สารบญ

หนา

1. ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ 1 - 25

2. การปฏบตงานสารบรรณ2.1 การปฏบตงานสารบรรณ

262.2 การปฏบตเกยวกบเอกสารลบ

292.3 การจายหนงสอ

302.4 ขนตอนการเดนหนงสอราชการ 302.5 ชนดของหนงสอ

332.6 บทเบดเตลด

412.7 ตวอยางหนงสอตาง ๆ

43

คำานา

งานธรการ (สานกงานปลด) ไดจดทาคมอปฏบตงานดานงานธรการขน เพอใหบคลากร ทปฏบตงานและผทเกยวของไดใชเปนแนวทางในการปฏบตงานรวมกน กลาววา งานธรการเปนงานหลก ของนกงานเปรยบเสมอนประตผานสาหรบการตดตอกบสานกงานภายนอก และภายในของบคลากรภายในสานกงานเอง เปนงานทตองการความถกตองและรวดเรว ทงน ถาศกษาโดยละเอยดของงานธรการแลวจะเหนไดวางานธรการเปนงานหลกงานหนงทสงเสรมสนบสนนงานใหมประสทธภาพยงขน หรอในกรณทผทปฏบตงานประจาหนวยงานธรการสามารถปฏบตหนาท ผทไดรบมอบหมายสามารถปฏบตแทนกนได

ทายน หากขอความของคมอฉบบน มความผดพลาดประการใดหรอหากมขอเสนอแนะทจะเปนประโยชนตอการปรบปรงคมอการปฏบตงานหนวยธรการ ขอนอมรบไวดวยความยนดและพรอมทจะปรบปรงแกไขเพอความถกตองสมบรณตอไป

งานธรการ ๗ ตลาคม ๒๕๕๙

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

******** โดยทเปนการสมควรปรบปรงระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ เสยใหมใหเหมาะสมยงขนคณะรฐมนตรจงวางระเบยบไวดงตอไปน ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวย“งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ”

ขอ ๒ 1 ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนท ๑ มถนายน ๒๕๒๖ เปนตนไป

ขอ ๓ ใหยกเลก

๓.๑ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ ๓.๒ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗ ๓.๓ ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๑๖ บรรดาระเบยบ ขอบงคบ มตของคณะรฐมนตรและคาสงอนใดในสวนทกาหนด ไวแลว ในระเบยบนหรอซงขด หรอแยงกบระเบยบนใหใชระเบยบนแทนเวนแตกรณทกลาวใน ขอ ๕

ขอ ๔ ระเบยบนใหใชบงคบแกสวนราชการ สวนราชการใดมความจาเปนทจะตองปฏบตงานสารบรรณนอกเหนอไปจากทไดกาหนดไวในระเบยบนใหขอทาความตกลงกบผรกษาการตามระเบยบน

ขอ ๕ ๒ ในกรณทกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาตหรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการกาหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวเปนอยางอน ใหถอปฏบตตามกฎหมาย หรอระเบยบวาดวยการนน

ขอ ๖ ในระเบยบน “งานสารบรรณ หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงาน”เอกสาร เรมตงแตการจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย “หนงสอ หมายความวา หนงสอราชการ ” “อเลกทรอนกส”3 หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอน ไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ” ๔ หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอ หนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส

“สวนราชการ หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สานกงาน ”หรอหนวยงานอน ใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลางราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศและใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

2/“คณะกรรมการ”…-2-

“คณะกรรมการ หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมาย”จากทางราชการให ปฏบตงานในเรองใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการ คณะทางาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงานในลกษณะเดยวกน

ขอ ๗ คาอธบายซงกาหนดไวทายระเบยบใหถอวาเปนสวนประกอบททใชในงานสารบรรณ และใหใชเปนแนวทางในการปฏบต

ขอ ๘ ใหปลดสานกนายกรฐมนตรรกษาการตามระเบยบนและใหมอานาจตความและวนจฉยปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบนรวมทงการแกไขเพมเตมภาคผนวกและจดทาคาอธบาย กบใหมหนาทดาเนนการฝกอบรมเกยวกบงานสารบรรณ การตความ การวนจฉยปญหา และการแกไขเพมเตมภาคผนวก และคาอธบายตามวรรคหนง ปลดสานกนายกรฐมนตรจะขอความเหนจากคณะกรรมการพจารณาปรบปรงและพฒนาระเบยบสานกนายกรฐมนตรเพอประกอบการพจารณากได

หมวด ๑ชนดของหนงสอ--------------

ขอ ๙ ๕ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

๙.๑ หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก ๙.๓ หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๙.๔ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ๙.๖ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ขอ ๑๐ หนงสอ ม ๖ ชนด คอ ๑๐.๑ หนงสอภายนอก ๑๐.๒ หนงสอภายใน ๑๐.๓ หนงสอประทบตรา ๑๐.๔ หนงสอสงการ ๑๐.๕ หนงสอประชาสมพนธ ๑๐.๖ หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

3/สวนท ๑…-3-

สวนท ๑หนงสอภายนอก-------------

ขอ ๑๑ หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวน

ราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอกใหจดทาตามแบบท ๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๑.๑ ทใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรองตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสงสาหรบหนงสอของคณะกรรมการใหกาหนดรหส ตวพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน ๑๑.๒ สวนราชการเจาของหนงสอใหลงชอสวนราชการสถานทราชการ หรอคณะกรรมการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย ๑๑.๓ วน เดอน ปใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑๑.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๑๑.๕ คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการ ใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทาย ทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนน มถงหรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท ๑๑.๖ อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตาม โดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอการอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสาคญตองนามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย ๑๑.๗ สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของเอกสาร หรอบรรณสารทสงไปพรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด ๑๑.๘ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงายหากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

๑๑.๙ คาลงทาย ใหใชคาลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทายทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ตามรายละเอยดทกาหนดไวในภาคผนวก ๓ ๑๑.๑๑ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอ ๑๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวง หรอทบวงใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ

4/๑๑.๑๓ โทร ใหลง...-4-

๑๑.๑๓ โทร ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย ๑๑.๑๔ สาเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดทาสาเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมสาเนาสงไปใหผใดแลวใหพมพชอเตม หรอ ชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงสาเนาไปใหเพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบและแนบรายชอไปดวย

สวนท ๒หนงสอภายใน--------------

ขอ ๑๒ หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอกเปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม

หรอจงหวดเดยวกนใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดทาตามแบบท ๒ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๒.๑ สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบตากวากรมลงมาใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท (ถาม) ๑๒.๒ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรองตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง สาหรบหนงสอของคณะกรรมการใหกาหนดรหส ตวพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน ๑๒.๓ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑๒.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๑๒.๕ คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทายทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท ๑๒.๖ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวยใหระบไวในขอน ๑๒.๗ ลงชอและตาแหนงใหปฏบตตามขอ ๑๑.๑๐ และขอ ๑๑.๑๑ โดยอนโลมในกรณทกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดใดประสงคจะกาหนดแบบการเขยน โดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระทาได

5/สวนท ๓..-5-

สวนท ๓หนงสอประทบตรา

--------------

ขอ ๑๓ หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตรา หนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการและระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอกเฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ ไดแก ๑๓.๑ การขอรายละเอยดเพมเตม ๑๓.๒ การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญหรอการเงน ๑๓.๔ การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ ๑๓.๕ การเตอนเรองทคาง ๑๓.๖ เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนดโดยทาเปนคาสงใหใชหนงสอประทบตรา

ขอ ๑๔ หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๓ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๔.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรองตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ๑๔.๒ ถง ใหลงชอสวนราชการหนวยงานหรอบคคลทหนงสอนนมถง

๑๔.๓ ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๑๔.๔ ชอสวนราชการทสงหนงสอออกใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก ๑๔.๕ ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ ๗๒ ดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกากบตรา ๑๔.๖ วน เดอน ปใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑๔.๗ สวนราชการเจาของเรองใหลงชอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ ๑๔.๘ โทร หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง และมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ดวย ในกรณทไมมโทรศพทใหลงทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงตาบลทอยตามความจาเปนและแขวงไปรษณย (ถาม)

6/สวนท ๔…

-6-

สวนท ๔หนงสอสงการ-------------

ขอ ๑๕ หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบนเวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอสงการม ๓ ชนด ไดแกคาสง ระเบยบ และขอบงคบ

ขอ ๑๖ คาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบ ดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑๖.๑ คาสง ใหลงชอสวนราชการ หรอตาแหนงของผมอานาจทออกคาสง ๑๖.๒ ท ใหลงเลขททออกคาสงโดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกคาสง ๑๖.๓ เรอง ใหลงชอเรองทออกคาสง ๑๖.๔ ขอความ ใหอางเหตทออกคาสงและอางถงอานาจทใหออกคาสง (ถาม) ไวดวย แลวจงลงขอความทสงและวนใชบงคบ ๑๖.๕ สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกคาสง ๑๖.๖ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกคาสงและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๑๖.๗ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกคาสง

ขอ ๑๗ ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไวโดยจะอาศยอานาจของกฎหมายหรอไมกไดเพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจาใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๕ ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยด ดงน ๑๗.๑ ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๑๗.๒ วาดวย ใหลงชอของระเบยบ ๑๗.๓ ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตอง ลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถดๆ ไปตามลาดบ

๑๗.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๑๗.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม) ๑๗.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการระเบยบใดถามมากขอหรอ

หลายเรองจะแบงเปนหมวดกไดโดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขน หมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

7/๑๗.๘ ลงชอ…-7-

๑๗.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๑๗.๙ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกระเบยบ

ขอ ๑๘ ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใชโดยอาศยอานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทาไดใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๖ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๘.๑ ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๑๘.๒ วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ ๑๘.๓ ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และ ทถด ๆ ไปตามลาดบ ๑๘.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๑๘.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกขอบงคบ ๑๘.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปน ชอขอบงคบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกไดโดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๑๘.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ

๑๘.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๑๘.๙ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกขอบงคบ

สวนท ๕หนงสอประชาสมพนธ---------------------

ขอ ๑๙ หนงสอประชาสมพนธใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบนเวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอประชาสมพนธม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณและขาว

ขอ ๒๐ ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบตใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๗ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๐.๑ ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒๐.๒ เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ ๒๐.๓ ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกประกาศ

8/๒๐.๕ ลงชอ-8-

๒๐.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒๐.๖ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกประกาศ ในกรณทกฎหมายกาหนดใหทาเปนแจงความใหเปลยนคาวาประกาศเปนแจงความ

ขอ ๒๑ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ

ใหทราบชดเจนโดยทวกนใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๘ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๑.๑ แถลงการณใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒๑.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๒๑.๔ ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ ๒๑.๕ สวนราชการทออกแถลงการณใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒๑.๖ วน เดอน ปใหลงตวเลขของวนทชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกแถลงการณ

ขอ ๒๒ ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบใหจดทาตาม แบบท ๙ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๒.๑ ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒๒.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว ๒๒.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๒๒.๔ ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๒๒.๕ สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒๒.๖ วน เดอน ปใหลงตวเลขของวนทชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว

สวนท ๖หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

--------------------------------------

ขอ ๒๓ หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการทาขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการม ๔ ชนด คอ หนงสอรบรองรายงานการประชมบนทกและหนงสออน

9/ขอ ๒๔ หนงสอรบรอง…

-9-

ขอ ๒๔ หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจาเพาะเจาะจงใชกระดาษตราครฑและใหจดทาตามแบบท ๑๐ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๔.๑ เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะเรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด ๒๔.๒ สวนราชการเจาของหนงสอใหลงชอของสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได ๒๔.๓ ขอความ ใหลงขอความขนตนวาหนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวาแลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตม โดยมคานาหนานาม ชอ นามสกล ตาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทางานอยอยางชดแจงแลวจงลงขอความทรบรอง ๒๔.๔ ใหไวณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

๒๔.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอ หรอผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒๔.๖ ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ ๒๔.๗ รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองสาคญทออกใหแกบคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ X ๖ เซนตเมตร หนาตรงไมสวมหมวกประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย

ขอ ๒๕ รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐานใหจดทาตามแบบท ๑๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๕.๑ รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน ๒๕.๒ ครงท ใหลงครงทประชม ๒๕.๓ เมอ ใหลงวน เดอน ปทประชม ๒๕.๔ ณ ใหลงสถานททประชม ๒๕.๕ ผมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอตาแหนงใด ๒๕.๖ ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม) ๒๕.๗ ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปน คณะทประชมซงไดเขารวมประชม (ถาม) ๒๕.๘ เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม

๒๕.๙ ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชม และเรองทประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลาดบ

10/๒๕.๑๐ เลกประชม…-10-

๒๕.๑๐ เลกประชมเวลาใหลงเวลาทเลกประชม ๒๕.๑๑ ผจดรายงานการประชมใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ขอ ๒๖ บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความและใหมหวขอดงตอไปน ๒๖.๑ ชอหรอตาแหนงทบนทกถงโดยใชคาขนตนตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระสาคญของเรองใหลงใจความของเรองทบนทกถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย ๒๖.๓ ชอและตาแหนงใหลงลายมอชอและตาแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทกขอความใหลงวน เดอน ปทบนทกไวดวยการบนทกตอเนอง โดยปกตใหผบนทกระบคาขนตน ใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตนและใหลงวน เดอน ป กากบใตลายมอชอผบนทกหากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและวน เดอน ปกากบเทานน ขอ ๒๗๖ หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง

ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบแผนผง สญญา หลกฐาน การสบสวนและสอบสวนและคารอง เปนตน ๖

ขอ ๒๗ แกไขเพมเตมโดยระเบยบสานกนายกรบมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ สอกลางบนทกขอมลตามวรรคหนง หมายความถง สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซด อานอยางเดยว หรอแผนดจทลอเนกประสงคเปนตน –

สวนท ๗ บทเบดเตลด-------------

ขอ ๒๘ หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกตเปนหนงสอทตองจดสงและดาเนนการทาง สารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน ๓ ประเภท คอ ๒๘.๑ ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน ๒๘.๒ ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว ๒๘.๓ ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทาไดใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง ๓๒ พอยทใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซองตามทกาหนดไวในแบบท ๑ แบบท ๒ แบบท ๓ และแบบท ๑๕ ทายระเบยบโดยใหระบคาวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน สาหรบหนงสอตามขอ ๒๘.๑ ขอ ๒๘.๒ และขอ ๒๘.๓ แลวแตกรณในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทกาหนดใหระบคาวา ดวนภายใน แลวลงวน เดอน ปและกาหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบกบใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบนหนาซองภายในเวลาทกาหนด

11/ขอ ๒๙๗ การตดตอ…

-11-

ขอ ๒๙๗ การตดตอราชการนอกจากการจะดาเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถดาเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได ในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลวและสวนราชการผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองสาคญจาเปนตองยนยนเปนเอกสารใหทาเอกสารยนยนตามไปทนท การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพโทรศพท วทยสอสารวทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศนเปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจาเปนตองยนยนเปนหนงสอใหทาหนงสอยนยนตามไปทนท การสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรศพทวทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

ขอ ๓๐ หนงสอทจดทาขนโดยปกตใหมสาเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมสาเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ สาเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอ หรอลายมอ ชอยอและใหผราง ผพมพและผตรวจลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวา

ขอ ๓๑ หนงสอทเจาของหนงสอเหนวามสวนราชการอนทเกยวของควรไดรบทราบดวย โดยปกตใหสงสาเนาไปใหทราบโดยทาเปนหนงสอประทบตราสาเนาหนงสอนใหมคารบรองวาสาเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจงและตาแหนงทขอบลางของหนงสอ

ขอ ๓๒ หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจานวนมากมใจความอยางเดยวกนใหเพมรหสตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงกาหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอ

ภายนอกอยางหนงอยางใด เมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนนจะตองใหหนวยงาน หรอบคคลในบงคบบญชาในระดบตาง ๆ ไดรบทราบดวย กใหมหนาทจดทาสาเนาหรอจดสงใหหนวยงานหรอบคคลเหลานนโดยเรว

ขอ ๓๓ สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวางเจาของหนงสอและผรบหนงสอตามภาคผนวก ๒

ขอ ๓๔ หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ หนงสอทเปนภาษาองกฤษใหทาตามแบบทกาหนดไวในภาคผนวก ๔ สาหรบหนงสอทเปนภาษาอน ๆ ซงมใชภาษาองกฤษใหเปนไปตามประเพณนยม

12/หมวด ๒...-12-

หมวด ๒การรบและสงหนงสอ-------------------

สวนท ๑การรบหนงสอ--------------

ขอ ๓๕๘ หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางปฏบตตามทกาหนดไวในสวนน การรบหนงสอทมชนความลบในชนลบหรอลบมากดวยระบบสารบรรณ อเลกทรอนกสใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปนผรบ ผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

ขอ ๓๖ จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการกอนหลง และใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอเพอดาเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐานแลวจงดาเนนการเรองนนตอไป

ขอ ๓๗ ประทบตรารบหนงสอตามแบบท ๑๒ ทายระเบยบ ทมมบนดานขวาของหนงสอโดยกรอกรายละเอยดดงน ๓๗.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน ๓๗.๒ วนท ใหลงวน เดอน ปทรบหนงสอ ๓๗.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

ขอ ๓๘ ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท ๑๓ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๓๘.๑ ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน ๓๘.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทนเลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ๓๘.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๓๘.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอทรบเขามา ๓๘.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๓๘.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๓๘.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๓๘.๘ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๓๘.๙ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

13/ขอ ๓๙ จดแยก…-13-

ขอ ๓๙ จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ โดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชองการปฏบตถามชอบคคล หรอตาแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอหรอตาแหนงไวดวย การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการตามวรรคหนงจะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ ๔๘ หรอใหผรบหนงสอลงชอและวน เดอน ปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกได การดาเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการกาหนด ถาหนงสอรบนนจะตองดาเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลวใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใด วน เดอน ปใด

ขอ ๔๐ การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

สวนท ๒การสงหนงสอ

----------------

ขอ ๔๑ ๙ หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามทกาหนดไว ในสวนน การสงหนงสอทมชนความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณ อเลกทรอนกสใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบ เปน ผสงผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

ขอ ๔๒ ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

ขอ ๔๓ เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลว ใหปฏบตดงน ๔๓.๑ ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท ๑๔ ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน ๔๓.๑.๑ ทะเบยนหนงสอสง วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน ๔๓.๑.๒ เลขทะเบยนสง ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน ๔๓.๑.๓ ท ใหลงรหสตวพยญชนะ และเลขประจาของสวนราชการเจาของเรองในหนงสอทจะสงออกถาไมมทดงกลาวชองนจะวาง ๔๓.๑.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนออก ๔๓.๑.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง

14/๔๓.๑.๖ ถง ใหลง…-14-

๔๓.๑.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๔๓.๑.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๔๓.๑.๘ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๔๓.๑.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

๔๓.๒ ลงเลขท และวน เดอน ปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และสาเนาคฉบบใหตรงกบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ปในทะเบยนหนงสอสงตามขอ ๔๓.๑.๒ และ ขอ ๔๓.๑.๔

ขอ ๔๔ กอนบรรจซองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนงแลวปดผนก หนงสอทไมมความสาคญมากนกอาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาว กาว เยบ ดวยลวดหรอวธอนแทนการบรรจซอง

ขอ ๔๕ การจาหนาซอง ใหปฏบตตามแบบท ๑๕ ทายระเบยบสาหรบหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกตใหปฏบตตามขอ ๒๘ ในกรณไมใชสมดสงหนงสอใหมใบรบหนงสอตามขอ ๔๙ แนบตดซองไปดวย

ขอ ๔๖ การสงหนงสอโดยทางไปรษณยใหถอปฏบตตามระเบยบ หรอวธการทการสอสารแหงประเทศไทยกาหนด การสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณยเมอสงหนงสอใหผรบแลว ผสงตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอหรอใบรบ แลวแตกรณถาเปนใบรบใหนาใบรบนนมาผนกตดไวทสาเนาคฉบบ

ขอ ๔๗ หนงสอทไดลงทะเบยนสงในกรณทเปนการตอบหนงสอซงรบเขามาใหลงทะเบยนวาหนงสอนนไดตอบตามหนงสอรบทเทาใด วน เดอน ปใด

ขอ ๔๘ สมดสงหนงสอใหจดทาตามแบบท ๑๖ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๔๘.๑ เลขทะเบยน ใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง ๔๘.๒ จาก ใหลงตาแหนง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลทเปนเจาของหนงสอ ๔๘.๓ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๔๘.๔ หนวยรบ ใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ ๔๘.๕ ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

๔๘.๖ วนและเวลา ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปและเวลาทรบหนงสอ ๔๘.๗ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๔๙ ใบรบหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๑๗ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๔๙.๑ ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน ๔๙.๒ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล ในกรณทไมมตาแหนง

15/๔๙.๓ เรอง ใหลงชอ..-15-

๔๙.๓ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๔๙.๔ รบวนท ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปทรบหนงสอ ๔๙.๕ เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ ๔๙.๖ ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

สวนท ๓ บทเบดเตลด-----------

ขอ ๕๐ เพอใหการรบและสงหนงสอดาเนนไปโดยสะดวกเรยบรอยและรวดเรว สวนราชการจะกาหนดหนาทของผปฏบตตลอดจนแนวทางปฏบตนนไวดวยกได ทงนใหมการสารวจทะเบยนหนงสอรบเปนประจาวาหนงสอตามทะเบยนรบนนไดมการปฏบตไปแลวเพยงใด และใหมการตดตามเรองดวย ในการนสวนราชการใดเหนสมควรจะจดใหมบตรตรวจคนสาหรบหนงสอรบและหนงสอสงเพอความสะดวกในการคนหากไดตามความเหมาะสม

ขอ ๕๑ บตรตรวจคน ใหจดทาตามแบบท ๑๘ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๑.๑ เรอง รหส ใหลงเรองและรหสตามหมวดหมของหนงสอ ๕๑.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนตามทปรากฏในทะเบยนหนงสอรบ ๕๑.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอ ๕๑.๔ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอ ๕๑.๕ รายการ ใหลงเรองยอของหนงสอเพอใหทราบวาหนงสอนนมาจากทใดเรองอะไร ๕๑.๖ การปฏบตใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอนนเพอใหทราบวาสงไปทใด เมอใด

หมวด ๓การเกบรกษา ยม และทำาลายหนงสอ

------------สวนท ๑

การเกบรกษา----------

ขอ ๕๒ การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบตการเกบเมอปฏบตเสรจแลวและการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

ขอ ๕๓ การเกบระหวางปฏบตคอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

16/ขอ ๕๔ การเกบ...

-16-

ขอ ๕๔ การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

๕๔.๑ จดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบสาหรบเจาของเรองและหนวยเกบเกบไวอยางละฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๕๔.๑.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๕๔.๑.๒ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๔.๑.๓ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๔.๑.๔ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๕๔.๑.๕ อายการเกบหนงสอ ใหลงวน เดอน ปทจะเกบถงในกรณใหเกบไวตลอดไปใหลงคาวาหามทาลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๕๔.๒ สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนนๆ กาหนด

ขอ ๕๕ เมอไดรบเรองจากเจาของเรองตามขอ ๕๔ แลว ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบต ดงน ๕๕.๑ ประทบตรากาหนดเกบหนงสอตามขอ ๗๓ ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอฉบบนน และลงลายมอชอยอกากบตรา ๕๕.๑.๑ หนงสอทตองเกบไวตลอดไปใหประทบตราคาวาหามทาลายดวยหมกสแดง ๕๕.๑.๒ หนงสอทเกบโดยมกาหนดเวลาใหประทบตราคาวาเกบถง พ.ศ. ... ดวยหมกสนาเงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง ๕๕.๒ ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบท ๒๐ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๕.๒.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๕๕.๒.๒ วนเกบ ใหลงวน เดอน ปทนาหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๕.๒.๔ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๕.๒.๕ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๕๕.๒.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๕.๒.๗ กาหนดเวลาเกบใหลงระยะเวลาการเกบตามทกาหนดในตรากาหนดเกบหนงสอตามขอ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

17/ขอ ๕๖ การเกบไว…-17-

ขอ ๕๖ การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามขอ ๕๔ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการโดยใหถอปฏบตตามขอ ๕๔ และ ขอ ๕๕ โดยอนโลม

ขอ ๕๗๑๐ อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ปเวนแตหนงสอ ดงตอไปน

๕๗.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาตหรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ ๕๗.๒ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคดสานวนของศาลหรอ ของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน ๕๗.๓ หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษา คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรกาหนด ๕๗.๔ หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป ๕๗.๕ หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป ๕๗.๖ หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธ ในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพน ทางการเงนทหมดความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบ ซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอ หรอเอกสารดงกลาวแลว เมอสานกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป หนงสอเกยวกบการเงนซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง ๑๐ ปหรอ ๕ ป แลวแตกรณใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง

ขอ ๕๘๑๑ ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ปนบจากวนทไดจดทาขน ทเกบไว ณ สวนราชการใดพรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ปใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน ๕๘.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาตหรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ ๕๘.๒ หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป กาหนดไวเปนอยางอน ๕๘.๓ หนงสอทสวนราชการมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทาบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเอง สงมอบใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร

18/ขอ ๕๙ ๑๒ บญช...-18-

ขอ ๕๙ ๑๒ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ปและบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเองอยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการผมอบและสานกหอจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ ๕๙.๑ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ปใหจดทาตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน ๕๙.๑.๑ ชอบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ปประจาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวงกรมกอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๕๙.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทสงมอบ

๕๙.๑.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑ ๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑ ๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๕๙.๑.๑๒ ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผมอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบมอบ ๕๙.๒ บญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเองใหจดทาตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๕๙.๒.๑ ชอบญชหนงสอครบ ๒๐ ปทขอเกบเองประจาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวงกรมกอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๒.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๒.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช

๕๙.๒.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง ๕๙.๒.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๒.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ

๕๙.๒.๙ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

19/ขอ ๖๐ หนงสอ…-19-

ขอ ๖๐ หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความสาคญ และประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรเกบไวใหปฏบตดงน

๖๐.๑ จดทาบญชฝากหนงสอตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

๖๐.๑.๑ ชอบญชฝากหนงสอประจาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช

๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวงกรมกอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๖๐.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช

๖๐.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๖๐.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ

๖๐.๑.๖ รหสแฟมใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๖๐.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ

๖๐.๑.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ

๖๐.๑.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ

๖๐.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรอง ใหลงสรปเรองยอ

๖๐.๑.๑๑ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๖๐.๑.๑๒ ลงชอผฝาก ใหผฝากลงลายมอชอและ

วงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผฝาก

๖๐.๑.๑๓ ลงชอผรบฝาก ใหผรบฝากลงลายมอชอและวงเลบ ชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบฝาก

๖๐.๒ สงตนฉบบและสาเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร

๖๐.๓ เมอกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ตรวจหนงสอและรบฝากหนงสอแลวใหลงนามในบญชฝากหนงสอ แลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐานหนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ใหถอวาเปนหนงสอของสวนราชการผฝาก หากสวนราชการผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคนใหทาไดโดยจดทาหลกฐานตอกนไวใหชดแจง เมอถงกาหนดการทาลายแลวใหสวนราชการผฝากดาเนนการตามขอ ๖๖

ขอ ๖๑ การรกษาหนงสอใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หากชารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสาเนามาแทนถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธกใหดาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

20/สวนท ๒…

-20-

สวนท ๒การยม--------

ขอ ๖๒ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน

๖๒.๑ ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด ๖๒.๒ ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงลาดบวน เดอน ป ไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป ๖๒.๓ การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย ๖๒.๔ การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

ขอ ๖๓ บตรยมหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๖๓.๑ รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน ๖๓.๒ ผยม ใหลงชอบคคล ตาแหนงหรอสวนราชการทยมหนงสอนน ๖๓.๓ ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอกากบพรอมดวยตาแหนงในบรรทดถดไป ๖๓.๔ วนยม ใหลงวน เดอน ปทยมหนงสอนน ๖๓.๕ กาหนดสงคน ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนคน ๖๓.๖ ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ ๖๓.๗ วนสงคน ใหลงวน เดอน ปทสงหนงสอคน

ขอ ๖๔ การยมหนงสอทปฏบตยงไมเสรจหรอหนงสอทเกบไวเพอใชในการตรวจสอบใหถอปฏบตตามขอ ๖๒ โดยอนโลม

ขอ ๖๕ การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทามไดเวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงนจะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไปหรอผทไดรบมอบหมายกอน

สวนท ๓การทำาลาย

---------------

ขอ ๖๖ ภายใน ๖๐ วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสารวจหนงสอทครบกาหนดอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร แลวจดทาบญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ

21/บญชหนงสอ…

-21-

บญชหนงสอขอทาลายใหจดทาตามแบบท ๒๕ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๖๖.๑ ชอบญชหนงสอขอทาลาย ประจาปใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช ๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๖๖.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๖๖.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๖๖.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ ๖๖.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๖๖.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๖๖.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ

๖๖.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๖๖.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๖๖.๑๑ การพจารณา ใหคณะกรรมการทาลายหนงสอเปนผกรอก ๖๖.๑๒ หมายเหตใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๖๗ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ ประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการ ตงแตระดบ ๓ หรอเทยบเทาขนไป ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมาประชมเลอกกรรมการคนหนงทาหนาทประธาน มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทาบนทกความเหนแยงไว

ขอ ๖๘ คณะกรรมการทาลายหนงสอ มหนาทดงน ๖๘.๑ พจารณาหนงสอทจะขอทาลายตามบญชหนงสอขอทาลาย ๖๘.๒ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทาลาย และควรจะขยายเวลาการเกบไวใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด ในชองการพจารณาตามขอ ๖๖.๑๑ ของบญชหนงสอขอทาลาย แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตรากาหนดเกบหนงสอโดยใหประธานกรรมการทาลายหนงสอลงลายมอชอกากบการแกไข ๖๘.๓ ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหทาลายใหกรอกเครองหมายกากบาท (X) ลงในชองการพจารณาตามขอ ๖๖.๑๑ ของบญชหนงสอขอทาลาย ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการตามขอ ๖๙

๖๘.๕ ควบคมการทาลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหทาลายไดแลว โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองไดและเมอทาลายเรยบรอยแลวใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอานาจอนมตทราบ

22/บญชหนงสอ…-22-

ขอ ๖๙ เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานตามขอ ๖๘.๔ แลว ใหพจารณาสงการดงน ๖๙.๑ ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทาลายใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทาลายงวดตอไป ๖๙.๒ ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรพจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทาความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา

ขอ ๗๐ ใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรพจารณารายการในบญชหนงสอขอทาลายแลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอทาลายทราบดงน ๗๐.๑ ถากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรเหนชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนนดาเนนการทาลายหนงสอตอไปไดหากกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรไมแจง ใหทราบอยางใดภายในกาหนดเวลา ๖๐ วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการทาลายหนงสอได ๗๐.๒ ถากองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรเหนวาหนงสอฉบบใด ควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไปใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ๆ ทาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรแจงมา หากหนงสอใดกอง

จดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม เพอประโยชนในการนกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร จะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

หมวด ๔มาตรฐานตรา แบบพมพและซอง

-----------------------

ขอ ๗๑ ตราครฑสาหรบแบบพมพใหใชตามแบบท ๒๖ ทายระเบยบ ม ๒ ขนาดคอ ๗๑.๑ ขนาดตวครฑสง ๓ เซนตเมตร ๗๑.๒ ขนาดตวครฑสง ๑.๕ เซนตเมตร

ขอ ๗๒ ตราชอสวนราชการใหใชตามแบบท ๒๗ ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปวงกลมสองวงซอนกนเสนผาศนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนตเมตร วงใน ๓.๕ เซนตเมตร ลอมครฑ ตามขอ ๗๑.๑ ระหวาง วงนอกและวงในมอกษรไทยชอกระทรวง ทบวง กรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรมหรอจงหวดอยขอบลางของตรา สวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศจะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขน ดวยกไดโดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตรา

/ขอ ๗๓ ตรากำาหนด…-23-

ขอ ๗๓ ตรากาหนดเกบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอเกบเพอใหทราบกาหนดระยะเวลาการเกบหนงสอนนมคาวา เกบถง พ.ศ.... หรอคาวาหามทาลาย ขนาดไมเลกกวาตวพมพ ๒๔ พอยท

ขอ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง

๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว นาหนก ๖๐ กรม ตอตารางเมตร ม ๓ ขนาด คอ ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มลลเมต X ๒๙๗ มลลเมตร ๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความว ขนาด ๑๔๘ มลลเมตร X ๒๑๐มลลเมตร ๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มลลเมตร X ๗๔ มลลเมตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกตใหใชกระดาษสขาวหรอสตาลนาหนก ๘๐ กรมตอตารางเมตร เวนแตซองขนาดซ ๔ ใหใชกระดาษนาหนก ๑๒๐ กรมตอตารางเมตร ม ๔ ขนาด คอ ๗๔.๒.๑ ขนาดซ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มลลเมตร X ๓๒๔ มลลเมตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มลลเมตร X ๒๒๙ มลลเมตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซ๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มลลเมตร X ๑๖๒ มลลเมตร ๗๔.๒.๔ ขนาดดแอล หมายความวาขนาด ๑๑๐ มลลเมตร X ๒๒๐มลลเมตร

ขอ ๗๕ กระดาษตราครฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ พมพครฑตามขอ ๗๑.๑ ดวยหมกสดาหรอทาเปนครฑดนทกงกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบท ๒๘ ทายระเบยบ

ขอ ๗๖ กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ ๔ หรอขนาดเอ ๕ พมพครฑ ตามขอ ๗๑.๒ ดวยหมกสดาทมมบนดานซาย ตามแบบท ๒๙ ทายระเบยบ

ขอ ๗๗ ซองหนงสอใหพมพครฑ ตามขอ ๗๑.๒ ดวยหมกสดาทมมบนดานซายของซอง

๗๗.๑ ขนาดซ ๔ ใหสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบมชนดธรรมดาและขยายขาง ๗๗.๒ ขนาดซ๕ ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ ๒ ๗๗.๓ ขนาดซ๖ ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดแอล ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ ๓ สวนราชการใดมความจาเปนตองใชซองสาหรบสงทางไปรษณยอากาศโดยเฉพาะอาจใชซองพเศษสาหรบสงทางไปรษณยอากาศและพมพตราครฑตามทกลาวขางตนไดโดยอนโลม

ขอ ๗๘ ตรารบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอ เพอลงเลขทะเบยนรบหนงสอตามแบบท ๑๒ ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปสเหลยมผนผา ขนาด ๒.๕ เซนตเมตร X ๕ เซนตเมตรมชอสวนราชการอยตอนบน ขอ ๗๙ ทะเบยนหนงสอรบ ใชสาหรบลงรายการหนงสอทไดรบเขาเปนประจาวน โดยเรยงลาดบลงมาตามเวลาทไดรบหนงสอ มขนาดเอ ๔ พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลม และชนดเปนแผนตามแบบท ๑๓ ทายระเบยบ

24/ขอ ๘๐ ทะเบยน...-24-

ขอ ๘๐ ทะเบยนหนงสอสง ใชสาหรบลงรายการหนงสอทไดสงออกเปนประจาวนโดยเรยงลาดบลงมาตามเวลาทไดสงหนงสอ มขนาดเอ ๔ พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลม และชนดเปนแผนตามแบบท ๑๔ ทายระเบยบ

ขอ ๘๑ สมดสงหนงสอและใบรบหนงสอ ใชสาหรบลงรายการละเอยดเกยวกบการสงหนงสอโดยใหผนาสงถอกากบไปกบหนงสอเพอใหผรบเซนรบแลวรบกลบคนมา

๘๑.๑ สมดสงหนงสอ เปนสมดสาหรบใชลงรายการสงหนงสอ มขนาดเอ ๕ พมพสองหนาตามแบบท ๑๖ ทายระเบยบ ๘๑.๒ ใบรบหนงสอ ใชสาหรบกากบไปกบหนงสอทนาสงโดยใหผรบเซนชอรบแลวรบกลบคนมามขนาดเอ ๘ พมพหนาเดยวตามแบบท ๑๗ ทายระเบยบ

ขอ ๘๒ บตรตรวจคน เปนบตรกากบหนงสอแตละรายการเพอใหทราบวาหนงสอ นน ๆ ไดมการดาเนนการตามลาดบขนตอนอยางใดจนกระทงเสรจสน บตรนเกบเรยงลาดบกนเปนชดในทเกบโดยมกระดาษตดเปนบตรดรรชนซงแบงออกเปนตอน ๆ เพอสะดวกแกการตรวจคนมขนาดเอ ๕ พมพสองหนาตามแบบท ๑๘ ทายระเบยบ

ขอ ๘๓ บญชหนงสอสงเกบ ใชสาหรบลงรายการหนงสอทจะสงเกบ มขนาดเอ ๔ พมพหนาเดยวตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบ

ขอ ๘๔ ทะเบยนหนงสอเกบ เปนทะเบยนทใชลงรายการหนงสอเกบ มขนาดเอ ๔ พมพสองหนามสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท ๒๐ ทายระเบยบ

ขอ ๘๕ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ปเปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ ๒๕ ปสงมอบเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนา ตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบ

ขอ ๘๖ บญชหนงสอครบ ๒๕ ปทขอเกบเอง เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ ๒๕ ป ซงสวนราชการนนมความประสงคจะเกบไวเอง มลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนาตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบ

ขอ ๘๗ บญชฝากหนงสอ เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทสวนราชการนาฝากไวกบกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรมลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนาตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ

ขอ ๘๘ บตรยมหนงสอ ใชสาหรบเปนหลกฐานแทนหนงสอทใหยมไป มขนาดเอ ๔ พมพหนาเดยวตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ

ขอ ๘๙ บญชหนงสอขอทาลาย เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทครบกาหนดเวลาการเกบมลกษณะเปนแผนขนาดเอ ๔ พมพสองหนาตามแบบท ๒๕ ทายระเบยบ

25/บทเฉพาะกาล…

-25-

บทเฉพาะกาล

ขอ ๙๐ แบบพมพและซองซงมอยกอนวนทระเบยบนใชบงคบใหใชไดตอไปจนกวาจะหมด

ประกาศ ณ วนท ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ตณสลานนท นายก

รฐมนตร

การปฏบตงานสารบรรณ******

“งานสารบรรณ” หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดทา การรบ-การสง การเกบรกษา การยม การทาลาย ซงเปนการกาหนดขนตอนขอบขายของงานสารบรรณ ในทางปฏบตเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จดจา ทาสาเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ทารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและทาลายตองเปนระบบทใหความสะดวกรวดเรวถกตองและมประสทธภาพ

เนองจากงานสารบรรณเปนงานทมอยทกหนวยงาน การดาเนนงานตองดาเนนงานดวยระบบเอกสาร ดงนน จงตองมการกาหนดและการควบคมงานสารบรรณใหเปนไปดวยความเรยบรอย

นอกจาน งานธรการ คอ งานทมหนาทในการรบผดชอบคอนขางกวางพอสมควร ทาใหหลายๆ คนอาจเกดความสบสน เนองจากงานดานนมความเหมอนหรอคลายคลงกนกบงานของฝายบคคลแตงานดาน

ธรการนจะมความแตกตางกบงานของฝายบคคลตรงทจะมการประสานงานเปนหลก โดยงานธรการนเปนงานประเภททเรยกวาเปนฝายสนบสนน คอจะคอยเขาไปคอยประสานงานหรอชวยเหลอในแผนกดหรอฝายอนๆ และโดยรวมแลวหลกๆ เลย งานธรการจะเปนงานทเกยวของกบการดแลดานเอกสารตางๆ และการตดตอประสานงานกบทงภายในองคกรและภายนอกองคกรตลอดจนการจดเกบและคนหาเอกสารตางๆ รวมทงการจดเตรยมการประชม เปนตน

การปฏบตงานสารบรรณ เปนการปฏบตงานเกยวกบหนงสอราชการ ๖ ชนด คอ 1. หนงสอภายนอก 2. หนงสอภายใน 3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทจดทาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

การรบหนงสอ

การรบหนงสอ คอ การรบหนงสอจากสวนราชการ หนวยงานเอกชนและบคคลซงมมาจากภายนอกและภายในหนงสอทรบไวแลวนนเรยกวา หนงสอรบ การรบหนงสอมขนตอนการปฏบต ดงน“ ”

๑. จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอ เพอดาเนนการกอนหลงละตรวจความถกตองของเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทสงออกหนงสอ เพอดาเนนการใหถกตองและบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน

๒. การประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามลาดบทะเบยนหนงสอรบ

๒.๒ วนท ใหลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอ ๒.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

27/แบบตรารบหนงสอ...-27-

แบบตรารบหนงสอ

๓. ลง ทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอ รบโดยกรอกรายละเอยด ดงน

๓.๑ ทะเบยนหนงสอรบ วน เดอน พ.ศ. ใหลง วน เดอน ป ทลงทะเบยน

๓.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทนเลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ

๓.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๓.๔ ลงวนท ใหลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบ

เขามา ๓.๕ จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวน

ราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๓.๖ ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอ

ชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง ๓.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ใน

กรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ

(ชอสวนราชการ) เลขทรบ............... วนท..................... เวลา.....................

๓.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน

๓.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

แบบทะเบยนหนงสอรบ

ทะเบยนหนงสอรบ วนท............เดอน.........พ.ศ. .........

เลขทะเบยนรบ

ท ลงวนท จาก ถง เรองการ

ปฏบตหมายเ

หต

4. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานทเกยวของดาเนนการโดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชองการปฏบต ถามชอบคคลหรอตาแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอตาแหนงไวดวย

28/การสงหนงสอ...-28-

การสงหนงสอทลงทะเบยนไปใหหนวยงานทเกยวของดาเนนการตามขนตอน โดยใชสมดสงหนงสอหรอใหผรบหนงสอลงชอละวน เดอน ป ทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนหนงสอรบ

การดาเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการกาหนด

ถาหนงสอรบนนจะตองดาเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลว ใหลงทะเบยนวาไดสงหนงสอออกเลขททเทาใด วย เดอน ปใด

๕. การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

-29-

การปฏบตเกยวกบเอกสารลบ

รบหนงสอ/เอกสาร/ไปรษณย/โทรสาร

จากหนวยงาน

รบและลงรบหนงสอตรวจสอบหนงสอ/

หวหนาหนวยงานบนทกผานเรองเสนอผบงคบ

ผบรหาร/ผมอานาจพจารณา/รบทราบ/

งานรบหนงสอรบทราบ/ดาเนน

งานรบหนงสอจดสงผทเกยวของ/

หวหนาหนวยงานรบทราบ/แจงผบงคบ

จบการ

งานรบหนงสอจดสงหนงสอใหผท

เรมการปฏบตงาน

๑. การลงทะเบยนเอกสารลบ สวนราชการตองลงหลกฐานในทะเบยนเอกสารลบ เพอ

ควบคมการรบการดาเนนการการสง การเกบรกษา และแจกจายเอกสารลบ ใหเปนไปโดยถกตองและใหหวหนาสวนราชการดงกลาวแตงตงบคคลทไดรบความไววางใจและไดผานการตรวจสอบประวตและพฤตกรรมตามชนความลบทจาเปนตองปฏบตเปนเจาหนาทควบคมรบผดชอบเรยกวา นาย“ทะเบยนขอมลขาวสารลบ และ ผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ ของ” “ ”สวนราชการนน

หากมความจาเปนกใหแตงตงนายทะเบยนขอมลขาวสารลบและผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบของสวนราชการนนในระดบรองลงมาได โดยใหอยในดลยพนจของหวหนาราชการดงกลาวในวรรคแรก 2. เครองหมายแสดงชนความลบ

การแสดงชนความลบของเอกสารทเปนความลบ โดยปกตใหประทบหรอเขยนตวอกษรตามชนความลบทกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางของทกหนาเอกสารทมชนความลบนน ตวอกษรตองใหแสดงไวทหนาแรกในลกษณะเชนเดยวกน ถาเอกสารนนเยบเปนเลมเขาปกใหทาเครองหมายดงกลาว ทดานนอกของปกหนาปกหลงดวย ถาเปนภาพเขยนแผนทและแผนภม ใหประทบหรอเขยนอกษรแสดงชนความลบในลกษณะเดยวกนกบเอกสารทกลาวมาแลว และแสดงไวใกลชอภาพหรอมาตราสวนดวย โดยใหชนความลบนนปรากฏเหนไดเดนชด ถาเอกสารนนมวนหรอพบไดกใหแสดงชนความลบไวใหปรากฏเหนไดขณะทเอกสารนนมวนหรอพบอยดวย 3. การรบหนงสอลบ

การรบเอกสารชนลบทสดและลบมากทจาหนาซองหรอซองชนใน ระบชอบคคลใดบคคลหนงโดยเฉพาะ หรอระบชอพรอมกบระบตาแหนง ใหบคคลนนหรอผทไดรบมอบหมายจากผนนโดยตรงเปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบ และนาเอกสารไปลงทะเบยนเอกสารลบหรอนาเสนอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเสยกอน จงดาเนนการตอไปไดถาเปนกรณเรงดวนอาจดาเนนการไปกอนแลวใหนามาลงทะเบยน

ถาจาหนาซองหรอซองชนในระบถงตาแหนงกใหผครองตาแหนงหรอผทไดรบมอบหมายจากผครองตาแหนงนน หรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ หรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทมสทธเขาถงเอกสารลบทสดและลบมาก เปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบ และใหผดาเนนการลงทะเบยนเชนเดยวกน

ในกรณทผไดรบมอบหมายหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผลงชอในใบรบเอกสารลบและลงทะเบยนแลวใหปฏบต ดงน

(๑) นาเอกสารลบทสดและลบมากนนสงมอบโดยตรงใหแกบคคลทถกระบชอโดยเรวแตถาเปนเอกสารทระบตาแหนงแลว กอาจพจารณามอบใหแกสวนราชการทมหนาทดาเนนการในขนตนแทนบคคลทถกระบตาแหนงนนดาเนนการดวนได

(๒) ในกรณทบคคลทเอกสารลบนนระบชอหรอตาแหนง ยงไมสามารถดาเนนการตอเอกสารไดในทนท ใหนาเอกสารลบทสดหรอลบมากนนมาเกบไวตามระเบยบการเกบรกษาเอกสารลบทสดและลบมาก

30/เอกสารชนลบ…-30-

เอกสารชนลบทจาหนาซองหรอซองชนในระบถงตาแหนงใหบคคลทครองตาแหนงนนหรอผทไดรบมอบหมายหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ หรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผเปดซองและลงชอในใบเอกสารลบ ถาจาหนาซองหรอซองชนในระบถงบคคลหนงโดยเฉพาะ หรอระบชอพรอมตาแหนง แลวใหผถกระบชอทหนาซองหรอผไดรบมอบหมายโดยตรงเทานนเปนผเปดและลงชอในใบรบเอกสารลบ สาหรบเอกสารชนลบ ทใสซองชนเดยวให เจาหนาทผเปดซองเอกสารนนใหแกนายทะเบยนขอมลขาวสารลบหรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทนท

ในกรณทมระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ กาหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวประการใด ใหถอปฏบต

ตามนน (โปรดดรายละเอยดในระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการในภาคผนวกทายหนงสอเลมน)

การจายหนงสอการขายหนงสอภายในสวนราชการหรอหนวยงาน คอ การจาย

เรองใหเจาหนาทผเกยวของ ไดแก หวหนาฝาย หวหนางาน และผปฏบต ไดรบทราบเรองราวทจะตองดาเนนการและจายเรองใหแกเจาหนาท เจาของเรอง เพอนาไปปฏบต มแนวปฏบตดงน

๑. เมอเจาหนาทรบ สง นาแฟมหนงสอเขาใหมจากผ–บงคบบญชาหรอผไดรบมอบหมายไปมอบใหหวหนางานธรการ หวหนางานสารบรรณ หรอผไดรบมอบหมายใหเปนผจายเรอง เมอพจารณาบนทกจายเรองแลวเจาหนาทรบ-สง นาหนงสอเขาใหมเหลานนไปมอบใหแกหนวยงานเจาของเรอง ซงจะเปนผจายเรองใหแกเจาของเรองดาเนนการ โดยใหลงชอรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบไวเปนหลกฐาน

๒. การจายเรองตองจายทนท ใหทนกาหนดเวลา ๓. ผมหนาทจายเรอง เมอพจารณาหนงสอกอนจายแลว

เหนวาเรองใดมความสาคญ ควรบนทกชวยจาเพอสามารถตดตามเรองไดทนเวลา

ขนตอนการเดนหนงสอราชการ ขนตอนการเดนหนงสอราชการโดยปกตจะสามารถแบงออกไดเปน ๒ ลกษณะ

ลกษณะท ๑ ขนตอนการเดนหนงสอในกระบวนการรบเขา โดยเรมจากการรบเขาของเจาหนาท รบ สง และมการปฏบตของเจา–หนาทและผบรหาร ทาใหเกดขนตอนการเดนหนงสอตามลาดบ จนถงเจาหนาทเจาของเรองเปนผปฏบต เชนนเรยกวา ขนตอนของหนงสอเขาตามแผนภม ท ๑

ลกษณะท ๒ ขนตอนการเดนหนงสอในกระบวนการสงออก โดยเรมจากเจาหนาทเจาของเรองรบเรองจากผจายหนงสอมาดาเนนการหรออาจเรมจากการเปนเจาของเรองผปฏบตเปนเรมแรก (ตนเรอง)

กไดในการดาเนนการเปนขนตอนตามลาดบจนถงการสงออกดจากแผนภมท ๒

กระบวนการเดนทางหนงสอราชการทปฏบตอยในระหวางป หนงสอจะตองอยในแฟมเกบระหวางปจนถงสนป มการเกบ และการทาลายเปนขนตอนสดทาย จดเปนขนตอนการการเดนทางหนงสอราชการครบกระบวนการตามแผนภมท ๓

31/กระบวนการ…

-31- กระบวนการของหนงสอเขามแนวทางปฏบต ดงน

๑. เจาหนาทรบ สงหนงสอ รบหนงสอแลวแยกหนงสอ–ตามความสาคญของหนงสอและเปดผนกซองตามทไดรบมอบหมาย

๒. ประทบตรารบและตรารหสหนงสอ ลงทะเบยนหนงสอรบ กรอกรายการในตรารบแลวจดแยกหนงสอเขาแฟมเสนอหนงสอเขาใหม

๓. เสนอหนงสอเขาใหมใหผบรหารหรอผทไดรบมอบหมาย เพอรบทราบเบองตนและหรอสงการหากมเรองสาคญ ผบรหารควรบนทกยอเรองไวในสมดบนทกกนลม

๔. เจาหนาทรบ สง นาแฟมเสนอหนงสอเขาใหมทผ–บรหารหรอผทไดรบมอบหมายรบทราบและหรอสงการแลว มอบใหสวนราชการหรอหนวยงานทเกยวของ โดยใหลงชอรบหนงสอไวเปนหลกฐานดวย

๕. เมอหวหนาฝาย / งานรบหนงสอแลวใหดาเนนการดงน

๕.๑ พจารณาหนงสอตาง ๆ ลงรายการในตรารหสหนงสอและบนทกในทะเบยนคมเครอง

๕.๒ แจกหนงสอแกเจาหนาทเจาของเรองโดยใหลงชอรบไวเปนหลกฐานดวย

๕.๓ เจาหนาทเจาของเรองนาหนงสอไปปฏบต

แผนภมท ๑

กระบวนการของหนงสอเขา กระบวนการของหนงสอออก มแนวทางปฏบตดงน

๑. เจาหนาทเจาของเรองรบเรองไวปฏบตแลว บนทกเสนอผานหวหนาฝาย / งาน ถาสมควรทาหนงสอ โตตอบเสนอดวยกควรพมพแนบไปพรอมกนหรออาจเสนอตรวจรางกอนกได

๒. เจาหนาทรบ สง รบเรองเสนอผบรหารหรอผทไดรบมอบ–หมาย

๓. ผบรหารหรอผทไดรบมอบหมายพจารณาสงการ ตรวจราง และหรอลงนาม

๔. เจาหนาทรบ สง นาเรองคนฝาย– /งาน หรอเจาของเรองดาเนนการ ถาเปนเรองทลงนามแลว ใหลงทะเบยนหนงสอสงและลงวนท เลขทหนงสอสงออกเพอจดสงไป สวนสาเนาคฉบบและตนเรองสงคนเจาของเรองผปฏบตแตถายงไมสามารถสงออกไดทนทควรเกบไวในแฟมรอสงกอน

๕. หนงสอฉบบใดยงปฏบตไมเสรจสน ตองรอการโตตอบอก เจาหนาทของเรองควรเกบไวในแฟมรอตอบ ซงอาจจะตองทาเรองนนสงออกไปอก

32/แผนภมท ๒…-32-

แผนภมท ๒

กระบวนการของหนงสอออกนอกจากกระบวนการของหนงสอเขาและกระบวนการของ

หนงสอออกดงไดกลาวมาแลวในการปฏบตงานสารบรรณมกระบวนการไปสการเกบระหวางปและตอนสนปจนถงการทาลายหนงสอฉะนนกระบวนการของหนงสอเขาและหนงสอออกทกลาวมาแลว ยงมขนตอนทตองดาเนนการตอไปอกดงน

๑. ในระหวางปเรองใดอยในระหวางปฏบตหรอเปนเรองเกยวกบระเบยบหรอเรองทใชตรวจสอบจะตองจดเกบไวในแฟมเกบหนงสอระหวางปตามหมวดหนงสอนนๆ ถาเรองใดปฏบตเสรจแลว เจาหนาทเจาของเรองดาเนนการจดเกบหนงสอทเสรจแลวในระหวางปในแฟมเกบระหวางป เพอรอเกบตอนสนป

๒. เมอสนปเจาหนาทเจาของเรองมอบหนงสอทปฏบตเสรจแลวจากแฟมเกบระหวางปพรอมบญชหนงสอสงเกบใหแกเจาหนาทเกบหนงสอประจาสานกงาน เพอดาเนนการจดทาทะเบยนหนงสอเกบและจดเกบหนงสอใหชอบดวยระเบยบ

๓. สวนราชการทขอทาลายหนงสอดาเนนการจดทาลายหนงสอตามระเบยบวาดวยสารบรรณ

แผนภมท ๓

ขนตอนการเดนทางหนงสอครบกระบวนการ การทำาสำาเนาหนงสอ สำาเนา คอ เอกสารทจดทาขนเหมอนกบตนฉบบ โดยจดทาจากตนฉบบ สาเนาคฉบบหรอจากสาเนาอกชนหนง

ในกรณทมความจาเปนตองใชเอกสารราชการนนๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดทาไวหลายฉบบ จาเปนตองจดทาสาเนาขน เพอใชเปนหลกฐานในการประกอบการพจารณาของทางราชการ การทาสาเนาอาจทาไดหลายวธ ดงน

๑. ถอดหรอจดทาพรอมตนฉบบ โดยใชกระดาษคารบอนสอดระหวางตนฉบบกบกระดาษททาสาเนา เมอพมพเสรจแลว ตนฉบบกบสาเนาจะเหมอนกนทกประการ ซงเรยกวา สาเนาคฉบบ สาเนา“ ”ชนดนจะตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย

๒. คดหรอลอกจากตนฉบบ คาตอคา ใหถกตองกบตนฉบบเดม และตองตรวจทานใหถกตองกบตนฉบบอยางแทจรง สาเนาชนดนอาจผดพลาดไปจากตนฉบบได ผจดทาตองมความละเอยดถถวนและเพอแสดงใหทราบวาไดมการตรวจสอบละเอยดแลว จงตองมผรบรองสาเนาวา สาเนาถกตอง“ ”

๓. ใชวธถายจากตนฉบบ เชน ถายดวยเครองถายเอกสาร ซงจะไมผดพลาดไปจากตนฉบบและตองมการรบรองสาเนาวา สาเนาถกตอง เชนกน เพราะเปนสาเนาทถายจากตนฉบบอกครงหนง“ ”

33/๔. สำาเนาหนงสอ…-33-

๔. สาเนาหนงสอทพมพจากคอมพวเตอร ซงตนฉบบกบสาเนาจะเหมอนกนทกประการซงเรยกวา สาเนาคฉบบ สาเนา“ ”ชนดนจะตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอและผราง ผพมพและผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย

การรบรองสาเนา ใหมคารบรองวา สาเนาถกตอง และใหเจา“ ”หนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองทาสาเนานนขน เปนผลงลายมอชอรบรอง พรอมทงพมพชอตวบรรจงตาแหนง และวน เดอน ป ทรบรอง และโดยปกตใหมคาวา สาเนา ไวทกงกลางหนา“ ”กระดาษเหนอบรรทดแรกของสาเนาหนงสอดวย

ชนดของหนงสอ

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใช

สวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอท

บคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ๔. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานใน

ราชการ๕. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ

หรอขอบงคบ

หนงสอม ๖ ชนด คอ ๑. หนงสอภายนอก๒. หนงสอภายใน๓. หนงสอตราประทบ๔. หนงสอสงการ๕. หนงสอประชาสมพนธ๖. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานใน

ราชการ

หนงสอภายนอก

หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเครอง ตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง สาหรบ

หนงสอของคณะกรรมการการใหกาหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน

๒. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอ คณะกรรมการการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย

34/๓.. วน เดอน ป...

-34-

๓. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๔. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

๕. คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนามและคาลงทาย แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอ ชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท

๖. อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการ ผรบหนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตามโดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอ วนท เดอน ปพทธศกราชของหนงสอนน

การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสาคญตองนามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย

๗. สงทสงมาดวย (ถาม)ใหลงชอสงของ เอกสารหรอบรรณสารทสงไปพรอมกบหนงสอนนในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

๘. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

๙. คาลงทาย ใหใชคาลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทาย

๑๐. ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๑๑. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอ1 ๒. สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการ

เจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบหระทรวงหรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง ทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ

๑๓. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

๑๔. สาเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดทาสาเนาสงไปใหสวนราชการหรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมสาเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงสาเนาไปให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอแนบและแนบรายชอไปดวย

35/หนงสอภายใน…-35-

หนงสอภายใน

หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอกเปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบตากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท (ถาม)

๒. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ทบเลขทะเบยนหนงสอสง สาหรบหนงสอของคณะกรรมการใหกาหนดรหสพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน

๓. วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกหนงสอ

๔. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

๕. คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทาย แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอ ชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท

๖. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวยใหระบไวในขอน

หนงสอประทบตรา

หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง

หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตรา

หนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอกเฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ ไดแก

๑. การขอรายละเอยดเพมเตม๒. การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร๓. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญหรอการ

เงน๔. การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการท

เกยวของทราบ๕. การเตอนเรองทคาง๖. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนดโดย

ทาเปนคาสงใหใชหนงสอประทบตรา

36/หนงสอประทบตรา... -36-

หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ รายละเอยดดงน๑. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของ

เรอง๒. ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลท

หนงสอนนมถง๓. ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจ

งาย๔. ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการท

สงหนงสอออก๕. ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการดวย

หมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกากบตรา

๖. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๗. สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ

๘. โทร.หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ดวย ในกรณทไมมโทรศพท ใหลงทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงตาบลทอยตามความจาเปน และแขวงไปรษณย (ถาม)

หนงสอสงการ

หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะ

หนงสอสงการม ๓ ชนด ไดแก คาสง ระเบยบ และขอบงคบ

คำาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. คาสง ใหลงชอสวนราชการหรอตาแหนงของผมอานาจทออกคาสง

๒. ท ใหลงเลขททออกคาสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทออกคาสง

๓. เรอง ใหลงชอเรองทออกคาสง๔. ขอความ ใหอางเหตทออกคาสง และอางถงอานาจทให

ออกคาสง (ถาม) ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ๕. สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน

และตวเลขของปพทธสกราชทออกคาสง๖. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกคาสง และพมพชอเตม

ของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ๗. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกคาสง

37/ระเบยบ…-37-

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทวางไว โดยอาศยอานาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท ๕ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ๒. วาดวย ใหลงชอของระเบยบ๓. ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรอง

นน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตม ใหลงเปน ฉบบท ๒ และถด ๆ ไป ตามลาดบ

๔. พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ๕. ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมง

หมายทตองออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม)๖. ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยให

ขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอผรกษาการระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

7. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

๘. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๙. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกระเบยบ

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใช โดยอาศยอานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทาได ใชกระดาษตราครฑ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ๒. วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ๓. ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรอง

นน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไป ตามลาดบ

๔. พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ๕. ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมง

หมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอานาจออกขอบงคบ๖. ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑

เปนชอขอบงคบขอ ๒ เปนวนใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

๗. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ

๘. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๙. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกขอบงคบ

38/หนงสอประชาสมพนธ…-38-

หนงสอประชาสมพนธ

หนงสอประชาสมพนธ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดไวโดยเฉพาะ

หนงสอประชาสมพนธม ๓ ชนด ประกาศ แถลงการณ และขาว

ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ โดยกรอกรายละเอยด ดงน

๑. ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒. เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ ๓. ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศ และ

ขอความทประกาศ ๔. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตม

ของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกประกาศ ๕. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพ

ชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๖. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกประกาศ

ในกรณทกฎหมายกาหนดใหทาเปนแจงความ ใหเปลยนคาวาประกาศ เปนแจงความ

แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลง เพอทาความเขาใจในกจการของทางราชการหรอเหตการณหรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ

๒. เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๓. ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลาย

ฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามลาดบไวดวย ๔. ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณ

และขอความทแถลงการณ ๕. สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวน

ราชการทออกแถลงการณ๖. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของ

เดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกแถลงการณ

ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒. เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว ๓. ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบใน

เรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบท เรยงตามลาดบไวดวย

39/๔. ขอความ... -39-

๔. ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๕. สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการท

ออกขาว ๖. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของ

เดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว

หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการทาขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนดคอ หนงสอรบรองรายงานการประชม หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคลหรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจาเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชท

ออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

๒. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอของสวนราชการ ซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

๓. ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวาแลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตม โดยมคานาหนานาม ชอ นามสกล ตาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทางานอยอยางชดเจน แลวจงลงขอความทรบรอง

๔. ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

๕. ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอผทไดรบมอบหมาย และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๖. ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ

๗. รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองสาคญทออกใหแกบคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษและใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย

40/รายงานการประชม... -40-

รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน โดยกรอกรายละเอยดดงน

๑. รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน

๒. ครงท ใหลงครงทประชม ๓. เมอ ใหลงวนเดอนปทประชม ๔. ณ ใหลงสถานททประชม ๕. ผมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผไดรบ

แตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอตาแหนงใด

๖. ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม)

๗. ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม (ถาม)

๘. เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม ๙. ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตให

เรมตนดวยประธานกลาวเปดประชม และเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลาดบ

๑๐. เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม ๑๑. ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงาน

การประชมครงนน

บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ และใหมหวขอดงตอไปน

๑. ชอหรอตาแหนงทบนทกถง

๒. สาระสาคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทกถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย

๓. ชอและตาแหนง ใหลงลายมอชอและตาแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทกขอความ ใหลงวน เดอน ป ทบนทกไวดวย

การบนทกตอเนอง โดยปกตใหบนทกระบคาขนตน ใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตน และใหลงวน เดอน ป กากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและ วน เดอน ป กากบเทานน

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอ หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรมจะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบเชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวนและคารอง เปนตน

41/บทเบดเตลด…-41-

บทเบดเตลด

หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและดาเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน ๓ ประเภท คอ

๑. ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน๒. ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว๓. ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทาได

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง ๓๒ พอยท ใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ตามทกาหนดไวในแบบท ๑ แบบท ๒ แบบท ๓ และแบบท ๑๕ ทายระเบยบ โดยใหระบคาวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน สาหรบหนงสอตามขอ ๑ ขอ ๒ และขอ ๓ แลวแตกรณ

ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทกาหนด ใหระบคาวา ดวนภายใน แลวลง วน เดอน ป และกาหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบ กบเจาหนาทสงถงผรบ ซงระบบนหนาซองภายในเวลาทกาหนด

เรองราชการทจะดำาเนนการหรอสงการดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน และใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอในกรณทจาเปนตองยนยนเปนหนงสอ ใหทาหนงสอยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอ วทยโทรทศน เปนตน ใหสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

หนงสอทจดทาขนโดยปกตใหมสาเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมสาเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ

สาเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ

หนงสอทเจาของหนงสอเหนวา มสวนราชการอนทเกยวของควรไดรบทราบดวยโดยปกตใหสงสาเนาไปใหทราบโดยทาเปนหนงสอประทบตรา

สาเนาหนงสอนใหมคารบรองวา สาเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจงและตาแหนงทขอบลางของหนงสอ

หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจานวนมาก มใจความอยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงกาหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

เมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนน จะตองใหหนวยงานหรอบคคลในบงคบบญชา ในระดบตาง ๆ ไดรบทราบดวย กใหมหนาทจดทาสาเนาหรอจดสงใหหนวยงานหรอบคคลเหลานนโดยเรว

42/สรรพนาม...-42-

สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวางเจาของหนงสอและผรบหนงสอ

หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ หนงสอทเปนภาษาองกฤษ สาหรบหนงสอทเปนภาษาอนๆ ซงมใชภาษาองกฤษใหเปนไปตามประเพณนยม

43/ตวอยาง...-43-

ตวอยางหนงสอตาง ๆ

(หนงสอภายนอก)

แบบหนงสอภายนอก ชนความลบ (ถาม) แบบท ๑ (ตามระเบยบ ขอ ๑๑)

ชนความเรว (ถาม) ท................................................ (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(วน เดอน ป)เรอง...............................................................

(คาขนตน)อางถง (ถาม)สงทสงมาดวย (ถาม)

(ขอความ)............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ (คาลงทาย)

(ลงชอ)(พมพชอเตม) (ตาแหนง)

(สวนราชการเจาของเรอง)โทร. ..........................*โทรสาร . ..........................สาเนาสง (ถาม)

ชนความลบ (ถาม)

*แกไขเพมเตมโดยหนงสอสานกนายกรฐมนตร ท นร ๑๐๐๒/ว ๑๗ ลงวนท ๓๑ กรกฏาคม ๒๕๓๔

-44-

(หนงสอภายใน)

แบบท ๒ชนความลบ (ถาม) แบบ

หนงสอภายในชนความเรว (ถาม)

บนทกขอความสวนราชการ............................................................................................................................................ท ..........................................................วนท .........................................................................................เรอง........................................................................................................................................................(คาขนตน)

(ขอความ)....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

.......... ...............................................................................

.................................................................................

(ลงชอ)

(พมพชอเตม) (ตาแหนง)

ชนความลบ (ถาม)