UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

ESTUDIO ESPECIAL DE GRADUACIN

ANLISIS DE ORGANIZACIN PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS SERVICIOS GENERALES EN

EL HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

POR

INGENIERO MECNICO RIGOBERTO FONG GONZLEZ

AL CONFERRSELE EL TTULO DE

MAESTRO EN ARTES EN INGENIERA DE MANTENIMIENTO

Guatemala, mayo de 2007

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERA

NOMINA DE JUNTA DIRECTIVA

DECANO: Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos VOCAL I: Inga. Glenda Patricia Garca Soria VOCAL II: Inga. Alba Maritza Guerrero de Lpez VOCAL III: Ing. Miguel ngel Dvila Caldern VOCAL IV: Br. Kenneth Issur Estrada Ruiz VOCAL V: Br. Elisa Yazminda Vides Leiva SECRETARIA: Inga. Marcia Ivnne Vliz Vargas

TRIBUNAL QUE PRACTIC EL EXAMEN GENERAL PRIVADO

DECANO: Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos EXAMINADOR: Ing. Carlos Humberto Prez Rodrguez EXAMINADOR: Ing. Jos Arturo Estrada Martnez EXAMINADOR: Ing. Otto Fernando Andrino Gonzlez SECRETARIA: Inga. Marcia Ivnne Vliz Vargas

HONORABLE TRIBUNAL EXAMINADOR

Cumpliendo con los preceptos que establece la ley de la Universidad de San Carlos de Guatemala, presento a su consideracin mi trabajo de graduacin titulado:

ANLISIS DE ORGANIZACIN PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS SERVICIOS GENERALES EN EL HOSPITAL NACIONAL DE

CUILAPA

tema que me fuera asignado por el Tribunal Examinador de la Escuela de Estudios de Postgrado, con fecha de 26 de septiembre de 2006.

Ing. Rigoberto Fong Gonzlez

ndice

Resumen.......................................i I Aspectos Generales.............. .1 1.1 Generalidades1 1.2 Planteamiento del Problema.......2 1.3 Objetivos del Trabajo..................3 1.3.1 Objetivo General ....3 1.3.2 Objetivos Especficos....3 1.4 Justificacin del Trabajo.................3 1.5 Alcance del Trabajo......4 II Revisin Bibliogrfica......4 III Fundamentos o Aspectos Tericos................5 3.1 Conceptos Generales de Mantenimiento................5 3.2 Control de Mantenimiento y su Documentacin......6 3.2.1 Sistemas de Documentacin.10 3.3 Procedimientos de Mantenimiento...11 3.3.1 Mantenimiento a la Falla.11 3.3.2 Mantenimiento a Tiempo Fijo.11 3.3.3 Mantenimiento Bajo Condiciones..11 3.3.4 Disear eliminando el Mantenimiento.................11 IV Investigacin Propuesta.................13 4.1 Caracterizacin del Sitio....13 4.2 Informacin Disponible...16 4.3 Metodologa................17 4.4 Resultados.. .18 4.4.1 Diseo del Sistema de Mantenimiento............... 18 4.4.2 Propuesta de Organizacin del Departamento de Mantenimiento del Hospital Nacional de Cuilapa...19 4.4.3 Estrategia de Mantenimiento Propuesta......21 4.4.4 Identificacin de las Mquinas...22 4.4.5 Mantenimiento Preventivo..23 4.4.6 Repuestos y Materiales...39 4.4.7 Documentacin de Mantenimiento y Flujo de Informacin....40 4.4.8 Control e Indicadores de Mantenimiento................42 4.5 Discusin de Resultados....47 4.5.1 El Personal de Mantenimiento...47 V Conclusiones..48 VI Recomendaciones...............49 VII Bibliografa....51

ndice de Ilustraciones

Modelo de control administrativo.6

Modelo bsico de control de mantenimiento.........7

Modelo de control de mantenimiento..9

Organigrama del departamento de mantenimiento20

Lista principal de rutinas de mantenimiento.25

Hoja de rutina de mantenimiento...29

Instructivo de mantenimiento..30

Ficha de mquina.33

Ficha de mquina (repuestos)34

rden de trabajo...36

Flujo de rdenes de trabajo38

Documentacin de Mantenimiento (Flujo de informacin)....40

Organigrama recomendado del departamento de mantenimiento...50

VIII Anexo 1 (fotos).A-1

Resumen

Objetivos -Investigar la tcnica administrativa para el Mantenimiento Industrial. - Identificar necesidades de organizacin para el Mantenimiento. - Investigar sobre las tcnicas administrativas existentes para casos especficos y generar propuestas prcticas. - Formulacin de una gua que defina los pasos para la organizacin bsica del mantenimiento de los Servicios Generales del Hospital.

Metodologa

-Mtodo de Sistematizacin La reflexin sobre experiencias del autor en la industria para el anlisis con apoyo bibliogrfico para crear propuestas.

Lugar de la Investigacin:

Hospital Nacional de Cuilapa, 4. calle 1-51 zona 4 Cuilapa, Santa Rosa, Guatemala

Conclusiones:

1. Actualmente no existe en el hospital, una estrategia adecuada para el mantenimiento. La propuesta de organizacin y documentacin permitir una efectiva gestin de mantenimiento.

2. El mantenimiento ser efectivo cuando la organizacin del mismo permita conocer el universo de equipos. La informacin adecuada permitir obtener los materiales con anticipacin a los sucesos.

3. El inventario de los equipos requiere de informacin proveniente del equipo y fabricante. Los datos obtenidos del personal operativo tambin deben recopilarse.

4. El conocimiento de los equipos permitir definir acciones preventivas y programar rutinas cuya informacin recuperada deber ser integrada para referencia.

5. El xito del sistema de control de mantenimiento depende de la actitud del personal, especialmente a nivel operativo. En una institucin de servicio pblico donde el servicio es vital para la vida humana es imperante la identificacin del personal con la necesidad de un control pro-activo de mantenimiento. Las tareas y responsabilidades habrn de asignarse segn lineamientos definidos y su cumplimiento deber ser verificado.

I Aspectos Generales

1.1 Generalidades

En sentido general, los seres vivos, por ser de creacin divina estn provistos de habilidades y medios para mantenerse a si mismos por lo que no necesitan de mantenimiento externo. De forma distinta todas aquellas creaciones del ser humano, no poseen estas habilidades. Las creaciones del ser humano, debidas a su interaccin con el medio que lo rodea, tienden a retornar a su estado inicial en la naturaleza. Para tratar de evitar este retorno stas necesitan de ms interaccin repetitiva del ser humano con el fin de moderar el avance de la naturaleza sobre sus creaciones. A este trabajo o actividad de preservacin se le ha denominado Mantenimiento.

El Mantenimiento tiene su mayor beligerancia en la Industria porque es aqu donde se invierten grandes cantidades de dinero en conservar costosos equipos. Comnmente se piensa que la necesidad de la existencia de un Departamento de mantenimiento tiene razones obvias aunque en la prctica no siempre sea de esta manera.

La misin de una empresa es producir bienes y satisfacer necesidades con objeto de lucro. La misin de una institucin estatal es prestar el servicio para la cual fue creada. Esta meta no es alcanzable si no se trabaja y produce de forma continua. Por esta razn los paros en la produccin o servicio son inadmisibles.

Un Departamento de Mantenimiento justifica su existencia en asegurar la disponibilidad de los activos que se necesitan en la organizacin, empresa o institucin para desarrollar sus funciones a una tasa ptima de rendimiento sobre la inversin, ya sea esta en equipos, edificios o recurso humano.

Esta es la ideologa bsica de la Ingeniera de Mantenimiento.

Tiene especial importancia debido a los altos costos de los equipos, los costos involucrados en su falta de funcionamiento y ms an, en las consecuencias que su falta de funcionamiento puede ocasionar, especialmente en instituciones de servicio como lo es un hospital regional.

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1.2 Planteamiento del Problema

En las distintas oportunidades en las que el autor ingres a una empresa o institucin, de mediano tamao, a cargo de la Direccin del Departamento de Mantenimiento, encontr que los esfuerzos de conservacin realizados no tienen ningn tipo de organizacin preliminar.

Estas empresas funcionan de esta forma desde sus inicios, dando entonces resultados aceptables. Conforme pasa el tiempo sus equipos envejecen y sus necesidades en cuanto a conservacin crecen, pero no as la estructura de mantenimiento ni su estrategia.

Entonces el esfuerzo generado por la seccin de Mantenimiento resulta insuficiente para atender las necesidades de la empresa porque esta ha evolucionado. Cuando esto sucede, el departamento de mantenimiento nicamente se dedica a atender trabajos de emergencia porque no tiene la capacidad de planificar su trabajo para brindar un mantenimiento de ndole preventiva.

Esta situacin contina de tal manera que, los paros de produccin se convierten en una rutina de la que no es posible salir por la falta de organizacin existente en el departamento porque las emergencias imperantes no permiten cumplir con otros trabajos importantes

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1.3 Objetivos del Trabajo

1.3.1 Objetivo General

-Investigar y discutir la tcnica administrativa para el Mantenimiento Industrial.

1.3.2 Objetivos Especficos

- Identificar diferentes necesidades de organizacin para el Mantenimiento.

- Investigar sobre las tcnicas administrativas existentes para casos especficos y generar propuestas prcticas.

- Formulacin de una gua prctica que identifique y defina los pasos generales a seguir para la organizacin bsica del mantenimiento de los servicios generales del hospital.

1.4 Justificacin del Trabajo

Cuando una agrupacin, institucin o empresa evoluciona, sus actividades toman mayor grado de complejidad y precisin para cumplir con las metas y estndares establecidos. Su organizacin se vuelve ms compleja al igual que su operacin. Todo esto conlleva a que el mantenimiento de la institucin tenga una mayor envergadura y por ende mayor complejidad. Este grado de complejidad requiere de un sistema que permita organizar los medios y administrar adecuadamente sus acciones.

El Ingeniero Mecnico como actor y director del mantenimiento es poseedor de un cmulo de conocimientos con los cuales afrontar situaciones de carcter tcnico. El mantenimiento del Hospital de Cuilapa, adems de tener un carcter tcnico tambin requiere de organizacin y de administracin para desarrollarse. Es aqu que radica la necesidad de analizar el tema para proveer al profesional de una herramienta til para la organizacin de actividades y manejo de la informacin generada. Por eso se considera necesario hacer un anlisis del departamento de mantenimiento.

El propsito del presente trabajo es crear una propuesta que incluya lineamientos generales a seguir, para documentar y administrar el trabajo del grupo de personas destinado a mantener el servicio que brinda la institucin mediante la conservacin de sus activos de produccin de servicios.

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1.5 Alcance del Trabajo

El anlisis se har sobre la organizacin de las actividades de mantenimiento y manejo de la informacin generada en una institucin estatal de servicio, utilizando experiencias anteriores obtenidas en los Departamentos de Mantenimiento de:

FORMULARIOS MOORE 49 calle 18-65 zona 12 Ciudad de Guatemala

PROMAPLASA 16 calle 1-33 zona 2 finca El Zapote, Ciudad de Guatemala

PRODUCTOS AVON carr. Roosevelt 11-08 zona 2, Mixco, Guatemala

EXPRO, S.A. km. 18.5 carr. a San Jos Pinula, Guatemala

Las experiencias sistematizadas con apoyo en investigacin bibliogrfica sern utilizadas para analizar la organizacin del mantenimiento de los Servicios Generales del Hospital Nacional de Cuilapa. Se elaborarn muestras propuestas de documentacin a implementar que contribuyan a administrar el mantenimiento de forma efectiva.

Por Servicios Generales se define a toda la infraestructura y equipos de servicio y soporte que no son de carcter mdico. stos son conocidos tambin como Servicios Generales de Hotelera. El mantenimiento del equipo mdico es contratado a empresas especializadas.

II Revisin Bibliogrfica

Un trabajo del autor relacionado al tema es su tesis de graduacin de Ingeniero Mecnico de la Universidad de San Carlos de Guatemala, titulada:

Programa de Mantenimiento para la empresa CIZA, S.A. mayo 25, 1990 En ese trabajo se discute el mantenimiento de una pequea empresa industrial fabricante y maquiladora de calzado, as como su instalacin al trasladarse a un nuevo edificio. Para el Mantenimiento se propone un mtodo basado en inspecciones apoyado en documentos para el manejo de

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informacin. Tambin propone el uso de rdenes de trabajo para la recopilacin y traslado de la informacin durante el mantenimiento.

En el actual trabajo se analiza el mantenimiento de Los Servicios Generales del Hospital Nacional de Cuilapa. En este se discute la situacin imperante en el Hospital y se propone basar el mantenimiento preventivo en rutinas y periodicidades propuestas por los manuales del equipo. Se proponen documentos y mtodos para conocer la condicin de los equipos y agrupar y organizar las rutinas. Adems se propone un sistema de manejo de la informacin a travs de rdenes de Trabajo para solicitar, reportar y verificar las tareas no rutinarias. A diferencia del anterior en esta obra se hace mencin del control y mejora del desempeo del Mantenimiento utilizando la informacin contenida en la documentacin propuesta para la obtencin de indicadores de Mantenimiento.

III Fundamentos o Aspectos Tericos

3.1 Conceptos Generales de Mantenimiento

Las operaciones de mantenimiento tienen lugar frente a la constante amenaza que implica la ocurrencia de una falla o problema en un sistema, maquinaria, o equipo. Existe adems una necesidad de optimizar el rendimiento de los unidades y componentes industriales (mecnicos, elctricos, y electrnicos) de los procesos dentro de las instalaciones de una planta industrial o de servicios. El objetivo buscado por el mantenimiento es contar con instalaciones en ptimas condiciones en todo momento, para asegurar una disponibilidad total del sistema en todo su rango de operacin, lo cual se basa en la carencia de problemas y fallas.

El mantenimiento debe procurar un trabajo continuo y operado bajo las mejores condiciones tcnicas, sin importar las condiciones externas (ruido, polvo, humedad, calor) del ambiente al cual este sometido el sistema. El mantenimiento debe estar destinado a:

o Optimizar la produccin del sistema o Reducir los costos por averas o Disminuir el gasto por nuevos equipos o Maximizar la vida til de los equipos

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Los procedimientos de mantenimiento deben evitar las fallas, por cuanto una falla se define como la incapacidad para desarrollar un trabajo en forma adecuada o simplemente no desarrollarlo. Un equipo puede estar "fallando" pero sin estar descompuesto, porque sigue realizando sus tareas productivas, pero no las realiza con el mismo desempeo que un equipo en ptimas condiciones. En cambio un equipo daado o averiado no podr desarrollar faenas bajo ninguna circunstancia y es labor de mantenimiento velar porque el equipo desarrolle sus funciones de la mejor manera posible y sin interrupciones. Adems el costo que implica la gestin y el desarrollo del mantenimiento no debe ser exagerado, ms bien, debe estar acorde con los objetivos propios del mantenimiento.

3.2 Control del Mantenimiento y su Documentacin

La forma tradicional de monitoreo de un control administrativo de una funcin cualquiera es la siguiente:

Modelo de Control Administrativo

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Unidad de Comparacin

Administrador

Fuerza de Trabajo

Sistema de Reporte

Meta Establecida

Desviacin

Entrada Requerimientos

Instrucciones

Factores e Inconvenien

-tes

Salida (Desempeo)

Desempeo Actual

Este tipo de control es el necesario en muchos niveles de una organizacin en muchas actividades administrativas. Tambin es vlido en la administracin y control de las actividades del mantenimiento para asegurar que la aplicacin de los recursos sea monitoreada y dirigidas adecuadamente hacia el logro del objetivo. Para llegar al objetivo de mantenimiento el modelo de control aplicado al mantenimiento deber medir:

- la eficiencia del uso de los recursos (puntos 1 y 2) - su efectividad (puntos 2y3) - su productividad (puntos 1 y 3)

Modelo Bsico de Control del Mantenimiento 7

Desempeo requerido por acuerdo con Produccin

GERENCIA DE MANTENIMIENTO

UNIDAD DE COMPARACIN

Estndares y Objetivos

Desviaciones

SISTEMA DE REPORTES

DEPARTAMENTO DE

MANTENIMIENTO

PLANTA

Desempeo actual Presupuesto

Metas Estrategia Instrucciones

Costo de Recursos

Factores e Inconveniencias

1

3

2

Ingreso de Recursos de Mantenimiento

Ingreso de otros Recursos de Produccin

Factores e Inconvenien.

Factores Salida

Un modelo ms completo y detallado del sistema de control del Mantenimiento deber de incluir controles ms especficos como los siguientes principios de control de Mantenimiento.

Control de Disponibilidad y Costos - Este monitorea al efectividad del esfuerzo de mantenimiento y asegura que los niveles presupuestados de ese esfuerzo estan siendo sostenidos y que las metas estn siendo cumplidas.

Control de Confiabilidad de la Planta - Monitorea la confiabilidad de la planta de produccin a corto y largo plazo, midiendo los niveles de falla y seguridad.

Control del desempeo de la fuerza de trabajo Monitorea la eficiencia de la mano de obra.

Un sistema de mantenimiento que maneje estos controles tendr como corazon del mismo la Orden de Trabajo (OT). Esta recoger la informacin necesaria en los puntos requeridos del proceso. Quedando los lazos de control de la siguiente forma:

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Modelo de Control de Mantenimiento

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Gerencia de Planta

Unidad de Comparacin

Anlisis de Costos y Disponibilidad

Anlisis de Confiabilidad de Planta

Desempeo de la Fuerza de Trabajo

Estrategia de Produccin

Operadores y Planta

Estrategia y Organiz. Manten.

Cuadrillas de Mantenimiento

Desviaciones Metas y Estndares Requeridos

Desempeo Actual

Orden de Trabajo (O.T.) Inf. de Paros Requisicin Bodega

O.T. Inf. Paros

O.T.

Orden de Trabajo (O.T.) Req. Bodega.

Informe de Paros

Correcciones basadas en problemas , de operacin, mal diseo o errores de estrategia de mantenimiento

Instrucciones, estrategias y organizacin iniciales

El control de Mantenimiento parece ser el elemento menos comprendido y tambin el ms olvidado de la administracin del Mantenimiento. Por lo general lo nico que existe en las empresa e instituciones es un control de costos directos y/o un control de la mano de obra. No existe una forma muy clara que integre el control de la confiabilidad de planta, el control de paros por mantenimiento y lo combine con el desempeo de la labor de mantenimiento. Los principales mecanismos utilizados para el control del mantenimiento son:

- Disponibilidad y Control de Costos - Confiabilidad de Planta - Desempeo de la Mano de Obra

En cada uno de estos tres hace falta tener claro lo siguiente:

-Que se est controlando? -Qu informacin hace falta? -Quin necesita la informacin? -Cmo se Necesita? -Con que frecuencia? -Qu informacin ha de recolectarse? -Cmo se guardar y analizar? -Se justificar el costo del sistema de Control?

De estas preguntas se puede observar que la ejecucin de este sistema de control requiere de informacin as como de una forma de recopilarla y almacenarla para su anlisis. Es imperante para ello el uso de una forma de documentacin de informacin que apoye los elementos de la administracin de Mantenimiento.

3.2.1 Sistemas de Documentacin

El sistema de documentacin puede ser manejado manualmente o por computadora, pero el concepto y el manejo debe ser similar para que un sistema manual posteriormente pueda ser computarizado. El sistema puede estar constituido de los siguientes mdulos inter-relacionados. Estos pueden variar segn el contexto.

1. Inventario de Planta 2. Base de Informacin de Planta 3. Calendario de Rutinas Preventivas a Tiempo Fijo

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4. Calendario de Inspecciones 5. Planeacin y control de Trabajos 6. Control de Mantenimiento

3.3 Procedimientos De Mantenimiento

Existen diferentes procedimientos de mantenimiento a utilizar clasificados segn su grado de eficiencia.

3.3.1 Mantenimiento a la Falla

Este procedimiento resulta en mantenimiento caro y de baja disponibilidad. Los costos de indisponibilidad sern sumamente altos. En este caso el manejo del mantenimiento est controlado por la demanda de trabajos imprevistos. La efectividad es baja y el trabajo es estresante y peligroso.

3.3.2 Mantenimiento a Tiempo Fijo

Resulta en mantenimiento menos costoso y con mejor disponibilidad comparado con el Mantenimiento a la Falla. Este mantenimiento implica paros programados para los equipos principales donde los componentes con una vida estimada son cambiados o reparados. Este tipo de mantenimiento es difcil de justificar econmicamente porque la mayora de componentes tienen un tiempo de vida distinto y la coordinacin puede ser difcil.

3.3.3 Mantenimiento Bajo Condiciones

Optimiza la disponibilidad y el costo para un mejor retorno de la inversin. El monitoreo del equipo en funcionamiento por medio de la medicin de variables especficas hace posible la planificacin de acciones correctivas resultando en una alta disponibilidad.

3.3.4 Disear eliminando el Mantenimiento

Al adquirir o instalar o modificar equipos se enfatiza en el mantenimiento, tratando de buscar el diseo que requiera menor mantenimiento. Por lo general esta opcin tiene mayores costos iniciales pero su tasa de retorno ser mayor a largo plazo dado el bajo mantenimiento requerido.

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En toda institucin o empresa existen todos los procedimientos antes mencionados pero es ideal que el porcentaje de los primeros metodos mencionados sea bajo, tratando de aumentar los ltimos. El costo inicial de los primeros es mas bajo que el de los ltimos pero los costos indirectos relacionados a sus consecuencias pueden ser sumamente altos. Al proponer un sistema de organizacin se intentar optar por las ultimas opciones siempre que los costos iniciales los permitan.

Como se mencion en un principio, la funcin o justificacin del mantenimiento estriba en asegurar la disponibilidad de los equipos, que se necesitan en la institucin para prestar el servicio para la que esta fue creada a una tasa ptima de rendimiento sobre la inversin. En la prctica las actividades de mantenimiento son distintas para cada establecimiento y estn influidas por el tamao, el tipo, el servicio, polticas etc. Sin embargo es posible dar lineamientos generales para poder clasificar algunas de sus funciones, en dos grupos.

Funciones Primarias:

1. Mantenimiento del equipo existente 2. Mantenimiento de edificios 3. Inspeccin, lubricacin y ajuste de equipos 4. Modificaciones y ampliaciones

Funciones Secundarias

1. Almacenamiento 2. Seguridad e Higiene 3. Disposicin de desperdicios 4. Recuperacin 5. Intendencia 6. Otros servicios tcnicos delegados por la Direccin

Existen muchas ms funciones pero con stas se enumeran algunas. Como es de suponer todas estas funciones, ya sean primarias o secundarias implican un nmero de labores para cada unidad o equipo. Hasta este punto se puede deducir que primero debemos definir cual es el equipo y edificios existentes y conforme a la liste de funciones podemos hacer listados de actividades a realizar en cada equipo o unidad de servicio para mantener su funcin de forma adecuada.

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IV Investigacin Propuesta

4.1 Caracterizacin del Sitio

El Hospital Nacional de Cuilapa como se le conoce actualmente inici a funcionar como tal desde 1976. A inicios de ese ao se haba completado la construccin del hospital y este se encontraba parcialmente equipado en espera de su prxima inauguracin. El da cuatro de febrero de ese mismo ao, a causa del terremoto que sacudi gran parte del pas, el hospital, dada la emergencia nacional empez a funcionar sin haber sido inaugurado an. Desde entonces el hospital viene sirviendo a la poblacin de forma continua.

Dado el inesperado arranque de operaciones en aquel entonces, como es de suponer, hubo necesidad de improvisar. Esta situacin fue generalizada en todos lo servicios del Hospital y el Departamento de mantenimiento no fue ajeno a ella. No existe ninguna fuente escrita que provea algn tipo de informacin concerniente al inicio del trabajo departamento de mantenimiento. Tampoco existe informacin escrita sobre el funcionamiento del departamento de mantenimiento en los treinta aos de de existencia del hospital.

El taller del departamento de Mantenimiento del hospital est ubicado en la esquina noreste del hospital. En el mismo edificio o galera en la que se ubica el generador de emergencia, la caldera y la carpintera. La oficina del departamento, que tambin funciona como bodega est ubicada en las afueras del edificio del hospital.

El personal operativo de mantenimiento est constituido por seis personas conformndose as: El encargado o supervisor, carpintero, herrero y tres personas que ejecutan trabajos varios de albailera, plomera y electricidad. Ninguno de los ejecutores del mantenimiento cuenta con estudios tcnicos aparte de alguna capacitacin brindada por el Ministerio de Salud Pblica.

El departamento bsicamente reacciona a las solicitudes del personal de los servicios y ejecuta las reparaciones pertinentes. Por lo general en toda la historia del hospital estas no han contado con una supervisin tcnica, como se puede observar por todo el hospital. Algunas instalaciones han contratados, pero de igual manera, al no existir personal capacitado no ha existido un control adecuado en la ejecucin y recepcin de las obras, que tambin han sido ejecutadas por contratistas que no llenan las expectativas.

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Los trabajos son solicitados de forma verbal y ejecutados sin ningn tipo de registro escrito, el nico vestigio que queda de stos son las facturas por compra de materiales que van a contabilidad. De stas se hace un informe de gastos por reparacin y otro por cada servicio del hospital de forma mensual como control del presupuesto. En si no existen reportes de tipo tcnico.

No se cuenta con un inventario de repuestos. Existe alguna pequea cantidad de materiales que se utilizan para reparaciones y pequeas instalaciones que no cuentan con inventario. Se manejan en base a la confianza que se le tiene al encargado de mantenimiento. Estos materiales se almacenan en la habitacin que funciona como oficina de mantenimiento.

Por la situacin imperante la vida de los equipos es corta y obliga su reposicin a corto plazo, incurriendo en altos costos de forma anticipada. Despus de treinta aos de operar bajo stas condiciones de mantenimiento es notorio el deterioro del hospital. Existen en el muchas situaciones como la descrita a continuacin:

El Hospital de Cuilapa cuenta con una caldera de 60 HP para suministro de vapor a los servicios de Central de Equipos, Cocina y Lavandera. La caldera se instal nueva hace 13 aos. Funcion durante 10 aos sin mantenimiento y entonces debi ser reconstruida a un costo de Q60,000.00 (USD$ 1.00 = Q7.70)

Como medida de contingencia provisional por la falta de suministro de vapor para sus instalaciones el hospital se vi obligado adquirir equipos redundantes de un suministro energtico distinto donde le fue posible.

Por ejemplo:

Se abandon el calentador de agua que utiliza vapor. Ahora el hospital no cuenta con agua caliente.

Se dot a central de equipos de un autoclave elctrico de menor capacidad como equipo auxiliar para suplir la demanda de material quirrgico estril a ser utilizado en sala de operaciones.

El Servicio de diettica y cocina que contaba con marmitas a vapor adquiri estufas a gas propano y abandon las marmitas. Las estufas se adquirieron en su momento como equipo redundante, pero a causa de la falta de vapor quedaron como equipo principal.

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Lavandera contaba con instalaciones de suministro de vapor en sus lavadoras, secadoras y planchadora / dobladora. A consecuencia de las deficiencias del suministro de vapor el servicio no usa vapor ni agua caliente para lavar. Adems abandon el uso de la planchadora / dobladora, es decir que se dobla a mano y nunca se plancha. Abandon el uso de las secadoras a vapor y unas fueron convertidas empricamente a electricidad. Como consecuencia de esto, las secadoras modificadas son ineficientes y lentas. El personal prefiere secar la ropa al sol y utiliza los jardines y la cancha de bsquetbol para el efecto.

Al parecer, los cambios se sucedieron en su momento como medidas temporales de contingencia. Despus de algunos aos el personal se acostumbr a los cambios y el personal nuevo no conoci la utilidad y beneficios de los equipos originales. La idea general de la administracin del hospital es que los servicios que utilizan vapor son ms caros.

A tres aos de la reconstruccin, la caldera ya tiene fugas de agua y la necesidad de una nueva reparacin es inminente. Es probable que tenga que repararse en uno o dos aos. Esto representa dos reparaciones en quince aos dado el acelerado deterioro.

La situacin de la caldera genera otros problemas. Por ejemplo: Cada cama del hospital debera de contar con tres juegos completos de sbanas. La falta de agua caliente obliga a utilizar cloro para el lavado de la ropa reduciendo la vida til de las sbanas a solo unos tres meses. La corta vida de las sbanas obliga a comprarlas ms seguido y por esta razn el hospital no logra completar los tres juegos de sbanas por cama. Esto hace que el servicio de la ropa de cama sea ms severo aumentando an ms el desgaste.

Haciendo una proyeccin para evaluar los costos involucrados podemos decir que:

En quince aos la caldera habr requerido de al menos dos reparaciones por un costo total aproximado de Q 120,000.00 sin tomar en cuenta la inflacin.

El hospital de 175 camas, utilizando solamente dos juegos de sbanas por cama consumir en 15 aos:

175camas x 2 juegos x 2sabanas x 3 /12meses/ao x15aos = 42,000 sbanas

42,000 sbanas a Q52.65 c/u = Q 2,211,300.00 15

Los ndices hospitalarios indican que una sbana tiene una vida esperada de 6 meses, es decir el doble. De esto podemos deducir que la falta de mantenimiento en la caldera tiene un costo directo de Q120,000.00 y que su reflejo en costos indirectos nicamente de sbanas es Q 1,105,650.00

Expresado anualmente el costo de Mantenimiento Correctivo es: Costo directo de Mantenimiento: Q120,000.00 / 15 = Q 8,000.00 Costo indirecto (sbanas nicamente): = Q73,710.00

(Los valores aumentan al usar 3 juegos de sbanas y se toman en cuenta los aumentos de precios en 15 aos.)

Por supuesto los costos indirectos y sus implicaciones son muchos ms y son mucho mayores, pero esto muestra una mnima imagen de la falta de mantenimiento en los servicios generales del hospital.

Los costos indirectos verdaderos son aquellos que no puedes ser medidos de forma monetaria. La falta de suministros, materiales y servicios para poder atender a la poblacin y las vidas humanas no pueden ser valoradas. Siendo el Hospital Nacional de Cuilapa una Institucin de Servicio para la poblacin es imperante que se implemente el mantenimiento preventivo de sus servicios. Exponindolo de forma clara, es necesaria la discusin de una tcnica administrativa que contribuya a enfrentar la situacin. Un procedimiento que permita organizar el trabajo de modo que el departamento pueda planificar sus acciones.

4.2 Informacin Disponible

- Acceso a la institucin para la observacin directa de la situacin.

- Fichas de Informacin

- Matrices de Preguntas

- Bibliografa sobre Mantenimiento Industrial

- Manuales de equipos

- Formatos genricos utilizados en mantenimiento

- Publicaciones varias

- Acceso al Internet 16

4.3 Metodologa

Mtodo de Sistematizacin

Para el anlisis y la creacin de las propuestas, los mtodos a utilizar sern:

La reflexin sobre experiencias del autor en varias industrias.

Se reflexionar sobre diferentes situaciones vividas en cada industria, su organizacin interna y su planificacin as como sus procedimientos buscando soluciones comunes a ellas.

Investigacin Bibliogrfica

Para la recoleccin de la informacin necesaria se consultarn medios escritos como:

- Obras de consulta sobre el tema - Publicaciones alusivas al tema - Trabajos de investigacin

Anlisis de situaciones y procedimientos

Se analizarn formas de trabajo y sus necesidades para implementar criterios que nos lleven un mtodo o sistema a implantar que se adapte a la situacin analizada.

Pregunta General

Cmo logra el departamento de mantenimiento sus objetivos?

Preguntas Especficas

Cul es el fin de organizar el mantenimiento? Qu informacin se utiliza para el mantenimiento? Cmo se utiliza la informacin? Cmo se asignan las responsabilidades?

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Interpretacin

Como resultado de la sistematizacin se propondrn lineamientos o recomendaciones a implementar en la organizacin del mantenimiento de los servicios generales del hospital.

Recopilacin y redaccin de recomendaciones

Se redactar el resultado de la sistematizacin a manera de un anlisis que indique procedimientos a seguir por el Departamento de Mantenimiento en cuanto a definir trabajos a realizar, organizar al personal, planificar sus procedimientos as como el manejo de la informacin para cumplir mejor con sus objetivos.

4.4 Resultados

4.4.1 Diseo del Sistema de Mantenimiento

Este deber desarrollarse a la medida de la empresa o institucin porque no existen dos instituciones iguales. El sistema de mantenimiento puede ser manual o computarizado pero para ser computarizado primero debe crearse un sistema de operacin manual que sea funcional. El departamento de mantenimiento de una compaa o institucin debe contar con un Sistema de Aministracin de Mantenimiento que sea eficiente. Las funciones bsicas de este sistema pueden ser:

1. Mantenimiento Preventivo 2. Inventario Tcnico y Registro Histrico 3. Inventario y control de repuestos 4. Adquisiciones o compras 5. Biblioteca de Mantenimiento 6. Planeacin y Ordenes de Trabajo 7. Anlisis del Trabajo y Disponibilidad

Estas funciones del sistema de mantenimiento se conforman as:

Mantenimiento Preventivo Qu es lo que debe hacerse? Quin debe hacerlo? Cundo debe hacerse? A que intervalos? Cmo?

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Inventario Tcnico y Registro Histrico Provee datos tcnicos y de repuestos relacionados

para cada equipo Historia de intervenciones trascendentes Datos de representantes comerciales

Inventario y Control de Repuestos Repuestos provistos de origen con la mquina Bienes recibidos Control de Inventarios Etiquetas Catalogos Listados de compra Informacin Contable

Adquisiciones y Compras Revisin de ordenes y Facturas Monitoreo de recepcin de artculos Devoluciones

Biblioteca de Mantenimiento Recopila planos, instrucciones, manuales y fichas

tcnicas de productos

Planeacin y rdenes de Trabajo Flujo de Orden de Trabajo Localizacin de recursos Asignacin de Prioridades Calendarizacin Supervisin de tareas y costos

Anlisis de Trabajo y Disponibilidad Estadsticas de fallas Distribucin del trabajo por categoras o especialidad Identifica equipos con alto costo de mantenimiento Identifica equipos con altas prdidas de produccin Identifica equipos de alta frecuencia de mantenimiento

4.4.2 Propuesta de Organizacin del Departamento De Mantenimiento del Hospital Nacional de Cuilapa

Al desarrollar una organizacin es necesario hacer sta a la medida para que encaje adecuadamente en las situaciones involucradas, sean estas tcnicas geogrficas o de personal.

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Adems es necesario tomar en consideracin el tipo de trabajo a desempear por esta organizacin para evitar burocracias innecesarias.

Actualmente la organizacin del departamento en el hospital est dirigida por un Ingeniero que depende directamente del Administrador del Hospital que a su vez depende del Director. Existe un encargado de mantenimiento que supervisa a los operarios de mantenimiento y a un Supervisor de Intendencia y limpieza.

Organigrama del Departamento de Mantenimiento del Hospital

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Director del

Hospital

Administrador

Coordinador Servicios

Generales

Jefe de

Mantenimiento

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Sup. Inten

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Personal de Limpieza

La organizacin interna del departamento es funcional porque no hay muchos niveles verticales de autoridad. La cantidad de personas que reportan a un jefe es un nmero adecuado para que ste pueda atenderlas. Adems la personalidad del jefe de mantenimiento es adecuada para el manejo de su personal.

La ubicacin del departamento dentro del organigrama del hospital tal vez no es la adecuada porque nicamente depende del rea administrativa sin mayor contacto con el gremio mdico que es el que brinda el servicio. En el Hospital de Cuilapa el departamento administrativo no tiene mayor comunicacin con el gremio mdico. El nico medio oficial de comunicacin es a travs del director. Esto causa errores y demoras al departamento pues no tiene una fuente de informacin oficial directa. Es de sugerir que se busque un canal de comunicacin directo con los mdicos jefes de los diferentes servicios del hospital para brindarles un mejor servicio.

4.4.3 Estrategia de Mantenimiento Propuesta

Para que el Departamento de Mantenimiento asegure la disponibilidad de los equipos de modo que el hospital pueda prestar sus servicios con una tasa de rendimiento adecuada a la inversin no es recomendable que su poltica contine siendo la reparacin de fallas. La cultura deseable del departamento es aquella en que cada vez que haya que hacer un trabajo no planeado es porque el departamento habr fallado en seguir una estrategia adecuada.

El objetivo del mantenimiento deber ser:

Lograr la disponibilidad planificada de forma continuada al menor costo y con las normas de seguridad.

Para mejorar la disponibilidad se requiere disminuir la cantidad de trabajos no planificados y convertirlos en trabajos planificados. De esta manera la carga de trabajo del departamento disminuye y la calidad de los trabajos mejora.

Cmo se hace para que los trabajos no planificados se conviertan en plantificados?

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Nadie tiene xito en planificar aquello que no conoce. As pues es prioritario conocer la condicin del equipo detectando aquellas futuras fallas que pueden estar siendo desarrolladas antes de que sean peligrosas para la operacin del equipo. Para esto se han desarrollado equipos sofisticados que por su alto costo seguramente estarn fuera del alcance del presupuesto del Hospital. Sin embargo es posible usar equipos sencillos de bajo costo como termmetros, estetoscopios, y otros equipos de medicin para monitorear aquellas variables que puedan indicar cambios en la condicin del equipo. Monitoreando estos con la combinacin de los cinco sentidos que ayudan a monitorear el equipo de manera subjetiva y el sexto, es decir la intuicin, como tcnica vlida para ayudar a detectar anomalas con un poco de atencin.

4.4.4 Identificacin de las Mquinas (Nmero de Mquina)

Antes de armar un sistema de mantenimiento se debe utilizar una forma numrica para identificarlas. Esta actividad nos ayuda en el proceso de conocer las mquinas y su condicin, como se dijo anteriormente. Para ello es necesario disear una forma numrica porque el uso de nombres o palabras no resulta prctico para su manejo. Este es un punto de partida para la eliminacin de muchas confusiones y errores en el proceso.

Existen muchas formas para hacer esta numeracin, lo importante es que este nmero responda a las caractersticas del equipo o sistema. Tambin es importante que ste se encuentre en un lugar visible de la mquina, y de que todos los operarios de mantenimiento conozcan la numeracin y que absolutamente todas las operaciones que se realicen sean referidas por medio de la misma.

Desde el inicio de la utilizacin del nmero en los equipos, se empiezan a obtener beneficios. Se organizan mejor los trabajos y se controlan mejor las actividades y los recursos. El mayor beneficio se encuentra en el registro histrico porque todas las actividades y recursos que intervinieron en su mantenimiento quedan almacenados en su respectivo expediente.

El uso del nmero de mquina nos ayuda a eliminar la posibilidad de cometer errores. Al utilizar el nmero, ste nos asegura que el trabajo se hace en el equipo designado.

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El nmero de mquina clave para el mantenimiento.

De este nmero depender el manejo del mantenimiento preventivo. Los planos, documentacin, repuestos, control de costos, estadsticas de paros y control de trabajos externos debern ser identificados con este nmero.

Habr que dividir el hospital en zonas geogrficas, o bien por servicios como las alas del edificio se conocen. Ej. Pediatra, lavandera etc. Cada una de estos tendr un cdigo de identificacin que formar parte del nmero de mquina para definir su ubicacin. Luego cada mquina o equipo tendr su propio nmero dentro de su area. El numero de identificacin estar constituido entonces por el numero de su rea seguido por el numero de mquina separado por un guin. Ej. 003-002 puede ser en la lavandera (003), una lavadora (002). El nmero debe ser suficientemente grande y visible de forma que se pueda ubicar con facilidad.

4.4.5 Mantenimiento Preventivo

Este sistema como su nombre lo dice se utiliza para prevenir fallas que causen paros no planificados atendiendo a la poltica que mencionamos anteriormente. Aqu se incluyen todas las actividades programadas de mantenimiento. Este sistema consta de varias partes bsicas a documentarse.

1.) La lista principal 2.) La lista de rutinas / tarjeta de rutina 3.) Instrucciones

La Lista Principal

Este es un listado completo de toda necesidad de mantenimiento en la planta. Esta lista proviene del Inventario de mquinas sujetas a mantenimiento por parte del departamento. En el caso especfico del Hospital nacional de Cuilapa, los equipos a incluir en el Inventario de mquinas son aquellos de los Servicios Generales. Lista Principal incluye todos aquellos trabajos de mantenimiento que requieren los equipos de los Servicios Generales.

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Para cada equipo o mquina en el inventario la lista principal debe incluir:

- El Nmero de Mquina Es necesario para la identificacin.

- Mquina / parte de la mquina Nombre de la mquina o componente o una corta descripcin

- Intervalo Intervalo de tiempo entre cada actividad

- Especial o Rutina Indicacin para saber si es un trabajo rutinario o requiere planificacin especial.

- Categora Indicador de la categora del trabajo de Mantenimiento Preventivo, es decir si es de carcter mecnico, elctrico.

- Cdigo o nombre de instrucciones Sirve para identificar la tarjeta de instrucciones para el trabajo por si fuese necesario.

- Tolerancias Una corta descripcin de los lmites aceptables.

- No. de Tarjeta de Rutina Identifica la tarjeta para apuntar la ejecucin

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MANTENIMIENTO

HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

LISTA PRINCIPAL (# )

Edificio:

Servicio:

Intervalo categ. Cdigo No. Unidad:

Mquina o parte

de Tiempo esp/rut Fecha instrucc

Actividad de Mantenimiento

Tarjeta Rutina

La Hoja de Rutina contiene las rutinas que no requieren planificacin especial y que provienen de la Lista Principal. Esta hoja de rutinas contendr nicamente aquellas rutinas con el mismo intervalo de ejecucin. Esta tarjeta debe contener:

- El Nmero de Mquina - Objetivo del trabajo - Actividad a realizar - Instrucciones o nmero de instructivo

La Lista de Rutinas esta formada por la coleccin de hojas de rutina de una semana en un flder o cartapacio y agrupa la carga de trabajo. La lista completa constara de cuatro cartapacios con los trabajos de las cuatro semanas del mes. Las hojas de rutina con un perodo de 1 semana entre ejecuciones constarn de cuatro copias, una en cada cartapacio semanal. Las que tengan un perodo de 2 semanas tendrn dos copias, una en cada semana par. Las que tengan otros perodos, incluso mayores se distribuirn entre los cartapacio segn sus mltiplos correspondientes haciendo la anotacin en la hoja de rutina.

Instrucciones de Mantenimiento (INSTRUCTIVO) La descripcin de las actividades preventivas a ejecutarse segn la hoja de rutinas agrupada en la lista de rutinas e indicada en la Lista Principal es muy corta y no indica procedimientos, porque solo es una indicacin de la rutina. La rutina deber documentarse en una hoja de instrucciones o instructivo donde se explique como ejecutar la inspeccin, los mtodos a utilizar y consideraciones de variables como tolerancias de temperatura, desgaste, espacio libre, etc. Se deber contar con una hoja de instrucciones o instructivo para cada rutina de mantenimiento incluida en la lista principal. Este instructivo deber estar identificado con un nmero el cual ser indicado en la hoja de rutinas. De esta manera no se depender del personal antiguo experimentado para indicar las labores rutinarias al personal nuevo y podrn rotarse las rutas y el personal. Esta debe contener lo siguiente:

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Poltica

Consistente en un prrafo que informe acerca de la poltica de la institucin referente a este procedimiento y sus posibles implicaciones y repercusiones. Siendo la institucin un hospital esta informacin puede ser vital.

Objetivo Indica el o los objetivos que se pretenden lograr con este procedimiento o instructivo.

Alcance

Indica el alcance del procedimiento y este instructivo. Define las reas, sectores y personas que debern conocerlo y aplicarlo.

Procedimientos Relacionados

Enumera que otros procedimientos estn relacionados con este y de que manera.

Precauciones

Seal de atencin, indica que deben extremarse los cuidados al realizar la accin de esa parte del texto.

Seal de precaucin, la accin slo debe realizarse posteriormente a la preparacin indicada en el texto.

Los smbolos de atencin o precaucin pueden incluirse en las partes del procedimiento que requieran ser identificados como riesgosos y debern mencionarse todas las palabras o conceptos que se crea conveniente definir para evitar errores de comprensin.

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Procedimiento

Se detallar todos los puntos que forman parte de este procedimiento descrito en este instructivo y se mencionarn herramientas especiales as como materiales para realizarlo. Con esta informacin el personal de mantenimiento podr prepararse de antemano con todo lo necesario para efectuar las rutinas asignadas en su ruta sin interrupciones mejorando su rendimiento.

El Programa de Rutinas Las listas de rutinas se usan en el trabajo diario para los trabajos que no requieren ninguna planificacin especial. Estas deben calendarizarse y durante la semana ejecutar todas las actividades de una lista de rutinas.

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29

MANTENIMIENTO

HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

HOJA DE RUTINA (# )

No. de

Mq.

Parte de la mquina que recibe el mantenimiento

Actividad de Mantenimiento a realizarse

No. de Instructivo

REGISTRO HISTRICO

La mayor parte de la carga de trabajo de un Ingeniero de Mantenimiento consiste en la recoleccin de informacin relacionada al equipo e instalaciones, el trabajo efectuado y el que lo ser. Es sumamente difcil el administrar un departamento de mantenimiento sin un mtodo o sistema de recoleccin de informacin. De igual manera es muy difcil y complicado el mantener esta informacin ordenada y a la mano sin los medios adecuados. Es como intentar reparaciones sin herramientas. En el caso del Hospital de Cuilapa es imprescindible dotar la Oficina de Mantenimiento con equipo de oficina, archivos y una computadora para uso del departamento. Dado el volumen de trabajo el departamento no puede trabajar eficientemente debido a la falta de un sistema de administracin de actividades de mantenimiento. Esto causa que se pierda el control de la situacin y obliga al departamento a trabajar muy intensamente pero con poca eficiencia. Esta situacin ha contribuido al envejecimiento prematuro de los equipos e instalaciones del hospital.

La implementacin de un sistema de Mantenimiento Preventivo es la forma indicada para contrarrestar esta situacin porque provee la oportunidad de adelantarse a los hechos. El corazn del sistema es el Registro Histrico.

El uso del Registro Histrico tiene varias ventajas:

-Disminuir el tiempo administrativo en las reparaciones porque simplifica el localizar datos particulares, detalles, instrucciones, regulaciones y recomendaciones basadas en experiencias especficas para el equipo a tratar.

-Permite que las operaciones no dependan de la memoria de los individuos relacionados haciendo ms eficaces a los nuevos empleados.

-Permite mejorar el almacenamiento de repuestos.

- Concentra datos relacionados como: Herramientas especficas, repuestos, diagramas, regulaciones de seguridad, detalles de reparaciones anteriores y modificaciones provenientes de los reportes de trabajo.

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El Registro Histrico se conforma de una Ficha de Mquina por cada unidad.

La Ficha de Mquina se usa para recopilar la informacin bsica de cada mquina y sus repuestos. Puede tambin ser usada para el seguimiento de las reparaciones y modificaciones a las que la mquina sea sujeta. La informacin contenida en esta ficha es bastante y aumenta con el tiempo, por eso debe constar de varias pginas que se irn adjuntando. Si la informacin es llevada al da, la ficha de mquina puede ser de mucha utilidad para localizar repuestos durante la preparacin y planeacin de actividades de mantenimiento.

Tiene la propiedad de que al recopilar en un mismo sitio la informacin, es muy til en identificar situaciones repetitivas y es una herramienta til en el anlisis de causa raz de problemas.

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MANTENIMIENTO

HOSPI TAL NACIONAL DE CUILAPA

FICHA DE MQUINA

Nombre del equipo:

Nmero de Mquina:

Nmero de Contabilidad:

Edificio o Servicio:

Dibujos/Plano No.: Marca o Fabricante: No. Plano de Fbrica:

Representante Local: Modelo,Tipo: Nmero de Serie:

Fecha Recepcin: No. Ord. Compra: Costo:

No. mqunas idnticas: Datos Tcnicos:

REPARACIONES Y MODIFICACIONES

FECHA No. ORDEN

DESCRIPCIN

Seccin

Tiempo

Repuesto

costo

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MANTENIMIENTO

HOSPITAL NACIONAL DE CUILAPA

FICHA DE MQUINA (REPUESTOS)

CANTIDAD x EQUIPO.

DESCRIPCIN

TIPO # DIBUJO

# PARTE

PROVEED

TPO/ENT

ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

La Orden de Trabajo debe contener la informacin concerniente al trabajo de mantenimiento. Se utiliza como una solicitud de trabajo, en ella se planifica y prepara el trabajo de mantenimiento. Tambin se usa para informar del trabajo efectuado. Una orden de trabajo escrita debe utilizarse en todas las reparaciones mayores y modificaciones.

Puede ser necesario que sean requeridas varias copias para que la informacin de la orden de trabajo llegue a todas las personas involucradas. Esto depende de la organizacin de la institucin. En el Hospital de Cuilapa ser necesario evaluar el alcance de cada orden y generar las copias necesarias. Por ejemplo para informacin de: El servicio donde se trabajar, jefe de mantenimiento, bodega y compras.

La Orden de Trabajo consta de tres secciones:

- La que llena el solicitante que es quien necesita el trabajo de mantenimiento. Pueden ser Jefes de Servicios, El Jefe de Mantenimiento, El Ingeniero de Mantenimiento. Al aparecer fallas, si se detecta algn problema por el operador del equipo o solicitar modificaciones que mejoren alguna situacin.

- La seccin para planeacin y preparacin del trabajo. Esta es llenada por el Departamento de Mantenimiento con la informacin relevante de la reparacin, tal como: Descripcin, Tiempos, Personal requerido, Diagramas y requisiciones sern adjuntas.

- La seccin de reporte del trabajo la llena el personal que ejecut indicando: El trabajo realizado, repuestos y materiales, fechas de inicio y finalizacin, tiempo total, nombres de ejecutantes y firmas.

Este documento contiene mucha informacin de utilidad y es importante usarlo. La copia del departamento deber ser completada y archivada para referencia. La informacin generada tambin deber ser transferida al registro histrico de la Ficha de Mquina.

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Flujo de la Orden de Trabajo

1. El planificador o encargado del control del mantenimiento (Ing. de Mantenimiento) recibe una solicitud de trabajo. sta puede ser de forma verbal. Esta se analiza y planea completando una orden de trabajo que contenga la informacin requerida. Se llenan 3 o 4 copias y se distribuyen.

2. La orden de trabajo se anota en un registro.

3. Se archiva la copia 1 por nmero de orden. Se entregan la copia 2 y 3 al jefe del servicio a ser atendido y la copia 4 se le d a la persona que hizo la solicitud.

4. El encargado de Mantenimiento asigna el trabajo al tcnico apropiado y le entrega la copia 3. El tcnico hace el trabajo, completa la informacin de lo que se hizo, tiempos y materiales y la entrega al jefe del servicio.

5. El jefe del servicio verifica la informacin y calidad del trabajo terminado y anota en la copia 2 los datos verificados. Enva las copias 2 y 3 al control de Mantenimiento.

6. El planificador anota la informacin en la copia 1 y enva la copia 3 al solicitante del trabajo.

7. El planificador enva la copia 2 a Contabilidad en donde se anotan los datos de costos. La copia 2 regresa a planificacin o control de mantenimiento y la informacin del trabajo se asienta en el Registro Histrico.

8. La copia 1 se guarda en un archivo de ordenes de trabajo concluidas.

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Flujo de rdenes de Trabajo 38

Se recibe y examina la solicitud de trabajo. Se planea y prepara la Orden de Trabajo (4copias), se archiva la copia 1 en el archivo de trabajos pendientes.

El jefe del Servicio (o Sala) que es atendida conserva la copia 2 y pasa la copia 3

El operario de Mantenimiento hace el trabajo y completa la informacin necesaria en la orden de trabajo

El jefe del servicio siendo atendido anota la informacin de verificacin en las copias 2 y 3

Las copias 2 y 3 se retornan a planeacin y programacin. La informacin se anota en la copia 1

Contabilidad asienta la informacin de costos

Solicitante del trabajo (no rutinario)

Solicitud de Trabajo (verbal)

Copias 2 y 3

Copia 3

Copia 3

Copias 2 y 3

Copias 2 y 3

Copias 2 y 3

Copia 4

Copia 3

Copia 2

4.4.6 Repuestos Y Materiales

Para el trabajo de mantenimiento es vital que un inventario de repuestos adecuados est disponible. Sin el trabajo de mantenimiento es ineficiente. Un almacn de repuestos puede llegar a contener miles de ellos. Para acceder a ellos fcilmente debe contarse con un sistema apropiado. En el Hospital se cuenta con un pequeo almacn de materiales de mantenimiento en el local en el que funciona la oficina del departamento. No se cuenta con ningn control de inventarios y su contenido est a cargo del Jefe de Mantenimiento. Por aos se ha manejado de esta forma pero realmente no se sabe exactamente que hay dentro. El inventario de repuestos deber ser suficientemente grande para suplir la necesidad sin ser tan grande que haya en el una inversin excesiva. El manejo del inventario deber contar con:

partes a ser almacenadas cantidades mxima y mnima punto de pedido cantidad de pedido control de pedidos existencia

El manejo de este inventario est fuera de la especialidad de trabajo del personal de mantenimiento del hospital. Adems el hospital cuenta con un departamento de Almacn bien constituido que hace un manejo adecuado de inventarios. Los materiales del departamento de mantenimiento deben trasladarse a este almacn para llevar un control adecuado. Este departamento puede hacerse cargo del inventario de repuestos porque el departamento de Mantenimiento del hospital carece de personal y experiencia.

Ambos departamentos, Bodega de Materiales y Mantenimiento debern trabajar en conjunto para la adquisicin de repuestos. El Departamento de Mantenimiento deber aportar el conocimiento tcnico necesario, as como apoyo en la ubicacin de proveedores. Bodega deber proveer su experiencia en todo el trabajo concerniente a Adquisiciones y Compras.

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4.4.7 Documentacin de Mantenimiento y Flujo de Informacin (Resmen)

Documentacin de Mantenimiento (Flujo de Informacin)

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Modificaciones

Mantenimiento Correctivo

(via Inspecciones)

Mant. Preventivo a Tiempo Fijo

Inspecciones y Monitoreos

Planificacin de Trabajos

(Ordenes de Trabajo)

Inventario Tcnico

Bodega Repuestos

Historia Mano de

Obra

Historia de Disponibilidad

y costos

Listas de Repuestos

Instructivos Preventivos Correctivos

Manuales y Diagramas

Registro Histrico

Historia de Planta

desempeo

Control Costos

Control del

Mantenimiento

Uso de Repuestos

Salida

Entrada

Asignacin

Reportes

Ejecucin

Orden de Trabajo .

Del diagrama anterior, donde ya se aprecian las distintas partes de la documentacin antes mencionada y el flujo de la informacin que se recopila en cada una, puede verse que la documentacin es necesaria para asistir en la operacin de todos los elementos de administracin del Mantenimiento.

En resumen, el diagrama nos muestra el inventario de planta como el centro codificado de informacin proveniente de todo el equipo que se encuentra en la planta. Toda esta informacin debe ser utilizada para la planificacin del trabajo de mantenimiento de cada unidad y todo el hospital. El inventario est constituido por los instructivos, Manuales, Listados de Repuestos y Registro Histrico por equipo. Este ltimo nos brinda en sumatoria la Historia de la planta que aporta datos que mostrarn la tendencia del mantenimiento de la planta.

Las actividades de mantenimiento son todas aquellas actividades preventivas y correctivas como inspecciones y monitoreos, rutinas, reparaciones y modificaciones que puedan llevarnos generar una orden de trabajo.

Esta orden de trabajo se apoya en informacin proveniente del inventario tcnico y listas de repuestos para conocer las necesidades y ejecutar los trabajos. Asigna el trabajo al tcnico designado para el efecto y si es necesario a todo un grupo de ellos y lleva el control del tiempo, materiales y costos. En ella se anotan sntomas as como sus posibles causas y remedios que son experiencias tiles en un futuro. Al mismo tiempo la orden en su seccin de reporte aporta informacin nueva al inventario tcnico proveniente de la actividad desarrollada as como tambin datos tiles para el control.

La documentacin tambin recopila informacin para el control del mantenimiento. Como se mencion la historia de planta, contenida en el registro histrico nos muestra tendencias que se pueden utilizar para tomar decisiones y realizar cambios. La informacin sobre tiempos, costos, mano de obra y repuestos contenida en la orden de trabajo puede ser utilizada para la elaboracin de indicadores de mantenimiento que permitan un control adecuado.

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El principal indicador que se sugiere para monitorear el desempeo del mantenimiento del hospital una vez implementado un sistema de mantenimiento, respaldado por documentacin que permita la adecuada recopilacin de informacin es el ndice de Disponibilidad.

La Disponibilidad, unido al control de costos que ya es utilizado en el Hospital, conjuntamente con el control de materiales y repuestos puede ser utilizado eficazmente para el Control del Mantenimiento de los Servicios Generales del Hospital.

4.4.8 Control e Indicadores de Mantenimiento

Los Indicadores de Gestin, son parmetros numricos, que a partir de datos previamente definidos y organizados, permiten tener una idea del cumplimiento de los planes establecidos, y permiten la toma de decisiones para corregir las desviaciones.

Los Indicadores de mantenimiento y los sistemas de planificacin empresarial asociados al rea de efectividad permiten evaluar el comportamiento operacional de las instalaciones, sistemas, equipos, dispositivos y componentes de esta manera ser posible implementar un plan de mantenimiento orientado a perfeccionar la labor del departamento.

Estos indicadores son:

(MTTF) Tiempo Promedio para Fallar (Mean Time To Fail)

(MTTR) Tiempo Promedio para Reparar (Mean Time To Repair)

(MWT) Tiempo Promedio en Espera de atencin (Mean Waiting Time)

Disponibilidad (Availability) Utilizacin Confiabilidad (Reliability) (MTBF) Tiempo Promedio entre Fallos

(Mean Time Between Failures) (factor P/M) Costo de Mantenimiento por Unidad

Producida

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Tiempo Promedio para Fallar (TPPF) - Mean Time To Fail (MTTF): Este indicador mide el tiempo promedio que es capaz de operar el equipo a capacidad sin interrupciones dentro del perodo considerado; este constituye un indicador indirecto de la confiabilidad del equipo o sistema. El anlisis de fallos es el paso ms importante en la determinacin de un programa de mantenimiento ptimo y ste depende del conocimiento del ndice de fallos de un equipo en cualquier momento de su vida til.

Tiempo Promedio para Reparar (TPPR) - Mean Time To Repair (MTTR): Es la medida de la distribucin del tiempo de reparacin de un equipo o sistema. Este indicador mide la efectividad en restituir la unidad a condiciones ptimas de operacin una vez que la unidad se encuentra fuera de servicio por un fallo, dentro de un perodo de tiempo determinado. El Tiempo Promedio para Reparar es un parmetro de medicin asociado a la mantenibilidad, es decir, a la ejecucin del mantenimiento. Disponibilidad: La disponibilidad es una funcin que permite estimar en forma global el porcentaje de tiempo total en que se puede esperar que un equipo est disponible para cumplir la funcin para la cual fue destinado. A travs del estudio de los factores que influyen sobre la disponibilidad, el MTTF y el MTTR, es posible para la gerencia evaluar distintas alternativas de accin para lograr la mejora de disponibilidad. Utilizacin: La utilizacin, tambin llamada factor de servicio o tiempo de uso y mide el tiempo efectivo de operacin de un activo durante un perodo determinado.

Confiabilidad: Es la probabilidad de que un equipo cumpla una misin especfica bajo condiciones de uso determinadas en un perodo determinado. El estudio de confiabilidad es el estudio de fallos de un equipo o componente. Si se tiene un equipo sin fallo, se dice que el equipo es ciento por ciento confiable o que tiene una probabilidad de supervivencia igual a uno. Al realizar un anlisis de confiabilidad a un equipo o sistema, obtenemos informacin valiosa acerca de la condicin del mismo: probabilidad de fallo, tiempo promedio para fallo y etapa de la vida en que se encuentra el equipo. Los factores a considerar para predecir la confiabilidad de componentes es la tasa de fallo y nivel operativo del equipo.

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Tiempo Promedio entre Fallos (TMEF) - Mean Time Between Failures (MTBF). Indica el intervalo de tiempo ms probable entre un arranque y la aparicin de un fallo; es decir, es el tiempo medio transcurrido hasta la llegada del evento "fallo". Mientras mayor sea su valor, mayor es la confiabilidad del componente o equipo. Uno de los parmetros ms importantes utilizados en el estudio de la Confiabilidad constituye el MTBF, es por esta razn que debe ser tomado como un indicador ms que represente de alguna manera el comportamiento de un equipo especfico. Asimismo, para determinar el valor de este indicador se deber utilizar la data primaria histrica almacenada en los sistemas de informacin.

Tiempo Promedio en Espera de atencin (MWT) Mean Waiting Time. Indica el tiempo en que el equipo se encuentra detenido a causa de un problema. Es decir sin que se realice ningn trabajo efectivo para reparar la falla. Este tiempo simplemente es el que se toma en informar y lograr servicio y todo lo que este involucre. (Reunir herramienta, conseguir repuestos, informacin, quitar cubiertas, desarmar, etc.) El anlisis de fallas es el paso ms importante en la determinacin de un programa de mantenimiento ptimo y ste depende del conocimiento del ndice de fallos de un equipo en cualquier momento de su vida til.

El estudio de la confiabilidad se utiliza en el anlisis de datos operativos para mantenimiento. Por ese medio es posible conocer el comportamiento de equipos en operacin con el fin de:

Prever y optimizar el uso de los recursos humanos y materiales necesarios para el mantenimiento.

Disear y/o modificar las polticas de mantenimiento a ser utilizadas.

Calcular instantes ptimos de sustitucin econmica de equipos.

Establecer frecuencias ptimas de ejecucin del mantenimiento preventivo.

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Clculo de la Disponibilidad

La tarea bsica de la Administracin de Mantenimiento es el efectuar clculos de Disponibilidad. Cada clculo econmico en mantenimiento debe comenzar con un clculo de desempeo de Disponibilidad para calcular la mejora de la disponibilidad debido a los cambios planificados.

Para calcular la Disponibilidad, son usadas las siguientes frmulas donde:

D = Disponibilidad

MTTF = (Tiempo Medio entre Fallas) = Rendimiento de Confiabilidad

MWT = (Tiempo Medio de Espera) = Soporte de . . Mantenimiento

D = ( MTTF / (MTTF + MWT + MTTR) ) x 100 %

o bien

D = ( MTTF / ( MTTF + MDT ) ) x 100 % Donde MDT tambin es Tiempo Promedio fuera por Mantenimiento de falla

MDT = MWT + MTTR

Donde MDT es el Tiempo Promedio Detenido siendo . . reparado.

T trab es el tiempo para produccin.

D = (T trab / (T trab + MDT) ) x 100 % MTTF = T trab / f Horas /falla

Donde f = Numero de paros debido a Mantenimiento de falla

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En la prctica es difcil diferenciar entre el tiempo de espera y el tiempo de reparacin, as que puede usarse el tiempo de paro como el tiempo de espera + tiempo de reparacin.

Tiempo Total de Mantenimiento de falla / f = Horas / falla

El objetivo del calculo de la Disponibilidad es visualizar el impacto que el mantenimiento tiene sobre la misma y el aumento de la productividad. El aumento en Disponibilidad se traduce y visualiza directamente como un aumento en la produccin. Para hacer esto se requiere una Disponibilidad Inicial, una Disponibilidad Final y expresarlo como un porcentaje que mostrar el rendimiento del cambio o mejora.

( ( Df Di ) / Di ) x 100 % Los clculos de Disponibilidad habrn de realizarse luego de un perodo prudente de recopilacin de datos porque de un inicio no hay registros de mantenimiento.

Factor P/M

Los costos de mantenimiento no pueden mencionarse sin tener en cuenta los costos indirectos pero si es posible monitorear y controlar los costos directos. El factor P/M puede ser til para controlar la inversin realizada pues expresa el numero de unidades producidas por un costo dado. En el hospital la unidad de produccin utilizada para indicadores es paciente por da (ocupacion cama - dia). As entonces el costo directo de mantenimiento expresado en el factor P/M ser el nmero de pacientes da por es te costo..

Factor P/M = Unidad Producida / Costos de Mantenimiento

Factor P/M = Pacientes por Dia / Costos de Mantenimiento

P/M = Ocupacin cama Da / Costos de Mantenimiento

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4.5 Discusin de Resultados

4.5.1 El Personal De Mantenimiento

La motivacin del personal operativo y su compromiso con el servicio es vital para el funcionamiento de un sistema de mantenimiento con manejo de informacin. Cada persona debe de estar convencida de los beneficios que brinda un sistema documentado, especialmente el personal operativo.

Es imperante la necesidad de capacitacin del personal de mantenimiento del Hospital de Cuilapa. El jefe de mantenimiento necesita capacitarse para poder manejar el flujo de informacin que el sistema de control de mantenimiento generar. Los operarios de mantenimiento requieren capacitarse en el rea tcnica de su conocimiento de forma que les permita hacer mejor su trabajo. El personal operativo tambin requiere de una explicacin y entrenamiento sobre la documentacin de los trabajos porque son ellos quienes aportan la mayor parte de la informacin.

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V Conclusiones

1. Al momento no existe en el hospital, una estrategia adecuada para el mantenimiento, se espera a que se presenten los sucesos para actuar. Las necesidades surgidas dictan las actividades y no se recopila ninguna informacin. Es indispensable que la estrategia del Mantenimiento de una industria o institucin incluya la recopilacin de informacin para la planificacin y adquisicin de materiales as como para la ejecucin y control de sus rutinas. El mtodo propuesto de organizacin de rutinas y documentacin permitir dar inicio a una forma ordenada de gestin del mantenimiento.

2. El mantenimiento de la produccin de servicios podr ser efectivo cuando la organizacin del mismo permita conocer el universo de equipos y se definan aquellos cuya conservacin es vital para la Produccin. Este conocimiento deber ser profundo para incluir los detalles de los componentes de la maquinaria. La informacin que se detalla en el Registro Histrico respecto a datos, repuestos y reparaciones permitir obtener los materiales adecuados con anticipacin.

3. El inventario detallado de los equipos requiere de informacin relevante proveniente del mismo equipo y del fabricante. Los datos adquiridos del equipo a travs del tiempo y aquellos obtenidos del personal operativo tanto de Produccin como de Mantenimiento tambin son fuente importante de informacin que debe recopilarse.

4. El profundizar en el conocimiento de los equipos permitir definir acciones preventivas tomando en cuenta los datos recopilados para crear y programar rutinas de mantenimiento. Seguidamente la informacin recuperada de las actividades de mantenimiento deber ser integrada para referencia.

5. Al lograr implantar una estrategia de mantenimiento, esta puede ser difcil de seguir por la falta de costumbre del personal y la limitada capacidad acadmica del personal del departamento. El xito de cualquier sistema de control de mantenimiento depende en gran proporcin de la actitud del personal del departamento, especialmente a nivel operativo. En una institucin de servicio pblico donde el servicio es vital para la vida humana es imperante la identificacin del personal con la necesidad de un control pro-activo de mantenimiento. Las tareas y responsabilidades habrn de asignarse segn lineamientos definidos y su cumplimiento deber ser verificado.

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VI Recomendaciones

1. La Institucin debe respetar el nombramiento de un empleado al puesto al que fue seleccionado, por el Ministerio de Salud Pblica, para permitir que su rendimiento sea adecuado. La manipulacin de nombramientos incide directamente en puestos de carcter tcnico como los de Mantenimiento creando ineficiencia.

2. Capacitar al personal de Mantenimiento en las reas tcnicas de su trabajo para mejorar sus capacidades. Tambin es necesario capacitar al personal en el manejo de las Ordenes de trabajo para que stas sean llenadas con informacin relevante.

3. Invertir en los materiales necesarios para implementar las rutinas de mantenimiento preventivo de forma que se asegure su continuidad y efectuar aquellos mantenimientos correctivos a la brevedad posible para no incurrir en implicaciones mayores.

4. Trasladar todo el material que actualmente se almacena en la oficina de mantenimiento hacia la bodega de equipo y mobiliario del hospital para que personal capacitado maneje el inventario de materiales y repuestos asistido por mantenimiento en las adquisiciones.

5. Dotar al Departamento de Mantenimiento de mobiliario de oficina y archivos para almacenar los manuales de los equipos y de una computadora para procesar la informacin al elaborar reportes.

6. Aumentar la cantidad de personal operativo de mantenimiento mediante la contratacin de personal calificado. Este personal requerir de menor supervisin e inducir a mejorarar la calidad de los trabajos. El aumento de personal es conveniente para ejecutar mantenimientos correctivos sin descuidar las rutinas de mantenimiento preventivo. La organizacin del departamento podr ser la misma. Con mas personal operativo ser posible cubrir las veinticuatro horas con turnos rotativos y tareas asignadas.

El coordinador de Servicios Generales, Ingeniero, dirigir los servicios de Lavandera, Cocina, Transportes, Informacin, Seguridad y Mantenimiento. El jefe del servicio de Mantenimiento est por retirarse. En su lugar es conveniente contratar a un jefe de mantenimiento con estudios de perito en electricidad industrial o mecnica industrial con experiencia. Los cuatro nuevos operativos debern contar con estudios diversificados en carreras tcnicas incluyndose, dos electricistas, un mecnico y un perito en construccin. El personal existente se nivelar con la capacitacin.

49

Organigrama recomendado del Departamento de Mantenimiento del Hospital

50

Director del

Hospital

Administrador

Coordinador Servicios

Generales

Jefe de

Mantenimiento

Op. Mant

.

Sup. Inten

Personal de Limpieza

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

Op. Mant

.

VII Bibliografa

1. Allund, T. (1993) Organization and Management of Industrial Management, BITS, Swedish Agency for International Technical and Economic Co-operation, Stockholm, Sweden.

2. Crhistensen, C.(2003) Planificacin del Mantenimiento, Club de Mantenimiento, Argentina.

3. Dounce, E. (2003) La Productividad en el Mantenimiento Industrial, Compaa Editorial Continental, Mxico.

4. Duffuaa, S.O. , Raouf A., Campbell J.D.(2006) Sistemas de Mantenimiento Planeacin y Control, Limusa Wiley, Mxico.

5.. Heinzelman, J. E. (1987) Manual de La Administracin del Mantenimiento, Lineal Publishing Co. Florida, USA.

6. Morrow, L.C. (1986) Enciclopedia de Mantenimiento Industrial, Ediciones Monitor, Mxico.

7. Pinto, A. K. (2001) Administracin Moderna del Mantenimiento Abraman, Associacao Brasileira de Manutencao, Brasil.

51

VIII Anexo1 (fotos)

A-1

A-2

A-3