Управление проектами и
кейсами
Алексей ВасюковITD Systems
О чем пойдет речь
Изобретение велосипедов(Зачем пытаться использовать Alfresco для управления проектами и кейсами)
Вариант реализации: Структура кейса в примерах Контроль статуса: хватит обманывать себя «Вся работа опять перетекла в почту».
Можно ли этого избежать.
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Disclaimer
Весь рассказ будет предельно «на пальцах» и на примерах
Большая часть того, что будет показано, появится в следующем релизе Alvex Срок — лето 2014 года
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Аналитики считают, что описать можно любой процесс и проект
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Но реальность часто отказывается следовать прогнозам
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
«Предсказуемый» проект
Старт
Финиш
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Понятные этапы при старте проекта Работы регламентированы, ресурсы и сроки
этапов можно точно прогнозировать При исполнении проекта отклонения от плана
минимальны Прогресс выполнения этапов очевидным
образом можно измерить (в процентах)
«Предсказуемый» проект
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
«Непредсказуемый» проект
??
??
?
???
? ?
Старт Финиш
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
На старте проекта понятны только ориентировочные контрольные точки
Объёмы и сроки работ, а также ресурсы можно оценивать только на ближайшую перспективу
Возникают неучтённые задачи, этапы уточняются, план постоянно меняется
Прогресс сложно измерить, можно только сказать «готово», «в процессе» или «еще не начато»
«Непредсказуемый» проект
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Классические примеры: Работа исследователя (ученого, криминалиста,
следователя)
Разбор страхового случая
«Непредсказуемый» проект:бывают ли они в жизни?
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Классические примеры: Работа исследователя (ученого, криминалиста,
следователя)
Разбор страхового случая
Более общие примеры: Вывод нового продукта на рынок
Проектирование инженерного решения (например, комплексной ИТ-системы)
Подготовка (почти) любой крупной сделки
«Непредсказуемый» проект:бывают ли они в жизни?
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Построение полной схемы процесса: Предусмотреть заранее все этапы Учесть заранее все связи и влияния этапов
Подход #1:всё запланируем заранее
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Построение полной схемы процесса: Предусмотреть заранее все этапы Учесть заранее все связи и влияния этапов
«Пользователям рабочие процессы напоминают игру в шахматы. Любую шахматную партию после ее завершения легко представить в виде последовательности отдельных ходов. Описать же заранее все возможные переходы очень трудно — слишком много вариантов.
Так же и с бизнес-процессами.»
Максим СмирновРуководитель департамента
ИТ-архитектуры компанииВымпелком (Beeline)
Подход #1:всё запланируем заранее
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Схема не воспринимается человеком целиком Изменения схемы требуются постоянно Схема никогда не соответствует реальности
Подход #1:всё запланируем заранее
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Выполнениезадачи
Постановказадачи
Фиксировать только основные этапы Не отражать вспомогательные задачи
Подход #2:выделим основные этапы
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Выполнениезадачи
Постановказадачи
Фиксировать только основные этапы Не отражать вспомогательные задачи Реальная работа идёт своим чередом и «не видна»
Подход #2:выделим основные этапы
В теории
В жизни
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
BPM Акцент на процессе (регламент
операций)
Заданы набор и последовательность шагов
Путь исполнения задаёт аналитик в ходе проектирования процесса
Исполнитель этапа должен обладать всей информацией для выполнения задачи
Жёсткая схема процесса
Предполагается, что есть оптимальный вариант выполнения задачи
Подход #3: ACM(Adaptive Case Management)
ACM Акцент на кейсе (конкретном
случае)
Задана цель, нужные шаги определяются в ходе работы
Путь исполнения задаёт сотрудник в ходе работы над конкретным кейсом
Коммуникация, привлечение экспертов, учёт внешних обстоятельств
Контрольные списки условий
Есть цель, способ решения и ответственность за него передаются исполнителю
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Идея ACM: «Поставьте цель и дайте исполнителю самому решать, он правда лучше знает»
Вариант классификации
Источник: Irina Stoller [2014]
Chair Of Technology and Innovation Management
Swiss Federal Institute of Technology Zürich
Так что всё-таки правильно?
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Вся деятельность состоит из
уникальных проектовACM
Hybrid ACM-BPM
Ограниченный круг сотрудников
регулярно принимает
нестандартные решения
Hybrid ACM-BPM
Hybrid ACM-BPM
Вся деятельность стандартизована BPM BPM
Вертикальные
связи
Вертикальные и
горизонтальные
связи
Сложный проект — это вот так?
Давайте посмотримна примере: создаем новый продукт
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Но и вот так тоже
Давайте посмотримна примере: создаем новый продукт
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Давайте посмотримна примере: создаем новый продукт
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Демо
Стоит ли рисовать красивый план, если он перестанет быть актуальным через неделю?
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Вечная проблема планирования
Стоит ли рисовать красивый план, если он перестанет быть актуальным через неделю?
Если статус нужно обновлять вручную — он никогда не будет актуальным
Статус проекта должен обновлять «как-нибудь сам»
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Вечная проблема планирования
Планирование иерархическое до уровня рутинных задач
При создании новой задачи на схеме проекта она сразу попадает к исполнителю
При закрытии задачи исполнителем статус проекта на общей схеме автоматически обновляется.
Если в ходе этапа нужно согласовать договор или смету — автоматически запускается регламентированный процесс
Возможен drill-down до уровня «этап задерживается, потому что вот этот договор не был согласован вот этими людьми вовремя»
Контроль статуса проекта
В рамках работнужно согласоватьдва счёта
Запуск формальных процессов
Задачаконкретногоисполнителя
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Отказ от «процентов готовности» При сложной структуре работ это самообман
Есть «укладываемся в срок» или «не укладываемся»
Автоматическое определение статуса на верхнем уровне по данным с нижнего (схема, сроки, статусы)
Контроль статуса проекта
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Разработкатехнического
решения
Выделениеи подготовка
площадки
Развёртываниеи передача
в эксплуатацию
Отказ от «процентов готовности» При сложной структуре работ это самообман
Есть «укладываемся в срок» или «не укладываемся»
Автоматическое определение статуса на верхнем уровне по данным с нижнего (схема, сроки, статусы)
Контроль статуса проекта
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Разработкатехнического
решения
Выделениеи подготовка
площадки
Развёртываниеи передача
в эксплуатацию
Заданиецелевых
характеристик
Проектированиерешения
Испытанияобразцов
Экономическиерасчёты
Испытаниярешения
Согласование сохраной труда
Демо
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Рабочее общение идет в почте Почта не умрет никогда Большая часть самой актуальной информации
о проекте — где-то там, в почте Ее надо собирать, агрегировать в общие
данные проекта, обновлять статус проекта на основе материалов из почты
Теория сталкивается с жизнью
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Рабочее общение идет в почте Почта не умрет никогда Большая часть самой актуальной информации
о проекте — где-то там, в почте Ее надо собирать, агрегировать в общие
данные проекта, обновлять статус проекта на основе материалов из почты
... Не все и не всегда счастливыот такой идеи
Теория сталкивается с жизнью
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Демо
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.
Резюме
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.
Для управления сложными проектами уместно сочетание BPM и ACM
Резюме
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.
Для управления сложными проектами уместно сочетание BPM и ACM
Для проектной команды — это удобно
Резюме
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.
Для управления сложными проектами уместно сочетание BPM и ACM
Для проектной команды — это удобно Для руководителей — это реальная картина
состояния дел
Резюме
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.
Для управления сложными проектами уместно сочетание BPM и ACM
Для проектной команды — это удобно Для руководителей — это реальная картина
состояния дел Внедрение такого подхода — далеко не
только технический вопрос. Это в первую очередь смена культуры.
Резюме
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.
Для управления сложными проектами уместно сочетание BPM и ACM
Для проектной команды — это удобно Для руководителей — это реальная картина
состояния дел Внедрение такого подхода — далеко не
только технический вопрос. Это в первую очередь смена культуры.
Резюме
Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.
Вопросы?
Email: [email protected]
Информация: http://www.alvexcore.com/
http://blog.itdhq.com/
http://ru.blog.itdhq.com/