文書管理業務の業務・システムの最適化について

平成20年９月

総務省行政管理局

資料２

文書管理業務・システムの最適化

電子文書の管理が属人的になりがちで必要な情報共有が進まず、業務効率が上がらない。

文書管理システムと個別業務システム（電子申請システム等）との連携が不十分であるため、余分な手作業が発生。

電子決裁機能など業務の効率化につながるような機能が整備されていないものもみられる。

課 題 今後の方向性

情報の漏えい、改ざん、紛失等のリスクが存在。

≪システムの標準化≫

○政府全体で利用可能な一元的な文書管理システムを整備。各府省は現行の文書管理システムを廃止し、一元的な文書管理システムに移行。

○ 一元的な文書管理システムにおいては、文書を適切に保管・管理できる機能を整備。・分類基準に沿って文書を適切に保存・検索機能の充実等情報の利活用を促進する仕組みを整備・漏えい、改ざん、紛失等を防止する機能を整備

≪ルールの標準化≫

○電子文書の取扱ルールを確立するとともに、運用面での取組を徹底。

≪業務の効率化≫

○電子決裁機能を整備し、その利用を促進。○個別業務システムとの連携を促進し業務の効率化を図るとともに、政府全体の情報システムの効率的な運営に寄与。

≪最適化のねらい≫○ これまで紙を中心として行われてきた文書管理業務にITを最大限活用することにより、業務の効率化を図ること。

○ 文書の保管・管理だけでなく、情報の利活用による業務の効率化の面まで視野を広げること。

現在の文書管理システムは府省ごとに仕様がばらばらで使い勝手も悪いため、その利用は低調。（保存は紙媒体中心。）

電子文書の取扱ルールが確立されていない。

○ 基本的な管理ルール（例：集中管理の推進、適切な分類・整理等）は、紙文書も電子文書も同様。

○ その上で、媒体の特性に応じた取扱ルール（例：電子文書におけるメタデータの扱い等）の確立と運用面での徹底が必要。

基本的考え方

※中間報告の御指摘等2

一元的な文書管理システムの整備について

関連システム（電子申請システム、電子文書交換システム等）

☓☓

Ａ省 Ｚ省Ｂ省

Ａ省データ

・電子決裁機能

・文書の保存・管理機能

文書管理システム

Ｚ省データ

・電子決裁機能

・文書の保存・管理機能

文書管理システム

Ｂ省データ

・文書の保存・管理機能

文書管理システム

連携

現 在 最適化後

霞が関WAN

Ａ省 Ｚ省Ｂ省

個別システムＡ

個別システムＺ

電子申請システム

Ａ省データ

Ｂ省データ

Ｚ省データ

決裁基盤

一元的な文書管理システム

保存・管理基盤

○ 最適化計画に基づき、総務省において一元的な文書管理システム（新システム）を整備。

（平成21年３月運用開始）

○ 各府省においては、既存の文書管理システムの更新時期に新システムに移行。

3

一元的な文書管理システムの効果

電子決裁の活用による業務負荷の軽減

画面イメージ

第１回調査結果

○○に関する調査結果（行政文書ファイル）

大分類

中分類

標準行政文書ファイル

小分類

第２回調査結果電子決裁機能 保管・管理機能

一元的な文書管理システム新文書管理システム

電子申請

セキュリティの徹底

個別業務システム

行政文書ファイル管理簿を作成して、文書の所在情報を国民に公表

基準に沿って行政文書を体系的に整理

保存期間満了まで適切に管理・改ざん、誤廃棄の防止・データのバックアップによる消失防止

システム間連携により手作業を排除

文書の収発に係る情報、所在情報を一元管理

・決裁に係る業務負荷を軽減・決裁プロセス（修正履歴等）まで含めて適切に管理

情報の利活用促進による業務の効率化

・アクセス制御をしつつ情報の利活用を促進（→生産性向上）

・探し出したい文書を短時間で検索（→検索機能の充実）

・なりすまし防止・証跡管理・ウィルス対策 等

国民

メタデータを標準化し、文書本体と共に管理

（件名、作者名、登録日、保存期間 等）

基準に沿った適切な分類・保存

4

保存期間の延長

行政文書の作成・取得

電子決裁（システムで起案・回議）

OK！

行政文書として保存（活用）

システム内外のサーバ

書庫

廃棄

行政文書のライフサイクル ‐一元的な文書管理システムによる管理 ‐

大分類

中分類

小分類

システムによるメタデータの一元管理

標準行政文書ファイル

行政文書

行政文書ファイル

行政文書の性格に応じた適切な保存

システムに登録

システムに登録

決裁スタート！

○文書分類・保存期間を定めて登録

○将来移管対象となるかどうかについても登録

・日々の業務に活用・開示請求対応

移管

○保存期間満了時に判断

○処理内容はシステムに記録

5

文書管理業務の業務・システムの最適化について

〔参考資料〕

6

評価： 各年度の最適化による効果や進捗状況などの最適化の実施状況を評価し、翌年8月までに

取りまとめ。必要に応じ、計画の見直しや予算・組織・定員要求へ反映。

最適化対象業務・システム（87分野）

運用設計・開発

府省全体管理組織（PMO）：府省内の最適化の統括（例：官房企画課）

最適化計画策定

電子政府評価委員会（有識者）、CIO補佐官等連絡会議（外部専門家）：評価、助言

業務・システム最適化の概要「業務・システム最適化」とは、現在各府省や府省内部局ごとにバラバラに使われている複数の情報システムの一元化、外部委託などの業務の見直し、従来の旧システム（レガシーシステム）の刷新・オープン化などによるコストの低減、システムの柔軟性確保などを進めることにより、業務やシステムを最適な状態にすること。各業務・システムの最適化を計画的に進めるための「最適化計画」を策定し、最適化ガイドライン（平成18年3月31日CIO連絡会議決定）に沿って、最適化を実施することとしているところ。

○業務や制度の見直し、システム

の共通化・一元化、業務の外部

委託、旧システムの刷新・オープ

ン化など具体的な最適化の実施

事項を内容とし、経費や業務処理

時間の削減効果（試算）を数値で

明示。

○17年度末までに76分野で策定。

新たに対象分野を加え、20年3月

までに84分野で策定済。

最適化ガイドライン：政府全体の統一的な最適化実施手順

Plan Do

Act

○最適化計画とこれに基づき情報

システムの具体的な要件を定め

た仕様書に基づき、情報システ

ムを設計・開発。

○設計・開発期間はシステムの開

発規模により１年から５年程度。

○設計・開発した情報シス

テムの運用。

総務省行政管理局：最適化の実施状況をモニタリングし、最適化ガイドラインとの整合性をチェック

Check Act 7

担当府省 業務・システム名

財務省

共済業務

予算・決算業務

国有財産関係業務(官庁営繕業務を除く。)

輸出入及び港湾・空港手続関係業務

文部科学省 研究開発管理業務

経済産業省

物品調達業務

物品管理業務

謝金・諸手当業務

補助金業務

旅費業務

国土交通省公共事業支援システム(官庁営繕業務を含む。)

府省共通業務･システム、一部関係府省業務・システム（20分野）

担当府省 業務・システム名

人事院・総務省 人事・給与等業務

内閣府 災害管理業務

総務省

統計調査等業務

電子申請等受付業務

行政情報の電子的提供業務

共通システム

文書管理業務

職員等利用者認証業務

共同利用システム基盤

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担当府省 業務・システム名

法務省

登記情報システム

地図監理業務

検察業務

矯正施設被収容者生活維持関連業務

矯正施設被収容者処遇関連情報の管理業務

更生保護情報管理業務

外務省

通信機能強化システム

ホストコンピュータシステム

在外経理システム

領事業務

財務省

外郵輸入事務電算処理システム

財政融資資金関連業務

共同利用電算機

国税関係業務

文部科学省 本省情報基盤システム

担当府省 業務・システム名

内閣府 経済財政政策関係業務等に必要なシステム

警察庁

全国的情報処理センター用システム

運転者管理等のシステム

指紋業務及び掌紋業務

企画分析業務

疑わしい取引の届出に関する業務

警察総合操作情報システム

ＤＮＡ型照会業務

金融庁

金融検査及び監督業務

証券取引等監視業務に関する業務

有価証券報告書等に関する業務

総務省

恩給業務

電波監理業務

電気通信行政関連業務

消防防災業務

政治資金・政党助成関係業務

法務省出入国管理業務

外国人登録証明書調製業務

個別府省業務・システム（67分野）一覧 ①

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担当府省 業務・システム名

国土交通省

自動車登録検査業務電子処理システム（MOTAS）

気象資料総合処理システム

汎用電子計算機システム

共用電子計算機システム（つくば地区旭庁舎）

海上保安における船舶動静情報活用業務

地震津波監視業務・システム

地域気象観測業務・システム（アメダス）

管制情報処理業務・システム

防衛省

統合気象システム

航空自衛隊補給３システム

航空自衛隊データ処理近代化システム

海幕給与経理ｼｽﾃﾑ、給与ｼｽﾃﾑ用入出力装置

６陸幕補給システム

特別調達資金に関する業務

海幕補給３システム

技術研究本部研究開発業務

防衛大学校共同利用電子計算機システム

担当府省 業務・システム名

厚生労働省

監督・安全衛生業務

労災保険給付業務

労働保険適用徴収業務

社会保険業務

厚生労働行政総合情報システム

原爆死没者追悼平和記念館運営業務

雇用均等業務

職業安定行政関係業務（雇用保険業務、職業紹介業務、職業安定行政システムの３分野を１つにしたもの）

がん対策情報センター業務

農林水産省

総合食料局（旧食糧庁）における情報管理ｼｽﾃﾑ

国有林野事業関係業務

農林水産省共同利用電子計算機システム

生鮮食料品流通情報データ通信システム

経済産業省

特許庁業務・システム

工業標準策定業務

個別府省業務・システム（67分野）一覧 ②

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Ａ省ＬＡＮ

○ 政府機関内における情報の円滑な流通、共有を図るため、各府省等のＬＡＮ（府省内専用ネットワー

ク）を相互に接続する政府内専用ネットワークで、平成９年１月から運用開始

（独立行政法人、認可法人等）（独）国民生活センター（独）国立公文書館（独）統計センター（独）国立印刷局（独）製品評価技術基盤機構（認）国家公務員共済組合連合会（認）日本銀行

（国の行政機関等）

全府省、内閣に置かれる機関、人事院、会計検査院、立法機関及び司法機関が加入

内閣府、宮内庁、公正取引委員会、警察庁、金融庁、総務省、法務省、外務省、財務省、国税庁、文部科学省、厚生労働省、農林水産省、経済産業省、特許庁、国土交通省、環境省、防衛省、内閣総務官室、内閣法制局、人事院、会計検査院、衆議院事務局、参議院事務局、国立国会図書館、最高裁判所

・・・

Ｂ省ＬＡＮ

Ｃ省ＬＡＮ

・・・

Ｄ省ＬＡＮ

霞が関ＷＡＮ

総合行政ネットワーク

ＬＧＷＡＮ

Ａ県

Ｂ県

Ｃ府

Ｄ県

・・

・・

平成１４年度から相互接続の運用を開始

※ すべての地方公共団体がLGWANに接続済み。

霞が関WANの概要

○電子メール（霞が関WAN内で毎月90万件強、霞が関WAN・LGWAN間で毎月60万件強。）

○WAN掲示板（法令協議などで活用。月20万件近くのアクセス。）

○法令検索システム○許認可等のデータベース

○統計情報データベース

○オンライン研修○その他府省共通システム（今後、ADAMS（官庁会計事務データ通信システム）、文書管理システム、人事給与システム等共通システムが導入される予定。）

霞が関WANのコンテンツ

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霞が関WAN・LGWAN 利用状況

平成17年度 平成18年度 平成19年度 平成20年度（4‐7月）

電子メール

霞が関ＷＡＮ内 約62万 約73万 約79万 約92万

霞が関ＷＡＮ・ＬＧＷＡＮ間 約37万 約46万 約57万 約66万

ＬＧＷＡＮ内 約188万 約276万 約352万 約451万

電子掲示板

（バーチャルフォーラム・法令協議等）

約15万 約15万 約15万 約19万

（件/月）