ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN/KONSEP

ADMINISTRASI

LOGISTIK

ADMINISTRASI LOGISTIK

PENGERTIAN ADMINISTRASI

THE LIANG GIE Administrasi adalah proses

penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu

PRAJUDI ADMOSUDIRDJO Administrasi adalah aktivitas atau

kegiatan dari orang atau kelompok orang untuk mencapai maksud tertentu.

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

ORGANISASI MANAGEMEN KEPEGAWAIAN KOMUNIKASI KEUANGAN PERBEKALAN KETATA – USAHAAN PERWAKILAN/HUMAS

PENGERTIAN LOGISTIK SUBAGYA

Secara Etimologis, Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno “Logistikos” :artinya “terdidik” atau “pandai”

WEBSTER’S NEW COLLEGIATE DICTIONARY “Logistic” adalah cabang seni kemiliteran yang meliputi

tugas-tugas transportasi , pemarkasan dan perbekalan bagi pasukan-pasukan

LUCAS DAN RUMSARI“Logistik” adalah segala sesuatu/benda yang berujud dan dapat

diperlakukan secara fisik (tangible), baik yang digunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang (administrasi)

l '

ADMINISTRASI LOGISTIK

BACHSAN MUSTAFAAdministrasi Logistik adalah kegiatan

pengelola barang dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan barang atau dengan kata lain melaksanakan fungsi-fungsi managemen barang untuk memperoleh keuntungan/manfaat maximum dari penggunaan barang.

ISTILAH LAIN LOGISTIK

1. PERBEKALAN (SUPPLIES)2. PERALATAN (EQUIPMENTS)3. PERLENGKAPAN4. MATERIAL (MATERIALS)5. MATERIIL6. BARANG

PERBEKALAN (SUPPLIES)

Kamus BI Purwodarminto Perbekalan : segala sesuatu yang dipakai

untuk bekal

> Bekal (Bhs Jawa) : sangu

> Bekal/Perbekalan (Bhs Asing) : supplies (: barang habis pakai).

Contoh : 1. Office Supplies (Perbekalan Kantor) 2. Store Supplies (Perbekalan Toko)

PERALATAN (EQUIPMENTS)

Barang-barang yang merupakan perlengkapan material yang dalam penggunaannya mempunyai sifat tahan lama

Contoh : mesin-mesin kantor, mesin-mesin toko, mesin-mesin pabrik dan peralatan tahan lama lainnya

PERLENGKAPAN Berasal dari kata dasar : lengkap (kamus

Purwodarminto) berarti : genap : (tidak ada kurangnya), komplit (segala-galanya telah tersedia)

contoh : > Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang

secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan kegiatan kantor.

Perlengkapan mengetik adalah barang-barang yang secara lengkap dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mengetik, baik barang tahan lama (meja , kursi, ketik , computer, laptop, printer dll) maupun yang habis pakai (kertas, tinta, karbon dll) baik yang pokok maupun yang sekedar sebagai pelengkap saja.

 

MATERIAL (MATERIALS)

Material (Materials) dimaksudkan perlengkapan material yang bukan berupa uang.

Materials ( dalam managemen perusahaan/produksi) diartikan sebagai : bahan, misalnya bahan baku ( raw materials, direct materials), bahan pembantu (indirect materials). Dan ini hendaknya dibedakan dengan equipments (peralatan)

 

MATERIIL

Pengertian materiil secara umum adalah seluruh barang-barang milik/kekayaan negara baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun yang berujud pakai habis yang satuan-satuannya dapat diukur, ditimbang dan dihitung terkecuali surat-surat berharga dan uang.

BARANG

Keppres RI No. 80 Th. 2003 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk

dan uraian yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditentukan oleh pengguna barang/jasa.

Sukadarto, 2001 : 3 Barang adalah bagian dari kekayaan negara

yang terdiri satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang, dan dinilai, kecuali uang.

LANJUTAN

Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010Barang adalah setiap benda baik yang

berwujud maupun yang tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang

LANJUTAN

Berdasar Sumber Anggaran Barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

Barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau

diperoleh atas beban APBD atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

LANJUTAN

Barang Milik Negara/Daerah > Barang yang dibeli atau diperoleh atas

beban APBN/D > Barang yang berasal dari perolehan

lainnya yang sah, meliputi : - barang yang diperoleh dari

hibah/sumbangan atau sejenisnya - barang yang diperoleh sebagai

pelaksanaan dari perjanjian/kontrak - barang yang diperoleh berdasarkan

ketentuan undang- undang, atau - barang yang diperoleh berdasarkan putusan

pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum.

LANJUTAN

Jenis-jenis Barang 1.  Barang Inventaris2. Barang Bergerak3. Barang Tidak Bergerak

(Barang Tetap)4. Barang Pakai Habis 5. Barang Persediaan

BARANG MILIK/KEKAYAAN NEGARA  

1. Barang-barang Tetap (tidak bergerak) : tanah-tanah, bangunan-bangunan, monumen-

monumen 2. Barang Bergerak : alat-alat besar, Peralatan pabrik, peralatan

kantor,Inventaris perpustakaan, alat-alat pengangkutan

3. Barang yang pakai habis : alat - alat tulis kantor, alat – alat penerangan, BBM, Gas, Accu dan lain – lain sebagainya.

4. Barang – barang persediaan : bahan baku, suku cadang, kertas foto copy bukan termasuk barang inventaris

5. Hewan – hewan : sapi, kerbau, kuda, anjing, dan lain sebagainya.

PENGERTIAN LAIN DARI ADMINISTRASI LOGISTIK

. ADMINISTRASI PERBEKALAN (BPK, 1997: 4)adalah segenap aktivita penyelenggaraan yang meliputi perencanaan dan pembinaan benda-benda yang diperlukan dalam suatu organisasi, serta penyingkiran benda-benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi

LANJUTAN

ADMINISTRASI MATERIIL (Sukadarto,2001 : 8)yaitu proses penataan barang-barang baik yang berujud tahan lama (inventaris) maupun barang pakai habis yang diperoleh melalui tahapan perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan/penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan/pelelangan, pengawasan, pelaporan dan evaluasi

LANJUTAN

Manajemen Materiil (Sukadarto, 2001:11)

Adalah keseluruhan proses pengendalian orang dan barang-barang melalui sistem penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian (pemakaian), pemeliharaan hingga penghapusannya.

LANJUTAN

Manajemen Logistik (Bachsan Mustafa, 2002 : 4)

Adalah pengelolaan barang, baik itu barang pemerintah maupun barang perusahaan atau barang perorangan, dengan tujuan agar pemakaian/penggunaannya dilakukan secara efektif dan sefisien-efisinnya sehingga dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya atau memberikan hasil maksimum kepada pemilik barang

LANJUTAN

Manajemen Logistik (Lucas dan Rumsari. 2004 : 2)

merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi

LANJUTAN

Ruang Lingkup Adm Log

Kegiatan managerial : perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. 

Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan (inventarisasi), penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan.

TUJUAN ADMINISTRASI LOGISTIK

Secara umum kegiatan pengelolaan logistik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, daya pakai dan menambah umur (life time) barang-barang (inventaris), sehingga dengan administrasi yang baik dan mantap akan dapat menghemat pengeluaran anggaran, khususnya dalam belanja barang.

 

FUNGSI-FUNGSI MANAGEMEN LOGISTIK

Muhammad Alihusin :1. Perencanaan2. Pengadaan3. Pergudangan4. Pemeliharaan5. Penghapusan6. Pengawasan dan Pengendalian7. Pelaporan dan Evaluasi

LANJUTAN

Subagya1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan2. Penganggaran3. Pengadaan4. Penyimpanan dan Penyaluran5. Pemeliharaan6. Penghapusan7. Pengendalian

LANJUTAN

Bachsan Mustofa1. Perencanaan2. Penentuan Kebutuhan 3. Penganggaran /pendanaan4. Pengadaan5. Penyimpanan/penggudangan6. Perawatan/pemeliharaan7. Penyaluran/distribusi8. Inventarisasi9. Penghapusan.10.Pengawasan

DIAGRAM SIKLUS LOGISTIK

9

8

2

5

4

6

1

3

7

10

SIKLUS LOGISTIK

Hakekatnya merupakan kegiatan logistik yang berawal dari fungsi perencanaan dan berakhir dengan fungsi penghapusan. Sedangkan Pengawasanan merupakan fungsi kunci, agar pelaksanaan fungsi-fungsi managemen logistik sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI LOGISTIK

1. Perencanaan2. Pengadaan3. Pergudangan4. Pendistribusian5. Inventarisasi6. Pemeliharaan7. Penghapusan dan8. Pengawasan/Pengendalian  

1. PERENCANAAN LOGISTIK

Merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian maupun pengendalian logistik.

PERENCANAAN LOGISTIK

A. Perencanaan Kebutuhan

B. Penelitian Kebutuhan

A. PERENCANAAN KEBUTUHAN

Merupakan suatu gambaran kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan benda-benda perbekalan yang secara tegas dan secara tertulis memuat nama, jenis barang, jumlah, waktu yang dibutuhkan, biaya dan lain-lain keterangan yang dianggap perlu diterangkan.

PERENCANAAN KEBUTUHAN 1.What (apa? ) Barang apa yang akan diadakan? 2. Why (mengapa?) Mengapa barang tersebut diadakan? 3. When (kapan?) -Kapan barang tersebut dibutuhkan? -Kapan barang tersebut diadakan? 4. Where (dimana?) - Dimana barang tersebut akan diperoleh? - Dimanam barang tersebut akan digunakan? 5. Who? - Siapa yang akan menggunakan barang tersebut? - Siapa yang akan mengadakan barang tersebut? 6. How? - Bagaimana cara pengadaannya? - Bagaimana prosedur pengadaannya? - Baagaimana aturan-aturan pengadaannya? 7. Berapa banyak barang yang dibutuhkan ? 8. Berapa harga barang yang akan diadakan?

PENENTUAN DAN PENETAPAN KEBUTUHAN LOGISTIK

Adalah kegiatan perumusan daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu.

Daftar Nama-nama Barang (Daftar

Nominasi Barang) : Adalah daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala prioritas.

Skala Prioritas merupakan daftar penyusunan kebutuhan

menurut indeks korelasinya

INDEKS KORELASI

Tinggi ( Skala Primer ) : benda-benda tersebut sangat mutlak dibutuhkan, tanpa adanya benda tersebut instansi tidak akan bisa berjalan. sangat mendesak

Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu penting untuk memperlancar jalannya instansi, namun tidak mutlak. mendesak

Rendah ( Skala Tertier ) : adanya benda-benda tersebut perlu untuk membantu memperlancar jalannya instansinsi, namun tidak mutlak dan tidak penting. tidak mendesak

PENTING !

> Ukuran skala prioritas sifatnya relatif dan dinamis sejalan dengan perkembangan, kondisi finansial dan kebijakan organisasi.

> Daftar Nominasi Barang selain memuat gambaran informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang diadakan juga harus memuat gambaran informasi mengenai harga persatuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran yangn dibutuhkan.

> Daftar Nominasi Barang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak, penanggung jawab pengadaan logistik untuk menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan logistik.

> Penyusunan dan perumusan Daftar nominasi Barang harus melibatkan beberapa pihak yang kompeten, al : Pimpinan puncak, penanggung jawab keuangan (manager keuangan) dan penanggung jawab dalam operasionalisasi logistik ( Kepala bagian logistik atau Kepala Bagian Rumah Tangga).

> Penetapan Rencana Kebutuhan Logistik merupakan bagian kegiatan yang cukup krusial dan strategis, karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. > Walaupun kebutuhan logistik dalam periode waktu tertentu telah disusun dalam daftar nominasi barang , tidak menutup kemungkinan suatu organisasi melakukan pengadaan logistik diluar nama-nama barang yang telah tertuang dalam DNB.....> sepanjang didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja maupun produktivitas organisasinsecara keseluruhan.

B. PENELITIAN KEBUTUHAN

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian kebutuhan, adalah:

1. Faktor Fungsional

Fungsi Umum : stiap benda perbekalan secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar tugas pekerjaan para karyawan/pegawai.

Fungsi Khusus : berkaitan dengan bentuk, type, ukuran dan lain-lain.

2 .Faktor Biaya Manfaat

mempertimbangkan antara biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh

3. Faktor Standardisasi

Standardisasi adalah pembakuan mengenai jenis, ukuran, mutu dan harga dari barang perlengkapan/logistik. Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi. Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditentukan.

PENTING!

Standardisasi alat-alat kerja baik alat-alat kerja dikantor maupun perusahaan seharusnya terus dikembangkan, karena keadaan teknologi yang selalu berkembang.

Standardisasi alat-alat hendaknya diserahkan

kepada para ahli.

STANDARISASI

SK Menteri No. 66 Th. 1977 tentang Standarisasi Standarisasi meliputi :

> Ruang kantor > Rumah Dinas > Kendaraan Bermotor > Alat Perlengkapan Kantor Surat Edaran Ketua Lembaga Administrasi

Negara No. 163 A/SEKLAN/3/1978 tentang standarisasi mesin kantor :

> Merk > Type/jenis > Ukuran

KEUNTUNGAN STANDARSASI:

Karena bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara Internasional, maka akan memudahkan penggantian suku cadang.

Perawatan menjadi mudah dan sederhana Peralatan menjadi favorit sehingga mudah

dijual dan mudah diperoleh Suku cadang akan tersedia cukup banyak Harga dapat ditekan serendah mungkin Kerusakan yang kecil tidak perlu

menyebabkan tidak berfungsinya peralatan tersebut.

KERUGIAN STANDARISASI :

Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan yang dapat dipilihnya

Pedagang mungkin dapat mempermainkan konsumen peralatan tersebut.

 4.FAKTOR PRESTISE (KEWIBAWAAN) DAN KEAMANAN

Yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan mempergunakan, apa jabatannya dsb. beda jabatan, beda perlengkapannya

5. FAKTOR ANGGARAN

Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan mempertimbangkan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun cara-cara pengadaan logistik degan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.

 

TAHAPAN PENENTUAN KEBUTUHAN LOGISTIK

Lucas dan Rumsari1. Menyusun nama-nama barang yang

dibutuhkan organisasi2. Membuat Skala Prioritas3. Membuat Daftar Nominasi Barang

PERPRES NO. 54 TAHUN 2010 Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa 1. Mengidentifikasi kebutuhan Barang/Jasa

yang diperlukan K/L/D/I 2. Menyusun dan menetapkan rencana

penganggaran untuk pengadaan Barang/Jasa - kgt & anggaran yg dibiayai K/L/D/I sendiri - kgt & anggaran yg dibiayai kerjasama

K/L/D/I 3. Menetapkan Kebijakan Umum, tentang : a. pemaketan pekerjaan b. cara pengadaan c. pengorganisasian pengadaan

Barang/Jasa

LANJUTAN

d. menyusun Kerangka Acuan Kerja, paling sedikit memuat:

1.uraian kegiatan yang akan dilaksanakan 2.waktu pelaksanaan yang diperlukan 3.spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan

diadakan 4.besarnya total perkiraan biaya pekerjaan

PERENCANAAN LOGISTIK SETDA KOTA SURAKARTA

Nama Barang

Jenis Barang

Jumlah Waktu Biaya(Rp)

Metode Pengadaan

Kendaraan Opersional

Pick up L 300

1 unit Tw. I 120 juta Lelang umum

Mesin Porporasi

1 unit Tw II 20 juta Penunjukan Langsung

AC 2 unit Tw III 7,5 juta Penunjukan Langsung

TUGAS KD I ADNINISTRASI LOGISTIK

1. Jelaskan Pengertian Administrasi Logistik 2.Bachsan Mustafa mengemukakan fungsi-

fungsi managemen/Administrasi Logistik dan menggambarkannya dalam sebuah Diagram Siklus Logistik. Gambar dan jelaskan diagram tersebut !

3.a.Jelaskan pengertian Perencanaan kebutuhan Logistik !

b. Jelaskan pentingnya penelitian kebutuhan dalam perencanaan kebutuhan Logistik !

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Daftar Nominasi Barang !