Ad hoc temamøde -evalueringsmodeller

Hellerup den 12. august 2013

Specialistadvokat Martin Stæhr

side 2

› Kort intro til seneste praksis vedrørende evalueringsmodeller

› Et par eksempler på ordregiveres evalueringsmodeller

› Debat!

Dagens program

side 3

Klagenævnet for Udbuds kendelse af 9. januar 2012, RenoNorden mod Skive Kommune

Evalueringsmodel for pris (70 %): score = 10 * (laveste tilbudspris/tilbuddets pris).

Alle 6 tilbud lå i spændet mellem 8.133.816 kr. og 10.105.947 kr.

Tildelte points for pris lå mellem 10 points og 8.08 points.

Evaluering af pris

10 points8.163.816 kr.

1 point82.000.000 kr.

5 points16.340.000 kr.

side 4

› Klagenævnet udtalte:

› ”Pointmodellen vedr. pris er opbygget på en sådan måde, at kun en begrænset del af pointskalaen udbyttes. Et tilbud, der er dobbelt så højt som det laveste, får således karakteren 5, og et tilbud, der er 3 gange så højt som det laveste, får karakteren 3,33. Pointsystemet er dermed opbygget sådan, at det i praksis ikke kan afspejle den spredning i de tilbudte priser i de indkomne tilbud, som er forventelig. Konsekvensen er, at der tilbudte priser vægter langt mindre end de i udbudsbetingelserne angivne 70 %. Denne virkning af pointsystemets opbygning afspejles også i den konkrete tilbudsbedømmelse, hvor alle tilbud får karakterer mellem 8 og 10, det vil sige at kun 10-20% af pointskalaen udnyttes.”

› ”Klagenævnet finder af de anførte grunde, at pointmodellen – som muligt kan anvendes uden problemer i andre sammenhænge – i det foreliggende tilfælde, hvor pris vægter 70 %, ikke er egnet til at sikre den fastsatte vægtning af priskriteriet. Klagenævnet bemærker i den forbindelse, at det påhviler indklagede at sikre, at en given pointmodel er egnet til i relation til det konkrete udbud at sikre en bedømmelse af tilbuddene, som respekterer den fastsatte vægtning af underkriterierne.”

Evaluering af pris – udnyttelse af pointskala

side 5

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 7. juni 2012 – Dubex mod Danske Spil

› EU-udbud af kontrakt om support og opdatering paf Danske Spils Netværksudstyr

› Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

› Kvalitet 80 %, Pris 20 %

› Evalueringsmodel for pris: Samme som i Skive-sagen, men Klagenævnet udtalte:

› ”I den foreliggende situation, hvor der alene er to tilbudsgivere, og hvor underkriteriet »Pris« vægter 20 %, afspejler pointmodellen dog i tilstrækkelig grad spredningen i de indkomne tilbud, og vægtningen af underkriteriet »Pris« er ikke derved blevet gjort illusorisk som påstået.”

Evaluering af pris

side 6

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 29. november 2012 - Mediq Danmark A/S mod Jysk Fællesindkøb

› EU-udbud af en rammeaftale om levering af sygeplejeartikler.

› Pris vægtede 60 % - Kvalitet vægtede 40 %

› Evalueringsmodel i forhold til pris:

› ”Den billigste tilbudssum får tildelt 5 point. En tilbudssum som ville være dobbelt så dyr som den billigste vil få tildelt 0 point. Tilbud mellem den billigste og en dobbelt så dyr tilbudssum vil opnå point efter en lineær model.”

Evaluering af pris

side 7

OneMed Mediq Danmark Abena

› Totalt årligt forbrug 8.244.759 kr. 8.290.926 kr. 8.275.111 kr.

› Samlet forbrug i 4 år 32.979.036 kr. 33.163.704 kr. 33.100.444 kr.

› Point for pris 5,00 4,97 4,98

Kvalitet Pris Samlet og vægtet 60/40

› OneMed 4,86 5,00 4,94

› Mediq 4,84 4,97 4,92

› Abena 5,00 4,98 4,99

Evaluering af pris – Mediq vs. JF

side 8

› Mediqs påstand 4:

› JF handlet i strid med artikel 53 og ligebehandlingsprincippet ved at anvende evalueringsmodel, der ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud › pris ikke fået den forudsatte vægtning på 60 %› kun 0,6 % af pointskalaen udnyttet

› JF: ”Priserne på de enkelte produktlinjer varieret med langt mere end 100 %.

› JF: ”Hele pointskalaen – og mere til – benyttes på produktlinjeniveau, og det er en tilfældighed, at det ikke er den samme tilbudsgiver, der for hvert produkt eller størstedelen af produkterne var den dyreste.”

Evaluering af pris – Mediq vs. JF

side 9

› Klagenævnet:

› ”Klagenævnet finder efter udbuddets karakter og oplysningerne om markedet ikke grundlag for at tilsidesætte denne model. De tilbudte priser dækkede over mere end 300 produkter, og der var overordentlig store prisudsving for de enkelte produkter. De tre tilbud afveg imidlertid samlet set kun ubetydeligt indbyrdes. De point, som tilbuddene fik tildelt i relation til underkriteriet »pris«, afveg derfor ligeledes kun meget lidt fra hinanden.”

Evaluering af pris – Mediq vs. JF

side 10

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 8. januar 2013 - MET 4 JV CityringenTender Office mod Metroselskabet A/S

› Udbud af bygge- og anlægskontrakt om etablering af Cityringen i København

› Metroselskabet havde inden udbuddet lavet et notat med redegørelse for den evalueringsmodel, man agtede at anvende.

› Laveste pris 10 points. Et tilbud, der var mindst 30 % dyrere end indklagedes estimat på 1.400 mio. euro, skulle tildeles 0 point.

› I praksis medførte tilbudspriserne, der alle oversteg det nævnte estimat, at et tilbud, der var mindst 25,5 % dyrere end det billigste tilbud – tilbuddet fra Copenhagen Metro Team – ville have fået 0 point.

Evalueringsmodel - gearing

side 11

› Klagenævnet udtalte bl.a.:

› ”Klageren har gjort gældende, at vægtningen på henholdsvis 60 % og 40 % af de to underkriterier indebærer, at en forskel på tilbudspriserne på 1 % bør kunne opvejes af en 1,5 % højere score for teknisk kvalitet. Synspunktet ville indebære, at en ordregiver altid ville skulle fordele de point, der er til rådighed i forbindelse med evalueringen af de tilbudte priser, ved lineær interpolation mellem den pris, der gav det maksimale antal prispoint (her: den laveste tilbudte pris) og en pris, der er dobbelt så høj som den pris, der gav det maksimale antal prispoint (her: den laveste tilbudte pris).

› Klagenævnet kan på den ene side ikke tiltræde, at vægtningen 60:40 indebærer en sådan nødvendig entydig sammenhæng mellem et tilbuds pris og det antal point, som tilbuddet tildeles for teknisk kvalitet, allerede fordi kvalitetsskalaen ikke entydigt kan fastlægges med samme objektive sikkerhed som prisskalaen. ”

› Evalueringsmodellen konkret godkendt af Klagenævnet.

Evalueringsmodel – gearing

side 12

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 18. juli 2013 - Calundan Høreteknik ApS mod Gentofte Kommune m.fl.

› EU-udbud af rammeaftale om indkøb og installation af høretekniske hjælpemidler.

› Det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier:

› 1) Pris, 50%

› 2) Kvalitet, 30%

› 3) Service, 20%.

› Evalueringsmodel ikke oplyst i udbudsbetingelserne

Evaluering af pris

side 13

› Tilbudte priser (estimeret køb pr. år):

› Calundan Høreteknik ApS: 1.937.856,00 kr.

› Phonic Ear A/S: 2.182.215,50 kr. (13 % dyrere end laveste pris)

› Scantone A/S: 1.999.150,00 kr.

› Evalueringsmodel for pris:

› Laveste pris: 8 points

› 100 % dyrere end laveste pris: 1 point

Evaluering af pris – Calundan vs. Gentofte K.

side 14

› Pointtildeling:Pris Kvalitet Service I alt

› Calundan Høreteknik ApS 8 5 5 6,5

› Phonic Ear A/S 7,12 8 7 7,4

› Scantone A/S 7,78 7 6 7,2

› Klager: Pris ikke reelt vægtet 50 %

Evaluering af pris – Calundan vs. Gentofte K.

side 15

› Klagenævnet (udvalgte dele af præmisserne):

› ”Ved ordregivers skønsmæssige fastlæggelse af en model til bedømmelse af et underkriterium om pris, herunder ved brug af en model som den nævnte, skal der tages hensyn til det konkrete markeds og det konkrete udbuds karakteristika, og til hvilken spredning der på den baggrund kan forventes i priserne på de indkomne tilbud.”

› ”Klagenævnet kan kun tilsidesætte ordregiverens valg af bedømmelsesmodel, hvis ordregiveren åbenbart har overskredet rammerne for skønnet, eksempelvis fordi valget af bedømmelsesmodel strider mod udbudsbetingelserne, herunder den fastsatte vægtning af priskriteriet.”

Evaluering af pris – Calundan vs. Gentofte K.

side 16

› ”Efter det af klageren oplyste gælder der for (en del) af de produkter, udbuddet vedrører, vejledende priser (listepriser), som er de priser, som produkternes sælges til ved køb af enkelte produkter uden konkurrenceudsættelse. Det forekommer usandsynligt, at tilbudsgivere ved en konkurrenceudsættelse som udbuddet her, skulle tilbyde priser, der ligger over listepriserne. De priser, som er tilbudt af tilbudsgiverne – og de priser, som generelt kan forventes at blive tilbudt ved udbud som nærværende – måtte følgelig forventes at være lavere end de vejledende priser og i hvert ikke overstige disse. Med andre ord måtte tilbudspriserne for »funktionsløsningen« for produkternes vedkommende forventes at være »listeprisen« med et større eller mindre eller eventuelt intet fradrag. Klageren har bekræftet, at det forholder sig sådan, og indklagede har ikke bestridt denne oplysning.

Evaluering af pris – Calundan vs. Gentofte K.

side 17

› ”Da det ikke kunne forventes, at tilbudsgiverne ville tilbyde priser over listepriserne, indebærer modellen, at en del af pointskalaen reelt ikke vil blive anvendt, medmindre tilbudsgiver med det billigste tilbud lå 50 % under listeprisen. Indklagede har ikke gjort gældende – endsige sandsynliggjort – at det i det pågældende marked for høreapparater kan forventes tilbud, som ligger så lavt som 50 % under listepriserne eller tilnærmelsesvis så lave tilbud. Det er heller ikke af indklagede gjort gældende –og der er heller ikke oplysninger, som understøtter – at spredningen af priser i de afgivne tilbud afveg fra, hvad der er normalt og forventeligt i det pågældende marked. På samme måde er der intet, som støtter, at det i et marked som det foreliggende er forventeligt, at der ville kunne komme tilbud, som er op mod dobbelt så dyre, som det billigste tilbud (og herunder priser, som oversteg listepriserne), hvilket indklagede heller ikke har gjort gældende, er tilfældet.”

Evaluering af pris – Calundan vs. Gentofte K.

side 18

› ”Under disse konkrete omstændigheder indebærer den af indklagede anvendte pointmodel, at prisen ikke fik den betydning, som tilbudsgiverne som følge af den fastsatte vægtning af priskriteriet på 50 % kunne forvente.”

› ”Pointmodellen vedrørende underkriteriet pris var dermed i det konkrete tilfælde uegnet til at afspejle den vægtning af priskriteriet, som var angivet udbudsbetingelserne, og var dermed ikke egnet til at identificere »det økonomisk mest fordelagtige tilbud.”

Evaluering af pris – Calundan vs. Gentofte K.

side 19

› Generelt krav om brug af hele pointskalaen ved hvert udbud?

› Betydning om evalueringsmodellen er offentliggjort?

› Krav om markedssondering?

› Har det betydning, hvor meget pris vægter?

Status?

side 20

› Klagenævnet for Udbuds kendelse af 1. juli 2013 – Rent A/S mod Rudersdal Kommune

› EU-udbud af rengøring og vinduespolering

› Underkriterium: Kalkulerede timer for rengøring (25 %)

› ”Der vil blive tildelt point efter en gennemført objektiv beregning, hvor den tilbudsgiver, der har angivet de for Rudersdal Kommune fleste (højeste antal) timer for den fastlagte ydelse, inklusive optioner, vil få tildelt maksimumpoint. De øvrige tilbudsgivere vil få tildelt antal point fratrukket en forholdsmæssig andel, som timerne i deres tilbud procentvis afviger i forhold til det for Rudersdal Kommune bedste tilbud.”

› Klager: Ulovlig relativ vurdering, jf. Klagenævnets praksis

Relativ vurdering – go or no go?

side 21

› Klagenævnet:

› ”Det fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 1.21.3 om kalkulerede timer for rengøring foruden det ad påstand 9 anførte, at »De øvrige tilbudsgivere vil få tildelt antal point fratrukket en forholdsmæssig andel, som timerne i deres tilbud procentvis afviger i forhold til det for Rudersdal Kommune bedste tilbud.

› Der er tale om pointgivning efter en matematisk model, og det må antages, at den indbyrdes vægtning af de modtagne tilbud ville blive den samme, uanset om der ved beregningen tages udgangspunkt i det tilbud med det højeste timetal.

› Påstanden tages derfor ikke til følge.”

› Praksisændring? Se kendelse af 16. juni 2009 (Tødin mod Tønder Kommune)

Relativ vurdering – go or no go?

Philip Heymans Allé 72900 Hellerup

Tlf. 3334 4000Fax 3334 4001E-mail: info@horten.dk

www.horten.dk

Specialistadvokat Martin Stæhrmst@horten.dk33344204