Sistemas de información I

UNIDAD 4

ANALISIS DEL SISTEMA ACTUAL

Contenido1. ¿ Qué es?

2. ¿Cómo se hace?

3. La Entrevista.

4. La Encuesta o Cuestionario.

5. La Observación.

6. Inspección y Simulación.

7. Técnicas audiovisuales.

Levantamiento de Información

Proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de la situación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora.

Levantamiento de Información

¿Qué es?

Mediante el uso de una serie de instrumentos y técnica como: Entrevista. Encuesta. Observaciones Simulación Técnicas Audiovisuales y de Inspección.

Levantamiento de Información

¿Cómo se hace?

Plan de Entrevistas de Usuarios… El plan de entrevista

Este plan específica: El usuario a entrevistar. La secuencia en la que será entrevistado. El plan de entrevista para cada usuario.

Se basa en la estructura organizativa actual

Así se consigue de la dirección una visión general de la operación del sistema, luego a las operaciones detalladas de usuarios de distintos niveles.

Consiste en una conversación dirigida con un propósito específico y se basa en un formato de preguntas y respuestas para conocer aspectos como:

Levantamiento de Información

1.La Entrevista

Metas de la organización

Metas Personales

Sus Sentimientos Su opinión

Procedimientos formales e informales

Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

Levantamiento de Información

La Entrevista

Estructurada No Estructurada Constituye un

interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se anota las respuestas textualmente atendiendo a un código.

Levantamiento de Información

Pasos para preparar la Entrevista Lectura de Antecedentes.

Establecimiento de Objetivos. Selección de entrevistados. Selección del tipo y estructura

de las preguntas. Preparación de la Entrevista.

Levantamiento de Información

¿Qué hacer días antes de la Entrevista? Confirmar el lugar y la hora.

El equipo debe coordinar la cita. Preparar el material necesario.

Levantamiento de Información

¿Qué hacer el día de la Entrevista? Llegue antes de lo pautado y haga saber su

presencia. Identificarse con el entrevistado y darle la mano. Plantee el motivo y razón por la cual fue elegido. Si lo permite saque su grabadora. Debe iniciar con preguntas generales. Asegure el grado de detalle de las respuestas. Indique la culminación de la entrevista y manifieste

la posibilidad de un próximo encuentro.

Levantamiento de Información

El Entrevistador controla: Los tópicos de la Entrevista. El curso de la Entrevista. A quién va a Entrevistar. La fecha y el lugar. Los beneficios logrados. La profundidad de la Entrevista.

Contenido de la Entrevista

El analista siempre será cortés y respetará la oposición y necesidades del usuario.

Es importante no imponer soluciones a los usuarios, sino el papel de asesor.

No se debe utilizar lenguaje técnico, se debe explicar las limitaciones del ordenador en términos sencillos.

Contenido de la Entrevista…

El analista buscará entonces información gradualmente y formulará preguntas precisas y concretas.

Levantamiento de Información

Posibles Problemas Amenaza de la autoestima del Entrevistado. Reacciones emotivas en temas conflictivos. Apego a formas sociales. Equivocaciones al inferir sobre

observaciones. Competencia por el tiempo. Olvido de hechos importantes. Mentir por ocultar.

Levantamiento de Información

La Encuesta o Cuestionario Es una técnica de recopilación de cantidades

masivas de datos e información sobre las opiniones, conductas, actitudes y características de quienes se encuentran involucrados con un sistema, se basa en un formulario.

El cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de las entrevistas y observaciones personales.

Levantamiento de Información

La Encuesta o Cuestionario ¿CUÁNDO HACERLO?

Si las personas que es necesario interrogar están muy dispersas.

Si se desea conocer la posición de cantidades de personas sobre un tópico en particular.

“ Se usan para recoger datos numéricos, no son efectivos para búsquedas detalladas ni para identificar problemas o soluciones del sistema.”

Levantamiento de Información

Vocabulario a usar en La Encuesta o Cuestionario

Mantener la redacción sencilla. Usar en lo posible el lenguaje de quién contesta. Ser específico. Usar preguntas cortas. Evitar la parcialidad y la censura. NO suponga. Asegurar la precisión de las preguntas.

Levantamiento de Información

Observación El relevantamiento a través de la

observación directa se llama relevantamiento dinámico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona.

Los métodos de revelamiento de información se pueden dividir en estáticos y dinámicos, se denomina estáticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen.

Levantamiento de Información

Modalidades de la ObservaciónObservación

General

Observación al Personal

Observación de la Ruta o

Camino

Visión Global del medio ambiente de

la empresa.

Se realiza sobre aquel que labora en cualquier actividad

especifica.

Se observa la ruta que sigue un documento o forma, qué pasos sigue, a qué procesos

es sometido y por quién.

Levantamiento de Información

Inspecciones Las inspecciones consiste en revisar (previo

permiso de las instancias correspondientes) otras fuentes de Información como: Reportes periodísticos (memorando y

cuentas). Reporte de auditoría. Recortes de prensa. Récord de cantidad.

Levantamiento de Información

Inspecciones Sugerencias de los empleados. Quejas de usuarios y clientes. Organigramas (reales y aparentes). Estructuras de control. Archivos y manuales, etc.

Levantamiento de Información

Simulación Es una técnica de relevantamiento de

Información dinámica y consiste en hacer circular un documento en un procedimiento y observar cada uno de los pasos y procesos a los cuales es sometido, esto sirve para contrastar con la información relevada por los métodos estáticos.

Levantamiento de Información

Técnicas Audiovisuales Se utiliza en casos muy especiales (sobre todo en

procesos productivos) en los cuales el proceso o procedimiento está construido por un gran numero de movimientos, se pueden utilizar películas, videos o cualquier método que permita grabar el proceso y luego someterlo a un análisis detallado; puede ser aplicada también para analizar los movimientos en almacenes, puestos de despacho de mercancías, taquillas de atención al publico, departamentos de procesamiento de datos.

Recogida de Documentación

Los formularios y documentos sirven para determinar el dominio de la información.

Primero se obtiene una lista de tales documentos del sistema, para, a través de ellos, encontrar datos elementales y sus estructuras.

En ese punto, es corriente un control de duplicidad de datos y de consistencia de nombres para asegurar que el mismo dato no aparece con dos nombres distintos.

Presencia Física

Es importante desarrollar “presencia física” en la empresa objeto del análisis, durante un periodo mínimo de 15 días.

Esto permite “enterarse” del funcionamiento del sistema y si se realiza lo que se cree que hace.

Este punto es clave puesto que observar en vivo la dinámica de un sistema, es la pieza que mas elementos de juicio proporciona para realizar un buen análisis.

Identificación y Representación de Políticas de Negocio en la Empresa

Actividad principal de la empresa y sector.

Organigrama jerárquico.

Análisis de factibilidad. Es muy importante realizar un estudio de este

tipo para asignar prioridades sobre los subsistemas.

Factibilidad operacional ¿Trabajará el subsistema cuando esté terminado e

instalado? ¿Existen barreras importantes para la implantación? ¿Existe apoyo por parte de los usuarios? ¿Y la dirección? ¿Los métodos que actualmente se emplean en el

subsistema son aceptados por los usuarios? ¿Han participado los usuarios en la planeación y

desarrollo del subsistema?

Factibilidad técnica ¿Existe o se puede adquirir la tecnología precisa

para realizar el proyecto?. ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica

para soportar todos los datos del subsistema?. ¿Puede crecer con facilidad el subsistema?. ¿Existen garantías técnicas de exactitud,

confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?.

Factibilidad financiera y económica

El costo de llevar a cabo la investigación completa del subsistema.

El costo del hardware y software para la aplicación que se está considerando.

Beneficios en la forma de reducción de costos o de menores errores costosos.

El costo, si el proyecto no se lleva a cabo

Definición de los Límites y los Alcances del Sistema

Selección de subsistemas. Es decir cuales se escogen para analizar y porqué.

Relaciones Interdepartamentales Se construye una matriz subsistemas funcionales

/departamentos para observar el grado de interacción existente entre ambos. Esto nos va a permitir conocer el flujo de información que existe en la organización.

Descripción general de los subsistemas Pasaremos a realizar una primera descripción muy

general de todos los subsistemas que analizaremos y que nos va a servir de punto de partida para la recogida inicial de información sobre éstos.

Investigar:

Método de requerimientos ISACMétodo de Ishikawa

G r a c i a s …….