valto conference

ПРЕЗЕНТАЦИЯ КОМПАНИИКТОмы

ЧТОделаем

ДЛЯ КОГОделаем

КАКделаем

Что ПОЛУЧАЕТСЯ

ГЛОБАЛЬНОРАЗУМНО

УДОБНО

В чемСЕКРЕТ

РАБОТАТЬс нами

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ОРГАНИЗАТОРЫ БИЗНЕС-МЕРОПРИЯТИЙКТОмы

МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВЧТО

делаем

ДЕЛ

ОВ

ЫЕ

МЕР

ОП

РИ

ЯТИ

Я

КО

РП

ОР

АТИ

ВН

ЫЕ

МЕР

ОП

РИ

ЯТИ

Я

ИН

СЕН

ТИВ

-ТУ

РЫ

ТИМ

БИ

ЛД

ИН

ГИ

- Конференц-сервис – ключевое направление деятельности;

- подбор места проведения мероприятия – фишка компании;

- консультации клиента касательно организации и планирования мероприятия;

- разработка концепции мероприятия;

- формирование бюджета, составление смет;

- переговоры с локациями для получения лучших ценовых предложений;

- бронирование и согласование организационных вопросов;

- заказ авиа и ж/д билетов, встречи участников, трансферы, транспортные услуги;

- регистрация участников (предварительная), он-лайн регистрация, приглашение участников;

- разработка, изготовление и рассылка пригласительных, дипломов;

- создание сайта под мероприятие, страницы в соцсетях;

- подготовка раздаточных материалов, презентационной, сувенирной продукции;

- работа со списками, размещение участников мероприятия, поселение;

- регистрация участников (на месте), организация Help Desk на месте проведения мероприятия;

- организация питания, выездного обслуживания;

- техническое обеспечение мероприятий;

- оформление помещений;

- услуги переводчиков (устный и письменный переводы);

- организация и проведение экскурсий;

- организация культурно-развлекательной программы;

- организация активностей в рамках мероприятия;

- фото и видеосъемка, видеопродакшн;

- финальный отчет и исполнительная смета для клиента.

КЛЮЧЕВЫЕ КЛИЕНТЫДЛЯ КОГО

делаем

КАК НАДО. А НЕ КАК МЫ ЭТО ВИДИМ. КАК

делаем

НАДО – ЗНАЧИТ, НАДО.

ПОРТФОЛИО ПРОЕКТОВ.Что

ПОЛУЧАЕТСЯ

Заказчик: Клиника ISIDA

Формат

мероприятия: Конференция

Участники: Врачи из разных клиник, спонсоры

(фармацевтические компании)

Количество

участников: 250 чел.

Место

проведения: НСК «олимпийский»

Даты

проведения: 16 ноября 2012 г.

Цели и задачи: Плодотворное обсуждение вопросов ведения беременности,

операции на плоде во время беременности .

Реализация: Основная сложность заключалась в том, чтобы найти подходящее место для

проведения конференции в рамках выделенного бюджета. В НСК есть хорошие и

современные конференц-залы, удобное место расположения и приемлемые цены.

Также были текущие организационные вопросы, связанные с кейтериногом,

размещением, брендированием, стендами, разрешительным согласованием и т.д.

Результат: Выбранное место для проведение конференции всем понравилось (и спонсорам и

гостям). Всем все понравилось — кто-то выступил, кто-то послушал, а кто-то покушал.

Для клиники ISIDA — это был хороший PR ход для закрепления своих позиций на рынке

и улучшения репутации.

Заказчик: Банк «Ренессанс Кредит»

Формат

мероприятия: Конференция + тимбилдинг

Участники: Ключевые сотрудники банка

(начальники структурных подразделений, главные специалисты и т.д.)



Место

проведения: Теплоход «Роза Виктория»

Даты

проведения: 14 сентября 2012 г.

Цели и задачи: В рамках данного проекта требовали решения две основные задачи:

1) Программу конференции, изначально рассчитанную на 2 дня, необходимо было

структурировать таким образом, чтобы сотрудники банка «Ренессанс Кредит» успели

обсудить и решить все проблемные вопросы за один день, при этом были

продуктивны, сыты, веселы, и

довольны. 2) Сбалансировать обучающую, командообразующую и развлекательную

компоненты.

Реализация: Подобрали нетривиальное место проведения конференции – теплоход. Кроме

качественного питания, был организован тимбилдинг в формате «Drum Circle»,

музыкальное сопровождение (саксофон) и вечеринка вечером с выступлением

джаз-бенда.

Результат: Был выдержан баланс обучающей и развлекательной компоненты: участники не

успевали скучать, но и усталости тоже не было, поскольку программа была

интерактивной, питание - питательным, программа - энергичной.

Заказчик: Astellas Pharma

Формат

мероприятия:

Цикл конференций

Участники: Сотрудники компании «Астеллас Фарма» СНГ



Место

проведения:

г.Одесса.

Гостиницы ОК «Одесса», «Аркадия». Клуб «Bono»

Даты

проведения: 11 – 18 августа 2013 г.

Цели и задачи: Компания ставила перед собой цель плотно поработать в процессе конференций,

провести аттестацию сотрудников. Нашей задачей была организация проживания,

питания, трансфер, поселений, техническая поддержка и сервис 24/7. Также

организация и проведение тимбилдинга, гала-ужина.

Реализация: Был организован наш, отдельный «Help Desk», который работал круглосуточно.

Регистрация происходила по системе ускоренного check-in. Конференции

проводились ежедневно, параллельно в нескольких залах. Техническая и сервис-

поддержка полностью осуществлялась силами нашей команды. Тимбилдинг был

проведен в формате разукрашивания футболок. На гала-ужине было проведено

голосование и награждение команды-победителя. Яркая шоу-программа и

атмосфера вечерней Одессы никого не оставила равнодушной.

Результат: Цели достигнуты, задачи выполнены – сотрудники хорошо поработали, хорошо

отдохнули. Мы провели на этой локации еще 2 мероприятия – 5-дневный инсентив с

конференцией для урологов России и 2-дневную конференцию для банка.


Формат

мероприятия: Новогоднее корпоративное мероприятие

Участники: Сотрудники банка

Количество : 600 чел.

Место

проведения: Buddha Bar

Даты

проведения: 14 декабря 2012 г.

Цели и задачи: Концептуальное празднование Нового Года, активное вовлечение сотрудников в

процесс подготовки и проведения мероприятия

Реализация: Рассматривались концепции «Венский Бал» и «Болливуд», предпочтение было отдано

индийскому стилю вечеринки. «Будда Бар» был выбран как идеальное место

проведения такого мероприятия, локация с высоким уровнем сервиса, отменной

кухней и качественным обслуживанием. Поскольку задачей было вовлечь сотрудников,

были организованы уроки по изучению искусства индийского танца, осуществлены

тематические танцевальные постановки, подобраны костюмы. Был прописан

креативный сценарий с участием сотрудников, приглашены гуру индийского танца в

Украине Сергей Журавлев с дочерьми, звезда шоу «Україна має талант» — Казимир,

с ярчайшими танцевальными номерами, и ансамбль индийского танца «Oriental

Dance». На протяжении всего вечера работали развлекательные локации: гадание на

картах Ошо, гадание на специях, рисунки хной Мехенди. Завершающим аккордом

мероприятия, по традиции банка «Ренессанс Кредит», стал брендированный торт и

дискотека.

Результат: По отзывам сотрудников, это был лучший Новый Год в истории Банка.


Формат

мероприятия: 8 марта в офисе компании

Участники: Сотрудники офиса компании


Место

проведения: Офис компании

Даты

проведения: 07 марта 2013 г.

Цели и задачи: Поздравить женскую половину с 8 марта, сделать это красиво и эффектно.

Реализация: Было разработано 2 концепции — «Сказочное 8-е марта» и «Fashion Woman’s Day»,

которые трансформировались в праздник «Звезды Ренессанса». Утром девушек

встречал миллион алых роз на ресепшене, шампанское, печенье с предсказаниями

и ТОП-менеджмент компании с персональными поздравлениями. На рабочих местах

их ожидали вкусные сюрпризы с забавными бирками «Съешь меня», «Выпей меня»,

«Укуси меня», «Улыбнись, ты прекрасна». Работала станция безумно вкусного

итальянского мороженного, которым с удовольствием лакомились не только девушки,

но и мужчины. На протяжении всего дня играла музыка и происходила фотосессия на

красной дорожке — с цветами, шампанским, Джеймсом Бондом, другими

знаменитостями и забавным реквизитом. Очаровательный журналист брал у девушек

интервью, а папарацци сновали по всему офису, улавливая бесценные кадры жизни

офиса. Все это легло в основу корпоративного журнала «Звезды Ренессанса»,

который будет выпущен ко Дню Банковского работника.

Результат: Прекрасная половина банка «Ренессанс Кредит» была в восторге. Мужчины тоже

были довольны, они были героями в этот день, что такой праздник организовали.

Заказчик: Platinum Bank

Формат

мероприятия: Командные съемки фильма

(творческий teambuilding)

Участники: Сотрудники различных департаментов.


Место

проведения: Admiral Club

Даты

проведения: 21 июля 2012г

Цели и задачи: Целью данного мероприятия было встряхнуть и возвысить творческие способности

коллектива Платинум Банка. Причем повысить уровень командного творчества

сотрудников.

Реализация: Участники делятся на команды до 20 человек и каждая команда должна снять свой

мини-фильм. Идея в том, что у каждой команды разный жанр для съемки фильма

(детектив, драма, комедия, хорор, боевик и т.д.).

За каждой командой со стороны VALTO conference закреплялись оператор и

режиссер монтажа. После того, как команды поделились, уже внутри команд

участники определялись, кто будет режиссером, кто сценаристом, кто по реквизиту,

кто актером и т.д. После того, как все команды сняли фильм (3-5 часов) проходит

процесс монтажа (еще 2-3 часа), в процессе монтажа участники отдыхают и делают

легкий перекус. Ну а потом уже банкет, на котором все смотрят получившиеся

фильмы. Шквал эмоций, аплодисментов и конечно же награждения!

Результат: Cотрудники раскрылись, проявив свои творческие способности и заслужив уважение

коллег. Фильмы получились просто великолепные, что свидетельствует о высоком

командном духе коллектива.

Проект: Европейский конгресс отоларингологов ERS-2014

Заказчик: Фармацевтическая компания

Участники: Лидеры мнений в области отоларингологии, профессора и врачи


Место: Нидерланды, Амстердам

Даты: 21-27 июня 2014 г.

Цели и

задачи:

Комплексная организация участия профессоров из Украины в Европейском конгрессе

отоларингологов ERS-2014 в Амстердаме: оформление виз, подбор гостиниц, ресторанов,

развлечений и экскурсий, организация перелета и трансферов, бронирование и оплата,

координация и сопровождение.

Реализация: Изначально мы нашли надежного партнера в Амстердаме для чек-тура гостиниц и

ресторанов, потому что по фотографиям этого сделать нельзя, отзывы на TripAdvisor не

всегда релевантны, есть свои тонкости в каждой стране и в каждом городе. Максимально

близко к месту проведения конференции, было два достойных варианта в рамках

бюджета - Swissotel 4* и Crowne Plaza Amsterdam City Centre 4*. Первый находился через

дорогу от Beurs van Berlage, где проходил конгресс, второй - в 10 минутах ходьбы. Но

фокус в том, что Swissotel - это в самом центре, в оживленном квартале, где шумно и

днем и ночью. Поэтому рекомендовали клиенту Crowne Plaza, который расположен тоже в

центре, но в тихой улочке. Дальше мы напрямую вели переговоры с отелем,

ресторанами, транспортной компанией и людьми, которые были ответственны за

развлекательную и экскурсионную программу. Вели коммуникацию с организационным

комитетом конгресса. Мы полностью взяли на себя также визовое сопровождение. У

профессоров был сложный маршрут - несколько поездок до/после нашего конгресса в

разные страны, с туристическими и бизнес-целями, поэтому нам нужно было грамотно

открыть визы, на период всех поездок. Были решены вопросы со страховками для тех, кому

за 75; и даже по вопросам открытия визы за сутки и нового загранпаспорта за 3 дня тоже

было найдено решение. Ни одного отказа и мультивизы всем, кому запрашивали.

Реализация: Мы обеспечили также внутреннюю логистику - авиаперелеты, ж/д, проживание и

трансферы по Украине и в Москве. Разработали туристические гиды для нашей группы, где

была прописана программа, представлена гостиница и рестораны, и прорисованы

маршруты до этих ресторанов от гостиницы и от места проведения конгресса, краткая

информация про Амстердам, яркие фотографии - все самое интересное и полезное.

Менеджер проекта улетел в Амстердам за 2 дня, чтобы лично пообщаться со всеми

подрядчиками, обновить договоренности, сделать ревизию локаций и подготовить встречу.

Авиапартнером в этом проекте для нас стал KLM. Встретили группу охапкой воздушных

шаров с логотипом клиента и тортом с изображениями растений, из которых производятся

их препараты. Вечером был ужин в ресторане "Christophe" - одном из самых престижных

заведений Амстердама. Последующие обеды/ужины проходили в таких ресторанах как

Wannemakers, Keizersgracht 238 (ресторан при отеле Pulitzer 5*), Mazzo, Cafe Loetje (лучшие

стейки в Амстердаме). Для экскурсии по каналам был заказан индивидуальный кораблик,

со своим капитаном, стюартом и прекрасным баром. Также была организована экскурсия

в Заансе-Сханс - деревушка на окраине Амстердама, которая позиционируется как

"настоящая Голландия". Сам конгресс порадовал высоким уровнем организации,

интересными докладами и возможностями нетворкинга. Мы избавили профессоров от

стояния в очереди - самостоятельно их зарегистрировали, и раздали готовые бейджи и

материалы за обедом. Старались предупреждать все просьбы, заранее согласовывали

меню, делали заказ и контролировали выдачу. Таким образом, мы смогли обеспечить тот

высокий уровень сервиса, к которому привыкли гости такого уровня. Это было необходимо,

потому что в Амстердаме действует принцип "американского смайла", но на деле есть

проблемы со скоростью и качеством обслуживания.

Результат: Мы старались максимально разгрузить клиента, и нам это удалось - все вопросы "куда

пойти/как добраться/что выбрать/узнай/попроси/спроси, пожалуйста" решались нашим

менеджером. Для гостей осталось тайной, что в Амстердаме есть проблемы с сервисом,

поскольку мы их решили грамотным выбором заведений и личным контролем. Долго можно

описывать слова искренней благодарности, которые звучали, и для нас являются

высочайшей наградой, но, очевидно, главный показатель успешного проведения этого

проекта - то, что мы получили заказы на организацию последующих мероприятий клиента.

Проект: Международный конгресс педиатров CIPP - XIII

Заказчик: Фармацевтическая компания

Участники: Лидеры мнений в области педиатрии, профессора и врачи


Место: Бельгия, Брюгге

Даты: 25-30 июня 2014 г.

Цели и

задачи:

Комплексная организация поездки: оформление виз, подбор гостиниц, ресторанов,

развлечений и экскурсий, организация перелета и трансферов, бронирование и оплата,

координация и сопровождение.

Реализация: Участники поездки изъявили желание провести еще пару дней в Амстердаме, перед

поездкой на конгресс в Брюгге. Мы оплатили участие в конгрессе, оформили визы,

организовали перелет "Киев-Амстердам, Брюссель-Киев", из Амстердама в Брюгге

заказали трансфер, так было экономически выгоднее. Подобрали гостиницу в

Амстердаме и в Брюгге, договорились за специальные цены. Составили программу

посещения ресторанов и достопримечательностей. В Амстердаме организовали частный

кораблик, с очаровательным капитаном и талантливым экскурсоводом; организовали

гала-ужин в ресторане "Wannemakers" с коллегами из Украины, которые в это время тоже

были в Амстердаме на конференции; покормили знаменитой селедкой в заведении

"Haesje Claes Spu", которое рекомендуем для этих целей. Дальше была Бельгия. Брюгге -

самый популярный и очаровательный город в этой прекрасной стране. "Hotel De

Orangerie", который мы выбрали, - самая очаровательная гостиница в этом городе. Это

жемчужина в сети отелей "Small Luxury Hotels of the World": непередаваемая атмосфера,

уютный интерьер и превосходный сервис - так можно охарактеризовать это место. В 200 м

от гостиницы есть греческий ресторан "The Olive Tree" - превосходное место для ужина.

Реализация: Да, специфика ресторанов в Брюгге заключается в том, что, в большинстве своем, они не

работают целый день - кто до 15:00, кто после 15:00, у кого "сиеста" с 13:00 до 17:00, кто

работает, но без кухни в определенные часы. Задачу предварительно с ними пообщаться и

забронировать нам, как организаторам, это усложнило (на письма они отвечают редко и

долго, со всеми созванивались), но на месте все оказалось намного лучше, чем в

Амстердаме - если в Амстердаме даже после личной встречи могут забыть про твой резерв

на 20 чел, и просто виновато улыбнуться, то в Брюгге даже если они тебя никогда не видели,

но сделали резерв на твое имя, столик никому не отдадут, даже за дополнительную плату.

Греки удивили нас своей щедростью - после того, как наш менеджер объяснил, какие

важные люди у них в гостях, они не могли остановиться в своих "комплиментах" - оливки,

десерты и шампанское неожиданно приходили за наш стол, а скорость обслуживания и

внимание утроились. Если в Амстердаме "must have" - это кораблики, селедка и район

красных фонарей, то в Брюгге это катание в повозках с лошадьми, вафли и пиво. После

экскурсии по городу мы организовали обед в "Bierbrasserie Cambrinus", где предлагают 400

сортов пива. А вафли профессора попробовали в ресторане "Gruuthuse Hof", это

заведение им полюбилось больше всех. Участники поездки также посетили Брюссель,

увидели писающего мальчика, писающую девочку, писающую собачку и другие

достопримечательности. На конгресс, стандартно, участников зарегистрировал наш

менеджер, чтобы избавить их от стояния в очереди. Прощальный ужин мы провели во

французском ресторане Patrick Devos, который находится в историческом здании

постройки 1300-го года и завораживает своей атмосферой - уникальное место в центре

Брюгге.

Результат: Участники поездки были в восторге от гостиницы и тех мест, которые посетили. При том, что

представитель компании-заказчика не смог поехать, наш менеджер по сопровождению

взял на себя функцию окружить их заботой и вниманием, обеспечить комфортное

пребывание и образцовый сервис. Очевидно, это получилось, потому что нам поручили

организацию следующего мероприятия для этой группы людей.

МЫ МОЖЕМ ОРГАНИЗОВАТЬ МЕРОПРИЯТИЕ НЕ ТОЛЬКО В ЛЮБОМ УГОЛКЕ УКРАИНЫ, НО И В ЛЮБОЙ ТОЧКЕ МИРА.

ГЛОБАЛЬНО

СЕКРЕТ УСПЕШНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПРОЕКТОВ

Нет однозначного ответа, как лучше организовать ивент за рубежем - общаться с

площадками напрямую, через CVENT, выходить на местных туроператоров или работать

через украинских. Нужно рассматривать все варианты, сравнивать, анализировать

предложения. В этом секрет №1.

Секрет №2. Расходы на чек-тур помогают сэкономить значительную сумму на гостинице

и более оптимально распределить бюджет. Штука в том, что гостиницы, когда к ним

приходит агентство, дают намного большие скидки, чем просто при корпоративном

запросе. Потому что агентство – это потенциально поток заказов. Особенно при личном

общении и особенно, если представитель агентства умеет договариваться. А мы это

умеем.

Секрет №3. Даже если мероприятие идеально спланировано, предварительные

договоренности с подрядчиками прописаны в письмах и озвучены по телефону, только

сопровождение менеджером проекта может дать 100% гарантию успешного его

проведения.

РАЗУМНО

СЕКРЕТ ВЫГОДНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТОВ В УКРАИНЕ

В организации проектов в Украине своя фишка – не имеет смысла проводить постоянно

в одном месте ради постоянной хорошей скидки.

Нужно просто знать, кто и когда может отдать площадку по самой выгодной цене, и

пользоваться этим.

Нужно знать рынок и быть в нем.

Поскольку мы постоянно общаемся с руководителями залов, ресторанов, гостиниц, мы

знаем. Как минимум, они наши партнеры, чаще – бывшие коллеги, знакомые или друзья.

Мы умеем строить и поддерживать отношения. Это серьезное конкурентное

преимущество.

РАЗУМНО

ПРИНЦИП ОДНОГО ОКНА. МЫ ЕГО НАЗЫВАЕМ «ОДНА ПУЛЯ»УДОБНО

Менеджер «VALTO»

Клиент«VALTO»

Команда«VALTO»

гос

тин

иц

атр

ан

сф

ер

артисты сметы

Переговоры. Сметы.Персонал. Гостиница. Трансфер

Заказ билетов. Закупки. Полиграфия.Декорирование. Кейтеринг. Артисты...

В ЛЮДЯХ.В чем

СЕКРЕТ

VALTOв лицах

КОМАНДА

КОНТАКТЫ

03035 Украина, г. Киев

Ул. Соломенская, 5, оф.1103

+380 (67) 505 46 50

+380 (50) 371 90 91

[email protected]

valto.com.ua

valto conference

Business