บทเรียนที่ 4 โปรแกรมช่วยคำนวณบทเร...

195 สปดาหท 12 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

บทเรยนท 3 โปรแกรมชวยน ำเสนองำน 3.7 โปรแกรมจดการฐานขอมล

จดประสงคกำรสอน

3.3 เขาใจทฤษฏโปรแกรมจดการฐานขอมล 3.3.1 บอกความหมายของขอมลฐานขอมลและระบบฐานขอมล 3.3.2 บอกประโยชนของระบบการจดการฐานขอมล 3.3.3 อธบายระบบการจดการฐานขอมลใน Access 2007 3.3.4 อธบายสวนประกอบของโปรแกรมการจดการฐานขอมล Access 2007

196 สปดาหท 12 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม5ชวโมง

เนอหา ความหมายของฐานขอมล

ขอมล (Data) หมายถง ขอเทจจรงทเกยวของกบสงตาง ๆ ทวไป เชน ราคาสนคา คะแนน ของนกเรยนแตละคน ซงปกตถอวาเปน ขอมลดบ (Raw Data) ทยงไมไดผานการประมวลผล ขอมลทผานการประมวลผลแลวเรยกวา สารสนเทศ (Information) เชน เมอน าคะแนน ของนกเรยนทงหมดมาประมวลผลกจะไดคะแนนสงสด คะแนนต าสดของนกเรยนทงหมด ขอมลทน ามาจดเกบในฐานขอมลอาจอยในรปของตวเลข ตวอกษร ขอความ รปภาพ เสยง หรอภาพและเสยง

ขอมลเหลานเมอน ามาจดเกบในคอมพวเตอรจะมลกษณะโครงสรางภายในทน าไปประมวลผลตามล าดบชนดงน

บต (Bit) ยอมาจาก Binary digit เปนหนวยขอมลทเลกทสดทแทนดวยเลขฐานสอง (0 หรอ 1) ไบต (Byte) หมายถงกลมของบตทแทนดวยตวอกษร ตวเลข หรอสญลกษณพเศษหนงตว

(character) เชน รหส ASCII 1 ไบต ซงเกบกลมบต 01000001 จะหมายถงตวอกษร A ฟลด (Field) หรอเขตขอมล หมายถงกลมตวอกษร ตวเลข หรอสญลกษณพเศษทน ามารวมกนและมความหมาย เชน ขอมลรหสลกคาในฟลดรหสลกคา อาจก าหนดใหเปนตวเลขลวน ๆ หรอตวเลขผสมกบตวอกษรกได, กลมขอมลตวอกษรทแสดงชอลกคาทเปนบคคลหรอบรษทในฟลดชอลกคา / บรษท เปนตน เรคคอรด (Record) หรอระเบยนขอมล หมายถงกลมของฟลดทมความสมพนธกน เชน เรคคอรดของขอมลลกคาจะประกอบดวยฟลดรหสลกคา ชอลกคา/บรษท ชอผตดตอ ต าแหนง และขอมลอน ๆ ทเกยวของโดย 1 เรคคอรด จะเกบขอมลของพนกงาน 1 คนและในฟลดเดยวกนของทก ๆ เรคคอรดจะตองเกบขอมลชนดเดยวกนดวย เชน ฟลดชอลกคา/บรษทจะเกบขอมลแบบตวอกษรทแสดงชอของลกคาแตละราย ไฟล (File) หรอ แฟมขอมล หมายถงกลมเรคคอรดทขอมลเปนเรองเดยวกน เชน แฟมขอมลพนกงาน แฟมขอมลลกคา แฟมขอมลสนคา แฟมขอมลการสงซอสนคา เปนตน


ฐานขอมล (Database) หมายถง แหลงเกบรวบรวมขอมลกลมหนงทเกยวของกบหวขอ หรอจดประสงคอยางใดอยางหนง มโครงการและการจดการอยางเปนระบบ ขอมลทบนทกเกบไว สามารถปรบปรงแกไข สบคน และน ามาใชในการจดการสารสนเทศไดอยางรวดเรวและม ประสทธภาพฐานขอมลในทนหมายถงฐานขอมลทใชระบบคอมพวเตอร สวนอปกรณทเกบขอมลกคอจานแมเหลกหรอฮารดดสกนนเอง ตวอยางฐานขอมลทใชกนทวไป ไดแก ฐานขอมลบคลากร ฐานขอมลนกศกษา ฐานขอมลสนคา ฯลฯปกตฐานขอมลจะถกจดเกบไวทสวนกลางของหนวยงานหรอองคกร เพอใหผใชงานสามารถเรยกใชขอมลรวมกนได โดยอาจใชขอมลไดบางสวนหรอทงหมดขนอยกบการก าหนดสทธในการใชงาน

ฐานขอมลอาจเกบขอมลไวในแฟมเดยวกนหรอแยกเกบหลาย ๆ แฟมทมความสมพนธกน โดยแตละแฟมเรยกวา ตาราง (Table) ซงมลกษณะโครงสราง ดงรป


ประโยชนของระบบฐานขอมล การจดเกบขอมลไวในฐานขอมลทเดยวกนดวยระบบการจดการฐานขอมล มประโยชน

ดงน 1. สามารถใชขอมลรวมกนได ผใชแตละคนสามารถทจะใชขอมลในระบบ

ฐานขอมลไดและโปรแกรมใชงานหลายโปรแกรมอาจใชฐานขอมลรวมกนได 2. สามารถก าหนดมาตรฐานของขอมลได ผบรหารฐานขอมลอาจก าหนดมาตรฐาน

ตางๆ ในการจดเกบขอมลใหเปนลกษณะเดยวกน เชน โครงสรางขอมล ประเภทของขอมล เปน ตน

3. ลดความซ าซอนของขอมลได ผใชทกคนทตองการจดเกบขอมลจะใชโดยผา ระบบการจดการฐานขอมล ท าใหขอมลไมซ ากนและไมเปลองเนอทในการเกบขอมล

4. ลดความขดแยงของขอมลได ขอมลชดเดยวกนทปรากฏอยหลายแหงใน ฐานขอมลจะตองตรงกน ถามการแกไขขอมลน ระบบการจดการฐานขอมลจะตองแกไขใหถกตอง ตามกนหมดโดยอตโนมต

5. ปองกนและรกษาความปลอดภยของขอมลได โดยก าหนดสทธของผใชแตละคน ตามระดบการใชงาน เชน ผใชทวไปอาจใชขอมลบางสวน ผใชทมหนาทบนทกและแกไขขอมลก มสทธใชขอมลไดอกระดบหนง เปนตน

6. ดแลรกษาฐานขอมลไดงาย เชน การท าส าเนาฐานขอมล การบรณะฐานขอมลให กลบสสภาพปกต โครงสรางของตารางประกอบดวย 1. ชอตารางหรอชอฐานขอมล (Database Name) 2. เขตขอมลในแนวตง (Column) หรอฟลด (Field) หลายฟลด 3. รายการขอมลหรอระเบยน (Record) หลายรายการในแนวนอน (Row) ตวอยาง ตารางฐานขอมลชอ ขอมลนกศกษา มฟลดตาง ๆ ทไมซ ากน เชน รหสนกศกษ(StudentID) ชอ นามสกล ทอย เมอง จงหวด ฯลฯ ซงขอมลของนกศกษาแตละคนจดเกบในระเบยนทไมซ ากนตามฟลดตาง ๆศพทส าคญเกยวกบระบบฐานขอมล และการออกแบบระบบฐานขอมล คอ

1. เอนทต (Entity) เปนค าทอางองถงบคคล สถานท และสงของตาง ๆ เชน สนคา


หรอวชา ใบสงซอหรอบตรลงทะเบยน และลกคาหรอนกศกษา เปนตน ถาเราสนใจในการสราง ระบบฐานขอมลการสงซอสนคา เอนทตของระบบนจะประกอบดวย เอนทตลกคา ใบสงซอ สนคา กบสนคา ดงรป

2. แอตทรบวต (Attribute) เปนขอมลทแสดงลกษณะของเอนทต เชน แอตทบวต ของเอนทตลกคาหรอนกศกษา จะมชอ ทอย และรหสไปรษณย สวนแอตทรบวตของเอนทต ใบสงซอสนคา จะมรหสใบสงซอ วนทสงซอ ชอสนคา จ านวนสนคาทสง และราคาสนคา เปน ตน ซงเราสามารถแสดงเอนทต รวมทงแอตทบวตได

3. ความสมพนธ (Relationships) หมายถง ความสมพนธระหวางเอนทตตาง ๆ ใน ระบบ เชน ในระบบการสงซอสนคา จะประกอบดวยเอนทตใบสงซอสนคา และเอนทตลกคา ซงมความสมพนธจากลกคาไปยงใบสงซอสนคาเปนแบบหนงตอกลม (One – to - Many) เปนตน

สวนประกอบของเอนทต แอตทรบวต และความสมพนธในระบบฐานขอมล

ในระบบฐานขอมลเชงสมพนธนน เราจะตองก าหนดชนดของคยตาง ๆ เพอเปน แอตทรบวตพเศษทท าหนาทบางอยาง เชน เปนตวแทนของตาราง ฯลฯ ซงมชนดคย ดงน

1. Primary Key (คยหลก) จะเปนฟลดทมคาไมซ ากนเลยในแตละเรคอรดในตารา นน เราสามารถใชฟลดทเปน Primary Key น เปนตวแทนของตารางนนไดทนท

2. Candidate Key (คยคแขง) เปนฟลดหนงหรอหลายฟลดทพอเอามารวมกนแลวม คณสมบตเปน Primary Key (ไมซ า) และไมไดถกใชเปนคยหลก เชน รหสจงหวดเปนคยหลก สวนชอจงหวดกไมซ าเชนกน แตไมไดเปนคยหลกจงเปนคยคแขงแทน

3. Composite Key บางตารางหาฟลดไมซ าไมไดเลย จงตองใชหลาย ๆ ฟ ลดมา รวมกนเปน Primary Key ฟลดทใชรวมกนนเราเรยกวา Composite Key

4. Foreign Key เปนฟลดใดๆ ในตารางหนง (ฝง Many) ทมความสมพนธกบฟลด


ทเปน Primary Key ในอกตารางหนง (ฝง One) โดยทตารางทงสองมความสมพนธแบบ One – to – Many ตอกน คย (Key) เพอเพมประสทธภาพในการจดการฐานขอมล ควรก าหนด “คย (key)” ใหกบ Table เพอใชจ าแนกเรคคอรดและก าหนดความสมพนธระหวาง Table เชน ก าหนดรหสประจ าตวใหกบพนกงานทกคนใน Table พนกงาน คยทใชในระบบฐานขอมลมดงน คยหลก (Primary Key) เปนคยทก าหนดจากฟลดทจะตองไมมขอมลซ ากน (unique) โดยเดดขาดใน Table นน เชน ฟลดรหสพนกงานใน Table ขอมลพนกงาน หรอฟลดรหสสนคาใน Table ขอมลสนคา น าไปใชจดเรยงและแยกแยะขอมลแตละเรคคอรดออกจากกน ฟลดทก าหนดใหเปนคยหลกตองมคาเสมอจะเปนฟลดวาง (Null) ไมได

ดชน (Index) เปนคยทใชในการคนหาหรอจดเรยงกลมเรคคอรดทมจ านวนมากไดอยางรวดเรว เชน การคนหาชอและนามสกลของพนกงานใน Table ถาไมก าหนดใหฟลดชอและนามสกลเปนดชนไวกอน DBMS จะคนหาตงแตเรคคอรดแรกไปจนถงเรคคอรดทตองการ ถามขอมลเปนพน ๆ หมน ๆ เรคคอรด และเรคคอรดทตองการอยต าแหนงทาย ๆ จะเสยเวลาคนหามาก ถาก าหนดใหฟลดชอและนามสกลเปนดชน จะท าใหชอและนามสกลของพนกงานพรอมต าแหนงเรคคอรดถกเกบไวในแฟมดชนของ DBMS โดยเรยงล าดบชอและนามสกลตวอกษร ถามค าสงใหคนหาขอมล DBMS จะไปคนหาชอและนามสกลจากแฟมดชนกอน เมอพบกจะทราบต าแหนงของเรคคอรดนนดวย ท าใหเขาถงเรคคอรดทตองการไดทนทส าหรบฟลดทเปนดชนนอาจยอมใหขอมลซ ากนได (ตางกบคย หลกทขอมลจะซ ากนไมได นอกจากคยหลกทกตวจะมคณสมบตเปนดชนอยแลวโดยอตโนมต) ขอ

ใชฟลดนเปนคยหลก


ควรระวงในการสรางดชน คอ เมอมการเพมหรอลบเรคคอรดใน Table จะท าใหขอมลในแฟมดชนถกปรบปรงดวยทกครง ท าให DBMS ตองทกงานมากขนอาจท าใหประสทธภาพและความเรวในการท างานโดยรวมของระบบลดลงได คยคแขง (Candidate Key) ถาใน Table หนงมฟลดหลายฟลดทมคณสมบตครบถวนจนน ามาใชเปนคยหลกแทนกนได จะเรยกฟลดเหลานนวา คยคแขง เชน ใน Table พนกงาน ถารบประกนไดวาจะไมมชอพนกงานซ ากนเลย คณกสามารถใชฟลดรหสพนกงานหรอฟลดชอ เปนคยหลกได ท าใหทงสองฟลดนกลายเปนคยคแขงกน ถาผออกแบบฐานขอมลตดสนใจใหรหสพนกงานเปนคยหลก กจะท าใหฟลดชอกลายเปน คยส ารอง (Alternate key) ไปโดยปรยาย คยรวม (Compound Key) เกดจากการน าฟลดหลาย ๆ ฟลดมารวมกน เพอใหมคณสมบตเปนคยหลก คอไมมขอมลซ าและไมมค าวาง (Null) เนองจากในบางครงการสรางคยหลกจากฟลดเดยวอาจมโอกาสทจะเกดขอมลซ ากนได ตวอยางเชน ใน Table พนกงาน หากไมไดก าหนดรหสใหกบพนกงานแตละคน เราอาจใชชอและนามสกลของพนกงานประกอบกนเขาเปนคยหลกของ Table กได ดวยสมมตฐานทวาไมมใคร (ตงแต 2 คนขนไป) ใชชอและนามสกลเดยวกน คยทสรางจากฟลดมากกวา 1 ฟลดแบบนจะเรยกวาคยรวม

ถารบประกนไดวาชอพนกงานจะไมซ ากนเลย Table นกจะมคยคแขง 2 ฟลด คอ รหสพนกงาน และ ชอ

(หากไมมฟลดรหสพนกงาน อาจใชฟลดชอและนามสกลรวมกนเปนคยหลกได ดวยสมมตฐานทวา จะไมมคนทใชชอ และนามสกลเดยวกน คยแบบนเรยกวา คยรวม


คยนอก (Foreign Key) เปนคยทใชเชอมโยง Table ทมขอมลเกยวของกน เชน ใน Table ลกคาจะมฟลดรหสลกคาเปนคยหลก เราจะใหรหสลกคาใน Table ลกคาเชอมโยงกบรหสลกคาใน Table การสงซอเพอจะไดทราบชอและทอยของลกคาทสงซอสนคานน ในกรณนฟลดรหสลกคาใน Table การสงซอจะมคณสมบตเปนคยนอก (ในขณะทฟลดรหสลกคาใน Table ลกคาจะมคณสมบตเปนคยหลก) จากตวอยางนความสมพนธระหวาง Table ทงสองเปนแบบ 1:N เนองจากลกคา 1 คนสามารถสงซอสนคาไดมากกวา 1 รายการ รหสลกคาใน Table การสงซอจงมคาซ ากนได ความสมพนธ (Relationship) การก าหนดความสมพนธระหวางเอนทตหรอ Table ในฐานขอมลเชงสมพนธม 3 ลกษณะคอ ความสมพนธแบบ 1:1 (One-to-One)

1

N

ในตวอยางน ฟลดรหสลกคาใน Table การสงซอ (อยดาน N ของความสมพนธ) จะเปนคยนอกทเชอมโยงกบฟลดรหสลกคาซงเปนคยหลกของ Table ลกคา


เปนความสมพนธทเรคคอรดใด ๆ ใน Table หนงสามารถจบคกบเรคคอรดในอก Table หนงไดเดยง 1 เรคคอรดเทานน จงเปนการจบคกบแบบตวตอตว ความสมพนธลกษณะนจะพบเหนไดนอย เชน กรณทจ านวนฟลดใน Table นนมมากเกนไปจนท าให Table มขนาดใหญไมสะดวกในการประมวลผลบ ารงรกษา จงตองแยกขอมลบางสวนทส าคญออกมาเกบไวอก Table หนงโดยเลอกฟลดทมคณสมบตเหมาะสมเปนตวเชอมความสมพนธระวาง Table ทงสอง ในตวอยางนจะใชฟลดรหสพนกงานเปนตวเชอมความสมพนธระหวาง Table พนกงานและ Table ขอมลสวนตว เนองจากฟลดรหสพนกงานเปนฟลดรวม (common field) ของทง 2 Table

ความสมพนธแบบ 1:N (One-to-Many) เปนความสมพนธทเรคคอรดใด ๆ ใน Table หนงสามารถจบคกบเรคคอรดในอก Table หนงไดหลายเรคคอรดได ตวอยางเชนความสมพนธระหวาง Table ลกคา และ Table การสงซอ ลกคาหนงคนจะมใบสงซอสนคาหลายใบ ในขณะทใบสงซอสนคาแตละใบจะตองมาจากลกคาเพยงคนเดยวเทานน หรอตวอยางของอาจารยทปรกษาทมนกศกษาในความรบผดชอบไดหลายคน แตนกศกษาแตละคนจะมอาจารยทปรกษาไดเพยงคนเดยวเชนกน

1

1


ฐานขอมลมหลายแบบแตทนยมใชกนมากทสดในปจจบน คอ ฐานขอมลแบบสมพนธ (Relational Database) ซงมโครงสรางเปนตารางหลายตารางทมความสมพนธกนโดยใชฟ ดท เหมอนกน เชน รหสนกศกษา (StudentID) ความสมพนธแบบ M:N (Many-to-Many) คอลกษณะทเรคคอรดหลาย ๆ เรคคอรดใน Table หนง มความสมพนธกบอกหลาย ๆ เรคคอรดในอก Table หนงพรอมกน เชน ความสมพนธระหวาง Table ลกคา และ Table สนคา ลกคาหนงคนสมารถซอสนคาไดหลายชนด ในขณะทสนคาแตละชนดกจะซอโดยลกคาหลาย ๆ คนไดดวย ถาเราน า Table ทงสองนมาเชอมโยงกนโดยตรงจะเหนวาท าได เนองจากไมมฟลดทเปนฟลดรวมของทง 2 Table การสรางความสมพนธแบบ M:N จงตองใช Table อนมาชวยเปนสะพานในการเชอมโยง ซงในทนจะใช Table การสงซอมาชวย

N

1


จากภาพเกดความสมพนธแบบ 1:N สองความสมพนธ ความสมพนธแรกคอความสมพนธระหวาง Table ลกคาและ Table การสงซอ ความสมพนธทสองคอความสมพนธระหวาง Table สนคาและ Table การสงซอ โดยฟลดรหสลกคาและฟลดรหสลกคาจะถกน ามาใชเปนฟลดรวมเพอสรางความสมพนธระหวาง Table ลกคาและ Table สนคา ใหเปนแบ M:N จากตวอยางจะเหนลกคา 1003 ซอสนคารหส ME-010 และ SE-057 ในขณะทสนคา SE-057 กถกซอโดยลกคารหส 1002 และ 1003

1

N M

1


ระบบฐานขอมลใน Access 2007 ฐานขอมลเปนเครองมอส าหรบการเกบรวบรวมและจดระเบยบขอมล ฐานขอมลสามารถ

เกบขอมลเกยวกบบคคล ผลตภณฑ ใบสงซอ หรอสงอนใดกได ฐานขอมลจ านวนมากเรมมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลค าหรอโปรแกรมกระดาษค านวณ เมอรายการมขนาดใหญขน ความซ าซอนและความไมสอดคลองกนของขอมลจะเรมปรากฏขน การดขอมลในฟอรมรายการ เรมไมเขาใจ และมขอจ ากดในการคนหาหรอดงเซตยอยของขอมลมาตรวจทาน เมอปญหาดงกลาว เกดขนแลว จงเปนการดทจะโอนถายขอมลไปยงฐานขอมลทสรางขนดวยระบบการจดการ ฐานขอมล (DBMS) เชน MS Access 2007

ฐานขอมลในระบบคอมพวเตอรเปนคอนเทนเนอรของวตถ โดยฐานขอมลหนงชดสามารถ มตารางไดมากกวาหนงตาราง ตวอยางเชน ระบบตดตามสนคาคงคลงหนงระบบจะใชขอมลจาก ตารางสามตารางไมใชจากฐานขอมลสามชด แตฐานขอมลหนงชดนนสามารถมตารางไดสามตาราง เวนแตวาฐานขอมลนนจะถกออกแบบพเศษใหใชขอมลหรอโคดจากแหลงขอมลอนได ฐานขอมล Access จะเกบตารางไวในแฟ มขอมลเดยว พรอมกบวตถอนดวย เชน ฟอรม รายงาน แมโคร และ โมดล โดยฐานขอมลทสรางในรปแบบ Access 2007 จะมนามสกลเปน .accdb และฐานขอมลท สรางในรปแบบของ Access รนกอนหนาจะมนามสกลแฟ มเปน .mdb คณสามารถใช Access 2007 สรางแฟมขอมลในรปแบบแฟ มของรนกอนหนาได (ตวอยางเชน Access 2000 และ Access 2002- 2003) ความจ าเปนในการใช Access 2007 คอ 1. เพมขอมลใหมลงในฐานขอมล เชน รายการใหมในสนคาคงคลง 2. แกไขขอมลทมอยในฐานขอมล เชน การเปลยนต าแหนงทตงปจจบนของรายการ 3. ลบขอมล ถารายการถกขายออกหรอละทงแลว 4. จดระเบยบและดขอมลดวยวธตางๆ 5. ใชขอมลรวมกนกบผอนผานทางรายงานขอความอเมลอนทราเนตหรออนเทอรเนต


ระบบฐานขอมลใน Access 2007 สวนประกอบของฐานขอมล Access 2007 สวนประกอบของฐานขอมล Access 2007 มดงตอไปน

1 ตาราง (Table) ตารางฐานขอมลจะมลกษณะคลายกบกระดาษค านวณ นนคอขอมลจะถกเกบไวใน แถวและคอลมน ดงนน จงเปนเรองคอนขางงายในการน าเขาขอมลจากกระดาษค านวณไปยงตาราง ฐานขอมล โดยขอแตกตางทส าคญระหวางการเกบขอมลในกระดาษค านวณและการเกบใน ฐานขอมลจะอยทวธการจดระเบยบขอมลอนเทอรเนต

ตารางฐานขอมลในโปรแกรม Microsoft Access 2007

เมอตองการความยดหยนส าหรบฐานขอมลใหมากทสด ขอมลตองมการจดระเบยบลงในตารางเพอ ไมใหเกดความซ าซอน ตวอยางเชน ถาคณจะเกบขอมลเกยวกบนกศกษาหรอพนกงาน ควรปอนขอมลของนกศกษาหรอพนกงานแตละคนเขาไปในตารางทใชเกบขอมลนกศกษาหรอ พนกงานเพยงครงเดยว ขอมลเกยวกบผลตภณฑจะเกบในตารางของวชาหรอผลตภณฑ และขอมล เกยวกบทอยของสาขาจะเกบในตารางอน กระบวนการนเรยกวา การท า Normalization

แตละแถวในตารางจะถกอางองเปนหนงระเบยน ระเบยนคอททใชเกบขอมลแตละ


สวน แตละระเบยนจะประกอบดวยเขตขอมลอยางนอยหนงเขตขอมล เขตขอมลจะสอดคลองกบ คอลมนในตาราง ตวอยางเชน ถามตารางหนงทชอ “ขอมลนกศกษา” ซงแตละระเบยน (แถว) จะม ขอมล เกยวกบนกศกษาหนงคน และแตละเขตขอมล (คอลมน) จะมชนดขอมลทตางกน เชน ชอ นามสกล ทอย และอน ๆ เขตขอมลนนตองไดรบการออกแบบใหมชนดขอมลทแนนอน ไมวาจะ

เปนขอความ วนทหรอเวลา ตวเลข หรอชนดขอมลอน ๆ อกวธหนงทจะอธบายใหเหนภาพของระเบยนและเขตขอมลกคอใหนกถงชดบตร

ขอมลรนเกาของหองสมด โดยบตรขอมลแตละใบทอยในตบตรรายการจะเทยบเทากบระเบยนใน ฐานขอมล สวนขอมลแตละสวนบนบตรแตละใบ (ชอผแตง ชอเรอง และอน ๆ) จะเทยบเทากบเขต ขอมลในฐานขอมล

2.ฟอรม (Form) ในบางครงฟอรมจะถกอางองเปน “หนาจอส าหรบปอนขอมล” ซงเปนสวนตดตอทใช

ท างานกบขอมล และฟอรมมกมปมค าสงทใชด าเนนการค าสงไดหลากหลาย สามารถสราง ฐานขอมลโดยไมตองใชฟอรมดวยการแกไขขอมลอยางงาย ๆ ในแผนขอมลตาราง อยางไรกตาม ผใชฐานขอมลสวนใหญตองการทจะใชฟอรมเพอด ปอนขอมล และแกไขขอมลในตารางมากกวา

ฟอรมของฐานขอมลในโปรแกรม Microsoft Access 2007


ฟอรมจะใหรปแบบทงายตอการใชส าหรบท างานกบขอมล และสามารถเพม องคประกอบการใชงาน เชน ปมค าสง ลงในฟอรมไดดวย คณอาจเขยนโปรแกรมใหกบปมตาง ๆเพอใชก าหนดวาจะใหขอมลใดบางปรากฏบนฟอรม เปดฟอรมหรอรายงานอน ๆ หรอด าเนนงาน อนหลากหลายประเภท ตวอยางเชน อาจมฟอรมชอ “ขอมลนกศกษา” ทใชท างานกบขอมล นกศกษา ฟอรมนกศกษา อาจมปมทใชเปดฟอรมบตรลงทะเบยนทสามารถปอนรายการลงทะเบยน ใหมส าหรบนกศกษาคนนนได

นอกจากน ฟอรมยงอนญาตใหเราสามารถควบคมวธทผใชรายอนจะโตตอบกบขอมล ในฐานขอมลดวย ตวอยางเชน สามารถสรางฟอรมทแสดงเฉพาะบางเขตขอมลและอนญาตใหมการ ด าเนนการไดเพยงบางอยางเทานน สงนจะชวยปองกนขอมลและท าใหแนใจไดวาขอมลจะถกปอน อยางถกตอง 3 รายงาน (Report) รายงานเปนสงทตองใชเพอสรปและน าเสนอขอมลในตาราง บอยครงทรายงานจะ ตอบค าถามตามทระบไว เชน “เรารบเงนจากนกศกษาแตละคนเปนจ านวนเทาไรในรนน” หรอ “นกศกษาของเราอยทไหนบาง” แตละรายงานสามารถก าหนดรปแบบใหน าเสนอขอมลในรปแบบ ทอานงายทสดได

รายงานของฐานขอมลในโปรแกรม Microsoft Access 2007


รายงานสามารถถกเรยกใชเวลาใดกได และจะแสดงขอมลปจจบนในฐานขอมลเสมอ โดยทวไปรายงานจะถกจดรปแบบใหสามารถพมพออกมาได แตกยงสามารถดรายงานบนหนาจอ สงออกไปยงโปรแกรมอน หรอสงเปนขอความอเมลไดเชนกน 4. แบบสอบถาม (Query) แบบสอบถามเปนสวนส าคญในฐานขอมลและสามารถด าเนนการฟงกชนทตางกนได จ านวนมาก ฟงกชนทวไปสวนใหญของแบบสอบถาม คอ การดงขอมลทระบจากตารางตาง ๆออกมา โดยขอมลทคณตองการดอาจจะกระจายอยในหลาย ๆ ตารางกได และแบบสอบถามจะท า ใหสามารถดขอมลทตองการไดในรปของแผนขอมลเดยว นอกจากน ถาเราไมตองการดระเบยน ทงหมดพรอมกน แบบสอบถามจะใหเพมเงอนไขเพอ “กรอง” ขอมลเอาเฉพาะระเบยนทตองการ ออกมา บอยครงทแบบสอบถามท าหนาทเปนแหลงระเบยนส าหรบฟอรมและรายงานตาง ๆ

แบบสอบถามของฐานขอมลในโปรแกรม Microsoft Access 2007

แบบสอบถามบางชด “สามารถปรบปรงได” นนหมายความวา สามารถแกไขขอมล ในตารางตนแบบผานแผนขอมลแบบสอบถามได ถาท างานในแบบสอบถามทสามารถปรบปรงได โปรดจ าไววาการเปลยนแปลงจะมผลกบตารางตาง ๆ ดวย ไมใชเฉพาะในแผนขอมลแบบสอบถาม เทานน แบบสอบถามมรปแบบพนฐานสองรปแบบ ไดแก แบบสอบถามแบบใชเลอกขอมล


และแบบสอบถามแอคชน แบบสอบถามแบบใชเลอกขอมล จะเรยกใชขอมลและท าใหขอมลพรอม ใชงานไดอยางงายดายสามารถดผลลพธของแบบสอบถามบนหนาจอ พมพแบบสอบถาม หรอ คดลอกไปยงคลปบอรด หรอยงสามารถใชผลลพธของแบบสอบถามเปนแหลงระเบยนส าหรบ ฟอรมหรอรายงานได สวนแบบสอบถามแอคชนจะด าเนนงานกบขอมล โดยแบบสอบถามแอคชน สามารถใชสรางตารางใหม เพมขอมลลงในตารางทมอย ปรบปรงขอมล หรอลบขอมลได 5. แมโคร (Macros)

แมโครใน Access 2007 นนจะเหมอนกบภาษาทใชในการเขยนโปรแกรมอยางงายท สามารถใชเพอเพมหนาทการใชงานใหกบฐานขอมล ตวอยางเชน สามารถแนบแมโครลงในปม ค าสงบนฟอรม เพอใหแมโครนนท างานเมอใดกตามทมการกดปม แมโครจะมแอคชนทใช ด าเนนงานหลายอยาง เชน การเปดรายงาน การเรยกใชแบบสอบถาม หรอการป ดฐานขอมล โดย การด าเนนการกบฐานขอมลสวนใหญทท าดวยตนเองนนสามารถท าไดอตโนมตโดยใชแมโคร ดงนนแมโครจงเปนเครองมอทชวยประหยดเวลาทอยางมาก

ปมเครองมอแมโคในโปรแกรม Microsoft Access 2007


6.โมดล (Modules) โมดล (คลายแมโคร) เปนวตถทสามารถใชเพอเพมหนาทการใชงานใหกบฐานขอมล ได ขณะทสรางแมโครใน Access 2007 ดวยการเลอกจากรายการแอคชนของแมโคร แตจะสามารถ เขยนโมดลไดในภาษาการเขยนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic ส าหรบ Applications (VBA): รนภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ทน ามาใชเพอตง โปรแกรมใหกบโปรแกรมประยกตของ Microsoft Windows และรวมอยในโปรแกรมตาง ๆ ของ ไมโครซอฟท) โมดลเปนคอลเลกชนของการประกาศ ค าสง และกระบวนงานทถกเกบไวดวยกน เปนหนวยเดยว โมดลสามารถเปนไดทงคลาสโมดลหรอโมดลมาตรฐาน คลาสโมดลจะถกแนบไว ในฟอรมหรอรายงาน และมกจะประกอบดวยกระบวนงานทเฉพาะเจาะจงไปยงฟอรมหรอรายงาน ทคลาสโมดลแนบอย สวนโมดลมาตรฐานจะประกอบดวยกระบวนงานทวไปทไมสมพนธกบวตถ อนใด โมดลมาตรฐานจะถกแสดงอยภายใต โมดล ในบานหนาตางน าทาง ขณะทคลาสโมดลจะไม ถกแสดงไว หลกการออกแบบฐานขอมลทด ในกระบวนการออกแบบฐานขอมลทด นน มหลกการบางอยางเปนแนวทางในการ ด าเนนการ ดงน

1. ขอมลซ า หรอทเรยกวาขอมลซ าซอน ไมใชสงทด เนองจากเปลองพนทและอาจท า ใหมขอผดพลาดเกดขนรวมถงเกดความไมสอดคลองกน

2. ความถกตองและความสมบรณของขอมลเปนสงส าคญ ถาฐานขอมลมขอมลทไม ถกตอง รายงานตางๆ ทดงขอมลจากฐานขอมลจะมขอมลทไมถกตองตามไปดวย สงผลใหการ ตดสนใจตาง ๆ ทไดกระท าโดยยดตามรายงานเหลานนจะไมถกตองดวยเชนกน ดงนน หลกการออกแบบฐานขอมลทด คอ

1. แบงขอมลของคณลงในตารางตาง ๆ ตามหวเรองเพอลดการซ าซอนกนของขอมล 2. ใสขอมลทจ าเปนลงใน Access เพอรวมขอมลในตารางตางๆ เขาดวยกนตาม ตองการ 3. ชวยสนบสนนและรบประกนความถกตองและความสมบรณของขอมล 4. ตอบสนองตอความตองการในการประมวลผลขอมลและการรายงาน


กระบวนการออกแบบ กระบวนการออกแบบประกอบดวยขนตอนตอไปน

1. ก าหนดวตถประสงคของฐานขอมล 2. คนหาและจดระเบยบขอมลทตองการ รวบรวมขอมลทกชนดทตองการบนทกลง

ในฐานขอมล เชน ชอผลตภณฑและหมายเลขใบสงซอ 3. แบงขอมลลงในตารางตาง ๆ แบงรายการขอมลออกเปนกลมหรอหวเรองหลก ๆ

เชน ผลตภณฑ หรอใบสงซอ จากนนแตละหวเรองจะถกน ามาท าเปนตาราง 4. เปลยนรายการของขอมลใหเปนคอลมนตางๆ ตดสนใจวาตองการเกบขอมลอะไรใน

ตารางแตละตาราง รายการแตละรายการจะกลายเปนเขตขอมล และแสดงเปนคอลมนในตาราง ตวอยางเชน ตารางพนกงานอาจมเขตขอมลเชน นามสกล และวนทจางงาน

5. ระบคยหลก เลอกคยหลกของตารางแตละตาราง คยหลก คอคอลมนทใชเพอระบ แตละแถวแบบไมซ ากน ตวอยางเชน หมายเลขผลตภณฑ หรอ ID ใบสงซอ

6. ก าหนดความสมพนธของตาราง ดทตารางแตละตารางแลวพจารณาวาขอมลใน ตารางหนงสมพนธกบขอมลในตารางอน ๆ อยางไร ใหเพมเขตขอมลลงในตารางหรอสรางตาราง ใหมเพอระบความสมพนธตาง ๆ ใหชดเจนตามตองการ

7. การปรบการออกแบบใหดยงขน วเคราะหการออกแบบ เพอหาขอผดพลาด สราง ตารางแลวเพมระเบยนขอมลตวอยางสองสามระเบยน ใหดวาจะไดรบผลลพธทตองการจากตาราง นนหรอไม แลวปรบเปลยนการออกแบบตามตองการ

8. การใชกฎ Normalization ใชกฎ Normalization ขอมลเพอดวาตารางมโครงสรางท ถกตองหรอไม ปรบเปลยนการออกแบบได เมอจ าเปน การใชกฎ Normalization

เราสามารถใชกฎ Normalization ขอมล (บางครงเรยกแควา กฎ Normalization) ใน ขนตอไปของการออกแบบ การใชกฎเหลานเพอดวาตารางมโครงสรางทถกตองหรอไม กระบวนการใชกฎเหลานกบการออกแบบฐานขอมลเรยกวาการ Normalizing ฐานขอมล Normalization จะมประโยชนมากทสดหลงจากทไดแสดงรายการขอมลทงหมดและ ออกแบบเบองตนแลว ความคดคอชวยตรวจสอบใหแนใจวาไดแบงรายการขอมลออกเปนตารางท เหมาะสม สงท Normalization ท าไมไดกคอการตรวจสอบวามขอมลทถกตองทงหมดแลวตงแตเรม


แบบฝกหดทายบท ค ำชแจง ใหนกศกษาเตมค าลงในชองวางใหถกตองจ าวน 3 ขอ

1. จงอธบายความหมาย “ฐานขอมล” คอ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. จงอธบายความหมายของ Table และ Query ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. จงเขยนขอดของการน าระบบฐานขอมลมาใช 5 ขอ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

4. ความสมพนธ (Relationship) ม 3 แบบดงน คอ จงอธบาย ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

บทเรียนที่ 4 โปรแกรมช่วยคำนวณบทเร...

Documents