勉強会004 todo管理 0104slideshare
Post on 09-Aug-2015
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今日のコンテンツ
ToDo 管理の二大潮流
フランクリン・プランニング・システム
GettingThingsDone ( GTD )
プロジェクト管理手法 PMBOK( Project Management Body of Knowledge )
手帳の活用
ToDo 管理の web サービス
ToDo 管理 Hacks
新保の ToDo 管理フロー
まとめ
参考図書リスト
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一番大事なことは「タスクを片付ける」こと
• ルールに縛られない。「ルールを守ること」が目的化してはいけない。
• ツールを選ばない。手帳でもよし、 PC でもよし。A4 の紙と鉛筆だけでタスクを片付ける人もいる。
• 一つの手法に限らない「いいとこどり」でオッケー。ただし、一つの手法をある程度極める方が、システムのいいところ、悪いところが見えてくる。
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■ToDo 管理の二大潮流
上からブレイクダウンして考える
「フランクリン・プランニング・システム」• スティーブン・ R ・コヴィー『 7 つの習慣』 (1989)
ビジネス書の古典。
• 手帳「フランクリンプランナー」
下から片付けていくボトムアップ手法の旗手
「 GettingThingsDone ( GTD )」• デビッド・アレン『 GettingThingsDone (仕事を成し遂げる技術)』
(2002)近年の大流行。ストレスなくやるべきことを片付ける、ことを主眼に。
• Web サービスと親和性高い
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フランクリン・プランニング・システム
• 「価値観の明確化」「目標の設定」「週間計画」「日々の計画」といった STEP で自分の行動を管理する。
• ゴールからの逆算俯瞰思考。ブレイクダウンしていく。
• 人生の目標を決める(ミッション・ステートメント)
>今月の目標を決める>今週の目標を決める>今日やることを決める
• 優先順位を決める。緊急度 × 重要度( 2014-12-19( 金 ) 既出)
今日では非常に一般的。スリーエスの目標システム、 ISO9001 の思想に近い。
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手帳の活用(代表例)
フランクリン・プランナー
• システム手帳。独自判型(バイブルでも A5 でもない)で儲け上手なところがムカつく…
• ミッションステートメントなど、フランクリン・プランニング用のリフィル
Moleskin (モレスキン)
• ノートのメーカー。手帳も多数。高級感がある。
ほぼ日手帳(糸井重里)
• Loft を中心に購入可能。 1 日1ページ。雑学ネタなど多し。
ジブン手帳
• TV チャンピオン第二回文具通選手権の準優勝者、大手広告代理店のクリエーター佐久間英彰デザイン。「今年の夢」「お金の計画」「人生でやりたい 100 のリスト」などユニークなレイアウトが多い。
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手帳の活用(ページの構成、フォーマット)
• 見開き 1 週間レフト式
• 1 日 1 ページMoleskin には分冊ものもあり。
• バーティカル( Google カレンダー的)
• ジャバラ式(超整理手帳、 Moleskin )
1 月始まり、 4 月始まり、 9 月始まりなどさまざま。
Loft 、ハンズの文具売り場などで見てみよう!
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GettingThingsDone(GTD)
• ストレスなくやるべきことを片付ける、という思想。
• 「整理」と「アクション」を分ける
• 「今ここですぐにできること」をリスト化してそれに集中する。「考えないでやれる」リスト
• 頭の中の気になることを 2時間かけてすべて書き出す(収集)←これだけでスッキリする!
• 書き出したことを分類する(週次レビュー)「 NextAction (次にやること)」「 Project (複数の Action )」「 Calendar (カレンダー)」「 Someday (いつかやる)」「 Deligated (依頼)」
• 2 分以内に終わることはすぐやる( 2 分ルール)=整理にかける時間がもったいない。
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GettingThingsDone(GTD)
• プロジェクトは「 NextAction 」を一つ明確にする。
• コンテキストを明確にするその ToDo を実行できる環境・条件@ PC 、@自宅、@外出、@ iPhone など。
• 所要時間を見積もる。5 分空き時間がある時にできること。
• コンテキストに合致する「 NextAction 」を淡々と処理。何も考えず処理(ストレスフリー)。※目標との整合・優先順位付を重視しない
• 週次レビューで毎週更新。←ここ重要
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■ToDo 管理の web サービス
• スマートフォンと合わせて使う。期限を Google カレンダーに表示させる、等。
• 検索機能を使いこなす。「今週期限が来るもの(緊急)」「重要だけど緊急じゃないもの」等。「会社で 15 分以内に実行できる緊急の ToDo 」といった表示も可能。
以下、主要なサービス紹介
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RememberTheMilk
• ToDo 管理サービスの火付け役。シンプルかつ奥が深い。
• 親しみやすいインターフェイス
• 検索が柔軟
• 利用している人が多い
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↑ボブ・ザ・モンキーと RTM チーム
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PMBOK ( Project Management Body of Knowledge )
• PMBOK (ピンボック)
• プロジェクトマネジメント協会 (PMI) による包括的国際基準。
• プロジェクトを任された時に、何をすべきか
1. プロジェクトの立上げプロセス群どんなことをやるのか、どこまでやるのか、利害関係者は誰かを明確にする。DR0みたいな。
2. プロジェクトの計画プロセス群範囲を定義し、作業を明確化し、コストを見積もる。コミュニケーション計画
3. プロジェクトの実行プロセス群
4. プロジェクトの監視・コントロール・プロセス群
5. プロジェクトの終結プロセス群
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◆やるべきことは 1 カ所にまとめる
• 手帳、 Web 、 Excel 、メモ……やるべきことがあちこちに書いてあるとヌケにつながる。
• 更新、重複なども発生しやすい。
• 一カ所にすべてやるべきことが書いてあるのが理想。(ヌケなく管理できる自信があれば分けてもよい)
• やむを得ず複数にまたがる場合は、重複しない、できるだけ同時に更新する、などを心がける。
• いつでもすぐ閲覧できる(≒レビュー)状態が望ましい。
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◆タスクに時間を入れよう。スケジュールの活用
• 時間は有限。誰でも平等に 24時間。
• 所要時間を見積もる。 5 分でできることと 60 分でできること。
• 期限だけでなく、作業時間を確保する。期限が 01/30( 金 ) なら、作業時間は 01/26( 月 )~ 01/29(木 ) のどこか。
• Google カレンダーや手帳で自分の時間枠を予約する。
• 実施時間を記録する。時間を記録することで「 1時間では終わらなかった」「意外と早く 30 分で終わった」などの知識を蓄積。次回予定を立てる時に役立つ。
• Doing リスト「自分が何をやってたか」「自分がこれからやること」を書き留める習慣。話しかけられたりしても、すぐ復帰できる。
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◆人への依頼を管理する。
• 「人への依頼」は GTD の重要事項の一つ。
• 依頼する時には以下をセットで予定に入れる。
• 期限
• チェック(催促)するタイミング
• 現在依頼中のものを一覧できる場所があると便利。
• チャットワークを使ったタスク管理。担当者、期限を入れられる。一覧も可能。新保への依頼はいつでもチャットワークでタスクを入れて下さい。
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◆集中力にルールをつくる。ポモドーロ・テクニック
• 「ポモドーロ」とは「黄金の林檎」=トマトのこと。転じてトマト型のキッチンタイマーのこと。
• 「 25 分 Work+ 5 分 Rest 」25 分は何があっても席を立たない。集中する。
• 数セットごとに長めの休憩をとるのが一般的(スリーエスの場合、ちょうどお昼休み、 15時休みが入る)
• iOS では「 30/30 」というアプリが使いやすく、おすすめ。
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◆居座り続ける長居タスクをぶっとばせ
例 : 部屋を片付ける
• アクションが具体的でない…タスクを分解する。「具体的で」「完了がはっきりわかる」ようにする例 : 「部屋を片付ける」 →「不要な衣類を選別して、ゴミの日に出す」「書類をスキャンしてシュレッダーにかける」「床の配線を整理しなおす」「郵便物の置き場所を決める」
• 気が重い… 5 分だけやってみる大脳生理学「作業興奮」作業を始めるとそこからやる気が発生する
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[新保]の ToDo 管理フロー
• 仕事のやるべきことは「 GQueues 」プライベートのやるべきことは「 Toodledo 」いずれも有料課金。
• PC 、 iPhone 、 iPad でいつでも閲覧可能。 PC は GQueues立ち上げっぱなし。
• 一時的に書き出すことは自作の手帳( A4 バインダー)に。時間がたったら GQueues に書き戻す。
• 優先度は「 A 緊急 × 重要」「 B 緊急」「 C 重要」「 Dその他」の4段階で整理。手帳は AB が多い。
• Google カレンダーで実施時間を管理。「○○の資料作成」で 1時間など、時間枠をとる。(=自動的に GQueues に記入される)
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[新保]の ToDo 管理フロー
• やることができたら以下のどれかに入れる「手帳」 その日のうちに終わりそうなアクション、メモ書き「 Google カレンダー」 時間枠をとって確実にやるアクション、繰り返し「 GQueues 」 長期的なアクション、プロジェクト、繰り返しなど
• 手帳と Google カレンダー、 GQueues を見つつ、その日やることを決める(≒時間枠をとる)。
• あるいは、上から3個だけ「今日絶対やる」を決める(どうせ 10個はできない)
• 毎週木曜日の夜に、週次レビュー金曜日で終わらせられるもの、週末かけて取り戻すものを意識する。GQueues で目標を網羅しつつ、進捗を意識する。
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まとめ
•全体を把握する。目標の構成を理解する。気になることをすべて書き出す。
•時間を確保する。自分の時間を予約する。
•週次レビューの時間を持つ。自分が抱えている目標の進捗を把握する。
•作業に集中できる環境を作る。コンテキスト、ポモドーロ・テクニック、作業興奮など
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■参考図書リスト
• スティーブン・ R ・コヴィー『 7 つの習慣』
• デビッド・アレン『はじめての GTD ストレスフリーの整理術』
• 大橋 悦夫 佐々木 正悟『スピードハックス 仕事のスピードをいきなり 3倍にする技術』
• マーク・フォースター『マニャーナの法則 明日できることを今日やるな』
※ ノウハウ本は1冊だけ読むと偏る。たくさん読むと、ポイントがわかってくる
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