Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200901

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200902

AGENDA

Lp. Godziny Prezentacja/

Wyszczególnienie Prelegenci

1. 10.30 –11.00 Rejestracja uczestników Stanowisko recepcyjne

2. 11.00 – 11:30 Wprowadzenie Wojciech Motelski

3. 11:30- 12:15 Formularz wniosku o płatność Elżbieta Dębkowska

4. 12:15-13:45 Zasady przygotowania załączników

do wniosku o płatność Elżbieta Dębkowska

5. 13:45 – 14:00 Rozliczanie wydatków

niekwalifikowanych we wniosku o płatność

Elżbieta Dębkowska

6. 14:00 – 14.30 Pytania z sali Wojciech Motelski, Elżbieta Dębkowska

7. 14.30 Zakończenie szkolenia Wojciech Motelski

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200903

DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJDZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJPO IiŚPO IiŚ

WSTĘPNE SZKOLENIE Z PRZYGOTOWANIA WSTĘPNE SZKOLENIE Z PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ W RAMACH DZIAŁANIA 13.1WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ W RAMACH DZIAŁANIA 13.1

PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKOŚRODOWISKO

27 LUTEGO 2009r.27 LUTEGO 2009r.

1.Podstawa – dokumenty

-Wytyczne w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 04.02.2009r., obowiązujące od 24.02.2009r. (dostępne między innymi na stronach www.poiis.gov.pl, www.mrr.gov.pl)

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

- Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ

- Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200904

2. Ogólne zasady sprawozdawczości

a) Dokumenty sprawozdawcze Beneficjenci przekazują w wersji papierowej oraz elektronicznej (obie wersje muszą być zgodne)

b) Beneficjenci zobowiązani są do składania następujących dokumentów:

- Wniosek o płatność (wzór stanowi załącznik 1 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) wraz z niezbędną dokumentacją składany nie rzadziej niż raz na kwartał, zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta, stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy/decyzji o dofinansowaniu.

- Raporty z osiągniętych efektów (wzór stanowi załącznik 4 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ)

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200905

2. Ogólne zasady sprawozdawczości – cd.

Wniosek o płatność powinien kończyć się ostatniego dnia miesiąca i powinien być składany w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego (lub w innym terminie określonym w umowie o dofinansowanie).

Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie.

Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania

wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego projektu.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200906

2. Ogólne zasady sprawozdawczości – cd.

Wniosek o płatność pełni rolę sprawozdania Beneficjenta. Łączy informacje natemat wydatków poniesionych w ramach projektu wraz z opisem rodzaju działań podjętych w ramach realizacji projektu.

Instytucja Wdrażająca w trakcie weryfikacji wniosku o płatność może zgłosićswoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej, w terminie określonym w umowie

o dofinansowanie.Na wezwanie Instytucji Wdrażającej Beneficjent jest zobowiązany do złożenia

poprawionego dokumentu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.Poprawiony wniosek jest ponownie weryfikowany przez Instytucję Wdrażającą w

terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200907

2. Ogólne zasady sprawozdawczości – cd.

Dodatkowo Beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4. raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IP II do 5 lutego danego roku.

Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany. Zatem pierwszy raport Beneficjent składa stosując zasadę n+2,

gdzie:n – rok, w którym zakończono realizację projektu

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200908

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200909

Wniosek o płatność należy wypełnić zgodnie z Załącznikiem 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność do Wytycznych w

zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200910

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200911

W polityce rachunkowości należy opisać wyodrębnioną dla potrzeb projektu ewidencję księgową oraz podać metodologię ustalania wydatków ogólnych, które mogą być zakwalifikowane do sfinansowania ze środków pomocy zagranicznej

W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą. Utrata dokumentów pomocniczych pomimo posiadania odpowiedniej faktury i wyciągu bankowego może być powodem zakwestionowania wydatku.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200912

Dowód księgowy powinien zawierać między innymi:

1) Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

2) Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

3) Opis operacji oraz jej wartość

4) Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - także datę sporządzenia dowodu

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200913

Dowód zapłaty stanowi:1) wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty, lub tzw. historia rachunku

2) polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji – jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu nie podano szczegółów płatności

3) w przypadku płatności na konto komornika – „Zajęcie wierzytelności”

4) w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej można przedstawić:

- fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką”

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200914

Dowód zapłaty cd.

- fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką”

- dokumenty KP, KW

Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140 z 1997 r., poz. 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność z oryginałem.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200915

Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać:1)krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek2)numer lub datę (opcjonalnie tylko datę/jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą3)numer umowy o dofinansowanie/decyzji oraz nazwę i numer projektu4)nazwę Programu Operacyjnego, numer priorytetu i działania5)źródło finansowania6)kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii (przy zastosowaniu maksymalnego poziomu szczegółowości)7)Nr protokołu odbioru oraz datę sporządzenia8)Kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT9)W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200916

Opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, co najmniej w zakresie, o którym mowa w punktach 2 – 5 oraz 9.

Faktura powinna zostać sprawdzona pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzona przez upoważnioną osobę.

Opis faktury powinien zawierać zapis o zgodności realizacji wydatku z zakresem zamówień publicznych

Opis faktury

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200917

Dokumenty powinny zostać potwierdzone za zgodność przez upoważnioną osobę

1.Kopia faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej z niezbędnym opisem faktury (z nadanym numerem ewidencyjnym !)

2.Protokół odbioru usługi/towaru

3.Umowa z Wykonawcą

4.W przypadku wydatków dotyczących zakupów dokonanych:-bez obowiązku stosowania ustawy Pzp -z zastosowaniem art. 4 ust. 8 ustawy Pzp

dokumentacja potwierdzająca, że wydatek został poniesiony z zachowaniem

osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach (dokumenty

potwierdzające rozeznanie rynku oraz dokument wewnętrzny potwierdzający wybór

najkorzystniejszej oferty – jeśli przepisy wewnętrzne przewidują taki dokument)

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200918

5.W przypadku stosowania ustawy dla wydatków powyżej 14.000 euro druk ZP-1, bądź ZP-2

6.Wyciąg bankowy (z nadanym numerem ewidencyjnym !) + polecenie przelewu, jeśli na wyciągu bankowym brak szczegółów płatności.

Szczególne przypadki opisane zostały w Załączniku 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność do Wytycznych w zakresie

sprawozdawczości PO IiŚ

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200919

1.Lista stanowisk pracy w odniesieniu do których deklarowane są wydatki, ze wskazaniem w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku poświęca swój czas na realizację zadań związanych z wdrażaniem działania 13.1 PO IiŚ (Wzór listy stanowisk pracy)

2.Opisy stanowisk pracowników, bądź zakres zadań jakie wykonują w ramach realizacji projektu.

3.Lista płac w przypadku, gdy możliwe jest wygenerowanie listy z uwzględnieniem jedynie kosztów przypadających na projekt realizowany w ramach działania 13.1 PO IiŚ

4.Lista płac + (Zbiorcza karta rozliczenia czasu pracy – w wersji papierowej i elektronicznej), w przypadku gdy lista płac generuje informacje dotyczące 100% kosztów wynagrodzenia pracownika

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200920

5. Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń – zgodnie ze wzorem z Załącznika 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność

6.Wyciąg bankowy potwierdzający kwotę przelewu dla pracownika

7.Wyciąg bankowy potwierdzający opłacone składki (np. PZU) wraz z Oświadczeniem1

8.Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wraz z Oświadczeniem2

9.Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie składki ZUS wraz z Oświadczeniem3

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200921

W przypadku, gdy wynagrodzenia przedstawiane są we wniosku opłatność jako koszty kwalifikowalne, jako dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki należy załączyć wypełnione wszystkie wymienione w punktach dokumenty.

W przypadku, gdy wynagrodzenia przedstawiane są we wniosku opłatność jako koszty niekwalifikowalne, jako dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki należy załączyć wypełnione wszystkie wymienione w punktach dokumenty, z wyjątkiem Oświadczenia o którym mowa w punkcie 5.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200922

1.Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki powinno znajdować się bezpośrednio przed przedmiotową dokumentacją. Zestawienie należy przekazać Instytucji Wdrażającej również w formie elektronicznej.

Dokumentacja powinna zostać podzielona na dwie części:

I - dotyczącą wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu

II - dotyczące wydatków niekwalifikowalnych w ramach projektuW ramach zarówno I jak i II części wydatki powinny zostać przedstawione przy zachowaniu metody kasowej, z podziałem na kwartały (w przypadku pierwszego wniosku o płatność, kiedy istnieje możliwość rozliczenia wydatków poniesionych od początku okresu kwalifikowania wydatków określonego w umowie o dofinansowanie). Kwartały można oddzielić za pomocą przekładki.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200923

2. Należy przyjąć jednolitą metodę numerowania stron podczas potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem

3. Ogólnie przyjęta kolejność pieczętowania jest następująca: Pieczątka instytucji Pieczątka „za zgodność” Pieczątka uprawnionej do podpisu osoby

4. Na dokumentach należy w górnym prawym rogu zaznaczyć pod jaką pozycją w zestawieniu znajduje się dany dokument

5. Opis faktury (na odwrocie dokumentu) powinien być zrobiony w sposób czytelny i umożliwiający dokonanie niezbędnej weryfikacji

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200924

6. W przypadku, gdy zapisy umowy z Wykonawcą przewidują więcej niż jedną płatność (np. roboty budowlane odbierane protokołami częściowymi), Beneficjent do dokumentacji załącza jedną kopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem wraz z wypełnioną tabelą. Umowy wraz z zestawieniem powinny zostać oddzielone od pozostałej dokumentacji (np. za pomocą przekładki)

7. Przekazując wniosek o płatność wraz z niezbędną dokumentacją należy wskazać Instytucji Wdrażającej w jaki sposób ma identyfikować numer ewidencyjny na dokumentach (klucz za pomocą, którego będzie możliwe jednoznaczne stwierdzenie przez IW, że dany dokument jest przypisany w systemie księgowym do realizowanego w ramach działania 13.1 projektu)

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200925

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200926

Beneficjent jest zobowiązany do prawidłowej realizacji pełnego zakresuprojektu, zgodnie z postanowieniami umowy, w szczególności zgodnie zHarmonogramem Realizacji Projektu. Zatem spoczywa na nim obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200927

W ramach weryfikacji wniosków o płatność w zakresie wydatków niekwalifikowalnych Instytucja Wdrażająca będzie weryfikować:

- faktyczność poniesienia wydatków

- prawidłowość ewidencjonowania wydatków.

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200928

Dodatkowych informacji udziela:

DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJDZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJPO IiŚPO IiŚ

w Ośrodku Przetwarzania Informacjiw Ośrodku Przetwarzania Informacji

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200929

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 200930