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Diputacin Provincial de Guadalajara Plan de Formacin Curso: Administracin electrnica y procedimientosGuadalajara, 21 y 22 de noviembre de 2011 1 de 46

Administracin (electrnica): implantacin y procedimientos

de Gestin Documental

Roser Latorre TafanellJefa de Archivo y Documentacin del Ayuntamiento de Sant Boi de LlobregatConsultora de Gestin DocumentalDiputacin de Guadalajara Plan de FormacinGuadalajara, 21-22 de noviembre de 2011


ndice:

1. Introduccin: Administracin (electrnica) / Gestin documental2. Conceptos bsicos 3. EL Sistema de Gestin Documental

1. El Cuadro de clasificacin2. El Cuadro de descripcin metadatos- y fichas descriptivas3. El Cuadro de depsitos y repositorios y la instalacin

4. Los procesos del Archivo1. Captura2. Descripcin3. Eventos de Gestin Documental


Objetivos del curso:

Hacer frente,

sin miedo y con xito,

a la administracin

y a los documentos

(electrnicos).


Introduccin: 3 elementos bsicos

Tarea: hacer frente, asumir con seguridad, entusiasmo, optimismo, calidad, de forma corporativa.

Objeto: gestin administrativa y gestin documental con las herramientas TIC.

Conocimiento: formacin, predisposicin a desaprender y aprender, nuevas herramientas, cambio cultural.


La archivstica o gestin documental:La ciencia que estudia los archivos, su conservacin y explotacin.Etapas archivsticas: Prearchivstica: Antigedad Clsica, Edad Media y Moderna. Siglos XIX y XX:

Dentro del mbito de las Ciencias de la Documentacin Diferencia entre archivos histricos y archivos administrativos Creacin de Escuelas Ecole de Chartes, 1821-. Creacin de los Archivos Nacionales, AHN 1866. Desarrollo de los principios de procedencia y respeto al origen

Siglos final XX y XXI: Apertura de los archivos a la ciudadana Democracia y transparencia administrativa Records management Integracin del archivo en la gestin


Qu es un archivo?

1. El conjunto de los documentos de la organizacin En cualquier soporte: tradicional o electrnico Desde que se producen o reciben hasta que se eliminan o se transfieren al Archivo Histrico para ser conservados de forma permanente.

2. El Servicio de Archivo3. El depsito documental o repositorio electrnico


Soluciones a la explosin documental:

De pocas series documentales a un millar:

Tradicin francfona: missioners Tradicin anglosajona

Records management Archives

Tradicin espaola: gestin documental y gestin de archivos


Qu podemos exigir a un Servicio de Archivo?

Criterios para la organizacin de los documentos en soporte papel o electrnico- desde la entrada de los documentos en la organizacin hasta su destruccin o traslado al archivo histrico.

Soporte en las oficinas administrativas para la organizacin de los documentos, en papel o electrnico.

Disposicin, bsqueda, consulta y prstamo de documentos. Custodia de documentos: papel y electrnico. Gestin de los espacios: depsitos documentales, servidores

electrnicos y repositorios. Eliminacin de documentos en papel y electrnicos- Reglamentos para la gestin, conservacin y eliminacin.


Cmo y cundo lo hacemos?

Cmo lo hacemos?Aplicando las herramientas clsicas de la archivstica a los documentos administrativos, a lo que venimos llamando el Sistema de Gestin Documental SGD-:El conjunto de herramientas y procedimientos cuyo objetivo es organizar, describir y conservar los documentos para asegurar una gestin eficaz, eficiente, transparente, sostenible y segura.

Cundo lo tenemos que hacer? Desde la produccin o recepcin del documento Hasta su eliminacin o conservacin permanente


Los criterios de archivo, desde el principio


Las caractersticas del Sistema de Gestin Documental SGD-:

Corporativo General para los documentos: en soporte papel o electrnico

nico Personalizado Dinmico Sistemtico Amigable y creador de fidelidades Integrado con los dems subsistemas de gestin Dentro de los proyectos de mejora de la organizacin


Las entidades bsicas del SGD: (Documentos bibliogrficos)

Registros/libros/bases de datos/inventarios/aplicaciones de gestin/Workflow flujos de trabajo-Son documentos cuyo objetivo es ser un instrumento de control de la gestin administrativa, de la gestin documental o como instrumentos de informacin.

Registros administrativos: instrumento de control de los actos adminsitrativos, pero tambin instrumentos de control de la gestin y de la informacin.

Documentos y/o Expedientes: Expedientes reglados: Conjunto ordenado de documentos que sirven de antecedente y

fundamento de la resolucin administrativa. Expedientes no reglados informativo o dossier-: conjunto ordenado de documentos que no

estan sujetos a un acto o procedimiento administrativo. Los documentos del expediente tienen que ordenarse por fecha, paginar, con el indice

correspondiente, sin documentos de trabajo, depurados, sin clips, sin grapas, sin fundas de plstico, etc.

Pueden ser unidocumentales o multidocumentales.

Serie documental: conjunto de expedientes o documentos organizados segn un sistema de clasificacin conservados como unidad por ser el resultado de un mismo proceso, de un mismo acto administrativo, de una misma tipologa o de una misma actividad.


El expediente electrnico

Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos art. 32. Expediente electrnico:

1. El expediente electrnico es el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.

2. El foliado de los expedientes electrnicos se llevar a cabo mediante un ndice electrnico, firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos.

3. La remisin de expedientes podr ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposicin del expediente electrnico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo.

RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica.


Las herramientas del Sistema de gestin documental:

El Cuadro de clasificacin documentalEs una estructura lgica y jerrquica, en forma de rbol, que permite la identificacin de todos los documentos de la organizacin.

El Cuadro de descripcin y metadatosEs el Cuadro que recoge toda la informacin que nos permite describir los documentos, su contexto de creacin y su gestin.

El Cuadro de depsitos y repositorios electrnicosDefine los usos y criterios para la gestin de los distintos lugares donde se ubica, instala y conserva la documentacin: bandejas, armarios, estantes, depsitos, servidores o repositorios electrnicos.


El Cuadro de clasificacin CdC- Tipos de cuadros:

Alfabtico Por materias Orgnico Funcional

El CdC de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin local: Gobierno Administracin Servicios Hacienda

El CdC funcional del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat:Los primeros niveles se toman a partir de los elementos del municipio segn la Ley 7/85 de Bases de Rgimen Local, artculo 11.2: organizacin, territorio y poblacin:

Gestin interna y organizacin Gestin del territorio Gestin de los servicios a la ciudadana


Los primeros niveles del CdC funcional:

Gestin interna y organizacin comunes a cualquier organizacin- Organizacin del gobierno municipal Organizacin administrativa Relaciones, representacin y protocolo Gestin de los recursos humanos Marco normativo y asuntos jurdicos Gestin del patrimonio municipal Gestin de los recursos econmicos

Gestin del territorio especficos de una administracin local- Ordenacin del territorio y urbanismo Ordenacin de la actividad econmica y el transporte Proteccin del medio ambiente y control sanitario Informacin del territorio

Gestin de los servicios a la ciudadana especficos de una administracin local- Informacin y registros de poblacin Gestin de los servicios culturales Gestin de los servicios para la educacin Gestin de los servicios para el ocio y el deporte Gestin de los servicios para el bienestar y la salud Seguridad ciudadana y proteccin civil


El CdC funcional codificado

N001 Gestin interna y organizacin N100 Organizacin del gobierno municipal N200 Organizacin administrativa N300 Relaciones, representacin y protocolo N400 Gestin de los recursos humanos N500 Marco normativo y asuntos jurdicos N600 Gestin del patrimonio municipal N700 Gestin de los recursos econmicos

X001 Gestin del territorio X100 Ordenacin del territorio y urbanismo X200 Ordenacin de la actividad econmica y el transporte X300 Proteccin del medio ambiente y control sanitario X400 Informacin del territorio

X500 Gestin de los servicios al ciudadano X501 Informacin y registros de poblacin X600 Gestin de los servicios culturales X700 Gestin de los servicios para la educacin X750 Gestin de los servicios para el ocio y el deporte X800 Gestin de los servicios para el bienestar y la salud X900 Seguridad ciudadana y proteccin civil


El CdC: desarrollo estructura jerrquica

Gestin del territorio

Ordenacin del territorio y urbanismo

Planeamiento y gestin urbansticaObras de infraestructuraObras particulares

Licencias de obras mayoresLicencias de obras menoresComunicado de obras

Ordenacin de la actividad econmica y el transporte

Proteccin del entorno, medio ambiente y control sanitario

Informacin del territorio


El CdC: desarrollo estructura jerrquica y cdigos

X001 Gestin del territorio

X010 Ordenacin del territorio y urbanismoX101 Planeamiento y gestin urbansticaX120 Obras de infraestructuraX122 Obras particularesX123 Licencias de obras mayoresX124 Licencias de obras menoresX125 Declaracin responsable de obrasX200 Ordenacin de la actividad econmica y transporteX300 Proteccin del entorno, medio ambiente y control sanitarioX400 Informacin del territorio


El CdC en el Registro General de Entrada


En el RGE capturamos los documentos:


El Cuadro de descripcin CdD- y los metadatos El CdD es la herramienta corporativa municipal complementaria y

directamente relacionada con el Cuadro de Clasificacin CdC-.

Es una de las tareas ms importantes de la Archivstica y la Gestin Documental.

El objetivo del Cuadro de descripcin y metadatos es el anlisis y estudio de todos los elementos o entidades que configuran el Sistema de Gestin Documental.

El resultado de la descripcin ser: Guas, inventarios, catlogos, ndices. Pero tambin: bases de datos, gestores de expedientes, hojas de

clculo excel-, acces, etc.-, registros. Fichas descriptivas. Esquemas de metadatos.


Qu son los metadatos?1. La versin internacional y sistemtica de la descripcin clsica.

2. Datos sobre datos.3. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los

documentos y su gestin a lo largo del tiempo: descripcin integral.4. Su uso nos permitir aplicar una metodologa para identificar, autenticar,

describir, localizar y gestionar los recursos de modo claro y sistemtico para satisfacer los requisitos de las organizaciones.

5. Las entidades que forman parte del SGD son:a) Entidades documentos: fondo, serie documental, expediente,

documentosb) Entidades agentes: organizacin, reas, departamentos, negociados,

puestos de trabajo.c) Actividades: administrativas y de gestin documental eventos-.d) Normas: leyes, reglamentos, etc.


Una buena descripcin y gestin de metadatos:

Crea un sistema unificado de informacin para toda la organizacin. Normalizacin y automatizacin de los metadatos. Nos permite disponer de la informacin para la gestin documental de los

expedientes. Permite la integracin de las descripciones de diferentes autores. Permite la integracin de los documentos con independencia de los

depsitos o repositorios. Permite el control de los documentos desde el inicio de los expedientes:

Oficinas de Atencin al Ciudadano Permite la gestin y la explotacin de la informacin corporativa al ser los

documentos los soportes de la misma. Facilita la recuperacin rpida y pertinente de los documentos Permite normalizar los lenguajes de gestin Permite el intercambio de la informacin y de los documentos:

interoperabilidad


Las normas para la descripcin y metadatos:

De la necesidad de normalizar la descripcin a la saturacin de documentos normativos para la descripcin.

CIA: ISAD(G) ISFD NODAC NEDA NOGADA - ISO:

GD: 15489 Metadatos: 23801-1a parte y 2a parte. Certificacin GD: 30.003

Comisin Europea Especificacin MoReq: Modelo de requerimientos para la gestin de documentos electrnicos

Normativa: Normas tcnicas de interoperabilidad, BOE nm. 182 de

30/07/2011: Documento electrnico, expediente electrnico, de digitalizacin de documentos, firma electrnica.


Propuesta de un esquema de metadatos: el expediente

Metadatos de identificacin o referencia: Cdigo de identificacin nico e unvoco Nivel de descripcin Identificador del productor agente-

Metadatos de descripcin: Ttulo del expediente: objeto, interesado, emplazamiento. Contenido del expediente

Metadatos tramitacin Fecha inicio / fecha de fin del expediente Estado Tipo resolucin Firma electrnica: autor y fecha

Metadatos actividades de gestin documental: transferencia/eliminacin Disponibilidad: Archivo o repositorio -Oficina/Central/Histrico/Web- Valoracin/expurgo

Metadatos de acceso y uso Ley Orgnica de Proteccin de Datos LOPED- Prstamos y consultas


El cdigo de identificacin

El cdigo de identificacin, el primer elemento del esquema de metadatos. El cdigo de identificacin en los expedientes es el nmero de expediente. El nmero de expediente:

Es la representacin nica y unvoca del expediente. No depende del soporte del documento: tradicional o electrnico. No es la identificacin del lugar que ocupa, pues este puede cambiar. No depende del estado de tramitacin. No depende de la funcin del expediente. Es invariable con el paso del tiempo. No depende del depsito o del repositorio electrnico donde est

archivado. El nmero de expediente no es la signatura topogrfica


Inventario de documentos


El ciclo de vida de los documentos Etapa activa (1/1-5 aos)

en trmite, finalizada o de uso muy frecuente. valor administrativo, jurdico, informativo. tratamiento: captura, registro, identificacin, clasificacin, descripcin,

gestin, tramitacin, asignacin de metadatos. eliminacin o transferencia.

Semiactiva (1-5/6-30 aos) documentos y expedientes tramitados. valor administrativo, jurdico, informativo. tratamiento: control, conservacin, consultas. eliminacin o transferencia.

Inactiva (+30 aos) valor histrico, bsicamente. tratamiento: control, conservacin, consulta, investigacin, cultura. custodia permanente.


El Cuadro de instalacin Identifica y define los distintos depsitos o repositorios de documentos -electrnicos

o papel-, los usos y los accesos.

Son depsitos o repositorios: Las bandejas de las mesas Los estantes de las oficinas Los depsitos documentales Los disquetes, memorias usb y otros perifricos Los servidores electrnicos

Los distintos depsitos se establecen en funcin de los requerimientos de la propia documentacin y del usuario. El acceso a los documentos depender de: El propio depsito El soporte El estado de tramitacin de los expedientes El rgimen de consulta El rgimen de acceso: bajo, medio, alto Su seguridad El volumen documental El valor de los documentos El tipo de documento: personales, de archivo, de trabajo


Los depsitos y repositorios de archivo, en papel o electrnicos:

En base a estos conceptos, los archivos y sus criterios de gestin pueden ser:

(Archivos personales: criterios personales) Archivos de oficina: criterios de archivo Archivo Intermedio: criterios de archivo Archivo Central administrativo: criterios de archivo Archivo Histrico: criterios de archivo Repositorios electrnicos: criterios de archivo


Archivo de oficina, en papel


Archivo de oficina, electrnico


Los procesos de Archivo o GD

El proceso para la actualizacin y mantenimiento de las herramientas del Sistema: Cuadro de clasificacin, descripcin y metadatos y cuadro de instalacin.

El proceso para la captura, identificacin, clasificacin, descripcin y instalacin de documentos en la fase activa.

Los procesos de Gestin documental: El procesos de disposicin de los documentos: traslados, transferencias,

eliminaciones.

El proceso de comunicacin: prstamos, consultas, exposiciones, cursos. El proceso para la preservacin y conservacin de documentos:

Produccin de copias electrnicas Cambios de formatos y refirmado

El proceso para la implantacin y mantenimiento del Sistema de Gestin documental en las distintas Unidades orgnicas


El proceso de captura, identificacin, clasificacin, descripcin e instalacin de los documentos Etapa activa de la documentacin Capturar es integrar el documento o el expediente en el SGD Tareas: identificacin, clasificacin, descripcin, instalacin. Identificar: asignar al documento su nmero de expediente nico. Significa:

Registro del documento Asignacin de metadatos de:

identificacin descripcin gestin

Inclusin en el instrumento de control y gestin -flujo de trabajo (workflow).

Instalacin del documento segn soporte y asignacin de metadatos de instalacin: Archivo del documento en depsito Integracin en el repositorio digital


El proceso de disposicin: traslados, transferencias, expurgos

Traslado documental: cambio de depsito documental sin cambio de responsabilidad.

Transferencia documental: Traspaso de la responsabilidad de la custodia y conservacin de los documentos.

Oportunidad para verificar cmo se estn aplicando los criterios de gestin documental.

En el caso de repositorios electrnicos: cambio de responsabilidad y niveles de acceso.

Permite realizar un control de los documentos. Eliminacin: proceso que consiste en la eliminacin de los

documentos. Se realiza a partir de la aplicacin de los Criterios de evaluacin documental.


El proceso de comunicacin documental: prstamo y consulta de documentos

Capacidad de ofrecer a los distintos usuarios del Archivo los documentos y la informacin.

Es necesario realizar el control de prstamos, consultas y accesos electrnicos.

Tres mbitos: administrativo, cultural, cientfico

Est sujeto a: La existencia del documento eliminacin, prdida, etc.- El estado de conservacin del documento La descripcin pertinente del documento La sujecin a la proteccin de datos: datos personales, seguridad

y defensa del Estado y la averiguacin de los delitos. La propia capacidad del Servicio


El proceso de implantacin del Sistema de Gestin documental

Bsqueda de alianzas. Creacin de equipos de mejora y racionalizacin. Seleccin de un mbito de gestin o una Unidad orgnica de aplicacin. Traspaso de criterios a las Unidades orgnicas. Creacin del Cuadro de clasificacin funcional. Descripcin del Cuadro de Clasificacin del mbito escogido Implantacin del SGD en la oficina: documentos en papel y electrnicos. Implantacin del SGD en el Servicio de Archivo: normalizacin de los

inventarios como esquemas de metadatos, creacin del repositorio electrnico.

Creacin de los recursos para la implantacin: manual de buenas prcticas, manual de procedimiento.

Implantacin de mecanismos de evaluacin, correccin y seguimiento.


Comisin de seguridad, acceso y evalucin de los documentos y de la informacin


Comisin de seguridad, acceso y evalucin de los documentos y de la informacin

ADSCRIPCIN: rea de Servicios internos o generales

OBJETIVOS: evaluar, estudiar e informar con referencia a las polticas, planes y gestin de los recursos relacionados con la seguridad, el acceso, la disposicin y la conservacin y reutilizacin de la informacin y los documentos municipales sea cual sea el soporte.

COMPOSICIN: Presidencia: Secretara general. Jefe/a de Archivo y Documentacin, que actuar com a secretario/a. Jefe/a de Informtica. Jefe de Organizacin. Un abogado como asesor jurdico. Un tcnico de Archivo. Los responsables y gestores de la informacin y documentacin a evaluar.


Comisin de seguridad, acceso y evalucin de documentos y de la informacin: funciones

Elaborar el Plan estratgico de desarrollo de la seguridad y anlisis de la informacin y los documentos y estabecer la forma de sus actualizaciones.

Estudiar e informar las propuestas de valoracin de las series documentales.

Elevar las propuestas de valoracin al rgano competente. Elevar les propuestas de eliminacin de documentoss originales en

soporte papel por haber obtenido copias electrnicas autnticas. Establecer la poltica de seguridad para la proteccin de datos de

carcter personal y velar para su correcta implantacin y funcionamiento.


Muchas gracias por vuestra atencinRoser Latorre [email protected]

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