南榮科技大學總務處事務暨文書組採購標準作業流程

SOP 目錄

【採購】標準作業流程 ..................................................................................1

【請購】標準作業流程 ..................................................................................2

【限制性招標請購】標準作業流程 ..............................................................3

【限制性招標】標準作業流程 ......................................................................4

【共同供應契約招標】標準作業流程 ..........................................................5

【共同供應契約請購】標準作業流程 ..........................................................6

【最有利標請購】標準作業流程 ..................................................................7

【最有利標招標】標準作業流程 ..................................................................8

【一般招標】標準作業流程 ..........................................................................9

【公開招標】標準作業流程 ........................................................................10

【公開取得報價】標準作業流程 ................................................................ 11

【邀標招標】標準作業流程 ........................................................................12

【第二次(含)以後招標】標準作業流程 .....................................................13

【訂定底價】標準作業流程 ........................................................................14

【開標-決標】標準作業流程 ......................................................................15

【公開招標開標-決標】標準作業流程 ......................................................16

【公開取得報價開標-決標】標準作業流程 ..............................................18

【邀標開標-決標】標準作業流程 ..............................................................19

【議價開標-決標】標準作業流程 ..............................................................20

【最有利標開標-決標】標準作業流程 ......................................................21

【訂約-交貨】標準作業流程 ......................................................................22

【製作契約書】標準作業流程 ....................................................................23

【驗收-核銷】標準作業流程 ......................................................................24

【年度獎補助款資本門年度工作】標準作業流程 ....................................25

【制式標單製作】標準作業流程 ................................................................26

【採購案異議處理】標準作業流程 ............................................................27

【請購案取消】標準作業流程 ....................................................................28

【請購案規格退件處理】標準作業流程 ....................................................29

【獎補助款設備拍照片】標準作業流程 ....................................................30

【電子/紙本 收文】.....................................................................................31

【電子/紙本 發文】.....................................................................................32

【公文製作】 ................................................................................................33

【檔案管理】 ................................................................................................34

【文書稽催】 ................................................................................................35

【機密檔案解密】 ........................................................................................36

【檔案檢調】 ................................................................................................37

【檔案銷毀】 ................................................................................................38

【蓋用印信申請】 ........................................................................................39

【郵件收件】 ................................................................................................40

【郵寄函件】 ................................................................................................41

1

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：採購標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

填寫請購表單

單位主管簽章

請購文件送總務處事務暨文書組

查核文件是否齊全

訪價

登錄資料

是否核准

招標

是否決標

訂貨及交貨

驗收

開具發票

製作憑證

文件轉保管組

請購文件送核

通知交貨廠商到校處理或更新產品

是否繼續招標

合格

不合格

是

廢標 流標

是

否

是

否；無預算者

否

是

規格審查

是

否

會簽相關單位

請購人

檢核否

是

相關單位修正否；錯誤須修正者

請購人申請取消該案之請購

流標次數

＜３

研討原因及後續處理方式

＞３

填寫退件說明單

是否可繼續招標

是

否

依檢核表項目逐項查核是否完整

針對行政院公共工程委員會發佈之政府採購錯誤態樣審查

2

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：請購標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

3

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：限制性招標請購標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

4

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：限制性招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

請購單簽核議價

連絡相關單位及廠商決定議價日期

相關文件，呈核：1.事務暨文書組長

2.總務長3.會計主任4.校長

未達壹佰萬元壹佰萬元以上

1.議價用簽呈

相關文件，呈核：1.事務暨文書組長

2.總務長

等待議價

製作標單

未逾十萬元

相關文件，呈核：1.事務暨文書組長

2.總務長

定訂底價單

核定人-校長

定訂底價單

核定人-總務長

議價

電話傳真議價

N

到場議價

Y

5

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：共同供應契約招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

6

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：共同供應契約請購標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

7

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：最有利標請購標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

8

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：最有利標招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

9

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：一般招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

10

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：公開招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

11

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：公開取得報價標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

12

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：邀標招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

13

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：第二次(含)以後招標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

14

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：訂定底價標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

15

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：開標-決標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

16

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：公開招標開標-決標標準作業流程-1 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

17

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：公開招標開標-決標標準作業流程-2 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

18

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：公開取得報價開標-決標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

19

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：邀標開標-決標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

邀標開標-決標流程

參與人員:1.主持人2.主辦單位3.記錄

宣布投標家數

第一次開標 第二次（含以後）開標

宣布流標 是否開標否

是

投標家數

>3

<3投標家數

<3

>3

開啟標單

壹萬元至

壹拾萬元

電洽最低價廠商減價

宣佈決標

相關人員簽署決標文件

是否在預算或底價之內

是

宣布流標重新招標

否是否在

預算之內

否

是

宣布各家廠商投標金額

通知得標廠商送貨

20

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：議價開標-決標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

21

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：最有利標開標-決標標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

22

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：訂約-交貨標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

23

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：製作契約書標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

24

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：驗收-核銷標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

25

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：年度獎補助款資本門年度工作標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

召開系科(單位)務會議

是否規格、數量或細則變更

召開專責小組會議

召開系科(單位)務會議

召開專責小組會議

填寫支用計劃書相關資料

支用計劃書報部奉核

進行請(採)購程序

訂貨,交貨,驗收,核銷等程序

召開系科(單位)務會議

填寫執行清冊

召開專責小組會議

召開經費稽核委員會議

執行清冊及支用計劃書-修正版報部

召開系科(單位)務會議

召開專責小組會議

Y

N

時程

教育部來函核定本校當年度獎補助款經費額度

上年度12月31日

4月

8月

10月

次年度1月

26

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：制式標單製作標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

27

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：採購案異議處理標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

28

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：請購案取消標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

29

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：請購案規格退件處理標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

規格有錯或違反法規

填寫南榮科技大學財物採購案退件說明單

查詢違反的法源依據

影印資料：1.請購財物之明細表2.法源依據或出處

研議退件原因說明

與組長討論及說明

事務暨文書組長填寫建議處理方式

總務長簽核

重新研議處理

是否接受

文件送回請購單位研議處理或修正

修正請購案相關資料並填寫處理說明

財物採購退件說明單--請購人及請購單位單位蓋章

文件送事務暨文書組留存備查

召開協調會議討論

否

是

是

否

呈校長裁決

是否有共識

是

否

30

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：獎補助款設備拍照片標準作業流程 承辦單位：事務暨文書組

法源依據：各年度教育部獎補助款支出憑證免送審配

合作業相關事項第八條

流程編號：

作業流程圖

31

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：電子/紙本 收文 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

收文

電子收文教育部FES系統

郵件送達紙本收文

憑智慧卡及識別通行碼即時或定

時收文

自動列印來文及附件

拆 封

檢視來文誤送、疏漏、格式不符

分文

登錄、掛號

掃描全文

線上簽核流程管理

結束

32

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：電子/紙本 發文 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

各單位發文

線上簽核流程管理

彙整發文之所有電子檔

已批示之紙本函稿

列印全文並繕打

根據原稿校對

可電子交換列印紙本公文

及附件

電子發文

檢視系統是否顯示已確認訊息

用印

裝封或裝箱

檔案管理（歸檔）

結束

否

否

是

是

若為電子發文未確認，則應加蓋『已電子發文未確認』戳章。

33

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：公文製作 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

各單位公文製作

創搞、覆稿

陳核

校長或授權人核決

附件是否齊全，並可發文

印繕校對

發文機關電子發文

附件電子化

印繕校對

檔案管理(歸檔)

結束

列印公文

本文連同附件依郵件規範方式處理

是

否

否

是

是

是

否

否

34

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：檔案管理 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

公文歸檔

點收

立案編目

分類、保管

裝訂成冊

檔案室上架

結束

機密等級變更或解密事宜

簽請銷毀

逾期未歸檔稽催

點收公文是否逾期?檢查公文及附件是否齊全?破損?裝訂順序?檔案及保存年限是否填寫確實?公文流程是否確實?

是

否

35

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：文書稽催 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

稽催

逾期公文

催辦

公文是否歸檔

檔案管理(歸檔)

結束

列印稽催報表

列印稽催報表，請各單位承辦人辦理結案，仍未歸檔者，持續催辦。

是

否

36

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：機密檔案解密 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

解密通知

填寫紀錄單

解密

補正目錄

依一般檔案處理

結束

37

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：檔案檢調 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

各單位調檔

調案申請單

符合檢調規定

檢出檔案並列入紀錄

調案是否歸檔

逾期未還之稽催

結束

是

是

否

否

38

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：檔案銷毀 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

檔案銷毀

清理過期檔案

檢出檔案目錄擬銷毀檔案清冊

簽核

校長核決

銷毀

檔案銷毀記錄表

結束

會簽原承辦單位

39

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：蓋用印信申請 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

各單位申請蓋印信

上網下載申請印信蓋用請示單

送核

事務文書組審查文件是否奉核定

用印

是否為發文附件

隨文寄發

結束

是

是

否

否

40

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：郵件收件 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

郵件收件

郵件分類

登錄

公告

分發單位信箱

領件

結束

查無此人退回

掛號 平信

是

否

41

南榮科技大學總務處標準作業流程

流程名稱：郵寄函件 承辦單位：事務暨文書組

法源依據： 流程編號：

作業流程圖

開始

郵寄函件

各單位公務待寄郵件

登錄

檢查是否公務

稱重貼郵票

填寫大宗掛號函件執據

取回掛號執據及購票證明

結束

退回

是

否