2-4.01 upravljanje dokumentima qms

©

Evidencija prisutnosti SOU

Nalog za izradu / reviziju dokumenta

Nalog za izradu / reviziju dokumenta

Zapis o primedbama

Zapis o neusaglašenosti

Inicijativa za izradu /reviziju dokumenta

Predlog dokumenta

Nacrt novog/revizije dokumenta

Zapis o primedbama

Nacrt novog /revizije dokumenta

Inicijativa za izradu /reviziju dokumenta

Zapisnik o int. proverama

Program unapređenja QIniciranje izrade / revizije

dokumenta QMS

Izdavanje naloga za izradu/reviziju dokumenta

Revizija elektronskog dokumenta QMS

Izrada nacrta novog /revizije dokumenta

Razmatranje nacrta novog/revizije dokumenta

Da li je izrada / revizija dokumenta neophodna?

Da li nivo revizije zahteva primenu ove procedure?

Odobreni dokument

Predlog dokumenta

Odobreni dokument

Obaveštenje izmenidokumenta

Elektronska obrada i distribucija dokumenta

Odobreni dokument

Odobrenje dokumenta QMS za primenu

Obuka zaposlenih

Nacrt dokumenta usvojen?

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA QMS QMS ProceduraIzdanje: Datum: 2-4.01

1/10

Svaki zaposleni

NE

DA

DA

NE

Rukovodilac Q

Radni tim

Zaposleni

10

20

30

40

30a

50

60

Rukovodilac Q

Rukovodilac Q

80

90

100

Direktor

70

DA

NEZaposleni

Rukovodilac Q

Rukovodilac Q

Početak

Kraj

Kraj

Kraj

©


Vlasnik procesa

Organizaciona jedinicaFunkcijaIme i prezime

Potpis:

Izradio OdobrioDatum Datum

Potpis Potpis

0. SADRŽAJ

Tačka Naslov Stranica0 SADRŽAJ1 PREDMET PROCEDURE2 PODRUČJE PRIMENE3 TERMINI I DEFINICIJE4 ODGOVORNOSTI I OVLAŠĆENJA5 OPIS TOKA PROCEDURE6 PRIPADAJUĆI DOKUMENTI

2/10

©


1. PREDMET PROCEDURE

Predmet ove procedure je izrada/ revizija i dostavljanje na mesto upotrebe dokumenata sistema za menadžment kvalitetom (QMS). Definiše se sadržaj i nivo obrade svih dokumenata QMS (Poslovnika, procedura, uputstava i formulara).

2. PODRUČJE PRIMENE

Ova procedura se primenjuje u svim organizacionim jedinicama.

3. TERMINI I DEFINICIJE

Termini koji se primenjuju bazirani su na standardima JUS ISO 9000:2008

QMS (Quality Management System))

Aktivnost: Svaki pojedinačni korak u toku poslovnog procesa.

Dokumenti sistema za menadžment kvalitetom

Poslovnik, procedure, uputstva i zapisi.

Elektronski dokument QMS Dokument QMS izrađen u nekom od programa (MS Word, MS Excel, …)

Procedura: Propisani postupak rada koji opisuje odvijanje aktivnosti u jednom procesu ili njegovom delu.

Uputstvo: Opis realizacije složenih aktivnosti u okviru neke procedure.

4. ODGOVORNOSTI I OVLAŠĆENJA

Odgovorni za primenu ove procedure su svi zaposleni u Euromodulu.

Ovlašćen za kontrolu sprovođenja ove procedure je rukovodilac Q.

5. OPIS TOKA PROCEDURE

Proces izrade ili revizije dokumenta QMS sastoji se iz sledećih aktivnosti:

Aktivnost 10: INICIRANJE IZRADE / REVIZIJE DOKUMENTA QMS

Inicijativu za Izrada/revizija dokumenata QMS pokreće bilo ko od zaposlenih, a na osnovu uočenih neusaglašenosti, programa za unapređenje QMS., izveštaja nastalih na bazi preispitivanja QMS od strane rukovodstva, zapisnika o internim proverama QMS itd.. Inicijativu za izradu/reviziju dokumenta QMS pokretač daje u pismenoj formi na odgovarajućem formularu.

Ulazi: - Zapis o uočenoj neusaglašenosti- Zapis o preispitivanju QMS od strane rukovodstva- Zapisnici o internim proverama- Program unapređenja QMS

Izlazi: - Inicijativa za izradu/reviziju dokumenta QMS

Aktivnost 20: ODLUČIVANJE DA LI JE IZRADA / REVIZIJA DOKUMENTA NEOPHODNA

Rukovodilac Q razmatra inicijativu za izradu/reviziju dokumenta i donosi odluku o tome da li je inicijativa opravdana. Ukoliko je odluka negativna, proces se završava, a ako se inicijativa oceni kao opravdana preći na aktivnost 30.

Aktivnost 30: ODLUČIVANJE DA LI REVIZIJA ZAHTEVA PRIMENU OVE PROCEDURE

Rukovodilac Q ocenjuje složenost revizije. Ukoliko procene da nivo revizije ne zahteva primenu procedure preći na aktivnost 30a. Ako je nivo revizije takav da zahteva primenu ove procedure, preći na aktivnost 40.

Napomena: Izrada novog dokumenta QMS uvek zahteva primenu ove procedure.

3/10

©


Aktivnost 30A: REVIZIJA ELEKTRONSKOG DOKUMENTA

Rukovodilac Q organizuje sprovođenje potrebne revizije dokumenta i revidovani dokument elektronski distribuira čime se proces završava.

Aktivnost 40: IZDAVANJE NALOGA ZA IZRADU / REVIZIJU DOKUMENTA

Na osnovu inicijative za izradu/reviziju dokumenta Rukovodilac Q pristupa formiranju tima, imenuje vođu tima i izdaje nalog za izradu/reviziju dokumenta. Vođu tima odrediti iz organizacione jedinice koja je vlasnik procesa na koju se dokument odnosi.

Ulazni: - Inicijativa za izradu/reviziju dokumenta QMS

Izlazi: - Nalog za izradu/reviziju dokumenta QMS

Aktivnost 50: IZRADA NACRTA NOVOG / REVIZIJE DOKUMENTA

Na osnovu inicijative za izradu/reviziju dokumenta, tim izrađuje nacrt novog/revizije dokumenta. Ukoliko se radi o novom dokumentu određuje se oznaku dokumenta, odnosno broj izdanja/revizije.

Ulazi: - Rešenje o formiranju tima za izradu/reviziju dokumenta QMS

Izlazi: - Nacrt dokumenta/revizije dokumenta QMS

Aktivnost 60, 70: RAZMATRANJE NACRTA NOVOG/REVIZIJE DOKUMENTA QMS

Nacrt novog ili revidovanog dokumenta razmatraju zaposleni. Ukoliko je potrebna dorada nacrt vratiti timu na doradu. Kada se nacrt prihvati on dobija status predloga novog/revizije dokumenta. Rezultate razmatranja u obliku zapisnika dostaviti radnom timu.

Ulazi: - Predlog novog/revizije dokumenta QMS

Izlazi: - Zapisnik sa sastanka Odbora za QEM- Nacrt novog/revizije dokumenta QMS

Aktivnost 80: ODOBRENJE DOKUMENTA QMS ZA PRIMENU

Direktor VIZ Komerc potpisuje predlog dokumenta, i odobrava njegovu primenu.

Ulazi: - Zapisnik sa sastanka Odbora za QEM- Predlog dokumenta QMS

Izlazi: - Odobreni dokument QMS

Aktivnost 90: ELEKTRONSKA OBRADA I DISTRIBUCIJA DOKUMENTA QMS

Elektronsku obradu odobrenog dokumenta organizuje Rukovodilac Q (standardizovanje forme, otklanjanje pravopisnih grešaka ili grešaka u sintaksi, stavljanje elektronskih potpisa, itd.)

Dokument se distribuira elektronski u Read Only formatu.

Ulazi: - Odobreni dokument QMS

Izlazi: - Zapis u prozoru Izmene dokumenata

Aktivnost 100: OBUKA ZAPOSLENIHUkoliko je neophodno obuku zaposlenih organizuje Rukovodilac Q u saradnji sa rukovodiocima odgovarajućih OJ. Cilj obuke je upoznavanja korisnika sa novim dokumentom.

Ulazi: - Odobreni dokument QMS

Izlazi: - Evidencija prisutnosti SOU

6. PRIPADAJUĆI DOKUMENTI

Uz ovu proceduru pripadaju sledeći dokumenti:

6.1 Formulari (zasebni dokumenti)4/10

©


6.1.1 4-4.01-01 Inicijativa i nalog za izradu/reviziju dokumenta QMS

6.2 Šema za označavanje dokumenata QMS

6.3 Opis sadržaja procedure

6.4 Simboli za dijagram toka

6.5 Primer za izradu dijagrama toka

5/10

©


Prilog 6.2 Šema za označavanje dokumenata QMS

Poslovnik i procedure imaju šemu A-B.XX

Dokumenti QMSA Broj koji označava kom nivou dokumenata QMS pripada dokument

1 Poslovnik2 Procedura3 Uputstvo4 Formular, zapis

B Broj koji označava broj poglavlja iz standarda JUS ISO 9001:2000 0 Svi zahtevi4 Sistem menadžmenta kvalitetom5 Odgovornost rukovodstva6 Menadžment resursima7 Realizacija proizvoda8 Merenje, analiza i poboljšanja

XX Dvocifreni broj od 01 – 99 koji označava redni broj dokumenta u okviru jednog poglavlja standarda

6/10

©


Prilog 6.3 OPIS SADRŽAJA PROCEDURE / UPUTSTVA

Svaka procedura ili uputstvo mora imati elemente prema sadržaju navedenom na strani 2 ove procedure. Pojedini elementi sadržaja mogu biti objedinjeni, ili izostavljeni, što se iskazuje u naslovu dodavanjem izraza “nije primenljivo”.

1. PREDMET PROCEDURE ILI UPUTSTVAOvaj element mora stajati na početku svake procedure i uputstva, a predstavlja osnovne informacije o tome, koji poslovni proces (ili njegov deo) obrađuje i šta se njime definiše.

2. PODRUČJE PRIMENE

Preko ovog elementa se jednoznačno određuje primenljivost i obimnost procedure ili uputstva na određenu organizacionu celinu, radno mesto, područje aktivnosti.

3. TERMINI I DEFINICIJE

Radi lakšeg razumevanja sadržaja DSQ, mora se dati lista stručnih termina koji se primenjuju, sa njihovim definicijama i sa obaveznim pozivom na izvor dokumenata (rečnik, standard, propis, preporuka, stručna dokumentacija, itd.). U ovom delu se specificiraju i eventualno upotrebljene skraćenice tokom pisanja DSQ.

4. ODGOVORNOSTI I OVLAŠĆENJA

Za svaku aktivnost ili skup aktivnosti u DSQ, moraju se jednostavno naznačiti nadležnosti. To se iskazuje preciznim navođenjem ko realizuje i ko je odgovoran za konkretnu aktivnost.

Na identifikacionoj strani se u tablicu unose imena i prezimena sa datumima. U koloni “ izradio” unosi se ime i prezime osobe koja je izradila nacrt DSQ (zaposleni iz procesa rada, specijalisti za određenu oblast na koju se DSQ odnosi), odnosno vođe radnog tima, ukoliko je predmetni DSQ rezultat timskog rada., a u koloni “odobrio” unosi se ime i prezime direktora.

5. OPIS TOKA PROCEDURE

U ovoj tački se daje detaljan opis aktivnosti osnovnog procesa rada sa glavnim i eventualno pomoćnim tokovima, koji se definišu predmetnom procedurom (ili uputstvom).

Za prikazivanje toka procedure koriste se dijagrami toka koji se prave upotrebom standardnih simbola koji su dati u tački 6.4. Kod izrade / revizije uputstva uglavnom se ne radi dijagram toka aktivnosti, već se daje konkretno uputstvo za sprovođenje neke aktivnosti korak po korak, sa redosledom postupaka.

Način prikazivanja toka aktivnosti (koraka) procedure dat je u tački 6.5.

Dijagram toka na vizuelan način prikazuje tok aktivnosti (korake) i njihovu uslovljenost i povezanost – kretanje informacija i instrukcija, kontrolu proizvoda ili procesa, itd. Služi za razumevanje, kao i za primenu procesa. Mora da bude definisan tako, da obezbedi sigurno stizanje do željenog cilja (kraj procesa).

Kod utvrđivanja broja i redosleda aktivnosti (koraka), mora se poći od samog procesa, imajući u vidu da svaki korak mora dati odgovore na određena pitanja i ispuniti zahteve naznačene u standardu za određeni element sistema kvaliteta kome pripada predmetna procedura. Pritom, osnovno pitanje koje se mora postaviti glasi: “Da li nam taj korak treba?”

Za svaki pojedini korak mora se dati opis aktivnosti, koji mora odražavati način na koji se ta aktivnost odvija. Svaka aktivnost mora imati jasno definisan ulaz i izlaz koji odgovara njenom toku. Njen sadržaj mora pokazati da je ona neophodna i da su zahtevi adekvatno opisani. Izvršioci moraju imati sve podloge potrebne za obavljanje aktivnosti, tj. definisane resurse. Povratne sprege moraju biti adekvatne.

Moraju se izbegavati detaljni opisi kako i prema čemu se nešto radi. Umesto detaljisanja treba se pozivati na brojeve standarda, propisa, uputstva i sl., koji se upisuju u tekstualnom delu opisa aktivnosti.

7/10

©


Svaku aktivnost prati jedan ili više zapisa u vezi sa procesom, u vidu ulaznih ili izlaznih dokumenata, koji se moraju prikazati na dijagramu.

Dokumenti moraju biti standardizovani po formi i nositi oznaku koja ih jednoznačno definiše. Ako su predviđeni formulari (obrasci), onda oni moraju imati svoju oznaku. Takođe se mora na adekvatan način obezbediti i veza sa drugim procedurama koje definišu deo istog procesa.

6. PRIPADAJUĆI DOKUMENTI

U ovoj tački se navode svi pripadajući dokumenti i prilozi koji su bitni za izradi i primenu ove procedure.

8/10

©


Prilog 6.4 SIMBOLI ZA IZRADU DIJAGRAMA TOKA

Terminal (početak ili kraj) – Označava početak ili kraj procesa.

Aktivnost – Označava svaki pojedinačni korak u toku procesa. Skraćeni ili puni naziv aktivnosti se upisuje u ovaj pravougaonik.

Aktivnost odlučivanja (preispitivanje) – Označava aktivnosti koje su vezane za donošenje nekih odlika ili grananje toka procesa.

Dokument – Predstavlja zapis u vezi sa procesom. To mogu biti ulazni i izlazni dokumenti vezani za određenu aktivnost.

Baza podataka – Predstavlja podršku iz računarski obrađene baze podataka u vezi sa procesom.

Naziv nosioca aktivnosti – Lice ili organizaciona jedinica zaduženi i odgovorni za izvršavanje određene aktivnosti.

Veza – Služi za povezivanje aktivnosti (za prelazak sa jedne na drugu stranu ili drugi dijagram, ako se na jednom dijagramu ne prikazuju sve aktivnosti, a ostvaruje se kontinuitet procesa). Upisuju se slova ili brojevi.

Pitalica – Služi da definišete pitanje na koje treba da date odgovor i da donesete neku odluku. Pitanje treba da formulišete tako da se na njega može dati jednoznačni odgovor sa DA ili NE. Odluka treba da iskaže prihvatanje ili odbijanje izlaza iz prethodne aktivnosti, pa u zavisnosti od toga se i tok aktivnosti usmerava u određenom pravcu.

1 pt Linija toka – Kombinacijom (logičkim nizom)ovih simbola prikazuju se svi važni elementi toka jednog procesa. Na crtežima je to uvek odozgo nadole, ili pak sleva nadesno (ređe).

9/10

0,9 X 3,6

0,7 X 3,0

1 x 1,6

0,5 X 2,5

1x1,6

1x1,6

AN 10

AN 9

AN 9

AN 10

0.9 X 3.6

AN 10

Početak

Kraj

©

Naziv dokumenta

Naziv dokumenta

Naziv dokumenta

Naziv dokumenta

Naziv dokumenta

Naziv dokumenta

Naziv dokumenta

Naziv aktivnosti

Naziv aktivnosti

Naziv aktivnostiPitanje po kome treba doneti odluku ?


Prilog 6.5 Primer za dijagram toka

10/10

Nosioci aktivnosti

DA

Odgvorno lice

Ostali učesnici

NE

10

n

Nosioci aktivnostiOstali učesnici

Dokumenti/zapisi koji nastaju posle izvedene aktivnosti

Dokumenti/zapisi koji iniciraju izvođenje aktivnosti

Donošenje odluke u vezi prethodne aktivnosti

AN 10

AN 10

AN 9

AN 9

AN 11

AN 10

AN 10

Nosioci aktivnostiPočetak

Kraj

2-4.01 upravljanje dokumentima qms

Documents