.تعريف االجتماعات-1

.أهمية االجتماعات-2

.مالحظات هامة-3

.أسباب عقد االجتماع-4

.(االجتماع)مسؤولية قائد المجموعة-5

.إرشادات لتحضير جدول األعمال-6

.طرق تحسين نسبة الحضور في الوقت المحدد-7

.طرق بث روح الن قاش والمشاركة-8

.وسائل لجعل األعضاء يقومون بالمتابعة بعد االجتماع-9

.أمراض االجتماعات-10

رات الحكم على فعالية االجتماع-11 .مؤش

تم االجتماعات هي جميع أشكال اللقاءات التي تات ، بين األفراد لتبادل األفكار واآلراء والمعلوم

.وتحقيق التفاهم بين المجموعة

كما هي أداة من أدوات اإلدارة لتحقيق أهداف .وخطط المنشأة

.أداة اتصال فعالة-1

.وسيلة هامة من وسائل التنسيق-2

نشأة تحق ق وحدة الفكر والفهم ألهداف الم -3.وخططها وسياساتها

د على اتخاذ قرارات سليمة خاص -4 ة في تساع.المشاكل المعقدة

.تزيد من القدرة على العمل الجماعي-5

لتي شاركوا تساهم في تبن ي األفراد للقرارات ا-6ها خالل االجتماع .في اتخاذ

تابع

.يجب أال تكون االجتماعات تضييعا للوقت-1

والجهد إدارة االجتماع بطريقة صحيحة يوف رالوقت-2.والمال والمواد

االجتماعات التعقد ألمور يستطيع المدير -3.تحقيقها بمفرده

بداعات في-1 عندما تكون هناك حاجة ألفكاروا .موضوع ما

اء عندما تكون هناك مشكلة تتطلب معرفة آر -2.واقتراحات لحلها

عندما يريد المدير إبالغ أعضاء االجتماع -3.معلومات أو توجيهات أو تعليمات محددة

في عندما يريد المديرأن يشرك األعضاء معه-4.وليةعملية الشورى وأن يتحم ل الجميع المسئ

أن عندما يريد المدير عرض اقتراح أوأمرما،ويريد-5.يسمع آلراء األعضاء حول صالحية أفكاره

تابع

بل يسلم لألعضاء ق) تحضير وكتابة جدول األعمال -1.(االجتماع بفترة كافية

عدد -اإلضاءة -المساحة )تجهيز مكان االجتماع -2 .(المقاعد

-أوراق -جهاز عرض )تجهيز كافة المواد المطلوبة -3 .(……-قلم ليزر-لوحة الكتابة -أقالم

لمحدد يبدأ االجتماع في الوقت المحدد،وينهيه في الوقت ا-4 .(كافئ الذين يأتون في الوقت المحدد ولو بكلمة ثناء)

.يراجع جدول األعمال مع المجموعة-5

تابع

.إدارة االجتماع حسب جدول األعمال،وعدم الخروج عنه-6

تابع

ب ال تترك المجال ألحد األعضاء باحتكار الموضوع،واطل-7 .من الجميع المشاركة في النقاش والحوار

مرحلة من استمع باهتمام لكل ما يقال واكتب ملخصا لكل-8 .مراحل االجتماع

.(مشاعر الحاضرين) أرصد الرسائل غير اللفظية -9

تابع

لتحدث أوجد الجو الذي يشعر فيه الجميع أن بإمكانهم ا-10.بصراحة وصدق

التفاق اختم االجتماع بتلخيص ما تم إنجازه،وما تم ا-12يضاح .(ماذا بعد ذلك؟) عليه،وا

تحديد تأكد من موافقة الجميع على ما تم إقراره،وعلى-11.مسؤوليات المتابعة

د المكان -1 .المدة-الزمان -حد

.أبلغ المشاركين بمهمة وهدف االجتماع-2

شكل اعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها ب-3 .تسلسلي

د الوقت الذي سيتم تكريسه لمن-4 اقشة كل حد .موضوع

تظر ابدأ االجتماع وأنهه في الوقت المحدد،وال تن-1.اآلخرين

يجب أن يعقد االجتماع في زمان أكثر مالئمة -2.للجميع

.تأمين مكان جذاب وأجهزة مساعدة جي دة-3

أطلب من السكرتارية تذكير األعضاء بالموعد -4.والمكان قبل االجتماع

.ضع أهم النقاط على رأس جدول األعمال-5

ر أهم ما تريد اإلعالن عنه إلى وقت االج-6 .تماعادخ

.أغلق الباب عندما يبدأ االجتماع-7

تابع

.أذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسة-8

تابع

ر غيابهم-9 .قم باستبدال الذين يتكر

م طعام أو شراب مناسب -10 خالل فترة راحة ) قد . (قصيرة

عد اعقد االجتماعات في الصباح ، وليس بعد الغداء أو ب-1.العصر

الجميع رت ب المقاعد بحيث يكون االتصال البصري بين-2ر ومناسب .ميس

ه األسئلة لألعضاء غير المتفاعلين لحث ه-3 م على وج .المناقشة

د أسماء غير المتفاعلين خالل النقاش-4 .رد

.امنح األعضاء مزيدا من المسئولية-5

.تقبل النقد ، وضع ضوابط له-6

تابع

.كن منصفا مع الجميع دون استثناء-7

جميع احرص على أن يكون االحترام والتقدير متبادل بين-8.األعضاء

.قم بإنهاء االجتماع بسرد ملخص ما تم الوصول إليه

د من سيقوم بكل عمل .وكيف؟-ومتى -حد

ل مذك رات بخط اليد بعد أيام من االجتماع ، ل لتذكير أرس.باألعمال المطلوب إنجازها

1

2

3

ل باألعضاء للسؤال عن األعمال المطلوب تنف يذها، اتص.ونسبة اإلنجاز فيها ، وهل يحتاجون للمساعدة؟

ل الوعود التي تقدم في محضر االجتماع .سج

لت ضم ن جدول األعمال تقريرا عن الوضع الذي وصالجتماع إليه كافة األعمال التي تم االتفاق عليها في ا

.السابق

تابع

4

5

6

.كثرة النقابيات-1

.كثرة التصويت على كل قرار-2

.سيطرة فريق معين-3

.اتخاذ القرار قبل بدء االجتماع-4

ر -5 ي لغير تسرب المناقشات ذات الطابع الس.األعضاء

.األفعال في صيغة المبني للمجهول-6

.عدم تحديد المهام المطلوبة من كل فرد-7

تابع

.االحترام المتبادل بين المشاركين-1

.قيقهاالتزام المشاركين بأهداف االجتماع ورغبتهم في تح-2

اء إصغاء كل مشارك ألفكار ومالحظات اآلخرين ، واالنتح-3 .صوب المناقشات البناءة

.سيادة روح التعاون-4

.االبتعاد عن النقد الهدام ، وتجنب حاالت الصراع-5

.ات خاذ القرارات بصورة جماعية-6

تابع

-:على هذه األسئلةبنعميجب أن تكون قادرا على اإلجابة

.هل يقوم األعضاء بالتعبير عن آرائهم بحرية؟-1

.هل يتم فحص اآلراء بشكل كاف قبل رفضها أو قبولها؟-2

ل وقت االجتماع بشكل جي د؟-3 .هل استغ

.هل تم حل االختالفات في وجهات النظر بصورة بناءة؟-4

م على هل يصغي األعضاء لبعضهم بعضا ويبنون آرائه-5.آراء اآلخرين؟

.هل يسود جو الثقة في االجتماعات؟-6

:المجموعة األولى

همة هل يشارك كل عضو بالحديث في كافة المواضيع الم-7.المطروحة للنقاش؟

ية هل يغادرون االجتماع ولديهم تصور واضح عن الكيف-8تخاذها في التي سيتصرفون بها حيال القرارات التي تم ا

.االجتماع؟

د هل المناقشات ذات الطابع السر ي تظل سرية بع-9.االجتماع؟

.هل توافق على الطريقة التي تدار بها االجتماعات؟-10

تابع

:المجموعة األولى

في اجتماعات العمل هل يتجاهل األعضاء مساهمات -1.اآلخرين؟

خالل جلسات العمل هل يقوم األعضاء بطرح أفكارهم -2.الشخصية دون البناء على أفكار اآلخرين؟

.عضاء؟هل تتسرب المناقشات ذات الطابع السر ي لغير األ-3

.؟(الكواليس)هل ينتقد األعضاء بعضهم بعضا من وراء -4

تابع

:المجموعة الثانية

-:على جميع هذه األسئلة(ال)ب يجب أن تكون إجابتك

ة هل هناك شبكات اتصال شخصي بين أعضاء المجموع-5دارة المنشأة؟ .وا

م أو هل ينتقد األعضاء بعضهم البعض أمام وسائل اإلعال-6.في اللقاءات العامة؟

ي النقد المباشر إلى الهجوم الشخصي، أو ات-7 خاذ هل يؤد .موقف المدافع، أو التنابذ أو الجدال؟

ية هل األعضاء مختلفون حول فهمهم لدور المجموعة وكيف-8.استغالل الوقت؟

بدال من هل يعتبر األعضاء أنفسهم يمث لون جهات مختلفة-9.اعتبار أنفسهم أجزاء من فريق؟

تابع

:المجموعة الثانية

.هل لدى األعضاء أهداف متناقضة لدور المنشأة؟-10

دار هل األعضاء مختلفون حول الطريقة التي يجب أن ت -11.بها االجتماعات؟

هل يقوم األعضاء بمقاطعة االجتماعات ليعب روا عن-12 .استيائهم من مجريات األمور؟

ق هل االختالفات بين األعضاء واسعة جدا فيما يتعل -13.بفاعلية إدارة المنشأة؟

تابع

:المجموعة الثانية

B

لكمشكرا

يحكى أن رجال يركب بالونا هوائيا الحظ أنه قد ضل الطريق، فهبط قليال

:حتى اقترب من األرض وعندما رأى رجال في األسفل نادى عليه بصوت عال

لقد قطعت وعدا ألحد زمالئي بأني سأقابله، وتأخرت عن: أن أسألك سؤاالأريد"

فهل يمكنك أن. وأنا ال أعلم أين أنا و يبدو أنني تهت. موعدي ساعة كاملة

: "رفع الرجل رأسه وأجاب" تخبرني أين أنا اآلن؟ أنت اآلن. حسنا

41و 40وجغرافيا أنت بين . أمتار10فعليا داخل بالون يعلو عن سطح األرض

."درجة غرب طول60و 59درجة شمال عرض، و

: "فصاح به الرجل ".ما هذا الذي تقوله، فأنا لم أفهم شيئا

فنظر الرجل، ثم." انظر إلى المؤشرات الموجودة في البالون وستفهم: "فأجاب

:فأجابه" هل أنت مهندس؟. هذه األرقام موجودة بالفعل. حسنا: "قال له

"كيف عرفت؟. نعم"

.ولكنها غير مفيدةصحيحة، بهاألن كل المعلومات التي أخبرتني : "فرد قائال

أال! أرجوك. إنما أريد أن أعرف أين أنا. فأنا ال أختبر قدراتك الهندسية

"تستطيع اإلجابة عن هذا السؤال البسيط، دون استعراض أو تظاهر بالذكاء؟

"هل أنت مدير؟: نظر إليه الرجل وقال

"كيف عرفت؟. بالفعل: "فأجابه الرجل

:قال

.ألنك ال تعلم أين أنت وال إلى أين أنت ذاهب *

.اخنالهواء السوألنك لم تصل إلى مكانك إال بفعل قليل من *

.هبوألنك قطعت وعدا على نفسك وال تعلم كيف ستفي *

التكمشكلكوألنك تتوقع ممن هم تحتك أن يطيعوك ويحلوا *

هذا هو المدير