Обеспечение централизованной обработки документации...

Обеспечение централизованной обработки документации в ЦО группы «ФосАгро»

Центр ОбслуживанияВ настоящее время численность сотрудников ЦО составляет 347 штатных единиц.

Направления работы ЦО: Бухгалтерский учет Налоговый учет Казначейство Управление персоналом

Клиентами ЦО являются крупнейшие Предприятия, входящие в Группу «ФосАгро».

В ЦО используются следующие ИТ системы: Oracle E-Business Suit 1С Предприятие БОСС-Кадровик

Центр Обслуживания (ЦО) – это модель функционирования компании, при которой общие, повторяющиеся вспомогательные бизнес-процессы выводятся из каждого Предприятия и концентрируются в центре обслуживания (ЦО).

3О компании ФосАгро

• «ФосАгро» - российская вертикально-интегрированная компания, один из ведущих мировых производителей фосфорсодержащих удобрений.

• Основным направлением деятельности является производство фосфорсодержащих удобрений, высокосортного (с содержанием P2O5 39% и более) фосфатного сырья – апатитового концентрата, а также кормовых фосфатов, азотных удобрений и аммиака.

В Группу «ФосАгро» входят 10 территориально распределенных агрохимических предприятий

Предприятия холдинга расположены: • в Кировске (Мурманская обл.), • Волхове (Ленинградская обл.), • Череповце (Вологодская обл.) • Балаково (Саратовская обл.).

Общая численность сотрудников «ФосАгро» достигает 12 000 человек

4Структура ЦО «ФОСАГРО»

Бэк-офисФронт-офис

Служба поддержки

Основные задачи:Прием, проверка и подпись

документовСканирование и размещение

документов в Системе Электронного Архива

Поддержка бизнес-процессов и помощь сотрудникам Предприятий

Основные задачи:Ведение бухгалтерского и налогового

учетаПроведение казначейских операцийВедение кадрового и табельного учетаПодготовка информационных отчетов

по запросу от Предприятий

Основные задачи:Прием и обработка запросов от сотрудников Предприятий (Call-center)Мониторинг деятельности ЦО и расчет КПЭКонтроль качества работы ЦО

Общая численность ЦО составляет 347 человек

5Ключевые факторы успешности проекта создания ЦО

Ключевые факторы

успешности проекта

Команда проекта Внешние рекомендации

Поддержка Высшего

Руководства

Организация коммуникации

Управление проектом

Вовлечение в проект ключевых сотрудников по всем функциям, переходящим в ЦО, позволило в короткие сроки разработать детальный дизайн ЦО.

Внимание к проекту со стороны высшего руководства и Генерального Директора, способствовало быстрому принятию решений.

Информирование сотрудников предприятия, включая электронные письма, статьи в корпоративной газете и обучающие семинары, подготовило персонал к модели ЦО, еще до его внедрения.

Использование опыта и знаний внешних консультантов на всех этапах проекта позволило избежать распространенных ошибок и привнести необходимую экспертизу в проект.

Тщательный выбор подрядчика для внедрения системы электронного архива (СЭА), как основы функционирования ЦО позволил запустить систему менее чем за 2 месяца.

Регулярные статусы и координация ключевых участников проекта, позволили произвести все запланированные работы в срок и заранее нивелировать возможные риски.

Выборподрядчика

для внедренияСЭА

6Электронный архив в ЦО «ФОСАГРО»

Электронный архив в создаваемом ОЦО является ключевым фактором для централизованной обработки документов.

Основные цели внедряемой системы: • Повышение эффективности работы сотрудников путем

обеспечения подразделений, актуальной и достоверной информацией и документами

• Обеспечение полной и своевременной обработки первичной документации, передающейся между предприятиями группы

• Унификация процесса взаимодействия между всеми предприятиями и ОЦО

• Ускорение предоставления отчетов, при проведении аудита• Регламентация прав доступа пользователей к документам,

редактировать могут только сотрудники ОЦО, остальные сотрудники предприятий могут только просматривать документы

7Обработка документации в СЭА

Структурное подразделение

Общий центр обслуживания

Фронт-офис Бэк-офисСотрудник

предприятия

8География ЦО «ФОСАГРО»

г. Череповец

г. Балаково

г. Кировск

г. ВолховВ г. Череповец расположены:• Бэк-офис ЦО• Служба поддержки• Фронт-офис, обслуживающий местные

Предприятия

Фронт-офисы ЦО расположены:• Кировск• Волхов• Балаково

9Процесс обработки документов

Фро

нт о

фис

Бэк

офис

Сотр

удни

к пр

едпр

ияти

я

Подготовка документов

Корректировка документов

Передан в ФО Корректный

Передан в БО

Корректный Обработан

Требуется участие СП

Передан на доработку СП

Нет

Да

Да

Нет

Конец

Да

Передан на доработку в ФО

Начало

Нет

10Пакетное индексирование документов Позволяет ускорить обработку пакетов документов с одинаковыми атрибутами. Например, сумма, юр. лицо, договор и т.п.

Пользователь один раз заполняет общие атрибуты документа и в последствии они автоматически подставляются в поля карточки документа

Нет необходимости в повторном ручном вводе одинаковых значений.

11Контроль дубликатов документов

При обнаружении совпадений система предлагает сравнить похожие документы и их атрибутивные данные

Пользователь может: • Заменить документ • Отложить решение • Добавить документ

в начало или конец пакета

При загрузке документов в электронный архив автоматически производится проверка атрибутивной информации и штрих-кодов

12Поиск и работа с документамиПараметры поиска

(номер, дата, юр. лицо, вид документа и т.п.)

Скан-образ документа

Результаты поиска (подборка документов)

13Интеграция с ERP системой • Установка соответствия между объектом Саперион и внешней системы• Получение данных для индексирования объекта Саперион • Вызов объекта Саперион из внешней системы

• Открыть документ в окне Саперион• Открыть документ в интерфейсе сторонней системы• Открыть подборку документов (поисковую форму с найденными

документами)• Синхронизация справочников • Изменение статуса документа в сторонней информационной системе• Синхронизация прав доступа

14Аудит и отчетность• Саперион ведет полный протокол работы

с документами в электронном архиве: • действия с объектами системы;• время выполнения действия;• пользователь, выполнивший действие;• дополнительная информация о выполненном

действии;• список всех действий над указанным объектом

за указанный период;• список всех действий указанного пользователя

за указанный период;• Протокол действий пользователей:

• добавление/ изменение/ удаление объектов, параметров объектов, состояний объектов;

• вход/выход пользователей;• выполнение отчетов;

15Обработка и анализ отчетов• Объемы введенных

в электронный архив документов,

• в разрезе дат, видов документов, и участков ввода

• Количество обработанных документов, работниками в разрезе дат, сотрудников, отделов

16Перспективы развития

• Развитие функциональности • Новый раздел - регистрация и обработка запросов на предоставление

электронных копий документов в налоговую, • Новые массовые операции с пакетами документов• Параллельная обработка кадровой документации,

маршрутизация по нескольким подразделениям и исполнителям• Дедубликация документов в кадровом архиве и т.д.

• Подключение Московского офиса

• Интеграция Саперион с системой документооборота на базе WSS Docs (SharePoint)

• Интеграция с системой юридически-значимого документооборота LegalDoc

17Сотрудники о результатах

«Столы бухгалтеров больше не завалены бумагой. Специалисты департамента бухгалтерского учета работают исключительно с электронными образами. Очень удобно и то, что наши коллеги из департамента налогообложения отныне не обращаются к нам для подбора отчетных документов, а сами находят необходимые для предоставления в ФНС данные в электронном архиве. Обеспечена сохранность документов и безопасный доступ к информации».

С.В. Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета центра обслуживания «ФосАгро».

«Переходный период уже позади, сейчас мы привыкли к интерфейсу ЭЛАР Саперион и довольны возможностью работать с графическими образами и отсутствием бумажных документов, которые остаются во фронт-офисе. Благодаря оповещениям, приходящим по электронной почте, наши специалисты всегда осведомлены о поступлении новых данных на обработку, это ускоряет рабочий процесс и повышает его эффективность».

А.И. Лужинская, специалист департамента по работе с персоналом ЦО «ФосАгро».

18Результаты внедрения электронного архива

• Первичная бухгалтерская документация поступает во фронт-офисы ОЦО, сканируется, индексируется и передается в бэк-офис, где специалисты проводят учетные операции на основании полученных скан-образов.

• Бумажные массивы остаются в четырех производственных филиалах «ФосАгро» - Череповец, Кировск, Балаково и Волхов.

• Достигнута оперативность обработки документации в подразделениях Компании.

• Обеспечено взаимодействие системы электронного архива с учетными системами 1С:Предприятие и Oracle E-Business Suite.

• Сотрудникам Компании обеспечен оперативный доступ к сканам документов с учетом прав доступа.

Результаты проекта по внедрению ЦО

1. Достижение целевых значений КПЭ

Для оценки деятельности ЦО применялись следующие КПЭ* Результат

Бухгалтерский учет

Срок подготовки ежемесячной отчетности

Налоговый учет

Количество ошибок в налоговых декларациях

Управление персоналом

Количество документов на одного сотрудника функции Управление Персоналом

Казначейство

Количество входящих и исходящих платежей на одного сотрудника

Фронт-офис

Количество обработанных документов на одного человека

По итогам работы ЦО в период стабилизации, все цели были достигнуты

2. Достижение операционной экономии

Перед запуском проекта по созданию Центра Обслуживания были определены следующие цели:

3. Оптимизация численности сотрудников

19

20

1.Быстрый стартРезультат: Реализованный базовыйфункционал, первичное обучение, начало ввода документов в СЭА.Длительность: 1 месяц

2. Развитие функциональности СЭАРезультат: Реализованный расширенный функционал (дубликаты, статусы, пакеты), интеграция с информационными системами Заказчика, разработанная эксплуатационная документацияДлительность: 4 месяца

План внедрения

21Опыт оптимизации процессов работы с ПБД

• Комос Групп• ФосАгро• СУЭК • ОМК• Русснефть • Томскнефть

• РФФИ• Ростелеком• ТНК-BP• Крупный банк • НЛМК• ОГК-1

22Более 300 внедрений в России и СНГ

23C чего начать? 1. Заполнить форму на сайте и получить дополнительные материалы 2. Поучаствовать в ближайших мероприятиях по теме:

Обработка первичных бухгалтерских документов Опыт создания «единого окна» общего центра бухгалтерского обслуживания

• Семинар г. Москва 12 ноября регистрация на сайте www.elar.ru • Вебинары 24 и 26 ноября или saperion.ru

3. Получить опросный лист для расчета первичного коммерческого предложения

4. Запросить организацию специальной демонстрации системы для специалистов вашей организации

5. Заказать организацию референс-визита для изучения использования систем у наших заказчиков

Корпорация ЭЛАР

127015 Москва, Бумажный проезд, д. 14,стр. 2

Телефон +7 (495) 274-31-31

E-mail: office@elar.ru

www.elar.ru

Саперион.рф

Спасибо за внимание! Ваши вопросы вы можете задать на сайте www.saperion.ru