2 3(20-)說服與協調理論及實務
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說服與協調理論及實務
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說服與協調理論及實務
課程目標
本課程主要的課程目標在培養公務人員的「說服」(persuasion)與
「協調」(coordination)能力,以便協助公務人員有效運用組織內部各種
層級的資源,同時促進團隊工作效能。簡言之,公務人員必須知道如何
將自己的想法推銷給行政團隊中的其他成員,以爭取單位內部部屬的配
合、同事的支援或主管的資源,這個時候就會需要用到「說服」的專業
知識;其次,假如業務涉及跨部會或跨領域的協力合作,承辦人員還必
須知道如何整合不同單位或領域的政策立場和行政資源,這個時候就會
需要用到「協調」的專業知識。為了達成上述課程目標,本課程除了說
明說服和協調的定義以及解釋其功能外,同時探討影響說服和協調效果
的主要因素,以便讓學員充分瞭解如何有效地執行說服和協調。再者,
以本課程的講授對象而言,無論是說服或協調都是發生在公部門組織
中,因而本課程也介紹適用於公部門組織的說服和協調策略。
學習能力指標
一、具備區辨說服和協調之定義及其功能之能力,並能將相關知識對應
到公務情境;其相關運用包括能夠探知不同政策立場背後的價值、
信念以及利益(或行動成本),以決定適當的說服或協調目標。
二、熟悉影響說服和協調效果的主要變數,並能將相關知識應用至公務
情境;其相關運用包括能夠根據議題特性選擇具備高可信度、高魅
力或高權力特質之說服者,以及能夠根據說服對象的認知需求、先
備知識和結果相關性來選用理性訴求或感性訴求。
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課程講義
三、掌握公部門中說服和協調的「策略溝通」特性,知悉如何從策略性
的思維進行溝通以達成組織目標;其相關運用包括具備自我形象管
理之策略性溝通能力、具備獲得他人順從之策略性溝通能力以及具
備調解政策立場衝突之策略性溝通能力。
課程重點摘要
臺灣是一個多元化的社會,故公務人員在推動自己職責所在業務之
際,對於是否及如何推動相關業務,跟同事、主管或部屬之間不一定會
抱持相同看法。面對此種職場關係中人與人之間的立場或態度差異,若
無法有效化解,即不能從組織中獲取最多的奧援,因而影響個人或團隊
業務的推動。因此,為了能夠順利推動業務,每一個公務人員必須知道
如何將自己的想法推銷給行政團隊中的其他成員,以爭取單位內部部屬
的配合、同事的支援或主管的資源,這個時候就會需要用到「說服」
(persuasion)的專業知識;其次,假如業務涉及跨部會或跨領域的協力
合作,承辦人員還必須知道如何整合不同單位或領域的資源,這個時候
就會需要用到「協調」(coordination)的專業知識。
《說服與協調理論及實務》這門課程主要的課程目標在於培養公務
人員的「說服」與「協調」能力,以便協助公務人員有效運用組織內部
各種層級的資源,同時促進團隊工作效能。為了達成上述課程目標,本
課程除了說明說服和協調的定義以及解釋其功能外,同時探討影響說服
和協調效果的主要因素,以便讓學員充分瞭解如何有效地執行說服及協
調。再者,以本課程的講授對象而言,無論是說服或協調都是發生在公
部門組織中,因而本課程也介紹適用於公部門組織的說服和協調策略。
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壹、前言
一、說服定義與功能
(一)說服的定義
1.說服者透過語言以及非語言符號來影響說服對象。
2.說服對象因說服者的影響而產生的反應類型包括信
念(beliefs)、態度(attitudes)、價值(values)或
行為(behaviors)。
3.說服者對說服對象的影響包括:(1)創造符合說服
者期待的反應;(2)加強符合說服者期待的反應;
(3)改變不符合說服者期待的反應。
(二)說服的功能
1.說服他人對我們產生好印象。
2.說服他人接受新信念或新價值。
3.說服他人支持我們的立場或執行我們的要求。
4.說服他人與我們建立人際關係。
5.說服他人追隨我們的領導和達到組織績效。
二、協調定義與功能
(一)協調的定義
1.每一個公部門政策的制定與執行,可能涉及下列3個
方面的衝突:
(1)從經濟面來看,涉及資源運用與資源重新分配。
(2)從政治面來看,涉及價值與理念的妥協。
(3)從組織面來看,涉及勞逸分配、績效監測與評
估的管理問題。
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2.協調就是對於制定與執行公部門政策時,所產生的上
述3種衝突的一種管理過程。換言之,協調就是針對
制定與執行公部門政策過程中所產生的衝突,與有關
人員進行溝通和協商,以便謀求各方都樂意接受的解
決方案。
(二)協調的功能
從公共政策制定與執行的角度來看,「協調」工作
對於政府管理者所處的公共組織而言,有下面5點功能:
1.統合公部門組織之間衝突的政策目標。
2.建立公部門組織之間政策的專業領域。
3.調解公部門組織之間資源配置的決策。
4.擬定公部門組織之間政策執行的架構。
5.評估公部門組織之間政策的責任歸屬。
貳、影響說服效果的因素
說服者是否能夠達成預期的說服效果,受到很多因素的影響;
但是其中又以說服者特質、說服對象特質以及說服訊息等3種因
素,具備比較具體和一致性的研究結果。假如說服者能夠掌握這些
因素,就可以增加讓說服對象出現符合說服者期望的反應之可能
性。
一、說服者特質
並非任何人都可以擔任「說服者」這個角色,故各機關要
慎選發言人或政策宣導之代言人,因為唯有具備可信度
(credibility)、魅力(attraction)以及權力(power)的說服者,
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才能夠提升說服效果。
(一)可信度:高可信度的說服者所說的話比較容易被說服對
象相信,而可信度由專業性(expertness)和值得被信
賴度 (trustworthiness) 組成;專業性決定說服者是否
具備足夠知識說真話,而值得被信賴度則決定說服者是
否願意說真話。
1.專業性:說服對象對於說服者專業性的認知主要受到
說服者是否具備高教育程度、高社經地位、經驗豐
富、受過專業訓練以及熟悉相關事務所影響。
2.值得被信賴度:說服者藉由(1)展現誠懇態度的非
語言;(2)論點具備前後一致性;(3)違反說服者
利益的觀點以增加被信賴度。
(二)魅力:說服者的魅力愈高,愈有助於增加說服對象對說
服者的認同感;而說服對象愈認同說服者,就會愈願意
接受說服者的想法,因為說服對象希望自己變成跟說服
者一模一樣的人。一般而言,說服者的個人魅力取決於
說服對象對說服者的熟悉度(familiarity)、說服對象
是否喜歡說服者 (social rewards and liking)以及說服
者與說服對象的相似程度 (similarity)。
(三)權力:說服者的權力愈高,愈容易讓說服對象在行動上
順從說服者的要求;而說服者的權力主要由法定性權力
(legitimate power)、酬賞性權力(reward power)以
及強制性權力(coercive power) 3種權力來源組合而
成。
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1.法定性權力:來自社會體制所賦予說服者的權威性
(authority),說服者因而獲得要求說服對象的權利,
而說服對象也自覺有義務順從;譬如警察、科學家或
組織層級位階。
2.酬賞性權力:控制給予說服對象有形酬賞(譬如金錢
或物品)與抽象酬賞(譬如社會地位、名聲或榮譽)
的能力。
3.強制性權力:懲罰說服對象的能力。
二、說服對象特質
說服者必須因應說服對象的特質來調整說服訊息,才能夠
達成預期說服效果。因此,說服者必須根據說服對象特質的分
析結果來設計說服訊息,而性格特質、人口統計學特質以及情
境特質是最常被用來分析說服對象的3種特質類型。
(一)性格特質:儘管說服學者經常探討性格特質與可說服性
(persuasibility)之關聯性,其中包括自尊、智商、武
斷、外控∕內控以及權威主義。然而,相關研究結果顯
示,特定性格特質有時候有助於提升說服效果,有時候
剛好相反;譬如高智商說服對象理解說服訊息內容的能
力比較高,但是也比較容易發現說服訊息的缺點。
(二)人口統計學特質:最常被討論的是說服對象的性別,一
般刻板印象認為女性比男性容易被說服;但是研究結果
並不支持這樣的刻板印象。然而,說服者還是有必要考
量在不同的說服主題上,不同性別可能存在不同的關
係,因而說服者需要採取不同的訊息訴求。
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(三)情境特質:說服對象面對每一個說服主題時,並不會產
生一模一樣的涉入感(involvement),依照說服主題之
差異可能產生自我涉入、結果涉入以及印象涉入。
1.「自我涉入」愈高者(說服者主張與說服對象核心價
值觀具備高度相關性)「拒絕區域」愈大,態度改變
愈小。
2.高「結果涉入」者(說服者主張與說服對象權益具備
高度相關性)的態度改變幅度,主要受到說服訊息中
論點和證據品質之影響。
3.「印象涉入」愈高者(說服者主張與說服對象公眾形
象具備高度相關性)愈在乎自己的言行是否符合社會
規範,因而愈難支持過於極端的主張。
三、說服訊息
說服研究結果指出,說服對象會經由中央路徑(central
route)或邊陲路徑(peripheral route)來處理說服訊息。一般
而言,高動機、高能力以及高結果涉入的說服對象會經由中央
路徑來處理說服訊息,因而說服者要採用理性訴求(rational
appeals)。相反地,面對低動機、低能力以及低結果涉入的說
服對象時,說服者要改用感性訴求(emotional appeals)。
(一)理性訴求:當說服主題和說服對象具備高度結果相關性
以及說服對象具備高認知需求(need for cognition)時,
這種高動機說服對象會仔細檢視說服訊息的邏輯和證
據力,以決定是否採信說服訊息;對說服主題具備充分
的先備知識(prior knowledge)的高能力說服對象,也
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會採取相同方式來評估說服訊息。
1.有效的理性訴求包括3個基本要素:(1)希望說服對
象接受或相信的「主張」(claim);(2)說明「主
張」為什麼成立的「根據」(supporting data);(3)
將「主張」和「根據」予以連結的「推論」(warrant)。
2.根據說服者是否提供與說服主張相反的論證,可以再
區分為單面論證(one-sided)或雙面論證(two-sided)
理性訴求。一般而言,雙面論證理性訴求的說服效果
高於單面論證理性訴求;但前提是,說服者必須同時
駁斥雙面論證理性訴求中對立論證的不合理性。
(二)感性訴求:相反地,低動機、低能力的說服對象不會仔
細檢視說服訊息的邏輯和證據力,而是透過一些認知捷
徑或直覺規則(heuristic rules)來決定是否相信或接受
說服訊息的觀點。
1.常見的認知捷徑包括可信度捷徑、喜愛捷徑以及共識
(consensus)捷徑,假如說服對象認為說服者可信、
喜愛說服者以及多數人都接受說服者的觀點,說服對
象就會被說服。
2.訴諸說服對象的負面情緒(譬如恐懼、憤怒、愧疚、
憐憫、羨慕、忌妒)、正面情緒(譬如自信、善心)
以及基本需求(譬如著名心理學家A. Maslow提出的
生理、安全、歸屬、自尊及自我實現需求)也是常見
的感性訴求。
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參、影響協調效果的因素
一、組織權力結構
(一)協調發生在既有組織環境中,由於公部門的分工極為細
密,有效的協調工作最主要的前提就是──協調前必須
先將組織內的分工與權力結構進行一個澈底的「掃
描」,以理解:
1.誰是最主要的決策者?
2.誰有權力授權他人與外界溝通?
3.協調的結果要經過什麼樣的程序才能在組織中被認
可?
(二)比方說,公部門近年推動許多「公私協力」的公務作
為,往往牽涉到法令限制的問題。因此,一個創新的外
包案必須經過內部包括會計、政風、法規、以及人事部
門的協調,如何在啟動之前,就進行適當的協調評估,
是達成公務協調不可缺少的一種能力。
二、信任感
兩個機關要協調一項業務,如果彼此派出的協調者,碰巧
是高中同學,其協調的效果會遠高於彼此之間是第一次見面
者,主要是因為兩人間已經不用再花時間培養信任感。
三、文化敏感度
文化認知上的差異、彼此生活經驗的異同以及協調者本身
在社會上的聲譽,都會影響到協調效果。因此,協調者必須具
備個人、組織、甚至是國家民族之間的文化差異敏感,才有可
能從中獲取有利協調因子,預防不利因子,完成協調任務。
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四、資源配置與負擔
(一)協調工作最大的一個影響因素,就是協調的結果會影響
到彼此之間的資源配置;亦即產生某種資源配置的衝
突。
(二)舉例而言,地方政府同性質單位之間,常常有業務的往
來,但是地主單位與參訪單位之間,要如何分配參訪所
需的資源?不同業務性質的機關,因為相互往來的強度
以及內容的不同,可能會建構起不同的經費運用樣態,
有些由地主單位全面吸收,有些則由參訪單位自理,端
看彼此之間長期互動所產生的協調內容為何。
(三)新生事務或是主管調動所產生的不連續狀態,通常需要
進行某種協商,確定依循前例,或是創造某種雙方都可
以接受的資源配置作法,才有可能持續協調彼此作為。
五、時間序列
(一)許多協調的工作都是在複雜的現狀(status quo)當中進
行,現狀通常是由先前協調行動結果所建構的一種環
境;現今網際網路及數位科技相當發達,所以溝通協調
的模式、速度和以往都有大幅度的差異性。
(二)行之多年的官僚式公務體系當中,協調會受到許多「前
例」的限制,其中包括「前例」未必符合目前政策所需,
會因時過境遷而不適用,協調過程當中往往因為被協調
者回應:「以前都是這樣啊!」而產生困境;其次,「前
例」也會導致選擇上的不自由,不利於創新作為的產
生。相對地,之前協調的結果又會成為當下選擇行動的
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簡化機制,讓選擇可以有效率地完成。
(三)公部門的管理者要如何善加運用歷史現狀,建立符合組
織目前所合適的知識管理系統,協助承辦公務人員進行
當下的協調行動,一方面從現有資訊當中找到應該要突
破的過去限制,另一方面又應用前例簡化雙方的選擇,
是協調者應該注意的時間因素。
肆、公部門組織中的說服與協調策略
為了突顯出說服和協調的特性,必須從「策略溝通」(strategic
communication)的概念來看公部門組織內、外部說服和協調。「策
略溝通」的概念主要是指從策略性的思維進行溝通以達成組織目
標,強調透過多重策略的運用,甚至多重媒體的使用,以改變目標
受眾的行為。其功能可以整合組織對內和對外的溝通,像是組織內
部的領導與管理或是對外跨組織協調。
一、自我表述策略
為了達成組織目標,上司與下屬其實是同時進行影響與說
服。透過下列自我表述策略之運用,可以塑造有助於說服∕協
調者達成影響目標的個人形象。
(一)直接策略包括「逢迎」、「恫嚇」、「自我宣傳」、
「樹立榜樣」和「懇求」。
(二)間接策略包括「享受得自他人的榮耀」(強調自己與受
讚揚者之間的關係)、「猛烈抨擊對手」(貶低敵人或
對手)以及「拉抬」(提高對某一事物的評估)。
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二、行為順從策略
除了做好個人形象管理外,說服∕協調者還可以借助社會
心理學原則,取得他人的行為順從或行動配合。
(一)互惠(reciprocity):互惠原則強調禮尚往來的關係,
主要是藉由提供資源或協助,使人產生必須回報的義務
感;這也就是俗話說「魚幫水、水幫魚」的互相幫襯之
意。
(二)信守承諾(commitment):當人們在言論或行為上有所
承諾後,為了讓自己前後一致,就會順從說服者的要
求;這個原則延伸出「引君入甕」(the foot-in-the-door
tactic)和「強迫中獎」(the lowball tactic)2種策略。
「引君入甕」透過讓說服對象接受第1個無關緊要的小
要求,然後據此讓說服對象接受第2個比較大的要求;
「強迫中獎」則是將要求予以輕描淡寫來取得對方同
意,事實上真正連帶而來的義務或是要付出的代價,遠
比之前想像的要多。
(三)好感(Liking):面對外表好看、聲稱背景和興趣與我
們相似、讚美我們以及我們熟悉的人,我們比較容易接
受他們的要求,因為這些人容易讓我們產生好感。
(四)社會保證(social proof):當我們不確定要如何做決策
時,常會傾向追隨多數人的決定,尤其是當這些人和我
們有很高的相似性。
(五)服從權威(authority):多數人比較相信權威人士,因
而說服者可以善用展現權威的頭銜、衣著和配件(如汽
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車或房子),以取得說服對象的順從。
(六)以稀為貴(scarcity):稀有原則常會涉及一種受到限制
的感受,無論是數量有限、時間有限或競爭者很多,都
會造成較高的行動意願;譬如當人們覺得不能自由的從
事某些活動(如父母不准小孩談戀愛)或是擁有某些物
件(如限量商品)。
三、衝突協調策略
誠如上述協調定義所指出,協調涉及資源運用與資源重新
分配;因而必須針對資源配置過程中所產生的利益衝突,根據
下列3種協調目標,選擇相對應的適當衝突協調策略:
(一)單方獲利多寡之重要性優於維持彼此關係之重要性:此
時最佳策略選擇是競爭(contending)策略,次優策略
選擇是問題解決(problem-solving)策略,逼不得已時
才採用妥協 (compromising)策略。
1.競爭策略:將單方面之偏好強制加諸於他方來解決衝
突。
2.問題解決策略:找出問題並尋求兼顧雙方需求之解決
方案。
3.妥協策略:各方各讓一步以尋求一個折衷方案。
(二)維持彼此關係之重要性優於單方獲利多寡之重要性:此
時最佳策略選擇是退讓(yielding)策略,次優策略選
擇是問題解決策略,逼不得已時才採用妥協策略;退讓
策略就是一方以低於自己原有目標的條件與對方達成
協議。
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(三)單方獲利多寡與維持彼此關係同等重要:此時最佳策略
選擇是問題解決策略,次優策略選擇是妥協策略。
伍、案例
一、案例一:新任主管建立高效能團隊的挑戰
(一)案例情境內容
黃科長升任科長不久,該科除了經常彙整陳報高階
長官的相關報告外,也常有緊急交辦事件,導致科內人
力吃緊。然而,讓黃科長非常困擾的是,儘管科內多數
同仁都兢兢業業,但是有一名資深的王姓科員不但工作
能力不如其他同仁,工作態度也非常負面,譬如經常大
聲抱怨被同仁誤解或不被長官賞識,對於緊急交辦案件
也經常以希望準時下班為由拒絕承接,無法拒絕時則拖
延交件時間或草草交差了事。因此,為了及時完成長官
交辦事務,黃科長只好轉由其他業務量已經很多的同仁
辦理,但是卻導致科內同仁反彈,直屬長官也質疑黃科
長領導無方。
(二)案例重點問題
假如您是黃科長,試說明如何改變王科員的低效能
工作表現?
(三)問題解析
1.分析說服對象:找出王科員工作表現不佳的原因,確
定究竟是欠缺積極向上工作意願?或是缺乏處理新
興議題必須具備的新職能?另外,必要時也須深入瞭
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解其家庭狀況,以找出王科員無法加班的原因。
2.決定說服者:身為新上任課長,黃科長必須藉此機會
證明自己的領導和管理能力。
3.選擇適當且有效的說服訴求
(1)欠缺工作意願:除了借重黃科長身為科長的法
制性權力,並且同時交互運用獎懲手段(酬賞
性權力、強制性權力)外,也可以針對王科員
的歸屬和自我實現需求,設法提高他對單位的
認同感以及勇於挑戰自我的動能。
(2)缺乏新職能:針對王科員的自尊需求,提供培
育王科員新職能的機會,讓他有能力處理新興
議題,因而得到其他同仁的肯定和讚賞。
(3)家庭因素:運用禮尚往來原則,先同理王科員
在兼顧家庭和工作所承受的壓力,必要時可以
藉由「分享式同理」(分享自己的經驗)來證明
自己感同身受;接著說明當今社會多數人都承
擔必須兼顧家庭生活以及工作表現的壓力,每
個人都必須找到適合自己的解決方案,最後要
求王科員承諾改善。
二、案例二:交通事故糾紛
(一)案例情境內容
某月18日16時,因市場攤販占用人行道,A男(H
市公所技工)行走於人行道旁的車道上,遭B女(T校
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學務處組長)自後方駕自小客車擦撞,造成A左腳掌小
姆指骨折傷,身上有多處瘀傷。現場經P警察分局交通
分隊C警察處理,緊急送附近醫院醫治。救護包紮後,
A與B雙方就醫療賠償問題進行協商,最初A男開口要求
8萬元賠償金,B女只願付3萬元,經討價還價後A男堅
持7萬元,B提高至5萬元後,形成僵局。
(二)案例重點問題
假如您是現場處理的C警,在A與B的要求下出面協
調進行和解協商,您會運用何種策略?讓雙方同意退
讓,最後達成協議和解。
(三)問題解析
參考解析(pp. 2-3-11至pp. 2-3-13:公部門組織中
的說服與協調策略)。
三、案例三:毀損機車糾紛
(一)案例情境內容
某月6日21時,K男(B國駐華外交人員)開自小客
車回家途中,因闖紅燈與騎機車綠燈直行的J女(L中學
校處長)發生擦撞,造成J女機車損壞,左膝挫傷,J女
緊急送附近醫院醫治。救護包紮後無大礙,現場經L警
察分局M警察處理,K與J雙方就機車修理及受傷賠償問
題進行協商,J女要求2萬元賠償金,K男最高只願付8
仟元,雙方互不相讓,形成僵局,不歡而散,後來J女
請求G市公所調解委員會,希望獲得合理的賠償。
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(二)案例重點問題
假如您是G市公所調解委員會委員,負責本案的調
處工作,在J的要求下出面協調,通知K到調解委會辦公
室,期望促成雙方達成協議和解。您認為負責協調處理
人員的哪些特質會影響說服與協調的效果?
(三)問題解析
參考解析(pp. 2-3-4至pp. 2-3-6:說服者特質)。
參考書目
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告、政治人物的六大心理戰術》。臺北:培生集團。
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Ed.). New York: St.
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NJ: Prentice Hall.
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表1 公部門運作的溝通圖像
人與人 組織與組織 人與組織
內部
溝通
1.平行地位:科長與科
長。
2.上下地位:主管與下
屬、非主管與非主管
下屬。
舉例:協力局處間的主
管私下運用午餐的時
間,或是在正式的協調
會中討論公務問題,其
中牽涉到預算的重新
配置。
1.憲法三權之間。
2.中央與地方政府。
3.平行部會。
4.上下層級機關。
5.幕僚與業務機關。
舉例:中央政府對於
地方政府某些決議
提出不同意見的看
法(如郝市長容積率
開放,內政部營建署
有不同意見),通常
正式行文,視新聞性
而有可能藉由媒體
同時對大眾溝通。
1.公務員與政府(中央或
地方)。
2.公務員與各種委員會。
3.公務員與幕僚單位。
4.公務員與準司法或司
法單位(個人權益)。
舉例:公務員被打乙等不
服,向保訓會申訴,過程
中親自現身或是去函表
達個人意見。
外部
溝通
1.公務人員與記者。
2.公務人員與遊說者。
3.公務人員與立委及助
理。
4.公務人員與協力者
(私部門與NPO)。
5.公務人員與被管制
者。
舉例:立委助理來電討
論某位樁腳所遇見政
府管制措施的問題,公
務員希望對方知道自
己願意幫忙,但是又不
能太過度使用自己有
限的裁量權。
1.公部門與國外組織
(公、私、NPO)。
2.公部門與私部門
(管制或協力)。
3.公部門與第三部門
(協力為主,少數
管制)。
舉例:某公立大學行
政學系要求某政府
部門提供暑期工讀
機會,公部門的承辦
人是該校畢業生,希
望能夠靠此關係說
服對方協助辦理。
1.公務員與國外組織。
2.公務員對媒體(如開記
者會)。
3.公務員與私部門(管制
與協力)。
4.公部門與第三部門(協
力為主,少數管制)。
舉例:公務員協調私部門
贊助某項政府的大型活
動,企業最初的回應是有
困難,但很願意在條件合
適下配合。