โปรแกรมจดการฐานขอมล Access 2007

ฐานขอมล (Database) คอ ขอมลจำ�นวนม�กทมก�รจดเกบไวอย�งเปนระเบยบในรปของต�ร�ง และขอมลทมอยนนมคว�มสมพนธกน

ระบบฐานขอมล (Database System) คอ ระบบก�รจดเกบขอมลทมคว�มสมพนธกน เกยวของเปนเรองเดยวกนโดยมรปแบบก�รจดเกบทมระเบยบแบบแผน และจดเกบไวท เด ยวกน เชน ขอมลลกค� ขอมลพนกง�นข�ย

ระบบจดการฐานขอมล (Database Management System) คอ โปรแกรมททำ�หน�ทกำ�หนดลกษณะขอมลทจะเกบไวในฐ�นขอมล เพออำ�นวยคว�มสะดวกในก�รบนทกขอมลลงในฐ�นขอมล กำ�หนดผทไดรบอนญ�ตใหใชฐ�นขอมล พรอมกบกำ�หนดสทธในก�รใชฐ�นขอมล เชน กำ�หนดใหอ�นขอมลไดอย�งเดยว หรอใหแกไขไดดวย นอกจ�กนนยงอำ�นวยคว�มสะดวกในก�รคนห�ขอมลและก�รแกไขปรบปรงขอมล ทำ�ใหผใชขอมลเข�ถงขอมลไดง�ย สะดวกและมประสทธภ�พ

ไมโครซอฟทแอคเซส (Microsoft Access) คอ โปรแกรมเพอพฒน�ระบบฐ�นขอมล มต�ร�งเกบขอมลและสร�งควร ไดมสวนคอนโทลใหเรยกใชในร�ยง�นและฟอรมสร�งม�โครและโมดลดวยภ�ษ�เบสกเพอประมวลผลต�มหลกภ�ษ�โครงสร�ง หรอจะใชเป นเพยงระบบฐ�นขอมลให โปรแกรมจ�กภ�ยนอกเรยกใชซงง�ยสำ�หรบผทมประสบก�รณในเรองก�รเขยนโปรแกรมหรอผพฒน�ระบบฐ�นขอมลม�แลวชวยใหก�รพฒน�ระบบง�นเสรจไดอย�งรวดเรว

การสรางฐานขอมลและตาราง

ก�รสร�งฐ�นขอมลขนม�ใชง�นนนส�ม�รถสร�งได 2 วธ คอ

1. สร�งจ�กฐ�นขอมลเปล�

2. สร�งจ�กฐ�นขอมลแมแบบ

ก�รสร�งฐ�นขอมลใหม

1. เลอก Bank Database 2. ตงชอฐ�นขอมล3. เลอกทจดเกบฐ�นขอมล4. คลกปม Create

 

ก�รสร�งต�ร�งขอมล

1. คลกทไอคอน view  2. เลอก Design View3. ตงชอต�ร�ง

4. คลกปม OK 5. ตงชอฟลด   6. กำ�หนดชนดของขอมล และคำ�อธบ�ย7. กำ�หนดคณสมบตของฟลด

ประเภทของขอมล

ประเภท ขน�ด คว�มหม�ย

Text ส ง ส ด 255 ต วอกษร

ตวอกษร ตวเลขหรอเครองหม�ยต�งๆ ทไมไดใชในก�รคำ�นวณ

Memo ส ง ส ด 65,635 ตวอกษร

ตวหนงสอหรอตวเลขทเปนคำ�อธบ�ย หรอบกทกทมคว�มย�วม�กๆ

Number 1 – 8 ไบท ขอมลตวเลขทงจำ�นวนเตมหรอทศนยมทตองใชในก�รคำ�นวณดงน

1. Byte : ตวเลขจำ�นวนเตม 0-2552. Integer : จำ�นวนเตม -32,768 ถง

32,7683. Long integer : จำ�นวนเตม   

4. -2,147,483,648 ถ ง 2,147,483,647

5. Single : เ ก บ ต ว เ ล ข ท ศ น ย ม 7 ตำ�แหนง

6. Double : เก บ ต ว เล ขท ศน ยม 15 ตำ�แหนง

7. Decimal : เก บต ว เลขทศน ยม 28 ตำ�แหนง

Date/Time 8 ไบท

วนทและเวล�ซงมรปแบบก�รแสดงผลหล�ยแบบ และส�ม�รถกำ�หนดแบบของก�รแสดงผลเองได

Currency 8 ไบทเกบขอมลทเปนจำ�นวนเงน เพอปองกนเร องก�รปดเศษทศนยม

Auto Number 4 Byte กำ�หนดตวเลขทเรยงลำ�ดบตอเนองกนโดย

อตโนมตโดยโปรแกรม

Yes/No 1 บทเกบขอมลในรปทเปนได 2 อย�ง เชน จรง/เทจ ช�ย/หญง ถก/ผด

OLE Object 1 GB เกบขอมลทถกสร�งโดยโปรแกรมอน เชน

รปภ�พ เปนตน

Hyperlink สงสด  2,048 ตวอกษร

จด Link ต�งๆ

Lookup Wizard 4 ไบท ขอมลทเลอกจ�กต�ร�งอนๆ ทสมพนธกน

Attachment   เกบขอมลทเปนรปภ�พ

 

ตารางขอมล

สร�งต�ร�งใหมดวยมมมองออกแบบ (Design View)1.ค ล ก เ ล อ ก แ ท บ ส ร � ง (Create) 2.คลกเลอกไอคอน ออกแบบต�ร�ง (Table Design)

3.พ ม พ ช อ ฟ ล ด productID4.ค ล ก เ ล อ ก ช น ด ข อ ม ล เ ป น Text5.พ ม พ ค ำ� อ ธ บ � ย ฟ ล ด ว �  ร ห ส ส น ค �6. สร�งฟลดอนๆ ใหครบ 

คณสมบตของแตละ Field (Field Properties)

Field Size ขน�ดของ ต�มชนดทเลอกไวใน Data TypeFormat รปแบบของขอมลใน Field นน ๆ

Input Mask รแปแบบทใชบงคบปอนขอมล เชน กำ�หนดใหปอนไดเฉพ�ะตวเลขไดไมเกน 5 ตวเลข

Caption ป � ย ช อ ท ต ด แ ท น ช อ Field ท ห ว ค อ ล ม น เ ม อ แ ส ด ง ข อ ม ล แ บ บ Datasheet View

Default Valueก�รกำ�หนดค�เรมตนValidation แสดงกรอบขอคว�มเมอขอมลทปอนเข�ไปไมเปนไปต�มเงอนไงทกำ�หนดไว

Text ใน Validation RuleRequired กำ�หนดว�ตองปอนขอมลหรอไม

Allow Zero Length

กำ�หนดว�ส�ม�รถปอนค�ว�ง (Null Value) ไดหรอไม

 

คยหลก (Primary Key)  เปนก�รกำ�หนดใหฟลดใดฟลดหนงจะตองไมมขอมลซำ�กน โดยมขนตอนดงน

1.  กำ�หนด Primary Key  โดยก�รคลกท ฟลด productID 2. ค ล ก ป ม ค ย ห ล ก (Primary Key) เ พ อ ก ำ� ห น ด ใ ห ฟ ล ด

productID  เปนคยหลกสำ�หรบก�รอ�งองค�ต�งๆ ในต�ร�ง3. จะพบสญลกษณรปกญแจบรเวณหน�ฟลด productID 

ประโยชน  Primary Key1. ป อ ง ก น ก � ร ป อ น ข อ ม ล ท ซ ำ� ก น2. ป อ ง ก น ก � ร เ ว น ว � ง ใ น ก � ร ป อ น ข อ ม ล3. ช ว ย ใ น ก � ร จ ด เ ร ย ง ข อ ม ล4.  เปน Field ทใชในก�รสร�งคว�มสมพนธระหว�ง Table

การบนทกตาราง

1. คลกไอคอนคำ�สง บนทก Save เพอบนทกต�ร�ง2. ตงชอต�ร�ง เชน tbl_product คลกปม OK

การใสวนทโดยใชปฏทน1. เลอนเม�สไปทฟลด จะปร�กฏไอคอนรปปฏทนขนม�2. คลกทไอคอนปฏทน3. เลอกวนทตองก�ร

 การใชฟงกชน

1. คลกไอคอนคำ�สง (SUM) ทแทบ หน�แรก (Home)2. ปร�กฏแถวรวมทเรคคอรดสดท�ยของแผนขอมล3. คลกเลอกคำ�สง ผลรวม (SUM)

 

 

ต ว อ ย า งห า ผ ล ร ว ม ข อ ง ร า ค า ส น ค า กำ�หนดคณสมบตของ Validation rule และ Validation Text เพอต ร ว จ ส อ บ ค ว � ม ถ ก ต อ ง ข อ ง ฟ ล ด ตวอย�งต�ร�งร�น Video กำ�หนดใหค�เช�วดโอ 20 และ 30 เท�นน ถ�ไมใชใหขนขอคว�มเตอน

1. เลอกฟลดค�เช� Rent2. กำ�หนดค�   Validation rule  : in(20,30)3. กำ�หนดค�  Validation Text : ค�เช�ตองมค�เท�กบ 20 หรอ

30 เท�นน

ตวอย�ง ผลก�รตรวจสอบเมอปอนขอมลไมถกตอง