Управление проектами (Алексей Васюков, itd systems)

Управление проектами и

кейсами

Алексей ВасюковITD Systems

О чем пойдет речь

Изобретение велосипедов(Зачем пытаться использовать Alfresco для управления проектами и кейсами)

Вариант реализации: Структура кейса в примерах Контроль статуса: хватит обманывать себя «Вся работа опять перетекла в почту».

Можно ли этого избежать.

Alfresco Moscow Meetup 2014. Управление проектами и кейсами.

Disclaimer

Весь рассказ будет предельно «на пальцах» и на примерах

Большая часть того, что будет показано, появится в следующем релизе Alvex Срок — лето 2014 года


Аналитики считают, что описать можно любой процесс и проект


Но реальность часто отказывается следовать прогнозам


«Предсказуемый» проект

Старт

Финиш


Понятные этапы при старте проекта Работы регламентированы, ресурсы и сроки

этапов можно точно прогнозировать При исполнении проекта отклонения от плана

минимальны Прогресс выполнения этапов очевидным

образом можно измерить (в процентах)

«Предсказуемый» проект


«Непредсказуемый» проект

??

??

?

???

? ?

Старт Финиш


На старте проекта понятны только ориентировочные контрольные точки

Объёмы и сроки работ, а также ресурсы можно оценивать только на ближайшую перспективу

Возникают неучтённые задачи, этапы уточняются, план постоянно меняется

Прогресс сложно измерить, можно только сказать «готово», «в процессе» или «еще не начато»

«Непредсказуемый» проект


Классические примеры: Работа исследователя (ученого, криминалиста,

следователя)

Разбор страхового случая

«Непредсказуемый» проект:бывают ли они в жизни?


Классические примеры: Работа исследователя (ученого, криминалиста,

следователя)

Разбор страхового случая

Более общие примеры: Вывод нового продукта на рынок

Проектирование инженерного решения (например, комплексной ИТ-системы)

Подготовка (почти) любой крупной сделки

«Непредсказуемый» проект:бывают ли они в жизни?


Построение полной схемы процесса: Предусмотреть заранее все этапы Учесть заранее все связи и влияния этапов

Подход #1:всё запланируем заранее


Построение полной схемы процесса: Предусмотреть заранее все этапы Учесть заранее все связи и влияния этапов

«Пользователям рабочие процессы напоминают игру в шахматы. Любую шахматную партию после ее завершения легко представить в виде последовательности отдельных ходов. Описать же заранее все возможные переходы очень трудно — слишком много вариантов.

Так же и с бизнес-процессами.»

Максим СмирновРуководитель департамента

ИТ-архитектуры компанииВымпелком (Beeline)



Схема не воспринимается человеком целиком Изменения схемы требуются постоянно Схема никогда не соответствует реальности



Выполнениезадачи

Постановказадачи

Фиксировать только основные этапы Не отражать вспомогательные задачи

Подход #2:выделим основные этапы


Выполнениезадачи

Постановказадачи

Фиксировать только основные этапы Не отражать вспомогательные задачи Реальная работа идёт своим чередом и «не видна»

Подход #2:выделим основные этапы

В теории

В жизни


BPM Акцент на процессе (регламент

операций)

Заданы набор и последовательность шагов

Путь исполнения задаёт аналитик в ходе проектирования процесса

Исполнитель этапа должен обладать всей информацией для выполнения задачи

Жёсткая схема процесса

Предполагается, что есть оптимальный вариант выполнения задачи

Подход #3: ACM(Adaptive Case Management)

ACM Акцент на кейсе (конкретном

случае)

Задана цель, нужные шаги определяются в ходе работы

Путь исполнения задаёт сотрудник в ходе работы над конкретным кейсом

Коммуникация, привлечение экспертов, учёт внешних обстоятельств

Контрольные списки условий

Есть цель, способ решения и ответственность за него передаются исполнителю


Идея ACM: «Поставьте цель и дайте исполнителю самому решать, он правда лучше знает»

Вариант классификации

Источник: Irina Stoller [2014]

Chair Of Technology and Innovation Management

Swiss Federal Institute of Technology Zürich

Так что всё-таки правильно?


Вся деятельность состоит из

уникальных проектовACM

Hybrid ACM-BPM

Ограниченный круг сотрудников

регулярно принимает

нестандартные решения

Hybrid ACM-BPM

Hybrid ACM-BPM

Вся деятельность стандартизована BPM BPM

Вертикальные

связи

Вертикальные и

горизонтальные

связи

Сложный проект — это вот так?

Давайте посмотримна примере: создаем новый продукт


Но и вот так тоже





Демо

Стоит ли рисовать красивый план, если он перестанет быть актуальным через неделю?


Вечная проблема планирования

Стоит ли рисовать красивый план, если он перестанет быть актуальным через неделю?

Если статус нужно обновлять вручную — он никогда не будет актуальным

Статус проекта должен обновлять «как-нибудь сам»


Вечная проблема планирования

Планирование иерархическое до уровня рутинных задач

При создании новой задачи на схеме проекта она сразу попадает к исполнителю

При закрытии задачи исполнителем статус проекта на общей схеме автоматически обновляется.

Если в ходе этапа нужно согласовать договор или смету — автоматически запускается регламентированный процесс

Возможен drill-down до уровня «этап задерживается, потому что вот этот договор не был согласован вот этими людьми вовремя»

Контроль статуса проекта

В рамках работнужно согласоватьдва счёта

Запуск формальных процессов

Задачаконкретногоисполнителя


Отказ от «процентов готовности» При сложной структуре работ это самообман

Есть «укладываемся в срок» или «не укладываемся»

Автоматическое определение статуса на верхнем уровне по данным с нижнего (схема, сроки, статусы)



Разработкатехнического

решения

Выделениеи подготовка

площадки

Развёртываниеи передача

в эксплуатацию

Отказ от «процентов готовности» При сложной структуре работ это самообман

Есть «укладываемся в срок» или «не укладываемся»

Автоматическое определение статуса на верхнем уровне по данным с нижнего (схема, сроки, статусы)



Разработкатехнического

решения

Выделениеи подготовка

площадки

Развёртываниеи передача

в эксплуатацию

Заданиецелевых

характеристик

Проектированиерешения

Испытанияобразцов

Экономическиерасчёты

Испытаниярешения

Согласование сохраной труда

Демо


Рабочее общение идет в почте Почта не умрет никогда Большая часть самой актуальной информации

о проекте — где-то там, в почте Ее надо собирать, агрегировать в общие

данные проекта, обновлять статус проекта на основе материалов из почты

Теория сталкивается с жизнью


Рабочее общение идет в почте Почта не умрет никогда Большая часть самой актуальной информации

о проекте — где-то там, в почте Ее надо собирать, агрегировать в общие

данные проекта, обновлять статус проекта на основе материалов из почты

... Не все и не всегда счастливыот такой идеи

Теория сталкивается с жизнью


Демо


Бывают творческие проекты. Их больше, чем кажется на первый взгляд.

Резюме



Для управления сложными проектами уместно сочетание BPM и ACM

Резюме




Для проектной команды — это удобно

Резюме




Для проектной команды — это удобно Для руководителей — это реальная картина

состояния дел

Резюме




Для проектной команды — это удобно Для руководителей — это реальная картина

состояния дел Внедрение такого подхода — далеко не

только технический вопрос. Это в первую очередь смена культуры.

Резюме


Вопросы?

Email: [email protected]

Информация: http://www.alvexcore.com/

http://blog.itdhq.com/

http://ru.blog.itdhq.com/

http://www.alvexcore.com/

http://blog.itdhq.com/

http://ru.blog.itdhq.com/