debatmøde 12 - strategisk ejendomsadministration i kommunerne

KOMMUNALØKONOMISK FORUM 2016

STRATEGISK EJENDOMS-ADMINISTRATION I KOMMUNERNE

DEBATMØDE 12 /

KORAs benchmarking af kommunal ejendomsadministration

Eli Nørgaard; KORA

KØF 2016; Debatmøde Strategisk ejendomsadministration i kommunerne

Analysens formål

Formål: at inspirere kommunerne til en mere produktiv ejendomsadministration

gennem sammenligning af nøgletal

ved at identificere konkrete handlingsalternativer, som kan inspirere til en mere effektiv opgaveløsning.

3

Afgrænsning af ejendomsadministration

4

Vedligeholdelse

Renhold Fælles drift

Arealudnyttelse

Forsyning

Deltagerkommuner og ejendomstyper

5

Administration Skoler

Daginstitutioner

Renhold; daginstitutioner (Kr. pr. m2)

6

202232

282333

365

423 429

500

Fredensborg Odense Rudersdahl Hvidovre Silkeborg Esbjerg Morsø Frederikshavn

329

Beregnet værdi af samlet forskel = 2,2 mio. kr.

15,317,1 17,8

19,6 20,2 20,421,7

23,7

Morsø Hvidovre Fredensborg Rudersdal Silkeborg Odense Esbjerg Frederikshavn

Arealudnyttelse; skoler (m2 pr. elev)

7

20,1

Beregnet værdi af samlet forskel = 4,97 mio. kr.

Beregn egne nøgletal

Analysetema Nøgletal

Forsyning El – kWh pr. m2

Vand – m3 pr. m2

Varme – kWh pr. m2

Renhold Kr. pr. m2

Fælles drift* Kr. pr. m2

Arealudnyttelse Administration – m2 pr. ansatDaginstitution – m2 pr. barnSkole/SFO – m2 pr. elev

8

*) Nøgletallet for fælles drift indgår kun i nøgletalsanalysen og ikke i nøgletalsberegneren

Nøgletalsberegner på www.kora.dk

Tre fokuspunkter

Central organisering

Porteføljestyring

Konkurrenceudsættelse

9

”Inspiration til optimering af den kommunale ejendomsadministration” på www.kora.dk

Ejendomsstrategi

Formål og forventninger

Budgetaftalen 2015-181. Effektivisering via nytænkning

2. Ejendomsportefølje

Der er enighed om, at der skal skabes grundlag for en tværgående ejendomsstrategi, der omfatter samtlige kommunens ejendomme. Ejendomsstrategien skal give et overblik over:

• Alle nuværende bygningers anvendelse, herunder alle idrætsanlæg

• Bygningernes potentieller anvendelsesmuligheder

• Vurdering af overskydende bygningskapacitet

• Nuværende drifts- og vedligeholdelsesomkostninger, herunder beskrivelse af vedligeholdelsestilstand, energiforbrug m.m.

• Nuværende bemanding m.h.t. teknisk servicedrift

• Beskrivelse af muligheder for etablering af ny tværgående organisation, der kan varetage alle opgaver vedrørende ejendomsdrift og intern service (facility management koncept).

11

Budgetaftalen 2015-2018Dagtilbudsstruktur:Analyse af potentialet i en ændret organisering på dagtilbudsområdet, herunder både ledelse- og organisationsstruktur. Analysen er adskilt fra projektet ”Fremtidens dagtilbud i Hørsholm”, men skal tidsmæssigt foregå parallelt hermed.

Skolestruktur: Analyse af potentialet i en ændret skolestruktur med udgangspunkt i opretholdelse af kommunens fire nuværende skoler.

12

Ejendomsanalyse

Helhed i bygningsbrug

Hvad er opgaven?1. Ejendomsstrategi

2. Dagtilbudsstruktur

3. Skolestruktur

Analysens formål er - ud fra en grundforudsætning om uændret serviceniveau i kerneydelserne:

”at identificere det økonomiske potentiale ved at tilpasse kommunens ejendomskapacitet på alle sektorområder til kommunens fremadrettede behov”

14

De væsentligste principper i analysen• Kerneydelse

• Funktionalitet

• Vedligeholdelsesmæssige stand

• Lave anvendelsesgrader (uudnyttede kvadratmeter)

• Drifts- og anlægsøkonomi samt salgsprovenu

15

Resultater - driftsøkonomi

Årlige driftseffektiviseringer i alt19 mio. kr.

29 mio. kr.

Ny organisering af ejendomsområdet med opbygning af Facility Management2 mio. kr. 4 mio. kr.

Skoler og børneuniverser med fokus på rød tråd mellem dagtilbud og indskoling/mellemtrin samt etablering af udskolingsskoler

3 mio. kr. 11 mio. kr.

Dagtilbudsområdet på færre matrikler og etablering af store, nye matrikler 2 mio. kr.

Samling af matrikler på Børn- og Voksenområdet 0,5 mio. kr.

Driftsbesparelser som følge af salg af op til 35 matrikler 8 mio. kr.

Nyt rådhus i form af et nyt Borger- og Sundhedscenter samt flytning af borgerrettede aktiviteter til Kulturhus Trommen 4 mio. kr.

2 mio. kr.

0,5 mio. kr.

8 mio. kr.

4 mio. kr.

16

Resultater og forventede driftsindtægter

Nyt rådhusØvrigt anlæg(dagtilbud og

skole)

Ca. 90 mio. kr. Op til ca. 180 mio. kr.

Forventede indtægter ved

salg:215-267 mio. kr.

Fx Fritidshuset, Kokkedal Avlsgård, lejeboliger og det gamle rådhus

• 21.000 m2 kommunale ejendomme sælges fra - svarende til den merbeholdning af kommunale ejendomme Hørsholm Kommune har sammenlignet med et gennemsnit af 6 kommuner

• En væsentlig del af anlægsfinansieringen sikres gennem driftsbesparelser, effektivisering og salg af matrikler

Indsatsområderne - samlet• Nyt rådhus – ny tilstedeværelse i bymidten

• Frasalg af ejendomme

• Ny FM-organisation (Facility Management)

• Bæredygtige læringsmiljøer

• Samling af funktioner og institutioner

• Behov for nye typer ældreboliger

18

Generelle opmærksomheds-punkter• Oplægget peger på muligheder og er et arbejds- og

prioriteringsredskab – det er ikke en vedtaget køreplan.

• Analysen anviser bidrag til håndtering af råderumsudfordringen over de næste fire år

• Generelt kræves yderligere dialog

19

Videre proces2016 2017 2018 2019

Projektering af rådhus

Frasalg af ejendomme

Facility management

Bæredygtige læringsmiljøer

Plejeboligkapacitet

Samling af mindre institutioner

20

Nyt rådhus – ny tilstedeværelse i bymidten

• Hvad, hvordan og hvornår skal afdækkes

• Løbende samspil med borgerservicestrategi

• 2-4 årig horisont

Næste skridt Rationale – hvorfor virker det

• Enig i ”diagnosen”

• Nybyggeri på Sygehusgrunden

• Potentiale i øget aktivering af Kulturhus Trommen

”Administrationscenter”

”Borgernes hus””Samspil med kerneydelser”

Næste skridt Rationale – hvorfor virker det

21

Frasalg af ejendomme

Næste skridt

• Noget er i gang, noget er helt nyt

• Noget kan besluttes hurtigt –andet kræver yderligere dialog og udarbejdelse af business cases

• Fokus på fortsat at sikre balance mellem frasalgsværdi og investeringsbehov

Rationale – hvorfor virker det

• Omdannelse til kloge kvadratmeter

• Skabe det økonomiske grundlag for videre proces

• Fokus på kerneydelser

• Oprydning i dysfunktionelle, energikrævende og utidssvarende kvadratmeter

22

Ny FM-organisation

Næste skridt

• Center for Ejendomme er etableret

• Forarbejde er i gang

• Hjemtagning af mindre dele af rengøringsopgaven

• Dialog med fagforeninger og MED-system er i gang

• Implementering er i gang, fuldt potentiale realiseret inden for 2-3 år


• Køb/salg af ejendomme

• FM som serviceorganisation i en bestiller-udfører model

• Effektivisering af støttefunktioner

• Teknisk service• Rengøring• Bildrift• Forsikringsservice• M.fl.

23

Bæredygtige læringsmiljøer

Næste skridt

• Hvad, hvordan og hvornår skal afdækkes

• 2-4 årig horisont på potentialerealisering

• Samspil med ”Fremtidens skole” og ”Fremtidens daginstitutioner”


• Udgangspunkt: mangfoldighed af tilbud –afsæt i de lokale forhold

• Dagtilbud: slå institutioner sammen og bygge nyt, dagtilbud og indskoling på fælles matrikler

• Skole: mere optimal klassedannelse og højere kvalitet ved at samle udskolingen på 1 eller 2 skoler

24

Samling af mindre institutioner

Næste skridt

• Samling af børnetandplejen kan realiseres hurtigt

• Andre flytninger/frasalg kræver yderligere dialog


• Bæredygtighed gennem samling og frasalg

• Fokus på at samling sker under de rette fysiske rammer

• Børnetandplejen kan samles på Vallerød

• Flere er i spil – Familiehuse, Sproghuset, Forenings-huset/Legeteket, Jobhuset

25

Behov for nye typer ældreboliger

Næste skridt

• Analyse af renovering eller nybyggeri på Breelteparken

• Analyse af nybyggeri på Sophielund

• Plan for evt. genhusning

• Håndtere potentielt store forandringer i investeringsbehov

• Kapacitet bør øges med 40 plejeboliger i 2021


• Demografisk skabt behov

• Imødekommer fremtidigt behov for plejeboliger

• Skaber rammer for fremtidens plejefaglige krav – særligt inden for demensområdet

26

Videre proces• Indgår i budgetforhandlinger og råderumsskabelse

27

EjendomsstrategienOrganisering

Optimering af drift ogarealer

Politisk ejerskab• Byrådet har sat rammerne.

• Byrådet har besluttet at gennemførelse skal ske

med bred inddragelse af brugere og

medarbejdere.

• Der er modstand/bekymring, men det er kloge

besparelser.

• Samlet forventer vi bedre kvalitet i de bygninger vi

beholder.

• Gode arealer inde og ude. Vi investerer i inde-

og udearealer.

• Ejendomme skal ses som en fælles ressource

på tværs af kommunens organisering.

Indfriet potentiale

• Samlet er der sparet 24 mio. kr. i perioden

2012 - 2015 i Faxe Kommunes ejendomscenter.

Yderligere reduktioner på 5 mio. kr. er under

gennemførelse i 2016 og 2017.

• Reduktion af 14.000 m², bygninger.

• Yderligere 6.000 m² bygninger er planlagt

reduceres efter endt brugerinddragelse

og politisk behandling.

• Der investeres 50 mio. kr. i bygninger og

udearealer.

Organisering

• Faxe Kommune har centraliseret al ejendomsdrift

og anlæg.

• Besluttet ifm. budget 2012,

• Gennemført pr. 1. januar 2012.

• Politisk er ejendomme samlet under Teknik- og

Miljøudvalget.

• Ejendomscenter tager sig af bygnings-

vedligehold, tekniske anlæg,

teknisk service (pedeller), rengøring,

arealpleje, samt Park & Vej.

Driftsoptimering

• Organisering og økonomi på plads i løbet af 2012.

• Konkurrenceudsat rengøringen, som blev

hjemtaget med virkning fra 1. januar 2013.

• Tilpasset teknisk service (pedeller) så skoler er

bemandet ud fra elevtal. Skoler kan disponere over

en del af teknisk service timer.

Pedeller passer også institutioner.

• Arealpleje lagt ud til Park & Vej – også vinter-

tjeneste.

• Udbud af serviceaftaler vedr. tekniske anlæg,

alarmer og adgangskontrol.

Arealoptimering, reduktion

af bygningsmassen• Byrådet: Beslutning om analyse ifm. budget 2014.

• Dataindsamling og analyse fra ejendomscenteret,

frem til august 2014, og konkret budgetvedtagelse

om reduktioner for 12 mio. kr. i oktober 2014.

• Konkret mulighedsanalyse med bred bruger-

inddragelse af alle skoler, institutioner og

kommunens administration frem til for-

sommeren 2015, hvor byrådet besluttede

konkrete ændringer for 8,1 mio. kr.

• Konkrete ændringer gennemføres ligeledes med

bred brugerinddragelse og politisk behandling

inden gennemførelse fra sommeren 2015.

Arealoptimering, reduktion

af bygningsmassen• Byrådet har besluttet reduktion af 14.000 m², som er

gennemført/under gennemførelse.

• Byrådet har besluttet reduktion af yderligere 6.000

m² bygninger, gennemføres efter endt

brugerinddragelse og politisk behandling.

• Rømmede kommunale ejendomme sættes

til salg. Kan de ikke sælges – rives de ned.

Areal anbefalinger, børneinstitutioner

Kvalitetsniveau C (minimum jf. BR10 kapitel 3.4.2)Vuggestue: min. 3 m² pr. barnBørnehave: min. 2 m² pr. barn

Kvalitetsniveau BVuggestue: min. 4,5 m² pr. barnBørnehave: min. 3,5 m² pr. barn

Kvalitetsniveau ASom B suppleret med aktivitetsrum

”…Ved opgørelse af pladsforholdene i en daginstitution medregnes de rum, der … indgår til ophold for børnene, herunder alrum, grupperum, legerum, hvilerum og liggehaller. Plads til senge/hvilelejer og eventuelt nagelfast inventar regnes ikke som frit gulvareal og skal lægges oven i tabellens areal-angivelser…”

Område MIDT er kvalitetsmæssigt, i gennemsnit,

svarende til mellem kvalitet C og B.

Område VEST og område ØST er begge, i

gennemsnit, en del over kvalitet A (arealmæssigt

40-50% over).

Behov for areal ved forskellige kvalitetsniveauer. Baseret på gennemsnit af faktiske indmeldte i maj/juni 2013

35

Jf. SBI anvisning 230 kan børneinstitutioner inddeles i 3 kvalitetsniveauer:

Forhold mellem stor anvendelse og høje udgifter?Eksempel: Bygningerne i Haslev

~12 timer i døgnet 7 dage om ugen

Forøg anvendelses

-graden

sammenlægning, multianvendelse og bedre indretning af

bygningerne

Nedbring driftsudgifterne

stordriftsfordele og energirenoveringer

Forslag til mål:Gennemsnit 8 timer anvendelse pr. dag alle ugens dage.

kr. / m² pr. år (2013) for hele ejendommen

1 2

3

4 5

6

7

8 9 10 11

12

1314 15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

2628

29

13

27

Genoprettende arbejder indenfor de næste 3 år på mere end 5 * beløb til rådighed ifm. drift

Genoprettende arbejder indenfor de næste 3 år på mere end 10 * beløb til rådighed ifm. drift

1.Sofiendalsskolen

2.Nordskovskolen

3.Haslev Bibliotek

4.Rådhuset

5.Tingvej 7

6.Grøndalskolen – tom

7.Haslev Svømmehal

8.Børnehaven Frøen

9.Førslev Lokalcenter

10.Førslev Børnehus

11.Småfolket

12.Pastinakken

13.Lillebo

14.Maglegården

15.Regnbuen

16.Kaisholm

17.Valmuen

18.HFC klubhus

19.Musikskolen

20.Troelstrupgård

21.Humlebo

22.SFO Svalen

23.Spejderhytte

24.Haslev Museum

25.Gl. vandtårn

26.Ungdomskole, Frederiksgade

27.Klub Troelstrupgård

28.Lokalhus Svalebæk

29.Grønærten

Forslag til mål:Gennemsnit 400 kr./m2 pr. år

Eksempel på udnyttelsen af lokalerÉn fløj på Sofiendalskolen Lokalerne (her for uge 43) er kun booket i begrænset omfang og der er betydelige muligheder for at forøge anvendelsesgraden, både i dag- og aftentimerne. Dette er karakteristisk for alle skolerne. Booking af lokale betyder ikke nødvendigvis at lokalet anvendes.

SB4

SB5 - mødelokale

SG1 - klasselokale

SG2 - klasselokale

SG3 - klasselokale

SG4 - fælleslokale

SG7 - klasselokale

SG8 - klasselokale

SL4 - klasselokale

SN7 - klasselokale

SO9 - klasselokale

SO11 - klasselokale

SBrændpunktet

SFestsalen

SGlassal

SGUF - Guffen

SMUS - musik

SBIL - billedkunst

SHJE - hjemkundskab

SHÅN - håndarbejde

SSLØ - sløjd

SBIO - biologi

SgymD - gymnastiksal

SgymP - gymnastiksal

SBærbare grøn1

SBærbare lilla depot

SBærbare orange depot

Skole - booket

Teaterforening

AOF

Ung - Faxe Kommunale Ungd.skole

Jiu-Jitsu

HGF

LOF

Arabisk

Triatlon - 2.tri

HTT

SFO

20:0

0-2

2:0

0

22:0

0-

22:0

0-

SØNDAG

27. OKTOBER 2013

6:0

0-8

:00

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

14:0

0-1

6:0

0

16:0

0-1

8:0

0

18:0

0-2

0:0

0

LØRDAG

26. OKTOBER 2013

6:0

0-8

:00

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

14:0

0-1

6:0

0

16:0

0-1

8:0

0

18:0

0-2

0:0

0

20:0

0-2

2:0

0

16:0

0-1

8:0

0

18:0

0-2

0:0

0

20:0

0-2

2:0

0

22:0

0-

20:0

0-2

2:0

0

22:0

0-

FREDAG

25. OKTOBER 2013

6:0

0-8

:00

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

14:0

0-1

6:0

0

22:0

0-

TORSDAG

24. OKTOBER 2013

6:0

0-8

:00

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

14:0

0-1

6:0

0

16:0

0-1

8:0

0

18:0

0-2

0:0

0

ONSDAG

23. OKTOBER 2013

6:0

0-8

:00

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

14:0

0-1

6:0

0

16:0

0-1

8:0

0

18:0

0-2

0:0

0

20:0

0-2

2:0

0

21. OKTOBER 2013

MANDAG TIRSDAG

22. OKTOBER 2013

22:0

0-

20:0

0-2

2:0

0

14:0

0-1

6:0

0

20:0

0-2

2:0

0

14:0

0-1

6:0

0

22:0

0-

16:0

0-1

8:0

0

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

18:0

0-2

0:0

0

6:0

0-8

:00

LOKALER

6:0

0-8

:00

8:0

0-1

0:0

0

10:0

0-1

2:0

0

12:0

0-1

4:0

0

16:0

0-1

8:0

0

18:0

0-2

0:0

0

Data er alene for en udvalgt del af Sofiendalskolen, hvor eftermiddags- og aftenaktiviteter primært foregår. Der er således andre dele af skolen der står helt ubenyttet hen efter skoletid.

37

Alle ”hvide perioder” er lokalerne frie til benyttelse –

f.eks. af fritidsbrugere i

weekenden.

• Vuggestue: 3 m² børneareal pr. barn (BR10 minimumskrav)

• Børnehave: 2 m² børneareal pr. barn (BR10 minimumskrav)

• Skoler: 7 m² primær areal pr. elev

• Administration: maksimalt 12 m² netto / 21 m² brutto pr. arbejdsplads

• Primære areal ift. bygningens driftsareal (BDA), målsætning min. 65%, gerne 70%

• Ingen bygninger eller arealer med aktivitet mindre end 2-4 timer/dag.

Det giver følgende teoretiske arealbehov:

Udnyt før udvid: Gennemfør ”arealcheck” inden påbegyndelse af anlægsopgaver, køb eller leje. Arealcheck omfatter både om den nye aktivitet/institution kan være indenfor eksisterende bygninger og om arealønsker overholder TMU’s arealnormer.

38

Forslag: Nøgletal og normer

0

5

10

15

20

25

Primære m² / elev

m² BDA / Elev

BygningsDriftsAreal:

bygningsarealer, udnyttet

tagareal og kælderareal.

Gennemsnit 17,6 m² / elev

Anvendt areal pr. elev på de forskellige skoler

Arealforbrug på skolernei alt ca. 67.400 m² ~ 40 % af det samlede areal

39

Primære areal

Gennemsnit

11,2 m² / elev

Forslag:

7 m²/elev

Anvendt areal pr. indmeldt barn (gens. 2013) på de forskellige institutioner

Min. iht. BR10

Arealforbrug til børneinstitutioneri alt ca. 11.700 m² ~ 7½ % af det samlede areal

40

BygningsDriftsAreal:

Gennemsnit 8,6 m² / barn

Primære børneareal

Gennemsnit

4,7 m² / barn

Forslag:

Kvalitetsniveau C

41

Arealfordeling på skoler

Areal udnyttelse

Skoler og børneinstitutioner

Arealfordeling i børneinstitutioner

Primære areal: Undervisning, Faglokaler, ophold og samling.

Børneareal :Det frie areal til børns leg og ophold.

Primær areal

~ 63 %

Børneareal

~ 54 %

Ved nyindretning kan arealerne udnyttes bedre for de primære

brugere.

DEN SOM FLASKEHALSEN PEGER PÅ KL. 11.15 I AALBORG-HALLEN

NÆSTE

PROGRAMPUNKT /

KOMMUNALØKONOMISK FORUM 2016

debatmøde 12 - strategisk ejendomsadministration i kommunerne

Documents