Acuerdo No. 012 del 10 de abril de 2000 y Acuerdo No. 08 del 24 de abril de 2007.

Elemento: Indicadores de Gestión

Algunos procesos han medido y reportado indicadores para su análisis integral correspondiente al último trimestre de 2019 en el aplicativo institucional ISODOC, como son: admisiones (indicador oportunidad atención de solicitudes de certificados), investigaciones (participación de grupos en convocatorias internas de investigación; proyectos aprobados en convocatorias; dinámicas de participación en las líneas de investigación, participación semilleros en eventos), recursos bibliográficos y educativos (cumplimiento plan de adquisiciones de material bibliográfico; cumplimiento al plan de capacitación biblioteca).

Elemento: Políticas de Operación

La Universidad cuenta con una Política del Sistema Integrado de Gestión aprobada por Rectoría, mediante la cual integra los tres (3) Subsistemas: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Sistema de gestión ambiental en un Sistema Integrado de Gestión – SISGECC, el cual se articula a través del aplicativo institucional ISODOC conformado por diferentes módulos que permiten la ejecución de las actividades de manera organizada y efectiva. Estos módulos son: Mapa de Procesos, Control Documental, Procesos, Mejoramiento Continuo, Auditoría de Gestión, Indicadores de Gestión, Gestión de Riesgos, MECI, Servicio al Cliente, Proveedores y Versiones.

Se evidenció el “Manual de políticas y procedimientos internas de uso de la universidad colegio mayor de Cundinamarca para el cumplimiento de la ley de protección de datos personales”, como también las Políticas de Tratamiento Web, los cuales pueden ser consultados a través de la página web de la Universidad Inicio > La Universidad > Protección de Datos Personales. Componente: Administración del Riesgo

La administración del riesgo permite al Ente Universitario verificar que los controles existentes contribuyen a evitar, compartir o mitigar los diferentes riesgos identificados en la entidad; y además identificar, evaluar y gestionar los eventos negativos tanto internos como externos que puedan impedir el logro del cumplimiento de sus funciones y el normal desempeño de los procesos; identificando, analizando y valorando los riesgos, conforme a los lineamientos establecidos en la política de administración del riesgo.

Frente al componente de Administración del Riesgo, los avances registrados por la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca son los siguientes:

De conformidad con la actualización de la Guía Metodológica para la Administración de Riesgo, Versión 6, vigente desde el 31 de julio de 2019, se dio inicio en el mes de diciembre a las actividades de socialización, revisión y ajuste a los riesgos; inicialmente direccionado a los procesos que tienen

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asociados riesgos de corrupción. Se evidenciaron las actas de reunión y la matriz de riesgos de corrupción actualizados como soporte de las actividades, sin embargo, la Oficina de Control Interno realiza la recomendación que la socialización y participación se lleve a cabo con todas las personas que conforman los procesos ya que la naturaleza del tratamiento de riesgos corresponde a todos los miembros de la comunidad universitaria en todos sus niveles.

Verificado el estado de actualización en el aplicativo ISODOC, la Oficina de Control Interno evidenció que el estado de actualización de los mapas de riesgo es el siguiente:

PROCESO VERSIÓN VIGENCIA DESDE

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 5 2/05/2019

RIESGOS DE CORRUPCIÓN 3 16/05/2019

MAPA RIESGOS INSTITUCIONAL 2 12/08/2018

GESTIÓN DE CALIDAD 5 09/08/2018

OFICINA DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN

5 30/07/2017

FORMACIÓN 4 14/05/2017

INVESTIGACIÓN 4 09/02/2017

PROYECCIÓN SOCIAL 3 31/07/2018

GESTIÓN ADMINSITRATIVA Y RECURSOS FÍSICOS

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GESTIÓN DE BIENESTAR 4 12/12/2016

COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 3 31/03/2017

GESTIÓN HUMANA 4 12/12/2017

GESTIÓN FINANCIERA 5 08/05/2019

ADMISIONES 7 13/09/2017

GESTIÓN DOCUMENTAL 4 10/12/2017

GESTIÓN JURÍDICA 5 12/12/2017

GESTIÓN DE LAS TIC 5 14/12/2018

GESTIÓN DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Y EDUCATIVOS

4 05/04/2017

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

4 06/12/2016

Elemento: Política Administración del Riesgo

En diciembre de 2019 se socializó la política de administración del riesgo contenida en la Guía Metodológica para la Administración de Riesgo, Versión 6, vigente desde el 31 de julio de 2019. Los procesos inicialmente abordados con la actividad fueron los directamente relacionados con Riesgos de Corrupción. Para el primer trimestre de 2020 se actualizarán los riesgos de gestión de cada uno de los procesos de la Universidad.

Se publicó el día 16 de enero de 2020, el informe de seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano correspondiente al III cuatrimestre de la vigencia 2019. En las recomendaciones emitidas por la Oficina de Control Interno se incluyeron las relacionadas con la gestión del riesgo de corrupción en la Entidad como un apoyo a la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección.

Elemento Identificación del Riesgo

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Para la Identificación del Riesgo la institución cuenta con la Guía metodológica para la administración del riesgo código EGCGS-03 en el aplicativo institucional ISODOC, en el marco de desarrollo metodológico para la construcción de la Plataforma Estratégica Institucional; donde se realizaron siete (7) talleres en los cuales se realizó un análisis de los factores internos y externos que pueden afectar la Universidad. El documento en mención, está pendiente de ser publicado antes del 31 de enero 2020 para conocimiento general de los colaboradores que hacen parte de la Institución.

Elemento Análisis y valoración del Riesgo

La Entidad cuenta con la caracterización de los dieciocho (18) procesos actividad necesaria para iniciar el proceso de identificación y posterior construcción de los mapas de riesgo por proceso a través del aplicativo institucional ISODOC.

La actividad de construcción de los mapas de riesgo por proceso es una actividad que se viene adelantando dentro del plan de trabajo del SIG –MECI con plazo para su ejecución a primer cuatrimestre de 2020.

MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Se consideran aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas:

La Universidad a través del proceso de admisiones realizó encuesta para medir el grado de satisfacción, sobre un total de 235 encuestados de los siguientes programas:

Programa Registros %

Bacteriología y Laboratorio Clínico 54 23%

Administración de Empresas Comerciales 39 17%

Economía 26 11%

Trabajo Social 20 9%

Diseño Digital y Multimedia 19 8%

Tecnología en Asistencia Gerencial [Presencial] 16 7%

Tecnología en Administración y Ejecución de Construcciones 16 7%

Turismo 15 6%

Tecnología en Delineantes de Arquitectura e Ingeniería 15 6%

Construcción y Gestión en Arquitectura (Ciclo Profesional) 7 3%

Tecnología en Asistencia Gerencial [Funza] 5 2%

Derecho 2 1%

Tecnología en Asistencia Gerencial [Distancia] 1 0%

Sin respuesta 0 0%

Total 235 100% Fuente: Estadísticas de la encuesta suministradas por la Oficina de Planeación, Sistemas y Desarrollo

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Así mismo, la Universidad elaboró la tabulación de encuesta a proveedores con el fin de evaluar la satisfacción de la gestión administrativa.

La Universidad en su página web, aplica una encuesta de opinión para Autoevaluación con fines de Acreditación que permite evaluar el nivel de cumplimiento de los diez factores de calidad para acreditación de pregrado. Esta encuesta está basada en los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación 2013. Componente: Autoevaluación Institucional

Elemento: Autoevaluación del control y gestión

En agosto de 2019 se elaboró y presentó a la Alta Dirección informe de revisión que tiene por objeto analizar los resultados por el SISGECC con el objeto de que estos contribuyan con la toma de decisiones y mejora continua de la institución, en relación a las oportunidades de mejora.

Componente: Auditoría Interna

Elemento: Auditoría Interna

Durante el período comprendido entre el 1 de septiembre al 31 de diciembre de 2019, el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno adelantó una reunión el día 4 de octubre, con el fin de ajustar el Plan Anual de Auditoría de la Oficina de Control Interno con miras a las evaluaciones a realizar para el último trimestre de la vigencia 2019 (evidencia Acta 004 de 2019).

La Institución cuenta con el código de ética, aprobado mediante la resolución 1766 del 12 de diciembre de 2018.

Componente: Planes de Mejoramiento

Elemento: Plan de Mejoramiento

Teniendo presente que, para el cuatrimestre correspondiente a los meses de septiembre a diciembre

de 2019, los planes de mejoramiento cargados en el aplicativo ISODOC, resultado de las auditorías

realizadas por las diferentes fuentes (calidad, autoevaluación, control interno, la Oficina de Control

Interno), registraban un total de 391 Oportunidades de mejora y acciones de mejora, los cuales

presuntamente a la fecha del seguimiento no habían sido subsanados.

Por lo anterior, la Oficina de Control Interno programó mesas de trabajo con los líderes de los procesos,

con el fin de revisar, analizar y verificar los soportes documentales que subsanen las Oportunidades

de mejora evidenciadas en el proceso auditor de las vigencias 2018 y 2019.

Como resultado del análisis, esta dependencia una vez verificado el 100% de los documentos soporte,

se procedió a dar el cierre definitivo a 49 Oportunidades de mejora, quedando pendiente el cierre de

342 PQRSF, tal como se observa en el siguiente cuadro:

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Es de precisar que la Oficina de Control Interno para la vigencia 2020, continuará adelantando las mesas de trabajo con los diferentes líderes, con el fin de realizar el cierre total de las Oportunidades de mejora.

EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Información La Universidad, mantiene dentro de las cuatro (4) Sedes la ubicación de los buzones, a través de las cuales se da trámite a las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes que interponen los usuarios en los diferentes puntos de atención. La Secretaría General es la responsable de analizar las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y/o Felicitaciones, allegadas a la Universidad por los canales (Virtual, Correo electrónico, Línea de Atención, Personalmente, Escrito y Buzones de Sugerencias) , con el fin de que las mismas sean asignadas y/o remitidas al área competente a través del aplicativo ISODOC en orden cronológico las cuales estarán identificadas con un numero consecutivo, y así dar respuesta oportuna y de fondo a la petición. La institución tiene implementado herramientas para la gestión y control de la información, tales como la plataforma ORFEO en la cual se maneja la correspondencia institucional, la mesa de ayuda para el manejo de contenidos en el portal web y soporte tecnológico en general y el correo electrónico institucional. A través del correo electrónico institucional se remiten las notas "La Rectoría Informa", en las cuales se comunican los avances de gestión institucional a toda la comunidad universitaria. Comunicación La definición del Plan de comunicaciones institucional para la Universidad se encuentra prevista dentro del Plan de Acción Anual en la actividad “Fortalecer la Comunicación Institucional”. Es importante la socialización y conocimiento tanto de los usuarios externos, como internos y demás partes interesadas.

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Con el acuerdo 42 de 2013 se fijan las políticas de comunicación para la Universidad, aprobado por el Consejo Superior Universitario.

DIFICULTADES

En la consecución de información para validación, no se evidencia indicadores de gestión actualizados. Se precisa mayor documentación de la toma de decisiones por utilización de los indicadores y de esta manera realizar un seguimiento y generar las respectivas acciones de mejora. Atender a las mesas de trabajo para el seguimiento a los planes de mejoramiento con el fin de retroalimentar la evaluación y conocer las acciones de mejoramiento definidas por los responsables para subsanar los hallazgos deficiencias u observaciones identificadas por auditorías internas o externas, derivadas del autocontrol por los responsables para el buen desempeño de los procesos. El grado de avance y/o cumplimiento a las acciones propuestas en los Planes de Mejoramiento de la Universidad, en lo pertinente a las auditorias y seguimientos llevados a cabo por la Oficina de Control Interno de las fuentes de información con que cuenta el Ente Universitario.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca se encuentra avanzando gradualmente en la consolidación y madurez del Sistema de Control Interno, evidenciándose principalmente en los siguientes aspectos:

La Alta Dirección se ha comprometido con el fortalecimiento del Sistema de Control interno, mediante la disposición de políticas de operación.

Desde la Alta Dirección se ha brindado apoyo para la actualización de los elementos de administración del riesgo y el mejoramiento de canales para la comunicación interna y externa en la Universidad.

Conforme al Plan Anual de auditoria vigencia 2019, se suministraron oportunamente los planes de mejoramiento a los diferentes procesos, conforme a las diferentes fuentes (calidad, autoevaluación, auditorías internas y externas).

RECOMENDACIONES

Publicar en la página web de la Universidad las actas del Consejo Superior Universitario. (última publicación Acta 18 del 16 de julio de219)

Dentro de la cultura organizacional, se debe fortalecer la comunicación y el trabajo en equipo entre los diferentes procesos que permitan la interrelación y coordinación para el logro de los objetivos y metas institucionales propuestas.

La entidad debe fortalecer el equipo de trabajo institucional (Técnico y Operativo) con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, compromisos frente al Sistema Integrado de Gestión y el Sistema de Control interno.

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Es necesario fortalecer mecanismos que permitan medir el autocontrol aplicado por los funcionarios y contratistas de la Universidad frente a las actividades que desarrollan al interior de los procesos.

Adelantar en forma prioritaria la actualización de los mapas de riesgo, en atención a que este componente mantiene actualizados los panoramas de riesgo de la gestión institucional y prevenir la materialización de riesgos identificados.

Fomentar la cultura de la mejora continua a través del cumplimiento de términos en la formulación e implementación de acciones correctivas como producto de las auditorías internas y externas, buscando eliminar las causas que originan los hallazgos.

Realizar la vinculación laboral de personas con discapacidad en el sector público (2%) conforme al artículo 2.2.12.2.3 del decreto 2011 de 2017 el cual señala “Porcentaje de vinculación de personas con discapacidad en el sector público (…)” cuyo plazo vencía el 31 de diciembre de 2019.

(Original firmado) Dra. Mónica Amparo Varón Aguirre

Jefe de Oficina de Control Interno