โครงการการจดการความรภายในสานกงานอธการบด

เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกร

สานกงานอธการบด 19 มนาคม 2553

คานา

รายงานฉบบน เปนการสรปผลการประเมนการจดโครงการ การจดการความรภายในสานกงานอธการบด เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกร โดยคาดหวงวา บคลากร สามารถนาวธการ หรอแนวทางการสอสารและการประสานงาน มาปรบใชใหเหมาะสมกบหนวยงานตวเองตอไป และสามารถรวบรวมความร และแนวปฏบตทด ไวเปนองคความรของสานกงานอธการบดตอไป สานกงานอธการบด 19 มนาคม 2553

สารบญ

หนา สวนท 1 โครงการจดการความรภายในสานกงานอธการบด เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกร

1

1. หลกการและเหตผล 1 2. วตถประสงค 1 3. ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 4. หนวยงานทรบผดชอบ 1 5. กลมเปาหมาย 2 6. วน เวลา และสถานทดาเนนการ 2 7. วธการดาเนนการ 2 8. เกณฑการประเมนหลงการประชม 2 9. กาหนดการ 2 10. งบประมาณดาเนนการ 2 เอกสารอางอง สวนท 2 สรปสาระสาคญการตดตอสอสารทมประสทธภาพ 3

1. ความหมายของการสอสาร 3 2. วตถประสงคของการตดตอสอสารในองคการ 3 3. องคประกอบของการตดตอสอสาร 3 4. กระบวนการตดตอสอสาร 3 5. หนาทของการตดตอสอสาร 3 6. ประเภทของการตดตอสอสาร 4 7. ประสทธผลและประสทธภาพในการตดตอสอสาร 4 8. อปสรรคตอการตดตอสอสาร 5 9. อปสรรคในการตดตอสอสารใหมประสทธผล 5 10. ปญหาการตดตอสอสาร 6 11. การศกษาดานพฤตกรรมของบคคลในองคการ 7 12. ทกษะการฟง 7

สารบญ(ตอ)

หนา สวนท 3 รายงานผลการประเมนโครงการการจดการความร 8 1. วธการประเมน 8 2. ผลการวเคราะหขอมล 9 3. สรปผลการประเมนโครงการ 12 ภาคผนวก 13 ภาคผนวก ก แบบประเมน ภาคผนวก ข เอกสารประกอบการประชม ภาคผนวก ค ภาพกจกรรม

1

สวนท 1 โครงการ การจดการความรภายในสานกงานอธการบด เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกร

-------------------

1. หลกการและเหตผล สานกงานอธการบด เปนหนวยงานหนงทมภารกจสนบสนนการบรหารของมหาวทยาลย โดยมหนวยงานในสงกดสานกงานอธการบด จานวน 17 หนวยงาน ททาหนาทสนบสนนในดานตางๆ เพอใหมหาวทยาลยบรหารงานไดอยางมคณภาพ ซงการทมหนวยงานทเกยวของหลายหนวยงานนน ปญหาสาคญหนงทมกเกดขนทงภายในหนวยงาน และระหวางหนวยงาน จนทาใหเกดความผดพลาด และกอใหเกดปญหาใหญตามมา คอ การสอสารและการประสานงานทขาดประสทธภาพ เนองจาก การสอสารเปนการสอความคดเหนใหผอนไดรบรและเขาใจ สวนการประสานงาน เปนการรวมมอ รวมใจ เพอปฏบตใหสาเรจลลวงไปดวยกน หากทงสองสวนเกดความผดพลาดขนยอมกระทบตอผลการปฏบตงานดวยเชนกน สานกงานอธการบด เหนความสาคญของการแกไขปญหาความผดพลาดทเกดจากการสอสารและการประสานงานดงกลาว จงไดจดโครงการการจดการความร เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกรขน เพอใหผบรหารและผปฏบตงานในหนวยงานสงกดสานกงานอธการบดไดเรยนรวธการ แนวทางการสอสารและการประสานงานจากหนวยงานทมประสทธภาพ เพอนามาปรบใชใหเหมาะสมกบหนวยงานของตนเองตอไป 2. วตถประสงค 2.1 เพอศกษาวธการ หรอแนวทางการสอสารและการประสานงานจากหนวยงานตางๆ 2.2 เพอรวบรวมความร และแนวปฏบตทดจากหนวยงานตางๆ ในสานกงานอธการบด 3. ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 3.1 สามารถนาวธการ หรอแนวทางการสอสารและการประสานงานจากหนวยงานตางๆ มาปรบใชใหเหมาะสมกบหนวยงานตวเองตอไป 3.2 สามารถรวบรวมความร และแนวปฏบตทด ไวเปนองคความรของสานกงานอธการบดตอไป 4. หนวยงานทรบผดชอบ กลมงานในสานกงานอธการบด มหาวทยาลยเกษตรศาสตร

2

5. กลมเปาหมาย จานวน 80 คน ประกอบดวย 5.1 ผบรหารหนวยงาน สงกดสานกงานอธการบด 5.2 หวหนางานในหนวยงาน สงกดสานกงานอธการบด 5.3 ผปฏบตงานในหนวยงาน สงกดสานกงานอธการบด 6. วน เวลา สถานท ดาเนนการ วนศกรท 19 มนาคม 2553 เวลา 9.30-12.00 น. ณ หองประชมธระ สตะบตร 7. วธการดาเนนการ ดาเนนการโดยเชญผทรงคณวฒทมความร ความสามารถเกยวกบการสอสาร และ การประสานงาน มาใหความรเกยวกบหลกของการสอสารและการประสานงาน หลงจากนน เปนการแลกเปลยนเรยนรวธปฏบตในการสอสาร และประสานงานภายในองคกรทมประสทธภาพ 8. เกณฑการประเมนหลงการประชม 8.1 จานวนผเขารวมโครงการ ไมนอยกวารอยละ 80 ของเปาหมายทกาหนด 8.2 คาเฉลยความพงพอใจในการจดโครงการ ไมนอยกวา 3.5 9. กาหนดการ

เวลา กจกรรม 9.30-10.00 น. ลงทะเบยน และรบประทานอาหารวาง ณ หนาหองประชมธระ สตะบตร ชน 2

อาคารสารนเทศ 50 ป 10.00-10.15 น. ชแจงรายละเอยดการโครงการโดยผอานวยการสานกงานอธการบด 10.15-11.45 น. การบรรยายโดยผทรงคณวฒ

11.45-12.00 น. การแลกเปลยนวธเรยนรวธปฏบตในการสอสาร และประสานงานภายในองคกรรวมกน

10. งบประมาณดาเนนการ - คาวทยากร 3,000 บาท - อาหารวาง 35 บาท/คน จานวน 80 คน 2,800 บาท รวม 5,800 บาท โดยขอถวเฉลยคาใชจายทกรายการ

เอกสารอางอง http://www.brainasset.com/courses/pmn054.pdf (online) http://www.bluetimetravel.com/index.php?lay=show&ac=article&Id=538646967

(online)

3

สวนท 2 สรปสาระสาคญ

การตดตอสอสารทมประสทธภาพ (Effective communication) 1. ความหมายของการสอสาร

หมายถง กระบวนการแลกเปลยนขาวสารหรอขอเทจจรง (Fact) หรอความรสกระหวางบคคลตงแตสองฝายขนไป ประกอบดวยบคคลสองฝาย คอ ผรบขาวสาร (Receivers) และผสงขาวสาร (Sender)

2. วตถประสงคของการตดตอสอสารในองคการ (The Purpose of Communication in Organization)

2.1 เปนการใหขอมลขาวสาร 2.2 เปนการประเมนผลการทางานของแตละบคคล 2.3 เปนการอานวยการหรอสอนงานผอน 2.4 เปนการใชอทธพลเหนอผอน 2.5 เปนผลทางออมตอองคกร

3. องคประกอบของการตดตอสอสาร (The Component of Communication)

3.1 ผสงขาวสาร (Sender) 3.2 ผรบขาวสาร (Receiver) 3.3 ขาวสาร (Message) 3.4 สอ (Media) 3.5 ชองทาง (Chanel)

4. กระบวนการตดตอสอสาร (The Communication Process) 4.1 แหลงทมา (Source) 4.2 การใสรหส (Encoding) 4.3 สอการสงผานขอความ (Transmission) 4.4 การถอดรหส (Decoding) 4.5 ผรบขาวสาร (Receiver) 4.6 ขอมลปอนกลบ (Feedback) 4.7 สงรบกวน (Noise)

4

5. หนาทของการตดตอสอสาร (Function of Communication) 5.1 การควบคม (Control) คาสง บนทก 5.2 การจงใจ (Motivation) คาพดทเสรมสรางกาลงใจ 5.3 การแสดงอารมณ (Emotion) โกรธ 5.4 การใหขอมลขาวสาร (Information)

6. ประเภทของการตดตอสอสาร(Type of Communication) 6.1 การตดตอสอสารตามลกษณะการใช (The Use)

1) การตดตอสอสารแบบเปนทางการ (Formal Communication) การเขยนเปน ลายลกษณอกษร

2) การตดตอสอสารแบบไมเปนทางการ (Informal Communication) พด สงการดวยคาพด ภาษาทาทาง

6.2 การตดตอสอสารตามลกษณะทศทางของการตดตอ (Direction) ผบรหาร กบผใตบงคบบญชา

1) การตดตอสอสารจากบนลงลาง (Downward Communication) 2) การตดตอสอสารจากระดบลางขนไปสระดบบน (Upward Communication) 3) การตดตอสอสารตามแนวนอน (Horizontal Communication) 4) การตดตอสอสารตามแนวทแยงมม (Diagonal Communication)

6.3 การตดตอสอสารตามลกษณะทใชชองทางเปนหลก (Channel) 1) การตดตอสอสารทางเดยว (One-way Communication) 2) การตดตอสอสารสองทาง (Two-way Communication)

6.4 การตดตอสอสารตามลกษณะตามลกษณะของวธการสอสาร(Method) 1) การตดตอสอสารโดยใชถอยคา (Verbal Communication) 2) การตดตอสอสารดวยภาษาทไมใชถอยคา ภาษาทาทาง (Non-Verbal

Communication, Body Language 7. ประสทธผลและประสทธภาพในการตดตอสอสาร (Effective & Efficient Communication)

7.1 การตดตอสอสารทมประสทธผล (Effective Communication) เกดขนเมอขอความจากแหลงทมาและระบความหมายถงผรบอยางแทจรง

7.2 การตดตอสอสารอยางมประสทธภาพ (Efficient Communication) เกดขนโดยใชทรพยากรนอยทสด เชน การสง E-mail ใชเวลาในการสงเรวซงประหยดเวลาสาหรบผสง แตอาจจะไมสาเรจในความปรารถนาของการแปลความหมายและการตอบสนอง

7.3 การตดตอสอสารกบพนกงานใหมประสทธภาพ 1) ผบรหารระดบสงตองใหความสาคญกบการตดตอสอสาร (The CEO must

committed to the importance of communication)

5

2) ผบรหารตองมการกระทาและคาพดทสอดคลองกน (Managers match actions and words)

3) เงอนไขการตดตอสอสารแบบสองทาง (Commitment to two way communication) 4) การตดตอสอสารแบบเผชญหนา (Emphasis on face-to-face communication) 5) การแบงปนความรบผดชอบสาหรบการตดตอสอสารกบพนกงาน (Shared

responsibility for employee communications) 6) ความเกยวของกบขาวทไมด (Dealing with bad news) 7) การวางรปแบบขาวสารสาหรบผฟงใหเหมาะสม (The message is shaped for its

intended audience) 8) จงทาการตดตอสอสารใหเปนกระบวนการทตอเนอง (Treat communication as an

ongoing process) ม 5 ประการ ดงน (1) ผจดการตองสอความหมายโดยใชหลกเหตผล การตดสนใจอยางมเหตผล

(Managers convey the rationale underlying decisions) (2) จงหวะเวลาคอสงทสาคญยง (Timeliness is vital) (3) การตดตอสอสารอยางตอเนอง (Communicate continually) (4) การใหเชอมโยงภาพรวมจากภาพเลกๆ (Link the big picture with the little

picture) (5) ไมชนาสงทคนควรรสกเกยวกบขาว (Don t dictate the way people should feel

about the news 8. อปสรรคตอการตดตอสอสาร (Barriers to communication)

8.1 เกดจากบคคล (Personal factor) 1) การรบรและความลาเอยง (Perceptional and Attritional Biases) 2) ความสมพนธระหวางกนระหวางบคคล (Interpersonal Relationships)

8.2 เกดจากโครงสรางขององคกร (Organization Structure) 1) สายการบงคบบญชาทอยในแนวดง

8.3 เกดจากสภาวะแวดลอมภายนอก (Environment factor) 1) ระยะหางทางกายภาพ (Physical Distance) 2) ความแตกตางทางวฒนธรรม (Cultural Differences)

9. อปสรรคในการตดตอสอสารใหมประสทธผล (Barriers to effective communication)

9.1 การกรองขาวสาร (Filtering) ผสงขาวสารตองทาขาวสารใหเปนทพอใจของผรบขาวสารในการรบขาวสารตางๆ ผบรหารนนจะตองถกกรองจากผชานาญเสยกอน

9.2 การรบรแบบเลอกสรร (Selective perception) การทผรบสารในกระบวนการตดตอสอสารเลอกรบร เชน แหลงทมาของสาร ตาแหนงผสงสาร ขอความนาเชอถอ

6

9.3 อารมณ (Emotions) ในการตดตอสอสารผสงขาวสาร ควรตองระมดระวงเกยวกบอารมณของตนไมควรแสดงอารมณหรอความรสกรนแรงเมอเกดความไมพอใจ

9.4 ภาษา (Language) ภมหลงทางวฒนธรรมมผลทาใหการตความของภาษาไดแตกตางกน การมาจากภมประเทศทแตกตางกนกจะใชภาษาทแตกตางกน 10. ปญหาการตดตอสอสาร

10.1 ปญหาการตดตอสอสารในองคกร(Issue in Organizational Communication) 1) การตดตอสอสารผานอเลกทรอนกส (Electronic Communication)

ขอด - แจกจายขอมลใหมากและเรว - ทาขอมลใหใชประโยชนมากกวาเมอกอน

- ยอมรบขอบเขตและการเขาใชอยางทนททนใดของขอมล - สนบสนนการทางานรวมกนในการแบงและใชขอมล - ผสมผสานระบบการทางานและใชขอมลเชอมโยงกบสงแวดลอม

ขอเสย - อารมณของมมมองในการตดตอสอสาร Smile Frown Crying - ขอมลมากเกนไป

2) การตดตอสอสารและบรบททางสงคม (Communication and Social Context)

- อปสรรคในการสอสารกนระหวางชายและหญง ผหญงเปนสดยอดผนามากกวาผชายในเรองการตดตอสอสารความสามารถในการเขาถงจดหมายมากกวาผชาย - การสอสารแบบการปกครองทถกตอง – การใชถอยคาทสภาพในการสอสาร - การสอสารตางวฒนธรรม

10.2 ปญหาการสอสารทเกดจากสาเหตของความเครยด 1) เกดจากตวเองตความ

- การรบร (Perception) - ประสบการณในอดต (Past Experience) - สงคมสนบสนน (Social Support) - บคคลทแตกตางกน(Individual differences)

2) ความเครยดจากงาน (Work Stressor) จากการศกษาของ “The National Institute Of Occupational Safety and

Health” ขอมลเบองตนทเปนทมาของความเครยด ไดแก - ภารกจทหนกเกนไป (Excessive Load work)

7

- ขาดการวางแผนตารางการทางาน (Undesirables work schedules) สอสารไมชดเจน

- บทบาทผสรางความเครยด ความขดแยงและความคลมเครอ (Role stressors, conflict And ambiguity) ขาดการตดตอสอสาร

- ความปลอดภยในสายงานอาชพ (Career security) ปองกนตวเองไมกลาสอสาร

- ขาดความสมพนธระหวางบคคลกบงาน (Poor Interpersonal relationships at work) ขาดสายการบงคบบญชาเพอมการตดตอสอสาร

- ไมมความสขกบเงอนไขของงาน (Unpleasant job condition) 3) ความเครยดเกดจากครอบครว

- คณภาพชวตความเปนอย - การเงน - สขภาพ

11. การศกษาดานพฤตกรรมของบคคลในองคการ โดยศกษาถง

11.1 ความสามารถและทกษะ เชน สตปญญาทางกายภาพ 11.2 ภมหลงเชน ครอบครวและสงคม ประสบการณ 11.3 ลกษณะทางกายภาพ อาย เพศ นกทฤษฎหลายทานไดทาการวจยเกยวกบพฤตกรรมและเปนทยอมรบกนโดยทวไปวา

1) พฤตกรรมทแสดงออกตองมสาเหต 2) พฤตกรรมเปนผลมาจากการวางเปาหมาย 3) พฤตกรรมสามารถสงเกตและวดได 4) พฤตกรรมไมสามารถจดไดโดยตรง เชน การคด การรบร 5) พฤตกรรมเปนผลมาจากการจงใจ

12. ทกษะการฟง (Active Listening) การมทกษะการฟงทดคอสงทมคาแตกตางจากผอน ซงความสาเรจของงานขนอยกบการตดตอสอสารกบบคคลอน ๆ

12.1 ฟงหวขอ ตองตงใจฟงใหเขาใจวาผสงสารตองการใหฟงอะไร 12.2 ฟงความรสก สงเกตและวเคราะหวาผพดตองการบอกอะไร 12.3 ตอบสนองความรสก ตงใจจบประเดน ใจความสาคญ พยายามเขาใจถงความรสกของผพด 12.4 โนตเตอนความจา จาการสอสารทงทเปนภาษาและอวจนภาษา 12.5 ตอบกลบ แสดงใหผพดรวาเขาใจเขาโดยแสดงออกอยางเหมาะสม

8

สวนท 3 รายงานการประเมนผลโครงการการจดการความร

1. วธการประเมนผล 1.1 เครองมอทใชในการประเมนผล เครองมอทใชในการประเมนผล ไดแก แบบประเมนผลการจดโครงการการจดการความร โดยแบบประเมน ประกอบดวย ประเภทบคลากร ประสบการณในการปฏบตงานในหนวยงานปจจบน ระดบความพงพอใจทมตอการจดโครงการ ระดบความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน ความรความเขาใจอนทไดรบจากการประชม ระดบการนาความรทไดจากโครงการฯ ไปประยกตใชกบการดาเนนงาน และหวขอ/รปแบบ การจดการความรในครงตอไป ลกษณะของแบบประเมนผล ในสวนของการวดระดบความคดเหน ไดแก การวดระดบความพงพอใจทมตอการจดโครงการ แบงการวดเปน 5 ระดบ คอ มากทสด มาก ปานกลาง นอย และควรปรบปรง สาหรบการวดระดบความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน และระดบการนาความรทไดจากโครงการฯ ไปประยกตใชกบการดาเนนงาน แบงการวดเปน 5 ระดบ คอ มากทสด มาก ปานกลาง นอย และนอยทสด สวนความรทไดรบจากการประชม และหวขอ/รปแบบการจดการความรในครงตอไป เปนคาถามปลายเปด 1.2 การวเคราะหขอมล การวเคราะหขอมล ใชจานวน รอยละ คาเฉลย และสวนเบยงเบนมาตรฐาน โดยการแปลความหมายคะแนนในขอมลระดบความพงพอใจทมตอการจดโครงการ และระดบความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน แบงออกเปน 3 ระดบ ดงน ความพงพอใจทมตอการจดโครงการ 3.68 – 5.00 หมายถง ผเขารวมโครงการมความพงพอใจตอการจดโครงการในระดบมาก 2.34 – 3.67 หมายถง ผเขารวมโครงการมความพงพอใจตอการจดโครงการในระดบปานกลาง 1.00 – 2.33 หมายถง ผเขารวมโครงการมความพงพอใจตอการจดโครงการในระดบนอย ความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน 3.68 – 5.00 หมายถง ผเขารวมโครงการมความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการ ประสานงานในระดบมาก 2.34 – 3.67 หมายถง ผเขารวมโครงการมความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการ ประสานงานในระดบปานกลาง 1.00 – 2.33 หมายถง ผเขารวมโครงการมความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการ ประสานงานในระดบนอย

9

1.3 เกณฑการประเมน 1.3.1 จานวนผเขารวมโครงการ ไมนอยกวารอยละ 80 ของเปาหมายทกาหนด

1.3.2 คาเฉลยความพงพอใจทมตอการจดโครงการ ไมนอยกวา 3.5 1.3.3 คาเฉลยความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน

ไมนอยกวา 3.5 2. ผลการวเคราะหขอมล 2.1 ขอมลทวไปของผเขารวมโครงการ ในการจดโครงการการจดการความรภายในสานกงานอธการบด เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกร ในครงนมผสนใจเขารวมโครงการทงสน 72 คน คดเปน รอยละ 90.0 ของเปาหมายทกาหนด (เปาหมายผเขารวมโครงการ จานวน 80 คน) หลงจากเสรจสนโครงการมผตอบแบบประเมน จานวน 67 คน สวนใหญผเขารวมโครงการในครงนเปนพนกงานมหาวทยาลย และพนกงานเงนรายได รอยละ 59.7 รองลงมาเปนขาราชการ รอยละ 20.9 และเปนลกจางชวคราว รอยละ 19.4 ขอมลประสบการณในการปฏบตงาน พบกวา ผเขารวมโครงการปฏบตงานในหนวยงานปจจบนมาแลวเฉลย 8.77 ป โดยผทมประสบการณในการปฏบตงานนอยทสด ปฏบตงานมาแลว 1 ป และผทมประสบการณในการปฏบตงานมากทสด ปฏบตงานมาแลว 30 ป รายละเอยดปรากฏในตารางท 1 ตารางท 1 ขอมลทวไปของผเขารวมโครงการ

(n = 67) ขอมลทวไป จานวน รอยละ

(100.0) 1. ประเภทบคลากร - พนกงานมหาวทยาลย/พนกงานเงนรายได - ขาราชการ - ลกจางชวคราว

40 14 13

59.7 20.9 19.4

2. ประสบการณในการปฏบตงาน (n = 57) - 1-5 ป - 6-10 ป - 11-15 ป - 16 ป ขนไป

34 6 3 14

59.6 10.5 5.3 24.6

10

2.2 ขอมลความพงพอใจทมตอการจดโครงการของผเขารวมโครงการ ขอมลความพงพอใจทมตอการจดโครงการ พบวา ผเขารวมโครงการมความ พงพอใจตอการจดโครงการในครงน ในระดบมาก (คาเฉลย = 4.15) โดยมความพงพอใจตอวทยากรของโครงการ มากทสด (คาเฉลย = 4.42) รองลงมา มความพงพอใจตอสถานท จดโครงการ (คาเฉลย = 4.19) และขนตอนการลงทะเบยนเขารวมโครงการ (คาเฉลย = 4.18) สวนความพงพอใจนอยทสด คอความพงพอใจในเรองของระยะเวลาการจดโครงการ (คาเฉลย = 3.97) รายละเอยดปรากฏในตารางท 2 ตารางท 2 ขอมลความพงพอใจทมตอการจดโครงการของผเขารวมโครงการ

ระดบความพงพอใจ ความพงพอใจ มากทสด มาก ปาน

กลาง นอย

X ..DS ระดบ

1. วทยากรของโครงการ 30 (44.8)

35 (52.2)

2 (3.0)

0 (0.0)

4.42 .555 มาก

2. สถานทจดโครงการ 19 (28.4)

42 (62.7)

6 (9.0)

0 (0.0)

4.19 .584 มาก

3. ขนตอนการลงทะเบยน เขารวมโครงการ

20 (29.9)

39 (58.2)

8 (11.9)

0 (0.0)

4.18 .626 มาก

4. การปฏบตงานของ เจาหนาท

17 (25.4)

39 (58.2)

11 (16.4)

0 (0.0)

4.09 .645 มาก

5. อาหารวาง 15 (22.4)

39 (58.2)

13 (19.4)

0 (0.0)

4.03 .651 มาก

6. ระยะเวลาจดโครงการ 14 (20.9)

38 (56.7)

14 (20.9)

1 (1.5)

3.97 .696 มาก

รวม 4.15 .481 มาก 2.3 ขอมลความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน ขอมลความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน มการประเมนผลความรความเขาใจหลงจากวทยากรใหความรเกยวกบการสอสารและการประสานงาน ผลการประเมน พบวา ผเขารวมโครงการมความรความเขาใจในระดบมาก (คาเฉลย = 4.16) โดยมความรความเขาใจเรองความหมายของการสอสาร มากทสด (คาเฉลย = 4.22) รองลงมา มความรความเขาใจเรองกระบวนการ/วธการของการตดตอสอสาร (คาเฉลย = 4.21) ปญหา/อปสรรคของการสอสารภายในองคกร (คาเฉลย = 4.12) และมความรความเขาใจในวธการสอสารใหมประสทธภาพ ตามลาดบ (คาเฉลย = 4.10) รายละเอยดปรากฏในตารางท 3

11

ตารางท 3 ขอมลความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงานของผเขารวมโครงการ

ระดบความรความเขาใจ ความรความเขาใจ มากทสด มาก ปานกลาง

X ..DS ระดบ

1. ความหมายของการสอสาร 18 (26.9)

46 (68.7)

3 (4.5)

4.22 .517 มาก

2. กระบวนการ/วธการของการ ตดตอสอสาร

18 (26.9)

45 (67.2)

4 (6.0)

4.21 .538 มาก

3. ปญหา/อปสรรคของการสอสาร ภายในองคกร

18 (26.9)

39 (58.2)

10 (14.9)

4.12 .640 มาก

4. วธการสอสารใหมประสทธภาพ 13 (19.4)

48 (71.6)

6 (9.0)

4.10 .526 มาก

รวม 4.16 .480 มาก ขอมลการนาความรทไดจากโครงการฯ ไปประยกตใช พบวา ผเขารวมโครงการสามารถนาความรทไดไปประยกตใชกบการดาเนนงานไดในระดบมาก (คาเฉลย = 3.99) รายละเอยดปรากฏในตารางท 4 ตารางท 4 ขอมลระดบการนาความรทไดจากโครงการฯ ไปประยกตใชกบการดาเนนงาน

ระดบความรความเขาใจ ความรความเขาใจ มากทสด มาก ปานกลาง

X ..DS ระดบ

การนาความรไปประยกตใชกบการดาเนนงาน

10 (14.9)

46 (68.7)

11 (16.4)

3.99 .564 มาก

สาหรบขอมลความรทไดจากโครงการฯ พบวา ผเขารวมโครงการไดรบความรเกยวกบการสอสารและประสานงาน ดงน

1. มความรเกยวกบขนตอนการสอสาร และวธการสอสารทมประสทธภาพ 2. มความรดานจตวทยาการสอสาร และมความเขาใจในพฤตกรรมของบคคลมากขน 3. มแนวคด และแนวปฏบตทดในการสอสาร 4. ทราบถงวธการสอสารทหลากหลาย นอกเหนอจากภาษาพด/เขยน 5. มทศนคตเชงบวกเกยวกบการทางานมากขน 6. ทราบถงสาเหต และวธแกปญหาทเกดจากการสอสาร

12

2.4 ขอเสนอแนะ ผเขารวมโครงการมขอเสนอแนะเกยวกบหวขอสาหรบจดการความรในครงตอไป ดงน 2.4.1 ความขดแยงในองคกร

2.4.2 การปฏบตงานอยางมประสทธภาพ 2.4.3 การทางานเปนทม 2.4.4 การพฒนาบคลกภาพ 2.4.5 จตวทยาการบรหาร

3. สรปผลการประเมนโครงการ สรปผลการประเมนโครงการฯ ในครงน ดงตอไปน 3.1 จานวนผเขารวมโครงการ ไมนอยกวารอยละ 80 ของเปาหมายทกาหนด ผลการประเมน พบวา มผเขารวมโครงการฯ ในครงน รอยละ 90.0 สงกวาเกณฑการประเมนทกาหนดไว

3.2 คาเฉลยความพงพอใจทมตอการจดโครงการ ไมนอยกวา 3.5 ผลการประเมน พบวา ผเขารวมโครงการมความพงพอใจตอการจดโครงการ อยในระดบมาก คาเฉลย 4.15 สงกวาเกณฑประเมนทกาหนดไว

3.3 คาเฉลยความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงานไมนอยกวา 3.5 ผลการประเมน พบวา ผเขารวมโครงการมความรความเขาใจ อยในระดบมาก คาเฉลย 4.16 สงกวาเกณฑประเมนทกาหนดไว

ภาคผนวก ก แบบประเมน

แบบประเมน โครงการ การจดการความรภายในสานกงานอธการบด เรอง การสอสารและการประสานงานภายในองคกร

วนศกรท 19 มนาคม 2553 ณ หองประชมธระ สตะบตร ------------------

คาชแจง โปรดทาเครองหมาย และเตมขอความทตรงกบขอมลของทาน และความคดเหนของทานมากทสด

1. ประเภทบคลากร

ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลย/เงนรายได ลกจางประจา/พนกงานราชการ ลกจางชวคราว อนๆ .............................

2. ประสบการณในการปฏบตงานในหนวยงานปจจบน ............. ป

3. ความพงพอใจทมตอการจดโครงการในครงน ระดบความพงพอใจ ความพงพอใจ

มากทสด มาก ปานกลาง นอย ควรปรบปรง 1. ขนตอนการลงทะเบยนเขารวมโครงการ 2. การปฏบตงานของเจาหนาท 3. ระยะเวลาจดโครงการ 4. วทยากรของโครงการ 5. สถานทจดโครงการ 6. อาหารวาง

4. ความรความเขาใจเกยวกบการสอสารและการประสานงาน ระดบความรความเขาใจ ความรความเขาใจ

มากทสด มาก ปานกลาง นอย นอยทสด 1. ความหมายของการสอสาร 2. กระบวนการ/วธการของการตดตอสอสาร 3. ปญหา/อปสรรคของการสอสารภายในองคกร 4. วธการสอสารใหมประสทธภาพ

5. ความรความเขาใจอนททานไดรบจากการประชมครงน

6. ระดบการนาความรทไดจากโครงการฯ ไปประยกตใชกบการดาเนนงานของทาน มากทสด มาก ปานกลาง นอย นอยทสด 7. หวขอ/รปแบบ การจดการความรในครงตอไป

ภาคผนวก ข เอกสารประกอบการประชม

1

การตดตอสอสารทมประสทธภาพการตดตอสอสารทมประสทธภาพ((Effective communicationEffective communication))

รศ.ทองฟ ศรวงศ

2

ปญหาการสอสารทเกดจากสาเหตของความเครยด

1. เกดจากตวเอง------การตความ• การรบร (Perception)• ประสบการณในอดต • (Past Experience)• สงคมสนบสนน(Social Support)• บคคลทแตกตางกน(Individual differences)

3

2. ความเครยดจากงาน (Work Stressor) ขาดการสอสาร จากการศกษาของ “The National Institute Of Occupational Safety and Health”

ขอมลเบองตนทเปนทมาของความเครยด1. ภารกจทหนกเกนไป (Excessive Load work)2. ขาดการวางแผนตารางการทางาน (Undesirables work schedules)สอสารไม

ชดเจน3. บทบาทผสรางความเครยด ความขดแยงและความคมเครอ (Role stressors,

conflict And ambiguity) ขาดการตดตอสอสาร4. ความปลอดภยในสายงานอาชพ (Career security) ปองกนตวเองไมกลาสอสาร5. ขาดความสมพนธระหวางบคคลกบงาน (Poor Interpersonal relationships at

work) ขาดสายการบงคบบญชาเพอมการตดตอสอสาร6. ไมมความสขกบเงอนไขของงาน (Unpleasant job condition)

4

3. ความเครยดเกดจากครอบครวตอการสอสารก. คณภาพชวตความเปนอยข. การเงนค. สขภาพ

5

4. ปญหาขาดการสอสารเกดจากความขดแยง

• ความขดแยงเกดขนได เมอมความคดเหนทไมลงรอยกน ดวยเรองในเชงเนอหาสาระหรอเชงอารมณ ซงกอใหเกดการกระทบกระทงกนไดระหวางบคคลหรอกลม

6

ความเครยดจากงาน (Work Stressor)ตอ

• ความปลอดภยในสายงานอาชพ (Career security)• ขาดความสมพนธระหวางบคคลกบงาน (Poor

Interpersonal relationships at work)• ไมมความสขกบเงอนไขของงาน (Unpleasant job

condition)

7

ความขดแยง กบการสอสาร• ความขดแยงเกดขนได เมอมความคดเหนทไมลงรอยกน ดวยเรองในเชงเนอหาสาระหรอเชงอารมณ ซงกอใหเกดการกระทบกระทงกนไดระหวางบคคลหรอกลม

8

ความหมายของการสอสาร• กระบวนการแลกเปลยนขาวสารหรอขอเทจจรง

(Fact) หรอความรสก• ระหวางบคคลตงแตสองฝายขนไป ประกอบดวยบคคลสองฝาย คอ ผรบขาวสาร (Receivers) และผสงขาวสาร (Sender)

9

วตถประสงคของการตดตอสอสารในองคการวตถประสงคของการตดตอสอสารในองคการ((The Purpose of Communication in OrganizationThe Purpose of Communication in Organization))

•เปนการใหขอมลขาวสาร•เปนการประเมนผลการทางานของแตละบคคล•เปนการอานวยการหรอสอนงานผอน•เปนการใชอทธพลเหนอผอน•เปนผลทางออมตอองคกร

10

กระบวนการตดตอสอสาร Communication Process

กระบวนการตดตอสอสารระหวางผสง หรอแหลงขาวสาร และผรบขาวสารซงกอใหเกดความเขาใจในสงเดยวกน

แหลงทมา (Source)/ ผสง (Sender)

ความหมายทจงใจจะสอ(Intended Meaning)

การใสรหส(Encoding)

ผรบ (Receiver)

ความหมายทรบร(Perceived Meaning)

การถอดรหส(Decoding)

ขาวสาร (Message)

ขอมลปอนกลบ (Feedback)

เสยง (Noise)/อปสรรค(Barriers)

11

องคประกอบของการตดตอสอสารองคประกอบของการตดตอสอสาร((The Component of CommunicationThe Component of Communication))

•ผสงขาวสาร (Sender)•ผรบขาวสาร (Receiver)•ขาวสาร (Message)•สอ (Media)•ชองทาง (Chanel)

กระบวนการตดตอสอสารกระบวนการตดตอสอสาร((The Communication ProcessThe Communication Process))

• แหลงทมา (Source)• การใสรหส (Encoding)• สอการสงผานขอความ (Transmission)• การถอดรหส (Decoding)• ผรบขาวสาร (Receiver)• ขอมลปอนกลบ (Feedback)• สงรบกวน (Noise)

12

13

หนาทของการตดตอสอสารหนาทของการตดตอสอสาร((Function of CommunicationFunction of Communication))•การควบคม (Control)

•การจงใจ (Motivation)

•การแสดงอารมณ (Emotion)

•การใหขอมลขาวสาร (Information)

14

ทศทางการตดตอสอสารและการไหล (Communication Direction and Flows)

15

ประสทธผลและประสทธภาพในการตดตอสอสาร (Effective & Efficient Communication)

การตดตอสอสารทมประสทธผล (Effective Communication)เกดขนเมอขอความจากแหลงทมาและระบความหมายถงผรบอยาง

แทจรง

การตดตอสอสารอยางมประสทธภาพ (Efficient Communication)เกดขนไดใชทรพยากรนอยทสด เชน การสง E-mail ใชเวลาในการ

สงเรวซงประหยดเวลาสาหรบผสง แตอาจจะไมสาเรจในความปรารถนาของการแปลความหมายและการตอบสนอง

16

การตดตอสอสารทไมเปนทางการ(Nonverbal Communication) การเคลอนไหวของรางกาย (Kinesics)

ลกษณะทาทาง สหนา สายตา ลกษณะทางกายภาพ ความใกลไกลของสถานท (Proxemics)

อทธพลของสถานททมตอการตดตอสอสาร ระยะทางของการตดตอสอสาร ถาผสงและผรบสารอยหางไกลกนมาก และตองอาศยคนกลางสงขอมลยอมทาใหการสงขอมลมการลาชา และขอมลบดเบอนได ลกษณะของนาเสยง (Paralanguage)

นาเสยงทเปลงออกมาแสดงถงอารมณและความรสก

17

ทกษะการฟง(Active Listening)

การมทกษะการฟงทดคอสงทมคาแตกตางจากผอน ซงความสาเรจของงานขนอยกบการตดตอสสารกบบคคลอน ๆ

ฟงหวขอ - ตองตงใจฟงใหเขาใจวาผสงสารตองการใหฟงอะไร ฟงความรสก - สงเกตและวเคราะหวาผพดตองการบอกอะไรตอบสนองความรสก – ตงใจจบประเดน ใจความสาคญ พยายามเขาใจ

ถงความรสกของผพด โนตเตอนความจา - จาการสอสารทงทเปนภาษาและอวจนภาษา ตอบกลบ - แสดงใหผพดรวาเขาใจเขาโดยแสดงออกอยางเหมาะสม

18

อปสรรคของการสอสาร (Communication Barriers)ขอจากดทางกายภาพ (Physical Distractions)การตดตอสอสารทไมเปนสวนตว การฟงไมมคณภาพและการประเมนคาททาเรวเกนไปความไมไววางใจการขเขญ และความกลวระยะเวลาไมเพยงพอปญหาเกยวกบการใชคา (Semantic Problems)อปสรรคทเกดขนจากการใชภาษา การใชคาคลมเครอไมชดเจน ภาษายาก สานวนฟง- อานไมเขาใจ ทาใหเกดการตความหมายผดการบดเบอนความหมาย ทงทเกดจากความไมตงใจ และความจงใจความผดพลาดของการสงขาวสารและความจาไมด

การผสมผสานของขอความ (Mix Messages)การขาดขอมลปอนกลบ (Absence of Feedback)

กระบวนการตดตอสอสารแบบทางเดยว (One-Way Communication)

กระบวนการตดตอสอสารแบบสองทาง ((Two-Way Communication))

ผลกระทบจากสถานะ (Status Effect)อปสรรคระหวางบคคลทอยในตาแหนงทสงกวาและตา

อปสรรคของการสอสาร(Communication Barriers)

19

20

ปญหาการตดตอสอสารในองคกร(Issue in Organizational Communication)

การตดตอสอสารผานอเลกทรอนกส (Electronic Communication)- ขอด

- แจกจายขอมลใหมากและเรว- ทาขอมลใหใชประโยชนมากกวาเมอกอน - ยอมรบขอบเขตและการเขาใชอยางทนททนใดของขอมล - สนบสนนการทางานรวมกนในการแบงและใชขอมล - ผสมผสานระบบการทางานและใชขอมลเชอมโยงกบสงแวดลอม

- ขอเสย- อารมณของมมมมองในการตดตอ สอสาร : ) Smile : ( Frown :’ ( Crying- ขอมลมากเกนไป

21

ปญหาการตดตอสอสารในองคกร(Issue in Organizational Communication)

การตดตอสอสารและบรบททางสงคม (Communication and Social Context)

- อปสรรคในการสอสารกนระหวางชายและหญงผหญงทเปนสดยอดผนามากกวาผชายในเรองการ

ตดตอสอสารความสามารถในการเขาถงจดหมายมากวาผชาย - การสอสารแบบการปกครองทถกตอง – การใชถอยคาท

สภาพในการสอสาร- การสอสารตางวฒนธรรม

22

การศกษาดานพฤตกรรมของบคคลในองคการ โดยศกษาถง

(1) ความสามารถและทกษะ เชน สตปญญาทางกายภาพ(2) ภมหลงเชน ครอบครวและสงคม ประสบการณ(3) ลกษณะทางกายภาพ อาย เพศ

23

นกทฤษฎหลายทานไดทาการวจยเกยวกบพฤตกรรมและเปนทยอมรบกนโดยทวไปวา

1. พฤตกรรมทแสดงออกตองมสาเหต2. พฤตกรรมเปนผลมาจากการวางเปาหมาย3 พฤตกรรมสามารถสงเกตและวดได4 พฤตกรรมไมสามารถจดไดโดยตรง เชน การคด การรบร5. พฤตกรรมเปนผลมาจากการจงใจ

24

ประเภทของการตดตอสอสารประเภทของการตดตอสอสาร((Type of CommunicationType of Communication))

1. การตดตอสอสารตามลกษณะการใช (The Use) เชนพดคย สงงาน

2. การตดตอสอสารตามลกษณะทศทางของการตดตอ (Direction) ผบรหาร กบผใตบงคบบญชา

3. การตดตอสอสารตามลกษณะทใชชองทางเปนหลก (Channel)

-สายการบงคบบญชา สอสารทางเดยวหรอ 2 ทาง

25

ประเภทของการตดตอสอสารประเภทของการตดตอสอสาร ตอตอ4. การตดตอสอสารตามลกษณะตามลกษณะของวธการ

สอสาร(Method)E-mail, Fax, Telephone, Verbal, Nonverbal

การตดตอสอสารตามลกษณะตามลกษณะจานวนผเกยวของ(Participant)

Interpersonal, Inter group, Public organization communication

26

การตดตอสอสารตามลกษณะการใชการตดตอสอสารตามลกษณะการใช ( (The UseThe Use))

การตดตอสอสารแบบเปนทางการ (Formal Communication)การเขยนเปน ลายลกษณอกษร

การตดตอสอสารแบบไมเปนทางการ (Informal Communication) พด สงการดวยคาพด ภาษาทาทาง

การตดตอสอสารตามลกษณะทศทางของการตดตอการตดตอสอสารตามลกษณะทศทางของการตดตอ ((DirectionDirection))

• การตดตอสอสารจากบนลงลาง (Downward Communication)• การตดตอสอสารจากระดบลางขนไปสระดบบน (Upward

Communication)• การตดตอสอสารตามแนวนอน (Horizontal Communication)• การตดตอสอสารตามแนวทแยงมม(Diagonal Communication)

27

28

ชองทางการตดตอสอสารชองทางการตดตอสอสาร((ChannelChannel))

• การตดตอสอสารทางเดยว (One-way Communication)

• การตดตอสอสารสองทาง (Two-way Communication)

29

วธการสอสารการตดตอสอสารวธการสอสารการตดตอสอสาร((MethodMethod))

• การตดตอสอสารโดยใชถอยคา (Verbal Communication)

• การตดตอสอสารดวยภาษาทไมใชถอยคา ภาษาทาทาง(Non-Verbal Communication, Body Language

30

การสอสารโดยภาษากายการสอสารโดยภาษากาย((Nonverbal CommunicationNonverbal Communication))องคประกอบของมนษย

– การแสดงออกทางใบหนา– ภาษารางกาย

องคประกอบของสงแวดลอม– การออกแบบสานกงาน– สถาปตยกรรมของอาคาร

31

การตดตอสอสารตามลกษณะจานวนผเกยวของการตดตอสอสารตามลกษณะจานวนผเกยวของ ((ParticipantParticipant))

• การตดตอสอสารระหวางบคคล(Interpersonal Communication)

• การตดตอสอสารของกลม(Inter group Communication)

• การตดตอสอสารขององคกรกบสาธารณชน(Public and Organization Communication)

32

อปสรรคตอการตดตอสอสารอปสรรคตอการตดตอสอสาร((Barriers to communicationBarriers to communication))

เกดจากบคคล ( Personal factor)• การรบรและความลาเอยง (Perceptional and Attritional

Biases)• ความสมพนธระหวางกนระหวางบคคล (Interpersonal

Relationships)

33

อปสรรคตอการตดตอสอสารอปสรรคตอการตดตอสอสาร((Barriers to communicationBarriers to communication) ) ตอตอ

เกดจากโครงสรางขององคกร (Organization Structure)• สายการบงคบบญชาทอยในแนวดง

34

อปสรรคตอการตดตอสอสารอปสรรคตอการตดตอสอสาร((Barriers to communicationBarriers to communication) ) ตอตอ

เกดจากสภาวะแวดลอมภายนอก (Environment factor)• ระยะหางทางกายภาพ (Physical Distance)• ความแตกตางทางวฒนธรรม (Cultural Differences)

35

การตดตอสอสารกบพนกงานใหมประสทธภาพ 1. ผบรหารระดบสงตองใหความสาคญกบการตดตอสอสาร (The

CEO must committed to the importance of communication) 2.ผบรหารตองมการกระทาและคาพดทสอดคลองกน (Managers

match actions and words)3.เงอนไขการตดตอสอสารแบบสองทาง (Commitment to two way

communication) 4.การตดตอสอสารแบบเผชญหนา (Emphasis on face-to-face

communication)

36

การตดตอสอสารกบพนกงานใหมประสทธภาพ (ตอ)

5. การแบงปนความรบผดชอบสาหรบการตดตอสอสารกบพนกงาน (Shared responsibility for employee communications)

6.ความเกยวของกบขาวทไมด (Dealing with bad news) 7. การวางรปแบบขาวสารสาหรบผฟงใหเหมาะสม (The

message is shaped for its intended audience)

การตดตอสอสารกบพนกงานใหมประสทธภาพ (ตอ)

37

8. จงทาการตดตอสอสารใหเปนกระบวนการทตอเนอง (Treat communication as an ongoing process) ม 5 ประการ ดงน1. ผจดการตองสอความหมายโดยใชหลกเหตผล การตดสนใจอยางมเหตผล (Managers convey the rationale underlying decisions)2 จงหวะเวลาคอสงทสาคญยง (Timeliness is vital)3 การตดตอสอสารอยางตอเนอง (Communicate continually)4 การใหเชอมโยงภาพรวมจากภาพเลกๆ (Link the big picture with the little picture)5 ไมชนาสงทคนควรรสกเกยวกบขาว (Don t dictate the way people should feel about the news

38

การประยกตการสอสารสาหรบผจดการ

• ความคดทสาคญเกยวกบความสมพนธระหวางการสอสารและความพงพอใจของพนกงาน

• การสอสารชดเจนเขาใจงายจะทาใหพนกงานเกดความพอใจ การ บดเบอน ความคลมเครอและความไมกลมเกลยวกน จะทาใหพนกงานเกดความไมพงพอใจ

39

อปสรรคในการตดตอสอสารใหมประสทธผล (Barriers to effective communication)

1. การกรองขาวสาร (Filtering) ผสงขาวสารตองทาขาวสารใหเปนทพอใจของผรบขาวสารในการรบขาวสารตางๆ ผบรหารนนจะตองถกกรองจากผชานาญเสยกอน

2. การรบรแบบเลอกสรร (Selective perception) การทผรบสารในกระบวนการตดตอสอสารเลอกรบรเชน แหลงทมาของสาร ตาแหนงผสงสาร ขอความนาเชอถอ

40

อปสรรคในการตดตอสอสารใหมประสทธผล (Barriers to effective communication)

3. อารมณ (Emotions) ในการตดตอสอสารผสงขาวสาร ควรตองระมดระวงเกยวกบอารมณของตนไมควรแสดงอารมณหรอความรสกรนแรงเมอเกดความไมพอใจ

4. ภาษา (Language) ภมหลงทางวฒนธรรมมผลทาใหการตความของภาษาไดแตกตางกน การมาจากภมประเทศทแตกตางกนกจะใชภาษาทแตกตางกน

ภาคผนวก ค ภาพกจกรรม

บรรยากาศการลงทะเบยน

ผดาเนนโครงการ

วทยากร

ผเขารวมโครงการ