تجزيه و تحليل سيستمها و روشهاروشها: و سيستمها تحليل و تجزيه منبع

زاهدي: السادات شمس دکتر مولف

نور: پيام دانشگاه ناشر

پرهيزگار : مهدي محمد کننده تهيه

ه هین

ن بحا

راط

ت رک

شw

ww

.majid

mirb

od

.com

)ساير منابع )منابع کمکي1- ,تجزيه و تحليل سيستمها و روشهادکتر علي رضائيان, انتشارات سمت

2- ,تجزيه و تحليل سيستمها و روشهادکتر منصور منصورکيا

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od

.com

اهداف درس

1. آشنايي دانشجو با نظريه سيستمي2. شناخت انواع سيستمها3. وضايف تجزيه و تحليل سيستمها و روشها4. اهداف آشنايي با فنون تجزيه و تحليل سيستمها و

روشها5. جدول تقسيم کار، نمودار جريان کار، طرح جا و مکان6. روشهاي برنامه ريزي شبکه اي و روشهاي کارسنجي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل اولسيستمي نگرش و سيستم

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

در اين فصل ابتدا کلياتي در باره سيستم مي آيد و ضمن ارائه تعريف جامعي از سيستم به بررسي عناصر متشکله آن پرداخته ميشود. سپس به بعضي از انواع طبقه بندي هاي سيستمي اشاره ميگردد و ويژگيهاي سيستمهاي باز مطرح مي شود. در پايان فصل ضمن توضيح درباره نظريه عمومي سيستمها و نگرش سيستمي, نحوه عملکرد فردي که طرز تفکر و نحوه نگرش خود را بر سيستم .نگري استوار مي سازد, توضيح داده مي شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سيستم چيست؟

سيستم مجموعه اي است از اجزايبه هم وابسته که به علت وابستگي حاکم بر اجزاي خود کليت جديدي را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصي پيروي مي نمايد و در جهت تحقق هدف معيني که دليل وجودي .آن است فعاليت مي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

نمونه هايي از سيستم

سيستمها بيشمار هستند. برخي از نمونه هاي سيستم:عبارت است از

مولکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حيوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ماشينها و ديگر نظامهاي مکانيکي؛ منظومه هاي کيهاني؛ نظامهاي اجتماعي, سياسي, اقتصادي و فرهنگي؛ سيستم اطالعات؛ کامپيوتر؛ نظامهاي توليدي, آموزشي, تامين اجتماعي, خدمات درماني, ارتباط جمعي؛ حسابداري بايگاني؛ نظام حقوق و دستمزد, بازنشستگي, ارزشيابي, کارکنان و کنترل و ... . در اين کتاب مفاهيم نظام و سيستم مترادف گرفته شده .است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ترکيب سيستم

هر سيستم از اجزايي تشکيل شده است و هر جزء نقشخاصي را در جهت تحقق هدف سيستم ايفا مي کند. :ترکيب سيستم را مي توان در شکل زير نشان داد

درونداد فرايند تبديلبرونداد

محيط سيستم

بازخور

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

INPUT درونداد دروندادها يا داده ها عبارتند از کليه آنچه که به نحويوارد سيستم مي شود و تحرک و فعاليت سيستم را سبب مي گردد. بديهي است که بدون تزريق داده, ادامه حرکت و زيست سيستم ممکن نخواهد بود. در يک نظام توليدي، داده ها عبارتند از مجموعه اي از نيروي انساني با درجات متنوعي از مهارتها و تخصصها, مواد اوليه, .سرمايه, انرژي, تکنولوژي, اطالعات و غيره

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فرايند تبديل )ميانداد( THROUGH PUT OR PROCESS

دروندادي که به سيستم وارد مي شود طبق برنامهسيستم در جريان تغيير و تبديل قرار مي گيرد در واقع کار در سيستم انجام مي شود و در نتيجه در داده ها تغيير به وجود مي آيد در نظام دانشگاهي دانشجو که يکي از داده هاي سيستم است در فرايند تبديل قرار ميگيرد و ذهن او با مفاهيم واژه ها و مطالب علمي آشنا .مي شود و در نگرش او تغييراتي پديد مي آيد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

OUT PUT برونداد )ستاده ها(

داده هايي که در فرايند تبديل قرار مي گيرند, طبق نظمو سازماني که بر سيستم حاکم است, به صورت کاال يا خدمت, از سيستم به محيط صادر مي شوند. دانشجوي فارق التحصيل, تحقيق و پژوهش, برخي از ستاده هاي نظام دانشگاهي هستند. کاالي توليد شده ستاده يک نظام توليدي است. خدمات عمومي از ستاده هاي .بعضي از سازمانهاي اجتماعي مي باشند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

FEEDBACK بازخور )بازداد(

»بنا به نظر »لودويک فون برتا النفي (Ludwig Von Bertanffy) است دوراني فرايندي بازخور

, درونداد به اطالعات عنوان به ستاده از قسمتي آن در که , کنترل خود را سيستم تيب اين به و ميشود خوانده پسبر را ثابت دماي حفظ وظيفه که ترموستات مثل ميسازد . ارتباطي مدار يک يعني بازخور ديگر عبارتي به دارد عهدهانحرافات و نمايد مي مشخص را سيستم عملکرد نحوه که

کند مي تعيين .را

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

محيط سيستم

هر سيستم در محيطي قرار دارد و از عوامل محيط تاثيرميپذيرد و بر آنها اثر مي گذارد. به عبارت ديگر, سيستم و عوامل محيطي, مانند عوامل طبيعي, فرهنگي, ايدئولوژيکي, اجتماعي, سياسي و اقتصادي بر هم تاثير و تاثر متقابل دارند. به اين ترتيب, محيط هر سيستم را عواملي تشکيل مي دهند که اگر چه جزء سيستم نيستند, اما تغيير در هر يک از آنها مي تواند موجب تغييراتي در .سيستم شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

طبقه بندي سيستم ها

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

الف: سيستم هاي اصلي و فرعي سيستم ها به دو دسته اصلي و فرعي تقسيم شده اند. سيستم هاي فرعي جزيي است که بر خود نظارت دارد و وظيفه خاصي را انجام ميدهد و براي رسيدن به هدف معيني مي کوشد . با ديد گسترده تري اين سيستم فرعي که نقش ويژه اي را ايفا ميکند خود يکي از اجزاي تشکيل دهنده سيستم بزرگتري است که مي توان آن را سيستم اصلي نام نهاد. بنابراين سيستم اصلي از به هم .پيوستن چند سيستم فرعي پديد مي آيد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ب: تقسيم سيستم ها به باز و بسته

سيستم بسته سيستمي ساده است که با محيط خود ارتباطي برقرار نميکند. سيستم باز سيستمي است که با محيط خود در ارتباط است. سيستم هاي بسته در برخورد با محيط سازمان خود را از دست ميدهند يا .جهت فعاليتشان تغيير مي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

در هر سيستم عواملي وجود دارند که در خالف جهت نظم سيستم عمل مي کنند و مختل کننده انتظام سيستم . (entropy) »هستند. اين عوامل را »آنتروپي خوانند مي

: که مثبت آنتروپي شود مي تقسيم گونه دو به آنتروپيآنتروپي و است سيستم نظم جهت خالف در عملکردشاست مثبت آنتروپي جهت خالف در عملکردش که منفياصالح: جهت در تعديالتي و تغييرات ايجاد براي يعني

ميکند عمل محيط در سيستم بقاي منظور به و .انحرافات

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

خواص سيستم هاي باز ن بهینه

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

کليت و جامعيت وجودي-1

سيستم در کليت وجودي خود خواصي را ظاهر مي سازدکه در اجزاي تشکيل دهنده آن به تنهايي وجود ندارد اين کليت نيز نتيجه گرد آمدن اجزا مجرد نيست بلکه ارتباط اجزا با يکديگر و نحوه ترکيب نظم و سازمان يافتن آنهاست که کليت سيستم را به وجود مي آورد و سيستم با چنين جامعيت وجودي است که خواصي را از خود نشان مي دهد. سيستم سازماني در کليت و جامعيت وجودي خويش توان و بضاعتي را مي يابد که او را به .انجام وظايفي قادر مي سازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سلسله مراتب-2

در سيستم ها نوعي سلسله مراتبي از نظر ساختاري )يعني نظم اجزا( عملکردي و رفتاري )يعني فرايندها( وجود دارد. در هر سيستم عناصري وجود دارد که آن عناصر به نوبه خود سيستم هاي کوچکتري هستند که ساخت و عملکرد ساده تري دارند . به اين ترتيب مراتب وجود يک زنجيره مرتبه اي است که هريک از مرتبه ها ساخت و خواصي عالوه بر ويژگي هاي مرتبه پيشين دارد.

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

طبقه بندي سلسله مراتبي بولدينگ

به صورت زير است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

اول- سطح بافتها و چار چوبهاي وجودي يا سازههاي ايستايي: سطحي است که سيستم ها در آن .حالت ايستا دارند مثل اتمها و مولکولها

دوم- سطح سيستم هاي ديناميک ساده يا ساعتگونه ها : در اين سطح حرکت و پويايي آغاز مي شود و سيستم ها از خود حرکت نشان مي .دهند . مثل گردش منظومه هاي کيهاني

سوم- سطح سيستمهاي ))سايبرنتيک(( ياسيستمهايي که با مکانيسم بازخورکنترل مي شوند . مثل ترموسات: از ويژگيهاي اين سطح انتقال و تبادل اطالعات است )مثل الگوهاي .تعادل بدن(

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

چهارم- سطح سيستم هاي باز يا سطح ياخته باخصوصيت توليد مثل: حيات از اين سطح آغاز مي .شود مثل سلولها و ارگانيسم به طور کلي

:پنجم- سطح نباتات يا سطح ارگانيسم هاي پستمشخصه اصلي اين سطح تقسيم کار بين ياخته هاست. ارگانيسم ها حسي در اين سطح در حدي بسيار ابتدايي شروع به فعاليت مي کنند. مثال گياه با کمک ريشه ساقه برگ گل و ساير اجزاي خود گرما و سرما يا تاريکي و روشنايي را حس مي کند .و عکس العمل مناسب از خود نشان مي دهد

ششم- سطح حيوان: سطح يادگيري هوشياري وآگاهي نسبت به وجود خود و با تحريک و رفتار قابل پيش بيني تکامل گيرنده ها و دستگاه هاي عصبي.

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

هفتم- سطح انسان : با خصوصيات تحريک زياد ورفتار قابلپيش بيني با گيرنده هاي اطالعاتي پيشرفته و نيز: آگاهي نه تنها نسبت به وجود خود بلکه نسبت به غير ارتباط به وسيله .زبان و غيره

هشتم- سطح سيستم هاي اجتماعي : اجتماع انسانها باخصوصيات فرهنگي و نظام ارزشها و رفتارهاي خاص .اجتماعات بشري

نهم- سطح سيستم هاي نمادين و سطح استعاليي يا سطحناشناخته ها و مطلقها : سيستم هاي نمادين مثل زبان منطق رياضيات علوم هنرها اخالق و غيره . سطح نا شناخته ها سطحي است که ما فوق اجتماعات بشري و سطحي برتر از .آن است که در حال حاضر بتوان آن را درک کرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

همبستگي بين اجزا -3

يکي از مهمترين مشخصه هاي سيستم,وجود همبستگي بين اجزاي تشکيل دهنده آن است . منظور از همبستگي اين است که هر جز در سيستم , به نحوي با ساير اجزا مرتبط است و به علت وجود اين همبستگي چنانچه در جزيي خللي وارد شود, ساير اجزاي نيز از آن خلل, متاثر مي گردنند اگر عضوي به درد آيد, ديگر .عضوها نيز بي قرار مي شوند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تناسب بين اجزا -4

بين اجزاي هر سيستم تناسب سنخيت و اکمال متقابلموجود است. وجود تناسب بين اجزا سبب حفظ هويت و کليت سيستم مي شود. چنانچه اجزاي سيستم با هم متناسب نباشد , در کار سيستم خلل ايجاد مي شود. در يک نظام دانشگاهي, تعداد دانشجويان بايستي با تعداد استادان متناسب باشد و همچنين بايستي بين کادر علمي . و کار اداري و واحداي خدماتي تناسب الزم برقرار شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

گردش دايره وار -5 فرايند درونداد, تبديل, و برونداد, جرياني مستمر و مداوماست. به اين معني که با صدور برونداد, سيستم بار ديگر آماده کسب نيرو و تجديد فعاليت مي شود و اين جريان به شکل گردش دايره وار ادامه مي يابد. در يک نظام توليدي , وقتي کااليي توليد مي شود, به بازار عرضه مي گردد و با فروش آن در آمدي به دست مي آيد که اين �� براي خريد مواد اوليه مورد استفاده قرار درآمد مجداميگيرد و سيستم از آن تغذيه مي کند و به حرکت خود . ادامه مي دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

خاصيت توليد مثل -6

از ديگر ويژگيهاي سيستم هاي باز, ميل به جاودانگي است. سيستمها گرايش به جاودانه سازي خود دارند و تا جايي که امکان داشته باشد به حيات خويش ادامه مي دهند. چنانچه در کار سيستم, نقصي پديد آيد, در رفع آن مي کوشد و براي ادامه حيات تالش مي کند و در غير اين صورت, از طريق توليد مثل وجود خود را در ديگري . ادامه مي دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

همپاياني -7

سيستم مي تواند از راهها و مسيرهاي متفاوتي بههدف واحدي برسد. به عبارت ديگر , حاالت پاياني واحدي ممکن است از شرايط اوليه متفاوت و با . راههاي متفاوت حاصل شود

مطرح 1940برتالنفي اصل همپاياني را در سال کرد و مثالهايي نيز براي آن برشمرد . از جمله به خار پوست دريايي اشاره کرد که مي تواند از طريق :يکي از راههاي زير به وجود آيد

الف- از يک تخمک کامل ب - از هر يک از دو نيمه يک تخمک تقسيم شده ج - از آميزش دو تخمک کامل

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

گرايش به فنا-8

در درون سيستم ها عواملي به وجود مي آيند که سيستمرا از جهت اصلي آن منحرف مي سازند و تمايل در جهت � گفته شد اين عدم تعادل دارند . همان طور که قبالعوامل را آنتروپي مي خوانند . آنتروپي در سيستم هاي بسته , معيار کهولت يا از هم پاشيدگي سيستم است و باعث مي شود که سيستم سرانجام به سوي بي نظمي . و اغتشاش تمايل يابد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

گرايش به تکامل-9

منظور از تکامل عبارت است از پيچيدگي ساخت و تنوعخواص. چنانچه ساختار سيستم, پيچيده تر شود و در اثر آن پيچيدگي, عملکردهاي متنوع تري از سيستم به ظهور رسد و خواص بيشتري ارائه شود, سيستم متکاملتر شده .است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

گرايش به تعادل يا خودنگهداري پويا -10

از ديگر ويژگيهاي سيستمهاي باز خصوصيت تعادل گرايييا خودنگهداري پويا و حالت پابرجايي است. منظور از اين حالت که به هوموستاسيس معروف است تالش سيستم در حفظ متغيرهاي ضروري خود در محدوده .اي معين به منظور ادامه حيات سيستم مي باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

نظريه عمومي سيستم ها و نگرش سيستمي

نگرش سيستمي, برسي پديده ها از طريق در نظرگرفتن کل پديده است. در واقع مي توان گفت که اين نگرش, آميزه جديدي است از روشهاي قياسي و استقرايي که ضمن دارا بودن محاسن هر دو, فاقد عيوب آنهاست. زيرا در آن, هم کليت پديده مورد نظر است و هم ارتباط بين اجزاي تشکيل دهنده آن مورد توجه قرار .ميگيرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

نگرش سيستمي چارچوبي منطقي و علمي ارائه ميدهد که با ساير نگرشها متفاوت است و اين تفاوت از چندبعدي بودن آن ناشي مي شود. لذا فردي که قالب ذهني خود را بر مبناي سيستم نگري استوار است مي .تواند به شناخت کامل تري از محيط خود دست بيايد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

بنابراين مي توانيم نتيجه بگيريم که فردي که جهان بينيو نحوه تفکر خود را بر نگرش سيستمي استوار مي سازد نه تنها از يک بعدي بودن و قشري فکر کردن مبري است و از تعصب ناآگاهانه و يک سو نگري دوري ميجويد, بلکه با بررسي کامل درباره کليت يک موضوع و در نظر گرفتن کليه ارتباطات ممکن )در حد امکان( ميکوشد تا به شناخت کاملتري از موضوعات و سيستمهاي محيطي خويش دست يابد و در موقعيت شناخته شده اي وظايف .خويش را انجام دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل دوم ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تجزيه و تحليل سيستم چيست و تحليل کننده سيستم کيست ؟

هدف هاي کلي : تعريق تجزيه و تحليل سيستم ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم وظايف واحد تجزيه و تحليل سيستم ها فوايد تجزيه و تحليل سيستم ها تحليل کننده سيستم کيست ؟ سيکل تجزيه و تحليل

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعريف تجزيه و تحليل سيستم

تجزيه و تحليل سيستم عبارت است از شناختجنبه هاي مختلف سيستم و آگاهي از چگونگي عملکرد اجزاي تشکيل دهنده آن و بررسي نحوه و ميزان ارتباط بين اجزاي آن به منظور دستيابي به مبناي جهت طرح و اجراي يک سيستم .مناسبتر است

تجزيه و تحليل سيستم به ما کمک مي کند تاموقيعت فعلي سازمان را به خوبي درک کنيم, از جريان کار مطلق شويم و آن را مورد ارزيابي قرار دهيم و براي رفع نارسائيها و مشکالت, .بهترين راه حل را انتخاب و توصيه کنيم

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

PROCEDUREروش

روشprocedure يک از است عبارتاجراي براي که مراحلي و عمليات رشتهانجام سيستم يک از قسمتي يا کل .ميشود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

METODشيوه

شيوهMetod تشريح از است عبارتمثل کار دادن انجام نحوه و جزئياتغياب و حضور جهت کارت از استفادهبراي کامپيوتر از استفاده يا و کارکنان

کارکنان حقوق ليست . تنظيم

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم

يکي از مهمترين وظايفي که براي مديران برشمرده اندوظيفه ايجاد تغيير است . مديران موظفند در عين حال که تعادل سازمان خود را حفظ مي کنند , همگام با آخرين تغييرات و تحوالتي که در جهان رخ مي دهد , . تغييرات الزم را در سازمان خود بهره گيرند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مديران بايد خود از عوامل ايجاد تغيير باشند و اين اصلرا باور داشته باشند که سرعت در پذيرفتن افکار و .روشهاي نو به موفقيت سازمان متبوعشان کمک ميکند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

با کمک تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها شيوه هاي انجام کار, مي توان اوال: بررسي دوباره اي از هدفهاي سازماني به عمل آورد, ثانيا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد ثالثا: به کمبودها, نقايص و مشکالت پي برد, رابعا: با استفاده از روشهاي علمي, راهها و شيوه . هاي بهتري را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

احساس مي شود و � نياز به تجزيه و تحليل شديدامديريت بايستي با توجه به اوضاع و احوال سازماني و امکانات در دسترس از خدمات متخصصين تجزيه و تحليل )داخلي يا خارجي( استفاده مناسب را به عمل .بياورد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

وظايف واحد تجزيه و تحليل سيستمها

چنانچه واحد تجزيه و تحليل سيستمها در داخل سازمان به وجود آيد, به عنوان واحد ستادي عمل ميکند و مديران را در اجراي وظيفه ايجاد تغيير .مدد ميرساند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

اهم وظايف واحد تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها

بررسي تجزيه و تحليل ترکيب و سازمان به منظور ايجاد . تشکيالت مناسب با احتياجات سازمان

استقرار مناسبترين سيستم ها روشها و شيوه هاي انجام . کار در سازمان

تهيه اطالعات دقيق و به هنگام براي مديران و مقامات .مسوول

تدوين دستورالعملهاي کتبي و مدون به توصيه مقامات . مسوول سازمان

بررسي و تجريه و تحليل نمودار جريان کار , به منظور .جلوگيري از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار

اندازه گيري کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ايجاد سرعت در ارائه کاالها و خدمات به مشتريان و ارباب . رجوع

بررسي و تجزيه و تحليل سيستم بايگاني و مديريت امور .اسناد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فوايد تجزيه و تحليل سيستم ها

تجزيه و تحليل سيستمها اقدامي مناسب جهت بررسي .مسائل و مشکالت سازماني

بهره وري يک سازمان را معموال از دو طريق مي توانافزايش داد: اول با تشويق افراد به کار کردن با سرعت بيشتر, دوم با ساده کردن و بهبود بخشيدن به روشهاي . کار

تجزيه و تحليل سيستمها را مي توان اقدامي در جهتمددرساني به مديران و مقامات مسئول در امر سياست . گذاري و تصميم گيري دانست

. طراحي ساختار مناسب سازماني . جلوگيري از دوباره کاري . کاهش ضايعات . به دست آوردن اطالعات دقيق و به موقع

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تحليل کننده سيستم کيست ؟

تحليل کننده يا آناليست , فردي است عالقه مند به کار تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها و متخصص در اين زمينه که با استفاده از آموخته هاي علمي و تجارب علميش , صالحيت الزم جهت انجام دادن بررسيهاي . جامع و همه جانبه در امر تجزيه و تحليل را واجد است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:از آناليست انتظار مي رود .اوال: نحوه کار سيستم را بررسي مي کند ثانيا: نتايج بررسيهايش را مورد تجزيه و تحليل دقيق قرار

.ميدهد ثالثا: سيستمي را طرح ريزي ميکند که داراي کارآيي

.بيشتري باشد رابعا: براي اجرا و استقرار سيستم جديد؛ همکاري مي

.کند و توصيه هاي الزم را ارائه مي دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: برخي از ويژگيهاي آناليست از اين قرار است

. آناليست بايد به کار تجزيه و تحليل معتقد و عالقه مند باشد-1 . آناليست بايد داراي ذهني پرسشگر باشد-2 آناليست موظف است اجزاي سيستم را در ارتباط با يکديگر -3

ببيند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد ) يعني به صورت يک کل متشکل و هماهنگ(

آناليست بايد متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با -4مسائل انساني و ريزه کاريهاي رفتار کارکنان در سازمان آشنا . باشد

آناليست بايستي با بررسي کافي و برخورد سيستمي , علتها را -5از معلولها تشخيص دهد و براي رفع مشکل , نسبت به شناخت علل اصلي به وجود آورنده مشکل , اقدام کند و راه حلهاي منطقي . و عقاليي , جهت بر طرف کردن علل واقعي ارائه دهد

آناليست بايستي واقعيات را همان گونه که هستند, بييند و -6بکوشد حالت بي طرفي خود را حفظ کند و از دخالت دادن اغراض . و نظرات شخصي خويش در کار تجزيه و تحليل اجتناب کند

آناليست بايد به ابعاد اخالقي و جنبه هاي ارزشي نيز توجه -7 . داشته باشد

. آناليست بايد صبور باشد -8

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

شناخت کل سيستم

تنظيم گزارش يپيشنهاد

انتخاب روش مناسب

ک از ي نتايج هر يارزيابروشها

حل ي راه هايبررسمشکل

ن علل مشکلييتع

ن شکليانتخاب مهمتر

ص مشکالتيتشخ

جهت اجرايپيگير

استقرار روش نو

ل روش نويجرح و تعد

مجدد روش نويارزياب

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل سوم

سيستمها تحليل و تجزيه مراحل

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل تجزيه و تحليل سيستمها

توضيح و توجيه مشکل ايجاد فرضيه هايي درباره مشکل و علل ايجاد

آن انتخاب فرضيه اهم جمع آوري اطالعات درباره فرضيه اهم طبقه بندي اطالعات مکتسبه تجزيه و تحليل اطالعات اخذ نتيجه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله اول : شناخت مشکل و تبيين آن

اولين مرحله تجزيه و تحليل سيستم عبارت است ازتشخيص مشکل يا مشکالت که ممکن است از جانب مديران و مقامات مسئول سازماني صورت گيرد يا کارکنان در حين اجراي عمليات با مشکلي برخورد کنند يا آناليست شخصا متوجه مسائل و مشکالت شود و اصوال . درباره وضع موجود و روشهاي جاري کار, شک کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله دوم : ايجاد فرضيه

پس از شناخت و تبيين مشکل اصلي , بايستي دربارهعواملي که سبب بروز آن مشکل شده اند , فرضيه هايي ايجاد کرد و از ميان فرضيه ها , مهمترين و محتملترين آنها, يعني, فرضيه اهم را به منزله عاملي که بيشتر .گمان مي رود, سبب بروز مشکل شده اند, برگزيد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله سوم : جمع آوري اطالعات

مرحله جمع آوري اطالعات از مراحلمهم تجزيه و تحليل سيستم است, هر چه صحت و دقت اطالعات, بيشتر باشد, احتمال شناخت واقعيت و دستيابي به راه حل مناسب براي .مشکل بيشتر خواهد شد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

براي جمع آوري اطالعات, روشهاي متعدديوجود دارد که با توجه به نوع سازمان, ماهيت مشکل و ويژگيهاي موقعيت, بايستي يک يا چند روش را براي کسب اطالعات برگزيد. برخي از روشهاي گردآوري اطالعات عبارتند از: استفاده از کتابخانه, کسب اطالع از اسناد, مدارک, بايگاني ها و آرشيوها, مراجعه به جداول و نمودارهاي سازماني, مشاهده, تهيه و .تنظيم پرسشنامه و انجام دادن مصاحبه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:روشهاي جمع آوري اطالعات

1. کتابخانه2. استفاده از اسناد و مدارک و بايگانيها3. جداول و نمودارهاي سازماني4. مشاهده5. پرسشنامه6. مصاحبه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

لزوم به کارگيري ترکيبي از روشها

هيچ يک از روشهايي که توضيح داده شد جامع و کاملنيست. هريک از آنها دستيابي به بخشي از اطالعات را .براي آناليست ميسر مي سازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله چهارم: طبقه بندي اطالعات

در اين مرحله اطالعات بر حسب رابطه اي که با يکديگردارند و نيز بر مبناي اهميتي که دارند, طبقه بندي عبارت است از مرتب کردن اطالعات در گروههاي مختلف, بر طبق يک روش منطقي و عقاليي که از پيش تعيين شده .است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله پنجم : تجزيه و تحليل اطالعات

در اين مرحله, آناليست اطالعاتي را که از ميان انبوهاطالعات, پااليش شده و طبقه بندي و تنظيم گرديده اند, تجزيه و تحليل قرار مي دهد و مي کوشد تا ارتباط . بين آنها را با يکديگر و با ساير عوامل کشف کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

در مرحله تجزيه و تحليل اطالعات, سواالت :مختلفي قابل طرح هستند

چه فعاليتي انجام مي شود ؟ چرا آن فعاليت انجام مي گردد؟ چه کسي آن فعاليت چگونه انجام مي شود ؟ آن فعاليت چگونه انجام مي شود ؟ آن فعاليت در کجا انجام مي شود؟ آن فعاليت در چه زماني انجام مي شود؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

همچنين در مورد وسيله اي که براي يک کار خاص, مورد استفاده است, سواالت زير را مي توان پرسيد؟

چه دستگاهي براي انجام اين کار مناسب است ؟ چرا اين دستگاه انتخاب شده است ؟ چه کسي )کساني ( از اين دستگاه استفاده مي کنند ؟ از اين دستگاه در کجا و در کدام مرحله استفاده

ميشود؟ چه موقع از اين دستگاه استفاده مي شود ؟ نحوه استفاده از دستگاه چگونه است ؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ب�ا را آناليس�ت س�واالت ديگ�ري , از ط�رح س�والت اساس�ي پس ت�وج�ه� ب�ه ن�و�ع و م�اهي�ت م�وض�و�ع, �مط�رح �مي �کن�د.� ن�م�ون�ه ه�اي از ا�ين : دسته سوالت عبارتند از

آيا اين کار در تحقق هدف سازمان نقش موثري دارد ؟

آيا فردي که اين کار را انجام مي دهد ,صالحيت کافي براي انجام دادن آن را دارد ؟

وظايف و مسوليت هاي مربوط به اين کار کدامند ؟

آيا رويه هاي مدون و دستورالعملهاي واضحي در مورد روش کار موجود است؟

بين اين کار و ساير کارها چه ارتباط رسمي و غير رسمي بر قرار است ؟

آيا بين اين کار و ساير کارها تداخل و دوباره کاري وجود دارد ؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تاثير اين کار بر ساير فعاليت هاي سازمان, به چه ميزان است؟

آيا روش بهتري براي انجام اين کار وجود دارد ؟

آيا مي توان اين کار را با کار ديگري ترکيب کرد ؟

کمبودهاي مهارتي و آموزشي شاغل اين کار چيست ؟

آيا نتيجه اين کار با نتايج کار واحد يا واحدهاي ديگر تناقض دارد؟

آيا جريان کار , تاخير و کندي وجود دارد ؟ چنانچه پاسخ مثبت است, منشاء کند کاري و تاخير در کجاست ؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

چه مشکالتي در کار وجود دارد ؟ آيا منابع مورد نياز, به موقع دراختيار استفاده

کننده قرار ميگيرد ؟ آيا بار کاري به طور عادالنه اي بين اعضاي

سازمان توزيع شده است؟ آيا کار به طريق علمي و صحيح انجام مي

شود؟ آيا کيفيت کاال يا خدمت توليد شده در سطح

مطلوبي است؟ به طور کلي ميزان اثر بخشي و ثمر بخشي

کار, چقدر است؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

از روشهاي معرفي که در تجزيه و تحليل روابط علي مورد استفاده قرار ميگيرد, طرق اثبات منطقي است که توسط جان استورات ميل ارائه شده است. در طرق اثبات :منطقي سه قانون وجود دارد

الف – قانون توافق مثبت ب - قانون توافق منفي ج - متد ترکيبي يا تغييرات مالزم

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

الف – قانون توافق مثبت

هرگاه در دو يا چند مورد, يک عامل مشترک وجودداشته باشد و به دنبال آن عامل مشترک, يک پديدار مشترک نيز به چشم بخورد. مي توان گفت . که آن پديدار, معلول آن عامل مشترک اس�ت

دارهايپدهيط اوليشراموارد : براي مثال

مورد 1

مورد 2

مورد 3

ABEFACD

ABCE

abeacfafg

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

براي مثال هرگاه در چند سازمان با افزايش مزد, روحيه کارکنان تقويت شود, مي توان نتيجه گرفت که . تقويت روحيه ناشي از افزايش مزد بوده است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ب- قانون توافق منفي

هر گاه در دو يا چند مورد, فقدان عاملي, عدم وجودپديداري را به دنبال داشته باشد, مي توان گفت که آن . پديدار , معلول آن عامل است

: مثال

دارهايپدهيط اوليشراموارد

مورد 1

مورد 2

BEFBCE

bcfg

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مثال در چند کارخانه که از پاداش اضافه توليد خبرينباشد و در مقابل, اضافه توليد نيز صورت نگيرد, ميتوان گفت که عدم توليد اضافه بر استاندارد, ناشي از فقدان . پاداش در ازاي افزايش توليد است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ج- متد ترکيبي يا تغييرات مالزم

اين متد, ترکيبي از دو قانون توافق مثبت و توافق منفياست. در متد ترکيبي, چنانچه به دو يا چند مورد برخورد کنيم که در يک دسته از آنها فقط يک عامل مشترک به چشم بخورد و هر جا که اين عامل مشترک ديده شود, پديدار خاصي نيز موجود باشد و در دسته ديگر, نبودن آن عامل مشترک, نبودن همان پديدار را باعث شود, آن a علت A وقت با قاطعيت بيشتري ميتوان گفت که . است

:مثال

دارهايپدهيط اوليشراموارد

مورد 1

مورد 2

ABCBC

a

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

انواع همبستگي بين متغيرها

1. همبستگي خطي و مستقيم2. همبستگي خطي و معکوس3. همبستگي غير خطي و منحني شکل

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله ششم : نتيجه گيري و ارائه راه حل

در اين مرحله, آناليست به تعبير و تفسير يافته هايخويش مي پردازد. چنانچه فرضيه هاي اوليه او تائيد شدند, وي موفق به کشف علت مشکل شده است و در اين مرحله براي رفع آنها چاره انديشي مي کند و راه حل .ارائه مي دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: نحوه ارائه راه حل همخواني با برنامه هاي سازمان ارائه چند راه حل به جاي يک راه حل مطابقت با قوانين و مقررات قابليت اعمال تناسب بين هزيه اجزا و منافع حاصل از اجراي طرح سهولت اجرا

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله هفتم : تهيه و تنظيم گزارش

آناليست بايد اقداماتي را که تا اين مرحله انجام دادهاست, در گزارشي منظم, تدوين کند و در دسترس . مديران و مقامات مربوطه قرار دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله هشتم : اجرا

اجراي پيشنهادات آناليست, منوط به داشتن برنامهمناسب اجرايي است. در اين مرحله, آناليست بايستي طي برنامه اي, پيش بينيهاي الزم را جهت اجراي پيشنهادات مصوب و پياده کردن طرحهاي جديد و ايجاد . تغيير در نظام قديم انجام دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله نهم : آزمايش طرح جديد

براي کسب اطمينان از نتايج طرح, توصيه مي شود کهابتدا, طرح جديد به طور آزمايشي در يک قمرو محدود به مورد اجرا گذارده شود تا مشکالت و محدوديتهاي آن, ضمن عمل مشخص شود, اصالحات و جرح و تعديلها الزم در آن اعمال گردد و آمادگي کافي را جهت پياده . شدن در قلمرو اصلي به دست آورد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله دهم : استقرار طرح جديد

چنانچه نتايج حاصل از اجراي آزمايشي طرح, مثبت باشدو مديران و مقامات مسئول, ادامه اجراي طرح را مورد .تصويب قرار دهند, طرح جديد در عمل پياده مي شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:روشهاي متداول استقرار طرح عبارتند از

(35الف- روش موازي يا همزمان ) (36ب- روش تدريجي يا مرحله اي ) (38ج- روش يکباره ) (39د- روش اجراي آزمايشي )

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله يازدهم : ارزيابي عملکرد

,پس از اين که سيستم قديم به سيستم جديد تبديل شدآناليست موظف است بررسي دوباره اي از سيستم به . عمل آورد و عملکرد را ارزيابي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سواالتي که در مرحله ارزيابي عملکرد قابل :طرح هستند عبارتند از آيا سيستم به نتايجي که از قبل پيش بيني شده اند

رسيده است؟ چه نتايج پيش بيني نشده اي در اثر اجراي سيستم

جديد حادث شده اند؟ آيا ميزان بهره وري افزايش يافته است؟ کارکنان, مديران, مشتريان و ساير کساني که به

نحوي با سيستم در ارتباط هستند چه نظري درباره آن دارند؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

آيا پياده کردن سيستم در عمل طبق برنامه زمان بندي شده صورت گرفته است؟

آيا انجام کار با سيستم جديد با دشواريهايي مواجه شده است؟

آيا هزينه هاي پيش بيني شده جهت استقرار سيستم جديد, کمتر, برابر و يا بيشتر از هزينه هاي واقعي بوده است؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

شماره

نام روش

شرح مزايا محدوديتها

1 موازي روش همزم\ان اج\راي قديم و جديد

مطمئن ت\رين روش اس\ت و ب\ه روال ع\ادي ک\ار س\ازمان ص\دمه

زندنميرخ در عم\ل چنانچ\ه مش\کالتي ادام\ه ق\ديم ب\ا روش ک\ار ده\د

مي يابد

هزين\ه ه\اي عملي\اتي دو براب\ر شودمي

ممکن اس\ت از س\وي کارکن\ان دقت و کوش\ش ک\افي ص\رف

اجراي روش جديد نشود.

2 يکباره روش ف\وري جايگزيني از ب\ا روش جدي\د ق\ديم

تاريخ معين

پي\اده س\رعت ب\ه جدي\د روش از س\\ازمان و ش\\ود مي به\ره بالفاص\له آن مزيته\اي

گردد.مند ميب\راي کارکن\ان مجب\ور مي ش\وند

تالش جدي\\د روش م\\وفقيت کنند.

کم اين روش اس\تقرار هزين\ه است.

تغي\يرات , وس\يع قلم\رو در شود.سريعي را سبب مي

ب\\ا عم\\ل در روش اگ\\ر مش\کالتي مواج\ه ش\ود, روش ديگ\ري وج\ود ن\دارد ک\ه بت\وان

به آن برگشتبس\يار ري\زي برنام\ه نيازمن\د

دقيق است.

3 تدريجي

ت\\\\\دريجي جايگزيني روش ب\\ا ق\\ديم روش

جديد

ض\\من جدي\\د روش مش\\کالت عمل رفع مي شود

روش از روش اين هزين\\ه موازي کمتر است.

کن\دي ب\ا جدي\د روش اج\راي گيردصورت مي

ممکن اج\\را ش\\دن طوالني و مش\کالتي گرفتاريه\ا اس\ت

براي کارکنان به وجود آورد.جدي\د ط\رح ک\ه اين تش\خيص ي\ا ميش\ود انج\ام درس\تي ب\ه

نه, دشوار است.

4 اجراي آزمايش

ي

در جدي\د روش اج\راي ي\ک قس\مت ي\ا ي\ک واح\د دري\\افت س\\ازمان؛ از تغي\يرات ايج\اد ب\ازخور؛ و روش در ني\از م\ورد کام\ل اس\تقرار س\پس طب\ق س\ازمان ک\ل در س\ه روش\هاي از يکي يکب\اره, )م\وازي, گان\ه

تدريجي(

ط\\ور ب\\ه جدي\\د روش چون ک\\وچکي بخش در آزمايش\\ي روش چنانچ\ه ش\ود مي پي\اده و کوش\\ش نياب\\د م\\وفقيت

هزينه کمتري هدر مي رود.جدي\د روش ک\\ه م\واردي در ب\\ه را اي گس\\ترده تغي\\يرات اج\راي باش\د, داش\\ته دنب\\ال آزمايش\ي, روش مناس\بي اس\ت ت\ا چنانچ\ه در اين مرحل\ه موف\ق

بود به طور کامل پياده شود.

مبن\اي مناس\بي جهت ارزي\ابي روش جديد به دست نميدهد

شرکت طراحان بهینه www.majidmirbod.com

فصل چهارمسازماندهي کلي مفاهيم و اصول

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سازمان عبارت است از

سيستمي متشکل از اجزاي به هم پيوسته و مبتني برنظم و انضباط که در جهت رسيدن به هدفهاي خاصي . فعاليت مي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سازماندهي عبارت است از

فراهم آوردن امکانات و وسايل مورد نياز براي رسيدنن بهینه . به هدفهاي سازمان مي باشد

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

يکي از صاحبنظران رشته مديريت به نام هنري مينتزبرگ معتقد است که هر سازمان داراي پنج سطح يا بخش : اساسي است که عبارتند از

ستاد فني

اد ستپشتيباني

مديريت مالي

بخش عملياتي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مباني سازماندهي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سازمان بر مبناي تعداد

در اين نوع سازماندهي , گروه بندي و تقسيم وظايف برمبناي »تعداد« صورت مي گيرد و شامل تقسيم بندي افراد به طور اتفاقي و به دسته هاي مساوي و مامور کردن هر دسته براي انجام دادن يک قسمت از وظايف . سازماني است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:سازمان بر مبناي وظيفه )هدف(

در اين نوع سازماندهي , واحدها بر حسب وظيفه و ن بهینه . کاري که قرار است انجام دهند تقسيم بندي مي شوند

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

: سازمان بر مبناي نوع عمليات )تخصص(

در اين روش, مبناي تقسيم کار عبارت است از: نوعفعاليت, تخصص و آگاهيهاي يکسان به اين ترتيب, حرفه و تخصص افرادي که کار را انجام مي دهند, مالک تقسيم بندي واحدهاي سازماني خواهد بود, مثل سازمان نظام پزشکي يا ستاد خدمات کامپيوتري

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي مشتري )ارباب رجوع(

, در اين روش , به دريافت کنندگان خدمات سازمانتوجه مي شود و سازماندهي بر اساس گروههاي . مختلف مشتريان و ارباب رجوع صورت مي گيرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي ) محل جغرافيايي(

در اين نوع سازماندهي, محل و مکان عمليات, مالکقرار مي گيرد و کليه فعاليت هايي که در يک منطقه صورت ميگيرند, تحت نظارت يک واحد متشکل مي .شوند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سازمان بر مبناي محصول ) نوع توليد (

, در اين روش , مبناي گروه بندي وظايف و تقسيم کارها.نوع کاال يا محصولي است که قرار است توليد شود ن بهینه

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

: سازمان بر مبناي پروژه

در سازمانهايي که اين امکان وجود داشته باشد تا هدف و ماموريت آنها را در قالب پروژه ها و برنامه هاي تقريبا مستقلي اجرا کرد, مي توان به تعداد پروژه هاي موجود در سازمان, واحد هاي مستقلي را به وجود آورد و به اين ترتيب, سازماندهي را بر اساس پروژه هاي موجود, . انجام داد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سازمان ماتريسي

سازمان ماتريسي, تلفيقي از سازمان بر مبناي وظيفه و سازمان بر مبناي پروژه است. به اين ترتيب که جريان اختيار در واحدهاي تخصصي به صورت عمودي و در واحدهاي اجرايي, به صورت افقي است و از تالقي اين .دو محور, يک ماتريس به وجود مي آيد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: سازمان با ساخت آزاد يا ادوهکراسي

اين نوع سازماندهي, ساختن موقت, في البداهه و استعجالي دارد و براي رسيدن به هدف معيني, بدون طرح و نقشه قبلي به وجود مي آيد. اين ساخت شباهت زيادي به سازمان ماتريسي دارد که از نيروهاي اطالعاتي و تخصصي, بنا به مقتضاي موارد مطرح شده, مناسبترين استفاده هاي تخصصي و عملياتي را به وجود .مي آورد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان يا گروه هاي متداخل يا سازمان : حلقوي

اين ساخت , در قالب گروههايي که به وسيله اعضاي مشترک , با هم در ارتباط مي باشند , شکل مي گيرد . يک فرد در گروهي به عنوان مدير , در گروه ديگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور ميتواند انجام وظيفه کند . به اين ترتيب روابط گروهي , در اين . ساختار , مورد تاکيد قرار مي گيرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ساخت سازماني مدوالر ) ماجوالر (

در اين نوع سازماندهي , سازمان از واحدهاي مختلفي تشکيل مي شود که هر واحد با ضوابط اجرايي مشخص و ماموريتي که خود , مينياتوري از ماموريت کل سازمان است , به طور مستقل , غير متمرکز و خودکفا به فعاليت ادامه مي دهد . در اين نوع ساختار , هر يک از واحدها به عنوان يک مدل )واحد خود کفا(, برمبناي . معيارها و ضوابط اجرايي معين , عمل ميکند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ساختهاي ترکيبي

هر يک از روشهاي سازماندهي داراي محاسن و محدوديتهايي هستند که بايستي با در نظر گرفتن ويژگيهاي زماني و مکاني و مقتضيات موقعيتي و شرايط حاکم , آن را برگزيدند که بيشترين سود و کمترين زيان . را عايد سازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي تعداد

مدير

سرگروه سرگروه سرگروه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي هدف و وظيفه

رئيس دانشکده

معاون پژوهشي

معاون آموزشي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي تخصص

واحد داده پردازي

امور مالي امور اداري امور فني

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي مشتري

مدير سازمان

امور جوانان

امور سالمندان

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي

مدير سازمان

واحد جنوب

واحد مرکز

واحد شمال

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي پروژه

مدير سازمان

پروژه پ پروژه ب پروژه الف

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان بر مبناي ماتريسمدير سازمان

پروژه پ پروژه ب پروژه الف

گروهتوليد

گروهتوليد

گروهتوليد

بخشتوليد

گروهتحقيقات

گروهتحقيقات

گروهتحقيقات

بخشتحقيقات

گروهامور مالي

گروهامور مالي

گروهامور مالي

بخشامور مالي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

سازمان با گروه هاي متداخل يا سازمان حلقوي

.

...

...

...............

.

.....

.

.....

.

.....

.

.....

.

.....

.

.....

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل پنجم

سيستمها تحليل و تجزيه فنون

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

متداولترين فنون و تکنيکهايي که آناليست را در زمينه بهبود وضع فعلي و پيشنهاد وضع آتي ياري :مي دهند عبارتند از

بررسي تقسيم کار بررسي جريان کار بررسي جا و مکان کنترل فرمها کنترل اسناد و سيستمهاي بايگاني اندازه گيري کار برنامه ريزي شبکه اي ) پرت , سي پي ام ,

پي دي ام (

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعريف جدول تقسيم کار

تعريف : جدول تقسيم کار جدولي است که نشان ميدهد کارکنان سازمان در يک مدت معين, چه کارهايي را انجام مي دهند و چه مقدار وقت صرف انجام دادن اين . کارها مي کنند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مزاياي تهيه جدول تقسيم کار کسب آگاهي از بار واقعي کار و نحوه توزيع آن در

عمل شناخت محلهاي تراکم کار از يک طرف و تراکم

نيروي انساني از طرف ديگر آگاهي از تکرارها و تداخلهاي وظيفه اي آگاهي از نحوه اختصاص وقت به هر يک از وظايف و

فعاليتها آگاهي از نحوه تطبيق نوع و ماهيت وظيفه با تخصص

کارکنان کسب اطالع از اوقات اضافي کارکنان آگاهي از تعداد واقعي نيروي انساني مورد نياز ارزشيابي کار کارکنان به دست آوردن مبنايي جهت تعيين حقوق و دستمزد

کارکنان

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار

1. انتخاب واحد بررسي2. تهيه ليست وظايف کارکنان3. تهيه ليست فعاليت هاي واحد4. تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود5. تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار در وضع موجود و

کشف نقايص وايرادات آن6. تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله اول – انتخاب واحد بررسي

آناليست در شروع کار بايستي کل سازمان را بهواحدهاي کوچک تقسيم کند و جدول تقسيم کار را براي . هر يک از واحدها به طور جداگانه تنظيم نمايد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله _ تهيه ليست وظايف کارکنان

ليست وظايف کارکنان عبارت است از ليستي که نشانميدهد هر يک از کارکنان يک واحد سازماني در يک مدت معين چه وظايف و عملياتي را انجام مي دهد و چه . مقدار وقت صرف انجام آنها مي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله سوم _ تهيه ليست فعاليت هاي واحد

ليست فعاليت ها عبارت است از: صورتي از کليهفعاليتهايي که در يک واحد سازماني انجام مي شود. اين ليست مجوعه فعاليتهايي اساسي و عمده اي که کارکنان .آن واحد سازمان انجام مي دهند , درج مي گردد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله چهارم _ تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود

در اين مرحله , آناليست با استفاده از اطالعاتي که دردو مرحله قبلي فراهم آورده است , به تهيه و تنظيم . جدول تقسيم کار مي پردازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله پنجم _ تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار نمونه اي از سوالت قابل طرح در مرحله تجزيه و تحليل جدول

:تقسيم کار از اين قرارند آيا کليه فعاليت هايي که در اين واحد انجام مي شود, به اين واحد تعلق دارد؟ کدام يک از فعاليتها, بيشترين وقت واحد را ميگيرند و آيا الزم است که اين

مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟ چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهاي غير ضروري مي شود؟ منظور از

.کار غير ضروري, کاري است که انجام آن در تامين هدف سازمان اثري ندارد آيا از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل مي آيد ؟ آيا کار به طور مساوي بين افراد تقسيم شده است ؟ آيا وظايفي که به کارکنان ارجاع مي شود , تا حدود زيادي با يکديگر بي

ارتباط هستند ؟ . آيا تخصصها خيلي محدود و وظايف , بيش از اندازه به اجزا تقسيم شده اند آيا در تقسيم وظايف, به روحيه, عالقه, نگرش و ويژگيهاي شخصي شاغلين

توجه شده است؟ آيا در تعيين افرادي که با يکديگر در ارتباط مستقيم کاري هستند , به وجود

عاليق مشترک و تشابه شخصيتي ميان آنها توجه شده است ؟ آيا در انجام وظايف تکرار و تداخل وجود دارد ؟

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله ششم _ تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

وقتي آناليست سواالت مربوط به جدول تقسيم کار دروضع موجود را مطرح کرد و پاسخهاي مناسب را در يافت, متوجه ميشود که در مورد وظايف بعضي از افراد, . ايجاد تغييراتي, ضرورت دارد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل ششمکار جريان بررسي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعريف نمودار جريان کار

نمودار جريان کار عبارت است از تصويري از مراحلمختلفي که براي انجام يک کار , از ابتدا تا انتها , طي . ميشود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: استفاده از عاليم در نمودارهاي جريان کار

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

عمل يا اقدام

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

بازرسي و کنترل

يا

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تصميم گيري

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

بايگاني , انبار و نگهداري

يا

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تاخير يا انتظار غير موجه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

حرکت يا ارسال )جابجايي(

يا

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

هر گاه دو کار به طور همزمان انجام شوند , از عاليم ترکيبي استفاده ميشود . اين عاليم عبارتند از :

ن بهینه الف – عمل و حرکتحا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

اين عالمت انجام معرف انجام عملي در حين حرکت است , مثل رنگ آميري جسمي در حين جابجايي

ن بهینه ب- عمل و کنترلحا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

انواع نمودار جريان کار

: نموار جريان کار دو نوع است الف – نمودار عمودي يا يک ستونه ب- نمودار افقي يا چند ستونه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

الف – نمودار عمودي يا يک ستونه

نمودار عمودي در مواردي به کار مي آيد که کليه مراحليک کار در يک قسمت يا يک واحد انجام شود, با کمک اين نمودار آناليست مي تواند به ارتباطهاي کاري موجود در يک واحد پي ببرد و از تکرار ها و تداخلهاي وظيفه اي .و عملياتي آگاه شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

نمودار افقي يا چند ستونه

نمودار افقي در مواردي به کار مي آيد که مراحل يک کاردر چند قسمت يا چند واحد انجام شود . اين نمودار به آناليست کمک مي کند که به نحوه ارتباطهاي بين واحدهاي مختلف پي ببرد و از تکرار ها و تداخلهايي که در آن واحدها رخ مي دهد , آگاهي پيدا کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل بررسي نمودار جريان کار

براي بررسي نمودار جريان کار الزم است مراحل زير طي شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله اول : تعيين کار مورد نظر

در آغاز کار , آناليست بايستي کاري را که ميخواهد موردبررسي قرار دهد , تعيين کند و نقطه آغاز و پايان آن را . دقيقا مشخص سازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله دوم: تعيين مراحل کار

وقتي عنوان کار مشخص شد بايستي از کلي مراحلانجام کار ليستي تهيه شود. در اين مرحله آناليست بايد دقت کند که صرفا جريان کار مورد نظر را تعقيب کند و از آن منحرف نشود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله سوم : ترسيم نمودارجريان کار در وضع موجود با استفاده از اطالعاتي که در مرحله دوم کسب شدهاست, نمودار جريان کار براي وضع موجود, ترسيم مي .شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله چهارم : تجزيه و تحليل نمودار

,وقتي نمودار جريان کار در وضع موجود آماده شدآنالسيت بايستي با ديد انتقادي به آن بنگرد و سواالت ششگانه اساسي تجزيه و تحليل را درباره هر يک از مراحل مطرح کند و با يافتن پاسخ مناسب براي آنها به . تغيير و اصالح وضع موجود بپردازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله پنجم _ تنظيم نمودار پيشنهادي

در اين مرحله آناليست با توجه به اطالعاتي که به دستآورده است , تغييرات و اصالحاتي را که الزم مي داند در نمودار وضع موجود ايجاد مي کند و نمودار وضع . پيشنهادي را تنظيم مي نمايد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل هفتمفرمها کنترل و بررسي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعريف فرم

فرم يکي از ابزار برقراري ارتباط است که براي دريافتن بهینه . اطالعات خاصي به صورت مکتوب تهيه و تنظيم ميشود

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

انواع فرم

فرمها را مي توان بر حسب قلمرو استفاده ازآنها و همچنين بر مبناي کار و وظيفه اي که انجام : مي دهند طبقه بندي کرد

الف – طبقه بندي بر حسب قلمرو استفاده

فرمهاي داخلي که در بخش کوچکي از سازمانمورد استفاده قرار مي گيرند , مثل فرم کار . آموزي که در واحد آموزش , به کار مي رود

فرمهاي استاندارد که در کليه بخشهاي سازمانيمورد استفاده اند , مثل برگ مرخصي و يا . ليست حقوق

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ب- طبقه بندي بر حسب کار و وظيفه فرم

فرمهاي پرسنلي , مثل حکم استخدام-1 فرمهاي مالي , مثل دفتر روزنامه -2 فرمهاي آموزشي , مثل کارنامه دانشجو -3 فرمهاي تدارکي , مثل فرم خريد -4 فرمهاي تعميراتي و نگهداري وسايل -5ساختمان , مثل برگ بازديد از وسايل موتوري و . شناسنامه وسايل ساختمان

. فرمهاي متفرقه -6

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل بررسي و کنترل فرم

براي بررسي فرمهاي سازماني و ايجاد بهبودي در آنها , طي مراحل زير ضروري :است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله اول _ بررسي فرمهاي موجود

در اين مرحله آناليست , نمونه اي از فرمهاي موجودن بهینه . سازماني را جمع آوري مي کند

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

مرحله دوم _ تجزيه و تحليل فرمهاي موجود

در اين مرحله , آناليست , با تجزيه و تحليل اطالعاتموجود به بررسي نقايص , کاستيها , و ايرادات و . نارسيهاي فرمهاي موجود مي پردازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله سوم _ تهيه طرح پيشنهادي براي فرمهاي مورد نياز در اين مرحله آناليست با استفاده از اطالعاتي که ازمراحل پيشين به دست آورده است , براي تهيه هر يک از فرمهايي که وجودشان را براي سازمان ضروري تشخيص : دهد , قدمهاي زير را بر مي دارد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين هدف فرم-1

آناليست در ابتدا , بايستي به روشني مشخص کند کهمنظور از تهيه فرم چيست و مديريت با استفاده از فرم, . قصد دارد به چه نتايجي دست يابد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين عنوان فرم -2

شناخته مي شود , بنابراين عنوانفرم به وسيله آناليست بايد در تعيين عنوان فرم , دقت کافي کند , به نحوي که در عين سادگي گوياي محتواي فرم باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين شماره يا کد فرم -3

معموال براي فرمها , شماره اي در نظر گرفته مي شودکه اين شماره , يکي از مشخصه هاي فرم است براي شماره گذاري فرمها مي توان از اعداد , حروف و يا از . ترکيبي از آنها استقاده کرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

نظر خواهي از تکميل کنندگان و استفاده -4 کنندگان فرم

آناليست بايستي اطالعات کافي را درباره واحدهايي که از فرم استفاده مي کنند , کسب کند و فرم را با توجه به . نياز واحدها و توان تکميل کنندگان تنظيم نمايد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين اطالعاتي که بايد در فرم درج شوند -5

الزم است که فرم فقط مشتمل بر اطالعاتي باشد که بهآنها احتياج است . هر موردي که در فرم گنجانده ميشود, بايستي حتما مورد استفاده قرار گيرد . در غير اين صورت , موجب پيچيدگي فرم و اتالف وقت و هزينه . خواهد شد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تهيه طرح فرم -6

حال آناليست , مي تواند به طرح ريزي فرم بپردازد و ازابتکار و خالقيت خود و همچنين از شناختي که به دست آورده است , مدد بگيرد و براي فرم مورد نظر, طرحي در اندازد که در عين شکيل بودن , پاسخگوي نياز واحد . نيز باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

استفاده آزمايشي از فرم در يک واحد نمونه -7

با توزيع فرم در يک واحد کوچک , قبل از اينکه فرم درسطح گسترده اي توزيع شود و صرف هزينه زيادي را سبب گردد , مي توان به اشکاالت و نقايص احتمالي فرم پي برد و به اين ترتيب از عکس العمل ها و بازخوري که تکميل کنندگان فرم و استفاده کنندگان آن, نشان مي . دهند , استفاده کرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

جرح و تعديل فرم , با استفاده موثر از باز خور -8

در اين مرحله آناليست با استفاده از نقطه نظرات افراد ذينفع و اشکاالت واقعي, تغييرات و اصالحات مورد نياز . را در فرم ايجاد مي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تهيه فرم نهايي -9

پس از انجام تغييرات الزم, فرم نهايي تنظيم مي شود وبه ضميمه برگ دستور چاپ فرم, براي مديريت ارسال .ميگردد تا در صورت تاييد, براي چاپ آن اقدام شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل هشتمکار مکان و جا بررسي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعريف بررسي جا و مکان

بررسي جا و مکان عبارت است از : مطالعه چگونگيتخصيص مکان و فضاي در دسترس , به نيروي انساني .از يک طرف و وسايل و تجهيزات کاري از طرف ديگر

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

هدف از بررسي هدف از بررسي جا و مکان کار , استفاده موثراز امکانات فيزيکي موجود به نحوي است که : مقاصد زير را تامين کند

تامين رضايت نيروي انساني و توجه به رفاه و راحتي افراد در محيط کار

. تسهيل سر پرستي و نظارت بر کار کارکنان . برقراري جريان و گردش کار به طور موثر و کار آمد ايجاد تسريع در ارائه خدمات و کاالها به ارباب رجوع و

. گذراندن تاثير رواني مساعد بر آنان ايجاد قابليت انعطاف در مورد تغييرات و تحوالت آينده

. سازمان . صرفه جويي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:اصول و معيارهاي بررسي و تخصيص جا و مکان

در طرح ريزي جا و مکان بايستي مراقب شود که هيچ بخشي از مکان و فضاي در دسترس , هدر نرود و . مناسبترين استفاده از آن به عمل آيد

واحدها و افرادي که وظايفشان از نظر ماهيت , با يکديگر مرتبط و مشابه است و بنا به اقتضاي شغل با يکديگر در تماس مکرر و مدارم هستند , بايستي نزديک . هم قرار داده شوند

گردش کار تا آنجا که ممکن است , از يک محل شروع و .به محل ديگر ختم شود

در تخصيص جا و مکان کار , براي هر يک از کارکنان بايستي تا حد امکان, ماهيت و مقتضاي شغل نوع وظايف و عمليات و نيز ويژگيهاي شخصيتي شاغل , در . نظر گرفته شود

وسايل و تجهيزات کاري , بايستي در دسترس استفاده کنندگان آنها قرار بگيرد و انبار ابزارها و وسايل در محلي باشد که هنگام تحويل و تحول مواد, وقت . کارکنان هدر نرود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

محل استقرار واحدها و افرادي که بيشتر با ارباب رجوعسرو کار دارند , بايد نزديک در ورودي باشد تا اوال مراجعه به آنها راحت باشد و ثانيا از مزاحمت براي ساير واحدها . کاسته شود

نحوه قرار گرفتن ميز کار و وسايل بايد به گونه اي باشد. که تسهيل کننده سرپرستي و نظارت بر کارکنان باشد

واحدهاي پر سرو صدا بايستي دورتر از ساير واحدها قرارداده شوند و در صورت کمي جا , با استفاده تمهيدات خاص , از نفوذ سروصدا به خارج از اين واحدها , جلوگيري . به عمل آيد

کليه افرادي که از نظر رتبه و مقام در يک سطح قراردارند و شغلشان نيز مشابه است , تا جايي که امکان . دارد , از وسايل يکسان استفاده کنند

, براي استقرار وسايل سنگين , از قبيل صندوقهاي رمزترمينالهاي کامپيوتري, قفسه هاي بايگاني, ماشين آالت و تجهيزات ثقيل, از نظر تحمل ميزان فشار ناشي از سنگيني و نيز سهولت استفاده , بايد بررسيهاي کافي به . عمل آيد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل بررسي جا و مکان : کار

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله اول : بررسي جا و مکان کار در وضع موجود

در اين مرحله , آناليست به بررسي نحوه تخصيص مکانو فضاي موجود سازماني مي پردازد و اطالعات جامعي را از وضع موجود کسب ميکند و در نهايت , تصويري از .آنچه که هست تهيه مي کند و براي نقد آماده مي سازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله دوم : تجزيه و تحليل طرح جا و مکان کار

در مرحله تجزيه و تحليل , آناليست با کمکاطالعاتي که درباره پستها و تشکيالت سازماني, اختيارات و مسئوليت ها و ارتباطات بين مشاغل, تعداد نيروي انساني موجود, خصوصيات وسايل و تجهيزات و ماشين آالت و طرز کار آنها, مسير کارها و فعاليتهاي عمده سازماني, نقشه فيزيکي سازمان, و باالخره برنامه توسعه سازمان در آينده به دست آورده است و همچنين با در نظر داشتن اصول و نکاتي که بايد در طرح ريزي جا و مکان, رعايت شوند, به تجزيه و تحليل وضع .موجود ميپردازد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مرحله سوم : تهيه طرح پيشنهادي جا و مکان کار

در اين مرحله , آناليست با توجه به يافته هاي مراحلقبلي و در نظر داشتن مالحظات انساني, ارزشي و فرهنگي , اقدام به تهيه طرح پيشنهادي براي تخصيص . امکانات فيزيکي و مکاني سازمان ميکند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل نهمبايگاني روشهاي و سيستمها

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

اهميت بايگاني

کليه سياستها , خط مشيها , روشها و رويه ها , بهطريقي در بايگاني انعکاس مي يابند و به عنوان منابع اطالعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز , مورد استفاده قرار گيرند . در واقع بايگاني عبارت است از : ثبت و حفظ اطالعات و عملکردهاي مربوط به . گذشته, به منظور استفاده در حال و آينده

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

بايگاني چيست ؟

بايگاني عبارت است از فن اداره , نظارت و حفاظت. اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداري و مراجعه ن بهینه

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

سند چيست ؟

قانون مدني ايران , سند عبارت 1284بر اساس ماده است از هر نوشته اي که در مقام دعوي يا دفاع , قابل . استناد باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

پرونده چيست ؟

پرونده عبارت است از مجموعه اي از اسناد و مدارکمربوط به يک موضوع , شخص يا سازمان که به ترتيب . خاصي در يک پوشه يا کالسور نگهداري شده است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

آرشيو چيست ؟

آرشيو عبارت است از محل نگهداري دائمي اسناد ومدارک گرانبهاي که از نظر اداري , حقوقي , مالي, علمي , تاريخي , و فرهنگي ارزش نگهداري دائمي را . دارند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: انواع سيستمهاي بايگاني

بايگاني را با توجه به نوع و ماهيت کار و نحوه ارتباط بينواحدهاي مختلف سازمان , ميتوان به يکي از طرق زير : تشکيل داد

سيستم متمرکز سيستم غير متمرکز سيستم نيمه متمرکز ) کنترل مرکزي (

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: اصول بايگاني

آسان بودن قابليت اجرا قابليت انعطاف دقت و سرعت افراد با صالحيت نظم اصولي و منطقي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: روشهاي تنظيم اسناد

روش الفبايي روش موضوعي روش شماره اي روش جغرافيايي روش تاريخي روش تلفيقي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

بررسي سيستم بايگاني

براي بررسي سيستم بايگاني طي مراحل زير, ضروري :است

مرحله اول : بررسي بايگاني در وضع موجود مرحله دوم : تجزيه و تحليل وضع موجود و تعيين

نارسائيها و نقايص مرحله سوم :اصالح سيستم و ارائه وضع پيشنهادي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل دهمکمي تکنيکهاي بررسي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

: روشهاي برنامه ريزي شبکه اي

روش ارزيابي و بازنگري برنامه ) پرت ( روش مسير بحراني ) سي پي ام ( روش ترسيم شبکه بر مبيناي فعاليت هاي مورد نياز

قبلي يا روش ترسيمي پيش نيازها ) پي دي ام (

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

روش ارزيابي و بازنگري برنامه ) پرت( PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE

روش ارزيابي و بازنگري برنامه )پرت(, يکي از روشهايبرنامه ريزي و کنترل است که به مديران در امر تصميم گيري کمک مي کند. بر مبناي اين روش, ميزان تاخير و وقفه در کار به حد اقل مي رسد و با ايجاد هماهنگي در امور و کنترل دائمي کار, طبق برنامه زمانبندي شده, از امکانات در دسترس به منظور نيل به هدف, استفاده .الزم به عمل مي آيد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

عالئم مورد استفاده

:در روش پرت از عالئم زير استفاده ميشود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

رويداد يا واقعه

رويداد عبارت است از لحظه مشخصي از زمان که درآن عمل خاص انجام ميگيرد. بنابراين رويداد مستلزم طي زمان نيست و مي تواند شروع يا پايان يک کار . فکري يا جسمي باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

براي نشان دادن رويداد از عالمت دايره استفاده ميشود و براي هر رويدادي شماره اي نيز در نظر گرفته مي شود. شماره گذاري رويدادها از چپ به راست و از .باال به پايين صورت مي گيرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فعاليت

فعاليت کار و عمل خاصي است که براي انجام شدن هر . قسمت از برنامه ضرورت دارد

انجام فعاليت , مستلزم طي زمان است . بديهي است باطي زمان , بخشي از منابع سازمان نيز مصرف مي . شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

براي نشان دادن فعاليت از عالمت فلش يا پيكان.استفاده مي شود ن بهینه

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

فعاليت عاريه يا فعاليت زمان صفر

براي نشان دادن روال منطقي برنامه و ارتباط بينفعاليتها, از عالمت فعاليت عاريه يا زمان صفر و يا بي اثر که مستلزم صرف منابع و طي زمان خاصي نيست و صرفا براي منعکس کردن توالي فعاليت ها به کار مي . رود, استفاده ميشود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

انجام 3-4براي مثال در شبكه زير براي اين كه فعاليت به پايان برسند، 1-3 و 1-2شود الزم است كه فعاليتهاي

مثال ديوارهاي خارجي و ستونهاي داخلي يك سازمان را مي توان در يك زمان ساخت، ولي ساختن سقف به .ساخته شدن ديوار بستگي دارد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

2

1 3 4

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل روش پرت

در روش پر ت, طي مراحل زير ضرورت : دارد

1. تعيين هدف مورد نظر2. تهيه ليست فعاليتها3. تعيين رويداد هاي مربوط به شروع و پايان هر

فعاليت4. شماره گذاري رويدادها5. ترسيم شبکه6. تحليل زماني شبکه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

براي تنظيم شبکه پرت , آناليست سواالت : زير را مورد هر رويداد مطرح مي کند

الف – چه فعاليتها و رويدادهايي بايد قبل از اينرويداد انجام شود؟

ب- چه فعاليتها و رويدادهايي را نمي توان قبل ازتکميل اين رويداد شروع کرد ؟

ج- چه فعاليتها و رويدادهايي را مي توان همزمانبا اين رويداد انجام داد ؟

, پس از اين که سواالت فوق , پاسخ داده شدندآناليست مي توان با استفاده از اطالعات به .دست آمده , شبکه پرت را ترسيم کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

1

2 3

4

5

7

6 8

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تحليل زماني شبکه

در تحليل زماني شبکه , قدمهاي زير بايستي : برداشته شوند

1. )ta, tm, tb( تخمين زمان هر فعاليت2. )te( تعيين زمان مورد انتظار براي هر فعاليت3. تعيين کمترين زمان مورد انتظار براي هر رويداد

)TE(4. )TL( تعيين بيشترين زمان مجاز براي هر رويداد5. )S( تعيين فرجه يا زمان آزاد6. )CP( تعيين مسير بحراني7. تعيين واريانس و احتمال خاتمه پروژه طبق

)a( برنامه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تخمين زمان هر فعاليت

براي تعيين زمان هر فعاليت, روال کار در برنامه ريزيشبکه اي پرت, به اين ترتيب است که براي هر يک از فعاليتها, سه زمان بر آورد مي شود و سپس با استفاده از فرمول خاصي, سه زمان برآورد شده به سمک زمان ta ياto : تبديل مي گردد. برآوردهاي زماني عبارتنداز

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

الف – برآورد خوش بينانه )کمترين زمان حداقل(

در اين مورد , آناليست سعي ميکند زمان انجام هر يک ازفعاليتها را بدون در نظر گرفتن مشکالت و عوامل نامساعدي که ممکن است در آينده پيش آيد , تخمين بزند. البته احتمال اين که پيش بيني به واقعيت بپيوندد, ta يا to خيلي زياد نخواهد بود. اين زمان را با حرف. نشان مي دهند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ب- بر آورد بدبينانه ) بيشترين زمان يا زمان حداکثر (

در اين مورد , آناليست ميکوشد وقوع عوامل نامساعد ونيز مشکالت و موانع را در پيش بيني خود دخالت دهد و حداکثر زماني را که فکر ميکند براي انجام فعاليت الزم نشان tb يا tp است, برآورد کند. اين زمان را با حرفمي دهند. تجربه نشان داده است که احتمال انجام کار خيلي پايين و حداکثر يک tb و يا ديرتر از ta زودتر از .درصد است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

برآورد زمان محتمل ) با احتمال بيشتر ( در اين مورد آناليست با در نظر گرفتن شرايطعادي و با در نظر داشتن زماني براي وقايع غير قابل پيش بيني , نسبت به برآورد زمان محتمل , . اقدام ميکند

اين بر آورد , معرف زمان مورد نياز براي انجام. فعاليت , به طور معمول است

زمان محتمل زماني است که چنانچه فعاليتمورد نظر را در شرايط مشابه , تکرار کنيم , تقريبا به همان ميزان )زمان محتمل( وقت, . صرف انجام فعاليت شود

. نشان مي دهند tm اين زمان را با حرف

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين زمان انتظار براي هر فعاليت

با استفاده از منحني توزيع بتا , ميتوان فرمول زير را. براي تبديل سه زمان به يک زمان به دست آورد

ta+ 4tm+ tb

6Te=

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

در فرمول فوق, به علت اين که احتمال وقوع زمانحداکثر و زمان حداقل, خيلي زياد نيست , براي هر يک از آنها ضريب يک در نظر گرفته شده است و چون احتمال وقوع زمان محتمل, زياد است, به آن اعتبار بيشتري تعلق گرفته و براي آن, ضريب چهار تعيين شده .است

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين زمان انتظار براي هر رويداد يا مسير -3 )TE( پيشرو

براي مثال در شبکه زير, کمترين زمان مورد نياز انتظاردر te براي رويداد پنجم, عبارت خواهد بود از مجموع

1-3-4-5مسير :عبارت است از tE فرمول محاسبه )رويداد بعدي( = TE )رويداد قبلي( + te )فعاليت(

TE عبارت است از : 5رويداد te در مثال فوق

12 =2+3+7

1 54

2

3

Te=5

Te=7

Te=4

Te=3

Te=2

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين بيشتري زمان مجاز براي رويداد يا -4)TL( مسير پسرو

tl هفته باشد12در مثال قبلي چنانچه زمان انجام پروژه 12-2=10 عبارت خواهد بود : 4رويداد ن بهینه

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

)S(تعيين زمان آزاد يا فرجه -5

زمان آزاد يا فرجه عبارت است از تفاضل بين بيشترينزمان مجاز و کمترين زمان مورد انتظار براي هر رويداد و منظور از آن عبارت است از وقت اضافي موجود .است که براي رسيدن به هر رويداد در اختيار مي باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين مسير بحراني-6

طوالني ترين مسير شبکه, يعني مسيري که ازآغاز تا پايان شبکه, بيشترين وقت را مي گيرد, مسير بحراني است, يک شبکه ممکن است . داراي چند مسير بحراني باشد

مسير بحراني در شبکه پرت عبارت است ازمسيري که داري کمترين وقت آزاد و امکان کند کاري باشد. مسير بحراني از اين نظر بحراني است که اگر تاخيري در تکميل هر يک از رويدادها آن به وقوع بپيوندد, موجب تاخير در . حصول هدف نهايي خواهد شد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعيين واريانس و احتمال خاتمه پروژه طبق برنامه

هر قدر در تخمين زمانهاي فعاليت ها دقت شود باز همنمي توان از مشکل عدم اطمينان به آساني رهايي يافت. آناليست براي اين که از ميزان دقت برآورد خود, آگاه شود ميتواند از فرمول واريانس کمک بگيرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

براي محاسبه واريانس در طول شبکه بايستي ابتداميزان واريانس را در هر فعاليت محاسبه کرد و سپس . اقدام به محاسبه واريانس شبکه نمود

واريانس را با عالمت سيگما نشان مي دهند و فرمول : محاسبه آن عبارت است از

b-a

6= سيگما

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فرمول واريانس بر اين فرض مبتني است که زمانهايحداکثر و حداقل , حدودا شش انحراف استاندارد را در . منحني توزيع بتا در بر مي گيرند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

, به طوري که در فرمول واريانس مالحظه مي شودبراي محاسبه واريانس تنها به ارقام حداقل و حداکثر توجه مي شود , زيرا اين دو , نهايت راست و چپ فواصل ارقام را نشان ميدهند و بر واريانس تاثير مي . در محاسبه وارد نمي شود )m( گذارند و زمان محتمل

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

)C.P.M( روش مسير بحراني CRITICAL PATH METOD

روش مسير بحراني يکي ديگر از روشهاي برنامه ريزياست که مبنياي پيش بيني را با برآورد هزينه فعاليتهاي مربوط به انجام يک پروژه مرتبط مي سازد. روش مسير بحراني از بسياري از جهات با روش پرت مشابهت دارد, لکن وجوه افتراقي نيز بين اين دو روش موجود است که :در اين جا به آنها اشاره مي شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

در روش بحراني, به جاي برآورد سه زمان در مورد . هر فعاليت, فقط يک زمان, برآورد ميشود ن بهینه

حاطرا

ت شرک

ww

w.m

ajid

mirb

od.co

m

مفروضات اوليه روش پرت, چنين است که هزينه انجام هر فعاليت با زمان الزم جهت انجام آن فعاليت, ارتباط مستقيم دارد, بنابراين پيش بيني هزينه ضروري ندارد هر چه زمان يک فعاليت طوالني تر شود چون تغييرات هزينه مستقيما با زمان مربوط مي شود هزينه هاي آن فعاليت نيز افزايش مي يابد و هرگاه در زمان اجراي فعاليت, کاهش ايجاد شود در هزينه هاي مربوط نيز صرفه جويي به عمل خواهد آمد. لذا روش پرت صرفا بر مبناي پيش بيني زمان فعاليت, شکل عالوه ,)CPM( ميگيرد. در روش مسير بحراني , هر انجام هاي هزينه به نسبت فعاليت زمان بر

ميشود توجه و تاکيد نيز .فعاليت

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

,با توجه به وجوه افتراق دو روش, هرگاه در پروژه ايعامل زمان و سرعت انجام کار, در اوليت باشد و همچنين موردي باشد که براي اولين بار انجام مي شود, استفاده از روش پرت توصيه ميگردد و هرگاه براي پروژه اي بتوان عالوه بر زمان, هزينه را نيز بر آورد کرد, . روش مناسب تري خواهد بود )CPM( روش

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

CPM مراحل روش

براي برنامه ريزي بر مبناي روش مسير بحراني, طي : مراحل زير ضرورت داردتعيين هدف مورد نظر تهيه ليست فعاليت ها تعيين رويدادهاي قبل , بعد و همزمان با هر فعاليت برآورد زمان انجام هر فعاليت برآورد هزينه عادي و طبيعي براي هر فعاليت برآورد زمان فشرده براي هر فعاليت برآورد هزينه فشرده براي هر فعاليت ترسيم شبکه تعيين مسير بحراني

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

, شبکه فوق , دو مسير وجود دارد که در هر مسيرزمانهاي طبيعي مربوط به هر فعاليت , نشان داده شده

, مسير 1-3-5است . با توجه به زمانهاي طبيعي , مسير بحراني است , زيرا به طي مدت زمان بيشتري نيازمند است و نزديکترين زمان مورد انتظار براي آخرين رويداد

هفته 12شبکه , بار در نظر گرفتن زمان طبيعي و نرمال . است

15

4

3

2

5

4

2

8

3

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

)PDM( روش ترسيم پيش نيازها

از روشهاي برنامه ريزي شبکه اي که اخيرا موردتوجه زيادي قرار گرفته است , روش ترسيم شبکه بر مبناي فعاليت هاي مورد نياز قبلي يا ترسيم پيش نيازها است . در اين روش , فعاليت ها به صورت مستطيل يا دايره نشان داده مي شوند و روابط بين فعاليتها به وسيله فلش يا پيکان منعکس ميگردد . ويژگي خاص روش ترسيم پيش نيازها , تنظيم جدول زمان بندي فعاليتهاست با اين جدول مي توان تعيين کرد که هر فعاليتي در چه زماني اتفاق خواهد افتاد, چه مدتي طول خواهد کشيد و چه ارتباطهايي بين آن . فعاليت با فعاليتهاي قبل از آن وجود دارد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

1-2فعاليت

2-3فعاليت

3-4فعاليت 1-3فعاليت

3-2فعاليت ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

0 1 2 3 4 5 6 7 8

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

PDM به طوري که در جدول زمان بندي , فعاليتها مسير ميشود 2-4- 1- 2مالحظه

دهد , مي تشکيل را شبکه بحراني مسيرمسير اين در آزادي يا کد را زمان هيچ زيرا

کل . از ديگر عبارت به خورد نمي چشم 8به , است الزم پروژه تکميل براي که اي هفته

فعاليت, 1-2فعاليت و هفته 5نيز 2-4سه , مسير . اين در لذا برند مي زمان هفته

فعاليت نيست موجود فرجه 1-3زمانهفته ( بين يکي است فرجه هفته دو داراي

بين 5و 4هاي اين ) 8و 7ديگري وليآغاز پنجم هفته يک توان مي فقط را فعاليت . شود

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ارتباط بين فعاليتها

براي نشان دادن ارتباط بين فعاليت ها از دو کلمه شروع)start( و پايان )finish( استفاده مي شود.

S= start

F= finish

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:ارتباط بين فعاليتها به صورت زير است

شروعپايان -1 , در اين مورد فعاليت ) ب ( را نمي توان آغاز کردمگر اين که مدتي از تکميل فعاليت )الف ( گذشته .باشد

در اين مورد براي شروع فعاليت ب بايد سه روز از پايان فعاليت الف گذشته باشد

الف FS=3ب FS.3FS. FINISH TO START

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

شروع شروع -2 در اين مورد , فعاليت ب را وقتي که مدتي از آغازفعاليت الف بگذرد , مي توان آغاز کرد در اين جا فاصله . دو روز در نظر گرفته شده است

الف SS=2ب SS.2SS. START TO START

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

پايان پايان -3 در اين مورد , فعاليت ب را نمي توان قبل از اين که مدتي از تکميل فعاليت الف سپري شده باشد , پايان داد . . در اين جا فاصله چها روز در نظر گرفته شده است

الف FF=4ب FF.2FF. FINISH TO FINISH

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

شروع پايان -4 در اين مورد فعاليت ب را نمي توان به پايان رساند , مگر

. اين که مدتي از آغاز کار الف گذشته باشد .در اينجا فاصله , شش روز است

الف SF=6ب SF.2SF. FINISH TO FINISH

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فصل يازدهمکارسنجي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مقدمه

,هرکجا کاري انجام شود, کارگري باشد و کارفرماييمرئوسي باسد و رئيسي, اندازه گيري کار نيز به طريقي .جاي خود را باز مي کند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ضرورت کارسنجي بيشتر از اين نظر است که معياريبراي کنترل به دست مي دهد. به قول يکي از صاحب نظران, مديريت علمي, چيزي غير از اندازه گيري و .کنترل نيست

مديريت علمي= کنترل + اندازه گيري

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تعريف کارسنجي

کارسنجي يکي از تکنيکهاي مطالعه کار است که بهشود و منظور افزايش ثمربخشي سازماني انجام ميعبارت است از به کارگيري روشهايي براي تعيين زمان انجام کار معين به وسيله يک فرد واجد شرايط در .سطحي قابل قبول

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فوائد کارسنجي

کمک به برنامه ريزي نيروي انساني براي سازمان ايجاد امکان کنترل و ارزيابي کار کارکنان کاهش هزينه توليد و قيمت تمام شده کاال ارائه سرويس بهتر به مشتريان و ارباب رجوع کمک به برآورد قيمت کاالها يا خدمات و برآورد بودجه

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

بهبود روابط کار افزايش کارايي تسهيل زمانبندي عمليات و برنامه ريزي توليد ايجاد مبنايي براي پرداختهاي تشويقي به کارکنان تعيين زمان استاندارد براي انجام کارها کمک به برنامه ريزي جهت وسايل و تجهيزات مورد

نياز

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

اصول کارسنجي

1. در کارسنجي بايستي روش کار را مورد بررسي و سنجش قرار داد نه فرد کارگر يا .کارمند را

2. روشي که براي کارسنجي انتخاب مي شود .بايستي قابل درک و به کارگيري باشد

3. استانداردهاي کاري را بايستي در حدي تعيين کرد که نه خيلي سطح باال سخت و دور از .واقعيت باشد و نه خيلي سطح پايين و آسان

4. هزينه هاي کارسنجي بايستي با منافع حاصل از پذيرش و اجراي آن مورد مقايسه قرار گيرد و در صورتي براي انجام آن اقدام شود که آثار .مثبت آن بر هزينه هايش فزوني داشته باشد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

پيش نيازهاي کارسنجي

1. آناليست بايد قبل از انجام کارسنجي به اصالح .و ساده سازي روش کار مبادرت ورزد

2. عالوه بر روش کار, وسايل و ابزار کار نيز بايستي مناسب و در سطح استاندارد باشند تا .بتوان روش را به درستي به کار برد

3. در مورد روش ساده شده, بايستي آموزش کافي به کارکنان داده شود تا بتوانند روش .اصالح شده را به درستي به کار ببرند

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

فن بررسي حرکات

1. حذف حرکات زائد2. تقليل خستگي ناشي از حرکات اضافي3. برطرف کردن نقايص و نارساييهاي محيط فيزيکي کار

)از قبيل نور ناکافي, رطوبت و حرارت نامناسب و غيره(

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل بررسي حرکات

انتخاب کار مورد نظر انتخاب فردي که در نظر است کارش مورد بررسي قرار

.گيرد بررسي حرکات فرد در حين انجام کار, به دفعات و ثبت

آنها تعيين زمان حرکت هر يک از حرکات

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تجزيه و تحليل حرکات انجام شده با طرح سواالتيدرباره چرايي, چگونگي و توالي حرکتها

حذف, ترکيب و تغيير حرکات در صورت لزوم تعيين حرکات مورد نياز

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

روشهاي کارسنجي

بايستي با توجه به نوع و ماهيت کار, موارد استفاده و ساير ويژگيهاي موقعيت, از يک روش يا ترکيب مناسبي از چند روش براي کارسنجي استفاده کرد. برخي از روشهاي :کارسنجي عبارتند از

1. روش استفاده از سوابق گذشته2. روش گزارش گيري3. روش نمونه گيري4. روش زمان سنجي5. روش عناصر از پيش تعيين شده

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

,با توجه به اينکه قصد اساسي از کارسنجيدسيابي به استاندارد زمان انجام کار است, قبل از تشريح روشهاي کارسنجي الزم است درباره .واژه استاندارد توضيحاتي ارائه شود

استاندارد در مفهوم عام آن عبارت است از هرقانون پذيرفته شده, الگو يا معياري که به عنوان عاملي جهت مقايسه تعيين مي شود و بوسيله مقامات سازمان براي اندازه گيري کيفيت,وزن, .وسعت و يا ارزش کار انتخاب مي گردد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

در کارسنجي نيز استاندارد عبارت است از مقدار بازدهمورد انتظار از يک کارگر )يا کارمند( که به منظور برنامه ريزي و کنترل هزينه هاي مستقيم کار, مورد استناد قرار مي گيرد. اين بازده در مدت زماني بدست مي آيد که يک کارگر آموزش ديده با سرعت طبيعي )يعني سرعت کار اکثريت کارکنان( يک روش از پيش تعيين شده را به کار .مي گيرد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

تحليل کننده سازماني که به کارسنجي مي پردازدبايستي متوجه اين اوقات نيز باشد و در تعيين استانداردهاي کاري, وقت اضافه اي را براي آنها در نظر بگيرد. اين وقت را زمان اضافات مجاز مي .نامند

:موارد اضافات مجاز عبارتند از

رفع حوايج شخصي رفع خستگي بدني رفع خستگي فکري ,شرايط محيط کار )توجه به حرارت, رطوبت

سروصدا و غيره( ,تاخيرهاي اجتناب ناپذير )آماده سازي وسايل کار

منتظر شدن جهت اخذ دستور از سرپرست و ...(

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:روشهاي اندازه گيري کار

الف( روش استفاده از سوابق گذشته اين روش يکي از ساده ترين روشهاي کارسنجياست که به نسبت سادگيش از دقت کمتري برخوردار است. مبناي کار در اين روش, اطالعات بدست آمده از نحوه عملکرد و انجام کار در گذشته است. در اين روش سوابق و اطالعات مربوط به گذشته, مبناي کارسنجي فرض مي شود و با توجه به حجم کار موجود, نسبت به پيش بيني مدت زمان الزم و تعداد نيروي انساني مورد نياز براي انجام کارها اقدام .گردد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل روش استفاده از سوابق گذشته

1. تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري2. تهيه ليستي از وظايف مربوط به کار مورد نظر3. تعيين واحد زماني انجام کار با توجه به نوع و ماهيت کار

)روز, هفته, ماه, سال(4. تعيين حجم کار انجام شده در واحد زماني منتخب5. محاسبه واحد زمان کار با در نظر گرفتن حجم کار انجام

شده در واحد زمان و تعداد نيروي انساني به کارگرفته :شده, با استفاده از فرمول زير

6. تعديل و تصحيح واحد زمان کار و انتخاب استاندارد نهايي .انجام کار

حجم کار

ي انسانيرويتعداد نواحد زمان

کار=

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ب( روش گزارش گيري

برخالف روش قبلي که نحوه انجام کار را درگيري, گذشته مالک ميگرفت در اين روش گزارشنحوه انجام کار در زمان حال, مبناي کارسنجي قرار مي گيرد. بر طبق اين روش, هر يک از کارکنان آنچه را که در طي روز انجام مي دهد در ليست وظايف روزانه يا فرم مناسب ديگري درج مي کند و در پايان واحد زماني تعيين شده مثال در پايان هفته, گزارشي از کل کارهاي انجام شده تهيه مي کند و در اختيار آناليست قرار ميدهد و آناليست از اطالعات به دست آمده مي تواند ميانگين ميزان کار انجام شده را تعيين کند .و مبنايي جهت تعيين استاندارد کار بدست آورد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل روش گزارش گيري

1. تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري2. توجيه کارکنان در مورد روش گزارش گيري و

جلب همکاران آنان3. تهيه فرمهاي مربوط به جمع آوري اطالعات

)ليست وظايف(4. توزيع فرمها و جمع آوري آنها پس از تکميل5. استخراج اطالعات از فرمها6. تعيين واحد زمان انجام کار با توجه به نوع و

ماهيت کار7. تعيين حجم کار انجام شده در واحد زماني

منتخب8. محاسبه واحد زمان کار, تعديل و تصحيح آن و

انتخاب استاندارد نهايي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ج( روش نمونه گيري

روش نمونه گيري يکي از روشهاي آماري کارسنجياست. فلسفه اين روش اين است که مي توان کار کارکنان را به طور تصادفي در فواصلي مورد مشاهده .قرار داد و عملکرد نمونه را نسبت به کل, تعميم داد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

:مراحل روش نمونه گيري عبارتند از

1. تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري2. آماده سازي وسايل کار3. مشاهده کار به طور تصادفي و به دفعات مکرر4. ثبت نتايج مشاهدات5. تقسيم نتايج حاصل شده, بر تعداد دفعات

مشاهده6. تعديل و تصحيح رقم بدست آمده به منظور

نزديک کردن آن به واقعيت )با توجه به درصدهاي مربوط به اضافات مجاز(

7. تعيين استاندارد نهايي

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

د( روش عناصر از پيش تعيين شده

روش عناصر از پيش تعيين شده بر اين پيش فرضمبتني است که در کارهاي مختلف, اجزاء همانند و حرکات مشابهي وجود دارند که زمان الزم جهت انجام آنها را مي توان از قبل تعيين کرد و بر زمان ساير اجزاي .کار افزود و زمان استاندارد کلي کار را بدست آورد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل روش عناصر از پيش تعيين شده

1. تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري2. مشاهده عمليات و حرکات اصلي الزم براي انجام کار3. حذف حرکات زائد و ساده سازي روش4. تعيين زمان انجام حرکات مورد نياز از جداول مربوطه5. تعديل زمان با در نظر گرفتن اضافات مجاز6. تعيين استاندارد نهايي انجام کار

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ه( روش زمان سنجي

روش زمان سنجي يکي از روشهاي دقيق و علميکارسنجي است. در اين روش کار را به اجزايي تقسيم مي کنند و زمان انجام هر يک از اجزا را به طور دقيق و با کرونومتر )ساعت مندرج تا يک صدم دقيقه( اندازه مي � کم گيرند. حسن اين روش اين است که هزينه آن نسبتاو دقتش زياد است و استاندارد واقعي تري را بدست مي .دهد

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

مراحل روش زمان سنجي

1. تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري2. تقسيم کار به اجزا3. ساده سازي و بهتر سازي روش انجام کار هر يک از

اجزاء کار4. آموزش روش کار به افرادي که قرار است کارشان

اندازه گيري شود5. جلب اعتماد و همکاري افراد براي کارسنجي6. اندازه گيري زمان انجام هر يک از اجزا و ثبت آنها7. )NT( تعيين زمان نرمال انجام کار8. )A( محاسبه اضافات مجاز9. تعديل زمان به دست آمده و تعيين استاندارد نهايي

:انجام کار با استفاده از فرمول زير ST-NT )1+ A/100(

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m

ST-NT )1+ A/100(

,به مفهوم استاندارد زمان انجام کار ST در اين فرمولNT به معناي زمان نرمال براي انجام کار و A نمايانگرميزان اضافات مجاز مي باشد. براي مثال چنانچه زمان

دقيقه باشد و ميزان اضافات 40نرمال براي انجام کاري درصد در نظر گرفته شود زمان استاندارد 20مجاز نيز

:عبارت خواهد بود از ST 40 = 48=)100/20+1(

ن بهینه حا

طرات

شرکw

ww

.majid

mirb

od.co

m