Upravljanje dokumentima- Studija slučaja „Redactum“

PROJEKTNI ZADATAK IZ PREDMETA IS310

Mentor: Studenti:

Doc. Milovan Ilić Vladimir Apostolov 1559

Nikola Cvejić 1560

Lazar Milenković 1713

Niš 03.06.2015

SadržajUvod......................................................................................................................................................3

1. Sistemi za upravljanje dokumentima.................................................................................................4

2. Pojam upravljanja dokumentima.......................................................................................................5

3. EDMS.................................................................................................................................................6

3.1 Karakteristike EDMS-a.................................................................................................................6

3.1.1 Dokumenti i verzije dokumenata..............................................................................................7

3.1.2 Metapodaci i životni ciklus dokumenata..................................................................................9

3.1.3 Pretraga i dodela autorskih prava...........................................................................................10

3.1.4 Arhiviranje..............................................................................................................................10

3.2 EDMS software..........................................................................................................................11

4.Softverske platforme........................................................................................................................11

4.1 Alfresco......................................................................................................................................11

4.2 eOffice.......................................................................................................................................12

5. Alfresco software.............................................................................................................................14

6. Primer publishovanja lekcije u alfrescu, korišćenjem Qditta sistema..............................................16

6.1 Provera organizacije export foldera...........................................................................................16

6.2 Export Lekcije.............................................................................................................................16

6.3 Provera ispravnosti ditta fajlova................................................................................................18

6.4 Importovanje Resursa................................................................................................................19

6.5 Importovanje Dummy-Ditta fajlova...........................................................................................22

6.6 Importovanje “Pravih” Dita fajlova............................................................................................22

6.7 Menjanje Dummy ditta fajlova pravim fajlovima.......................................................................23

6.8 Pravljenje prazne ditta mape.....................................................................................................24

6.9 Menjanje prazne ditta mape pravim sadržajem........................................................................25

6.10 Kreiranje Publish Naredbe......................................................................................................26

6.11 Pokretanje publisha lekcije......................................................................................................27

Literatura.............................................................................................................................................29

2

Uvod

Današnje vreme slobodno možemo nazvati vreme informacijske revolucije. Na svakom koraku obasipaju nas sa velikom količinom informacija. U eri prebogatoj informacijama i najrazličitijim dokumenatima prinuđeni smo da vršimo njihovu selekciju. Nameće se pitanje kako informacije pravilno filtrirati, odnosno prihvatiti i sačuvati samo informacije koje su nam neophodne.

Svakodnevno nas takođe okružuje veliki broj novih proizvoda i usluga namenjenih poboljšanju efikasnosti poslovnih procesa. U igri su sve moćniji računarski sistemi, opremljeni softverom koji podržava sve delatnosti, a multimedijalna oprema je prilagođena svakoj vrsti komunikacije.

Očigledno je da razvoj informacionih tehnologija prati jačanje ekonomskog potencijala i ukupne obrazovne strukture. Ovako eksplozivan razvoj tehnologija u komunikacijama i poslovanju zahteva od poslovnih subjekata da prepoznaju, definišu i dalje razvijaju savremena tehničko-tehnološka dostignuća i prateće elemente od značaja za primenu i implementaciju informaciono-poslovnih sistema u sopstvene radne procese.

Teško je obezbediti korišćenje elektronskih dokumenata u budućnosti, ako se već u sadašnjosti ne obezbede efektivni i efikasni uslovi za to. Pozitivan ishod se dobija samo ako se obezbedi saradnja više profesija: poslovnih menadžera, arhivista, informatičara, programera, predstavnika IT industrije, pravnika i dr. Saradnja mora biti komplementarna, nikako rivalska.

Dokumentacija kod nas i danas u najvećem broju slučajeva je u papirnom obliku, nesortirana, često uskladištena na neodgovarajući način. Time je potraga za potrebnim informacijama i celim projektima spora i u velikom broju slučajeva uzaludna. Dokumentacija koja se u zadnje vreme generiše u elektronskom obliku nije funkcionalno povezana sa već postojećom dokumentacijom u papirnom obliku. Najčešće je samo naredna faza u procesu poslovanja firme modernizovana primenom kompjuterske tehnologije.

Ovakvo stanje stvara veliku verovatnoću za gubljenje ili trajno propadanje velikog broja značajnih podataka. Pored toga, prisutno je neracionalno trošenje ljudskih i materijalnih resursa i neefikasan rad kompanija.

3

1. Sistemi za upravljanje dokumentima

Dokumenti su vezivno tkivo svake poslovne organizacije. Počev od plana proizvodnje, do marketinških materijala, preko finansijskih dokumenata (ponuda, računa..), zabeleški zaposlenih i kupaca (dopisi, reklamacije...). Dokumenti prvo vode poslovne procese, a zatim su oni dokazi o izvršenim poslovima, šta je urađeno, kada i od strane koga je posao urađen. Sve više, u doba široke upotrebe interneta, papirni dokumenti ustupaju mesto elektronskim formatima kao što su HTML i XML. Pristup dokumentima putem Web-a i povezanost sa krajnjim (back-end) sistemom može eliminisati ili, u najmanju ruku, značajno pojednostaviti operacije koje su nekada zahtevale veliki broj ručnih operacija.

DMS sistemi postaju sve značajniji činjenicom da se sve više i više vremena troši na sakupljanje, skladištenje, organizaciju i pretraživanje papirnih dokumenata. Potreba za većom efikasnošću u vođenju poslovnih dokumenata, da bi se dobilo na prednosti u konkurenciji na tržištu, je prouzrokovala ubrzani razvoj DMS sistema.

DMS je automatsko upravijanje elektronskim dokumentima kroz celokupan njihov životni ciklus u organizaciji, od kreiranja do konačnog arhiviranja.

On omogućava:

Kontrolu kreiranja; Skladištenje i distribuciju svih vrsta poslovne dokumentacije; Bolju efikasnost u procesu korišćenja i kontrolisanja informacija; Individualnu obradu svakog dokumenta; Unos dokumenata u elektronskom obliku direktno u sistem ili unos

Dokumenata skeniranjem postojećih papirnih dokumenata;

Pretraživanje dokumenata po atributima (eng. metadata); Pretraživanje dokumenata po slobodnom tekstu (eng. full text search); Kontrolu pristupa dokumentima; Saradnju korisnika DMS u radu sa dokumentima (email-a.diskusija i foruma); Upravijanje životnim ciklusom dokumenata (eng. check-in, check-out).

DMS nije jedinstvena tehnologija već kombinacija nekoliko tehnologija. Najveći izazov danas je integracija svih različitih funkcija u jedan integrisan sistem.

S obzirom na to da se opšti DMS ("papirni" DMS) fokusira na skladištenje dokumenata po fasciklama, registratorima, velikim sobama za sredivanje i organizaciju dokumenata itd., elektronski DMS ("računarski podrzan" DMS) je izmenjen i fokusira se na stvaranje savršene "paperles kancelarije" u kojoj je pristup dokumentima uvek moguć. Oni su ispravno skladišteni, održavani i obezbedeni (šifrovani) putem tačno određenog skupa pravila.

4

2. Pojam upravljanja dokumentima

Da bi se informacije mogle koristiti u transakcionim poslovnim sistemima, potrebno im je dati određenu strukturu u čemu značajnu ulogu imaju sistemi za upravljanje dokumentacijom. Samo je manja količina informacija kojima dnevno upravljamo struktuirana, odnosno može se prevesti u redove i kolone i na taj način koristiti u transakcionim poslovnim sistemima kao što su ERP (Enterprise resource planning - automatska (računarska) obrada podataka), CRM i sl. Veći deo informacija je nestruktuiran u formatu poslovnih dopisa, proračunskih tabela, slika, prezentacija, web sadržaja, e-maila... Odvijanje poslovnih procesa često se temelji na tim informacijama pa se, prikladno formatu dokumenata, veći deo poslovnih procesa odvija u slobodnom stilu.

Rešenje za upravljanje poslovnim sadržajima, odnosno Enterprise Content Management (ECM) omogućava kompanijama da sjedine sadržaj i pripadajuće poslovne procese kroz jedinstvenu platformu. ECM je kategorija softvera koja pomaze u upravljanju sa svim nestruktuiranim informacijama, odnosno sadržajem u poslovnoj organizaciji. ECM podržava sledeća područja poslovanja:

Upravljanje dokumentima (DMS - Dokument managment sistem) klasifikacija,čuvanje i pretraživanje dokumenata, kontrola verzija, prava pristupa i sigumost dokumenata;

Upravljanje sadržajima (Web Content Management) - Automatizacija objave sadržaja te mogućnost upravljanja promenljivim sadržajem na njemu;

Upravljanje zapisima (Records Management) - Praćenje pravnih i poslovnih aspekata dokumenta, briga o rokovima čuvanja i arhiviranja te osiguravanje zakonskog, pravnog i poslovnog usklađenja;

Podrška poslovnoj saradnji (Document-Centric Collaboration) - Deljenje mapa i dokumenata, podrška projektnom radu, diskusijama i porukama po dokumentima i predmetima, bilo da se radi o projektnom ili virtualnom timu;

Upravljanje poslovnim procesima (Workflow) - Podrška projektovanju i odvijanju poslovnih procesa, preusmeravanje dokumenata, dodela radnih zadataka, generisanje upozorenja i obaveštenja te praćenje i kontrola obavljanja posla;

Poslovna inteligencija - koncept poslovne inteligencije (Business Intelligence) posebno je zanimljiv u segmentima prodaje, marketinga i finansijskog poslovanja.

Koncept poslovne inteligencije čini skup softverskih alata i metodologija koji omogućavaju korišćenje podataka iz skladišta podataka (Data Warehouse) i njihovo pretvaranje u informacije potrebne za donošenje adekvatnih poslovnih odluka.

5

3. EDMS

3.1 Karakteristike EDMS-a

Elektronsko poslovanje, elektronski dokumenti i arhive, sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su postali naša stvarnost i svakodnevnica.

Osnovna postavka koja vrši iniciranje uvođenja bilo kakvih inovacija u poslovne procese je povećanje produktivnosti i/ili smanjenje troškova. Pretvaranje dokumenata u toku poslovnog procesa u sredstva za rad ubrzava sam proces i olakšava optimizaciju svakog procesa.

Prednosti digitalnog arhiviranja se mogu sažeti u dve tačke: troškovi i sigurnost. Kroz rad sa dokument menadžment sistemima se enormno povećava radna efektivnost i smanjuju materijalni troškovi.

Upravljanje dokumentima u stvari podrazumeva uspostavljanje pravila i procedura za rukovanje dokumentima u toku njihovog životnog ciklusa, koji se sastoji od:

inicijalizacije, pripreme, uspostavljanja (establishment), korišćenja, revizije, povlačenja i uklanjanja.

Uvođenjem EDMS u poslovni proces vrši se unapređenje produktivnosti time što se smanjuje vreme potrebno za obradu a istovremeno se pažnja usmerava na ključne i konkretne poslove; unapređuje se odnos sa klijentima i vrši se unapređenje kvaliteta.

Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su veoma kompleksni i ponuda hardverskih i softverskih komponenti koje ulaze u njihov sastav je veoma velika, i svakim danom se ova situacija menja. Najbitnije je da pojedinačna funkcionalnost izabranih komponenti i ukupna funkcionalnost sistema ispunjava sve propisane standarde i norme ( tehnološke i zakonske ).

Electronic Document Management System (EDMS) podrazumeva hardver, softver i proceduru rada koji omogućavaju:

prevođenje dokumenata uključenih u poslovne procese u elektronsku formu po potrebi,

sigurno skladištenje uz mogućnost pravljenja sigurnosnih kopija, brzo i jednostavno pronalaženje podataka u bazi arhive, laku razmenu među učesnicima u poslovnom procesu, kao i njihovo štampanje po potrebi.

6

3.1.1 Dokumenti i verzije dokumenata

Prilikom nastanka dokumenta u firmi ili njegovim ulaskom, dokument postaje materija koja živi, trpi proces promene/obrade, postaje deo sistema. Svu tu dokumentaciju nazivamo ulazna dokumentacija.

Oblici u kojima se pojavljuje ulazna dokumentacija su prikazana i na slici br.1.

Slika br. 1. Prikaz algoritma puta dokumenata od ulaza do arhive

Ulazni dokument firme je ulazni dokument sistema za upravljanje elektronskom dokumentacijom firme u digitalizovanoj formi.

Funkcionisanje veza između dokumenata je najbitnija relacija u tokovima upravljanja. Za razliku od aktivnih veza koje upućuju jedne dokumente na druge, prilikom upravljanja dokumentom, odnosno verzijom dokumenta, te veze nisu dozvoljene jer bi mogle menjati sadržaj dokumenta koji je pod kontrolom sistema za upravljanje.

7

Prilikom formiranja nove verzije dokumenta, potrebno je definisati kriterijume. Najčešće se pojavljuju dve vrste izmena:

izmena informacija,

izmena vizuelne promene informacija.

Kod ovih drugih izmena nije potrebna inicijalizacija nove verzije dokumenta.

Verzija dokumenta može biti formirana u različite svrhe.Svaka verzija se deklariše kao važeća od određenog trenutka i u toku određenog vremenskog perioda. Važenje verzija dokumenta može se organizovati kao sekvencijalno ili kao konkurentno. U prvom slučaju, poslednja verzija je jedina operativna, dok kod konkurentnih moguće da istovremeno više verzija budu operativne. Važenje pojedinih verzija se eksplicitno određuje. Na slici 2 je prikazana razlika verzija.

Slika 2. Sekvencijalna i konkurentna organizacija verzija

8

3.1.2 Metapodaci i životni ciklus dokumenata

Pojedinačni dokument predstavlja elementarni oblik nosioca informacija u sistemima za upravljanje dokumentima, kome se mogu pridružiti dodatni delovi koji opisuju njegov sadržaj ili neke njegove karakteristike tzv. metapodaci. Metapodaci obezbeđuju autentičnost, pouzdanost, upotrebljivost i integritet tokom vremena i omogućavaju upravljanje informacijama i razumevanje, bez obzira da li su fizičke, analogne ili digitalne. I metapodacima treba upravljati, a upravljanje dokumentima uključuje i tu komponentu. Analogno rečenom, složeni dokumenti podrazumevaju kompoziciju više dokumenata različitih tipova. Svaka komponanta može biti rezultat različite softverske aplikacije, a metapodaci složenih dokumenata se ne pridružuju komponentama koje čine dokument, već celini.

Skupovi dokumenta poseduju sopstvene metapodatke, u kojima je opisana svrha dokumenata i skupova dokumenata.

Metapodaci vezani za dokument u okviru sistema za upravljanje dokumentima mogu imati različite izvore:

Životni ciklus dokumenta, Poslovni proces gde se dokument koristi kao nosilac informacije između pojedinih

aktivnosti, Rezultati poslovnog procesa, Opšta baza podataka o organizaciji u kojoj se odvija poslovni proces.

Dokument se može povezati sa velikim brojem metapodataka čiji obim i pojavljivanje zavise od stanja u kome se dokument nalazi u okviru svog životnog ciklusa.

Inicijalizacija dokumenta – predstavlja početnu fazu životnog ciklusa i u kojoj se obezbeđuju podaci potrebni za kasniju pripremu dokumenta. Tu se ne podrazumeva priprema i utvrđivanje sadržaja dokumenta. Sastoji se od identifikacije i klasifikacije dokumenta (indeksiranje).

Pod indeksiranjem se podrazumeva definisanje opisnih kriterijuma jednog dokumenta od čega i zavisi upotrebna vrednost elektronske dokumentacije. Broj opisnih kriterijuma po dokument tipu je neograničen ali iskustvo pokazuje da je elektronska arhiva dobro organizovana ukoliko se ovaj broj po dokumentu kreće od 5 do 10 kriterijuma.

Identifikacija je namenjena jednoznačnom određivanju dokumenta. Jednoznačna identifikacija omogućuje precizno referenciranje na dokument. Potebno je da bude nezavisna od načina prezentacije i fizičke lokacije dokumenta da bi se dokument mogao prikazati kroz različite oblike: štampani primer, ekranski, mikrofilm, ili na različitim jezicima. U zavisnosti od alata obrade dokumenta, sam dokument različitim korisnicima može izgledati različito različitim korisnicima, i ne mora prezentovati sve informacije u svim slučajevima. Dokument dok prezentuje iste informacione sadržaje predstavlja isti dokument.

9

3.1.3 Pretraga i dodela autorskih prava

Pretraga, odnosno prikaz, predstavljaju proces rada sa/nad dokumentom. Predhodno se definišu prava rada korisnika nad dokumentom. Time su definisani i kriterijumi po kojima se vrši pretraga. Sama pretraga se obavlja u korisničkoj aplikaciji, pri čemu se prikazuje lista dokumenata ili sam dokument.

Shodno dodeljenim pravima, dokument se obrađuje. Svaka promena na dokumentu se beleži, kao i autor koji vrši promene, ukoliko su verzije odobrene. Dokument koji je pretrpio promene, postaje nova verzija “staroga” dokumenta i kao takav ide u arhivu, s tim da je korisniku uvek dostupan pregled verzija, istorija verzija datog dokumenta. Na taj način se sprečava bilo kakva manipulacija rada sa dokumentacijom i osigurava autentičnost dokumenta i njegove verzije.

Prava mogu takođe da budu na nivou jednog dokumenta, bilo da je on složen ili sam.

Shodno sledu koraka dokumentacije u okviru jedne firme, sistem elektronskog upravljanja dokumentima prati njen tok, tako da shodno postojećoj praksi, ulazna dokumenta mogu da stižu do odgovarajućeg nivoa (šefa odeljenja/službe) koji kasnije vrši preraspodelu po radnim jedinica i sl.

Bitno je znati, da korisnik ne mora da bude na svome radnom mestu da bi koristio svoje radno okruženje, već to može da učini logovanjem na bilo kojoj tački sistema. Prednost te funkcionalnosti je izražena u velikim radnim kompleksima, gde odlazak u svoju kancelariju zahteva i napor i vreme, kao i na mestima gde zaposleni tokom radnog vremena ima više različitih uloga

3.1.4 Arhiviranje

Po završetku obrade i rada sa dokumentacijom, ona se odlaže u arhivu u obrađenom obliku. Dokumenta koja ulaze u sistem nakon indeksiranja su u svom izvornom obliku arhivirana, da bi potom bila ponovo arhivirana ukoliko su pretrpila promene, u obliku nove verzije. Ovim, svaki sledeći korisnik dobija poslednju verziju dokumenta, pozivom istog.

10

3.2 EDMS software

Osnovne funkcije EDMS software-a su:

učitavanje dokumenata (tekstualnih, grafičkih, hipertekstualnih i multimedijalnih); prepoznavanje putem različitih tehnologija kao što su: OCR (Optical Character

Recognition), OMR (Optical Mark Recognition), ICR (Intelligent Caracter Recognition), VR (Voice Recognition), prevođenje skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju digitalnu obradu;

markiranje - dodeljivanje markera svakom dokumentu u odabranom sistemu oznaka, na osnovu kojeg može biti jednoznačno identifikovan;

pretraživanje - pronalaženje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju postavljenim zahtevima izraženim kroz upite po određenom kriterijumu.

Ove osnovne funkcije mogu biti proširivane u zavisnosti od tokova informacija u samoj ustanovi, ili u zavisnosti od potreba distribuiranja dokumenata unutar/van ustanove ka svojim bivšim, sadašnjim ili potencijalnim korisnicima (npr. potvrde o položenim ispitima i sl.), revizije ili arhiviranja.

4.Softverske platforme

4.1 Alfresco

Alfresco sistem predstavlja web baziranu open source platformu za upravljanje dokumentima. Sistem je implementiran u J2EE tehnologiji čime je obezbeđena nezavisnost od operativnog sistema, tj. sistem može da se instalira na različitim operativnim sistemima sa podrškom za Java okruženje (Linux, Windows, itd). Za pristup sistemima za upravljanje bazama podataka (SUBP) koristi OR (objektno-relacioni)alat Hibernate što pruža mogućnost da se koriste različiti SUBP.

Sistem je testiran za MySQL, Oracle i Microsoft SQL Server. Kao aplikativni server, pod kojim se Alfresco izvršava, koriste se JBoss ili Jakarta Tomcat serveri, oba dostupna kao open source platforme. Nadogradnja sistema moguća je posredstvom web servisa. Alfresco omogućuje hijerarhijsko organizovanje dokumenata kao i definisanje metapodataka na određenom hijerarhijskom nivou. Sistem pruža mogućnosti za verzioniranje i zaključavanje dokumenata. Moguća je implementacija jednostavnijih procesa kroz njegovu podršku za workflow. U toku je razvoj modula koji će omogućiti integraciju sa različitim workflow sistemima. Podržana je pretraga dokumenata po metapodacima, ali i pretraga po sadržaju (full-text) dokumenata različitih office formata. Sistem omogućuje rad sa registrovanim korisnicima, ali i sa anonimnim korisnicima. Organizacija korisnika vrši se kroz korisničke grupe. Korisnički interfejs realizovan je kao rich client web aplikacija uz podršku za više jezičnost. Aplikacija je trenutno lokalizovana na engleskom, ruskom, italijanskom, španskom,

11

francuskom, nemačkom, holandskom i kineskom. Od dokumentacije dostupna je korisnička dokumentacija, dokumentacija za razvoj i API (Application Programming Interface), ali korisnička dokumentacija i dokumentacija za razvoj trenutno nisu kompletne. Alfresco je licenciran pod Open Source LGPL licencom. Slika 3. prikazuje skicu arhitekture Alfresco sistema.

Slika 3. Arhitektura Alfresco sistema

4.2 eOffice

Preduzeće SRC sistemske integracije posluje u okviru SRC Grupacije, koja je sa iskustvom od 20 godina jedan od vodećih sistem integratora u regionu.

U oblasti programa DMS, SRC je razvio poseban proizvod pod komercijalnim nazivom eOffice koji predstavlja SRC-ov brand u obasti document management-a.

12

Sistem eOffice omogućava transparentno i sigurno upravljanje poslovnim dokumentima kroz osnovne funkcionalnosti modernih eDMS-sistema:

elektronsko obuhvatanje poslovne dokumentacije distribuiranje arhiviranje i izvršavanje radnih tokova dokumenata.

Proizvod je baziran na razvojnoj platformi IBM Lotus Notes/Domino i, pored pomenute funkcionalnosti koja proističe iz definicije EDMS-a, omogućava u organizaciji korisnika i automatizovanje poslovnih procesa, kroz integraciju nestrukturiranih i strukturiranih podataka.

Osnovne karakteristike eOffice se ogledaju kroz:

Upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk) sadrži tehnološka rešenja namenjena za elektronsko preuzimanje, indeksiranje i trajno arhiviranje formatiranih računarskih izlaznih dokumenata (štampanih strana u elektronskom obliku). Time je izvršena priprema izvornog oblika dokumenta, koja predstavlja elektronsku sliku samog originala.

Upravljanje dokumentima uključuje tehnološka rešenja koja omogućavaju pretraživanje, pristup, bezbednost i upravljanje dokumentima a koja se unose u sistem putem skeniranja elektronskih dokumenata napravljenih u aplikacijama za izradu elektronskih izveštaja.

Upravljanje radnim tokovima (Workflow) predstavlja automatizaciju protoka dokumenata i informacija kroz radne procese, pri čemu mogu detaljno da se odrede radni postupci u odnosu na njihove učesnike i zadatke, kao i ulazne i izlazne vrednosti. Istovremeno sa automatizacijom procesa je omogućeno i kreiranje poslovnih pravila i strategija, koja uređuju tok rada, kao i nadzor i izveštavanje prilikom izvršavanja radnih zadataka.

Uobličavanje dokumenata (Imaging) koristi se za unos, čuvanje i upravljanje elektronskih slika dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslati faksom ili elektronskom poštom.

Logička i fizička arhiva se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su meta-podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smešteni u fizičkoj arhivi, i dostupni u zavisnosti od privilegija koje su dodeljene korisnicima za pristup dokumentima. Na slici 4. prikazane su glavne aktivnosti eOffice-a.

13

Slika 4. Glavne aktivnosti u eOffice-u

5. Alfresco software

Alfresco je open source Enterprise Content Management (ECM) sistem koji upravlja svim sadržajima unutar preduzeća i obezbjeđuje servise i kontrole za upravljanje ovakvim sadržajem na Microsoft Windows i Unix-like operativnim sistemima.

U suštini, Alfresco sistem je repozitorijum podržan preko servera koji persistira sadržaj, metapodatke, asocijacije i indekse kompletnog teksta. Njegovi programski interfejsi podržavaju više jezika i protokola pomoću kojih programeri mogu kreirati prilagođene aplikacije i rešenja.

Alfresco omogućava preduzećima da u potpunosti upravljaju bilo kojim tipom sadržaja - od jednostavnih office dokumenata, do skeniranih slika, fotografija, inženjerskih crteža pa čak i velikih video datoteka. Ugrađeni workflow Alfresco omogućava automatizaciju poslovnih procesa sa intenzivnom dokumentacijom, štedeći vrieme i novac. Native opcije Alfresco kolaboracije omogućavaju sigurnu saradnju, unutar ili čak izvan firewall.

Jedna od Izvanrednih osobina, koja je dostupna, jest digitalni sistem za upravljanje dokumentima koji uključuje workflow i mogućnosti saradnje. Ovo rešenje vam omogućava da lako delite datoteke sa određenim članovima vašeg tima. Takođe možete usmeriti dokumente na određene pojedince za odobrenje ili pregled.

Alfresco takođe nudi društvene alate. Možete videti feed aktivnost i videti šta se dešava sa sadržajem. Takođe možete like i follow određene kreatore ili sadržaj. Pored toga, Alfresco nudi

14

mogućnost da objavite sadržaj neposredno na određenim web stranicama i mrežama društvenih medija.

Alfresco sadrži sve potrebne funkcionalnosti za pronalaženje, uređivanje i pohranjivanje dokumenata. Postojeće dokumente možete otvoriti i ažurirati ih. Dostupne su opcije za kontrolu verzija, što omogućava pristup i pregled najnovijih i prethodnih verzija istog dokumenta. Tu je opcija za pohranjivanje datoteka i dokumenata na Alfresco oblaku.

Osim toga, ovaj softver je dostupan je i za mobilne uređaje. Sadržaj možete videti i na ovim uređajima, pa čak i napraviti njegove izmene. S te strane, to je vredan alat koji rad u pokretu čini mnogo lakšim i ugodnijim, a sve to je podržano od strane moćnog sistema bezbjednosti koji će osigurati da najvažniji podaci vašeg preduzeća budu u svakom trenutku sigurni.

Kao Java aplikacija u cijelini, Alfresco sistem radi na praktično bilo kojem sistemu koji može pokretati Java Enterprise Edition. U osnovi je Spring platforma, koja omogućava funkcionalnost modularizacije, kao što su verzioniranje, bezbednosti i pravila. Alfresco koristi skriptovanje da bi pojednostavio dodavanje novih funkcionalnosti i razvoj novih programskih interfejsa. Ovaj deo arhitekture je poznat kao web skripte i može se koristiti za servise podataka i prezentacije. Lagana arhitektura je jednostavna za preuzimanje, instaliranje i postavljanje.

Osnovne osobine i funkcionalnosti:

Upravljanje dokumentima Upravljanje Web sadržajem (uključujući pune web aplikacije & sesije virtualizacije) Verzioniranje na nivou repozitorijuma (slično Subversion) Transparentna preklapanja (slično unionfs) Upravljanje evidencijama, uključujući 5015.2 certifikaciju Upravljanje slikama Podršku za upravljanje sadržajem učenja za sistema za upravljanje učenjem (npr. Moodle) LOR Learning Object repozitorij (edu-dijeljenje) Automatsko generisanje XForms sa AJAX podrškom Integrisano publikovanje Pristup repozitoriju preko CIFS / SMB, FTP, WebDAV, NFS i ISUP E-mail integracija – MS Outlook, Lotus Notes, Novell i Thunderbird Workflow aktivnosti Lucene mehanizam za pretraživanje Solr mehanizam za pretraživanje Višejezična podrška Podrška za više platformi (zvanično Windows, GNU/Linux i Solaris) GUI baziran na pretraživaču (zvanična podrška za Chrome, Internet Explorer i Firefox) Desktop integracija sa Microsoft Office, OpenOffice.org i LibreOffice. Online integracija sa Google Docs Clustering podrška Mogućnost dodavanja autentifikacije: NTLM, LDAP, Kerberos, CAS Podrška za više baza podataka: MySQL, PostgreSQL (Community Edition), Oracle Database,

IBM DB2, Microsoft SQL Server (Enterprise Edition).1

1 Prevedeno sa sajta www.alfresco.com

15

6. Primer publishovanja lekcije u alfrescu, korišćenjem Qditta sistema

6.1 Provera organizacije export folderaGledajući da qditta fajlovi dobijeni exportom nasledjuju imena svog i predašnjeg foldera, Bitno je napomenuti da putanja fajlova mora biti u formatu /Imepredmeta/Brojlekcije/ (Npr. MK120/L07/) kako bi se izbegla konfuzija pri kasnijem organizovanju lekcija na serveru

Slika 1 - Pravilan Format Lekcije pre exportovanja

Ukoliko lekcija ima slike u sebi, one se moraju nalaziti u folderu “resources” I biti pravilno imenovane, tačnije, imena slika se ne smeju menjati posle ubacivanja istih u ppt, kako generisani qditta fajlovi nebi nasledili pogrešne putanje ka slikama

6.2 Export Lekcije Prilikom završenog pregleda lekcije, Sve slajdove treba importovati u poseban fajl i pokrenuti Export komandu u desnom kraju toolbar-a

16

Pokretanjem ove komande se započinje proces koji će sve slajdove predavanja, kategorisane po objektima učenja exportovati u odgovarajuće qditta fajlove, i automatski generisati Ditta mape za njihovo referenciranje na web-u

Slika 3 - Izgled Export Menija

Posle završetka exporta, u folderu će se pojaviti broj ditta i dummy ditta fajlova jednak broju objekata učenja koje predavanje ima

17

Slika 4 - Izgled Foldera Posle Exporta 1

Kao što se na slikama vidi, u folderu su kreirani odredjeni fajlovi, tačnije, 12 dita fajlova (U formatu: MK120-L08.pptlXX) i 12 dummy dita fajlova (U formatu L08.pptlXX) kao I Ditta mape za LAMS I PDF

Slika 5 - LAMS ditta Mapa 1

6.3 Provera ispravnosti ditta fajlova

Ovaj korak je možda I najkrucijalniji od svih, I ne sme se zanemariti, gledajući da I najmanja greška u ditta fajlovima može dovesti do katastrofalnih grešaka u publishovanom predavanju.

Potrebno je, korišćenjem nekog od programa za obradu xml-a (Npr. Oxygen xml editor) proveriti svaki Dummy Ditta I Dita fajl za potencijalne greške u kodu.

18

Slika 6 - Tipičan Primer Greške u Dummy ditta fajlu

U slici 6 vidimo objekat učenja koji je, prilikom exportovanja, nasledio nedozvoljeni karakter na kraju linije 14 (Vertical tab)

Sve greške se moraju rešiti pre publishovanja, gledajući da objekte učenja sa greškama nije moguće prikazati na sistemu

6.4 Importovanje Resursa

Sledeći korak je importovanje resursa (Slika) koja se nalaze u predavanju, prvo moramo pristupiti Qditta konzoli.

Slika 7 - Qditta Konzola

19

Zatim trebamo pritisnuti opciju Select project I u okviru menija izabrati opciju “Call service”

Slika 8 - Select project meni

U okviru menija koji je izašao, moramo naći predmet kome lekcija pripada i izabrati ga

Slika 9 - Izbor projekta

Posle izbora primećujemo da je Select project meni popunjen novim informacijama

20

Slika 10 - Izabrani projekat

Bitno je obratiti pažnju na polje „projectId” , putanja koja se nalazi u njoj nam omogućava da se pozovemo na projekat koji nam je potreban prilikom importovanja resursa i ditta fajlova

Sledeći korak je izbor opcije “Bulk Import Assets” I kopiranje “projectId” putanje u prostoru iznad “Call service” dugmeta

Pritiskom na “Call service” dugme ćemo pristupiti Import meniju u kome se trebaju izabrati svi fajlovi iz foldera “resources”

Slika 11 - Import meni 1

21

6.5 Importovanje Dummy-Ditta fajlova

Sledeći korak je Importovanje dummy ditta fajlova na server, dummy ditta fajlovi su fajlovi koji sadrže samo minimalne informacije o objektu učenja (Informacije o objektu učenja, Naslov, Naslovi podobjekata učenja), ovi fajlovi će kasnije biti zamenjeni “pravim” ditta fajlovima.

Ovo ćemo postići izborom opcije Import components i kopiranjem projectID predavanja iznad Call service dugmenta, u meniju ćemo izabrati sve dummy dita fajlove predavanja i pritisnuti Import dugme na dnu ekrana

Slika 12 - Import Components Meni

6.6 Importovanje “Pravih” Dita fajlova

Ovaj korak podrazumeva prenošenje "pravih" dita fajlova na neki serverski direktorijum (npr /tmp/cvejic) Korišćenjem neke aplikacije za transfer fajlova (Npr. WinSCP)

Bitno je napomenuti da folder u kome se vrši import mora biti prazan, kako nebi došlo do slučajnog preklapanja objekta učenja prilikom zamene Dummy dita fajlova pravim fajlovima

22

Slika 13 – WinSCP

6.7 Menjanje Dummy ditta fajlova pravim fajlovima

Za ovaj korak moramo pristupiti alfresco sistemu I iskoristiti njegovu opciju “Bulk import”

Slika 14 - Bulk import meni 1

23

U koloni “Import directory” trebamo upisati putanju u kome se nalaze pravi ditta fajlovi, dok u koloni “Target space” trebamo upisati putanju u kojoj se nalazi lekcija (U ovom slučaju: /Company Home/QDITA-Home/Projects/MK120/ ),

izabrati opciju “Replace existing files” I pritisnuti dugme “Initiate Bulk Import”

Posle 5 sekundi ćemo dobiti izveštaj, ukoliko u polju replaced stoji broj importovanih objekata učenja, znači da je zamena ditta fajlova uspešno izvršena

Slika 15 - Izveštaj

6.8 Pravljenje prazne ditta mape

U ovom koraku se treba napraviti prazna ditta mapa za lekciju koju smo importovali. To ćemo postići pomoću Qditta portala, izborom opcije Project/Select ćemo izabrati predmet kome lekcija pripada

Slika 16 - Qditta Portal

Zatim trebamo iskoristiti opciju Product Assembly/Create/In Project

24

Slika 17 - Qditta Portal 2

U meniju kome smo pristupili trebamo popuniti kolone Name,Title I Description brojem lekcije+svrhom mape (Npr. L08-LAMS)

U drop down meniju kolone Type trebamo izabrati “Learning Map”

Slika 18 - Kreiranje prazne ditta mape

6.9 Menjanje prazne ditta mape pravim sadržajem

Za ovaj korak trebamo pristupiti Alfrescu, i u njemu naći predmet (navigacijom na Company Home->QDITA-Home->Projects->KodPredmeta) i u njemu napravljenu mapu koja je sada promenila ime u šifra-LNN-LAMS.ditamap (npr MK120-L08-LAMS.ditamap)

25

Slika 19 – Alfresco

Kada nadjemo praznu mapu, opcijom update je trebamo zameniti pravom mapom koju imamo u export folderu

Slika 20 - Zamena prazne mape

6.10 Kreiranje Publish Naredbe

Sledeći korak zahteva da se vratimo u Qditta portal i pristupimo opciji Product/Create Publish Order

U sledećem meniju trebamo popuniti kolone Title i Description U formatu istom kao mapa (u ovom slučaju MK120-L08-LAMS

U polju project trebamo izabrati Predavanje kome lekcija pripada

U polju Product Assembly trebamo izabrati Mapu lekcije

U polju Type trebamo Izabrati HTML za LAMS ili PDF za PDF verziju predavanja(PDF predavanja zahtevaju posebnu dita mapu)

U Polju Style trebamo izabrati “BMU new style”

26

I pritisnuti dugme “Create”

Slika 21 - Kreiranje Publish Order-a

Zatim trebamo izabrati opciju Product/Execute publish order

Slika 22 - Execute publish order

6.11 Pokretanje publisha lekcije

Za ovaj korak će nam biti potreban program za SSH pristup server (Putty ili SecureCRT)

Kada se povežemo na server, potrebno je promeniti okruženje komandom

source .bashrcJ7

zatim izlistati poslednji publish order komandom

./zadnjiMK

Kada nam server vrati informacije trebamo prekopirati string sa imenom našeg publish order-a i promeniti ga u format

./mkQDITAnew MK120-L08-LAMS.ditamap xhtml MK120 1431722453592

27

Slika 23 - SecureCRT komande 1

Izvršenje ove komande će započeti publish lekcije

Slika24 - SecureCRT Uspešan Publish

Kada se završi “Build” lekcije, možemo se vratiti u qditta portal I proveriti lekciju izborom opcije Product Previews/Browse Product Previews

Slika25 - Uspešno publishovana lekcija

28

Literatura1. http://www.src.si/ 2. http://www.yuinfo.org/zbornik_2014_WEB%20verzija.pdf 3. www.alfresco.com 4. Predavanja iz predmeta IS310 Prof. Dr. Milovana Ilića

29