den nye offentlighedslov - aktindsigt

side 1

IKA LYNDEN NYE OFFENTLIGHEDSLOV - AKTINDSIGT

Line Markert

Tirsdag den 4. marts 2014

side 2

1. Velkomst

2. Offentlighedslovens formål og anvendelsesområde

3. Notatpligt og journaliseringspligt

4. Udpluk af reglerne om undtagelse fra aktindsigt

5. Interne og eksterne dokumenter

6. Klager over aktindsigtsafgørelser

8. Offentlighedsloven, forvaltningsloven eller miljøoplysningsloven?

PROGRAM

side 3

› Offentlighedskommissionen blev nedsat i maj 2002 – overordnet mål var at udbygge åbenhed ogtilpasse loven til nutidens forhold.

› Betænkning 1510 fra november 2009 om offentlighedsloven.

› Lovforslag L 90 om en ny offentlighedslov (samt L 91 og L 92) fra december 2010.

› Regeringsgrundlag fra 2011: ”Regeringen vil fremlægge forslag til en revideret offentlighedslov”.

› Regeringen, V og K indgik politisk aftale om forslag til ny offentlighedslov i oktober 2012.

› Endeligt lovforslag fremsag 7. februar 2013 (L144); vedtaget 4. juni 2013.

› Revideret forvaltningslov og konsekvensændringer i en række andre love blev vedtaget densamtidig.

› Ikrafttræden den 1. januar 2014.

HISTORIKKEN

side 4

› Loven har til formål at sikre åbenhed hos myndigheder m.v. med henblik på navnlig atunderstøtte:

› Informations- og ytringsfrihed.

› Borgernes deltagelse i demokratiet.

› Offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning.

› Mediernes formidling af informationer til offentligheden.

› Tilliden til den offentlige forvaltning.

› § 1, stk. 2: Pligt til at varetage hensynet til åbenhed ved design af IT-systemer mv.

OFFENTLIGHEDSLOVENS ANVENDELSESOMRÅDE

side 5

› Ved tvivl skal der ikke ukritisk meddeles aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens formålsbestemmelse og lovens grundsynspunkt om åbenhed.

› Hensynene bag undtagelsesbestemmelserne.

FORTOLKNING AF OFFENTLIGHEDSLOVEN

side 6

› § 2: Loven finder anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning.

› OFL1985 = OF2013

› Udvidet anvendelsesområde.› Kodifikation af administrativ praksis.

› KL og Danske Regioner.

› Offentligt ejede selskaber.

› DOG: §§ 11-12 og §§ 15-17 gælder kun for myndigheder inden for den offentlige forvaltning.

ANVENDELSESOMRÅDE

side 7

› § 3, stk. 1: Selvejende institutioner og foreninger m.v.

› Selvejende institutioner, foreninger og fonde m.v., der er oprettet ved lov eller i henhold til lov.

› Privatretligt organiserede enheder, uanset organisationsformen.

› Offentlige opgaver eller offentlig kontrol.

› KL og Danske Regioner.

› § 3, stk. 2: Visse energiselskaber (OFL1985 = OFL 2013).

› § 4: Selskaber, hvis mere end 75 % af ejerandelene tilhører danske offentlige myndigheder.

› Ikke børsnoterede.

ANVENDELSESOMRÅDE – UDVIDELSEN

side 8

› § 5: Selskaber, institutioner, personligt ejede virksomheder, foreninger m.v., i det omfangde træffer afgørelser på det offentliges vegne.

› Det materielle frem for det formelle (opgave eller ejerskab forud for organisering som A/S).

› Offentligt ejerskab cfr. markedsmæssige vilkår.

› § 6: De private virksomheder mv., der løser opgaver for det offentlige.

› Myndighedens skal sikre sig løbende information om opgavens løsning.› Informationen vil være underlagt aktindsigt hos den modtagende myndighed.

ANVENDELSESOMRÅDE – UDVIDELSEN

side 9

› OFL1985: Aktindsigt i dokumenter.

› OFL2013: Dokumenter +

› Sammenstilling af oplysninger i databaser - et såkaldt dataudtræk (§ 11).› Databeskrivelser (§ 12).

› §§ 11-12 gælder ikke for andre end myndigheder inden for den offentlige forvaltning.

› Ressourcer.› Ikke samme væsentlige offentlige interesse.

DATAUDTRÆK OG DATABESKRIVELSER

side 10

› Afgørelsessager

› Afgørelsesbegrebet = FVL § 2, stk. 1.

› Ikke faktisk forvaltningsvirksomhed

› Hvad skal noteres?› Alle relevante faktiske oplysninger

› Oplysninger, der kan bidrage til det faktiske grundlag for sagen

› Eksterne faglige vurderinger

› Alle væsentlige ekspeditionsskridt

› Mundligt meddelte afgørelser

› Fristtilkendegivelser

NOTATPLIGT

side 11

› Ind- og udgående post› OFL1985: God forvaltningsskik at journalisere.

› OFL2013: Pligt for forvaltningsmyndigheder til at journalisere myndighedens dokumenter, jf. §15, stk. 1.

› Dokumenter› Der har tilknytning til en sag,

› Der har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt.

› Snarest muligt efter, at dokumenterne er modtaget eller afsendt, jf. § 15, stk. 2.

JOURNALISERINGSPLIGT

side 12

› Postlister (§ 16).

› Hjemmel til at igangsætte forsøgsordning.› Offentliggørelse af postlister på myndighedens hjemmeside.

› Aktiv information (§ 17).

› Offentlighedsportalen.dk (§ 18).

› Offentliggørelse af praksis mv.

INFORMATION

side 13

› HO: Fuld aktindsigt ( § 7, stk. 1).

› Enhver kan søge.› Gælder al virksomhed.› Ingen krav til form og begrundelse, dog som nævnt fortsat et (ændret)

identifikationskrav.

› OFL1985 = OFL2013

AKTINDSIGT EFTER OFFENTLIGHEDSLOVEN

side 14

› OFL1985: God forvaltningsskik.

› OFL2013: Pligt at overveje meroffentlighed (§ 14, stk. 1).

› Også sager undtaget fra aktindsigt.› Begrundelseskrav.

› ”Kan” bliver til ”skal”.

› DOG:› Tavshedspligt.› Modstridende forpligtelser (persondatalovgivning mv.).

MEROFFENTLIGHEDSPRINCIPPET

side 15

› OFL 1985: Subjektivt identifikationskrav

› OFL: 2013: Temaet for aktindsigtsanmodningen skal angives (§ 9, stk. 1, nr. 2).

› Ex. udbudsmateriale vedr. rammeaftaler om juridiske rådgivning› Kommunens afgørelser om tilslutning til spildevandsselskabers spildevandsanlæg, jf.

miljøbeskyttelseslovens § 28, stk. 5.

› Ressourcehensyn (§ 9).

AKTINDSIGT – IDENTIFIKATIONSKRAVET

side 16

› Den tidligere offentlighedslovs bestemmelser om undtagelse for aktindsigt i visse sagstyper videreføres med nogle udvidelser og indskrænkninger.

› Lovens §§ 19-35 oplister lovens undtagelser til aktindsigt.

› U1:Sagstyper omtalt i lovens §§ 19-22.

› U2: Dokumenter omtalt i lovens §§ 23-29, herunder interne dokumenter og andre dokumenter samt bestemmelser om ekstraheringspligt.

› U3: Oplysninger omtalt i lovens §§ 30-35, inkl. bestemmelse om delvis aktindsigt og om tavshedspligt.

UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT – GENERELT

side 17

› § 19: Sager inden for strafferetsplejen.

› Dog: bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget.

› § 21, stk. 3: Sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste

› Dog: oplysninger om navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.

› Dog: Disciplinære reaktioner og advarsler ift. chefstillinger, som ligger mindre end to år tilbage i tiden.

› Dog: Øverste ledelseskontrakt om prioriteringer.

› Gælder også for andre end offentlige myndigheder, som er omfattet af OFL (§21, stk. 6).

› § 22: Førelse af kalender.

UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT – SAGER

side 18

› § 23: Interne arbejdsdokumenter er som hovedregel undtaget fra aktindsigt, så længe de forbliver interne.

› OFL1985 = OFL2013

› Interne dokumenter, som ikke er omfattet af undtagelsen (§ 26).

› § 26, stk. 1, nr. 5: praksisoversigter: Dokumenterne indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder.

UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT – DOKUMENTER

side 19

› § 24: Der er ikke adgang til aktindsigt i interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellem myndigheder i forbindelse med ministerbetjening.

› § 25: Undtaget fra aktindsigt:

› Interne oplysninger og dokumenter, som udveksles mellem KL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne i forbindelse med økonomiske og politiske forhandlinger med staten.

› § 27: Sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces

› Dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer.

UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT – POLITISKE PROCESSER

side 20

› Aktindsigt i oplysninger (§ 28):

› Faktiske oplysninger eller faglige vurderinger.› Betingelse: Oplysningerne er relevante for sager.

› Stk. 2: Adgang til at undtage oplysninger fra aktindsigt.

1. Nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug,

2. De pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller

3. Oplysningerne er offentligt tilgængelige.

› § 29: Interne faglige vurderinger.

UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT – OPLYSNINGER

side 21

› Ordlyd › OFL1985 § 12, stk. 1, nr. 2 = OFL 2013 § 30, nr. 2

› Fortolkning› OFL1985: Afslag på aktindsigt vil være afgørende for beskytte den private mod

økonomisk skade› OFL 2013: Vurdering af, om betingelserne for at undtage forretningshemmeligheder

mv. falder i to led

1. Er der tale om oplysninger vedrørende forretningsforhold mv.?2. Er der risiko for, at virksomheden vil lide skade ved meddelelse af aktindsigt i de pågældende

oplysninger?

Vejledning:”Der vil i forhold til oplysninger, der er omfattet af § 30, nr. 2, gælde en klar formodning for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for, at virksomheden eller den personer, oplysningerne angår, vil lide skade af betydning.”

Private forhold, drifts- og forretningsforhold

side 22

› Delvis aktindsigt

› OFL1985: Pligt til delvis aktindsigt (§ 12, stk. 2, og § 13, stk. 2).› OFL2013: Delvis aktindsigt

› DOG:

› Aktindsigt vil medføre prisgivelse af beskyttede hensyn.› Vildledende information.› Mangler mening.

AKTINDSIGT I DELE AF DOKUMENT (§ 35)

side 23

› § 36, stk. 2: Anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest.

› Udgangspunkt: færdigbehandlet 7 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

› Er fristen skærpet?› Det vil kun være undtagelsesvist, at en anmodning ikke vil kunne behandles inden for denne

frist, jf. § 36, stk. 2, 2. pkt.

› Hvad siger forarbejderne?

NYE SAGSBEHANDLINGSFRISTER

side 24

› En forlængelse af sagsbehandlingsfristen vil kunne være begrundet i f.eks. sagens omfang eller kompleksitet, jf. § 36, stk. 2.

› Det er alene 7 dages-fristen, der fremgår direkte af lovteksten, mens en række andre frister ifølge forarbejderne skal tilstræbes overholdt.

› For de ukomplicerede sager, dvs. de sager, der er klart identificeret og som indeholder et begrænset antal dokumenter, er sagsbehandlingsfristen 1-2 arbejdsdage.

› Sagsbehandlingsfristen for de lidt mere komplicerede sager er 3-7 arbejdsdage, mens fristen for sager med et stort antal dokumenter/mere komplicerede overvejelser er 14 arbejdsdage.

› For helt store/meget komplicerede sager er sagsbehandlingsfristen 40 arbejdsdage.

NYE SAGSBEHANDLINGSFRISTER - FORTSAT

side 25

› Hvis fristen ikke kan overholdes (§ 36, stk. 2, 3. pkt. ):

› Den aktindsigtssøgende skal underrettes.

› Hvad er årsagen til fristoverskridelsen, og › Hvornår kan anmodningen forventes færdigbehandlet.

› Formål: Myndigheden skal have en meget effektiv proces i forhold til at behandle aktindsigtssager.

NYE SAGSBEHANDLINGSFRISTER - FORTSAT

side 26

› Særlig vejledningspligt ved afgørelser uden administrativ klageadgang (§ 38).

› Vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed.

› Oplysning om, at klage over sagen til den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v.

› Samme regler for afgørelser om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser.

KOMMUNALE OG REGIONALE AKTINDSIGTSAFGØRELSER

side 27

› Afslag om aktindsigt kan påklages direkte til øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører (§ 37).

› Adgang til særskilt klage over sagsbehandlingstiden, når sagsbehandlingen overstiger 14 arbejdsdage efter modtagelsen (§ 39, stk. 1 og 5).

› Klageinstansen skal tage stilling til klager over sagsbehandlingstiden inden 20 arbejdsdage (§ 39, stk. 3).

KLAGER OVER AKTINDSIGTSAFGØRELSER

side 28

› Dokumenter skal udleveres i den form, anmodningsgiver ønsker (§ 40).

› DOG:

› Umuligt, meget vanskeligt eller tungtvejende modhensyn

› Offentligt tilgængeligt materiale

GENNEMFØRELSE AF AKTINDSIGTEN

side 29

› Loven træder i kraft 1. januar 2014 (§ 42).› Anmodninger indgivet før lovens ikrafttræden, afgøres efter denne lov.

› OFL1985 ophæves.› Dog ikke for sager, som behandles efter MOL (miljøoplysningsloven).

› Nye krav.› Aktindsigt hos enheder, som ikke tidligere har været omfattet af offentlighed.

› § 6 (offentlighed hos eksterne).

› § 15 (journaliseringspligt).

› Offentlighed efter andre regler.

› Vandsektorlovens § 14.

OVERGANGSREGLER

side 30

› Forvaltningsloven eller offentlighedsloven?

› Hvis der er tale om en myndighed, bliver det afgørende for, om forvaltningsloven finderanvendelse, om myndigheden i den sag, der søges om aktindsigt i, træffer en afgørelse,og om ansøgeren er direkte berørt af afgørelsen i den pågældende sag og således er parti sagen.

› Miljøoplysningsloven.

HVILKEN LOV FINDER ANVENDELSE PÅ EN AKTINDSIGTSBEGÆRING?

side 31

› Anvendelsesområde (MOL § 3):

› Tilstand i miljøelementer.› Faktorer, som kan påvirke miljøelementer.› Foranstaltninger, som påvirker/beskytter eller kan påvirke/beskytte miljøelementer.› Rapporter.› Beregninger og analyser om foranstaltninger.› Menneskers sundheds- og sikkerhedstilstand.

› Videre adgang til aktindsigt i miljøoplysninger end efter de generelle regler ioffentlighedsloven og forvaltningsloven.

› OFL-undtagelser giver ikke automatisk adgang til at undtagemiljøoplysninger.

› MOL gælder for en bredere kreds af organer end OFL.

MILJØOPLYSNINGSLOVEN

side 32

› Klagenævnets kendelse af 7. august 2013 (ikke offentliggjort).

› Aktindsigtsbegæring i de vindende tilbudsgiveres priser og metoder nægtet med henvisning til offentlighedslovens § 12 og 13.

› Af de 8 vindende tilbudsgivere havde 7 redegjort for, at en offentliggørelse ville indebære en ikke-ubetydelig risiko for, at de pågældende virksomheder led økonomisk skade:

› Individuelt udarbejdede beskrivelser

› Rammeaftale => fortsat konkurrence

› Vedrørende det sidste tilbud henvist til, at Kommunen løbende foretog genudbud af den pågældende ydelse og derved havde en interesse i at undgå offentliggørelse af priser mv.

KENDELSER FRA KLAGENÆVNET FOR UDBUD

side 33

› Klagenævnets kendelse af 7. august 2013 (ikke offentliggjort).

› Klagenævnet udtalte:

› Der er således ikke grundlag for som hovedregel under en udbudssag at gå ud fra, at der ikke er ret til aktindsigt i konkurrenternes tilbud mv. Udgangspunktet er snarere, at der skal gives fuld aktindsigt i alle dokumenter, hvilket en leverandør, som tilbudsgiver, må være indstillet på at tage højde for ved sine angivelse i tilbuddet.

› Klagenævnet gennemgik alle tilbud og ekstraherede selv!

› Kommunen fik tre uger til at give aktindsigt i overensstemmelse med Klagenævnets afgørelse.


side 34

› Klagenævnets kendelse af 21. oktober 2013

› Aktindsigtsanmodning i “den samlede tilbudssum for det vindende tilbud samt for alle de andre indkomne tilbud.”

› Statens IT havde oprindeligt nægtet aktindsigt, bl.a. med følgende begrundelse:› “Såfremt konkurrenterne får indsigt i tilbudspriserne vil det give dem mulighed for at afgive

taktiske tilbud I fremtidige miniudbud på rammeaftalen”.

› Offentliggørelse ville kunne skade Statens IT’ økonomiske interesser i forhold til kommende miniudbud.


side 35

› Klagenævnet udtalte:

› Aktindsigtsanmodning i “den samlede tilbudssum for det vindende tilbud samt for alle de andre

indkomne tilbud” kan ikke antages at medføre en så væsentlig risiko for økonomisk tab for

tilbudsgiverne, at dette kan begrunde en undtagelse fra aktindsigt under henvisning til §§ 12 og 13 i

offentlighedsloven.”


side 36


› Sagen drejer sig om et udbud med forhandling om levering af pansrede mandskabsvogne, med klage indgivet af en tilbudsgiver, der ikke havde fået kontrakten. Klagen er indgivet i 2013. Klagesagen verserer for klagenævnet (Damasec IAG JV mod Udenrigsministeriet).

› Klageren har begæret fuld aktindsigt i de dokumenter, som udbyderen har fremlagt for klagenævnet. Indklagede gav kun klager delvis aktindsigt.

› Klagenævnet udtaler:

› ”Forvaltningsloven er ændret ved lov nr. 638 af 12. juni 2013, som trådte i kraft den 1.

januar 2014. Afgørelsen om aktindsigt træffes efter forvaltningsloven som affattet ved

ændringsloven, jf. overgangsbestemmelsen i lovens § 3, stk. 3.”


side 37


› Klagenævnet udtaler:

› ”Ved klagenævnets gennemgang af de bortekstraheringer indklagede har foretaget, kan

det konstateres, at bortekstraheringerne i vidt omfang vedrører oplysninger af teknisk og

procesmæssig karakter i forbindelse med opbygningen af armerede køretøjer og

oplysninger om drifts- og forretningsforhold, herunder detaljerede oplysninger om

egenkontrolprocedure og kvalitetssikring, som er et konkurrenceparameter i udbuddet,

og som har været udslagsgivende for, at Copenhagen Global A/S er tildelt kontrakten.


side 38

› De pågældende oplysninger kan ikke anses for tiltænkt offentligheden, herunder

virksomhedens konkurrenter, og har karakter af forretnings-hemmeligheder. En

offentliggørelse af disse oplysninger indebærer nærliggende fare for, at tilbudsgiverens

og underleverandørens interesser vil lide økonomisk skade af væsentlig betydning, jf.

forvaltningslovens § 15 b, nr. 5, og klagenævnet er derfor enig med indklagede i, at de

pågældende oplysninger skal undtages fra aktindsigt.

› For nogle få passagers vedkommende kan det imidlertid konstateres, at der er tale om

mere generelle beskrivelser, hvor der ved en afvejning af klagerens interesse i at få

aktindsigt i oplysningerne overfor de hensyn, der i øvrigt begrunder undtagelse fra

aktindsigten, ikke er fuld tilstrækkelig grundlag for at nægte aktindsigt.”


side 39HAR DU NOGLE..

Horten AdvokatpartnerselskabPhilip Heymans Allé 7DK-2900 Hellerup, Copenhagen

Tel. 3334 4000Fax 3334 [email protected] horten.dk

Andreas [email protected] 3334 4226

Line [email protected] 4251

den nye offentlighedslov - aktindsigt

Education