TARTU ÜLIKOOL

Pärnu kolledž

Ettevõtluse osakond

Monika Anniko

Age Lilleste

Margus Linde

Marek Mardo

Marit Puust

Elvo Themas

AÜEP IV

DOKUMENTIDE JUHTIMINE, INFO JAGAMINE JA

HALDUS

Referaat aines projektijuhtimise tarkvara

Juhendaja: Taavi Tamberg

Pärnu 2012

SISUKORD

Sissejuhatus ....................................................................................................................... 3

1. Dokumendihalduse olemus ........................................................................................... 4

1.1. Ülevaade dokumendihaldusest ............................................................................... 4

1.2. Elektrooniline dokumendihaldus ........................................................................... 7

2. Dokumendihaldussüsteemid ....................................................................................... 11

2.1. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid ........................................................ 11

2.1.1. Postipoiss........................................................................................................... 12

2.1.2. OpenText Enterprise Information Management (LiveLink) ............................ 17

2.1.3. Alfresco ............................................................................................................. 19

2.1.4. Webdesktop ....................................................................................................... 23

2.1.5. Amphora ............................................................................................................ 26

2.1.6. Zorro .................................................................................................................. 28

3. Kogemused tarkvara lahendustega .............................................................................. 30

Kokkuvõte ....................................................................................................................... 34

Viidatud allikad ............................................................................................................... 36

Lisad ................................................................................................................................ 40

Lisa 1. DHS Postipoiss moodul Seaded. ..................................................................... 40

Lisa 2. Riist- ja tarkvaralised nõuded DHS Postipoiss. .............................................. 41

Lisa 3. Alfresco ülesehitus .......................................................................................... 45

Lisa 4. Alfresco kasutajaaken ..................................................................................... 46

3

SISSEJUHATUS

Antud töö teemaks on dokumentide juhtimine, info jagamine ja haldus, kus

keskendutakse digitaalsele dokumendihaldusele. Kuna projektipõhine lähenemine on

omandanud tänapäeva ettevõtluses väga olulise rolli ning informatsiooni kiire ja

tõrgeteta levik on üheks olulisemaks teguriks projektide edukal elluviimisel, on antud

teema väga aktuaalne. Informatsioon, mis valdavalt on elektroonilisel kujul ja on

koondatud erinevatesse dokumentidesse, protokollidesse, kalendritesse, jms, peab olema

kõikidele projektiga seotud inimestele kiiresti kättesaadav ja kasutuskõlblik. Sujuvaks

töökorralduseks peab dokumentatsioon olema loogiliselt süstematiseeritud ja turvaliselt

säilitatud. Dokumentide juhtimise, info leviku ja haldamise hõlbustamiseks on loodud

erinevaid tarkvaralahendusi.

Käesoleva töö eesmärk on kirjeldada dokumendijuhtimise vajadusi erinevatelt

tasanditelt lähtuvalt ning kirjeldada lühidalt erinevate dokumendihaldustarkvarade

funktsionaalsust ja kasutajasõbralikkust. Lisaks viiakse läbi valitud tarkvaralahenduste

omavaheline võrdlus, lähtudes nende võimalustest.

Lähtuvalt töö eesmärgist on autorid püstitanud järgmised töö ülesanded:

anda ülevaade dokumendihalduses kasutatavatst definitsioonidest, kehtivatest

standarditest ning vaadelda seotust seadusandlusega;

tutvustada elektroonilist dokumendihaldust ja sellega kaasnevaid probleeme;

anda ülevaade projektijuhtimise valdkonna tarkvara vajadustest;

tuua välja autorite dokumendihaldussüsteemide kasutajakogemused.

Töö koosneb kolmest peatükist. Nendeks on ülevaade dokumendihaldustarkvara

vajadustest, ülevaade dokumendihalduse tarkvara pakettidest, kuhu on lisatud autorite

isiklikud kogemused tarkvarapakettide kasutamisest. Tarkvarapakettidest antakse

ülevaade järgmistest: Postipoiss, OpenText, Alfresco, Webdesktop, Amphora, Zorro.

4

1. DOKUMENDIHALDUSE OLEMUS

1.1. Ülevaade dokumendihaldusest

Iga organisatsioon tegeleb asjaajamisega, mis hõlmab endast dokumentide loomist,

registreerimist, edastamist, süstematiseerimist, hoidmist, kasutamist ning arhiveerimist.

Dokumendi sünonüümid eesti keeles võivad olla: ürik, akt, arhivaal, teavik. Sageli

kasutatakse kindla dokumendi piiritlemiseks liitsõnalisi termineid nagu väärtpaber,

haldusdokument, juhiluba, pearaamat (Dokumendihaldusest 2010). Arhiiviseaduse §4

lõige 1 mõistes on dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud

või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on

küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseadus 1999). ISO 15489

„Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus“ defineerib dokumenti kahe

ingliskeelse termini abil, mida on seni eesti keelde tõlgitud ühe ja sama sõnaga –

dokument (Dokumendihaldus 2010):

dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab

käsitleda tervikuna;

dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate

ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja

teadmiseks alal hoitud informatsioon.

Eesti keeles on terminite document ja records tõlkimine valmistanud raskusi.

Traditsiooniliselt on Eestiski käsitatud dokumendina eelkõige seda, mida inglise keeles

tähistatakse sõnaga record (Riigikantselei 2011). Paraku document ei ole

samatähenduslik sõnaga record. Sõna record määratlus kattub oma sisult dokumendi

määratlusega Eesti arhiiviseaduses ja sellest tulenevalt oli vaja leida vaste sõnale

document. Arutelude käigus pakuti terminile document mitmeid vasteid, mille hulgast

tehti valik termini „teavik“ kasuks (Riigikantselei 2011). Sõna „teavik“ kasutusele

5

võtmiseks said määravaks tema seostatuse sõnaga teave e informatsioon, tema lühidus

ja suupärasus eesti keeles. Oluliseks peeti teaviku suhestamist teabe ja dokumentidaga

(vt joonis 1.), kus osa teabest jäädvustatakse ja moodustuvad teavikud; osa teavikutest

määratletakse kui dokumendid, mis tuleb nõuetekohaselt alal hoida nii kaua, kui see on

vajalik kas teadmiseks või millegi tõendamiseks (Riigikantselei 2011).

Teave e informatsioon (information)

Teavikud (documents)

Dokumendid

(records)

Joonis 1. Teave, teavikud ja dokumendid (Riigikantselei 2011)

Vastavalt arhiiviseaduse §4 lõikele 2 viidates on arhivaal dokument, millele on

kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile,

omanikule või teisele isikule (Arhiiviseadus 1998). Dokumendid fikseerivad tehtud

otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning algatada uusi tegevusi

(Dokumendihaldusest … 2010). Mida pikema tegevusajaga ettevõte, seda suurem on

dokumentide hulk ja üha kasvavad vajadused nende haldamiseks.

Dokumendihaldus tegeleb dokumentidega sõltumata dokumentide kandjast või vormist.

Peamiselt reguleerib dokumentide kontrollitud haldamist nende eluea jooksul

dokumendihalduse ala. Dokumendihaldus on standardis EVS-ISO 15489-1:2004

defineeritud kui halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise,

kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust

ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi

hõlmamise ning dokumentide alalhoidmisega (EVS-ISO 15489-1:2004).

Standard EVS-ISO 15489 avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud

dokumentide haldamise juhis, mis arvestab nii organisatsioonide sisemisi kui ka

väliskeskkonna vajadusi. EVS-ISO 15489 kehtib igas vormingus või meediumil olevate

6

dokumentide haldamise kohta, mille oma tegevuse käigus on loonud või saanud

mistahes avalik või eraõiguslik organisatsioon, ning kõikidele üksikisikutele, kelle

kohustuseks on dokumentide loomine ja alleshoidmine. (Ibid.)

Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on kättesaadavad

kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus, konfidentsiaalsus ja üleliigsed

dokumendid vajadusel hävitatakse. Dokumendil on alati mingi väärtus, mis on

dokumendi säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumentide hea haldamine eeldab, et

organisatsioonis teatakse selgesti, milliseid dokumente ja kui kaua peab alal hoidma.

See kehtib kõigi dokumentide kohta, olenemata sellest, kas tegu on paber või

digitaaldokumentide, teksti-, pildi- või muud tüüpi dokumentidega (Säilitustähtaja …

2008).

Dokumendihalduse standardis EVS-ISO 15489 on välja toodud põhjendus standardi

vajalikkusest. Dokumendihalduse standardimine tagab kõigile dokumentidele vajaliku

tähelepanu ja kaitse ning neis sisalduva tõestuse ja informatsiooni tõhusama ning

efektiivsema ülesotsitavuse. EVS-ISO 15489 järgi peab dokumendisüsteem olema

usaldusväärne, terviklik, vastav õigusaktidele, kõikehõlmav ja süsteemne. Samuti on

standardi järgi kõik töötajad vastutavad ja aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja

täieliku dokumenteerimise eest. Dokumendisüsteem kujuneb informatsiooni allikaks

organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada organisatsiooni järgnevat tegevust ja

otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees

(Ibid. 2008).

Rahvusarhiivi käsitluse järgi moodustub dokumendisüsteem neljast peamisest

komponendist (Dokumendisüsteem 2010):

dokumendid;

dokumentide haldamise toimingud;

dokumentide haldamisel osalevad inimesed – süsteemi kasutajad;

dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia.

Dokumendihaldust ühtselt ja terviklikult reguleerivat õigusakti Eestis käesoleval hetkel

ei ole. Organisatsiooni tegevusala ja olemus määravad ära millised normatiivid on kõige

sobivamad organisatsiooni dokumendihalduse nõuete kehtestamisel. Eri tasandeid

7

reguleerivad erinevad seadused ja määrused nagu Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus

ja Digitaalallkirja seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused ja Arhiivieeskiri, kuid

erasektori organisatsioonidele ei ole kehtestatud sama detailsusastmega reegleid nagu

avalikule sektorile. Avalikus sektoris juhindutakse rohkem seadustest ja määrustest kui

erasektoris, kus valdkonda reguleerivad standardid ja traditsioonid, struktuur ning

keskkond. Erasektor on kohustatud jälgima nõudeid, mis on mõeldud eelkõige klientide

ja töötajate kaitseks nagu Isikuandmete kaitse seadus ja Töölepingu seadus ning

majandustegevust reguleeriv Raamatupidamisseadus. Lisaks sellele, et avaliku sektori

elektroonilist dokumendihaldust reguleerivad mitmed seadused ja määrused, on

valdkonna arengu üldine eestvedamine on Majandus- ja Kommunikatsiooni-

ministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna vastutusel. „Eesti

Infoühiskonna arengkavas 2013” on välja toodud digitaalsete võimaluste loomine

ettevõtetele avaliku sektori asutustega suhtlemisel tagamaks riigi jätkusuutlikust (Eesti

infoühiskonna… 2009). Dokumendihaldus on ikkagi organisatsiooni poolt loodud

süstemaatiline administratiivtegevus, kus luuakse, kasutatakse, säilitatakse,

arhiveeritakse ja vajadusel hävitatakse dokumente.

1.2. Elektrooniline dokumendihaldus

Tänapäeval pole enam puhast dokumendihaldust, see tehnoloogia seguneb järjest enam

teiste IT tehnoloogiatega. Dokumendihalduse funktsionaalsus integreeritakse

operatsioonisüsteemidesse või nende lisateenustesse; andmebaaside juhtimissüsteemid

pakuvad järjest enam vahendeid dokumentide haldamiseks ja nende otsimiseks. (Sibola

2002: 23).

Elektrooniline dokumendihaldus (EDHS) sai alguse 1980-ndatel aastatel, mil tollal

tavalised infotehnoloogilised süsteemid ei toetanud dokumentide graafilist kujutamist,

töövoogu ja digitaalset optilist säilitamist (Kampffmeyer, viidatud Sibola 2002

vahendusel). Algselt tähendas elektrooniline dokumendihaldusrakendus, mis asendas

hierarhilist failide/kataloogide süsteemi ning pakkus lihtsat dokumentide lukustamist,

versiooni- ning dokumendi atribuutide haldust (Sibola 2002: 22).

Tehnoloogia arenedes täiustati algset süsteemi ning täna sisaldab see:

traditsioonilist dokumendihaldust;

8

dokumentide graafilist kujutamist (ik imaging);

elektroonilist arhiivindust ja „record“ –dokumentide haldust;

E-vorme;

väljundi haldust;

skaneerimist;

grupitöö ja töövoogude toetamist;

Interneti ja Intraneti võimaluste kasutamist;

multimeedia andmebaasid;

dokumentide andmelaod. (Sibola 2002: 23)

Muudatused tehnoloogias ja multimeedia kasutuselevõtmine on loonud aluse uute

dokumentide (records) loomisele (Johare 2006). Traditsiooniliste paberkandjatest

teavikute puhul jääb dokumendi formaat ja andmekandja alates loomise hetkest kuni

arhiveerimiseni samaks. Kuna paberteavikute füüsiline andmekandja ja sinna talletatud

info püsivad muutumatuna, siis ei ole seal erinevusi meediumi ja info säilitamise osas.

Elektroonilise dokumendi puhul on kindel, et tema loomishetkel kasutatud andmekandja

ja salvestusformaat muutub dokumendi elukaare jooksul. Oma ettekandes Johare (2006)

viitab Malaisia Rahvusarhiivi poolt teostatud riigi avaliku sektori e-teavikute analüüsile,

kus tõdeti, et erinevate ministeeriumite dokumendid, mis on salvastetud lintidele ei ole

enam tehnoloogilise vananemise tõttu enam loetavad. See on kujukas näide, et kuigi e-

teavikud printsipiaalselt ei erine väga oma „paberteisikust“, tuleb neid siiski

järjepidevalt avada, salvestada uue formaadiga modernsemale andmekandjale, et säiliks

juurdepääs dokumentidele. Sellest tulenevalt on elektroonilised dokumendid erinevalt

paberkandjatest palju haavatavamad. Kuna e-teavikud on kergesti kustutavad ning

hõlpsasti täiendatavad, siis on nende haldamine eesmärgiga, et säiliks nende autentsus ja

usaldusväärsus, tunduvalt komplitseeritum. Lisaks eeltoodule on vaja pidevalt uuendada

e-teavikute andmebaaside nii riist- kui ka tarkvara, et säilitada varasema tarkvara baasil

loodud e-dokumentide loetavus tulevikus.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eesmärgiks on organisatsiooni

dokumentatsiooni digitaliseerimine ja dokumentide edastamine tööprotsessides

digitaalsel kujul. Hästi planeeritud tööprotsessid, omavaheline pidev koostöö, info ja

teadmiste vahetamine ning tehnoloogiate kasutamine on olulised organisatsiooni

9

efektiivsuse saavutamisel. Infoühiskonna üks võtmeküsimusi on organisatsioonide ja

infosüsteemide koosvõime, mille saavutamise üheks eelduseks võib pidada läbimõeldult

toimivat elektroonilist dokumendihaldust. Koosvõime on infosüsteemide ja selle poolt

toetavate tegevusprotsesside võime vahetada andmeid ja ühiselt kasutada informatsiooni

ja teadmisi. Koosvõime dokumendihalduses on nii infosüsteemide kui organisatsioonide

võime luua, kasutada ja vahetada informatsiooni (dokumente), mis on kõigi jaoks

ühetähenduslikud ning võimalikult suurel määral masinloetavad (Dokumendihalduse …

2010: 13).

Töökeskkonna loomisel on oluline jälgida selle kasutajakesksust ja funktsionaalsust.

Virtuaalne töökeskkond sisaldab erinevaid tööriistu ja keskkondi, mida kasutatakse

füüsilisel töökohal nii individuaalsete töötajate, gruppide ja kui ka kogu organisatsiooni

poolt. Internet ja Intranet võimaldavad suhtlemiseks, koostööks ja teabe otsimiseks

tööriistu nagu e-mail, grupikalendrid, dokumendihaldus, samuti võimalusi audio- ja

videokonverentside läbiviimiseks. Lisaks sisalduvad seal koostööl põhinevad

töökeskkonnad nagu mitmesugused grupitöö vahendid ja kombinatsioonis

sotsiaalmeediaga, mis võimaldavad väga mitmete inimeste koostööd samaaegselt.

(Hyrkkänen, Vartiainen 2010: 121)

Projektide haldustarkvara aitab projektimeeskonnal planeerida ja hallata projekte.

Projektide haldustarkvara eesmärgiks on maksimaalselt rakendada erinevaid

projektijuhtimise meetodeid, kulutades minimaalselt aega projekti planeerimisele,

ajastamisele, monitoorimisele ja kontrollimisele (Ali et al. 2008: 5). Olulisena võib

välja tuua, et projektide haldustarkvara sisaldaks ka koostööks ja kommunikatsiooniks

vajalikku tarkvara ning projekti dokumentatsiooni haldamise võimalust. Projektitöös

kasutatav dokumendihaldustarkvara võimaldab eelistatult hallata dokumente nii, et

kaugtöötajad, kolleegid või ka kliendid kontoris saavad koos luua ja muuta dokumente

ning on võimaldatud ligipääs kõige värskematele versioonimuudatustele.

Seoses kiirete muutuste ja arvutite leviku ning paber- kui ka elektrooniliste

dokumentide loomise suure kasvuga on kujunenud olukord, mis on soodne

standardiseerimisele ka dokumendihalduse valdkonnas. Teavikute transformatsioon

paberist digitaalseks ja üha suurenev IT kasutamine informatsiooni töötlemisel on

10

tekitanud üha suureneva vajaduse paremini koolitatud ja professionaalsemal tasemel

elektroonilist dokumendihaldust valdavate spetsialistide järele.

11

2. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMID

2.1. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Kõigis organisatsioonides on olemas dokumentide koostamise tarkvara, suuremates

asutustes ka tarkvara saabuvate ja saadetavate kirjade registreerimiseks. Tegelikkuses

sisaldab aga dokumenditöö asutustes palju enamat kui dokumentide koostamist või

registreerimist. Nii on dokumente on vaja ka kooskõlastada, otsida, arhiveerida ja nii

edasi. Seepärast on elektroonilise dokumendihalduse efektiivseks rakendamiseks vaja

lisaks eelnevale ka elektroonilise dokumendihalduse tarkvara (edaspidi elektrooniline

dokumendihaldussüsteemi - EDHS). Tabelis 1 on välja toodud enamkasutatavad EDHS-

id Eestis.

Tabel 1. EDHSid Eestis

Toode Arendaja Tarnija Eestis

Alfresco Alfresco Nortal (endine Webmedia),

Fujitsu

Amphora Interinx Interinx

DocLoqic Edisoft Estonia OÜ Edisoft Estonia OÜ

Documentum EMC NetGroup

File Net IBM IBM Eesti

GoPro GoPro IBM Eesti, NetGroup

OpenText EIM OpenText Nortal (endine Webmedia)

Postipoiss Nortal (endine

Webmedia)

Nortal (endine Webmedia)

SharePoint Microsoft Helmes, NetGroup, Nortal

(endine Webmedia)

Stellnet Oracle Oracle Eesti

Webdesktop Webware Webware

Allikas: EHDSid… 2012.

Järgnevalt antakse ülevaade mõningatest autorite poolt valitud tarkvarapakettidest.

12

2.1.1. Postipoiss

Veebipõhine dokumendihaldustarkvara Postipoiss on arendatud välja ettevõtete IC

Süsteemid AS ja Microlink Eesti poolt. Oma tootega tulid mainitud ettevõtted turule

1998 aastal. Täna kasutab dokumendihaldustarkvara ligikaudu 200 Eesti ettevõtet.

Hetkel on igapäevaselt kasutatavaid installatsioone kokku 196, lisaks veel 30

testkeskkonda ja 26 arhiivi (Tutvustus 2012). Nendest 135 süsteemi töötavad Linuxi

serveritel, 60 Windowsi serveritel ja 1 Solarise serveril. Tänaseks on Postipoisi

arendamise ja toetamise võtnud üle Nortal AS. Ettevõte lähtub tarkvara arendamisel

Eestis kehtivatest asjaajamisnõuetest, samuti arhiivinduse vajadustest ja nõuetest.

Postipoisi olulisemaks eelisteks võib nimetada järgmist (Ibid. 2012):

Postipoiss jälgib üheaegseid kasutajaid – see tähendab, et igale töötajale ei ole vaja

osta Postipoisi litsentsi;

Postipoiss on arenenud koos Eesti asjaajamisega – see tähendab, et Postipoissi on

arendatud nii, et süsteem vastaks Eesti seadusandlusele. Pole otsitud kompromisse

paljude riikide vajadustega, millest tingituna on häälestamine ja kasutamine

mugavam;

Postipoiss sobib kõikidele platvormidele. Kasutajate töömasinatesse ei ole vaja

midagi installeerida;

Postipoisse on võimalik panna omavahel suhtlema aastast 2002;

Postipoisi kliente on palju – kui ise uuenduse peale ei tule, siis keegi ikka tuleb.

Postipoiss on igale kliendile ühesugune;

Avalik veeb ei käi asutuse dokumendiregistris vaid kasutab vajalikest

dokumentidest koopiat (vastavalt administraatori häälestusele).

Postipoiss võimaldab juhtida ja hallata organisatsiooni saabuvaid ja väljaminevaid

dokumente, neid registreerida/luua, hallata, säilitada ja kontrollida kasutades

automaatseid protsesse ning lõpuks arhiveerida. Samuti võimaldab Postipoiss luua

tööülesandeid, hallata organisatsiooni partnerite kontaktandmeid, otsida salvestatud

informatsiooni ja trükkida välja otsingutulemusi. (Võimalustest lähemalt 2012).

Dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) funktsionaalsus koosneb järgmistest

moodulitest: seaded, dokumendid (k.a digitaalselt allkirjastatud), tööülesanded, uus

13

dokument, otsing, e-kirjad, diskussioonid, kalender, abi ja taustaprotsess. Näiteks

moodulis Seaded (vt Lisa 1) võimaldatakse peaadministraatoril seadistada DHS

vastavalt oma ettevõtte vajadustele järgmistes alammoodulitega (Võimalustest lähemalt

2012):

Kasutajate haldus toimub rollide ja gruppide põhiselt. Postipoisis on vaikimisi sisse

ehitatud 3 rolli (administraator, kasutaja, vaatleja). Igale kasutajale antakse oma

kasutajanimi ja parool, millega saab süsteemi sisse logida ning kasutajate tegevused

on autenditud.

Postipoisis on võimalik dokumentide loomisel kasutada erinevaid

dokumendiliigipõhised ekraanivorme. Ekraanivormid on vabalt kujundatavad ning

kasutatavaid andmevälju saab juurde teha ning muuta. Ekraanivormidele saab

lisada ka dokumendi blanketid.

Parameetrid, mis võimaldavad muuta toote üldist loogikat (näiteks milliseid on

dokumendi moodulis otsinguväljad) ja häälestus millal toimuvad automaatsed

protsessid. Lisaks ka tehnilised parameetrid, kus paiknevad süsteemile vajalikud

osad.

Järgnevalt on tootjapoolsed soovituslikud tehnilised nõuded DHS Postipoiss versioonile

5.2 (OpenEdge 10.2B) (Tehnilised nõuded 2012):

Virtuaalserver Vmwarem Hyper-V või XEN

Operatsioonisüsteem Windows2003 Standard/Enterprise server SP2 (32bit või

64bit) või Windows2008 server (32 või 64bit);

Operatsioonisüsteem RHES4 või RHES5 Linux (32bit/64bit);

Operatsioonisüsteem CentOS5.x Linux (32bit/64bit);

Operatsioonisüsteem Suse Enterprise Server 10 (32bit/64bit);

Riistvara:

o Protsessor AMD või Pentium 4 / 2,0 GHz/ Dual-Core või kiirem,

o Operatiivmälu 2GB või enam,

o Kõvaketas 18GB või enam,

o TCP/IP 10/100/1000.

Rakendustarkvara:

14

o IIS6, IIS7, IIS7.5 või Apache 2.x (SSL tugi, kui soov kasutada ID kaardiga

allkirjastamist ja sisselogimist),

o PERL 5.10.x,

o Digidoclib,

o Apache Tomcat 6.x (kui soov kasutada veebiteenust või ODT mallile saatmist),

o Java 5.0,

o Rakendusserver: Webspeed,

o Andmebaas: Openedge 10.2B,

o Rakendus Postipoiss.

Lisas 1 on esitatud põhjalikum ülevaade elektroonilise DHS Postipoiss erinevatele

versioonidele esitatud nõuetest.

Dokumentide avalikustamiseks pakutakse DHS Postipoiss välja kaks võimalust :

läbi avaliku dokumendiregistri mooduli – ADR;

dokumendiregistri avalikustamiseks kasutatakse asutuse kodulehte ning MLE poolt

luuakse dokumentide avalikustamiseks XML väljundid, mis hakkavad edastama

andmeid Postipoisist asutuse kodulehele (Avalikustamine 2012).

ADR e Avalik Dokumendiregister on avalikule sektorile suunatud Saurus CMS

lisamoodul, mis võimaldab kooskõlas „Avaliku teabe seadusega“ avalikustada ettevõtte

sisesest dokumendihaldussüsteemist dokumente, samuti edastada avalikust veebist

dokumendihaldusesse kodanike nõudeid (Avalik dokumendiregister 2012).

15

Joonis 2. Dokumentide avalikustamine Postipoisis (MicroLink 2012).

Postipoiss koosneb andmebaasist ja failisüsteemis olevatest failidest, mis on lisatud

dokumendi metaandmetele (MicroLink 2012). Failisüsteemis olevad failid nimetatakse

süsteemi enda poolt ümber (vt Joonis 2). Süsteem võimaldab eksportida kindlasse

kataloogi üleviidud avalikke ja asutuse siseseks (salajasi dokumente ei ekspordita)

kasutamiseks registreeritud dokumente, mis kannab kaasas teemapuud (nt number, jrk,

liik, juurdepääsupiirang jne) ja see omakorda näitab kuidas dokumente registris

kuvatakse. Dokumentide impordiks on soovitab arendaja luua eraldiseisva e-maili

aadressi, mille kaudu sissetulnud teabenõuded sisestatakse automaatselt XML kujul

andmebaasi.

Joonis 3. DHS Postipoiss töölaua avaleht (Webmedia 2012)

16

Joonisel 3 on esitatud sisselogimisjärgne DHS Postipoisi avaleht, mis koosneb seitsmest

moodulist: tööülesanded, uus dokument, dokumendid, e-mailid. otsing, seaded,

kontaktid, abi. Järgnevalt on antud nelja olulisema kataloogi lühitutvustus. Esimeses

moodulis, tööülesanded, haldab kasutaja oma tööülesandeid, mis on jaotatud omakorda

järgmisteks alamooduliteks: täitmiseks, kooskõlastamiseks, ettepanekute esitamisteks,

teadmiseks, digitaalseks allkirjastamiseks, minu edastatud, minu menetlused, saabunud

dokumendid, puudumised. Moodul Uus dokument võimaldab kasutajal luua

eelsisestatud vorme kasutades uusi dokumente. Ettevõtte dokumentide juhtimissüsteemi

seadistamine ning haldamine teostatakse kataloogis – dokumendid. Moodul otsing on

omakorda jagatud alamooduliteks, mis võimaldab täistekstotsingu abil leida

registreeritud dokumente, lugeda resolutsioone, leida tähtajaks vastamata ja täitmata

dokumente, näha hävitamisakti genereerimise aruandeid, teha väljavõtteid jpm.

Siinkohal on oluline mainida, et hoolimata DHS otsingufunktsioonide erinevatest

seadistamisvõimalustest on dokumendi otsing süsteemi üks negatiivsemast küljest, mida

üks autoritest oma kasutajakogemusele tuginedes soovis esile tuua (vt tabel 3. lk 33).

Kui ettevõttel on tekkinud huvi rakendada oma igapäevases dokumendihalduses

süsteemi Postipoiss, on tal võimalik pöörduda arendaja klienditoe poole telefonil 800

2211 või e-posti aadressil postipoiss@nortal.com. Eelinfona võib potentsiaalne klient

edastada palju on DHS’i võimalikke kasutajaid ja millisele funktsionaalsusele võiks

süsteem ülesse ehitatud olla. Kliendi esmasele kontaktile järgneb arendajapoolse

projektijuht pakkumine. Pakkumise koostamise ajal võetakse vajadusel ühendust ja

soovi korral tehakse demonstratsioon. Kui ettevõtte poolt tehtud pakkumine vastab

kliendi ootustele, algavad lepinguläbirääkimised, millele järgnevad litsentsi- ja

juurutuslepingu sõlmimine. Pärast litsentsitasude maksmist alustab tarkvaraarendaja

juurutamist. Nortal AS soovitab pärast juurutamist sõlmida kliendil kindlasti

juurutusjärgseks perioodiks ka hooldusleping. Kuna DHS Postipoiss on küllaltki

komplitseeritud süsteem, siis on soovituslik juurutamise käigus läbida ka vastav

koolitus.

17

2.1.2. OpenText Enterprise Information Management (LiveLink)

OpenText Enterprise Information Management (EIM), varasema nimetusega Livelink

on maailma maastaabis turuliider organisatsiooni teabehalduslahenduste (ECM) hulgas

(Gartner Group). OpenTexti iseloomustab ligi kaks aastakümmet tegevust ECM turul,

mille tulemuseks on 50 miljonit tarkvara kasutajat 114 riigis üle maailma. Eestis oli

Open Texti partner alates 1998. aastast MicroLink Eesti, käesoleval hetkel aga Nortal

AS. Suuremad tarkvara kasutajad on Tartu Ülikool, Maksu- ja Tolliamet, Sampo Pank

ning telekommunikatsiooni valdkonna ettevõtted AS Elion Ettevõtted ja AS EMT.

(Jõgioja 2010)

Tegu on veebipõhise lahendusega, mis ühendab kogu funktsionaalsuse, mis on vajalik

organisatsiooni ressursside ja kollektiivse teabe veelgi tulemuslikumaks kasutamiseks.

On eeskätt suurematele organisatsioonidele (üle 50 kasutaja) mõeldud

kommertsrakendus, mille skaleeritavas ja mitmekülgses keskkonnas saab arendada

veebipõhiseid intraneti, ekstraneti ja e-organisatsiooni rakendusi. OpenText EIM

ühendab endas teadmus- ning dokumendihalduseks vajalikke töövahendeid: tarkvara on

koondatud viide kategooriasse, milledeks on:

Enterprise Content Management (ECM) - integreeritud lahenduste kogum,

juhtimaks informatsiooni kogu selle elutsükli jooksul ja parandamaks ettevõtte

tootlikkust. Samal ajal riske vähendades ja kontrollides kulusid kasvavate mahtude

juures;

Business Process Management (BPM) - hõlmab täit komplekti lahendusi, mida

vajavad töötajad, kliendid ja partnerid äriprotsesside korraldamisel või nendes

osalemisel, et saavutada paremaid tulemusi;

Customer Experience Management (CEM) - kogum tehnoloogiaid, mis aitavad

organisatsioonidel ületada klientide ootusi ja jõuda uutele turgudele;

Information Exchange - kogum lahendusi, et hõlbustada tõhusat, turvalist ja

nõuetele vastavat teabevahetust nii ettevõtte siseselt kui ka väljapoole ettevõtet;

Discovery - lahendused ettevõtte info korrastamiseks ja visualiseerimiseks, et

võimaldada kasutajatel kiiresti leida vastuseid tekkivatele küsimustele ja

optimeerida otsuste mõju ärile. (OpenText 2012)

18

OpenText vastab enimtunnustatud rahvusvahelistele standarditele ja nõuetele (nt ISO

15489, MoREQ) ning lisaks sellele saab OpenTexti olulisemateks eelisteks nimetada

järgmist:

süsteemi saab kasutada piiramatu arv kasutajaid;

tarkvara on suunatud dokumendihaldusele;

tarkvara võimaldab hallata nii paber- kui digitaaldokumente kogu elutsükli vältel

olenemata faili vormingust;

tarkvara funktsionaalsus vastab Eesti Vabariigi õigusaktides ning rahvusvahelistes

standardites esitatud nõuetele, tagades dokumentide elukäigu terviklahenduse;

on liidestatud mitmete teiste infosüsteemidega (Oracle, SAP, Microsoft, Lotus

Notes jt);

arendusvahendite olemasolu kliendispetsiifiliste arenduste tarbeks;

paindlike töövoogude loomise võimalus;

tegevuste auditi ja logimise võimalus;

standardsete moodulite olemasolu võimalike lisavajaduste tarbeks.

Sampo panga otsuse OpenTexti kasuks kallutas kohaliku partneri olemasolu,

analoogsed juurutused Eesti turul, arendus- ja integreerimisvõimalused ning vajaliku

funktsionaalsuse olemasolu. Lisaks sellele osutusid otsustamisel olulisteks

kriteeriumiteks tarkvara töökindlus ning modulaarne arhitektuur, mis võimaldab

vajadusel süsteemi skaleerida. Tarkvara valiku tegemisel olid OpenTexti

konkureerivateks toodeteks MS SharePoint Portal Server, Oracle Collaboration Suite,

Meridio ja IBM Lotus Domino. Antud tarkvara juurutusest saadud suurimad

kasutegurid on failihalduses oleva info ülevaatlikkus ja kontrollitavus ja kaustusel on

ühtne toimiv keskkond dokumentide hoidmiseks, kasutamiseks ja leidmiseks. Üheks

plussiks võib arvata ka lihtsat info haldamist Intraneti keskkonnas. (OpenText

LiveLink… 2008)

OpenText võimaldab kiiret informatsiooniotsingut ja pakub elektrooniliste vormide

kasutamist. Pakub virtuaalsete töörühmade koostööd ning virtuaalsete kataloogipuude

loomist klassifikaatorite määramise abil. OpenTextil on lisaks veel järgmised

funktsioonid (Jarmonova 2006):

19

Erinevat tüüpi failide või objektide (s.t dokumendid, kaustad) salvestamine;

dokumentide metainfo kirjeldamine (metaandmekaardid, metaandmeväljad)

organisatsiooni vajadustest lähtuvalt;

dokumentide versioonihaldus;

dokumentide reserveerimine muudatuste tegemisel;

asjapõhiste dokumentide loomine ja kasutamine;

erinevatele objektidele (dokument, kaust vm) viitamine, kasutades OpenTexti

siseseid linke;

dokumendiga seotud tegevuste auditeerimine;

9-tasemeline ligipääsuõiguste süsteem.

OpenTexti platvormideks on peamiselt erinevad Microsofti platvormid. Antud

tarkvarapaketi kasutamist toetavad paljud Windowsi operatsioonisüsteemid ja erinevad

Web’i brauserid. Eraldi tarkvaralahendused on Oracle operatsioonisüsteemi jaoks ja

SAP´i kasutajatele.

OpenText on maailma suurlahendustest enamlevinud ja kliendivajadustele vastav

tarkvara Kahjuks ei ole võimalik leida avalikku infot OpenTexti Eesti hindade kohta.

Internetist otsides võib aga leida umbkaudse hinnaskaala suurettevõttele, milleks on

ühekordsete kuludena serverite soetamine ja paigaldus, suurusjärgus 577 000$ ja iga-

aastased hoolduskulud ca 334 000$. (A Cost… 2011)

2.1.3. Alfresco

Alfresco on 2005. aastal loodud vabavaraline (suur)ettevõtete dokumendihaldussüsteem

Microsoft Windowsi ja Unix-i laadsete operatsioonisüsteemidele. Alfresco teeb

omapäraseks asjaolu, et tegemist on küll avatud lähtekoodiga, kuid selle funktsioonid on

võimalik kohandada ettevõtte spetsiifikast lähtudes. Eestis kohandab alfresco

funktsioone ning annab ka kasutajatuge Nortal AS ja Fujitsu Services AS.

Dokumendihaldussüsteemi kasutavad Eesti suurorganisatsioonid nagu Eesti Töötukassa,

PRIA, Riigikantselei ja Siseministeerium (Vaba tarkvara… 2010).

Alfresco loodi esialgu puhta dokumendihaldussüsteemina, kus dokumente registreerida,

hoida, vaadata ja selekteerida, kuid ajapikku on tarkvarale funktsioone juurde tulnud, sh

20

võimalus luua ka tiimisisene lehekülg projektide haldamiseks (Trebla Süsteemid 2012).

Alfresco 4.0 on viimane nendest muudatustest, kus dokumendihaldus on viidud nn

pilvedesse ehk netipõhiseks, et sellele saaks ligipääsu ka nutitelefonide ning

tahvelarvutitega (Alfresco 2012). Alfrescot iseloomustab dokumendimenetlemise korra

standardiseeritus. Dokumentide menetlemise korra funktsioon standardiseerib ja

korrastab protsessi, jälgib automaatselt tähtaegadest kinnipidamist ja tööülesannete

täitmist. Võimalik on saata automaatseid teateid tähtaegade lähenemisel. Töötajate

vahetumisel saab lihtsalt tööülesandeid ümber jagada. Tagatakse dokumentide

terviklikkus, usaldatavus ja autentsus. Terve dokumendi eluea jooksul on võimalik näha

dokumendiga tehtud toiminguid aja ja teostajate lõikes. Protsessi jälgitavus tagab kogu

dokumendihaldusprotsessi usaldusväärsuse ja läbipaistvuse (Fujitsu 2012).

Järgnevalt on välja toodud alfresco funktsioonid (vt ka lisa 3) (Ibid. 2012):

Ettevõtte dokumendiliikide defineerimine, dokumendi metaandmestiku

spetsifitseerimine ja dokumendimallide loomine. Väljatöötatud mallide abil saab

lihtsalt ja kiirelt luua õige ülesehitusega dokumente. Võimalik on defineerida

erinevaid dokumendiliike vastavalt ettevõtte dokumentide loetelule ja asjaajamise

korrale. Lisaks võimalus edastada dokumente viseerimiseks teistele süsteemi

kasutajatele, fikseerida edastamise protsessi jne.

Alfresco võimaldab eeldefineeritud töövoogude kaudu dokumente edastada

kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks, registreerimiseks ja täitmiseks. Jälgida saab

dokumentide liikumist ja menetlust reaalajas koos dokumentidega seotud

tähtaegadest kinnipidamisega. Võimalik on saata automaatseid teateid tähtaegade

lähenemisel.

Dokumentide avalikustamine avaliku veebi kaudu. Kõiki lubatud dokumente saab

avalikustada veebi kaudu ning selle jaoks ei ole vaja teha lisanduvaid tegevusi.

Dokumente saab otsida erinevate tunnuste ja metaandmete (liigi, dokumendi

numbri, kuupäevade, pealkirjade jne) alusel või täistekstiotsinguna.

Dokumentidele saab kehtestada konfidentsiaalsuspiiranguid, määrates süsteemi

kasutajaõigusi ja dokumendi kasutusõiguseid. Ettevõtetele vajalike aruannete

valmispakett ja aruannete komplektid. Näiteks arhivaalide avaliku arhiivi

üleandmise akt ja hävitamisakt.

21

Dokumendiregistris saab salvestada, muuta ning hallata kõiki erinevaid

digitaalkujul dokumente (doc, rtf, html, txt, pdf ja muudes vormingutes).

Dokumentide säilitamine. Alfresco võimaldab dokumentide säilitusajakavade

koostamist, dokumentide eraldamist, arhiveerimist ja hävitamist.

Dokumentide edastamine e-posti teel. Kõiki dokumente saab edastada e-posti teel

ilma dokumenti lokaalsesse arvutisse salvestamata. E-postiga saadetavad

dokumendid võivad olla varem defineeritud töövoogudes, mis teeb dokumentide

menetlemise mugavaks ja kiireks.

Dokumentide digitaalallkirjastamine. Digitaalallkirjastamine toimub lihtsalt ja

mugavalt süsteemi siseselt. Võimalik on hõlmata süsteemi nii süsteemi siseseid kui

väliselt digitaalallkirjastatud dokumente.

Lisaks sellele on alfrescos võimalik kasutada tavalisi kalendrifunktsioone koosolekute

planeerimiseks, ajaveebe oma kogemuste jagamiseks teiste töötajatega, foorumeid

ettevõtte siseseks suhtluseks ning wiki’sid olulise info teabekogu koostamiseks, mis

aitaks näiteks uutel töötajatel kergemini aru saada firmasisesest terminoloogiast (Capital

Net 2012).

Nagu eelpool sai mainitud, siis alfresco pakub nn vabavaralist lähtekoodi, millele on

võimalik kõik soovitav peale „ehitada“. Seega on alfresco üks kõige laialdasema

skaalaga dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab nii tavalist dokumentide

arhiveerimist kui ka keerukamat süsteemiväliste dokumentide automaatset

registreerimist, tähtaegade meeldetuletamist ning automaatsete e-kirjade väljasaatmist.

See, kui keeruline või raske süsteemi on kasutada oleneb suuresti süsteemi ja

dokumendihalduse „arhitektist“. Alfrescot on tavatöötajal lihtne kasutada, nähes ainult

neid süsteemi funktsioone ja aknaid, mis administraator lubab (vt lisa 4). Küll võib aga

administraatoril olla raske alfrescos navigeerida ning seda vajaduse korral ümber

kohandada, kuna alfresco on lõpmatute võimalustega. Näiteks töötab käesoleva peatüki

autor Eesti Töötukassas, mis kasutab alfresco dokumendihaldussüsteemi. Hoolimata

sellest, et süsteem on mitmes osas automaatne ning see lihtsustab inimeste tööd oluliselt

on see „arhitekti“ poolt üles ehitatud viisil, mil dokumentides endas võib tekkida raskusi

navigeerimisega. Näiteks mitmed dokumendid, mis peaksid üksteisega seotud olema,

22

kuid olude sunnil asuvad erinevates „ruumides“ on kasutajale osaliselt kätte saadavad,

kuna töötajal võib ühe „ruumi“ vaatamise õigus olla, kuid teise oma tal ei ole, seega ei

saa töötaja tihti kõikidele vajalikele dokumentidele ligi ilma, et ta peaks õigusi juurde

küsima.

Oma lõpmatute võimalustega sobib alfresco kõige enam suurematele ettevõtetele, kes

nõuavad ühelt programmilt tihti aina rohkem võimalusi ja funktsioone. Alfresco oma

vabavaralise lähtekoodiga, millele on võimalik kõike juurde ehitada on selles osas

suurettevõtetele ideaalseks süsteemiks.

Alfresco manuaalseks installeerimiseks on vaja, et süsteemis oleks (Alfresco 2012):

Java SE Development Kit (JDK) – vajalik The Sun Microsystems JDK 6;

Kohaldamisala serveri olemasolu;

Vaba andmebaas – alfresco’t on võimalik koduleheküljelt alla laadida ka

eelseadistatuna PostgreSQL andmebaasiga;

OpenOffice.org – alfresco kasutab OpenOffice’it, et muuta ühe faili formaat teiseks

(näiteks teksti fail pdf’iks). Kui OpenOffice’it ei installeerita ei ole võimalik

alfrescos kasutada ka failide muutmise funktsiooni;

ImageMagick – pilt-dokumentide kuvamiseks;

Flash Player – vähemalt versioon 10.x;

SWF tools – pdf failide eelkuvamiseks.

Vastavalt alfresco koduleheküljele on ainult ühe alfresco versiooni puhul välja toodud

konkreetne hind, teiste puhul tuleb arendajaga ühendust võtta ja hinnas kokkuleppida.

See tuleneb tõenäoliselt asjaolust, et iga klient vajab erinevate funktsioonidega

süsteemi, mistõttu ei ole võimalik hinda standardiseerida. Alfresco Standard Network

maksab kuus 49 dollarit. Süsteem on mõeldud 5’le kasutajale. Kasutajate suurenemisel

suureneb ka hind 9 dollari võrra kasutaja kohta. Faili limiit taolise verisooni puhul on

2GB ning maksimaalne hoiustamismahutatavus 500GB. Nimetatud versioonile eelnev

„Alfresco free Network“ on nagu nimigi ütleb tasuta kasutamiseks. Tasuta versioon on

kuni 10GB mahutatavusega, failisuuruse limiit on 50MB, kasutajate arv ei ole piiratud

(Alfresco 2012). Eestis alfresco dokumendihaldussüsteemi arendavad ja müüvad

ettevõtted Nortal AS ja Fujitsu Services AS ei ole oma hinnakirja välja toonud.

23

2.1.4. Webdesktop

Webdesktop on Eestis tuntud ja populaarne dokumendihaldussüsteem, mis on kasutusel

nii avalikus sektoris kui erasektoris. Aastal 2009 valiti Webdesktop parimaks

dokumendihaldusprogrammiks Eestis. Webdesktop on välja töötatud Webware OÜ

poolt, kes on suhteliselt väike, kuid väga suurte kogemustega tarkvarafirma.

Webdesktop on täisfunktsionaalne elektroonilise dokumendihalduse tarkvara, mis katab

ligi 100% Riigikantselei poolt esitatavatest nõuetest. Lisaks dokumendihaldustarkvarale

on Webdesktop ka kasutusel arendusplatvormina (ing. k. framework). (Webdesktop

2012)

Webware kodulehel on välja toodud Webdesktopi kasutatakse Eestis enam kui 800

asutuses ning kasutajate arv on üle 25 000. Suuremates installatsioonides on

andmebaaside maht üle kümne miljoni kirje, hallatud dokumentide kogumaht

suurusjärgus 100 gigabaiti ning üheaegsete kasutajate arv üle tuhande. (Kliendid 2012).

Tuntumad Webdesktopi kasutavad asutused on näiteks Alexela Logistics AS, Bigbank

AS, Eesti Maaülikool, Eesti Rahvusringhääling, Eesti Raudtee, ELKE Grupp AS,

Haridusministeerium, Keskkonnaministeerium, Kiviõli Keemiatööstus, Kultuuri-

ministeerium, Nordea Pank, Põllumajandusministeerium, Riigikogu Kantselei, Tallinna

Ülikool, Tartu Ülikooli Kliinikum, Tööinspektsioon, Sotsiaalministeerium, Viru

Keemia Grupp, Välisministeerium, Äripäev.

Webdesktop on täisfunktsionaalne dokumendihalduse tarkvara, mis sisaldab võimalusi

ka grupitööks, kalendrite ja ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka

lihtsat e-posti klienti. Tegemist on kaasaegse internetipõhise lahendusega, mis on

teostatud digitaalse asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas pidades.

Internetipõhisest lahendusest tulenevalt ei vaja Webdesktop lisatarkvara installeerimist

kliendi masinasse ning võimaldab seda kasutada turvaliselt kõikjalt, kus on ligipääs

internetile: kontor, kodu, internetikohvik. Webdesktop baseerub vabavaralistel

komponentidel ning ei nõua seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms

tulenevaid lisalitsentside tasusid. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just

ettevõtte vajadustele ja spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. (Webdesktop 2012)

24

Webdesktopi võtmesõnadeks on: kiirus, mugavus, paindlikkus ja innovatiivsus.

Programm on internetipõhine, internetipankadega võrreldava turvalisusega ja kiire,

lihtne ning töökindel. Webdesktop sisaldab (Webdesktopi võimalused 2012):

kogu dokumendi elektroonilise elukäigu loomisest või hõlmamisest arhiveerimise

ja hävitamiseni;

arvete menetlemise ja liidestuse e-arvekeskusega;

liidestuse e-posti ja dokumendivahetuskeskusega DVK;

ID kaardi võimalused ning digitaalne allkirjastamine;

dokumendimallide kasutamine;

intraneti, grupitöö ja ajaplaneerimise võimalused;

õiguste kontrolli ja logimehhanism;

versioonihaldus, ajalugu, lukustamine;

avalikustamine vastavalt Avaliku Teabe Seadusele.

Webdesktop on ülevaatlik, sest võimaldab hallata kõiki ressursse ja dokumente nagu

töötajad, töötajatega seotud töölepingud, ametijuhendid, kirjavahetus ning igal ajahetkel

kiirelt ja mugavalt leida vajalikku informatsiooni. Samuti võimaldab planeerida ajalisi

ressursse näiteks kalendrite abil. Webdesktop on paindlik, sest standardfunktsionaalsuse

abil on võimalik luua täiesti uusi mooduleid nagu näiteks kliendihaldus (CRM):

võimalus luua tüübi klient, defineerida tema metaandmed, siis luua tüübi kontaktisik,

defineerida tema andmed, siduda klienti kontaktisikutega ja samuti võib kliendi juurde

võib siduda ka kõik temaga seotud dokumendid: lepingud, pakkumised, arved jms.

(Ibid. 2012)

Webdesktop võimaldab kontrollida kuna kõik tegevused salvestatakse ajalukku, mis

võimaldab hiljem jälgida kõiki muudatusi ja tegevuste käiku. Samuti on Webdesktop

liidestatav, võimalik on paindlik andmete import teistest infosüsteemidest kui ka MS

Office ja OpenOffice.org formaatidest. Andmete eksportimisel toetatakse CSV, XLS ja

XML formaate. Reaalajalised andmete vahetamise liidesed on loodud erinevate

majandustarkvarade, raamatupidamistarkvarade jt tarbeks. (Ibid. 2012)

25

Webdesktop kasutab ainult vabavaralisi tehnoloogiaid (Webdesktop dokumendihaldus-

programmi … 2012):

Linuxi või FreeBSD operatsioonisüsteem;

Apache WWW server;

Mod_SSL turvasüsteem;

PostgreSQL andmebaas;

Clam-AV antiviiruse tarkvara;

OpenOffice.org kontoritarkvara;

Programmeerimiskeeld PHP (põhiosa) ja Python (abiskriptid).

Webdesktopi dokumendihaldusprogrammi tehnoloogia nõuetes riistvarale on välja

toodud, et infosüsteemi teenindamiseks kuni 25-le kasutajale piisab tavapärasest

kontoriarvutist minimaalselt 512 MB mälu ja vähemalt 10 GB suuruse kõvakettaga.

Mälu suurendamisega 1 GB-ni on võimalik teenindada kuni 100 kasutajat. 100-500

kasutaja jaoks soovitatakse kaasaegset serverarvutit 2 GB mälu ja dubleeritud 36 GB

kõvakettaruumiga. Suurema kasutajate arvu puhul tasuks mõelda kahe või enama

protsessoriga serveri peale. Operatsioonisüsteemina soovitatakse kasutada tasuta Debian

GNU/Linux distributsiooni. Tarkvaralitsentse eraldi osta ei ole vaja. (Ibid. 2012)

Nõuetes töökohale on kirjeldatud, et Webdesktopi kasutamiseks on vajalik tavaline

veebilehitseja, millel on sisselülitatud Javascript ning lubatud Cookie-d. Webdesktop on

optimeeritud kasutamiseks Mozilla Firefox 2.0 ja uuem, kuid samas saab kasutada

Webdesktopi ka teiste enimlevinud veebilehitsejatega nagu Internet Explorer, Opera ja

Konqueror. Webdesktop laiendusmoodulid võivad nõuda veebilehitseja Java mooduli

olemasolu. Digitaalse allkirjastamise jaoks peab töökoht olema varustatud Eesti ID-

kaardi tarkvara ning lugejaga. (Ibid. 2012)

Webdesktop põhineb vabavaralistel komponentidel ja seetõttu ei nõua lisalitsentside

tasu tulenevalt operatsioonisüsteemist ja andmebaasimootorist. Webdesktopi kasutada

on võimalik läbi tarkvara ostu ja installeerimise oma serverisse või rentimise. Hind

sõltub ostu puhul kasutajate arvust ja rentimise korral lisaks ka makseperioodi

pikkusest.

26

2.1.5. Amphora

Amphora on Eestis toodetud internetipõhine dokumendihaldustarkvara, mis on eelkõige

suunatud keskmise suurusega ettevõtetele ning kohalikele omavalitsustele. Amphorale

on lihtne uusi arendusi lisada ning puuduvad vananenud tehnoloogilisest platvormist

tulenevad piirangud ja inerts. Pakutakse kliendituge, mis on alati valmis abistama

seadistamisel ning kasutamisel. Samuti on tarkvara väga põhjalikult dokumenteeritud

ning olemas on kasutusjuhendid, õppefilmid ja abiinfo. (Amphora Professional…

2012).

Kuna Amphora on internetipõhine ja kasutamine toimub teenusepakkuja serverist SaaS

ehk rendimudeli alusel, siis selle kasutamiseks on vajalik internetilehitseja (Internet

Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Safari). Lisaks on vaja omada kaasaegset arvutit

Windows 2000/XP/Vista/Windows 7 operatsioonisüsteemiga. Amphora toimib ka

vabavaraliste või Apple operatsioonisüsteemidega, kuid mõnede üksikute võimaluste

kasutamine võib olla piiratud.

Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste

arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Amphora peamised funktsioonid on

järgmised:

dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine;

kirjavahetus (registreeritakse kõik sisse ja välja liikuvad dokumendid);

asjavaade - võimaldab hallata dokumentide kogumit moodustades nendest nn

virtuaalse toimiku asja paremaks käsitlemiseks;

töövood - ülesannete all on erinevate menetlusvoogude haldus, töövood on

nähtavad nii avalehelt, dokumentide vaatest kui ka ülesanded mooduli all;

kalendri olemasolu;

arutelud – võimalik luua foorumilaadne arutelu;

kontaktide haldamine – võimalik luua seoseid isikute ja asutuste ning nendega

seotud info (dokumendid jne) vahel;

e-kirju saab suunata Amphorasse, kus saab saabunud dokumendi automaatselt ära

registreerida etteantud sarja;

27

e-kodanik - Antud funktsionaalsus võimaldab selliste täidetud vormide saamist,

registreerimist ning vastamist Amphoras;

DVK - Võimaldab asutustevahelist täisdigitaalset dokumentide vahetamist, mis

tähendab dokumendi edastamist ühest süsteemist teise;

admin moodul - võimaldab kogu süsteemi seadistamist ja häälestamist;

avalik vaade - võimaldab täita ametiasutustel Avaliku teabe seadusest tulenevaid

nõudeid.

Joonis 4. Näide Amphora kasutajaaknast (Amphora Proffessional 2012)

Amphorat kasutab Eestis üle 300 asutuse, ettevõtte ja organisatsiooni. Enamus

omavalitsusi kasutab Amphorat ühiselt allasutustega - koolid, lasteaiad, rahvamajad jt.

Kasutajateks on näiteks Pärnu Linnavalitsus, Statistikaamet, Paikuse vallavalitsus, Eesti

Loto.

Amphora-t on võimlik rentida Interinx OÜ-lt (www.amphora.ee). Hinnad sõltuvad kõik

kontode kasutajate arvust (Tabel 2). Pakutavad paketid jagunevad kaheks: kohalikele

omavalitsustele suunatud KOV ja Premium. Pakettide hinnad sisaldavad fikseeritud

kuutasu ja lisatasu sõltuvalt kasutajate arvust. Rendihindadele lisandub käibemaks 20%.

28

Interinx OÜ pakub soodustusi ettemaksude eest ning soodustusi haridusasutustele (-

20% hinnast). (Amphora 2012)

Tabel 2. Interinx OÜ Amphora dokumendihaldustarkvara rendihinnad.

Aktiivsete kontode arv KOV Premium

kuni 10 kontot

(fikseeritud kuumakse) 63,91 € 95,87 €

11 kuni 24 2,88 € 5,75 €

25 kuni 49 2,56 € 5,11 €

50 kuni 99 2,24 € 4,47 €

100 kuni 249 1,92 € 3,83 €

250 ja enam 1,60 € 3,20 €

Allikas: Amphora Professional 2012; autorite koostatud.

Lisaks pakutakse väikeettevõtetele või mittetulundusühingutele paketti Start. Tegemist

on piiratud võimalustega DHS-ga, mistõttu on ka hinnad soodsamad. Sõltuvalt

kasutajate arvust algab aastatasu 99-st eurost.

2010. aastal läbiviidud uuringus Vändra Alevivalitsuses selgus, et Amphora töökiirus

on aeglane ja päringud ei anna soovitud tulemusi ning dokumentide erinevates sarjades

paiknemine teeb info leidmise keeruliseks (Sillandi 2010: 36). Amphora eelisteks võib

pidada eestikeelset kasutajaliidest ning võimalust viia kogu organisatsioon digitaalsele

asjaajamisele. OÜ Interinx pakub omalt poolt suurepärast juurutamist Amphora

kasutajatele. Pakutakse koolitusi ja alati on võimalus kasutada kliendituge.

2.1.6. Zorro

Laenugrupi pandimaja infosüsteem on .NET keeles kirjutatud ja Microsoft SQL serveril

töötav võrgupõhine pandimaja vajadustele vastav CRM (Customer Relationship

Management) äritarkvara. Pandimaja tegevusi teenindava infosüsteemi põhimõte on

väljatöötatud OÜ Laenugrupp omanike poolt ning programmeeritud tellimustööna

spetsiaalselt antud tegevusala ja ettevõtte äriplaani vajadusi arvestades. Tarkvara

eesmärgiks on kliendibaasi ja kliendilepingute haldamine, kassa- ja laoarvestuse

pidamine. Kasutusel olev versioon võeti kasutusele 2011. aastal, kui toimus eesti krooni

üleminek eurole.

29

Pandimaja infosüsteem on spetsiifiline tarkvara, millele on raske leida

infotehnoloogiaturult alternatiivi. Seetõttu ongi Laenugrupp OÜ tellinud antud tarkvara

programmeerimise tellimustööna.

Laenugrupi pandimaja infosüsteem on mitmefunktsiooniline CRM-tarkvara, mis

võimaldab luua ja hallata kliendibaasi, sõlmida lepinguid, hallata väga mitmekesise

nomenklatuuriga ladu ning pidada kassaarvestust. Infosüsteemil andmebaasid on

omavahel seotud, nii, et muudatus lepingukaustas toob seotult kaasa muudatused kassas,

laos, kliendi- ning esemete andmebaasis.

Andmebaasi ja infosüsteemi ühendamine on võimalik nii kohtvõrgus kui üle Interneti,

viimasel juhul on olemas kasutusvõimalus kasutaja geograafilisest paiknemisest

sõltumata. Kuna programm on spetsiaalselt loodud väikeettevõttele, ei ole kasutajate arv

piiratud, sest puudub võimalus, et korraga kasutaks programmi üle kolme töötaja.

Lühiülevaade Zorro tähtsamatest võimalustest:

Finants: raamatupidamiskanded, kassaarvestus, kulude ja tulude periodiseerimine;

Ladu: kaubasissetulekud, kaubatagastused, mahakandmised, inventuurid, omahinna-

muutused, laoseisu jälgimine;

Ost: kõik kassatehingud ehk sularahaväljaminekud;

Müük: laekumised, müügireskonto;

Muud võimalused: aruannete Excelisse salvestamine, diferentseeritud

kasutajaõigused, automaatne informeerimise süsteem (päästikud);

Dokumendihaldus: MS Office integratsioon, PDF dokumentide OCR

(tekstitundmine).

Zorro tarkvara kasutamine ei ole keerulise raskusastmega, sellega töötamise oskused

saab töötaja omandada mõne tunniga.

Tarkvara väljatöötamise, programmeerimise ja juurutamise maksumuse hinnaklass on

30-40 tuhat eurot.

30

3. KOGEMUSED TARKVARA LAHENDUSTEGA

Käesolevas peatüki eesmärk on edastada erinevate dokumendihaldussüsteemide

kasutajakogemusi. Viiest autorist ainult kaks kasutavad oma igapäevaste tööülesannete

täitmisel Positpoissi ja Alfrescot. Ülejäänud autorite kasutajakogemus piirdub loengu,

projektijuhtimise tarkvara, praktikumides kasutatavate vabavaraliste DHS-dega.

Tabel 3. EDHS Postipoiss (v 5.2-01) positiivsed ja negatiivsed omadused.

Positiivsed omadused Negatiivsed omadused

Töölaua isiklik seadistamine. Süsteemi kasutaja vajab eelnevat

väljaõpet.

Eeltäidetud dokumendivormid (nt.

välislähetusesildis).

Vähese kogemusega kasutajal on

dokumendi otsing komplitseeritud.

Ekraanivormi Sisu lahter võimaldab

edastada dokumendi sisust

lühiülevaate

Ühilduvus erinevate EDHS-dega

dokumentide eksportimiseks ja

importimiseks.

Automaatsalvestuse poolt salvestatud

poolaktiivsete koostatud dokumentide

otsimine.

Süsteemi edasiarendamist ei toimu

Tööülesannete (vastata,

kooskõlastada, edastada)

täitmistähtaegade raport.

Süsteemi turvalisuse tagamiseks

lukustub kasutajakonto lühikese aja

jooksul..

Erinevate raportite koostamise

võimalused

Toimikutest dokumentide loetelu

väljavõtete tegemine.

Allikas: Autorite koostatud.

Ülaltoodud tabelis on esitatud ühe süsteemi Postipoiss kasutaja poolt olulisuse

järjekorda asetatud positiivsed ja negatiivsed hinnangud. Süsteemi avalehel nupp

„Seadistused“ võimaldab kasutajal määrata kindlad parameetrid. Kuna paljud

tööülesanded sooritatakse süsteemiväliselt, siis näiteks on võimalik lasta edastada

saabunud tööülesanded e-maili kontole ning seadistada ka meeldetuletuskiri kui

ülesande tähtaeg läheneb. Uute dokumentide koostamisel on võimalik rippmenüüst

valida eeltäidetud blankette. Alates 2012. aasta veebruarist on DHS dokumendi

31

formaadi valikutesse lisatud „Elektrooniline dokument“, kus valikud jagunevad

järgmiselt:

digitaaldokument – kasutatakse kui dokument allkirjastatakse digitaalselt;

elektrooniline dokument – kasutatakse kui dokument registreeritakse DHS-is, kuid

ei allkirjastata;

paberdokument – kasutakse kui dokument allkirjastatakse paberkandjal.

Kolmandaks positiivsemaks omaduseks peab autor avatud dokumendi arhiveerimis-

ekraanivormi lahtri Sisu olemasolu, kuhu on võimalik kanda kuni 31 500 sümbolit

(tähte, numbrit vms.) ja mis võimaldab lugejale saada lühiülevaade sisust ilma, et oleks

vaja avada dokumenti.

Negatiivsematest omadustest võib esile tuua süsteemi komplitseerituse, mis tekitab uute

kasutajate lisandumisel vajaduse väljaõppe järele. Samuti on Postipoisil probleeme

teiste DHS-dega ühildumisel (nt OpenText-ga) ja sellest tulenevalt toimub dokumentide

edastamine kas e-maili manusena või hoopis klassikalise tavakirjana. Ka Postipoisi

otsingusüsteem ei ole väga kasutajasõbralik. Nimelt, kui otsingu sooritajal puudub

kasutamiskogemus ning dokumendi registreerimisnumber ei ole teada või sisestatud

sõna ei kajastu pealkirjas/sisututvustuses/koostaja lahtris, siis võib dokument jääda

leidmata või ekraanile kuvatavate dokumentide hulk on väga suur. Samas tuleb

märkida, et kasutajal on võimalus otsinguparameetreid seadistada. Oluline on siinkohal

mainida, et DHS Postipoiss süsteemi edasiarendust ei teostatata, vaid toimub süsteemi

alalhoidmine.

Tabelis 4 (vt lk 32) võrreldakse kasutajate poolt EDHS-e Alfresco ja Postipoiss.

Nendest esimene on väljatöötatud 2005. aastal ja teine süsteem saabus turule 1998.

aastal.

32

Tabel 4. EDHS Alfresco ja Postipoiss funktsionaalsuse võrdlus

Nimetaja Alfresco Postipoiss (v 5.2-01)

Kasutus Olenevalt kasutajast –

tavakasutajale lihtne,

administraatorile keeruline

Algajale komplitseeritud,

vajalik eelnev väljaõpe.

Ülesehituse loogika Olenevalt süsteemi „arhitektist“

ja ettevõtte sisesest

dokumendihaldus-reeglistikust

Arhitektuur vastab 90-ndate

lõpus kehtinud nõuetele.

Lisafunktsioonid

peale

dokumendihalduse

Kalender, ajaveebid, foorumid,

wiki

E-kirja saatmine,

aadressiraamat. Dokumentide

eksport ja import piiratud.

Dokumendihalduse

läbipaistvus

Registreerib kõik dokumendiga

tehtud muudatused aja, kasutaja

ja muutuse lõikes

Süsteem registreerib

dokumendiga tehtud tegevused

logisse

Automaatika ulatus Automaatsed tähtaja

meeldetuletused, dokumentide

automaatsed edastamised

väljapoole süsteemi peale teatud

tööülesande tegemist jms

Sissetulnud tööülesannete

edastamine e-mailile,

meeldetuletuskirjad tähtaja

lähenedes (kasutaja poolt

seadistatav), eeltäidetud vormid.

Arenguvõimalused Suured – võimalik juurde

ehitada sisuliselt kõike, mida

soovitakse

Süsteemi edasiareng peatatud

kuna ülesehituslik struktuur

arendati välja 90-ndate lõpul.

Arendaja hoiab süsteemi alal.

Allikas: Autorite koostatud.

Alfresco kasutusmugavus sõltub suuresti selles, millised kasutajaõigused isikul on.

Käesoleva töö üks autorites töötab Alfrescoga iga päev, otsides dokumente ja neid

vajadusel registreerides. Dokumente tuleb tihtilugu otsida mitmest ruumist, kuna töö

vajab paljude erinevate dokumentidega tutvumist. Kuna dokumente on palju ning need

asuvad tihtilugu erinevates ruumides, siis on juhtunud vahel, et õiguste puudumise tõttu

ei ole võimalik dokumente kätte saada. See ei ole üldjuhul probleem, kui on teada, et

kusagil peaks veel dokumente olema. Siis võetakse ühendust administraatoriga ning

vajalikud õigused lisatakse juba olemasolevale kontole. Kuid juhul, kui ei teata, et

kusagil peaks veel mõni kasulik dokument olema, siis võib juhtuda, et seda ei saadagi

kätte, kuna Alfresco ei too piiratud õiguse tõttu nähtavale kõiki kaustu, mis süsteemis

on loodud.

Alfresco ülesehituse loogika sõltub suuresti ettevõtte dokumendihalduse reeglistikust

(kui klassifitseeritud on dokumendid) ning süsteemi ülesehitajast. Käeoleva töö üks

autoritest töötab suurettevõttes, mis tähendab väga suurt hulga dokumente. Dokumendid

on Alfrescos jagatud üle 15 suure ruumi, mis omakorda jagunevad veel mitmeteks

33

sadadeks alamruumideks. Navigeerida Alfrescos ilma otsingusõnu kasutamata on

üldjuhul äärmiselt raske, kuna õiget ruumi tuleb kaua otsida.

Alfrescos on äärmiselt suur dokumentide haldamise läbipaistvus. Alfresco registreerib

kõik dokumentidega tehtud muudatused kellaajaliselt ning kasutaja lõikes, mis annab

kasutajale väga hea võimaluse leida vajalik informatsioon kiirelt. Näiteks töötab

käesoleva töö üks autorites hulga dokumentidega, kuid koos temaga tegelevad täpselt

samade dokumentidega ka teised inimesed. Seega on oluline teada, kes millise

dokumendi on registreerinud või muutnud, et oleks võimalik kolleegiga ühendust võtta

ning täpsustusi küsida.

Alfrescos on väga suur automaatsete funktsiooni kasutus. Näiteks suhtleb programm

ühe teise suure andmeprogrammiga, sünteesides dokumente ja otsuseid, registreerides

need enda andmebaasi ning siis saates automaatselt ise ka vajalikule saajale ilma, et

ettevõtte töötaja peaks vahepeal mingeid ülesandeid teostama. Lisaks sellele hoiab

Alfresco iseseisvalt silma peal tähtaegadel ning vajadusel tuletab töötajale meelde, et

dokumendile vastamise tähtaeg on tulemas. Kõik see hoiab oluliselt kokku ettevõtte

töötajate tööaega ning aitab tööülesandeid efektiivsemaks muuta.

Nagu tabelist 4 (vt lk 32) näha, siis süsteemid on oma funktsionaalsuselt täiesti

erinevad. Seitse aastat hiljem dokumendihaldussüsteemi turule sisenenud Alfresco,

puhul on tegemist modernse ja lisafunktsioone toetava süsteemiarhitektuuriga (kernel).

Vastupidiselt Alfrescole on Postipoisi funktsionaalsus ja võimekus saavutanud oma lae

ning tema edasiarendamine on peatatud. Eelmainitust tulenevalt on paljud ettevõtted

alustanud üleminekut Postipoisilt uuele ja funktsiooniderohkemale dokumendi-

haldussüsteemile.

34

KOKKUVÕTE

Käesoleva kodutöö eesmärk oli anda ülevaade üldisest dokumendihaldusest ning tema

seotusest erinevate standardite ja seadusandlusega. Dokumendihaldus on ikkagi

organisatsiooni poolt loodud süstemaatiline administratiivtegevus, kus luuakse,

kasutatakse, säilitatakse, arhiveeritakse ja vajadusel hävitatakse dokumente, sõltumata

dokumentide kandjast ja vormist. Eesti keeles on dokumendihalduse kahte olulist

terminit document ja records käsitletud algselt samatähenduslikena. Tänaseks on jõutud

kokkuleppele, et terminile document on omistatud vaste – teavik. Igal dokumendil on

alati minigi väärtus, mis on tema säilitamise peamiseks põhjuseks. Dokumendihaldus on

standardis EVS-ISO 15489-1:2004 defineeritud kui administratiivvaldkond, mis kätkeb

endast organisatsiooni tegevuse ja toimingutega kaasneva tõestusmaterjali töötlemise ja

alalhoidmisega. Efektiivne dokumendihaldus kindlustab selle, et dokumendid on

kättesaadavad kasutamiseks siis, kui on vaja ning tagatakse privaatsus,

konfidentsiaalsus ja üleliigsed dokumendid vajadusel hävitatakse. Üldistatuna võib

öelda, et dokumendihaldus moodustub dokumentidest, nende haldamise toimingutest,

süsteemi kasutajatest ja dokumentide haldamisel kasutatavast tehnoloogiast.

Käesoleval hetkel dokumendihaldust ühtselt ja terviklikult reguleerivat õigusakti Eestis

ei ole. Eri tasandeid reguleerivad erinevad seadused ja määrused nagu Arhiiviseadus,

Avaliku teabe seadus ja Digitaalallkirja seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused ja

Arhiivieeskiri, kuid erasektori organisatsioonidele ei ole kehtestatud sama

detailsusastmega reegleid nagu avalikule sektorile. Erasektor on kohustatud jälgima

nõudeid, mis on mõeldud eelkõige klientide ja töötajate kaitseks nagu Isikuandmete

kaitse seadus ja Töölepingu seadus ning majandustegevust reguleeriv

Raamatupidamisseadus.

Muudatused tehnoloogias, interneti ja multimeedia laialdane kasutamine on tänaseks

loonud uut liiki dokumentide e elektrooniliste dokumentide rakendusvaldkonna ja

35

pannud aluse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtuks. Elektroonilise

dokumendihaldussüsteemi eesmärgiks on organisatsiooni dokumentatsiooni

digitaliseerimine ja dokumentide edastamine tööprotsessides digitaalsel kujul. Kuigi

elektroonilised teavikud ja dokumendid ei erine väga „paberteisikutest“, on nad kergesti

kustutatavad ning hõlpsasti täiendatavad ja nende haldamine, et säiliks autentsus ja

usaldusväärsus, on tunduvalt komplitseeritum. Lisaks eeltoodule on vaja pidevalt

uuendada e-teavikute andmebaaside nii riist- kui ka tarkvara, et säilitada varasema

tarkvara baasil loodud e-dokumentide loetavus tulevikus.

Kodutöös uuritud DHS tarkvarapaketid on oma funktsionaalsuselt üsna sarnased ja

leidnud rakendust Eesti suuremates ettevõtetes (v.a Zorro, mis on spetsiaalselt OÜ

Laenugrupp programmeeritud). Enamik kodutöös käsitletud tarkvarapakettidest on

tasulised. Vaatlusaluste EDHS-ide tööülesanded on klassikaliselt dokumentide loomine,

haldamine, käsitlemine, eksportimine/importimine, arhiveerimine ja vajadusel

hävitamine. Kuna EDHS rakendusvõimalused on erinevad, sobilikuma süsteemi

leidmine ja kasutusele võtmine ettevõttes/projektimeeskonnas eeldab põhjalikku

analüüsi. Väiksemate ettevõtete puhul tasub juhtkonnal kaaluda vabavaraliste EDHS-ide

rakendamist, kuna need lihtsakoelisemad personalile kergesti omandatavad.

Kuna autorite EDHS-ide kasutajakogemused on minimaalsed, siis jõuti seisukohale, et

kodutöös käsitletud süsteemide omavaheline võrdlus jääb pealiskaudseks. Sellest

tulenevalt ei koostatud süsteemide omavahelist funktsionaalset analüüsi ja otsustati

omapoolsed kogemused lisad dokumendihaldussüsteemide ülevaadetesse. Leiti, et

vabavaralised ja tasulised süsteemide funktsionaalsus ei ole samuti omavahel

võrreldavad nt SkyDrive vs Postipoiss. Neist esimene on väga lihtsakoeline ja mõeldud

ikkagi väikeettevõtjale, teine seevastu leiab rakendamist suurettevõtetes, on

komplitseeritud ja kasutaja vajab eelnevat väljaõpet.

Kokkuvõtteks võib öelda, et teavikute transformatsioon paberist digitaalseks ja üha

suurenev IT kasutamine informatsiooni töötlemisel on tekitanud üha suureneva vajaduse

paremini koolitatud ja professionaalsemal tasemel elektroonilist dokumendihaldust

valdavate spetsialistide järele.

36

VIIDATUD ALLIKAD

1. A Cost Analysis Overview. 2011. OpenText Connectivity Solutions Group.

[http://connectivity.opentext.com/common/files/Whitepaper_Cost_Analysis_Open_

Text_Exceed_onDemand.pdf] 12.11.2012

2. Alfresco Enterprise Edition. Alfresco

[http://www.alfresco.com/products/enterprise] 11.11.2012

3. Ali, A.S.B., Anbari, F.T., Money, W.H. 2008. Impact of organizational and

project factors on acceptance and usage of project management software and

perceived project success. Project Management Journal. Volume 39 (2), pp. 5–33.

4. Amphora professional. Interinx. [https://www.amphora.ee/] 12.11.2012

5. Arhiiviseadus 1998. – RT 1998, 36, 552.

6. Avalik dokumendiregister. Saurus OÜ. [http://www.saurus.ee/adr] 04.11.2012.

7. Avalikustamine. Postipoiss. Webmedia.

[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/tutvustus/avalikustamine] 03.11.2012.

8. Dokumendihaldus vabavaraga. Trebla Süsteemid

[http://www.treblasystems.eu/et/vabavara/dokumendihaldus] 11.11.2012

9. Dokumendihaldus. Fujitsu

[http://www.fujitsu.com/ee/services/application/dokumendihaldus/] 11.11.2012

10. Dokumendihalduse koosvõime raamistik tööversioon 1.1. 2010. Riigi

Infosüsteemid. [http://www.riso.ee/et/files/DhKv_vr1.0_19.10.09.pdf] 16.10. 2012.

11. Dokumendihaldusest 2010. Tallinn: Riigikantselei.

[http://valitsus.ee/et/riigikantselei/dokumendihaldus/dokumendihaldusest]

14.10.2012.

12. Dokumendihaldussüsteemi Alfresco juurutamine. Capital Net

[http://capitalnet.ee/et/dokumendihaldustarkvara-alfresco-juurutamine] 11.11.2012

37

13. Dokumendisüsteem. Dokumendihalduse ABC. 2010. Rahvusarhiiv.

[http://www.ra.ee/abc/index.php?tree_id=38] 19.10.2012.

14. Eesti infoühiskonna arengukava 2013. 2009. Tallinn: Majandus- ja Kommunikat-

siooniministeerium.

[http://www.riso.ee/et/files/IY_arengukava_2013_terviktekst_2009.pdf]

20.10.2012.

15. Elektroonilise dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis

2011. Tallinn Riigikantselei.

16. EVS-ISO 15489:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus.

Tallinn: Eesti Standardikeskus.

17. Henning, H. IBM Lotus Domino Document Manager

[http://www.domnotes.de/heini/home.nsf/comment?ReadForm&DocID=8-02-10-

134230] 11.11.2012

18. Hyrkkänen, U., Vartiainen, M. 2010. Changing requirements and mental

workload factors in mobile multi-locational work . New Technology. Work and

Employment Vol. 25(2), pp. 117-135.

19. Jarmonova, A. 2006. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi Livelink

korraldamine. (Seminaritöö).

[http://www.cs.tlu.ee/osakond/opilaste_tood/seminari_ja_proseminari_tood/2007_k

evad/Antonina_Jarmonova/Antonina_Jarmonova_Seminari_Too.pdf] 12.11.2012

20. Johare, R. 2006. Education and training in electronic records management (ERM):

The need for partneship building. – In C. Khoo, D. Singh & A.S. Chaudhry (Eds.),

Proceedings of Asia-Pacific Conference on Library & Information Education

Practice 2006 (A-LIEP 2006), Singapore, 3-6 April 2006, pp 541-549. Singapur:

School of Communication & Information, Nanyang Technological University.

21. Jõgioja, U. 2010. Livelink on nüüd Open Text Content Server. MicroFon.

[http://microfon.microlink.ee/arhiiv/microfon-arhiiv-2010/962-juuni-2010/793-

livelink-on-nueued-open-text-content-server-] 12.11.2012

22. Kallas, K. - Vaba tarkvara: õunad on tasuta, kompott mitte. Arvutimaailm

[http://www.am.ee/node/1692] 11.11.2012

23. Kampffmeyer, U. 1999. Electronic document management market: Technologies

and Solutions. Paper presented at the DLM-Forum on Electronic Records of the

38

European Communities, held on 18-19 October, Brussels

([http://www.aiim.org/article_docrep.asp?ID=18302])

24. Kliendid. Webware. [http://www.webware.ee/kliendid] 23.10.2012.

25. Opentext LiveLink Sampo Pangas dokumente ja teavet haldamas. MicroFon,

08.05.2008.

[http://microfon.microlink.ee/index.php?option=com_content&task=view&id=46&

Itemid=45] 12.11.2012

26. OpenText. [http://www.opentext.com/2/global/products.htm] 12.11.2012

27. Postipoisi versioon 5.2 2011. Tallinn: Webmedia.

[https://ppoiss.mil.ee/postipoiss/help/Postipoisi_versiooni__5.2_lyhikirjeldus_29.0

6.2011.pdf] 29.06.2011.

28. Postipoiss ja avalikustamine. Microlink.

[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/liidestamine-postipoisiga/item/postipoiss-

ja-avalikustamine?category_id=76

29. Sibola, M. 2002. Elektrooniline dokumendihaldus. Tartu Ülikool matemaatika-

informaatikateaduskond. Magistritöö.

30. Sillandi, A. 2010. Kohaliku omavalitsuse funktsioonide dokumenteerimine Vändra

Alevivalitsuse näitel. analüüs ja ettepanekud. (Lõputöö).

[http://dspace.utlib.ee/dspace/bitstream/handle/10062/14967/sillandi_vka_2010_lop

utoo.pdf?sequence=1] 12.11.2012

31. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine. Rahvusarhiivi juhised. 2008.

Tartu: Rahvusarhiiv.

[http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Juhised/tahtajad_ja_havitamine.pdf] 19.10.2012.

32. Tehnilised nõuded töökohale. Postipoiss. Webmedia.

[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/2012-07-04-00-32-12/tehnilised-nouded-

tookohale] 01.11.2012.

33. Tehnilised nõuded. Postipoiss. Webmedia.

[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/2012-07-04-00-32-12/tehnilised-nouded-

serverile] 01.11.2012.

34. Tutvustus. Postipoiss. Webmedia.

[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/tutvustus] 30.10.2012.

39

35. Webdesktop. Webware. [http://www.webware.ee/et/webdesktop] 23.10.2012.

36. Webdesktopi dokumendihalduspraogrammi tehnoloogia. Webware.

[http://www.webware.ee/et/webdesktop-dokumendihaldusprogrammi-tehnoloogia]

23.10.2012.

37. Võimalustest lähemalt. Postipoiss. Webmedia.

[http://postipoiss.webmedia.ee/index.php/tutvustus/voimalustest-lahemalt]

30.10.2012.

40

LISAD

Lisa 1. DHS Postipoiss moodul Seaded.

Joonis 4. Postipoisi moodul Seaded ekraanipilt (Postipoisi versiooni 5.2 lühikirjeldus. 2011).

41

Lisa 2. Riist- ja tarkvaralised nõuded DHS Postipoiss.

Tarkvaraarendaja poolt dokumendihaldussüsteemile Postipoiss esitatud soovituslikud

nõuded (Tehnilised nõuded ... 2012):

Kuni versoonini 5.0 (Progress 91D_09) kehtivad nõuded.

Operatsioonisüsteem:

Win2000Server;

Win2003Server;

Win XP sp2;

RHES3;

CentOS3 ning ka teised Linuxi distributsioonid, mis toetavad Progressi.

Nõuded serverile:

Protsessor: PIII 700 MHz või kiirem;

Operatiivmälu: 256 MB või enam;

Kõvaketas: 18 GB või enam (oleneb andmemahust);

CD-ROM (juhul kui ei saa veebist alla laadida vajalikke installatsiooni faile);

TCP/IP 10/100;

ISAP-, NSAPI-, või CGI 1.1-d toetav WWW server;

PERL.

Andmebaas: Progress 9.1. Rakendusserver: Webspeed

Alates versoonist 5.0 (OpenEdge 10.1C) kehtivad nõuded.

Operatsioonisüsteem (Microlingi poolt soovitatud):

Windows2003 Standard/Enterprise server SP2 (32bit);

RHES4.0 või RHES5 Linux (32bit/64bit);

CentOS4.0 või CentOS5 Linux (32bit/64bit);

Suse Enterprise Server 10 (32bit/64bit).

42

Lisa 2. järg

Nõuded serverile:

Protsessor: Pentium 4 / 2.0GHz/Dual-Core või kiirem;

Operatiivmälu: 1GB või enam;

Kõvaketas: 18 GB või enam (oleneb andmemahust);

CD-ROM (juhul kui ei saa veebist alla laadida vajalikke installatsiooni faile);

TCP/IP 10/100/1000;

ISAP-, NSAPI-, või CGI 1.1-d toetav WWW server;

PERL.

Andmebaas: Openedge 10.1C

Digidoc

Rakendusserver: Webspeed

Alates versoonist 5.2 (OpenEdge 10.2B) kehtivad nõuded

Riistvara:

Võib olla ka virtuaalserver- VMware, Hyper-V või XEN;

Protsessor: AMD või Pentium 4 / 2.0GHz/Dual-Core või kiirem;

Operatiivmälu: 2GB või enam (oleneb operatsioonisüsteemist ja kasutajate arvust);

Kõvaketas: 18 GB või enam (oleneb andmemahust);

TCP/IP 10/100/1000.

Operatsioonisüsteem

Windows2003 Standard/Enterprise server SP2 (32bit või 64bit) või Windows2008

server (32 või 64bit);

RHES4 või RHES5 Linux (32bit/64bit);

CentOS5.x Linux (32bit/64bit);

Suse Enterprise Server 10 (32bit/64bit).

43

Lisa 2. järg

Rakendustarkvara:

IIS6, IIS7, IIS7.5 või Apache 2.x (SSL tugi, kui soov kasutada ID kaardiga

allkirjastamist ja sisselogimist);

PERL 5.10.x;

Digidoclib;

Apache Tomcat 6.x (kui soov kasutada veebiteenust või ODT mallile saatmist);

Java 5.0.

Rakendusserver: Webspeed. Andmebaas: Openedge 10.2B

Sobivad ka teised operatsioonisüsteemid, mis on toetatud Progressi poolt:

http://www.progress.com/progress_software/products/docs/bu_sep/openedge_10_availa

bility_guide.pdf

Sauruse ADR

Dokumentide avalikustamise moodul kasutab Saurus CMS lahendust, mille kohta

kehtivad tehnilised nõudmised leiate järgmisest juhendist.

Tehnilised nõuded töökohale.

Kuni versoonini 5.0 (Progress 91D_09) kehtivad nõuded (Tehnilised nõuded töökohale.

2012):

Vajalik veebilehitseja Internet Explorer 5.0 või selle uuem versioon;

Alates versoonist 5.0 (OpenEdge 10.1C) kehtivad nõuded.

Vajalik veebilehitseja:

Internet Explorer 5.0 või selle uuem versioon;

Mozilla FireFox 3.0 või selle uuem versioon. Hetkel ei ole veel Postipoisis

digitaalse allkirjastamise tuge.

44

Lisa 2. järg

Alates versoonist 5.2 (OpenEdge 10.2B) kehtivad nõuded.

Operatsioonisüsteem:

Windows XP (SP3);

Windows Vista;

Windows 7;

Mac OS X 10.6.x (Firefox 10 või uuem).

Rakendustarkvara:

veebilehitseja Internet Explorer 8.0 või selle uuem versioon;

veebilehitseja Firefox 10 või selle uuem versioon;

veebilehitseja Chrome 21 või selle uuem versioon.

ID kaardi tugi veebilehitsejates (kui soov kasutada digiallkirjastamist).

Sauruse ADR

Veebilehe administreerimiseks vajalik veebilehitseja:

Internet Explorer 6.0 või selle uuem versioon;

Mozilla FireFox 1.0 või selle uuem versioon.

45

Lisa 3. Alfresco ülesehitus

Joonis 5. Alfresco funktsioonid. (Dokumendihaldussüsteem. Fujitsu 2012)

46

Lisa 4. Alfresco kasutajaaken

Joonis 6. Näide alfresco kasutajaaknast (Henning, H. 2008)