หนวยท 7 ระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา

หวขอเรอง 1. ระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.1 ความหมายระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.2. วตถประสงคของระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.3 ประเภทของการซอ 1.4 หลกการจดซออยางมประสทธภาพ 1.5 หลกการในการปฏบตระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.6 ขนตอนการปฏบตงานระบบบญชการซอสนคาเชอ

2. ระบบการสงคนสนคา 2.1 ความหมายของระบบบญชการสงคนสนคา 2.2 วตถประสงคของระบบบญชการสงคนสนคา 2.3 หลกการในการปฏบตระบบบญชการสงคนสนคา

สาระส าคญ การจดซอสนคาของกจการถอวามความส าคญในการด าเนนงานของธรกจ คอ กจกรรมเกยวกบ

กระบวนการซอสนคาเชอ เพอมไวส าหรบการจ าหนายหรอในการด าเนนงาน ดงนนขนตอนการปฏบตงานเกยวกบการขอซอ การสงซอ การตรวจสอบสนคา การรบสนคา การเกบรกษา การตรวจสอบเอกสารหลกฐานตาง ๆ รวมถงขนตอนการปฏบตเกยวกบการสงคนสนคา ซงมความส าคญทกจการตองเอาใจใสเปนอยางมาก ในการวางระบบบญชเพอใหเกดความสะดวกและปลอดภย

จดประสงคการเรยนร 1.1 บอกความหมายระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.2. บอกวตถประสงคของระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.3 สามารถจ าแนกประเภทของการซอได 1.4 อธบายหลกการจดซออยางมประสทธภาพ 1.5 อธบายหลกการในการปฏบตระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.6 อธบายขนตอนการปฏบตงานระบบบญชการซอสนคาเชอ 1.7 บอกความหมายของระบบบญชการสงคนสนคา

1.8 บอกวตถประสงคของระบบบญชการสงคนสนคา 1.9 อธบายหลกการในการปฏบตระบบบญชการสงคนสนคา

หนวยท 7 ระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา

1. ระบบบญชการซอสนคาเชอ การด าเนนธรกจในปจจบน มการตดตอซอขายสนคาเพอน ามาใชหรอเอาไวจ าหนาย ถาซอเปนเงนสดกจะท าใหเงนสดลดลง และถาซอเปนเงนเชอกจะกอใหเกดเจาหน และในการซอจะท าใหมสนทรพยหรอวสดเพมขน ธรกจจงจะตองมการด าเนนการเกยวกบการจดซอสนคาทเหมาะสม

1.1 ความหมายระบบบญชการซอสนคาเชอ ระบบบญชการซอสนคาเชอ หมายถง แบบแผนของการปฏบตงานการจดหาวตถดบ พสด อปกรณ มาเพอใชในการผลตสนคาส าเรจรป หรอการจดซอสงของเพอใชในการด าเนนงานของธรกจเปนเงนเชอ มผลท าใหยอดซอเพมขน และเพมจ านวนสนคาในระบบ โดยธรกจสวนใหญจะท าการจดซอสนคาโดยผขายจะใหสนเชอแกผซอสนคา หรอลกคาประจ าเพอเปนการสรางเครดตใหแกลกคาตามเวลาทก าหนด แลวช าระเงน แกผขายเมอถงก าหนด

1.2 วตถประสงคของระบบบญชการซอสนคาเชอ วตถประสงคของระบบการซอสนคาเชอของธรกจ มดงน

2.1 เพอใหมการควบคมภายในทดเกยวกบการซอ สงคนสนคา และเจาหน ปองกนการผดพลาด และการทจรตทอาจเกดขน และใหการปฏบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพ

2.2 เพอตรวจสอบและควบคมการจดซอใหไดรบสนคาทถกตอง ครบถวน ตามความตองการ และเปนไปตามระบบทวางไว

2.3 เพอควบคมดแลการจดเกบสนคาใหรดกม ปลอดภย ไมสญหาย 2.4 เพอใหมการจดท าเอกสารหลกฐานทถกตอง ควบคมการปฏบตงานจดซอและเปนหลกฐาน

ในการบนทกบญช การจดท ารายงานเจาหน การรายงานสนคาคงเหลอ และรายงานภาษซอ

1.3 ประเภทของการซอ ในการจดซอสนคาของกจการ สามารถแบงออกเปน 2 ลกษณะ ดงน 1.3.1 แบงตามลกษณะของการประกอบการ ได 2 ประเภท คอ 1) การซอสนคาส าเรจรปเพอจ าหนาย (Trading Concern) กจการจะจดหาสนคาเพอมา

จ าหนายตามความตองการของลกคาโดยจะตองค านงถงคณภาพของสนคา ราคาสนคา สงทงหมดทกลาวมาเพอทสามารถแขงขนกบผคารายอนไดและใหลกคาเกดความพงพอใจสงสด 2) การซอวตถดบ วสดเพอใชในการผลตสนคา (Manufacturing Concern) การจดซอวตถดบ หรอวสด กรณทกจการเปนกจการประเภทอตสาหกรรมทผลตสนคาขนมาเพอขาย หนวยงานในการจดซอ และในการจดจ าหนายจะตองมการประสานงานกน เพอใหทราบวาจะตองผลตสนคาประเภทใด จ านวนเทาใด

คณภาพระดบไหน เมอเวลาใด ซงควรก าหนดเปนตารางการผลตรวมกน โดยจะตองอาศยขอมลจากการพยากรณการขายเพอประมาณการในการจดซอวตถดบและวสดในการผลตไดอยางเหมาะสมไมมจ านวนปรมาณของวตถดบ หรอวสดในปรมาณมาก หรอนอยเกนความตองการซงอาจจะท าใหเกดความเสยหายตอกจการได

1.3.2 แบงตามลกษณะการช าระเงน ม 2 ประเภท คอ 1) การซอสด คอ การทกจการตดตอซอสนคาโดยจายช าระคาสนคาทนท 2) การซอเชอ คอ การทกจการตดตอซอสนคา โดยท าการตกลงวาจะช าระคาสนคาในภายหลง

ตามก าหนดระยะเวลาทตกลงไว ซงการซอเชอท าใหเกดเจาหนการคา และราคาสนคาทซออาจมราคาสงกวาการซอเปนเงนสด เนองจากผขายตองรอเวลาตามทตกลงไวจงจะไดรบเงน

1.4 หลกการจดซออยางมประสทธภาพ ในการจดซอสนคาของกจการ ผทมหนาทในการสงซอจะตองปฏบตการจดซอเพอใหตรงกบความ

ตองการของผขอซอ เพอใหสนคาทไดรบตรงจดประสงคทจะน าไปใชขายหรอผลตตอไป หลกการจดซอควรประกอบดวยองคประกอบ 5 ประการ ไดแก

1.4.1 คณภาพทตองการ (Right Quality) การซอสนคา กจการจะตองไดรบสนคาทมคณภาพตรงตามความตองการ

1.4.2 ปรมาณทตองการ (Right Quantity) การจดซอสนคาในแตละครงทกจการจดซอจะตองจดซอในปรมาณทพอดและเพยงพอตอความตองการสนคา ซงไมมากหรอนอยเกนไปเพอปองกนการขาดแคลนหรอตนทนจม ท าใหเกดคาใชจายตาง ๆ สงขนและกอใหเกดความเสยง กจการอาจน าการก าหนดปรมาณจดซอทเหมาะสม เชน ปรมาณการสงซอทประหยด (Economic Order Quantity) มาใชในกจการ

1.4.3 ราคาทถกตอง (Right Price) การจดซอในแตละครง กจการจะตองมการจดซอในราคาทเหมาะสมและเปนราคาทดทสด เมอเทยบกบคณภาพสนคาทกจการก าหนดเอาไว การจดซอในแตละครงกจการควรก าหนดวธการจดซอทเหมาะสม เชน การจดซอโดยวธการตกลงราคา การจดซอโดยการประกวดราคา เปนตน

1.4.4 เวลาทถกตอง (Right Time) การจดซอในแตละครง กจการจะตองค านงถงระยะเวลาในการจดซอ ระยะเวลาทใชในการจดสงสนคา และเวลาทจดเกบสนคาหรอวสดใหเพยงพอตอการขาย

1.4.5 ผขายทถกตอง (Right Vendor) การเลอกผขายเปนปจจยทส าคญอกประการหนง อนมผลตอการจดซออยางมประสทธภาพ ผขายทกจการไดคดเลอกควรจะเปนผขายทมขอก าหนดในเรองคณภาพ ปรมาณ ราคา และเวลา ตามทกจการตองการได

1.5 หลกการในการปฏบตระบบการซอสนคาเชอ กจการจะตองวางหลกการในการปฏบตระบบการซอสนคาเชอใหเกดความชดเจนโดยมหลกการดงน

1.5.1 สรางระบบควบคมภายใน การซอสนคาเปนเงนเชอมความจ าเปนจะตองสรางระบบการควบคมภายในทดดวยวธ ดงน

1) มการแบงแยกหนาททเกยวของกบการซอสนคาเชอแยกจากกน เพอสามารถตรวจสอบ การปฏบตงานได เชน แผนกรบสนคาท าการตรวจสอบสนคาทไดรบจากผขายวาตรงกบใบสงซอ ใบก ากบสนคาหรอไม เพอปองกนการทจรตจากการจดซอ

2) มการก าหนดเลขทเอกสารไว เพอควบคมเอกสารทไมไดใชและเอกสารทใชแลว 3) ก าหนดระเบยบปฏบตงานเปนลายลกษณอกษรไวอยางชดเจน เพอใหผเกยวของ

ทกคนไดทราบและยดหลกปฏบต ควรระบถงความรบผดชอบในแตละสวนงานดวย 4) การสงซอทกครงตองท าเปนลายลกษณอกษรและตองไดรบอนมตจากผมอ านาจ

และมการตรวจสอบราคา เงอนไข ระยะเวลาทไดรบของ เพอใหแนใจวาไดรบของทนตามเวลา 5) การตรวจรบของ และลงนามในเอกสารตองท าโดยผมหนาทโดยตรง เพอควบคมใหกจการ

ไดรบสนคาตรงตามทสงซอ 1.5.2 การแบงหนวยงาน ในการแบงหนวยงาน กจการใดจะแบงหนวยงานออกเปนกหนวยงานนน

ขนอยกบขนาดของกจการนน ถากจการมขนาดเลกหนวยงานทแบงออกมาอาจมหนวยงานทเกยวของกบการซอไมมาก แตถากจการมขนาดใหญอาจแบงหนวยงานออกหลายๆ หนวย เพอแบงความรบผดชอบเปนการสอบยนการปฏบตงานในหนาท ซงกจการทอยในขนาดกลางถงขนาดใหญอาจแบงหนวยงานทเกยวกบการจดซอเปนเงนเชอไดเปน 5 หนวยงาน ดงน

1) แผนกขอซอ เปนหนวยงานทท าหนาทรบผดชอบในการควบคมสนคา วสด หรอสนทรพยตาง ๆ เพอใชในการปฏบตงานจะตองแจงใหฝายจดซอทราบถงความตองการโดยอาศยขอมลจากการค านวณหรอแหลงขอมลตาง ๆ เชน การค านวณปรมาณสงซอสนคาทประหยด (Economic Order Quantity) หรอขอมลจากยอดขายในอดต เปนตน เพอชวยใหการขอซอเปนไปอยางเหมาะสม 2) แผนกจดซอ ท าหนาทสงซอสนคาตามใบขอซอทแจงมาตรวจสอบรายการทขอซอ ปรมาณ ราคาเพอตดตอผขาย ท าการเสนอราคาและด าเนนการสงซอตามวธการทก าหนดไวในระเบยบของกจการ ทงนบคลากรทท าหนาทจดซอตองมความรความสามารถในการจดซอ เพอใหกจการไดรบสนคา ทมคณภาพดเหมาะสมกบราคา รวดเรวทนตอความตองการของกจการ

3) แผนกรบของ ท าหนาทตรวจรบสนคาทแผนกจดซอด าเนนการสงซอ เพอความถกตองครบถวนตามความตองการในเอกสารขอซอและจดซอกอนสงมอบสนคาใหแผนกคลงสนคาจดเกบ 4) แผนกคลงสนคา เมอไดรบสนคาจากผขายและตรวจรบของเรยบรอยแลว จะถกน ามาจดเกบสนคาทแผนกคลงสนคา เพอบนทกบญชคมสนคา และเกบรกษาสนคาใหครบถวน ปลอดภย 5) แผนกบญช ท าหนาทบนทกบญช การซอสนคาเปนเงนเชอ โดยมเอกสารทไดรบจากหนวยงานตาง ๆ เพอเปนหลกฐานประกอบการบนทกบญช

1.5.3 เอกสารและสมดบญช ในการจดซอสนคา จ าเปนจะตองมเอกสารในฝายตาง ๆ ทเกยวของกบการซอ ดงน 1) เอกสารทใชในการประกอบการซอสนคาเปนเงนเชอ และใชเปนเอกสารในการบนทกบญช ดงน

1.1) ใบขอซอ 1.2) ใบสงซอ 1.3) ใบรบของ 1.4) ใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ 2) สมดบญช ทใชในการบนทกบญช มดงน 2.1) สมดรายวนซอ 2.2) สมดบญชแยกประเภททวไป 2.3) สมดบญชแยกประเภทยอยเจาหนรายตว 2.4) สมดบญชคมสนคา

1.6 ขนตอนการปฏบตงานระบบบญชการซอสนคาเชอ ระบบบญชการซอสนคาเชอ มขนตอนการขอซอและสงซอ และการตรวจรบของและบนทกบญช ดงมรายละเอยดตอไปน

1.6.1 แผนกขอซอ ท าการตรวจสอบสนคาและปรมาณทตองการสงซอ แลวจดท าใบขอซอจ านวน 3 ฉบบ ลงนามผมอ านาจในการขอซอ จากนนจดสงใหแผนกทเกยวของดงน ใบขอซอฉบบท 1 สงใหแผนกจดซอ ใบขอซอฉบบท 2 สงใหแผนกบญช ใบขอซอฉบบท 3 เกบไวเปนหลกฐาน

1.6.2 แผนกจดซอ เมอไดรบใบขอซอฉบบท 1 จากแผนกขอซอ จะท าการตรวจสอบความถกตอง และตดตอผขายเพอขอทราบราคา ปรมาณ และเงอนไขตาง ๆ เกยวกบสนคาทตองการซอ เมอกจการสามารถเลอกผขายไดแลว กจการจะจดท าใบสงซอจ านวน 5 ฉบบ น าเสนอผมอ านาจอนมต จากนนจดสงใหแผนกทเกยวของ ดงน ใบสงซอฉบบท 1 สงใหผขาย ใบสงซอฉบบท 2 สงใหแผนกรบของไวตรวจรบสนคา ใบสงซอฉบบท 3 สงใหแผนกบญชตรวจสอบกบใบขอซอ ใบสงซอฉบบท 4 สงใหแผนกขอซอตรวจสอบเกบไวกบใบขอซอ ใบสงซอฉบบท 5 แนบกบใบขอซอฉบบท 1 เกบไวเปนหลกฐาน

1.6.3 แผนกรบของ เมอผขายด าเนนการจดสงสนคาพรอมใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ จ านวน 2 ฉบบ และเมอแผนกรบของตรวจสอบโดยเปรยบเทยบกบใบสงซอวาจ านวนและคณภาพตรงตามใบสงซอหรอไม จากนนจะท าใบรบของจ านวน 5 ฉบบ ผตรวจรบของลงนามในเอกสาร พรอมจดสงสนคาเขาแผนกคลงสนคา สวนเอกสารจดสงใหแผนกทเกยวของ ดงน ใบรบของฉบบท 1 สงใหผขายพรอมใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษฉบบท 2 ใบรบของฉบบท 2 สงใหแผนกขอซอ ใบรบของฉบบท 3 สงใหแผนกบญช พรอมใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ ใบรบของฉบบท 4 สงใหแผนกจดซอ ใบรบของฉบบท 5 เกบไวเปนหลกฐาน

1.6.4 แผนกบญช เมอไดรบใบรบของฉบบท 2 กบใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ ฉบบท 1 จากแผนกรบของจะน ามาตรวจสอบความถกตองกบใบขอซอและใบสงซอทไดรบจากนนจะจดท าใบส าคญรายวนซอแนบเอกสารทไดรบเพอเปนหลกฐานประกอบการบนทกบญช ดงน 1) บนทกบญชในสมดรายวนซอ เดบต ซอ xxx ภาษซอ xx เครดต เจาหนการคา xxx 2) บนทกเพมหนในบญชแยกประเภทยอยเจาหนรายตว 3) บนทกเพมสนคาในบญชคมสนคาคงเหลอ 4) จดเกบเอกสารเขาแฟม ดงน 4.1) ใบส าคญรายวนซอ ใบขอซอฉบบท 2 ใบรบของฉบบท 3 ใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ ฉบบท 1 เกบเขาแฟมเอกสารประกอบการบนทกบญชซอ เพอจดท ารายงานภาษซอ 4.2) ใบสงซอฉบบท 3 ใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ ฉบบท 2 เกบเขาแฟมเพอเปนหลกฐานในการจายเงนเจาหน 2. ระบบการสงคนสนคา เมอผขายจดสงสนคาไปใหแกผซอ ผซอจะท าการตรวจสอบสนคาวาตรงกบทสงซอไปหรอไม หากพบวาสนคาทไดรบเกดความเสยหาย หรอช ารด ปรมาณสนคาหรอคณภาพไมตรงกบทสงซอ ผซอจะแจงใหผขายทราบ เพอท าการสงคนสนคาตอไป 2.1 ความหมายของระบบบญชการสงคนสนคา ระบบบญชการสงคนสนคา หมายถง แบบแผนของการปฏบตงานการสงคนสนคา จะเกดขนตอเมอสนคาทผซอไดรบจากผขายไมถกตองตามใบสงซอ เชน คณภาพไมตรงตามก าหนด สนคาช ารดเสยหายใน

ระหวางการขนสง ผซอจะแจงใหผขายทราบและสงสนคานนใหผขาย โดยผขายอาจสงสนคามาใหเพอเปนการแลกเปลยน แตบางครงผขายจะท าการลดยอดในบญชลกหนของกจการ 2.2 วตถประสงคของระบบบญชการสงคนสนคา 2.2.1 เพอตรวจสอบ ควบคมการสงคนสนคาและจ านวนทไดลด ถกตองครบถวน ปฏบตตามระเบยบและเงอนไขทไดก าหนดไว 2.2.2 เพอใหมเอกสารประกอบการสงคนสนคาถกตอง ครบถวน ประกอบการปฏบตงานและบนทกบญช 2.3 หลกการในการปฏบตระบบบญชการสงคนสนคา การสงคนสนคา หากสนคาทไดรบจากผขายมคณสมบตไมตรงกบทไดสงซอ แผนกรบของจะสงสนคาและขอลดหนลง ดงนควรมการก าหนดขนตอนการปฏบตงาน การจดท าเอกสาร และสามารถสอบยนกนได เพอใหการสงคนสนคาถกตองครบถวน ทงจ านวนสนคาและจ านวนเงนทลดลง 2.3.1 สรางระบบควบคมภายใน การสงคนสนคามความจ าเปนจะตองสรางระบบการควบคมภายในทดดวยวธ ดงน 1) ในการสงคนสนคาทกครงตองมการอนมตการสงคนจากผทไดรบมอบหมายใหมอ านาจ ในการลงนามอนมต 2) มการจดท าเอกสารประกอบการสงคนสนคาเพอเปนหลกฐานประกอบ การสงคนสนคา ตรวจสอบจ านวนหนทไดลด และการบนทกบญช 2.3.2 การแบงหนวยงาน หนวยงานทเกยวกบการสงคนสนคา สามารถแบงไดเปน 3 หนวยงาน คอ 1) แผนกคลงสนคา ท าหนาทแจงแผนกจดซอเพอตดตอผขาย ท าการขอสงคนสนคา และจดเตรยมสนคาทตองการสงคนใหแกผขาย พรอมเอกสารใหถกตอง ครบถวน เสนอผมอ านาจอนมต ลงนาม

2) แผนกจดซอ ท าหนาทตดตอผขายและแจงผขายเกยวกบการสงคนสนคาพรอมจดสงสนคา และเอกสารทไดรบจากแผนกคลงสนคาใหแกผขาย 3) แผนกบญช ท าหนาทตรวจสอบเอกสารทไดรบจากการสงคนสนคา เพอเปนหลกฐานประกอบการบนทกบญช

2.3.3 เอกสารและสมดบญช ในการสงคนสนคา จ าเปนจะตองมเอกสารในฝายตาง ๆ ทเกยวของกบการซอ ดงน 1) เอกสารทใชในการประกอบการสงคนสนคา และใชเปนเอกสารในการบนทกบญช ไดแก 1) ใบลดหน (ไดรบจากผขาย) 2) ใบสงคนสนคา 3) ใบส าคญรายวนทวไป

2) สมดบญช ส าหรบบนทกบญช ไดแก 1) สมดรายวนทวไป 2) สมดบญชแยกประเภททวไป 3) สมดบญชแยกประเภทเจาหนรายตว 4) บญชคมสนคาคงเหลอ

2.3.4 ขนตอนการปฏบตงานของระบบสงคนสนคา

ระบบบญชการสงคนสนคา มขนตอนการขอสงคนสนคา และการจดสงคนสนคาพรอมทงบนทกบญช ดงมรายละเอยดตอไปน 1) แผนกคลงสนคา หากสนคาทไดรบจากผขายมคณสมบตไมตรงกบใบสงซอจะตองแจงแผนกจดซอพรอมจดท าใบสงคนสนคา จ านวน 4 ฉบบ พรอมเสนอผมอ านาจอนมตลงนาม ใบสงคนสนคาฉบบท 1, 2 และ 3 สงใหแผนกจดซอและตดตอผขาย ใบสงคนสนคาฉบบท 4 เกบไวเปนหลกฐาน เมอไดรบใบสงคนสนคาจากจากแผนกจดซอกจะน าใบสงคนสนคาฉบบท 1,2 และ 3 พรอมสนคาสงคนผขาย ใบสงคนสนคาฉบบท 1 สงใหผขายพรอมสนคา ใบสงคนสนคาฉบบท 2 และ 3 สงใหแผนกบญช

2) แผนกจดซอ เมอไดรบใบสงคนสนคาจากแผนกคลงสนคาจะท าการตดตอผขาย และสงใบสงคนสนคาใหผมอ านาจลงนามอนมตและสงกลบไปยงแผนกคลงสนคา 3) แผนกคลงสนคา เมอไดรบใบสงคนสนคาจากจากแผนกจดซอกจะน าใบสงคนสนคาฉบบท 1,2 และ 3 พรอมสนคาสงคนผขาย ใบสงคนสนคาฉบบท 1 สงใหผขายพรอมสนคา ใบสงคนสนคาฉบบท 2 และ 3 สงใหแผนกบญช 4) แผนกบญช เมอไดรบใบลดหนทไดรบจากผขาย และเมอผขายตกลงรบคนสนคา จะออกใบลดหนใหแกกจการแลวน ามาตรวจสอบความถกตอง เพอจดท าใบส าคญรายวนทวไปแนบกบเอกสาร จากนนบนทกบญช ดงน 4.1) บนทกบญชในสมดรายวนทวไป เดบต เจาหน xxx เครดต สงคนสนคาและจ านวนทไดลด xxx ภาษซอ xxx 4.2) บนทกลดยอดเจาหนในบญชแยกประเภทยอยเจาหนรายตว 4.3) บนทกลดยอดสนคาในบญชคมสนคาคงเหลอ

4.4) จดเกบเอกสารเขาแฟม ดงน 1) ใบสงคนสนคาฉบบท 2 และใบลดหนเกบเขาแฟมรวมกบใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ ทเกบรอเพอรบการวางบลเรยกเกบเงนจากเจาหน 2) ใบสงคนสนคาฉบบท 3 เกบเขาแฟมเพอเปนหลกฐานในการบนทกบญชในสมดรายวนทวไป

การปฏบตเกยวกบการซอ

การปฏบตเกยวกบการซอ คอ การจดซอสนคาส าเรจรปเพอมาจ าหนาย การจดซอวตถดบมาเพอใชในการผลตสนคาส าเรจรป หรอการจดซอสงของเพอใชในการด าเนนงานของธรกจ การจดซอจ าเปนตองมขนตอนของการปฏบตซงก าหนดไวอยางเปนระบบ เพอใหผปฏบตงานเกดความสะดวกในการปฏบตงาน และเปนการปองกนการผดพลาด การทจรตอนอาจจะเกดขนส าหรบกจการ

ประเภทของการซอ

ประเภทของการซอสามารถท าได 2 ประเภท คอ 1. แบงตามลกษณะของการประกอบการ ม 2 ประเภท คอ

1.1 การซอสนคาส าเรจรปเพอจ าหนาย 1.2 การซอวตถดบ วสดเพอใชในการผลตสนคา

2. แบงตามลกษณะการจดซอ ม 2 ประเภท คอ 2.1 การซอสด 2.2 การซอเชอ

การควบคมภายในการซอสนคาเชอและสงคนสนคา การควบคมภายในเกยวกบการซอสนคาเชอและสงคนสนคา ควรพจารณาถงการแบงแยกหนาท การจดพมพเลขทเอกสารเกยวกบการซอไวลวงหนา ก าหนดกฎ ระเบยบ ขอบงคบ วธการปฏบตงานในเรองการซอ สงคน การไดสวนลด และเจาหนไวเปนลายลกษณอกษร ก าหนดวธในการบนทกบญชอยางถกตองและรวดเรว เพอใหสามารถช าระเงนไดตรงตามก าหนด รวมทงจดเกบเอกสารไดอยางถกตอง

สรป

ล าดบ ค าศพท ความหมาย

1 2 3 4 5 6 7 8

Trading Concern Manufacturing Concern Right Quality Right Quantity Right Price Right Time Right Vendor Economic Order Quantity

การซอสนคาส าเรจรปเพอจ าหนาย การซอวตถดบวสดเพอใชในการผลตสนคา คณภาพทตองการ ปรมาณทตองการ ราคาทถกตอง เวลาทถกตอง ผขายทถกตอง ปรมาณสงซอสนคาทประหยด

ค าศพทหนวยท 7

ภาคผนวกหนวยท 7

ค าชแจง ใหนกศกษาเลอกค าตอบทถกทสดเพยงขอเดยว โดยท าเครองหมาย ( X ) ลงในกระดาษค าตอบ ขอสอบมจ านวน 10 ขอ 20 คะแนน 1. หนวยงานทจดท าใบสงซอสนคาเมอคลงสนคา รายงานวาสนคาในคลงสนคาถงจดสงซอแลวคอ หนวยงานใด ก. แผนกจดซอ ข. หนวยผเบก ค. แผนกสนเชอ ง. แผนกคลงสนคา 2. ขอใดไมใชหนาทของแผนกคลงสนคา ก. ส ารวจความตองการใชสนคา ข. จดท าบตรสนคา ค. จดท าใบสงซอ ง. ส ารวจความตองการใชสนคา 3. เอกสารใดเปนจดเรมตนของระบบบญชเกยวกบการจดซอ ก. ใบก ากบสนคา ข. ใบสงของ ค. ใบสงคนสนคา ง. ใบขอซอ 4. แบบฟอรมทไมน ามาใชในระบบการจดซอ ก. ใบขอซอ ข. ใบสงคนสนคา ค. ใบสงซอ ง. ใบรบคนสนคา 5. กรณสนคาช ารดหรอไมตรงตามคณภาพทตองการ กจการจะตองจดท าเอกสารในขอใด เพอสงสนคาคนแกผขาย ก. ใบขอซอ ข. ใบสงซอ

ค. ใบก ากบภาษ ง. ใบสงคนสนคา 6. Right Quantity คอขอใด ก. คณภาพทตองการ ข. เวลาทถกตอง ค. ผขายทถกตอง ง. ปรมาณทตองการ 7. แผนกจดซอเมอไดรบใบขอซอ จะจดท าใบสงซอจ านวนกฉบบ ก. 2 ฉบบ ข. 3 ฉบบ ค. 4 ฉบบ ง. 5 ฉบบ 8. ขอใดไมใชการควบคมภายในเกยวกบการซอสนคาเปนเงนเชอ ก. ตองมการแบงแยกหนาทกนอยางชดเจน ข. มการก าหนดเลขทเอกสารเกยวกบการซอสนคาไวลวงหนา ค. ในการซอแตละครงจ าเปนตองมการอนมต การสงซอทกครงเปนลายลกษณอกษร ง. ไมมการก าหนดขอปฏบตในการท างานไวเปนลายลกษณอกษร 9. ขอใดไมใชหลกการจดซออยางมประสทธภาพ ก. คณภาพทตองการ ข. ปรมาณทตองการ ค. ท าเลทตองการ ง. เวลาทถกตอง

แบบทดสอบกอนเรยนหนวยท 7 วชา ระบบบญช รหสวชา 3201 - 2101 ระดบ ประกาศนยบตรวชาชพชนสง เรอง ระบบบญชกบการซอสนคาเชอและสงคนสนคา

10. กรณทกจการท าการสงคนสนคาใหแกผขาย แผนกใดท าหนาทจดสงสนคาพรอมเอกสารใหแกผขาย ก. แผนกคลงสนคา ข. แผนกการเงน ค. แผนกจดซอ ง. แผนกบญช

ค าชแจง ใหนกศกษาเลอกค าตอบทถกทสดเพยงขอเดยว โดยท าเครองหมาย ( X ) ลงในกระดาษค าตอบ ขอสอบมจ านวน 10 ขอ 20 คะแนน 1. หนวยงานทจดท าใบสงซอสนคาเมอคลงสนคา รายงานวาสนคาในคลงสนคาถงจดสงซอแลวคอ หนวยงานใด ก. แผนกจดซอ ข. หนวยผเบก ค. แผนกสนเชอ ง. แผนกคลงสนคา 2. กรณสนคาช ารดหรอไมตรงตามคณภาพทตองการ กจการจะตองจดท าเอกสารในขอใด เพอสงสนคาคนแกผขาย ก. ใบขอซอ ข. ใบสงซอ ค. ใบก ากบภาษ ง. ใบสงคนสนคา 3. ขอใดไมใชหนาทของแผนกคลงสนคา ก. ส ารวจความตองการใชสนคา ข. จดท าบตรสนคา ค. จดท าใบสงซอ ง. ส ารวจความตองการใชสนคา 4. แบบฟอรมทไมน ามาใชในระบบการจดซอ ก. ใบขอซอ ข. ใบสงคนสนคา ค. ใบสงซอ ง. ใบรบคนสนคา

5. เอกสารใดเปนจดเรมตนของระบบบญชเกยวกบการจดซอ ก. ใบก ากบสนคา ข. ใบสงของ ค. ใบสงคนสนคา ง. ใบขอซอ 6. Right Quantity คอขอใด ก. คณภาพทตองการ ข. เวลาทถกตอง ค. ผขายทถกตอง ง. ปรมาณทตองการ 7. แผนกจดซอเมอไดรบใบขอซอ จะจดท าใบสงซอจ านวนกฉบบ ก. 2 ฉบบ ข. 3 ฉบบ ค. 4 ฉบบ ง. 5 ฉบบ 8. ขอใดไมใชหลกการจดซออยางมประสทธภาพ ก. คณภาพทตองการ ข. ปรมาณทตองการ ค. ท าเลทตองการ ง. เวลาทถกตอง 9. กรณทกจการท าการสงคนสนคาใหแกผขาย แผนกใดท าหนาทจดสงสนคาพรอมเอกสารใหแกผขาย ก. แผนกคลงสนคา ข. แผนกการเงน ค. แผนกจดซอ ง. แผนกบญช

แบบทดสอบหลงเรยนหนวยท 7 วชา ระบบบญช รหสวชา 3201 - 2101 ระดบ ประกาศนยบตรวชาชพชนสง เรอง ระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา

10. ขอใดไมใชการควบคมภายในเกยวกบการซอสนคาเปนเงนเชอ ก. ตองมการแบงแยกหนาทกนอยางชดเจน ข. มการก าหนดเลขทเอกสารเกยวกบการซอ สนคาไวลวงหนา ค. ในการซอแตละครงจ าเปนตองมการอนมต การสงซอทกครงเปนลายลกษณอกษร ง. ไมมการก าหนดขอปฏบตในการท างานไวเปนลายลกษณอกษร

แบบทดสอบกอนเรยน

ขอ 1 ข ขอ 2 ค ขอ 3 ง ขอ 4 ง ขอ 5 ง ขอ 6 ง ขอ 7 ง ขอ 8 ง ขอ 9 ค ขอ 10 ง

แบบทดสอบหลงเรยน

ขอ 1 ข ขอ 2 ง ขอ 3 ค ขอ 4 ง ขอ 5 ง ขอ 6 ง ขอ 7 ง ขอ 8 ค ขอ 9 ค ขอ 10 ง

แบบเฉลยแบบทดสอบหนวยท 7 วชา ระบบบญช รหสวชา 3201 - 2010 ระดบ ประกาศนยบตรวชาชพชนสง เรอง ระบบบญชเกยวกบการซอและเจาหน

ค าสง ใหผเรยนตอบค าถามตอไปน 1. อธบายเกยวกบวตถประสงคของระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา 2. อธบายหลกการจดซออยางมประสทธภาพ 3. หนวยงานทเกยวของกบระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา 4. อธบายการควบคมภายในระบบบญชการซอสนคาเชอ

แบบฝกหดหนวยท 7 เรอง ระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา

1. อธบายเกยวกบวตถประสงคของระบบบญชการซอสนคาเชอ วตถประสงคของระบบการซอสนคาเชอของธรกจ มดงน

1.1 เพอใหมการควบคมภายในทดเกยวกบการซอ สงคนสนคา และเจาหน ปองกนการผดพลาด และการทจรตทอาจเกดขน และใหการปฏบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพ

1.2 เพอตรวจสอบและควบคมการจดซอใหไดรบสนคาทถกตอง ครบถวน ตามความตองการ และเปนไปตามระบบทวางไว

1.3 เพอควบคมดแลการจดเกบสนคาใหรดกม ปลอดภย ไมสญหาย 1.4 เพอใหมการจดท าเอกสารหลกฐานทถกตอง ควบคมการปฏบตงานจดซอและเปนหลกฐาน

ในการบนทกบญช การจดท ารายงานเจาหน การรายงานสนคาคงเหลอ และรายงานภาษซอ

2. อธบายหลกการจดซออยางมประสทธภาพ หลกการจดซออยางมประสทธภาพควรประกอบดวยองคประกอบ 5 ประการ ไดแก 2.1 คณภาพทตองการ (Right Quality) การซอสนคา กจการจะตองไดรบสนคาทมคณภาพตรงตาม

ความตองการ 2.2 ปรมาณทตองการ (Right Quantity) การจดซอสนคาในแตละครงทกจการจดซอจะตองจดซอใน

ปรมาณทพอดและเพยงพอตอความตองการสนคา ซงไมมากหรอนอยเกนไปเพอปองกนการขาดแคลนหรอตนทนจม ท าใหเกดคาใชจายตาง ๆ สงขนและกอใหเกดความเสยง กจการอาจน าการก าหนดปรมาณจดซอทเหมาะสม เชน ปรมาณการสงซอทประหยด (Economic Order Quantity) มาใชในกจการ

2.3 ราคาทถกตอง (Right Price) การจดซอในแตละครง กจการจะตองมการจดซอในราคาทเหมาะสมและเปนราคาทดทสด เมอเทยบกบคณภาพสนคาทกจการก าหนดเอาไว การจดซอในแตละครงกจการควรก าหนดวธการจดซอทเหมาะสม เชน การจดซอโดยวธการตกลงราคา การจดซอโดยการประกวดราคา เปนตน

2.4 เวลาทถกตอง (Right Time) การจดซอในแตละครง กจการจะตองค านงถงระยะเวลาในการจดซอ ระยะเวลาทใชในการจดสงสนคา และเวลาทจดเกบสนคาหรอวสดใหเพยงพอตอการขาย

เฉลยแบบฝกหดหนวยท 7 เรอง ระบบบญชการซอสนคาเชอและสงคนสนคา

2.5 ผขายทถกตอง (Right Vendor) การเลอกผขายเปนปจจยทส าคญอกประการหนง อนมผลตอการจดซออยางมประสทธภาพ ผขายทกจการไดคดเลอกควรจะเปนผขายทมขอก าหนดในเรองคณภาพ ปรมาณ ราคา และเวลา ตามทกจการตองการได

3. หนวยงานทเกยวของกบระบบบญชซอสนคาเชอและสงคนสนคา 3.1 หนวยงานทเกยวของกบระบบบญชซอสนคาเชอ ประกอบดวย แผนกจดซอ แผนกรบของ แผนกขอซอ แผนกบญช 3.2 หนวยงานทเกยวของกบระบบบญชสงคนสนคา ประกอบดวย แผนกจดซอ แผนกคลงสนคา แผนกบญช 4. อธบายการควบคมภายในเกยวกบระบบบญชซอสนคาเชอ การควบคมภายในเกยวกบการซอสนคาเชอ มดงน

1) มการแบงแยกหนาททเกยวของกบการซอสนคาเชอแยกจากกน เพอสามารถตรวจสอบ การปฏบตงานได เชน แผนกรบสนคาท าการตรวจสอบสนคาทไดรบจากผขายวาตรงกบใบสงซอ ใบก ากบสนคาหรอไม เพอปองกนการทจรตจากการจดซอ

2) มการก าหนดเลขทเอกสารไว เพอควบคมเอกสารทไมไดใชและเอกสารทใชแลว 3) ก าหนดระเบยบปฏบตงานเปนลายลกษณอกษรไวอยางชดเจน เพอใหผเกยวของ

ทกคนไดทราบและยดหลกปฏบต ควรระบถงความรบผดชอบในแตละสวนงานดวย 4) การสงซอทกครงตองท าเปนลายลกษณอกษรและตองไดรบอนมตจากผมอ านาจ

และมการตรวจสอบราคา เงอนไข ระยะเวลาทไดรบของ เพอใหแนใจวาไดรบของทนตามเวลา 5) การตรวจรบของ และลงนามในเอกสารตองท าโดยผมหนาทโดยตรง เพอ

ควบคมใหกจการไดรบสนคาตรงตามทสงซอ

ใบขอซอ

n N

ผงท 7.1 ระบบบญชซอเชอ

แผนกขอซอ

1

3

2

ใบขอซอ 1

ใบสงซอ 2

4

ตรวจสอบชนดและปรมาณสนคา 1

ใบ

5

ใบ ใบรบของ

ใบรบของ 2 3

ใบขอซอ

ใบสงซอ

ผขาย

ใบรบของ 4

ใบ ใบขอซอ

ใบสงซอ

-

ใบก ำกบภำษ/ ใบเสรจรบเงน

ใบก ากบภาษ/ ใบเสรจรบเงน

ใบก ากบภาษ/ ใบเสรจรบเงน

บญชเจาหนรายตว

2

ใบสงซอ 1 2 3 4

5

ใบสงซอ 3

1

2

4

4

n N

1

1

ใบรบของ 3

บญชคมสนคา

ใบก ากบภาษ/ ใบเสรจรบเงน ใบรบของ 3

1

3 2

แผนกจดซอ แผนกรบของ แผนกบญช

N N

2

ตรวจสอบชนดและปรมาณสนคา 2

ผขาย

N

n D

ฏ

n D

n N

C C

C

ภาพท 7.2 ระบบบญชการสงคนสนคา

แผนกจดซอ แผนกบญช แผนกคลงสนคา ผขาย

2

ใบ

3 4

1 2

3

ใบสงคนสนคา ใบสงคนสนคา

2 1

1

3

1 ใบสงคนสนคา

3

ใบลดหน

n N

S

ตรวจพบสนคาช ารด

พรอมสนคา

ผขาย

ใบสงคนสนคา

บญชเจาหน รายตว

ตดตอผขาย

ผขาย

ใบสงคนสนคา

2 2 1

ใบลดหน 1

2

3 2

1

n N