خطوات عملية التخطيطthe planning process steps

خطوات عملية التخطيط

وضع األهداف. 1

هي الغايات التي تسعى اليها المؤسسة وتوجه جميع الوظائف : االهداف

.اإلدارية لتحقيقها

األهداف ترتبط بالقيم الشخصية وطموحات الطبقات اإلدارية الرئيسية•

.في المؤسسة

• .األهداف العامة ، واألهداف الجزئية: هناك مستويين لألهدف

هرمية األهـــــــــــــداف

أن تصبح أكبرشركة منتجة للجهزة

الكهربائية منخفضة التكلفة في البالد

زيادة نصيب الشركة من سوق األجهزة

%10الكهربائية منخفضة التكلفة بنسبة

تخفيض تكلفة االنتاج الكلية

%15بنسبة

تخفيض تكلفة

%16االنتاج بنسبة

تخفيض تكلفة

%10االنتاج بنسبة

المدى الذي تصبو

الشركةاليه

رئيس الشركة

مدير عام المبيعات

المصنع مدير B مدير المصنعA

مدير اإلنتاج

خطوات عملية التخطيط

دراسة التغيرات في العوامل البيئية. 2

• .التغير في طلب السوق

• .التغير في المنافسة المحلية من حيث حجم المنافسين ومن ناحية االستراتيجيات التي سيتبعونها

• .التغير في المنافسة الخارجية بما فيها اسواق االستيراد وأسواق التصدير

• .التغير في المعرفة الفنية

• .التغير في معرفة األفراد والسلوك االجتماعي

• .التغير في أساليب اإلدارة

• .التغير في توافر العناصر االنسانية والمادية

• .التغير في سياسات الحكومة

• .التغير في نقابات العمل وقوة المفاوضة لديهم

• .التغير في الصناعات االخرى التي تتنافس في الحصول على اإلداريين ، العمال ،التمويل ، وعنصر أخرى

خطوات عملية التخطيط

وضع االفتراضات التخطيطية. 3

بناًء على الخطوتين السابقتين تقوم المنظمة بتنمية وتطوير ووضع مقدمات •

وافتراضات رئيسية عن :المستقبل تمثل مرتكزات الخطة ،ومنها

.اعادة تنظيم المستوى الذي ستكون عليه المنظمة مستقبالً -

تحليل البيئة التنافسية خالل فترة زمنية معينة مستقبالً في ضوء -

التنظيم .السابق

.تحديد االتجاهات التسويقية للوصول إلى المستوى التنظيمي المطلوب -

االرباح التي تأمل المنظمة تحقيقها ز-

. التكنولوجيا المنتظر إستخدامها واالعتماد عليها -

.وضع المنظمة بين المنظمات االخرى -

تماالت في هذه المرحلة يتم التركيز على تحديد مختلف االح

ة التي والظروف التي قد تواجهنا مستقبالً خالل فترة الخط

نقوم بإعدادها ، ويتم ذلك من خالل دراسة االتجاهـــــــات

: الي المؤثرة والتي يمكن اكتشافها من خالل طرح السؤال الت

ناهذا السؤال في مختلف المجاالت يمكن وبأحالةماذا لو ؟

.نحدد مقدمات وافتراضات التخطيط

خطوات عملية التخطيط

تنمية البدائـــــــــــــل. 4

• .تتضمن هذه المرحلة تنمية عدد من البدائل المتاحة امام المديرين

• .المهمة هنا هي االختيار بين تلك البدائل

• :على سبيل المثال إذا كان هدف المنظمة هو زيادة االرباح فإنها ستجد أمامها عدة بدائل لالختيار

أحد هذه البدائل أن تعمل على زيادة مبيعاتها ويمكن تحقيق ذلك من خالل قرارات التسعير أو -

.الترويج أو تغيير وتنمية قوة العمل البيعية أو تغيير نظم التوزيع

وبديل آخر لزيادة األرباح يتمثل قي تقليل التكاليف من خالل تخفيض قوة العمل أو االعتماد-

.على مواد أخرى في عملية االنتاج

التخطيطخطوات عملية

تقييم بدائل الخطة. 5

• .وهنا يقدم المديرين عدداً من البدائل في محاولة للوصول إلى أفضلها

وهنا يجب تحديد المعايير والمقاييس التي يتم من خاللها تقييم البدائل وتحديد أوزان •

.لكل معار بحيث يتم التوصل لمزايا وعيوب كل بديل

• :البديل المقترح والقابل للتطبيق يجب أن يتوفر به عدة خصائص ومعايير من اهمها

.أن يكون عملياً -

.أن يكون واقعياً -

.أن يكون كفء -

خطوات عملية التخطيط

• يجب أن يكون ممكناً وليس هذا فحسب بل أن يكون فرصةفالبديل الذي يتسم بالعملية

.نجاحه في التطبيق مالئمة أيضاً

ولكي يتميز البديل بالواقعية فيجب أن يكون مرضياً لجميع الفئات وعادالً وواقعياً فيراعي•

القوانين وفي نفس الوقت يعمل وفق التوقعات ويتكيف مع حاجات مختلف األطراف التي

.وضع من أجلها

أما أن يتصف البديل بالكفاءة فهذا معناه أن بتطبيقه سيتم حسن استثمار واالستفادة من .

الموارد واستخدام افضل الطرق للوصول إلى أحسن المخرجات من خالل المدخالت

المتاحة ، بما يحقق األهداف المرغوبة والسابق تحديدها واالتفاق عليها ز

خطوات عملية التخطيط

االختيار التخطيطي. 6

• يتم انتقاء البديل التخطيطي األفضل بمراعاة المعايير والمقاييسوفي هذه المرحلة

. المحددة

ان لكل خطة مزاياها وعيوبها ، وهنا يقرر المسئولين اختيار الخطط التي تكون•

مزاياها أفضل من عيوبها ، وتسهم في اقتناص الفرص البيئية المتاحة وذلك

.بمراعاة نقاط القوة والضعف التي تتميز بها المنظمة

ان االختيار التخطيطي يعني اتخاذ القرار بالخطة المختارة وبالتالي تحديد السلطات•

والمسئوليات المناطة باالفراد وإعالمهم بذلك ، مع تحري الدقة في تحدي األزمة

.الخاصة بالتنفيذ والبدء واالنتهاء من كل نشاط أو خطة فرعية

التخطيطخطوات عملية

تكوين الخطط التشغيلية. 7

عادة ما تشمل الخطة الرئيسية على عدة خطط فرعية تشتق من الخطة وتبنى •

على اساسها ، وتمثل تلك الخطط اعماالً وأنشطة يجب القيام بها بصورة متكاملة

لتحقق كل منها هدفا فرعياً من االهداف الكلية للخطة

فالخطة التي تضعها المنظمة لبيان كيفية إتمام االنشطة واالعمال بإدارة التسويق•

نجد أنها تشتمل على خطط فرعية تعد بشكل تشغيلي يبين تفصيالت أداء االعمال

وغيرها ،.... من حيث الموارد البشرية والمالية ، والوقت والتكاليف والمواد

فتظهر الخطة االعالنية على حدة وكذلك خطة تصميم المنتجات ، وخطة منافذ

.... التوزيع ، وخطة تنشيط المبيعات

• . ويجب أن تتحرى االدارة عملية التكامل بين تلك االنشطة

خطوات عملية التخطيط

أن الخطط التشغيلية تشتمل على تفصيالت االنجاز المنتظرة والتي يتمثل•:اهمها فيما يلي

.تحديد من سيقوم باألعمال ويعكس ذلك المسئوليات والواجبات -

.تحديد متى سيتم التنفيذ ويعكس هذا المدى الزمني للتنفيذ -

.تحديد كم تتكلف عمليات التنفيذ ويعكس ذلك اإلمكانيات المالية المطلوبة -

.تحديد إجراءات التنفيذ والرقابة ويتطلب هذا بيان نظم التشغيل والرقابة -

. الزمن –افجراءات –االمكانات –االفراد : ولهذا تركز الخطة التشغيلية على -

خطوات عملية التخطيط

8 . ً تطبيق الخطة عمليا

في هذه الخطوة يتم التطبيق العملي للخطة ، حيث يبدأ االفراد كل في أداء مهام عمله،•

وتوزع الموارد على اإليرادات واألقسام بحسب المخطط لها ، وتبدأ العمليات اإلدارية

.والرقابة ، وتمتزج الموارد المالية والمادية والبشرية معاً لتكون منتجات المنظمة

1. :الخطط القومية وتمثل تلك الخطط التي تضعها الدولة لسنة أو عدة سنوات قادمة ، وعادة تمر بعدة مراحل ويشارك فيها هيئات ومؤسسات ووزارات الدولة وتعتمدها الجهات التشريعية فيها وتشتمل على

.تحقيق المصلحة العامة الىجميع القطاعات والمجاالت وتصبو :خطط األعمال . 2

سواء طويلة المدى أو قصيرة المدى ، وتهتم االعمالالخطط التي تضعها منظمات الىوتشير بالنشاط في المنظمات القائمة أو المشروعات الجديدة ، كذلك فقد توضع تلك الخطط على مستوى

.وظيفي أو جغرافي اساسالمنظمة ككل أو على

أنواع الخطط

تبعاا لمدى شمول التخطيطأوالا

:(سنوات5-3)خطط طويلة األمد . 1.ويطلق عليها البعض التخطيط استراتيجي -

.تحقيق الغايات الرئيسية للتنظيم الىوتسعى -.العليا االدارةوتشترك في وضعها -

امكانياتودراسات تحليلية ، والى يتطلب وضعها جهداا ووقتاا كبيراا ، كما تتطلب فكراا متعمقاا -وموارد ضخمة ضرورية . لتحقيقها

من ناحية المدة الزمنيةثانياا