accurate inventory planning & stock control

7/16/2019 Accurate Inventory Planning & Stock Control

1/163

Accurate Inventory PlanningAccurate Inventory Planning

ococ on roon ro

114:39 1


2/163

TrainerProfile Ir.Imanadi Lulusdari ITSTeknik Mesin di tahun 1993

perusahaan nasional dan MultiNationalCompanyuntuk fokus bisnis:SoftSkill,procurement/purchasing,warehouse&logistic,PPICdan Qualitysejak

tahun 2008.

Imanadi mempunyai pengalaman selama 15tahun dalam bidang

manufacturing,

Warehouse

&

Inventory

Control,

Quality

Management

S stem ContinuousIm rovementPro ram De artmentIm rovement

Program,Training&PeopleDevelopment di beberapa perusahaan MNC

seperti AT&T(USA),Sinoca Electronics(Taiwan)PirelliCables(Italia)&

Geomed (Jerman).

Selain sebagai publicspeaker/trainer,Imanadi juga merupakan anggota teamtrainerdari BBMI BrainBoosterManagementIndonesia,sebuah institusi

yangfokus dalam pengembangan &peningkatan kinerja otak yangberpusat

di Jakarta.

2 214:39:29


3/163

Peserta diharapkan akan memahami:

Inventory

costMengukur performanceinventory

Berapa banyak inventoryyangdiperlukan?

Forecastingdemand

Menentukan Safetystock

C cle countin

314:39 3


4/163

Menurut APICS(AssociationforOperation

Stockatau itemyangdigunakan untukmendukung productiondan customer

414:39 4


5/163

DefinisiInventor

mendukungproduksi(rawmaterials&

WIPitems),mendukungaktifitas

(maintenance,re air&o eratin supplies)&customerservice(FG&

.

514:39 5


6/163

6


7/163

nce

ntoryBala

Inve

Waktu

ungs nven ory a an menurun era an engan

waktu 7


8/163

Untuk antisipasi:demandyangnaik turun,faktor musiman,promosi,keterlambatan supplierdll

Safetystock:bila terjadi deviasi/penyimpangan antara forecast

Lotsizeinventory:lotsizeuntuk produksi maupun minimumorder t dari su lier

Transportationinventory:inventoryintransit

Hed e inventor : untuk meneta kan har a an fluktuasi

Buffer:cadangan bila demandnya naik sedangkan kapasitastetap

8


9/163

Biaya Inventory

1414:39 9


10/163

Inventor Costs.

2. Carryingcosts/biaya menyimpan

3. Orderingcosts/biaya mengorder

.

5. Capacityrelatedcosts/biaya kapasitas

1514:39 10


11/163

Item

Costs9

pabrikgudang.

er r ar :9 Productcost/harga barang

9 Customsdutiescost/bea masuk

9 Directmaterial,directlabor,andfactoryoverhead/biaya material,

1614:39 11


12/163

Carr in

Costs/Bia a Men im an

Capitalcosts:uang yg mati dlm stock

Storagecosts:Ruang,karyawan &peralatan

Riskcosts risiko:Obsolescence usan damage/rusak,expired,insurance/asuransi,

Makinban ak inventor costn a akan

meningkat

1714:39 12


13/163

Hitunglah costpertahun,

1,000,000,capitalcost6%,

biaya risiko 10%

1814:39 13


14/163

Costyg muncul untuk memesan ke vendor

meliputi: Productioncontrol(PPIC&purchasing)

Setupandteardown/biaya setup

Lostcapacity/kehilangan kapasitas Purchaseorder

191414:39 14


15/163

on oHitun lah rata2 bia a utk memesan satu order

bila :

. , ,

rata2costpersetupRp 200,000

jumlah order20,000xperthn

201514:39 j15


16/163

stock

Bila kebutuhan selama leadtimemelebihistock,terjadilah stockoutyang

menyebabkan:

Backordercosts/biaya penundaan Lostsalescosts/biaya kehilangan sales

Lostcustomercosts/bia a kehilan an

customers

211614:39 16


17/163

Ca acitRelated

Costs

Biaya krn perubahan schedule&qtypro u si

Overtime/undertime

Hiring/rekrut

LayoffTraining

Shiftpremiums/tunjangan shift

Dpt dihindari dengan menyamakan qtyprod.perhari

14:39 17


18/163

InventoryHoldingCosts

CategoryCost as a

% of Inventory Value

Housingcosts(buildingrent,depreciation,

operatingcost,taxes,insurance)6%

(3 - 10%)

Materialhandlingcosts(equipment,lease

ordepreciation,power,operatingcost)(1 - 3.5%)

3%

Investmentcosts(borrowingcosts,taxes,

(3 - 5%)

11%(6 - 24%)

Pilferage,scrap,andobsolescence

3%

(2 - 5%)

Overall carrying cost 26%18

14:39 18


19/163

Surplus/ObsoleteInventory

Bila inventory yang disiapkan bagi customer/produksimelebihi demand akan ter adi sur lus

Pada satu saat surplus tidak dipakai lagi karena demand tidakada, kondisi ini disebut obsolete

Inventory

Demand

urpus

obsolete

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Quarter 1 Quarter 2 Quarter 3 Quarter 4

15


20/163

Sur lus Obsolete

apa a as engan me a u an:

9Preventive: pencegahan penambahan kembali stockyang sudah surplus, monitor dengan ketat master

scheduling & MRP

9Identifikasi transaksi barangbarang surplus

9Disposal, kalau sudah tidak bisa dipakai lagi

45


21/163

1021

14:39 21


22/163

Profitdapat ditingkatkan dengan:

Meningkatkan customerservice

Menurunkan roductioncosts

Menurunkan inventoryinvestment

2214:39 22


23/163

Materials

Management

&Profits

Direct a or

Bervariasi dengan volumeyangdijual Overhead

Tidak bervariasi dengan qtyyangdijual

2314:39 23


24/163

Dollars %ofSales

Sales

Revenue $1,000,000 100

CostofGoodsSold

DirectMaterial $500,000 50

DirectLabour $200,000 20

Overhead 200,000 20

TotalCostofGoodsSold $900,000 90

GrossProfit $100,000 10

2414:39 24


25/163

Dollars %ofSales

Sales

Revenue $1,000,000 100

CostofGoodsSold



Overhead 200,000 20



2514:39 25


26/163

Men uran i Materials10%&Laborsebesar 5%Dollars %ofSales

SalesRevenue $1,000,000 100



,



Profittelah meningkat 60%

2614:39 26


27/163

MaterialsManagement

ro ts

Dollars %

of

Sales

SalesRevenue $1,200,000 100



,

TotalCostofGoodsSold $1,040,000 87

,

Salesharus meningkat 20%

Bagaimana Menurut anda Situasi ini ?

2714:39 27


28/163

. .

Directlabor=$700,000 ,

Factoryoverhead=$700,000

enera a m n s ra veexpense=

$300,000

Berapa GrossMargin&NetIncome?

2814:39 j28


29/163

Inventor

Turnover Bagaimana mengukur performanceinventory? engan meg tung turnoverrat onya ya tu:

InventoryTurnsRatio=Harga pokok penjualan setahun/rata2inventorydalam setahun

Contoh:Jika COGS(harga pokok penjualan )sebesar $1juta dollars, ,

InventoryTurnovernya =$1,000,000/$500,000 = 2 Bisa juga dengan cara:sales/rata2inventory

Atau jumlah hari atau minggu inventoryave inv/cogs(intimebasis) Makinpanjang jumlah hari inventory,putarannya makin kecil,

artin a uan kita terbenam dalam inventor

2914:39 29


30/163

latihan Inventor

Turns

$24juta &rata2inventorysebesar $6juta?.

inventoryturnsditingkatkan menjadi 12kaliper

c.Jika biaya menyimpan inventorysebesar 25%dari

,

3014:39 j30


31/163

inventory$2juta:

berapa inventoryturnover?

berapa inventoryrata2bila inventory

turnovernya ditingkatkan menjadi 10x

3114:39 j31


32/163

Ri ht uantit

Righttime

Rightplace

14:39 32


33/163

HighLevelEnterpriseResourcePlanningModelHighLevelEnterpriseResourcePlanningModel

CCFF

StrategicStrategic

PlanningPlanning

22--10 Years10 Years

Forecast OnlyForecast Only

AA

PPAA

RR

EE

CC

BusinessBusinessPlanningPlanning

AnnuallyAnnually


Sales&OperationsSales&Operations

II

TT

YY

AA

SS

TT

II

MonthlyMonthly


ResourceResource

PlanningPlanning

MasterMaster

PP

LL

AA

NN

GG

&&WeeklyWeekly RoughRough--cutcut

CapacityCapacity

Sc e u ingSc e u ingNNNN

II

NN

DD

EE

MM DailyDaily

OrdersOrders

ann nann n

CapacityCapacity

RequirementsRequirements

&Scheduling&Scheduling GGAA

NNDD

Orders OnlyOrders Only PlanningPlanning

14:39 33


34/163

mendatang , ,

market

,

besarnyainventory,servicelevelcustomer,

budgetuntukmasing2departmentdalam

menunjangsalesforecast,rencanainvestasimesin,mould,dies,tambahankaryawan

(permanen outsource)

14:39 34


35/163

utama untuk merencanakan inventoryuntukroduksi urchasin & ersia an roduk s are

partmaupun subassembly

S&OPdilakukan untuk roduct rou in .Karenaforecastingdalam groupingakan lebih akurat

dibandingkan masing2SKU/item

OutputS&OPadalah productionplan,inventoryplan&salesplan

14:39 35


36/163

PrePre--S&OP andS&OP and

may be combinedmay be combined

into one meetinginto one meeting

Output S&OP:Output S&OP:1.1.Sales planSales plan

2.2.Inventory planInventory plan3.3.Production PlanProduction Plan

14:39 36


37/163

T eBas c P rT eBas c P r

pastplanpastplantotoactualactual

performanceperformance

InventoryPlan=PlannedOpening

Inventory+PlannedProduction

PlannedSales

ActualInventory =Opening

Inventory+ActualProduction

ActualSales

14:39 37

S&OP i CS&OP i C F ti l PF ti l P


38/163

S&OPisaCrossS&OPisaCrossFunctionalProcessFunctionalProcess

Marketing &Marketing &EngineeringEngineering

S&OP ProcessS&OP Process

DefinitionDefinitionuu

DemandDemand

ap aap a

MasterMaster

AvailabilityAvailability

FinanceFinanceHumanHuman

ResourcesResources

c e uec e ueBusinessBusiness

PlanPlan

MaterialsMaterialsOperationsOperations

Must champion the processMust champion the process

14:39 38


39/163

ApaYangDijawabS&OP?

S&OPmenyeimbangkan demand&capacitydenganmenjawab 6pertanyaan penting sbb:

1.Bera a ban ak demanduntuk roductfamil ?

2.Berapa banyak inventoryyangkita miliki?

3.Berapa banyak inventoryyangharus ditambahkan?

4.Kapan inventorydibutuhkan?

5. Apakahkapasitas tersedia untuk mendapatkan inventorytambahan?

6.Apakahrencana dalam S&OPsesuai dengan sasaran businessplan?

14:39 39


40/163

Masterschedulingadalah proses

proses S&OPmenjadi jadwal untuk

prioritas &qty

14:39 40


41/163

14:39 41


42/163

Material

Re uirement

Plan

MRP

Menentukankebutuhanmaterialuntukmenunjang

MPS(masterproductionschedule)

Berapabanyak

qty,

kapan

dibutuhkan,

kapan

PO

di

release

Inputnya:BOM(billofmaterial),MPS,planningdata

supp ier,minimum

or er

qty,

ea

time,

scrap

ratio

14:39 42


43/163

InputMRP

14:39 43


44/163

Contoh Bill

of

Material

BOMSinglelevelBOM

14:39 44


45/163

ContohMRP

14:39 45


46/163

Kunci Sukses MRP

Inventoryakurasi:harus 98 100%agartidak terjadie urangan e e an mater a yangmen ng at an cost

BOM (billofmaterial)akurasi:harus ada yangmengauditBOM(designengineer)agarselalu update

Manufacturin & urchasin leadtimeakurasi:leadtimeyangtidak akurat meningkatkan cost(kapasitas,material/ekses inventory,expeditingcost,freightcost)

Standardlotsize:harus di updatekarena berpengaruhterhadap inventory.Lotsizemanufacturingsangatber antun ada setu time.Karena itu ban ak com an membuat leanprogram

14:39 46


47/163

InventoryPlanningZone

14:39 47


48/163

Perubahan Planning

5 Customersmembatalkan orders.

ustomersmenam a mengurang qtyor er

5 Customersmengubah tanggal pengiriman lebih awal kadang2

5 Customersmeminta produk yangberbeda dari yangdi order

SKU berbeda

5 Produksi mengalami masalah kualitas atau qtyproduksi tidaktercapai

5 Mesin produksi mengalami masalah/kerusakan

pera or produksi a sen

14:39 48


49/163

Inventory

stock

records

tidak akurat

Supplier

shortages.

Supplierterlambat kirim material

14:39 49


50/163

,

sudahfirm.Perubahandalamperiodeiniakanmeningkatkancost.Biasanyazone1adalah1minggu

Zone2:informasiyangmasukberupacustomerorder

danforecast.Perubahandalamzoneinida atdilakukandengantradeoffdenganSKUyanglain

.

Perubahandalamperiodeinitidakakanmeningkatkancost

14:39 50


51/163

Adalah suatu teknik optimisasi inventory

Dengan adanya visibilitydari levelinventory,

su liersda at memelihara &men isikembali (replenish)inventorysecara siklus.

Kepemilikan inventoryberada di supplierwalaupun materialberada di cusomter

14:39 51


52/163

Setelah customermen unakan

inventorytsb,baru akan ditagihkan

Kondisi VMIdapat diterapkan

asalkan ada winwinsituationbagi

14:39 52


53/163

Mengurangi levelinventory

inventory(carryingcost)

engurang stoc outs

Mengurangi overheadcost

mengelola inventory

14:39 53


54/163

Meningkatkan cashtocashcycle

(pembayaran materialsmendekati

tanggal pemakaian)

Menin katkan o ortunit cost uaninventorydapat digunakan untuk

kesem atan an lain

Mengurangi kerusakan inventory

,

14:39 54


55/163

Mengurangi gangguan urgent

Mendapatkan kontrak jangka panjang

Demandyangdapat diprediksi

engan aProfitmarginmeningkat

14:39 55


56/163

OrderPoint Penting untuk diingat:

r er q y e ap

9Order intervals (waktunya) bervariasi9Jika demand atau lead time berubah order pointharus diubah

Order Pointh

and

Safety StockUnits

o

LeadTime

Time


57/163

Contoh OrderPointFormulaeman = un s per wee

Lead time = 4 weeks Safet stock = 100 units

OP = DDLT + SS

= 100 (4) + 100

= 500

80

OrderPoint


58/163

= crew ar o.

Re-Order point = 100 units

On On

01 500 500

02 500 400 100

04 400 100 0 100

05 500 600 600

81

Demand Forecastin


59/163

DemandForecastin

14:39 59


60/163

Adalah perkiraan kebutuhan dimasa depan

Dapat ditentukan secara matematis melalui

a au me a u u

informal atau melalui kedua teknik tsb.

14:39 60

Sia a an membuat


61/163

Sia a an membuat

ForecastDemand?

Ataukah

Marketing

14:39 61


62/163

ForecastDemand

Itsonlastsession

14:39 62


63/163

group,groupofexperts,thinktanks,research.

Quant tat ve: er asar an per tungan

matematis datahistoris.Eg;movingaverage,

seasona

n exes

exponent a

smoot ng.

14:39 63

m rm r f r inf r in


64/163

m rm r f r inf r in

Intrinsic:berdasarkan datainternalperusahaan

bunga bank,pertumbuhan ekonomi dll

Umumnya companybanyak menggunakan

gabungan kedua sumber tsb

14:39 64


65/163

Demanddapat datang dari berbagai

sumber spt:

Consumers

Customers

Referrers

Dealers

Distributors

Interplant Service arts

14:39 65


66/163

Trend(keatas/kebawah,linear/nonlinear)

Cyclicality/adanya siklus

Seasonality/musiman

Randomvariations

14:39 66


67/163

Demand vs waktu14:39 67

Pola Demand


68/163

Pola Demand

Stableversusd namic

Stabledemandmemiliki bentuk/trendyang

Dynamicdemandcenderung erratic

14:39 68

Prinsi dasar Forecastin


69/163

Prinsi dasar Forecastin

Forecastsbiasanyasalah demandsangat

bergantungpadabanyakvarabel.Sulituntuk

Forecastsakanlebihakuratuntuk:

Family/groupproduct

Tiapforecastharusadaestimasierrornya

14:39 69

TeknikTeknik uantitativeuantitative


70/163

TeknikTeknik uantitativeuantitative

ExponentialsmoothingExponentialsmoothing RegressionanalysisRegressionanalysis

AdaptivesmoothingAdaptivesmoothing

GraphicalmethodsGraphicalmethods

LifecyclemodelingLifecyclemodeling

14:39 70


71/163

Akan mempengaruhi kemampuan customeruntukmembeli roduk asa an kita tawarkan.E :bun a

bankberpengaruh pada kemampuan membeli

rumah,kendaraan

Pyramidforecasting:makin tinggi suatu itemdalam

hirarki,akurasi nya akan semakin tinggi pula.

Tingkatforecast

yang

paling

efektif adalah padalevelproductfamilyatau productsubfamilylevel.

14:39 71


72/163

Manfaatnya

Teknik sederhana &mudah dihitung

Dapat digunakan untuk filteroutrandomvariation

Periode yanglebih panjang akan memberikan gambaranyang e i a us

Keterbatasan

Jika terjadi trend,agak sulit mendeteksi

Movingaveragesterlambat mengikuti trend

14:39 72


73/163

forecastlama

updatingitemforecasts.

Al haadalah bobot an diberikan ada actualdemand

Cukup baik bekerja untuk demandyangcukup konstan

Cukup baik untuk forecastjangka pendek

14:39 73


74/163

Newforecast= xactualdemand+(1 )xoldforecast=oldforecast+ (actualdemand

oldforecast)

Oldforecast=160,actual=200, =0.1

New

forecast

=

160+(0.1x(200

160))=164 Oldforecast=160,actual=200, =0.8 = =.

Makindekat dengan 1.0,makin responsiveforecastn a den an demandterakhir.

7414:39 74

Pengaruhnilai


75/163

Figure 8.5 Exponential forecast where trend exists

14:39 75

latihansmoothin forecast


76/163

Month Actual demand Forecast demand

1 260

3 225

4 245

5 250

6

Hitunglah forecast untuk bulan 1 sampai 6, bila alfa adalah 0,2 dan forecast padabulan ke 1 sebesar 240

14:39 76

QualitativeTechni ues


77/163

Expertopinion

FocusgroupHistoricalanalogy Panelconsensus

7714:39 77

ExternalFactors(Extrinsic)


78/163

Competition

Newcustomers

Plansofmajorcustomers

Governmentpolicies

Regulatoryconcerns

Economicconditions

Environmentalissues

WeatherconditionsGlobaltrends

14:39 78


79/163

(seasonal),kita dapat menghitung seasonal

SeasonalIndex=(rata2demandutk

per o e s verage eman u semuaperiode)

Indexdapat digunakan sebagai pengali

untuk forecastke depan

14:39 79

contoh Seasonalit


80/163

14:39 80

contoh Seasonalit


81/163

Darigambar tsb:tidak ada trendtapi ada faktor

musiman.

Rata2demandtiap quarter/kwartal adalah 100unit

Maka seasonalindexmasing2kwartal sbb:

Kwartal 1=128/100=1.28

Kwartal 2=102/100=1.02

Kwartal 3=

75/100

=

0.75

Kwartal 4=95/100=0.95

14:39 81

contoh Seasonalit


82/163

tahunkedepansebesar420unit

Jawab:forecastrata2perkwartalditahundepan=

420 4=

105

Forecastkwartal1=1.28x105=134.4unit

= =

Forecastkwartal3=0.75x105=78.75unit . .

14:39 82

latihanseasonalindex


83/163

Month Average Demand Seasonal index

J anuary 30

e ruary

March 85

April 110

May 125

J une 245

August 135

September 110

cto e

November 60

Desember 30

Hitungseasonalindexuntukmasing2bulan14:39 83

forecast error


84/163

Adalahperbedaanantaraacutaldemand&.

Errorterjadidalam2hal:Bias&random

variation

Bias ter adi bila kumulative actual demand

bervariasidarikumulativeforecast

14:39 84


85/163

14:39 85

F r ca t tan a ia ran m variati n


86/163

14:39 86


87/163

14:39 87

ABCInventoryControl


88/163

pengawasan.

price/unit

Berdasarkan Pareto:

Kelas A,20%dari itemtotal,kontribusi nilai uangnya sebesar 80%.

Kelas B,30%dari itemtotal,kontribusi nilai uangnya sebesar 15%dari Rp pemakaian.

Kelas C,50%dari itemtotal,kontribusi nilai uangnya sebesar 5%dariRp pemakaian.

258814:39 88


89/163

Nilai Item dalam

Rp

,Usage x price/unitUsage x price/unit

L M N O P Q R S T UInventory Items

14:39 89

ABCAnalysis PenerapanPrinsipParetos80/20


90/163

Nilai Item

dalam Rp

Nilai item disusundari yang terbesar

hingga terkecil

O S L N R Q M P U T

Inventory Items14:39 90


91/163

-100

-90-

dalam Rp

Value-70

-60

-50-40

-30

-20

-10

O S L N R Q M P U T



92/163

a ue o

Items % of total-100-a ue

-80-70

-60

Class A 20%Class A 20%

of items 80%of items 80% -50-40-30

of valueof value Class C 50%of items; 5% of

value

-20

-10Class B 30%

of items; 15%of value

O S L N R Q M P U T


No Item Unit dipakai/bulan Harga (Rp)


93/163

No Item Unit dipakai/bulan Harga (Rp)

1 1100 2

2 600 40

3 100 4

4 1300 1

5 100 60

6 10 25

7 100 2

8 1500 2

9 200 2

10 500 1

14:39 93

ContohContoh ABCABC

dipakai/bulan

harga


94/163

dipakai/bulan harga

1 1100 2 2200

2 600 40 24000

3 100 4 400

4 1300 1 1300

5 100 60 6000

6 10 25 250

7 100 2 200

9 200 2 400

10 500 1 500

Total 5510 38250

14:39 94

NoItem Unit Harga (Rp) Pemakaian x Akumulasi Persentase Kelas

n


95/163

n

2 600 40 24000 24000 62.75% A

5 100 60 6000 30000 78.43% A

8 1500 2 3000 33000 86.27% B

1 1100 2 2200 35200 92.03% B

4 1300 1 1300 36500 95.42% B

10 500 1 500 37000 96.73% C

3 100 4 400 37400 97.78% C

.

6 10 25 250 38050 99.48% C

Total 5510 3825014:39 95

ClassAItems


96/163

Itemini umumnya memiliki nilai strategis dalam perusahaan.Karena valuen a tin i

Penting untuk menjaga informasi itemini:

Berapa yangkita miliki

Dimana ada dalam sistem

Apa yg sedang di order&kapan deliverynya.

Forecastingsales

Akurasi stockdi gudang

Berapa inventoryturnovernya?

Berapa safetystocknya?

Contoh di perusahaan anda??

3396

14:39 96

ClassCitems


97/163

Slowmovingitem

Nilainya rendah,komoditi denganvolumebesar &menyita tempat

Dasarnya adalah jangan sampaikehabisan stock

Biasanya stockdihitung tahunan,kadang2dengan cara menimbang

untuk mengontrol stockminimum&pengisian kembali (vendormanagednventory ons nyas

3497

14:39 97


98/163

Biasanya pembelian langsung ditangani

perusahaan

Biasanya stocktakedilakukan 24x/thn

98

14:39 98

Metode Mengawasi Inventory


99/163

Class A Class B Class C

High consumption Moderate value Low value

Very strict control Medium control Loose control

Nil Safety Stock Low safety stocks High safety stock

Daily Deliveries Weekly/ Monthly Bulk/ Quarterl

Multi-sources Few sources Max.- 2 sources

Accurate forecasts Estimates Guestimmates

Central storage Storage in each plant Site storage

. .

99

ABCuntuk sparepart

V E D C t l ABC VED combine control


100/163

V E D Control: ABC VEDcombinecontrol

V: Vital items

E: Essential/penting items

D: Desirable/diinginkan items

The basis of control is the criticality of the item

Vital - indicating that m/c cant run without V Item.

Essential - m/c can run but without parameters as such efficiency,,.

Desirable- m/c can run but factor of safety, industrial formalities cantbe satisfied (e.g. - wearing ear protection aid)

100

ABCuntuk sparepart


101/163

ABC VEDcombine control

ABCClassification

VED Classification

V items E items D items

A itemsRegular stocks with

constant controlMedium stock No Stock

B items Medium Stock Medium Stock Very low Stocks

C items High Stock Medium Stock Low Stock

101

u u v


102/163

F:FastmovingItems

N:NormalmovingItemsS:SlowmovingItems

D:Deaditems

ThebasisofcontrolistheUsa erate

102

SummaryofSelectiveControlTechniques


103/163

Selective ControlTechnique

Basis of classification Chief Use

ABC Consumption value Controlling RM, WIP and components

Determinin the inventor level of s arer ca y o em

parts

XYZ Value of item in storage Reviewing the inventories & other uses

FNSD Consumption rate of item Controlling obsolescence

103

IRA Pernahkah anda Mendengarnya


104/163

14:39:30 104


105/163

a a arus a ura

Caramana yangterbaik dalammelakukan auditrecords


106/163


107/163

ar e nven ory

No. Count Record

2 99 100

3 101 100

Total 295 300 Accuracy=295/300Or98.3%


108/163

Part Shelf Inventor Accurac

No. Count Record Calculation

1 95 100 95%

2 99 100 99%

3 101 100 99%

Total 295 300Accuracy=Avg.ofthethree

.


109/163

.

2. Planning(Unitswithtolerances)3. Production(Unitsw/otolerances)


110/163

No. Cost Count Record Unit $$$$

1 $10 95 100 5 50

2 $ 30 99 100 1 30

3 $ 80 101 100 + 1 + 80

Total 295 300 0NoFinancial

Ad ustment

100%Accurate

P t T l Sh lf I t Withi O t id


111/163

Part Toler Shelf Inventory Within Outside

No. ance Count Record Tolerance Tolerance

1 7% 95 100 X2 3% 99 100 X

3 0% 101 100 X

Accuracy=2/3


112/163

Part S e Inventory

No.

Count Record

2 99 100

3 101 100

WrongWrong

WrongWrong

Total 295 300

Accuracy=0/3

Or0%

CaraMengukurInventoryRecordAccuracy

measurementMaximum+/ 5%


113/163

Inventory

inventory

12004 100 90 +/- 5% Miss

17809 200 202 +/- 1% Hit

19876 100 99 +/- 0% Miss

+- ss

98706 100 104 +- 5% Hi

14:39:31 113

Ph i l I t C ti h


114/163

Ph sicalInventor Countin han amembetulkan recordssaja

Masalah!


115/163

FINANCIAL!


116/163

Menghabiskan

Melelahkan

en m u an etidakakuratan


117/163

Sample Counts


118/163

SampleCounts

Investigasi Penyebab

Causecodesassi ned Dilakuan oleh personel yang

terlatih

Correctiveactionim lemented


119/163

.

2. Longlastingaccuracy


120/163

,

Tidak membetulkan recordyangada Tidak mengidentifikasi masalah


121/163

a a pen e a an

yangspesifik untukmen ng a an

Sebuah metoda

berbasis 5Langkah


122/163

InvestigateCauses

4 RootCauseAnalysis

SustaintheImprovement

MeasureandRecordAccuracy3BeBrutallyHonest

CountSample2CounteachweekUntilperfect

SelectControlSample1

degreeofproblems;

NoTolerances

ControlGroupCounting

Tentukan itemdalam grupSejumlah kecil iteminventory


123/163

j y

Yangmewakili keseluruhan inventory

Purchased/manufacturedpartsemyang esar ec

Rawmaterial,components,finishedgoods

A B dan C items

Fastmaupun slowmoving

Posisi negatif dalam sistem

Posisi nol dalam sistem

Saat menerima barang (orderpoint)

123

2914:39:31

Betulkan ika IRA < 95


124/163

Betulkan ika IRA < 95

Controlsample

Lakukan secara berkala Temukan penyebab masalah,betulkan

perbedaannya &Tetapkan programuntukperbaikan dan peningkatan IRA

Dilakukan oleh personel yangberpengalaman Tidak berarti menghilangkan physicalinventories


125/163

Accuracymaintenance

A=12 Perencanaan/

= C=2

pen a wa an yc eCount

Conto CounterWor s eet


126/163

126 3214:39:31


127/163

Jikasesuaiden ansistemterimahasilperhitungan

a a sesua a errorpo cyJika tidak sesuai lihat transaksi

dengankemungkinansalahdancari

127 3514:39:31

a sys emcoun ac ua coun


128/163

a sys em coun ac ua coun ,

periksalah: engeuaran tap e um a a transa s

Shipments tanpa transaksi

Backflush pending

Under issues in the s stem to WIP

shipping, etc.)

128 3614:39:31


129/163

J ika system count < actual count,per sa a :

Receipts tanpa transaksi

Over issues dalam systemScrap tidak dilaporkan

129 3714:39:31

RekonsiliasihasilCount


130/163

Periksa juga:Kesalahan counting

dengan O (o)

Item terdapat pada lokasi lain

130 3814:39:31


131/163

13181

3914:39:31

semuapartyangmasuk(artinyastockbertambah)akanmasukkolomminus


132/163

minus

semuapartyangkeluarakanmasukkolomplus

tambahkanactualqty(hasilcyclecounting)denganqtydikolompluslalukurangidengansemuadikolomminus

inilahnetqty

bandingkannetqtydenganyangadadisystem

bilamasihterjadiperbedaanartinyaitulahselisihakhiryangbisadi

writeoffataudicarilagipenyebabnya

13214:39:31

LatihanRekonsiliasins ru s

Anda diminta melakukan rekonsiliasi setelah cyclecountBacalah tiap baris dengan baik dan isilah pada kolom yangcocok " "


133/163

Partnumber12345dan isilah kolom berikut:

Computeronhandquantity(qtysystem)=498 Actualpartsditemukan di storeroom=675 Initialerror=177pieces

25piecessudah dikirim ke productionuntuk digunakan assemblytapi materialyangdiambil belum di entryke sistem 15piecestelah dikirim customershippingpapermenunggu entry 225partsyangtelah diterima dari vendorsudah masuk dalamstoreroombelum dibuat transaksi

Workorder12345utk 10piecestelah lengkap dan telah dipindahkanke lokasi untuk workorderyangtelah siap tapi belum ada transaksi

133 4114:39:31

FormatRekonsiliasi


134/163

Total

Actual Part counted dalam inventory

Tambahkan semua lus

Kurangi semua minus

Net

134

System Count

Kurangi Net dari aktual = Aktual error

14:39:31

FormatRekonsiliasi

Part yang dibeli diterima di gudang menunggu transaksiPart yang dibeli dimasukkan dalamstock menunggu putaway

Material di indahkan ke work order menun u transaksi keluar

Material dipindahkan ke work order menunggu backflush


135/163

Material dipindahkan ke work order menunggu backflush

Part untuk work order diterima di stock menunggu transaksi

Part untuk work order di transfer ke stock menunggu putaway

Part dipindahkan dari stock ke produksi tanpa transaksi

Item dikirimkan (shipping)menunggu shipping document

Item yang dijual di transaksikan sebagai shipped, masih dalamstock

Total

Actual Part counted dalam inventory

Tambahkan semua lus

Kurangi semua minus

Net

135

System Count

Kurangi Net dari aktual = Aktual error

14:39:31

JawabRekonsiliasiPlus Qty Minus Qty

Part yang dibeli diterima di gudangmenunggutransaksi 225

Part yang dibeli dimasukkan dalamstock menungguputaway

Material dipindahkanke work order menunggutransaksi keluar 25


136/163

Material dipindahkan ke work order menunggubackflush

Part untukwork order diterima di stock menunggutransaksi 10

Part untukwork order di transfer ke stock menungguputaway

Part dipindahkandari stock ke produksi tanpa transaksi

Item dikirimkan (shipping)menunggu shipping document 15

tem yang ua transa s an se aga s ppe , mas a am stoc

Total 50 225

c ua ar coun e aam nven ory

Tambahkan semua plus + 50

Kurangi semua minus -225

136

System Count 498

Kurangi Net dari aktual = Aktual error 214:39:31

LaporanBerdasarkanPenyebab

Dapatdigunakan

untuk

dasar

perbaikan


137/163

13714:39:31

Shortcuts/jalanpintas

Beberapa jalan pintas untuk mengurangi


138/163

Waktu menghitung Saat Qtydi sistem negatif ()

Saat Qtydi sistem =0

Saat orderditerima

Multiplelocations.Hitunglah hanya pada

lokasi yangaktif

Reasonableness:lihat labelyangtertulis atau estimasi

138

jumlahnya untuk itemyangberada pada lokasi slow

moving4614:39:31


139/163

CycleCounting PhysicalInventory Investigasi penyebab &

membetulkannya

Tidak melakukan analisapenyebab

terusmenerus

Memerlukan personel

analysis

Memerlukan biaya besaryangterlatih tapi dampaknya sebentar

Semua orang terlibat


140/163

Perhatian pada detail Memahami physicalstock(eg:

identifikasi produk,satuan dsb)

Ingin sempurna

14:39:31 140

Kualifikasi Investigator

Perhatian pada detail ,

Sherlock Holmes mentality


141/163

SherlockHolmes mentality

Memahami sistem komputer logs(urutan historiskeluar masuk data)

Kemampuan Interpersonalskill

Memahami perpetualinventorysystemdesign

membuat laporan

14:39:31 141

SafetyStock


142/163

14:39 142


143/163

disiapkan untuk proteksi terhadap

u uas e u u an eman dan/atau supply(leadtime).

14:39 143

Reorder


144/163

point

a b c

LT

,B: stock out terjadi pas saat barang datang dari vendor

C: tidak terjadi stock out

7214:39 144

SafetyStocktergantung

pada


145/163

Variasi kebutuhan selama leadtime Servicelevel

Leadtime.Makin an an leadtime makin

besar safetystockyangdibutuhkan

7314:39 145

Kebutuhan bervariasi dengan

QQ


146/163

ve

l

entory

le

Reorderpoint,R

In

LTLTTime

LTLT

00

7414:39 146

ReorderPointdengan


147/163

ve

l

ve

l

ReorderReorder

QQ

entory

l

entory

l

point,point,RRIn

I

n

00

SafetyStock

TimeTime7514:39 147

ReorderPointforaServ ceLeve Pro a ty

Probabilityofmeeting demand during


148/163

meetingdemandduringleadtime=servicelevel

Probabilityof

a

stockout

zd L

RRDemandDemand

7714:39 148

Untuk menghitung safety stock perlu


149/163

Untukmenghitungsafetystockperlu

pemakaian

Standarddeviationadalahselisihforecastvsactualkemudiandi

kwadratkandandicariakarnya

14:39 149

Contoh

Mingu Actual Pemakaian Forecast Deviasi

dua

1 4900 5000 -100 10000

2 5000 5000 0 0

3 5100 5000 100 10000


150/163

3 5100 5000 100 10000

4 5400 5000 400 160000

5 5300 5000 300 90000

6 4800 5000 -200 40000

7 5200 5000 200 40000

8 5000 5000 0 0

-

10 5200 5000 200 40000

Total 50,800 50000 1600 400000

Std deviation = (400,000/no. of period-1) =

= (400,000/ (10-1) = 211

8014:39 150

nn--


151/163

N digunakan bila ada lebih dari 30 periode N-1 digunakan bila N lebih kecil dari 30 periode

Dari contoh sebelumnya : std deviation(400,000/(10-1))

= 211

8114:39 151

Safetystock=safetyfactorxstandard


152/163

y y

Safetyfactorditentukan oleh servicelevel

on o a a ng n serv ce

eve

ma asafetyfactornya adalah 0.84

Kemudian 0.84dikalikan dengan standard

deviationuntuk mendapatkan safetystock

14:39 152

ContohServiceLevel

Berapa servicelevelutk suatu itemdimana

kebutuhan tahunannya 25,000units&order

tit 5 000 it ? M t h


153/163

quantity5,000units?Managementhanya

mem er o erans a s oc ou per a un.

N=25,000/5,000=5

S.L.=5 1x100%=80%

Bagaimana jika

orderQuantitynya

menjadi 1,000?

15314:39 153

Table of service level

Desiredservice level Safety Facto

50 0

80 0 84


154/163

80 0.84

.

90 1.28

95 1.65

97.72 2

98 2.05

99 2.33

99.87 3

99.93 3.2.

8214:39 154

Desired servicelevel

Safety stock = safety factor X std deviation


155/163

50% 0 0 211x

95% 349 1.65 211

99% 492 2.33 211

8414:39 155

contoh: management policy, 1 stock out per tahun


156/163

kebutuhan/thn: 52,000 & order qty: 2,600. Std deviasi 100, lead time 1minggu

Hitunglah:

1. jumlah order / thn

2. service level

3. safety stock

4. reorder point

1. j

14:39 156

1. jumlah order/thn =52,000/2,600=20x/thn


157/163

= . 1)/20=95%

=. , . .

stock=1.65x100(stddeviasi)=165unit

= = =. , , .

x1000=1000.ROP=DDLT+SS=1000+165=1165

14:39 157

leadtimemeningkat,safetystockakan meningkat

meningkat tidak proporsional


158/163

dilakukan ad ustment bila lead time menin kat

Newsafetystock=oldsafetystockx (newinterval/oldinterval)

contoh:safetystock150&leadtime2minggu.Bila leadtimejadi 3minggu berapaSSnya?

NewSS=150x =150x1.22=183unit

14:39 158

managementmemberikan toleransi 1xstockout/thn

Kebutuhan/thn 100,000&orderqty10,000


159/163

Leadtime2minggu,datahistoris 10mingguterlampir

2. Servicelevelnya

3. Safetystockuntuk serviceleveltsb

4. Reorder ointn a

14:39 159

Latihan 1

Hitun lah Standar Deviasi

Actual DeviasiMinggu Pemakaian Forecast Deviation pangkat dua

1 2100 2000


160/163

1 2100 2000

3 2600 2000

4 1400 2000

5 1800 2000

6 2300 2000

7 2200 2000

8 1600 2000

10 2200 200014:39 160

Latihan 1

Hitun lah Standar Deviasi

Actual DeviasiMinggu Pemakaian Forecast Deviation pangkat dua

1 2500 2000


161/163

3 2800 2000

4 1300 2000

5 1800 2000

6 2200 2000

7 2100 2000

8 1600 2000

10 1200 200014:39 161


162/163

14:39 162


163/163

Imanadi085225019360

[email protected]

14:39 163

accurate inventory planning & stock control

Documents