사단법인 한국국가기록연구원

월간브리프 기록하자 [haja]

2015년 8월 특별호1

Contents 정책 특별호를 내며 1. 공공기록물법 개정 공개설명회 지상중계 2. 기록관리 민간위탁 해외사례

(사)한국국가기록연구원은 월간브리프 기록하자[haja]를 통해 연구원의 활동과 고민을 정리하여 공유하고자 합니다

RIKAR (사)한국국가기록연구원

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

[haja]

정책 브리핑 (사)한국국가기록연구원은 기록관리 법제화의 실효성을 높이고, 새로운 기록문화 정착을 위한 사회적 합의를 조성하기 위해 기록관리분야의 정책적 의제를 개발․연구․확산하려 합니다.

특별호를 내며

특별호를 내는 이유

최근 국가기록원은 ‘공공기록물 관리에 관한 법률’개정안을 입법예고하였다. 지난 8월 12일에는 국가기록원 주최로 공개설명회가 개최되어 개정안의 주요내용인 민간기록물관리시설의 이용 도입 제도와 관련된 다양한 입장과 의견이 확인되었다. 국가기록관리의 민영화 수순이라는 지적부터 기록관리의 민관협력 체계 수립을 위한 첫 걸음이라는 입장까지 이번 법률개정을 둘러싼 판단과 인식의 스펙트럼은 넓고도 다양하다.

다양한 입장이 생산적으로 논의되고 공적 정책과 제도로 반영되기 위해서는 우선 이 개정안이 담고 있는 제도의 취지와 그 배경에 대한 이해가 전제되어야 한다. 그동안 공공기록관리에 대한 연구가 상당히 진척되어 왔음에도 이번 개정안의 대상기관인 정부산하공공기관의 기록관리 실태와 민간영역의 기록관리 파트너에 대한 연구는 충분하지 않았던 것이 사실이다. 이에 한국국가기록연구원은 개정안에 대한 구체적인 논의를 시작하기 위해 전제되어야 할 선행연구를 진행할 예정이다. 매주 특별호 형식으로 진행될 이번 선행연구는 각 주제에 대한 본격적인 연구라기보다는 자료수집 및 조사연구의 단계로 이번 개정안의 주요 이해관계자들에게 참조자료로써 제시될 것이다.

앞으로의 진행

1주 공공기록관리 민간위탁의 해외사례 민간위탁의 법적 근거 대상기관 및 대상업무 민간시설의 유형과 인증절차 등

2주 정부산하공공기관에 대한 조사‧연구 공공기관의 유형과 특성, 기록관리의 특수성과 실태 기록관리전문요원의 의견

3주 민간시설 이용 제도 도입에 따른 경제성 분석 제도 도입에 따른 경제효과와 규모(산출근거) 규모 산출의 방법 공인전자문서센터의 사업실적 등

참여요청

1특별호에서 제시하는 자료들은 연구원에서 짧은 시간내에 파악한 내용이라 한계가 있고, 이번 사안에 대한 시사점을 충분히 검토하지 못한 상태이므로 기록관계의 다양한 당사자들의 참여를 통해 보다 정확한 이해를 도모하고자 한다. (1) 자료 조사 및 분석 : 해외 자료에 대한 번역 및 출처확인, 관련 자료의 확보경로 및 자료제공 등

(2) 인터뷰 참여 : 정부산하공공기관의 기록관리 실태 분석을 위해서 연구원은 인터뷰를 통한 질적연구를 병행할 예정임

(3) 의견 개진 : 특별호에 소개된 내용에 대한 다양한 의견을 연구원 페이스북이나 이메일(rikar@rikar.org)로 전달

앞으로 예정된 공청회, 9월 정기국회 회부 등 일련의 과정 속에서 법률개정안에 대한 찬반과 상관없이 기록관리계의 논의수준을 한 단계 발전시키고 계기가 될 수 있도록 많은 분들의 참여를 기대해본다.

전혜영 (한국국가기록연구원 책임연구원)

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

[haja]

1. 공공기록물법 공개설명회 지상중계

민간기록물관리시설 이용 제도 도입을 위한 공개설명회가 지난 8월 12일(수) 서울기록관에서 국가기록원 주최로 개최되었습니다(참석자: 50여 명, 진행시간: 4시간 30분). 국가기록원의 정책 설명에 이어 학계‧산업계‧공공기관의 전문가 7인이 지정토론을 하였고, 질의응답의 순서로 진행되었습니다. 공개설명회 일정이 다소 급작스럽게 공지되면서 관심 있는 많은 분들이 직접 참여할 수 없었기에 본 설명회에서의 주요 발언과 쟁점들이 무엇이었는지 공유하고자 지상중계를 기획하였습니다. 이번 정책에 대한 어떠한 입장이나 편견을 전제하지 않고 설명회에서 주요하게 논의되었던 내용 그대로를 전달하기 위해 노력하였다는 점을 알려드립니다. 축약과 정리과정에서 발언자들이 구사한 표현이나 용어가 다소 재구성되었음을 또한 알려드립니다. 정책 입안과 벌률 개정의 주요 주체들과 기록관리계 주요 당사자들의 허심탄회한 의견들을 청취함으로써 새로운 공공기록관리 정책의 방향과 내용에 대해 다시 한번 숙고하는 기회가 되기를 바래봅니다. (공개설명회의 공식자료집과 녹음파일을 참고하여 작성되었음을 밝히며, 정리된 내용이나 개인정보 등이 잘못되었거나 수정이 필요할 경우엔 언제든 필자나 한국국가기록연구원에 알려주시기 바랍니다.)

국가기록원의 정책 설명 정기애 국가기록원 기록정책부 부장 | 40분 발표

설명회 개최 취지 • 국가기록원의 정책 결정이 지난 5월에 이뤄졌기 때문에 촉박한 일정 탓으로 행정적 과정이 복잡한 공청회 대신 설명회로 개최하게 되었음 • 입법이 완료되기 이전에 정책에 대한 정확한 이해를 돕고, 다양한 의견을 수렴하여 정책에 반영할 예정임 • 정부산하공공기관 중심으로 공청회 개최 예정

공공기록물법 개정안 추진 경위 • 1차 건의는 2014년 한국무역협회를 통해 정부의 규제개혁팀으로 전달되었고, 그해 11월 2개 안이 전달되어 이중 1안(공공기관의 기록물을 공인전자문서센터에 보관 허용)은 ‘정부기록은 정부에서’라는 원칙하에 폐기되고, 2안(종이문서 전자화 후 폐기 허용)은 수용하여 2015년 3월 공공기록물법 시행령(제29조)을 개정함

• 2015년 4월, 한국무역협회는 1차 건의 시 채택되지 않았던 1안을 재차 건의하였고, 이에 국가기록원은 타당성 검토하였으며, 어느 정도 타당성이 인정되어 법률 개정안을 추진하게 되었음 • 타당성 검토의 이유 : ① 공공기록물법의 권한과 적용범위가 미약한 상황에서 민간경제 활성화에 발목을 잡고 있다는 오명을 계속 듣는 것은 문제가 있다고 판단 ② 2차례에 걸친 민간의 요청에 타당성이 있는지 경청해볼 필요가 있다 판단 • 타당성 검토 방법 : 민간영역 관계자들과의 2차례의 난상토론, 수용여부에 따른 리스크 검토. 해외사례 조사, 정부산하공공기록 기록관리 요건과 표준 현황 검토, 법률 개정 범위 검토 등 • 타당성 검토 내용 (주요쟁점) : ① 공공기록물의 민간시설 보관의 법적 근거 ② 민간시설의 공공기록물 보존기능 및 공인전자문서센터에 대한 규제 ③ 공공기록물의 민간시설 보존 시 보안성 미비 우려 ④ 특정 기업 혹은 대기업 특혜 우려 • 타당성 인정 사유 : ① 정부산하공공기관의 기록관리 현실 고려 ② 민간시설 활용을 통해 정부산하공공기관의 기록관리 역량을 제고하고, 민관의 협업을 통한 시너지효과 예상 ③ 공공기록물법에서 제시하고 있는 기록관리 기본요건을 준수해야 한다는 전제조건을 민간시설에 강제 예정

정부산하공공기관 기록관리 현황 • 현황 : 약 1천여 개가 있으며, 법으로 제어할 수 있는 곳은 현재 946개로 조사됨. 기록관 설치 및 전문요원 배치는 매우 미미한 상황 • 검토사항 : 기록관리 요건 및 표준 존재 여부 (존재함), KS X 7501 신뢰기반 제3자 전자기록관리기관 (공인전자문서센터는 이미 표준으로 공인되어 시행되고 있음) • 정부산하공공기관의 성격 : 공공과 민간의 중간적 성격으로 업무는 공공분야를 수행하지만 수익창출을 최대목표로 하는 조직임 • 기록의 특성 : ① 역사적 가치, 증거적 가치, 정보적 가치(기술적 노하우 포함)가 매우 높음 ② 일반 행정기록은 20%, 기술이나 개발 기관의 특성을 담은 기록이 80% 이상 차지 (표준RMS 탑재할 수 없는 기록들이 대부분) • 기록관리의 현실: ① 공공의 성격을 갖고 있지만 경제적 논리로 움직이는 이런 기관들을 공공기록물법으로 제어할 수 있는가에 대한 의구심 ② 법개정 15년간 제어하지 못했고, 상당기간 제어할 수 없을 것임 (공공기록물법은 중앙행정부처의 행정기록을 중심으로 편재되어 있어 정부산하공공기관에는 적용이 어려움) ③ 국가기록원이 직접관리기관으로 운영하는 40개의 기관조차도 전문요원 1명을 배치하였고 주로 폐기업무 담당 (기록관리 프로세스를 이해하는 기관이 별로 없음)

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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민간시설 이용 제도 도입의 전제조건 • 정책에 대한 오해 : 기록관을 설치하지 않고 처리과에서 다이렉트로 민간시설로 기록물을 이관하는 것은 현실적으로 불가능함 (민간시설에 이관할 기록 선별, 진본성 및 보안성 체킹, 유용한 민간시설 선택, 기록물의 특성 분석, 일부 중요기록물 국가기록원으로 이관 등을 위한 프로세스와 조직이 반드시 필요함) • 정부산하공공기관에 기록관 설치와 전문요원 배치 의무화 : 민간시설 이용을 위한 전제조건 • 기록관의 역할 : ① 기록관의 직제수립과 운영권, 기록관리 운영 규정 제정 및 운영 ② 전문요원 배치 ③ 시스템 구축 • 전문요원의 역할 : ① 운영규정의 재정과 계획 수립 ② 기록관리기준표 수립 (보안등급 설정 포함) ③ 시스템(기능, 조직, 시스템) 구축의 기본 계획 ④ 민간시설 이용절차 수립 및 운영 (법률 개정에 따른 새로운 역할 : 민간시설 유형 분석 및 평가‧선정. 계약 및 하도급 관리, 발주, 시스템 평가 등의 역량 필요) • 기록관과 민간시설의 역할 정의 : 분류체계 수립, 인수인계, 저장이나 보존처리, 처분, 접근권한과 보안관리, 시스템관리 등 민간시설로 기록물을 이관하기 위한 필수 프로세스를 확인하고, 기록관과 민간시설 각각이 맡을 역할을 정의할 것임 (국가기록원은 민간시설을 승인하는 역할) • 민간시설의 주요 기능 : 논문 <공공기관 기록의 공인전자문서센터 위탁관리 가능성 검토 연구 (김연희, 명지대 기록정보과학전문대학원, 2014)>에 잘 정리되어 있음

해외사례 검토 • 미국 : 연방정부 기록을 영리시설로 이관 가능함. 이관대상, 민간시설 지정주체‧승인요건, 이관요건 등을 조사함 • 영국 : 미국과 비슷하지만 논란의 여지는 있음. 공공기록물의 성격이 다해서 민간화 해도 될 경우에만 이관하도록 하는 법률이 존재하지만 어떻게 적용되고 있는지는 앞으로 조사할 예정임

공공기록물법 개정안 • 민간시설 정의, 민간시설 이용의 법적 근거 마련, (기록 유출 등의 위험에 대비하기 위한) 민간시설의 책임 강화를 위한 벌칙 적용대상 확대 • 대상기록물에서 비밀기록과 개인정보기록은 모두 제외됨

기대효과 • 정부산하공공기관 기록관리 수준 제고가 핵심이며, 민간산업 활성화와 일자리 창출은 부수적 효과 (기록관 설치와 전문요원 배치의 지렛대) • 민간영역으로 기록관리 개념 확산의 기회 (민간분야로 기록관리 개념이 확산될 수 있을 것이란 요망사항)

• 기록관리 인접분야와의 교류 확산 (민간분야 보안 규정 표준 제정과 IT 요건 수립시 기록관리의 관점이 전혀 반영되고 있지 못하므로 이번 기회에 기록관리 개념을 공유하여 거버넌스 체계를 구축하기 위한 계기가 될 수 있음) • 전문요원 역할 강화의 기회 (계약‧하도급 관리, IT 능력, 필수기록 선별 등의 역량이 현재 있는지 우려도 되지만 이번 기회에 역할이 증대할 것으로 기대함)

우려와 오해 • 기록관리시스템 구축 방안은 공공기관의 유형별로 다를 수 있음. 기록관이 주체가 되어 기록의 생산과 보존까지의 전체 프로세스를 보장할 수 있도록 선택해야 함. IT 기술의 발달로 인해 업무시스템과 기록시스템이 붙어 있느냐 떨어져 있느냐는 중요한 문제가 아니며, 공인전자문서센터의 경우엔 기능적 요건으로 관리될 가능성이 높음 (참고자료 : KS X ISO 16175) • 공공기록 민간위탁의 근거 : 불허할 법적 근거는 없으며, 518기록의 경우에도 민간위탁이 가능하다고 기록관리 전문가가 토론회에서 얘기한 바 있음 • 민영화 논란 : 기록관리계에서 시스템 외주는 가능하다고 인정하는 반면 기록물 보관기능의 외주는 민영화라고 하는 건 이해하기 어려움 (단순히 보관기능에 한하여 추진하고 있음) • 보안성 문제 : 비밀기록과 개인정보기록은 보안성 문제로 대상기록에서 제외라고 분명히 했음에도 학계 등이 언론에서는 언급하지 않아 오해 있음 • 대기업 특혜 논란 : 현재 소프트산업진흥법에서 대기업 참여를 제한하고 있음 • 국가기록원 역할 포기 논란 : 제도 도입에 따라 역할이 늘어나면 늘어났지 포기가 아님 • 졸속적 처리 논란 : 정부산하공공기관 기록관리가 중대사안임에도 졸속으로 처리되고 있다는 지적이 있지만 그동안 학계에서도 제대로 논의되지 않은 것이 사실임 (의미 있는 관련 논문은 5개에 불과함) • 정부종합센터 활용 가능성 : 의미 있는 제안이지만, 정부산하공공기관의 기록물은 표준RMS로 이관할 수 없는 경우가 대부분인데 이렇듯 유형과 성격이 다양한 기록물을 정부종합센터에서 어떻게 수용할 수 있을지 의문임. 예산부족 등으로 거의 불가능에 가깝고 해외사례도 없음. 해당 기관들은 자신들의 기록물을 100% 내놓지 않을 것으로 예상됨 • 국가기록원의 민간시설 감시 능력 : 현재의 인력으로 감당할 수 있을지 의문이 있지만, 지금의 기록관리 현실을 그대로 유지하는 것도 어려운 딜레마 상황임. 민간시설 허용 요청이 왔을 때 이것을 국가기록원의 15년간의 과제를 해결할 수 있는 계기로 삼는 것이 좋겠다고 판단함. 여러 장치들을 마련하여 민간시설을 활용하는 것으로 추진하고 있음

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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지정토론 : 학계① (정연경 이화여대 교수 ∥ 10분 발표)

법률개정 전제조건의 이행 가능성 • 이번 법률개정은 소폭이긴 하지만 그 파급력은 엄청날 것임 • 기타공공기관의 기록관리를 민간에 넘기는 거 아닌가 하는 의구심이 들었음 • 기록관 설치와 전문요원 배치라는 전제조건이 선행되어야만 민간시설을 이용할 수 있다고 했는데, 공공기관이 이를 이행한 후 민간시설을 이용하고자 할 것인지 의구심이 생김

민간기록물관리시설이란 용어의 타당성 • 일반인들은 민간기록물을 관리하는 시설로 이해할 것임 • 용어에 대해서는 필히 재고할 필요 있음 • 용어처럼 민간기록물 관리부터 제대로 하는데 공공기관의 기록 보존부터 시작하는 건 이상함

국가기록원 역할의 타당성 • 민간시설 장비기준, 기록관리 요건 등을 국가기록원이 모두 관장해도 되는 것인지 • 국가기록관리위원회도 있고, 민간시설에 대한 공정한 평가가 가능한 기구가 필요한 것이 아닌지

법률개정의 신중함과 다양한 의견청취 필요 • 이미 공공기록물법에서도 기록관 설치 및 전문요원 배치를 정하고 있지만 지켜지지 않았던 것은 보다 근본적인 부분을 좀 더 고민해야 함을 의미함 • 공공기록물법이 제대로 이행되도록 고민해야 하고, 이와 같은 내용을 함께 반영하는 법률개정이 이뤄져야 함 • 법률개정은 기록관리 앞날을 좌우하는 것이므로 다양한 의견을 경청하는 것이 필요함. 공공기관이 직접적인 이해관계가 있지만 학계의 의견도 중요함. 이번 공개설명회에서는 학계의 의견이 많이 반영될 수 없었음 • 앞으로 남아있는 절차에서 충분히 고민을 담아 다양한 시각에서 의견수렴이 이뤄져 공공기록물법다운 법률개정이 되었으면 함

지정토론 : 학계② (임진희 명지대 교수 ∥ 27분 발표)

근거 있는 우려① : 법률개정안 추진의 배경을 통해 • 규제개혁과 규제완화라는 이름으로 진행되었지만 큰 틀에서 민영화든지 공공서비스 포기라고 하는 우려는 사실임

• 작년 세월호, 올해 매르스 사태를 통해 규제완화가 끼친 큰 손실을 경험해서 정서적으로 우려가 큰 상황임 • 정부산하공공기관의 기록물이 공공재인가 하는 점을 꼼꼼히 짚음으로써 민간위탁에 대한 이러한 우려를 불식시킬 수 있을 것임

근거 있는 우려② : 경제단체 건의 과정을 통해 • 2014년부터 공인전자문서센터가 공공기록물을 위탁관리할 수 있도록 규제완화 시도하여 2개 안 제시 후 1개를 개정하는데 성공했고, 2015년에 다시 동일 사안으로 규제완화 시도했음 • 이번 개정이 이루어지고 나면 공공기관의 범위를 확대해 갈 가능성이 열려 있음. 향후 전방위적으로 공공기록물 관리가 민영화되는 수순으로 가는 시발점이 되는 건 아닌지, 국가기록원이 확대를 통제할 수 있는 권한과 지위를 확보하고 있는지 등을 고려해야 함

근거 있는 우려③ : 지정토론에 참여한 이해당사자 집단을 통해 • 10년 이상 기록관리의 역사와 함께 했던 산업계의 기록관리컨설팅업체와 기록관리시스템 벤더사들이 소외되어 있음 • 향후 더 다수의 이해당사자들의 의견을 수렴해야 할 것임

우려를 불식하기 위한 전제조건① : 정책 이해당사자들의 요구에 기반 • 표준RMS를 도입한 기관에서도 기록관리는 충분하지 않으므로 기록관리 부실 현상이 정부산하공공기관만의 문제라고 하는 건 잘못된 인식임 • 현재 정부산하공공기관 기록관리의 촉진제는 정부3.0 원문공개 추진임. 공공기관들이 원문공개를 위해 기록관리가 기반이 되어야 함을 인식하고 자체 RM/AM을 위한 조직, 규정, 시설, 시스템 등을 갖추는 방향으로 진행 중 • 2014년 한국원자력안전기술원, 한국마사회, 한국인터넷진흥원, 2015년 한국남동발전(주), 한국수력원자력(주) 등이 분류체계 정비, 기록관리시스템 도입, 기록생산시스템 개선 등의 다양한 과제 진행 • 최근 여력이 되고 예산확보가 가능한 공공기관들은 자체적으로 기록관리시스템을 개발하는 시도가 이루어지고 있는데 법률개정 논의가 여기에 찬물을 끼얹는 효과가 있을 수 있음 • 법률개정의 범위와 의도를 잘못 해석한 (여력과 예산이 되는) 공공기관의 관리자들이 기록관설치, 체계 구축, 기록관리시스템 구축 등의 모든 과제가 민간기록관리시설에 맡겨 가능한 것으로 오해할 수도 있을 것임 • 반면 여력도 없고 예산확보도 어려운 소규모 기관도 있음. 김연희 논문에서 민간시설 위탁 가능성을 타진한 것은

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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이러한 소규모 기관의 경우 시스템 도입이 요원하기 때문이었음 • 따라서 정부산하공공기관을 세분화하고 구체적인 요구사항을 살펴보아야 하며, 법률개정안이 어떤 혜택과 도움이 되는지 명확히 제시해주었으면 함. 이때 국가기록원의 역할은 공공기관들이 법을 지켜 필수적인 몇 가지 기반을 갖추도록 촉진하는 것임. 기록관 설치 의무화는 환영할 조치이지만 법률개정을 통해서만 가능한 것인지는 의문임

우려를 불식하기 위한 전제조건② : 기록관리 실무의 발전적 생태계 조성 • 기록관리 업체들은 십여 년간 기록물전수조사, 기록물정리사업, 공개재분류, 평가재분류, 디지털화, 기록관리시스템 정보화전략 수립, 기록관리시스템 구축, 사진/영상/박물류 등 비문서유형 기록관리시스템 구축 등 다양한 분야의 사업을 전개해 오고 있음 • 이들 업체에 기록물관리전문요원 다수가 채용되어 있으며, 기록관리 실무 발전의 중요한 축을 형성하고 있음 • 전문성이 갖춰진 곳에 시설 마련 등의 지원을 통해 참여할 수 있게 하는 조치가 아쉬움. 법률개정을 통해 새롭게 열리는 시장으로 진입할 수 있기를 바람

우려를 불식하기 위한 전제조건③ : 과거의 교훈을 잊지 말아야 • 2003-2004년 자료관시스템 규격고시 및 시험인증, 그리고 인증제품의 도입과정에서 보여진 몇 가지 문제점에 대한 반성적 합의가 필요함 (한 업체의 저가정책에 따라 업계 전체의 수익률 낮아진 결과 초래) • 2006-2007년 이후 표준기록관리시스템 개발 및 무상보급으로 인한 문제점에 대한 반성적 합의가 필요함 (기관의 특수한 요청을 수렴하여 업그레이드 하기 어려움) • 앞서 두 개의 정책 실패가 말해주듯, 민간기록관리시설을 인증하고 지정고시하는 과정이 국가기록원에서 독점하지 말고 산업계가 자율적인 구조 속에서 추진할 수 있도록 해야 함. 국가기록원은 안전하고 효율적인 민간시설의 요건을 표준으로 고시하고, 표준 준수여부를 체크하는 역할을 해야 함 • 국가기록원이 직접 지정고시 하면 로비가 발생할 수도 있음. 국가기록원이 정치적으로 충분히 독립이 되어 있지 않은 상태에서는 의구심이 존재할 수박에 없음

우려를 불식하기 위한 전제조건④ : 시장규모에 대한 제대로 된 추정 • 언론에 따르면 업계에서는 2000억 원의 시장이 형성될 것으로 본다고 했는데 근거가 무엇이지 모르겠음 • 디지털 객체를 보관하는 스토리지 서비스만으로 그만한 수익을 기대할 수 있다는 것인지, 보존비용의 책정은 계산공식은 어떻게 되어야 하는지

• 정부산하공공기관은 소요비용을 잘 계산하여 의사결정을 해야 함 • 공인전자문서센터는 기업 기록관리라는 원래 해야 하는 역할이 있었음. 갑자기 공공기관으로 시장을 돌리려 하고, 국가기록원이 이를 허용하지 않는 건 규제라고 생각하는 건 억지로 보임 • 공인전자문서센터 도입 초기에는 산업계 내외부에서 큰 관심을 받음. 기록관리계에서도 김익한, 설문원, 송병호 교수 등이 적극 참여하여 규격설계 및 심사에 참여해왔고, 그 이유는 공인전자문서센터가 기업기록관리의 촉진제가 되어줄 것이라 기대했기 때문임 • 왜 실패하게 되었는지를 철저히 반성하고 장애요소를 뚫고 나가야 할 것임

법률개정안에서 말하는 보존 업무 • 법률만 봐서는 보존 업무가 단순히 스토리지만을 의미하는지 영구기록물 관리기능 전체를 의미하는지 구분이 안 됨 • 정기애 부장의 설명에 따르면 영구기록물관리기관의 역할을 모두 수행하는 것으로 이해됨. 스토리지 기능으로 단순화 하면 가능하겠지만, 영구기록물관리기관의 자리에 민간시설을 놓는 것은 제도 도입의 취지와 맞지 않음

종합의견 • 대상이 되는 정부산하공공기관을 세분화 하여 보다 명확히 확정할 것 • 철저히 대비하여 준비하려면 시행시기는 1년 이상 늦춰져야 함 • 기록관리 활성화를 위해서는 민간시설이 많이 생기고 아웃소싱을 늘려나가는 건 맞는 방향이라고 생각함

지정토론 : 학계③ (윤은하 전북대 교수 ∥ 10분 발표)

민간투자 관련 기본입장 • 공공기록관리를 국가기록원이 모두 담당해야 한다는 건 불가능할 뿐만 아니라 불필요 • 정부산하공공기관의 다양한 특성을 제대로 수렴하지 못할 거라는 설명에도 동의 • 개인적으로 미국 주립대학에 있으면서 아이언마운틴 업체가 대학기록 관리하는 걸 봐왔기 때문에 민간시설이 기록관리 영역에 들어오거나 시장형성 그 자체는 가깝게 느끼고 있음

우려지점 • 기록학계의 의견을 수렴하는 건 고사하고, 민간투자에 대해 긍정적인 생각을 가진 사람들조차도 의아하게 생각할 정

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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도로 법률개정을 촉박하게 서두르는 이유에 대해 의문이 있음 • 7월10일자 규제조정실 보도자료에서 공공기록물법도 규제의 대상으로 취급되는 걸 보면서 상당히 놀랐음. 규제 내용인 “공공기록물관리법상 공기업 등 공공기관은 기록물 보존을 위해 기록물 관리기관을 설치‧운영해야 하며, 전자문서법상 공인전자문서센터 활용은 불가하여 기록물 보관 관련 신규 투자수요 저해”가 명시되어 있음 • 공공기관과 민간기업 기록관리의 활성화보다는 시장형성이나 투자확대, 신규수요 확장 등의 목적 먼저 아닌가 하는 우려가 있음. 무엇이 우선이냐에 따라 법률개정의 목적, 방법, 절차에서 차이가 있을 수밖에 없음 • 시장 확대와 영리화가 주목적으로 추진되고 있다면, 이후 시장원리에 부합하지 않는 기록관리 원칙, 기관들, 기록관리적 가치는 쉽게 무시당할 수 있음 • 이러한 우려를 불식시키지 않고 밀어붙이는 건 문제임. 민간투자가 필요하고 정부가 모두 하는 건 바람직하지 않지만, 그럼에도 이러한 근거 있는 우려에 대해 공개적인 자리에서 설명을 들었으면 함

지정토론 : 산업계① (김현철 정보통신산업진흥원 전자문서기획팀 ∥ 15분 발표)

법률개정에 대한 기본입장 • 국가기록원이 폐쇄성에서 벗어나 정부산하공공기관 기록관리의 부실함을 개선하고 체계화 하려는 노력인 것 같아 환영함 • 국가 사무를 국가기관이 독점하는 게 아니라 민관이 협업함으로써 보다 좋은 성과를 낼 수 있음. 고대 로마에서도 조세징수 공공신축 등을 민간위탁하였음

정부산하공공기관 기록관리의 현실 • 업무와 관련되어 생산‧접수한 문서 전체를 관리하는 것은 현실적으로 어려움. 프로세스 상에서 종이기록은 쌓이고, 그 부담은 공공기관 담당자들에 전부 짊어짐 • 정부나 지자체를 제외하고 제대로 된 시설과 인력을 갖추고, 제대로 된 서비스를 제공하도록 국가기록원이 지원했는지 묻고 싶으며, 현실은 그렇지 않음

학계의 우려에 대한 입장 • 국가기록원 시설과 장비뿐만 아니라 조달청에서 하는 시스템 관련 사업은 모두 외부의 민간기업이 구축하고 있음. 그런 부분은 도외시하고, 공공기록의 공공적 성격에만 함몰되어 공공단체에서만 관리해야 한다고 주장하는 건 문제. 지금까지 공공기관에서 기록관리를 잘 해왔다면 이런 정책이 나오지도 않았을 것임

• 보안상의 우려 : 외부에 보존하면 보안 문제가 무조건 생기는 건 아님. 개정안 19조3항은 국가기록원이 대상기록물과 시설장비, 기록관리요건 등을 하위법령에 위임해서 엄격히 관리하도록 하고 있음. 비판하려면 법안 내용을 정확히 파악하고 해야 함 • 민영화 논란 : 민영화는 경영권의 이전을 의미함. 공공기록의 권리주체를 민간에 넘기는 것이 아니라 기관장이 갖고 있으므로 성립하지 않음 • 민간시설 용어 관련 : 민간기록물관리시설이라는 명칭과 관련해서는 오해가 있을 수 있음. 개인정보가 포함되어 있는 국민들의 기록을 민간회사에 팔아서 그 회사가 영업이익을 추구하는 것처럼 국가기록원이 방조하는 듯한 뉘앙스를 줄 수 있음. 또한 수행 업무가 스토리지 역할에 한해야 한다면 전문관리시설, 외부관리시설 등으로 바꾸는 것이 더 타당함 • 졸속한 처리 논란 : 올해 급작스럽게 진행되는 듯 오해하지만, 2009년부터 얘기되었고 공식적으로 국가기록원에 건의한 것이 2011년도 임. 그동안 기록학계에서는 정부산하공공기관에 대해 잘 알지도 관심도 없었으며 오로지 국가기록원과 정부,지방자치에 대해서만 관심을 기울였음. 공공기관 종사자들의 애로점과 공공기관의 현실에 대해서는 관심 없었음. 법은 엄격하게 해놓고 시행여부는 살펴보지도 않고. 자율로 내맡긴 지금의 현실에 대해 학계도 책임을 면하기 어렵다고 봄. 2015년에야 공론화 장에 올라온 것이지, 어떤 사연이 있어 급박하게 일사천리로 추진하는 것처럼 오도당하는 것은 안타까움 - 공인전자문서센터 관련 : 민간관리체계에 대해서 전적으로 신뢰하기 어려운 것은 사실임. 국가기록원이나 공인전자문서센터가 갖고 있는 시설과 장비보다는 민간이 더 완벽할 수 있음. 하지만 법에서 정한 시설요건과 운영자에 대한 책임을 물을 수 있기 때문에 공인전자문서센터를 신뢰하는 것임. 법에서 신뢰할 수 있는 시스템을 언급했고, 현재는 공인전자문서센터가 유일하니 공인전자문서센터 활용을 주장하는 것임. 또한 공인전자문서센터는 법으로 매년 정기점검과 수시점검, 인적 물적 재정적 능력을 확인하고 있음

법률개정안에 대한 의견 • 공공기관의 기록관리가 제대로 안 되고 있는 현실을 인정하고, 기관 외부에 기록관리를 위탁하는 건 글로벌 기준으로 인정되고 있음도 알아야 함 • 대상 기록물, 기록요건 등이 지나치게 하위법령에 위임되고 있어 구체적인 내용이 모호하게 된 것은 문제 있음 • 본 설명회의 자료에 따르면 전문요원 의무채용을 반영하려는 것 같은데, 소위 민간시설에 전문요원 배치가 더 바람직함 • 공공기관에서 오랫동안 관련 업무를 해온 직원들이 법적 자격이 안 된다고 하여 전문요원에서 배재되는 것도 문제임. 경력 인정 부분을 반영해야 함

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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• 공공기관 실무 종사자 입장에서는 모든 생산 접수된 기록을 법의 요건에 맞춰 관리해야 한다는 건 현실적 부담이 있음. 법에서 규정하는 기록의 범위가 현실과 맞지 않고 이상적인 요구만 하는 것 같아 합리적인 현실과의 타협이 필요함. 이 부분이 개정법안에 일정부분 반영되지 않을까 기대함

지정토론 : 산업계② (전일 한국전자문서산업협회 산업진흥실 실장 ∥ 13분 발표)

클라우드 서비스 지향의 대안 제시 • 완벽한 대안보다는 불편하고 부족한 현재의 현실에 대한 차선, 차차선의 방안으로 제시하고자 함 • 글로벌 동향의 키워드는 전자기록의 폭발적 증가, 클라우드 서비스 증대, 디지털 보안 문제이며, 이는 본질적으로 현대 IT 기술이 전자기록을 충분히 관리할 수 있고 해야만 한다는 명제를 전제하는 것임. 대량의 디지털 정보처리와 관련 비용에 효율적으로 대응하는 것이 관건임 • 현재의 대안은 클라우드 서비스임. 비용문제는 어떤 기관이든 고민이기 때문에 최소의 비용으로 최고의 IT 서비스를 지향해야 할 것임 • 국가와 지방자치단체가 빠른 기간내에 체계를 갖췄지만, 정부산하공공기관은 그렇지 못함. 대한민국 기록관리 주권을 지키고, 인식을 형성하고 체계를 이뤄나가고 하는 건 기록원과 전문가들이 고민하고 노력하겠지만, 굳이 많은 비용이 소용되는 기록관리 인프라를 직접 구축하고 운영하는 부분이 고민일 수 있음 • 개정법률안의 취지에 맞게 클라우드 서비스는 비용문제를 일정부분 해결하고 물꼬를 틀 수 있다고 생각함. 대용량 정보보안과 접근성을 확보하기 위해 기록요건을 만족하는 민간시설에 기록을 보관하는 것은 좋은 해결방안임. 기록관의 본질을 해치지 않되 비용절감을 할 수 있는 방법이 있다면 도입하고 과감히 활용해야 함 • 국가기록관리를 비용문제로만 해결할 수 있는가 의문을 제기할 수 있지만, 현실적으로 국가예산은 한정적이고, 예산배정이 안 되는 탓에 기록관리를 제대로 할 수 없다면 차선책을 고민해야 함. 하물며 예산이 충분하더라도 고유 업무 고도화, 기록관리 체계수립과 연구 등에 써야 하고, IT에 소요하는 건 낭비적이고 합리적이지 않음

우려에 대한 입장 • 민간기업에서는 IT 인프라를 아웃소싱 하거나, 그 자체를 외부에 맡기는 클라우드 서비스를 지향하고 있음. 민간기업이 생사가 달린 경영정보를 아웃소싱하면서 보안문제를 고민했을 것은 당연함. 보안은 IT의 기본이며, 아웃소싱에 따

른 정보침해 대응책은 강구하고 있음. 100%는 만족할 수는 없겠지만, 인명피해가 있다고 해서 자동차를 쓰지 않을 수 없는 것처럼 자동차 이용의 실익이 크다면 쓸 수밖에 없음 • 정보보안의 문제는 중앙기록물관리기관의 장이 신뢰할 수 있는 민간시설을 지정할 것이므로 과도한 개인정보 침해 우려는 기우일 수 있음 • 공공기관이 클라우드 서비스를 받는 게 민영화라면 세상의 모든 클라우드 서비스는 민영화임. 미국 연방정보는 아마존의 클라우드 서비스를 받고 있음. 클라우드는 현재 모든 조직과 기관의 업무 수행을 위한 기본적인 IT트랜드임. 특화된 보안과 저장장치를 갖춘 민간단체에 소중한 공공기록의 보관을 맡기면 현재 기록관리의 문제를 일정부분 해결할 수 있고, 다양한 의견들의 물꼬를 트는 장이 될 것임 • 개정안이 이뤄지면 전문가들의 역할이 확정될 것임. 기록관리는 필히 민간영역까지 확대되어야 함. 인식 확산의 첨병이 되는 기록전문가들이 민간에 많이 진출할 필요가 있음 • 어느 전문가는 언론에서 민간시설 이용을 장례식장으로 비유했는데, 이러한 서비스를 제공하는 업체를 대변해서 항변하자면 치료시설이 부족한데 민간 시설을 이용하겠다는 건데 장례식장에 비유할 게 아님. 병원에서 활용하는 민간 구급차를 장례운구용으로 비유할 수 있을지 의문임

지정토론 : 산업계③ (최창호 한국무역협회 ∥ 5분 발표)

규제개혁 대상으로 건의하게 된 배경 • 한국무역협회는 경제단체 중 하나이고, 정부와 민간의 브릿지 역할을 수행함. 중요 업무 중 하나가 규제건의이며, 산업활성화를 위해 규제를 조사하고 업계의 의견으로써 정부에 제출하는 기능을 수행함. • 다른 사안의 경우 정부기관들은 어물쩍 넘어가곤 하는데 국가기록원은 기회를 놓치지 않고 꼼꼼히 다뤄줘서 고마움 • 앞선 토론에서 이번 제도 도입이 영리목적에 치우친 게 아닌가 하는 의구심은 지적했는데 충분히 공감할 수 있음 • 하지만, 이 건은 정부산하공공기관의 기록관리 담당자로부터 먼저 접수한 것임. 사실 투자유치 효과라면 다른 사안이 더 이슈임. 현장 담당자들의 애로를 풀어드리려는 목적으로 접수한 것임 • 올해 1월 23일 공공기관 기록물관리 담당자 15명을 초청해서 간담회를 개최함. 충격적인 현실이 많았음. 종이문서 보관에 대한 부담감, 전자문서 보관 책임을 전적으로 본인이 감당해야 하는 어려움 등을 토로함 • 현재, 병원의 의무기록도 유사하게 처리하려고 노력중임. 좀 더 민감한 정보인 의무기록도 외부에 위탁해서 보관할 수 있도록 추진중임

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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• 민간시설의 보안 관련 우려는 공공에서 보관해야만 더 안전한 것이 아니고, 누가 더 효율적인가를 중심으로 생각해야 함. 선택할 수 있는 기회를 주고 그 물꼬를 트자는 배경에서 추진되었음을 밝힘

지정토론 : 공공기관① (김솔아 한국교육과정평가원 기록관리전문요원 ∥ 5분 발표)

기록관리 실무자의 역할과 지위 보장 • 법률에 따라 기록관리의 일정한 자율성이 보장된 정부산하공공기관에서는 실무 추진의 탄력을 받을 수도 있지만, 자율성 때문에 필요성을 인식하지 못한 경우 실무 추진의 어려움이 있을 수 있음 • 기록관리 전문가로써 역할을 기대하지만 실제로는 기관의 기존 업무인 문서수발 담당자로 인식하는 경우가 많음. 법률에서 전문요원의 배치를 의무화 하여도 계약직이나 한시직으로 채용되어 현장에서의 역할과 지위가 미약한 상황에서는 실제 업무 추진에 애로사항이 많음 • 역할과 지위의 보장이 어려운 이유로 실무자들은 이번 법률개정으로 인해 전문원의 역할이 축소되거나 침해될 수 있다는 우려를 하는 것임 • 법률개정 추진시 실무자의 애로점을 반영했으면 함

지정토론 : 공공기관② (하리준 한국수출입은행 기록관리전문요원 ∥ 15분 발표)

관련 논의과정 • 공전소 이용 관련해서 작년 하반기 은행권 중심으로 논의가 있었음 • 간담회에서 파악한 바로는, 2009년에 은행권에서 공동공전소 설립 논의가 있었음. 여신과 관련된 심사 승인 등이 모두 종이로 생산되고, 사법부에서 원본에 준하는 것으로 인정하는 마이크로필름도 많음. 무산되었던 원인은 사법부가 전자화문서를 원본으로 인정하지 않았기 때문임. 여기서 입법부와 행정부의 논의는 무의미함 • 현재 은행권 중에서 유일하게 하나은행이 하나INS를 그룹 계열회사로 만들어 맡기고 있음. 하나은행도 종이 원본을 폐기할 수 없어 이중관리하고 있음. 이게 현실임 • 2015년 3월 시행령 개정되었는데, 제29조의 현실이 하나은행임. 공공기관 입장에서는 법이 발의되더라도 원본 보존할 수밖에 없음

우려 지점 • 기록관리는 프로세스임을 우선 공유되어야 함. 단순히 보관만 한다고 기록관리가 아님. 기준표를 두고 처리일정을 만들어 그에 맞춰 프로세스로 관리함. 공전소에서 관리업무까지 할 수 있는지 의문임 • 모호한 대안 : 개정 이후 그림이 잘 안 보임. 향후 과제에 대해 아직 나와 있지 않은 상태에서 기록관리 그림이 그려지지 않음. 보관 서버인지, 대형 클라우드 형태인지, RMS 형태의 관리인지. 이런 상황에서는 이 안에 대해 가부간의 선택을 할 수 없는 상태임 • 보안 문제 : 앞서 해결하면 된다고 했지만 싶게 넘어 갔지만 그렇지 않음. 현재 보안문제 때문에 우리 기관에서는 전문가 채용했고, 서버보안, PC보안, 망분리, ECM시스템까지도 검토하고 이음. 문서보안은 생존과 관련됨. 다른 기관에서도 터지고 있어 심각하게 생각됨. 예산이 없어 망분리 여부를 논의하는 현실에서 공전소에 위탁관리 한다는 게 흐름에 맞는지 의문임. 최소한 우리 기관이라면 전혀 현실성이 없음 • 비용 관련 : 구체적인 언급 없음. 전문요원 채용이 비정규직인 이유도 예산부족 때문이었음. 공전소에서 전자기록을 위탁할 때 공짜로 하는 것도 아닌데 그 비용에 대한 산출이, 2천억 시장이라고 함. 우리 기관의 경우, 한시기록의 디지털화 후 위탁할 경우 연간 매년 추가 비용만 3,500만원 소요됨(A4 기준 10원). 기존 인프라 형성되어 있는 건 3억 정도임. 천명 직원, 만권 생산, 전자문서 10만권. 이정도 비용을 과연 지불할 기관이 있을까. 기록관리로 책정되는 예산으론 턱이 없음. 그런 비용 지급하며 할 필요가 있는지 • 기록관 설치와 전문요원 배치가 전제된다면 기록관리 체계를 잡고, 더 효율적으로 지금의 상태보다는 더 좋은 그림을 그릴 수 있는데 지금의 현실을 전제로 비관적으로 미래를 그리는지, 그런 비관적 전망 속에서 이런 제안들이 나온 게 아닌지 싶음

전문요원의 역할과 지위 • 법에서 강력히 규제하는 게 폐기업무임. 폐기에 대한 기대치가 높고, 폐기 업무를 하면서 단순히 처분만 의미하는 게 아니고, 프로세스를 통해서 전문요원의 역량과 가치관이 나타나게 됨. 이를 토대로 포지티브한 방법으로 발전할 수 있음 • 시스템 도입현황이 미흡하다는 대안이 공전소냐, 기록관리시스템 도입이냐로 모아지는데 그건 아님. 모든 것은 다 도구이고, 먼저는 제대로 된 전문가가 배치되어서 전문역량 발휘가 우선임 • 이를 인식한 분들이 법제정 초기에 무리하게 전문요원 배치를 특혜라는 말을 들으면서도 강제한 것임. 현재 공공기관 전문요원이 비정규직이라는 애기가 있는데, 해결 단초가 공전소로 탄력받기 보다는 지자체처럼 직렬를 달리해야 함. 정책입안부터 물리적인 실행까지 업무의 스펙트럼이 넓기

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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때문에 헤게모니를 장악할 수 있는 지위가 보장되어야 함. 그렇게 되지 않아 끌려가는 시행착오가 있었음 • 업무영역의 스펙트럼으로 봤을 때 공전소는 중하위권 이슈임. 전문요원의 역할 강화가 더 중요함. 법개정이 이뤄진다면, 이 부분이 우선 진행되어야 함

총론 • 공공기관의 자율성 때문에 기록관리가 제대로 안 된다고 진단하는데, 공전소로 위탁해도 자율성은 여전히 보장되기 때문에 실효성이 있을지 의문임 • 기록관리는 사회문화적 맥락을 고려해야 함. 구박과 비판도 받지만 법제정 이후 도도하게 조금씩 발전하고 있음. 민간위탁에 대해선 부정적이었지만, 앞선 토론을 보면서 민간영역의 확대 필요하며 윈윈전략으로 인식하게 되었음. 더 많은 의견교류와 논의가 필요함

질의응답

학계 지정토론 관련 • (정기애 부장) 임진희 교수가 지적한 민간시설의 영구기록물관리기관 기능 수행 언급은, 정부산하공공기관 기록물 중 영구보존 대상으로 국가기록원에서 이관해갈 때의 프로세스 설명이었지 어디에도 민간시설이 영구기록을 다룬다는 표현은 없었음. 다만, 해당 기관이 민간시설을 이용할 때 영구적으로 보존하겠다고 하면 막을 필요는 없음. 영구보존이냐 아니냐가 문제가 아니라, 보안과 활용성 경제성 효율성 등을 고려하여 10년이든 지속적이든 보존기간을 정하면 됨. 평생 전세로 살되 자동차를 끌고 다니겠다는 논리와 같음. 기관별로 보존하는 대상을 결정하고 그 권한을 기관장에 주겠다는 게 취지임 • (정기애 부장) 정연경 교수가 지적한 민간기록물관리시설 용어는 재검토 할 것임. 성안할 때부터 논란이 있었음. 추후 법제처에서 엄밀히 검토할 예정 • (정기애 부장) 급박하게 진행되는 것에 대한 우려는 이해함. 그러나 중앙행정부처가 가지고 있는 속성이 있는데, 목표와 계획이 공식화 된 이상 그해 이행되지 않으면 실적에서 점수가 깎임. 어차피 수용하기로 했다면 올해 국회가 9월에 열리니 통과되도 12월에나 가능하고, 3개월 이후에 이행되기 때문에 거의 6~7개월의 소요기간이 필요한데, 준비할 수 있겠다 했는데, 1년 이상 시간을 두고 검토하자는 제안을 적극 검토하겠음. 국조실 제안을 수용하기로 했다면 적극적으로 추진하겠다는 걸 보여주는 게 중요해서 어느 정도 서두르는 면이 없지 않음. 전화를 통해 학계의 의견 수렴은 했지만 공식적인 자리를 마련하지 못해 질책에 대해 달게 받을 것임. 모든 기관을 초대하여 공청회를 할 거고 그때

도 학계에서 참여했으면 함 (굉장히 많은 분들을 초청했지만 여러 이유로 참석하지 않았음)

공공기관 지정토론 관련 • (김종철 연구관) 직접관리기관 선정할 때 전문요원 채용방식별로 채점을 하기도 했음. 평가를 강제하고 싶지만 기관의 수용성에 한계가 있음. 그래도 정규직화 하는 것을 계속해서 추진할 예정임 • (정기애 부장) 정규직화를 추진했더니 한시직과 계약직을 정규직화 하면서 기능직에 준하는 정규직으로 전환함. 법이나 평가체계로 규제하는 건 한계가 있음. 전문요원의 역할을 제대로 찾아야 함. 필수기록의 관리주체가 되어야 하며, 생산과 보존까지의 주체가 되어야 함. 계약직을 하라고 해도 못함. 중요한 기능을 맡는 사람에게 계약직을 맡길 수 없음. 연관해서 같이 발전해야 함. 법과 평가체계로 유도하려 했지만 한계가 있음. 미간시설을 활용하여 유도하는 장치로 활용하려는 의도가 있음 • (정기애 부장) 공전소 이후 그림이 잘 안 보인다고 했는데, 하리준 연구사이 더 잘 그릴 수 있음. 수출입은행이 일정한 궤도에 올라와 있고, 하 연구사가 많은 기여를 한 것임. 그 역할이 다른 기관도 같은 수준인 것은 아님. • (정기애 부장) 시행의 실효성 관련해서, 민간영역으로 일부를 트는 순간부터 시장논리로 움직임. 코스트 효율성 보안성의 사항들이 공공기관이 판단할 것임. 임진희 교수가 말한 것처럼 공전소가 실패한 상황으로 갈 수도 있지만, 우리가 바라듯 좋은 발전의 기회로 갈 수도 있음. 공공영역의 우리와 공전소의 IT업계와 전문요원의 노력 여하에 따라 달라질 것임 • (정기애 부장) 국가기록원에 확인도 없이 제대로 된 정보도 없이 언론을 통해 비판하고 있음. 그 결과는 기록원이 아니라 기록관리계가 감당해야 하는 것임. 이걸 안 해도 기록원은 문제없음. 국가기록관리 전체를 보고, 직접 보고 토론하고, 언론에 발표하거나 의견을 개진하는 게 좋음. 기 • (김현철 정보통신산업진흥원) 원본폐기 관련해서, 2010년 전자소송법이 시행되고 있음. 전자문서와 전자화문서를 가져가면 소송을 하고 있음. 2009년도 얘기를 하지만 시대가 바뀌었음. 공인전자문서센터가 욕을 먹어야 한다면 영업적 부분이며, 제도와는 다른 문제임. 국가기록원에서 얘기하는 외부시설 자체가 기록관이 갖고 있는 권한을 이양하는 게 아니라고 하는데도 계속해서 의구심을 갖고 있는 듯함. 기록원이 신뢰가 없는 건지, 공인전자문서센터의 신뢰가 없어선 지는 모르겠지만 팩트를 가지고 얘기를 해야 할 듯 • (임진희 교수) 보안 문제가 없다고 했지만 핫이슈임. 중요한 기록을 외부시설에 위탁했을 때, 정부망을 쓰던 기관이 망이 다를 텐데 그게 관리될 수 있는지 모르겠음 • (정기애 부장) 대부분 이중망을 쓰고 있음. 그거 자체가 공공기관 판단의 몫임. 활동 유형, 기록물의 보안 등급의 정도에 따라 외부시설을 이용할 수도 있고 아닐 수도 있음. 수출

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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입은행이나 한전이나 일정한 규모가 되는 곳에선 수요가 있을까 의문이지만, 그런 기관들조차도 필요하다면 대민서비스 기록은 여기에 보존하고 증명서 발급할 수 있음. 그렇다면 이건 기관 내 활용보다는 외부에서 활용하는 기록에 대해선 가능함. 작은 규모의 기관에 대해선 (3~400개) 기록관 설치 의무가 없는 경우, 망분리와 상관없이 활용가능하지 않을까 생각됨. 여기서 우리가 판단하기 어렵고 해당기관이 판단할 영역임. 국가기록원은 승인요건, 기록관의 역할을 제시할 수 있음 • (임진희 교수) 보존업무 외에 서비스 얘기를 하면. 여전히 RMS는 두고 스토리지는 외부에 두고 관리가 더 많아지며, 기록관리자의 대응이 필요함 • (정기애 부장) 그런 기관은 기록관 설치를 전제해야 한다는 점을 법령에 넣을 것임 • (임진희 교수) 2006년 표준RMS 도입을 위해 연구사들의 얘기를 들었음. 표준 준수만 인증해주면 선택해서 개발을 하거나 패키지 구매를 할 수 있도록 하고, 벤더사들이 좋은 시스템을 만드는 계기가 되라라 주장했음. 그때 연구사들은 시스템 선택이 어려워 기록원이 알아서 해달라는 발언이 나왔음. 이해는 하나 안타까움. 그런 상황에서 보급하다보니 이런 문제가 노정됨. 민간시설 위탁할 때는 준비도 하고 결심해서 맡겨야 하는데. 마찬가지 일 수 있음. 충분히 보완해서, 기록관이 강화되고 전문요원의 역량도 강화되어야 함 • (정기애 부장) 우리의 고민이기도 함. 기록관의 역할과 전문요원의 역할 강화로 푸는 건데, 시장이 열렸을 때 기관 연구사들이 이 업무를 다 할 수 있을지. IT 지식, 업무에 대한 지식 등이 전제되어야 하는데. 국가기록원은 비즈니스나 IT 교육 등의 교육과정을 강화할 예정임. 학계에서도 앞으로는 IT전문가와 얘기할 수 있는 정도의 교육이 이뤄져야 함

플로어 토론(1) • (유영필 국립문화재연구소) 400개 기관이 기록관 설치대상이 아닌데 기록관 설치가 정말 전제되려면 법조항에서‘이관부서’ 부분이 빠져야 함. 민간시설로의 이관시점이 없음. 기록관에는 한시기록 보존기간이 있고, 30년 이상은 이관해야 함. 개정안에는 그 내용이 없음. 생산된 이후에 바로 기록관에서 관리 과정 없이 민간시설로 넘어간다고 오해를 낳을 수 있어 이는 기록관 역할 약화로 이해됨. 벌칙규정은 지정취소나 일시정지 등 강력한 억지정책이 필요함 • (정기애 부장) 공공기관은 이관의 책임이 없음. 각 기관이 수립해야 할 문제임. 공공기관에 대해선 법에서 모호함. 처리과에서 기록물을 아예 이관하지 않는 경우도 많음. 벌칙에서 승인취소는 당연함 • (이석재, 국립공원관리공단) 공공기관의 기록관리가 잘 안되고 있고, 공공기관은 근본적으로 수익성 창출이 목표라고 했는데, 기관들도 유형이 다름. 기록관리가 잘 안되는 이유는 법이 약해서 임. 기록관을 만들어야 하는 기관임에도 벌칙조항이 없음. 그런데 공공기관은 안되고 있으니까 민간시

설에 맡기자는 것은 우선과제가 아님. 그동안 국가기록원이 역할을 방기하고서 시급하고 공공기관이니 해보자 하는 건 무리가 있음 • (정기애 부장) 기록관리 발전의 수단으로 판단했기 때문에 민간의 요구를 받은 것임. 국가기록원이 하란다고 다 하는 건 아님. 각 기관이 판단할 몫임. • (이석재, 국립공원관리공단) 전문요원이 채용 안 되고, 기록관도 없다면 약간 솔깃할 수 있음. 이는 전망일 뿐이지 요원 배치와 기록관 설치는 안 될 것 같음. 민간시설이 있는데 그걸 이용하자는 쪽으로 갈 수 있음 • (정기애 부장) 노력해도 공전소가 실패로 돌아갔듯 실패할 수도 있음. 대외적인 시각에서 보면 집단이익의 발상으로 볼 수 있음. 전문요원만 보호받아야 하나. 전문요원만 강제해야 하나 • (이석재, 국립공원관리공단) 공공기관에서 전문요원 채용하는 건 기록관리의 필요성이 있기 때문임 • (정기애 부장) 현재도 충분히 강제되고 있으며, 다른 분야에 비해 불합리할 정도로 특헤받는 분야인데 더 특혜를 달라는 간 현실성이 없음. 그리고 민간시설 이용은 기관의 선택임 • (유영필 국립문화재연구소) 기관의 선택이라고 했지만 민간시설을 이용할 수밖에 없는, 출구를 찾을 수 없는 방향으로, 평가안이 설계될 수도 있지 않을지 우려됨

플로어 토론(2) • (이종영 한국기록협회) 애초 공인전자문서센터의 비즈니스 모델 설계할 때 공공기관이 포함되어 있었지만 당시엔 국가기록원이 파워가 세서 포함되지 못함. 또한, 전자정부가 세계적으로 인정받고 있는 반면 국가기록원은 어떤지 살펴볼 필요 있음. 다양한 업체들이 표준에 의해 시스템을 개발했다면 어땠을지 모르겠음. 세게적인 대세고 흐름이니 10년 앞을 내다보면서 얘기해야 함. 급박하게 진행되었다고 했는데 2008년 한국전자문서산업협회 부회장을 할 때부터 논의된 내용임. 종이기록 중심일 때 만들어진 법과 제도이고, 전자기록 중심인 지금은 민간이 참여할 수 있도록 하고, 전자기록 관리를 어떻게 할지를 중심으로 논의해야 함. 기업을 통해 인력도 창출됨. 아이언마운틴이 잘 된 건 마국정부가 제도를 잘 만들어서 임. • (최재희 이화여대 교수) 관점이 다른 것 같음. 기록관리에 어떤 영향을 미치고, 도움이 될지, 어떤 프로세스가 영향을 받고 장담점이 뭔지가 더 중요함. 로마의 예라든지 공공기관의 목표를 수익성으로 본다던지 하는 건 너무 일반론적인 접근임. 시대와 상황, 여건에 따라 다 다름. 공공기관 기록관리가 전반적으로 다 부실함. 청와대에선 문건도 유출되고 있음. 지금 기록관리 프로세스가 잘 잡혀 있다는 행정부처도 해야 할 게 많음. 각급기관 특성에 맞는 분류, 보존기간 평가 등 이런 것에 대해 좀 더 고민하고 발전시킬 때임. 기록원 팜스를 민간으로 위탁해서 잘 되는 걸 입증한 후 확산

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해도 됨. 목적이 다른 것 같음. 국가기록원과 전문요원의 역할변화, 구체적인 기록물의 유형 등에 대해 폭넓게 대화하고 이후에 법개정 논의를 하는 것이 상식적임. 국가기록원은 학계의 우려를 이해해야 함. 법개정 외에 다른 방법도 존재함. 프로세스를 변경했을 때 다른 기관에도 영향을 미칠 수 있으므로 충분한 논의를 거치자는 것임 • (정기애 부장) 팜스 이관 얘기도 일반론인 것임. 공공기관은 그 수만큼 기록물의 유형 등이 다양함. 다양성대로 시스템을 만들 것인지. 대안이 되는 지적을 하면 적극적 검토하겠음.

플로어 토론(3) • (조송암 대학기록경영협회) 수년전 미국 전문가협회에 다녔을 때 아카이비스트를 위협하는 존재는 IT기술자라는 인식을 알았음. 대체적인 중론은 기록관리의 핵심지식을 가지고 발전시키면 우리 잡은 가치가 있고 살아남을 수 있다고 했음. 이 자리에서 기록관리계의 모든 문제를 해결할 수 없음. 민간에서 얘기하기 전에 우리가 먼저 외부위탁 위주로 법개정 하지 못한 게 아쉬움. 현재 공공기록물법이 너무 디테일 하며 유효성도 없음. 기록업게 전문요원들이 사회에서 우선적 혜택을받았음. 기록발전도 있었지만. 민간영역으로 확대되는 이 흐름도 따라야 함. 중앙정부의 기록도 맡기는 것이 세계적인 추세임. 무엇을 위탁하고 얼마를 할 것인지 전문요원이 기준을 정하고 관리하면 됨. 두려워 하지 말고 전문성이 취약한 게 아님. 보안문제나 전망부재 등은 지금 논의사항이 아님. 공공기록물도 민간시설에 위탁할 수 있다는 법을 만드는 것인데 지침처럼 법을 만들면 기록관리를 우리가 하는 게 아니라 판사가 하게 됨. 어느 전문사회도 디테일하게 지침 수준으로 법을 만들지 않음. 대통령기록과 중앙행정기록도 다 대상이 됨. 컨트롤 하는 건 우리 몫이며, 그 능력이 없을 때 부끄러운 것임. 다음 공청회에서 디테일 하게 국가기록원이 보여주고 전문지식 중심으로 구체적으로 논의해야 함. 정부가 관리하는 수준으로 한다고 하는데 정부의 기준이 잘됐는지 부터를 논의해야 함. 개인의견의 비합리적인 얘기를 하면 우리 업계가 이상한 기관으로 보여질 것임. 신뢰낮은 사회이긴 하지만 의심에 의심을 하면, 광우병사태 촛불집회처럼 불확실한 정보로 우려하는 것임. 실무적으로 해결할 것과 위탁을 위한 법개정 논의는 다른 것임. 이 법개정을 반대하는 건 있을 수 없음. 기관장의 선택을 보장하고 있는데도 반대하면 사회를 부정하는 것임. 논리를 구분했으면 함. 전문요원 배치를 전제하는 건 또 다른 규제일 수 있음. 점진적 단계로 볼 수도 있지만 상식에 안 맞음. 부족해도 힘을 모아 풀어갈 생각을 해야 함 • (정기애 부장) 전문요원을 배치하는 이유는 법률에서 강제하고 있어 책임과 권한을부여하는 것임. 특혜시비가 있을 수 있음. 그런 부분은 과제로 해결해야 함 • (하리준 한국수출입은행) 한때 종이문서를 전자화 하는 것이 대안이라고 생각했지만 10여 넌 지난 지금은 전자문서

는 허상이라는 생각함. 우리 기관의 기록관리 담당은 나만 있고 백업이 없음. 정책과 관리를 하기 때문에 책임감을 느끼고 업무적으로 지키기 위해서 어떻게 관리해야 하는지 고민하게 됨. 공공기관 전문요원들은 다 그럴 것임. 이때 중요한 게 전망과 좌표이고, 그게 공공기록물법임. 첨삭에 대해 민감할 수밖에 없음. 그 파급효과에 대해 생각할 수밖에 없음. 이런 논의가 급박하게 이뤄진다고 생각할 수밖에 없음. 국가기록원을 비판하면서도 의지할 수밖에 없는 게 현실이라면 윈윈 할 전략으로 충분히 논의해서 풀었으면 함. 실무를 접하면서 업계에 휘둘린 경험이 있었음. 종이문서 폐기방식이나 DB화 사업 등을 진행할 때 휘둘린 경험이 있다보니 이런 사안에 민감해 할 수밖에 없음. 보호해주지 못한 국가기록원에 대한 아쉬움도 있음. 이번 법개정은 걸음도 걷지 못하는 아이에게 운동화는 집에서보다 세탁소에서 빠는 게 좋다고 하는 것임 • (정기애 부장) 충분히 논의하자는 말이 반복되는데 모호하다. 개정안이 이행되면 무엇이 문제인지 말하고 고치든 상세화 하든 그런 식으로 지적해야 함. 정부나 민간업체는 목표시한이 있음. 단순한 우려일 수 있음. 산업계에 휘둘린 개인적인 경험을 전제하는 건 무리임 • (하리준 한국수출입은행) 많은 기관의 전문요원들이 겪는 일임. 법개정을 통해 문제가 해결되면 모를까 법의 설립취지를 굉장히 훼손할 우려가 있음. 공공영역에서 공공기록을 관리하자는 취지로 만들어졌음. 단순한 제도도입으로 보일 수도 있지만 굉장히 큰 영향이 있을 것임. 산업계의 입김이나 영업형태에 피해를 보는지도 모르고 본 경우가 많았음. 이런 맥락에서 보면 지금의 제도개선 역시 그런 차원의 문제가 유발 될 수 있음 • (정기애 부장) 강제화가 아니라 또 하나의 길을 열어주는 것임. 전문요원 배치, 기록관 배치 의무화를 전제로 하는 것임. 법의 취지를 살리자고 했는데 구체적으로 민간시설을 이용할 때 어떤 부분이 훼손되는지 모르겠음. 공공기관이 현재 상태로 가면 기록관리 영역이 IT영역이 될 것이란 우려가 더 큼. 기관장이 기록 아니라 정보라고 하면 관리조차 안 됨. 제도 도입을 서두르게 된 이유임. 기관장들은 행정기록만 기록이라고 생각하는 경향이 많음. 그것에 대한 우려가 더 크며, 900여개 기관 중 90%가 그 상태임 • (유영필 국립문화재연구소) 공공기관의 전문요원들이 대부분 2년차이고, CEO나 부장 등 지위가 아닌 이상 중앙정부 안을 선택하지 않을 확률이 낮음. 여기에 있는 분들은 대표로 온 건데 개인의견으로 생각하는 건 문제임. 기록관 설치가 전제된다고 했지만, 법령과 시행령 규칙에 들어가는 건 의미가 다름. 안정성 문제를 얘기하는 건데 이런 요구들을 자격지심으로 말하면 문제있음. 업계의 제도개선 하나로 제기되었기 때문에 디데이를 만하는 건데 그 안에서 생각하니까 기한이 있은 것임. 충부히 논의하자는 얘기는 그 정해진 기간보다 길 수밖에 없음. 이미 기한이 여기야 라고 하기 때문에 얘기가 안 됨

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• (김종철 연구관) 제도개선은 국가가 국민에게 약속한 것임 • (공인전자센터 회장) 국민의 시각에서 보자면 기록의 주권이 국민에게 있는데 그렇지 않은 것 같음. 공공기관이 처하고 있는 현실, 다양한 목소리와 애로사항을 해소하기 위해 법개정을 하는 것임. 법개정을 하면서 전문요원의 자격을 관리하기 위해 부가적인 논의가 진행되지 않았으면 함. 이것저것 부대조건과 기능들을 듣다보면 기관의 코스트가 올라가는 것을 초래함. 여러 목소리를 듣되 국가가 법을 만드는 거고 국민은 의견을 내는 것임. 의료 등 다른 부문처럼 기록관리도 현재의 흐름에 동참하길 바람 • (대한지적공사 전문요원) 연구사들이 국민들과 직원들에게 설명할 수 있는 배포자료를 만들었으면 함. 법개정의 취지는 좋음. 경제도 안 좋은데, 상생할 수 있는 기회가 되길 바람 • (출연기관 전문요원) 기관에서 선택하라는 건데 출연기관은 너무 다름. 출연기관은 열악함. 수익사업을 못함. 아파트냐 전세냐 하면 난 아파트를 사고 싶음. 기관에서는 전세를 원할 것임. 기재부에서 예산을 받아 진행하려면 아파트 살 돈은 안 주지만 전세돈은 줌. 2년차고, 내년에 시스템 도입하고 기록관도 만들자는 논의를 하고 있는데 법개정이 되면 우리는 전세로 들어가야 함. 공공기관의 기록관리를 본격적으로 시작한지 1, 2년밖에 안 됐는데 너무 일찍 개정안이 나온 것 같아 안타까움 • (정기애 부장) 객관적인 시각에서 보면 국민의 세금이 들어가는 경우 렌트가 더 경제적이라면 그걸 택해야 함. 그런

시각으로 기록관이 움직여야지 단순히 내 니즈가 아파트이니 그걸 해야 한다고 하면 안 됨 • (김현철 정보통신산업진흥원) 같은 출연기관이지만 전문요원이 없어서 그런지 아웃소싱을 원함. 전문요원이 있으면 왜 극구반대하는지 모르겠음. 제3자가 보면 합리적 설득이 안 됨. 집단이기주의로 볼 수밖에 없음. 우리처럼 민간시설 이용하자면 기록관을 반드시 설치해야 하는지 • (정기애 부장) 설치해야 함. 기록관리프로세스를 수행할 조직, 체계, 제도, 규정임. 이게 어려우면 컨설팅 할 수도 있음. 전문가가 배치되어 해야 함.

정리발언 • (정기애 부장) 정청래 의원실에 답변하느라 분주했고 저녁에 보니 프레시안 등에 기사가 실린 걸 봤음. 충분히 설명드린 분도 있는데 중요한 사안은 삐져 있어 의아했음. 법개정은 업계를 위해서가 절대 아님. 공공기관에서 일한 30년 동안 한이 있어서 그런 것임. 근무하는 동안 10편의 논문을 쓰고 기존의 경력을 버리고 국가기록원에 온 것은 기록관리를 잘하고 싶어서 임. 나와 국가기록원의 순수한 의도를 이해바람. 의구심이나 의문이 들 수도 있고 이해하지만 나와 국가기록원과 직접 소통해주길 바람. 기록관리를 제대로 풀어보고자 하는 의도라면 얼마든지 수용 가능한 상태임. 3년 계약 기간 내에 뭔가 기록관리 분야에서 제 역할을 하고 싶을 뿐임

전혜영 (한국국가기록연구원 책임연구원)

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2. 기록관리 민간위탁 해외사례

해외사례 조사를 시작하며..

지난 8월 12일 성남 서울기록관에서 [공공기록물법 개정 공개설명회] 가 열렸다. 배포된 자료집 [붙임4. 민간기록물관리시설 제도 해외 사례]에는 미국과 영국의 사례가 소개되었다. (사)한국국가기록연구원에서는 해외의 민간기록물관리시설 관련 제도와 기록관리 위탁업무 현황을 보다 자세히 파악하여 시사점을 얻고자 한다. 주로 조사할 내용은 1)각국의 기록관리업무 민간위탁 관련 법령 및 규정, 그리고 2)공공기록물관리 위탁업무를 수행하는 민간업체 현황이다.

우선 1. 법령 및 규정에서는

1.1. 민간위탁에 대한 법적 근거, 1.2. 민간위탁 대상 기록관리 업무, 1.3. 민간위탁 대상기관 및 이관대상 기록물의 유형, 1.4. 영리보존시설에 대한 정의, 1.5. 승인절차 및 시설요건, 1.6. 승인주체, 1.7. 영리보존시설로의 이관절차 및 요건 1.8. 승인 후 감사 절차 1.9. 해당 제도가 시행되게 된 배경 1.10.각국의 기록관리 장기전략 등을 파악해 볼 것이

다.

2. 업체 현황 분야에서는 2.1. 인증업체 현황 2.2. 업체가 수행하는 기록관리 기능, 즉 전자기록의

디지털화 및 보관 기능 위탁에 관심을 두고 있는 이번 공공기록물법 개정과 비교하여 해외에서는 주로 어느 분야의 공공기관들이 어떤 기록관리 기능들을 위탁하는지에 대한 사항, 그리고

2.3. 기록관리 민간위탁 현황 (해당 산업의 시장규모 및 경제성),

2.4. 민간업체로 기록물 이관 후 발생할 수 있는 공공성 훼손 측면의 기록관리 리스크(정보유출 등),

2.5. 업체의 이윤추구로 인한 불공정 사례(의무태만, 과다요금 징수 등)를 알아볼 것이다.

공공기록관리를 민간에 위탁하는 경우의 핵심 이슈는 크게 두 가지이다. 우선 첫째, 이 제도를 이용할 수 있는 대상 기관과 위탁업무의 범위, 그리고 이관대상 기록물의 유형을 어떻게 설정할지이다. 둘째, 영리시설로의 공공기록물 이관으로 인한 각종 리스크를 어떻게 해결할지이다.

논의의 확장

이에 대한 긍정적 해결책을 찾기 위해서는 이번 공공기록물법 개정 논의의 범위를 확장할 필요가 있다. 이번 개정의 요지는 정부산하 공공기관의 미흡한 기록관리 체계를 개선하기 위해 민간시설을 이용할 수 있는 법적 근거를 마련하는 것이다. 따라서 논의의 중심 또한 법 적용대상 기관 및 위탁대상 업무, 민간시설 기준에 있다. 공개설명회에서 논의된 바에 의하면 대상기관은 정부산하 공공기관이고, 위탁대상 업무는 전자기록의 보관이며, 대상 기록물과 민간시설 기준 등은 추후 대통령령으로 정하게 된다. 하지만 민간기록물관리시설 관련 해외 제도만을 근거로 이를 산업계 활성화 및 기록관리 체계 개선의 핵심 대안으로 삼기에는 다소 성급한 면이 있다. 국내의 기록관리 제도 및 산업의 성숙도가 미국이나 영국과 다르기 때문이다. 기업기록관리 산업이 활성화된 미국에서는 클라우드 스토리지의 활용이 공공기록관리의 효율성과 경제성을 가져다 줄 수 있으나, 국내에서는 공공성과 경제성 모두를 해칠 수도 있다.

연구원의 이번 조사에서는 각국의 민간위탁 제도가 시행되게 된 배경과 기록관리 장기전략, 민간업체 현황 등으로 사례를 확장시키고자 한다. 또한 해외사례와 별도로 정부산하 공공기관 기록물관리 담당자 설문과 국내 공공기록물관리 위탁산업의 시장규모 추산 등을 통해 이번 법 개정의 경제성을 가늠해 볼 것이다. 아울러 미국, 영국, 호주 등의 기록관리 장기전략 등을 검토하여 공공분야와 산업계가 상생할 수 있는 큰 틀의 단계별 전략을 제시해 볼 것이다.

기록관리 경제성과 효율성

기록관리 업무의 민간위탁은 이미 시행되고 있다. 공공기관들은 [근로기준법], [근로자파견법], [행정권한의 위임 및 위탁에 관한 규정], 또는 각 지자체별 조례에 근거하여 공공기록관리 업무의 일부를 하청, 외주, 인력파견, 컨설팅 형태로 민간업체에 위탁하고 있다. 기록물전수조사, 기록물정리사업, 공개재분류, 디지털화, 정보화전략 수립, 기록관리시스템 설치 등이다. 이러한 업무는 대부분 공익성보다 능률성이 현저히 요청되거나, 특수한 전문지식이 필요한 경우에 해당한다. 중요한 점은 이러한 사업들이 대부분 기록물을 민간업체에 이관하지 않아도 되는 범위의 업무라는 것이다. 이번 기록관리법 개정이 지금까지의 민간위탁과 달리 조심스러운 것도 이 때문이다. 공공기록물의 민간보존시설 위탁은 물리적 이관을 전제로 한다. 기록물 이관이 가져올 기록관리 측면의 리스크는 상당하다. 아직 국내에서는 국가기록원으로의 영구보존 대상 전자기록 이관이 성공적으로 이루어지지 않았고, 정부산하 공공기관들의 기록관리시스템 구축율은 12%에 그치고 있다. 이러한 현실을 고려한다면, 민간위탁의 근거를 마련하는 것과 더불어 충분한

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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사전검토를 통해 위험을 예측하고 현실성 있는 방안을 찾아볼 필요가 있다. 미국은 영리저장시설(Commercial records repository facility)의 승인기준을 연방정부의 레코드센터와 동일한 수준으로 적용하고 있고, 호주는 정부기관 대상 클라우드 서비스에 미국표준기술협회 클라우드컴퓨팅 요건(US National Institute of Standards and Technology (NIST) cloud computing definition)보다 더 높은 수준의 인증요건을 제시하고 있다(ASD Certified Cloud Services). 민간위탁 제도를 병행하며 기존 공공기록관리의 정신을 훼손하지 않으려면 엄격한 제도와 이를 뒷받침할 민간업체의 기술력, 그리고 해당 산업계의 채산성 모두가 요구된다. 미국의 경우 포츈 1000대 기업에 속하는 민간기록관리업체가 존재하고(아이언마운틴은 2014년 포츈 1000대 기업 순위 726위, 직원 17,000명), 이 업체는 ‘정부기록물관리지침(2012)’과 ‘정보자유법(FOIA)’, ‘전자증거개시(e-Discovery)’ 제도에 최적화된 정부기관 대상 통합솔루션을 제공하기에 이르렀다. SourceHOV, EDM 등은 미국 전역에 NARA 시설요건을 인증받은 저장시설을 운영하고 있으며, 아마존웹서비스(AWS, Amazon Web Services), 맥쿼리(Macquarie

Telecom), 마이크로소프트 등은 호주의 ASD 인증을 마치고 현실성 있는 클라우드 서비스 가격을 내놓았다. 보다 더 큰 틀에서 논의해야 할 이유는 위와 같다. 해외

각국은 중앙집중형 기록관리를 탈피하여 경제성과 효율성, 그리고 민관협력을 추구하고 있다. 오바마 행정부의 전자기록 지향은 기록관리의 경제성과 효율성을 최우선으로 하겠다는 의지이다. 역사기록을 보유한 기관이 협력아카이브(Affiliated Archives)로 지정되면 NARA 운영시설이 아닌 시설에서 NARA 직원이 아닌 직원이 영구기록을 관리할 수 있게 된다. 영국은 공공기록의 정의를 확장시키고 있다. 아카이브가 아닌 어떠한 기관이라도 기록 컬렉션을 보유했다면 TNA의 승인(Archive Service Accreditation)을 통해 좀 더 나은 서비스를 제공하도록 하고 있다. 이 사례들은 이번 논의와 맥락이 다르지만 기록물의 물리적 위치보다는 기록관리의 효율성과 민관협력을 지향한다는 측면에서 큰 틀의 시사점을 줄 수 있다. 이번 첫 해외사례 조사에서는 이러한 사례를 자세히 다루지 않았다. 다음 기록하자[haja] 특별판에 이 내용을 추가할 예정이다.

안대진 (한국국가기록연구원 선임연구원)

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월간브리프 - 기록하자[haja] - 2015년 8월 특별호1

I. 미국 : 연방정부 기록물의 영리기록물저장시설 이관 제도

시사점 - 기록물저장시설을 2개 형태로 구분

1) 레코드센터 (NARA 또는 연방기관이 운영) 2) 영리기록물저장시설 (민간기업이 운영)

- 영리기록물저장시설과 레코드센터에 동일한 시설기준(36 CFR part1234) 적용

- 이관대상 기록별 이관/저장 요건 차별화 - 처분미지정기록은 이관 전 서면으로 저장시설 현황과 시리즈목록을 제출해야 함 - 필수기록을 이관할 때 해당 저장시설은 비상 시 일반 직원이 쉽게 필수기록을 찾을 수 있도록 검색프로세스를 제

시해야 하며 기록관리시스템 역시 이에 적당한 하드웨어, 소프트웨어, 시스템 규격설명서를 갖춰야 함

- 미국의 영리기록물저장시설 제도는 기록관리의 경제성/효율성 을 추구함

- 2012년 8월 시행된 ‘정부기록물관리지침(Managing Government Records Directive)’ 에 의해 연방기관들은 2019년까지 모든 영구기록을 전자 형태로 관리해야 하며, 클라우드 및 스토리지 활용정보를 기록관리 연례보고서에 포함해야 함. 따라서 이러한 각종 의무사항을 이행하기 위해 연방기관들은 영리기록물저장시설을 이용함

- SourceHOV, EDM, 아이언마운틴 등 민간업체들은 NARA의 기록물저장시설기준을 충족하는 스토리지 설비를 미국 전역에 배치하였을 뿐만 아니라, 정부기록물관리지침 및 정보자유법(FOIA), 오픈데이터 정책의 의무사항을 충족할 수 있는 연방정부용 통합 솔루션을 제공함

- 영리기록물저장시설을 제공하는 민간업체들은 4~50년 전부터 기업기록관리 기반으로 성장(포춘100대 기업 대부분이 고객). 현재 각국의 기업/정부 대상으로 ECM, 클라우드 스토리지, 기록관리컨설팅을 제공하는 글로벌 기업으로 발전

<그림> 아이언마운틴에서 제공하는 정부기록관리지침을 위한 연방정보자산 프레임워크

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1. 법령 및 규정

근거법령 및 규정 목록 - 연방법률을 하나로 모은 ‘합중국법전(U.S.Code)’과 연방행정부의 행정명령을 집대성한 ‘연방규정집(CFR, Code of

Federal Regulations)’ 에서 영리기록물저장시설 관련 조항을 찾을 수 있음

- 2012년 8월 시행된 ‘정부기록물관리지침(Managing Government Records Directive)’ 에 클라우드 및 상업용 스토리지 서비스 이용에 대한 규정을 찾을 수 있음

- 미국표준기술협회(NIST, US National Institute of Standards and Technology)의 클라우드 컴퓨팅 프로그램 - NARA 클라우드 컴퓨팅 환경에서의 기록관리 링크: http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/

2010-05.html)

제도 요약

연방정부 기록물의 영리기록물저장시설 관련조항

합중국 법전

21. 국가기록관리청법 44 U.S.C. § 2104a (시행규정)

44 U.S.C. § 2107 (역사보존을 위한 기록물의 수집)

22. 대통령기록물법 (1978) 44 U.S.C. § 2203 (대통령기록물의 관리 및 보관)

29. 국가기록관리청장 및 총무처장의 기록물관리법

44 U.S.C. § 2207 (부통령기록물)

44 U.S.C. § 2904 (기록물관리에 대한 일반적 책임)

31. 연방기관기록물관리법 (1950) 44 U.S.C. § 3102 (관리 프로그램 수립)

연방 규정집

36. 기록물관리 36 CFR Part 1223 (필수기록의 관리)

36 CFR Part 1232 (기록저장시설로의 기록물 이관)

36 CFR Part 1234, Subpart B (시설 표준)

정부 기록물 관리지침

Part I. 연방기관의 의무 Goal1: 전자기록관리의 투명성, 효율성, 설명책임성

Part II. NARA, OMB, OPM의 의무 A4. 클라우드 아키텍처 및 연방기관 IT시스템 등에 기록관리 요건 내장

미국표준기술협회

NIST Special Publication 800-145 클라우드 컴퓨팅 정의

NIST Special Publication 500-307 클라우드 컴퓨팅 서비스 메트릭스

NIST Special Publication 500-292 클라우드 컴퓨팅 참조 아키텍처

NIST Special Publication 500-299 클라우드 컴퓨팅 보안 참조 아키텍처

NIST Special Publication 500-293 합중국정부 클라우드 컴퓨팅 기술 로드맵 Volume I (전체 문서 통합본)

이관대상 영구기록물, 한시기록물, 필수기록물, 민간인 인사기록물

지정주체 국가기록관리청장

승인요건 법령에 따른 ‘기록물저장시설에 대한 시설기준(Facility Standards for Federal Records Storage Facilities)’ 심사승인

이관요건 최초 기록물이관일 45일 이전에 해당 시설이 시설기준에 부합한다는 문서 제출(10년마다 갱신)

승인사례 2011년 SourceHOV, DIT(EDM이 인수) 등 2개 업체 승인 (유효기간 10년), 아이언마운틴(승인여부 미확인)

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용어정의 - 기관(Agency): (행정기관, 연방기관 참조)

- 행정기관(Executive agency): 정부의 행정부 내의 행정부처 또는 독립기관을 말하며 국가 소유의 공기업 포함 - 연방기관(Federal agency): 정부의 입법부 또는 사법부 내 행정기관 및 설립시설(대법원, 상원, 하원, 의사당연선국 및

그 지휘에 의한 활동은 제외) - 기록물저장시설(Records storage facility): 레코드센터 또는 영리기록물저장시설 (즉, 해당 기관, 국가기록관리청, 타 연방기

관 또는 민간영리법인이 연방기록물의 저장을 위하여 운영하고 관리하는 시설을 말함) - 1) 영리기록물저장시설(Commercial records storage facility) : 기록물의 저장과 검색 및 처분 서비스를 제공하는 민

간분야의 영리시설 - 2) 레코드센터(Records Center): 다양한 기간 동안 보존될 필요가 있으며 설비 또는 공간에 보유하지 않아도 되는 기

록물의 저장,서비스,보안,처리를 위하여 국가기록관리청장이나 그밖의 연방기관이 관리,운영하는 설립시설 - 문서자료(Documentary material): 기록된 매체의 특징이나 기록된 방법,환경에 상관없이 정보가 기록되는 모든 매체를 지

칭하는 기록물 및 비기록물에 대한 총체적 용어 - 비기록물(Nonrecord materials): 기록물의 법령상 정의(44 U.S.C. 3301)를 충족하지 아니하거나 정의의 범위에서 제

외된 연방정부 소유의 정보자료를 말한다. 제외된 자료에는 참조의 목적으로만 보존되는 여분의 기록물 사본, 간행물, 가공된 문서, 참조나 전시의 목적만을 위한 도서관 또는 박물관 자료를 포함.

- 연방정부 기록물(Federal records): (기록물 참조) (출처: 36 CFR 1220.18) - (배경 참고) 2014년 11월 연방정부기록물법 및 대통령기록물법 개정(H.R. 1233)에 의해 연방정부 기록물에 명확

하게 ‘전자기록’이 포함됨. 이 개정에서는 연방전자기록이 NARA에 전자 형태로 이관되어야 함을 정하고, 관할권이 대통령이나 연방기관에 있는 상황에서 영구 전자기록을 NARA로 조기 이관할 수 있도록 함. <자료 링크>

- 기록물(Record): 물리적 형태나 특징에 관계없이 연방법 또는 공무수행과 관련하여 합중국 정부기관이 생산/접수하였고, 합중국 정부의 조직,기능,정책,결정,절차,운영 또는 그 밖의 활동의 증거로서 또는 그 안에 포함된 데이터의 정보적 가치로 인하여 해당 기관이나 그 기관의 적법한 후임기관에 의하여 보존되었거나 보존이 필요하다고 판단되는 모든 도서,보고서,지도,사진,기계판독자료 또는 그 밖의 문서자료(44 U.S.C. 3301)

- 합중국 국가기록물(National Archives of the United States): 국가기록관리청장이 해당 기록물이 연방정부의 계속적 보존이 필요한 충분한 역사적 가치 또는 그 밖의 가치가 있다고 판단하고, 표준별지서식 258 ‘국가기록관리청으로의 기록물이관동의서(Agree-ments to Transfer Records to the National Archives of United States)’에 따라 국가기록관리청장의 법적 보관권으로 이관된 기록물

- 영구기록물(Permanent record): 국가기록관리청이 국가기록관리청에서 보존할 만한 충분한 가치를 가진 것으로 판단한 연방기록물을 말한다. 영구기록물은 국가기록관리청이 인수한 모든 기록물과 동일 기록물에 대한 이후의 추가분 및 1973년 5월 14일 이후 국가기록관리청이 승인한 표준별지서식 115 ‘기록물 처분승인요청서’에 영구보존으로 처분된 기록물을 포함한다.

- 한시기록물(Temporary records): 국가기록관리청장이 현행 기준을 근거로 국가기록관리청의 보존이 필요한 기록물로서 가치가 불충분하다고 판단한 기록물을 말한다. 이러한 판단은 다음과 같은 형태를 취한다.

(a) 국가기록관리청이 승인한 기관기록물처분일정표(표준별지서식 115 ‘기록물처분승인요청서’)에서 처분가능(disposable)으로 명시된 기록물 시리즈

(b) 공통기록처분지침(GRS)에서 처분가능으로 명시된 기록물 시리즈 - 필수기록물(Vital records): 국가 보안 및 비상상황, 또는 정부기관의 법적,재정적 권리 및 활동에 영향을 미치는

기록으로써, 비상 시 기관의 운영에 필요한 기록 (출처: 36 CFR 1223.2b) - 처분미지정 기록물(Unscheduled record): 해당 기록물에 대한 국가기록관리청의 최종 처분이 승인되지 아니

한 기록물 - 가변시점 처분기록물(Contingent record): 해당 기록물에 대한 최종 처분이 소유지 매각이나 시설의 폐기와 같

이 향후의 불특정 시기에 발생할 수 있는 행위나 사건에 의해 결정되는 기록 - 평가(Appraisal): 국가기록관리청이 연방기록물의 가치와 이에 따라 기록물의 한시적 보관이나 영구보존 여부에 대한 최종

처분 문제를 결정하는 과정 - 처분(Disposition): 해당 기관의 현행 정규업무에 더 이상 필요하지 아니한 기록물에 대하여 취하는 조치

- 포괄처분일정표(Comprehensive schedule): 연방기관이나 주요 행정부처가 생산한 문서자료, 기록물 및 비기록물에 대한 기술과 처분명령을 담고 있는 인쇄된 형태의 기관 매뉴얼이나 지침을 말한다. 당해 기관의 기록물의 처분이 국가기록관리청이 발행한 공통기록처분지침(Generral Records Schedules)에 의해 이루어지지 아니하는 경우 기록물에 대한 처분명령은 당해기관의 공표 전에 1개 이상의 표준별지서식 115(Standard Form(s) 115) ‘기록물 처분승인요청서(Request for Records Disposition Authority)’를 작성하여 국가기록관리청의 승인을 얻어야 한다. 비기록물의 처분명령은 당해 기관이 수립하며 국가기록관리청의 승인을 얻지 아니한다.

- 기록물처분일정표(Records schedule) 또는 처분일정표(schedule): (a) 국가기록관리청이 승인한 표준별지서식 115 ‘기록물 처분승인요청서’로서 연방기록물의 처분을 허가함 (b) 국가기록관리청이 발행한 공통기록처분지침 (c) 국가기록관리청이 발행한 공통기록처분지침 또는 국가기록관리청이 승인한 1개 이상의 표준별지서식 115로

서 기록물의 기술과 처분명령을 담고 있는 인쇄된 형태의 기관 매뉴얼이나 지침(포괄처분일정표의 정의 참조)

(출처: 미연방규정집 > 기록물관리법 (36 CFR 1220.18))

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1.1 44 USC 2104a (시행규정)

1.2 44 USC 2107 (역사 보존을 위한 기록물의 수집) NARA 협력아카이브 프로그램 - NARA Affiliated Programs - 역사적 가치를 지닌 영구기록 보유기관을 협력아카이브로 지정하여, NARA에 기록을 이관하지 않고 직접 공공서비스 제

공하도록 함 - NARA 운영시설이 아닌 시설에서 NARA 직원이 아닌 직원이 관리/서비스 수행 - 협정서에는 연방법 및 NARA의 기록관리 및 시설 규정 부합여부 및 이의 준수의무를 기술함 - 협력아카이브로 지정된 기관은 모든 시설 및 관리/서비스 비용을 지불 - NARA는 협력아카이브의 의무 위반 시 협정을 해지할 수 있음 - 옐로우스톤 국립공원아카이브 등 7개 협력아카이브 운영 중

1.3 44 USC 2203 (대통령기록물의 관리 및 보관) - (2)항의 ‘그 밖의 기록물보존시설’에는 민간기업이 운영하는 ‘영리기록물보존시설’이 포함되지 않음

1.4 44 USC 2207 (부통령기록물) - 부통령기록물은 민간기업이 운영하는 ‘영리기록물보존시설’에 보관이 가능한 것으로 판단됨

조항 내용

(a) - 청장은 직무를 수행하는 데 필요하다고 인정하는 규정을 제정 - 각 집행기관의 장은 이 규정을 시행하는 데 필요하다고 인정하는 명령 및 지시

조항 내용

(1) 목적 미 정부의 역사기록 보존을 위해 기록 수용 가능

(2) 요건 보존기한 30년 이상 중요 역사기록 소장기관은 해당 기관의 기록서비스 일관성/지속성을 보장하기 위해 역사기록을 이관하지 않고 관리할 수 있음 (요청문서 필요)

(3) 역사기록 소장기관으로부터 수용 역사기록 소장기관이 사라질 경우 후임기관 등을 지정하여 기록을 이관

(4) 개인소장처로부터 수용 아키비스트는 섹션 2111 에 의해 개인소장처로부터 기록을 이관

조항 내용

(f) 대통령기록물의 보존시설 (1) 청장은 대통령의 임기 만료 시 또는 대통령이 임기 만료와 동시에 연임하는 경우에는 해당 대통령의 대통령기록물의 보관,관리,보존 및 접근에 대하여 책임을 진다. 청장은 이 법에 위반되지 아니하는 범위에서 가능한 한 신속하고 완전하게 일반 대중이 대통령기록물을 이용할 수 있게 할 의무를 진다.

(2) 청장은 대통령기록물을 합중국이 운영하는 대통령기록물보존소 및 그 밖의 기록물보존시설에 보존하여야 한다. 청장은 전임 대통령과 협의하여 해당 대통령기록물의 보호 및 보존 책임을 가지는 해당 보존소 또는 시설의 장의 지정을 위임받는다.

(3) 청장은 계속적인 보존을 정당화하기에는 그 행정,역사,정보,증거 가치가 충분하지 아니하다고 평가,결정된 대통령기록물을 처리할 수 있다. 해당 처리는 계획된 처리일로부터 60일전에 연방관보에 고시하여야 한다. 해당 고시는 합중국법전제5편(Title 5) 제7장(chapter 7)의 규정에 의한 심사를 위한 최종적인 행정조치를 구성한다.

조항 내용

부통령기록물에 대한 청장의 권한 - 부통령기록물에는 대통령기록물과 동일하게 이 법이 적용된다. - 부통령기록물에 대한 부통령의 의무 및 책임은 대통령기록물에 관한 이 법의 규정에 의한 대통령의

의무 및 책임과 동일하다. - 부통령기록물에 대한 청장의 권한은 청장이 공익을 위하여 필요하다고 인정하

여 부통령기록물을 연방기록물보존소 외의 다른 기록물보존소에 보관하기 위한 계약을 체결하는 경우를 제외하고는 대통령기록물에 관한 이 법의 규정에 의한 청장의 권한과 동일하다.

- 이 법의 어떠한 규정도 부통령기록물의 보존을 위한 별도의 기록물보존소의 설립을 인가한 것으로 해석되지 아니한다.

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1.5 44 USC 2904 (기록물관리에 대한 일반적 책임)

1.6 44 USC 3102 (관리 프로그램 수립)

1.7 36 CFR 1223 (필수기록의 관리) - 필수기록은 영리기록물저장시설로의 이관이 가능하며 레코드센터로 이관할 때와 동일한 조건을 충족해야 함

조항 내용

(a) 청장의 책임 - 합중국정부의 정책 및 단위사안 문서화 - 기록물의 적절한 처분 위해 연방기관 지도 및 지원

(b) 총무처장의 책임 - 연방기관의 경제적/효과적 기록물관리 보장을 위해 지도 및 지원

(d) 경제성/효율성 장려 - 총무처장은 기록물관리를 위한 공간,직원,장비 및 물품의 선택,활용의 경제성과 효율성 장려

조항 내용

각 연방기관의 장은 기록물의 경제적/효율적 관리 위해 현실적/지속적 프로그램 수립하고 유지해야 한다. 프로그램은 우선적으로 다음과 같은 사항을 제공해야 한다.

(1) 현행 업무수행에서 기록물 생산,관리 및 활용의 효과적인 통제 (2) 기록물관리의 개선, 보존에 적합하다고 판단되는 기록물의 관리와 보안 강화,

한시적 가치를 지닌 기록물의 용이한 분리와 처분에 관한 기준과 절차 및 기술을 적용할 경우 총무처장 및 청장과의 협력

(3) 이 편의 제2102조-제2117조-제2501조-제2507조-제2901조-제2909조 및 제3101조-제3107조와 그에 따른 법령의 준수

조항 내용

§ 1223.20 - 필수기록을 이관할 때 해당 저장시설은 비상 시 일반 직원이 쉽게 필수기록을 찾을 수 있도록 검색프로세스를 제시해야 하며 기록관리시스템 역시 이에 적당한 하드웨어, 소프트웨어, 시스템 규격설명서를 갖춰야 함

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1.8 36 CFR 1232 (연방 기록물의 저장시설 이관)

미연방규정집 CFR36 > part 1232 내용

part 1232.1 상위법령 44 U.S.C. 2907 - 레코드센터 및 마이크로필름서비스 44 U.S.C. 3103 - 레코드센터로의 기록 이관

part 1232.2 용어정의 § 1220.18 > Subchapter B 참고

part 1232.3 참조표준 ISO 15489-1:2001 7.1 - 기록관리 프로그램의 원칙 ISO 15489-1:2001 8.3.3 - 물리적 보존 매체 및 보호 ISO 15489-1:2001 8.3.6 - 접근, 검색과 사용 ISO 15489-1:2001 9.6 - 저장 및 핸들링 ISO 15489-1:2001 9.8.3 - 위치 및 추적

part 1232.10 이관/저장 장소 (Where)

‣ 시설기준 - 36 CFR part 1234 ‣ 보존시설로 이관된 기록의 관할권은 공공기관이 소유 (a) NARA 연방레코드센터 (NARA 소유/운영) (b) 1개 또는 복수 기관이 운영하는 레코드센터 (c) 민간기업(private entities)이 운영하는 영리 기록저장시설

part 1232.12 이관/저장 조건 (What conditions)

(a) 영구기록 - 36 CFR 1234 충족하는 모든 시설 (b) 처분미지정기록 - (1), (2)요건 충족

(1) 36 CFR 1234 충족하는 모든 시설 (2) 36 CFR 1232.14(b) 에 의해 이관 전 NARA보고 필요

(c) 한시기록(시민개인기록 제외) - 36 CFR 1234 충족하는 모든 시설

(d) 필수기록 - 36 CFR 1223, 1234 충족 (e) 시민개인기록 - NPRC(국립개인기록센터)에만 이관 가능

part 1232.14 이관/저장 요건 (What requirements)

(a)- 36 CFR 1234 충족여부 확인 - 필름 등 기타 기록물 매체별 적절한 보존상태 확인 - 장기/영구보존 기록의 엄격한 보존환경 확보

(b) 처분미지정기록 이관 시, NARA 및 NWM에 고지 (c) 모든 기록물 이관 시, 식별/위치확인 가능하도록 문서포함 (d) NARA승인 보유기한 및 처분행위 잘 관리되었음을 확인

part 1232.16 이관/저장 관련문서 (What documentation)

(a) 저장소에 기 이관된 개별 기록시리즈와의 연속성 확인 (생산기관, 시리즈명 등 12개 기술요소 작성)

(b) 영구기록 및 Unscheduled기록은 관련문서 사본 제출하고, 다른 저장시설로 옮겨질 때마다 새로운 보존위치를 적어 보고해야 함. 영구기록은 NARA와 NWM에 관련문서 제출

part 1232.16 이관/저장 절차 (What procedures)

(a) 기관협정서/업체계약서 내 NARA 시설조건 준수여부 포함 (b) 한시기록에 대한 NARA요청문서 제출 (c) 한시기록의 보유기한 준수 (d) 처분일정 준수 (e) PA1974에 의한 사적기록

의 접근제한 준수 (f) 한시기록의 적법폐기 (g)필수기록 적법관리 (h) NARA직원 점검용 접근제공

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1.9 36 CFR 1234 (기록저장시설 기준) - 36 CFR 1234 는 기관 레코드센터와 영리기록저장시설 모두에 공통으로 적용되는 시설기준임 - NARA 홈페이지의 ‘기록저장시설 표준 툴킷(Records Storage Facility Standards Toolkit)’에 법령 상의 요구사항과 관

련자료들을 정리해 놓았음 - 36 CFR 1234 에 포함된 2개 부록에는 기록저장시설 요건이 상세히 기술되어 있음 (이번 조사에는 링크만 제공)

- File 6: Appendix A. 최소 보안 기준 - File 7: Appendix B. 화재안전 감지 및 진압시스템 인증요건

(*참고: 36 CFR 1228 subpart K 가 36 CFR 1234로 변경됨)

미연방규정집 CFR36 > part 1234 내용

SUBPART A — 일반

1234.1 상위법령 44 U.S.C. 2907 레코드센터 및 마이크로필름서비스 44 U.S.C. 3103 레코드센터로의 기록 이관 44 U.S.C. 2104(a) 관리 조항 44 U.S.C. 2904 기록관리 일반 의무사항

1234.2 적용범위 (a)- 레코드센터의 설립/관리/운영

(NARA/연방기관 운영, 또는 연방소유 민간운영) - 연방기관의 영리기록보존시설 이용 - 연방기록저장시설의 구조/환경/자산/안전최소요건 (b) 예외조항이 없는 한 모든 기록저장시설에 적용

1234.3 참조문건 각종 ANSI/NARA 표준 및 가이드

1234.4 용어정의 Auxiliary spaces(보조공간) 등 15개 용어

SUBPART B — 시설 기준

1234.10 일반시설 기준 (신축시설과 기존운영시설 구분)

(a) 벽/기둥/바닥 비가연성 재료 사용 (b) 화재, 붕괴 예방 위한 토목/설계기준, 화재기준 (c) 수해기준(범람원 5~100피트 유격, 보호벽) (d) 자연재해로부터 보호를 위한 건축규정 준수 (e) 긴급차량 진입로, 소방도로, 주차공간 확보 (f) 층별 중량규격 준수 (g) 지붕막 설치, 지붕에 장비 배치하지 말 것 (h) 배수파이프, 스크링클러 등 (i) 선반 및 랙 - 지진설계, 랙중량(50파운드/큐빅피트), 이동서가 통풍/

화재기준 (j) 침입알람시스템(UL 1076 - Level AA 충족), 출입통제, 모니터링(UL

611 충족) (k) 레벨3시설기준 또는 Level4, Level5 기준 충족 (l) 방사선, 독성물질, 해충 오염기록의 격리 (m) 오염기록관리프로그램(IPM, Integrated Pest Management

Program) 수립 (n) 신축시설 추가요건-1)저장시설 주변 열기구 배치금지, 2)고압장비

배치금지(13.2kv이상), 3)비상전원장치 구비, 4)영구기록저장시설의 경우 공기순환, 입구 차량매연관리 등

1234.12 기록저장시설 화재안전기준

(a) 화재감지/보호 시스템 (b) 스토리지 공간 벽체 유격, 3시간 내화벽, 개별 스토리지당 25만 큐빅

피트 이하의 연방기록 보관, 민간기록과 섞여있을 경우 연방기록에만 적용

(c) 내화벽 기준 - 기존저장시설 1시간, 신축저장시설 2시간 내화벽 설치

(d) 구조물 화재저항성 충족(ASTM E 119-98) (e) 지붕 화재저항성 1/2시간 충족, 스프링클러 설치 (f) ~ (s)

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1234.14 기록저장시설 환경기준

(a) 종이, 한시기록 - 곰팡이 방지를 위한 습도유지 및 공기순환

- 모든 온도에서 최대 70% RH 이하 유지 - 고온에서 55% RH 이하 유지

(b) 기타, 한시기록(마이크로필름, 시청각, 전자기록) - 보존기한별 적정환경 제공 - 10년이상 한시기록은 더 낮은 온/습도 제공 - 참조표준

(1) ANSI/PIMA IT9.11 (incorporated by reference, see § 1234.3);

(2) ANSI/NAPM IT9.23 (incorporated by reference, see § 1234.3);

(3) ANSI/PIMA IT9.25 (incorporated by reference, see § 1234.3);

(4) ANSI/NAPM IT9.20 (incorporated by reference, see § 1234.3); and/or

(5) ANSI/NAPM IT9.18 (incorporated by reference, see § 1234.3).

(c) 종이, 영구, 처분미지정기록, 샘플 기록 - 24시 공기순환(온도, 습도, 순환) - 참조표준

(1) ANSI/ASHRAE 55 (incorporated by reference, see § 1234.3);

(2) ASHRAE 62 (incorporated by reference, see § 1234.3);

(d) 기타 영구, Unscheduled, 샘플 기록 - 참조표준

(2) 36 CFR Part 1238 - 마이크로폼 기록관리 (3) 36 CFR Part 1237 - 시청각/지도 기록관리 (4) 36 CFR Part 1236 - 전자기록관리

SUBPART C — NARA 표준과의 충돌

1234.20 NARA/기타표준과의 충돌 시 처리

(a) 보다 엄격한 화재예방기준 적용가능, 의무조항 조정 불가 (b) 지하 저장공간의 생명안전, 환기 요건(30 CFR chapter I, 30 CFR

chapter I) 적용 가능 (c) 표준 충돌 시 NARA에 문서제출 의무

1234.22 면제 신청 (기관)

1234.24 면제 처리 프로세스 (NARA)

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SUBPART D — 시설 승인 및 점검

1234.30 기록저장시설의 설치/이동 신청

(a) 일반 조항 (1) 기관 레코드센터 (agency record center) - 신설/이전 시 NARA 승인 필요 - 기 승인된 센터에 타 기관의 기록을 보존할 경우에도 NARA 승인 필요

(2) 영리 기록저장시설 (Commercial records storage facilities) - 연방기관은 영리 기록저장 서비스를 이용할 수 있음 - 연방기관은 이관 전에 해당 시설이 연방기록관리 요건을 충족하는지에 대한 (e)항목의 문서를 제출해야 함

(b) 예외 조항 - “기관 레코드센터”에는 NARA 소유이거나 NARA가 운영하는

레코드센터 제외 - “기관 레코드센터”에는 25,000큐빅피트 이하의 연방기록을 수

용하는 스테이징 및 임시수용 공간 제외 - NARA가 운영/관리하는 임시수용공간 및 레코드 센터는

1234.10~14의 시설요건을 충족해야 함 (c) 기관 레코드센터 설치요청

- 센터의 설치/이전, 타 기관 센터의 이용 시 NAS, NARA의 장에게 문서 제출

(d) 기관 레코드센터 설치 승인 - 시설요건 확인(NARA 담당자가 시설 방문 가능) - 접수 후 45일 이내 결과 통보 - 승인 후 10년 유효 (시설변경 및 감사 미통과 예외) - 시설변경 전 신청서 제출

(e) 영리 기록저장시설 기록보존을 위한 필요서식 - 기록 이관 45일 전 NAS/NARA에 신청서, 계약서사본 제출 - 연방기록이 저장될 모든 개별 영리저장시설에 대한 요건충족여

부 제출

1234.32 화재안전/진압시스템의 인증

(a) 서식 (1) NARA 시설요건 충족여부 진술서 (부록B) (2) 화재시험 결과보고서 (3) 화재보호 보고서

(b) NARA 액션 (1) 기 승인시설과 유사시설의 화재예방/진압시스템 인증요청 시

10근로일 이내 승인 (2) 요건 충족 시 접수 30일 이내 승인 (3) -NARA의 추가정보 요청에 대해 해당기관은 30일 이내 응해야

하며, 60일 이내 결정 (4) NARA는 대체저장시설 목록을 관리

1234.34 기록저장시설 점검 (NARA)

(a)- 기록저장시설 설치 인증요청 시 시설점검 가능 - 기관 레코드센터로 이용 시 시설점검 가능 - 정기적 시설요건 준수여부 점검

(b)- 연방기관 및 NARA의 대표자 및 담당자는 계약등에 의해 영리기록저장시설의 시설요건 충족여부를 점검할 수 있음 (정기점검 가능)

- 영리시설을 이용하는 연방기관은 NARA의 점검활동으로 인한 영리시설 수수료 등을 지불해야 함

(c) NARA는 점검 전 연방기관 담당자에게 연락함

Appendix A to Part 1234 — 레벨3 연방시설 최소보안기준

주차, 조명, 접수/운송, 접근통제, 입구/출구, 직원/방문자 식별, 시설, 비상대피계획, 탁아소, 지식공유, 교육, 세입자임무, 행정절차, 건설/증축 등 14개 분야

Appendix B to Part 1234 — 화재예방/진압시스템 인증

1. 일반사항 2. 15피트 높이 기록저장시설 NARA규격 (a) ~ (n)

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36 CFR 1234 부록 A, 최소 보안기준

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36 CFR 1234 부록 B, 화재안전 감지 및 진압시스템 인증요건

- 총 2페이지 중 1페이지

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영리기록저장시설 인증서(A Certification statement - 36 CFR 1234 complied Commercial records storage facility)

- Fire Detection System - Fire Suppression System - Floor Load Capacity - Flood Plain Certification - Integrated Pest Management - Intrusion Alarm Certification (UL1076) - Shelving Design & Installation for Seismic Requirements - Temporary or Permanent? ASHRAE Standard 55 & ASHRAE Standard 62

may be required. - Certificate of Occupancy

1.10 정부기록물관리지침 Part I. 연방기관의 의무 (목표1: 전자기록관리의 투명성, 효율성, 설명책임성) - 정부기록물관리지침의 요구사항

1.11 정부기록물관리지침 Part II. NARA, OMB, OPM의 의무 (A4. 클라우드 아키텍처 및 연방기관 IT시스템 등에 기록관리 요건 내장)

1.12 NIST 클라우드 컴퓨팅 정의 - 조사 요망

1.13 NIST 클라우드 컴퓨팅 서비스 매트릭스 - 조사 요망

1.14 NIST 클라우드 컴퓨팅 참조 아키텍처 - 조사 요망

1.15 NIST 클라우드 컴퓨팅 보안 참조 아키텍처 - 조사 요망

1.16 합중국정부 클라우드 컴퓨팅 기술 로드맵 Volume I - 조사 요망

조항 내용

목표1. 전자기록관리의 투명성, 효율성, 설명책임성 > 1.1 연방기관의 의무

- 연방정부 기관은 2019년까지 모든 영구전자기록을 전자포맷으로 관리해야 함

- 2019년 12월 31일까지, 모든 영구보존 대상 전자기록을 전자적으로 관리하고 전자 포맷으로 NARA에 이관해야 함

- 2013년 12월 31일까지, 위 목표를 달성하기 위해 마이크로필름, 아날로그 비디오, 아날로그 오디오 등 비전자 형태의 영구보존 대상 기록을 디지털화하는 등의 계획안을 제출해야 함

조항 내용

A4.1 NARA의 의무 - 2013년 12월 31일까지, NARA는 연방기관이 제출한 클라우드 계획 및 정부기록관리지침에 명시된 목표를 실현하기 위한 계획서를 매년 업데이트하도록 함

- 최초 보고서에는 연방기관의 클라우드 서비스나 스토리지 사용현황 및 날짜를 포함해야 함

A4.2 OMB의 의무 - 다음 번 OMB의 A-130 안내문 개정 시 OMB는 연방기관이 클라우드 기반 서비스나 스토리지 솔루션으로 이전할 때 기록관리 요구사항을 통합해야 한다는 내용을 추가해야 함

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1.XX 미국 영리기록저장시설 제도가 시행된 배경 - 참고자료: Brief History of Commercial Records Management

Brief History of Commercial Records Management

The Evolving Commercial Records Center Industry By Mike Faber, Paxton Records Storage

For approximately 50 years, the commercial records center (CRC) business has evolved from a repository of mostly inactive or, as some have said, “dead,” records in having a much more interactive, high-tech relationship with its clients. Employing some of the latest computer technologies, CRCs now offer very sophisticated computer-based indexing, file tracking, fireproof vault storage of computer media, electronic vaulting of customers’ data, disaster recovery, and contingency planning programs, as well as a number of other new services (e.g., consulting) and products. The article was originally published in the July 2001 issue of the Information Management Journal. This article takes a look at how the CRC industry began and how it has developed over the last half century. It also addresses some of the new technologies, such as radio frequency identification (RFID) and global positioning satellite (GPS), to learn how new technological developments may impact the future of the CRC business. Far from being in decline, the CRC business is a growing industry.

1930s-1940s Development of US Records Management Programs - 1950s-1960s Early Development of CRCs - 1970s - CRC Development Quickens - 1980s - ACRC and Continued Rapid Growth - 1990s - Explosive Growth and New Technologies - Trends, Technology, and the “Paperless Office” -

- 추가조사 요망

1.XX 미국의 기록관리 장기전략 - 2012년 시행된 오바마 행정부의 ‘연방기록물관리지침’ 참고 - 클라우드 컴퓨팅 기반의 기록관리 가이드 참고 (NIST) - 협력 아카이브 프로그램(Affiliated Archive) 등 물리적 이관을 수행하지 않는 효율성 모델 추가조사 - 기타 사례 추가 요망

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2. 업체 현황

2.1 인증업체 현황 (NARA 인증 영리저장시설) - 2011년 SourceHOV, DIT(2011년 EDM이 인수) 등 2개 영리저장시설 승인 - NARA가 승인한 영리저장시설 수를 정확히 파악하기 어려움 (NARA는 2008년 이후 인증시설 목록 게시 중지) - 미국 내 여러 지역의 저장시설을 갖춘 대규모 업체가 승인받아 운영 중이라 판단됨

SourceHOV (http://www.sourcehov.com/) - 본사위치: 텍사스 코펠 - 연매출: $ 600 Million - 규모: 미국 내 70개 사업소 운영 - 사업분야: 업무솔루션, 전략컨설팅, 데이터분석 - 고객: 다수 기업 및 정부기관(세무/회계/규제기관/법무장관/의회/법원/보건/사회보장 분야) - 서비스: 문서관리, 스토리지,

EDM (http://edmamericas.com/) - 본사위치: 영국 런던 - 연매출: ￡67.1 million (직원 1,300명) - 규모: 미국/서인도 23개, 영국 10개 보존시설 운영 - 고객: 1,200개 기업 및 정부기관 (미국 연방정부 재정/보건 관련기관, 영국 NHS 등) - 제공서비스: 디지털 메일룸, EDM워크스페이스, 출력/메일/운송, 업무프로세스관리, 문서보존, 디지타이징

Iron Mountain (http://www.ironmountain.com/)

- 회사 개요 - 업종: 스토리지 및 정보관리회사 (Storage and Information Management Company), 1951년 설립 - 위치: 미국 보스톤 - 직원: 17,000 명 - 규모: S&P 500 및 포츈1000 기업 (726위) - 파트너: 36개국 156,000 기관 (포츈1000 기업의 94%가 위탁 중)

- 서비스 / 솔루션

구분 구분 상세 내용

서비스 기록관리 스토리지

기록관리 프로그램

기록관리 소프트웨어

글로벌 리서치&정책 센터

데이터 관리 클라우드

테이프 보관 (백업미디어)

데이터 복원

처분 (데이터 및 IT장비)

데이터 센터 데이터센터 서비스 (코로케이션)

문서 스캔/관리 관리프로그램, 워크플로우 컨설팅

파기 (Shredding) 문서/미디어 파기 (현장방문/외부)

컨설팅 기록관리/프로그램 컨설팅

의료정보관리 의료정보 보존/처분 (HIPPA-compliant facilities)

테크놀로지 에스크로 서비스 기술자산 관리

마케팅 서비스 마케팅

엔터테인먼트 서비스 엔터테인먼트

솔루션 산업별 의료, 연방정부, 법률, 에너지, 회계, 보험, 엔터, 모기지, 소매

자영업 (Small Business Solutions) 파기, 스토리지, 테입백업, 클라우드백업

비즈니스 솔루션 (Business Solutions) 회계, 인사, 법, 행정, 마케팅

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- 서비스 가격

- 특징 - 국립기록청 보존기준 준수 (NARA compliant Records Storage) - 연방정부 대상 통합솔루션 제공

<그림> 연방정부 데이터관리 모델 (Federal Government Data Management Model)

2.2 업체가 수행하는 기록관리 기능 - -영리기록물저장시설 제공 이외의 기록관리 업무 위탁 현황 조사 요망

2.3 기록관리 민간위탁 현황 (해당 산업의 시장규모 및 경제성)

연방정부 기록관리 위탁현황 - General Services Administration(GSA), - Department of Defense; - Department of Homeland Security; - Department of Justice; - Social Security Administration; - Department of the Treasury; and the - Department of Veterans Affairs 등 주요 정부기관 (추가조사 필요)

시장규모 및 경제성 - 참고자료: Electronic Records Management - Still playing catch-up with paper (AIIM Industry Watch) - 참고자료: Federal Records Management: Navigating the Storm

서비스명 비용 (월)문서 파기 $ 65 (월 1회, 종이 100 파운드)문서 보관 $ 66 (100박스)미디어 보관 $ 99 (매월 2개 용기)

클라우드 저장/백업 $ 168 (서버용, 100GB 저장) $ 59 (PC용, 클라우드 PC백업 10팩)

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2.4 기록관리 리스크 - 참고자료: 호주 NAA - Outsourcing digital data storage

항목 내용

규제요건 위반 - 정부기관이 준수해야 할 기록 및 정보 관련 법령의 위반 - 프라이버시법(Privacy Act 1988), - 기록법(Archives Act 1983), - 호주정보법(Australia Information Commissioner Act 2010), - 정보자유법(Freedom of Information Act 1982), - 기관별 법령 등

스토리지 위치 미상

접근제한

프라이버시 이슈

안전한 접근성 유지

스토리지 제공업체의 파산

정보 가독성 및 이용가능성

정보의 증거적 가치 감소

적절한 메타데이터 제공

기록 파기 및 제거

자산 실사 및 서비스 수준 협정

스토리지 옵션

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2.5 불공정 사례

국가 중요기록에 대한 위탁업체의 관리 소홀 - 2013년 연방법원은 미국 내 2대 문서폐기 업체(Iron Mountain, Shred-It)가 국가 중요기록(Sensitive Government

Documents)의 폐기를 위탁받은 후 적법하게 폐기하지 않았다는 이유로 $1.1Million 의 과징금을 부과함

Iron Mountain And Shred-It Pay $1.1 Million To Resolve Lawsuit Over Failure To Properly Shred Sensitive Government Documents

Published: July 9, 2013 2:23 p.m. ET

PHILADELPHIA, July 9, 2013 /PRNewswire via COMTEX/ -- Two of the biggest document-shredding companies in America, Iron Mountain Corporation ("Iron Mountain", NYSE "IRM") and Shred-It USA ("Shred-It"), have agreed to pay a total of $1.1 million to settle a lawsuit alleging that they defrauded the government by failing to shred sensitive documents as required by their contracts with the United States government.

The settlement follows a multi-year investigation by the United States Department of Justice triggered by a lawsuit filed by Pennsylvania resident Douglas Knisely, owner of a family-operated document-shredding business.

A third Defendant, Cintas Corporation ("Cintas", NASDAQ "CTAS"), a multi-billion company based in Cincinnati, Ohio, continues to contest allegations that it defrauded the federal government by failing to properly shred sensitive documents.

The qui tam lawsuit filed in federal district court in Philadelphia in 2010 by Mr. Knisely alleged that Iron Mountain, Shred-It, and Cintas, the three largest vendors of secure document-shredding services in the United States, failed to shred sensitive government documents as required by their contracts with the United States General Services Administration ("GSA"). A copy of Mr. Knisely's qui tam Complaint, which Iron Mountain and Shred-It are settling today can be found at www.falseclaimsact.com.

Details of the Iron Mountain, Shred-It, & Cintas Scheme

According to Mr. Knisely's Complaint, since at least 2006, Iron Mountain, Shred-It, and Cintas have been paid millions of dollars pursuant to contracts with the United States to shred highly sensitive documents for federal government agencies, including: the Department of Defense; Department of Homeland Security; Department of Justice; Social Security Administration; Department of the Treasury; and the Department of Veterans Affairs.

Iron Mountain, Shred-It, and Cintas obtained these lucrative government contracts as a result of their application to the GSA to become approved GSA Schedule 36 vendors of document-shredding services. The GSA Solicitation to become an approved document-shredding vendor stated:

A) SHREDDINGS: include both on-site and off-site for shredding services, which is designed to handle a variety of classified and unclassified materials. Shredders shall be designed to produce residue particle size not exceeding 1/32 inch in width with a 1/64-inch tolerance by inch in length. There is no need to separate paper grades or remove staples, clips or other bindings.

To protect the security of government documents, the solicitation unambiguously required that document-shredding vendors use shredders designed to produce residue particles not exceeding 1/32 inch in width (with a 1/64-inch tolerance) by 1/2 inch in length.

(중략)

Copyright (C) 2013 PR Newswire. All rights reserved

원문: http://www.marketwatch.com/story/iron-mountain-and-shred-it-pay-11-million-to-resolve-lawsuit-over-failure-to-properly-shred-sensitive-government-documents-2013-07-09

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월간브리프 - 기록하자[haja] - 2015년 8월 특별호1

위탁업체의 과다 요금청구, NARA 기록관리 요건 불충족 - 2014년 12월, Iron Mountain은 2001~2014년까지 정부기관과의 데이터 스토리지 계약 기간 동안 과도한 사용요금

을 책정하여 $44.5M 의 과징금을 부과받음 - 또한 NARA-level 요구수준을 충족하지 못함

IRON MOUNTAIN COMPANIES PAY $44.5 MILLION TO SETTLE ALLEGED FALSE BILLINGS FOR STORING GOVERNMENT DOCUMENTS AND DATA

Friday, December 19, 2014

Iron Mountain Incorporated and Iron Mountain Information Management LLC (collectively Iron Mountain) has paid $44.5 million to resolve allegations under the False Claims Act that Iron Mountain overcharged federal agencies for record storage services under General Services Administration (GSA) contracts, the Department of Justice announced today. Iron Mountain is a records storage company headquartered in Boston.

“Protecting the federal procurement process from false claims is central to the mission of the Department of Justice,” said Acting Assistant Attorney General Joyce R. Branda for the Justice Department’s Civil Division. “We will continue to ensure that when federal monies are used to purchase commercial services the government receives the prices and services to which it is entitled.”

“This settlement illustrates our commitment to protecting the integrity of federal contracting programs,” said U.S. Attorney Benjamin B. Wagner for the Eastern District of California. “Federal agencies rely on pricing information under the Multiple Award Schedule program in particular, and deserve the full benefit of applicable contract terms.”

This settlement relates to contracts under which Iron Mountain provided record storage services to government entities from 2001 to 2014 through GSA’s Multiple Award Schedule (MAS) program. The MAS program provides the government with a streamlined process for procurement of commonly used commercial goods and services. The settlement resolves allegations that Iron Mountain failed to meet its contractual obligations to provide GSA with accurate information about its commercial sales practices during contract negotiations, and failed to comply with the price reduction clause of the GSA contracts by not extending lower prices to government customers during its performance of the contracts. It also resolves an allegation that Iron Mountain charged the United States for storage meeting National Archives and Records Administration requirements when the storage provided did not meet such requirements.

“My office will continue working diligently to make sure American taxpayers are getting the best value for every dollar spent,” said Acting Inspector General Robert C. Erickson for GSA.

The civil settlement resolves a lawsuit filed under the whistleblower provision of the False Claims Act, which permits private parties to file suit on behalf of the United States for false claims and obtain a portion of the government’s recovery. The civil lawsuit was filed in the Eastern District of California by Brent Stanley, a former Iron Mountain employee, and Patrick McKillop, who worked in the records management industry. Collectively, they will receive $8,010,000.

(중략)

원문: http://www.justice.gov/opa/pr/iron-mountain-companies-pay-445-million-settle-alleged-false-billings-storing-government

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II. 영국 : 공공기록물 (민간)보존장소 지정

1) 공공기록물법(Public Records Act 1958) 제4조 2) 아카이브 서비스 승인(Archive Service Accreditation) 표준

1. 근거법령 및 규정

개요 --

1) 공공기록물법 제4조. 공공기록의 보존장소

2) 아카이브 서비스 승인(Archive Service Accreditation) 표준 - TNA가 공공/민간을 아우르는 아카이브 서비스의 베스트 프랙티스를 제시하고 서비스 취약부분을 발견하기 위해 만든 표준 - 보존장소(Place of deposit) 조항이 포함되어 있으나, 이 조항은 미국/영국의 보존시설 민간위탁 제도와 맥락이 다름 - NARA의 협력아카이브(Affiliated Archives) 프로그램처럼 공공/민간 영역의 기록관리/서비스 효율제고 측면에서 참고

제4조 내용

(1) 지정 주체 및 요건 - 법무부장관은 해당 기관의 기록물보존 책임자 동의 하에 공공기록물법의 영구기록보존 요건을 충족하는 시설에 대해 공공기록물관리청(PRO, Public Record Office) 이외의 보관/보존시설로 지정 가능

(2) 보존대상 기록 - 보존대상 기록 (a) 사계법원 또는 치안법원 기록 (b) 카운티나 자치구 법원 기록

- 법무부장관은 해당 기관의 기록물보존 책임자가 맺은 협정을 유념하고, 지방정부법 상의 해당지역별 원칙을 준수

(3) 기록물 이관 - 법무부장관은 아무 때나 PRO로부터(민간)보존소로의 기록물 이관을 지시할 수 있음

(4) 보존장소 지정 소관 - 공공기록물법 상 법무부장관의 소관이 아닌 경우, 보존장소를 지정하기 전 해당 기관의 장이나 책임자와 협의

(5) 관할 - PRO의 공공기록물은 공공기록물보존자(the Keeper of Public Records)가 관할하며, 지정보존장소의 공공기록은 이 법령에 의해 법무부장관이 지정한 공무원이 관할함

(6) 이관기록의 소환 - PRO 및 지정된 (민간)보존장소의 공공기록물은 본래 이관기관 담당자의 요청에 의해 임시로 소환될 수 있음

섹션 내용

SECTION 1: 조직의 건전성 1.1 미션 1.2 거버넌스 및 관리구조 1.3 전략계획 1.4 리소스: 건물 및 스토리지 1.5 리소스: 재정 1.6 리소스: 임직원

SECTION 2: 컬렉션 2.1 컬렉션 관리 2.2 컬렉션 개발 2.3 컬렉션 정보 2.4 컬렉션 관리/보존

SECTION 3: 이해당사자 및 관심사 3.1 접근 정책 3.2 접근 계획 3.3 접근정보, 절차 및 활동

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III. 호주: NAA(National Archives of Australia) 사례

1. 근거법령 및 규정

1. NAA의 아웃소싱(outsourcing) 일반규정

(1) 성격 ① 별도의 규정이나 지침이 아닌 가이드라인 방식으로 제시되고 있음 ② 공공기관이 기록관리 업무를 아웃소싱 할 경우, 모든 기록관리 이슈와 아웃소싱 된 업무기능에 대한 완전하고 정확한 기록을 보유할 것을 강조함

(2) 적용 기관 : NAA, 공공기관(agency)

(3) 적용 대상 업무 ① NAA 및 공공기관의 기록관리 업무 전반 ② 전자기록 보관 업무

(4) 적용 근거 및 참조자료

※ 아웃소싱(oursourcing) vs 민간위탁(contracting-out) : 기관의 자체 인력‧시설‧물품으로 수행하던 업무와 서비스를 외부 기관을 통해 수행하는 일련의 과정을 아웃소싱으로 표현하고 있음. 한국에서 민간위탁으로 번역하는 ‘contract (out)’는 아웃소싱의 구체적인 절차와 행위를 묘사할 때 하위개념으로 사용하고 있음. 즉, 아웃소싱은 보다 포괄적이고 일반적인 개념으로 사용하는 반면, ‘contract (out)'는 구체적이고 실무적인 개념으로 사용하고 있음 (한국 행정법상의 범례와는 다른 사용법임) ※공공기관(agency) : 기록물법(1983) 제3장에서 규정하고 있는 ‘연방기관(Commonwealth institutions)’에 해당하며, 연방정부의 각 부처와 연방당국, 연방이 관리하는 회사 등이 모두 포함됨

항목 내용

기록물법(1983) 관련규정 제6조 (기록원의 권한) ② 기록원이 그 기능을 수행함에 있어서 연방기관 이외의 자와 기록물보관승인협약을 체결하는 경우에는 당해 협약은 기록원 또는 다른 자가 기록물을 이용할 수 있는 범위를 정할 수 있으며, 당해 협약은 제5편 제3장의 규정에 불구하고 효력을 가진다.

제64조 (기록원에 의해서가 아닌 기록원자료의 보관) ① 연방의 다른 법과 연방기관의 권한에 의하여 기록원은 기록원장이 적절하다고 인정하는 경우에는 다른 자와 기록원자료를 그 자의 보관하에 두도록 하는 협약을 체결할 수 있다. ② 제1항의 규정에 의한 협약은 관련기록원자료의 관리 및 기록원에 의한 당해 자료의 정기적인 검사에 관하여 정한다.

기록관리 업무 전반의 아웃소싱 - 아웃소싱 전략 (http://www.naa.gov.au/records-management/strategic-information/linking/outsourcing.aspx)

- 공공기관의 아웃소싱 협약체결시 기록관리 책무성 보장을 위한 지침‘아웃소싱 관련 기록관리 이슈 (Records Issues for Outsourcing including General Disposal Authority 25)’

전자기록 보관 업무의 아웃소싱 - 디지털데이터아웃소싱 전략 (http://www.naa.gov.au/records-management/agency/secure-and-store/outsourcing-digital-data/index.aspx)

- 기록관리위험평가템플릿 (Records management risk assessment template)

- 클라우드컴퓨팅 관련 기록관리 위험요소 관리를 위한 지침 (Advice on Managing the Recordkeeping Risks Associated with Cloud Computing)

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2. 기록관리 업무 전반에 대한 아웃소싱

(1) 아웃소싱 전략

① 공공기관의 업무수행 전반에서 일반적으로 채택되고 있는 아웃소싱의 절차, 지침, 위험관리 등을 기록관리 업무의 아웃소싱에도 그대로 준용하고 있음 ※(지침)‘아웃소싱 관련 기록관리 이슈 (Records Issues for Outsourcing including General Disposal Authority 25)’

② 공공기관의 아웃소싱 협약체결시 기록관리 책무성 보장을 위한 지침인‘아웃소싱 관련 기록관리 이슈 (Records Issues for Outsourcing including General Disposal Authority 25)‘에서 보여지듯, 아웃소싱 대상 업무를 특정하고 있지 않으며 기관의 특성과 필요에 의해 아웃소싱 여부를 결정하고 그에 따른 기록관리적 이슈에 대응하도록 관리하고 있음 ※(비교) 현재 한국 국가기록원에서 추진중인 공공기록물법 법률개정안에는 기타공공기관 전자기록에 대한 ‘보존’업무로 한정하고 있음

③ 공공기관은 아웃소싱 계약 또는 협정 체결시 기록관리요건을 수립하고, 정량적이고 정성적인 방식으로 아웃소싱 업무를 지속적으로 감독할 수 있는 방법을 강구해야 함

※(참고) 효율적인 기록관리를 위한 공공기관의 역할 명시 - 업무수행과 연관된 정보 및 기록의 위험요소 파악 - 직원교육 지원 - 기록관리 정책, 절차 및 지침 등 수립 - 기록관리 아웃소싱에 따른 책임성 담보 - 역할과 책임의 분할 - 기록관리요건 준수를 위한 프로그램 이행

(2) 관련 지침 검토 ① 관련 지침 : ‘아웃소싱 관련 기록관리 이슈 (Records Issues for Outsourcing including General Disposal Authority 25)’ <http://www.naa.gov.au/Images/GDA25_tcm16-47736.pdf>

② 구성

영역 주요내용

서문 - 지침의 목적, 예외, 용어정의

연방기록과 법률 - 기록물법(1983) - 연방기록에 영향을 미치는 법률 - 기록관리요건 - 아웃소싱의 사례

수탁자에게 기록물 이관 - 서비스제공에 필수적인 기록물의 보관권 이전

수탁자가 생산한 기록의 소유권 - 정부 대행 서비스의 경우 - 정부에게 제공하는 서비스의 경우 - 체크리스트 (기록물 소유권 확인) - 해당 기록물의 사례와 소유권

수탁자에 의한 기록물의 폐기 - 폐기 요건

계약종료 후 기록물 이관 - 기록물 이관의 이슈

기록 관련 특이조항 - 소유권, 기록관리준수(AS 4390), 부적절한 활용, 보안, 접근권

계약 감독 - 계약기간 중 공공기관이 생산해야 하는 기록의 종류

관련 정보 - 문의 및 상담처, 정보제공

일반처분지침 25호 - 처분 절차, 일반처분지침의 목적, 관련 요건, 처분 내용

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월간브리프 - 기록하자[haja] - 2015년 8월 특별호1

③ 주요내용

- 지침에서 다루는 아웃소싱 분야 : - 서비스 제공, 서비스 지원 (정부 부문의 매각과 민영화는 다루지 않음)

- 지침에서 다루는 기록물 : - (1)계약체결 이전에 공공기관에서 보유하고 있던 기록물 - (2)수탁자가 생산하고 관리하는 기록물 - (3)계약기간 중 공공기간에 의해 생산되는 기록물

- 아웃소싱에 따른 주요 기록관리 이슈 : - (1)기록물의 소유권 및 지적재산권 (2) 공개 및 비밀보장

- 공공기관 기록물의 이관 : - (1)기관의 장이 기록물 이관 여부를 판단 (2)기록의 소유권과 보관권의 이전 금지 조항(기록물법 제24조)에도 불구

하고 NAA의 허가가 있을 경우 가능 (3) 일반처분지침에 따른 보관권 이전

- 수탁자의 의무 : - (1)공공기관의 승인없이 기록물 폐기 금지 (2)계약완료시 기록물 반환 (3)기록관리요건 준수 (4)보안유지 (5)기록

물법 준수 (6)형법에 따른 정보누설 금지 (7)연방정부 및 관련기관의 이용접근 제공 (8)계약 목적 달성만을 위해 기록물 활용

- 일반처분지침 25호 : 아웃소싱에 따른 기록의 보관권 이전은 일반처분지침 25호의 요건을 따라야 함

3. 전자기록 보관 업무에 대한 아웃소싱

(1) NAA 전자기록 보관 전략

- 기록관리 프로세스에서 ‘보관(store)' 업무와‘보존(preserve)' 업무를 명백히 구별하고 있음 - 보관 방법 (① 클라우드, ② 'near-online' or 'near-line' storage, ③ removable media) 과 보관 방식(① in-house ②

outsourcing) 을 구별하고, 공공기관의 특성과 요구에 따라 선택할 수 있도록 제시하고 있음

(2) 아웃소싱 전략

- 전자기록 보관 업무 아웃소싱의 중대성과 민감성 등을 고려하여 기록관리 업무 전반에 관한 아웃소싱 전략 외 별도의 전략으로 NAA에서 제시하고 있음 (in-house가 아닌 아웃소싱 방식을 선택했을 때는 일반적으로 ‘클라우드’를 채택하도록 권고하고 있음)

-

기록물 처분내용

1 연방기록 중 수탁자가 사업 수행을 위해 정당히 요구하는 기록물군 계약기간 동안 수탁자에게 기록의 보관권 이전

공공기관 준수사항

(1)공공기관의 승인없이 기록물 폐기 금지 (2)계약완료시 기록물 반환 (3)기록관리요건 준수 (4)보안 (5)기록물법 준수 (6)형법에 따른 정보누설 금지 (7)연방정부 및 관련기관의 이용접근 제공 (8)계약 목적 달성만을 위해 기록물 활용

2 실행 매뉴얼, 절차서, 지침, 출판물, 핸드북 등 수탁자가 사업 수행을 위해 요청했던 기록물의 사본

수탁자에게 기록의 소유권 이전

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월간브리프 - 기록하자[haja] - 2015년 8월 특별호1

- 관련 지침

(3) 지침

① 기록관리 위험평가 템플릿 (Records management risk assessment template)

※ 위험요소별 대응방안 : 디지털데이터 보관 아웃소싱 지침 <http://www.naa.gov.au/records-management/agency/secure-and-store/outsourcing-digital-data/index.aspx>

영역 지침

전자기록 이관 (보관권 이전) - 지침 ‘아웃소싱 관련 기록관리 이슈 (Records Issues for Outsourcing including General Disposal Authority 25)’

위험관리 - 기록관리 위험평가 템플릿 (Records management risk assessment template)

- 클라우드컴퓨팅 관련 기록관리 위험관리 지침 - (Advice on Managing the Recordkeeping Risks Associated with Cloud

Computing)

클라우드 - 호주 국방부 통신감독국 클라우드 서비스 인증요건 (ASD Certified Cloud Services)

- 클라우드컴퓨팅과 정보관리 규정 - (Cloud computing and information management)

영역 구성

1. 통제상의 위험 • 다중 관할에 따른 관리시점 • 불분명한 기록물 소유권 • 법적 준수사항의 불이행 • 관리 감독 • 시스템적 종속성 (lock-in) • 불분명한 역할과 책임성

2. 기술적 위험 • 가독성과 이용가능성의 손실 • 네트워크 혼선 또는 중단 • 서비스 중단 • 백업 • 시스템 모니터링 • 재난복구대책 • 데이터 삭제시 보안과 효율성의 문제 • 데이터 검색 기능

3. 접근상의 위험 • 권한 밖의 접근 • 인증절차와 권한설정 • 접근점의 상실 • 법적 대응 (소환 시 접근허용 여부) • 보안 (물리적 보안, 데이터 및 네트워크 보안)

4. 데이터 손실 위험 • 메타데이터 관리 부실 • 데이터 복구 능력 • (계약 종류 후) 기록물의 반환 • 물리적 환경

5. 조직 위험 • 재하청(third party subcontracting)의 가능성 • 재무적 조직적 건정성

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월간브리프 - 기록하자[haja] - 2015년 8월 특별호1

② 클라우드컴퓨팅 관련 기록관리 위험관리 지침 (Advice on Managing the Recordkeeping Risks Associated with Cloud Computing)

③ 클라우드컴퓨팅과 정보관리 (Cloud computing and information management)

※ 출처 : <http://www.finance.gov.au/cloud/>

2. 업체현황

서비스 제공자 현황

- Cloud Services Panel : 2015년 1월 현재, 재무부 에서 인정하고 있는 클라우드 서비스 사업자는 80여 개에 달함 (2017년까지 유효하며, 4년주기로 갱신할 수 있음) ※ 명단 : <https://www.tenders.gov.au/?event=public.son.view&SONUUID=745895FF-E769-50C9-D8607CECECE179B4>

- ② 호주 국방부 통신감독국(ASD)에서 인정한 클라우드 서비스(CCSL)는 다음과 같음

구성 주요내용

위험관리 (1) 인지해야 할 위험요소 (2) 기록유형별 위험 평가 (3) 사업자 선정을 위한 심사 (4) 위험관리를 위한 계약체결 (5) 사업자 감독

부록 사업자 선정 시의위험관리를 위한 체크리스트

구성 주요내용

정책 - Australian Government Cloud Computing Policy v3.0 - Resource Management Guide 406 Australian Government Cloud

Computing Policy

지침 - A Guide to Implementing Cloud Services - Privacy and Cloud Computing for Australian Government Agencies - Negotiating the Cloud – Legal Issues in Cloud Computing Agreements - Financial Considerations for Government use of Cloud Computing - Community Cloud Governance – Better Practice Guide - Cloud Computing Security Considerations - Records Management in the Cloud

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월간브리프 - 기록하자[haja] - 2015년 8월 특별호1

IV. 뉴질랜드: (민간)기록저장소 승인

1) 공공기록물법(PRA, Public Records Act 2005) 제26조 2) 위탁사업자의 업무활동 기록(Recordkeeping for Business Activities carried out by Contractors) - 국립기록청 내부규정

1. 법령 및 규정

1) 공공기록물법 제26조. 기록저장소 승인

2) 위탁사업자의 업무활동 기록(Recordkeeping for Business Activities carried out by Contractors) - 호주국립기록청 내부규정에 민간위탁업무의 기록관리 요건에 대해 기술하고 있음 - 기록관리 업무의 민간위탁 계약 관련 참고

제26조 내용

(1) 장관(Minister) - 아카이브위원회의 최고아키비스트가 권고한 장관은, (a) 공공기록보존소 기록물의 안전한 보존을 위한 저장소로서 적절한 기관을 승인할 수

있음(박물관, 도서관, 타 아카이브, 또는 iwi-based/hapu-based(민속) 리포지터리) (b) 승인결정을 수정/취소할 수 있음

(2) 최고 아키비스트 - 최고아키비스트는 (a) 승인된 저장소에 고지 후 현장시찰(검사) (b) 해당 공공기관장 협의 하에 공공기록을 승인저장소에 보존 (c) 표준 및 요건 제시 (아래 항목을 위해)

(i) 공공기록 보존에 대한 왕실의 관심 (ii) 공공기록의 적절한 관리 (iii) 보유기록의 공공 접근제공

(d) 승인저장소의 공공기록을 국립기록보존소, 타 승인저장소, 또는 주무기관으로 이관하도록 명령

조항 내용

1. 개요 조사예정

2. 범위 조사예정

3. 용어정의 조사예정

4. 위탁사업자와의 관계 조사예정

5. 공공기관 및 지자체의 의무 조사예정

6. 위탁사업자 업무활동의 기록관리 요구수준 조사예정

7. 기록 및 정보전문가 조사예정

8. 공공기관 및 지자체의 계약관리 조사예정

9. 참고자료 및 조언 조사예정

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2015년 8월 특별호1 월간브리프 - 기록하자

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