bÀi 5 kiỂm toÁn chu trÌnh mua hÀng vÀ thanh toÁneldata3.neu.topica.vn/txktki02/giao...

Bài 5: Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

100 TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

BÀI 5

KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.

Đọc tài liệu: Giáo trình Kiểm toán tài chính – NXB Đại học Kinh tế quốc dân; xuất bản năm 2014 do GS.TS. Nguyễn Quang Quynh và PGS.TS. Ngô Trí Tuệ chủ biên.

Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.

Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán với kiểm toán tài chính.

Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán.

Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán.

Mục tiêu

Hiểu được những nội dung cơ bản nhất của chu trình mua hàng và thanh toán với kiểm toán tài chính như chức năng của chu trình, mục tiêu kiểm toán

Giúp sinh viên hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát.

Giúp sinh viên hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm cơ bản (bao gồm kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán; kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán).


TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206 101

Tình huống dẫn nhập

Tình huống dẫn nhập 1:

Bạn là KTV phụ trách cuộc kiểm toán BCTC của Công ty Uquilo, một công ty chuyên sản xuất rèm vải. Quá trình phân tích sơ bộ bạn thấy rằng số dư khoản phải trả người bán tăng lên đáng kể; số dư hàng tồn kho cũng tăng lên đột biến. Cùng thời gian bạn kiểm toán Uquilo, cơ quan thuế cũng gửi công văn đề nghị công ty này xuất trình đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan tới tài khoản 331. Quá trình phỏng vấn kết hợp phân tích và xét đoán nghề nghiệp giúp bạn nhận định rằng Uquilo có thể có hành vi gian lận trong việc mua hàng và thanh toán.

Kiểm tra danh mục hàng tồn kho của doanh nghiệp, bạn phát hiện thấy có nhiều mặt hàng không liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Uquilo, như vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử.

Tình huống dẫn nhập 2:

Bạn là KTV phụ trách cuộc kiểm toán BCTC của Công ty An Quý, một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa. Quá trình kiểm tra về quy trình mua hàng, KTV ghi nhận được một số thông tin sau:

Công ty An Quý là một công ty lớn, mua rất nhiều nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất thường xuyên và mua với nhiều chủng loại khác nhau. Và quy trình mua hàng của công ty như sau:

Bước thứ 1, người có trách nhiệm dưới xưởng sản xuất sẽ tập hợp những vật tư cần mua vào Bản đề nghị mua vật tư. Sau đó chuyển lên cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc. Nếu đồng ý thì giám đốc sẽ phê duyệt.

Bước thứ 2: Chuyển Bản đề nghị được phê duyệt đó cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sẽ tìm nhà cung cấp và phải đòi hỏi có ít nhất 3 báo giá.

Bước thứ 3: Chuyển 3 báo giá đó cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc. Sau đó, Giám đốc hoặc Kế toán trưởng sẽ lựa chọn nhà cung cấp. Lúc này kế toán vật tư sẽ làm "Đơn đặt hàng" rồi Fax cho nhà cung cấp. Trên đơn đặt hàng có đơn giá của mặt hàng đã được phê duyệt.

Bước thứ 4: Khi nhà cung cấp mang hàng đến phải mang đơn đặt hàng này kèm theo, và thủ kho chỉ được nhận hàng đúng theo đơn đặt hàng.

Bước thứ 5: Khi đến thời điểm thanh toán, kế toán lập đề nghị thanh toán, phải có kèm theo đơn đặt hàng và báo giá đã duyệt.

Bạn hãy giải thích cho những thành viên trong nhóm kiểm toán những rủi ro có thể xảy ra với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Đưa ra các thủ tục kiểm toán cần thiết để trợ lý kiểm toán có thể kiểm toán được các nghiệp vụ mua hàng thanh toán và số dư khoản phải trả người bán.

Bạn hãy cho biết ý kiến của mình về rủi ro kiểm soát đối với quy trình mua hàng của Công ty An Quý?


102 TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

5.1. Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán

5.1.1. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình nghiệp vụ kinh tế được đề cập trong chương này là quá trình mua và thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp. Quá trình mua hàng hóa hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa và bảo trì, điện thoại và các dịch vụ khác... Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.

Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa, dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được.

5.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Các chức năng và dòng vận động của chứng từ trong chu trình mua hàng và thanh toán được thể hiện trong Sơ đồ 5.1, bao gồm 4 chức năng sau: (i) Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ; (ii) Nhận hàng hóa hay dịch vụ; (iii) Ghi nhận các khoản nợ người bán; (iv) Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

Thứ nhất, xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ.

Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi bộ phận sử dụng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của công ty.

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua các nhu cầu hoạt động thường xuyên như hàng tồn kho ở mức này và mua các tài sản vốn hoặc các mục tương tự ở một mức khác.

Ví dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của hội đồng quản trị; các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên như các chế độ bảo hiểm và các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhà quản lý như thành viên Ban Giám đốc; vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi đốc công và trưởng phòng; và một số loại nguyên liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước.

Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp nó được xem như một đề nghị để mua. Đối với hầu hết các mặt hàng thông thường, đơn đặt mua được dùng để chỉ rõ lời đề nghị này.


TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206 103

Thứ hai, nhận hàng hóa hay dịch vụ.

Nhận hàng hóa của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện.

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo thông tin cần thiết. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phải chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất.

Thứ ba, ghi nhận các khoản nợ người bán.

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản chi tiền mặt thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để chỉ ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.

Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần mua hàng và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua và khi nào áp dụng được, với báo cáo nhận hàng. Thường thì các phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra và được ghi vào hóa đơn. Nếu sử dụng hệ thống biên lai, các chứng từ được phân bổ một số biên lai. Sau đó, nghiệp vụ mua được ghi vào sổ biên lai như một khoản nợ, một khoản chi phí, hoặc tài sản, và số tiền được chuyển vào sổ phụ các khoản phải trả.

Thứ tư, xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

Đối với hầu hết các công ty, các biên lai do kế toán các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi một hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt.

5.1.3. Chứng từ, sổ sách và tài khoản liên quan đến chu trình

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau:

Yêu cầu mua: Tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hóa và dịch vụ.

Lệnh mua: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho người cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ để đề xuất.

Phiếu giao hàng: tài liệu được chẩn bị bởi người cung cấp hàng. Phiếu giao nhận thường được ký nhận bởi khách hàng để chỉ ra hàng hóa đã được nhận.


104 TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận được của người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao. Một hóa đơn mua phải bao gồm các chi tiêt tiết sau:

Miêu tả các mặt hàng mua.

Số lượng các mặt hàng.

Giá đơn vị.

Thành tiền.

Giảm giá (nếu có).

Ngày và các điều kiện thanh toán.

Thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác.

Nhật ký mua: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua hàng. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó.

Sổ chi tiết tài khoản “Phải trả nhà cung cấp”: Danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản Phải trả nhà cung cấp trong các sổ chi tiết phải bằng khoản tiền ghi ở dòng người cung cấp trong sổ cái chung.

Trích tài khoản người cung cấp hàng: Báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán vào một ngày đặc biệt.

Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình gồm có tài khoản, tài sản, công nợ, chi phí, thu nhập khác... Nhìn chung số tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình mua hàng và thanh toán nhiều hơn so với tất cả các chu trình khác kết hợp lại.

Đối với nghiệp vụ mua hàng

Nhu

cầu

vật

liệu,

hàng

hóa

Bộ phận

kế hoạch

Bộ phận

cung ứng

Cán bộ

thu mua

Trưởng

bộ phận

cung ứng

Thủ kho Kế toán

Kế hoạch

cung ứng

Khai thác

hàng

Lập chứng

từ nhập kho

Ký duyệt

chứng từNhập kho Ghi sổ

Nhu

cầu

vật

liệu,

hàng

hóa

Đối với nghiệp vụ thanh toán

Nhu

cầu

thanh

toán

Kế toán quĩ

Thủ trưởng,

Kế toán

trưởng

Thủ quĩNhân viên

thanh toánKế toán

Lập chứng

từ chi quĩ

Duyệt

chứng từChi quĩ

Nhận tiền

và thanh

toán

Ghi sổ

Lưu

trữ,

bảo

quản

chứng

từ

Sơ đồ 5.1: Qui trình tổ chức chứng từ trong chu trình mua hàng và thanh toán


TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206 105

5.1.4. Mục tiêu kiểm toán mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra nhất trong một cuộc kiểm toán. Vì vậy, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận cơ bản trong kiểm

toán tài chính.

Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc. Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có bị ảnh hưởng bởi chu trình này, có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận hay không. Từ mục đích chung của kiểm toán có thể phát triển

thành các mục tiêu chung và mục tiêu đặc thù.

Mục tiêu đặc thù của chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán gồm:

Có căn cứ hợp lý – mọi khoản ghi sổ về tài sản, công nợ đều phải có chứng từ hóa đơn hợp lý, hợp lệ.

Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ,

tính chính xác).

Hạch toán các chi phí được áp dụng chính xác và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (tính giá, sự trình bày).

Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đúng kỳ).

Các tài khoản phải trả người bàn hàng bao gồm các giá trị hàng, dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay

dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ).

Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).

Các giấy báo có và các bút toán đều là có cơ sở (tính hiện hữu, tính chính xác).

Các mục tiêu liên quan này chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Phương pháp luận để thiết kế các thủ tục kiểm toán này đó là căn cứ trên các mục tiêu kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu. Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan tới các mục tiêu, sẽ được thiết kế trên cơ sở của sự đánh giá này. Cũng như các chu trình khác, sự chú trọng trong phương pháp luận ở chu trình mua hàng và thành toán là nhằm vào việc xác định các thủ tục kiểm

toán quy mô mẫu các khoản mục được chọn và thời gian thích hợp.


106 TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

5.1.5. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán

5.1.6. Đối với nghiệp vụ mua hàng

Bảng 5.1: Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng

Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát

Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ nhận được, phù hợp với lợi ích cao nhất của khách hàng (tính có căn cứ hợp lý)

Sự có thật của đơn vị yêu cầu mua, đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán đính kèm vào biên lai.

Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền.

Huỷ bỏ các chứng từ để phòng ngừa việc sử dụng lại.

Kiểm soát nội bộ hóa đơn của người

bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua và các đơn kiến nghị mua hàng.

Kiểm tra sự hiện diện của chứng từ trên biên lai.

Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.

Kiểm tra dấu hiệu của việc hủy bỏ.

Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.

Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn (sự phê chuẩn)

Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền


Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều được vào sổ (tính đầy đủ)

Các đơn đặt mua đều được đánh số trước và theo dõi.

Các báo cáo nhận hàng đều được đánh số trước và theo dõi.

Các biên lai được đánh số trước và theo dõi.

Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua.

Theo dõi một chuỗi các báo cáo nhận hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đều được đánh giá đúng (sự đánh giá)

Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền.

Theo dõi một chuỗi các biên lai.

Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.

Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản.


Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc (tính kịp thời)

Các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hóa và dịch vụ.

Quá trình kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu có hóa đơn nào của người bán chưa được ghi sổ hay không.


Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ phụ các khoản phải trả và sổ kho; chúng được tổng hợp đúng đắn (chuyển sổ và tổng hợp)

Quá trình kiểm tra nội bộ. Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ.


TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206 107

5.1.7. Đối với nghiệp vụ thanh toán

Bảng 5.2: Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát

Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ.

Các khoản phải trả với nhân viên ký chi phiếu.

Thào luận với nhân viên và quan sát các hoạt động.

Thảo luận với nhân viên và quan sát các hoạt động.

Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ thực tế nhận được (tính có căn cứ hợp lý)

Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi ký chi phiếu do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện.

Sự kiểm soát nội bộ.

Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ.

Nghiệp vụ chi tiền mặt được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn

(sự phê chuẩn)

Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ chứng minh vào thời điểm ký chi phiếu.


Các nghiệp vụ chi tiền mặt hiện có đều được ghi sổ (tính đầy đủ)

Chi phiếu được đánh số trước và theo dõi.

Bảng cân đối với ngân hàng được lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt hoặc bảo quản tài sản.

Theo dõi một chuỗi các chi phiếu.

Kiểm tra các bảng cân đối với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị của chúng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá)

Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền.

Hàng tháng lập một bảng cân đối với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện.

Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra các bảng cân đối với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị của chúng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản.


Các nghiệp vụ chi tiền mặt được vào sổ đúng lúc (tính kịp thời)

Các thủ tục quy định ghi sổ càng sớm càng tốt sau khi chi phiếu đã được ký.

Quá trình kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các chi phiếu có chưa được vào sổ không.

Kiểm tra dấu hiệu của qúa trình kiểm tra nội bộ.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được phản ánh đúng đắn vào sổ phụ các khoản phải thu; chúng được tổng hợp đúng đắn (chuyển sổ và tổng hợp)

Kiểm tra nội bộ. Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ.

5.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán

5.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích

So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động bất thường.

So sánh thực tế hàng tồn kho mua với số lượng theo kế hoạch đã được phê duyệt.


108 TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

So sánh số dư tài khoản phải trả nhà cung cấp giữa kỳ này, năm này với kỳ trước, năm trước để xem xét xu hướng biến động.

Phân tích xu hướng tăng hoặc giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường.

Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.

Ngoài ra, việc phân tích có thể được thực hiện thông qua các mô hình phân tích mối liên hệ giữa các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính. Ví dụ: So sánh số giờ công của công nhân sản xuất với tổng lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ đầu vào.

5.2.2. Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

5.2.2.1. Đối với nghiệp vụ mua hàng

Bảng 5.3: Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng

Mục tiêu kiểm toán Thủ tục kiểm toán

Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ nhận được, phù hợp với lợi ích cao nhất của khách hàng (tính có căn cứ hợp lý)

Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ tổng hợp, và sổ chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường.

Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng và đơn kiến nghị).

Đối chiếu hàng tồn kho mua hàng với các sổ sách thường xuyên.

Kiểm tra các tài sản lâu dài mua hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn (sự phê chuẩn)

Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ minh chứng.

Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều được vào sổ (tính đầy đủ)

Đối chiếu hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng.

Đối chiếu hồ sơ các biên lai với sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đều được đánh giá đúng (sự đánh giá)

So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua hàng với hóa đơn mua hàng, báo cáo nhận hàng và các chứng từ minh chứng khác có liên quan.

Tính lại để kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ của các hóa đơn của người bán kể cả các khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển (nếu có)

Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo hóa đơn của người bán.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc (tính kịp thời)

So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn mua hàng với ngày trên sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ phụ các khoản phải trả và sổ kho; chúng được tổng hợp đúng đắn (chuyển sổ và tổng hợp)

Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp với sổ phụ các khoản phải trả và sổ kho.


TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206 109

5.2.2.2. Đối với nghiệp vụ thanh toán

Bảng 5.4: Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thanh toán


Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ thực tế nhận được

(tính có căn cứ hợp lý)

Xem lại sổ nhật ký chi tiền mặt sổ cái tổng hợp và các sổ chi tiết khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thường.

Đối chiếu các chi phiếu đã lĩnh tiền với bút toán nhật ký mua hàng liên quan và kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán.

Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng đắn của chữ ký hậu của các chi phiếu đã lĩnh tiền và việc xoá sổ của ngân hàng.

Nghiệp vụ chi tiền mặt được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)

Kiểm tra các chứng từ minh chứng như một phần của các khảo sát nghiệp vụ mua hàng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt hiện có đều được ghi sổ (tính đầy đủ)

Cân đối các khoản chi tiền mặt ghi sổ với các khoản chi tiền trên bảng liệt kê của ngân hàng (bằng chứng của các khoản chi tiền mặt)

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá)

So sánh các chi phiếu đã lĩnh tiền với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền mặt liên quan.

Tính lại các khoản chiết khấu tiền mặt.

Lập một bằng chứng cho các khoản chi tiền mặt.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với các hóa đơn mua hàng và sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được vào sổ đúng lúc (tính kịp thời)

So sánh ngày trên các chi phiếu đã lĩnh tiền với sổ nhật ký chi tiền mặt.

So sánh ngày trên các chi phiếu đã lĩnh tiền với ngày xoá sổ của ngân hàng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được phản ánh đúng đắn vào sổ phụ các khoản phải thu; chúng được tổng hợp đúng đắn

(chuyển sổ và tổng hợp)

Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp và sổ phụ các khoản phải trả.

5.2.3. Kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán

Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hóa và dịch vụ nhận được trong tiến trình kinh doanh bình thường. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua hàng nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm.

Bảng 5.5: Thủ tục kiểm toán kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán


* Tính hợp lý chung

Số dư tài khoản, các chi tiết của các khoản phải trả, các tài khoản tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý.

So sánh với số dư tài khoản chi phí năm trước. Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản

bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi.

Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước.


110 TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206


* Các mục tiêu đặc thù

Các khoản phải trả trong danh sách thống nhất với sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với sổ cái tổng hợp.

Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý.

Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách các khoản phải trả (đầy đủ).

Các khoản phải trả trong danh sách được đánh giá đúng đắn.

Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn

Các nghiệp vụ trong chu kỳ mua hàng và thanh toán được vào sổ đúng kỳ.

Các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn.

Cộng tổng danh sách các khoản phải trả. Đối chiếu số tổng cộng với sổ cái tổng hợp. Đối chiếu các hóa đơn của từng người bán với sổ hạch toán

chi tiết nhằm kiểm tra tên và số tiền. Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hóa đơn và

các bảng liệt kê của người bán. Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải

trả lớn và bất thường. Nếu không nhận được thư xác nhận lần 2 thì thực hiện thủ tục kiểm toán thay thế.

Kiểm tra chi tiết các khoản nợ ngoài kỳ.

Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ ngoài kỳ và đối với tính có căn cứ hợp lý.

Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

Thực hiện việc kiểm tra công nợ ngoài kỳ. Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho.

Kiểm tra các khoản phải tra để đảm bảo nợ phải trả người

bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng.

Tùy thuộc quy mô cuộc kiểm toán cũng như việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán, việc kiểm tra chi tiết số dư liên quan trong chu trình có thể mở rộng sang kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán tiền, kiểm toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan đến các tài khoản trên sẽ được thiết kế trên cơ sở của việc đánh giá rủi ro kiểm soát tương ứng đối với chu trình nghiệp vụ cũng như các chu trình khác có liên quan nhằm xác định quy mô, phạm vi và thời gian thực hiện thủ tục kiểm toán.


TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206 111

Tóm lược cuối bài

Trong bài học này chúng ta đã cùng nhau trao đổi các vấn đề sau:

Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán với kiểm toán tài chính;

Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán;

Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán.

Kết thúc bài này chúng ta đã đạt được các mục tiêu sau:

Hiểu được những nội dung cơ bản nhất của chu trình mua hàng và thanh toán với kiểm toán tài chính như chức năng của chu trình, mục tiêu kiểm toán;

Hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát;

Hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm cơ bản (bao gồm kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán; kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán).

bÀi 5 kiỂm toÁn chu trÌnh mua hÀng vÀ thanh toÁneldata3.neu.topica.vn/txktki02/giao...

Documents